Mode d'emploi | Filemaker Pro 11 Manuel utilisateur

FileMaker Pro 11
®
Guide de l'utilisateur
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FileMaker, Inc. 
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Santa Clara, California 95054
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Edition : 01
Table des matières
Chapitre 1
Introduction à FileMaker Pro
A propos de ce guide
Utilisation de la documentation FileMaker Pro
Où trouver la documentation PDF
Aide en ligne
Modèles, exemples et autres informations
Lectures conseillées
Présentation générale de FileMaker Pro
Création de bases de données simples ou complexes
Utilisation de modèles pour afficher, entrer et imprimer des données
Recherche, tri et remplacement de données
Protection des bases de données
Création de scripts pour l'automatisation de tâches
Partage et échange de données
Enregistrement et envoi de données sous d'autres formats
Chapitre 2
Utilisation des bases de données
A propos des rubriques et des enregistrements d'une base de données
Ouverture de fichiers
Ouverture de plusieurs fenêtres par fichier
Fermeture de fenêtres et de fichiers
Enregistrement de fichiers
Sauvegarde d'un fichier par FileMaker Pro
A propos des modes
Utilisation de la barre d'outils
Affichage des enregistrements
Sélection de l'enregistrement actif
Déplacement d’un enregistrement à un autre
Ajout et duplication d’enregistrements
Ajout et duplication d'enregistrements liés
Suppression d’enregistrements
Saisie de données
Sélection d'une rubrique
Saisie et modification de données dans les rubriques
Utilisation des données en vue Tableau
Affichage des données en vue Tableau
Utilisation des enregistrements en vue Tableau
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Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Recherche d’enregistrements
Exécution de recherches rapides en mode Utilisation
Création de requêtes en mode Recherche
Recherche de texte et de caractères
Recherches de nombres, de dates, d’heures et d’horodatages
Recherche d'intervalles de données
Recherche de données dans des rubriques liées
Recherche de rubriques vides ou renseignées
Recherche de doublons
Recherche d'enregistrements répondant à plusieurs critères
Recherche d'enregistrements, à l'exception de ceux qui répondent à certains critères
Affichage, relance ou modification de la dernière recherche
Enregistrement des requêtes
Suppression et rétablissement de requêtes
Masquage d'enregistrements dans un jeu d'enregistrements trouvés et affichage
d'enregistrements masqués
Recherche et remplacement de données
Tri d’enregistrements
Prévisualisation et impression de base de données
Prévisualisation des données sur un modèle
Impression d’enregistrements
Impression des étiquettes et enveloppes
Impression de scripts
Impression des données de table et de rubrique
Impression du graphe de liens
Automatisation de tâches grâce aux scripts
Sauvegarde de fichiers de base de données
Définition des préférences
Chapitre 3
Création de bases de données
Elaboration d'une base de données
Création d’un fichier FileMaker Pro
Création d'un fichier à l'aide d'une solution de démarrage
Création d'un fichier vide et vierge
A propos de l'attribution de noms aux rubriques
A propos du choix d’un type de rubrique
Création et modification de rubriques
Création et modification de rubriques dans la boîte de dialogue Gérer la base de données
Création et modification de rubriques en vue Tableau
Création de rubriques Calcul
Création de rubriques récapitulatives
Utilisation des rubriques supplémentaires
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Définition d'options pour les rubriques
Définition de l’entrée automatique de données
Définition du contrôle des rubriques
A propos des options de stockage et d'indexation
Création de tables de base de données
Création de modèles et de rapports
A propos des types de modèle
Définition d'un modèle pour l'impression des enregistrements en colonnes
Définition de colonnes dans un modèle
Modification de la largeur des colonnes
Utilisation des objets dans un modèle
Utilisation de l'Inspecteur pour mettre en forme des objets
Utilisation de l'Inspecteur pour positionner des objets
Sélection des objets
Utilisation des rubriques dans un modèle
Placement et suppression de rubriques dans un modèle
Configuration de jeux de cases à cocher et d'autres contrôles d'un modèle
Choix de l'emplacement des rubriques liées
A propos des rubriques de fusion
Mise en forme des données de rubrique d'un modèle
Autorisation ou interdiction de la saisie dans une rubrique
Utilisation d'éléments dans un modèle
A propos des types d'éléments de modèle
Affichage de données dans des graphiques
Création d'un graphique
Chapitre 4
Utilisation de tables et de fichiers liés
A propos des liens
Terminologie des bases de données relationnelles
A propos du graphe de liens
A propos des rubriques sources des liens
Types de liens
Elaboration d'une base de données relationnelle
Travail sur le graphe de liens
Création de liens
Modification des liens
Génération de récapitulatifs de données dans des tables externes
Filtrage des enregistrements dans les tables externes
A propos des références externes
Création de références externes
Modification de références externes
Table des matières
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Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Chapitre 5
Partage et échange de données
Partage de bases de données en réseau
Activation du partage de fichiers et hébergement de fichiers
Ouverture de fichiers partagés en tant que client
Ouverture de bases de données partagées à distance à l'aide d'une URL
Fermeture d'un fichier hébergé
Importation et exportation de données
Enregistrement et envoi de données sous d'autres formats
Envoi d'emails basés sur des données d’enregistrement
Formats de fichier d’importation/exportation pris en charge
Configuration d'importations récurrentes
ODBC et JDBC
Méthodes d’importation de données dans un fichier existant
A propos de l'ajout d'enregistrements
A propos de la mise à jour d'enregistrements existants
A propos de la mise à jour d'enregistrements correspondants
A propos du processus d'importation
Conversion d'un fichier de données en un nouveau fichier FileMaker Pro
A propos du processus d'exportation
Travail avec des sources de données externes
Publication de bases de données sur le Web
Chapitre 6
Protection des bases de données
Protection des bases de données à l’aide de comptes et de jeux de privilèges
Comptes, jeux de privilèges et privilèges étendus
A propos des comptes prédéfinis
A propos des jeux de privilèges prédéfinis
Planification de la sécurité relative à un fichier
Protection d'un fichier par mot de passe
Création de comptes et de jeux de privilèges
Affichage des comptes et des jeux de privilèges
Création de comptes
Création de comptes authentifiés par l'intermédiaire d'un serveur externe
Création de jeux de privilèges
A propos de l'autorisation d'accès aux enregistrements
Visualisation des privilèges étendus
Autorisation de l'accès aux fichiers
Mesures de sécurité
Amélioration de la sécurité physique
Renforcement de la sécurité du système d'exploitation
Etablissement de la sécurité du réseau
Sauvegarde des bases de données et d'autres fichiers importants
Installation, exécution et mise à jour d'un logiciel antivirus
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Chapitre 7
Conversion de bases de données FileMaker Pro 6 
et antérieures
Table des matières
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Présentation du processus de conversion
Résolution des problèmes de conversion de base
Conversion de mots de passe
Changements relatifs à la prise en charge des applications dans FileMaker Pro 11
Prise en charge QuickTime
Prise en charge des applications de modules tierces
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Index
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Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Chapitre 1
Introduction à FileMaker Pro
FileMaker® Pro est le premier logiciel de bases de données pour groupes de travail, permettant la création et le
partage rapides de solutions adaptées aux besoins des entreprises. Ses fonctions performantes, sa compatibilité
avec un grand nombre de plates-formes et son interface conviviale font de FileMaker Pro l'outil indispensable
pour la gestion et le suivi de contacts, de projets et d'informations.
A propos de ce guide
Ce Guide de l’utilisateur comprend une introduction aux fonctions de FileMaker Pro et offre des instructions
détaillées concernant les principales tâches de FileMaker Pro. Pour obtenir des détails sur les fonctions
avancées de ce produit, consultez l'Aide de FileMaker Pro.
Pour toutes remarques sur ce guide, visitez www.filemaker.com/company/documentation_feedback.html.
Utilisation de la documentation FileMaker Pro
La documentation FileMaker Pro est une voie d'apprentissage vers la productivité comprenant des
instructions d'installation, une Aide en ligne, et beaucoup d'autres choses encore.
Les manuels suivants sont inclus :
1 Guide de l'utilisateur FileMaker Pro (ce guide) : contient les principaux concepts et les procédures
de base.
1 Guide d'installation et des nouvelles fonctions de FileMaker Pro et FileMaker Pro Advanced : contient
des instructions d'installation, ainsi que la liste des nouvelles fonctions proposées dans la version
actuelle.
1 Didacticiel FileMaker Pro : contient des instructions étape par étape concernant la création et
l’utilisation des bases de données FileMaker Pro.
1 Guide de la Publication Web instantanée FileMaker : explique comment rendre les bases de données
FileMaker Pro accessibles aux utilisateurs de navigateurs Web via un réseau intranet ou Internet.
1 Guide ODBC et JDBC FileMaker : décrit comment utiliser le logiciel FileMaker en tant qu'application
cliente ODBC et en tant que source de données pour des applications ODBC et JDBC.
Où trouver la documentation PDF
Pour accéder aux PDF de la documentation FileMaker :
1 Dans FileMaker Pro, choisissez le menu Aide > Documentation produit
1 Pour accéder à d’autres documentations, rendez-vous sur le site www.filemaker.fr/support/product/
documentation.html.
Vous trouverez la plupart des manuels PDF dans le dossier d'installation de FileMaker Pro. Si vous avez
installé FileMaker Pro dans le dossier d’installation par défaut, vous trouverez les manuels au format PDF
aux emplacements suivants :
1 Sous Windows : C:\Program Files\FileMaker\FileMaker Pro\Extras en français\Documentation électronique
1 Mac OS : Macintosh HD/Applications/FileMaker Pro/Extras en français/Documentation électronique
10
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Aide en ligne
L'Aide FileMaker Pro vous apporte des instructions complètes et détaillées sur les fonctions FileMaker Pro.
Vous pouvez ouvrir cette aide depuis le menu Aide de FileMaker Pro.
Vous pouvez accéder à l'Aide de trois manières différentes :
1 Naviguez dans la table des matières de l'Aide et recherchez les rubriques par sujet.
1 Recherchez une rubrique précise en saisissant des mots-clés.
1 Obtenez des informations concernant la boîte de dialogue affichée en appuyant sur F1 (Windows) ou 2-?
(Mac OS).
Modèles, exemples et autres informations
FileMaker Pro contient des fichiers de modèles de bases de données que vous pouvez utiliser pour une mise
en route rapide. Les solutions de démarrage exploitent les meilleures nouvelles fonctions de FileMaker Pro
pour vous aider à créer la solution de base de données la plus efficace adaptée à vos besoins. Avant de créer
une base de données, consultez la liste des modèles pour voir si un modèle correspondant à vos besoins est
disponible.
Le dossier Extras en français contient des références et des exemples susceptibles de vous aider pour les fonctions
spécifiques telles que la prise en charge XML.
Vous pouvez trouver plus d'informations, des astuces et des idées de bases de données sur le site Web de
FileMaker à l'adresse www.filemaker.fr.
Lectures conseillées
Voici quelques suggestions d'utilisation de la documentation afin que vous puissiez apprendre les tâches
spécifiques à FileMaker Pro.
Type d'utilisateur
Lectures conseillées
Personne saisissant des données
Chapitre 2, « Utilisation des bases de données », de ce guide
Propriétaire de petite entreprise ou Chapitre 3, « Création de bases de données », de ce guide. Pour l'ajout de fonctions à la base
formateur créant d'abord une base de de données, consulter l'Aide
données simple, puis l'améliorant
par la suite
Administrateur de base de données
1
1
1
1
Tous les chapitres de ce guide
L'Aide pour les informations concernant les rubriques avancées
Guide de la Publication Web instantanée FileMaker
Guide ODBC et JDBC FileMaker
Nouvel utilisateur de FileMaker Pro 1 Guide d'installation et des nouvelles fonctions de FileMaker Pro et FileMaker Pro Advanced
1 Didacticiel FileMaker Pro
1 Tous les chapitres de ce guide
Utilisateur procédant à une mise à
jour depuis une version antérieure
1 Guide d'installation et des nouvelles fonctions de FileMaker Pro et FileMaker Pro Advanced
1 Chapitre 7, « Conversion de bases de données FileMaker Pro 6 provenant de versions
antérieures », de ce guide
Remarque Si votre base de données a été développée avec FileMaker Pro Advanced, des menus
personnalisés ou infobulles peuvent apparaître pour les objets du modèle. Pour obtenir une vue d'ensemble
de ces fonctions, consultez l'Aide.
Chapitre 1
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Introduction à FileMaker Pro
11
Présentation générale de FileMaker Pro
Voici une présentation générale des possibilités offertes par FileMaker Pro.
Création de bases de données simples ou complexes
FileMaker Pro vous permet de créer des bases de données simples contenant une seule table (par exemple,
une liste d'adresses) ou des bases de données complexes faisant appel à des liens et à plusieurs tables. Vous
pouvez par exemple créer une base de données complexe liant deux tables en fonction d'une seule valeur
commune, comme un numéro de série ou un numéro d'identifiant.
Base de données de liste d'adresses
contenant une seule table
Base de données composée de plusieurs tables avec 
une table externe pour afficher les enregistrements
Vous pouvez organiser vos bases de données avec une table unique dans un seul fichier, avec plusieurs tables
dans un seul fichier ou avec plusieurs tables dans plusieurs fichiers.
FileMaker Pro contient des modèles de bases de données (solutions de démarrage) conçues pour des besoins
dans les domaines suivants : Professionnel, Education et Famille. Vous pouvez rapidement personnaliser ces
modèles et les adapter à vos besoins.
Pour plus d'informations sur la création de bases de données, consultez le chapitre 3, « Création de bases de
données ».
Utilisation de modèles pour afficher, entrer et imprimer des données
Les modèles FileMaker Pro déterminent l’agencement des données en vue de leur affichage, impression,
publication, recherche et saisie. Les modèles ne stockent pas vos données : ils se contentent de les afficher.
Les fichiers de bases de données possèdent différents modèles permettant de visualiser les données de
plusieurs manières. Dans un fichier de base de données, vous pouvez concevoir différents modèles pour la
saisie de données, la création de statistiques, l'impression d'étiquettes de publipostage, la publication d'une
base de données sur le Web, etc. Vous pouvez modifier la conception d'un modèle sans affecter les données
ni les autres modèles du fichier. Lorsque vous modifiez les données contenues dans une rubrique, les
modifications sont répercutées dans la même rubrique de tous les modèles de la base de données.
Dans un modèle, vous pouvez choisir, organiser et modifier des rubriques et des titres de rubriques, créer
des rapports, ajouter des boutons afin de lancer des scripts, ajouter des graphiques et du texte et indiquer des
options d'impression.
12
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Toutes les informations doivent être conservées dans votre base de données FileMaker Pro. Vous pouvez
ajouter par exemple un navigateur Web pour afficher une page Web dans un modèle. Des restrictions
d'affichage du contenu Web sont présentes dans FileMaker Pro.
Choisissez différents types de modèles dans l'assistant Nouveau modèle/rapport. Les différents types de modèle
répondent à des besoins différents (afficher un écran de saisie, imprimer un rapport commercial récapitulatif ou
formater des données sous forme d'étiquettes de publipostage). Vous pouvez personnaliser chaque modèle en
utilisant les outils de conception disponibles en mode Modèle.
Simon Wallace
789 Ninth Avenue
New York, NY 10001
Chère Sophie,
Liste de numéros
de téléphone
William Aménabar
Michelle Cannon
André Common
Marie Durand
Jean Durand
William Juniot
Matthieu Muller
Patrick Murphy
Lee Nguyen
Kentaro Ogawa
Marie Simon
Nicolas Simon
Sophie Taron
Simon Wallace
Betty Wilson
01-23-45-67-89
01-23-45-67-89
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01-23-45-67-89
01-23-45-67-89
01-23-45-67-89
Nous vous remercions d'avoir réservé une
croisière dans notre compagnie et sommes
heureux de vous proposer nos services.
Pour toute question sur vos réservations,
n'hésitez pas à nous contacter. Nous
espérons que vous serez satisfaite de votre
croisière.
Cordialement,
Matthieu Blanc
Les mêmes données peuvent être organisées différemment dans plusieurs modèles
Pour plus d'informations sur la création de modèles, consultez la section « Création de modèles et de
rapports », page 75.
Recherche, tri et remplacement de données
Les fonctions de recherche, de tri et de remplacement de données vous permettent de manipuler vos données
de diverses manières.
Vous pouvez rechercher des enregistrements répondant aux critères que vous indiquez, par exemple des
enregistrements entrés à une date précise ou contenant une adresse dans une ville en particulier. Vous pouvez
ouvrir une autre fenêtre afin d'effectuer d'autres recherches sur les mêmes données.
Vous pouvez réorganiser les enregistrements pour les afficher ou les imprimer selon une séquence différente.
Vous pouvez par exemple effectuer un tri alphabétique, numérique, par date ou établir un ordre de tri
personnalisé pour les rubriques.
Chapitre 1
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Introduction à FileMaker Pro
13
Vous pouvez rechercher et remplacer des données dans plusieurs rubriques, de la même façon que vous
recherchez et remplacez des données dans la plupart des applications de traitement de texte. Vous pouvez
également enregistrer un jeu d'enregistrements trouvés en tant que lien snapshot et envoyer le lien à une autre
personne.
Pour plus d'informations sur la recherche, le tri et le remplacement de données, consultez les sections
« Recherche d’enregistrements », page 32, « Tri d’enregistrements », page 46, et « Recherche et
remplacement de données », page 44.
Protection des bases de données
Vous pouvez limiter ce que les utilisateurs voient et font dans un fichier de base de données en définissant
des comptes et des jeux de privilèges. Les comptes authentifient les utilisateurs qui tentent d’ouvrir un
fichier protégé. Chaque compte spécifie un nom d’utilisateur et, généralement, un mot de passe. Un
utilisateur qui n'est pas en mesure de fournir des informations d'identification valides ne peut pas ouvrir un
fichier protégé. Un jeu de privilèges définit un niveau d’accès pour un fichier de base de données. Un jeu de
privilèges est affecté à chaque compte et détermine le niveau d’accès lors de l’ouverture d’un fichier à l’aide
de ce compte.
Les privilèges étendus déterminent les options de partage de données autorisées par un jeu de privilèges, telles
que la possibilité d'ouvrir un fichier partagé ou de visualiser une base de données dans un navigateur Web.
Vous pouvez protéger davantage un fichier en autorisant d'autres fichiers FileMaker Pro à créer des
références vers le schéma (tables, modèles, scripts et listes de valeurs) de ce fichier et en empêchant les
versions antérieures à FileMaker Pro 11 d'ouvrir le fichier.
Pour plus d'informations sur la sécurité des bases de données FileMaker Pro, consultez le chapitre 6,
« Protection des bases de données ».
Création de scripts pour l'automatisation de tâches
Les scripts permettent d'effectuer des tâches simples, telles que la configuration de l'orientation de
l'impression, ou plus complexes, comme la préparation d'un publipostage personnalisé pour des clients.
Par exemple, vous pouvez définir un script destiné à créer une lettre de remerciements pour les clients de
votre base de données ayant procédé à une commande au cours de la semaine précédente. Le script compose
une lettre en fonction de chaque client. Il active ensuite le mode Prévisualisation et marque une pause afin
que vous puissiez voir à quoi ressemblera la lettre imprimée. Vous lancez l'intégralité de cette tâche en
cliquant simplement sur un bouton du modèle.
Vous pouvez créer des scripts en sélectionnant des actions de script dans la liste fournie par FileMaker Pro,
en définissant des options et en déterminant l'ordre dans lequel les actions doivent être effectuées.
FileMaker Pro simplifie la gestion et la maintenance des scripts, même dans les bases de données
complexes. Vous pouvez afficher, modifier, et gérer simultanément des scripts provenant de base de données
différentes. Pour plus d'informations sur les scripts, consultez la section « Automatisation de tâches grâce
aux scripts », page 52.
Partage et échange de données
L'un des avantages du stockage de données dans FileMaker Pro réside dans le fait que vous pouvez partager
ces données. Vous pouvez partager vos données avec d'autres utilisateurs de FileMaker Pro sur un réseau,
utiliser les capacités de publication Web pour partager des données sur le Web, et importer ou exporter des
données d'un autre fichier. De plus, vous pouvez utiliser ODBC (Open Database Connectivity) et JDBC
(Java Database Connectivity) pour partager des fichiers FileMaker Pro avec des applications compatibles
ODBC et JDBC. Vous pouvez également accéder aux données de sources de données externes.
14
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Si votre ordinateur est connecté à un réseau, vous et les autres utilisateurs Windows et Mac OS de
FileMaker Pro pouvez accéder simultanément au même fichier de base de données FileMaker Pro. La
fonction de partage réseau de FileMaker Pro prend en charge le partage simultané de fichiers entre un
maximum de 9 utilisateurs.
Remarque Si vous devez partager des fichiers avec plus de neuf utilisateurs simultanés, FileMaker vous
recommande d'utiliser FileMaker Server.
Vous pouvez configurer un fichier FileMaker Pro de sorte qu'il mette automatiquement à jour les données
importées depuis une autre application telle que Microsoft Excel. Une importation récurrente a lieu
automatiquement au premier affichage du modèle contenant les données du fichier externe. Pour plus
d'informations sur les importations récurrentes, consultez la section « Configuration d'importations
récurrentes », page 125.
Vous avez la possibilité de publier rapidement et simplement vos modèles FileMaker Pro sous forme de
pages Web, ce qui permet à toute personne de votre intranet (ou d'Internet) équipée d'un navigateur Web
d'accéder à vos bases de données FileMaker Pro. Les comptes et jeux de privilèges FileMaker Pro ainsi que
d'autres fonctions de sécurité vous permettent de sécuriser vos bases de données publiées sur le Web.
Pour plus d'informations sur le partage et l'échange de données, consultez le chapitre 5, « Partage et échange
de données ».
Enregistrement et envoi de données sous d'autres formats
FileMaker Pro vous permet d’enregistrer des données sous différents formats de fichiers, comme des feuilles
de calcul Microsoft Excel et des fichiers Adobe PDF afin de pouvoir les partager avec des utilisateurs ne
disposant pas de FileMaker Pro. Une fois enregistrés, vous pouvez envoyer automatiquement les fichiers par
email. Pour plus d'informations, consultez la section « Enregistrement et envoi de données sous d'autres
formats », page 124.
Chapitre 2
Utilisation des bases de données
Ce chapitre présente les principes de base à suivre pour :
1
1
1
1
1
1
ouvrir, fermer et enregistrer des fichiers ;
créer des enregistrements dans une base de données ;
modifier ou ajouter des données aux rubriques ;
rechercher des enregistrements à l'aide de plusieurs critères ;
ignorer certains enregistrements du jeu d’enregistrements trouvés ;
rechercher et remplacer des données ;
1 trier des données ;
1 imprimer des données, des scripts, une table et les informations de rubrique ainsi que le graphe des liens ;
1 utiliser les scripts.
Consultez l'Aide pour obtenir des informations détaillées et complètes ainsi que des procédures étape par
étape concernant l'utilisation de FileMaker Pro.
Remarque Certaines procédures font référence à l'utilisation d'un menu de raccourcis. Pour afficher un
menu de raccourcis (ou contextuel), cliquez avec le bouton droit de la souris sur un objet ou une zone pour
afficher une liste de commandes. Si la souris de votre ordinateur Mac ne possède qu'un seul bouton, cliquez
en appuyant sur la touche Control pour afficher le menu de raccourcis. (Sur Mac, vous pouvez modifier la
configuration de votre souris dans les Préférences système.)
A propos des rubriques et des enregistrements d'une base de données
Une base de données est un ensemble d'informations, ou de données, que vous pouvez organiser, mettre
à jour, trier, parcourir et imprimer en fonction de vos besoins. Contrairement à une feuille de calcul
électronique utilisée pour présenter des données dans des tableaux et calculer dans les cellules d'un tableau
rectangulaire, la base de données est un ensemble de données liées par un schéma décrivant l'organisation
de tables de base de données, leurs rubriques et les liens existant entre les rubriques et les tables.
Certaines tâches conviennent mieux à chacun de ces outils de productivité professionnels. Les feuilles de calculs
conviennent davantage pour les tâches telles que la maintenance des comptes, dans laquelle les données doivent
être consignées et calculées, mais pas présentées ou analysées sous plusieurs formats. Les bases de données
conviennent pour les tâches telles que le contrôle d'inventaire, dans lequel vous devez surveiller la consommation
et les pertes et gérer les rapports sur le statut de l'inventaire. Une base de données d'inventaire permet de trier les
informations de l'inventaire et d'en faire un rapport de plusieurs façons. Cela vous permet d'analyser des données
en fonction du type d'objet, des ventes, de la consommation mensuelle, etc.
Votre carnet d'adresses personnel et votre classeur sont des exemples de bases de données simples. Dans
votre carnet d'adresses et votre classeur, vous conservez des informations similaires organisées de façon à
pouvoir être facilement récupérées. Dans votre classeur, vous devez définir un moyen de trier vos données,
par exemple par ordre alphabétique en fonction du nom ou de la région. En stockant vos contacts et vos
adresses dans FileMaker Pro, vous pouvez organiser vos informations de diverses manières. Vous pouvez
trier vos informations par pays, par ville, par nom ou même en fonction de ces trois rubriques.
16
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
B
C
Enregistrements
Michelle
Cannon
Rubriques
123 rue du Nil
Paris
FRA
75023
(717) 555-0011
Votre carnet d'adresses est similaire à une base de données.
Un système de facturation est un exemple de base de données plus complexe contenant plusieurs tables liées,
plusieurs modèles et des rubriques calculées.
Vous pouvez également afficher un sous-ensemble de vos données, par exemple uniquement les factures
d'un mois en particulier. Une base de données ne se contente pas de contenir des informations ; elle vous
sert à organiser et analyser des informations de façon à ce que vous puissiez appréhender leur importance.
Les rubriques constituent l'élément essentiel d'une table de base de données. Les rubriques servent à stocker,
calculer et afficher les données entrées dans un enregistrement. Chaque élément d’information d’un
enregistrement (un nom, un numéro d’identifiant ou un numéro de téléphone) est enregistré dans une rubrique.
Une table de base de données contient un ou plusieurs enregistrements. Chaque enregistrement contient des
rubriques stockant des informations similaires concernant un sujet ou une activité. Par exemple, les
rubriques d'un enregistrement de la table Clients stockent les informations d'adresse pour un client.
Une base de données peut être composée d'un fichier avec une table, pouvant stocker les noms, les adresses
ainsi que les numéros de téléphone et de télécopie de tous vos clients. Une base de données peut également
être composée de plusieurs fichiers, chacun pouvant contenir une ou plusieurs tables. Cet ensemble (parfois
appelé système de base de données) stocke les informations sur des objets liés. Grâce aux possibilités de
liens de FileMaker Pro, vous pouvez joindre les informations entre des fichiers et des tables afin de créer
une base de données relationnelle.
Par exemple, vous pouvez afficher les clients ayant acheté un article particulier dans une table et le montant
réglé dans une autre table, liée.
Chapitre 2
Table Clients
|
Utilisation des bases de données
17
Table Produits
N° client 002
N° produit
ET3
Nom
Produit
Sac à dos
Prix
€29,00
Action
34
André Common
Téléphone 818-555-1234
Table Facturation
N° client
002
Nom de client André Common
Téléphone
818-555-1234
N° facture
12345
N°
Emp. Produit
ET3 Sac à dos
ET4 Livre de voyage
Prix
€29
€32
Pour entrer des données dans une table de base de données, vous devez créer un nouvel enregistrement et saisir
les valeurs dans les rubriques qui le constituent. Vous pouvez taper les valeurs dans une rubrique, les importer
d'une autre rubrique ou les saisir de nombreuses autres façons.
FileMaker Pro vous permet également d'accéder à des données stockées dans des fichiers ne provenant pas
de FileMaker Pro et de les consulter. Par exemple, si vous avez accès à des données stockées dans une base
de données SQL, vous pouvez afficher des informations de la base de données externe et les traiter dans
votre fichier FileMaker Pro.
Ouverture de fichiers
Pour ouvrir un fichier lorsque l'application FileMaker Pro est inactive :
Choisissez l'une des méthodes suivantes :
1 Double-cliquez sur le fichier FileMaker Pro.
1 Faites glisser le fichier sur l'icône de l'application FileMaker Pro.
1 Double-cliquez sur l'icône de l'application FileMaker Pro et choisissez le fichier à ouvrir. Si l'écran
Démarrage rapide s'ouvre, consultez la section « Pour ouvrir un fichier à l'aide du Démarrage rapide
FileMaker » ci-après pour plus d'informations.
Pour ouvrir un fichier lorsque l'application FileMaker Pro est active
1. Choisissez le menu Fichier > Ouvrir.
Conseil Vous pouvez également choisir le menu Fichier > Ouvrir fichiers récents ou le menu Fichier >
Ouvrir Favori.
2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir fichier, sélectionnez un nom de fichier et cliquez sur Ouvrir.
3. Si un nom de compte et un mot de passe vous sont demandés, saisissez-les dans la boîte de dialogue Mot
de passe, puis cliquez sur OK.
18
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Pour ouvrir un fichier à l'aide du Démarrage rapide FileMaker
1. Pour que l'écran Démarrage rapide FileMaker s'affiche, effectuez l'une des opérations suivantes :
1 Démarrez FileMaker Pro.
1 Si FileMaker Pro est en cours d'exécution ou si vous démarrez FileMaker Pro et que l'écran
Démarrage rapide FileMaker ne s'affiche pas, choisissez le menu Aide > Ecran Démarrage rapide.
Ecran Démarrage rapide FileMaker (Mac OS)
2. Lorsque l'écran Démarrage rapide FileMaker s'affiche, effectuez l'une des actions suivantes :
Faites ceci
Pour
Cliquez sur Fichiers récents dans Afficher la liste des fichiers FileMaker Pro ouverts récemment. Si aucun fichier récent
la zone située au centre de l'écran n'apparaît dans la liste, choisissez le menu Edition > Préférences (Windows) ou le menu
FileMaker Pro > Préférences (Mac OS), sélectionnez Liste des fichiers récents, saisissez
Démarrage rapide.
une valeur entre 1 et 30 pour indiquer le nombre de fichiers récents que vous souhaitez afficher
dans la liste, puis cliquez sur OK. (Pour supprimer la liste des fichiers ouverts récemment,
choisissez le menu Fichier > Ouvrir fichiers récents > Effacer les fichiers récents.)
Cliquez sur Fichiers favoris dans Afficher la liste des fichiers FileMaker Pro marqués comme favoris.
la zone située au centre de l'écran
Démarrage rapide.
Cliquez sur le nom d'hôte ou
l'adresse IP d'un ordinateur
distant.
Afficher la liste des fichiers FileMaker Pro stockés sur un ordinateur distant.
Cliquez sur Parcourir.
Rechercher les fichiers locaux ou distants que vous souhaitez ouvrir.
3. Double-cliquez sur un fichier pour l'ouvrir.
L'écran Démarrage rapide FileMaker constitue un endroit centralisé où vous pouvez effectuer plusieurs
tâches de diverses manières. Outre l'ouverture des fichiers, vous pouvez :
1 Créer et concevoir un nouveau fichier FileMaker Pro vide. Consultez la section « Création d’un fichier
FileMaker Pro », page 59.
1 Convertir un fichier d'un format différent (notamment Microsoft Excel) contenant déjà des données. Consultez
la section « Conversion d'un fichier de données en un nouveau fichier FileMaker Pro », page 129.
1 Créer des fichiers à l'aide des solutions de démarrage préconçues vides fournies par FileMaker, Inc.
Consultez la section « Création d’un fichier FileMaker Pro », page 59.
Pour plus d'informations sur l'utilisation du Démarrage rapide FileMaker, consultez l'Aide.
Chapitre 2
|
Utilisation des bases de données
19
Pour ouvrir un fichier partagé en réseau
1. Choisissez le menu Fichier > Ouvrir à distance.
2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir fichier distant, sélectionnez Affichage pour voir la liste des hôtes.
Choisissez
Si vous souhaitez afficher
Hôtes favoris
Les hôtes que vous avez définis en tant que favoris
Hôtes locaux
Les hôtes FileMaker Pro situés sur votre sous-réseau TCP/IP
Hôtes répertoriés par LDAP
Les hôtes FileMaker Pro disponibles par l'intermédiaire du serveur
LDAP désigné
3. Pour afficher les fichiers disponibles à partir d’un hôte, sélectionnez celui-ci. Dans la liste Fichiers
disponibles, sélectionnez le fichier que vous souhaitez ouvrir.
Ou, dans la zone Chemin d’accès de fichier réseau, saisissez le chemin de réseau (par exemple, fmnet:/
adresseIPhôte/NomFichier).
4. Cliquez sur Ouvrir
Vous serez peut-être invité à entrer un nom de compte, un mot de passe et un nom de domaine (sous
Windows uniquement) selon la configuration de partage du réseau FileMaker des fichiers sur l'hôte.
Notez les points suivants :
1 Si Liste des fichiers récents est sélectionné dans les préférences générales, les fichiers auxquels vous
avez accédé récemment apparaissent dans la liste Ouvrir fichiers récents du menu Fichier et dans la liste
Fichiers récents de l'écran de démarrage rapide FileMaker. Consultez l'Aide pour plus d'informations sur
l'ajout de fichiers locaux ou distants dans la liste Fichiers favoris de l'écran Démarrage rapide FileMaker.
1 Pour ouvrir et partager un fichier, consultez la section « Activation du partage de fichiers et hébergement
de fichiers », page 120.
1 Vous pouvez ouvrir des fichiers FileMaker Pro créés dans Windows sur un ordinateur fonctionnant sous
Mac OS, et inversement. Si vous pensez déplacer des fichiers entre plates-formes, il est préférable
d'ajouter l'extension .fp7 au nom du fichier. Si vous ajoutez ou supprimez des extensions aux noms de
fichiers, vous devez redéfinir de nouveau les sources de données FileMaker pour les fichiers liés et les
fichiers comportant des scripts externes.
1 Vous pouvez définir un nom de compte par défaut et un mot de passe pour un fichier dans l'onglet Ouvrir/
Fermer de la boîte de dialogue Options de fichier. Si c'est le cas, les utilisateurs se connectent
automatiquement à l'aide d'un nom de compte et d'un mot de passe spécifiques lorsqu'ils ouvrent une base
de données. Pour plus d'informations, consultez l'Aide.
Ouverture de plusieurs fenêtres par fichier
Vous pouvez ouvrir plusieurs fenêtres par fichier. Ceci vous permet d'afficher le même modèle dans des
fenêtres séparées ou d'afficher simultanément différents modèles dans le même fichier. Vous pouvez
procéder à des recherches ou à des tris dans chaque fenêtre de manière indépendante.
Pour ouvrir une fenêtre supplémentaire, choisissez le menu Fenêtre > Nouvelle fenêtre. Une nouvelle
fenêtre s'affiche. A l'ouverture, la fenêtre affiche le même modèle, le même ordre de tri et le même jeu
d'enregistrements trouvés que la fenêtre précédemment active.
20
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Première fenêtre de la
base de données, dans
laquelle vous pouvez
rechercher les
enregistrements
Seconde fenêtre, dans
laquelle vous pouvez
effectuer une autre
recherche sur le même
jeu d'enregistrements
trouvés
Pour afficher un modèle différent dans la nouvelle fenêtre, choisissez un modèle depuis le menu local
Modèle de la barre de modèle, ou bien choisissez Activer modèle dans le menu > Affichage. Pour plus
d'informations sur la recherche d'enregistrements, consultez la section « Recherche d’enregistrements »,
page 32. Pour plus d'informations sur le tri d'enregistrements, consultez la section « Tri d’enregistrements »,
page 46. Pour plus d'informations sur l'ouverture de plusieurs fenêtres, consultez l'Aide.
Fermeture de fenêtres et de fichiers
Vous pouvez fermer les fenêtres et fichiers FileMaker Pro de la même façon que dans toutes autres
applications Windows et Mac OS.
Pour fermer une fenêtre, effectuez l'une des actions suivantes :
1 Sous Windows : Double-cliquez sur l’icône du document dans le coin supérieur gauche de la fenêtre de
document.
1 Sous Windows : Cliquez sur la case de fermeture dans le coin supérieur droit de la fenêtre de document.
1 Mac OS : Cliquez sur le bouton de fermeture rouge dans le coin supérieur gauche de la fenêtre de
document.
1 Choisissez le menu Fichier > Fermer.
Pour fermer un fichier, utilisez les procédures ci-dessus pour fermer toutes les fenêtres ouvertes d'un fichier.
Remarque Vous n’avez pas besoin de fermer un fichier. Il peut tout à fait rester ouvert mais être masqué si la fenêtre
d’un autre fichier en affiche déjà les données. (Par exemple, une autre fenêtre peut afficher des données liées d’un
fichier en cours de fermeture.) FileMaker Pro fermera ce fichier lors de la fermeture de toutes les fenêtres
dépendantes.
Chapitre 2
|
Utilisation des bases de données
21
Enregistrement de fichiers
Par défaut, FileMaker Pro enregistre automatiquement les modifications apportées à vos données au fur et
à mesure de votre travail ; il n'existe donc pas de commande Enregistrer. Si vous souhaitez renforcer votre
contrôle sur la fréquence d’enregistrement des données d’enregistrement, vous pouvez désactiver l’option
Enregistrer autom. les modif. d’enreg. modèle par modèle. Reportez-vous à l'Aide de FileMaker Pro pour
plus d'informations.
Vous pouvez enregistrer une copie de votre fichier pour le sauvegarder ou en enregistrer un clone ne
contenant aucune donnée. Pour enregistrer une copie de votre fichier à un format autre que FileMaker,
consultez la section « Enregistrement et envoi de données sous d'autres formats », page 124.
Certains changements peu importants sur des fichiers ne sont pas toujours enregistrés avec le fichier. Pour
plus d'informations, consultez la section suivante, « Sauvegarde d'un fichier par FileMaker Pro ».
Important Enregistrer toujours une copie avant de procéder à des changements importants. Il n'est pas possible de
restaurer des données après avoir supprimé une rubrique depuis la boîte de dialogue Gérer la base de données ou
supprimé des enregistrements à l'aide des commandes Supprimer l’enregistrement ou Supprimer tous les
enregistrements.
Pour enregistrer une copie de votre fichier :
1. Placez le fichier à enregistrer en fichier actif et choisissez le menu Fichier > Enregistrer une copie.
2. Naviguez jusqu'à l'endroit où vous souhaitez enregistrer votre copie sur le disque dur.
3. Dans la zone Nom de fichier (Windows) ou Enreg. sous (Mac OS), entrez un nom de fichier.
4. Dans la zone Type, choisissez FileMaker (Windows uniquement).
5. Dans la zone Enregistrer sous (Windows) ou Type (Mac OS), choisissez parmi les options suivantes :
Choisissez
Pour
Copie conforme
Dupliquer l'intégralité du fichier, y compris les tables, les définitions des rubriques, les
modèles, les scripts, les options de mise en page et les données. La duplication d'un fichier
peut être utile avant de procéder à des changements importants.
Copie compactée (plus petite)
Compacter l'intégralité du fichier afin qu'il utilise moins d'espace disque et que l'espace
inutilisé soit récupéré. L'enregistrement d'une copie compactée est utile si vous modifiez
fréquemment un grand nombre d'enregistrements.
Clone sans enregistrement
Enregistrer les tables, définitions des rubriques, modèles, scripts et options de mise en page
d'un fichier, sans enregistrer les données. Procédez à l'enregistrement d'un clone si vous
souhaitez constituer un modèle à partir de ce fichier.
6. Cliquez sur Enregistrer.
Sauvegarde d'un fichier par FileMaker Pro
FileMaker Pro enregistre un fichier chaque fois que vous effectuez une action telle que la modification de
données. Les actions suivantes ne sont pas nécessairement synonymes d'enregistrement du fichier :
1 Affichage d'un enregistrement ou modèle différent (à moins qu'il n'ait été modifié)
1 Tri d'enregistrements ou modification d'un ordre de tri
1 Opérations de recherche, telles que Rechercher, Afficher tous les enregistrements ou Ignorer
l'enregistrement, ou modification d'une opération de recherche
22
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
1 Modification de la position et de la taille des fenêtres ou masquage/affichage de la barre d'outils
1 Modification des paramètres par défaut d'un objet de modèle
1 Modification des paramètres d'affichage de la règle
Si vous effectuez l’une des actions ci-dessus sans effectuer d’action entraînant un enregistrement (par
exemple une modification de données), la modification n’est pas enregistrée lorsque vous fermez le fichier.
FileMaker Pro considère les actions ci-dessus comme des changements peu importants ; elles ne sont donc
pas enregistrées, sauf si le fichier est également modifié de manière plus significative.
Par exemple, si vous ouvrez un fichier et effectuez une recherche, puis fermez le fichier, FileMaker Pro
n'enregistre pas le jeu d'enregistrements trouvés avec le fichier. Par contre, si vous ouvrez un fichier, ajoutez
un nouvel enregistrement, effectuez une recherche, puis fermez le fichier, FileMaker Pro enregistre le jeu
d'enregistrements trouvés en même temps que le fichier.
Pour plus d'informations sur l'enregistrement des fichiers, consultez l'Aide.
A propos des modes
Dans FileMaker Pro, vous pouvez travailler sur les données en modes Utilisation, Recherche, Modèle et
Prévisualisation. Vous pouvez sélectionner un mode dans le menu Affichage ou dans le menu local Mode,
situé dans la partie inférieure de la fenêtre de document.
Menu local Mode
Utilisez ce mode
Pour
Mode Utilisation
Manipuler les données d’un fichier. Vous pouvez ajouter, visualiser, modifier, trier, ignorer (masquer)
et supprimer des enregistrements. C’est en mode Utilisation que vous effectuez la plupart de vos tâches,
comme la saisie des données.
Mode Recherche
Rechercher des enregistrements spécifiques répondant à un ensemble de critères. Vous pouvez ensuite
travailler avec ce sous-ensemble de vos enregistrements, appelé jeu d’enregistrements trouvés. Lorsque
vous avez extrait un groupe d'enregistrements, FileMaker Pro repasse en mode Utilisation pour vous
permettre de les modifier.
Mode Modèle
Déterminer la présentation de vos informations à l’écran ou sur les rapports imprimés, les étiquettes et
les formulaires. Concevez des modèles destinés à des tâches spécifiques comme la saisie de données ou
l'impression de factures ou d'enveloppes. Sélectionnez et organisez des rubriques et d'autres objets pour
modifier un modèle existant ou pour créer de nouveaux modèles.
mode Prévisualisation
Afficher un aperçu des données contenues dans les formulaires ou les rapports avant de les imprimer.
Le mode Prévisualisation s'avère tout particulièrement utile pour l'affichage de modèles comportant
plusieurs colonnes (comme les étiquettes de publipostage) et les rapports avec récapitulatifs.
Utilisation de la barre d'outils
La barre d’outils permet d’accéder rapidement à la plupart des commandes de menu de FileMaker Pro. Dans
tous les modes, elle contient des outils de navigation, des boutons personnalisables et une barre de modèle
pour travailler avec les modèles. En mode Modèle, elle inclut des outils de modèle. Déplacez le pointeur sur
un bouton pour afficher sa description. Vous pouvez également passer d'un mode à l'autre en cliquant sur des
boutons de la barre d'outils. Les boutons de la barre d'outils varient en fonction du mode dans lequel vous êtes.
Chapitre 2
|
Utilisation des bases de données
Barre d'outils
23
Barre de modèle
Barre de texte
En mode Modèle, vous pouvez également utiliser l'Inspecteur pour mettre en forme et modifier les objets
d'un modèle. Pour plus d'informations, consultez la section « Utilisation de l'Inspecteur pour mettre en
forme des objets », page 83.
Pour plus d'informations sur l'utilisation de la barre d'outils, consultez l'Aide.
Affichage des enregistrements
FileMaker Pro offre trois vues pour chaque modèle : formulaire, liste et tableau. Lorsque vous changez de
vue, vous modifiez temporairement le mode d'affichage ou d'impression des enregistrements.
Pour afficher des
enregistrements
Procédure en mode Utilisation ou Recherche
De manière individuelle
Choisissez le menu Affichage > Afficher sous forme de formulaire ou cliquez sur
Formulaire
dans la barre de modèle.
Sous forme de liste
Choisissez le menu Affichage > Afficher sous forme de liste ou cliquez sur Liste
la barre de modèle.
Dans une feuille de calcul
Choisissez le menu Affichage > Afficher sous forme de tableau ou cliquez sur Tableau
dans la barre de modèle. Pour plus d'informations sur l'utilisation des données dans une feuille
de calcul, consultez la section « Utilisation des données en vue Tableau », page 30.
L'illustration suivante présente le même modèle sous trois vues différentes.
dans
24
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Vue
Formulaire
Titres de rubrique
Un
enregistrement
Vue Liste
Un
enregistrement
Titres de rubrique
Titres de rubrique
Vue Tableau
Une rangée
pour un
enregistrement
Sélection de l'enregistrement actif
En mode Utilisation, une table comporte un enregistrement actif (sélectionné) à la fois par fenêtre. Pour plus
d'informations sur l'utilisation de plusieurs fenêtres, consultez la section « Ouverture de plusieurs fenêtres
par fichier », page 19.
Dans cette vue
L'enregistrement actif est
Vue Formulaire
L’enregistrement qui est affiché.
Vue Liste
L'enregistrement qui est marqué d'un trait plein noir sur le côté gauche. Pour travailler avec un
autre enregistrement, cliquez sur l'enregistrement pour l'activer.
Vue Tableau
L'enregistrement qui est indiqué par une flèche sur le côté gauche.
Chapitre 2
|
Utilisation des bases de données
25
Enregistrement
actuel en vue
Liste
Pour sélectionner un enregistrement lié d'une table externe, sélectionnez la rangée de la table externe (cliquez
à l'intérieur de la rangée mais à l'extérieur d'une rubrique de la rangée).
Table
externe
Cliquez dans la rangée de la table externe
pour sélectionner un enregistrement lié.
Pour plus d’informations sur les enregistrements liés et les tables externes, consultez la section chapitre 4,
« Utilisation de tables et de fichiers liés ».
Déplacement d’un enregistrement à un autre
Pour vous déplacer d'un enregistrement à un autre, utilisez le répertoire de la barre d'outils.
Répertoire
Numéro de
l'enregistrement
actif
Nombre d'enregistrements dans la table
Tapez des mots à
rechercher pour les
recherches rapides.
Curseur
coulissant
Pour vous déplacer
Faites ceci
Vers l'enregistrement suivant de la
table active
Cliquez sur la page de droite du répertoire ou choisissez le menu Enregistrements >
Activer l’enregistrement > Suivant.
Vers l'enregistrement précédent de la
table active
Cliquez sur la page de gauche du répertoire ou choisissez le menu Enregistrements >
Activer l’enregistrement > Précédent.
26
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Pour vous déplacer
Faites ceci
Rapidement vers un enregistrement
spécifique
1 Cliquez sur le numéro de l'enregistrement actif, tapez le numéro de l'enregistrement
souhaité, puis appuyez sur Entrée (Windows) ou Retour (Mac OS).
1 Appuyez sur Echap (Esc), tapez le numéro de l'enregistrement, puis appuyez sur Entrée
ou Retour.
1 Sélectionnez le menu Enregistrements > Activer l'enregistrement > Activer..., puis
entrez le numéro de l'enregistrement.
Rapidement entre les enregistrements
Faites glisser le curseur vers la droite ou vers la gauche pour aller en avant ou en arrière.
Entre les enregistrements en vue Liste Utilisez la barre de défilement située à droite de la fenêtre.
ou Tableau
Vers un enregistrement possédant une Consultez la section « Recherche d’enregistrements », page 32.
valeur unique que vous connaissez
Vous pouvez également utiliser la molette de la souris pour vous déplacer entre les enregistrements. Pour
plus d'informations sur l'affichage des enregistrements, consultez l'Aide.
Ajout et duplication d’enregistrements
Lorsque vous ajoutez ou dupliquez des enregistrements, FileMaker Pro place les nouveaux enregistrements
à la fin de la table active. En mode Utilisation, le nouvel enregistrement s'affiche après l'enregistrement actif
ou après le dernier enregistrement du jeu d'enregistrements trouvés (ensemble d'enregistrements activé par
une requête).
1 Si les enregistrements sont triés, le nouvel enregistrement apparaît à la bonne position dans l'ordre de tri
lorsque vous le confirmez. En vue Tableau, une nouvelle rangée est ajoutée à la dernière rangée de la
catégorie de tri de l'enregistrement actif. Pour plus d'informations sur l'utilisation de la vue Tableau,
consultez la section « Utilisation des enregistrements en vue Tableau », page 31.
1 Si les enregistrements ne sont pas triés, le nouvel enregistrement apparaît après le dernier enregistrement
du jeu d’enregistrements trouvés. Pour plus d'informations, consultez la section « Tri d’enregistrements »,
page 46.
Pour
Procédure en mode Utilisation
Ajouter un nouvel enregistrement vierge
En mode Utilisation, cliquez sur Nouvel enregistrement dans la barre d'outils.
Un enregistrement vierge apparaît avec une rubrique sélectionnée.
Ajouter rapidement un enregistrement
Sélectionnez l'enregistrement à dupliquer. Puis choisissez le menu
comportant les mêmes données ou des données Enregistrements > Dupliquer l'enregistrement.
similaires à celles d'un enregistrement existant
Ajouter ou dupliquer des enregistrements liés
Consultez la section « Ajout et duplication d'enregistrements liés », page 27.
Remarque Si un fichier est verrouillé ou protégé en écriture, ou si vous ne possédez pas les privilèges pour
la création d'enregistrements, FileMaker Pro ne peut pas ajouter de nouvel enregistrement ou en dupliquer
un existant.
Si la rubrique est définie pour l'entrée automatique de valeurs, celles-ci apparaissent dans le nouvel
enregistrement. Consultez la section « Définition de l’entrée automatique de données », page 71.
Pour entrer ou modifier des valeurs dans le nouvel enregistrement, consultez la section « Saisie et
modification de données dans les rubriques », page 29.
Chapitre 2
|
Utilisation des bases de données
27
Ajout et duplication d'enregistrements liés
Si vous utilisez des enregistrements dans des tables liées, vous pouvez ajouter des enregistrements à la table
liée lorsque vous saisissez des données dans un enregistrement de la table active.
Remarque Vous ne pouvez ajouter des enregistrements liés depuis la table active que si le lien a été défini
pour autoriser la création d'enregistrements liés. Si une table liée se trouve dans un fichier protégé en
écriture, ou si vous ne possédez pas les privilèges pour la création d’enregistrements, FileMaker Pro ne peut
pas ajouter de nouvel enregistrement, ni en dupliquer un existant. Pour plus d'informations, consultez la
section « Création de liens », page 112.
Pour
Procédure en mode Utilisation
Créer un enregistrement dans la table
active
Cliquez sur Nouvel enregistrement dans la barre d'outils.
Ajouter un enregistrement à une table liée 1 Si la rubrique liée se trouve dans une table externe, saisissez les données dans la
rubrique se trouvant dans la dernière rangée (vide) de la table externe, puis appuyez
sur Entrée.
1 Si la rubrique liée ne se trouve pas dans une table externe, saisissez les données
dans la rubrique, puis appuyez sur Entrée.
Dupliquer un enregistrement affichant des Vérifiez qu'aucun des enregistrements d'une table externe n'est sélectionné, puis
données liées
choisissez le menu Enregistrements > Dupliquer l'enregistrement.
Dupliquer un enregistrement lié dans une
table externe
Sélectionnez l'enregistrement dans la table externe, puis choisissez le menu
Enregistrements > Dupliquer l'enregistrement.
Table externe
avec
enregistrements
liés de la table
Articles
Saisissez dans la dernière rangée de la table externe
pour ajouter un enregistrement lié à la table Articles.
Pour plus d'informations sur l'ajout et la duplication d'enregistrements, consultez l'Aide.
Suppression d’enregistrements
Lorsque vous supprimez un enregistrement, vous détruisez définitivement les données contenues dans toutes
les rubriques de cet enregistrement.
Important Vous ne pouvez pas récupérer les données supprimées, ni annuler l'action de suppression. Avant
de supprimer des enregistrements, prévoyez de faire une copie de sauvegarde de votre fichier.
28
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Si vous travaillez dans une base de données relationnelle et que l'option de suppression des enregistrements
liés est sélectionnée dans la boîte de dialogue Modifier le lien, FileMaker Pro supprime les enregistrements
liés lorsque vous supprimez l'enregistrement principal.
Pour supprimer
Procédure en mode Utilisation
Un enregistrement
Sélectionnez l'enregistrement à supprimer. Dans la barre d'outils, cliquez sur
Supprimer l'enregistrement, puis cliquez sur Supprimer.
Un enregistrement lié
Sélectionnez une rangée de la table externe dans la table active en cliquant à l'intérieur de la rangée
mais en dehors des rubriques de la rangée. Dans la barre d'outils, cliquez sur
Supprimer l'enregistrement, puis cliquez sur Supprimer.
Remarque Pour supprimer des enregistrements, la case à cocher Autoriser la suppression des
enregistrements externes doit être activée dans la boîte de dialogue Table externe.
Un groupe
d’enregistrements
Vérifiez que le jeu d'enregistrements trouvés contient uniquement les enregistrements à supprimer.
(Consultez la section « Recherche d’enregistrements », page 32.) Choisissez le menu
Enregistrements > Supprimer les enregistrements trouvés, puis cliquez sur Supprimer.
Tous les enregistrements
d’une base de données
Cliquez sur Afficher tout dans la barre d'outils ou choisissez le menu Enregistrements > Afficher
tous les enregistrements. Choisissez ensuite le menu Enregistrements > Supprimer tous les
enregistrements.
Saisie de données
Remarque Si un fichier est verrouillé ou protégé en écriture, ou si vous ne possédez pas les privilèges pour
la modification de certains enregistrements ou rubriques, vous ne pourrez peut-être pas modifier les
données.
Sélection d'une rubrique
Pour
Procédure en mode Utilisation ou Recherche
Sélectionner une rubrique
Cliquez dans la rubrique.
Sélectionner le contenu d’une rubrique
Sélectionnez la rubrique, puis choisissez le menu Edition > Tout sélectionner.
Vous déplacer vers la rubrique suivante
dans l'ordre des onglets
Appuyez sur la touche Tab
Remarque Pour que les touches Retour ou Entrée permettent de passer à la rubrique
suivante, en mode Modèle, sélectionnez les rubriques. Cliquez sur Inspecteur
dans
la barre de modèle, puis cliquez sur Données. Dans la zone Comportement,
sélectionnez les touches à utiliser pour quitter les rubriques dans la zone Passer à l'objet
suivant avec.
Des boutons et des contrôles de tabulation peuvent être inclus dans l'ordre des onglets.
Les rubriques de panneaux à onglets non situées au premier plan sont ignorées.
Vous déplacer vers la rubrique précédente Utilisez la combinaison Maj-Tabulation (ou Maj-Retour ou Maj-Entrée, si activée).
dans l'ordre des onglets
Vous déplacer dans des éléments d'une
liste de valeurs
Appuyez sur les touches fléchées.
Chapitre 2
|
Utilisation des bases de données
29
Saisie et modification de données dans les rubriques
Vous pouvez saisir ou importer des données en respectant le nombre limite de caractères du type de rubrique.
Vous pouvez visualiser et imprimer uniquement les données comprises entre les limites de la rubrique.
Remarque Pour plus d'informations sur la façon dont FileMaker Pro utilise les formats du système pour
afficher et trier les dates, heures et chiffres, consultez l'Aide.
Pour
Cliquez dans la rubrique en mode Utilisation, puis
Entrer des données dans une rubrique
Texte
Saisissez le texte (jusqu’à 1 milliard de caractères).
Remarque Dans une rubrique définie sur le renseignement automatique, des suggestions
apparaissent en fonction de votre saisie.
Entrer des données dans une rubrique Saisissez les valeurs (entre 10400 et 10-400).
Entrer des données dans une rubrique
Date
Dans la rubrique, saisissez une date par rangée. Saisissez le jour, le mois et l’année sous la
forme de nombres (par exemple, 3/3/2010) séparés par des caractères non numériques
comme – (moins) ou / (barre oblique).
Remarque N'utilisez pas les : (deux-points) comme séparateur de date.
Important Si vous saisissez des dates avec des années à deux chiffres, FileMaker Pro les
convertit en années à quatre chiffres à l'aide de la méthode de conversion décrite dans
l’Aide. Afin d’éviter une mauvaise interprétation lors de la conversion, saisissez toujours
des années à quatre chiffres.
Entrer la date du jour dans une
rubrique Date, Nombre ou Texte
Choisissez le menu Insertion > Date du jour.
Sélectionnez la date à l'aide du calendrier déroulant, le cas échéant.
Entrer des données dans une rubrique Tapez l'heure de la journée (ou une durée) sous l'une des formes suivantes :
Heure
1 heures ;
1 heures et minutes ;
1 heures, minutes et secondes ;
1 heures, minutes, secondes et secondes fractionnelles.
Séparez les heures, les minutes et les secondes par un caractère non numérique tel que :
(deux-points).
Séparez les secondes fractionnelles par un . (point).
Saisissez l’heure actuelle sur 12 ou 24 heures, avec ou sans AM ou PM. (AM s'applique
pour un format 12 heures.)
Entrer l'heure actuelle dans une
rubrique Heure, Nombre ou Texte
Choisissez le menu Insertion > Heure actuelle.
Entrer des données dans une rubrique
Horodatage
Tapez la date et l'heure (par exemple, 15/10/2010 3:15:05 PM). Saisissez le jour, le mois
et l'année à quatre chiffres sous la forme de nombres séparés par des caractères non
numériques comme – (moins) ou / (barre oblique).
Remarque N'utilisez pas les : (deux-points) comme séparateur de date.
Puis, tapez l'heure sous l'une des formes suivantes :
1 heures et minutes ;
1 heures, minutes et secondes ;
1 heures, minutes, secondes et secondes fractionnelles.
1 Ajoutez AM ou PM si l'heure n'est pas au format 24 heures.
Séparez les heures, les minutes et les secondes par un caractère non numérique tel que :
(deux-points).
Entrer la date du jour et l'heure actuelle Choisissez le menu Insertion > Heure actuelle.
dans une rubrique Horodatage
Sélectionnez la date à l'aide du calendrier déroulant, le cas échéant.
30
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Pour
Cliquez dans la rubrique en mode Utilisation, puis
Insérer une tabulation dans une
rubrique
Cliquez à l'endroit où vous souhaitez insérer la tabulation. Appuyez sur Ctrl+Tab
(Windows) ou sur Option+Tab (Mac OS).
Supprimer les données d'une rubrique Sélectionnez les données, puis appuyez sur Retour arrière ou Suppr.
Ajouter des données dans une rubrique Pour obtenir des informations, consultez l'Aide.
Multimédia
Insérer un fichier dans une rubrique
Multimédia
Pour obtenir des informations, consultez l'Aide.
Ajouter des données dans des listes de Pour plus d'informations, consultez la section « Configuration de jeux de cases à cocher
valeurs (rubriques formatées en tant
et d'autres contrôles d'un modèle », page 89.
que cercles d'options, cases à cocher,
listes ou menus)
Modifier, mettre en forme ou vérifier Pour obtenir des informations, consultez l'Aide.
l'orthographe de texte dans une
rubrique ou modifier des dictionnaires
Utilisation des données en vue Tableau
Vous pouvez utiliser les données en vue Tableau pour créer et modifier rapidement des définitions de
rubrique ; ajouter, modifier et supprimer des enregistrements ; trier les enregistrements ; et créer des
rapports dynamiques. FileMaker Pro affiche chaque enregistrement dans une rangée séparée et chaque
rubrique est représentée par une colonne.
En-têtes de colonne;
chaque colonne affiche
une rubrique du modèle
actif.
Enregistrement actif
Pour utiliser les données en vue Tableau, cliquez sur Tableau
dans la barre de modèle lorsque vous êtes
en mode Utilisation. Vous pouvez également travailler en vue Tableau lorsque vous créez une nouvelle base
de données (consultez la section « Création d’un fichier FileMaker Pro », page 59).
Affichage des données en vue Tableau
Vous pouvez modifier les paramètres d'affichage de la vue Tableau.
Pour
Faites ceci
Réorganiser les colonnes
Cliquez sur un en-tête de colonne et faites-le glisser à l’emplacement voulu.
Redimensionner une colonne
Placez le curseur sur le bord de l'en-tête de colonne. Lorsque le curseur se transforme en flèche
double ( ), faites-le glisser jusqu'à obtenir la dimension souhaitée.
Chapitre 2
|
Utilisation des bases de données
31
Pour
Faites ceci
Définir une largeur précise
Sélectionnez une ou plusieurs colonnes, puis cliquez avec le bouton droit de la souris et
choisissez Définir la largeur des colonnes dans le menu de raccourcis. Dans la boîte de
dialogue, saisissez une largeur, choisissez l'unité dans la liste, puis cliquez sur OK.
Changer la couleur de l'arrièreplan
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la marge de gauche ou de droite d'un
enregistrement, puis choisissez une couleur dans le menu de raccourcis Couleur de l'élément.
La couleur de la rangée pour l'ajout de nouveaux enregistrements et de la colonne pour l'ajout
de nouvelles rubriques est légèrement plus foncée que la couleur d'arrière-plan principale.
Afficher une couleur d'arrièreplan différente, en alternance,
pour les enregistrements
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la marge de gauche ou de droite d'un
enregistrement, puis choisissez une couleur dans le menu de raccourcis Couleur alternée.
Restaurer les paramètres
d'affichage par défaut
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un titre de colonne et choisissez Réinitialiser Vue
Tableau dans le menu de raccourcis.
Remarque La réinitialisation de la vue Tableau ne supprime pas les rubriques ni les
enregistrements.
Utilisation des enregistrements en vue Tableau
Lorsque vous affichez des enregistrements dans un tableau, FileMaker Pro affiche les données sous forme
de rangées et de colonnes. Chaque rangée représente un enregistrement et chaque colonne représente une
rubrique.
Pour
Procédure en mode Utilisation
Ajouter un nouvel enregistrement
Cliquez sur + dans la marge de gauche du tableau.
Dupliquer un enregistrement
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la marge de gauche ou de droite de
l'enregistrement à dupliquer, puis choisissez Dupliquer l'enregistrement dans le
menu de raccourcis.
Supprimer un enregistrement
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la marge de gauche ou de droite de
l'enregistrement à supprimer, puis choisissez Supprimer l'enregistrement dans le
menu de raccourcis.
Copier les données d'un enregistrement
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la marge de gauche ou de droite de
l'enregistrement à copier, puis choisissez Copier enregistrement dans le menu de
raccourcis. Vous pouvez coller les données copiées séparées par des tabulations dans
une rubrique ou dans Microsoft Excel.
Trier des enregistrements
1 Cliquez sur un titre de colonne (rubrique) pour modifier le sens de tri. (La case à
cocher Trier les données à la sélection des colonnes doit être activée dans la boîte
de dialogue Propriétés de l’affichage sous forme de tableau.)
1 Sélectionnez une ou plusieurs colonnes (rubriques), puis cliquez avec le bouton
droit de la souris et choisissez un ordre de tri dans le menu de raccourcis. Si vous
sélectionnez plusieurs colonnes, l’ordre des colonnes (de gauche à droite)
détermine l’ordre de tri. (vous pouvez également choisir Trier selon liste de
valeurs et sélectionnez une liste de valeurs dans le sous-menu).
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la marge de gauche ou de droite d'une
colonne, puis choisissez Trier les enregistrements. Pour plus d'informations,
consultez la section « Tri d’enregistrements », page 46.
Créer un rapport dynamique
Pour obtenir des informations, consultez l'Aide. Vous pouvez par exemple créer un
rapport rapide pour regrouper vos données en fonction d'une rubrique, afficher des soustotaux pour une rubrique ou créer des sous-totaux pour chaque groupe de données.
32
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Pour
Procédure en mode Utilisation
Enregistrer des données sous la forme d'un Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la marge de gauche ou de droite, puis
fichier Microsoft Excel ou Adobe PDF ou choisissez une option dans le menu de raccourcis Enregistrer/Envoyer en.
enregistrer le jeu d'enregistrements trouvés
actif en tant que lien snapshot
Envoyer des emails basés sur des données
d’enregistrements
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la marge de gauche ou de droite d'un
enregistrement, puis choisissez Envoyer courrier dans le menu de raccourcis.
Pour plus d'informations sur l'utilisation des données en vue Tableau, consultez l'Aide.
Recherche d’enregistrements
Pour rechercher des enregistrements précis de votre base de données, vous pouvez :
1 Effectuer une recherche rapide en mode Utilisation (voir « Exécution de recherches rapides en mode
Utilisation », page 32) ;
1 Créer une requête en mode Recherche (voir « Création de requêtes en mode Recherche », page 33).
Exécution de recherches rapides en mode Utilisation
Si un modèle est activé pour la recherche rapide en mode Utilisation, vous pouvez utiliser la zone
de recherche du mode Utilisation pour rechercher des données dans plusieurs rubriques du modèle.
La recherche rapide est utile si les données recherchées sont susceptibles de se trouver dans plusieurs
rubriques ou si vous ne savez pas dans quelle rubrique se trouvent les données souhaitées.
Par défaut, les modèles sont activés pour la recherche rapide et toutes les rubriques prises en charge par
la recherche rapide (notamment les rubriques de fusion) sont définies pour être incluses dans la recherche.
La recherche rapide ne porte pas sur les rubriques récapitulatives, multimédia et globales.
Remarque Même si les recherches rapides constituent un moyen simple de rechercher des données, elles
peuvent parfois être lentes selon le type de données contenues dans la base de données. Par exemple, les
calculs non mémorisés ou les données liées ou distantes peuvent ralentir la progression, par rapport à des
données locales ou mémorisées.
Pour effectuer une recherche rapide
1. En mode Utilisation, tapez un ou plusieurs mots dans la zone de texte de recherche située dans l'angle
supérieur droit de la barre d'outils.
2. Appuyez sur Entrée (Windows) ou sur Retour (Mac OS).
La recherche porte sur toutes les rubriques du modèle activées pour la recherche rapide. Votre requête
renvoie un jeu d'enregistrements. La section vert clair du graphique circulaire
de la barre d'outils
indique la proportion d'enregistrements affichés.
Notez les points suivants :
1 Le seul opérateur pris en charge par les recherches rapides est l'opérateur faire corr. express, avec les
guillemets doubles (" ").
1 Si vous tapez plusieurs mots dans la zone de recherche, FileMaker Pro recherche les enregistrements
contenant tous les mots tapés.
Chapitre 2
|
Utilisation des bases de données
33
Pour afficher la liste des recherches rapides récentes
1. En mode Utilisation, cliquez sur la flèche vers le bas de la zone de recherche.
2. Effectuez l’une des opérations suivantes :
1 Choisissez un terme de recherche dans la liste de l'historique des recherches pour effectuer une
recherche rapide pour ce terme.
1 Choisissez Effacer les recherches récentes pour supprimer l'historique des recherches.
Remarque La liste des recherches rapides récentes n'est disponible que jusqu'à la fermeture du fichier.
Pour configurer et activer la recherche rapide
En mode Modèle, si le modèle sélectionné ne présente par les icônes de recherche rapide pour les rubriques
prises en charge, appliquez les étapes suivantes.
1. En mode Modèle, choisissez le menu Affichage > Afficher > Recherche rapide.
Une petite icône placée en regard de chaque rubrique indique si la rubrique a été activée pour la recherche
rapide. Si aucune icône de recherche rapide n'est présente en regard d'une rubrique, aucune recherche ne
peut être effectuée sur cette rubrique car elle n'est pas prise en charge par la recherche rapide ou parce
qu'elle n'est pas définie pour être incluse dans la recherche. Une icône grise indique que le modèle est
désactivé pour la recherche rapide. Une icône verte indique que les recherches peuvent porter sur la
rubrique concernée. Une icône jaune indique que les recherches peuvent porter sur la rubrique
concernée, mais que la recherche peut prendre plus de temps que pour les rubriques indiquées par une
icône verte.
2. Sélectionnez une ou plusieurs rubriques.
3. Cliquez sur Inspecteur
dans la barre de modèle, puis cliquez sur Données.
4. Dans la zone Comportement, sélectionnez l'option Inclure la rubrique dans la recherche rapide.
5. Pour activer la recherche rapide, cliquez sur Format de modèle
dans la barre de modèle. Dans la boîte
de dialogue Format de modèle, sélectionnez Activer la recherche rapide, puis cliquez sur OK.
Pour plus d'informations sur les recherches rapides, consultez l'Aide.
Création de requêtes en mode Recherche
Lorsque vous effectuez une recherche en mode Recherche, vous saisissez des critères (la ou les valeurs
à rechercher) dans les rubriques au sein d’une requête, qui apparaît comme un enregistrement vierge.
FileMaker Pro parcourt tous les enregistrements d'une table, en comparant leurs données aux critères définis.
Les enregistrements dont le contenu correspond à ces critères constituent le jeu d'enregistrements trouvés, qui
est un sous-ensemble des enregistrements consultés. Les enregistrements dont le contenu ne correspond pas aux
critères sont ignorés. Vous pouvez restreindre (limiter) ou étendre (élargir) le jeu d'enregistrements trouvés en
mode Recherche.
Vous pouvez vous contenter de travailler avec ces seuls enregistrements trouvés. Ainsi, vous pouvez établir
des statistiques, afficher, modifier, trier, imprimer, supprimer, exporter ou remplacer les données de ce seul
ensemble. Vous pouvez également ouvrir une nouvelle fenêtre afin d'effectuer d'autres requêtes sur les
mêmes données.
34
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Vous pouvez enregistrer le jeu d'enregistrements trouvés et l'envoyer par email en tant que lien snapshot.
(Pour plus d'informations, consultez l'Aide.)
Vous ne pouvez pas effectuer de recherche sur une rubrique Statistique, Multimédia ou définie avec l’option
de stockage global.
Pour créer une requête
1. En mode Recherche, dans le menu local Modèle, choisissez un modèle qui inclut les rubriques
comprenant les données parmi lesquelles vous souhaitez effectuer votre recherche.
Si nécessaire, vous pouvez changer de modèle et définir des critères dans plusieurs d’entre eux.
2. Dans la requête, sélectionnez une rubrique Texte, Nombre, Date, Heure, Horodatage ou Calcul à utiliser
pour la recherche, puis tapez une valeur dans la rubrique.
Vous pouvez utiliser la liste Insérer opérateurs dans la barre de modèle pour vous aider à saisir les
critères. Vous pouvez cliquer sur Ignorer pour ignorer les enregistrements correspondant à un ensemble
spécifique de critères.
Tapez les critères de recherche
dans les rubriques
Choisissez un
modèle contenant
les rubriques sur
lesquelles doit
porter la
recherche
Une icône vous indique que vous pouvez
effectuer la recherche sur la rubrique
Cliquez pour voir les
opérateurs
3. Cliquez sur Exécuter recherche.
Votre requête trouve un jeu d'enregistrements trouvé. La zone en vert clair dans le graphique circulaire
de la barre d'outils indique la part du total des enregistrements affichés.
Chapitre 2
|
Utilisation des bases de données
35
Les options suivantes sont disponibles pendant ou après une requête :
Pour
Faites ceci
Annuler une opération de recherche avant qu'elle ne Appuyez sur Esc (Windows) ou 2-point (Mac OS).
soit terminée et conserver le jeu d'enregistrements
trouvés précédent tel quel
Modifier ou affiner les critères après une recherche
Consultez la section « Affichage, relance ou modification de la dernière
recherche », page 43.
Restreindre un jeu d’enregistrements trouvés existant Consultez la section « Restriction (limitation) d'un jeu d'enregistrements
trouvés », page 41.
Etendre un jeu d’enregistrements trouvés existant
Consultez la section « Développement (élargissement) d'un jeu d'enregistrements
trouvés », page 42.
Afficher de nouveau tous les enregistrements
En mode Utilisation, choisissez le menu Enregistrements >
Afficher tous les enregistrements.
En mode Recherche, choisissez le menu Requêtes > Afficher tous les
enregistrements.
Il n’est pas nécessaire de sélectionner Afficher tous les enregistrements
avant d’effectuer une recherche. FileMaker Pro recherche toujours dans
l'ensemble des enregistrements des tables indiquées, sauf si vous avez
restreint le jeu d'enregistrements trouvés existant.
Ouvrir une autre fenêtre afin d'effectuer d'autres
requêtes sur les mêmes données
Choisissez le menu Fenêtre > Nouvelle fenêtre.
Recherche de texte et de caractères
Recherchez du texte dans des rubriques Texte ou Calcul renvoyant un résultat textuel.
Sauf si vous recherchez des expressions ou des correspondances exactes, la rubrique peut contenir d’autres
valeurs en plus de celle(s) que vous avez indiquée(s), agencées dans n’importe quel ordre. Par exemple, si
vous tapez hôtel dans une rubrique intitulée Logement, votre recherche donne pour résultat des
enregistrements contenant Hôtel, Hôtel à prix réduit et Hôtel, luxe.
Pour rechercher
Dans la rubrique, entrez
Exemples
Des mots commençant par des caractères
latins précis (dans les rubriques utilisant
toutes les langues, sauf le japonais)
Les caractères.
Fréd Dupont donne pour résultat Fréd
Des mots commençant par des caractères
japonais Hiragana, Katakana ou Kanji
Les caractères entre = et *.
Une phrase ou séquence de caractères qui
correspond lorsqu'ils sont les premiers
caractères d'un mot (expression à partir du
début du mot)
Le texte littéral (caractères), espaces et "Etablissements Martin et Pierre"
ponctuation y compris, placé entre
donne pour résultat Etablissements Martin
guillemets droits doubles (").
et Pierre mais pas Etablissements Pierre et
Martin.
", Ltd." donne pour résultat toutes les
sociétés comprenant ", Ltd." dans leur nom,
mais pas celles qui ne contiennent pas la
virgule.
"Spring" renvoie Springville mais ne
renvoie pas ColdSpring Harbor ni même
HotSpring.
Des mots comportant un ou plusieurs
caractères inconnus ou variables (l'un des
caractères)
Un caractère joker (@) pour chaque
caractère inconnu
Dupont, Dupont Fréd, Fréd Dupontel et
Dupont Frédéric.
= 小田 * donne pour résultat 小田 , 小田山
et 小田川 .
Gr@s donne pour résultat Gris et Gros.
@ise donne pour résultat Mise et Pise mais
pas Prise.
36
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Pour rechercher
Dans la rubrique, entrez
Exemples
Des caractères incorrects dans une rubrique ?
Texte
Les caractères incorrects apparaissent
comme des espaces finaux
Remarque Pour trouver le caractère ?,
recherchez « ? »
Des chiffres dans une rubrique Texte (l'un
des chiffres)
# donne pour résultat 3 mais pas30
Un caractère # pour chaque chiffre.
## donne pour résultat 30 mais pas 3 ni 300
#3 donne pour résultat 53 et 43 mais pas 3
Des mots comportant ou non des caractères * pour l'ensemble des caractères
contigus inconnus ou variables (zéro, un ou inconnus
plusieurs caractères)
Ma*c donne pour résultat Mac et Marc.
J*r donne pour résultat Jr et Junior.
*phan* donne pour résultat Phan et
Stéphanie.
Des opérateurs ou d'autres caractères non
alphanumériques, tels que des signes de
ponctuation ou des espaces
Le texte littéral (caractères), espaces et "@" donne pour résultat @ (ou une adresse
ponctuation y compris, placé entre
email par exemple).
guillemets droits doubles (").
"," donne pour résultat des enregistrements
contenant une virgule.
"
" donne pour résultat trois espaces
consécutifs
Un caractère ayant une signification
\ suivi du caractère spécial.
particulière, comme les opérateurs de
recherche, reconnu par FileMaker Pro : @,
*, #, ?, !, =, <, >, " (ignorer le caractère
suivant)
\"Marc\" donne pour résultat "Marc".
marc\@abc.net donne pour résultat
l’adresse email marc@abc.net.
Des mots avec des caractères accentués
Le texte littéral (caractères), espaces et "òpera" donne pour résultat òpera mais
ponctuation y compris, placé entre
pas opera.
guillemets droits doubles (").
(òpera sans les guillemets donne pour
résultat òpera et opera).
Des segments de phrases, c'est-à-dire une
suite de caractères ou de mots (expression
depuis n'importe quel emplacement)
Les caractères, les signes de
*"son et fils" donne pour résultat
ponctuation et les espaces, placés entre Johnson et fils et Paulson et fils
des guillemets droits (") ; utilisez
l’astérisque (*) pour que la recherche
s’effectue au sein d’une chaîne plus
longue.
Une correspondance exacte avec le texte
indiqué (rubrique entière)
== (deux signes égal) pour un contenu ==Jean renvoie Jean mais pas Jean Martin
identique
==Jean Martin renvoie Jean Martin mais
ni Martin, Jean ou Jean Martineau
Une correspondance exacte avec les mots
entiers indiqués (mot entier)
=
Des mots contenant des caractères japonais Les caractères.
Hiragana, Katakana et Kanji (uniquement
pour les rubriques indexées en japonais)
=Marché donne pour résultat
Marché,Marché couvert et Etude de
marché mais ni Marchés ni Supermarché.
=Fréd =Dupont donne pour résultat
Fréd Dupont ou Dupont Fréd mais ni Fréd ni
Frédéric Dupontel.
京都 donne pour résultat 京都 , 東京都 et
京都府 .
Des caractères Kana dans une rubrique
~ (tilde) et le caractère, pour effectuer ~は donne pour résultat は, ば, ぱ, ハ, バ
indexée en japonais sans faire de différence une recherche souple
et パ .
entre Hiragana/Katakana, Kana voisé/semivoisé/non voisé, Kana minuscule/normal et
Marques d’itération voisées/non voisées
Kana
Chapitre 2
|
Utilisation des bases de données
37
Pour rechercher
Dans la rubrique, entrez
Exemples
Intervalle de données
Consultez la section « Recherche
d'intervalles de données », page 38.
Du texte ayant une certaine casse
Changer la langue d'indexation par
fréd donne pour résultat fréd mais pas Fréd
défaut de la rubrique en Unicode.
Remarque Cette procédure modifie
l'ordre de tri des enregistrements. Pour
plus d'informations, consultez l'Aide.
Remarque Pour rechercher du texte ayant une certaine casse (par exemple, fréd donne pour résultat fréd
mais pas Fréd), changez la langue d'indexation par défaut de la rubrique en Unicode. Cette procédure
modifie l'ordre de tri des enregistrements. Pour plus d'informations, consultez l'Aide.
Recherches de nombres, de dates, d’heures et d’horodatages
Les nombres, dates, heures et horodatages doivent être saisis dans les types de rubrique correspondants (ou
dans des rubriques Calcul renvoyant le type de rubrique correspondant) afin de garantir un comportement
correct lors des recherches. Consultez la section « A propos du choix d’un type de rubrique », page 62.
Important Pour éviter toute confusion lors de la manipulation de dates, tapez toujours des années à quatre
chiffres. Pour plus d’informations, consultez la rubrique d’Aide « Conversion des dates dont l’année est
représentée par deux chiffres ».
Pour rechercher
Dans la rubrique, entrez
Exemples
Un nombre dans une rubrique Nombre ou
Calcul générant un nombre
Le nombre.
,50 donne pour résultat ,5, ,50 et 0,50 euros
Une valeur booléenne dans une rubrique
Nombre ou Calcul générant un résultat
booléen
1 pour trouver les valeurs Vrai
1 donne pour résultat 1
0 pour trouver les valeurs Faux
0 donne pour résultat 0
Une date dans une rubrique Date ou Calcul La date sous forme de chiffres, séparés 03.03.10 donne pour résultat 03.03.10, 3
générant une date
par un caractère de séparation de date mars 2010 et 3-3-2010
correct (une barre oblique ou un tiret).
La date du jour dans une rubrique Date ou
Calcul générant une date
//
// donne pour résultat 4 avril 2010 (si la date
du jour est 04.04.10)
Une heure dans une rubrique Heure ou
Calcul générant une heure
L’heure sous la forme de chiffres,
séparés par des deux points.
12:53:09 donne pour résultat 12:53:09
Un horodatage dans une rubrique
Horodatage ou Calcul générant un
horodatage
La date sous la forme de chiffres,
3/3/2010 23:53:09 donne pour résultat
séparés par un caractère de séparation 03.03.10 23:53:09.
de date correct, puis l’heure sous la
forme de chiffres, séparés par des deux
points.
Des dates, des heures, des horodatages
incorrects ou des résultats de dates et
d’heures incorrects
?
? renvoie :
Mardi prochain ou 2/33/2010 dans une
rubrique Date ou minuit dans une rubrique
Heure.
38
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Pour rechercher
Dans la rubrique, entrez
Exemples
Des données incorrectes (rubriques sans
chiffres) dans une rubrique Nombre ou
Calcul générant un résultat numérique
?
? renvoie :
Dates d’un jour de la semaine dans une
rubrique date ou horodatage
Le jour de la semaine
Remarque Les noms complets ou
abrégés du jour (par exemple,
Vendredi ou Ven) sont acceptés dans
les recherches du jour de la semaine.
douze mais pas 12 ou douze 30.
Mardi recherche toutes les dates
correspondant à un mardi
=Jeu recherche toutes les dates
correspondant à un jeudi
Toutes les valeurs valides pour une date ou * ou ne renseignez pas le composant et 3/3/* recherche le 3ème jour du mois
une heure dans une rubrique date, heure ou spécifiez les autres composants à
de mars de chaque année
horodatage
rechercher
*:15 recherche les heures survenant
15 minutes après le début d'une heure
1/1/* 7 PM recherche les horodatages à
19 heures le 1er janvier de n'importe quelle
année
Remarque Lorsque l'année n'est pas
renseignée, on suppose qu'il s'agit de
l'année en cours. 3/3 recherche le 3ème
jour du mois de mars de l'année en cours
Intervalle de données
Consultez la section suivante,
« Recherche d'intervalles de données ».
Recherche d'intervalles de données
Pour rechercher
Utilisez cet opérateur
Exemples
Inférieures à une certaine valeur.
<
<40
<9/7/2010
<M
Inférieures ou égales à une certaine valeur.
<=
ou  (Mac OS)
<=95129
05:00:00
<=M
Supérieures à une certaine valeur.
>
>95129
>9/7/2010
>M
Supérieures ou égales à une certaine valeur.
>=
ou  (Mac OS)
>=100
>=9/7/2010
8:00
M
Comprises dans un certain intervalle. Les intervalles diffèrent en
fonction du type de données :
1 Nombres : du plus petit au plus grand ;
.. ou ... (deux ou trois points) 12:30...17:30
1/1/2010..6/6/2010
A...M
1 Dates et heures : du plus tôt au plus tard ;
1 Texte : du premier au dernier mot, en fonction de l'ordre
d'indexation des mots (pas de l'ordre de tri).
Pour rechercher des dates
Dans la rubrique, entrez
En juin 2010
6/2010
De juillet 2010 à octobre 2011
7/2010...10/2011
Chapitre 2
|
Utilisation des bases de données
Pour rechercher des dates
Dans la rubrique, entrez
Correspondant à un vendredi
=Vendredi
Entre le 10 et le 16 octobre ou novembre 2010 
(si le format de date est MM/JJ/AAAA)
{10..11}/{10..16}/2010
Ayant eu lieu le 1er mars entre 1868 et 1912 sous le règne de
l’empereur japonais Meiji
m*/3/1
Ayant eu lieu le 31 décembre entre 1930 et 1940 sous le règne de
l’empereur japonais Showa
S{5..15}+12+31
Pour rechercher des heures
Dans la rubrique, entrez
A 3 heures de l'après-midi, 16 heures non inclus
15:00:00
Entre 8 heures et 20:59:59
8 AM..8 PM
Le matin
AM
L'une de 16h30, 17h30, 18h30
{4..6}:30 PM
Pour rechercher des horodatages
Dans la rubrique, entrez
A 15h00 aujourd'hui
// 3 PM
A 19h00 en mai 2010
5/2010 7 PM
Ayant lieu un lundi en 2010
=Lun 2010
Du 10 au 16 novembre 2010 et de 15h00 à 18h00 maximum (si le
format de date est MM/JJ/AAAA)
11/{10..16}/2010 {3..5} PM
39
Recherche de données dans des rubriques liées
Vous pouvez saisir des critères de recherche dans des rubriques liées affichées dans une table externe ou
directement sur un modèle.
Lorsque vous effectuez une recherche dans une rubrique liée, FileMaker Pro affiche tous les enregistrements
possédant un enregistrement lié correspondant aux critères saisis. Par exemple, admettons que vous
possédez un fichier de facture affichant les articles en tant qu'enregistrements liés dans une table externe.
Pour rechercher toutes les factures répertoriant un ordinateur, tapez Ordinateur dans la rubrique Article
dans la table externe. Pour plus d'informations sur les rubriques liées, consultez le chapitre 4, « Utilisation
de tables et de fichiers liés ».
40
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Requête
N° facture
Nom
N° article Article
Ordinateur
Enregistrements de la table
N° facture
E154
Nom
Martin
N° article
I100
I202
I153
I229
I448
Article
Ordinateur
Bureau
Lampe
Bibliothèque
Fauteuil
N° facture
E153
Nom
Tanon
N° article
I202
I443
I153
I288
I100
Article
Bureau
Table longue
Lampe
Table ronde
Ordinateur
N° facture
E152
Nom
Durand
N° article
I384
I554
I288
I100
I448
Article
Fauteuil pivotant
Panneaux
Table ronde
Ordinateur
Fauteuil
Pour plus d'informations sur le moyen d'ignorer des rubriques liées, consultez la section « Recherche
d'enregistrements, à l'exception de ceux qui répondent à certains critères », page 42.
Recherche de rubriques vides ou renseignées
Pour rechercher des rubriques
Dans la rubrique, entrez
Renseignées (contenant des données)
*
Vides
=
Recherche de doublons
Vous pouvez rechercher tous les enregistrements pour lesquels une ou plusieurs rubriques contiennent des
doublons. Par exemple, vous pouvez rechercher tous les enregistrements qui ne sont pas uniques, les
consulter, puis déterminer ceux à utiliser ou à supprimer.
Pour rechercher tous les doublons, tapez ! dans la rubrique en mode Recherche.
Recherche d'enregistrements répondant à plusieurs critères
Vous pouvez élargir ou restreindre le champ de recherche en définissant plusieurs critères.
Recherches logiques AND
Pour limiter votre recherche, saisissez des critères dans autant de rubriques que nécessaire afin de rendre
votre requête spécifique, puis cliquez sur Exécuter recherche.
Chapitre 2
|
Utilisation des bases de données
41
Restriction (limitation) d'un jeu d'enregistrements trouvés
Vous pouvez limiter les résultats de la recherche par incrément, en recherchant des détails plus spécifiques
à mesure des recherches dans votre base de données.
Par exemple, après avoir recherché tous les employés travaillant au service des Ventes, vous pouvez restreindre votre
recherche pour trouver les employés des Ventes dont le nom est Martin :
1. Effectuez une recherche pour trouver tous les employés du service des Ventes.
FileMaker Pro affiche le jeu d'enregistrements trouvés en mode Utilisation.
2. Cliquez sur Recherche et tapez les critères permettant de restreindre la recherche (tapez Martin dans la
rubrique Nom).
3. Choisissez le menu Requêtes > Restreindre l'ensemble trouvé.
Le jeu d'enregistrements trouvés est maintenant composé des employés du service commercial nommés
Martin.
Remarque Utilisez le menu de raccourcis pour restreindre rapidement l'ensemble trouvé en mode
Utilisation. Cliquez sur la rubrique (ou sélectionnez une valeur partielle de la rubrique), cliquez avec le
bouton droit de la souris, puis sélectionnez Restreindre ensemble trouvé.
Recherches logiques OR
Pour élargir la recherche, définissez des critères dans une première requête. Cliquez sur Nouvelle requête.
Définissez un deuxième ensemble de critères. Créez ainsi une requête pour chaque ensemble de critères,
puis cliquez sur le bouton Exécuter recherche
Vous pouvez naviguer entre les nombreuses requêtes à l'aide de l'option Afficher requête du menu Requêtes
ou en cliquant sur l'icône du répertoire en mode Recherche.
Exemples :
1 Pour inclure les clients de New York et de Paris dans le jeu d’enregistrements trouvés, tapez New
York
dans la rubrique Ville de la première requête, puis tapez Paris dans la rubrique Ville de la seconde
requête.
1 Pour inclure les sociétés de plus de 100 employés et celles dont les actifs s’élèvent à plus de 100 millions
d'euros, tapez >100 dans la rubrique Nombre d’employés de la première requête, puis tapez >100 000
dans la rubrique Capital de la seconde requête.
000
1 Pour inclure les élèves de 6e faisant de l'algèbre et les élèves de 5e faisant de la géométrie, tapez 6 dans
Classe et Algèbre dans Cours pour la première requête, puis tapez 5 dans Classe et Géométrie dans Cours
pour la seconde requête.
42
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Développement (élargissement) d'un jeu d'enregistrements trouvés
Vous pouvez développer un jeu d'enregistrements trouvés pour élargir votre recherche afin qu'elle inclue des
enregistrements supplémentaires sans avoir à recommencer la recherche.
Par exemple, après avoir recherché les clients de Paris, vous pouvez étendre la recherche pour inclure
également les clients de Hong Kong :
1. Effectuez une recherche pour trouver les clients de New York.
FileMaker Pro affiche le jeu d'enregistrements trouvés en mode Utilisation.
2. Cliquez sur Rechercher et tapez les critères permettant d'étendre la recherche (tapez Hong Kong dans la
rubrique Ville).
3. Choisissez le menu Requêtes > Développer ensemble trouvé.
Le jeu d'enregistrements trouvés est maintenant composé des clients de New York et de Hong Kong.
Remarque Utilisez le menu de raccourcis pour développer rapidement l'ensemble trouvé en mode
Utilisation. Cliquez sur la rubrique (ou sélectionnez une valeur partielle de la rubrique), cliquez avec le
bouton droit de la souris, puis sélectionnez Développer Ensemble trouvé.
Enregistrements répondant à un seul et unique ensemble de critères
Pour savoir comment restreindre votre recherche en excluant des enregistrements répondant à des critères
spécifiques (par exemple, les fournisseurs dans l'état de New York mais en dehors de la ville de New York),
consultez la section « Recherche de certains enregistrements tout en en ignorant d'autres », page 43.
Recherche d'enregistrements, à l'exception de ceux qui répondent à certains critères
Vous pouvez exclure (ignorer) des enregistrements lors d'une recherche. En d'autres termes, vous pouvez
rechercher des informations dans votre base de données qui "ne correspondent pas" aux critères indiqués.
Par exemple, vous pouvez exclure de la recherche de factures toutes celles qui ont été créées au cours des
trente derniers jours.
Recherche d'enregistrements qui ne correspondent pas aux critères
1. En mode Recherche, entrez les critères des enregistrements à ignorer.
2. Cliquez sur Ignorer dans la barre de modèle.
Cliquez sur Ignorer pour ignorer les enregistrements
correspondant aux critères
3. Cliquez sur Exécuter recherche.
Chapitre 2
|
Utilisation des bases de données
43
Recherche de certains enregistrements tout en en ignorant d'autres
Supposons que vous souhaitez rechercher les fournisseurs de l'état de New York, sauf ceux de la ville de
New York :
1. En mode Recherche, tapez les critères correspondant aux enregistrements à rechercher (tapez New York
dans la rubrique Etat).
2. Cliquez sur Nouvelle requête.
3. Tapez les critères correspondant aux enregistrements à ignorer (tapez New York dans la rubrique Ville).
4. Cliquer sur Ignorer.
5. Cliquez sur Exécuter recherche.
Notez les points suivants :
1 Vous pouvez définir des critères d'exclusion dans plusieurs requêtes.
1 FileMaker Pro traite les requêtes dans leur ordre de création. Par exemple, dans une base de données
Clients dont les clients sont aux Etats-Unis et en France :
1 Si la première requête recherche tous les clients à Paris et que la seconde ignore tous les clients
américains, le jeu d'enregistrements trouvés comprend tous les clients à Paris, France et aucun des
clients résidant à Paris, Texas ou dans n'importe quel autre état des Etats-Unis.
1 Si l’ordre des requêtes est inversé (c’est-à-dire que la première requête ignore tous les clients aux
Etats-Unis et que la seconde recherche tous ceux de Paris), le jeu d’enregistrements trouvés
comprendra tous les clients de Paris (France) et de Paris (Texas) mais aucun du reste des Etats-Unis.
1 Pour ignorer un enregistrement lié de la rangée d'une table externe (ou un ensemble d'enregistrements
liés), vous devez modifier le lien ou la valeur d'au moins une des rubriques sources de façon à ce que
l'enregistrement ne soit plus lié. Pour plus d'informations sur les rubriques liées, consultez le chapitre 4,
« Utilisation de tables et de fichiers liés ».
1 Vous pouvez ouvrir une autre fenêtre afin d’effectuer d’autres requêtes sur les mêmes données. Consultez
la section « Ouverture de plusieurs fenêtres par fichier », page 19.
1 Pour ignorer des enregistrements d'un jeu d'enregistrements trouvés après une recherche, consultez la
section « Masquage d'enregistrements dans un jeu d'enregistrements trouvés et affichage
d'enregistrements masqués », page 44.
Affichage, relance ou modification de la dernière recherche
Pour afficher les derniers critères de recherche, choisissez le menu Enregistrements > Modifier la recherche.
Passez ensuite en mode Utilisation pour revenir au jeu trouvé. Pour relancer la requête, cliquez sur Rech.
Vous pouvez également modifier les critères de recherche, puis cliquez sur Exécuter recherche.
44
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Enregistrement des requêtes
Lorsque vous avez une requête complexe que vous voulez utiliser régulièrement, vous pouvez l'enregistrer
et la réutiliser plus tard quand vous en avez besoin. Vous pouvez enregistrer et réutiliser des requêtes sans
passer en mode Recherche. FileMaker Pro enregistrement automatiquement les cinq dernières recherches
réalisées afin que vous puissiez y accéder à nouveau. Une fois enregistrée, la recherche est également mise
à disposition de tous les clients du réseau partageant le compte. Pour plus d'informations sur l'enregistrement
des requêtes, consultez l'Aide.
Suppression et rétablissement de requêtes
Pour supprimer une requête, allez à la requête que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer la
requête.
Pour restaurer une requête dans la version où elle était lorsque vous l’avez confirmée, choisissez le menu
Requêtes > Rétablir la requête. Une requête est confirmée lorsque, par exemple, vous cliquez hors d’une
rubrique, activez un autre modèle ou une autre requête ou effectuez une recherche.
Masquage d'enregistrements dans un jeu d'enregistrements trouvés et affichage
d'enregistrements masqués
Tous les enregistrements ne se trouvant pas dans le jeu d'enregistrements trouvés sont ignorés, ou masqués.
Vous pouvez ignorer d’autres enregistrements de ce jeu d’enregistrements trouvés sans avoir à lancer une
nouvelle recherche.
Important Les enregistrements ignorés sont temporairement exclus du jeu d’enregistrements trouvés.
Ils existent toujours dans la base de données.
Pour
Faites ceci
Ignorer un enregistrement précis
Affichez ou sélectionnez l'enregistrement à ignorer, puis cliquez sur Ignorer dans la barre de
modèle.
Ignorer une série d’enregistrements Affichez ou sélectionnez le premier enregistrement de la série à ignorer, puis choisissez le menu
Enregistrements > Ignorer les enregistrements. Dans la boîte de dialogue Ignorer les
enregistrements suivants, entrez le nombre d'enregistrements à ignorer, puis cliquez sur Ignorer.
Afficher l'ensemble des
enregistrements ignorés
Cliquez sur Afficher tout dans la barre d'outils.
Récupérer tous les enregistrements Choisissez le menu Enregistrements (mode Utilisation) ou le menu Requêtes (mode
du fichier
Recherche) > Afficher tous les enregistrements.
Recherche et remplacement de données
Tout comme dans une application de traitement de texte, vous pouvez rechercher et remplacer des données
dans plusieurs rubriques (y compris dans les rubriques liées) d'un enregistrement ou d'une requête, dans un
jeu d'enregistrements trouvés, dans des requêtes ou dans les éléments textuels d'un modèle. Vous pouvez
rechercher des données dans tous les types de rubrique, à l'exception des rubriques Multimédia et non
modifiables.
Si vous avez ajouté un contrôle onglet à un modèle, lorsque vous recherchez-remplacez des données en
modes Utilisation et Recherche, FileMaker Pro ne recherche-remplace que les données du panneau à onglets
au premier plan. En mode Modèle, FileMaker Pro recherche-remplace les données de tous les panneaux à
onglets.
Chapitre 2
|
Utilisation des bases de données
45
1. En mode Utilisation, Recherche ou Modèle, choisissez le menu Edition > Rechercher et remplacer >
Rechercher et remplacer.
2. Dans la zone Rechercher, tapez les données que vous souhaitez rechercher. Dans la zone Remplacer par,
tapez les données de remplacement.
Vous ne pouvez pas remplacer des données situées dans des rubriques formatées en tant que menus
locaux, cercles d'option ou cases à cocher. Ces rubriques seront comptées et rapportées comme passées
à la fin de l'opération Remplacer tout.
3. Choisissez les options de recherche à utiliser.
Option à sélectionner
Pour
Une option de la liste Sens
Choisir le sens de la recherche : Vers l’avant, Vers l’arrière ou Tous.
Respecter la casse
Rechercher uniquement les occurrences dans lesquelles les majuscules correspondent aux
données indiquées dans la zone Rechercher.
Remarque Dans les fichiers contenant des données en japonais, une recherche pour laquelle
la case à cocher Respecter la casse est activée ne trouve pas simultanément la version demilargeur ou pleine largeur du même caractère. Pour rechercher et remplacer avec certitude les
deux caractères, vérifiez que vous effectuez des recherches séparées pour le caractère demilargeur puis pour sa version pleine largeur.
Mot entier
Rechercher uniquement les occurrences des mots entiers ou entourés par des espaces et/ou
des caractères de ponctuation.
Une option dans Recherche sur En mode Utilisation, rechercher sur tous les enregistrements du modèle actif ou uniquement
sur l'enregistrement actif.
En mode Recherche, rechercher sur toutes les requêtes du modèle actif ou uniquement sur la
requête active.
Remarque En mode Modèle, FileMaker Pro recherche uniquement dans le modèle actif.
Une option dans Recherche dans En modes Utilisation et Recherche, recherchez dans toutes les rubriques du modèle actif ou
uniquement dans la rubrique active.
4. Cliquez sur l’un des boutons pour effectuer le type de recherche/remplacement souhaité.
Cliquez sur
Pour
Suivant
Rechercher et sélectionner l’occurrence suivante des données présentées dans Rechercher.
Remplacer et rechercher
Si des données correspondent aux données de la zone Rechercher : Remplacer les données dans
Rechercher par celles se trouvant dans Remplacer par, rechercher et sélectionner l’occurrence
suivante.
Si aucune donnée ne correspond aux données de la zone Rechercher : Rechercher et sélectionner
la première occurrence des données présentées dans Rechercher.
Remplacer
Remplacer les données de Rechercher par celles de la zone Remplacer par.
Remplacer tout
Remplacer toutes les occurrences des données de Rechercher par celles de la zone Remplacer par.
Lorsque l'opération Remplacer tout est terminée, un résumé du nombre d'occurrences trouvées et
remplacées s'affiche.
Pour plus d'informations sur la recherche et le remplacement de données, consultez l'Aide.
46
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Tri d’enregistrements
FileMaker Pro stocke les enregistrements selon l'ordre dans lequel ils ont été ajoutés au fichier. Un tri
temporaire permet de réorganiser les enregistrements différemment pour leur affichage, leur mise à jour
ou pour leur impression.
Vous choisissez les rubriques que vous souhaitez utiliser pour le tri. La première rubrique de tri organise les
enregistrements selon le contenu de cette rubrique. La seconde rubrique de tri est utilisée lorsque plusieurs
enregistrements possèdent la même valeur dans la première rubrique de tri, etc. L'ordre de tri peut être croissant,
décroissant ou personnalisé.
Cet ordre est conservé jusqu’à ce que vous lanciez une recherche, ajoutiez un enregistrement ou procédiez
à un nouveau tri. Lorsque vous ajoutez un nouvel enregistrement à un jeu trouvé trié, le nouvel
enregistrement apparaît à la bonne position dans l'ordre de tri lorsque vous le confirmez.
Pour trier les enregistrements du jeu d'enregistrements trouvés :
1. En mode Utilisation, cliquez sur Trier dans la barre d'outils.
Remarque Pour trier des enregistrements en vue Tableau en mode Utilisation, consultez la section
« Utilisation des enregistrements en vue Tableau », page 31.
2. Dans la boîte de dialogue Tri, indiquez les rubriques à utiliser pour le tri, dans l'ordre de tri souhaité,
et les options de tri.
Pour sélectionner une rubrique de tri visible sur le modèle actif, quelle que soit la table le contenant,
sélectionnez Modèle actif (NomModèle) dans la liste de tables, puis double-cliquez sur une rubrique
de la liste.
Pour sélectionner une rubrique de tri contenue dans la table du modèle actif, qu'elle se trouve sur le
modèle actif ou non, sélectionnez Table active (NomTable) dans la liste de tables, puis double-cliquez
sur une rubrique de la liste.
Pour plus d’informations sur les options de tri, consultez l'Aide.
3. Cliquez sur Trier.
Pour annuler l'opération avant que le tri ne soit terminé, appuyez sur Echap (Windows) ou 2-point
(Mac OS).
Remarque Vous pouvez trier les enregistrements en fonction d'une rubrique sans ouvrir la boîte de dialogue Tri
à l'aide du menu de raccourcis de la rubrique.
Pour plus d'informations sur la façon dont FileMaker Pro utilise les formats système pour trier et afficher les
dates, heures et chiffres, consultez l'Aide.
Prévisualisation et impression de base de données
FileMaker Pro vous permet d'imprimer :
1 tous les enregistrements de la base de données, un sous-ensemble d'enregistrements ou uniquement
l'enregistrement actif ;
1 un enregistrement vierge pour créer un formulaire ;
Chapitre 2
|
Utilisation des bases de données
47
1 les définitions des scripts, rubriques, tables et liens pour voir la structure de votre base de données.
1 des données enregistrées sous un fichier PDF.
FileMaker Pro imprime les fichiers à l'aide du modèle actif. Vous pouvez créer des modèles pour obtenir
différentes impressions des mêmes données. Par exemple, vous pouvez imprimer des enregistrements un par
un, en colonnes ou dans un rapport détaillé comportant des totaux, des en-têtes et des pieds de page. Vous
pouvez également créer des modèles pour les étiquettes et les enveloppes de publipostage.
L'assistant Nouveau modèle/rapport (en mode Modèle) vous permet de créer facilement ces modèles et
rapports. Consultez la section « Création de modèles et de rapports », page 75.
Liste de numéros de téléphone
Nom
William Aménabar
Michelle Cannon
André Common
Marie Durand
Jean Durand
William Juniot
Téléphone
33+1-23-45-67-89
33+1-23-45-67-89
33+1-23-45-67-89
33+1-23-45-67-89
33+1-23-45-67-89
33+1-23-45-67-89
Liste de numéros de téléphone
Nom
William Aménabar
Téléphone
33+1-23-45-67-89
Liste de numéros de téléphone
Nom
Enregistrements en
cours d’utilisation
Téléphone
Enregistrement actif
Enregistrement vierge
Imprimer Liste de numéros de téléphone
Activer modèle [Liste de numéros de téléphone]
Trier enregistrements [Ordre de tri : Nom (Croissant) ]
[Rétablir, Sans fenêtre]
Mode Prévisualisation
[Suspendre]
Impression
[Sans fenêtre]
Mode Utilisation
Nom de rubrique
d'entrée
Type de rubriqueOptions de formule/
Prénom
Nom
Adresse1
Adresse2
Ville
Etat
Code postal
Texte
Texte
Texte
Texte
Texte
Texte
Nombre
Script
Définitions de la table et
des rubriques
Graphe de liens
Vous pouvez imprimer les données du modèle actif ou les informations
concernant la structure de la base de données.
Vous pouvez déterminer les marges des pages, supprimer des espaces blancs et empêcher l’impression
de certains objets.
Prévisualisation des données sur un modèle
Lorsque vous passez en mode Prévisualisation, le modèle s'affiche tel qu'il apparaîtra une fois imprimé.
Le mode Prévisualisation ne vous permet pas d'entrer des informations ni d'en modifier.
En mode Prévisualisation, vous voyez :
1 combien d'enregistrements peuvent être imprimés sur une page ;
1
1
1
1
1
l'incidence de la pagination sur les sauts de page ;
les sous-récapitulatifs avec les rubriques Statistique calculées ;
des informations variables fournies par FileMaker Pro, comme les numéros de pages, la date du jour, etc. ;
les marges que vous avez définies ;
la façon dont les rubriques définies avec des options de recadrage compensent les espaces vides ;
1 les enregistrements agencés en colonnes si les paramètres du modèle sont définis de façon à imprimer en
colonnes.
1 le panneau à onglets au premier plan si la page contient des contrôles de tabulation
48
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Pour prévisualiser des données sur un modèle, les étapes sont les mêmes que pour l'impression : indiquer une
imprimante et des options d'impression et vérifier que le jeu d'enregistrements trouvés contient les
enregistrements à prévisualiser (voir les étapes 1-4 de la section suivante, « Impression d’enregistrements »).
Passez ensuite en mode Prévisualisation.
Impression d’enregistrements
Vous pouvez imprimer des informations de votre base de données ou un enregistrement vide pour créer un
formulaire vierge.
Pour imprimer des enregistrements :
1. Si vous disposez de plusieurs imprimantes, choisissez celle à utiliser.
2. Confirmez les options d’impression en choisissant le menu Fichier > Configuration de l’impression
(Windows) ou Fichier > Format d'impression (Mac OS), puis cliquez sur OK.
Si vous êtes en mode Prévisualisation, vous pouvez également cliquer sur Configuration impression
(Windows) ou sur Format d'impression (Mac OS) dans la barre d'outils.
Pour plus d'informations sur les options de votre imprimante, consultez la documentation de votre
imprimante et de votre système.
3. Passez au modèle que vous souhaitez utiliser.
4. Vérifiez que le jeu d'enregistrements trouvés est sous la forme souhaitée en :
1 utilisant le mode Recherche et les commandes du menu Enregistrements pour modifier le jeu
d'enregistrements trouvés ;
1 triant les enregistrements.
5. Passez en mode Prévisualisation pour obtenir un aperçu exact de l'impression finale.
Certains éléments, comme les objets recadrés, les enregistrements agencés en colonnes et les informations
variables comme le nombre de pages, ne s'affichent correctement qu'en mode Prévisualisation. Si un
enregistrement contient des contrôles de tabulation, seul le panneau à onglets au premier plan est imprimé.
6. Choisissez le menu Fichier > Imprimer.
7. Dans la boîte de dialogue Imprimer, au niveau de la zone Imprimer, choisissez une option (Windows)
ou choisissez FileMaker Pro dans le menu local (Mac OS).
Pour imprimer
Choisissez
Tous les enregistrements (ou uniquement ceux du
jeu d'enregistrements trouvés)
Enregistrements en cours d’utilisation
Seulement l'enregistrement sélectionné en mode
Utilisation
Enregistrement actif
Un enregistrement vierge utilisant le modèle actif
Enregistrements vierges avec rubriques, puis choisissez une option de
(utilisez cette option pour imprimer un "formulaire" formatage
vierge)
Chapitre 2
|
Utilisation des bases de données
49
Cliquez pour modifier l'orientation de la page (verticale ou
horizontale), la mise à l'échelle et les autres options d'impression.
Choisissez les
données à
imprimer.
Activez cette case
à cocher pour
mettre à jour les
objets OLE liés
avant l'impression.
Boîte de dialogue Imprimer (Windows)
Choisissez FileMaker Pro dans la liste.
Choisissez les données à imprimer.
Boîte de dialogue Imprimer (Mac OS)
8. Sélectionnez l’étendue d’impression, le nombre de copies et les autres options d’impression, puis cliquez sur OK
(Windows) ou sur Imprimer (Mac OS).
Impression des étiquettes et enveloppes
Vous pouvez créer des modèles pour formater et imprimer des données sur des étiquettes et enveloppes de
publipostage. Le processus d'impression des enveloppes est similaire à celui de l'impression des étiquettes.
Utilisez l'assistant Nouveau modèle/rapport pour créer un modèle d'étiquettes incluant des données
provenant des rubriques choisies, disposées pour être imprimées sur de nombreux types de papiers
d'étiquette (par exemple, Avery 4014). FileMaker Pro intègre les dimensions de nombreux types d'étiquettes
standard ainsi que leurs codes. Si le type d’étiquette que vous souhaitez utiliser n’est pas proposé, il vous
suffit d’indiquer les dimensions recherchées.
Les modèles d'étiquettes utilisent des rubriques de fusion, qui constituent des emplacements pour l'affichage
et l'impression uniquement ; vous ne pouvez pas y insérer de données. Les rubriques de fusion s'agrandissent
et se rétractent en fonction des données de la rubrique, réduisant l'espace si la rubrique est vide.
50
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
La création et l'impression d'étiquettes s'effectuent généralement en trois temps :
1. Création d'un modèle d’étiquettes.
2. Définition des rubriques de fusion.
3. Impression des étiquettes.
Conseil Si vous avez besoin d'aide en utilisant l'assistant Nouveau modèle/rapport, cliquez alors sur le
bouton Aide dans chaque panneau.
Création d’un modèle d'étiquettes
1. Ouvrez le fichier contenant les données que vous souhaitez imprimer sur les étiquettes.
2. Trouvez les enregistrements contenant les données que vous souhaitez imprimer sur les étiquettes.
3. Choisissez le menu Fichier > Gérer > Modèles.
4. Dans l'assistant Nouveau modèle/rapport, nommez le modèle dans la rubrique Nom du modèle.
Pour faire apparaître le nom du modèle dans les menus utilisés pour le choix des modèles, activez la case
à cocher Afficher dans les menus de modèle.
5. Pour Type de modèle, cliquez sur Etiquettes (pour les données se lisant horizontalement de haut en bas).
Ou cliquez sur Etiquettes verticales (pour les données se lisant verticalement de droite à gauche). Cliquez
ensuite sur Suivant.
Pour un modèle d'enveloppe, cliquez sur Enveloppe, et passez directement à « Choix et formatage des
rubriques de fusion ».
6. Spécifiez les dimensions de vos étiquettes de publipostage.
1 Pour choisir des dimensions prédéfinies d'après les types standard d'étiquettes, dans la liste déroulante
Format standard, choisissez le code correspondant à vos étiquettes. (L'information se trouve sur le paquet
d'emballage des étiquettes.) FileMaker Pro crée alors un modèle d'étiquettes qui utilise les formats exacts
du code sélectionné.
1 Pour spécifier des valeurs personnalisées, choisissez Autre, et entrez les valeurs souhaitées dans les
zones Etiquettes par rangée, Largeur et Hauteur. Mesurez la dimension des marges inutilisées de la
planche d’étiquettes. Puis sélectionnez Marges fixes et entrez les valeurs dans les zones Haut, Bas,
Gauche et Droite.
7. Cliquez sur Suivant.
Choix et formatage des rubriques de fusion
1. Sur le panneau suivant, dans la liste Rubriques disponibles, double-cliquez sur la première rubrique dont
vous souhaitez utiliser des données pour les étiquettes.
<<nom de rubrique>> apparaît dans la zone Contenu de l'étiquette. Les signes inférieur et supérieur
indiquent qu'il s'agit d'une rubrique de fusion et les données de la rubrique apparaîtront et seront
imprimées sur les étiquettes.
Pour inclure des rubriques de tableaux connexes, choisissez le tableau dans Rubriques disponibles.
Chapitre 2
|
Utilisation des bases de données
51
2. Poursuivez la sélection des rubriques que vous souhaitez sur les étiquettes.
Incluez toute la ponctuation, les espaces vides et sauts de ligne (pour placer une rubrique de fusion sur
la ligne suivante) que vous voulez faire apparaître sur les étiquettes.
3. Cliquez sur Suivant.
Prévisualisation et impression d'étiquettes
1. Dans le panneau suivant :
1 Pour avoir un aperçu de l'apparence des étiquettes avant leur impression, sélectionnez Afficher en
mode prévisualisation et cliquez sur Terminer.
1 Pour modifier les étiquettes, sélectionnez Afficher en mode modèle et cliquez sur Terminer.
2. Pour imprimer des étiquettes en mode Utilisation, Modèle ou Prévisualisation, chargez les étiquettes dans
l'imprimante en suivant les instructions fournies avec les étiquettes et l'imprimante. Choisissez ensuite le
menu Fichier > Imprimer, sélectionnez l'imprimante et les éventuelles options supplémentaires et cliquez
sur Imprimer.
Notez les points suivants :
1 Pour sélectionner les options d'impression des étiquettes sur la page, choisissez le menu Modèles >
Format de modèle et cliquez sur l'onglet Impression. Choisissez ensuite le nombre de colonnes
(étiquettes) par rangée et le sens d'impression souhaité des étiquettes, puis définissez les marges
personnalisées de la page si nécessaire.
1 Vous pouvez avoir besoin de régler les paramètres de votre imprimante pour imprimer correctement
les étiquettes. Choisissez le menu Fichier > Configuration de l'impression (Windows) ou Format
d'impression (Mac OS).
1 Certaines étiquettes peuvent ne pas comporter le même nombre de lignes imprimées que d'autres.
Cela s'explique par le fait que FileMaker Pro supprime les espaces vides lorsqu'une rubrique ne
contient aucune donnée.
Pour plus d'informations sur la création d'un modèle pour étiquettes ou enveloppes, le choix des options
d'impression et de format du modèle et pour d'autres recommandations relatives à la création d'un modèle
d'étiquettes ou d'enveloppe, consultez l'Aide FileMaker Pro.
Impression de scripts
Vous pouvez imprimer la liste de toutes les actions de script d'un ou de plusieurs scripts d'un fichier.
1. Choisissez le menu Scripts > Gérer les scripts ou choisissez le menu Fichier > Gérer > Scripts.
2. Dans la boîte de dialogue Gérer les scripts, sélectionnez le(s) script(s) qui vous intéresse(nt).
Pour sélectionner plusieurs scripts contigus de la liste, cliquez sur les scripts en maintenant la touche Maj
enfoncée. Pour sélectionner plusieurs scripts non contigus, cliquez sur les scripts en maintenant la touche
Ctrl (Windows) ou 2 (Mac OS) enfoncée.
3. Cliquez sur
au bas de la boîte de dialogue.
4. Cliquez sur OK (Windows) ou sur Imprimer (Mac OS).
Les actions de script et les options sélectionnées sont imprimées.
52
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Impression des données de table et de rubrique
Vous pouvez imprimer des données de table et de rubrique.
1. Choisissez le menu Fichier > Gérer > Base de données, puis cliquez sur l’onglet Tables ou Rubriques.
2. Sélectionnez la/les tables ou la/les rubriques à imprimer :
Pour sélectionner plusieurs tables ou rubriques contiguës de la liste, cliquez dessus en maintenant la
touche Maj enfoncée. Pour sélectionner plusieurs tables ou rubriques non contiguës, cliquez dessus en
maintenant la touche Ctrl (Windows) ou 2 (Mac OS) enfoncée.
3. Cliquez sur Imprimer.
4. Cliquez sur OK (Windows) ou sur Imprimer (Mac OS).
Les noms des rubriques, les types de rubrique et les formules ou les options de saisie des données sont
imprimées pour chaque table sélectionnée.
Impression du graphe de liens
Vous pouvez imprimer une représentation graphique de votre base de données en imprimant le graphe de liens.
1. Choisissez le menu Fichier > Gérer > Base de données, puis cliquez sur l'onglet Liens.
2. Cliquez sur
pour afficher les sauts de page du graphe de liens.
3. Cliquez sur
pour afficher la boîte de dialogue Configuration de l’impression (Windows) ou Format
d’impression (Mac OS).
4. Cliquez sur Imprimer.
5. Dans la boîte de dialogue Options d'impression, choisissez une option :
1 Choisissez Imprimer le graphe sur plusieurs pages pour imprimer le graphique sur plus d’une page.
1 Choisissez Imprimer le graphe sur une seule page pour redimensionner le graphique afin qu'une seule
page soit suffisante.
6. Cliquez sur Continuer.
7. Cliquez sur OK (Windows) ou sur Imprimer (Mac OS).
Pour plus d'informations sur la prévisualisation et l'impression de bases de données, consultez l'Aide.
Automatisation de tâches grâce aux scripts
Les scripts permettent d’effectuer des tâches simples, telles que la configuration de l’orientation de
l’impression, ou plus complexes, comme la préparation d’un publipostage personnalisé pour des clients. Les
scripts peuvent contenir des décisions de conditions (instructions Sinon si) et effectuer des tâches répétitives
(instructions Boucle).
Vous pouvez créer des scripts dans la boîte de dialogue Modifier le script en sélectionnant des actions de
script dans la liste fournie par FileMaker Pro, en définissant des options et en déterminant l'ordre dans lequel
les actions doivent être effectuées.
Utilisez les scripts pour combiner et automatiser des tâches telles que :
1 le passage à un autre modèle ou mode ;
Chapitre 2
|
Utilisation des bases de données
53
1 la recherche, le tri et l'impression d'enregistrements ;
1 l'importation de données depuis une source identique.
FileMaker Pro simplifie la gestion des scripts. Vous pouvez afficher un script par défaut à utiliser comme
modèle lorsque vous rédigez vos propres scripts. Vous pouvez ouvrir plusieurs scripts simultanément afin
de les comparer. Vous pouvez copier et coller des scripts entiers entre les fichiers. Vous pouvez copier et
coller des actions du script d'un script à un autre dans le même fichier ou dans un script appartenant à un
fichier différent. Vous pouvez attribuer des scripts à des groupes afin de simplifier la recherche de scripts
d'un type spécifique (par exemple, copier un groupe entier de scripts dans un autre fichier ou supprimer un
groupe entier de scripts). Et vous pouvez créer des scripts qui s'exécuteront lorsqu'un événement particulier
se produira (comme quand des utilisateurs renseignent une rubrique, enfoncent une touche ou ajoutent un
nouvel enregistrement à la base de données).
L'Aide contient des procédures pour la création et la gestion de scripts ainsi qu'une page de référence de
toutes les actions de script FileMaker Pro (classées par ordre alphabétique ou par catégorie).
Sauvegarde de fichiers de base de données
Il est impératif de sauvegarder régulièrement tous les documents stockés sur un ordinateur. Il est plus simple
de restaurer une base de données sauvegardée plutôt que de la recréer. La fréquence des sauvegardes dépend
de la quantité de données ajoutée à vos bases de données et de la difficulté que représenterait une re-création
de la base de données en cas de corruption du fichier.
Dans le cas de fichiers extrêmement importants, il est recommandé de conserver les sauvegardes dans un
autre lieu.
Pour des recommandations sur la sauvegarde, consultez la section « Sauvegarde des bases de données et
d'autres fichiers importants », page 147. Pour un exemple de script de sauvegarde, consultez l'Aide.
Définition des préférences
Vous pouvez personnaliser l'apparence et le comportement de FileMaker Pro afin qu'il corresponde mieux
à votre façon de travailler en modifiant les paramètres standard appelés préférences. Les préférences
affectent le fonctionnement de l'application et ne sont pas spécifiques à un document particulier.
Les paramètres de la boîte de dialogue Options de fichier affectent le modèle par défaut du fichier actif,
les scripts d’ouverture et de fermeture, les informations de connexion et l’orthographe.
Pour définir les préférences de l'application :
1. Sous Windows : Choisissez le menu Edition > Préférences.
Mac OS : Choisissez le menu FileMaker Pro > Préférences.
2. Dans la boîte de dialogue Préférences, cliquez sur un onglet et définissez les options que vous souhaitez
utiliser.
Pour définir des préférences de fichier :
1. Choisissez le menu Fichier > Options de fichier.
2. Dans la boîte de dialogue Options de fichier, cliquez sur un onglet et définissez les options que vous
souhaitez utiliser.
Pour plus d'informations sur la définition de préférences d'application et de fichier, consultez l'Aide.
54
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Chapitre 3
Création de bases de données
Ce chapitre présente les principes de base à suivre pour :
1
1
1
1
1
élaborer une base de données ;
définir et modifier des rubriques ;
définir des tables ;
créer des modèles ;
utiliser des rubriques, des objets et des éléments d'un modèle.
Remarque Consultez l'Aide pour obtenir des informations détaillées et complètes ainsi que des procédures
étape par étape concernant l'utilisation de FileMaker Pro.
Elaboration d'une base de données
Une base de données bien conçue garantit la cohérence de l’entrée et de l’extraction des données et réduit les
doublons dans les tables de base de données. Les tables d’une base de données relationnelle sont utilisées
conjointement pour vous permettre d’accéder aux données appropriées lorsque vous en avez besoin. Il est
judicieux de commencer par préparer une base de données par écrit.
Suivez ces étapes générales pour préparer une base de données :
1. Définissez le but de votre base de données ou le problème que vous souhaitez résoudre. Par exemple :
« garder la liste de mes clients », « gérer mon stock » ou « noter mes élèves ».
Si d’autres personnes sont appelées à utiliser la base de données, discutez ensemble des données dont
chacun a besoin.
2. Pensez aux informations que vous allez stocker dans votre base de données. Les informations sont
généralement classées en grandes catégories. Il est essentiel de pouvoir identifier précisément ces catégories
pour concevoir une base de données efficace, car elle sera amenée à stocker des quantités et des types de
données différents dans chaque catégorie. Par exemple, une base de données conçue pour le suivi des ventes
possède des catégories telles que « produits », « factures » et « clients ». Une base de données servant de
relevé de notes possède des catégories telles que « élèves », « cours » et « devoirs ».
3. Lorsque les catégories générales sont définies, pensez à la façon dont elles seront liées. Pour cela, vous
pouvez tout simplement utiliser des phrases courtes décrivant les interactions entre les catégories : « les
enseignants donnent des cours », « les élèves suivent des cours » et « les élèves font des devoirs ».
Chacune de ces paires suggère une relation entre les données des deux catégories.
4. Lorsque la définition des catégories de données est terminée, vous êtes prêt à organiser votre base de
données.
Dans la terminologie des bases de données, ces catégories d’informations sont appelées des tables. Les
tables sont utilisées pour grouper les données contenant un élément ou un but commun. Par exemple,
vous pouvez utiliser une table pour stocker les noms et les adresses et une autre pour les détails de
transaction (date de vente, référence produit, prix unitaire, etc.).
56
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
De manière générale, les bases de données sont organisées selon l’une des trois manières suivantes :
1 Une seule table dans un seul fichier. Utilisez une seule table si vous devez assurer le suivi de données
appartenant à une seule catégorie : des noms et des adresses, par exemple.
1 Plusieurs tables dans un seul fichier. Utilisez plusieurs tables si vos données sont plus complexes : des
élèves, des cours et des notes, par exemple.
1 Plusieurs tables dans plusieurs fichiers. Utilisez plusieurs fichiers si vous avez besoin de partager des
données pour différentes solutions de bases de données. Vous pouvez par exemple stocker vos taux
de TVA ou vos informations d’expédition dans un fichier séparé si vous prévoyez d’utiliser ces
données dans plusieurs solutions.
Remarque Utilisez les liens pour partager des données avec des tables du même fichier ou avec des tables
de fichiers externes. Les autres éléments de base de données, tels que les scripts et les privilèges d’accès,
sont stockés au niveau du fichier ; certaines solutions complexes peuvent ainsi bénéficier de l’utilisation
de plusieurs fichiers.
5. Définissez les tables de la base de données et les données qui y seront intégrées, puis les rubriques que
chacune devra contenir.
Conseil Afin de faciliter la recherche et le tri ultérieurs des enregistrements, créez des rubriques séparées
pour le prénom, le nom de famille, le titre et les éléments de l’adresse (ville, région, pays et code postal).
La séparation des données en plusieurs rubriques au moment de la saisie peut faciliter la génération future
de rapports. Si vous utilisez, par exemple, des rubriques séparées pour les informations de transaction
telles que la date, la référence, la quantité et le prix unitaire, il sera plus simple de compiler des rapports
récapitulatifs et sous-récapitulatifs à la fin de chaque semaine, mois ou année.
6. Définissez les rubriques qui contiendront les données communes entre les tables.
Par exemple, une base de données utilisée par une agence de voyage peut inclure les tables suivantes :
une table Clients stockant les informations sur les clients ; une table Itinéraires stockant les informations
sur les itinéraires ; et une table Voyages organisés stockant les informations sur les voyages organisés et
les prix en cours.
La table Clients peut contenir des rubriques telles que le numéro d’identification du client, son nom, son
adresse et son numéro de téléphone. La table Itinéraires peut contenir des rubriques telles que le numéro
d’identification d’itinéraire, la ville de départ et la ville de destination. La table Voyages organisés peut
contenir des rubriques telles que le numéro d’identification de voyage organisé et le nom du voyage
organisé.
N° client
N° itinéraire
Nom de client
Départ
Rue
Destination
Ville
N° voyage organisé
Nom du voyage organisé
N° itinéraire
Départ
Code postal
Destination
Téléphone
N° voyage organisé
Nom du voyage organisé
Table Clients
Table Itinéraires
Table Voyages organisés
Chapitre 3
|
Création de bases de données
57
7. Définissez les rubriques sources pour chaque table et entourez-les sur votre plan.
Pour plus d'informations, consultez la section « A propos des rubriques sources des liens », page 107.
N° client
N° itinéraire
Nom de client
Départ
Rue
Destination
N° voyage organisé
Nom du voyage organisé
Ville
N° itinéraire
Code postal
Départ
Téléphone
Destination
N° voyage organisé
Nom du voyage organisé
Table Clients
Table Itinéraires
Table Voyages organisés
Par exemple, dans la table Clients, vous pouvez décider d’attribuer un numéro d’identification unique à
chaque client. Dans ce cas, vous n’avez pas à saisir de numéro d’identification client dans la table si vous
n’ajoutez pas de nouveau client, l’existence d’un numéro de client détermine donc l’existence d’un
enregistrement.
8. Pour chacune des tables, définissez les rubriques qui contiendront les données et déterminez celles qui
seront utilisées à partir d'autres tables (liées).
Chaque table n’a qu’un seul objet et toutes les rubriques d’une table décrivent uniquement cet objet.
Par exemple, toutes les rubriques d’un enregistrement de la table Clients stockent la totalité des
informations concernant un client.
N° client
N° itinéraire
Nom de client
Départ
Rue
Destination
N° voyage organisé
Nom du voyage organisé
Ville
N° itinéraire
Code postal
Départ
Téléphone
Destination
N° voyage organisé
Nom du voyage organisé
Table Clients
Table Itinéraires
Table Voyages organisés
L’objet d’une table permet de déterminer l’emplacement logique de stockage et d’utilisation des données
d’une table liée. Outre les rubriques sources, les rubriques ne doivent apparaître qu’une fois dans votre
base de données. Rayez les occurrences de rubriques n’appartenant pas à l’objet de la table.
58
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
9. Définissez les liens entre les tables. Sur le plan, tracez une ligne reliant chaque rubrique source d’une
table et la rubrique source correspondante de la table liée.
Les tables sont liées par le fait que leurs rubriques sources contiennent des données correspondantes.
N° client
Nom de client
N° itinéraire
Rue
Départ
Ville
Destination
N° voyage organisé
Code postal
Nom du voyage organisé
Téléphone
N° itinéraire
N° voyage organisé
Départ
Nom du voyage
Destination
Table Clients
Table Itinéraires
Table Voyages organisés
Les liens vous permettent également de grouper vos données afin de résoudre des requêtes complexes.
Par exemple, les liens peuvent être utilisés pour définir les niveaux actuels du stock, les perspectives de
ventes ou d'autres tâches pour lesquelles il est nécessaire d'interroger les données provenant de plusieurs
tables. Pour plus d'informations sur les liens, consultez la section chapitre 4, « Utilisation de tables et de
fichiers liés ».
10. Définissez s'il est nécessaire de partager votre base de données avec d'autres utilisateurs et quels seront
leurs moyens d'accès au fichier.
Pour plus d'informations sur le partage des bases de données, consultez la section « Partage de bases de
données en réseau », page 119.
11. Si vous concevez la base de données pour qu'elle soit utilisée par d'autres personnes, présentez-leur
votre plan sur papier et demandez-leur de l'étudier et de suggérer d'éventuelles modifications.
12. Déterminez les utilisateurs qui pourront accéder à la base de données et limitez éventuellement son
accès. Lorsque vous créez une base de données, attribuez des privilèges en fonction des besoins.
Pour plus d'informations sur les comptes et les jeux de privilèges, consultez le chapitre 6, « Protection
des bases de données ».
13. Définissez les modèles dont vous avez besoin et préparez un modèle différent pour chaque tâche.
Créez par exemple des modèles différents pour l’impression d’étiquettes ou d’enveloppes.
Pour plus d'informations sur la création de modèles, consultez la section « Création de modèles et de
rapports », page 75.
14. Créez un formulaire similaire à celui présenté ci-dessous pour répertorier les fichiers et les tables
nécessaires ainsi que les rubriques de chacune des tables. Mentionnez également les formulaires et
rapports que vous allez générer à partir de chaque table.
Chapitre 3
|
Création de bases de données
59
Formulaire de conception d'une base de données
exemple
Nom du projet
Objectif de la base de données
Nom de fichier de la base de données
Nom de table
Nom de rubrique Type de rubrique
Commentaires
Nom de table
Nom de rubrique Type de rubrique
Commentaires
Modèles
Nom
Objectif
Ecran Impr.
Web
15. Créez votre base de données.
16. Si vous avez conçu la base de données pour qu'elle soit utilisée par d'autres, demandez à quelques
personnes de la tester. Ensuite, résolvez les éventuels problèmes trouvés avant de mettre la base de
données à la disposition de tous pour utilisation.
Création d’un fichier FileMaker Pro
Vous pouvez créer un fichier à partir d'un modèle ou d'une solution de démarrage FileMaker Pro (fichier de
base de données prédéfini pouvant être modifié en fonction de vos besoins). Vous pouvez également créer
un fichier sans modèle.
Vous pouvez également créer un fichier en copiant un fichier FileMaker Pro existant. Consultez la section
« Enregistrement de fichiers », page 21.
Création d'un fichier à l'aide d'une solution de démarrage
1. Choisissez le menu Fichier > Nouveau à partir de > Solution de démarrage.
Vous pouvez également utiliser l'écran Démarrage rapide FileMaker pour créer des fichiers. Choisissez
le menu Aide > Ecran Démarrage rapide, puis cliquez sur Utiliser une solution de démarrage.
2. Sélectionnez Toutes les solutions pour afficher la liste de tous les fichiers de solutions disponibles ou
choisissez une catégorie de solutions pour restreindre la liste des choix.
Si l'écran de démarrage rapide FileMaker s'affiche mais qu'aucune solution de démarrage FileMaker Pro
n'est affichée, cela signifie qu'aucune solution de démarrage n'a été installée. Pour plus d'informations,
consultez l'Aide.
3. Sélectionnez une solution dans la liste (Windows) ou dans le groupe de miniatures (Mac OS), puis
cliquez sur Choisir.
60
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
4. Saisissez un nom pour le fichier (choisissez un autre dossier si nécessaire), puis cliquez sur Enregistrer.
Sous Windows : Dans la zone Type, sélectionnez FileMaker.
FileMaker Pro crée le fichier sur votre disque et l'ouvre. Vous pouvez modifier des rubriques et des
modèles dans des solutions de démarrage. Pour plus d'informations, consultez les sections restantes de
ce chapitre.
Création d'un fichier vide et vierge
1. Dans FileMaker Pro, choisissez le menu Fichier > Nouvelle base de données.
Vous pouvez également utiliser l'écran Démarrage rapide FileMaker pour créer un fichier vide et vierge.
Choisissez le menu Aide > Ecran Démarrage rapide, puis cliquez sur Créer une base de données.
2. Saisissez un nom pour le fichier (choisissez un autre dossier si nécessaire), puis cliquez sur Enregistrer.
Sous Windows : Dans la zone Type, sélectionnez FileMaker.
FileMaker Pro crée le fichier en vue Tableau et présente une base de données vide dans un format de
tableur.
Créez des noms de rubriques en les saisissant dans les
titres de colonnes.
Ajoutez des
données aux
enregistrements en
saisissant du texte
dans les rangées.
3. Pour définir la première rubrique, cliquez sur Créer une rubrique dans le titre de la première colonne.
Par défaut, FileMaker Pro crée une rubrique de texte. Si vous souhaitez modifier le type de rubrique,
cliquez avec le bouton droit de la souris sur le titre de la colonne (ou cliquez sur la flèche située à droite
du titre de la colonne) et choisissez un autre type de rubrique. Consultez la section « A propos du choix
d’un type de rubrique », page 62.
Si vous ne pouvez pas sélectionner les titres de colonne pour créer des rubriques en vue Tableau, vérifiez
que l'option En-têtes de colonne est sélectionnée dans la boîte de dialogue Propriétés de l'affichage sous
forme de tableau. Pour plus d'informations, consultez l'Aide.
Chapitre 3
|
Création de bases de données
61
4. Tapez un nom pour la rubrique.
Pour plus d'informations sur l'attribution de noms aux rubriques, consultez la section « A propos de
l'attribution de noms aux rubriques », page 62.
5. Pour créer d'autres rubriques, cliquez sur + dans le titre de la colonne ou cliquez dans la marge de droite.
Une nouvelle colonne est ajoutée après la dernière colonne du tableau.
6. Pour ajouter le premier enregistrement, cliquez sous le titre de la première colonne ou cliquez sur + dans
la marge de gauche du tableau.
7. Tapez les données de votre enregistrement.
Pour plus d'informations sur les tâches telles que la suppression, la duplication et le tri des
enregistrements, consultez la section « Utilisation des enregistrements en vue Tableau », p. 28.
8. Continuez à ajouter des rubriques et des enregistrements à votre base de données.
FileMaker Pro enregistre les modifications apportées à vos données à mesure que vous travaillez. Pour
connaître l'apparence de vos données dans d'autres vues, cliquez sur Formulaire
ou sur Liste
dans
la barre de modèle.
9. Vous pouvez définir les options d'une rubrique, notamment la validation ou l'indexation, au moment de
sa création, ou ultérieurement. Pour plus d'informations, consultez la section « Définition d'options pour
les rubriques », page 70.
Les étapes précédentes permettent de créer un fichier simple à une seule table. En vue Tableau, vous ne
pouvez créer et modifier les rubriques que pour les fichiers locaux. Cependant, vous pouvez créer des
fichiers simples et complexes en choisissant le menu Fichier > Gérer > Base de données et en utilisant la
boîte de dialogue Gérer la base de données. Pour plus d'informations, consultez la section « Création et
modification de rubriques dans la boîte de dialogue Gérer la base de données », page 64.
Notez les points suivants :
1 Par défaut, le fait de choisir le menu Fichier > Nouvelle base de données affiche une base de données
vide en vue Tableau. Pour modifier le paramètre par défaut et ouvrir la boîte de dialogue Gérer la base de
données dès que vous créez une nouvelle base de données, choisissez le menu Edition > Préférences
(Windows) ou le menu FileMaker Pro > Préférences (Mac OS). Dans la boîte de dialogue Préférences,
cliquez sur l'onglet Général, puis sélectionnez Utiliser la boîte de dialogue Gérer la base de données pour
créer des fichiers. (Notez que cette option ne s'applique pas lorsque vous créez une base de données à
l'aide de l'écran Démarrage rapide. Lorsque vous créez une base de données à l'aide de l'écran Démarrage
rapide, la vue Tableau est sélectionnée par défaut.)
1 Pour empêcher le tri des enregistrements en fonction d'une rubrique lorsque vous cliquez sur le titre d'une
colonne en vue Tableau, désélectionnez l'option Trier les données à la sélection des colonnes de la boîte
de dialogue Propriétés de l'affichage sous forme de tableau. Pour plus d'informations, consultez l'Aide.
1 Vous pouvez empêcher que les nouvelles rubriques créées soient automatiquement placées sur le modèle
actif en désélectionnant l'option Ajouter toutes les nouvelles rubriques au modèle actif de la boîte de
dialogue Préférences. Pour plus d'informations, consultez l'Aide.
62
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
A propos de l'attribution de noms aux rubriques
Veillez à respecter les instructions suivantes pour nommer les rubriques :
1 Les noms de rubriques doivent être uniques. Ils peuvent contenir jusqu'à 100 caractères.
1 Utilisez des noms descriptifs permettant d'identifier clairement le contenu des rubriques. Evitez les
abréviations, les acronymes ou autres termes pouvant entraîner la confusion.
1 N’utilisez pas les symboles ou mots suivants pour les noms de rubriques :
1 , (virgule) + – * / ^ & = > <  ( ) [ ] } " ; (point-virgule) : (deux-points) :: (indicateur relationnel)
$ (indicateur variable)
1 AND, OR, NOT, XOR, de même que le nom de n'importe quelle fonction FileMaker Pro.
1 Ne faites pas débuter un nom de rubrique à utiliser dans une formule de calcul par un espace, un point (.)
ou un chiffre.
1 Utilisez _ (caractère souligné) pour remplacer les espaces afin d'éviter les restrictions des fonctions
ODBC (Open Database Connectivity) ou JDBC (Java Database Connectivity), d'exportation, de
publication Web et d'autres opérations.
1 Si vous échangez des données avec une autre application, vérifiez les restrictions de nom s’appliquant aux
différents formats de fichier pris en charge par l’autre application.
1 Si vous utilisez ODBC ou JDBC pour partager des données FileMaker Pro, évitez les noms de mots-clés
SQL dans les noms des rubriques.
A propos du choix d’un type de rubrique
Lorsque vous définissez une rubrique, vous devez sélectionner un type de rubrique en fonction du type
d'information que la rubrique contiendra. Le type de rubrique détermine quels types de données peuvent être
entrés et quelles opérations FileMaker Pro peut effectuer avec les données. FileMaker Pro se base sur le type
de rubrique pour interpréter les données des enregistrements lors d'opérations de tri ou de calcul.
Sélectionnez 

type de rubrique Caractéristiques des données
Texte
Capacité maximale de 1 milliard de lettres, symboles et/ou chiffres utilisés en tant que texte pour chaque
rubrique, la seule limite étant la quantité de RAM et d'espace disque disponible. L’indexation se base sur les
100 premiers caractères de chaque mot ou valeur. Les rubriques Texte peuvent contenir un retour chariot.
Nombre
Valeurs incluant jusqu'à 800 chiffres ou autres caractères, ainsi que des valeurs négatives correspondant à la
même plage. Les rubriques Nombre peuvent également contenir des valeurs Booléennes (0 ou 1) permettant
par exemple d’indiquer les valeurs true, false, yes et no (vrai, faux, oui et non). Les rubriques Nombre ne
peuvent pas contenir de retour chariot.
Date
Dates uniquement. Utilisent le calendrier grégorien sur la plage suivante : 01/01/0001 … 31/12/4000. L’ordre
entre le jour, le mois et l’année dépend des paramètres du système au moment de la création du fichier.
Heure
Heures uniquement. Une rubrique Heure peut contenir des heures, des minutes et des secondes. Une rubrique
Heure peut contenir une durée négative, par exemple -08:40:00.
Horodatage
Dates et heures pour faire référence à un instant précis du calendrier. Exemple : 25/10/2010 02:39:46.
Multimédia
1
1
1
1
Graphiques, vidéos, photos, images bitmap et sons d'une taille maximale de 4 Go par rubrique
Documents tels que des fichiers Microsoft Word ou Excel, des fichiers PDF, etc.
des fichiers de l'un des types pris en charge par QuickTime 7.5 ;
Logiciel
Chapitre 3
|
Création de bases de données
63
Sélectionnez 

type de rubrique Caractéristiques des données
Calcul
Résultat d’une formule de calcul utilisant les valeurs des rubriques de l’enregistrement en cours ou des
enregistrements liés. La formule peut utiliser les valeurs de tous les types de rubrique. Le type de résultat
peut être : du texte, un nombre, une date, une heure, un horodatage ou des données multimédia.
Résumé
Valeur générée par l’exécution d’une fonction statistique sur les valeurs de rubrique de plusieurs
enregistrements de la même table.
Rapport des ventes
Agent
Article
Qté
David Marie
David Marie
David Marie
David Marie
ET3
ET4
ET1
ET5
1
1
2
3
29,95 euros
32,25 euros
73,90 euros
98,85 euros
Total
234,95 euros
Sophie Tanon
Sophie Tanon
Sophie Tanon
Sophie Tanon
ET6
ET7
ET2
2
5
2
64,50 euros
12,50 euros
25,00 euros
Total
102,00 euros
Total général
Montant
336,95 euros
Les rubriques Statistique
produisent des résultats
provenant de valeurs de
plusieurs enregistrements
Les rubriques Calcul produisent des résultats provenant de
valeurs de l'enregistrement actif ou d'enregistrements liés
Notez les points suivants :
1 Tous les types de rubrique, à l'exception du type Statistique, peuvent stocker des valeurs globales. Pour
plus d'informations, consultez la section « A propos des options de stockage et d'indexation », page 74.
1 Vérifiez que vous utilisez une rubrique Date (et non Texte ou Nombre) pour stocker des dates. Afin d'éviter
toute confusion lors de la manipulation de dates, saisissez toujours des années à quatre chiffres.
1 Utilisez des rubriques Texte et non des rubriques Nombre pour enregistrer les codes postaux, numéros de
téléphone et autres valeurs comportant des zéros en en-tête ou des caractères tels que des tirets ou
parenthèses.
1 Même si vous ne pouvez pas rechercher ou trier des enregistrements à partir d’une rubrique Multimédia,
vous pouvez définir une rubrique Texte pour décrire ou identifier le contenu de la rubrique Multimédia. Vous
pouvez ensuite procéder à la recherche ou au tri des enregistrements à partir des données contenues dans
cette rubrique Texte.
1 Pour modifier l'affichage des données dans les rubriques Texte, Nombre, Date, Heure et Horodatage,
consultez la section « Mise en forme des données de rubrique d'un modèle », page 91.
64
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Création et modification de rubriques
Pour définir une nouvelle rubrique, vous devez lui attribuer un nom et un type de rubrique. Vous sélectionnez ensuite
les options définissant la façon dont la rubrique interprète, calcule, stocke et affiche les données. Ces caractéristiques
constituent la définition de la rubrique.
N° produit
ET14
Nom du produit Veste
Ces rubriques stockent du texte.
Catégorie
Vêtements
Couleurs
Bleu
Noir
Cette rubrique stocke plusieurs valeurs
(répétitions).
Prix unitaire
€52.50
Cette rubrique ne stocke que des nombres.
Remise
€5.25
Cette rubrique calcule une valeur 
en fonction d’une autre valeur de
l’enregistrement (« Remise » équivaut 
à 10 % du "Prix unitaire").
Pour plus d'informations sur les options de format de rubrique permettant de gérer l'affichage des données
sur un modèle, consultez la section « Mise en forme des données de rubrique d'un modèle », page 91.
Création et modification de rubriques dans la boîte de dialogue Gérer la base de données
Important La modification du type d'une rubrique peut effacer les données de façon permanente et
irréversible.
1. Ouvrez une base de données, puis choisissez le menu Fichier > Gérer > Base de données.
2. Dans la boîte de dialogue Gérer la base de données, cliquez sur l’onglet Rubriques.
Cliquez pour trier
par nom de rubrique
ou par type
Noms de rubriques
et définitions
Choisissez la
façon dont les
rubriques sont
listées dans la
boîte de dialogue
Tapez un nom pour
la nouvelle rubrique
Cliquez ici après avoir entré un
nom et sélectionné un type de
rubrique
Sélectionnez un
type de rubrique
3. Si votre fichier contient plusieurs tables, sélectionnez la table appropriée dans la liste Table.
Vous pouvez alors voir les tables du fichier actif ainsi que les éventuels fichiers externes liés.
4. Dans la zone Nom, tapez un nom pour la rubrique.
Ou, pour modifier le nom d'une rubrique, sélectionnez la rubrique dans la liste, puis saisissez un nouveau
nom dans la zone Nom.
Consultez la section « A propos de l'attribution de noms aux rubriques », page 62.
Chapitre 3
|
Création de bases de données
65
5. Dans la zone Type, choisissez un type de rubrique.
Consultez la section « A propos du choix d’un type de rubrique », page 62.
Vous pouvez saisir une description de la rubrique dans la zone Commentaire.
Pour plus d'informations sur la création de rubriques de calcul, consultez la section « Création de
rubriques Calcul », page 66. Pour plus d'informations sur la création de rubriques récapitulatives,
consultez la section « Création de rubriques récapitulatives », page 68.
6. Cliquez sur Créer si vous créez une nouvelle rubrique. Si vous procédez à la modification d'une rubrique,
cliquez sur Modifier.
7. Pour supprimer une rubrique, sélectionnez la ou les rubriques à supprimer, cliquez sur Supprimer, puis
cliquez à nouveau sur Supprimer.
Important Avant de supprimer une rubrique, assurez-vous que vous n'avez plus besoin des données
qu'elle contient.
8. Pour définir des options pour cette rubrique, cliquez sur Options.
Pour plus d'informations, consultez la section « Définition d'options pour les rubriques », page 70.
Pour
Procédure dans la boîte de dialogue Options de la rubrique
Entrer automatiquement des valeurs
dans la rubrique
Cliquez sur l'onglet Entrée automatique, sélectionnez les options, puis cliquez sur OK.
Pour plus d'informations, consultez la section « Définition de l’entrée automatique de
données », page 71.
Vérifier que la saisie des données
dans la rubrique est correcte
Cliquez sur l'onglet Validation, sélectionnez les options, puis cliquez sur OK. Consultez
la section « Définition du contrôle des rubriques », page 72.
Important Afin d'éviter toute confusion lors de l'utilisation de dates dans
FileMaker Pro, définissez des options de contrôle pour vous assurer que vous entrez
systématiquement des dates avec des années à quatre chiffres.
Rendre une rubrique multivaluée
Cliquez sur l'onglet Autres options, puis, dans la zone Répétition, indiquez le Nombre
maximal de répétitions. Indiquez le nombre de répétitions (jusqu'à 1 000), puis cliquez
sur OK. Pour plus d'informations, consultez l'Aide.
Sélectionner les options d'indexation Cliquez sur l'onglet Autres options, sélectionnez les options, puis cliquez sur OK.
de la rubrique
Appliquer une seule valeur de
rubrique pour tous les
enregistrements du fichier
Cliquez sur l'onglet Autres options, activez la case à cocher Utiliser le stockage global,
puis cliquez sur OK.
Créer un lien entre la rubrique
"parente" et la rubrique Furigana
"enfant", de façon à ce que les
caractères Kanji saisis dans la
rubrique « parente » soient convertis
en caractères Kana correspondant
dans la rubrique Furigana « enfant »
Cliquez sur l'onglet Furigana, activez la case à cocher Utiliser la rubrique Furigana,
sélectionnez la rubrique Furigana et le format de saisie Kana, puis cliquez sur OK.
Remarque Cette option n'est disponible que pour les rubriques de texte si votre système
d'exploitation est configuré de façon à prendre en charge la saisie de texte japonais.
9. Définissez ou modifiez d’autres rubriques ou cliquez sur OK.
66
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Création et modification de rubriques en vue Tableau
Important La modification du type d'une rubrique peut effacer les données de façon permanente et irréversible.
1. Ouvrez une base de données en mode Utilisation, puis cliquez sur Tableau
dans la barre de modèle.
2. Créez de nouvelles rubriques ou modifiez des rubriques existantes.
Pour
Procédure en vue Tableau
Créer une rubrique
Pour créer la première rubrique, cliquez sur Créer une rubrique dans le titre de la
première colonne. Pour créer d'autres rubriques, cliquez sur + dans le titre de la colonne
ou cliquez dans la marge de droite.
Modifier le nom d'une rubrique
Double-cliquez sur le titre de la colonne correspondant à la rubrique à renommer, puis
tapez le nouveau nom. Pour plus d'informations, consultez la section « A propos de
l'attribution de noms aux rubriques », page 62.
Choisir un type de rubrique
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le titre d'une colonne, puis choisissez une
option pour Type de rubrique. Pour plus d'informations sur les types de rubriques,
consultez la section « A propos du choix d’un type de rubrique », page 62.
Définir des options de rubrique
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le titre d'une colonne, puis choisissez les
Options de la rubrique. Pour plus d'informations, consultez la section « Définition
d'options pour les rubriques », page 70.
Supprimer une rubrique
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le titre d'une colonne, puis choisissez les
Supprimer la rubrique.
Important Avant de supprimer une rubrique, assurez-vous que vous n'avez plus besoin des
données qu'elle contient.
Afficher davantage de rubriques ou
masquer des rubriques
Cliquez sur Modifier dans la barre de modèle et utilisez les options de la boîte de
dialogue Modifier la vue Tableau. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit
de la souris sur un titre de colonne, puis choisir Masquer la rubrique pour masquer la
rubrique sélectionnée.
Pour afficher une rubrique existante en vue Tableau, cliquez avec le bouton droit de la
souris sur le signe + au niveau du titre de colonne, puis choisissez une rubrique dans la
liste des rubriques existantes.
Pour plus d'informations sur l'utilisation des enregistrements en vue Tableau (par exemple pour ajouter, supprimer
et trier des enregistrements), consultez la section « Utilisation des enregistrements en vue Tableau », page 31.
Pour plus d'informations sur l'affichage des données en vue Tableau (par exemple pour réorganiser les colonnes
et définir des largeurs de colonnes), consultez la section « Affichage des données en vue Tableau », page 30.
Création de rubriques Calcul
1. Pour créer une rubrique Calcul, suivez les étapes 1 à 5 de la section « Création et modification de
rubriques dans la boîte de dialogue Gérer la base de données », page 64.
2. Choisissez le type de rubrique Calcul, puis cliquez sur Créer.
3. Dans la boîte de dialogue Calcul, le cas échéant, choisissez une table dans la liste située en regard de
Evaluer ce calcul à partir du contexte.
La définition du contexte pour un calcul n'est nécessaire que lorsque vous créez une rubrique Calcul dans une
table source ayant au moins deux occurrences dans le graphe de liens. La table source est la table définie dans
l'onglet Tables de la boîte de dialogue Définir la base de données. Le choix effectué peut affecter les résultats
du calcul, tout particulièrement si votre calcul doit inclure des rubriques provenant de tables liées.
Chapitre 3
|
Création de bases de données
67
4. Elaborez une formule pour votre calcul.
Cliquez là où l’élément doit apparaître dans la zone de formule, puis procédez ainsi. Vous pouvez
également saisir la formule directement dans la zone de formule.
Elément à ajouter
Faites ceci
Référence à une rubrique
Dans la liste des rubriques, double-cliquez sur une rubrique.
Pour afficher les noms des rubriques d'une autre table, choisissez une table dans la liste.
Opérateur mathématique
ou de texte
Choisissez un opérateur sur le clavier de la boîte de dialogue. (Les guillemets et les
parenthèses sont copiés par paire dans la formule ; le point d'insertion clignote au centre.)
Opérateur logique ou de
Choisissez un opérateur dans la liste Opérateurs.
comparaison, ou un exponentielle
Constante
Entrez sa valeur. Une constante peut être du texte, un nombre, une date ou une heure. Utilisez
des constantes de date avec les fonctions Date et ObtenirDate, des constantes d'heure avec les
fonctions Heure et ObtenirHeure et des constantes d'horodatage avec les fonctions
Horodatage et ObtenirHorodatage.
Les constantes de texte peuvent comporter jusqu'à 29 998 caractères.
Fonction
Dans la liste des fonctions, double-cliquez sur une fonction (formule prédéfinie et dotée
d'un nom qui permet d'effectuer un calcul donné et de renvoyer une valeur unique
spécifique). Dans la zone de formule, remplacez le paramètre entre parenthèses par une
valeur ou une expression.
L'Aide contient des procédures pour l'utilisation de formules ainsi qu'une page de référence de toutes
les fonctions FileMaker Pro (classées par ordre alphabétique ou par catégorie).
5. Sélectionnez les options de calcul de la rubrique.
Choisissez la table depuis laquelle le
calcul est évalué
Sélectionnez les opérateurs
mathématiques et de texte
Sélectionnez les opérateurs logiques et
de comparaison
Choisissez la façon
dont les fonctions
sont listées dans la
boîte de dialogue
Choisissez une
table dans la liste
Choisissez les
références de
rubriques
Sélectionnez les
fonctions
Zone de la formule
Choisissez les
options de
stockage et
d'indexation
Choisissez un type de
résultat pour la formule
Cliquez pour afficher
l'Aide en ligne relative à
la définition des calculs
Calculez uniquement si
l'une des rubriques au
moins de la formule
contient une valeur
Rendez la rubrique
calculée multivaluée
68
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Pour
Faites ceci
Définir le type de rubrique du résultat Choisissez un type de données pour Résultat du calcul <valeur>. Sélectionnez le type
approprié au résultat souhaité. Consultez la section « A propos du choix d’un type de
rubrique », page 62.
Créer une rubrique calculée
multivaluée
Sélectionnez Nombre de répétitions, puis tapez un nombre.
Interdire le calcul si toutes les
rubriques référencées sont vides
Activez la case à cocher Pas de calcul si toutes les rubriques de la formule sont vides.
Lorsque cette case à cocher est activée, FileMaker Pro ne procède pas à l'évaluation
d'un calcul si toutes les rubriques utilisées par le calcul sont vides.
6. Pour sélectionner les options d'indexation et de stockage global pour la rubrique, cliquez sur Autres
options, sélectionnez les options de la zone Stockage global, puis cliquez sur OK.
7. Cliquez sur OK pour refermer la boîte de dialogue Calcul.
8. Définissez d’autres rubriques ou cliquez sur OK.
Remarque Si votre fichier FileMaker Pro accéder aux sources de données ODBC externes, vous pouvez ajouter
des rubriques supplémentaires pour spécifier les calculs à l'aide des données externes. Pour plus d'informations,
consultez la section « Utilisation des rubriques supplémentaires », page 70.
Pour plus d'informations sur la création ou la modification de rubriques Calcul ainsi que sur l’utilisation des
contextes dans les calculs, consultez l’Aide.
Création de rubriques récapitulatives
Utilisez des rubriques Statistique pour calculer des valeurs telles que des sous-totaux, des moyennes et des
totaux généraux sur plusieurs enregistrements. Par exemple, une rubrique Statistique peut afficher dans un
rapport le total général des ventes du mois de mai.
Utilisez l'assistant Nouveau modèle/rapport pour créer un rapport contenant des données groupées (données
d'une rubrique Statistique). Consultez la section « Création de modèles et de rapports », page 75.
Conseil Vous pouvez utiliser la vue Tableau en mode Utilisation pour créer rapidement en rapport dynamique
regroupant vos données en fonction d'une rubrique, affichant les sous-totaux pour une rubrique ou créant des
sous-totaux pour chaque groupe de données. Pour plus d'informations, consultez l'Aide.
La valeur d’une rubrique Statistique peut changer selon son emplacement sur le modèle, selon le nombre
d’enregistrements dans le jeu d’enregistrements trouvés, selon que les enregistrements sont triés ou non et
selon le mode utilisé.
Si vous modifiez un modèle contenant une rubrique Statistique, vous devez savoir comment fonctionnent
les éléments d'un modèle afin d'obtenir le résultat escompté (consultez la section « Utilisation d'éléments
dans un modèle », page 97).
1. Pour créer une rubrique récapitulative, suivez les étapes 1 à 5 de la section « Création et modification de
rubriques dans la boîte de dialogue Gérer la base de données », page 64.
2. Choisissez le type de rubrique Statistique, puis cliquez sur Créer.
Chapitre 3
|
Création de bases de données
69
3. Dans la boîte de dialogue Options pour la rubrique de type Statistique, sélectionnez un type de statistique,
puis le nom de la rubrique concernée.
Sélectionnez ce type
de récapitulatif
Pour récapituler les valeurs dans une rubrique d’un jeu d’enregistrements trouvés
en
Total de
Calculant le total des valeurs de la rubrique.
Moyenne de
Calculant la moyenne des valeurs de la rubrique.
Décompte de
Comptant le nombre d’enregistrements contenant une valeur pour cette rubrique. Par exemple,
si une rubrique contient 100 valeurs (une par enregistrement), le résultat du décompte est 100.
Minimale
Recherchant le plus petit nombre, ou la date, l'heure ou l'horodatage le plus ancien pour une rubrique.
Maximum de
Recherchant le plus grand nombre, ou la date, l'heure ou l'horodatage le plus récent pour une rubrique.
Ecart-type de
Recherchant l’écart existant entre les valeurs d’une rubrique. Cette option calcule un écart-type par
rapport à la moyenne des valeurs d’une rubrique. (La formule est pondérée par n-1, après l'écarttype normal.)
Part dans le total de
Calculant la proportion que représente la valeur de la rubrique par rapport au total de toutes les
valeurs de cette rubrique. Par exemple, cette option indique quelle part du total des ventes peut être
attribuée à chaque vendeur.
Choisissez un
type de statistique
Choisissez la
rubrique sur
laquelle baser le
groupement
Sélectionnez une
option pour le type
de statistique
Recommencer le total
ou le décompte
Sélectionnez une option pour le récapitulatif des
répétitions
4. Le cas échéant, sélectionnez une option pour le type de statistique.
Les options changent en fonction du type de statistique sélectionné à l'étape précédente.
Pour ce type de
statistique
Option à sélectionner
Pour
Total de
Progressif.
Afficher le total cumulé de l’enregistrement actif
et de tous les enregistrements précédents. Pour
recommencer le total progressif de chaque groupe
trié, sélectionnez également Recommencer les
statistiques pour chaque groupe trié. Dans la liste
de rubriques, sélectionnez ensuite la rubrique sur
laquelle vous souhaitez recommencer le tri.
Moyenne de
Moyenne pondérée. Dans la liste des
rubriques qui s'affiche, sélectionnez la
rubrique contenant le facteur de
pondération.
Déterminer la moyenne d’une rubrique en fonction
de la valeur d’une autre rubrique utilisée comme
facteur de pondération.
Décompte de
Progressif.
Afficher le décompte cumulé de l’enregistrement
actif et de tous les enregistrements précédents. Pour
recommencer le décompte progressif de chaque
groupe trié, sélectionnez également Recommencer
les statistiques pour chaque groupe trié. Dans la
liste de rubriques, sélectionnez ensuite la rubrique
sur laquelle vous souhaitez recommencer le tri.
70
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Pour ce type de
statistique
Option à sélectionner
Pour
Ecart-type de
par population.
Calculer l'écart-type par population, où la formule
est pondérée par n.
Part dans le total de
Sous-total. Dans la liste de rubriques qui
apparaît, sélectionnez la rubrique sur
laquelle effectuer le tri. (Lorsque vous
revenez en mode Utilisation, triez en
fonction de cette rubrique pour que le
calcul de la valeur soit correct.)
Calculer une fraction du total à partir d’un groupe
d’enregistrements.
5. Le cas échéant, sélectionnez une option pour le récapitulatif d'une rubrique multivaluée.
Option à sélectionner
Pour
Toutes ensemble
Calculer une seule valeur statistique pour toutes les répétitions de la rubrique
Individuellement
Calculer une valeur statistique pour chaque répétition de la rubrique
6. Cliquez sur OK.
7. Définissez d’autres rubriques ou cliquez sur OK.
Remarque Si votre fichier FileMaker Pro accède aux sources de données ODBC externes, vous pouvez
ajouter des rubriques supplémentaires pour spécifier les rubriques Statistique à l'aide des données externes.
Pour obtenir plus d'informations, consultez la section suivante.
Utilisation des rubriques supplémentaires
Si votre fichier FileMaker Pro accède aux sources de données ODBC externes, vous pouvez ajouter des
rubriques supplémentaires pour afficher les calculs et les résultats des statistiques non stockés à l'aide des
données ODBC. Les rubriques supplémentaires sont les seules rubriques qu'il est possible d'ajouter aux
tables externes car on ne peut pas utiliser FileMaker Pro pour modifier le schéma d'une base de données
ODBC externe.
Pour plus d'informations sur les moyens d'accéder et d'utiliser des données SQL de manière interactive,
consultez la section « Travail avec des sources de données externes », page 131. Pour plus d'informations
sur l'utilisation de rubriques supplémentaires, consultez l'Aide.
Définition d'options pour les rubriques
Vous pouvez définir les options d'une rubrique au moment de sa création, ou ultérieurement. Vous pouvez
définir des options pour :
1
1
1
1
1
1
saisir des données par défaut dans une rubrique ;
vérifier si des données répondent aux spécifications de contrôle ;
créer une rubrique multivaluée ;
créer un index ;
stocker une valeur globale ;
créer des rubriques Furigana (rubriques en langue japonaise uniquement).
Chapitre 3
|
Création de bases de données
71
Certaines options de rubrique permettent d'assurer la précision et la cohérence de vos données. Par exemple,
si vous tapez Fra au lieu de France dans la rubrique Pays, vous ne trouverez pas cet enregistrement si vous
recherchez tous les clients situés en France. Pour vous assurer que les noms de pays sont saisis correctement,
vous pouvez définir une liste de valeurs contenant ces noms, puis sélectionner l'option de contrôle Elément
de la liste pour la rubrique Pays. Lorsque vous saisissez des données dans la rubrique, les données doivent
correspondre à une valeur de la liste.
Vous pouvez définir des options de rubrique lorsque vous travaillez en vue Tableau, Formulaire ou Liste.
Pour plus d'informations sur les listes de valeurs, consultez la section « Configuration de jeux de cases à
cocher et d'autres contrôles d'un modèle », page 89. Pour définir des options pour des rubriques Statistique,
consultez la section « Création de rubriques récapitulatives », page 68.
Définition de l’entrée automatique de données
Pour saisir automatiquement une valeur par défaut dans une rubrique pour chaque enregistrement :
1. Ouvrez une base de données, puis effectuez l'une des opérations suivantes :
1 Si vous êtes en vue Tableau, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom de la rubrique, puis
choisissez Options de la rubrique. Passez ensuite à l'étape 5.
1 Choisissez le menu Fichier > Gérer > Base de données.
2. Dans la boîte de dialogue Gérer la base de données, cliquez sur l’onglet Rubriques.
3. Si votre fichier contient plusieurs tables, sélectionnez la table appropriée dans la liste Table.
4. Dans la liste des rubriques, double-cliquez sur une rubrique à définir.
5. Dans la boîte de dialogue Options de la rubrique, cliquez sur l'onglet Entrée automatique et sélectionnez
les options. (Les options disponibles dépendent du type de la rubrique.)
Pour
Faites ceci
Saisir une date, une heure, un horodatage, un nom Activez la case à cocher Création ou Modification, puis choisissez une
d'utilisateur ou un nom de compte lors de la création option dans la liste.
ou de la modification d'un enregistrement
Attribuer un numéro de série à une rubrique dans
chaque enregistrement
Activez la case à cocher Numéro de série. Sélectionnez le cercle d'option
Lors de la création pour attribuer le numéro lorsqu'un enregistrement est
créé. Sélectionnez le cercle d'option Lors de la validation pour attribuer le
numéro lorsqu'un enregistrement est validé. Dans la zone N° de départ,
tapez une valeur de départ (par exemple 1001), puis tapez l'incrément.
Entrer la valeur du dernier enregistrement affiché
Activez la case à cocher Valeur du dernier enregistrement consulté.
Entrer les données indiquées
Activez la case à cocher Données, puis tapez jusqu’à 255 caractères.
Entrer le résultat d'un calcul dans une rubrique
Activez la case à cocher Résultat de calcul, définissez la formule dans la
boîte de dialogue Calcul, puis cliquez sur OK. Pour plus d'informations
sur la boîte de dialogue Calcul, consultez la section « Création de
rubriques Calcul », page 66.
Activez la case à cocher Ne pas remplacer val. exist. de la rubrique
(s'il y a lieu) pour éviter d'écraser les données déjà présentes.
Entrer une valeur copiée à partir d’une rubrique du
même fichier ou d’une table ou d’un fichier différents
Activez la case à cocher Référence externe, définissez la référence
externe, puis cliquez sur OK. Consultez la section « Création de
références externes », page 116.
Empêcher les utilisateurs de modifier une valeur
entrée automatiquement
Activez la case à cocher Entrées auto. non modifiables lors de la saisie.
Désactiver des données entrées automatiquement
Désactivez toutes les cases à cocher.
72
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Cliquez sur
Entrée
automatique
Sélectionnez les
options pour la
saisie de données
par défaut dans la
rubrique
6. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options d’entrée ou cliquez sur un autre onglet pour
définir d’autres options de rubrique.
Définition du contrôle des rubriques
Vous pouvez sélectionner des options de contrôle pour vous assurer que les données sont correctement entrées dans
les rubriques. Dans le cas contraire, FileMaker Pro affiche un message.
Important Afin d'éviter toute confusion lors de l'utilisation de dates dans FileMaker Pro, définissez des options
de contrôle pour vous assurer que vous entrez systématiquement des dates avec des années à quatre chiffres.
1. Ouvrez une base de données, puis effectuez l'une des opérations suivantes :
1 Si vous êtes en vue Tableau, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom de la rubrique, puis
choisissez Options de la rubrique. Passez ensuite à l'étape 5.
1 Choisissez le menu Fichier > Gérer > Base de données.
2. Dans la boîte de dialogue Gérer la base de données, cliquez sur l’onglet Rubriques.
3. Si votre fichier contient plusieurs tables, sélectionnez la table appropriée dans la liste Table.
4. Dans la liste des rubriques, double-cliquez sur une rubrique à définir.
5. Dans la boîte de dialogue Options de la rubrique, cliquez sur l’onglet Validation.
6. Indiquez comment FileMaker Pro doit traiter une entrée incorrecte.
Pour Contrôler les données de cette rubrique, sélectionnez Systématiquement pour un contrôle continu
des rubriques ou Uniquement lors de la saisie des données pour limiter le contrôle aux moments où des
données sont saisies. Désactivez la case à cocher Autoriser les modifications utilisateur pour empêcher
les utilisateurs de saisir des données incorrectes.
Chapitre 3
|
Création de bases de données
73
7. Sélectionnez les options de contrôle de la rubrique.
Pour exiger que la valeur
Option à sélectionner
Ne contienne que des nombres
De type, puis choisissez Numérique uniquement dans la liste.
Soit une date contenant des valeurs numériques pour le mois et De type, puis choisissez Année à 4 chiffres dans la liste.
le jour et quatre chiffres pour l’année (par exemple, 5/12/2010).
Soit une heure contenant des valeurs numériques pour les
heures et les minutes comprises entre 00:00 et 23:59 (les
secondes sont facultatives)
De type, puis choisissez Heure du jour dans la liste.
Ne soit pas vide
Non vide.
Ne duplique pas une valeur trouvée dans la même rubrique
d'autres enregistrements
Valeur unique.
Corresponde à une autre valeur dans la même rubrique d’un
autre enregistrement
Valeur existante.
Corresponde à une valeur d’une liste spécifiée
Elément de la liste, puis sélectionnez une liste de valeurs
existante ou définissez-en une nouvelle.
Se trouve dans un intervalle spécifique de lettres, de nombres,
de dates ou d'heures
Entre, puis tapez les valeurs de début et de fin.
Corresponde au résultat d’un calcul
Validée par le calcul, puis entrez un calcul dans la boîte de
dialogue Calcul. Activez ou désactivez la case à cocher Contrôler
uniquement si la rubrique a été modifiée. Cliquez sur OK.
Le résultat doit être une valeur booléenne true (vrai) ou false
(faux). Le résultat est faux lorsque le résultat est une valeur
différente de zéro, tout autre résultat (zéro, pas de données,
ou des données non numériques) est faux.
Pour plus d'informations sur la boîte de dialogue Calcul,
consultez la section « Création de rubriques Calcul », page 66.
Ne dépasse pas un certain nombre de caractères
Nombre maximal de caractères, puis tapez le nombre
maximal de caractères autorisé.
Cliquez sur
Validation.
Sélectionnez les
options de contrôle
de la rubrique
74
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
8. Pour qu'un message personnalisé s'affiche lorsque les données ne répondent pas aux demandes du contrôle,
activez la case à cocher Message en cas de non-respect des critères, puis tapez jusqu'à 255 caractères.
9. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options de la rubrique ou cliquez sur un autre onglet pour
définir d'autres options de rubrique.
Pour plus d'informations, consultez l'Aide.
A propos des options de stockage et d'indexation
FileMaker Pro offre des options pour l'indexation des rubriques ainsi que pour le stockage des résultats de
calcul. Vous pouvez effectuer les actions suivantes :
1 Créer un index, qui est en fait une liste des valeurs stockées dans une rubrique. Un index accélère considérablement
les recherches, mais occupe de l'espace sur le disque dur. Vous pouvez créer un index pour des rubriques Texte,
Nombre, Date, Heure et Horodatage. Vous pouvez également indexer des rubriques Calcul si les résultats sont du
texte, des nombres, des dates, des heures ou des horodatages.
1 Stocker le résultat d'une rubrique Calcul dans la base de données ou indiquer à FileMaker Pro d'effectuer
le calcul seulement lorsque cela est nécessaire (non stocké). Le stockage du résultat est plus rapide mais
utilise plus d'espace disque. Vous pouvez définir des options de stockage pour des rubriques Texte,
Nombre, Date, Heure, Horodatage et Calcul.
1 Définir toute rubrique (sauf une rubrique Statistique) pour le partage d'une valeur pour tous les
enregistrements d'un fichier si vous activez la case à cocher Utiliser le stockage global dans l'onglet
Autres options de la boîte de dialogue Options de la rubrique. Les rubriques définies avec des options
de stockage global sont également appelées rubriques Global.
.
Cliquez sur
Autres options
Sélectionnez
l'option Autres
options pour la
rubrique
Pour plus d'informations sur la définition des options de rubrique, consultez l'Aide.
Création de tables de base de données
Utilisez des tables de base de données pour organiser et grouper vos données en fonction d'une
caractéristique ou d'un principe commun. Votre base de données peut contenir autant de tables que
nécessaires pour organiser vos données.
Chapitre 3
|
Création de bases de données
75
En plus du stockage des données, FileMaker Pro utilise les tables pour décrire les liens dans le graphe de liens et
pour établir le contexte pour les modèles et certains calculs. Dans FileMaker Pro, le contexte est le point de départ
à partir duquel les calculs et les scripts démarrent, et à partir duquel un lien est évalué dans le graphe de liens.
Lorsque vous créez un fichier, FileMaker Pro crée automatiquement la première table et le premier modèle.
Cette table et ce modèle ont le même nom que le fichier.
Vous pouvez créer des tables supplémentaires dans la boîte de dialogue Gérer la base de données.
1. Ouvrez une base de données, puis choisissez le menu Fichier > Gérer > Base de données.
2. Dans la boîte de dialogue Gérer la base de données, cliquez sur l’onglet Tables.
Tapez un nom
pour la table
3. Dans la zone Nom, tapez un nom pour la table, puis cliquez sur Créer.
Vous pouvez renommer ou supprimer la table. Les tables ajoutées à un fichier s'affichent
automatiquement dans le graphe de liens.
4. Définissez d'autres tables ou cliquez sur l'onglet Rubriques pour définir les rubriques.
Pour obtenir des informations concernant les liens, les tables et le graphe de liens, consultez le chapitre 4,
« Utilisation de tables et de fichiers liés ».
Création de modèles et de rapports
Les modèles FileMaker Pro déterminent l’agencement des données en vue de leur affichage, impression,
publication, recherche et saisie. Les modèles ne stockent pas vos données : ils se contentent de les afficher.
Les modèles s'appellent parfois des rapports, surtout lorsqu'ils sont imprimés.
Vous pouvez créer autant de modèles que vous le souhaitez pour un fichier (par exemple, pour la saisie des
données, la création de rapports récapitulatifs ou l'impression d'étiquettes de publipostage). Vous pouvez
modifier la conception d’un modèle sans affecter les données ni les autres modèles du fichier. Les modèles
peuvent inclure certaines rubriques et en exclure d'autres. Lorsque vous modifiez les données contenues
dans une rubrique (en mode Utilisation), les modifications sont répercutées dans la même rubrique pour le
même enregistrement de tous les modèles du fichier.
76
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Menu local Modèle
Boutons : à utiliser pour automatiser les tâches fréquentes
Eléments : utilisez les entêtes, les pieds de page,
le corps et les sousrécapitulatifs pour
séparer un modèle en
zones destinées à un but
précis
Texte de modèle : à
utiliser pour les titres,
les en-têtes de
colonnes, les titres de
rubriques, les
instructions et les
formulaires
Rubriques : à utiliser
pour entrer et afficher
les données
Menu local Mode
Lorsque vous créez un fichier de base de données (sans utiliser l'un des modèles fournis avec FileMaker Pro),
FileMaker Pro crée automatiquement un modèle pour la première table du fichier, ainsi que pour chaque table
ajoutée contenant des rubriques.
Les contrôles de tabulation permettent d'organiser efficacement les données. Par exemple, dans une base de
données personnelle, vous pouvez créer des panneaux à onglets pour la photo de l’employé, la description du
poste et les informations financières. Pour créer un contrôle onglet, en mode Modèle, sélectionnez le menu
Insertion > Contrôle onglet ou cliquez sur l'outil Contrôle onglet. Pour plus d'informations, consultez l'Aide.
Outil Contrôle onglet
Cliquez pour passer à un autre panneau
Contrôle onglet
Chapitre 3
|
Création de bases de données
77
Pour créer des modèles supplémentaires, vous devez passer en mode Modèle et faire appel à l'assistant
Nouveau modèle/rapport, qui vous aide à créer un modèle selon les options de votre choix. Les différents
types de modèle répondent à des besoins différents (afficher un écran de saisie, imprimer un rapport
commercial récapitulatif ou imprimer des étiquettes de publipostage). Vous pouvez personnaliser chaque
modèle en utilisant les outils de conception disponibles en mode Modèle.
Important FileMaker Pro prend en compte l’imprimante sélectionnée et les informations relatives à
l’impression et à la mise en page lorsqu’il calcule les marges et les autres dimensions du modèle.
L’imprimante et les paramètres d’impression dépendent de l’imprimante et du logiciel que vous utilisez.
Pour plus d'informations, consultez la documentation de votre imprimante et de votre système.
Notez les points suivants :
1 Il est généralement plus facile de créer les rubriques à inclure dans un modèle avant de commencer à
utiliser l’assistant Nouveau modèle/rapport (voir la section « Création et modification de rubriques »,
page 64). Cependant, vous pouvez également créer des rubriques au sein de l'assistant Nouveau modèle/
rapport.
1 Avant de commencer, si vous avez l’intention d’imprimer le nouveau modèle en format paysage ou sur
un format de papier spécial, en mode Utilisation ou Modèle, choisissez le menu Fichier > Configuration
de l’impression (Windows) ou le menu Fichier > Format d'impression (Mac OS), confirmez les
paramètres d’orientation et de papier, puis cliquez sur OK. Les modifications de paramètres de
configuration de l'impression et de mise en page affectent tous les autres modèles du fichier actif, vous
devrez donc peut-être modifier de nouveau ces paramètres ultérieurement pour imprimer correctement
les autres modèles.
1 Vous pouvez facilement gérer les modèles et les dossiers de modèles dans votre base de données à l'aide
de la boîte de dialogue Gérer les modèles. Par exemple, ajoutez, supprimez et dupliquez des modèles et
dossiers, ouvrez plusieurs modèles et modifiez l'ordre dans lequel les modèles et dossiers apparaissent
dans le menu local Modèle. Pour plus d'informations, consultez l'Aide.
Pour créer un modèle :
1. En mode Utilisation, choisissez le menu Fichier > Gérer > Modèles, puis cliquez sur Nouveau. En mode
Modèle, cliquez sur Nouveau modèle/rapport dans la barre d'outils.
Vous accédez à l'Assistant Nouveau modèle/rapport ainsi qu'à une série de panneaux, destinés à vous
aider à créer le type de modèle que vous choisissez dans le premier écran.
2. Si le fichier possède plusieurs tables, sélectionnez la table contenant les enregistrements à afficher dans
ce modèle et attribuez un nom au modèle.
3. Suivez les instructions apparaissant à l'écran pour créer le type de modèle choisi dans le premier panneau.
Pour obtenir une description de chaque type de modèle que vous pouvez créer à l'aide de l'assistant,
consultez la section suivante, « A propos des types de modèle ».
4. Lorsque vous arrivez au terme de la série de panneaux, cliquez sur Terminer.
A présent, vous pouvez utiliser le nouveau modèle ou le personnaliser à l'aide des outils et des commandes
du mode Modèle. Pour plus d'informations, consultez les sections « Utilisation des objets dans un modèle »,
page 82 et « Utilisation des rubriques dans un modèle », page 86.
78
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
A propos des types de modèle
Les sections suivantes décrivent chacun des modèles que vous pouvez créer avec l'assistant Nouveau modèle/
rapport.
Standard
Le modèle Standard s'avère le bon choix pour la saisie de données ou la consultation à l'écran. Il contient
les rubriques sélectionnées, chacune figurant sur une rangée séparée, dans l'ordre indiqué, et des étiquettes
sur la partie située à gauche de la rubrique. En mode Utilisation, vous pouvez afficher un enregistrement ou
un formulaire à la fois (sauf si vous avez quitté la vue Formulaire).
Titres de
rubrique
Rubriques définies, ordre
dans lequel elles
apparaissent dans la table
Clients de la boîte de
dialogue Gérer la base de
données
Vue Tableau
Un modèle en vue Tableau contient les rubriques sélectionnées présentées sous forme de grille dans l'ordre
précisé de gauche à droite. Les noms des rubriques sont les titres des colonnes.
Si vous choisissez le type de modèle en vue Tableau, le modèle est créé automatiquement avec la vue
Tableau définie par défaut pour l'affichage du modèle en mode Utilisation. La vue Tableau est l'un des trois
affichages de modèle disponibles dans FileMaker Pro. Les autres affichages disponibles sont la vue
Formulaire et la vue Liste. La vue Tableau propose un affichage de vos données dans un format de tableur
qui vous permet de réorganiser rapidement les rubriques, d'ajouter ou de supprimer des enregistrements ou
de définir des rubriques en mode Utilisation. Par exemple, vous pouvez réorganiser, redimensionner ou trier
rapidement des colonnes (rubriques) à l’aide d’un seul clic de souris (si ces options sont définies). Pour plus
d'informations sur la vue Tableau, consultez la section « Utilisation des données en vue Tableau », page 30.
Vous pouvez également visualiser les données récapitulatives en vue Tableau, ce qui vous permet de
regrouper vos données en fonction d'une ou de plusieurs colonnes (rubriques) et de vérifier les sous-totaux
pour chaque groupe de totaux généraux pour la table. Les résultats récapitulatifs sont recalculés et mis à jour
en temps réel lorsque vous modifiez des valeurs de données en vue Tableau. Pour plus d'informations sur la
création de rapports dynamiques, consultez l’Aide.
Chapitre 3
|
Création de bases de données
79
Vue Liste
Un modèle en vue Liste contient les rubriques que vous sélectionnez, dans l'ordre que vous spécifiez de
gauche à droite de la page, les titres de rubrique étant utilisés comme en-têtes de colonne. Ce modèle s'avère
un bon choix pour visualiser ou imprimer de nombreux enregistrements en colonnes (liste d'enregistrements).
Si le nombre de rubriques est important, les colonnes sont disposées au-delà de la marge de droite du
modèle. Pour éviter cela, vous pouvez limiter les colonnes à la largeur de la page.
Dans l'assistant, vous pouvez choisir les actions suivantes :
1 ajouter du texte statique en en-tête et en pied de page (comme le nom de votre entreprise), du texte
dynamique (comme le numéro de page ou la date du jour) ou une image (comme le logo de votre
entreprise) ;
1 regrouper les enregistrements par un tri vous pouvez alors présenter un sous-total ou un sous-récapitulatif
des données dans les groupes (par exemple, grouper les données des ventes par région, puis présenter un
sous-total des ventes pour chaque région) ;
1 enregistrer des informations dans un script afin d'exécuter à nouveau le rapport (par exemple, passer
en modèle de rapport, trier les données et s'arrêter pour prévisualiser le rapport).
Vous pouvez modifier ces options après avoir exécuté l'assistant.
Rapport
Un modèle Rapport permet la création d'un rapport avec des données groupées ainsi que des totaux et soustotaux en option. Vous pouvez par exemple regrouper les informations de ventes par région, puis présenter
un sous-total (ou sous-récapitulatif) des ventes pour chaque région et ajouter un total général. Comme pour
un modèle en vue Liste, vous pouvez ajouter des en-têtes et des pieds de page et enregistrer les informations
dans un script.
Pour plus d'informations sur les modèles de rapports, consultez l'Aide.
Modèle vierge
Utilisez un Modèle vierge comme point de départ pour un modèle que vous créez intégralement, par
exemple pour constituer un écran de saisie complexe. Vous ajoutez les rubriques et autres objets souhaités
sur le modèle en mode Modèle.
Pour plus d'informations sur la création de modèles et de rapports, consultez l'Aide.
80
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Etiquettes
Utilisez un modèle Etiquettes pour organiser les rubriques sélectionnées de façon à ce qu'elles s'impriment
sur l'un des formats d'étiquettes standard prédéfinis. FileMaker Pro intègre les dimensions d'un grand
nombre d'étiquettes standard. Si le type d’étiquette que vous souhaitez utiliser n’est pas proposé, il vous
suffit d’indiquer les dimensions recherchées.
Le modèle Etiquettes verticales permet d'effectuer une rotation sur les caractères asiatiques et pleine largeur de
façon à pouvoir utiliser les étiquettes en position verticale. Pour plus d'informations sur l'écriture à la verticale,
consultez la section « Formatage des rubriques et mise en forme du texte pour une écriture verticale », page 96.
Pour plus d'informations sur la création d'un modèle d'Etiquettes et l'impression d'étiquettes, consultez
la section « Impression des étiquettes et enveloppes », page 49.
Etiquettes verticales
Un modèle d'étiquettes verticales est similaire à un modèle d'étiquettes, à ceci près que les caractères
asiatiques et pleine largeur pivotent de sorte que les étiquettes soient utilisables dans le sens vertical. Pour
plus d'informations sur le format d'écriture vertical, consultez la section « Formatage des rubriques et mise
en forme du texte pour une écriture verticale », page 96.
Enveloppe
Utilisez le modèle Enveloppe pour imprimer les rubriques sélectionnées, organisées de façon à s'imprimer sur une
enveloppe standard « N°10 ».
Pour plus d'informations sur la création d'un modèle d'Enveloppe et l'impression d'enveloppes, consultez la
section « Impression des étiquettes et enveloppes », page 49.
Chapitre 3
|
Création de bases de données
81
Définition d'un modèle pour l'impression des enregistrements en colonnes
Vous pouvez définir un modèle de façon à imprimer (ou prévisualiser) les enregistrements en colonnes, par
exemple pour un répertoire de noms et d'adresses. Ceci est différent d'un modèle en vue Liste dans lequel
les rubriques sont organisées en colonnes.
Lorsque vous configurez des enregistrements pour l'impression en colonnes, toutes les valeurs des rubriques
(et des étiquettes le cas échéant) d'un enregistrement sont imprimées ensemble dans un bloc (comme sur une
étiquette), puis toutes les valeurs de l'enregistrement suivant sont imprimées ensemble, etc. Vous ne pouvez
afficher plusieurs colonnes qu'en modes Modèle et Prévisualisation et lorsque vous imprimez (mais pas en
modes Utilisation et Recherche).
Vous pouvez choisir d'organiser les colonnes de gauche à droite ou de haut en bas.
1
5
1
2
2
6
3
4
3
7
5
6
4
8
7
8
Sens vertical
Sens horizontal
Définition de colonnes dans un modèle
1. Choisissez une imprimante et des options d’impression ou de mise en page.
FileMaker Pro prend en compte l’imprimante sélectionnée et les informations relatives à l’impression et
à la mise en page lorsqu’il calcule les marges et les autres dimensions du modèle.
2. En mode Modèle, créez ou choisissez un modèle à l’aide du menu local Modèle.
Il est plus simple de débuter avec un Modèle vierge ou avec un modèle sans objet dans l’élément corps.
3. Choisissez le menu Modèles > Format de modèle.
4. Dans la boîte de dialogue Format de modèle, cliquez sur l'onglet Impression, activez la case à cocher
Imprimer sur <valeur> colonne(s), sélectionnez les options pour les colonnes, puis cliquez sur OK.
Pour
Faites ceci
Indiquer le nombre de colonnes
Au niveau de l’option Imprimer sur <valeur> colonne(s), tapez un nombre
entre 1 et 99.
Organiser les enregistrements horizontalement
(de gauche à droite, rangée par rangée)
Sélectionnez le cercle d'option Sens horizontal.
Utilisez cette option pour les rapports tels que les étiquettes, afin
d’utiliser le moins possible de lignes et de préserver le stock d’étiquettes.
Organiser les enregistrements verticalement
(de haut en bas, colonne par colonne)
Sélectionnez le cercle d’option Sens vertical.
Utilisez cette option pour les rapports tels que les répertoires, lorsque
vous lisez de haut en bas, colonne par colonne.
5. Le modèle contient des lignes verticales indiquant les colonnes.
82
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
6. Organisez les rubriques et autres objets de modèle de façon à ce qu’ils se trouvent dans l’exemple de colonne
situé à gauche.
Utilisez des rubriques de fusion, des rubriques ou des objets dont le recadrage est activé afin qu'un plus
grand nombre de données puisse être placé dans la largeur de la colonne. Grâce à ces deux fonctions, les
rubriques peuvent s’étendre dans la zone grisée de la seconde colonne et l’espace vierge des rubriques
est supprimé lorsque vous affichez ou imprimez les données.
Colonne exemple
Redimensionnement manuel de la
largeur de la colonne en glissant
Modification de la largeur des colonnes
La largeur initiale de chaque colonne est calculée en fonction de la taille du papier, de l’orientation et des
marges définies. Pour changer la largeur des colonnes, effectuez l’une des opérations suivantes :
Pour
Faites ceci
Ajuster interactivement la largeur des
colonnes
Faites glisser la limite droite des colonnes (la ligne verticale en pointillé à droite de la
colonne exemple). Si vous élargissez la colonne, une zone grisée matérialise une zone «
gouttière » non imprimable.
Mesurer et ajuster avec précision la
largeur des colonnes
Cliquez sur Inspecteur
dans la barre de modèle. Cliquez sur Positionner. Placez le
pointeur sur la limite droite de la colonne, maintenez le bouton de la souris enfoncé
(attention à ne pas déplacer la largeur de la colonne) et lisez la valeur de la Largeur dans
la zone Taille.
Si vous modifiez le nombre de colonnes, FileMaker Pro ajuste la largeur des colonnes en fonction de la
largeur du papier que vous avez définie, sans inclure les marges fixes. Il se peut que vous ayez à réajuster
les rubriques à l’intérieur de la colonne exemple.
Pour plus d'information sur la définition d'un modèle pour l'impression d'enregistrements, consultez l'Aide.
Utilisation des objets dans un modèle
Un objet est un élément discret, comme une rubrique, du texte, un objet graphique (ovale ou image
importée), un bouton, une table externe (affichage de rangées d'enregistrements liés), un contrôle d'onglet,
un graphique ou un Web Viewer, pouvant être sélectionné, déplacé, redimensionné, supprimé, copié, mis en
forme ou modifié de toute autre manière. Placez les objets sur un modèle pour améliorer sa conception.
Pour chaque type d’objet utilisé, vous faites appel à des outils spécifiques de la barre d'outils.
Chapitre 3
|
Création de bases de données
83
Barre d'outils en mode Modèle (Windows)
Barre d'outils en mode Modèle (Mac OS)
Remarque Si la barre d'outils n'apparaît pas en haut de la fenêtre du document, elle est sûrement masquée.
Vérifiez que vous êtes en mode Modèle, puis cliquez sur le bouton de commande
de la barre d'outils dans
le coin inférieur gauche de la fenêtre du document (ou choisissez le menu Affichage > Barre d'outils.
Utilisation de l'Inspecteur pour mettre en forme des objets
En mode Modèle, vous pouvez utiliser l'Inspecteur pour afficher et modifier les paramètres des objets. Chaque
onglet se concentre sur un aspect différent de la mise en forme. Maintenez le pointeur de la souris sur les
options de chaque onglet pour obtenir une description de leur action.
Pour ouvrir l'Inspecteur :
1 Cliquez sur Inspecteur
dans la barre de modèle.
1 Choisissez le menu Affichage > Inspecteur.
Cliquez sur les onglets pour
mettre en forme différents
aspects d'un objet.
Entrez les paramètres pour le
positionnement d'un objet sur
le modèle.
Ancrez l'objet sur le côté
supérieur, inférieur, gauche ou
droit de la fenêtre (en mode
Utilisation ou Recherche) ou bien
à gauche ou à droite (en mode
Prévisualisation ou lors de
l'impression).
Sélectionnez les paramètres
pour la position relative d'un
objet ou pour le
redimensionnement d'un objet.
Sélectionnez les paramètres
d'impression et de
prévisualisation des objets.
84
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Vous pouvez ouvrir plusieurs fenêtres de l'Inspecteur pour travailler plus facilement sur un modèle. Affichez
par exemple l'onglet Données d'une fenêtre Inspecteur et l'onglet Apparence d'une autre fenêtre Inspecteur
pour accéder aux options de chaque onglet. Pour ouvrir une autre fenêtre de l'Inspecteur, choisissez le menu
Affichage > Nouvel Inspecteur.
Pour plus d'informations sur l'utilisation de l'Inspecteur, consultez l'Aide.
Utilisation de l'Inspecteur pour positionner des objets
Utilisez l'Inspecteur pour définir avec précision la position et la taille des objets d'un modèle. Vous pouvez
également paramétrer les objets pour qu'ils se redimensionnent automatiquement, mais aussi pour qu'ils se
déplacent horizontalement ou verticalement lors du redimensionnement de la fenêtre de FileMaker Pro. Les
paramètres horizontaux s'appliquent également au mode Prévisualisation et d'impression lorsque la taille de la
page est plus large que la taille du modèle affiché ou imprimé.
Lorsque les objets de modèle sont paramétrés pour être redimensionnés, ils gardent une distance constante
par rapport à l'objet auquel ils sont liés. Cela permet aux objets d'être déplacés, agrandis ou contractés
lorsque la fenêtre FileMaker Pro est redimensionnée.
Les points d'ancrage sont soit la marge du modèle, soit la marge multimédia dans lesquelles un objet réside.
Par défaut, les objets sont ancrés sur les bords supérieur gauche du modèle ou de la page.
Positionnement précis ou redimensionnement d'objets
1. En mode Modèle, sélectionnez un ou plusieurs objets.
Pour plus d'informations, consultez la section « Sélection des objets », page 85.
2. Cliquez sur Inspecteur
dans la barre de modèle, puis cliquez sur Positionner.
3. Dans la zone Positionner, saisissez une nouvelle valeur dans l'une des rubriques.
Remarque Pour modifier l'unité de mesure, choisissez le menu Modèles > Unités. Dans la boîte
de dialogue Unités, pour Unité des règles, choisissez une unité de mesure, puis cliquez sur OK.
4. Tapez une nouvelle valeur dans l'une des rubriques suivantes.
Rubrique
Signification
Nom
Nom de l'objet sélectionné (facultatif). Vous pouvez attribuer un nom à un objet isolé ou groupé.
Certaines actions de script et certaines fonctions utilisent ce nom pour désigner l'objet sur lequel elles
agissent. Pour plus d'informations, consultez l'Aide.
A gauche
La distance entre le bord gauche de la sélection et le bord gauche du modèle.
En haut
La distance entre la partie supérieure de la sélection et la partie supérieure du modèle.
A droite
La distance entre le bord droit de la sélection et le bord gauche du modèle.
En bas
La distance entre la partie inférieure de la sélection et la partie supérieure du modèle.
Largeur
La largeur de l’objet.
Hauteur
La hauteur de l’objet.
Si vous ne pouvez saisir aucune valeur, c'est que cette rubrique n'a aucun sens pour l'objet sélectionné
(par exemple, une ligne horizontale n'a pas de hauteur) ou que la sélection est verrouillée.
5. Appuyez sur Entrée ou sur la touche de tabulation ou cliquez en dehors de l'Inspecteur pour appliquer les
modifications.
Chapitre 3
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Création de bases de données
85
Autorisez les objets à être redimensionnés ou déplacés sur le modèle
Lorsque les objets de modèle sont paramétrés pour être redimensionnés, ils gardent une distance constante
par rapport à l'objet auquel ils sont liés. Cela permet aux objets d'être déplacés, agrandis ou contractés
lorsque la fenêtre FileMaker Pro est redimensionnée.
Les points d'ancrage sont soit la marge du modèle, soit la marge multimédia dans lesquelles un objet réside.
Par défaut, les objets sont ancrés sur les bords supérieur et gauche du modèle ou de la page.
Pour permettre aux objets d'être redimensionnés ou déplacés lorsque la fenêtre FileMaker Pro est
redimensionnée :
1. En mode Modèle, sélectionnez un ou plusieurs objets sur le modèle.
Pour plus d'informations, consultez la section « Sélection des objets », page 85.
2. Cliquez sur Inspecteur
dans la barre de modèle, puis cliquez sur Positionner.
3. Dans la zone Dimensionnement automatique, sélectionnez la ligne qui indique le côté de l'objet à ancrer
au modèle ou à l'élément multimédia.
Sélectionnez la ligne
correspondant au côté
de l'objet que vous
souhaitez ancrer.
Remarque Les objets situés dans des éléments multimédia sur des modèles (tels que des rubriques situées
dans des panneaux à onglets ou tables externes) n'héritent pas de paramètres de redimensionnement à partir
de l'élément multimédia.
Important Plusieurs objets placés côte à côte ou empilés verticalement et ancrés sur les marges gauche,
droite ou haut et bas sont déplacés ou redimensionnés en fonction de la marge de la fenêtre ou marge
multimédia, et pas entre eux. De ce fait, les objets adjacents ne conserveront pas une distance relative entre
eux et peuvent se chevaucher lorsque la fenêtre est redimensionnée.
Pour plus d'informations sur la configuration d'objets à redimensionner, consultez l'Aide.
Sélection des objets
Pour utiliser un objet dans un modèle, vous devez le sélectionner en mode Modèle. Vous voyez alors
apparaître de petits carrés noirs ou des poignées, sur les angles de l'objet sélectionné.
Des poignées apparaissent aux coins de
l'objet sélectionné
Remarque Si les poignées de sélection d'un objet sont grisées et n'apparaissent pas en noir, l'objet est
verrouillé.
86
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Pour sélectionner un objet, cliquez sur l'outil de sélection de la barre d'outils. Le pointeur prend la forme
d’une flèche. Effectuez ensuite l'une des opérations suivantes.
Pour sélectionner
Procédure en mode Modèle
Un objet
Cliquez sur l'objet à l'aide du pointeur en flèche. (Si l'objet est transparent, cliquez sur son cadre.)
Plusieurs objets à la fois
Faites glisser le pointeur en flèche jusqu'à ce que les objets fassent partie de la zone de sélection. (Si
vous maintenez la touche Ctrl (Windows) ou 2 (Mac OS) enfoncée tout en faisant glisser le pointeur,
il n'est pas nécessaire que la zone de sélection englobe entièrement les objets.)
Vous pouvez également maintenir la touche Maj enfoncée tout en cliquant sur chacun des objets.
Tous les objets du modèle
Choisissez le menu Edition > Tout sélectionner.
Tous les objets du même type
(par exemple, tous les objets
textuels ou tous les
rectangles)
Cliquez sur l’outil correspondant au type d’objet à sélectionner, puis choisissez le menu Edition >
Tout sélectionner. Cette méthode ne sélectionne pas les boutons.
Ou cliquez sur une rubrique à l'aide du pointeur en flèche tout en maintenant la touche Maj
(Windows) ou Option (Mac OS) enfoncée, puis choisissez le menu Edition > Tout sélectionner
(Windows) ou Sélectionner même élément (Mac OS).
Toutes les rubriques
Cliquez sur une rubrique à l'aide du pointeur en flèche tout en maintenant la touche Maj (Windows)
ou Option (Mac OS) enfoncée, puis choisissez le menu Edition > Tout sélectionner (Windows) ou
Sélectionner même élément (Mac OS).
Une table externe
A l’aide du pointeur, cliquez sur le cadre de la table externe ou sur une zone de la table ne contenant
aucune rubrique ni aucun objet.
Contrôles de tabulation,
panneaux à onglets et
objets des panneaux à
onglets
Pour plus d'informations sur la création et l'utilisation de contrôles onglet, consultez l'Aide.
Désélectionner des objets
sélectionnés
Cliquez sur une zone vierge du modèle ou sur un outil de la barre d'outils. Vous pouvez également
maintenir la touche Maj enfoncée tout en cliquant sur les objets sélectionnés.
Pour plus d'informations sur l'utilisation d'objets sur un modèle, consultez l'Aide.
Utilisation des rubriques dans un modèle
Après avoir créé un modèle, vous pouvez y insérer des rubriques, supprimer des rubriques que vous ne
souhaitez pas afficher, déterminer les paramètres de contrôle des données saisies dans les rubriques ainsi que
leur format d'affichage.
Dans un modèle, les rubriques constituent des objets que vous pouvez sélectionner, déplacer, redimensionner et
dont vous pouvez modifier la forme. En mode Modèle, chaque rubrique affiche son nom, mis en forme avec ses
attributs de police, de corps, de style, d'alignement, d'espacement et de couleur. Toutes les rubriques, sauf celles
de type Multimédia, affichent des lignes de base de texte pour indiquer l’emplacement des données en mode
Utilisation et faciliter l’alignement des rubriques les unes par rapport aux autres.
Titre de rubrique
Les rubriques
contiennent les noms
des rubriques
Ligne de base du texte
Chapitre 3
|
Création de bases de données
87
Notez les points suivants :
1 Une rubrique qui n’apparaît pas sur un modèle existe tout de même dans la base de données et ses
données peuvent être utilisées dans des calculs et des récapitulatifs.
1 Pour définir la mise en forme, la présentation et le mode de saisie par défaut d'une rubrique, choisissez
des options sans rubriques sélectionnées. FileMaker Pro applique ces paramètres par défaut à toutes les
rubriques ajoutées par la suite. Consultez la section « Mise en forme des données de rubrique d'un modèle
», page 91, la section « Autorisation ou interdiction de la saisie dans une rubrique », page 96 ainsi que
l'Aide. Vous pouvez également spécifier les options individuellement pour chaque rubrique.
Placement et suppression de rubriques dans un modèle
Vous pouvez placer une rubrique n'importe où, dans n'importe quel modèle, autant de fois que vous le
souhaitez. (Vous ne pouvez insérer que des rubriques que vous avez définies. Consultez la section « Création
et modification de rubriques », page 64.)
Pour une même rubrique, vous obtenez différents résultats selon son emplacement dans le modèle.
Par exemple :
1 Ajoutez la même rubrique Statistique à un sous-récapitulatif pour calculer les totaux de chaque groupe
d'enregistrements triés, et à un récapitulatif pour obtenir les totaux de tous les enregistrements d'une table.
1 Ajoutez une rubrique à l’en-tête ou au pied de page pour répéter des données du premier ou du dernier
enregistrement sur la page sous la forme d’un en-tête ou d’un pied de page. (Par exemple, ajoutez une
rubrique Nom à l’en-tête dans un répertoire.)
1 Ajoutez la même rubrique liée directement sur un modèle pour obtenir la valeur de la rubrique dans le
premier enregistrement lié, ou dans une table externe pour obtenir les valeurs de plusieurs rubriques liées.
(Une table externe est un objet de modèle affichant des enregistrements provenant de tables liées.)
Placement d'une rubrique dans un modèle
1. En mode Modèle, choisissez le modèle sur lequel vous voulez travailler à l’aide du menu local Modèle.
2. Effectuez l’une des opérations suivantes :
1 A l'aide de l'Outil Rubrique
de la barre d'outils, faites glisser une rubrique à l'emplacement souhaité
sur le modèle. Lorsque vous faites glisser la rubrique sur le modèle, un cadre et des lignes de base de
texte s'affichent pour vous aider à l'aligner par rapport aux autres objets du modèle. Relâchez le bouton
de la souris lorsque la rubrique se trouve à l’emplacement voulu.
Outil
Rubrique
Le cadre de la rubrique et les lignes
de base apparaissent lorsque vous
glissez les rubriques sur le modèle.
1 Pour ajouter et redimensionner une rubrique, cliquez sur l'Outil Rubrique/Contrôle
d'outils. Faites glisser le pointeur en croix pour dessiner la rubrique.
de la barre
88
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
1 Pour afficher les données d'une rubrique dans une liste déroulante, un menu local, un jeu de cases à cocher,
un jeu de cercles d'option ou un calendrier déroulant, cliquez sur la flèche en regard de l'Outil Rubrique/
Contrôle
(Windows) ou maintenez enfoncé l'Outil Rubrique/Contrôle
(Mac OS), puis sélectionnez
le type de la rubrique ou du contrôle pour l'ajouter au modèle. Faites glisser le pointeur en croix pour
dessiner la rubrique. Pour mettre en forme et choisir une liste de valeurs pour la rubrique, consultez la
section « Configuration de jeux de cases à cocher et d'autres contrôles d'un modèle », page 89.
Remarque Si vous placez une rubrique liée dans une table externe, placez-la dans la première rangée de
la table externe. Vérifiez que chaque rubrique de la table externe provient de la même table liée depuis
laquelle la table externe est définie pour afficher les enregistrements. Pour plus d'informations, consultez
l'Aide.
3. Dans la boîte de dialogue Rubrique, sélectionnez la rubrique à placer.
Pour placer une
rubrique d'une autre
table, choisissez cette
table
Sélectionnez la
rubrique à ajouter
Activez cette case à
cocher pour utiliser le
nom de la rubrique en
tant que titre de
rubrique
Pour choisir une rubrique appartenant à une autre table, choisissez tout d'abord la table dans la liste, audessus de la liste des rubriques. Puis sélectionnez une rubrique dans la liste. Ou choisissez Gérer la base
de données dans la liste des tables afin de créer un lien ou une table (consultez la section « Création de
liens », page 112).
4. Activez la case à cocher Créer une étiquette pour inclure le texte du nom de la rubrique sur le modèle.
5. Cliquez sur OK.
Le nom de la rubrique apparaît sur le modèle, sauf si vous avez choisi d'afficher des données exemples de
l'enregistrement actif (en choisissant le menu Affichage > Afficher > Echantillons). Les rubriques provenant de
tables liées apparaissent sous la forme ::Nom de rubrique (précédé par deux symboles deux-points).
Remplacement d'une rubrique par une autre
En mode Modèle, double-cliquez sur la rubrique, puis sélectionnez-en une autre dans la boîte de dialogue Rubrique
et cliquez sur OK.
Suppression d'une rubrique d'un modèle
En mode Modèle, cliquez sur la rubrique pour la sélectionner, puis appuyez sur la touche Retour arrière ou
Suppr ou choisissez le menu Edition > Effacer. Supprimer une rubrique d'un modèle ne signifie pas que vous
supprimez la rubrique ni ses données de la base de données.
Chapitre 3
|
Création de bases de données
89
Configuration de jeux de cases à cocher et d'autres contrôles d'un modèle
Vous pouvez formater des rubriques afin de les afficher sous forme de listes déroulantes, menus locaux,
cases à cocher, cercles d'options et calendriers déroulants. Vous pouvez également formater des rubriques
pour qu'elles soient renseignées automatiquement en suggérant d'éventuelles correspondances à mesure que
l’utilisateur entre des données dans la rubrique. Toutes ces options facilitent la saisie de données.
Pour définir l'affichage d'une rubrique sous forme de menu local, case à cocher ou tout autre contrôle :
1. En mode Modèle, sélectionnez la rubrique.
1 Si la rubrique ne se trouve pas déjà sur le modèle, consultez la section « Placement et suppression de
rubriques dans un modèle », page 87.
1 Si la rubrique n'a pas été définie, choisissez le menu Fichier > Gérer > Base de données pour définir
une nouvelle rubrique.
2. Cliquez sur Inspecteur
dans la barre de modèle, puis cliquez sur Données.
3. Dans la zone Rubrique, choisissez le Style de contrôle souhaité :
1 Zone d'édition
1
1
1
1
1
Liste déroulante
Menu local
Jeu de cases à cocher
Jeu de cercles d'option
Calendrier déroulant
Par exemple, utilisez un jeu de cercles d'options pour afficher une liste de valeurs de valeurs texte,
nombre, date ou heure fréquemment utilisées. Lors de la saisie, les utilisateurs peuvent choisir des
valeurs définies plutôt que de les saisir.
Pays
Choisissez l'une des
valeurs de la liste
Liste de valeurs rattachée à la rubrique Pays
Lorsque vous choisissez différents styles de contrôles, des options différentes apparaissent dans
l'Inspecteur.
4. Sélectionnez la liste de valeurs souhaitée depuis la liste Valeurs de.
Pour créer une liste de valeurs, consultez l'Aide.
5. Si vous avez sélectionné Liste déroulante comme Style de contrôle, vous pouvez mettre en forme
l'apparence de la liste en sélectionnant Inclure une flèche pour afficher et masquer la liste.
Une flèche apparaît alors dans la zone d'édition. Les utilisateurs peuvent afficher ou masquer la liste
déroulante en cliquant sur cette flèche ou en appuyant sur la touche Echap.
6. Pour autoriser les utilisateurs à saisir des valeurs autres que celles définies par la liste de valeurs,
sélectionnez Autoriser la modification de la liste de valeurs.
Cette option n'est pas disponible si vous avez sélectio,né Jeu de cases à cocher ou Jeu de cercles
d'option ou si la liste de valeurs sélectionnée à l'étape 4 utilise les valeurs d'une rubrique.
90
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
7. Pour choisir la rubrique dont vous souhaitez afficher les données, cliquez sur l'icône en regard de Afficher
les données de.
8. Dans la boîte de dialogue Rubrique, sélectionnez la rubrique dont vous souhaitez afficher les données.
Activez la case à cocher Créer une étiquette pour inclure le texte du nom de la rubrique sur le modèle.
9. Appuyez sur Entrée ou sur la touche de tabulation ou cliquez en dehors de l'Inspecteur pour appliquer les
modifications.
10. Pour définir des rubriques suggérant d'éventuelles correspondances à mesure que l'utilisateur entre des
données dans la rubrique, sélectionnez Compléter automatiquement à l'aide de la liste de valeurs ou
Compléter automatiquement à l'aide des valeurs précédemment saisies.
Remarque Le renseignement automatique ne s'applique qu'aux rubriques texte.
11. Cliquez sur OK.
Pour plus d'informations sur la définition des listes de valeurs et l'utilisation du renseignement automatique,
consultez l'Aide.
Choix de l'emplacement des rubriques liées
Vous pouvez positionner des rubriques liées directement dans les modèles ou dans les tables externes.
1 Directement dans les modèles : Placez les rubriques liées directement dans un modèle pour afficher les
données depuis le premier enregistrement lié, même si plusieurs enregistrements liés répondent aux
critères du lien. (Le premier enregistrement lié à s’afficher est déterminé par l’indication ou non d’un
ordre de tri par le lien. Pour plus d'informations, consultez la section « Création de liens », page 112.)
1 Dans les tables externes : Placez les rubriques liées dans une table externe d'un modèle pour afficher les
données de tous les enregistrements liés qui répondent aux critères du lien. Pour consulter des exemples
sur les moments où placer les rubriques liées dans les tables externes, consultez l'Aide.
Remarque Avant de placer des rubriques liées sur un modèle, vous devez connaître les concepts présentés
dans le chapitre chapitre 4, « Utilisation de tables et de fichiers liés ».
A propos des rubriques de fusion
Utilisez des rubriques de fusion pour combiner des données de rubriques et du texte provenant de documents
tels que des formulaires, des étiquettes, des enveloppes ou des contrats. Vous pouvez créer des rubriques de
fusion dans des blocs de texte, ce qui vous permet d’utiliser en même temps du texte statique et des données
de rubriques.
Les rubriques de fusion diminuent ou augmentent selon le volume de texte de la rubrique de chaque
enregistrement. Par exemple :
1 Lorsque la rubrique de fusion <<Prénom>> se trouve entre le texte Bonjour et une virgule (comme dans
Bonjour <<Prénom>>,), FileMaker Pro affiche Bonjour Pierre, en mode Utilisation ou Prévisualisation si
la rubrique Prénom contient Pierre.
1 Lorsqu'une rubrique de fusion se situe sur une ligne seule (par exemple une rubrique Ligne d'adresse 2
sur une étiquette postale), FileMaker Pro supprime la ligne vide du bloc de texte.
Chapitre 3
|
Création de bases de données
91
FileMaker Pro utilise des rubriques de fusion pour créer des modèles Etiquettes et Enveloppe.
Remarque Vous pouvez également utiliser une variable de fusion pour afficher des données. Pour plus
d'informations, consultez l'Aide.
Mise en forme des données de rubrique d'un modèle
Utilisez les formats de rubrique de FileMaker Pro pour contrôler la présentation des données dans un
modèle. Les formats indiqués ne modifient pas les données stockées dans la base de données et vous pouvez
stipuler un format différent chaque fois que vous placez une rubrique dans un modèle (qu’il s’agisse du
même modèle ou d’un modèle différent). Par exemple, si vous entrez –5123 dans une rubrique Nombre, vous
pouvez formater ce nombre pour qu'il s'affiche sous la forme –5 123,00 euros à un endroit et sous la forme
<5123> à un autre endroit.
FileMaker Pro applique le formatage des rubriques dans l'ordre suivant :
1 Si vous ne stipulez aucun format, FileMaker Pro affiche les nombres, les dates et les heures selon les
formats du système définis dans les Paramètres régionaux du Panneau de configuration (Windows) ou du
panneau International des Préférences Système (Mac OS) au moment de la création du fichier.
1 Dans FileMaker Pro, vous pouvez spécifier les formats d'affichage du texte, des nombres, des dates, des
heures, des horodatages ou des rubriques Multimédia sans sélectionner d'objet. FileMaker Pro appliquera ces
formats par défaut aux rubriques que vous placerez ultérieurement dans les modèles. Pour les rubriques
Nombre, Date, Heure et Horodatage, ces formats d'affichage remplacent les formats du système.
Spécification de formats de texte pour les rubriques
En mode Modèle, vous pouvez définir un ensemble d'attributs de texte pour chaque rubrique. Tous les
caractères de cette instance de rubrique (y compris toutes les valeurs des rubriques multivaluées) partagent
les mêmes paramètres de police, de corps, de style, de couleur, d'interlignage, d'alignement et de texte.
Remarque Vous pouvez également mettre en forme les caractères des rubriques texte en mode Utilisation
(par exemple, mettre un mot en italique ou le souligner pour le détacher du reste du texte). Contrairement à
la mise en forme de texte définie en mode Modèle, celle-ci sera mémorisée avec les données et apparaîtra
dans les modèles qui affichent cette rubrique.
1. En mode Modèle, sélectionnez une ou plusieurs rubriques.
Vous pouvez également définir les formats de texte des rubriques que vous placerez ultérieurement ; pour
cela, commencez sans sélectionner aucune rubrique.
2. Cliquez sur Inspecteur
dans la barre de modèle, puis cliquez sur Apparence.
3. Sélectionnez les formats à utiliser.
Utilisez la zone Texte pour mettre en forme le style, la taille, la police ou la couleur du texte ou pour
définir du texte comme étant en surbrillance, gras, italique ou souligné. Utilisez la zone Paragraphe pour
définir l'alignement, le retrait et l'interligne des rubriques. Utilisez la section Onglets pour positionner et
aligner les taquets de tabulation et créer un caractère d'en-tête permettant de remplir la largeur du retrait
de tabulation.
92
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Indiquez la police, le
style, la taille et la
couleur.
Mettez le texte en
surbrillance.
Définissez
l'alignement vertical
et horizontal,
l'interligne et les
retraits des
paragraphes.
Définissez la position
de tabulation et
l'alignement.
Tapez un caractère
d'en-tête pour
remplir la tabulation.
4. Appuyez sur Entrée ou sur la touche de tabulation ou cliquez en dehors de l'Inspecteur pour appliquer les
modifications.
Pour plus d'informations sur l'indication de formats de texte pour les rubriques, consultez l'Aide.
Spécification de formats pour les rubriques numériques
Vous pouvez contrôler la façon dont FileMaker Pro affiche les valeurs contenues dans les rubriques Nombre,
Calcul avec résultats numériques et Statistique.
1. En mode Modèle, sélectionnez une ou plusieurs rubriques contenant des valeurs numériques.
2. Cliquez sur Inspecteur
dans la barre de modèle, puis cliquez sur Données.
3. Dans la zone Formatage des données, cliquez sur Nombre
.
4. Sélectionnez le format de nombre à utiliser dans la liste Format, puis sélectionnez des formats
supplémentaires pour la rubrique numérique.
Les options présentées dépendent du format choisi.
Chapitre 3
|
Création de bases de données
93
Choisissez les options pour les
valeurs logiques ou
décimales, les symboles
monétaires et les
pourcentages.
Définissez les options
pour la devise et les
valeurs négatives.
Définissez les options
d'affichage pour les différents
types numériques japonais
5. Appuyez sur Entrée ou sur la touche de tabulation ou cliquez en dehors de l'Inspecteur pour appliquer les
modifications.
Pour plus d'informations sur l'indication de formats pour les rubriques numériques, consultez l'Aide.
Spécification de formats pour les rubriques Date
Vous pouvez contrôler la façon dont FileMaker Pro affiche les valeurs dans les rubriques Date et Calcul
générant une date.
Important Le format choisi pour une rubrique de type Date en mode Modèle importe peu. FileMaker Pro
affiche la date avec les quatre chiffres de l'année chaque fois que vous cliquez (ou vous positionnez à l'aide
de la touche Tab) sur la rubrique en mode Utilisation FileMaker vous recommande de toujours saisir une
date comportant quatre chiffres pour l'année. Si vous saisissez une date ne possédant que deux chiffres, elle
sera convertie en année à quatre chiffres. Pour plus d’informations, consultez la rubrique « Conversion des
dates dont l’année est représentée par deux chiffres » de l'Aide.
1. En mode Modèle, sélectionnez une ou plusieurs rubriques Date ou Calcul générant une date.
2. Cliquez sur Inspecteur
dans la barre de modèle, puis cliquez sur Données.
3. Dans la zone Formatage des données, cliquez sur Date
.
4. Sélectionnez le format de date à utiliser dans la liste Format, puis sélectionnez des formats supplémentaires
pour la rubrique de date.
Choisissez des
options pour
l'affichage des
dates japonaises.
Choisissez les options
pour le jour, le mois, la
date, l'année et les
caractères de
séparation.
94
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
5. Appuyez sur Entrée ou sur la touche de tabulation ou cliquez en dehors de l'Inspecteur pour appliquer les
modifications.
Pour plus d'informations sur l'indication de formats pour les rubriques de date, consultez l'Aide.
Spécification de formats pour les rubriques Heure
Vous pouvez contrôler la manière dont FileMaker Pro affiche les heures dans les rubriques.
1. En mode Modèle, sélectionnez une ou plusieurs rubriques de type Heure ou Calcul générant une heure.
2. Cliquez sur Inspecteur
dans la barre de modèle, puis cliquez sur Données.
3. Dans la zone Formatage des données, cliquez sur Heure
.
4. Sélectionnez le format d'heure à utiliser dans la liste Format, puis sélectionnez des formats supplémentaires
pour la rubrique d'heure.
Si vous souhaitez afficher les secondes fractionnelles, passez à l'étape suivante. Si vous ne souhaitez pas
formater le composant des secondes, passez à l'étape 6.
5. Cliquez sur Nombre
souhaitées.
dans la zone Formatage des données, puis sélectionnez les options de formatage
Deux options seulement affectent l'affichage des secondes : Nombre fixe de décimales et Décimal
(à droite de Séparateur). Les options restantes n'interviennent en rien.
Choisissez d'afficher les
heures telles qu'elles sont
saisies, selon un format
prédéfini ou dans le
format indiqué
Choisissez des
options pour
l'affichage des
heures japonaises
6. Appuyez sur Entrée ou sur la touche de tabulation ou cliquez en dehors de l'Inspecteur pour appliquer les
modifications.
Pour plus d'informations sur l'indication de formats pour les rubriques d'heure, consultez l'Aide.
Chapitre 3
|
Création de bases de données
95
Spécification de formats des rubriques de type Horodatage
Vous pouvez contrôler la manière dont FileMaker Pro affiche les horodatages dans les rubriques.
Le formatage d'une rubrique Horodatage intervient sur les trois composants : date, heure (sans les secondes)
et secondes (y compris secondes fractionnelles).
1. En mode Modèle, sélectionnez une ou plusieurs rubriques de type Horodatage ou Calcul générant
un horodatage.
2. Cliquez sur Inspecteur
dans la barre de modèle, puis cliquez sur Données.
3. Pour formater le composant de date, dans la zone Formatage des données, cliquez sur Date
sélectionnez les options de formatage souhaitées.
, puis
4. Pour formater le composant d'heure (sauf les secondes), dans la zone Formatage des données, cliquez sur
, puis sélectionnez les options de formatage souhaitées.
Heure
5. Pour formater les secondes et les secondes fractionnelles, dans la zone Formatage des données, cliquez
, puis sélectionnez les options de formatage souhaitées.
sur Nombre
Deux options seulement affectent l'affichage des secondes : Nombre fixe de décimales et Décimal
(à droite de Séparateur). Les options restantes n'interviennent en rien.
6. Appuyez sur Entrée ou sur la touche de tabulation ou cliquez en dehors de l'Inspecteur pour appliquer
les modifications.
Remarque Vous devez définir le format des composants date et heure pour qu'un formatage puisse être
appliqué. Si vous sélectionnez Telle que saisie pour la Date ou l'Heure, les données de la rubrique d'horodatage
s'affichent telles que vous les saisissez.
Pour plus d'informations sur l'indication de formats pour les rubriques d'horodatage, consultez l'Aide.
Spécification des formats des rubriques de type Multimédia
Vous pouvez déterminer la façon dont FileMaker Pro affiche les images et les icônes de fichier dans les
rubriques Multimédia.
Remarque Les instructions suivantes s'appliquent également au formatage des objets graphiques insérés sur
un modèle.
1. En mode Modèle, sélectionnez une ou plusieurs rubriques Multimédia ou des graphiques insérés.
2. Cliquez sur Inspecteur
dans la barre de modèle, puis cliquez sur Données.
3. Dans la zone Formatage des données, cliquez sur Image
, puis sélectionnez les formats à utiliser.
Choisissez le moyen d'ajuster
l'image au cadre.
Choisissez l'alignement
horizontal de l'image dans la
rubrique.
Choisissez
l'alignement vertical
de l'image dans la
rubrique.
Pour plus d'informations sur l'indication de formats pour les rubriques Multimédia, consultez l'Aide.
96
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Formatage des rubriques et mise en forme du texte pour une écriture verticale
Si votre système d'exploitation est configuré pour prendre en charge la saisie de texte en japonais, vous
pouvez mettre au format vertical les objets texte et la rubrique qui affichent du texte en japonais. Sous cette
forme, les caractères sont affichés et lus du haut vers le bas, les différentes colonnes étant affichées
verticalement, de la droite vers la gauche. Ceci est particulièrement utile pour l'impression d'adresses sur
des étiquettes.
Après avoir sélectionné une ou plusieurs rubriques, choisissez le menu Format > Orientation >
Transversalement (texte asiatique uniquement), les caractères effectuent une rotation de 90 degrés dans le
sens inverse des aiguilles d'une montre dans la rubrique. La rubrique elle-même ne subit pas de rotation.
Pour appliquer une rotation aux rubriques sélectionnées, choisissez le menu Objet > Rotation.
En fonction de la façon dont vous souhaitez imprimer le texte, vous pouvez modifier l'orientation de la page
sur le modèle. Pour cela, choisissez le menu Fichier > Configuration de l’impression (Windows) ou Format
d'impression (Mac OS), puis modifiez l’orientation de la page en Paysage ou Portrait.
Pour plus d'informations sur la mise en forme des rubriques et du texte pour l'écriture verticale, consultez
l'Aide.
Autorisation ou interdiction de la saisie dans une rubrique
Vous pouvez autoriser ou empêcher la saisie dans une rubrique. Par exemple, il vous est possible de restreindre
la saisie dans une rubrique contenant un numéro de série, de sorte que la rubrique ne puisse pas être modifiée.
Vous pouvez définir des options de saisie de données séparées en modes Utilisation et Recherche, ce qui vous
permet d’autoriser les recherches sur les numéros de série, même s’ils ne peuvent pas être saisis.
Si vous autorisez la saisie dans une rubrique, vous pouvez également décider si l'intégralité du contenu d'une
rubrique doit être sélectionnée lorsque vous cliquez ou effectuez une tabulation dans la rubrique en mode
Utilisation ou Recherche. Dans le cas contraire, FileMaker Pro place le point d'insertion après le dernier
caractère de la rubrique.
1. En mode Modèle, sélectionnez une ou plusieurs rubriques.
2. Cliquez sur Inspecteur
dans la barre de modèle, puis cliquez sur Données.
3. Dans la zone Comportement, pour Saisie de rubrique, sélectionnez les options suivantes :
Pour
Faites ceci
Empêcher la saisie dans une rubrique en mode Utilisation Décochez l'option Mode Utilisation.
Empêcher la saisie dans une rubrique en mode Recherche Décochez l'option Mode Recherche.
Sélectionner l'intégralité du contenu de la rubrique
lorsque vous accédez à la rubrique
Choisissez Sélectionner tout le contenu à la saisie.
Pour plus d'informations sur l'utilisation de rubriques sur un modèle, consultez l'Aide.
Chapitre 3
|
Création de bases de données
97
Utilisation d'éléments dans un modèle
Les modèles FileMaker Pro sont divisés en éléments, sections du modèle déterminant la façon dont les
données d'une rubrique sont traitées et affichées. A l’aide des éléments, vous pouvez déterminer la manière
dont FileMaker Pro imprime les données, par exemple :
1 une fois pour chaque enregistrement ;
1 uniquement en haut de chaque page ;
1 uniquement avant ou après des groupes d’enregistrements triés (par exemple, pour inclure un sous-total
pour chaque groupe d’enregistrements).
Chaque modèle doit comporter au moins un élément. Les éléments d’un modèle peuvent contenir des
rubriques, des tables externes, des boutons, du texte et d’autres objets. En mode Modèle, les lignes
horizontales en pointillé représentent la séparation entre les éléments du modèle et le titre de l'élément
apparaît à gauche de la ligne de séparation inférieure.
L’assistant Nouveau modèle/rapport crée automatiquement les éléments de modèle appropriés selon vos
choix. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des éléments de modèle après avoir utilisé l’assistant.
(Voir « Création de modèles et de rapports », page 75.)
En-tête
Corps
Sous-récapitulatif
Récapitulatif
de pied de
page
Pied de page
Rapport des ventes
Un sous-récapitulatif placé sous le corps
récapitule les données pour chaque groupe
d'enregistrements triés en fonction de la
rubrique de regroupement (Nom de l'agent)
Récapitulatif de pied de page
Pied de page
Nom de l'agent
N° produit
Qté
David Marie
David Marie
David Marie
David Marie
ET3
ET4
ET1
ET5
1
1
2
3
Sophie Tanon
Sophie Tanon
Sophie Tanon
ET6
ET7
ET2
Total
2
5
2
Total
Total général
Agence Croisière Confidentiel
Montant
29,95 euros
32,25 euros
73,90 euros
98,85 euros
234,95 euros
64,50 euros
12,50 euros
25,00 euros
102,00 euros
336,95 euros
Juin 2009
98
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
A propos des types d'éléments de modèle
Le tableau suivant décrit les types d'éléments de modèle.
Elément de
modèle
Description
En-tête initial
N'apparaît qu'une fois en haut du premier écran ou de la première page et remplace l'en-tête normal (s'il est
spécifié). Dans les rapports, il peut être utilisé pour imprimer une page de titre distincte. Un modèle ne peut
comporter qu’un seul en-tête initial.
En-tête
Apparaît en haut de chaque écran ou page (sauf si vous ajoutez un en-tête initial, qui remplace l'en-tête de la
première page). Utilisez-le pour les titres ou les en-têtes de colonne (dans les rapports à colonnes). Un modèle
ne peut comporter qu’un seul en-tête.
Corps
Tout objet placé dans le corps, notamment les rubriques, les objets texte et les images, n'apparaît qu'une fois pour
chaque enregistrement du jeu d'enregistrements trouvés. Un modèle ne peut comporter qu’un seul corps.
Pied de page
Apparaît au bas de chaque écran ou page (sauf si vous ajoutez un pied de page initial). Un modèle ne peut comporter
qu’un seul pied de page.
Pied de page
initial
N'apparaît qu'une fois en bas du premier écran ou de la première page et remplace le pied de page normal (s'il
est spécifié). Un modèle ne peut comporter qu’un seul pied de page initial.
Pour inclure des données statistiques dans un modèle (par exemple, des sous-totaux, des totaux généraux,
des moyennes, des décomptes, etc.), vous devez placer des rubriques Statistique dans les éléments de
récapitulatifs du modèle (consultez la section « Création de rubriques récapitulatives », page 68).
Les éléments Statistique incluent les récapitulatifs et les sous-récapitulatifs.
1 Un récapitulatif général contient généralement une ou plusieurs rubriques Statistique qui affichent
des informations statistiques (telles que des totaux) sur tous les enregistrements consultés.
1 Un élément sous-récapitulatif contient généralement une ou plusieurs rubriques Statistique qui affichent
des informations « sous-statistiques » (telles que des sous-totaux) pour un sous-ensemble
d'enregistrements. Ces enregistrements sont groupés (triés) selon des valeurs d'une autre rubrique,
la rubrique de regroupement. Chaque fois que la valeur de la rubrique de regroupement change,
l'enregistrement « est scindé » et FileMaker Pro insère l'élément sous-récapitulatif. Les éléments sousrécapitulatifs apparaissent en vue Tableau et en vue Liste lorsqu'ils sont triés par rubriques de
regroupement et sont actualisés dynamiquement chaque fois qu'une donnée du fichier est modifiée.
Pour plus d'informations sur l'utilisation d'éléments de modèles, consultez l'Aide.
Affichage de données dans des graphiques
Vous pouvez créer des graphiques à barres, en courbes, de aires et circulaires pour comparer les données
graphiquement dans FileMaker Pro.
Avant de créer un graphique, pensez à la comparaison de données que vous souhaitez mettre en avant, puis
choisissez le type de graphique pouvant présenter clairement la comparaison.
1 Les graphiques à colonnes sont un bon choix pour comparer les augmentations et les réductions, le plus
élevé et le plus bas, la quantité et la fréquence. Vous pouvez créer des graphiques à colonnes verticales
ou horizontales.
1 Les graphiques en courbes sont particulièrement utiles pour afficher les données qui fluctuent dans le
temps, par exemple les données financières historiques.
1 Les graphiques de aires sont souvent utilisés pour comparer des données récapitulatives, comme les
totaux de ventes ou les moyennes dans le temps.
Chapitre 3
|
Création de bases de données
99
1 Les graphiques circulaires sont un bon choix pour présenter les parts de marché et la proportion de
différence, mais sont très peu utilisés pour les analyses statistiques lorsque les comparaisons doivent être
précises.
Exemple de graphique circulaire
Création d'un graphique
1. Ouvrez le modèle dans lequel vous souhaitez ajouter le graphique.
2. En mode Modèle, utilisez l'Outil Graphique
dans la barre de modèle.
3. Cliquez dans le modèle et faites glisser un rectangle à l'endroit où vous souhaitez que le graphique
apparaisse.
Important Vous pouvez créer un graphique dans l'élément de modèle de votre choix, mais les données
du graphique sont évaluées en fonction de l'élément de modèle dans lequel se trouve le graphique.
Choisissez un type de graphique.
Tapez un titre.
Entrez les noms de
rubriques de la
série de données
à utiliser pour
créer le graphique.
Indiquez la source
des données du
graphique.
Vos modifications
s'affichent ici.
Cliquez pour définir
le format du
graphique.
4. Dans la boîte de dialogue Configuration du graphique, pour Type de graphique, choisissez le type de
graphique à créer : Colonnes, Barres, Courbes, Aires ou Circulaire.
100
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
5. Pour Titre du graphique, tapez un titre pour le graphique (par exemple, Valeur des actions de
la société ABC). Ou cliquez sur
pour indiquer un titre.
Une fois le titre tapé, il apparaît entre guillemets. Lorsque vous indiquez une rubrique ou un calcul, le
nom de rubrique entièrement qualifié apparaît dans la zone de texte Titre du graphique et les données de
cette rubrique dans votre base de données s'affichent dans l'aperçu du graphique sur la droite.
6. Effectuez l’une des opérations suivantes :
1 Graphiques à colonnes, en courbes ou de aires : Pour Axe horizontal (abscisses), tapez le nom
entièrement qualifié de la rubrique représentant la série de données à utiliser pour la création du
graphique (par exemple, Table 1::Mois) ou cliquez sur
pour indiquer une série de données
pour l'axe des abscisses.
Remarque Pour les graphiques à colonnes, l'axe horizontal est l'axe des ordonnées et l'axe vertical est
l'axe des abscisses.
1 Graphiques circulaires : Pour Données d'étiquette, tapez le nom entièrement qualifié de la rubrique
représentant la série de données à utiliser pour la création du graphique (par exemple, Table
1::Société). Ou cliquez sur
pour indiquer une série de données pour les données d'étiquette.
7. Effectuez l’une des opérations suivantes :
1 Graphiques à colonnes, en courbes ou de aires : Pour Axe vertical (ordonnées), tapez le nom
entièrement qualifié de la rubrique représentant la série de données à utiliser pour la création du
graphique (par exemple, Table 1::Prix). Ou cliquez sur
pour indiquer une série de données.
1 Graphiques circulaires : Pour Données de valeur, tapez le nom entièrement qualifié de la rubrique
représentant le jeu de données à utiliser pour la création du graphique (par exemple, Table
1::Décompte Société). Ou cliquez sur
pour indiquer une série de données.
Remarque Pour les graphiques circulaires, si vous entrez plusieurs séries de données pour Données
de valeur, seule la première entrée est évaluée et toutes les autres sont ignorées.
8. Pour Utiliser les données de, indiquez la source des données pour ce graphique : Jeu trouvé actuel,
Enregistrement actuel (données délimitées) ou Enregistrements liés.
Pour voir un exemple de données récapitulatives présentées dans un graphique, consultez l'Aide.
9. Pour modifier les caractéristiques d'affichage de votre graphique, cliquez sur Formater le graphique.
Chapitre 3
|
Création de bases de données
Sélectionnez
un aspect du
graphique à
formater.
Choisissez
les options
de
formatage.
101
Vos
modifications
s'affichent ici.
10. Dans la boîte de dialogue Formater le graphique, apportez les modifications souhaitées, puis cliquez
sur OK.
11. Cliquez sur Enregistrer modèle, puis sur Quitter modèle pour passer en mode Utilisation et afficher votre
graphique.
Titre du graphique
Données de l'axe
vertical (ordonnées)
Données de l'axe
horizontal (abscisses)
Exemple de graphique en courbes
Remarque En mode Modèle, FileMaker Pro affiche uniquement une image d'emplacement de votre
graphique. Vous devez passer en mode Utilisation ou Prévisualisation pour afficher le graphique réel.
Le graphique est également affiché correctement en mode Recherche.
Pour plus d'informations sur l'affichage des données dans des graphiques, consultez l'Aide.
102
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Chapitre 4
Utilisation de tables et de fichiers liés
Ce chapitre présente les principes de base à suivre pour :
1 planifier une base de données relationnelle ;
1 créer et modifier des liens ;
1 créer et modifier des références externes.
FileMaker Pro utilise les tables liées en tant que base pour les bases de données relationnelles et les
références externes. Les bases de données relationnelles vous permettent de travailler dynamiquement sur
des données provenant d'autres tables : vous pouvez modifier des données à un endroit et ces modifications
seront reflétées là où les données liées apparaissent. Les références externes vous permettent de copier et de
coller des données d'une table à l'autre ; lorsque des données de référence externe sont insérées, elles ne sont
plus modifiées sauf si vous les éditez ou indiquez à FileMaker Pro de les référencer de nouveau.
Utilisez des bases de données relationnelles pour :
1 Consulter et utiliser les données les plus récentes d'une autre table (ou de la table active). Par exemple,
vous pouvez afficher des données dans des rubriques liées lorsque vous avez besoin des données récentes
d'une table, comme le prix actuel d'un article. Quand les données changent dans les enregistrements liés,
ces changements apparaissent dans la table active.
1 Configurer et gérer les données de manière efficace et souple. Au lieu de créer plusieurs tables ou fichiers
de base de données avec des doublons, vous pouvez stocker une seule occurrence de chaque valeur et
utiliser des liens pour les rendre disponibles. Vous ne pouvez ensuite apporter des modifications aux
données qu’à un seul endroit, ce qui supprime les doublons et garantit la fiabilité des données.
1 Economiser l’espace disque, puisque les données ne sont enregistrées qu’à un seul emplacement.
Utilisez des références externes pour copier les données d’une table liée et en garder une copie, même
lorsque les données liées changent. Utilisez, par exemple, une référence externe pour copier le prix d'un
article au moment de l'achat dans une table Facturation. Même si le prix change dans la table liée, le prix
entré dans la table Facturation reste identique.
FileMaker Pro peut également accéder à des données stockées dans d'autres fichiers FileMaker Pro et
sources de données ODBC externes, ce qui vous permet de combiner les données stockées dans votre fichier
FileMaker Pro avec des données provenant de ces sources externes. Vous pouvez travailler avec des données
de bases de données SQL partageant des informations via ODBC. Vous pouvez également utiliser des
rubriques supplémentaires dans FileMaker Pro afin d'effectuer des opérations de calcul et de récapitulatif
sur des données stockées dans des sources de données ODBC. Pour plus d'informations sur l'utilisation de
FileMaker Pro avec des sources de donnée externes, consultez la section « Travail avec des sources de
données externes », page 131.
Remarque Consultez l'Aide pour obtenir des informations détaillées et complètes ainsi que des procédures étape
par étape concernant l'utilisation de FileMaker Pro.
104
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
A propos des liens
Un lien est un moyen performant d'organiser vos données. Avec un lien, vous pouvez joindre des données dans
une ou plusieurs tables en fonction de valeurs de rubriques communes, de valeurs de rubriques distinctes ou d'une
comparaison des valeurs d'une ou de plusieurs rubriques.
Lorsqu'un lien est défini, vous pouvez effectuer l'une ou l'autre des opérations suivantes pour afficher les
données de la table liée :
1 Concevoir une base de données relationnelle, laquelle est composée d'une ou de plusieurs tables qui,
utilisées ensemble, contiennent toutes les données nécessaires à votre travail. Chaque occurrence des
données est stockée dans une seule table à la fois, mais est accessible et affichée à partir de n'importe
quelle table liée. Vous pouvez modifier n’importe quelle occurrence de vos données liées et les
modifications apparaîtront à tous les endroits où ces données liées sont utilisées.
1 Définir une référence externe pour copier des données provenant d'une table liée dans une rubrique de la
table de destination. Les données copiées sont désormais stockées à deux endroits, comme si elles avaient
été copiées et collées dans une rubrique de destination. Les données de référence externe sont actives au
moment de la copie mais, après la copie, elles restent statiques jusqu'à ce qu'une nouvelle référence soit
générée ou que la même référence soit activée une nouvelle fois.
Table active
Table liée
N° client
R20
N° client
R20
N°
New York-Paris
N°
New York-Paris
Dans une base de données relationnelle, les données
provenant de la table liée sont simplement affichées
dans la table active ; elles ne sont pas copiées
Table active
Table liée
N° client
R20
N° client
R20
N°
New York-Paris
N°
New York-Paris
Une référence externe copie les données de la table liée à la
table active
Par exemple, une base de données utilisée par une agence de voyage peut inclure les tables suivantes : une table
Voyages organisés stockant les informations sur les voyages organisés et les prix en cours ; une table Clients
stockant les informations sur les clients ; une table Facturation permettant de garder une trace de chaque
facture ; et une table Articles stockant les données de ventes pour chaque article de la facture, y compris l'article
vendu, la quantité et le prix de vente. Les factures étant composées à la fois de données dynamiques et
statiques, vous pouvez utiliser des bases de données relationnelles et des références externes pour afficher vos
données. Les enregistrements de la table Articles sont affichés de manière dynamique, dans une table externe
reposant sur le modèle Factures, mais le prix réel de vente de chaque article est entré à l'aide d'une référence
externe. Ainsi, les totaux des factures restent justes historiquement même si les prix changent ultérieurement.
Chapitre 4
|
Utilisation de tables et de fichiers liés
Table Voyages organisés
Table Facturation
N° voyage
T10
organisé
Nom du voyage New York-Rome
organisé
N° facture
A-200-61
Date
le 16.10.10
N° client
C100
N° voyage
organisé Départ
R200 Allier
R42 Paris
Destination
Paris
Rome
Nom
Pierre
Nom du
N° voyage voyage
organisé organisé
T10
New York-Rome
T20
Rome-Istan
Table Clients
N° client
105
Total
Prix en
euros
550.00
700.00
1,250.00
C100
Nom de client Pierre
408-555-3456
Téléphone
N° voyage
organisé Nom du voyage organisé
T10
New York-Rome
T20
Rome-Istan
Enregistrements de la
table Articles affichés
dans une table
externe
Vous créez une base de données relationnelle en définissant un lien entre deux rubriques, appelées rubriques
sources. Ces rubriques peuvent se trouver dans des tables différentes ou dans la même table (lien interne). Vous
pouvez accéder aux données liées lorsque la valeur d’une rubrique source (ou de plusieurs) d’un côté du lien
est identique à la valeur de la rubrique source (ou de plusieurs) de l’autre côté du lien, en fonction de critères
établis dans le lien.
Après avoir créé un lien, vous pouvez utiliser les rubriques de la table liée de la même façon que vous utilisez
les rubriques de la table active : y afficher des données sur un modèle, les inclure dans une formule de calcul,
les inclure dans un script, les utiliser en tant que rubriques sources pour un autre lien, etc. Vous pouvez
utiliser les données des rubriques liées dans tous les modes (si vous disposez des privilèges requis) quand
vous travaillez sur les enregistrements de la table active.
Quand vous affichez les données liées dans une table externe, les valeurs de tous les enregistrements liés
sont affichées. Lorsque la rubrique liée ne se trouve pas dans une table externe, la valeur du premier
enregistrement lié s’affiche.
Pour plus d'informations sur les liens, consultez l'Aide.
Terminologie des bases de données relationnelles
Avant de commencer à utiliser les bases de données relationnelles et les références externes, vous devez
vous familiariser avec les termes suivants. Ces termes sont expliqués dans les sections qui suivent.
Terme
Description
Table active
Dans le cas des bases de données relationnelles, table sur laquelle vous travaillez.
Dans le cas des références externes, table dans laquelle les données sont copiées.
Table externe
Table située hors du fichier actif, dans un autre fichier.
Rubrique cible de
Rubrique d'une table dans laquelle vous souhaitez copier les données lors d'une référence externe.
référence externe (pour
les références externes
uniquement)
Rubrique source de
Rubrique de la table liée qui contient les données à copier lors d'une référence externe.
référence externe (pour
les références externes
uniquement)
106
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Terme
Description
Rubrique source
Rubrique de la table active et rubrique d'une table liée qui contiennent chacune des valeurs servant à
accéder à des enregistrements correspondants. (On parle parfois également de rubrique clé.) Pour chaque
lien, vous devez sélectionner une ou plusieurs rubriques sources dans chaque table.
Pour les bases de données relationnelles, les valeurs des rubriques sources doivent correspondre d'une
manière ou d'une autre pour qu'un lien soit établi entre les fichiers. Consultez la section « A propos des
rubriques sources des liens », page 107.
Pour les références externes, les valeurs des rubriques sources ne doivent pas nécessairement être égales pour
correspondre.
Table externe
Objet de modèle qui affiche les enregistrements de tables liées. Les tables externes affichent les données
des rubriques liées sous forme de rangées, à raison d'un enregistrement par rangée.
Rubrique liée
Rubrique d'une table liée à une rubrique d'une autre table (ou à une autre rubrique de la même table). Si
un lien a été créé entre deux tables (même par l'intermédiaire d'une autre table), les données des rubriques
d'une table sont accessibles à partir de l'autre table.
Enregistrement lié
Enregistrement de la table liée dont la rubrique source (suivant le lien utilisé) contient une valeur
correspondant à la valeur de la rubrique source d'une autre table.
Table liée
Dans le cas des bases de données relationnelles, table qui contient les données auxquelles vous souhaitez
accéder et avec lesquelles vous souhaitez travailler dans la table active.
Dans le cas des références externes, table qui contient les données à copier.
Une table peut être liée à elle-même. On parle de lien interne.
Opérateurs relationnels Dans le graphe de liens, symboles qui définissent les critères de correspondance entre une ou plusieurs
paires de rubriques dans deux tables. Ces symboles sont les suivants : égal (=), différent de (), supérieur
à (>), supérieur ou égal à (), inférieur à (<), inférieur ou égal à (), et toutes les rangées, ou produit
cartésien (X).
Lien
Les liens permettent à une table d’accéder aux données d’une autre table. Les liens peuvent mettre en relation
un enregistrement d'une table et un enregistrement d'une autre table, un enregistrement et plusieurs autres
enregistrements, ou tous les enregistrements d'une table et tous les enregistrements d'une autre table, en
fonction des critères saisis au moment de la création du lien dans le graphe de liens. (Un lien est parfois appelé
liaison ou expression de jointure.)
Graphe de liens
Dans l'onglet Liens de la boîte de dialogue Définir la base de données, vous disposez des occurrences des
tables, tant dans le fichier actif que depuis les fichiers de base de données liés externes. Dans ce graphe
de liens, vous pouvez lier des tables et modifier les liens entre les rubriques des différentes tables.
Lors de la création d'une nouvelle table, une représentation visuelle (ou occurrence) de la table s'affiche
dans le graphe de liens. Vous pouvez indiquer plusieurs occurrences (avec des noms uniques) de la même
table de façon à travailler avec des liens complexes dans le graphique.
Fichier source
Fichier à partir duquel vous ajoutez une table au graphe de liens.
Table source
Table sur laquelle se basent une ou plusieurs tables du graphe de liens. La table source est la table définie
dans l'onglet Tables de la boîte de dialogue Gérer la base de données.
A propos du graphe de liens
Lorsque vous travaillez avec des tables dans le graphe de liens, vous les utilisez pour organiser l'affichage
de vos données. Les tables affichées dans le graphe de liens peuvent être situées dans le fichier
FileMaker Pro actuel, dans un fichier FileMaker Pro externe ou dans une source de données ODBC externe.
Dans le graphe de liens, chaque occurrence de table représente une vue séparée de vos données. Lorsque
vous liez deux tables, vous tirez parti des deux vues existantes pour en créer une troisième. Quand vous
ajoutez des tables à des liens, chaque nouvelle table représente un jeu de critères supplémentaires qui
doivent être satisfaits pour que les données liées soient accessibles dans ce lien.
Chapitre 4
|
Utilisation de tables et de fichiers liés
107
Vous pouvez créer un lien entre deux tables quelles qu’elles soient dans le graphe de liens, mais le lien ne
doit pas former un cycle, ou une boucle fermée, entre les tables. En d’autres termes, chaque série de liens
doit avoir une table de départ et une table d’arrivée, qui doivent être différentes.
Etant donné que chaque lien représente un ensemble supplémentaire de critères, vous devez bien connaître
le contexte de votre graphe de liens. Le contexte est un point du graphique à partir duquel un lien est évalué.
Le graphique ne pouvant jamais être un cycle, chaque point du graphique offre une perspective différente
de vos données.
FileMaker Pro ne vous permet pas de créer des cycles dans le graphe de liens, toute tentative de création
d'un tel cycle entraînera donc la génération d'une nouvelle occurrence de la table avec un nom unique. La
nouvelle occurrence fonctionne comme toutes les autres occurrences du graphique et vous permet de
continuer à créer votre nouveau lien.
Pour plus d'informations sur le graphe de liens, consultez l'Aide.
A propos des rubriques sources des liens
Lorsque vous créez un lien entre des tables, vous choisissez une ou plusieurs rubriques dans chaque table
en tant que rubriques sources. Les rubriques sources ont habituellement des valeurs communes. Dans un
lien classique, un enregistrement d’une table est lié aux enregistrements d’une autre table partageant une
valeur de rubrique source commune.
Par exemple, une table Clients et une table Facturation peuvent toutes deux utiliser la rubrique N° client pour
identifier de manière unique chaque client et ses achats. Si les deux tables sont liées par la rubrique source
N° client, un enregistrement de la table Clients peut afficher une table externe comprenant chaque facture
possédant un N° client identique ; dans la table Facturation, chaque facture possédant le même N° client
peut afficher des informations identiques à propos du client.
Les rubriques sources utilisées dans un lien peuvent avoir des noms différents. Les rubriques sources
peuvent être de n'importe quel type à l'exception des types Multimédia et Statistique.
Types de liens
Lorsque vous liez deux tables à l'aide d'un lien, vous établissez des critères que FileMaker Pro utilise pour
afficher les enregistrements liés ou pour y accéder.
Vos critères peuvent être simples et se limiter à faire correspondre une rubrique de la table A à une rubrique
de la table B, ou plus complexes. Si vous utilisez un lien dont la définition est plus complexe, le jeu
d'enregistrements liés obtenu sera plus limité. Un lien complexe peut consister à employer plusieurs
rubriques sources, à comparer des rubriques sources à l'aide d'opérateurs relationnels « différent de »
ou à employer des rubriques sources calculées.
Liens à un seul critère
Dans un lien à un seul critère, les données d’une rubrique sont mises en correspondance avec les données
d’une autre rubrique.
Par exemple, un enregistrement de l'une des deux tables est lié à n'importe quel enregistrement de l'autre
table quand les valeurs de la rubrique N° client de la table Numéros de téléphone sont identiques.
Rubrique source
Rubrique source
108
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Utilisez un lien à un seul critère lorsque vous souhaitez lier deux tables en fonction d’une seule valeur commune,
comme un numéro de série ou un numéro d’identifiant. Par exemple, une base de données Clients possède deux
tables : Clients, qui stocke les noms et adresses des clients, et Numéros de téléphone, qui stocke les numéros de
téléphone et les types de numéros, tels que bureau, domicile, télécopie, etc. Les données sont réparties entre deux
tables car un même client peut avoir plusieurs numéros de téléphone.
Les tables contiennent les rubriques suivantes :
Table
Nom
Commentaire
Clients
N° client
Rubrique Nombre, numéro de série entré automatiquement. Rubrique
source pour la table Clients.
Prénom
Rubrique Texte
Nom
Rubrique Texte
Adresse1
Rubrique Texte
Adresse2
Rubrique Texte
Ville
Rubrique Texte
Département
Rubrique Texte
Numéro de téléphone
Rubrique Texte
Type de numéro de téléphone
Rubrique Texte
N° client
Rubrique Nombre. Rubrique source pour la table Numéros de
téléphone.
Numéros de téléphone
La rubrique N° client est la rubrique source dans le lien entre les deux tables. Dans la table Clients, la
rubrique N° client est définie pour entrer automatiquement un numéro sérialisé (numéro de série), ce qui
permet d'attribuer à chaque enregistrement de la table Clients un numéro d'identifiant unique. Dans la table
Numéros de téléphone, le N° client est une simple rubrique Nombre.
Comme le lien est défini pour autoriser la création d'enregistrements liés dans la table Numéros de téléphone,
le N° client de l'enregistrement de la table Clients sera inséré automatiquement dans la rubrique N° client de
la table Numéros de téléphone pour chaque nouvel enregistrement lié. Ce système permet de lier plusieurs
enregistrements de la table Numéros de téléphone à un même enregistrement de la table Clients.
L'utilisateur peut entrer un numéro de téléphone dans une rangée de table externe vide et FileMaker Pro crée
automatiquement un enregistrement lié pour ce numéro de téléphone.
Liens à plusieurs critères
Dans un lien à plusieurs critères, vous augmentez le nombre de rubriques sources, ce qui augmente les
critères évalués par FileMaker Pro avant d'établir le lien entre les enregistrements liés. Dans un lien à
plusieurs critères, FileMaker Pro compare les valeurs de chaque rubrique source des deux côtés du lien dans
l'ordre selon lequel les rubriques apparaissent. Il s'agit d'une comparaison AND ; pour correspondre
exactement, chaque rubrique source doit trouver une valeur correspondante dans l'autre table.
Utilisez un lien à plusieurs critères lorsque vous souhaitez lier deux tables en fonction de plusieurs valeurs
communes, comme un numéro de client et une date.
Rubriques
sources
Rubriques
sources
Chapitre 4
|
Utilisation de tables et de fichiers liés
109
Dans ce lien, les rubriques N° client et Date de location sont les rubriques sources pour la table Articles.
Un enregistrement de la table Clients dont la rubrique N° client a pour valeur 1000 et la rubrique Date de
location 10.10.10 correspondra uniquement aux enregistrements de la table Articles dont les rubriques N°
client et Date de location ont respectivement pour valeur 1000 et 10.10.10 respectivement. Si les rubriques
N° client des deux tables ont des valeurs correspondantes mais pas les rubriques Date de location, ce lien ne
renverra aucun enregistrement.
Par exemple, une base de données de matériel de voyage contient trois tables : Equipement, table statique qui
contient les informations relatives au stock de matériel de voyage ; Clients, qui stocke les noms et adresses des
clients ; et Articles en location, qui contient les informations relatives à chaque article en location, notamment
le numéro d’équipement, le numéro de client et la date de location. Le but de cette base de données est d'assurer
le suivi des locations d'équipement et d'afficher toutes les locations pour un client précis à une certaine date.
Même si cette base de données emploie trois tables, le lien à plusieurs critères se situe entre la table Clients
et la table Articles en location. Ces tables contiennent les rubriques suivantes :
Table
Nom
Commentaire
Clients
N° client
Rubrique Nombre, numéro de série entré automatiquement. L'une des rubriques
sources pour la table Articles en location.
Date de location
Rubrique Date. L'autre rubrique source pour la table Articles en location.
N° client
Rubrique Nombre. L'une des rubriques sources pour la table Clients.
Date de location
Rubrique Date. L'autre rubrique source pour la table Clients.
N° équipement
Rubrique Nombre
Articles en location
Le lien étant défini pour autoriser la création d'enregistrements liés dans la table Articles en location,
l'utilisateur aura la possibilité d'entrer des informations de location dans une rangée de table externe vide et
FileMaker Pro créera automatiquement un enregistrement lié pour cette location.
Activez cette case à cocher pour
autoriser la création d'enregistrements
liés dans la table Articles en location.
Liens utilisant des opérateurs de comparaison
Dans un lien comparatif, vous utilisez un ou plusieurs opérateurs pour comparer les valeurs des rubriques
sources dans les deux tables liées. Le lien renvoie les enregistrements liés lorsque la comparaison est réussie,
selon les critères établis.
Opérateur
relationnel
Fait correspondre les enregistrements suivants
=
Valeurs des rubriques sources identiques

Valeurs des rubriques sources différentes
<
Valeurs de la rubrique source de gauche inférieures à celles de la rubrique source de droite

Valeurs de la rubrique source de gauche inférieures ou égales à celles de la rubrique source de droite
>
Valeurs de la rubrique source de gauche supérieures à celles de la rubrique source de droite
110
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Opérateur
relationnel
Fait correspondre les enregistrements suivants

Valeurs de la rubrique source de gauche supérieures ou égales à celles de la rubrique source de droite
x
Tous les enregistrements de la table de gauche correspondent à tous les enregistrements de la table de droite,
quelles que soient les valeurs des rubriques sources
Rubrique source
Rubrique source
Opérateur relationnel supérieur à
Dans cet exemple, les rubriques Date du voyage organisé des tables Voyages organisés et clients sont les
rubriques sources. Si la rubrique Date du voyage organisé d'un enregistrement de la table Voyages organisés
a pour valeur 11/12/2010, tous les enregistrements de la table Clients dont la rubrique Date du voyage
organisé a pour valeur 10/12/2010 ou une date antérieure y seront liés. Dans la table Clients, si un
enregistrement possède une valeur Date du voyage définie sur 11/12/2010, tous les enregistrements de la
table Voyages dont la valeur de Date du voyage est le 12/12/2010 ou une date ultérieure y sont liés.
Liens renvoyant une plage d'enregistrements
Un lien renvoyant une plage d'enregistrements est similaire à un lien à plusieurs critères, à ceci près que vous
utilisez des opérateurs comparatifs pour rechercher des enregistrements supérieurs à l'un de vos critères et
inférieurs à l'autre. Ce type de lien est souvent utilisé pour renvoyer des enregistrements compris dans une plage
de dates ou de numéros de série.
Par exemple, à partir de la table E, vous souhaitez voir tous les enregistrements de la table F dont la rubrique
Date F a une valeur supérieure à celle de la rubrique Date de début E et inférieure à celle de la rubrique Date
de fin E.
Rubriques
sources
Rubrique source
Indique que plusieurs opérateurs
relationnels distincts sont utilisés
dans ce lien
Ce lien emploie les
opérateurs relationnels
supérieur à et inférieur à
Ce lien renvoie les enregistrements de la table F dont la rubrique Date F a une valeur inférieure à celle de la rubrique
Date de début E et supérieure à celle de la rubrique Date de fin E.
Chapitre 4
|
Utilisation de tables et de fichiers liés
111
Par exemple :
Si les rubriques
Contiennent les
valeurs
Ces enregistrements liés sont renvoyés à partir de
la table F
Date de début E
01/11/2010
Date de fin E
01/12/2010
14/11/2010
27/11/2010
Autre exemple :
Si les rubriques
Contiennent les
valeurs
Ces enregistrements liés sont renvoyés à partir de
la table F
Date de début E
01/12/2010
Date de fin E
01/01/2011
02/12/2010
15/12/2010
17/12/2010
26/12/2010
Liens internes
Un lien interne est un lien dans lequel les deux rubriques sources sont définies dans la même table. Définissez des
liens internes pour créer des liens entre les enregistrements d’une même table. Utilisez un lien interne dans une
table externe sur un modèle de la table active pour afficher un sous-ensemble de données de la table active, par
exemple tous les employés dépendant de chaque chef de service.
Lorsque vous définissez un lien interne dans le graphe de liens, FileMaker Pro génère une seconde occurrence de
la table sur laquelle vous basez le lien interne. FileMaker Pro procède ainsi pour empêcher les liens de constituer
un cycle, ce qui rendrait l'évaluation impossible.
Rubrique
source
Rubrique
source
Lien interne
Ce lien renvoie les enregistrements liés de la table G quand la valeur de la rubrique Texte G1 est la même
que celle de la rubrique Texte G2.
Pour plus d'informations sur les types de liens, consultez l'Aide.
Elaboration d'une base de données relationnelle
Pour plus d'informations sur l'élaboration d'une base de données relationnelle, consultez la section
« Elaboration d'une base de données », page 55.
Travail sur le graphe de liens
Utilisez le graphe de liens pour créer, changer et afficher des liens dans votre fichier de base de données. Le
graphe de liens vous permet de dupliquer des tables et des liens, de redimensionner et d'aligner des tables, et
d'ajouter des remarques texte. Vous pouvez mettre en surbrillance des tables liées à la table sélectionnée selon
un lien unidirectionnel ; vous pouvez également mettre en surbrillance des tables dont la table source est la
même que celle de la table sélectionnée. Pour plus d'informations, consultez l'Aide.
112
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Par défaut, le graphe de liens affiche toutes les tables du fichier de base de données actif. Vous pouvez ajouter
des tables d'autres fichiers FileMaker Pro ou de sources de données ODBC externes, ajouter plusieurs
occurrences d'une même table ou supprimer des tables à l'aide des boutons situés au bas du graphique.
Remarque Lorsque la table provient d'une source de données ODBC externe, son nom apparaît en italique
dans le graphe de liens. Pour afficher des informations sur la source de données externe, déplacez le pointeur
de la souris sur la flèche à gauche du nom de la table.
Création de liens
Pour créer un lien :
1. Ouvrez la base de données, puis choisissez le menu Fichier > Gérer > Base de données.
2. Dans la boîte de dialogue Gérer la base de données, cliquez sur l’onglet Liens.
3. Dans le graphe de liens, localisez les deux tables à utiliser pour le lien.
Elles peuvent être placées n'importe où sur le graphique, mais elles doivent absolument s'y trouver pour
que vous puissiez créer le lien. Pour les liens internes, localisez la table unique ; FileMaker Pro crée la
seconde occurrence de table pour vous.
4. Cliquez sur une rubrique source dans l'une des tables et faites glisser la souris jusqu'à la rubrique source
correspondante dans l'autre table.
Vous pouvez également cliquer sur
afin d'ouvrir la boîte de dialogue Modifier le lien et créer un lien.
5. Répétez l’étape 4 pour toutes les rubriques sources à utiliser dans ce lien.
Pour plus d'informations sur les rubriques sources, consultez la section « A propos des rubriques sources
des liens », page 107.
6. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications et fermer le graphe de liens.
Cliquez une fois pour tout
réduire, sauf les rubriques
sources ; cliquez une nouvelle
fois pour tout réduire, sauf le
nom de la table ; cliquez une
dernière fois pour ramener la
table à sa taille de départ
Positionnez le pointeur
sur l’icône flèche pour
afficher les noms de la
table source et du
fichier source
Cliquez pour afficher ou réduire
une remarque texte
Les rubriques sources
s'affichent en
italique dans leurs tables
Changer la couleur des
objets sélectionnés
Supprimer les objets
sélectionnés
Ajouter une remarque texte
au graphique
Agrandir ou réduire le
graphique affiché
Ajouter une table
Afficher la boîte de dialogue
Configuration de l'impression
(Windows) ou Format d'impression
(Mac OS)
Créer un lien
Dupliquer les objets sélectionnés
Modifier un objet sélectionné
Changer l'alignement
des objets sélectionnés
Graphe de liens
Afficher les sauts de page
Afficher les tables
unidirectionnelles ou les tables
de source identique
Chapitre 4
|
Utilisation de tables et de fichiers liés
113
Modification des liens
Après avoir créé un lien, vous pouvez ajouter des rubriques sources ou modifier celles qui existent déjà, modifier
les opérateurs relationnels et définir des options pour créer, supprimer et trier les enregistrements liés.
Pour modifier un lien :
1. Ouvrez la base de données, puis choisissez le menu Fichier > Gérer > Base de données.
2. Dans la boîte de dialogue Gérer la base de données, cliquez sur l’onglet Liens.
3. Dans le graphe de liens, localisez le lien à modifier et double-cliquez sur la ligne située entre les tables
liées pour ouvrir la boîte de dialogue Modifier le lien.
Vous pouvez également sélectionner le lien dans le graphique et cliquez sur
dialogue Modifier le lien.
pour ouvrir la boîte de
Sélectionnez
l'opérateur
relationnel
Sélectionnez des options
pour les tables du lien
4. Modifiez les tables et les rubriques sources du lien.
Pour
Faites ceci
Changer une rubrique source
Sélectionnez la nouvelle rubrique source et cliquez sur Modifier.
Ajouter une rubrique source
Sélectionnez la nouvelle rubrique source et cliquez sur Ajouter.
Changer l'opérateur relationnel
Sélectionnez un nouvel opérateur relationnel dans la liste et cliquez sur Modifier.
Consultez la section « Liens utilisant des opérateurs de comparaison », page 109.
Dupliquer une paire de critères de lien Sélectionnez la paire de critères dans la liste située dans la partie inférieure de la boîte
de dialogue et cliquez sur Dupliquer.
Supprimer une paire de critères de lien Sélectionnez les critères dans la liste située dans la partie inférieure de la boîte de
dialogue et cliquez sur Supprimer.
114
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
5. Sélectionnez les options du lien.
Pour
Option à sélectionner
Ajouter un enregistrement lié (à la table liée) dès que
vous entrez des données dans une rubrique liée d'un
enregistrement de la table active. (Reportez-vous à la
section « Ajout et duplication d’enregistrements »,
page 26.)
Permettre la création d'enregistrements via ce lien.
Lorsque vous sélectionnez cette option et que vous entrez des données
dans une rubrique liée ne contenant pas d’enregistrement lié
correspondant, vous créez un enregistrement lié à partir de la rubrique
source dans la table active.
Supprimer des enregistrements liés (de la table liée)
dès que vous supprimez un enregistrement
correspondant dans la table active (Reportez-vous à
la section « Suppression d’enregistrements »,
page 27.)
Supprimer les enregistrements liés de cette table quand un
enregistrement est supprimé dans l'autre table.
Cette option supprime les enregistrements liés même lorsque vous
consultez un modèle n’affichant pas les enregistrements liés.
Trier les enregistrements liés.
Trier les enregistrements. Puis, dans la liste de gauche de la boîte de
dialogue Tri, double-cliquez sur les rubriques à trier. Pour changer
l’ordre de tri des rubriques, faites glisser les rubriques de la colonne de
droite dans l’ordre approprié. Sélectionnez d’autres options, puis cliquez
sur OK.
Cette option n’affecte pas l’ordre de tri dans le fichier lié.
6. Cliquez sur OK.
Pour plus d'informations sur la création et la modification de liens, consultez l'Aide.
Génération de récapitulatifs de données dans des tables externes
Vous pouvez générer des récapitulatifs de données se trouvant dans une rubrique liée affichée dans une table
externe. La table externe peut contenir des enregistrements d'une table liée ou de la même table (lien
interne).
Pour générer des récapitulatifs de données dans des tables externes :
1. Créez une rubrique Calcul dans la table dans laquelle vous souhaitez afficher le récapitulatif.
2. Pour la rubrique Calcul, définissez une formule incluant une fonction d’agrégation pour le type de calcul
de récapitulatif à effectuer.
Par exemple, si vous êtes dans une table Factures et que vous souhaitez définir un calcul pour obtenir le
total des valeurs liées dans la rubrique Prix de la table Articles, utilisez la formule
Somme(Articles::Prix).
3. Placez la rubrique Calcul sur un modèle de la table où elle est définie.
Consultez la section « Placement et suppression de rubriques dans un modèle », page 87.
Chapitre 4
|
Utilisation de tables et de fichiers liés
115
Filtrage des enregistrements dans les tables externes
Le filtrage des enregistrements d'une table externe permet d'afficher différents jeux d'enregistrements dans
une table externe.
1. Double-cliquez sur la table externe.
2. Dans la boîte de dialogue Table externe, sélectionnez Filtrer les enregistrements de la table externe.
3. Dans la boîte de dialogue Calcul, définissez un calcul déterminant les enregistrements de la table externe
à afficher.
Par exemple, si vous travaillez sur un modèle Factures, dans une table externe affichant les enregistrements de
produits depuis une table Articles, et que vous souhaitez n'afficher que les produits pour lesquels la quantité
est supérieure à 1, utilisez la formule Si(Articles::Quantité < 1; 0; 1).
4. Cliquez sur OK.
Important Les résultats des rubriques récapitulatives, calculs et requêtes sont basés sur le jeu complet
d'enregistrements liés et non pas simplement sur les enregistrements filtrés d'une table externe. Par exemple,
si une table externe présente un sous-jeu d'enregistrements filtrés et si une rubrique récapitulative Total de
située en dehors de la table externe récapitule ces enregistrements, la rubrique récapitulative présentera le
total de tous les enregistrements et non pas seulement celui des enregistrements affichés.
Pour plus d'informations sur le filtrage des enregistrements dans les tables externes, consultez l'Aide.
A propos des références externes
Une référence externe copie les données d'une autre table dans une rubrique de la table active. Une fois les
données copiées, elles font partie intégrante de la table active (et restent dans la table d’origine). Les données
copiées dans la table active ne sont pas automatiquement mises à jour lorsque celles de l'autre table
changent.
Pour établir une connexion entre des tables pour une référence externe, vous devez créer un lien. Vous devez
ensuite définir une référence externe pour copier les données d’une rubrique d’une table liée dans une
rubrique de la table active.
Lorsque vous saisissez une valeur dans la rubrique source de la table active, FileMaker Pro utilise le lien
pour accéder au premier enregistrement de la table liée dont la rubrique source contient une valeur
correspondante. Ensuite, il copie la valeur de la rubrique source de la référence externe dans la rubrique cible
de la référence externe, où la valeur est stockée.
Lorsqu'une valeur est copiée dans la rubrique cible de la référence externe, vous pouvez la modifier, la
remplacer ou la supprimer comme n'importe quelle autre valeur (car la référence externe appartient à la table
active). Vous pouvez également mettre à jour les données de la table active pour qu’elles correspondent aux
données modifiées de la table liée.
116
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Enregistrements de table liée
Lien
N° client
C200
Nom
Bonbeurre
N° client
C235
Nom
Table active
N° client
C100
Téléphone 42.83.91.04
Nom
N° client
C200
Ville
Paris
Téléphone 555-3849
Nom
Bonbeurre
Ville
Vancouver
Téléphone 555-1234
Ville
Rubrique cible de référence externe
Brise-en-Bourg
Rubrique source de référence externe
Création de références externes
Pour créer une référence externe :
1. Créez un lien pour la référence externe entre la rubrique source de la table active et la rubrique source
de la table liée. Consultez la section « Création de liens », page 112.
2. Ouvrez la base de données, puis choisissez le menu Fichier > Gérer > Base de données.
3. Dans la boîte de dialogue Gérer la base de données, cliquez sur l’onglet Rubriques.
4. Si votre base de données contient plusieurs tables, sélectionnez la table appropriée dans la liste Table.
5. Sélectionnez une rubrique Texte, Nombre, Date, Heure, Horodatage ou Multimédia dans la liste des
rubriques existantes ou définissez-en une nouvelle.
6. Cliquez sur Options (ou double-cliquez sur le nom de la rubrique).
7. Dans la boîte de dialogue Options de la rubrique, cliquez sur l'onglet Entrée automatique, puis
sélectionnez Référence externe.
8. Dans la boîte de dialogue Référence de la rubrique (Windows) ou Référence externe de la rubrique
(Mac OS), choisissez la table par laquelle la référence externe démarre et la table à partir de laquelle
la valeur est copiée.
Option à sélectionner
Pour désigner
Démarrage par la table
La table que la référence externe emploie comme point de départ dans le graphe
de liens
Référence externe à partir
d'une table liée
La table liée à partir de laquelle les données liées seront référencées
9. Sélectionnez la rubrique à partir de laquelle la valeur de référence externe sera copiée.
10. Sélectionnez les options de la référence externe.
Pour
Faites ceci
Indiquer une action lorsque les valeurs des
rubriques sources ne correspondent pas
exactement
Dans le panneau Si la valeur n’est pas trouvée :, sélectionnez une option
pour ne copier aucune valeur, copier la valeur immédiatement inférieure
ou supérieure à celle de la rubrique source de la référence externe ou entrer
une valeur fixe à utiliser en remplacement.
Eviter de copier des données nulles (vides) de la Activez la case à cocher Si la rubrique est vide, laisser la rubrique active
rubrique source de référence externe à la rubrique intacte. (Ne sélectionnez pas cette option si vous souhaitez copier des
cible de référence externe
données nulles.)
Chapitre 4
|
Utilisation de tables et de fichiers liés
117
Sélectionnez le point
de départ de la
référence externe.
Sélectionnez la table
liée à employer pour la
référence externe.
Sélectionnez la
rubrique source à
employer pour la
référence externe.
Sélectionnez une
option pour les
données « différent
de » des rubriques
sources.
Quand elle est sélectionnée, cette option empêche
la copie des données nulles.
11. Cliquez sur OK.
12. Répétez les étapes 5 à 11 pour chaque rubrique supplémentaire pour laquelle vous souhaitez définir une
référence externe.
Modification de références externes
Pour modifier une référence externe :
1. Ouvrez la base de données, puis choisissez le menu Fichier > Gérer > Base de données.
2. Cliquez sur l'onglet Rubriques.
3. Si votre base de données contient plusieurs tables, sélectionnez la table appropriée dans la liste Table.
4. Double-cliquez sur la rubrique cible de référence externe.
5. Dans la boîte de dialogue Options de la rubrique, cliquez sur l'onglet Entrée automatique.
6. Vérifiez que la case à cocher Référence externe est activée et cliquez sur Définir.
Pour arrêter ou suspendre une référence externe, désactivez la case à cocher Référence externe.
7. Effectuez vos modifications.
8. Cliquez sur OK.
Pour plus d'informations sur la création et la modification de références externes, consultez l'Aide.
118
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Chapitre 5
Partage et échange de données
Ce chapitre présente les principes de base à suivre pour partager des bases de données FileMaker Pro :
1 Partage réseau FileMaker : Vous pouvez partager des bases de données FileMaker Pro en réseau, ce qui
permet à plusieurs utilisateurs de FileMaker Pro d'accéder à la même base de données et de l'utiliser
simultanément.
1 Importation et exportation de données : Vous pouvez échanger des informations entre FileMaker Pro
et d'autres applications en important et en exportant des données. Par exemple, vous avez la possibilité
d'importer des données situées dans une autre base de données ou dans un tableur, ou d'exporter des
données d'adresse afin de créer des courriers personnalisés dans un traitement de texte.
1 Importation récurrente : Vous pouvez configurer un fichier FileMaker Pro de sorte qu'il mette
automatiquement à jour les données importées depuis une autre application telle que Microsoft Excel.
1 Accès aux données à partir de sources de données externes : Vous pouvez accéder aux informations
stockées dans d'autres fichiers FileMaker Pro et bases de données SQL externes utilisant la technologie
ODBC afin de partager des données. Ceci vous permet de travailler avec des informations stockées dans des
bases de données externes et d'associer des données externes aux informations stockées dans votre fichier.
Lorsque vous consultez des données provenant d'une base de données ODBC, vous pouvez utiliser des
rubriques supplémentaires dans votre fichier FileMaker Pro afin de réaliser des calculs et des récapitulatifs
sur les données sans modifier le schéma du fichier externe.
1 Publication Web instantanée : Vous avez la possibilité de publier rapidement et simplement vos modèles
FileMaker Pro sous forme de pages Web, ce qui permet à toute personne de votre intranet (ou d'Internet)
équipée d'un navigateur Web d'accéder à vos bases de données FileMaker Pro.
Remarque Consultez l'Aide pour obtenir des informations détaillées et complètes ainsi que des procédures
étape par étape concernant l'utilisation de FileMaker Pro. Consultez le Guide de la Publication Web
instantanée FileMaker pour obtenir des informations sur la publication de bases de données sur le Web.
Partage de bases de données en réseau
Si votre ordinateur est connecté à un réseau, vous-même et les autres utilisateurs de FileMaker Pro pour
Windows ou Mac OS pouvez accéder simultanément au même fichier de base de données.
La fonction de partage réseau de FileMaker Pro prend en charge le partage simultané de fichiers entre un
maximum de 9 utilisateurs (hôte et connexions publication Web instantanée exclus). Si vous devez partager
des fichiers avec plus de 9 utilisateurs simultanés sur un réseau, FileMaker vous recommande d'utiliser
FileMaker Server, qui offre des performances réseau supérieures en plus de sa capacité accrue.
Important Votre accord de licence FileMaker Pro prévoit que vous devez acheter une licence pour chaque
ordinateur sur lequel l'application FileMaker Pro est installée ou exécutée. La licence logicielle ne peut pas être
partagée ni utilisée sur plusieurs ordinateurs simultanément. Veuillez lire la licence logicielle pour vous
informer de l'ensemble des termes et conditions.
La première personne qui ouvre un fichier partagé est l'hôte. L'utilisateur qui ouvre un fichier partagé après
l'hôte est un client.
120
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
L'hôte ouvre le fichier
Les clients ouvrent des connexions pour accéder au fichier partagé
Lorsqu’un fichier partagé est ouvert, l’hôte et les clients ont accès aux mêmes informations, et toutes
les modifications apportées au fichier apparaissent dans la fenêtre de chaque utilisateur.
Les modifications apportées aux données par les utilisateurs sont enregistrées dans le fichier partagé.
Le fichier partagé est enregistré sur le disque sur lequel le fichier réside.
Les ordres de tri, les requêtes, les ordres d'importation et d'exportation des rubriques ainsi que les
configurations d'impression sont propres à chaque utilisateur.
Activation du partage de fichiers et hébergement de fichiers
Comme de nombreuses commandes FileMaker Pro sont traitées sur la machine hôte, vous obtiendrez des
performances supérieures en hébergeant vos fichiers partagés sur l'ordinateur le plus puissant de votre
réseau. Le fichier que vous hébergez doit se trouver sur le disque dur de votre ordinateur. L'hébergement
à distance d’un fichier stocké sur un autre ordinateur ou sur un autre serveur n'est pas pris en charge car
il pourrait compromettre l'intégrité des données et se traduire par de piètres performances.
Pour activer le partage de fichiers en réseau pour tous les fichiers ouverts :
1. Ouvrez le(s) fichier(s) FileMaker Pro que vous souhaitez partager.
Remarque Pour activer ou modifier l'état de partage d'un fichier, vous devez l'ouvrir avec un compte doté
du jeu de privilèges d'accès approprié. Pour plus d'informations, consultez la section « Comptes, jeux de
privilèges et privilèges étendus », page 134.
2. Choisissez le menu Fichier > Partage > Réseau FileMaker.
3. Dans la boîte de dialogue Paramètres de réseau FileMaker, pour Partage en réseau, cliquez sur Activé.
Dans la zone Adresse TCP/IP s'affiche l'adresse TCP/IP de votre système.
Chapitre 5
|
Partage et échange de données
121
Cliquez pour activer le partage en réseau
Sélectionnez le niveau
d'accès réseau pour le(s)
fichier(s) sélectionné(s)
4. Sélectionnez le(s) fichier(s) à héberger dans la liste Fichiers ouverts.
5. Définissez le niveau d'accès réseau pour le(s) fichier(s) sélectionné(s).
Pour
Option à sélectionner
Offrir un accès à tous les utilisateurs FileMaker Pro Tout utilisateur.
de votre réseau
Limiter l'accès réseau aux utilisateurs en fonction de Spécifier les utilisateurs selon les privilèges d'accès, puis cliquez sur Définir.
leur jeu de privilèges
Dans la boîte de dialogue Spécifier les utilisateurs selon les privilèges,
sélectionnez les jeux de privilèges auxquels vous souhaitez donner accès
au réseau.
Empêcher tout accès via les fonctions de réseau
FileMaker
Aucun utilisateur.
6. Cliquez sur OK.
Les fichiers ouverts sont désormais hébergés.
Important Vous devez laisser vos fichiers partagés ouverts pour les rendre disponibles aux clients.
Remarque Pour que des fichiers puissent être partagés sur un CD en lecture seule, vous devez activer le partage
avant de copier le fichier sur le CD.
Ouverture de fichiers partagés en tant que client
Les bases de données FileMaker Pro partagées via TCP/IP peuvent être ouvertes à distance au moyen de la
liste d'hôtes locaux, de l'adresse IP du poste hôte ou du nom DNS du poste hôte (éventuellement défini).
Pour ouvrir un fichier partagé en tant que client :
1. Choisissez le menu Fichier > Ouvrir à distance.
122
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir fichier distant, sélectionnez l'Affichage pour voir une liste d'hôtes.
Choisissez
Si vous souhaitez afficher
Hôtes favoris
Les hôtes que vous avez définis en tant que favoris
Hôtes locaux
Les hôtes FileMaker Pro situés sur votre sous-réseau TCP/IP
Hôtes répertoriés par LDAP
Les hôtes FileMaker Pro disponibles par l'intermédiaire du serveur LDAP
désigné
3. Pour afficher les fichiers disponibles à partir d’un hôte, sélectionnez celui-ci. Dans la liste Fichiers
disponibles, sélectionnez le fichier que vous souhaitez ouvrir.
Conseil Pour restreindre la liste de fichiers disponibles, entrez quelques caractères dans la zone Filtre.
Seuls les noms de fichier contenant les caractères entrés sont affichés dans la liste.
Ou, dans la zone Chemin d'accès de réseau, tapez le chemin d'accès réseau ; par exemple :
Pour IPv4: fmnet:/<adresse IP hôte>/<nomfichier>
Pour IPv6: fmnet:/<adresse IPv6 hôte>]/<nomfichier>
4. Cliquez sur Ouvrir
Vous serez peut-être invité à entrer un nom de compte, un mot de passe et un nom de domaine
(sous Windows uniquement) selon la configuration du partage des fichiers sur l’hôte.
Si le réseau est très actif, il peut arriver que le fichier ne figure pas dans la liste. Pour interroger le réseau
pendant une période plus longue, maintenez la touche Ctrl (Windows) ou Option (Mac OS) enfoncée
quand vous cliquez sur un élément.
Pour plus d'informations sur l'identification de fichiers distants comme favoris et leur accès,
consultez l'Aide.
Restrictions applicables à la modification des fichiers partagés
Bien qu'il soit possible pour plusieurs utilisateurs d'effectuer simultanément des modifications dans le même
fichier partagé, les modifications simultanées autorisées sont limitées. Le tableau ci-dessous décrit les types
de modifications autorisées et interdites dans les fichiers partagés.
Modification de base de
données
Restriction
Données dans les modèles et
les enregistrements
Le même enregistrement ne peut pas être modifié par deux utilisateurs en même temps.
Données d'enregistrements
provenant de sources de
données ODBC externes
Le même enregistrement ne peut pas être modifié par deux utilisateurs en même temps.
Si deux utilisateurs modifient le même enregistrement simultanément, FileMaker Pro envoie une alerte
lorsque l'utilisateur tente de procéder à des modifications. L'alerte propose un choix à l'utilisateur ; autorisant
les modifications (la réécriture des modifications faites par l'utilisateur), renvoyant à l'enregistrement sans faire
de modification, ou rétablissant l'enregistrement au format auquel il était lors du démarrage de la session
modifiée.
Modèles et éléments de modèle Le même modèle ne peut pas être modifié par deux utilisateurs en même temps.
Listes de valeurs
La même liste de valeurs ne peut pas être modifiée ni définie par deux utilisateurs en même temps.
Un utilisateur peut modifier une liste de valeurs pendant qu'une autre personne l'utilise en mode
Utilisation ou Recherche.
Scripts
Le même script ne peut pas être modifié ni défini par deux utilisateurs en même temps.
Un utilisateur peut modifier un script pendant qu'une autre personne l'utilise.
Chapitre 5
Modification de base de
données
|
Partage et échange de données
123
Restriction
Tables, rubriques, liens
(schéma de base de données)
Ces éléments ne peuvent pas être modifiés par deux utilisateurs en même temps.
Sources de données
La même source de données ne peut pas être modifiée ni définie par deux utilisateurs en même
temps.
Un utilisateur peut modifier une référence de source de données pendant qu'une autre personne
l'utilise.
Comptes et privilèges
Les comptes et privilèges d'accès ne peuvent pas être modifiés ou définis par deux utilisateurs en
même temps.
Un utilisateur peut créer ou modifier un compte ou un privilège pendant que cet élément est utilisé
par une autre personne.
Ouverture de bases de données partagées à distance à l'aide d'une URL
Le programme d'installation de FileMaker Pro enregistre FMP7 en tant que protocole Internet. Ceci vous
permet d’ouvrir une base de données partagée au moyen d’une URL.
Les clients peuvent utiliser un navigateur pour accéder aux bases de données partagées. Pour cela, ils doivent
saisir dans la zone d'adresse du navigateur l'URL du fichier partagé sur la machine hôte.
Pour identifier l'URL de la base de données partagée sur la machine hôte et l'envoyer à un client utilisateur :
1. Dans le fichier partagé de la machine hôte, choisissez le menu Fichier > Envoyer > Lier à la base de
données.
FileMaker Pro ouvre un email dans votre application de messagerie par défaut contenant l'URL de la base
de données en cours d'utilisation, ainsi que la configuration système requise de la connexion client.
2. Adressez l'email au client utilisateur, puis envoyez le message.
Pour ouvrir une base de données partagée sur une machine cliente à l'aide d'une URL, effectuez l’une des
opérations suivantes :
1 Si vous avez reçu un email contenant l'URL de la machine hôte, cliquez sur le lien indiquant
l'emplacement de la base de données hébergées. Si votre application de message ne prend pas en charge
les liens actifs, lancez un navigateur Web sur la machine client concernée, copiez l'URL de l'email dans
la zone d'adresse de votre navigateur, puis appuyez sur Entrée (Windows) ou Retour (Mac OS).
1 Si vous avez reçu l'URL de la base de données partagée d'une autre façon, lancez un navigateur Web
sur la machine client concernée, entrez l'URL de la machine hôte dans la zone d'adresse du navigateur
en utilisant le format suivant, puis appuyez sur Entrée (Windows) ou Retour (Mac OS).
[<][URL:]FMP7://[[compte:motdepasse@]adresseréseau]/nombasededonnées[>]
Les paramètres facultatifs sont indiqués entre crochets ([ ]). Puisque les URL ne contiennent pas
d'espace, tous les espaces des noms de base de données sont codés sous forme de signes plus (+).
Exemples
FMP7://Mes+Adresses.fp7
FMP7://192.168.10.0/Mes+Adresses.fp7
FMP7://User1:Password1@12.345.678.900/Filename.fp7
124
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Fermeture d'un fichier hébergé
Pour qu'un fichier partagé puisse être refermé par un hôte, il doit préalablement l'être par tous les clients.
FileMaker Pro vous permet d’inviter tous les clients du réseau à fermer le fichier partagé lorsque vous
fermez le fichier, modifiez les conditions de partage du fichier, quittez FileMaker Pro ou effectuez une tâche
nécessitant la fermeture du fichier par tous les clients. Si un client ne répond pas à votre demande de
fermeture d’un fichier partagé dans les 30 secondes, FileMaker Pro tente de fermer le fichier sur le poste
du client.
Pour fermer un fichier hébergé :
1. Sur l'ordinateur hébergeant le fichier, choisissez le menu Fichier > Fermer.
2. Si le fichier partagé est ouvert sur le poste de certains clients, une boîte de dialogue répertorie ceux-ci.
Cliquez sur OK pour demander à ces clients de fermer le fichier.
3. Les clients voient s’afficher une boîte de dialogue leur demandant de fermer le fichier.
Si
FileMaker Pro
Les clients cliquent sur le bouton
Annuler.
Attend que les clients aient refermé le fichier.
Les clients cliquent sur le bouton
Fermer.
Ferme le fichier partagé sur l’ordinateur du client.
Les clients ne font rien.
Tente de fermer le fichier au bout de 30 secondes, à condition qu’il puisse l’être en toute
sécurité.
Pour plus d'informations sur le partage de fichiers en réseau, consultez l'Aide.
Importation et exportation de données
Vous pouvez échanger des informations entre FileMaker Pro et d'autres applications en important et en
exportant des données. Vous pouvez effectuer les actions suivantes :
1 importer des données dans un fichier FileMaker Pro existant, que ce soit dans une nouvelle table ou dans
une table existante ;
1 convertir des données issues d'autres applications en nouveaux fichiers FileMaker Pro ;
1 exporter des données destinées à être utilisées dans d'autres applications.
Enregistrement et envoi de données sous d'autres formats
Vous pouvez enregistrer des données FileMaker Pro dans une feuille de calcul Microsoft Excel, Excel 2007/2008
ou un fichier PDF, vous permettant ainsi de partager vos données d'enregistrements avec des utilisateurs ne
disposant pas de FileMaker Pro.
FileMaker Pro vous permet d'envoyer par email la feuille de calcul Excel ou le fichier PDF lorsque vous
l'enregistrez. Vous pouvez également créer des scripts pour enregistrer des données sous Excel ou PDF.
Pour enregistrer des fichiers sous Excel, vous devez disposer des privilèges Autoriser l'exportation. Pour
enregistrer des fichiers au format PDF, vous devez bénéficier des privilèges Autoriser l'impression.
Remarque Le fichier enregistré ne contiendra que les rubriques présentes sur le modèle au moment de
l'enregistrement. Si vous souhaitez inclure d'autres rubriques (les rubriques de panneaux à onglets à l'arrière-plan
par exemple), exécutez la commande Exporter enregistrements plutôt que la commande Enregistrer/Envoyer en.
Chapitre 5
|
Partage et échange de données
125
Envoi d'emails basés sur des données d’enregistrement
Vous pouvez utiliser FileMaker Pro pour envoyer un ou plusieurs messages à un ou plusieurs destinataires.
L'email généré est envoyé à l'aide de l'application email par défaut ou directement par SMTP (Simple Mail
Transfer Protocol, un jeu de critères pour l'envoi et la réception d'email). Vous pouvez entrer des valeurs ou
utiliser des valeurs provenant de rubriques ou calculs. Vous pouvez également créer des scripts pour envoyer
des emails.
Pour plus d'informations, consultez l'Aide.
Formats de fichier d’importation/exportation pris en charge
Chaque application enregistre ses fichiers de données sous un format qui lui est propre. La plupart
des applications sont également capables d'échanger des informations sous certains autres formats.
FileMaker Pro permet d'importer et/ou d'exporter des fichiers sous ces formats, suivis par leurs extensions de nom
de fichier : Microsoft Excel (.xls, .xlsx), texte séparé par des tabulations (.tab, .txt), valeurs séparées par des
virgules (.csv, .txt) , FileMaker Pro 7 (.fp7), Fusion (.mer), table HTML (.htm) et XML (.xml). Si vous échangez
des données avec un autre programme, consultez la documentation de celui-ci pour déterminer un format de
fichier intermédiaire pris en charge à la fois par FileMaker Pro et par l'autre application.
La plupart des formats de fichier ne prennent en charge que la conversion des données et ne gèrent pas
l'importation ni l'exportation de caractéristiques de mise en forme telles que la police, la taille, le style et
la couleur des caractères.
Pour plus d'informations sur les formats de fichier, sur les versions que FileMaker Pro est capable d'importer
et/ou d'exporter, et sur l'importation à partir de sources telles que du code XML, un appareil photo
numérique (Mac OS) ou Bento (Mac OS), consultez l'Aide.
Configuration d'importations récurrentes
Vous pouvez configurer un fichier FileMaker Pro de sorte qu'il mette automatiquement à jour les données
importées depuis une autre application telle que Microsoft Excel. Une importation récurrente a lieu
automatiquement au premier affichage du modèle contenant les données du fichier externe. Vous pouvez
par la suite exécuter un script pour mettre à jour les données.
Notez les points suivants :
1 Les données importées dans le cadre d'une importation récurrente sont en lecture seule dans
FileMaker Pro.
1 Lorsque vous configurez des importations récurrentes, FileMaker Pro crée une nouvelle table pour les
données importées ainsi qu'un nouveau modèle pour présenter ces données. Si vous le souhaitez, vous
pouvez par la suite personnaliser le modèle en mode Modèle.
1 Pour configurer des importations récurrentes, vous devez ouvrir un fichier à l'aide d'un compte disposant
du jeu de privilèges Accès intégral. Pour plus d'informations sur les jeux de privilèges, consultez la
section « Création de comptes », page 141.
Pour configurer des importations récurrentes :
1. Créez un fichier ou ouvrez le fichier dans lequel vous souhaitez configurer des importations récurrentes.
Consultez la section « Création d’un fichier FileMaker Pro », page 59 ou « Ouverture de fichiers »,
page 17.
2. En mode Utilisation, choisissez le menu Fichier > Importer des enregistrements > Fichier.
126
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
3. Dans Fichiers de type (Windows) ou Afficher (Mac OS), sélectionnez le type de fichier à importer, puis
recherchez et sélectionnez le fichier contenant les données à importer.
4. Sélectionnez l'option Définir comme importation récurrente automatique, puis cliquez sur Ouvrir.
Le chemin du fichier sélectionné apparaît dans la boîte de dialogue Configuration d'importation récurrente.
5. Pour ignorer l'importation des titres de colonnes, sélectionnez Ne pas importer le premier enregistrement
(contient des noms de rubrique).
6. Acceptez le nom de modèle par défaut ou tapez un nouveau nom pour le modèle créé par FileMaker Pro
pour afficher les données importées.
7. Acceptez le nom de script par défaut ou tapez un nouveau nom pour le script pouvant être utilisé pour
mettre les données à jour manuellement.
8. Cliquez sur OK.
9. Si vous importez des données depuis un fichier Excel, vous pouvez importer les données par feuille
de calcul ou par plage nommée.
Pour
Faites ceci
Importer des données par feuille de calcul
Sélectionnez Afficher les feuilles de calcul, sélectionnez la feuille
de calcul à importer, puis cliquez sur Continuer.
Importer des données par plage nommée, une feuille de Sélectionnez Afficher les plages nommées, sélectionnez la plage
calcul ou plage nommée par modèle
nommée à importer, puis cliquez sur Continuer.
10. Le nouveau modèle apparaît en mode Utilisation en vue Tableau. Vous pouvez mettre à jour les
données, ajouter un enregistrement vide dans le fichier ou ajouter une nouvelle rubrique au modèle.
Pour
Faites ceci
Mettre à jour les données
Cliquez sur le bouton du script en haut du nouveau modèle.
Ajouter un enregistrement vide au fichier (apparaît en
tant que rangée vierge au bas du tableau)
Cliquez sur + au bas du tableau.
Ajouter une nouvelle rubrique au modèle (apparaît en
tant que colonne vierge à droite du tableau)
Cliquez sur + dans le titre du tableau.
Pour plus d'informations sur la configuration des importations récurrentes, consultez l'Aide.
ODBC et JDBC
Vous pouvez échanger des données FileMaker Pro avec des applications compatibles ODBC et JDBC.
Par exemple, vous pouvez créer des graphiques dans Microsoft Excel à partir de données FileMaker Pro.
Que voulez-vous faire ?
Comment le faire ?
Utiliser FileMaker Pro comme source 1 Requêtes SQL
de données et de données
1 JDBC
FileMaker Pro à partager
Consultez le document
Guide ODBC et JDBC FileMaker
Chapitre 5
|
Partage et échange de données
127
Que voulez-vous faire ?
Comment le faire ?
Consultez le document
Utiliser FileMaker Pro comme un
client ODBC / accéder aux données
ODBC
De façon interactive via le graphe de liens
« Travail avec des sources de données
externes », page 131 et l'Aide de
FileMaker Pro
1 Unique, statique via importation ODBC (ou
Aide FileMaker Pro
menu Fichier > Ouvrir)
1 Action de script Importer enregistrements
1 Action de script Exécuter SQL
Méthodes d’importation de données dans un fichier existant
Lorsque vous importez des données dans un fichier existant, vous pouvez :
1 ajouter des enregistrements à une table existante
1 créer une table à partir de données importées
1 actualiser les enregistrements existants d'une table existante
1 actualiser les enregistrements correspondants d'une table existante
Important Les options d’importation mettant à jour des enregistrements existants ou des enregistrements
correspondants écrasent les données existantes pendant le processus d’importation et sont irréversibles.
Pour sauvegarder vos données, choisissez le menu Fichier > Enregistrer une copie afin de créer une copie
de sauvegarde du fichier avant d’effectuer une importation mettant à jour les enregistrements.
Le fichier à partir duquel vous importez des enregistrements est la source. Le fichier vers lequel vous
importez des enregistrements est la cible.
A propos de l'ajout d'enregistrements
Quand vous ajoutez des enregistrements, vous importez tous les enregistrements du fichier source au fichier
ou à la table cible. Un nouvel enregistrement est créé dans le fichier cible pour chaque enregistrement
importable du fichier source.
A propos de la mise à jour d'enregistrements existants
Cette option vous permet de remplacer les données de votre fichier par les données du fichier source. Pour chaque
rubrique cible de l’importation, les données du premier enregistrement (ou de la première rangée de données)
importable dans le fichier source écrasent les rubriques du premier enregistrement du fichier cible. Les données
du deuxième enregistrement (ou de la deuxième rangée de données) importable du fichier source écrasent celles
du deuxième enregistrement du fichier cible, et ainsi de suite. Lorsque vous remplacez des données,
FileMaker Pro n’effectue aucune vérification ni comparaison des données des fichiers concernés.
Vous pouvez choisir de remplacer ou non les données rubrique par rubrique.
Les enregistrements du fichier cible sont remplacés par le même nombre d’enregistrements du fichier
source. Si le nombre d’enregistrements importables dans le fichier source est plus élevé que celui du fichier
cible, les données des enregistrements supplémentaires du fichier source ne sont pas importées, à moins que
vous n’activiez la case à cocher Ajouter données restantes en tant que nouv. enreg. S’il y a plus
d’enregistrements dans le fichier cible, les données correspondant aux enregistrements supplémentaires ne
sont pas remplacées.
128
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
A propos de la mise à jour d'enregistrements correspondants
Vous pouvez mettre à jour les enregistrements et rubriques correspondants de votre fichier cible avec les
données d'un autre fichier. Par exemple, il est possible que vous possédiez une copie d’une base de données
sur votre ordinateur de bureau et une autre sur votre ordinateur portable. Vous pouvez alors mettre à jour le
fichier de l’ordinateur de bureau avec les modifications que vous avez apportées sur votre portable.
Vous désignez les enregistrements du fichier source utilisés pour la mise à jour ainsi que les enregistrements du
fichier cible qui feront l'objet de cette mise à jour en sélectionnant une ou plusieurs rubriques sources dans chaque
fichier. Si les données d’une rubrique source d’un enregistrement du fichier cible correspondent à celles d’une
rubrique source d’un enregistrement du fichier source, l’enregistrement du fichier cible est mis à jour avec les
données du fichier source.
Les rubriques sources doivent identifier une seule entité de la base de données. Par exemple, dans une base
de données Employés, vous pouvez utiliser une rubrique source unique, telle que N° employé, ou définir
plusieurs rubriques sources, telles que Nom, Prénom et Numéro de téléphone. La rubrique Nom pouvant
parfois identifier plusieurs personnes, il est déconseillé de l'utiliser comme rubrique source unique.
Vous avez également la possibilité d’indiquer les rubriques à importer. Le contenu de toutes les rubriques
sélectionnées dans chacun des enregistrements correspondants écrasera les données du fichier cible, même
si la rubrique du fichier source ne contient aucune donnée.
Lorsque le fichier cible contient un jeu d'enregistrements trouvés, seuls les enregistrements trouvés sont mis
à jour. (Si le fichier source est un autre fichier FileMaker Pro, vous pouvez également choisir de n'importer
que les données issues d'un jeu d'enregistrements trouvés.)
L'exemple ci-après montre comment un enregistrement d'un fichier cible se présente avant et après sa mise
à jour par un enregistrement correspondant dans un fichier source.
Avant la mise à jour des enregistrements
correspondants
Fichier source
Fichier cible
123-456-7890
123-456-7890
=
Jean
Jean
–
Q
–>
Bonbeurre
Bonbeurre
–
456 rue de Paris
–> 123 Grande Rue
–> Nice
Paris
USA
–> USA
3/3/1960
–
–> 408-555-6789
Après la mise à jour
Fichier cible
123-456-7890
Jean
Q
Bonbeurre
456 rue de Paris
Paris
USA
3/3/1960
= indique une rubrique source
–> indique d'importer la rubrique
– indique de ne pas importer la rubrique
A propos du processus d'importation
Pour importer des enregistrements, suivez la procédure de base ci-dessous :
1. Effectuez une copie de sauvegarde du fichier dans lequel vous effectuez l’importation.
2. Si le fichier source est un fichier FileMaker Pro, effectuez une recherche pour que le jeu
d'enregistrements trouvés de la fenêtre active ne contienne que les enregistrements à importer.
3. Ouvrez le fichier cible et, s'il contient plusieurs tables, sélectionnez un modèle faisant apparaître
les enregistrements de la table dans laquelle vous souhaitez importer les données.
4. Si vous mettez à jour des enregistrements existants ou correspondants, assurez-vous que le jeu
d’enregistrements trouvés ne contient que les enregistrements à modifier ou à mettre à jour.
Chapitre 5
|
Partage et échange de données
129
5. Choisissez le menu Fichier > Importer des enregistrements > Fichier, puis choisissez le nom du fichier
contenant les données que vous souhaitez importer (le fichier source).
6. Si nécessaire, dans la boîte de dialogue Ordre d'importation des rubriques, sélectionnez une table dans la
liste Source.
7. Acceptez la table affichée dans la liste déroulante Cible ou sélectionnez Nouvelle table pour créer une
table disposant d’un schéma identique à la table source.
8. Sélectionnez le type d'importation à effectuer. Consultez la section « Méthodes d’importation de données
dans un fichier existant », page 127.
9. Mettez en correspondance les rubriques du fichier source avec celles du fichier cible.
= indique des rubriques sources
Sélectionnez une table
à partir de laquelle vous
souhaitez importer des
données
Les flèches montrent que les données seront
importées dans les rubriques de droite
Importer dans la table
active ou une nouvelle
table
Rubriques du fichier
source
Rubriques du fichier
cible
Sélectionnez une action
d'importation
Conversion d'un fichier de données en un nouveau fichier FileMaker Pro
Vous pouvez convertir un fichier de données d’une autre application en un nouveau fichier FileMaker Pro.
Le fichier converti contiendra :
1 les données du fichier ou de la source convertis ;
1 deux modèles d'affichage des données ;
1 les noms de rubrique convertis s'ils sont disponibles dans le fichier ou dans la source que vous
convertissez. Dans le cas contraire, les noms de rubrique sont génériques : r1, r2, r3, etc.
1 Les types de rubrique convertis s'ils sont disponibles dans le fichier ou dans la source que vous convertissez.
Dans le cas contraire, toutes les rubriques sont converties en rubriques Texte.
Pour importer des données dans un nouveau fichier :
1. Dans l'application source, enregistrez les données que vous souhaitez importer sous un type de fichier
pris en charge par FileMaker Pro. Consultez la section « Formats de fichier d’importation/exportation
pris en charge », page 125.
2. Choisissez le menu Fichier > Ouvrir.
3. Dans la boîte de dialogue Ouvrir fichier, pour Fichiers de type (Windows) ou Afficher (Mac OS),
indiquez le type de fichier, sélectionnez le fichier à convertir, puis cliquez sur Ouvrir.
130
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
4. Si vous obtenez la boîte de dialogue Première rangée, déterminez si la première rangée de données
correspond à des noms de rubrique ou à un premier enregistrement de données, puis cliquez sur OK.
5. Si vous convertissez une feuille de calcul Microsoft Excel et que vous obtenez la boîte de dialogue
Spécifier données Excel, sélectionnez une feuille de calcul ou une plage nommée dans le classeur, puis
cliquez sur OK.
6. Dans la boîte de dialogue Nom du fichier à créer, entrez le nom du nouveau fichier, choisissez un
emplacement, puis cliquez sur Enregistrer.
FileMaker Pro convertit les données en fichier FileMaker Pro et affiche le fichier.
Pour plus d'informations sur l'importation de données, consultez l'Aide.
A propos du processus d'exportation
Vous pouvez exporter des données FileMaker Pro dans un nouveau fichier, puis ouvrir celui-ci dans une
autre application.
Pour exporter des enregistrements, procédez comme suit :
1. Ouvrez le fichier FileMaker Pro, puis affichez un modèle présentant les enregistrements que vous
souhaitez exporter.
2. Recherchez et triez les enregistrements à exporter. Reportez-vous aux rubriques « Recherche
d’enregistrements », page 32 et « Tri d’enregistrements », page 46.
3. Choisissez le menu Fichier > Exporter enregistrements.
4. Dans la boîte de dialogue Exporter les enregistrements, entrez le nom du fichier, puis choisissez son
emplacement et son type.
5. Dans la boîte de dialogue Ordre d'exportation des rubriques, sélectionnez la façon dont vous souhaitez
que FileMaker Pro exporte les données.
Pour exporter
Choisissez
Une rubrique du modèle actif
Modèle actif (NomModèle) dans la liste de tables, puis double-cliquez sur une rubrique
de la liste
Une rubrique de la table du modèle
actif
Table active (NomTable) dans la liste de tables, puis double-cliquez sur une rubrique de
la liste
6. Si nécessaire, choisissez le jeu de caractères que le fichier exporté doit employer.
7. Indiquez si la mise en forme du modèle actuel doit être appliquée aux données exportées ou non.
Pour exporter des rubriques liées,
sélectionnez la table liée dans la liste
Sélectionnez des rubriques
dans cette liste
Indiquez si la mise en forme doit être
appliquée ou non
Pour plus d'informations sur l'exportation de données, consultez l'Aide.
FileMaker Pro
exporte ces
rubriques
Chapitre 5
|
Partage et échange de données
131
Travail avec des sources de données externes
Vous pouvez définir des sources de données dans un fichier FileMaker Pro pour accéder aux données à partir :
1 d'autres fichiers FileMaker Pro ;
1 de bases de données SQL utilisant la technologie ODBC pour le partage d'informations.
Lorsque vous définissez des sources de données dans des fichiers FileMaker Pro, des données actuelles des
bases de données externes sont affichées dans vos fichiers. Vous pouvez utiliser FileMaker Pro pour ajouter,
modifier, supprimer, rechercher et trier les données dans les fichiers externes.
Les procédures suivantes donnent un aperçu de la façon d'accéder aux données dans des fichiers
FileMaker Pro ou des sources de données ODBC externes. Pour des informations détaillées sur l'accès
aux sources de données externes, consultez l'Aide.
Travail avec des fichiers FileMaker Pro externes
Pour paramétrer un fichier afin d'accéder aux données d'un autre fichier FileMaker Pro :
1 Ajoutez des tables provenant d'autres sources de données FileMaker Pro au graphe de liens du fichier
FileMaker Pro actuel.
1 Ajoutez des rubriques aux modèles pour afficher les données d'un autre fichier FileMaker Pro.
Travail avec des sources de données ODBC
Pour paramétrer un fichier afin d'accéder aux données dans les sources de données ODBC prises en charge :
1 Installez et configurez un pilote ODBC pour les sources de données externes auxquelles vous voulez
accéder.
1 Sur l'ordinateur qui héberge le fichier FileMaker Pro actuel, configurez un nom de source de données
(DSN) pour chaque source de données ODBC à laquelle vous souhaitez accéder.
1 Paramétrez des options pour les sources de données ODBC auxquelles vous souhaitez accéder
(par exemple, si les utilisateurs sont invités à saisir leur nom d'utilisateur et leur mot de passe).
1 Ajoutez une ou plusieurs tables provenant de la source de données ODBC dans le graphe de liens
du fichier FileMaker Pro actuel.
1 Ajoutez des rubriques aux modèles du fichier FileMaker Pro pour afficher des données externes.
1 Vous pouvez également ajouter des rubriques supplémentaires aux tables externes et modèles afin
d'afficher les résultats des calculs et statistiques en fonction des données stockées dans les sources
de données ODBC externes.
132
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Publication de bases de données sur le Web
FileMaker Pro vous permet de faire appel à la Publication Web instantanée pour publier vos bases de
données dans un navigateur Web, de sorte que les utilisateurs puissent les parcourir, les mettre à jour et
y faire des recherches.
Associée aux comptes et aux jeux de privilèges FileMaker Pro, la fonction Publication Web instantanée vous
permet de sécuriser vos bases de données.
Remarque La fonction Publication Web instantanée de FileMaker Pro permet de partager des fichiers entre
un maximum de 5 utilisateurs simultanés. Utilisez FileMaker Server Advanced si vous avez besoin de
partager des fichiers entre plus de 5 utilisateurs Web simultanés.
Pour travailler avec une base de données FileMaker Pro publiée, les utilisateurs Web doivent disposer de
la configuration suivante :
1 Un navigateur Web.
1 Un accès à Internet ou à un intranet. L'accès à Internet nécessite un fournisseur d'accès à Internet ;
FileMaker n'est pas un fournisseur d'accès à Internet.
1 Un ordinateur hôte avec accès permanent à Internet ou à un intranet via TCP/IP.
1 L'adresse IP de l'ordinateur hébergeant votre fichier de base de données.
Vous pouvez publier des bases de données sous forme de pages Web sur un réseau local, sur un intranet ou
sur le Web. Vous n’avez pas besoin de modifier les bases de données ni d'utiliser un logiciel supplémentaire.
Remarque Les navigateurs Web, qui calculent une URL en fonction des données d'une rubrique et affichent
la page Web directement dans un modèle FileMaker Pro, fonctionnent dans les fichiers partagés via la
publication Web instantanée. Cependant, vous devez faire attention aux problèmes de conception avant
d'inclure des navigateurs Web dans les fichiers publiés. Pour plus d'informations, consultez le Guide de la
publication Web instantanée FileMaker. Choisissez le menu Aide > Documentation produit > Guide de la
Publication Web instantanée FileMaker.
Base de données FileMaker Pro partagée dans un navigateur Web
Chapitre 6
Protection des bases de données
Ce chapitre décrit les fonctions de base relatives à la restriction de ce que les utilisateurs peuvent voir et faire
dans un fichier FileMaker Pro. Vous apprendrez comment :
1
1
1
1
1
1
planifier la sécurité relative à un fichier ;
afficher et créer des comptes utilisateurs et des mots de passe ;
afficher et créer des jeux de privilèges ;
afficher des privilèges étendus ;
empêcher les versions antérieures à FileMaker Pro 11 d'ouvrir un fichier ;
autoriser d'autres fichiers à accéder à vos fichiers ;
1 prendre des mesures pour la sécurité de votre solution de base de données ainsi que de votre système
d'exploitation, réseau et matériel ;
1 sauvegarder des bases de données et d'autres fichiers ;
1 installer, exécuter et mettre à jour un logiciel antivirus.
Remarque Consultez l'Aide pour obtenir des informations détaillées et complètes ainsi que des procédures
étape par étape concernant l'utilisation de FileMaker Pro.
Bien que votre système d'exploitation intègre des fonctions de sécurité des fichiers, utilisez impérativement
les privilèges de FileMaker Pro pour contrôler les accès et assurer la sécurité de vos fichiers de base de
données.
Pour plus d'informations sur la modification des paramètres de sécurité des anciennes bases de données dans
l'actuelle version de FileMaker Pro, consultez la section « Conversion de bases de données FileMaker Pro 6
et antérieures », page 151 ainsi que l'Aide FileMaker Pro.
Protection des bases de données à l’aide de comptes et de jeux de
privilèges
Vous avez la possibilité de limiter ce que les utilisateurs peuvent voir et faire dans un fichier de base de
données. Vous pouvez limiter :
1 L’accès aux données : Certains enregistrements ou rubriques de tables individuelles sont en lecture seule
ou entièrement masqués.
1 L’accès aux modèles : La modification de modèles en mode Modèle est interdite aux utilisateurs.
1 L’accès aux listes de valeurs et aux scripts : L’affichage et la modification de listes de valeurs et de
scripts, ainsi que l’exécution de scripts sont interdits.
1 L’accès au partage de fichiers : Le partage de fichiers est autorisé de manière individuelle via le réseau
FileMaker, la publication Web et les fonctions ODBC et JDBC.
1 La sortie des données : Les utilisateurs ne peuvent ni imprimer ni exporter des données.
1 L’accès aux menus : L’accès à certaines commandes de menu est interdit.
134
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Le moyen de limiter les opérations autorisées aux utilisateurs dans un fichier consiste à inviter ces derniers
à entrer un nom de compte et un mot de passe à l'ouverture du fichier. Le nom du compte et le mot de passe
qu'ils saisissent déterminent le jeu de privilèges dont ils bénéficieront ainsi que celui qui limitera les
opérations qu'ils pourront exécuter sur chaque fichier. Pour plus d'informations sur les comptes et les jeux
de privilèges, consultez la section suivante.
Vous pouvez définir des privilèges pour un fichier partagé pendant l'utilisation de ce dernier par des clients.
Les changements de privilèges affectant un client ne deviennent effectifs qu’après fermeture et réouverture
du fichier par le client.
Les privilèges que vous définissez ne s'appliquent qu'à un seul fichier, et à toutes les tables de base de
données de ce fichier. Si vous souhaitez protéger plusieurs fichiers de votre solution, il vous est possible de
combiner la totalité de ces fichiers en un fichier de plusieurs tables. Vous pourrez ainsi gérer l’accès à
l’ensemble de la base de données en définissant des privilèges pour ce seul fichier. Si vous ne souhaitez pas
combiner plusieurs fichiers en un seul fichier, définissez des privilèges d'accès dans chaque fichier contenant
des éléments à protéger.
Important Si vous créez dans un fichier un lien faisant référence à une table d'un autre fichier, vous ne
pouvez pas gérer les privilèges pour la table liée dans le premier fichier. L’accès à cette table est contrôlé
par les privilèges définis dans l’autre fichier.
Comptes, jeux de privilèges et privilèges étendus
Cette section décrit les comptes, jeux de privilèges et privilèges étendus de FileMaker Pro.
Pour plus d'informations sur le partage des données, consultez la section chapitre 5, « Partage et échange de
données ».
Comptes
Les comptes authentifient les utilisateurs qui tentent d'ouvrir un fichier protégé. Chaque compte spécifie un
nom d’utilisateur et, généralement, un mot de passe. Un utilisateur qui n'est pas en mesure de fournir des
informations d'identification valides ne peut pas ouvrir un fichier protégé.
Chaque fichier de base de données contient deux comptes prédéfinis : Admin et Invité. Pour plus
d'informations, consultez la section « A propos des comptes prédéfinis », page 136.
Vous pouvez créer un compte pour chaque utilisateur accédant à un fichier ou créer un petit nombre de
comptes partagés par plusieurs utilisateurs, par exemple un compte « Marketing » et un compte « Ventes ».
1 Créez des comptes pour des utilisateurs spécifiques lorsqu'il s'avère nécessaire de vérifier l'identité de ces
derniers et de gérer les accès individuellement.
1 Créez des comptes partagés lorsque vous souhaitez réduire le nombre de comptes à gérer et que vous
n’avez pas besoin de gérer individuellement les accès au fichier de base de données.
Si vous hébergez des fichiers sur FileMaker Server, vous pouvez créer des comptes Serveur externe obtenant
des informations d'authentification de la part d'un serveur d'authentification tel que Apple OpenDirectory ou
un domaine Windows. Pour plus d'informations, consultez la section « Création de comptes authentifiés par
l'intermédiaire d'un serveur externe », page 142.
Chapitre 6
|
Protection des bases de données
135
Jeux de privilèges
Un jeu de privilèges définit un niveau d'accès pour un fichier de base de données. Chaque fichier de base de
données comporte trois jeux de privilèges prédéfinis correspondant aux types de niveaux d'accès les plus
courants : Accès intégral, Saisie de données uniquement et Accès en lecture seule. Lorsque vous créez un
jeu de privilèges, vous disposez de nombreuses options pour limiter l'accès à une base de données. Vous
pouvez par exemple déterminer les modèles visibles et les menus disponibles, et indiquer si l'impression est
autorisée. Les jeux de privilèges peuvent également restreindre l'accès à des enregistrements ou à des
rubriques de certaines tables au sein d'un fichier. Un jeu de privilèges est affecté à chaque compte et
détermine le niveau d’accès lors de l’ouverture d’un fichier à l’aide de ce compte.
Vous pouvez créer autant de jeux de privilèges que nécessaire pour définir les différents types d'accès
souhaités pour un fichier. Pour plus d'informations sur les jeux de privilèges, consultez la section « A propos
des jeux de privilèges prédéfinis », page 136.
Privilèges étendus
Les privilèges étendus déterminent les options de partage de données autorisées par un jeu de privilèges, telles que
la possibilité d'ouvrir un fichier partagé ou de visualiser une base de données dans un navigateur Web.
Le tableau ci-dessous répertorie les privilèges étendus disponibles par défaut. (FileMaker et d'autres
développeurs tiers peuvent définir des privilèges étendus supplémentaires pour gérer l'accès d'autres
logiciels conçus pour fonctionner avec FileMaker Pro ou FileMaker Server.)
Privilège étendu
Détermine si un privilège permet
Accès via le réseau FileMaker
L'ouverture d'un fichier partagé sur un réseau (fichier hébergé par FileMaker Pro ou
FileMaker Server).
Accès via ODBC/JDBC
L'accès à un fichier de base de données depuis une autre application via la fonction
ODBC ou JDBC.
Accès via la Publication Web instantanée
L'accès à un fichier de base de données à partir d'un navigateur Web via la fonction
Publication Web instantanée.
Accès via FileMaker Mobile
L'accès à un fichier de base de données avec l'application FileMaker Mobile.
Accès via la Publication Web XML
L'accès à un fichier de base de données depuis un navigateur Web ou une autre
application via la publication Web XML (FileMaker Server uniquement)
Accès via la Publication Web XSLT
L'accès à un fichier de base de données depuis un navigateur Web ou une autre
application via la publication Web XSLT (FileMaker Server uniquement)
Accès via la Publication Web PHP
L'accès à un fichier de base de données depuis un navigateur Web ou une autre
application via la publication Web PHP (FileMaker Server uniquement)
Lorsqu’un utilisateur tente d’ouvrir ou de consulter un fichier protégé au moyen de l’une des méthodes cidessus, il est invité à entrer des informations de compte. Si le jeu de privilèges relatif au compte n'autorise pas
le type de privilège étendu demandé par l'utilisateur, ce dernier obtient un message d'erreur l'informant qu'il ne
peut pas accéder au fichier.
Tous les privilèges étendus pour un fichier sont désactivés par défaut, y compris le jeu de privilèges Accès
intégral.
L’activation de privilèges étendus limite l’accès aux données partagées à certains jeux de privilèges. Pour accéder
réellement aux données partagées, vous devez également configurer le partage relatif au type d’accès souhaité. Pour
plus d'informations sur les privilèges étendus, consultez la section « Visualisation des privilèges étendus », page 144.
136
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
A propos des comptes prédéfinis
Chaque fichier de base de données contient deux comptes prédéfinis : Admin et Invité.
Compte Admin
Le compte Admin bénéficie du jeu de privilèges Accès intégral autorisant l'accès à chaque élément d'un
fichier. Le compte Admin n’est associé à aucun mot de passe. Dans les fichiers pour lesquels les privilèges
ne sont pas définis, les options de fichier sont configurées pour la connexion automatique à ces fichiers par
l'intermédiaire du compte Admin.
Le compte Admin est totalement modifiable. Vous pouvez le renommer, lui attribuer un mot de passe ou le
désactiver. Vous pouvez même le supprimer ; toutefois, au moins l'un des comptes actifs doit posséder le jeu
de privilèges Accès intégral.
Important Prenez soin de ne pas oublier le nom de compte et le mot de passe attribués au jeu de privilèges
Accès intégral. Au besoin, notez ces informations sur une feuille de papier que vous rangerez en lieu sûr.
Si vous les perdez ou si vous les oubliez, vous ne pourrez plus ouvrir le fichier.
Compte Invité
Le compte Invité permet aux utilisateurs d'ouvrir un fichier sans indiquer d'informations de compte.
Le compte Invité n'est associé à aucun mot de passe. Par défaut, le compte Invité bénéficie du jeu de
privilèges Accès en lecture seule, mais vous pouvez lui en affecter un autre.
A l’origine, le compte Invité est inactif, ce qui désactive l’option Invité dans la boîte de dialogue de saisie
du mot de passe et interdit aux utilisateurs d’ouvrir les fichiers en tant qu’invités. Vous pouvez activer le
compte Invité afin d’autoriser ce type d’accès.
Le compte Invité n’est pas totalement modifiable. Vous ne pouvez pas le supprimer, le renommer ou lui
attribuer un mot de passe.
A propos des jeux de privilèges prédéfinis
Chaque nouveau fichier de base de données contient trois jeux de privilèges prédéfinis :
1 Accès intégral: autorise l'affichage et la modification de tous les éléments du fichier.
1 Saisie de données uniquement : autorise uniquement la visualisation et la saisie des données.
1 Accès en lecture seule : autorise la visualisation des données, mais non leur modification.
Vous ne pouvez pas modifier ni supprimer ces jeux de privilèges prédéfinis, mais seulement activer ou
désactiver les privilèges étendus qui leur sont associés. Vous pouvez les utiliser tels quels ou les dupliquer
et modifier les copies dupliquées.
Le tableau ci-dessous récapitule les propriétés de ces jeux de privilèges.
Jeux de privilèges
Privilège
Accès intégral
Saisie de données
uniquement
Accès en lecture
seule
Enregistrements (dans toutes les tables)
Création, modification et
suppression
Création, modification et Lecture seule
suppression
Modèles
Tous modifiables
Lecture seule
Lecture seule
Listes de valeurs
Tous modifiables
Lecture seule
Lecture seule
Chapitre 6
|
Protection des bases de données
137
Jeux de privilèges
Privilège
Accès intégral
Saisie de données
uniquement
Accès en lecture
seule
Scripts
Tous modifiables et
exécutables
Tous exécutables
uniquement
Tous exécutables
uniquement
Privilèges étendus
Tous désactivés
Tous désactivés
Tous désactivés
Autoriser l’impression
Activé
Activé
Activé
Autoriser l’exportation
Activé
Activé
Activé
Gérer les privilèges étendus
Activé
Désactivé
Désactivé
Autoriser le non-respect des alertes de contrôle
Activé
Désactivé
Désactivé
Déconnecter les utilisateurs de FileMaker Server en Désactivé
cas d'inactivité
Activé
Activé
Autoriser les utilisateurs à modifier leur mot de passe Activé
Activé
Activé
Nombre de jours avant changement obligatoire
Désactivé
Désactivé
Désactivé
Longueur minimale du mot de passe
Désactivé
Désactivé
Désactivé
Commandes de menu disponibles
Tous
Tous
Tous
Vous devez disposer des privilèges Autoriser l’impression pour enregistrer des données sous un fichier PDF.
Vous devez disposer des privilèges Autoriser l’exportation pour enregistrer des données sous une feuille de
calcul Microsoft Excel ou Excel 2007/2008. Pour plus d'informations sur l'enregistrement de données au
format PDF ou Excel, consultez la section « Enregistrement et envoi de données sous d'autres formats »,
page 124.
Remarque Le jeu de privilèges Accès intégral est le seul à autoriser l'accès aux boîtes de dialogue Gérer la
base de données et Gérer les sources de données externes permettant de modifier des rubriques, des tables,
des liens ainsi que des sources de données. Ce jeu de privilèges est également le seul à autoriser la
modification des comptes et des privilèges. L'activation de ces privilèges étant impossible dans un autre jeu
de privilèges, tout utilisateur souhaitant effectuer des modifications de définition de base de données ou de
privilèges doit ouvrir le fichier au moyen d'un compte bénéficiant du jeu de privilèges Accès intégral.
Le jeu de privilèges Accès intégral doit être affecté à au moins un compte actif authentifié par FileMaker
dans chaque fichier. Si vous modifiez des comptes de façon qu’aucun compte actif ne bénéficie du jeu de
privilèges Accès intégral, vous recevez un message d’erreur.
Planification de la sécurité relative à un fichier
Lors de sa création, un fichier FileMaker Pro n'est pas protégé. Chaque fois que le fichier est ouvert, il
connecte automatiquement l'utilisateur via le compte Admin bénéficiant du jeu de privilèges Accès intégral.
1 Si vous souhaitez simplement interdire à quiconque d’ouvrir un fichier de base de données sur votre
ordinateur, vous pouvez protéger le fichier par mot de passe. Pour plus d'informations, consultez la
section « Protection d'un fichier par mot de passe », page 139.
138
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
1 Si vous avez besoin de partager un fichier de base de données avec d’autres utilisateurs et d’attribuer à
ces derniers différents niveaux d’accès au fichier, vous devez planifier la sécurité du fichier. Vous pouvez
éventuellement faire la liste des utilisateurs et de leurs privilèges :
Dirigeants/
Chefs de
service
Marketing
Ventes
RH
Juridique
Invités
Afficher des
enregistrements
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Créer des
enregistrements
Oui
Oui
Oui
Oui
Non
Non
Modifier des
enregistrements
Oui
Oui
Oui
Oui
Non
Non
Supprimer des
enregistrements
Oui
Limité*
Limité*
Oui
Non
Non
Modifier des scripts Oui
Limité*
Non
Oui
Non
Non
Exécuter des
scripts
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Non
Modifier des listes
de valeurs
Oui
Non
Non
Non
Non
Non
Tous
Edition
uniquement
Edition
uniquement
Tous
Minimale
Minimale
Menus
* Vous pouvez offrir un accès limité à certaines fonctions, par exemple supprimer des enregistrements,
à l'aide des privilèges enregistrement par enregistrement. Pour plus d'informations sur les privilèges
enregistrement par enregistrement, reportez-vous à l'Aide de FileMaker Pro.
Vous pouvez également protéger un fichier en exigeant une autorisation pour tout fichier tentant d'accéder à
ses tables, modèles, listes de valeurs et scripts. Pour plus d'informations, consultez la section « Autorisation
de l'accès aux fichiers », page 145.
Pour planifier la sécurité relative à un fichier partagé :
1. Déterminez les jeux de privilèges requis pour le fichier.
Dressez la liste des zones du fichier que vous souhaitez protéger : tables, rubriques, enregistrements,
modèles, listes de valeurs et scripts. Prévoyez le nombre de jeux de privilèges nécessaires pour appliquer
les différents niveaux d’accès aux fichiers dont vous avez besoin.
2. Déterminez si vous devez définir des comptes individuels pour chaque utilisateur ou des comptes partagés par
plusieurs utilisateurs.
3. Choisissez si vous souhaitez activer le compte Invité, qui permet aux utilisateurs d’ouvrir le fichier sans
fournir aucune information d’identification.
4. Créez les jeux de privilèges requis pour le fichier.
5. Déterminez si vous devez activer des privilèges étendus pour certains jeux de privilèges.
N'activez pas de privilèges étendus si cela ne s'avère pas nécessaire.
6. Créez les comptes dont vous avez besoin pour le fichier et attribuez le jeu de privilèges approprié à
chacun d’eux.
Pour obtenir plus d'informations, consultez la section suivante. Si vous utilisez le compte Invité,
attribuez-lui également un jeu de privilèges d'accès. Dans le cas contraire, désactivez le compte Invité.
Chapitre 6
|
Protection des bases de données
139
7. Ouvrez le fichier à l’aide de différents comptes et testez chaque jeu de privilèges créé. Assurez-vous que
les restrictions fonctionnent comme prévu et corrigez éventuellement vos jeux de privilèges.
8. Vous pouvez, en option, limiter l'accès d'autres fichiers au schéma de votre fichier à l'aide de l'onglet
Accès aux fichiers. Pour plus d'informations, consultez la section « Autorisation de l'accès aux fichiers »,
page 145.
Protection d'un fichier par mot de passe
Si votre fichier de base de données n'est pas partagé sur votre ordinateur et que vous souhaitez interdire à
quiconque de l'ouvrir, vous pouvez le protéger au moyen d'un mot de passe.
Lorsqu'un fichier est protégé par mot de passe, vous êtes invité à entrer un nom de compte et un mot de passe
chaque fois que vous ouvrez le fichier. Les utilisateurs qui ne seront pas en mesure de fournir ces
informations d’identification ne pourront pas ouvrir le fichier.
Pour protéger un fichier par mot de passe :
1. Modifiez les comptes du fichier de la façon suivante :
1 Changez le nom de compte et le mot de passe du compte Admin et attribuez-lui le jeu de privilèges
Accès intégral.
1 Assurez-vous que le compte Invité est inactif.
1 Supprimez tous les autres comptes du fichier ou désactivez-les.
2. Si nécessaire, modifiez le jeu de privilèges Accès intégral pour vous attribuer tous les privilèges étendus
dont vous pouvez avoir besoin.
N'activez pas de privilèges étendus si cela ne s'avère pas nécessaire.
Suggestions pour la création de mots de passe sécurisés
1 Un mot de passe sécurisé comporte généralement plus de huit caractères, dont au moins un chiffre.
1 Si le fichier est partagé via la publication Web, les noms de compte et les mots de passe ne peuvent contenir
que des éléments appartenant au jeu de caractères ISO Latin-1 (sauf les deux-points). Pour éviter les
caractères susceptibles d'être mal interprétés sur le Web, vous pouvez limiter les noms de compte et mots
de passe à des caractères alphabétiques et numériques.
Pour plus d'informations sur la protection des bases de données FileMaker Pro, consultez l'Aide.
Création de comptes et de jeux de privilèges
Les comptes définissent un nom de compte et (le plus souvent) un mot de passe pour un fichier. Lorsqu'un
utilisateur ouvre un fichier comportant des comptes, une boîte de dialogue l'invite à entrer les informations
d'identification correspondantes. Si l'utilisateur ouvre un fichier avec le nom de compte et le mot de passe
appropriés, le jeu de privilèges attribué à ce compte détermine les opérations que l'utilisateur peut effectuer
dans un fichier.
Les jeux de privilèges déterminent les niveaux d'accès à une base de données, tels que les modèles
affichables, les menus disponibles, ainsi que l'autorisation ou non des impressions.
Pour créer et gérer des comptes et des jeux de privilèges pour un fichier, vous devez ouvrir le fichier à l'aide
d'un compte possédant le jeu de privilèges Accès intégral.
140
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Vous pouvez créer et modifier des comptes et des jeux de privilèges dans un fichier partagé pendant que ce
dernier est utilisé par des clients. (Dans FileMaker Pro 6 et dans les versions antérieures, tous les clients
devaient fermer le fichier partagé pour vous permettre d'en modifier les mots de passe et les groupes.) Les
modifications de compte que vous effectuez sont immédiatement effectives. Toutefois, ces modifications
sont transparentes pour les clients en train d’utiliser le fichier. Par exemple, si vous modifiez le mot de passe
défini pour un compte en cours d'utilisation par un ou plusieurs clients, le travail de ces derniers dans
FileMaker Pro n'est pas interrompu. Ils devront en revanche fournir le nouveau mot de passe à la prochaine
ouverture du fichier.
Vous pouvez créer autant de comptes que nécessaire. Il vous est possible de créer des comptes individuels
pour chaque utilisateur ou un nombre plus restreint de comptes partagés par plusieurs utilisateurs.
Affichage des comptes et des jeux de privilèges
La boîte de dialogue Gérer la sécurité affiche la liste de tous les comptes et jeux de privilèges relatifs à un fichier.
Pour visualiser les comptes et jeux de privilèges définis pour un fichier :
1. Ouvrez le fichier de base de données.
2. Choisissez le menu Fichier > Gérer > Sécurité.
Les comptes définis pour ce fichier apparaissent.
3. Dans la boîte de dialogue Gérer la sécurité, cliquez sur l'onglet Jeux de privilèges.
Les jeux de privilèges définis pour ce fichier apparaissent.
Chapitre 6
|
Protection des bases de données
141
Création de comptes
Vous pouvez créer des comptes pour chaque utilisateur ayant besoin d’accéder à un fichier, ou un nombre
plus restreint de comptes partagés par différents utilisateurs, tels qu’un compte « Marketing » et un compte
« Ventes ». Vous devez attribuer un jeu de privilèges à chaque nouveau compte.
Pour créer un compte :
1. Choisissez le menu Fichier > Gérer > Sécurité.
2. Dans l'onglet Comptes, cliquez sur Créer.
3. Dans la boîte de dialogue Modifier compte, sélectionnez l’option FileMaker dans la zone Le compte est
authentifié par.
Pour plus d'informations sur les comptes gérés par un serveur externe, consultez la section « Création de
comptes authentifiés par l'intermédiaire d'un serveur externe », page 142.
4. Définissez un nom et un mot de passe pour le compte.
Conseil Si vous prévoyez de créer des comptes pour des utilisateurs individuels, vous pouvez baser
chaque nom de compte sur le nom Utilisateur défini dans la boîte de dialogue Préférences. Ce nom
d’utilisateur constitue le nom de compte par défaut affiché dans la boîte de dialogue invitant un utilisateur
à saisir un nom de compte et un mot de passe. L'utilisateur n'aura pas à saisir de nouveau le nom de
compte s'il correspond au Nom d'utilisateur.
5. Pour obliger les utilisateurs du compte à choisir un nouveau mot de passe la prochaine fois qu'ils se
connectent, sélectionnez l'option L'utilisateur doit modifier son mot de passe à sa prochaine connexion.
Dans la plupart des cas, un compte partagé par plusieurs utilisateurs ne doit pas imposer un changement
de mot de passe lors de la première connexion. Au contraire, vous devez définir un mot de passe et le
fournir aux utilisateurs qui en auront l’utilité. En outre, le jeu de privilèges défini pour un compte partagé
ne doit pas autoriser les modifications de mot de passe, sans quoi un utilisateur pourrait changer le mot
de passe et verrouiller l’accès de tous les autres utilisateurs partageant le compte.
142
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
6. Dans la zone Etat du compte, indiquez si vous souhaitez que le compte soit actif ou inactif.
Par exemple, vous pouvez vouloir que le compte demeure inactif jusqu'à ce que vous ayez terminé de
configurer son jeu de privilèges. Les utilisateurs ne peuvent pas ouvrir une base de données en spécifiant
le nom et le mot de passe d’un compte inactif.
7. Dans la zone Jeu de privilèges, sélectionnez le jeu de privilèges à utiliser avec le compte.
Vous pouvez choisir un jeu de privilèges existant ou sélectionner l’option Nouveau jeu de privilèges et
en créer un. Pour plus d'informations, consultez la section « Création de jeux de privilèges », page 143.
8. Dans la zone Description, indiquez une description du compte (facultatif).
9. Cliquez sur OK.
10. Dans la boîte de dialogue Gérer la sécurité, cliquez sur OK.
11. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, entrez un nom de compte et un mot de passe bénéficiant du jeu
de privilèges Accès intégral, puis cliquez sur OK.
Création de comptes authentifiés par l'intermédiaire d'un serveur externe
Si vous hébergez des fichiers de base de données FileMaker Pro avec FileMaker Server et que votre
entreprise utilise une authentification gérée de façon centralisée pour les utilisateurs et les groupes tels que
Apple OpenDirectory ou un domaine Windows, vous pouvez configurer des comptes authentifiant les
utilisateurs d'après votre serveur d'authentification. Cela vous permet d'utiliser votre serveur
d'authentification existant pour contrôler l'accès aux bases de données sans avoir à gérer une liste
indépendante des comptes dans chaque fichier de base de données FileMaker Pro.
Remarque Seuls les fichiers de base de données hébergés par FileMaker Server peuvent authentifier les
utilisateurs par rapport à un serveur d'authentification. Les fichiers de base de données partagés par
FileMaker Pro ne sont pas authentifiés d’après un serveur d’authentification.
Important Lorsqu'un fichier de base de données contient un ou plusieurs comptes de serveur externe,
assurez-vous d'utiliser les paramètres de sécurité du système d'exploitation pour limiter l'accès direct au
fichier. Dans le cas contraire, un utilisateur non autorisé pourrait déplacer le fichier vers un autre système
répliquant l’environnement de votre serveur d’authentification et accéder ainsi au fichier. Pour plus
d'informations, consultez la documentation de FileMaker Server.
Pour créer un compte authentifié par l’intermédiaire d’un serveur externe :
1. Choisissez le menu Fichier > Gérer > Sécurité.
2. Dans l'onglet Comptes, cliquez sur Créer.
3. Dans la boîte de dialogue Modifier compte, sélectionnez l’option Serveur externe dans la zone Le compte
est authentifié par.
4. Dans la zone Nom du groupe, indiquez le nom d’un groupe défini sur un serveur d’authentification externe.
5. Dans la zone Etat du compte, indiquez si vous souhaitez que le compte soit actif ou inactif.
Chapitre 6
|
Protection des bases de données
143
6. Dans la zone Jeu de privilèges, sélectionnez le jeu de privilèges à utiliser avec le compte.
Le jeu de privilèges attribué au compte détermine les opérations que les membres du groupe authentifié
de façon externe pourront effectuer dans le fichier de base de données. Vous pouvez choisir un jeu de
privilèges existant ou sélectionner l’option Nouveau jeu de privilèges et en créer un. Pour obtenir plus
d'informations, consultez la section suivante.
7. Dans la zone Description, indiquez une description du compte (facultatif).
8. Cliquez sur OK.
9. Dans la boîte de dialogue Gérer la sécurité, cliquez sur OK.
10. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, entrez un nom de compte et un mot de passe bénéficiant du jeu
de privilèges Accès intégral, puis cliquez sur OK.
Création de jeux de privilèges
Vous pouvez attribuer chaque jeu de privilèges à un ou à plusieurs comptes.
Pour créer un jeu de privilèges :
1. Suivez la procédure ci-dessus pour afficher les jeux de privilèges d’un fichier.
2. Cliquez sur Créer.
Cette opération affiche la boîte de dialogue Modifier le jeu de privilèges. Par défaut, chaque option de jeu
de privilèges est configurée sur la valeur la plus restrictive.
3. Entrez un nom et, si vous le souhaitez, une description pour le jeu de privilèges.
4. Définissez les privilèges pour le jeu de privilèges.
5. Cliquez sur OK.
Après avoir créé les jeux de privilèges souhaités, vous devez créer ou modifier des comptes pour qu’ils
puissent utiliser les jeux de privilèges appropriés. Pour plus d'informations, consultez la section « Création
de comptes », page 141.
Pour plus d'informations sur la création de comptes et de jeux de privilèges, consultez l'Aide.
144
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
A propos de l'autorisation d'accès aux enregistrements
Vous pouvez définir les droits d'accès d'enregistrements individuels pour chaque table. Par exemple, le jeu
de privilèges vous permet de limiter la possibilité de :
1 Visualiser, modifier, créer ou supprimer tous ou certains enregistrements de chaque table.
1 Consulter ou modifier certaines rubriques dans chaque table.
Les privilèges liés aux enregistrements ne peuvent être configurés que pour les tables définies dans le fichier
actif. Si le fichier contient des liens vers des tables d'autres fichiers que vous souhaitez protéger, vous devez
créer des comptes et des jeux de privilèges dans les autres fichiers pour protéger ces tables.
Pour plus d'informations sur l'utilisation de la boîte de dialogue Modifier le jeu de privilèges, consultez
l'Aide.
Visualisation des privilèges étendus
Les privilèges étendus déterminent les options de partage des données permises par un jeu de privilèges pour
un fichier. Par exemple, si le fichier est partagé, le privilège étendu Accès via le réseau FileMaker détermine
si le jeu de privilèges permet l'ouverture du fichier partagé en tant que client. Le privilège étendu Accès via
la Publication Web instantanée détermine si le jeu de privilèges permet l'accès à la base de données à partir
d'un navigateur Web.
Il existe six privilèges étendus par défaut. Pour plus d'informations sur ces privilèges étendus, consultez la
section « Comptes, jeux de privilèges et privilèges étendus », page 134.
Vous pouvez visualiser les privilèges étendus dans la boîte de dialogue Gérer la sécurité et activer chaque
privilège étendu pour les jeux de privilèges sélectionnés. Tous les privilèges étendus sont désactivés par
défaut, y compris le jeu de privilèges Accès intégral.
Il peut s'avérer nécessaire de supprimer les privilèges étendus dont l'utilisation n'est plus requise.
Pour visualiser les privilèges étendus :
1. Ouvrez le fichier de base de données.
2. Choisissez le menu Fichier > Gérer > Sécurité.
3. Dans la boîte de dialogue Gérer la sécurité, cliquez sur l'onglet Privilèges étendus.
Pour plus d'informations sur les privilèges étendus, consultez l'Aide.
Chapitre 6
|
Protection des bases de données
145
Autorisation de l'accès aux fichiers
Dans le cadre de votre plan de sécurité global, vous pouvez contrôler si d'autres fichiers FileMaker Pro sont
autorisés à accéder au schéma d'un fichier (notamment à ses tables, modèles, scripts et listes de valeurs) au
sein de votre solution sécurisée. Lorsque la protection est activée, l'utilisation du fichier protégé par le biais
d'une source de données FileMaker requiert une autorisation. Ainsi, dans une solution à plusieurs fichiers,
vous devez accorder l'autorisation aux autres fichiers.
Cette protection exige une modification de format de fichier empêchant les versions antérieures à
FileMaker Pro 11 d'ouvrir le fichier, mais cela reste modifiable si cette option est désactivée. Vous pouvez
activer l'option même si vous n'exigez pas d'autorisation.
Par exemple, l'activation de la protection empêche une personne possédant un compte dans votre fichier de
créer un autre fichier utilisant les tables de votre fichier, mais ne met pas en place la même logique
professionnelle (comme les mêmes déclencheurs de scripts). L'utilisation de ce fichier de remplacement
peut contourner votre logique professionnelle souhaitée (même si l'accès au niveau des enregistrements reste
en vigueur). L'activation de cette option empêche également les fichiers non autorisés d'ouvrir un fichier
protégé à l'aide de l'action de script Ouvrir fichier.
Remarque Vous devez disposer du jeu de privilèges Accès intégral pour le fichier à protéger et pour le
fichier à autoriser.
Pour autoriser l'accès à un fichier :
1. Ouvrez le fichier à protéger.
2. Choisissez le menu Fichier > Gérer > Sécurité, puis cliquez sur l'onglet Accès aux fichiers.
3. Sélectionnez Empêcher l'ouverture avec des versions antérieures (avant FileMaker 11), puis cliquez sur
Oui dans le message de confirmation.
Si ce fichier est ouvert par d'autres utilisateurs, ces derniers reçoivent une alerte leur indiquant qu'ils
doivent immédiatement fermer le fichier.
4. Pour protéger ce fichier contre tout accès indésirable depuis d'autres fichiers, sélectionnez Exiger les
privilèges d'accès intégral pour créer des références à ce fichier.
5. Si des fichiers faisant référence au fichier protégé sont actuellement ouverts, une alerte s'affiche pour
chaque fichier pour vous demander si vous souhaitez accorder l'autorisation au fichier. Cliquez sur Oui.
146
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
6. Si vous souhaitez accorder l'autorisation à d'autres fichiers qui ne sont pas ouverts, cliquez sur Autoriser.
Dans la boîte de dialogue Ouvrir fichier, choisissez un fichier local ou distant auquel accorder
l'autorisation et cliquez sur Ouvrir.
Il peut vous être demandé de saisir le nom et le mot de passe d'un compte disposant de privilèges Accès
intégral.
7. Cliquez sur OK.
Pour plus d'informations sur l'attribution d'autorisation d'accès aux fichiers, consultez l'Aide.
Mesures de sécurité
Assurez-vous que les fichiers de vos bases de données, vos ordinateurs hôte, vos stations de travail et les
réseaux qui y accèdent sont protégés contre le vol et les altérations. Pour protéger vos données et votre
équipement, il est conseillé de mettre en place les cinq mesures de sécurité importantes suivantes :
1
1
1
1
1
améliorer la sécurité physique ;
renforcer la sécurité du système d'exploitation ;
établir la sécurité du réseau ;
sauvegarder les bases de données et les autres fichiers importants ;
installer, exécuter et mettre à jour un logiciel antivirus.
Pour plus d'informations sur la sécurisation des fichiers FileMaker Pro, consultez le site 
www.filemaker.fr/support/security.
Amélioration de la sécurité physique
Examinez vos ordinateurs pour vous assurer qu'ils sont en sécurité :
1 L'ordinateur hôte doit être une machine dédiée, fixée à un bureau ou à un objet fixe et verrouillé.
Sécurisez l'unité centrale de sorte que son disque dur ne puisse pas être retiré. Restreignez l'accès à
l'ordinateur en le plaçant dans une pièce fermée à clef.
1 Sécurisez les stations de travail clientes qui accèdent à une base de données. Verrouillez les ordinateurs
et limitez leur accès à l'aide d'un économiseur d'écran exigeant un mot de passe.
1 Assurez la protection matérielle des copies de sauvegarde stockées sur des supports portables, tels que
des bandes et des CD.
Renforcement de la sécurité du système d'exploitation
Utilisez les fonctionnalités de sécurité de votre système d'exploitation pour limiter l'accès aux données
importantes. L'administrateur réseau ne doit accorder l'accès qu'aux personnes autorisées à gérer et mettre
à jour le système ou les bases de données FileMaker. Il doit également :
1 Effectuer le suivi des ID utilisateur et des mots de passe du système.
1 Limiter l'accès à l'application FileMaker Pro, aux répertoires de fichiers, aux serveurs et aux pages Web.
1 Vérifier les paramètres de l'accès distant pour le partage de fichiers et les échanges FTP.
Chapitre 6
|
Protection des bases de données
147
1 Limiter l'accès aux téléchargements de fichiers.
1 S'assurer que tous les utilisateurs possèdent la dernière version du système d'exploitation, plus sécurisée.
1 Pour rationaliser ces processus, vous pouvez activer l'authentification externe, qui utilise des comptes
configurés dans l'Authentification de domaine de Windows ou dans Apple OpenDirectory. Reportez-vous
à l'Aide de FileMaker Pro pour plus d'informations.
1 Ne placez jamais de fichiers FileMaker Pro dans des serveurs de fichiers pour leur partage. Utilisez la
fonction réseau intégrée à FileMaker Pro et FileMaker Server. Cette précaution évite toute copie
inappropriée des fichiers ou toute introduction de verrouillages d'enregistrements et de problèmes potentiels
d'altération lorsque les fichiers sont partagés à l'aide de méthodes inadéquates.
Etablissement de la sécurité du réseau
Les bases de données partagées sur un réseau intranet ou sur Internet utilisent le protocole TCP/IP. Vous
pouvez également utiliser ce protocole lorsque vous partagez des bases de données sur un réseau poste à
poste ou avec FileMaker Server. Bien que TCP/IP soit efficace pour déplacer des données et autoriser les
clients à se connecter à vos données, il n'a pas été conçu en donnant la priorité à la sécurité. Sans précaution
supplémentaire, il peut accorder un accès non autorisé à votre ordinateur hôte, au logiciel du serveur, aux
bases de données et peut-être à d'autres machines clientes de votre réseau interne. Le protocole TCP/IP ne
protège pas suffisamment les données. Il est donc important d'élever des barrières de protection, telles que
des pare-feu et un cryptage SSL, sur les voies d'accès des visiteurs non désirés.
1 La méthode de protection la plus utilisée est le pare-feu, qui sépare votre réseau en deux environnements
distincts : un environnement public "hors du pare-feu" du pare-feu et un environnement privé "derrière
le pare-feu" le pare-feu. Les utilisateurs situés hors du pare-feu n'auront accès qu'aux adresses matérielles
ou TCP/IP que vous exposez. Vous pouvez concentrer vos mesures de sécurité sur les serveurs exposés,
tout en autorisant les machines situées derrière le pare-feu à fonctionner avec moins de protections.
1 L'utilisation de périphériques de réseau sans fil, tels que Apple AirPort et d'autres cartes réseau et stations
de base 802.11b, ne facilite pas la mise en œuvre de la sécurité. Ces appareils diffusent votre trafic réseau
à travers les murs de votre immeuble. C'est pourquoi il est indispensable de crypter les signaux de vos
réseaux sans fil. Utilisez toujours le niveau maximum de cryptage disponible.
Sauvegarde des bases de données et d'autres fichiers importants
Développez des plans de restauration des données, y compris des sites et des systèmes de remplacement
pour l'exécution des services informatiques stratégiques. Une sauvegarde récente vous permet par exemple
de faire face à la perte des informations du compte administrateur relatives à un fichier, ou d'une erreur
utilisateur (et parfois d’une mauvaise conception de la base de données) ayant entraîné des suppressions ou
des modifications inappropriées des données.
Notez les points suivants :
1 Hébergez les bases de données avec FileMaker Server et planifiez des sauvegardes régulières et
automatisées.
N'utilisez pas de logiciel de sauvegarde tiers sur les bases de données FileMaker Pro hébergées. Pour
commencer, utilisez FileMaker Server pour réaliser une copie de sauvegarde de votre base de données,
puis exécutez votre logiciel de sauvegarde tiers sur cette copie. Les logiciels de sauvegarde peuvent
effectivement endommager les bases de données hébergées et ouvertes.
148
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Par exemple, faites une sauvegarde locale des fichiers à 6 h 00, 9 h 00, 12 h 00, 15 h 00, 18 h 00 et 23 h
30 chaque jour ouvré. A minuit, effectuez une sauvegarde incrémentielle de l'ensemble du système vers
le système de sauvegarde de l'entreprise. Enfin, exécutez une sauvegarde complète du système le
vendredi à minuit. Copiez et stockez les bandes de sauvegarde dans un site distant. De cette manière,
si le serveur tombe en panne pour une raison indépendante d'une défaillance des lecteurs, la dernière
sauvegarde des fichiers de données peut être récupérée et limitera la durée de la perte des données à
3 heures au maximum. Dans le cas d’une défaillance catastrophique des lecteurs, la bande de la nuit
précédente peut être utilisée, minimisant ainsi la perte à une journée de données. Bien sûr, ces procédures
peuvent être adaptées à votre situation et à la valeur de vos données.
1 Assurez-vous que les copies de sauvegarde ne sont ni endommagées, ni inaccessibles. Vérifiez leur bon
fonctionnement avant d'en avoir besoin. Soumettez régulièrement votre disque dur et vos fichiers de
sauvegarde à des outils de diagnostic.
1 Assurez-vous de pouvoir restaurer un jeu complet de fichiers à partir des copies de sauvegarde.
1 Exportez régulièrement les données pour protéger les fichiers de la corruption.
1 Protégez le support de sauvegarde lui-même. Stockez les sauvegardes dans un site distinct, à l’abri
des risques d’incendie.
1 Nommez des administrateurs de remplacement chargés de récupérer les fichiers lorsque l'administrateur
réseau n'est pas disponible.
1 Prévoyez une redondance. En cas de panne de courant, un onduleur doit pouvoir assurer l'alimentation
électrique pendant au moins 15 minutes et vous permettre ainsi de fermer les fichiers en toute sécurité.
Si le courant n’est pas rétabli en temps voulu, pensez à utiliser un générateur pour alimenter les serveurs
en électricité. Envisagez également des sources d'alimentation pour les routeurs et les pare-feu. La
communication posera-t-elle un problème si votre accès Internet est interrompu pendant 48 heures ou plus ?
1 Prévoyez un moyen d’assurer la continuité de vos services si un intrus pirate votre serveur de bases de
données et qu’il n’est pas possible de rétablir ce dernier dans son état de fonctionnement antérieur.
1 Envisagez d'autres scénarios éventuels et élaborez un plan de réponse pour chacun.
Les administrateurs réseau doivent également évaluer les risques menaçant les systèmes de données et les
fonctions stratégiques. Envisagez par exemple :
1 Le vol de données ou de propriété intellectuelle.
1 L'interruption du service, le vol ou les dommages causés à l'infrastructure réseau : serveurs, réseaux,
stockage de données ou stockage des sauvegardes. Les dommages peuvent être dus à des pirates de mot
de passe ou à d'autres types de destructions et sabotages malintentionnés. La majorité des incidents
proviennent de l'intérieur même de l'organisation.
1 L'interruption du service ou les dommages causés à l'infrastructure de l'organisation tels que les
incendies, les risques naturels ou biologiques, les inondations, etc.
1 L'interruption du service ou les dommages causés à l'infrastructure publique, y compris pannes de
courants, télécommunications (vocales et de données), réseaux de transport (routes, bus, trains), dus aux
conditions environnementales ou à des conditions météorologiques extraordinaires, telles que les
inondations ou les tempêtes.
Chapitre 6
|
Protection des bases de données
149
FileMaker Pro intègre deux mécanismes pour le traitement des bases de données endommagées : contrôle de
cohérence et récupération du fichier. Les premiers s’exécutent automatiquement, en cas de besoin, à l’ouverture
du fichier. Vous pouvez également choisir de vérifier la cohérence d'un fichier que vous supposez endommagé.
Vous pouvez également demander à FileMaker Pro d'essayer de récupérer un fichier endommagé. Pour plus
d'informations sur le contrôle de cohérence et la récupération des fichiers, consultez l’Aide.
Important Dans le cas d'une défaillance du serveur, par exemple une panne de courant inattendue, du disque
dur ou des logiciels, servez-vous des fichiers de sauvegarde. Toute défaillance du système provoquant la
fermeture inappropriée de FileMaker Server peut endommager des fichiers si les données mises en cache
n'ont pas encore été écrites sur le disque et si les fichiers n'ont pas été correctement fermés. Même après la
réouverture des fichiers et une vérification de la cohérence ou une récupération (lancée soit par
FileMaker Pro soit par vous), la corruption des fichiers peut perdurer. La récupération des fichiers ne
garantit pas la résolution des problèmes.
Installation, exécution et mise à jour d'un logiciel antivirus
La plupart des ordinateurs disposent d'un accès Internet et sont de ce fait vulnérables aux virus transmis via
les pièces jointes au courrier. Assurez-vous que tous les employés exécutent régulièrement un logiciel
antivirus et qu'ils connaissent les symptômes classiques des alertes virales. Les employés doivent analyser
tous les fichiers avant de les copier ou de les télécharger sur leur ordinateur et ne doivent jamais ouvrir de
pièces jointes non sollicitées, même lorsqu’ils connaissent l’expéditeur.
Même si un logiciel antivirus est essentiel à la protection de vos systèmes et de vos données, vous devez
faire attention à son utilisation sur des ordinateurs hébergeant des bases de données FileMaker Pro.
Les programmes antivirus verrouillent parfois des octets dans un fichier lorsqu'ils recherchent des virus. Ces
verrouillages peuvent inciter le système d'exploitation à renvoyer une erreur lorsque FileMaker Pro ou
FileMaker Server tentent d'écrire des données dans un fichier. De ce fait, celui-ci est parfois identifié comme
étant endommagé ou fermé.
Cette situation s'applique également aux fichiers que FileMaker Server utilise en tant que cibles de
sauvegarde. Si le fichier de sauvegarde est analysé par un logiciel antivirus lorsqu'une sauvegarde
programmée se produit, le fichier de destination peut être verrouillé. Ceci peut faire échouer le processus de
sauvegarde, ce qui peut entraîner une perte de données. La perte de données survient lorsqu'un fichier de
base de données FileMaker Pro non partagé est analysé par un logiciel antivirus.
Lorsqu'un logiciel antivirus est exécuté sur des ordinateurs hébergeant des bases de données FileMaker Pro,
suivez les recommandations ci-dessous :
1 N'exécutez pas de logiciel antivirus sur des bases de données hébergées ou ouvertes. Fermez d'abord les
bases de données, puis exécutez le logiciel antivirus.
1 Lorsque vous recherchez des virus sur votre ordinateur, n'analysez par le dossier Database, les sousdossiers ou tout dossier contenant des fichiers hébergeant des fichiers FileMaker Server ou
FileMaker Pro. Configurez plutôt votre logiciel antivirus afin qu'il analyse votre dossier de destination de
sauvegarde des bases de données et vérifiez que la planification de l'analyse antivirus ne coïncide pas avec
votre planning de sauvegarde FileMaker Server. Patientez jusqu'à ce que les bases de données soient
complètement sauvegardées avant de les analyser.
150
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Chapitre 7
Conversion de bases de données FileMaker Pro 6
et antérieures
Etant donné que les versions FileMaker Pro 7, 8.x, 9, 10 et 11 partagent toutes le même format de fichier,
FileMaker Pro 11 peut ouvrir les fichiers FileMaker Pro versions 7, 8.x, 9 et 10 sans les convertir. Vous pouvez
même utiliser les fichiers FileMaker Pro 11 avec FileMaker Pro version 7, 8.x, 9 ou 10 (à l'exception des fichiers
protégés ; voir ci-après). Il se peut cependant que les nouvelles fonctions ne se comportent pas comme
souhaité lorsque vous ouvrez le fichier dans une version précédente.
Par exemple :
1 Création de graphiques : Si vous ouvrez un fichier contenant un graphique dans une version antérieure
à FileMaker Pro 11, un cadre contenant un X apparaît à la place du graphique et aucune information n'est
disponible sur l'objet de modèle du graphique.
1 Fichiers dont l'accès au schéma est protégé : Vous ne pouvez pas utiliser un fichier ouvert dans une
version antérieure à FileMaker Pro 11 pour accéder à un fichier protégé contre l'accès par d'autres
fichiers à ses tables, modèles, scripts et listes de valeurs.
Une fois que vous avez créé ou ouvert un fichier dans FileMaker Pro 11, il est déconseillé d'apporter des
modifications à la conception des bases de données ou au modèle en utilisant une version antérieure de
FileMaker Pro, notamment pour les fonctions modifiées dans FileMaker Pro 11.
Remarque Consultez l'Aide pour obtenir des informations détaillées et complètes ainsi que des procédures
étape par étape concernant l'utilisation de FileMaker Pro.
Présentation du processus de conversion
Si votre solution est relativement simple, vous devez être en mesure de convertir les fichiers, de consulter le
fichier Conversion.log, de tester vos fichiers convertis et de les utiliser. Par exemple, les fichiers simples
créés à partir des modèles fournis avec votre version antérieure de FileMaker Pro doivent être convertis
correctement, sans que vous ayez ensuite à effectuer de nombreuses corrections manuelles.
Si vous convertissez une base de données relationnelle constituée de plusieurs fichiers qui contient des
fonctions personnalisées telles que des scripts personnalisés, ou une base de données stratégique pour votre
activité, vous devez accorder plus de soin à la planification de la conversion.
FileMaker Pro 11 est capable de convertir des fichiers créés à l’aide des versions 3.x, 4.x, 5.x et 6.x. Si vous
possédez des fichiers créés à l’aide de la version 2.x ou d’une version antérieure de FileMaker Pro, vous
devez d’abord les convertir vers l’un des formats compatibles figurant dans la liste précédente. Vous pouvez
alors convertir les fichiers au format FileMaker Pro 11. Pour plus d'informations, consultez « Conversion
des bases de données FileMaker Pro 1.x et 2.x » dans l'Aide.
Quand vous convertissez des fichiers, FileMaker Pro 11 préserve le contenu de vos fichiers d’origine et en
crée de nouveaux, convertis au format FileMaker Pro 11. Le contenu des fichiers d’origine n’est pas modifié
et vous pouvez les ouvrir dans la version antérieure de FileMaker Pro employée pour les créer. Les fichiers
convertis ne peuvent être ouverts que dans FileMaker Pro versions 7, 8.x, 9, 10 et 11.
152
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Vous avez le choix entre convertir un seul fichier ou convertir plusieurs fichiers en même temps :
1 Utilisez la méthode de conversion unique pour les fichiers de base de données autonomes n'affichant
pas de données liées provenant d'autres fichiers. Pour plus d'informations, consultez l'Aide.
1 Utilisez la méthode de conversion multiple pour convertir tous les fichiers composant une base de
données relationnelle. Pour plus d'informations, consultez l'Aide.
Résolution des problèmes de conversion de base
Voici quelques suggestions pour corriger les problèmes susceptibles de se produire pendant une conversion.
Mon fichier n'a pas été converti correctement
1 Si vous convertissez la copie d’un fichier, vérifiez que le fichier d’origine est fermé avant de le copier. S’il n’est
pas fermé, la conversion risque de ne pas se faire correctement.
1 Consultez le fichier Conversion.log situé dans le dossier contenant la base de données que vous tentez de
convertir. Pour plus d'informations, consultez l'Aide.
1 Essayez tout d'abord de récupérer le fichier à l'aide d'une version antérieure de FileMaker Pro, puis convertissezle de nouveau.
J’ai reçu un message de contrôle de cohérence ou de réparation automatique quand j’ai ouvert le fichier d’origine
à l’aide de ma version antérieure de FileMaker Pro
Essayez de récupérer le fichier d’origine à l’aide d’une version antérieure de FileMaker Pro. Ensuite, ouvrez le fichier
récupéré à l’aide de la même version de FileMaker Pro, fermez le fichier, puis essayez de le convertir avec
FileMaker Pro 11.
Conversion de mots de passe
Lors de la conversion, les mots de passe sont convertis en comptes dans FileMaker Pro 11. En matière de
conversion de mots de passe, il y a deux problèmes principaux :
1 Pour chaque compte converti, le nom de compte et le mot de passe figurant dans le fichier converti sont
initialement identiques au mot de passe du fichier d’origine, ce qui permet à toute personne ayant le jeu
de privilèges Accès intégral de voir l’ensemble des mots de passe. Pour des raisons de sécurité, modifiez
soit le nom de chaque compte, de sorte qu’il ne soit plus identique à son mot de passe, soit chaque mot
de passe, de sorte qu’il ne soit plus identique à son nom de compte. (Vous pouvez également définir pour
chaque compte une option nécessitant que l’utilisateur change de mot de passe à la prochaine connexion.)
1 Les versions 7, 8.x, 9, 10 et 11 de FileMaker Pro sont sensibles à la casse dans les mots de passe. Veillez à
entrer le mot de passe exactement comme vous l’avez créé dans la version antérieure de FileMaker Pro. Si
vous êtes le propriétaire du fichier d'origine ou l'administrateur de bases de données, ouvrez le fichier d'origine
à l'aide d'une version antérieure de FileMaker Pro et vérifiez le mot de passe dans la boîte de dialogue Mots
de passe. Si vous n’êtes pas le propriétaire du fichier ni l’administrateur de bases de données, consultez votre
administrateur de bases de données pour connaître ce mot de passe.
Chapitre 7
|
Conversion de bases de données FileMaker Pro 6 et antérieures
153
Changements relatifs à la prise en charge des applications dans
FileMaker Pro 11
Si vous avez utilisé une version antérieure de FileMaker Pro, notez les points suivants concernant la prise
en charge de FileMaker Pro 11 pour QuickTime et (Mac OS uniquement) les applications de modules tierces.
Prise en charge QuickTime
Vous pourrez remarquer les différences suivantes en utilisant QuickTime dans FileMaker Pro 11 :
1 Vous pouvez faire glisser les vidéos QuickTime entre rubriques multimédia, mais vous ne pouvez pas les
faire glisser sur le bureau. Lorsque vous faites glisser une vidéo QuickTime, la bordure est visible, mais
l'affiche de la vidéo ne l'est pas.
1 Sous Windows : Lorsque vous redimensionnez une fenêtre dans laquelle une vidéo QuickTime est en cours
de lecture, la vidéo s'interrompt brièvement jusqu'à ce que vous ayez fini de redimensionner la fenêtre.
Pour plus d'informations sur l'utilisation de QuickTime avec FileMaker Pro, consultez l'Aide.
Prise en charge des applications de modules tierces
FileMaker Pro 11 pour Mac OS ne prend en charge que les applications de modules tierces Mach-O.
Les applications de modules tierces Code Fragment Manager (CFM) ne sont plus prises en charge.
154
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Index
Symbols
! 40
– 62
" 62, 67
" " 32, 35, 36
# 36
$ 62
& 62
( 62, 67
) 62, 67
* 36, 40, 62
+ 62, 123
, 62
... 38
/ 62
// 37
: 62
:: 62
; 62
< 38, 62
<= 38
= 36, 40, 62
== 36
> 38, 62
>= 38
? 37
@ 35
[ 62
] 62
^ 62
_ 62
} 62
~ 36
 38, 62
 38, 62
 62
A
Accès intégral, jeu de privilèges, description 136
Accès via le réseau FileMaker 120, 144
Actif
date, formatage 93
heure, formatage 94
Adobe PDF, enregistrement de données en tant
que 124
Adresses IP, restrictions 132
Affichage
comptes 140
enregistrements sous la forme de formulaires,
listes ou tableaux 23
jeux de privilèges 140
privilèges étendus 144
sauts de page et numéros de page en mode
Prévisualisation 47
zone d'impression 47
Affichage sous forme de formulaire, description 23
Affichage sous forme de liste, description 23
Affichage sous forme de tableau, description 23
Ajout
voir aussi Définition ; Placement
enregistrements 26
enregistrements liés 27, 114
nouvelles requêtes 41
rubriques 64
tables 74
Ajout de rubriques
en vue Tableau 66
Alignement
objets par rapport à d'autres objets 83
rubriques Multimédia par rapport au texte 95
texte dans les paragraphes 92
An 2000, contrôle des années 72, 73
Années
quatre chiffres dans les rubriques Date 29, 73
quatre chiffres dans les rubriques Horodatage 29
Années à quatre chiffres
dans les rubriques Date 29, 73
dans les rubriques Horodatage 29
Apple OpenDirectory 142
Arrêt des références externes 117
Assistant Nouveau modèle/rapport, description 77
Attribution d'un nom
bases de données 60
rubriques 64
tables 75
Attributs, texte 91
Authentification 134
Apple OpenDirectory 142
domaine Windows 142
par un serveur externe 142
156
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Automatisation des tâches Voir Scripts
Autorisation de fichiers 13, 145
B
Barre d'outils 22, 82
Barre de modèle 20, 22
Bases de données
attribution d’un nom 60
création 59
description 15
impression 48
planification 55
préférence pour la création 61
protection 133
publication sur le Web 132
Bases de données relationnelles
description 16, 103
planification 55, 111
rubriques sources
description 106
planification 107
tables externes 106
tables liées
description 106
planification 55
terminologie 105
Bases de données, relationnelles. Voir Bases de
données relationnelles
Boutons, inclus dans l'ordre des onglets 28
C
Calculs
Voir aussi Rubriques Calcul
mise en forme 92
rubriques liées
génération de récapitulatifs de données 114
références de rubrique à 67
Calendrier déroulant 89
Calendriers, affichage dans des rubriques 89
Caractères
maximum dans les rubriques 29
non autorisé dans les noms de rubrique 62
Caractères joker dans les recherches 35, 36
Cases à cocher, affichage de rubriques comme 89
Cercles d'options, affichage de rubriques comme 89
CFM, prise en charge des modules 153
Chaînes, texte. Voir Texte, littéral
Chemins d'accès de fichier 122
Clés primaires. Voir Rubriques sources
Clients
description 119
enregistrement de fichiers 120
exécution de tâches 122
limites, sur le Web 132
Clones (fichiers) 21
Colonnes
impression des enregistrements 81
modification de la largeur 82
redimensionnement dans les tableaux 30
Compléter automatiquement 89
compte Admin 136, 137
compte Invité 136
compte Serveur externe 134, 142
Comptes
affichage 140
compte Admin 136
compte Invité 136
compte Serveur externe 134, 142
configuration d'importations récurrentes 125
définition 141
description 134
Mots de passe 139
prédéfinis 136
Consignes de sécurité pour le réseau 147
Consultation des enregistrements 23
Contenu identique 36
Contrôles de tabulation
description 76
inclus dans l'ordre des onglets 28
Copie
définitions de rubrique 21
enregistrements 26
enregistrements liés 27
Fichiers 21
Scripts 21
Copies compactées de fichiers 21
Corps (modèles), description 98
Création de graphiques à partir de données
création de graphiques 99
description 98
Création Voir Ajout ; Définition
Cryptage. Voir Comptes ; Jeux de privilèges
Curseur, pour le déplacement entre les
enregistrements 25
D
Date du jour, recherche 37
|
Dates
Voir aussi Rubriques Date
affichage des calendriers 89
années à quatre chiffres 73
contrôle 73
Incorrect 37
mise en forme 93
recherche 37
recherche du jour 37
saisie dans 29
saisie de données 29
Décompte pour rubriques Statistique 69
Définition
voir aussi Ajout ; Placement
bases de données 64
Comptes 141
jeux de privilèges 143
listes de valeurs 89
Mots de passe 139
références externes 116
rubriques 64
rubriques Calcul 66
rubriques Statistique 68
tables 74
Définitions de rubriques
copie 21
création et modification 64
suppression 65
Déplacement
d'un enregistrement à un autre 25
d'une rubrique à l'autre 28
Documentation électronique 9
documentation PDF 9
domaine Windows 142
Données
affichage en vue Tableau 30
affichage sous la forme de formulaire, liste,
tableau 23
création de graphiques 98
description 15
exportation 124
Importation 124
mise en forme 83
privilèges de partage 135
saisie automatique 26, 71
Dossiers de modèles, gestion 77
Doublons, recherche 40
Droits des rubriques. Voir Comptes ; Jeux de
privilèges
Droits. Voir Comptes ; Jeux de privilèges
Index
157
Duplication
enregistrements 26, 31
enregistrements liés 27
Fichiers 21
E
Ecart-type pour rubriques Statistique 69
Echange de fichiers
avec d'autres applications 125
bases de données relationnelles 103
exportation 124, 130
Importation 124
Ecran Démarrage rapide, description 18
Ecriture verticale 96
Eléments d'un modèle
body 98
description 98
en-tête 98
en-têtes et pieds de page initiaux 98
pied de page 98
récapitulatif 98
sous-récapitulatif 98
titres de rubrique 88
Eléments. Voir Eléments d'un modèle
Eléments. Voir Objets
Email
envoi depuis FileMaker Pro 125
envoi par SMTP 125
Enregistrement
au format Excel au PDF 124
automatique de données 21
Fichiers 21
fichiers partagés 120
jeu d’enregistrements trouvés en tant que lien
snapshot 13
Enregistrement actif 24
Enregistrements
active 24
affichage sous la forme de formulaires, listes ou
158
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
tableaux 23
ajout 26, 31, 127
ajout d'un nouveau en vue Tableau 60
consultation
dans une liste 23
individuel 23
copie 26, 31
correspondants 128
déplacement 25
description 17, 18
duplication 26, 31
exportation 130
filtrage dans les tables externes 115
ignorer 42
impression en colonnes 81
liés triés, affichage 114
masquage 44
recherche 32
sélection 24
suppression 31
suppression de liens 28
tri 37, 46
en vue Tableau 31
enregistrements liés 114
utilisation en vue Tableau 31
verrouillés 122
Enregistrements correspondants, mise à jour 128
Enregistrements liés
Voir aussi Enregistrements ; Bases de données
relationnelles
affichage dans des tables externes 90
ajout 27, 114
copie 27
description 106
duplication 27
génération de récapitulatifs de données 114
placement dans les tables externes 90
recherche et ignorer 39
suppression 27, 114
tri 114
Enregistrements vierges, impression 48
En-tête, définition d'un caractère pour les
paragraphes 92
En-têtes et pieds de page initiaux, description 98
En-têtes, description 98
Entrée automatique 71
Enveloppes, impression 49
Etiquettes (publipostage), impression 49
Etiquettes de publipostage 80
Excel, format
enregistrement de données en tant que 124
importation et exportation 125
Exportation
Voir aussi Echange de fichiers
description 124
formats de fichier 125
mise en forme 130
Expressions de jointure. Voir Liens
Extension de fichier , fp7 19
Extension de fichier fp7 19
Extraction de données d'autres fichiers. Voir Echange
de fichiers
F
Faux, résultat 37, 62, 73, 93
Fermeture de fenêtres et de fichiers 20
Fichiers
autorisation de l'accès à des fichiers protégés 13,
145
autorisation de l'accès pour 145
clone 21
Comptes 134
conversion 151
copie 21
création 59, 60
description 16
distantes 19
duplication 21
enregistrement 21
exportation vers 130
fermeture 20
jeux de privilèges 134
modèles, description 59
Ouverture 17
ouverture sur plusieurs plates-formes 19
partage
planification de la sécurité 138
sur le Web 132
planification 55
protection 133
sauvegarde 53
Fichiers favoris 19
Fichiers liés, restrictions d'accès 58
Fichiers multimédia 62
Fichiers non partagés 139
|
Fichiers partagés
voir aussi Réseaux
clients 119
Comptes 138
configuration des privilèges pour 135
dans les groupes de travail 132
enregistrement 120
hôte 119
jeux de privilèges 138
Ouverture 19
restrictions 119
sur le Web 132
Fichiers récents 19
Fichiers secondaires. Voir Bases de données
relationnelles
Fichiers son 62
FileMaker Mobile, privilèges pour 135, 143
FileMaker Pro
format de fichier 125
Informations sur la documentation 9
présentation générale du produit 11
versions 151
FileMaker Pro Advanced 10
FileMaker Server
description 142
privilèges pour 135, 144
utilisation recommandée 119, 132
Filtrage des enregistrements dans les tables
externes 115
Fonctions 67
Format FileMaker Pro 125
Format table HTML 125
Format texte séparé par des tabulations 125
Format texte séparé par des virgules 125
Formats de fichier, importation/exportation 125
Formulaires 90
voir aussi Modèles
affichage d'enregistrements sous la forme de 23
Modèle Standard 78
Formules, rubriques Calcul 66
Fusion, format 125
G
Génération de récapitulatifs de données figurant dans
des rubriques liées 114
Gérer la base de données, boîte de dialogue, création
et modification de rubriques 64
Gestion des modèles et des dossiers de modèles 77
Glisser-déposer, rubriques sur un modèle 87
Index
159
Graphe de liens 106
création de liens 112
description 106
remarques de texte dans 112
Graphiques à barres
création 99
description 98
Graphiques à colonnes
création 99
description 98
Graphiques circulaires
création 99
description 99
exemple 99
Graphiques de aires
création 99
description 98
Graphiques en courbes
création 99
description 98
exemple 101
Graphiques, formatage de rubrique pour 95
Groupes de travail, partage de fichiers 132
Groupes. Voir Comptes ; Jeux de privilèges
Guillemets dans les recherches 35, 36
H
Heures
Incorrect 37
mise en forme 94
recherche 37
Horodatages, formatage 95
Hôte
base de données sur le Web 132
description 119
enregistrement de fichiers 120
exécution de tâches 122
FileMaker Server 119
I
Icône de graphique circulaire de la barre d'outils 34
Ignorer
enregistrements 42
enregistrements liés 39, 43
rubriques pendant l'impression 90
160
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Importation 124–130
ajout d'enregistrements 127
dans de nouvelles tables 127
dans des fichiers existants 127
description 124
fichier cible 127
fichier ou table source 127, 129
formats de fichier pris en charge 125
importations récurrentes, description 125
mise à jour d'enregistrements correspondants 128
mise à jour d’enregistrements existants 127
Importations récurrentes
compte pour la configuration 125
description 125
Impression
configuration 49
description 46
enregistrements 48
enregistrements en colonnes 81
enregistrements vierges 48
enveloppes 49
informations sur la base de données 52
libellés 49
prévisualisation 47
Scripts 51
Texte asiatique 96
Indexation
limitations des rubriques Texte 37
rubriques 74
Inspecteur
description 82
mise en forme
données de rubrique 91
objets de modèle 83
Ouverture 83
ouverture de plusieurs 84
positionnement des objets d'un modèle 84
Intervalle de données, recherche 38
Intranet
Voir aussi Web
fichiers partagés 132
J
JDBC
compatibilité des noms de rubrique 62
privilèges pour 135, 143
Jeu d’enregistrements trouvés
description 22, 33
enregistrement et envoi en tant que lien
d'instantané 13, 34
passage aux enregistrements ignorés 44
Jeu de privilèges Accès en lecture seule,
description 136
Jeu de privilèges Accès intégral, description 145
Jeu de privilèges Saisie de données uniquement,
description 136
Jeux de privilèges
Accès en lecture seule 136
Accès intégral 136, 145
affichage 140
définition 143
description 134
prédéfinis 136
Saisie de données uniquement 136
L
les listes de valeurs ;
définition 71
description 89
Liens
à plusieurs critères 108
à un seul critère 107
Voir aussi Bases de données relationnelles
création 112
de comparaison 109
description 106
internes 111
modification 113
planification 58
renvoi d'une plage d'enregistrements 110
types 107
Liens d'instantané, enregistrement et envoi d'un jeu
d'enregistrements trouvés 13, 34
Liens internes
description 111
pour la génération de récapitulatifs de données
dans des tables externes 114
Limites
caractères dans les rubriques 29
noms de rubriques 62
Liste des opérateurs 34
Listes de valeurs
dans les fichiers partagés 122
Listes déroulantes, affichage de rubriques
comme 89
Listes, affichage d'enregistrements sous la forme
de 23
Logiciel antivirus et gestion des bases de
données 149
|
Logique
recherches AND 40, 41
recherches OR 40, 41
M
Mach-O, prise en charge des modules 153
Macros. Voir Scripts
Marges, affichage en mode Prévisualisation 47
Masquage d'enregistrements 44
Maximum de caractères dans les rubriques 29
Maximum pour rubriques Statistique 69
Menu contextuel, sélection 15
Menu de raccourcis, sélection 15
Menu local Mode 22, 76
Menu local Modèle 20, 76
Menus locaux, affichage de rubriques comme 89
Menus personnalisés, FileMaker Pro Advanced 10
Microsoft Excel, format
enregistrement de données en tant que 124
importation et exportation 125
Minimum pour rubriques Statistique 69
Mise à jour de données existantes au cours d'une
importation 127
Mise à jour de fichiers 151
Mise en forme
calculs 92
dates 93
des nombres 92
exportation de données 130
graphiques 95
heures 94
horodatages 95
importation de données 125
objets de modèle 83
paragraphes 92
Texte 91
Mise en surbrillance du texte 92
Mode de saisie de rubrique 28, 96
Mode Modèle, description 22
Mode Prévisualisation, description 22, 47
Mode Recherche, description 22
Mode Utilisation
description 22
recherche de données dans 32
Modèle d'étiquettes verticales, description 80
Modèle d'étiquettes, création 49
Modèle de formulaire sur une seule page. Voir
Modèle en vue Tableau
Index
161
Modèle en vue Liste
Voir aussi Vue Liste
description 79
Modèle en vue Tableau
Voir aussi Tableau, format ; Vue Tableau
description 78
Modèle Enveloppe
Voir aussi Modèles
description 80
Modèle Standard
Voir aussi Modèles
description 78
Modèle vierge
voir aussi Modèles
description 79
Modèles
ajout de rubriques 87
colonnes
configuration 81
modification de la largeur 82
création 76
création de fichiers 59
création de graphiques à partir de données 98
description 11, 59, 75
Enveloppe 80
Etiquettes verticales 80
étiquettes verticales 80
gestion des modèles et des dossiers de
modèles 77
impression 48
Menu local Mode 22
modèle de formulaire 78
outils 82
panneaux à onglets dans 76
Rapport 79
rubriques
affichage 11, 75
fusion 82
glissement sur un modèle 87
placement 87
placements liés 90
sélection 86
suppression 88
standard 78
Titres 80
types 78
vierges 79
vue formulaire 23
Vue Liste 79
vue Tableau 78
162
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Modification
données dans les rubriques 29
liens 113
préférences 53
références externes 117
requêtes 43
Modification de rubriques en vue Tableau 66
mots de passe
définition 139
fichiers liés, élaboration 58
problèmes 152
protection de fichiers avec 139
Moyenne pour rubriques Statistique 69
Multi-plateformes, partage de fichier 19
N
Navigateur Web 12, 132
ouverture d'URL 132
utilisation d'une base de données publiée
dans 132
Nombres
Incorrect 37
mise en forme 92
Nombres décimaux 92
Noms de rubriques 62
Numéros de page
affichage en mode Prévisualisation 47
dans les parties d'un modèle 79
O
Objets de modèle. Voir Objets
Objets verrouillés 85
Objets, modèle
alignement par rapport à d'autres objets 83
configuration d'options de redimensionnement
automatique 85
description 82
mise en forme 83
positionnement 84
sélection 86
verrouillés 85
ODBC
utilisation de FileMaker en tant que client
description 131
rubriques supplémentaires 70
utilisation de FileMaker en tant que source de
données
compatibilité des noms de rubrique 62
privilèges pour 135, 143
vue d'ensemble 126
Opérateurs
comparaison 67
dans les requêtes 34, 38
mathématiques 67
relationnels 106, 109, 113
Opérateurs de comparaison 67
Opérateurs mathématiques 67
opérateurs relationnels ; 106, 109, 113
Option de rubrique Furigana 65
Options de fichier 53
Options de stockage global 74
Options, fichier 53
Ordre de tabulation 28
Orientation de la page pour l'impression 49
Outil de pointeur. Voir Outil de sélection
Outil de sélection 86
Outil Rubrique 87
Outil Rubrique/Contrôle 87
Outils
Barre d'outils 22
outil de sélection 86
outil Rubrique 87
Outil Rubrique/Contrôle 87
Ouverture
Fichiers 17
plusieurs fenêtres 19
P
Panneaux, panneaux à onglets sur les modèles 76
Paragraphes, mise en forme 92
Paramètres. Voir Préférences
Part dans le total pour rubriques Statistique 69
Partage de fichiers, activation 120
PDF, enregistrement de données en tant que 124
Photos, dans les rubriques multimédia 62
Pieds de page, description 98
Planification
bases de données 55
bases de données relationnelles 55
sécurité de fichier 137
Pointeurs vers des fichiers. Voir Liens
Préférences
application 53
description 53
fichier 53
Préférences de document 53
Préférences de l'application 53
Préférences système, configuration de la souris
|
(Mac OS) 15
Prévisualisation d'impression. Voir Impression
Prévisualisation de colonnes 81
Privilèges étendus
affichage 144
description 134
Privilèges. Voir Comptes ; Jeux de privilèges
Protection de fichiers. Voir Comptes ; Autorisation
de fichiers ; Jeux de privilèges
Publication de bases de données sur le Web 132
Publication Web instantanée
description 119, 132
partage de fichiers 132
privilèges pour 143
Publipostage, utilisation de rubriques de fusion 90
Q
QuickTime, utilisation avec FileMaker Pro 11 153
R
Rapport, modèle
avec des données groupées 79
description 79
Rapports
Voir aussi Modèle Colonnes / Rapport ; Modèles ;
Sous-statistiques
avec des données groupées
création 79
impression 48
création 76
enregistrements en colonnes 81
prévisualisation 47
Rapports dynamiques, création en vue Tableau 31,
68
Récapitulatifs généraux, description 98
Récapitulatifs. Voir Sous-récapitulatifs
Recherche d’enregistrements
voir aussi Requêtes, Recherches rapides
affichage de tous les enregistrements 35
ajout d'une nouvelle requête 41
date du jour 37
description 32
doublons 40
enregistrement et envoi en tant que lien
d'instantané 34
enregistrement et envoi en tant que lien
Index
163
snapshot 13
exclusion d'enregistrements 42
ignorer des enregistrements 43
intervalle de données 38
ordre des requêtes 43
plusieurs critères 40
recherches logiques AND 40
recherches logiques OR 41
recherches rapides en mode Utilisation 32
rubriques et enregistrements liés 39
rubriques vides ou renseignées 40
symboles 36
texte partiel ou variable 35
tous les enregistrements 35
valeurs booléennes 37
valeurs exactes 36
valeurs incorrectes 37
Recherche et remplacement de valeurs de
rubriques 45
Recherche. Voir Recherche d'enregistrements
recherches AND 40
recherches OR 41
Recherches rapides
Voir aussi Recherche d'enregistrements
activation 33
configuration 33
description 32
exécution 32
Recherches sur texte littéral 36
Références de fichier. Reportez-vous à sources de
données
Références externes
arrêt ou suspension 117
définition 116
description 103
modification 117
rubrique cible de référence externe 105
rubrique source de référence externe 105
Relance de requêtes 43
Remarques texte, dans le graphe de liens 112
164
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
Requêtes
Voir aussi Recherche d'enregistrements
ajout d'une nouvelle 41
critères de développement 42
critères de limitation 41
description 33
mélange de recherche et d'exclusion 43
modification 44
multivaluées 43
opérateurs dans 34, 38
ordre 43
plusieurs 41, 42
rétablissement 44
suppression 44
Réseaux
FileMaker Server 119
multi-plateformes 14, 119
Restrictions d'accès. Voir Comptes ; Jeux de
privilèges
Résultats non stockés 74
Résultats stockés 74
Résultats virtuels 74
Rétablissement de requêtes 44
Rubriques
affichage 11, 75
affichage ou masquage en vue Tableau 66
ajout en vue Tableau 66
ajout sur un modèle 87
attribution d’un nom 64
création dans la boîte de dialogue Gérer la base de
données 64
création en vue Tableau 60, 66
création et modification 64
définition 64
description 16
Furigana dans 65
fusion 90
globales 74
indexation 74
maximum de caractères dans 29
mise en forme 91
mise en forme des données 91
options d’entrée 70, 89
options de contrôle 72
options Rubriques 65
placement sur un modèle 87
restriction de la saisie de données 96
résultats stockés et non stockés 74
saisie dans 29
sélection 28, 86
suppression d'un modèle 88
suppression de la définition 65
types 62
vides ou renseignées, recherche 40
Rubriques Calcul
création 66
description 63
formules 66
résultats stockés et non stockés 74
Rubriques clés. Voir Rubriques sources
Rubriques d'image. Voir Rubriques Multimédia
Rubriques Date
années à quatre chiffres 29, 73
description 62
saisie et modification de valeurs dans 29
Rubriques de fusion
description 49
placement sur un modèle 90
Rubriques de fusion. Voir Rubriques sources
Rubriques de regroupement 98
Rubriques Heure
description 62
saisie et modification de valeurs dans 29
Rubriques Horodatage
années à quatre chiffres 29
description 62
saisie et modification de valeurs dans 29
Rubriques liées
Voir aussi Rubriques ; Bases de données
|
relationnelles
calculs 67
description 106
génération de récapitulatifs de données 114
planification 57
sur des modèles 88
Rubriques Multimédia
Voir aussi Rubriques
alignement sur le texte 95
description 62
mise en forme 95
Rubriques Nombre
Voir aussi Rubriques
description 62
mise en forme 92
recherche 37
saisie et modification de valeurs dans 29
Rubriques sources
Voir aussi Rubriques
dans les importations, mise à jour 128
description 106, 107
Rubriques Statistique
création 68
décompte pour 69
définition en vue Tableau 68
description 63, 68
Ecart-type pour 69
maximum pour 69
minimum pour 69
moyenne pour 69
options pour 69
Part dans le total pour 69
sur des modèles 98
total pour 69
Rubriques supplémentaires 70
Rubriques Texte
description 62
saisie et modification de valeurs dans 29
Rubriques vides ou renseignées 40
S
Saisie de données 29, 70–74
automatique 71
Furigana 65
saisie dans les rubriques 29
Saisie partielle 89
Sauts de page, affichage en mode
Prévisualisation 47
Index
165
Sauvegardes
consignes pour 147
et logiciel antivirus 149
scripts pour des fichiers 53
Scripts
copie 21
description 13, 52
exécution 52
impression 51
Sécurité, fichier
consignes pour le réseau 147
directives pour le système d'exploitation 146
planification 137, 146
Sélection
enregistrements 24
objets 86
rubriques 28, 86
Serveur. Voir Hôte ; FileMaker Server
Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), envoi
d'email par 125
Solutions de démarrage. Voir Modèles
Sources de données
correction des références FileMaker 19
description 131
Sources de données externes 131
Souris, configuration dans les Préférences système
(Mac OS) 15
Sous-formulaires. Voir Tables externes
Sous-récapitulatifs
voir également Rapports ; Rubriques Statistique
création de rapports 79
impression 47, 48
parties, description 98
Sous-totaux. Voir Sous-récapitulatifs ; Rubriques
Statistique
Styles de contrôle de rubriques 89
Suppression
définitions de rubrique 65
données 30
enregistrements liés 27, 114
requêtes 44
rubriques d'un modèle 88
Symbole monétaire, formatage 92
Symboles
et noms de rubriques 62
recherche 36
166
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro
T
Tableau, format
Voir aussi Modèle en vue Tableau ; Vue Tableau
affichage d'enregistrements sous la forme de 23
description 23
Tables
affichage d'enregistrements sous la forme de 23
attribution d’un nom 75
définition 74
description 16
importation de données dans 127
occurrences de tables 106
Tables externes
Voir aussi Bases de données relationnelles
ajout d’enregistrements 27
description 106
filtrage des enregistrements dans 115
génération de récapitulatifs de données dans 114
ignorer des enregistrements liés 43
placement d'enregistrements liés 90
sélection 86
sélection d'enregistrements 25
suppression d’enregistrements 28
Tables liées
description 106
planification 55
Tabulations
définition de la position et de l'alignement 92
insertion dans les rubriques 30
Texte
Voir aussi Rubriques
attributs 91
littéral 35
mise en forme 91
mise en surbrillance 92
recherche 36
rotation de texte asiatique 96
rubriques 62
sélection 86
Texte asiatique
impression 96
rotation 96
saisie 65, 96
Texte ayant une certaine casse, recherche 37
Titres
élément 97
Multimédia 88
verticales 80
Titres de rubrique 88
Total pour rubriques Statistique 69
Tri
enregistrements 37, 46
enregistrements en vue Tableau 31
enregistrements liés 114
Type de données 73
Types de données
Voir aussi Types de rubriques
et résultats de calcul 68
Types de rubriques
description 62
et résultats de calcul 68
U
URL, ouverture 132
Utilisateurs autorisés. Voir Comptes ; Jeux de
privilèges
Utilisateurs non autorisés. Voir Comptes ; Jeux de
privilèges
V
Valeurs
voir aussi Valeurs de rubriques
recherche de correspondance exacte 36
recherche de doublons 40
Valeurs booléennes
description 37, 62, 73
mise en forme 93
recherche 37
Valeurs de rubriques
description 17
interdiction de modification 71
recherche et remplacement 45
saisie automatique 71
saisie et modification 29
suppression 30
Valeurs incorrectes, recherche 37
Validation des valeurs de rubrique 72
Variables, symboles pour 62
Verrouillage d'enregistrements 122
Verrouillage, enregistrements partagés 122
Verrous de base de données. Voir Comptes ; Jeux de
privilèges
Vrai, résultat 37, 62, 73, 93
Vue Tableau
Voir aussi Tableau, format ; Modèle en vue
Tableau
affichage des données 30
affichage ou masquage de rubriques 66
ajout d'enregistrements dans un nouveau
|
fichier 60
ajout d’enregistrements 31
copie d'enregistrements 31
création de bases de données en 60
création de rapports dynamiques 31, 68
création de rubriques 60
création et modification de rubriques 66
définition de rubriques récapitulatives 68
duplication d'enregistrements 31
envoi d'emails basés sur des données
d’enregistrements 32
modification de l'ordre et de la taille des
colonnes 30
modification du paramètre par défaut lors de la
création d'une base de données 61
suppression d’enregistrements 31
tri d'enregistrements 31
utilisation des enregistrements 31
W
Web
compatibilité des noms de rubrique 62
hébergement de bases de données 132
Windows
fermeture 20
ouverture de plusieurs 19
World Wide Web. Voir Web
X
XML
importation et exportation 125
privilèges pour 135, 143
XML, format 125
XSLT, privilèges pour 135, 143
Z
Zone d'impression, affichage 47
Zones de liste déroulante, affichage de rubriques
comme 89
Index
167
168
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro