Manuel du propriétaire | Micro Application 7000 LETTRES ET COURRIERS TYPES Manuel utilisateur

n° 492
7000 Lettres
et
Courriers Types
Copyright
© 2002 Micro Application
20-22, rue des Petits-Hôtels
75010 Paris
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consentement de MICRO APPLICATION est illicite (article L122-4 du code de
la propriété intellectuelle).
Cette représentation ou reproduction illicite, par quelque procédé que ce soit,
constituerait une contrefaçon sanctionnée par les articles L335-2 et suivants
du code de la propriété intellectuelle.
Le code de la propriété intellectuelle n'autorise, aux termes de l'article L122-5,
que les reproductions strictement destinées à l'usage privé. Pour le logiciel,
seule est autorisée une copie de sauvegarde si cela est indispensable pour
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Avertissement aux utilisateurs "Les informations contenues dans ce produit sont données à titre indicatif et n'ont
aucun caractère exhaustif voire certain. A titre d'exemple non limitatif, ce produit
peut vous proposer une ou plusieurs adresses de sites Web qui ne seront plus
d'actualité ou dont le contenu aura changé au moment où vous en prendrez
connaissance.
Aussi, ces informations ne sauraient engager la responsabilité de l'Editeur. La
société MICRO APPLICATION ne pourra être tenue responsable de toute omission,
erreur ou lacune qui aurait pu se glisser dans ce produit ainsi que des
conséquences, quelles qu'elles soient, qui résulteraient des informations et
indications fournies ainsi que de leur utilisation".
ISBN : 2-7429-2420-5
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de droits respectifs.
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Tél : 01 53 34 20 20 - Fax : 01 53 34 20 00
Support technique :
Tél : 01 53 34 20 46 - Fax : 01 53 34 20 00
également disponible sur le site www.microapp.com
http://www.microapp.com
Mister O’net, l’homme à la référence, vous montre le chemin !
Rendez-vous sur le site Internet de Micro Application
www.microapp.com. Dans le module de recherche,
3420
sur la page d’accueil du site, retrouvez le Mister O’net.
Dans la zone de saisie, entrez la référence à 4 chiffres
qu’il vous indique ci-contre. Vous accédez directement à la fiche produit.
Licence d'utilisation de ce progiciel Micro Application
Article 1 : Acceptation des conditions
Par le seul fait d'installer le progiciel contenu sur le support, le client s'engage à respecter les conditions
d'utilisation figurant ci-après.
Article 2 : Licence d'utilisation
En acquérant le support inclus, le client bénéficie d'une licence d'utilisation du progiciel contenu sur
ce support. Cette licence donne uniquement le droit d'effectuer une seule installation du progiciel, et
de le faire fonctionner conformément à sa destination, sur le matériel prévu.
Ce progiciel livré dans sa version code-objet est directement lisible par l'ordinateur.
Cette licence est valable pour la durée légale de la protection du progiciel.
Article 3 : Limites du droit d'utilisation
Le client ne détient sur le progiciel que le droit d'utilisation de la version objet.
Il s'engage donc à ne pas le reproduire, en totalité ou en partie. Le logiciel étant fourni sur un support
numérique garantissant sa préservation, le support original tient lieu de copie de sauvegarde au sens
de l'article L 122-6-1 du code de la propriété intellectuelle.
Le client s'engage également à ne pas chercher à le modifier, le compléter, l'adapter à un autre système
d'exploitation, à le décompiler (ingénierie inverse) ou à le traduire.
Le progiciel est conçu pour l'usage strictement privé du client, qui s'interdit donc formellement de
consentir des sous-licences, de le louer, de le prêter, de le commercialiser en tout ou partie ... De
manière générale, il est strictement interdit d'en faire l'objet ou l'instrument d'une utilisation qui
bénéficie à un tiers, que ce soit à titre gratuit ou onéreux.
Ces restrictions concernent le progiciel pris dans son ensemble mais également dans toutes ses
composantes : ainsi, les photographies, images, cliparts, sons, textes et tous autres éléments
contenus dans le progiciel, restent la propriété de leurs créateurs.
Tout usage du progiciel, toute opération technique sur le progiciel, non prévus par la présente licence
est une contrefaçon, délit pénal sanctionné de peines d'amende et d'emprisonnement.
Article 4 : Logiciels en shareware ou logiciels contributifs
Les logiciels commercialisés sous l'appellation de "shareware" sont exclusivement prévus pour vous permettre
de les évaluer ou de les tester. Ils sont d'ailleurs le plus souvent constitués de versions incomplètes.
MICRO APPLICATION n'est pas l'auteur de ces logiciels et vous cède exclusivement le support
comportant les versions d'évaluation.
Si vous décidez effectivement de les utiliser, vous devez vous enregistrer directement auprès de l'auteur
mentionné pour chaque shareware, dans les délais et les conditions (notamment financières) qu'il exige.
A défaut de remplir ces conditions, vous serez considéré comme contrefacteur.
Article 5 : Garantie
Dans le cas où le client constaterait une défectuosité du support, il dispose d'un mois à compter de
son achat pour en faire retour à Micro Application.
Pour bénéficier de cette garantie, le client doit obligatoirement adresser à ses frais, à Micro Application,
le support accompagné du bon de garantie que vous trouverez à la fin du manuel (papier ou
électronique) ou de la carte d'enregistrement (si celle-ci n'a pas déjà été envoyée).
Micro Application retourne alors à ses frais, au client, à l'adresse indiquée sur le bon de garantie ou la
carte d'enregistrement, un nouveau support.
Quand un protocole informatique de sécurité est implanté dans le logiciel, ce protocole présente
certaines limitations. Aussi, il est de la responsabilité du client de déterminer si le logiciel correspond
a ses besoins réels. Le progiciel étant livré en l'état, il n'est fourni par Micro Application aucune autre
garantie et, notamment pour les relations du client avec son hébergeur internet.
"AVERTISSEMENT. Les informations contenues dans ce produit sont données à titre indicatif et n'ont
aucun caractère exhaustif voire certain. A titre d'exemple non limitatif, ce produit peut vous proposer
une ou plusieurs adresses de sites Web qui ne seront plus d'actualité ou dont le contenu aura changé
au moment où vous en prendrez connaissance.
Aussi, ces informations ne sauraient engager la responsabilité de l'Editeur. La société MICRO APPLICATION
ne pourra être tenue responsable de toute omission, erreur ou lacune qui aurait pu se glisser dans ce
produit ainsi que des conséquences, quelles qu'elles soient, qui résulteraient des informations et
indications fournies ainsi que de leur utilisation ".
Avertissement sur l'épilepsie
A lire avant toute utilisation d’un jeu vidéo par vous-même ou votre enfant
Certaines personnes sont susceptibles d'avoir des crises d'épilepsie ou d'avoir des pertes de conscience
à la vue de certains types de lumières clignotantes ou d'éléments fréquents dans notre environnement
quotidien.
Ces personnes s'exposent à des crises d'épilepsie lorsqu'elles regardent certaines images télévisées
ou lorsqu'elles jouent à certains jeux vidéo. Ces phénomènes peuvent apparaître alors même que le
sujet n'a pas d'antécédent médical ou n'a jamais été confronté à une crise d'épilepsie.
Si vous-même ou un membre de votre famille avez déjà présenté des symptômes liés à l'épilepsie (crise
ou perte de conscience) en présence de stimulations lumineuses, veuillez consulter votre médecin
avant toute utilisation.
Nous conseillons aux parents d'être attentifs à leurs enfants lorsqu'ils jouent avec des jeux vidéo. Si
vous-même ou votre enfant présentez un des symptômes suivants : vertige, trouble de la vision,
contraction des yeux ou des muscles, mouvements involontaires ou convulsions, veuillez immédiatement cesser de jouer et consulter un médecin.
Précautions à prendre dans tous les cas pour l'utilisation d'un jeu vidéo :
Ne vous tenez pas trop près de l'écran. Jouez à bonne distance de l'écran de l'ordinateur et aussi loin
que le permet le cordon de raccordement.
Utilisez de préférence les jeux vidéo sur un écran de petite taille. Évitez de jouer si vous êtes fatigué
ou si vous manquez de sommeil.
Assurez-vous que vous jouez dans une pièce bien éclairée.
En cours d'utilisation, faites des pauses de dix à quinze minutes toutes les heures.
Veuillez conserver le CD d'installation original à proximité de votre PC, le système pouvant vous le
réclamer lors d'un lancement du programme.
SOMMAIRE
1.
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2.
INSTALLATION . . . . . . . . . . . . . .
2.1.
Configuration de votre ordinateur
2.2.
Le navigateur Micro Application .
2.3.
Assistant Installation . . . . . . . .
2.4.
Démarrage du programme . . . .
2.5.
Désinstallation du logiciel . . . . .
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3.
UTILISATION DU PROGRAMME . . . . . . .
3.1.
Sommaire . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.2.
Courriers Types . . . . . . . . . . . . . .
3.3.
Carnet d'adresses . . . . . . . . . . . .
3.4.
Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.
Les fonctions Rechercher et Historique
3.6.
Le traitement de texte . . . . . . . . . .
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20
4.
La rédaction d'un courrier . . . . . .
4.1.
Le contenu . . . . . . . . . . .
4.2.
La présentation . . . . . . . . .
4.3.
La Poste ou Internet ? . . . . .
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5.
Aperçu des catégories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
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7000 Lettres et Courriers Types
1.
Introduction
Vous venez d'acquérir 7000 Lettres et Courriers Types de Micro
Application et nous vous en félicitons ! C'est en effet un outil de
correspondance idéal qui séduira famille et amis, heureux
destinataires de missives originales aux formules recherchées, aux
mises en formes personnalisées et surprenantes. Vous réglerez en
outre votre correspondance administrative et professionnelle en un
tournemain.
Combien de fois avez-vous dû affronter la feuille blanche, à quelles
difficultés vous êtes-vous heurté pour trouver la formule adéquate
lorsque vous rédigez votre correspondance ? Qu'il s'agisse d'un
courrier privé ou professionnel, ou d'une invitation à une fête entre
amis - vous ne trouvez pas les mots. Pour certains documents, il est
par ailleurs nécessaire d'employer une formule exacte et précise,
faute de quoi vous risquez de manquer votre objectif. Contrats de
vente, réclamations, résiliations, correspondance administrative,
autant de courriers nécessitant des tournures bien précises. 7000
Lettres et Courriers Types est le produit qu'il vous faut : vous trouverez
à coup sûr le modèle que vous recherchez dans les 7000 courriers
proposés.
Comme vous le constaterez, 7000 Lettres et Courriers Types est bien
plus qu'un simple recueil de modèles de lettres. Son éditeur et le
gestionnaire d'adresses intégrés en font un outil original, pratique qui
sait pourtant rester simple d'accès et d'utilisation.
Vous ne disposez pas de Word ? 7000 Lettres et Courriers Types est
fait pour vous !
Le module Carnet d'adresses vous permet de gérer l'envoi de vos
courriers et de vous souvenir des destinataires à qui vous avez déjà
écrit.
Le module Agenda est le petit "plus" du programme : un
aide-mémoire précieux qui vous évitera d'oublier votre rendez-vous
chez le dentiste ou encore l'anniversaire de la tante Adélaïde !
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7000 Lettres et Courriers Types
2.
INSTALLATION
2.1.
Configuration de votre ordinateur
Pour obtenir des résultats à la hauteur de votre attente, nous vous
recommandons d'utiliser 7000 Lettres et Courriers Types avec au
minimum :
n
un Pentium 300 et 32 Mo de RAM ;
n
Windows 98, 98SE, Millennium ou XP ;
n
une carte graphique 65 000 couleurs (16 bits) et une résolution de
800 x 600 pixels (modifiez ces paramètres avant la première utilisation du programme) ;
n
un lecteur de CD-Rom 4x ;
n
une souris ;
n
une imprimante pour imprimer vos courriers.
Le programme occupe environ 60 Mo après installation.
Vérifiez que les performances de la carte graphique sont adaptées à
la résolution et à la profondeur des couleurs. Plus la résolution est
élevée et plus les couleurs représentées sont nombreuses, plus votre
ordinateur et votre carte graphique doivent être performants, afin
d'éviter un ralentissement du programme.
2.2.
Le navigateur Micro Application
Si vous avez activé sous Windows l'option de notification d'insertion
automatique de votre lecteur de CD-Rom, l'installation démarre alors
automatiquement lorsque vous insérez le CD-Rom dans le lecteur.
Si en revanche cette option est désactivée, placez le CD-Rom dans votre
lecteur, puis cliquez sur le bouton Démarrer de la barre des tâches.
Activez alors la commande Exécutez. Dans la boîte de dialogue qui
s'affiche, saisissez, dans la zone Ouvrir, la commande suivante :
d:\navigma.exe
8
7000 Lettres et Courriers Types
La lettre D doit correspondre à la lettre d'identification de votre
lecteur de CD-Rom. Si tel n'est pas le cas, modifiez la lettre en
conséquence. Vous pouvez également accéder à la commande
ci-dessus à l'aide du bouton Parcourir.
Appuyez sur la touche [Entrée] ou cliquez sur le bouton OK pour
démarrer le navigateur de Micro Application.
Le navigateur de Micro Application vous permet de visualiser le
contenu du CD-ROM, d'installer le programme ou de consulter une
section d'initiation à Windows. Il vous permet aussi de vous connecter
à Internet ou encore d'accéder à des versions d'évaluation ou de
démonstration de logiciels Micro Application.
Description
Après l'exécution de la vidéo Micro Application, que vous pouvez
interrompre en cliquant sur Continuer, le navigateur s'affiche.
Le titre du logiciel est affiché au centre de l'interface.
À gauche du navigateur se trouve une zone de texte défilant qui
affiche une éphéméride d'événements historiques survenus le même
jour à des époques différentes. En dessous se trouvent 4 boutons dont
voici l'utilité :
Démos
Ce bouton vous permet de découvrir et d'évaluer d'autres produits
Micro Application.
Attention : suivant la place disponible sur le CD-ROM, il se peut que
cette option ne soit pas active. Le bouton correspondant sera alors
absent du navigateur MA.
Après un clic sur le bouton démos, un nouvel écran s'affiche, vous
proposant à sa droite une liste de versions de démonstration et/ou
d'évaluation de certains produits Micro Application. Cliquez
simplement sur un des titres pour le découvrir ou l'installer.
9
7000 Lettres et Courriers Types
Le bouton retour vous permet de revenir à l'écran principal du
navigateur.
Le bouton quitter permet de quitter le navigateur.
Parcourir le CD
Cliquez sur ce bouton pour accéder au contenu du CD-ROM grâce à
l'Explorateur Windows.
Aide
Ce bouton donne accès à un fichier au format HTML contenant des
informations sur l'utilisation et la prise en mains de Windows et de
ses applications.
Sa lecture suppose la présence d'un navigateur Internet du type
Internet Explorer ou Netscape Navigator.
Web
L'activation de ce bouton ouvre une page HTML qui vous permet de
consulter l'Annuaire Intéractif de Micro Application et d'établir une
connexion Internet sur le serveur de Micro Application
(http://www.microapp.com).
Cette fonction suppose la présence d'un navigateur Internet du type
Internet Explorer ou Netscape Navigator.
Vous trouverez sur le site de Micro Application des infos sur les
derniers produits, ainsi que les bons de commande pour vous les
procurer. Vous pourrez également vous inscrire au Club MA, afin de
recevoir des démos et de gagner des cadeaux !
Également présent sur le site Web de Micro Application, le support
technique répondra à toutes vos questions par e-mail.
Le bouton retour vous permet de revenir à l'écran principal du
navigateur. Le bouton quitter permet de fermer le navigateur.
10
7000 Lettres et Courriers Types
Quitter
Ce bouton permet de sortir définitivement du navigateur de Micro
Application.
A droite du navigateur se trouvent trois boutons plus importants dont
voici la description.
Installer le logiciel
Ce bouton permet de démarrer l'installation du programme. Pour
plus d'informations sur cette procédure, reportez-vous à la section
correspondante, un peu plus loin dans le manuel.
Consulter le manuel
Lorsque ce bouton est présent, il vous permet de visualiser et
d'imprimer le manuel au format Adobe Acrobat. Si ce dernier n'est
pas présent sur votre système, son installation vous sera
automatiquement proposée.
Sortie
Pour quitter le navigateur de Micro Application, cliquez sur le bouton
quitter.
Cliquez sur le bouton Installer le logiciel pour démarrer l'Assistant
d'installation 7000 Lettres et Courriers Types .
2.3.
Assistant Installation
Une fois l'Assistant d'installation démarré, un écran d'accueil s'affiche.
Pour accéder aux boîtes de dialogue suivantes du programme
d'installation, cliquez sur le bouton Suivant.
Une fenêtre vous informe des conditions de licence du logiciel. Nous
vous recommandons de les lire attentivement. Si vous acceptez les
termes du contrat, cliquez sur le bouton Oui.
Une fenêtre d'information s'affiche encore. Après en avoir pris
connaissance, cliquez sur Suivant.
11
7000 Lettres et Courriers Types
L'installation de 7000 Lettres et Courriers Types débute ensuite.
Commencez par définir le dossier dans lequel vous souhaitez installer
7000 Lettres et Courriers Types . Par défaut, il vous est proposé le
dossier C:\Program Files\Micro Application\7000 Lettres et
Courriers Types . Vous pouvez, en cliquant sur le bouton Parcourir,
sélectionner un autre dossier cible que celui qui vous est proposé. La
boîte de dialogue qui s'ouvre alors vous permet de sélectionner un
autre lecteur et un autre dossier. Appuyez ensuite sur Suivant.
Sélectionnez un groupe de programmes ou cliquez sur Suivant si celui
indiqué par défaut vous convient.
Cliquez ensuite sur le bouton Suivant pour accéder à la boîte de
dialogue de sélection du groupe de programmes auquel doit être
rattaché 7000 Lettres et Courriers Types .
Vous pouvez conserver le groupe par défaut, sélectionner avec la
souris l'un des noms de la liste ou saisir un nouveau nom de dossier
dans la zone de texte supérieure. Cliquez ensuite sur le bouton
Suivant pour lancer l'installation.
Le programme procède alors à l'installation à proprement parler du
logiciel en copiant tous les fichiers du programme sur votre
ordinateur.
Au terme de cette opération, le programme peut vous demander de
redémarrer votre ordinateur afin que tous les nouveaux fichiers
soient pris en compte et votre système mis à jour. Cliquez sur le
bouton Terminer pour redémarrer votre machine.
Si vous avez conservé les paramètres proposés par défaut, le
programme se trouve, dans le menu Démarrer de Windows, sous
Programmes/Micro Application/7000 Lettres et Courriers Types .
2.4.
Démarrage du programme
Pour démarrer le programme, cliquez d'abord sur le bouton
Démarrer/Programmes de la barre des tâches. Vous pouvez trouver
7000 Lettres et Courriers Types dans le groupe de programmes que
12
7000 Lettres et Courriers Types
vous avez indiqué lors de l'installation (par défaut Micro
Application/7000 Lettres et Courriers Types ). Cliquez ensuite sur la
commande 7000 Lettres et Courriers Types pour démarrer celui-ci.
2.5.
Désinstallation du logiciel
Si vous souhaitez désinstaller 7000 Lettres et Courriers Types , afin, par
exemple, de le réinstaller sur un autre disque dur, vous pouvez utiliser
le programme de désinstallation. Il vous permet de supprimer
complètement le programme, en effaçant également de votre disque
dur tous les fichiers qui lui sont liés. Seules vos créations personnelles
sont épargnées par cette désinstallation. Pour lancer la suppression,
cliquez sur la commande Suppression de 7000 Lettres et Courriers
Types du groupe de programmes 7000 Lettres et Courriers Types,
dans le menu Démarrer/Programmes/Micro Application.
3.
UTILISATION DU PROGRAMME
13
7000 Lettres et Courriers Types
Au démarrage du programme 7000 Lettres et Courriers Types , cette
fenêtre apparaît. Elle vous permet de saisir vos coordonnées.
Celles-ci seront alors intégrées par défaut dans le champ expéditeur
de tous vos courriers. Si vous souhaitez modifier ces coordonnées,
cliquez sur le bouton Modifier le profil de la barre des tâches. Vous
pouvez également modifier directement celle-ci dans le Carnet
d'adresses.
3.1.
Sommaire
Après avoir validé vos coordonnées, vous arrivez dans le menu
principal du programme. Trois rubriques s'offrent alors à vous. Il vous
suffit de cliquer sur l'une d'elles pour accéder au module
correspondant.
14
7000 Lettres et Courriers Types
3.2.
Courriers Types
Le module intitulé Courriers types constitue le cœur du logiciel. C'est
sous ce module que vous trouverez, classés par rubriques, notre base
de 7000 modèles de lettres. Ces derniers vous permettront d'effectuer
facilement et rapidement votre correspondance. En cliquant sur ce
module à partir du Sommaire, vous accédez à une liste de 25
rubriques que vous pouvez faire défiler à l'aide des flèches situées en
haut et en bas de la fenêtre. Cliquez sur la catégorie qui vous
intéresse. Celle-ci peut contenir des sous-catégories qui vous
permettront d'affiner votre choix. La présence d'une ou plusieurs
sous-catégories est indiquée par l'icône représentant plusieurs livres.
L'icône représentant un livre vous indique que vous pouvez accéder à
la liste des documents. Enfin, l'icône représentant une feuille vous
indique que vous êtes arrivé au document lui-même. Il vous suffit
alors de cliquer dessus pour l'ouvrir dans l'éditeur intégré au
programme.
Remarque : Vous pouvez également charger un modèle de Courriers
types directement à partir de Word sans lancer le logiciel.
15
7000 Lettres et Courriers Types
3.3.
Carnet d'adresses
Le module Carnet d'adresses vous permet d'organiser facilement vos
adresses et vos contacts et de gérer vos envois de courriers en toute
sérénité. A gauche de la fenêtre figurent les groupes qui vous
permettent de classer vos adresses. Pour ajouter une nouvelle
catégorie, il vous suffit de cliquer sur le bouton droit de la souris dans
cette partie de la fenêtre, puis sur le menu Ajouter. Une boîte de
dialogue apparaît, laquelle vous permet d'entrer le nom du nouveau
groupe. Cliquez ensuite sur OK pour que celui-ci figure dans la liste
des groupes existants. Procédez de la même façon pour ajouter une
adresse, mais en cliquant cette fois dans la partie droite de la fenêtre.
Une boîte de dialogue vous permet d'entrer, à l'aide de différents
onglets, tous les paramètres de ce nouveau contact. L'onglet Nom
comprend plusieurs listes déroulantes : Qualité, Titre, Apostrophe,
Formule de politesse, listes auxquelles vous pouvez ajouter des entrées.
À la prochaine ouverture de la boîte de dialogue, ces entrées
apparaîtront dans la liste.
16
7000 Lettres et Courriers Types
Vous pouvez à tout moment modifier le nom d'un groupe par un
simple clic droit sur l'objet à modifier, puis en sélectionnant le menu
Renommer. Pour modifier une adresse, procédez de la même façon,
en sélectionnant cette fois le menu Modifier. Pour supprimer un
groupe ou une adresse, procédez de la même façon en cliquant, après
sélection de l'objet, sur Supprimer.
Le Carnet d'adresses est accessible depuis le Sommaire mais aussi,
lorsque vous consultez un document, sous l'éditeur, par un bouton
situé en haut à gauche de la fenêtre. Par défaut, tout courrier
comporte, comme nom d'expéditeur, l'identité que vous avez déclinée
au départ, lors du premier lancement du logiciel. Ce nom est inscrit
dès lors en vert dans le Carnet d'adresses. Vous pouvez cependant
changer à tout moment le nom ou l'adresse de l'expéditeur en
cliquant sur le bouton Modifier le profil, situé dans la barre des
tâches inférieure de l'interface.
3.4.
Agenda
Le module Agenda constitue le petit "plus" de Réussir ses CV et lettres
de motivation. Précieux aide-mémoire, il vous permet de retenir
toutes les dates importantes, qu'il s'agisse d'un rendez-vous chez le
médecin, d'un dîner chez des amis, ou de l'anniversaire d'un proche.
La fenêtre qui apparaît à l'ouverture du module affiche le mois de
l'année en cours, avec, en vert, le jour présent. En survolant chacune
des cases, une info-bulle indiquant la fête du jour apparaît comme sur
un calendrier classique. Les flèches situées à droite et à gauche de la
fenêtre vous permettent de remonter à votre gré les mois et les
années ou, au contraire, d'avancer dans le temps. Pour entrer un
rendez-vous, cliquez sur Nouveau à partir de l'onglet Agenda situé en
haut à gauche de la fenêtre. Précisez la permanence du rendez-vous à
gauche de la fenêtre (une fois, quotidienne, hebdomadaire,
mensuelle, annuelle), puis remplissez les champs de droite qui vous
sont proposés. Dans la fenêtre réservée au texte, apporter un
descriptif de ce rendez-vous (ex. : Cours de yoga), puis cliquez sur
Alarme si vous désirez être averti par un message au moment de votre
17
7000 Lettres et Courriers Types
rendez-vous. Vous pouvez constater, par la présence d'une petit
icône, que votre rendez-vous est aussitôt affiché dans l'agenda.
Par exemple, vous avez rendez-vous chez le dentiste à 16 heures le
24/01/03. Sélectionnez Une fois dans l'espace Permanence. Entrez, à
droite, l'heure de votre rendez-vous et sa date. Vous pouvez indiquer
15h30 si vous souhaitez être prévenu un peu avant l'heure par un
message (cochez alors Alarme). Dans la partie Descriptif, notez par
exemple, "Dentiste - 16h00". Votre rendez-vous sera bien affiché à
16h00 dans l'agenda.
Lorsque vous entrez un nouveau rendez-vous dans votre agenda, dans
la zone Exécuter, qui figure en bas de la fenêtre, trois options s'offrent
à vous.
Ouvrir un fichier : cette option vous permet d'ouvrir automatiquement
un fichier à une heure donnée. Pour cela, cliquez sur Ouvrir. Vous
18
7000 Lettres et Courriers Types
accédez alors au navigateur. Indiquez le dossier dans lequel se trouve
votre document. Le fichier s'ouvrira alors aux date et heure que vous
avez choisies.
Ouvrir un site Web : cette option vous permet d'ouvrir
automatiquement un site à une heure donnée. Il vous suffit pour cela
d'entrer l'adresse du site dans l'espace situé sous le menu déroulant.
Attention : pour que cette option fonctionne, vous devez être connecté au réseau
Internet au moment de l'ouverture du site.
Envoyer un e-mail : cette option vous permet d'envoyer un e-mail
automatiquement à une heure donnée. Entrez pour cela l'adresse
e-mail de la personne à contacter. L'Agenda se charge d'ouvrir votre
messagerie personnelle aux jour et heure que vous aurez fixés. Il ne
vous reste plus alors qu'à écrire votre message, l'adresse e-mail du
destinataire étant déjà notée.
Toujours dans le menu de l'onglet Agenda, l'option date vous permet
d'accéder directement à la date de votre choix et de visionner ainsi les
années passées ou à venir. Enfin, si vous choisissez l'option Exécutez
ce programme lors du démarrage de Windows, l'Agenda sera lancé dès
le démarrage et vous serez aussitôt averti de vos rendez-vous du jour.
L'Agenda comporte aussi une fonction Journal, accessible depuis
l'onglet central de la fenêtre principale. Vous pouvez utiliser ce
mini-traitement de texte pour écrire vos pensées intimes, ou noter
plus prosaïquement les faits ou événements de votre journée.
Il ne vous est pas nécessaire de lancer 7000 Lettres et Courriers Types
pour consulter votre agenda. Une icône apparaît en permanence,
après l'installation du logiciel, dans la barre des tâches de Windows,
en bas, à droite de votre écran. Il vous suffit de cliquer dessus pour
ouvrir l'application.
Pour revenir au Sommaire, cliquez sur le bouton fermeture en haut, à
droite de la fenêtre.
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7000 Lettres et Courriers Types
3.5.
Les fonctions Rechercher et Historique
La fonction Rechercher, située sur la barre des tâches en bas de votre
écran principal, vous donne accès à tous les modèles du programme.
Si vous recherchez une catégorie précise, entrez votre texte dans la
zone de saisie Rechercher. Cliquez sur le bouton Rechercher pour
afficher tous les modèles correspondant à vos critères.
La fonction Historique, située juste à côté de la fonction précédente,
vous permet de retrouver rapidement un courrier que vous avez
consulté précédemment sans avoir besoin de repasser par le
sommaire.
3.6.
Le traitement de texte
7000 Lettres et Courriers Types dispose d'un traitement de texte intégré
à l'aide duquel vous pouvez modifier vos courriers types.
Il s'agit d'un traitement de texte complet. Comme dans Word, vous
pouvez saisir votre texte, le mettre en forme, l'enregistrer, l'imprimer,
etc. Ce traitement de texte a l'avantage d'être intégré au programme.
Il vous permet donc d'utiliser toutes les fonctions d'adresses du
programme pour insérer par exemple un destinataire ou un
expéditeur dans le texte. Si vous souhaitez envoyer votre courrier en
série, cela représente un gain de temps extraordinaire.
Les fonctions de bases
Derrière les commandes situées en haut de la fenêtre se cachent les
fonctions du menu Fichier de l'éditeur. Le premier bouton vous
permet de créer un document. Cliquez sur le deuxième pour ouvrir
un document existant. Pour enregistrer un document que vous avez
modifié, cliquez sur le troisième bouton et attribuez-lui un nom. Les
deux boutons suivants vous permettent respectivement d'imprimer
votre document et d'avoir un aperçu de ce document avant
l'impression.
Derrière les commandes suivantes se cachent les fonctions des menus
Edition et Affichage de l'éditeur. Vous pouvez couper, copier, coller
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7000 Lettres et Courriers Types
un texte, annuler ou rétablir une action ou encore rechercher un mot
dans votre document. Lorsque vous laissez le pointeur survoler
pendant quelques secondes un bouton, une aide contextuelle apparaît
dans une info-bulle.
Dans la partie inférieure de la barre d'outils se trouvent les fonctions
de mise en forme de l'éditeur. Vous pouvez choisir une police, une
taille, une couleur et un attribut de caractère (gras, italique, souligné
et barré), un alignement à gauche, à droite, au centre ou justifié et
enfin une couleur pour l'arrière-plan et le texte.
Insérer des objets graphiques
La commande Image du menu Insertion vous permet d'insérer des
graphiques au format bmp, tif et wmf dans vos documents. Deux
options s'offrent à vous : fixe ou amovible. Si vous optez pour la
première, vous pouvez augmenter ou réduire la taille de l'image en
appuyant sur la touche [Alt] et en faisant glisser ses bordures. En
appuyant sur la touche [Alt] et en cliquant simultanément sur l'image,
vous pouvez la déplacer librement dans votre document. Mais image
et texte sont dissociés : si vous tapez du texte devant l'image, celle-ci
reste fixe. Si vous avez opté pour amovible, l'image se déplace en
fonction du texte que vous tapez. Vous ne pouvez en revanche la
déplacer avec la souris.
L'image s'insère à l'emplacement du pointeur dans votre document.
Envoi du courrier électronique
Si vous souhaitez envoyer votre courrier par e-mail, sélectionnez
Envoyer dans le menu Fichier. Le courrier sélectionné s'ouvre alors
automatiquement dans un nouveau message, dans votre programme
de messagerie par défaut. Le destinataire et l'objet du message sont
définis dans le carnet d'adresses du programme. Vous pouvez bien
entendu modifier le message. Il ne vous reste plus qu'à saisir l'adresse
du destinataire et de cliquer sur Envoyer.
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7000 Lettres et Courriers Types
4.
4.1.
La rédaction d'un courrier
Le contenu
Parmi les 7000 modèles de courrier que contient le logiciel, nul doute
que vous trouverez certainement la lettre correspondant à votre
demande. 7000 Lettres et Courriers Types a été conçu pour répondre à
vos besoins les plus courants de la vie quotidienne. Impôts, éducation,
justice, vacances... bien des domaines où il vous faut encore recourir
souvent à l'écriture pour atteindre votre objectif. Dans certaines
rubriques, vous découvrirez plusieurs courriers déclinés sur le même
thème. Ces courriers visent généralement à se rapprocher le plus
possible de votre situation personnelle. Certains courriers traitant du
même sujet peuvent aussi être rédigés dans des styles très différents.
C'est souvent le cas pour les faire-part ou les invitations dont le ton
varie suivant qu'ils s'adressent à des proches ou à des connaissances
plus lointaines.
Outre les courriers classiques, 7000 Lettres et Courriers Types contient
aussi, pour les personnes travaillant à leur compte, des modèles de
factures en français et en anglais, de bons de livraison, de bons de
commande ou encore des modèles de devis. N'oubliez pas non plus de
consulter les nombreux modèles de petites annonces !
4.2.
La présentation
Si 7000 Lettres et Courriers Types vise à vous donner des modèles de
contenu de courriers, il n'en a pas oublié pour autant la présentation.
Chaque lettre a été soigneusement mise en page suivant les critères
d'usage afin de vous permettre de gagner du temps et d'éviter les
erreurs protocolaires. Ainsi, vous observerez des variantes de
présentation entre les courriers "standard" destinés à "Monsieur tout
le monde" et certains courriers destinés à des personnalités. En effet,
on ne s'adresse pas de la même façon à un avocat, à un employé de
mairie, ou au président de la République !
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7000 Lettres et Courriers Types
Avec 7000 Lettres et Courriers Types, la rédaction d'une lettre
s'apparente donc à un jeu d'enfant. Vous cherchez le document dont
vous avez besoin via l'outil de recherche ou à travers les différentes
rubriques. Une fois sélectionné, celui-ci s'affiche dans l'éditeur. La
lettre comporte déjà le lieu et la date du jour, vos noms et adresses
ainsi que ceux du destinataire que vous avez préalablement entré et
sélectionné dans le carnet d'adresses. Pour modifier ces critères,
reportez-vous au chapitre Carnet d'adresses, p.16. Il ne vous reste
plus alors qu'à adapter la lettre à votre situation précise.
4.3.
La Poste ou Internet ?
À l'issue de ces modifications, vous pouvez enfin envoyer le document
à votre destinataire. Vous pouvez enregistrer le courrier parmi vos
documents en sélectionnant le dossier correspondant dans le menu
Enregister.
Il est important d'utiliser du papier et des enveloppes de bonne
qualité. N'hésitez pas à consulter le site de Micro Application à
l'adresse http://www.microapp.com. Vous y trouverez toute une
gamme de papiers.
Le programme 7000 Lettres et Courriers Types vous permet aussi
d'envoyer directement vos courriers par internet. Il vous suffit pour
cela d'aller dans le menu fichier et de sélectionner Envoyer. Vous
pouvez ainsi envoyer rapidement un courrier à votre destinataire. A
ce titre, 7000 Lettres et Courriers Types contient de nombreux modèles
de mail, tant dans les domaines de la vie sociale que de la vie privée.
Mais vous pouvez aussi envoyer par ce moyen un courrier classique,
comme par exemple une lettre de motivation et un CV à une société.
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7000 Lettres et Courriers Types
5.
Aperçu des catégories
Il est naturellement difficile de vous donner un aperçu des 7000
courriers que contient le logiciel. L'outil de recherche est, à cet effet,
de la plus grande utilité lorsque vous recherchez un courrier
particulier.
La répartition des différents courriers en catégories et sous-catégories
permet également une recherche rapide et facile. Vous trouverez
ci-dessous un bref descriptif des courriers contenus dans chacune des
catégories.
Administration
Que vous souhaitiez obtenir une carte d'invalidité ou un extrait d'acte
de mariage, vous inscrire sur les listes électorales, faire appel d'un
jugement, demander l'appui d'un député ou encore obtenir une carte
de séjour, vous trouverez le document qu'il vous faut dans cette
première catégorie.
Amitié
Si vous ne savez pas comment donner de vos nouvelles à vos parents
après un long silence, vous excuser pour un rendez-vous oublié,
demander ou refuser un prêt, ou encore remercier un ami pour un
service rendu, jetez donc un œil dans cette catégorie.
Animaux
Vous avez peut-être envie d'acheter ou de vendre un animal ou vous
souhaitez plutôt vous plaindre auprès d'un propriétaire de chien au
sujet de la nuisance que vous cause son animal ? Cette catégorie
contient sûrement la lettre que vous recherchez.
Association
Vous souhaitez organiser une collecte de vêtements pour les
sans-abri, proposer des cours d'anglais ou des places de concert, ou
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7000 Lettres et Courriers Types
encore adhérer à une association ? Vous trouverez certainement la
lettre qu'il vous faut dans cette catégorie.
Assurances
Pour déclarer un sinistre dont vous êtes victime, obtenir une
indemnisation, souscrire ou résilier un contrat d'assurances, ou
encore demander une prise en charge à la Sécurité sociale, consultez
donc cette catégorie.
Automobile
Que vous souhaitiez faire annuler un contrat de vente, obtenir un
certificat de non-gage, faire opposition à une contravention, ou tout
simplement signaler un changement de véhicule, cette catégorie
contient certainement le document dont vous avez besoin.
Banque
Si vous voulez faire opposition à un chèque, clôturer ou transférer
votre compte, demander une augmentation de votre découvert
autorisé, contester votre dernier relevé bancaire, ou simplement
déclarer un changement d'adresse, vous trouverez sûrement le
courrier qu'il vous faut dans cette catégorie.
Comptabilité
Si vous ne savez pas trop comment faire pour annuler une
commande, contester une facture ou tout simplement recevoir un
catalogue ou demander un devis, cette catégorie vous donne
sûrement la solution.
Décès
Il est souvent difficile de savoir comment réagir à la suite d'un décès,
comment aborder les personnes touchées ou quelles démarches
entreprendre. Que vous deviez annoncer un décès ou rédiger une
lettre de condoléances, demander une autorisation d'incinération ou
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7000 Lettres et Courriers Types
l'ouverture d'un testament 7000 Lettres et Courriers Types vous
propose, là encore, son aide.
Documents commerciaux
En tant que commerçant, vous avez certainement un grand nombre
de courriers à rédiger, par exemple pour annoncer votre
déménagement dans de nouveaux locaux ou l'agrandissement de
votre magasin. Vous pouvez également souhaiter inviter vos clients à
une présentation de votre nouvelle collection ou tout simplement leur
envoyer une carte de vœux pour la nouvelle année.
Droits du consommateur
Que vous souhaitiez ne plus recevoir de dépliants publicitaires dans
votre boîte aux lettres, entamer une procédure judiciaire, effectuer
une réclamation auprès d'un service après-vente, obtenir le
remboursement d'un produit dont vous n'êtes pas satisfait, ou encore
résilier une commande, vous trouverez certainement le courrier qu'il
vous faut dans cette catégorie.
Education - Formation
Que sous souhaitiez demander une autorisation d'absence pour votre
enfant, les modalités d'inscription à une école, une convention de
stage, ou des informations sur les possibilités d'obtenir une bourse,
cette catégorie vous fournira quelques exemples de courriers dont
vous pourrez vous servir comme modèle.
Emploi
Vous avez besoin d'un certificat de travail ou d'une lettre de
recommandation ? Vous êtes harcelé par votre patron ? Vous êtes à
la recherche d'un emploi en France ou à l'étranger ? Cette rubrique
vous sera sûrement d'une grande utilité.
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7000 Lettres et Courriers Types
Entreprise
Vous voulez en savoir plus sur l'application de la RTT ? Vous voulez
rédiger votre lettre de démission ou, inversement, licencier un de vos
employés ? Vous souhaitez reprendre votre travail à temps partiel
après un congé maternité ? Que vous soyez employé ou employeur,
vous trouverez ici ce que vous cherchez !
Fêtes
Il n'est pas toujours facile de rédiger un faire-part ou un mot de
félicitations pour un baptême, et de trouver les mots pour répondre à
une invitation à une communion. Si vous êtes sur le point de vous
marier, vous allez également devoir écrire un certain nombre de
courriers pour gérer au mieux les différents intervenants (DJ,
traiteur, baby-sitter, ...). 7000 Lettres et Courriers Types ne prétend
pas se substituer à vous mais il vous apporte quelques idées et
quelques formulations !
Logement
Que vous soyez propriétaire ou locataire, vous aurez sûrement un
certain nombre de courriers à écrire : ensemble des démarches
relatives à votre déménagement, demande d'autorisation de
sous-location de votre appartement, annonce de travaux de
rénovation de l'immeuble, obtention d'un permis de construire ou
tout simplement information de votre voisinage en cas de nuisance
sonore. Pour toutes ces occasions, 7000 Lettres et Courriers Types a
également prévu un grand nombre de courriers.
Médias
Vous souhaitez connaître les différents fournisseurs d'accès à
Internet, demander à faire suivre votre magazine préféré sur votre
lieu de vacances, réagir à un article dans le courrier des lecteurs ou
encore répondre à une petite annonce qui vous semble intéressante ?
Aucun problème ! Cette catégorie contient sans aucun doute le
document que vous cherchez.
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7000 Lettres et Courriers Types
Poste et Télécommunications
Vous aimeriez recevoir des informations sur les services financiers
proposés par la Poste ? Vous souhaitez signaler une erreur de
distribution de votre courrier, demander une facture détaillée ou
l'installation d'une deuxième ligne téléphonique ? Vous devriez
trouver le courrier que vous recherchez dans cette catégorie.
Prestations familiales
Si vous souhaitez bénéficier d'allocations prénatales, notifier une
naissance ou obtenir des informations sur l'allocation d'éducation
spécialisée ou de logement familial, vous pouvez jeter un œil dans
cette catégorie.
Santé
Vous souhaitez peut-être faire une déclaration de maladie
professionnelle, contester un refus de remboursement auprès de
votre mutuelle ou encore demander une prise en charge à 100 % à
votre centre de Sécurité sociale. Si tel est le cas, n'hésitez pas à
consulter cette catégorie.
Sport
Vous avez besoin d'un duplicata de votre contrat d'assurance, vous
souhaitez vous inscrire à un club de sport, ou encore participer à un
stage d'entraînement intensif ? Vous trouverez sûrement le courrier
qu'il vous faut dans cette rubrique.
Tourisme et loisirs
Si vous devez annuler votre voyage aux Antilles pour des raisons de
force majeure, être indemnisé en raison du retard important de votre
train, effectuer une réclamation pour un hôtel non conforme à vos
attentes, ou tout simplement réserver des places de théâtre, cette
catégorie contient certainement le courrier qu'il vous faut. Et
n'oubliez pas non plus de consulter nos lettres en anglais pour vos
réservations à l'étranger !
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7000 Lettres et Courriers Types
Transports
Vous avez oublié votre sac dans le train ? Vous souhaitez protester
contre le prix trop élevé d'un trajet en taxi, le retard d'un vol, ou
demander la construction d'une piste cyclable ? Regardez vite dans
cette rubrique.
Trésor public
Pour obtenir des informations sur les droits de succession, contester
un redressement fiscal, demander le rattachement de votre enfant à
votre foyer fiscal, signaler une erreur dans votre déclaration d'impôts,
ou encore demander un sursis de paiement pour votre taxe
d'habitation, n'hésitez pas à jeter un œil dans cette catégorie.
Vie commune
Pour toutes les démarches relatives à votre situation familiale :
demande d'adoption, procédure de divorce, PACS, concubinage,
annonce de changement de situation, lettres d'amour ou encore
rédaction d'une petite annonce, n'hésitez pas à consulter cette
catégorie.
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