Acroprint timeQplus Time and Attendance Product Suite (software version 4.x and above) Manuel utilisateur

Acroprint Time Recorder Company®
Instructions d'intégration ® QuickBooks
Logiciel pour timeQplus V4
Publication:
Date de Publication:
Révision:
06-0423-001
11 Septembre 2013
A
l'introduction
QuickBooks intégration avec le logiciel V4 timeQplus vous permet de gagner un temps précieux en
limitant le montant de la saisie manuelle qui se produit pendant le traitement de la paie. Avec
QuickBooks intégration, vous serez en mesure d'importer des données de vos employés à partir de
QuickBooks, exporter les données de temps des employés (y compris les données de code de
travail) dans QuickBooks et ajouter des informations des employés à QuickBooks de timeQplus.
Importation de données sur les employés de QuickBooks peut être fait via le serveur timeQplus ou
toute installation de client timeQplus.
timeQplus-QuickBooks intégration est compatible avec QuickBooks Pro et Premier 2002 et jusqu'à et
y compris les versions les plus récentes. timeQplus intégration ne fonctionne pas avec la version de
base de QuickBooks. timeQplus doivent être en mesure d'accéder au fichier de compagnie
QuickBooks afin de réaliser l'intégration (timeQplus doit être capable de parcourir le fichier de
l'entreprise à partir de mon ordinateur). Le dossier d'entreprise peut résider sur la machine locale ou
un emplacement partagé sur le même réseau avec un lecteur mappé.
Veuillez noter que les captures d'écran présentées dans ce document ont été prises depuis
une application QuickBooks Pro 2013. D'autres versions de QuickBooks Pro et / ou Premier
auront probablement un peu différents écrans.
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Table des Matières
l'introduction..........................................................................................................................................2
Importation à partir de QuickBooks Pro / Premium dans timeQplus V4................................................4
Méthode 1: Information des employés Importation avec l'assistant de configuration timeQplus .......4
Méthode 2: Importation d'employés avec les utilitaires système V4 timeQplus.................................8
Mise en place QuickBooks d'utiliser les données de temps de timeQplus..........................................13
Configuration de QuickBooks à accepter des codes de travail ...........................................................18
Exportation à partir timeQplus dans QuickBooks................................................................................20
Examen des données de temps des employés dans QuickBooks......................................................25
Annexe................................................................................................................................................28
Confirmant votre emplacement de fichier de compagnie de QuickBooks (2 options)......................28
Obtenir les Codes d'article de paie QuickBooks..............................................................................31
Permettre timeQplus de toujours accéder QuickBook .....................................................................34
Dépannage .........................................................................................................................................36
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Importation à partir de QuickBooks Pro / Premium dans timeQplus V4
(Il s'agit d'un document distinct pour timeQplus V3 et V2)
Il existe deux méthodes pour importer les données des employés de QuickBooks dans timeQplus. Si
vous êtes configurez timeQplus, vous pouvez utiliser la Méthode 1 pour importer des données de vos
employés en utilisant l'assistant d'installation timeQplus. Si vous avez déjà utilisé timeQplus et
souhaitez interface avec QuickBooks, suivre la Méthode 2 pour importer les informations de
l'employé.
Remarque: Cette étape n'est pas obligatoire pour exporter avec succès à QuickBooks.
Alors que QuickBooks accepte employés les noms moyennes énoncés, ou comme initiale, avec ou
sans ponctuation, logiciel timeQplus n'accepte que les employés de noms dans le format suivant:
prénom, initiale (sans ponctuation) et Nom. Pour assurer une importation réussie veuillez consulter le
champ prénom pour confirmer qu'il s'agit d'une première, sans ponctuation.
Méthode 1: Information des employés Importation avec l'assistant de
configuration timeQplus
A la fin du processus de l'Assistant de configuration timeQplus, vous demandera comment vous
voulez entrer vos employés. Sélectionnez la deuxième option "Importer des employés de Intuit
QuickBooks" comme le montre la figure 1-1.
Remarque: Vous devez également être connecté à QuickBooks comme un seul utilisateur
avec des privilèges d'administrateur et le fichier de l'entreprise doit être ouvert à toutes les
fenêtres de travail fermés.
Cliquez sur Suivant puis sur Terminer sur l'écran suivant.
Figure 1-1
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Sélectionnez votre fichier de compagnie (Acroprint Time Recorder Company est utilisé comme un exemple),
comme illustré à la figure 1-2. Reportez-vous à l'annexe si vous avez des difficultés à localiser ce fichier.
Figure 1-2
Sélectionnez le fichier de l'entreprise. Cliquez sur Ouvrir pour lancer l'importation. QuickBooks vous
invite avec un avertissement de sécurité comme le montre la Figure 1-3.
Vous devez sélectionner l'un des choix «Oui» pour continuer. Il est recommandé de sélectionner
“Oui, toujours, de permettre l'accès même si QuickBooks ne fonctionne pas". À l'avenir, ce qui vous
permettra d'importer et exporter QuickBooks QuickBooks sans être ouvert.
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Figure 1-3
Cliquez sur "Oui, toujours, de permettre l'accès même si QuickBooks ne fonctionne pas", puis cliquez
sur Continuer et vous verrez le "Confirmer pour commencer" fenêtre de la figure 1-4.
Figure 1-4
Sélectionnez "Oui" et Figure 1-5 apparaît.
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Figure 1-5
Sélectionnez Terminé, puis Figure 1-6 s'affiche.
Figure 1-6
Votre configuration importation est terminée.
Cliquez sur OK.
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Méthode 2: Importation d'employés avec les utilitaires système V4 timeQplus
Vous devez être connecté en tant qu'administrateur!
Cliquez sur Fichier dans la barre de menu, puis cliquez sur Outils système. (Figure 2-1)
Figure 2-1
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Sur l'écran Utilitaires Système (Figure 2-2) cliquez sur le bouton Importer QuickBooks.
Figure 2-2
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Sélectionnez votre fichier de compagnie (*. qbw), comme illustré à la figure 2-3. Reportez-vous à
l'annexe si vous avez des difficultés à localiser ce fichier.
Figure 2-3
Cliquez sur "Ouvrir" pour lancer l'importation. QuickBooks vous invite avec un avertissement de
sécurité comme le montre la Figure 2-4. Il est recommandé de sélectionner “Oui, toujours, de
permettre l'accès même si QuickBooks ne fonctionne pas". À l'avenir, ce qui vous permettra
d'importer et exporter QuickBooks QuickBooks sans être ouvert.
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Figure 2-4
Si vous sélectionnez “Oui, toujours, de permettre l'accès même si QuickBooks ne fonctionne”
affichera le message illustré à la figure 2-5.
Figure 2-5
Sélectionnez Oui pour continuer et Figure 2-6 apparaît.
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Figure 2-6
Sélectionnez Fait et Figure 2-7 apparaît.
Figure 2-7
Votre configuration importation est terminée.
Cliquez sur OK.
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Mise en place QuickBooks d'utiliser les données de temps
de timeQplus
Pour QuickBooks d'accepter des données en temps pour la paie, vous devez activer Time Tracking.
Cliquez sur Modifier et sélectionnez Préférences.
Dans la fenêtre Préférences (Figure 3-1), cliquez sur le Temps et les Frais sur le panneau de
navigation de gauche, puis cliquez sur l'onglet Options de la Société. Cliquez sur “Oui” à la question
“Êtes-vous le suivi du temps?" Vous devez sélectionner un premier jour de votre semaine de travail.
Vous pouvez choisir de faire d'autres sélections sur cet écran en fonction des exigences de votre
entreprise.
Figure 3-1
Maintenant, vous devrez configurer les paramètres par défaut du personnel d'utiliser les données de
temps pour créer des chèques de paie. Cela permettra d'assurer que tous les nouveaux employés
auront cette fonction est activée automatiquement. Sélectionnez la Paie et des Employés, comme le
montre la Figure 3-2.
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Figure 3-2
Dans l'onglet Options de la Société, cliquez sur Paramètres par Défaut des Employés. L'écran
suivant apparaît.
Figure 3-3
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Placez une coche dans la case "Utiliser les données de temps pour créer des chèques de paie”,
comme le montre la figure 3-3.
Cliquez sur OK pour fermer les fenêtres Employés de Défaut.
Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre Préférences.
Vous devez maintenant changer tous vos employés actuels à utiliser les données de temps ainsi.
Sélectionnez Employés et puis Centre des Employés. Une liste de vos employés sera présentée
dans la figure 3-4.
Figure 3-4
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Double-cliquez sur un employé et l'écran D'édition des Employés apparaît (Figure 3-5)
Figure 3-5
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Choisissez Information de la paie de la barre de navigation à gauche et la figure 3-6 apparaît.
Figure 3-6
Cliquez dans la case pour activer "Utiliser les données de temps pour créer des chèques de paie",
comme indiqué ci-dessus.
Cliquez sur OK pour revenir à la liste des employés et d'effectuer cette opération pour chaque
employé sur la liste.
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Configuration de QuickBooks à accepter des codes de travail
Si vous utilisez la fonctionnalité de codes de travail dans timeQplus, vous devez configurer
QuickBooks pour permettre aux données de temps pour réussir à exporter à partir timeQplus à
QuickBooks.
Remarque: Il peut être utile d'imprimer une liste de noms de code de travail
avant d'entrer cette information dans QuickBooks.
Ouvert QuickBooks et cliquez sur Clients [soit à partir du panneau de navigation de gauche ou du
diagramme] comme indiqué sur la Figure 4-1 ci-dessous.
Figure 4-1
Maintenant, cliquez sur Nouveau Client & Job, puis Nouveau Client comme le montre la Figure 4-2 cidessous.
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Figure 4-2
L'écran de saisie suivant (figure 4-3) apparaîtra. Dans le champ Nom du client, tapez le nom de code
du travail tel qu'il apparaît dans timeQplus (y compris les lettres majuscules). Dans l'exemple, le nom
de code du travail est "WC3". Assurez-vous qu'aucune autre modification de cet écran. Puis cliquez
sur le bouton "OK".
Répétez ce processus jusqu'à ce que tous les codes de travail sont ajoutés à QuickBooks de cette
manière.
Figure 4-3
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Exportation à partir timeQplus dans QuickBooks
Vous devez être connecté en tant qu'administrateur!
Une fois que vous avez terminé votre première période de paie, vous serez en mesure d'exporter des
données de vos employés et des données de temps des employés dans QuickBooks Pro ou Premier.
Cliquez sur Exporter dans le menu de gauche.
Comme le montre la Figure 5-1, définissez les périodes de paie déroulant à la période de paie
précédente. Sélectionnez les employés que vous voulez exporter, soit l'ensemble des salariés,
employé (s) ou un décalage individuel. Réglez le format de sortie pour QuickBooks Intégration.
Cliquez sur Configurer pour commencer l'installation de l'intégration QuickBooks.
Figure 5-1
L'écran de configuration est illustré à la figure 5-2.
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Figure 5-2
1) Entrez les paie codes d'articles pour timeQplus. Il est recommandé d'avoir QuickBooks ouvert
en ce moment et copier-coller à partir de QuickBooks dans l'écran de configuration. S'il n'y a
pas d'entrée correspondante dans QuickBooks, n'oubliez pas d'effacer les champs de saisie
dans l'écran de configuration de l'intégration QuickBooks timeQplus. Assurez-vous que tous
les champs sont identiques dans QuickBooks et timeQplus même si elles sont vides.
2) Appuyez sur SELECT pour choisir votre fichier QuickBooks de l'entreprise. Une fois le dossier
se trouve, cliquez sur pour sélectionner le fichier, puis cliquez sur le bouton Ouvrir. Cliquez sur
Enregistrer pour enregistrer vos paramètres d'intégration QuickBooks. Voir Figure 5-3 pour un
exemple. Si vous avez besoin d'aide supplémentaire pour obtenir ce fichier et / ou d'obtenir la
paie des codes d'article, s'il vous plaît se référer à l'annexe ou de la littérature QuickBooks.
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Figure 5-3
Vous serez alors ramené à la figure 5-4. Cliquez sur le bouton Exporter.
Figure 5-4
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QuickBooks vous invite avec un avertissement de sécurité, tel qu'illustré à la Figure 5-5. Il est
recommandé de sélectionner "Oui, toujours ; autoriser l'accès même si QuickBooks n'est pas en
cours d'exécution". Cela vous permettra d'exporter à QuickBooks sans QuickBooks étant ouverts.
Figure 5-5
Sélectionnez "Oui, toujours ; autoriser l'accès même si QuickBooks n'est pas en cours d'exécution"
affichera le message illustré à la Figure 5-6.
Figure 5-6
Sélectionnez "Oui" pour continuer et Figure 5-7 apparaît.
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Figure 5-7
Un moniteur de progression de l'exportation s'affiche, informant si une exportation réussie à la fin. S'il
n'y a pas une réussite, examiner ces instructions reportés et / ou consulter la Section deDdépannage.
S'il n'est toujours pas réussie, vous pouvez contacter Acroprint Service à la Clientèle. Être informé
qu'il peut y avoir des frais associés à l'aide de Acroprint.
Temps de travail va maintenant montrer dans Fiche de Temps Hebdomadaire de l'Employé dans
QuickBooks.
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Examen des données de temps des employés dans QuickBooks
D'examiner et de confirmer que les données de temps des employés a été exporté avec succès à
QuickBooks, cliquez sur "Employés", puis cliquez sur "entrer dans le temps" de la barre de menu, ou
cliquez sur "entrer dans le temps" à partir du diagramme de l'écran d'accueil trouvé dans la section
des employés comme indiqué sur la Figure 6-1 ci-dessous.
Figure 6-1
Maintenant, cliquez sur l'utilisation des feuilles de temps hebdomadaire, comme indiqué à la figure 62 ci-dessous.
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Figure 6-2
Maintenant, sélectionnez l'employé à partir de la liste déroulante, puis cliquez sur l'icône du
calendrier pour sélectionner une date quelconque dans la période de paie de l'intérêt. Voir Figure 6-3
ci-dessous.
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Figure 6-3
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Annexe
Confirmant votre emplacement de fichier de compagnie de QuickBooks (2 options)
Option 1
Cliquez sur Fichier> Ouvrir Compagnie précédente
Figure A-1
Le sommet de la liste est l'adresse complète de l'endroit où le fichier de la société est situé.
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Option 2
Cliquez sur Fichier> Ouvrir ou Restaurer Entreprise
Figure A-2
Dans la figure A-3, vous pouvez voir que notre fichier de test est nommé Acroprint Time Recorder
Company.qbw. Cliquez sur la flèche vers le bas dans la zone Rechercher dans: menu déroulant pour
voir / enregistrer le chemin du fichier (Fig. A-4)
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Figure A-3
Figure A-4 montre le fichier de l'entreprise se trouve dans C: \ QuickBooks \ Fichiers de la Société \
Acroprint Time Recorder Company
Figure A-4
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Obtenir les Codes d'article de paie QuickBooks
timeQplus a des codes d'éléments de paie par défaut pour chacune des catégories suivantes
(Figure B-1):
• Code de la paye régulière
• Vacances code de
remuneration
• Heures supplémentaires
Niveau 1 du Code de la paye
• Code de la paye de vacances
• Heures supplémentaires
• Code de congé maladie
Niveau 2 du Code de la paye
• Autres Code de la paye
Figure B-1
Pour localiser la paie codes d'articles dans QuickBooks, suivez ces instructions:
Cliquez sur Modifier > Préférences, comme le montre la Figure B-2.
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Figure B-2
Figure B-3 sera présenté.
Figure B-3
Cliquez sur la Paie et les Employés, puis cliquez sur l'onglet Options de la
Société. Maintenant cliquez sur le bouton de l'Employé par Défaut.
Dans la Figure B-4, cliquez dans le champ directement sous le Nom d'élément à
ajouter, supprimer ou modifier des Noms de Code de lot de Paie.
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Figure B-4
Chacune des catégories salariales dans timeQplus dispose d'un Code d'Article
de la Paie et ils doivent être exactement les mêmes dans QuickBooks. Imprimez
l'écran ou écrire ces Codes d'Article de Paie pour entrer dans timeQplus ou
QuickBooks.
Note: Les Codes d'Article de Paie sont sensibles à la casse.
S'il ya d'autres questions relatives à ce processus, s'il vous plaît consulter votre
documentation QuickBooks pour obtenir des instructions sur la façon d'ajouter,
supprimer et modifier.
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Permettre timeQplus de toujours accéder QuickBook
Pour timeQplus d'accéder à QuickBooks QuickBooks sans être ouvert, vous
devez donner la permission timeQplus Pour accéder systématiquement à
QuickBooks.
Cliquez sur Modifier> Préférences comme le montre la Figure C-1.
Figure C-1
Cliquez sur des Applications Intégrées et allez dans l'onglet Options de la société
comme le montre la figure C-2.
Assurez-vous qu'aucune des cases à cocher sur cet écran est cochée.
timeQplus devraient avoir un chèque dans la colonne Autoriser l'accès. Mettez
en surbrillance timeQplus et sélectionnez Propriétés.
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Figure C-2
Cochez la case "Autoriser cette application à accéder à ce fichier de la société"
case à cocher et le "Autoriser cette application de se connecter
automatiquement" case à cocher, comme indiqué sur la Figure C-3.
Figure C-3
Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre Propriétés. Cliquez sur OK pour fermer la
fenêtre Préférences.
Vous ne serez plus obligé d'être connecté à QuickBooks pour effectuer
l'intégration timeQplus.
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Dépannage
Erreur
Solution
“Le dossier d'entreprise est
introuvable ou QuickBooks ne
permettra pas timeQplus pour
accéder au fichier. Vous
devez lancer QuickBooks,
puis revenir à timeQplus et
recommencez l'exportation”
Assurez-vous que QuickBooks accède au fichier
de l'entreprise correcte et que QuickBooks
permet à des fichiers pour y accéder. timeQplus
ne permet pas le nom du fichier pour contenir
des virgules et des caractères spéciaux. Vérifiez
que QuickBooks est ouvert en tant qu'utilisateur
administrateur / Célibataire avec tous les autres
travaux fenêtres fermées.
“Les employés suivants ont
été trouvés dans timeQplus
mais n'ont pas été trouvés
dans QuickBooks.”
Si vous avez entré manuellement les noms des
employés, assurez-vous que tous vos noms sont
orthographiés et capitalisés exactement comme
ils sont dans QuickBooks y compris Initiales. En
outre, QuickBooks accepte les noms de moyens
des employés énoncés, ou comme initiale, avec
ou sans ponctuation, tandis que timeQplus
permet seulement un (1) initial sans ponctuation.
Il doit être John A Smith n'est pas John A. Smith.
Le temps exporté de
timeQplus ne correspond pas
au temps qui apparaît dans
QuickBooks.
Vérifiez le format des totaux de temps en
timeQplus. Vous pouvez avoir timeQplus fixés en
centièmes tandis que QuickBooks affiche en
heures et minutes. Vérifiez les périodes de paie
ont le même début et / ou dates dans les deux
applications finales.
Edité totaux ne s'affichent
pas correctement dans
QuickBooks.
Si le nombre total d'heures dans une édition est
supérieur à 24, les heures ne sera pas affiché
correctement. Grand modifications devrait être
fait sur une base quotidienne par l'éditeur au sein
de punch. Modification des totaux doit tenir
compte des petits blocs de temps additionnés ou
soustraits à la fin de la semaine.
Acroprint Time Recorder Company
5640 Departure Dr.
Raleigh, NC 27616
aux Etats-Unis: 919.872.5800
Numéro Vert (Etats-Unis): 800.334.7190
Email: supportdept@acroprint.com
Fax (Etats-Unis): 919.872.5967
www.acroprint.com
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