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Analyst Manuel de l'utilisateur © NewField IT Ltd. 2015 Analyst Manuel de l'utilisateur Table des matières 1 Préparation des données .................................................................................................................... 1 2 Génération de volume......................................................................................................................... 3 2.1. 2.2. Hypothèses de génération de volume ...................................................................................... 3 Création d'hypothèses de génération de volume ..................................................................... 3 2.3. 2.4. Modification et suppression d'hypothèses de génération de volume ....................................... 5 Attribution des hypothèses de génération de volume .............................................................. 6 2.5. Génération de volumes ............................................................................................................ 7 3 Calcul des coûts : l'outil TCO .............................................................................................................. 9 3.1. Création d'une nouvelle analyse de TCO ............................................................................... 10 3.2. 3.3. Attribution d'un état de catégorie TCO à chaque imprimante ................................................ 11 Récupération des données relatives au coût et au rendement .............................................. 13 3.4. 3.5. Ajout des données relatives aux coûts client ......................................................................... 15 Suppression des consommables ............................................................................................ 16 3.6. Consommables locaux ........................................................................................................... 17 3.6.1. Utilisation de consommables locaux créés précédemment .............................................. 18 3.7. Affichage des périphériques correspondant aux consommables ........................................... 19 3.8. Définition de contrats .............................................................................................................. 20 3.8.1. Définition d'un contrat de location ..................................................................................... 21 3.8.2. 3.8.3. Définition d'un contrat forfaitaire ........................................................................................ 22 Définition d'un contrat à tarif forfaitaire trois couleurs ....................................................... 23 3.8.4. 3.8.5. Autres contrats de coûts d'assistance ............................................................................... 23 Exportation et importation de données de contrat ............................................................ 25 3.9. Création d'ensembles d'hypothèses ....................................................................................... 26 3.10. 3.11. Attribution de contrats et d'ensembles d'hypothèses ............................................................. 27 Calcul des coûts ..................................................................................................................... 29 3.12. 3.13. Importation et exportation des analyses TCO ........................................................................ 29 Transfert des données TCO dans Périphériques actuels d'Asset DB ................................... 30 3.14. Confirmation des coûts TCO .................................................................................................. 32 4 Calcul des émissions de CO2 : la calculatrice d'empreinte carbone ................................................ 32 5 4.1. Démarrage d'une analyse du calcul d'empreinte carbone ..................................................... 33 4.2. 4.3. Traiter en tant que .................................................................................................................. 34 Hypothèses ............................................................................................................................. 35 4.4. 4.5. Calculer ................................................................................................................................... 36 Importation et exportation des analyses d'empreinte carbone ............................................... 37 Données de l'utilisateur ..................................................................................................................... 37 5.1. Importation des données de l'utilisateur ................................................................................. 38 5.2. 6 Liaison et affichage ................................................................................................................. 39 Fonctionnalités d'Analyst .................................................................................................................. 41 6.1. Statistiques ............................................................................................................................. 41 6.2. Outil de mise en surbrillance/filtrage des matériels ................................................................ 42 -i- Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur 6.3. 7 8 Affichage des distances autour des icônes ............................................................................ 45 Résumé d'évaluation d'impression ................................................................................................... 46 Portefeuille ........................................................................................................................................ 47 8.1. 8.2. Exportation du portefeuille ...................................................................................................... 48 Importer le portefeuille ............................................................................................................ 49 - ii - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur 1 Préparation des données L'onglet Préparation des données vous offre une autre perspective de vos données de matériel. Il facilite notamment la préparation des données avant l'étape de génération de volume décrite à la section 2, au cours de laquelle vous pourrez calculer les volumes mensuels moyens de votre parc d'imprimantes. À partir de cet onglet, vous pouvez : afficher les matériels de votre projet dans des tableaux ; vérifier et modifier les données relatives aux relevés de compteur ; définir et affecter des hypothèses de génération de volume ; calculer et afficher les volumes mensuels pour chaque matériel. Tous les matériels d'impression et de numérisation de votre projet (y compris ceux situés hors du champ d'application) seront affichés dans l'onglet Préparation des données. Une barre de recherche se trouve en bas de la fenêtre. Elle fonctionne de la même façon que celle du tableau des matériels de l'environnement actuel et permet de trouver rapidement un matériel à l'aide de plusieurs critères différents. Cliquez deux fois sur un matériel dans le tableau pour accéder à l'environnement dans lequel le matériel sera surligné sur le plan d'étage. Si vous cliquez sur le bouton se trouvant sur le côté gauche de la ligne du périphérique, cette ligne se développera pour afficher les relevés de compteur (voir Figure 1). Figure 1. Affichage des relevés de compteur Une fois que vous avez recueilli toutes vos données d'audit et que vous atteignez la phase de nettoyage des données du projet, l'onglet Préparation des données vous permet de passer en revue vos relevés de compteur. Les avertissements figurant dans la colonne Statut de relevé de compteur indiquent si les volumes peuvent être correctement calculés ou non pour chaque périphérique. Un avertissement indique des erreurs du relevé de compteur (voir Figure 2). Passez le curseur sur l’avertissement pour afficher l'explication de l'erreur. Développez la ligne à l'aide du bouton se trouvant sur le côté gauche de la ligne et tout relevé de compteur posant problème s'affichera en rouge. Un avertissement apparaîtra dans les cas suivants : La somme des sous-compteurs ne correspond pas au total du compteur pour la même date (par exemple, la somme de Total mono et Total couleur est supérieure au Compteur totalisateur). Le relevé d'une date ultérieure est inférieur au relevé d'une date antérieure. Des relevés existent pour un champ qui n'est pas visible dans l'onglet Relevés du Compteur. Cela peut se produire lorsque des relevés du compteur sont importés pour des périphériques dont les fonctionnalités n'ont pas toutes été correctement cochées (par exemple, lors de l'importation de relevés A3 couleur pour un périphérique dont les cases des fonctionnalités Capacités A3 et Couleur n'ont pas été cochées). Il n'existe aucun relevé de compteur pour le périphérique. -1- Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Pour corriger ces erreurs, il vous faudra modifier les relevés de compteur (à partir de cet onglet, si vous le souhaitez) ou modifier les capacités du matériel dans le panneau de détails de l'onglet Périphériques actuels. Figure 2. Statut du relevé de compteur Pour modifier les colonnes visibles dans ce tableau, cliquez avec le bouton droit de la souris dans une barre d'en-tête de colonne quelconque et choisissez Suite... dans les options. Une boîte de dialogue s'affiche pour vous permettre de choisir les colonnes à afficher (voir Figure 3). Figure 3. Sélection des colonnes à afficher -2- Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur 2 Génération de volume L'outil de génération de volume permet de calculer les volumes mensuels moyens en fonction de différents critères. Asset DB génère des volumes mensuels moyens à partir des relevés de compteur individuels. Pour procéder au calcul, chaque périphérique doit disposer de deux relevés de compteur ou d'une date d'installation et d'un relevé de compteur, ou bien d'une date de fabrication et d'un relevé de compteur. Avant la génération de volumes, il est important de vérifier vos données sur l'onglet Préparation des données. Vous pouvez également choisir de définir des ensembles d'hypothèses. Ceux-ci vous permettront de combler les lacunes dans les données, par exemple, lorsqu'il manque des relevés de compteur spécifiques à des fonctionnalités. 2.1. Hypothèses de génération de volume Les hypothèses de génération de volume vous permettent de définir les critères requis pour la génération des volumes de votre projet. Elles permettent à Asset DB de produire un calcul détaillé même lorsque vous disposez uniquement de données plus générales. 2.2. Création d'hypothèses de génération de volume Pour définir vos hypothèses, cliquez sur le bouton « Ajouter, supprimer ou modifier les ensembles d'hypothèses utilisés pour la génération de volume » au-dessus de l'onglet Préparation des données (voir Figure 4). Figure 4. Création ou modification d'hypothèses de génération de volume -3- Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Figure 5. Fenêtre Gérer les ensembles d'hypothèses de génération de volume L'ensemble d'hypothèses par défaut inclus dans Asset DB est appliqué automatiquement à tous les périphériques, sauf si vous créez et appliquez vos propres hypothèses. Pour créer un nouvel ensemble d'hypothèses, cliquez sur le bouton Créer nouveau en haut de la boîte de dialogue. Après avoir modifié les valeurs par défaut comme nécessaire, cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer vos modifications. Vous pouvez modifier les champs suivants : Nom : vous pourrez ainsi distinguer les hypothèses lorsque vous les affectez aux matériels. Ajustement de la date de fabrication : nombre de jours à ajouter à la date de fabrication pour simuler une date d'installation réaliste. Cette date est uniquement utilisée lorsqu'il n'y a aucune date d'installation spécifique disponible. Pourcentage couleur du total : proportion du relevé de compteur total ou de « Compteur totalisateur » à traiter comme de la couleur. Ce paramètre est uniquement utilisé lorsqu'il n'y a pas de relevés de compteur couleur spécifiques disponibles. Pourcentage couleur de mono + niveau 1 : proportion du relevé de compteur mono + niveau 1 à traiter comme de la couleur. Ce paramètre est uniquement utilisé lorsqu'il n'y a pas de relevés de compteur mono et niveau 1 séparés disponibles. Pourcentage grd format du total : proportion du relevé de compteur total ou de « Compteur totalisateur » à traiter comme grand format. Ce paramètre est uniquement utilisé lorsqu'il n'y a pas de relevé de compteur grand format spécifique disponible. -4- Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Pourcentage de recto verso : proportion du relevé de compteur total ou de « Compteur totalisateur » à traiter comme recto verso. Ce paramètre est uniquement utilisé lorsqu'il n'y a aucun relevé de compteur recto verso disponible. Répartition de la couleur Ce paramètre qui s'applique aux périphériques à compteur à trois couleurs vous permet de répartir le volume couleur entre chacun des trois niveaux lorsque vous disposez uniquement d'une valeur de couleur globale. Le total des trois pourcentages de cette section doit être égal à 100, car ils représentent le pourcentage du volume couleur total devant être attribué à chaque niveau, et non pas le pourcentage du volume total à attribuer. Dans le cas d'un relevé de compteur à une seule couleur pour un périphérique à compteur à trois couleurs, les pourcentages seront appliqués au volume calculé à partir de ce relevé. Si vous disposez uniquement d'un relevé de Compteur totalisateur pour un périphérique à compteur à trois couleurs, les pourcentages sont appliqués au volume calculé à l'aide de la répartition de Pourcentage couleur du total appliquée précédemment dans l'hypothèse. Dans un scénario idéal, vous devriez toujours recueillir des relevés spécifiques pour chaque type de relevé de compteur disponible sur un périphérique. Ainsi, pour un périphérique couleur A3, il serait possible d'obtenir un relevé mono standard, mono grand format, couleur standard, couleur grand format et compteur totalisateur. Toutefois, dans certains cas, seul un relevé total, ou relevé de « Compteur totalisateur » est disponible. Le calcul d'un volume à partir de ce relevé sans la prise en compte d'hypothèses ne vous permet pas d'établir une répartition couleur/mono ou standard/grand format, ce qui aura un impact significatif sur votre coût total de possession (TCO). Toutes les valeurs saisies dans l'ensemble des hypothèses sont uniquement appliquées en cas de données manquantes dans votre projet ; elles ne seront pas utilisées si la véritable date d'installation ou des relevés spécifiques aux fonctionnalités sont disponibles. 2.3. Modification et suppression d'hypothèses de génération de volume Pour modifier une hypothèse que vous avez créée précédemment, dans la liste affichée sur le côté gauche de la boîte de dialogue, cliquez sur l'hypothèse pour la sélectionner, puis entrez les valeurs requises dans les champs de droite. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer vos modifications. Pour supprimer une hypothèse, cliquez sur celle-ci dans la liste pour la sélectionner, puis cliquez sur le bouton Supprimer au-dessus de la liste. Vous pouvez créer autant d'hypothèses que vous le souhaitez pour un projet spécifique. -5- Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur 2.4. Attribution des hypothèses de génération de volume Une fois que vous avez défini les hypothèses de génération de volume, vous devez les attribuer aux divers périphériques à partir de l'onglet Préparation des données. Si aucune hypothèse créée par l'utilisateur n'est affectée à un périphérique, son volume est calculé à l'aide d'hypothèses « par défaut ». Pour attribuer une hypothèse que vous avez créée à des périphériques, il vous suffit de sélectionner ces derniers, puis d'effectuer un clic droit sur l'un des périphériques. L'option de menu Affecter un ensemble de scénario vous permet de sélectionner l'ensemble d'hypothèses requis pour les périphériques sélectionnés. Par défaut, l'ensemble d'hypothèses par défaut sera appliqué à tous les autres périphériques. Figure 6. Attribution d'ensembles d'hypothèses à plusieurs périphériques -6- Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Vous pouvez également attribuer des ensembles d'hypothèses à des périphériques individuels. Pour ce faire, cliquez sur la colonne Ensemble de scénarios du périphérique dans le tableau de l'onglet Préparation des données, puis sélectionnez l'ensemble d'hypothèses requis. Figure 7. Attribution d'ensembles d'hypothèses à des périphériques individuels 2.5. Génération de volumes Une fois l'ensemble d'hypothèses créé et attribué aux périphériques, vous pouvez générer les volumes pour l'ensemble des périphériques d'un projet ou uniquement pour un sous-ensemble spécifique. Pour générer les volumes de l'ensemble des matériels, cliquez sur le bouton Générer les volumes de la barre d'outils Asset DB, puis cliquez sur Tous les matériels ou utilisez le raccourci clavier Ctrl-G. Pour générer les volumes d'un sous-ensemble de périphériques du projet, dans le tableau de l'onglet Préparation des données, sélectionnez les périphériques dont vous voulez générer les volumes mensuels, puis cliquez sur le bouton Générer les volumes dans la barre d'outils Asset DB et sélectionnez Matériels sélectionnés…. Pour écraser des volumes générés auparavant, veillez à cocher la case Écraser. Celle-ci n'est pas cochée par défaut, mais les modifications apportées au statut de cette coche sont enregistrées pour le projet dans la version locale. -7- Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Figure 8. Génération de volumes de matériels sélectionnés Les détails des résultats du calcul de génération des volumes s'affichent alors comme suit : Matériels éligibles mis à jour : nombre de périphériques pour lesquels de nouveaux volumes mensuels ont été calculés et appliqués. Matériels éligibles sans besoin d'être mis à jour : nombre de périphériques dont les volumes mensuels récemment calculés sont identiques aux valeurs actuelles. Matériels éligibles non calculés : nombre de périphériques pour lesquels il n'a pas été possible de calculer de nouveaux volumes mensuels en raison de données de relevés de compteur insuffisantes. Cela peut être dû au fait qu'il n'existe aucune donnée de relevé de compteur pour le matériel ou qu'il n'y a qu'un relevé de compteur pour celui-ci et qu'aucune date d'installation ou de fabrication n'est disponible. Matériels avec erreurs de création de volumes : les données de relevés de compteur disponibles sont incorrectes. Cela est très souvent dû au fait qu'il existe deux relevés de compteur et que la valeur du dernier relevé de compteur est inférieure à celle d'un relevé antérieur. -8- Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Figure 9. Récapitulatif de génération de volume 3 Calcul des coûts : l'outil TCO Pour l'analyse du TCO, toutes les données relatives au coût et au rendement des imprimantes et périphériques multifonctions sont conservées sur un serveur hébergé par Newfield IT, ce qui facilite et accélère la mise à jour de la base de données. Pour accéder à ces données, une connexion Internet sera requise. Si vous choisissez d'entrer manuellement les données relatives aux coûts, aux consommables et les autres données nécessaires, il vous sera alors possible d'effectuer l'analyse du TCO, sans connexion Internet. Pour accéder à la base de données NewField IT, commencez par vérifier si votre entreprise utilise un serveur Proxy ou une connexion directe pour l'accès à Internet. Si vous utilisez un serveur proxy, vous devrez connaître les paramètres du proxy pour pouvoir les saisir dans l'onglet Serveur sous Options > Options générales, Asset DB Cloud. -9- Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Figure 10. Configuration pour utilisation d'un serveur Proxy 3.1. Création d'une nouvelle analyse de TCO La création d'une analyse de TCO dans Asset DB est similaire au projet central. Il vous suffit de sélectionner Fichier > Nouveau > Analyse de TCO. Vous verrez apparaître une boîte de dialogue vous invitant à nommer la nouvelle analyse de TCO. Cliquez sur OK pour créer la nouvelle analyse de TCO. Une analyse de TCO existante peut être ouverte en cliquant sur Fichier > Ouvrir > et en sélectionnant l'analyse de TCO qui vous intéresse dans la liste des analyses de TCO liées au projet que vous avez ouvert. Une fois une analyse de TCO créée ou ouverte, un nouvel espace de travail est créé (voir Figure 11) et affiche une liste de toutes les imprimantes et imprimantes multifonctions du projet Asset DB, y compris celles qui ne sont pas représentées mais dont les détails sont visibles dans l'affichage Tableau. Pour réaliser une analyse de TCO, vous devez suivre un processus en 10 étapes. - 10 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Figure 11. Affichage de l'onglet TCO 3.2. Attribution d'un état de catégorie TCO à chaque imprimante La première étape consiste à décider de la manière dont vous souhaitez calculer les coûts de chaque périphérique d'impression du projet. Pour attribuer une catégorie de coût, cliquez (avec le bouton gauche de la souris) sur la cellule adéquate de la colonne Catégorie de coût pour afficher les options, ou cliquez et faites glisser plusieurs périphériques de la liste pour les sélectionner ; faites un clic droit sur l'un des matériels sélectionnés, puis sélectionnez une catégorie à l'aide de l'option Catégorie de coût. - 11 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Figure 12. Attribution d'une catégorie de coût à des périphériques individuels Figure 13. Attribution d'une catégorie de coût à plusieurs périphériques - 12 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Les catégories de coût disponibles sont : Sous contrat : le périphérique est couvert par un contrat passé avec un fournisseur de location ou un prestataire. Acheté Les deux : aucun autre coût récurrent n'est associé au périphérique. : une imprimante a été achetée mais un contrat y est associé. Astuce : classez les données par ordre alphabétique en cliquant sur les différents en-têtes de colonne. Vous pouvez ensuite sélectionner plusieurs périphériques à la fois et attribuer le même état Catégorie de coût au groupe. Vous pouvez également filtrer les catégories de TCO en cliquant sur le symbole de filtre à droite de l'en-tête de colonne et en cochant les cases appropriées. Une fois qu'un état de catégorie a été sélectionné, il s'affiche dans la colonne Catégorie de coût. En faisant passer le curseur sur le triangle rouge d'avertissement dans la colonne Statut, vous afficherez les informations requises avant de pouvoir effectuer le calcul du TCO. 3.3. Récupération des données relatives au coût et au rendement L'étape suivante consiste à récupérer les informations relatives aux coûts et aux consommables de tous les périphériques, pour que toutes les données pertinentes soient disponibles pour un calcul de TCO précis. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Récupérer les données . Une fois les données relatives au matériel récupérées, elles sont répertoriées à l'écran. Remarque : si vous accédez à Internet via un serveur proxy, vous devez saisir les informations correspondantes à partir du menu principal Options > Options générales… Asset DB Cloud. Une fois les données recueillies, elles s'affichent à l'écran, comme le montre la Figure 14 ci-dessous. - 13 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Figure 14. Aperçu du matériel après le recueil des données TCO Lorsque vous cochez la case permettant de passer à l'affichage des consommables, vous pouvez afficher les détails complets sur les consommables. Figure 15. Aperçu du consommable après le recueil des données TCO Rappel : si vous n'avez pas sélectionné votre périphérique dans l'environnement actuel à l'aide des menus déroulants, les données TCO risquent de ne pas s'afficher automatiquement. Pour que vous puissiez obtenir ces données, le nom du périphérique doit être exactement identique au nom du périphérique figurant dans la base de données. Si ce n'est pas le cas, suivez les indications ci-dessous pour effectuer l'opération « Affectation de coûts ». Si les prix de liste ou les données relatives aux consommables n'existent pas sur le serveur TCO, un symbole d'avertissement apparaît dans la colonne Statut. Dans ce cas, la fonction « Affectation de coûts » peut être utilisée. Pour activer cette fonction, cliquez sur le bouton droit de la souris. Vous devez également rester en ligne de façon à récupérer une liste des modèles similaires sur le serveur hébergé. Vous pouvez alors sélectionner un modèle comparable et utiliser le prix de ce dernier. - 14 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Figure 16. Fonction Affectation de coûts Une fois que le modèle Affectation de coût est sélectionné, les données du modèle souhaité sont récupérées et une nouvelle icône substitution a été utilisé. apparaît dans la colonne Prix de liste pour indiquer qu'un modèle de 3.4. Ajout des données relatives aux coûts client En disposant des données pertinentes sur les imprimantes, il est maintenant possible d'envoyer une liste d'imprimantes et de consommables associés à l'utilisateur final pour que celui-ci puisse ajouter ses coûts d'achat réels. Pour ce faire, sélectionnez le bouton Exporter les données depuis les différents affichages (Aperçu du matériel pour les coûts de matériel et Aperçu du consommable pour les coûts de consommables) ou à partir du menu principal TCO > Exporter > Données sur le matériel/Données sur les consommables. Figure 17. Exportation des données TCO - 15 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Le Prix de liste est affiché dans une feuille de calcul Excel et il peut être écrasé. Pour réimporter les nouvelles informations, cliquez sur le bouton Importer des données dans l'Aperçu du matériel ou du consommable ou utilisez le menu principal TCO > Importer > Données sur le matériel/Données sur les consommables. Une fois les prix modifiés manuellement ou par importation, l'icône Prix liste se transforme en bloc-notes accompagné d'un stylo pour indiquer quels articles ont été saisis manuellement par l'utilisateur ou par le client, afin de faciliter la référence visuelle : Figure 18. Données tarifaires saisies manuellement Remarque : les données relatives au rendement sont conservées dans la base de données et seront utilisées dans le calcul, mais elles ne sont pas affichées dans l'exportation, car elles appartiennent au fournisseur de données. 3.5. Suppression des consommables Le serveur TCO fournit des informations sur tous les consommables d'origine (OEM ou Original Equipment Manufacturer) associés à un périphérique dans le projet. Parfois un consommable n'est pas requis ; il se peut qu'il ne soit que rarement acheté ou que le client n'utilise pas des composants d'origine (voir section 3.6 Consommables locaux). Après avoir téléchargé les données du serveur TCO, sélectionnez Aperçu du consommable comme le montre la Figure 19. Figure 19. Aperçu du consommable Pour désélectionner un consommable, cliquez sur la colonne Utiliser à côté du consommable de votre choix. Lorsque le calcul de TCO est effectué, le consommable est ignoré par Asset DB. - 16 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur 3.6. Consommables locaux Le serveur TCO donne accès à des dizaines de milliers de consommables d'origine (OEM ou Original Equipment Manufacturer). Vous pouvez également souhaiter ne pas utiliser des composants d'origine ou ajouter un consommable qui ne figure pas sur le serveur. Les consommables créés manuellement dans Asset DB sont stockés localement et peuvent être utilisés dans d'autres projets. Pour créer un consommable local, cliquez sur le bouton Ajouter et gérer des consommables sur la barre d'outils. Sélectionnez l'onglet Gérer et remplissez les données du consommable à ajouter comme le montre la Figure 20. Cliquez sur Créer ; le consommable apparaît alors dans le tableau Consommables disponibles. Il est important de noter que tous les champs sont obligatoires. Figure 20. Gestion des consommables Sélectionnez l'onglet Affecter à l'analyse TCO. La liste à gauche affiche les Consommables disponibles. Sélectionnez le consommable approprié et cliquez sur la flèche verte pour le déplacer dans la zone Consommables de l'analyse TCO. - 17 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Figure 21. Attribution des consommables à l'analyse TCO Cliquez sur le bouton Appliquer ; le consommable apparaît alors dans l'affichage des consommables du projet en tant qu'option à utiliser dans l'analyse. Notez que les consommables locaux seront choisis de façon automatique tant que le coût des consommables locaux sera plus bas que celui des composants d'origine. Si vous souhaitez forcer l'utilisation de consommables quel que soit leur prix, consultez la section 3.5 pour savoir comment désélectionner le composant d'origine. 3.6.1. Utilisation de consommables locaux créés précédemment La base de données de consommables locaux que vous créez au fil des projets peut être utilisée dans d'autres projets. Lors du téléchargement de données à partir du serveur, l'option ci-dessous apparaît pour utiliser les consommables locaux. Sélectionnez cette option si vous souhaitez utiliser les consommables locaux. (Remarque : seules les correspondances de modèles exactes seront affichées). - 18 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Figure 22. Option Utiliser les consommables locaux 3.7. Affichage des périphériques correspondant aux consommables Si vous souhaitez voir quels périphériques utilisent un consommable particulier, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le consommable et sélectionnez Afficher les périphériques correspondant aux consommables. Figure 23. Périphériques qui utilisent un consommable - 19 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur 3.8. Définition de contrats Simultanément à l'envoi au client de la liste du matériel et des consommables, il est également possible de demander des informations contractuelles sur les imprimantes et les périphériques multifonctions. Si le client ne souhaite pas fournir ces informations contractuelles, des données de coûts de référence peuvent être utilisées pour cette étape. Il existe quatre types de contrat pouvant être associés à un périphérique : a. Un contrat de location individuel ou regroupant plusieurs périphériques sous un seul contrat de location. b. Un contrat forfaitaire appliquant un tarif par page ou par clic pour les fonctions impression/copie. c. Un contrat forfaitaire pour les périphériques à trois couleurs appliquant un tarif différent par page ou par clic pour les fonctions impression/copie en fonction du niveau de couleur. d. Un autre contrat couvrant tous les autres types de coûts, qu'il s'agisse d'un contrat de maintenance annuelle pour les imprimantes ou de coûts indirects comme les appels à l'assistance technique. Comme un périphérique ou une marque de périphériques peut être couvert par un ou plusieurs des types de contrat ci-dessus, les contrats sont créés dans des groupes (voir Figure 24 ci-dessous). - 20 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Figure 24. Définition de groupes de contrats Les groupes de contrats seront en principe définis par marque ou éventuellement par catégorie de marque, comme les imprimantes mono HP ou les imprimantes couleur Lexmark. Vous pouvez créer un groupe de contrats en cliquant sur l'icône Contrat représentant un papier (affichée ci-dessus à côté de la corbeille verte). Si les contrats se terminent tous au même moment, il est possible de l'ajouter ici. Sinon, la date d'expiration de chaque contrat peut être ajoutée dans l'onglet Contrats. 3.8.1. Définition d'un contrat de location Passez de l'onglet Groupe de contrats à l'onglet Contrat. Un nouvel écran apparaît, comme le montre la Figure 25. Plusieurs zones clés doivent être remplies dans l'onglet Contrat de location : dans la liste déroulante, sélectionnez le groupe de contrats correspondant à la location ; cliquez sur le bouton Créer un nouveau contrat de location pour commencer à saisir de nouvelles informations contractuelles ; donnez au contrat un nom aussi détaillé que possible pour qu'il soit plus facilement identifiable par la suite, lorsque vous l'attribuerez à un périphérique ; saisissez le numéro du contrat ; saisissez le coût de location et la fréquence des échéances (ex. : mensuelle/trimestrielle/annuelle) ; saisissez les dates de début et de fin du contrat, ce qui servira aux calculs de résiliation anticipée ; et saisissez le nombre de périphériques associés au contrat. La calculatrice TCO divisera le paiement de la location par le nombre de périphériques pour établir le coût de chaque périphérique. - 21 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Figure 25. Création d'un contrat de location 3.8.2. Définition d'un contrat forfaitaire La création d'un contrat forfaitaire est similaire à celle d'un contrat de location : saisissez les informations clés, du nom du contrat forfaitaire aux volumes mensuels minimum. Figure 26. Définition d'un contrat forfaitaire - 22 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur 3.8.3. Définition d'un contrat à tarif forfaitaire trois couleurs Un contrat à tarif forfaitaire trois couleurs est créé de la même façon qu'un contrat à tarif forfaitaire une couleur. La seule différence est que les coûts et volumes minimum et maximum peuvent être spécifiés en fonction du niveau de couleur. Figure 27. Définition d'un contrat à tarif forfaitaire trois couleurs 3.8.4. Autres contrats de coûts d'assistance Ce dernier type de contrat concerne tous les autres coûts d'assistance qui pourraient être associés à un périphérique ou à un ensemble de périphériques. Pour les périphériques multifonctions, il peut s'agir d'un contrat d'assistance logicielle ou des frais de services gérés, tandis que pour les imprimantes, il peut s'agir de frais de maintenance annuelle. Il est possible d'avoir plusieurs autres contrats de coût d'assistance, par exemple pour les frais de maintenance ou de transfert pour imprimantes mono. - 23 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Figure 28. Définition d'un autre contrat de coût d'assistance Un autre contrat de coût d'assistance permettant une saisie de données générique, il peut être utilisé pour les coûts indirects, ainsi que pour les coûts directs (par exemple, un coût annuel pour la création et la gestion de factures pour consommables d'imprimante). - 24 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur 3.8.5. Exportation et importation de données de contrat Il est également possible d'exporter les données relatives au contrat destinées au client en vue de leur finalisation, à l'instar des données relatives aux coûts et aux consommables. Vous pouvez ensuite entrer les frais de contrat dans un tableur, puis importer les données dans Asset DB. Pour ce faire, sélectionnez TCO > Exporter > Contrats et choisissez l'emplacement où enregistrer le fichier .xls généré sur votre ordinateur. Figure 29. Exportation des données de contrat dans une feuille de calcul pour modification Vous pouvez ensuite entrer les valeurs requises pour le contrat de location, le contrat forfaitaire ou autre contrat de coût d'assistance, puis les enregistrer et les réimporter dans Asset DB via l'option TCO > Importer > Contrats. Vous devez toujours exporter un fichier de contrat au format .xls et y ajouter les informations requises pour l'importation, plutôt que de créer votre propre feuille de calcul avec des en-têtes de colonne similaires, puis de tenter d'importer ce fichier. Astuce : créez un contrat de chaque type dans Asset DB avant d'exporter la feuille de calcul. Vous pourrez ainsi voir quelles colonnes du fichier vous devez compléter pour chaque type de contrat. - 25 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur 3.9. Création d'ensembles d'hypothèses Maintenant que tous les coûts connus ont été ajoutés dans l'outil TCO, il reste à définir les hypothèses, appelées aussi scénarios, à appliquer aux éléments à coût variable dans le calcul du TCO. L'outil TCO permet une grande flexibilité dans cette étape en autorisant l'utilisation de différents ensembles d'hypothèses de façon à comparer et à contraster l'effet produit. Par exemple, un directeur financier souhaitera peut-être adopter une approche tenant compte uniquement de la période de dépréciation pour la réduction de la valeur des matériels, tandis qu'un directeur informatique pourra préférer une approche qui tient compte de l'actualisation de la technologie. Plusieurs hypothèses sont à prendre en considération et la saisie de valeurs correctes aura un impact majeur sur la précision des calculs de coûts finaux pour les imprimantes dont les éléments variables sont plus importants. Les champs Hypothèse à saisir sont : Période de réduction : période de dépréciation ou d'actualisation de la technologie Toner restant : estimation en pourcentage du toner restant dans une cartouche lorsque l'avertissement « Toner bas » apparaît. Ce pourcentage est compris entre 10 et 15 %, selon le fabricant. Remise sur le matériel : réduction appliquée par l'outil TCO par rapport au prix de détail/liste fourni par le téléchargement du serveur hébergé. Ceci concerne les périphériques que l'utilisateur final a achetés, mais dont il ne peut pas indiquer le prix spécifique payé. Remise sur les consommables : réduction appliquée par l'outil TCO par rapport au prix de détail/liste fourni par le téléchargement du serveur hébergé. Cela concerne les articles consommables que l'utilisateur final a achetés, mais dont il ne peut pas indiquer le prix spécifique payé. Taux de couverture noir et blanc : quantité moyenne de couverture toner sur les pages imprimées. La moyenne peut varier entre 3 et 11 % selon le service. La moyenne pour une société est comprise entre 4 et 6 % pour une cartouche mono. Le taux de couverture couleur est ajouté dans l'onglet Préparation des données, voir section 1.2 : Création d'hypothèses de génération de volume. Cette case doit être cochée si le client utilise des cartouches haute capacité. Si ce type de cartouche est disponible pour une imprimante, l'outil TCO l'utilisera. - 26 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Figure 30. Définition des ensembles d'hypothèses 3.10. Attribution de contrats et d'ensembles d'hypothèses Tous les coûts et ensembles d'hypothèses étant maintenant créés, l'étape finale avant de procéder au calcul consiste à attribuer les contrats et les ensembles d'hypothèses pertinents à un groupe de périphériques ou à un seul périphérique, le cas échéant. Chaque périphérique acheté doit être associé à un ensemble d'hypothèses et chaque périphérique répertorié comme étant sous contrat doit se voir attribuer au moins un contrat. Les périphériques catégorisés comme étant « Les deux » doivent être associés à un ensemble d'hypothèses et à un contrat. Figure 31. Attribution d'une hypothèse - 27 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Pour attribuer un ensemble d'hypothèses, effectuez un clic droit sur la ligne en question et sélectionnez Ensembles de scénarios > Affecter un ensemble de scénario. Vous voyez alors apparaître la boîte de dialogue de la Figure 31. Sélectionnez et attribuez l'ensemble d'hypothèses approprié, puis cliquez sur OK. L'attribution d'un contrat suit un processus similaire : effectuez un clic droit sur la ligne appropriée, puis sélectionnez Affecter les contrats. Vous verrez alors apparaître la boîte de dialogue suivante : Figure 32. Affectation des contrats Sélectionnez votre groupe de contrats dans le menu déroulant en haut, puis sélectionnez le contrat souhaité dans la liste Disponible et cliquez sur la flèche verte pour le déplacer dans la liste Affecté. Vous pouvez attribuer plusieurs contrats à la fois. Veuillez noter qu'un contrat à tarif forfaitaire trois couleurs peut uniquement être affecté à des périphériques définis comme ayant des niveaux de compteur à trois couleurs. Cette information est définie dans le champ Niveaux de compteur couleur de l'onglet Spécification du panneau Détails du périphérique de l'environnement actuel. Lorsque l'ensemble d'hypothèses et/ou le contrat d'un périphérique a/ont été attribué(s), le triangle rouge d'avertissement dans la colonne Statut est remplacé par une coche verte pour indiquer qu'un calcul TCO peut être effectué. Voir Figure 33. - 28 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Figure 33. Prêt pour le calcul Astuce : passez votre curseur sur le triangle rouge pour voir les étapes qu'il vous reste à effectuer pour qu'il soit remplacé par une coche verte. 3.11. Calcul des coûts Une fois que tous les coûts et que toutes les hypothèses ont été saisis et attribués, l'outil TCO est prêt à calculer les coûts et à les transformer en coût par page. Cette fonction est exécutée lorsque vous cliquez sur le bouton de la calculatrice. Une boîte de dialogue apparaît alors avec un message indiquant si un calcul complet peut être effectué ou si des volumes sont absents. Vous devez ensuite cliquer sur un autre bouton Calculer pour confirmer que vous souhaitez poursuivre le processus. L'outil TCO indique ensuite qu'un calcul a été effectué et lorsque vous fermez la boîte de dialogue, vous voyez que les colonnes CPP couleur net et CCP N&B net contiennent les coûts d'exécution réels, comme le montre la Figure 34 ci-dessous : Figure 34. Coûts remplis Astuce : avant d'exécuter les calculs TCO, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un en-tête de colonne et sélectionnez Supprimer tous les filtres afin d'inclure tous les périphériques que vous aviez précédemment exclus. 3.12. Importation et exportation des analyses TCO Il est possible d'exporter et d'importer des analyses TCO en sélectionnant Fichier > Exporter > Analyse de TCO. Cela produit un fichier portable .tco. Si le projet associé est synchronisé avec Asset DB Cloud (comme l'explique le Manuel de l'utilisateur Auditor), l'analyse TCO peut alors être réimportée dans la version téléchargée du même projet. Cela permet un transfert des calculs de TCO si le cas se présente. - 29 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur 3.13. Transfert des données TCO dans Périphériques actuels d'Asset DB Une fois que vous êtes satisfait de vos calculs, les données TCO peuvent être transférées dans Périphériques actuels du projet Asset DB. Pour ce faire, cliquez sur pour appliquer les valeurs résultant du calcul TCO aux matériels du projet actuel, ce qui affichera une boîte de dialogue, comme indiqué ci-dessous. Figure 35. Transfert des données tarifaires dans l'affichage actuel Si de nouveaux périphériques ont été ajoutés et que vous souhaitez conserver les informations exportées précédemment, laissez la case Écraser les champs CPP existants du matériel désélectionnée. Lorsque cette case est désélectionnée, les données du calcul de TCO ne remplissent que les champs vides, au lieu de remplacer les données déjà présentes. Asset DB transfère ensuite les données vers l'onglet Données financières de l'aperçu Périphériques actuels. Le calcul réel des coûts peut être vérifié par un clic droit sur une icône du plan d'étage (ou sur une ligne dans l'affichage Tableau), suivi de la sélection de l'option Expliquer le calcul > Analyse du TCO... La boîte de dialogue illustrée sur la Figure 36 apparaît alors. Cette fenêtre d'explication peut aussi être exportée au format HTML pour être utilisée dans des rapports ou des présentations. - 30 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Figure 36. Boîte de dialogue des calculs de TCO - 31 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur 3.14. Confirmation des coûts TCO Tous les coûts étant remplis, il est possible de vérifier les éventuelles anomalies. Cela peut se faire à l'écran ou, si le coût total du matériel et des consommables constitue un meilleur point de départ, les données peuvent être exportées en cliquant sur Projet > Exporter > Données Asset DB. L'exportation fournit alors 16 champs supplémentaires avec les informations tarifaires. Voici les définitions de chaque colonne TCO : CCP consommables mono/couleur/couleur niveau 1/couleur niveau 2/couleur niveau 3 : coût d'exécution par page, sans aucune information sur le matériel ou les contrats Total CPP mono/couleur : ces deux colonnes indiquent le coût total par page incluant tous les coûts, comme les coûts de dépréciation ou de location, ainsi que tous les autres coûts récurrents. Cette colonne est utile pour obtenir une véritable comparaison entre les types de périphériques (par exemple, une imprimante par rapport à un périphérique multifonctions) Coût mensuel du matériel : dépréciation mensuelle ou équivalent mensuel du coût de la location Coût récurrent mensuel : montant mensuel des coûts récurrents associés à un périphérique Coûts mensuels mono/couleur/couleur niveau 1/couleur niveau 2/couleur niveau 3 : ces cinq colonnes indiquent le coût total réel des consommables par mois pour le périphérique en question (volume mensuel x CPP) Coût mensuel/annuel global : ces deux colonnes indiquent la somme des coûts mensuels/annuels du matériel, des consommables et récurrents 4 Calcul des émissions de CO2 : la calculatrice d'empreinte carbone La calculatrice d'empreinte carbone d'Asset DB permet aux utilisateurs de calculer de manière rapide et homogène l'impact environnemental des périphériques, et ce, en beaucoup moins de temps qu'avec MS Excel. Elle accélère le recueil des données, d'une part via une base de données de grande qualité fournie par Gap Intelligence, une société renommée d'études de marché, et d'autre part grâce à une interface conviviale. Les données fournies portent sur les points suivants : Vitesse de copie mono Vitesse de copie couleur Consommation en fonctionnement (watts) Consommation en veille (watts) Économie d'énergie (watts) - 32 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Les valeurs correspondent à celles indiquées par le fabricant. En cas d'erreur ou d'omission, veuillez nous communiquer la marque, le modèle, la valeur et la source de vos données. Au besoin, il est possible de mettre les données à jour manuellement et d'ajuster diverses variables, telles que la couverture du toner et le nombre d'heures/de jours dans une semaine de travail, via un simple ensemble d'hypothèses. Cet outil permettra aux utilisateurs de calculer la consommation totale (en kW), les émissions de CO 2, les frais de consommation électrique et le nombre d'arbres consommés. 4.1. Démarrage d'une analyse du calcul d'empreinte carbone Remarque : pour pouvoir effectuer un calcul d'empreinte carbone, vous devez connaître les volumes mensuels générés (voir les sections 1 et 2). Pour commencer, ouvrez le projet à évaluer et cliquez sur Fichier > Nouveau > Analyse d'empreinte carbone (état actuel) Le nouvel espace de travail à base d'onglets intitulé Analyse d'empreinte carbone (état actuel) qui s'affiche dresse la liste des périphériques. Vous pouvez alors vous connecter au service pour rechercher des données (voir Figure 37). Figure 37. Onglet Empreinte carbone La première icône sert à récupérer des données, hébergeant la base de données principale. . Cliquez dessus pour vous connecter au serveur - 33 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Asset DB recherche alors les informations correspondant à vos périphériques. Il est impératif pour Asset DB que les données soient mises en forme correctement. Par conséquent, il est conseillé d'utiliser les menus déroulants Marque et Modèle de la console des détails. Une fois la recherche terminée, Asset DB indique le nombre de périphériques pour lesquels il est parvenu à récupérer des données. Astuce : si vous ne définissez pas de marque et de modèle dans les menus déroulants correspondants, le serveur risque de ne pas renvoyer d'informations au cours de cette phase initiale. 4.2. Traiter en tant que Le périphérique indiqué sur la Figure 38, Laser Jet 4250 DTN, est introuvable. Pour le rechercher, cliquez dessus pour le mettre en surbrillance, cliquez avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Traiter en tant que > Rechercher périphériques avec un nom similaire. Asset DB recherche toutes les options possibles dans la base de données et les présente sous forme de liste, comme dans l'illustration ci-après. Comme vous pouvez le constater, le périphérique figure sur la liste et son nom est affiché sans espace. Cliquez dessus pour le sélectionner, puis cliquez sur OK. Ces valeurs lui sont alors appliquées. S'il y a plusieurs périphériques introuvables du même nom, il suffit d'exécuter la procédure « Traiter en tant que » pour l'un d'entre eux et Asset DB fera correspondre automatiquement les autres types de périphériques du même nom. Figure 38. Traiter en tant que Il est possible d'exporter les données obtenues sous forme de fichier CSV. Le cas échéant, vous avez également la possibilité de modifier ce fichier, puis de le réimporter en utilisant les deux boutons suivants de la console de l'onglet Empreinte carbone : - 34 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur 4.3. Hypothèses À l'instar de l'outil TCO, la calculatrice d'empreinte carbone nécessite de créer des hypothèses qui auront un effet sur le calcul. Il s'agit notamment de la couverture du toner, des heures et jours de travail, du coût de l'électricité et de deux hypothèses comblant les lacunes dans les données, à savoir la consommation en veille et en mode économie d'énergie, qui s'expriment sous forme de pourcentages de la consommation en fonctionnement. Tous ces facteurs ont une influence sur le calcul. Ils garantissent ainsi sa fiabilité en établissant clairement les hypothèses nécessaires pour parvenir au résultat final. Pour ouvrir la boîte de dialogue des hypothèses, cliquez sur . La fenêtre Hypothèses de la calculatrice d'empreinte carbone s'affiche. Cliquez sur le bouton indiqué sur la Figure 39 pour créer un ensemble d'hypothèses. Figure 39. Ensembles d'hypothèses de la calculatrice d'empreinte carbone Tout comme pour le TCO, vous pouvez gérer des facteurs tels que la couverture, le nombre d'heures dans une semaine de travail et le coût de l'électricité, et appliquer des hypothèses à la consommation en veille et en mode économie d'énergie si vous ne connaissez pas les valeurs réelles. Effectuez vos sélections, puis cliquez sur Fermer. Vous pouvez à présent attribuer des hypothèses aux périphériques. Sur la Figure 40, tous les périphériques ont été sélectionnés de sorte qu'on puisse leur appliquer le même ensemble d'hypothèses. Il est possible d'appliquer différents ensembles d'hypothèses à différents groupes de périphériques (par exemple, pour refléter l'agencement de différents bâtiments). Afin d'attribuer les hypothèses, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Hypothèses > Affecter un ensemble de scénarios, puis sélectionnez l'hypothèse voulue dans la liste et cliquez sur OK. - 35 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Figure 40. Attribution d'ensembles d'hypothèses 4.4. Calculer Figure 41. Calcul Quand Asset DB est prêt à calculer l'impact environnemental, des coches orange ou vertes sont ajoutées dans la colonne Statut. Une coche orange indique qu'il a fallu ajouter manuellement des données pour compléter l'ensemble de données. Lorsqu'une coche figure dans la colonne Statut, cela signifie que vous pouvez calculer votre impact environnemental. Cliquez sur le bouton vert en forme de pied visible sur la Figure 41 et suivez les instructions à l'écran. Un résumé s'affiche (voir Figure 42). - 36 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Figure 42. Récapitulatif du calcul L'étape finale consiste à cliquer sur le bouton en forme de globe afin de transférer ces données vers l'onglet de données environnementales de la console des détails d'actifs dans l'affichage État actuel. De la même façon que pour le TCO, vous pouvez vérifier le calcul réel des coûts par un clic droit sur une icône du plan d'étage (ou sur une ligne dans l'affichage Tableau), suivi de la sélection de l'option Expliquer le calcul > Analyse d'empreinte carbone (état actuel)... Un récapitulatif des informations figurera également dans le résumé d'évaluation d'impression. 4.5. Importation et exportation des analyses d'empreinte carbone Les analyses d'empreinte carbone peuvent être exportées de la même façon que les calculs de TCO. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section 3.12. 5 Données de l'utilisateur Il est très utile de pouvoir visualiser la manière dont un environnement d'impression est utilisé pour valider une stratégie de conception, ainsi que pour illustrer les arguments en faveur d'un flux de travail documentaire particulier. Pour ce faire, Asset DB peut à présent importer des données utilisateur tierces à partir de programmes tels que Print Assessor 6 et SafeCom, puis les ajouter sous forme d'annotations autour des icônes des périphériques de sortie et des utilisateurs. - 37 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur 5.1. Importation des données de l'utilisateur Pour importer un fichier de données, cliquez sur Projet > Importer > Données de l'utilisateur > Données de l'utilisateur. Naviguez jusqu'au fichier de données de l'utilisateur, qui doit être au format CSV (fichier séparé par des virgules), puis cliquez sur Ouvrir. Le processus d'importation des données de l'utilisateur commence. Comme lors de l'importation des données sur le matériel, vous mapperez les champs importés sur les champs Asset DB correspondants. Les fenêtres d'aide visibles en bas vous guideront dans cette opération. Une fois l'importation terminée, cliquez sur Fermer. Notez que le processus d'importation peut prendre quelques minutes en raison de la taille de certains fichiers de données utilisateur. Figure 43. Visualisation des données de l'utilisateur - 38 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur 5.2. Liaison et affichage Asset DB relie automatiquement les utilisateurs aux matériels de sortie via l'adresse IP définie dans le fichier de données de l'utilisateur. Il est nécessaire d'effectuer manuellement la correspondance des périphériques directement connectés. Si l'adresse IP ne figure pas dans le fichier de données et que seul l'identifiant d'imprimante correspond au nom de la file d'attente d'impression, vous pouvez utiliser une exportation spéciale Asset DB afin de l'envoyer au service informatique du client. Ce dernier vous fournira alors l'adresse IP correspondant à la file d'attente d'impression. Le responsable informatique du client aura facilement accès à ce tableau. Cliquez sur Projet > Exporter > Données de l'utilisateur > Liens IP du périphérique, puis transmettez ce fichier au responsable informatique pour qu'il associe la file d'attente d'impression à une adresse IP. Il est ensuite possible de réimporter ce fichier pour établir le bon lien vers l'adresse IP. Pour ce faire, cliquez sur Projet > Importer > Données de l'utilisateur > Liens IP du périphérique. Pour relier les utilisateurs, la meilleure méthode consiste à importer les données utilisateur avant de procéder à un audit sur site. Le vérificateur peut ensuite utiliser les données importées pour faire glisser les icônes des utilisateurs sur le plan d'étage à mesure qu'il les trouve. Pour afficher uniquement les utilisateurs ou les périphériques non liés, cliquez sur l'onglet Utilisateurs non liés ou Périphériques non liés. Ces utilisateurs et périphériques non liés apparaissent aussi sur fond rose dans la liste des utilisateurs et des périphériques. Il est possible d'ajouter un utilisateur ou périphérique non lié en sélectionnant l'icône appropriée et en cliquant dessus. Vous pouvez ajouter un utilisateur non lié (sur fond rose) au plan d'étage en le sélectionnant dans le tableau et en cliquant sur le bouton . Vous pouvez également sélectionner plusieurs utilisateurs et les lier sous forme de groupe en cliquant sur l'icône Ajouter un groupe . Lors de l'ajout d'un périphérique, il est important de sélectionner le type de matériel approprié : représente une imprimante, un périphérique multifonctions et un périphérique de production. Vous pouvez également relier un périphérique ou une personne en associant des données de l'utilisateur à un périphérique ou un utilisateur déjà relié. Sélectionnez l'icône du périphérique/de l'utilisateur placée sur le plan d'étage, puis mettez le périphérique en surbrillance dans la liste des utilisateurs/périphériques non liés. Cliquez ensuite sur le bouton pour relier les données de l'utilisateur/du périphérique à cette icône. Pour dissocier un périphérique ou un utilisateur, il suffit de le sélectionner, puis de cliquer sur le bouton d'annulation du lien . - 39 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Une fois que des utilisateurs sont reliés à des périphériques, les liens s'affichent, comme le montre la Figure 44. La ligne verte indique le lien entre l'utilisateur et le périphérique, tandis que le cercle autour de l'utilisateur ou du périphérique représente le volume, réparti entre les impressions couleur (en rouge clair) et les impressions mono (en bleu clair). Pour afficher tous les périphériques sur lesquels un utilisateur effectue des impressions, il suffit de cliquer sur l'utilisateur concerné. Figure 44. Affichage de tous les utilisateurs effectuant des impressions sur un périphérique Si un utilisateur effectue ses impressions sur un périphérique situé à un autre étage, le cercle représentant le volume comporte un contour vert. Passez le curseur sur l'utilisateur pour afficher une représentation de l'autre étage auquel il effectue des impressions. Cette opération est également valable pour les périphériques employés par des utilisateurs se trouvant à un autre étage. Pour modifier les colonnes affichées par défaut, cliquez sur , puis sélectionnez les colonnes à afficher. Pour importer de nouvelles données, vous devez d'abord supprimer les anciennes. Pour ce faire, cliquez sur Options > Configuration des données de l'utilisateur. La fenêtre illustrée sur la Figure 45 s'affiche alors. Commencez par supprimer tous les liens vers les données de l'utilisateur, puis supprimez toutes les données de l'utilisateur. Vous pouvez à présent réimporter des données de l'utilisateur. Figure 45. Configuration des données de l'utilisateur - 40 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur 6 Fonctionnalités d'Analyst 6.1. Statistiques Outre l'onglet Statistiques de base accessible dans Auditor, Analyst propose les options Statistiques de stockage, Statistiques d'impression et Utilisation de l'espace, accessibles dans le menu Affichage. Les statistiques affichées dépendent du niveau de projet qui a été mis en surbrillance, à savoir projet, bâtiment, étage ou service. Ces panneaux de statistique peuvent aussi être exportés en format HTML au moyen du bouton Exporter ou en faisant apparaître le menu avec un clic droit. Figure 46. Statistiques de stockage Figure 47. Statistiques d'impression - 41 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Figure 48. Utilisation de l'espace 6.2. Outil de mise en surbrillance/filtrage des matériels À l'aide de l'outil de mise en surbrillance/filtrage des matériels accessible à partir du menu Affichage > Mettre en surbrillance ou Filtrer les matériels, vous pouvez créer des filtres uniques et afficher des matériels selon des critères particuliers. La Figure 49 montre les différentes options disponibles pour déterminer précisément quels matériels doivent être mis en surbrillance ou filtrés. - 42 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Sélectionnez un champ dans la personnalisation d'icônes Choix de critères Appliquez plusieurs filtres à un champ Zones de texte libre et cases à cocher correspondant aux critères pertinents Insérez un critère supplémentaire Figure 49. Modification des critères de filtrage - 43 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Les styles de surbrillance comprennent une étoile entourant complètement l'icône, une étoile à côté de l'icône ou un cercle autour de l'icône. Le style de surbrillance, ainsi que la couleur, la taille et l'opacité, sont sélectionnés en utilisant le menu déroulant dans la Figure 50. Un nom est attribué à chaque filtre et ce nom, ainsi qu'un descriptif du style de surbrillance, apparaîtront dans la liste de filtres. Des mises en surbrillance et des filtres multiples peuvent être appliqués à un projet à tout moment et peuvent être activés et désactivés dans la liste des filtres. Figure 50. Mise en surbrillance/filtrage des matériels Figure 51 montre un exemple de chaque style de surbrillance disponible. Figure 51. Options de mise en surbrillance des matériels L'outil de mise en surbrillance/filtrage des matériels peut aussi être utilisé pour filtrer des matériels particuliers en sélectionnant la case d'option Masquer. - 44 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur 6.3. Affichage des distances autour des icônes Les distances autour d'une icône peuvent être affichées de façon permanente sur le plan d'étage. Pour activer cette fonctionnalité, allez à Affichage > Afficher les distances et la boîte de dialogue de la Figure 52 apparaît. Figure 52. Paramètres Afficher les distances Pour chaque attribut, vous pouvez déterminer une distance et une couleur qui s'afficheront sur le plan d'étage. Si plusieurs attributs sont utilisés pour le même périphérique, la fonctionnalité Contour peut être un meilleur indicateur visuel qu'une couleur. Cette fonction est particulièrement utile pour la conception de solution. En effet, un plan d'étage peut être affiché avec les couleurs de distance, montrant que tous les utilisateurs se trouvent dans un rayon de distance maximum. Voir Figure 53. - 45 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Figure 53. Affichage des distances de circulation du matériel La case à cocher Matériel au bas de l'écran permet à l'utilisateur de sélectionner un matériel ou une icône spécifique pouvant être affiché(e) individuellement et séparément des autres. Pour activer cette fonctionnalité, effectuez un clic droit sur le périphérique concerné, puis sélectionnez Définir la distance du matériel. 7 Résumé d'évaluation d'impression Une fois le TCO calculé, les analyses d'empreinte carbone effectuées et les données transférées dans l'aperçu Périphériques actuels, le résumé d'évaluation d'impression inclura automatiquement les données relatives au TCO et à l'empreinte carbone. Ce rapport peut être créé en allant à Rapports > Exécuter, dans le menu principal, et en sélectionnant Générer un résumé d'évaluation d'impression. Avant de cliquer sur Exécuter afin de générer le rapport, vous pouvez choisir la langue du rapport ainsi que les éléments du projet à y inclure. - 46 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur Figure 54. Demande de résumé d'évaluation d'impression Le rapport peut être produit au format Word, Excel, PowerPoint ou PDF. Il vous suffit de sélectionner le type de fichier approprié lorsque vous nommez et enregistrez le rapport. Tous les tableaux sont générés à partir des données du projet Asset DB. Les plans d'étage sont également inclus, en fonction de ce qui est visible dans l'écran Asset DB (c'est-à-dire que les options d'affichage que vous avez définies dans Asset DB s'appliqueront aux plans du rapport). Les rapports sont actuellement disponibles dans les langues indiquées sur la Figure 54. 8 Portefeuille Si vous avez terminé une analyse et que vous devez conserver les données, sans toutefois les utiliser quotidiennement dans Asset DB, il est possible d'importer ou d'exporter un lot de fichiers Asset DB à des fins d'archivage1. Vous obtiendrez alors un fichier .atc que vous pouvez enregistrer en dehors d'Asset DB, ce qui vous permettra de supprimer la version locale et ainsi d'optimiser le contenu de la boîte de dialogue Ouvrir. Ce fichier vous permet également de partager des données avec d'autres utilisateurs. 1 La fonction d'importation/exportation du portefeuille n'est pas disponible avec certains types de licences. - 47 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur 8.1. Exportation du portefeuille Pour exporter un portefeuille, ouvrez le projet dont vous voulez exporter les éléments (il n'est pas nécessaire d'ouvrir tous les éléments, l'ouverture du projet suffit), puis allez à Fichier > Exporter > Portefeuille. Figure 55. Exportation du portefeuille Sélectionnez les éléments à exporter en cochant les cases correspondantes dans la liste (voir Figure 56). Figure 56. Sélection des éléments à exporter Cette procédure permet d'exporter un ou la totalité des éléments d'un même fichier. Lors de la réimportation dans Asset DB, vous pouvez choisir d'importer l'ensemble des éléments ou uniquement quelques éléments spécifiques. Cette méthode vous permet également de partager les données avec d'autres utilisateurs. - 48 - Asset DB v4.4 Analyst Manuel de l'utilisateur 8.2. Importer le portefeuille Pour importer un fichier de portefeuille, allez à Fichier > Importer > Portefeuille, puis accédez à l'emplacement où vous avez enregistré le fichier. Cliquez sur le fichier pour le sélectionner, puis cliquez sur Ouvrir pour sélectionner les composants que vous souhaitez importer. Vous pouvez choisir d'importer quelques-uns ou la totalité des composants disponibles. Remarque : si vous choisissez d'importer le composant projet du portefeuille et que le projet existe toujours dans Asset DB, une copie du projet sera créée et les autres composants d'analyse seront importés pour cette copie, plutôt que pour le projet d'origine. Si vous souhaitez importer les analyses pour le projet d'origine, assurez-vous de ne pas sélectionner le projet, mais uniquement les analyses que vous voulez importer. Les analyses seront alors importées en tant que copies du projet d'origine. - 49 - Asset DB v4.4