AGRO-TWIN LANDI2ATW 1.0 et suivantes Manuel utilisateur

Importation des factures Landi dans
AGRO- TWIN et AGRO-TWIN Cash
Manuel d'utilisation
LANDI2ATW, version 1.0 et suivantes
Table des matières
Page
Introduction .....................................................................................................3
Exigences du système ...................................................................................4
1
Installation du logiciel "Transférer les factures LANDI" (Landi2Atw) ..........5
2.
Appel de la page d’accueil LANDI ..............................................................5
3.
Télécharger le plan comptable (schéma de conversion).........................6
4.
Télécharger les factures non transférées .....................................................6
5.
Procéder aux réglages (lors de la première utilisation) ............................8
6.
Reprise du schéma actuel de conversion ...................................................9
7.
Définition des connexions ...........................................................................10
8.
Retour à AgroTwin.........................................................................................12
9.
Comptabiliser le paiement via compte financier et solder
le compte Landi...........................................................................................14
10.
Mise à jour du programme..........................................................................16
Annexe pour les assujettis à la TVA ............................................................17
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Introduction
Impressum
Editeurs / propriétaires / Copyright ©
LANDI2ATW est un produit de la Communauté AGRO-TWIN composée de:
USP:
LBL:
SRVA:
Union Suisse des Paysans, 5600 Brugg
Tel. 056 / 462 51 11 Fax: 056 / 441 53 48
Landwirtschaftliche Beratungszentrale, 8315 Lindau
Tel: 052 / 354 97 00 Fax: 052 / 354 97 97
Service Romand de Vulgarisation Agricole, 1000 Lausanne 6
Tel: 021 / 619 44 00 Fax: 021 / 617 02 61
Programmé par:
Ulrich Jenzer, LBL-Lindau
Groupe du projet:
Hubert Fessler, AGRO-Treuhand Luzern
Harald Brunner, fenaco E-Business
Patrick Rölli, Bison Group
Claude Rougemont, SRVA-Lausanne
Urs Jacober, LBL-Lindau
Rédaction du manuel: Claude Rougemont, SRVA Lausanne
Nous vous remercions pour votre intérêt à notre prestation gratuite LANDi2ATW.
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Exigences du système
Le logiciel LANDI2ATW traite électroniquement les factures établies par la Landi, afin
qu'elles puissent être transférées et comptabilisées automatiquement dans le programme de comptabilité AGRO-TWIN Cash ou AGRO-TWIN comptabilité.
Pour pouvoir accéder aux factures Landi, il est nécessaire de s'inscrire, puis de se
connecter sur le portail www.landi.ch. On reçoit alors une autorisation de Login à un
domaine protégé, dans lequel on peut consulter et télécharger ses propres factures.
Les données téléchargées sont ensuite traitées au moyen de LANDI2ATW, afin que
chaque position des factures soit comptabilisée automatiquement et correctement.
Le logiciel LANDI2ATW a été développé avec la génération la plus récente d'outil programmation et offre ainsi des fonctions modernes et confortables. LANDI2ATW nécessite ce qui suit:
Exigences matérielles:
PC avec processeur Pentium III dès 500 MHz (ou plus)
128 MB-RAM (ou plus)
100 MB d'espace disque libre
Lecteur CD ou DVD pour l'installation
Connexion Internet pour l'accès aux factures électroniques
Moniteur avec une définition de 1024 x 768 pixels
Exigences logicielles:
Système d'exploitation Windows 98 SE, ME, Windows 2000 ou XP
Une version 5.5 au minimum de MS Internet-Explorer (Windows 98 SE)
Windows 95 n'est pas supporté.
Microsoft Dot.NET Framework 1.1 installé.
Pour une installation en langue française, les options régionales (dans le Panneau de
configuration) doivent être définies pour la langue "Français (Suisse)".
L'utilisation du logiciel, ainsi que le service Internet de Landi est gratuit. Le logiciel est
soumis aux droits du Copyright (© 2005 Propriétaires AGRO-TWIN).
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1. Installation du logiciel "Transférer les factures LANDI" (Landi2Atw).
Insérez le CD de la dernière version du logiciel AGRO-TWIN Cash ou AGROTWIN comptabilité, et cliquez sur la rubrique d'installation "Transférer les factures
Landi (Landi2Atw)". Suivre les instructions apparaissant à l'écran.
2. Appel de la page d’accueil LANDI
Démarrez le programme AGRO-TWIN et ouvrez votre mandat.
Dans AGRO-TWIN Cash: cliquez sur l'icône "Transférer les factures LANDI"
Dans AGRO-TWIN comptabilité: cliquez sur la rubrique "Utilitaires" de la Régie,
puis sur la tâche "Transférer les factures LANDI".
Dans Landi2Atw, cliquez sur le bouton "www.landi.ch" de la barre d'outil.
Une fois la connexion Internet établie, on arrive sur la page d'accueil LANDI. En
passant par la rubrique "Agro-Service", on arrive à la page d'entrée pour la
transmission des factures des agriculteurs. Entrez ici le numéro ID transmis par
LANDI ainsi que le mot de passe. Si vous n'avez pas encore de code d'accès,
remplissez le formulaire en ligne par le lien "formulaire d'inscription".
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3. Télécharger le plan comptable (schéma de conversion)
Au premier accès, il faudra d’abord télécharger le plan comptable (schéma
de conversion) avant de commencer la reprise des factures. Cela est nécessaire pour que le programme Landi2Atw puisse ajouter les codes comptables.
Cliquez sur le nom du fichier, puis sur le bouton "Enregistrer", et téléchargez le
fichier dans un dossier de votre choix (rappelez-vous du nom de ce dossier
pour la reprise du fichier depuis le programme Landi2atw. Par ex. "Mes documents" ou "Bureau")
4. Télécharger les factures non transférées
Sous le point „factures non transférées“, on pourra à présent télécharger les
factures groupées respectivement les factures individuelles. „Factures non
transférées(1)“ signifie „qu’actuellement“ il y a une facture ouverte à disposition. Sous „factures transférées (2)“ on remarquera que 2 factures ont déjà été
téléchargées.
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Dans les programmes, sont affichées clairement les références les plus importantes telles que la date de la facture, son numéro et le montant de la facture.
En cliquant sur le nom du fichier (sous "facture"), chaque fichier pourra à présent être téléchargé sur le PC.
En cliquant sur le nom du fichier (extension .ora), on ouvre la fenêtre de téléchargement. Vous cliquerez alors sur "enregistrer".
Il est judicieux de classer chaque fichier dans le même dossier. La terminaison
du fichier: ora n’étant éventuellement pas identifiée, il est possible que le fichier soit encore complété par l'extension: txt. Pour l’importation sous AgroTwin,
les deux variantes sont supportées. Afin de retrouver aisément les données depuis le programme Landi2atw, notez bien le nom du dossier dans lequel vous
avez enregistré les factures ! (par ex. "Mes documents" ou "Bureau")
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5. Procéder aux réglages (lors de la première utilisation)
Cliquez sur le bouton ou l'onglet "Options"
•
Compte financier (1040 compte Landi) La comptabilisation est effectuée
sur ce compte financier resp. compte intermédiaire. Il doit correspondre
à celui de votre plan comptable AGRO-TWIN.
•
Compte de P.P. à utiliser, si le compte n'est pas défini pour un article
AGN dans le schéma de conversion (1092 ou 9999)
•
Centre d'activité à utiliser, si le centre n'est pas défini pour un article
AGN dans le schéma de transfert (par ex. 000)
•
Centre de production à utiliser, si le centre n'est pas défini pour un article AGN dans le schéma de transfert (par ex. 799)
•
Compte et centres à utiliser lors d'escomptes ou rabais accordés sur l'ensemble de la facture (Compte 3900, centre d'activité 000 et centre de
production 799 par ex.)
Afin de comptabiliser la TVA si l'on est assujetti, on pourra activer la case à cocher "comptabiliser la TVA". Dans ce cas, il est essentiel de compléter les codes
pour les factures Landi par les codes d’AgroTwin, afin d’assurer la comptabilisa11.11.2005
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tion correcte lors du transfert (n'utiliser en principe que les types "inkl."). Pour le
choix des codes AGRO-TWIN, veuillez vous référer à l'annexe " Correspondance
des codes TVA Landi avec les codes AGRO-TWIN" en fin de ce document.
6. Reprise du schéma actuel de conversion
Cliquez sur le bouton "Schéma" ou l'onglet "Schéma de conversion"
À présent, le plan comptable déjà téléchargé (Kontenplan.csv) peut être lu en
cliquant sur le bouton "Importer le nouveau schéma de conversion".
Lors de l’importation, on pourra choisir si le plan comptable sera intégralement
remplacé ou simplement complété. Dans le dernier cas, les réglages personnels déjà effectués d’une version antérieure ne sont pas remplacés.
Après la reprise du schéma de conversion, on pourra compléter ou remplacer
les comptes de P.P. (Cpte), les centres d'activités (CActiv) et les centres de
productions (CProd) pour qu'ils correspondent au plan comptable de votre
comptabilité (p.ex. changer de l’élevage de bétail laitier à l’élevage de vaches nourrices etc.) Dans les colonnes dont l'entête commence par "a" sont
définis les achats, et dans celles commençant par "v" les ventes. Le filtre d'affi11.11.2005
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chage permet de ne voir que les articles déjà utilisés lors d'un transfert, ou ceux
que vous avez adaptés à vos besoins (personnalisés). Le compteur montre le
nombre de fois que l'article a été utilisé lors de transferts.
7. Définition des connexions
Cliquez sur le bouton ou l'onglet "Connexions".
•
Connexion aux factures LANDI: en cliquant sur la grande image à gauche, sélectionnez un fichier à transférer (extension ".ora") dans le dossier
qui contient les factures que vous avez téléchargées.
•
Connexion à AGRO-Twin: en cliquant sur la grande image à gauche, sélectionnez le fichier dans lequel se trouvent les données de votre comptabilité (sous "Fichier de type" sélectionnez le type de comptabilité
AGRO-TWIN ou AGRO-TWIN Cash).
•
Lancement du transfert des factures LANDI vers AgroTwin: maintenant
que tous les réglages ont été effectués, cliquez sur la grande image à
gauche ou sur le bouton "Démarrer" pour transférer votre(vos) factures
qui ont été sélectionnées sous "Connexion des factures LANDI".
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Si tous les comptes et centres liés aux articles contenus dans la(les) facture(s)
ont pu être trouvés dans le plan comptable de votre comptabilité, le message
suivant est affiché, et le fichier de la facture transférée est automatiquement
supprimé (pour éviter une comptabilisation à double):
pour AGRO-TWIN Cash:
pour AGRO-TWIN comptabilité:
Si les messages suivants s'affichent:
cela signifie, dans l'exemple, que le centre de production 681 défini pour un article AGN (Landi) dans le schéma de conversion n'existe pas dans le plan
comptable de votre comptabilité. Si vous ne désirez pas ajouter ce compte ou
centre au plan comptable de votre comptabilité, il faut alors corriger le schéma de conversion
Pour corriger cela, également pour les transferts futurs, allez dans le schéma de
conversion, et sélectionnez le filtre d'affichage "tous ceux utilisés lors des transferts effectués". Ainsi, vous trouverez rapidement l'article AGN dont le centre ou
le compte ne correspond pas à votre comptabilité (dans l'exemple: 681 dans
la colonne "aCProd"). Cliquez sur le compte ou centre à corriger et remplacez
le numéro par celui de votre comptabilité (par ex. 680)
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La correction effectuée, retournez à l'onglet "Connexions" et relancez le transfert en cliquant sur le bouton "Démarrer".
Il est possible que le compte ou centre d'un autre article ne soit pas défini selon
votre plan comptable. Il faut alors répéter la procédure ci-dessus jusqu'à ce
que le message "Le transfert des factures a été effectué avec succès" soit affiché.
Remarque: les corrections que vous effectuez dans le schéma de conversion
sont mémorisées pour les transferts suivants. Les messages d'erreur devraient
ainsi devenir de plus en plus rares. Si vous le désirez, vous pouvez corriger tous
les comptes et centres ne correspondant pas à votre plan comptable en laissant le filtre d'affichage sur "tous", et en cliquant sur l'entête d'une colonne que
vous voulez vérifier pour qu'elle soit triée par ordre croissant.
8. Retour à AgroTwin
À présent, vous pouvez fermer le programme de transfert des factures et retourner à AGRO-TWIN.
8.1. Dans AGRO-TWIN Cash: ouvrir le compte 1040, vérifier les écritures, corriger
d’éventuelles écritures incorrectes
Il est possible que certaines écritures n’aient pas été passées correctement,
soit que divers numéros AGN sont attribués à divers articles fournis soit que la
comptabilisation devraient être effectuée de manière spécifique à
l’exploitation. Pour ces raisons, il faut vérifier ces écritures et les ajuster le cas
échéant. À cet effet, on ouvrira le compte financier introduit lors du transfert.
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8.2. Dans AGRO-TWIN comptabilité: importer les factures en saisie rapide, les
vérifier et les comptabiliser
Le programme Landi2atw ne pouvant comptabiliser les écritures directement
dans la saisie rapide, il faut reprendre comme suit le fichier intermédiaire "LANDI-Fakturen.mdb" qui a été créé dans le dossier de votre mandat:
•
Dans la Régie, aller sous "Utilitaires – Importation écritures"
•
Puis sélectionnez la définition d'importation "Cash", et cliquez sur le bouton à la fin du champ "Fichier" pour sélectionner le fichier "LANDIFakturen.mdb" qui se trouve dans le dossier de votre mandat (sous
C:\AgroTwin\Data\….)
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En cliquant sur le bouton "OK", les écritures seront importées dans la saisie
rapide.
•
Ouvrez alors la saisie rapide et sélectionnez le comte S1040 Landi. Vous
pouvez maintenant contrôler les écritures. Il ne reste plus qu'à les comptabiliser avec la tâche "comptabiliser saisie rapide"
9. Comptabiliser le paiement via compte financier et solder le compte Landi
Après avoir comptabilisé toutes les factures LANDI, il ne restera qu'à comptabiliser le paiement ou les acomptes que vous versez à la Landi via un compte financier.
-> Remarque: Pour passer des écritures sur le
compte 1040, il est essentiel que ce compte soit
activé (Editer/plan comptable/cocher la case
du compte concerné).
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10. Mise à jour du programme
Selon les expériences ou de nouveaux besoins, les développeurs peuvent être
amenés à effectuer des corrections ou améliorations dans le logiciel. Les mises
à jour sont disponibles exclusivement sur Internet.
Pour vérifier si une nouvelle version est disponible, connectez-vous à Internet,
puis cliquez sur le menu "Aide" puis sur "Vérifier nouvelle version".
Si votre version installée est la dernière disponible, le message suivant s'affiche:
Dans le cas ou une nouvelle version est disponible, cliquez sur "OK" pour l'installer. La progression du téléchargement est visible tout en bas de la fenêtre (bâtonnets verts). Lorsque le téléchargement est terminé, cliquez sur le bouton OK
du message qui est en partie recouvert par une fenêtre DOS. Ne fermez en aucun cas la fenêtre DOS à fond noir! Le programme est alors automatiquement
fermé. Vous pouvez ensuite redémarrer le programme dans sa nouvelle version.
Remarque: si un message apparaît, signalant que la mise à jour (Update) n'a
pas pu se terminer complètement, il faut ouvrir l'Explorateur de Windows, aller
dans le répertoire de Landi2atw, et exécuter le fichier "Wait.bat" en doublecliquant dessus.
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Annexe pour les assujettis à la TVA
Correspondance des codes TVA Landi avec les codes AGRO-TWIN
Code Landi
Code
Désignation
ATW
10
12
0
2
16
19
22
26
30
32
36
39
42
46
48
50
52
56
59
62
66
Steuerfrei Umsatzsteuer
2.4%
Umsatzsteuer
(exkl.)
7.6%
Umsatzsteuer
(exkl.)
Steuerbefreit Umsatzsteuer
2.4%
Umsatzsteuer
(inkl.)
7.6%
Umsatzsteuer
(inkl.)
steuerfrei
Warenaufwand und Dienstleistungen
2.4% Vorsteuer Warenaufwand und Dienstleistungen (exkl.)
7.6% Vorsteuer Warenaufwand und Dienstleistungen (exkl.)
steuerbefreit
Warenaufwand und Dienstleistungen
2.4% Vorsteuer Warenaufwand und Dienstleistungen (inkl.)
7.6% Vorsteuer Warenaufwand und Dienstleistungen (inkl.)
2.4% Vorsteuer Urproduzent
Steuerfrei Investitionen
und
übrigen
Betriebsaufwand
2.4% Vorsteuer Investitionen und übriger Betriebsaufwand (exkl.)
7.6% Vorsteuer Investitionen und übriger Betriebsaufwand (exkl.)
steuerbefreit Investitionen und übriger Betriebsaufwand
2.4% Vorsteuer Investitionen und übriger Betriebsaufwand (inkl.)
7.6% Vorsteuer Investitionen und übriger Betriebsaufwand (inkl.)
0
Opérations exclues du C.A.
TVA due, taux réduit (Adapter "Calculation TVA" sur montant
brut!)
TVA due, taux normal (Adapter "Calculation TVA" sur montant
brut!)
CA exonéré
2
TVA due, taux réduit (sur montant net)
1
TVA due, taux normal (sur montant net)
99
Impôt préalable sur march.+prest., non assujetti
2
Impôt préalable sur march.+prest., taux réduit (Adapter "Calculation TVA" sur montant brut!)
1
Impôt préalable sur march.+prest., taux normal (Adapter "Calculation TVA" sur montant brut!)
99
Impôt préalable sur march.+prest., non assujetti
2
Impôt préalable sur march.+prest., taux réduit (sur montant net)
1
Impôt préalable sur march.+prest., taux normal (sur montant
net)
2
Impôt préalable sur prod. naturelle, taux réduit (sur montant
net)
IP sur invest.+ autres charges, non assujetti
1
99
5
IP sur invest.+ autres charges, taux réduit (Adapter "Calculation TVA" sur montant brut!)
4
IP sur invest.+ autres charges, taux normal (Adapter "Calculation TVA" sur montant brut!)
99
IP sur invest.+ autres charges, non assujetti
5
IP sur invest.+ autres charges, taux réduit (sur montant net)
4
IP sur invest.+ autres charges, taux normal (sur montant net)
Les codes marqués en gris ne sont à utiliser que si la TVA doit être calculée sur le montant brut (cas spéciaux). Il faut alors vérifier dans AGRO-TWIN si les codes TVA sont
également définis au montant brut (Menu "Options - paramètres de base – codes taux
TVA – sélectionner le code – bouton détails – calculation TVA").
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