Université du Québec en Outaouais Sous-commission des études Manuel utilisateur

SOUS-COMMISSION DES ÉTUDES
Mode de fonctionnement
Modifié 8-SCE-26, 22 janvier 2003;
Modifié 33-SCE-69, 7 décembre 2005.
ARTICLE 1
Réunion – Convocation
1.1
Le doyen des études ou son représentant doit faire parvenir aux membres de la Sous-commission
des études, par écrit, un avis de convocation incluant l’ordre du jour proposé au moins sept (7)
jours de calendrier avant la tenue de la réunion. Tout avis de convocation adressé à l’intention
d’un des membres de la Sous-commission des études est réputé avoir été reçu à compter de sa
mise à la poste (par courrier interne et par courrier externe).
1.2
Exceptionnellement, le doyen des études ou son représentant peut convoquer une réunion
extraordinaire des membres de la Sous-commission des études dans un délai plus court mais
raisonnable et selon le mode de convocation qu’il détermine. En ce cas, l’ordre du jour ne peut
proposer normalement qu’un seul point de discussion. De plus, les décisions qui sont prises lors
de cette réunion ne sont valides que si tous les membres présents approuvent le mode de
convocation utilisé.
1.3
Le doyen des études ou son représentant doit convoquer une réunion des membres de la Souscommission des études à la demande d’au moins trois (3) membres de la Sous-commission.
1.4
Il sera toujours loisible au doyen des études ou à son représentant de tenir une réunion des
membres de la Sous-commission des études par le moyen d’un appel-conférence ou autre et
cette réunion, s’il en est, tient lieu à toutes fins de réunion où les membres étaient effectivement
présents, pourvu, par ailleurs, que les autres règles aient été respectées.
ARTICLE 2
Quorum
2.1
Le quorum pour la tenue des réunions de la Sous-commission des études est égal à l’entier
supérieur à la moitié des membres en règle. De plus, le quorum est présumé demeurer en
vigueur pendant toute la durée des délibérations. Cependant tout membre peut demander la
vérification du quorum en cours d’assemblée.
2.2
S’il s’est écoulé une demi-heure après l’heure fixée par l’avis de convocation et que le quorum ne
peut être constaté, la réunion doit être ajournée.
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ARTICLE 3
Procédure
3.1
Le doyen des études ou son représentant préside les réunions de la Sous-commission des
études et signe les procès-verbaux.
3.2
Le secrétaire de la Sous-commission des études agit d’office comme secrétaire aux réunions de
la Sous-commission. Il rédige, signe et expédie aux membres les procès-verbaux des réunions. Il
a droit de parole mais n’a aucun droit de vote.
3.3
La Sous-commission des études s’adjoint, s’il y a lieu, toute personne susceptible de l’éclairer sur
des points précis. Elle peut, en outre inviter des personnes à siéger à titre d’observateurs. Les
personnes qui siègent en tant que personnes-ressources ont droit de parole mais ne participent
pas aux délibérations et n’ont aucun droit de vote. Les personnes qui siègent en tant
qu’observateurs participent aux délibérations mais n’ont aucun droit de vote.
3.4
Tous les membres de la Sous-commission des études incluant le doyen des études ou son
représentant qui sont présents à une réunion de celle-ci, doivent exercer leur droit de vote. Ils ne
peuvent s’abstenir que dans une situation de conflit d’intérêts ou d’absence totale d’information.
Aucun membre ne peut se faire représenter, ni exercer son droit de vote par procuration à une
réunion de la Sous-commission.
3.5
Les décisions aux réunions de la Sous-commission des études sont adoptées à la majorité des
voix. Si, à la suite d’un vote, les voix sont également partagées, le vote du président est
prépondérant. Le nombre de votes exprimés est consigné au procès-verbal de la réunion.
3.6
Les votes aux réunions de la Sous-commission des études se prennent à main levée. Toutefois, à
la demande d’un (1) membre, le vote peut se dérouler à scrutin secret. À toute réunion, si un vote
n’est pas pris, une déclaration du président que la résolution a été adoptée unanimement fait
preuve ipso facto.
3.7
Tout membre de la Sous-commission des études peut exiger que sa dissidence sur une question
soit inscrite au procès-verbal d’une réunion de la Sous-commission.
3.8
Tout membre de la Sous-commission des études peut demander qu’une ou des personnes soient
invitées à l’occasion des réunions de la Sous-commission conformément à l’article 3.3.
3.9
Sous réserve des présentes règles, la Sous-commission des études peut, par résolution, adopter
des règles de procédure pour la gouverne de ses délibérations.
ARTICLE 4
Huis clos
4.1
Toute délibération – discussion, décision, résolution dont la publication peut entraîner la
spéculation, causer un préjudice à une personne ou la léser dans ses droits, est tenue à huis clos.
4.2
À la demande d’un des membres dûment appuyée et avec l’approbation de la Sous-commission,
le président prononce le huis clos et fixe la période d’application de cette mesure.
4.3
À moins que l’assemblée n’en décide autrement, le secrétaire rédige un compte rendu des
délibérations à huis clos.
Tel compte rendu apparaît normalement au livre des minutes et est conservé au Secrétariat de la
Sous-commission. Une copie est transmise au Secrétariat général.
Tel document ne peut être consulté qu’en présence du président de la Sous-commission ou d’une
personne autorisée par lui, par toute personne autorisée à cet effet par la Sous-commission ainsi
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que par tout membre de la Sous-commission pourvu que le sujet traité de tel document ait été
étudié durant le mandat de tel membre à la Sous-commission.
Copie de tel document ne pourra être remise qu’en cas de nécessité légale et sur l’autorisation
expresse de la Sous-commission à toute personne identifiée dans telle autorisation.
4.4
Le secrétaire de la Sous-commission communique par écrit toute décision prise au cours des
délibérations à huis clos :
- au recteur et au vice-recteur à l’enseignement et à la recherche;
- aux personnes ou organismes de l’UQO qui ont des opérations à réaliser dans leurs fonctions à
la suite de ces décisions.
ARTICLE 5
Exécution des décisions
Toute résolution et toute décision de la Sous-commission des études sont exécutoires à moins
que la Sous-commission n’en juge autrement.
ARTICLE 6
Procès-verbal
6.1
Le secrétaire de la Sous-commission doit tenir et signer le procès-verbal de chaque réunion de la
Sous-commission. Après adoption, il est signé par la personne qui a présidé la réunion.
6.2
Le secrétaire de la Sous-commission est dispensé de la lecture du procès-verbal avant son
adoption à la condition qu’il en ait expédié une copie à chacun des membres au moins trois (3)
jours francs avant le jour de la réunion.
ARTICLE 7
Conflit d’intérêts
Tout membre de la Sous-commission est tenu de déclarer s’il est en conflit d’intérêts dans un
dossier c’est-à-dire s’il a un intérêt personnel susceptible de compromettre l’indépendance de
jugement et l’impartialité nécessaires à l’exercice de sa fonction. Ce membre doit alors s’abstenir
de participer aux délibérations et de voter. Un membre impliqué dans un dossier présenté à la
Sous-commission des études est réputé en conflit d’intérêts.
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