Entry Voice Mail pour systèmes HiPath
Mode d’emploi pour votre téléphone
2
Remarque sur ce mode d’emploi
Remarque sur ce mode d’emploi
Ce mode d’emploi s’adresse aux utilisateurs de Entry Voice Mail et au personnel technique qui configure Entry Voice Mail sur votre HiPath.
Toutes les fonctions réalisables sur votre téléphone font l’objet d’une description. Si toutefois vous constatiez que des fonctions ne sont pas disponibles comme prévu, cela peut s’expliquer comme suit :
• La fonction n’est pas configurée pour vous – dans ce cas, adressez-vous au personnel technique.
• Votre Entry Voice Mail ou votre HiPath ne dispose pas de cette fonction – dans ce cas, adressez-vous au personnel responsable de la mise à jour.
Les informations de ce document correspondent uniquement à des descriptions ou caractéristiques générales qui, dans la réalité, n’existent pas toujours sous la forme décrite ou qui peuvent être modifiées au fur et à mesure de l’évolution des produits.
Les fonctionnalités souhaitées ne sont obligatoires que si elles ont été expressément stipulées lors de la conclusion du contrat.
Les marques utilisées sont la propriété de Siemens AG ou de leurs propriétaires respectifs.
Label
Cet équipement a été fabriqué selon un système de gestion de l’environnement certifié (ISO 14001). Ce processus garantit la réduction de la consommation de matières premières et d’énergie ainsi que de la quantité de déchets produite.
Tous les équipements électriques et électroniques doivent être éliminés séparément des déchets municipaux, dans les lieux de collecte prévus à cet effet par les dispositions prises à l'échelle nationales.
L'élimination appropriée et la collecte sélective de vos appareils usagés servent à prévenir tout dommage potentiel pour l'environnement et la santé humaine. Elles constituent une condition à la réutilisation et au recyclage des
équipements électriques et électroniques usagés.
Pour avoir des informations détaillées sur le recyclage de vos appareils usagés, renseignez-vous auprès de votre commune, du service responsable de l'élimination des déchets, du commerçant auquel vous avez acheté votre produit ou de votre partenaire commercial.
Ces informations s'appliquent uniquement aux équipements installés et vendus dans les pays de l'Union européenne et soumis à la directive européenne 2002/96/CE. Dans les pays hors Union européenne, des dispositions différentes peuvent s'appliquer au recyclage des équipements électriques et électroniques.
Sommaire
Remarque sur ce mode d’emploi . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Connaissances de base pour l’utilisation . . . . . . . . . 4
Vue d’ensemble des fonctions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Repères pour lire le mode d’emploi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Boîtes vocales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Configurer sa boîte vocale personnelle standard. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Activer sa boîte vocale personnelle standard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Activer la boîte vocale pour P.O. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Accès à votre boîte vocale standard . . . . . . . . . . . . . 9
Ouvrir sa boîte vocale personnelle standard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Vue d’ensemble - Menu d’annonces. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Consulter la boîte vocale/les messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Enregistrer et sélectionner les messages d’accueil . . . . . . . . . . . . . . . 14
Gestion des messages d’accueil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Activer/Désactiver l’enregistrement des messages . . . . . . . . . . . . . . . 16
Modifier le code de votre boîte vocale personnelle standard . . . . . . . . 16
Accès aux boîtes vocales pour P.O. . . . . . . . . . . . . 17
Accéder à la boîte vocale pour P.O.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Enregistrer et sélectionner les messages d’accueil . . . . . . . . . . . . . . . 19
Gestion des messages d’accueil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Modifier le code de la boîte vocale pour P.O. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Fonctions destinées à l’appelant . . . . . . . . . . . . . . . 22
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
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Connaissances de base pour l’utilisation
Connaissances de base pour l’utilisation
Entry Voice Mail EVM est la solution de messagerie vocale destinée à votre HiPath.
Pour exécuter toutes les fonctions possibles, utilisez les touches de votre téléphone optiPoint ou de n’importe quel autre poste à numérotation multifréquences (MF).
Vous êtes en permanence aidé dans l’utilisation de votre Entry Voice Mail par des annonces contextuelles.
Votre Entry Voice Mail est configuré/activé par le personnel technique grâce à un programme d’administration sur PC.
Vue d’ensemble des fonctions
Dans le détail, Entry Voice Mail dispose des fonctions suivantes :
•
24 boîtes vocales/boîtes aux lettres standard
4 boîtes vocales pour P.O./P.O. automatiques/standards automatiques
(décroché automatique, message d’accueil avec possibilité d’aiguillage, mode jour/nuit, numérotation abrégée).
– Sur HiPath 1200 :
24 boîtes vocales standard + 4 boîtes vocales pour P.O.
– Sur HiPath 500/2000/3000/5000 :
24 boîtes vocales standard dont 4 au total pour P.O.
• Possibilité de configuration automatique des boîtes vocales
L’utilisateur peut configurer lui-même les boîtes vocales.
• Annonce/Diffusion de musique avant réponse
• Deux messages d’accueil différents au maximum
1
• Sélection des messages d’accueil utilisés manuellement ou selon la période de la journée (mode jour/nuit).
• Guidage utilisateur contextuel (disponible en 7 langues)
Des annonces informent l’utilisateur des options disponibles dans le menu actuel.
• 2 opérations parallèles Commutation et Répondeur possibles simultanément (2 ports).
•
Capacité d’enregistrement de 120 minutes maximum
.
• Durée maximum d’un message vocal par boîte vocale = 5 minutes, valeurs possibles = 1 à 5 minutes, valeur par défaut = 2 minutes
• Indication de date et d’heure pour chaque message.
Le nombre (n) de messages enregistrés dans EVM apparaît sur l’afficheur de l’optiPoint : par ex."3 nouveaux messages"
[1]
La qualité d’enregistrement des messages d’accueil peut être paramétrée avec un programme d’administration sur PC. Les trois possibilités sont les suivantes :
- Messages d’accueil et messages avec optimisation mémoire
- Messages d’accueil en haute qualité ; messages avec optimisation mémoire
- Messages d’accueil et messages en haute qualité
La capacité d’enregistrement de 120 minutes n’est disponible qu’avec le réglage "Messages d’accueil et messages avec optimisation mémoire".
La suppression des langues inutiles peut avoir des répercussions sur la capacité d’enregistrement.
Connaissances de base pour l’utilisation
• Transfert d’appels fax (détection automatique de tonalité fax) sur une destination fax préconfigurée.
• Signalisation d’un seuil atteint pour la capacité mémoire de 80%.
• Diffusion d’annonces individuelles par le programme d’administration
PC
1
.
Repères pour lire le mode d’emploi
Les commandes sont représentées graphiquement dans la colonne de gauche, par ordre logique. Les symboles ont la signification suivante : o
Entrez le numéro ou l’indicatif.
dd
Entrez cet indicatif
[1]
Dépend de la version logicielle de votre HiPath
5
6
Boîtes vocales
Boîtes vocales
Votre Entry Voice Mail a une capacité totale de 24 boîtes vocales standard.
Sur HiPath 1200, il est possible de configurer en plus 4 boîtes vocales pour
P.O.
Sur HiPath 500/2000/3000/5000, 4 au maximum des 24 boîtes vocales standard peuvent être configurées comme boîtes vocales pour P.O. Les autres peuvent être utilisées comme des boîtes vocales personnelles standard.
Renseignez-vous auprès du personnel technique pour savoir quelle est la boîte vocale configurée pour vous.
Si vous n’avez pas encore de boîte vocale configurée, la configuration automatique permet qu’il vous en soit attribuée une automatiquement lors de votre premier accès.
Il vous suffit d’entrer un code pour avoir accès aux boîtes vocales
Les boîtes vocales pour P.O.
Æ page 17 sont configurées pour vous par le
personnel technique, en fonction de vos besoins téléphoniques.
Votre boîte vocale personnelle standard prend vos appels, accueille l’appelant avec votre annonce personnelle ou une annonce standard et lui propose d’enregistrer ou de laisser un message.
Par exemple : "Bienvenue sur la boîte vocale de Patrick Dupont. Je me suis actuellement absenté de mon poste de travail, mais vous pouvez laisser un message après le bip sonore. Je vous rappellerai."
La boîte vocale pour P.O. offre aux appelants, en plus de l’annonce/du message d’accueil, la possibilité de vous joindre directement ou de joindre un collègue.
Différents types de boîtes vocales pour P.O. peuvent être configurées par votre personnel technique :
• Décroché automatique sans possibilité d’aiguillage
L’appelant entend uniquement un message d’accueil.
• Message d’accueil avec possibilité d’aiguillage
– L’appelant entend une annonce/musique et est ensuite relié par ex. au P.O.
Exemple : "Bienvenue. Impossible de joindre quelqu’un actuellement. Veuillez patienter quelques instants"
– Après le message d’accueil, l’appelant peut, en composant un numéro interne, joindre l’abonné correspondant.
Exemple : "Bonjour, la personne souhaitée n’est pas joignable actuellement. Vous pouvez joindre un de ses collègues après le bip en composant le 14".
– Après le message d’accueil, l’appelant peut, en composant un numéro abrégé 0 à 9, joindre un abonné interne ou externe. Le messa-
Avec le message d’accueil automatique ("Programme jour/nuit automatique"), il est possible de joindre différents abonnés en fonction du jour ou de la nuit.
Boîtes vocales
Exemple : "Bonjour. Vous souhaitez des renseignement sur nos produits, composez le "1". Si vous souhaitez contacter notre hotline, composez le "2".
Configurer sa boîte vocale personnelle standard
Si votre personnel technique n’a pas encore configuré pour vous de boîte vocale personnelle standard, vous pouvez très facilement le faire vous-même.
Condition : la configuration automatique des boîtes vocales standard a été autorisée par le personnel technique.
o
Entrez l’indicatif correspondant à "Entry Voice Mail" (demandez-le au personnel technique compétent).
o
Entrez le code de votre boîte vocale personnelle standard (par défaut =
1234). Suivez l’annonce !
Vous avez intérêt à modifier ce code la première fois que vous
accédez à votre boîte vocale standard !
S’il n’y a plus de boîte vocale disponible, adressez-vous au personnel technique.
Activer sa boîte vocale personnelle standard
Pour que les appels aboutissent à Entry Voice Mail, vous devez configurer sur votre téléphone par ex. un renvoi d’appel ou un renvoi temporisé.Pour savoir comment activer/désactiver le renvoi d’appel, reportez-vous au mode d’emploi de votre téléphone.
Entrez comme destination du renvoi le numéro de votre Entry Voice Mail
(renseignez-vous auprès du personnel technique).
Si aucune boîte vocale personnelle standard n’a encore été configurée, les appelants entendent, si la boîte vocale est activée, une annonce qui les en avertit ou ils aboutissent au P.O.
Signalisation
Si un voyant Boîte aux lettres (Message Waiting Indication) est configuré sur votre téléphone, il s’allume ou clignote automatiquement dès que vous avez reçu un nouveau message.
Sur les téléphones optiPoint avec afficheur, le nombre de nouveaux messages enregistrés est indiqué : par ex."3 nouveaux messages" .
De plus, lorsque vous décrochez le combiné, vous entendez une tonalité d’invitation à numéroter spéciale qui vous signale l’arrivée d’un nouveau message.
La signalisation est activée à l’arrivée du premier nouveau message et automatiquement désactivée après son écoute.
7
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Boîtes vocales
Activer la boîte vocale pour P.O.
Si la fonctionnalité est configurée (renseignez-vous auprès du personnel technique), vous pouvez aussi renvoyer des appels sur 4 boîtes vocales pour P.O./P.O. automatiques au maximum.
Configurez sur votre téléphone par ex. un renvoi d’appel ou un renvoi temporisé. Pour savoir comment activer/désactiver le renvoi d’appel, reportezvous au mode d’emploi de votre téléphone.
Entrez comme destination du renvoi le numéro des boîtes vocales pour
P.O. souhaitées (renseignez-vous auprès du personnel technique).
Accès à votre boîte vocale standard
Accès à votre boîte vocale standard
Pour pouvoir consulter ou paramétrer votre boîte vocale personnelle, vous devez d’abord y accéder.
Ouvrir sa boîte vocale personnelle standard
L’ouverture de la boîte vocale souhaitée fonctionne uniquement de la façon décrite, lorsque le code standard a été modifié lors de la
configuration de la boîte vocale, comme il est conseillé
Sur votre propre téléphone
o
Entrez l’indicatif correspondant à "Entry Voice Mail" (demandez-le au personnel technique compétent).
Ou
si la fonction est disponible/configurée, appuyez sur la "touche Boîte aux lettres" ou suivez le guidage interactif sur optiPoint.
Reportez-vous aussi au mode d’emploi correspondant à votre téléphone.
o
Entrez le code de la boîte vocale personnelle standard.
Suivez le guidage acoustique interactif !
Sur d’autres téléphones internes
o
Entrez l’indicatif correspondant à "Entry Voice Mail" (demandez-le au personnel technique compétent).
o
Entrez le code de la boîte vocale personnelle standard.
o
Entrez le numéro de votre boîte vocale personnelle (numéro interne propre).
ou
Sur votre téléphone, le renvoi sur Entry Voice Mail est activé : o q
Entrez votre numéro interne et appuyez sur la touche Etoile avant que l’annonce ne se termine.
o
Entrez le code de la boîte vocale personnelle standard.
Suivez le guidage acoustique interactif !
9
Accès à votre boîte vocale standard
Sur les téléphones externes
o
Etablissez la liaison avec votre HiPath (le personnel technique vous communiquera le numéro).
o
Entrez le code de la boîte vocale personnelle standard.
o
Entrez le numéro de votre boîte vocale personnelle (numéro interne propre).
ou
Sur votre téléphone, le renvoi sur Entry Voice Mail est activé : o q
Entrez votre numéro et appuyez sur la touche Etoile avant que l’annonce ne se termine.
o
Entrez le code de la boîte vocale personnelle standard.
o
Entrez le numéro de votre boîte vocale personnelle (numéro interne propre).
Suivez le guidage acoustique interactif !
Naviguer dans votre boîte vocale standard/Guidage acoustique interactif
Vous pouvez maintenant naviguer parmi les 5 annonces d’état/fonctions proposées. Ecoutez les messages, sélectionnez/enregistrez une annonce ou, éventuellement, choisissez un paramètre.
• Ecouter les messages
aucun message, des nouveaux messages ou des messages déjà écoutés sont disponibles (le nombre de messages est indiqué, les nouveaux messages sont annoncés en premier, une date/heure est annoncée avec chaque message).
•
Message d’accueil 1/Jour ou Message d’accueil 2/Nuit
• Gestion des messages d’accueil, "manuelle" ou "programme jour/nuit automatique"
• Enregistrement des messages activé/désactivé
• Modifier le code de la boîte vocale standard
10
Accès à votre boîte vocale standard
La navigation utilise les touches chiffrées de votre téléphone.
Suivez simplement les annonces. Les entrées suivantes sont possibles, en fonction de l’annonce d’état sélectionnée : g
Entrez cet indicatif pour passer à l’annonce suivante.
e
Entrez cet indicatif pour revenir à l’annonce précédente.
f
Entrez cet indicatif pour répéter l’annonce actuelle.
dd
Entrez cet indicatif pour supprimer le message.
d
Entrez cet indicatif
• pour enregistrer un message d’accueil personnel
• pour activer le message d’accueil par défaut
• pour activer/désactiver l’enregistrement des messages ou
• pour modifier le code de votre boîte vocale q
Entrez cet indicatif pour sauter tous les messages afin de passer à l’annonce d’état suivante.
r
Quittez l’enregistrement.
l
Entrez cet indicatif
• pour passer au message d’accueil 1 ou 2 ou
• pour paramétrer le mode jour/nuit pour le message d’accueil t
Quittez Entry Voice Mail, possible à tout moment.
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Accès à votre boîte vocale standard
Vue d’ensemble - Menu d’annonces et indicatifs pour votre boîte vocale standard
o
: indicatif d’Entry Voice Mail o
: code de la boîte vocale personnelle standard g
Annonces d’état
Messages
(menu
e e
1 : annonce d’état précédente ou message précédent
2 : répéter
3 : annonce d’état suivante ou message suivant
(les nouveaux messages sont annoncés en premier, puis les messages déjà interrogés et non encore effacés, après le dernier message, passage à l’annonce d’état suivante)
0 0 : suppression
*
: sauter tous les messages pour passer à l’annonce
d’état suivante g
Sélection message d’accueil
Gestion messages d’accueil e
1 : annonce d’état précédente
2 : répéter
3 : annonce d’état suivante
8 : message d’accueil suivant
0 : enregistrement/message d’accueil par défaut
(# : mettre fin à l’enregistrement)
1 : annonce d’état précédente
2 : répéter
3 : annonce d’état suivante
8 : activer/désactiver (message d’accueil manuel ou
"programme jour/nuit automatique") g g g
Activer/Dés.
enregistr.
messages
Code e
1 : annonce d’état précédente
2 : répéter
3 : annonce d’état suivante
0 : activer/désactiver e e
1 : annonce d’état précédente
2 : répéter
3 : annonce d’état suivante
0 : modification ; entrer deux fois le code
12
Accès à votre boîte vocale standard
Vue d’ensemble - Menu d’annonces
g g
1 er
nouveau message
2 g n ième
nouveau message g e e e e e
Annonce : nombre de messages
1 er
message g e e
[1] Si aucun nouveau message n’est disponible, une annonce l’indique de façon explicite.
[2] Lorsqu’un nouveau message est écouté jusqu’à l’annonce de la date ou plus de 5 secondes, ce message, de "nouveau", passe automatiquement dans la catégorie "écouté".
13
Accès à votre boîte vocale standard
Consulter la boîte vocale/les messages
Après l’accès à la boîte vocale, la fonction d’écoute des messages est proposée en premier.
Condition : vous avez accédé à votre boîte vocale et activé la fonction
"Messages"
Æ page 9. Suivez les annonces !
g
Entrez cet indicatif pour passer au message ou à la fonction suivants.
Les nouveaux messages sont annoncés en premier, puis les messages déjà interrogés et non encore effacés, enfin les nouveaux messages qui viennent d’être écoutés, à moins que vous ne les ayez déjà effacés.
Une date/heure est annoncée à la fin de chaque message.
Vous passez à la fonction suivante de la boîte vocale, "Sélection message d’accueil" :
• en appuyant sur g
directement pendant l’annonce du nombre de messages
• en l’absence de messages
• lorsque tous les messages ont été écoutés ou sautés e
Entrez cet indicatif pour revenir au message précédent/à la fonction précédente.
f
Entrez cet indicatif pour répéter le dernier message écouté.
dd
Entrez cet indicatif pour effacer le dernier message écouté.
Après l’entrée du premier d
, vous devez valider la suppression par un autre d
.
q
Sautez tous les messages pour passer à la fonction suivante de la boîte vocale, "Sélection message d’accueil".
Enregistrer et sélectionner les messages d’accueil
Vous pouvez enregistrer sur votre téléphone pour votre boîte vocale standard 2 messages d’accueil au maximum.
Si vous n’enregistrez pas de message d’accueil personnel, l’appelant entend par défaut le message d’accueil du système.
Le dernier message d’accueil sélectionné n’est effectif que si l’option "manuelle" a été sélectionnée pour la fonction de boîte vocale "Gestion messa-
Condition : vous avez accédé à votre boîte vocale et activé la fonction
Æ page 9. Suivez les annonces !
Vous entendez le message d’accueil actuel.
g
Entrez cet indicatif pour passer à la fonction suivante de la boîte vocale,
"Gestion message d’accueil".
e
Entrez cet indicatif pour revenir à la fonction précédente de la boîte vocale,
"Messages boîte vocale".
14
Accès à votre boîte vocale standard
f
Entrez cet indicatif pour répéter le message d’accueil sélectionné ou le dernier écouté.
Le message d’accueil sélectionné est actif.
l
Entrez cet indicatif pour passer au message d’accueil suivant.
Le message d’accueil sélectionné est actif.
d
Entrez cet indicatif pour
• refuser le message d’accueil actuel du système pour le remplacer par un message d’accueil personnel (nouvel enregistrement)
• effacer un message d’accueil personnel et le remplacer par le message d’accueil du système
Le dernier message d’accueil enregistré est actif.
r
Quittez l’enregistrement.
L’enregistrement est ensuite immédiatement diffusé.
Gestion des messages d’accueil
Vous pouvez choisir si la diffusion à l’appelant des messages d’accueil que vous avez enregistrés/sélectionnés est gérée manuellement, selon la sélection effectuée au préalable (
Æ page 14) ou automatiquement ("Pro-
gramme jour/nuit automatique"), selon le mode jour/nuit de votre HiPath.
En mode automatique, le message d’accueil 1 est utilisé pendant la journée et le 2 pendant la nuit.
Condition : vous avez accédé à votre boîte vocale et activé la fonction "Sélection message d’accueil"
Æ page 9. Suivez les annonces !
L’état actuel "manuel" ou "automatique" est annoncé.
g
Entrez cet indicatif pour passer à la fonction suivante de la boîte vocale,
"Activer/Désactiver l’enregistrement des messages".
e
Entrez cet indicatif pour revenir à la fonction précédente de la boîte vocale,
"Sélection message d’accueil".
f
Entrez cet indicatif, l’état actuel est annoncé.
L’état annoncé est actif.
l
Entrez cet indicatif pour passer à l’autre état.
L’état sélectionné est annoncé et actif.
15
Accès à votre boîte vocale standard
Activer/Désactiver l’enregistrement des messages
Vous pouvez décider si les appelants peuvent laisser des messages pour vous ou pas ; activez ou désactivez l’enregistrement des messages.
Condition : vous avez accédé à votre boîte vocale et activé la fonction "Activer/Désactiver l’enregistrement des messages"
nonces ! L’état actuel, "activé" ou "désactivé", est annoncé.
g
Entrez cet indicatif pour passer à la fonction suivante de la boîte vocale,
"Code".
e
Entrez cet indicatif pour revenir à la fonction précédente de la boîte vocale,
"Gestion message d’accueil".
f
Entrez cet indicatif, l’état actuel est annoncé.
L’état annoncé est actif.
d
Entrez cet indicatif pour passer à l’autre état.
L’état sélectionné est annoncé et actif.
Modifier le code de votre boîte vocale personnelle standard
Votre boîte vocale personnelle standard est protégée par un code de quatre chiffres contre tout accès non autorisé.
Le code a, par défaut, la valeur "1234".
Vous avez intérêt à modifier ce code la première fois que vous accédez à votre boîte vocale ! Seuls les caractères numériques (0-
9) sont autorisés.
Si vous avez oublié votre code, le personnel technique peut lui redonner la valeur par défaut.
Condition : vous avez accédé à votre boîte vocale et activé la fonction "Co-
Æ page 9. Suivez les annonces !
Votre code actuel est annoncé.
g
Entrez cet indicatif pour passer à la fonction suivante de la boîte vocale,
"Messages".
e
Entrez cet indicatif pour revenir à la fonction précédente de la boîte vocale,
"Enregistrement des messages".
f
Entrez cet indicatif, le code actuel est annoncé.
Le code annoncé est actif.
d
Entrez cet indicatif, vous êtes invité à entrer un nouveau code. Par sécurité, vous devez, après y avoir été invité, entrer le nouveau code une deuxième fois.
Le code entré est annoncé et actif.
16
Accès aux boîtes vocales pour P.O.
Accès aux boîtes vocales pour P.O.
Ce chapitre s’adresse uniquement aux personnes autorisées.
Si le personnel technique a configuré des boîtes vocales pour P.O., elles doivent être paramétrées de façon appropriée.
Accéder à la boîte vocale pour P.O.
L’ouverture de la boîte vocale souhaitée fonctionne uniquement de la façon décrite, lorsque le code de la boîte vocale pour P.O. a été modifié lors de la configuration de la boîte vocale comme il est con-
o
Entrez l’indicatif correspondant à "Entry Voice Mail".
o
Entrez le code de la boîte vocale pour P.O.
o
Entrez le numéro de la boîte vocale pour P.O.
Suivez le guidage acoustique interactif !
ou
o q
Entrez le numéro virtuel de la boîte vocale pour P.O. et appuyez sur la touche Etoile avant que l’annonce ne se termine.
o
Entrez le code de la boîte vocale pour P.O.
Suivez le guidage acoustique interactif !
Naviguer dans la boîte vocale pour P.O./Guidage acoustique interactif
Vous pouvez maintenant naviguer parmi les 3 annonces d’état/fonctions proposées. Sélectionnez/Enregistrez une annonce et modifiez le code de la boîte vocale pour P.O.
• Message d’accueil 1/Jour ou Message d’accueil 2/Nuit
• Gestion des messages d’accueil, "manuelle" ou "programme jour/nuit automatique"
• Modifier le code de la boîte vocale pour P.O.
La navigation utilise les touches chiffrées de votre téléphone.
Suivez simplement les annonces. Les entrées suivantes sont possibles, en fonction de l’annonce d’état sélectionnée : g
Entrez cet indicatif pour passer à l’annonce suivante.
e
Entrez cet indicatif pour revenir à l’annonce précédente.
f
Entrez cet indicatif pour répéter l’annonce actuelle.
17
Accès aux boîtes vocales pour P.O.
d
Entrez cet indicatif
• pour enregistrer un message d’accueil pour la boîte vocale pour P.O.
• pour activer le message d’accueil par défaut
• pour modifier le code de la boîte vocale pour P.O.
r
Quittez l’enregistrement.
l
Entrez cet indicatif
• pour passer au message d’accueil suivant ou
• pour paramétrer le mode jour/nuit pour le message d’accueil t
Quittez Entry Voice Mail, possible à tout moment.
Vue d’ensemble - Menu d’annonces et indicatifs pour votre boîte vocale pour P.O.
o
: indicatif d’Entry Voice Mail o
: code de votre boîte vocale pour P.O.
g g g
Annonces d’état
Sélection message d’accueil
Gestion messages d’accueil
Code e
1 : annonce d’état précédente
2 : répéter
3 : annonce d’état suivante
8 : message d’accueil suivant
0 : enregistrement/message d’accueil par défaut
(# : mettre fin à l’enregistrement)
1 : annonce d’état précédente
2 : répéter
3 : annonce d’état suivante
8 : activer/désactiver (message d’accueil manuel ou
"programme jour/nuit automatique") e e
1 : annonce d’état précédente
2 : répéter
3 : annonce d’état suivante
0 : modification ; entrer deux fois le code
18
Accès aux boîtes vocales pour P.O.
Enregistrer et sélectionner les messages d’accueil
Vous pouvez enregistrer sur votre téléphone 2 messages d’accueil au maximum pour une boîte vocale pour P.O.
Si vous n’enregistrez pas de message d’accueil, l’appelant entend par défaut le message d’accueil du système.
Le dernier message d’accueil sélectionné n’est effectif que si l’option "manuelle" a été sélectionnée pour la fonction de boîte vocale "Gestion messages d’accueil
Condition : vous avez accédé à votre boîte vocale et activé la fonction
"Message d’accueil"
Æ page 17. Suivez les annonces !
Vous entendez le message d’accueil actuel.
g
Entrez cet indicatif pour passer à la fonction suivante de la boîte vocale,
"Gestion message d’accueil".
e
Entrez cet indicatif pour passer à la fonction précédente de la boîte vocale,
"Code".
f
Entrez cet indicatif pour répéter le message d’accueil sélectionné ou le dernier écouté.
Le message d’accueil sélectionné est actif.
l
Entrez cet indicatif pour passer au message d’accueil suivant.
Le message d’accueil sélectionné est actif.
d
Entrez cet indicatif pour
• refuser le message d’accueil actuel du système pour le remplacer par un autre message d’accueil (nouvel enregistrement).
• effacer un message d’accueil enregistré et le remplacer par un message d’accueil du système.
Le dernier message d’accueil enregistré est actif.
r
Quittez l’enregistrement.
L’enregistrement est ensuite immédiatement diffusé.
19
Accès aux boîtes vocales pour P.O.
Gestion des messages d’accueil
Vous pouvez choisir si la diffusion à l’appelant des messages d’accueil que vous avez enregistrés/sélectionnés est gérée manuellement, selon la sé-
lection effectuée au préalable (
Æ page 19) ou automatiquement ("Pro-
gramme jour/nuit automatique"), selon le mode jour/nuit de votre HiPath.
En mode automatique, le message d’accueil 1 est utilisé pendant la journée et le 2 pendant la nuit.
Condition : vous avez accédé à votre boîte vocale et activé la fonction "Sé-
Æ page 17. Suivez les annonces !
L’état actuel "manuel" ou "automatique" est annoncé.
g
Entrez cet indicatif pour passer à la fonction suivante de la boîte vocale,
"Code".
e
Entrez cet indicatif pour revenir à la fonction précédente de la boîte vocale,
"Sélection message d’accueil".
f
Entrez cet indicatif, l’état actuel est annoncé.
L’état annoncé est actif.
l
Entrez cet indicatif pour passer à l’autre état.
L’état sélectionné est annoncé et actif.
20
Accès aux boîtes vocales pour P.O.
Modifier le code de la boîte vocale pour P.O.
La boîte vocale pour P.O. est protégée par un code de quatre chiffres contre tout accès non autorisé.
Le code a, par défaut, la valeur "0000" (HiPath 1200) ou "1234"
(HiPath 500/2000/3000/5000).
Vous avez intérêt à modifier ce code la première fois que vous accédez à la boîte vocale pour P.O. ! Seuls les caractères numériques (0-9) sont autorisés.
Si vous avez oublié le code, vous pouvez lui redonner la valeur par défaut en utilisant le programme d’administration sur PC.
Condition : vous avez accédé à votre boîte vocale et activé la fonction "Code"
Æ page 17. Suivez les annonces !
Votre code actuel est annoncé.
g
Entrez cet indicatif pour passer à la fonction suivante de la boîte vocale,
"Sélection message d’accueil".
e
Entrez cet indicatif pour revenir à la fonction précédente de la boîte vocale,
"Gestion message d’accueil".
f
Entrez cet indicatif, le code actuel est annoncé.
Le code annoncé est actif.
d
Entrez cet indicatif, vous êtes invité à entrer un nouveau code. Par sécurité, vous devez, après y avoir été invité, entrer le nouveau code une deuxième fois.
Le code entré est annoncé et actif.
21
Fonctions destinées à l’appelant
Fonctions destinées à l’appelant
En plus de la possibilité de laisser des messages, les appelants disposent aussi de certaines fonctions :
Appeler le P.O.
L’appelant peut annuler à tout moment la diffusion du message d’accueil et, si la fonction est configurée, se mettre en liaison avec le P.O.
d
Appuyez sur la touche.
Annuler le message d’accueil
L’appelant peut annuler à tout moment la diffusion du message d’accueil
et, si l’enregistrement de messages est activé
rectement après le bip à déposer son message.
r
Appuyez sur la touche. Attendez le bip et parlez.
Accéder à sa boîte vocale personnelle standard/la boîte vocale pour
P.O.
L’appelant peut annuler à tout moment la diffusion du message d’accueil et accéder à sa boîte vocale personnelle standard ou à une boîte vocale pour P.O. (possible uniquement en interne)
q
Appuyez sur la touche.
Suivez le guidage acoustique interactif !
Utiliser les fonctions de la boîte vocale pour P.O.
L’appelant peut, si la fonction est configurée, joindre différentes destina-
Suivez le guidage acoustique interactif !
o
Appuyez sur les touches annoncées.
22
Index
Index
G
Guidage utilisateur contextuel
A
Activer boîte vocale
............................................... 7
enregistrement des messages
Annonce exemples
................................................... 6
I
Indicatifs
................................................ 12, 18
J
Jour/Nuit, message d’accueil
........................... 20
B
................................ 6
accès, ouverture
............................... 17, 22
avec possibilité d’aiguillage
.................... 6 sans possibilité d’aiguillage
........................................................... 6
.................................. 6
accès, ouverture
................................. 9, 22
Boîtes vocales activer
......................................................... 7
consulter
.................................................. 14
désactiver
.................................................. 7
nombre
....................................................... 6
M
Manuel, message d’accueil
Menu d’annonces, vue d’ensemble
Message d’accueil
........................... 19
.................................................... 15
manuel
..................................................... 15
Messages, consulter
................................. 14
Modifier le code
........................... 21
C
............................................ 16
Consulter messages, boîte vocale
N
P
Programme d’administration sur PC
D
Désactiver boîte vocale
............................................... 7
enregistrement des messages
Détection automatique de tonalité fax
S
Sélectionner, message d’accueil
.................................................. 7 tonalité d’invitation à numéroter spéciale
...................................................................... 7 voyant Boîte aux lettres
E
Enregistrement des messages, activer/désactiver
........................................................ 16
Enregistrer, message d’accueil
T
Transfert d’appels fax
.................................. 5
F
Fonctions destinées aux appelants
V
Vue d’ensemble menu d’annonces
............................. 12, 13
Vue d’ensemble des fonctions
Vue d’ensemble du menu d’annonces
........................... 18
23
www.siemens.com/hipath
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16.09.05
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