Novell 5.2 Mode d'emploi

V E R S I O N
TM
G U I D E D E L’ U T I L I S A T E U R
POUR WINDOWS 32 BITS
Novell, Inc. ne donne aucune garantie ni ne fait aucune déclaration au regard du contenu ou de l’utilisation de ce
manuel et n’accorde plus particulièrement aucune garantie, tacite ou expresse, concernant la qualité marchande
de ce logiciel ou son adéquation à un usage particulier. Novell, Inc. se réserve en outre le droit de réviser le
présent document et d’en modifier à tout moment le contenu, sans notification préalable de ces révisions ou
modifications à quiconque ou à quelque organisation que ce soit.
En outre, Novell, Inc. ne donne aucune garantie ni ne fait aucune déclaration au regard de ses différents logiciels
et n’accorde plus particulièrement aucune garantie, tacite ou expresse, concernant la qualité marchande de ce
logiciel ou son adéquation à un usage particulier. Novell, Inc. se réserve en outre le droit de modifier à tout
moment tout ou partie du logiciel de Novell, sans notification préalable de ces modifications à quiconque ou à
quelque organisation que ce soit.
Novell et GroupWise sont des marques déposées de Novell, Inc. aux Etats-Unis et dans d'autres pays.
C3P0, Client 32, Envoy et GroupWise 5 sont des marques de Novell, Inc.
WordPerfect et WordPerfect Office sont des marques déposées de Corel Corporation aux Etats-Unis et dans
d’autres pays. QuickMenu est une marque de Corel Corporation Limited. Franklin Day Planner est une marque
déposée de Franklin Quest Co. Word Pro est une marque de Lotus Development Corporation. Windows est une
marque déposée de Microsoft Corporation. Excel et Windows 95 sont des marques de Microsoft Corporation.
Xerox est une marque déposée de Xerox Corporation.
Version 5.2
©1993-1997 Novell, Inc.
Tous droits réservés.
Imprimé aux Etats-Unis.
100-004118-001
Aucune partie de ce document ne peut être reproduite, photocopiée, stockée dans un système d'archivage,
transmise ou traduite dans une autre langue sans l'accord écrit de l’éditeur :
Novell, Inc.
1555 N. Technology Way Orem, Utah 84097 U.S.A.
Sommaire
Introduction
Bienvenue dans GroupWise.....................................................................................2
Présentation succincte de GroupWise ......................................................................6
Utilisation des
éléments de votre
boîte aux lettres
Envoi et réception d'éléments.................................................................................16
Fichiers joints.........................................................................................................23
Gestion des éléments envoyés................................................................................27
Gestion des éléments reçus ....................................................................................30
Planification des
rendez-vous de groupe
et des rendez-vous
personnels
Planification des rendez-vous.................................................................................39
Planification de rendez-vous récurrents .................................................................47
Utilisation de votre
agenda
Utilisation de votre agenda quotidien ....................................................................56
Paramétrage des alarmes pour les éléments de l'agenda.........................................59
Gestion de votre boîte
aux lettres
Utilisation de la liste des dossiers ..........................................................................62
Utilisation des dossiers partagés ............................................................................64
Exécution de Notify ...............................................................................................66
Archivage des éléments dans votre boîte aux lettres ..............................................70
Impression des éléments de votre boîte aux lettres ................................................72
Création de règles ..................................................................................................74
Octroi de droits d’accès à votre boîte aux lettres à d’autres utilisateurs.................82
Ouverture et vidage de la corbeille ........................................................................87
Suppression d’éléments de votre boîte aux lettres..................................................89
Sauvegarde des éléments de votre boîte aux lettres ...............................................90
Possession de ressources........................................................................................92
Utilisation du
téléphone dans
GroupWise
Utilisation de Composer le numéro de l'expéditeur ...............................................96
Utilisation de Conversations ..................................................................................96
Utilisation de
GroupWise lors de
déplacements
Utilisation de GroupWise Remote : présentation.................................................101
Préparation de l'utilisation de Remote..................................................................103
Envoi et récupération d'éléments dans Remote ....................................................108
Configuration des connexions à distance .............................................................118
Création et utilisation
de documents
Gestion de vos documents dans GroupWise ........................................................126
Création de documents.........................................................................................128
Importation de documents dans une bibliothèque GroupWise.............................132
Intégration de GroupWise aux applications .........................................................136
Stockage de plusieurs versions d'un document.....................................................137
Partage de documents...........................................................................................140
Visualisation de l'historique d'un document......................................................... 145
Emprunt de documents ........................................................................................ 146
Réintégration de documents ................................................................................ 150
Suppression de documents................................................................................... 153
Copie de documents ............................................................................................ 155
Sauvegarde de documents.................................................................................... 156
Ouverture de documents ...................................................................................... 157
Personnalisation de
GroupWise
Définition des options de GroupWise.................................................................. 161
Affectation de mots de passe à votre boîte aux lettres ......................................... 166
Personnalisation de votre barre d’outils .............................................................. 168
Personnalisation des paramètres de vos bibliothèques ........................................ 169
Utilisation des options de démarrage................................................................... 170
Recherche d’éléments
dans votre boîte aux
lettres
Recherche d’éléments.......................................................................................... 176
Recherche d’un texte dans les éléments............................................................... 181
Filtrage ................................................................................................................ 182
Envoi et réception
d’éléments du
processus de travail
Utilisation d’un processus de travail : présentation ............................................. 196
Utilisation du Carnet
d'adresses
Utilisation du Carnet d'adresses : présentation .................................................... 203
Recherche d'utilisateurs et de ressources ............................................................. 203
Utilisation de groupes pour adresser des éléments .............................................. 205
Création de carnets d'adresses personnels ........................................................... 209
Déplacement d'adresses d'un carnet à un autre .................................................... 213
Affichage d'autres informations dans le carnet d'adresses ................................... 214
Utilisation du Carnet d'adresses pour l'envoi de messages .................................. 217
Utilisation de Contacts fréquents......................................................................... 220
Affichage de groupes, d'organisations ou de ressources dans le
Carnet d'adresses ................................................................................................. 222
Utilisation de
GroupWise Imaging
Utilisation de Imaging : Présentation................................................................... 225
Utilisation des annotations................................................................................... 225
Numérisation ....................................................................................................... 228
Ouverture d’une image existante ......................................................................... 229
Envoi électronique d’une image .......................................................................... 229
Connexion à
GroupWise
Connexion à GroupWise ..................................................................................... 232
Index
Index.................................................................................................................... 237
Introduction
Sommaire
1
Bienvenue dans GroupWise
GroupWise® est un logiciel répondant à tous vos besoins en matière de messagerie,
de gestion de votre emploi du temps et de vos documents.
-
Démarrage de
GroupWise
Avant de pouvoir commencer à utiliser GroupWise, vous devez exécuter le
programme de configuration de GroupWise. Ce programme vous aidera pas à pas
au cours du processus de configuration.
Exécution du programme de configuration
1 Contactez l'administrateur de votre système pour connaître l'emplacement du
programme de configuration de GroupWise, SETUP.EXE. Il vous faut
connaître l'emplacement de ce programme avant de pouvoir continuer.
2
Assurez-vous de vous être bien logué sous votre propre nom à l'ordinateur.
3
Cliquez sur Démarrer Exécuter.
4
Entrez le chemin d'accès au programme GroupWise SETUP.EXE, puis cliquez
sur OK.
5
Suivez les instructions du programme de configuration.
Démarrage de GroupWise
1
Cliquez deux fois sur
sur le bureau.
La fenêtre principale de GroupWise apparaît. Reportez-vous à Présentation
succincte de GroupWise dans cette section pour de plus amples informations
sur cette fenêtre principale.
-
Accès à l’Aide
Si vous avez des difficultés à utiliser GroupWise, vous pouvez obtenir de l'aide à
partir de plusieurs sources. L'aide en ligne est disponible en tout point de
GroupWise. En plus de l'aide en ligne, vous trouverez des réponses à vos questions
dans le magazine Cool Solutions disponible sur le Web.
Utilisation de l'aide en ligne
La documentation du client GroupWise peut être consultée en ligne. Diverses
méthodes d'accès à l'aide en ligne sont possibles afin que vous puissiez choisir la
méthode correspondant à vos besoins.
Comment faire
1
2
Bienvenue dans GroupWise
◆
Répertorie les rubriques d'aide par type de tâches connexes.
Cliquez sur Aide Rubriques d'aide Contenu, puis cliquez deux fois
sur Comment faire.
Index ◆ Affiche des mots-clés vous aidant à trouver des informations comme
dans l'index d'un livre.
1
Cliquez sur Aide Rubriques d'aide, puis sur l'onglet Index.
Guides ◆ Les guides décrivent pas à pas une ou plusieurs tâches pour vous
faire découvrir les fonctions de GroupWise. Si vous ne voulez pas effectuer
ces opérations, vous pouvez tout aussi bien lire les instructions indiquées dans
les guides.
1
Cliquez sur Aide Guides.
Bienvenue dans GroupWise
3
Aide contextuelle ◆ Affiche une brève explication de n'importe quelle option
d'une boîte de dialogue.
1
Dans une boîte de dialogue, cliquez sur
, puis cliquez sur une option.
Rechercher ◆ Vous permet de taper des mots ou des phrases en particulier et
affiche les rubriques d'aide contenant ces mots ou ces phrases.
1
Cliquez sur Aide Rubriques d'aide, puis sur l'onglet Rechercher.
Utilisation du magazine Cool Solutions
Cool Solutions est un magazine en ligne sur le Web destiné à vous aider à
découvrir GroupWise. Vous trouverez dans ce magazine des conseils utiles et des
articles de fond réguliers vous donnant des informations détaillées sur l'utilisation
de GroupWise. De plus, vous trouverez des ressources, telles que des cartes
4
Bienvenue dans GroupWise
d’informations et des démonstrations téléchargeables qui vous aideront à vous
initier à GroupWise. Voici un échantillon de ce que vous trouverez.
Ouverture de Cool Solutions
1
◆
Dans votre navigateur Web, tapez www.gwmag.com.
Cliquez sur Notify Me pour être
informé lorsqu’un nouvel article
consacré à une fonctionnalité
est disponible.
Cliquez sur Basics pour
découvrir les notions
fondamentales de GroupWise.
Cliquez sur The Vault
pour lire les précédents
numéros du magazine.
Cliquez sur Talk to Us et
donnez-nous votre avis sur
GroupWise.
Envoi de vos questions aux experts de GroupWise
◆
Ask the Experts est le forum sur lequel vous pouvez poser vos questions
concernant GroupWise. Si vous vous demandez comment effectuer une tâche
dans GroupWise, telle que partager des dossiers, imprimer un agenda, etc. et
que vous ne trouvez pas la solution dans la documentation, envoyez votre
question aux experts.
1
Dans votre navigateur Web, tapez www.gwmag.com.
2
Cliquez sur Ask the Experts Ask Us.
3
Cliquez sur Ask the Cool Solutions Experts.
En fonction de la taille de votre écran, il vous faudra peut-être faire défiler la
fenêtre pour trouver la liaison Consultation des experts Cool Solutions.
Bienvenue dans GroupWise
5
4
Entrez vos données et votre question.
5
Cliquez sur Send.
Téléchargement de ressources depuis Cool Solutions ◆ A la page
Downloadables, vous trouverez de nombreuses ressources que vous pouvez
télécharger et utiliser dans votre entreprise. Vous trouverez par exemple des
démonstrations illustrant l’utilisation de GroupWise, des articles thématiques
tirés du magazine, une carte d'informations, etc.
1
Dans votre navigateur Web, tapez www.gwmag.com.
2
Cliquez sur Downloadables.
3
Cliquez sur l'élément que vous souhaitez télécharger, puis suivez les
instructions.
Présentation succincte de GroupWise
GroupWise répond à vos besoins en matière de messagerie, de gestion de votre
emploi du temps et de vos documents à partir d'un même endroit.
-
6
Fenêtre principale
La fenêtre principale est le point de départ de GroupWise. Dans cette fenêtre
principale, vous pouvez lire vos messages, prévoir vos rendez-vous, consulter
votre agenda, ouvrir vos documents, etc.
Présentation succincte de GroupWise
Des énoncés longs
apparaissent dans la barre
de titre et décrivent
l’élément sélectionné.
Barre d’outils
Liste des dossiers
Liste des éléments
L’Aperçu vous permet de lire
des messages dans votre
boîte aux lettres sans que
vous ayez à les ouvrir dans
une fenêtre distincte.
Dans GroupWise, vous pouvez ouvrir plus d'une fenêtre principale. Cette
possibilité est utile si vous êtes mandataire d'un autre utilisateur. Vous pouvez
consulter votre propre fenêtre principale ainsi que celle de la personne dont vous
êtes le mandataire. Vous pouvez aussi, si vous le souhaitez, ouvrir un dossier
donné dans une fenêtre et consulter votre agenda dans une autre. Vous pouvez
ouvrir autant de fenêtres principales que le permet la mémoire de votre ordinateur.
Les éléments de base composant la fenêtre principale sont expliqués ci-dessous.
Barre d'outils
La barre d'outils vous permet d'accomplir rapidement des tâches courantes de
GroupWise, telles que l'ouverture du Carnet d'adresses, l'envoi de messages et
l'affichage de votre agenda. Pointez avec votre souris sur n'importe quel bouton de
la barre d'outils ; une info-bulle affiche le nom de la fonction correspondante.
Liste des dossiers
La liste des dossiers, à gauche de la fenêtre principale, vous permet d'organiser les
éléments que vous envoyez et que vous recevez. Vous pouvez aussi créer de
nouveaux dossiers afin d'y stocker ces éléments. Voici le contenu de chacun des
dossiers par défaut :
Votre dossier utilisateur (portant votre
nom) est votre base de données
GroupWise. Il contient d'autres dossiers et
des éléments.
Votre boîte aux lettres regroupe tous les
éléments envoyés et reçus. Utilisez la
barre d'outils pour n'afficher que les
éléments envoyés ou ceux que vous avez
reçus.
Présentation succincte de GroupWise
7
L'armoire contient tous vos dossiers
personnels et partagés.
Le dossier Travail en cours contient les
messages non terminés que vous enverrez
plus tard. Il regroupe aussi des références
aux documents ayant été ouverts ou
empruntés.
La corbeille contient tous les éléments et
documents supprimés.
Liste des éléments
La liste des éléments, située dans la partie droite de la fenêtre principale, affiche
vos messages électroniques et téléphoniques, vos rendez-vous, vos notes, vos
tâches et les références de documents. Utilisez les boutons de la barre d'outils pour
afficher les éléments entrants et sortants et les éléments personnels.
Aperçu
L'Aperçu s'ouvre sous la zone Liste des dossiers. Vous pouvez y analyser
rapidement les éléments au lieu d'ouvrir chacun d'eux dans une fenêtre distincte.
-
Présentation de votre
boîte aux lettres
Tous vos éléments, reçus ou envoyés, sont conservés dans votre boîte aux lettres
GroupWise, sur le réseau. Vous pouvez afficher rapidement uniquement les
éléments entrants, les éléments sortants, les éléments personnels ou les éléments à
l'état de brouillon en cliquant sur les boutons de la barre d'outils. Vous pouvez
limiter encore plus les éléments affichés dans votre boîte aux lettres en utilisant un
filtre. Reportez-vous à Filtrage dans Recherche d’éléments dans votre boîte aux
lettres pour de plus amples informations.
Vous pouvez organiser vos messages en les plaçant dans des dossiers dans votre
armoire.
Icônes apparaissant à côté des éléments dans votre boîte aux lettres
Près de chaque élément reçu se trouve une icône qui vous renseigne un peu sur
l'élément avant même que vous ne le lisiez. Vous pouvez par exemple déterminer
le type de l'élément (message, rendez-vous, etc.) ainsi que sa priorité. Vous pouvez
aussi savoir si cet élément possède un fichier joint, si un élément envoyé n'a pu être
distribué à certains destinataires, etc.
8
Présentation succincte de GroupWise
Icône
Description
Apparaît à côté d’un élément que vous
avez envoyé. Elle indique que
GroupWise n'a pu distribuer le message
à certains de ses destinataires.
Apparaît près d'une tâche ou d'un
rendez-vous que vous avez envoyé. A
côté d'une tâche, elle indique qu'au
moins un destinataire a supprimé la
tâche sans l'avoir marquée comme étant
effectuée. A côté d'un rendez-vous, elle
indique qu'un destinataire au moins a
supprimé le rendez-vous sans l'accepter
ou qu'il l'a décliné.
Apparaît à côté d’un élément que vous
avez envoyé. A côté d'un rendez-vous,
elle indique que tous les destinataires
n'ont pas accepté le rendez-vous. A côté
d'une tâche, elle indique que tous les
destinataires n'ont pas effectué la tâche.
Près d'autres types d'éléments, elle
indique que tous les destinataires n'ont
pas ouvert l'élément ou que tous les
destinataires ne l'ont pas supprimé.
Message non ouvert affecté d'une
priorité faible, standard ou élevée.
Message ouvert affecté d'une priorité
faible, standard ou élevée.
Rendez-vous non ouvert affecté d'une
priorité faible, standard ou élevée.
Rendez-vous ouvert affecté d'une
priorité faible, standard ou élevée.
Tâche non ouverte affectée d'une
priorité faible, standard ou élevée.
Présentation succincte de GroupWise
9
Icône
Description
Tâche ouverte affectée d'une priorité
faible, standard ou élevée.
Note non ouverte affectée d'une priorité
faible, standard ou élevée.
Note ouverte affectée d'une priorité
faible, standard ou élevée.
Message téléphonique non ouvert
affecté d'une priorité faible, standard ou
élevée.
Message téléphonique ouvert affecté
d'une priorité faible, standard ou élevée.
Document non ouvert affecté d'une
priorité faible, standard ou élevée.
Document ouvert affecté d'une priorité
faible, standard ou élevée.
L'expéditeur demande que vous
répondiez à cet élément. Il peut s'agir
d'un élément à priorité faible, standard
ou élevée.
Options de visualisation dans votre boîte aux lettres
Vous pouvez visualiser les éléments de votre boîte aux lettres de trois manières, en
fonction de la façon dont vous souhaitez organiser vos informations. Les options
Détails, Suivi de discussion et Sous forme d'agenda apparaissent dans le menu
Visualisation.
Détails ◆ Cette option permet d'afficher, sous forme de colonnes, la liste de
vos éléments et les informations les concernant : l'objet, la date, les
destinataires de copie carbone, la priorité, le type de document, la date
d'échéance, la taille, le numéro de version et bien d'autres choses. Si vous
n'avez pas modifié les propriétés de votre boîte aux lettres, Détails est la vue
par défaut.
1
10
Cliquez sur
Présentation succincte de GroupWise
dans la barre d'outils pour obtenir une vue par Détails.
Suivi de discussion ◆ Cette option permet d'afficher la discussion
électronique de l'élément original et toutes les réponses à cet élément groupées
par ordre hiérarchique.
1
Cliquez sur
discussion.
dans la barre d'outils pour obtenir une vue par Suivi de
Sous forme d'agenda ◆ Cette option permet d'afficher tous les éléments
planifiés qui ont été sauvegardés dans un dossier particulier. Elle s'avère utile
si vous organisez tous vos rendez-vous et les autres éléments concernant un
projet précis dans un dossier, que ce soit manuellement ou à l'aide de règles.
1
Cliquez sur
d'agenda.
dans la barre d'outils pour obtenir une vue Sous forme
Présentation succincte de GroupWise
11
-
Utilisation des
colonnes de votre
boîte aux lettres
La liste des éléments apparaissant dans la fenêtre principale se divise en colonnes.
Chaque colonne contient des informations concernant les éléments de la liste. Par
exemple, des colonnes différentes affichent l'objet des éléments, la date, etc. Vous
pouvez personnaliser l'affichage des colonnes pour chaque dossier dans votre
fenêtre principale en changeant leur largeur, en ajoutant ou en effaçant des
colonnes et en changeant l'ordre. Vous pouvez même définir un affichage propre à
chaque dossier personnel de votre liste des dossiers.
Ajout de colonnes à votre boîte aux lettres
1 Dans la fenêtre principale, ouvrez le dossier auquel vous voulez ajouter des
colonnes.
2
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un en-tête de colonne, puis sur un
titre de colonne.
ou
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un en-tête de colonne, puis
cliquez sur Colonnes supplémentaires. Cliquez ensuite sur une colonne de la
zone de liste Colonnes disponibles, puis sur Ajouter.
Astuces
Vous pouvez sélectionner plusieurs colonnes en appuyant sur Ctrl tout en
cliquant sur les colonnes.
Modification de l'ordre des colonnes
1 Dans la fenêtre principale, ouvrez le dossier dont vous voulez modifier les
paramètres de colonnes.
2
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un en-tête de colonne, puis cliquez
sur Colonnes supplémentaires.
3
Cliquez sur un nom de colonne dans la zone Colonnes disponibles.
4
Cliquez sur Bas ou Haut.
5
Cliquez sur OK.
Astuces
Vous pouvez aussi déplacer les colonnes dans la fenêtre principale en les
faisant glisser.
12
Vous pouvez définir des paramètres différents pour les colonnes de chaque
dossier de votre boîte aux lettres dans Caractéristiques.
Présentation succincte de GroupWise
Redimensionnement des colonnes de votre boîte aux lettres
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur le dossier dont vous voulez
redimensionner les colonnes.
2
Placez le pointeur de la souris sur le bord de l'en-tête d'une colonne jusqu'à
l'apparition d'une double flèche. Faites ensuite glisser la souris pour
redimensionner la colonne.
Tri des éléments des colonnes dans votre boîte aux lettres
1 Cliquez sur le dossier contenant les éléments que vous voulez trier.
2
Cliquez sur Visualiser Tri.
3
Cliquez sur la catégorie de tri dans la zone de liste.
4
Cliquez sur Ascendant pour trier de A à Z.
ou
Cliquez sur Descendant pour trier de Z à A.
5
Cliquez sur OK.
Suppression de colonnes de votre boîte aux lettres
1 Dans la fenêtre principale, ouvrez le dossier dont vous voulez supprimer des
colonnes.
2
Utilisation de la barre
d'outils
Faites glisser l'en-tête de la colonne à l'extérieur de la barre des colonnes.
-
Utilisez la barre d’outils pour accéder à de nombreuses fonctions et options de
GroupWise. Lors de l'utilisation de certaines fonctions (par exemple, lorsque vous
êtes dans votre agenda), la barre d'outils de ces fonctions apparaît.
Pour de plus amples informations sur un bouton de la barre d'outils, déplacez le
pointeur de la souris dessus et lisez le conseil d’utilisation qui apparaît.
Vous pouvez personnaliser chaque barre d’outils en ajoutant et en supprimant des
boutons, en choisissant l'ordre des boutons et en plaçant des séparateurs entre
chacun d'eux. Reportez-vous à Personnalisation de votre barre d’outils dans
Personnalisation de GroupWise.
Présentation succincte de GroupWise
13
Modification de l'affichage de la barre d'outils
1 Si la barre d'outils n'apparaît pas, cliquez sur Visualiser Barre d'outils.
14
2
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la barre d'outils, puis cliquez sur
Caractéristiques.
3
Cliquez sur l'onglet Afficher.
4
Choisissez l'affichage de la barre d'outils, puis cliquez sur OK.
Présentation succincte de GroupWise
Utilisation des éléments
de votre boîte aux lettres
Présentation succincte de GroupWise
15
Envoi et réception d'éléments
Chaque jour, vous communiquez de diverses manières. Pour répondre à ces
besoins, GroupWise® distribue vos éléments en utilisant différents types, dont vous
trouverez une présentation ci-dessous.
Messages
Un message électronique sert à la correspondance de base. Vous pouvez l'utiliser
pour tout ce qui ressemble à un mémo ou à une lettre.
Messages téléphoniques
Un message téléphonique vous permet d'informer quelqu'un d'un appel
téléphonique ou d'une visite. Vous pouvez y inclure des informations, telles que le
nom de l'appelant, son numéro de téléphone, sa société, l'urgence de l'appel etc.
Rendez-vous
Un rendez-vous vous permet de planifier des ressources en vue d'une réunion ou
d'une activité et d'inviter des personnes. Vous pouvez ainsi planifier la date, l'heure
et le lieu de la réunion. Vous pouvez utiliser des rendez-vous personnels afin de
programmer des activités personnelles, telles qu'un rendez-vous chez le médecin,
un rappel pour signaler que vous devez appeler quelqu'un, etc. Reportez-vous à
Planification des rendez-vous dans Planification des rendez-vous de groupe et des
rendez-vous personnels.
Tâche
Une tâche vous permet de placer un élément à faire dans votre propre liste des
tâches ou dans celle d'une autre personne. Vous pouvez planifier la date d'échéance
de cette tâche et inclure une priorité (telle que A1). Les tâches non effectuées sont
reportées au jour suivant.
Note
Une note est un rappel que vous inscrivez à une date spécifique dans votre propre
agenda ou dans celui d’une autre personne. Vous pouvez utiliser des notes pour
vous rappeler ou pour rappeler à d'autres personnes des dates d’échéance, des
vacances, des jours de congés etc. Les notes personnelles sont utiles comme
rappels des anniversaires, des vacances, des jours de paye, etc.
-
Envoi de messages
électroniques
Les messages sont comme une note interne ; ils possèdent un destinataire principal,
un objet, une date et une copie carbone ou une copie masquée peut être envoyée à
d'autres utilisateurs. Vous pouvez aussi y joindre des fichiers, des sons ou des
films.
CC (Copie carbone)
Envoie des copies d'un élément aux utilisateurs susceptibles d'être intéressés par
ces informations mais qui n'en dépendent pas directement, ni des directives qu'elle
contient. Tous les destinataires peuvent voir qu'une copie carbone a été envoyée.
16
Envoi et réception d'éléments
CM (Copie masquée)
Envoie une copie de votre élément à un destinataire sans que les autres
destinataires le sachent. Seul l'expéditeur et le destinataire de la copie masquée
savent qu'une telle copie a été envoyée.
1
Cliquez sur
2
Dans la zone Dest., saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée.
Répétez cette étape pour indiquer d'autres utilisateurs.
dans la barre d'outils.
Pour sélectionner des noms d'utilisateur dans une liste, cliquez sur Adresse,
puis cliquez deux fois sur chaque utilisateur. Cliquez sur OK.
3
Entrez un objet.
4
Entrez un message.
5
Cliquez sur Envoyer.
Astuces
Vous pouvez spécifier une autre vue de messagerie par défaut dans
Options par défaut des vues. Reportez-vous à Définition des options de
GroupWise dans Personnalisation de GroupWise.
Envoi de messages
téléphoniques
Vous pouvez spécifier de nombreuses options, telles que le fait d'affecter
une priorité élevée à un message, de demander une réponse aux
destinataires, etc. Reportez-vous à Définition des options de GroupWise
dans Personnalisation de GroupWise.
-
Un message téléphonique est une note que vous pouvez envoyer pour prévenir
d'autres utilisateurs GroupWise d'appels reçus en leur absence ou lorsqu'ils
Envoi et réception d'éléments
17
n'étaient pas disponibles. Les messages téléphoniques sont stockés dans la boîte
aux lettres du destinataire.
Un message téléphonique est une simple vue, tout comme une vue de tâche ou de
message. Vous ne pouvez pas répondre au téléphone à partir d’un message
téléphonique. Utilisez Conversations pour gérer vos appels téléphoniques
directement à partir du bureau GroupWise. Reportez-vous à Utilisation de
Conversations dans Utilisation du téléphone dans GroupWise.
Vous pouvez transformer les messages téléphoniques que vous avez reçus en
tâches, en notes ou en d'autres éléments personnels. Ainsi, vous pouvez garder une
trace d'une conversation téléphonique le jour où elle a eu lieu (Note) ou créer un
élément à faire à une date ultérieure (Tâche). Reportez-vous à Modification du type
d’élément dans Gestion des éléments reçus.
1
Cliquez sur Fichier Nouveau Message téléphonique.
2
Dans la zone de texte Dest., entrez le nom de l'utilisateur.
Lors de votre saisie, la commande d'achèvement de noms parcourt le Carnet
d'adresses système pour y trouver ce nom. Lorsqu'un nom correspondant est
trouvé, il est placé dans la zone Dest.
18
3
Saisissez le nom de l'appelant et celui de sa société, ainsi que son numéro de
téléphone.
4
Cliquez sur les cases à cocher qui s'appliquent à ce message téléphonique.
5
Saisissez le message dans la zone Message.
6
Cliquez sur Envoyer.
Envoi et réception d'éléments
Astuces
Vous pouvez insérer un bouton Nouveau message téléphonique dans la
barre d'outils. Reportez-vous à Personnalisation de votre barre d’outils
dans Personnalisation de GroupWise.
Envoi de tâches
-
Une tâche est un élément devant être effectué à une date et à une heure d'échéance
précises ; vous pouvez l'affecter à vous-même, à un autre utilisateur ou à un groupe
d'utilisateurs GroupWise.
Par exemple, si vous avez affecté quelqu'un à la rédaction d'un rapport devant être
remis la semaine suivante, vous pouvez assigner ce rapport à cet utilisateur sous
forme de tâche. L'utilisateur peut accepter ou refuser la tâche, mais tant que rien
n'est précisé, elle apparaît chaque jour dans la liste des tâches de cet utilisateur.
Une fois acceptée, une tâche apparaît dans l'agenda à la date de son début. Lorsque
la date d'échéance est passée, la tâche apparaît en rouge dans l'agenda. Lorsque
vous marquez une tâche comme étant « effectuée », elle n'est plus reportée au jour
suivant dans votre agenda.
Une fois une tâche terminée, vous pouvez la marquer comme étant « effectuée ».
En tant qu'initiateur d'une tâche assignée, vous pouvez faire en sorte que
GroupWise vous envoie une notification lorsqu'une tâche est marquée comme telle
(vous devez avoir installé Notify pour pouvoir recevoir cet notification). L'état
« effectué », indiquant la date et l’heure auxquelles la tâche a été marquée comme
effectuée, est placé dans la fenêtre Caractéristiques.
Assignation d'une tâche à un autre utilisateur
Lorsque vous assignez une tâche à un autre utilisateur, une copie de cette tâche
apparaît dans votre boîte aux lettres. Vous pouvez éventuellement attribuer un
niveau de priorité à une tâche parmi les deux existant : alphabétique et numérique.
Par exemple, les tâches peuvent avoir des priorités, telles que A, A1, A2, B, B1, 1,
2, etc.
En plus du niveau de priorité, vous pouvez attribuer une priorité d'envoi (élevée,
standard ou faible) dans l'onglet Tâches, dans Options d'envoi. La priorité d'envoi
détermine le mode d'affichage dans la boîte aux lettres du destinataire. Ainsi, si
vous attribuez une priorité d'envoi élevée à une tâche, l'icône de la tâche apparaît
en rouge dans la boîte aux lettres du destinataire.
1
Cliquez sur
dans la barre d'outils.
Envoi et réception d'éléments
19
2
Saisissez le nom de la personne à laquelle vous voulez assigner cette tâche.
3
Entrez la date à laquelle vous souhaitez que cette tâche commence.
4
Entrez la date d'échéance de cette tâche.
5
Saisissez l'objet.
6
Indiquez la priorité de la tâche.
7
Entrez la description de la tâche.
8
Cliquez sur Envoyer.
Assignation d'une tâche à soi
soi-même
20
1
Cliquez sur la flèche à droite de
Tâche personnelle.
2
Entrez un objet.
3
Entrez la priorité de la tâche.
4
Saisissez une date de début.
5
Saisissez une date d'échéance.
6
Entrez un message.
7
Cliquez sur OK.
Envoi et réception d'éléments
dans la barre d'outils, puis cliquez sur
Astuces
Vous pouvez aussi spécifier les dates de début et d'échéance à l'aide des
boutons Définir la date à droite des zones de texte Date de début et
Echéance.
Les tâches personnelles sont placées dans votre agenda, et non pas dans
votre boîte aux lettres, ni dans celle d'un autre utilisateur.
Marquage des tâches comme étant effectuées
Une fois une tâche terminée, vous pouvez la marquer comme étant « effectuée ».
Les tâches ainsi marquées ne sont pas reportées au jour suivant dans votre agenda.
Les tâches effectuées sont repérées par une coche dans votre agenda. Les tâches
dont l'échéance est dépassée apparaissent en rouge.
Si vous marquez une tâche comme étant effectuée, puis que vous vous rendez
compte que vous ne l'avez pas entièrement terminée, vous pouvez lui retirer cet
attribut. Les tâches qui ne sont plus marquées comme étant effectuées apparaissent
à la date du jour dans votre agenda.
Lorsque vous marquez une tâche comme étant « effectuée », GroupWise envoie
une notification à l'initiateur de la tâche s'il a sélectionné accusé de réception dans
les options d'envoi. L'état « Effectué », indiquant la date et l’heure auxquelles la
tâche a été marquée comme effectuée, est placé dans la fenêtre Caractéristiques de
l'initiateur.
Vérification de l'état « Effectué » d'une tâche
1
Cliquez sur
2
Cliquez sur la tâche dont vous voulez vérifier l'état.
3
Cliquez sur Fichier Caractéristiques.
dans la barre d'outils.
Retrait de l'attribut « Effectué » d'une tâche
Envoi de notes
◆
◆
1
Cliquez sur Fenêtre Vue Agenda.
2
Cliquez sur la case à cocher de marquage située à côté de la tâche.
-
Une note est un rappel que vous inscrivez à une date spécifique dans votre propre
agenda ou dans celui d’une autre personne. Vous pouvez utiliser des notes pour
vous rappeler ou pour rappeler à d'autres personnes des dates d’échéance, des
vacances, des jours de congés, etc. Les notes personnelles sont utiles comme
rappels des anniversaires, des vacances, des jours de paye, etc.
Rédaction d'une note personnelle
1 Cliquez sur Fichier Nouveau Note.
Envoi et réception d'éléments
21
2
Pour passer à une vue personnelle, cliquez sur Editer Passer à Suite.
Cliquez sur la case d'option Personnel, puis sur OK.
3
Dans la zone Date de début, saisissez la date à laquelle vous souhaitez voir
cette note apparaître dans votre agenda.
4
Entrez un objet (facultatif) et la note.
5
Cliquez sur OK.
Astuces
Par la suite, pour accéder à ces informations, ouvrez votre agenda et
choisissez la date à laquelle elles apparaissent. Cliquez deux fois sur la
note dans la liste des notes.
Vous pouvez choisir la vue Note personnelle comme vue de note par
défaut, au lieu de la vue Note de groupe. Reportez-vous à Définition des
options de GroupWise dans Personnalisation de GroupWise.
Envoi d'une note à d'autres utilisateurs
1 Cliquez sur Fichier Nouveau Note.
22
2
Remplissez les zones d'adresse. Si vous ne connaissez pas le nom d'un
utilisateur, cliquez sur Adresse.
3
Dans la zone Date de début, saisissez la date à laquelle vous voulez voir cette
note apparaître dans l'agenda des destinataires.
4
Entrez un objet (facultatif) et le texte de la note.
Envoi et réception d'éléments
5
Correction
orthographique des
éléments que vous
envoyez
Cliquez sur Envoyer.
-
Utilisez le correcteur d'orthographe pour rechercher dans le texte les mots mal
orthographiés, les doublons et certaines erreurs d'utilisation des majuscules. Vous
pouvez vérifier l'orthographe des mots sélectionnés ou de l'ensemble du message.
Dans le cadre de la correction orthographique, vous pouvez choisir parmi les
options suivantes :
Remplacer
Remplace un mot mal orthographié par un mot suggéré par le correcteur
d'orthographe. Pour procéder au remplacement, cliquez deux fois sur le mot ou
cliquez sur le mot, puis sur Remplacer. Pour faire la correction vous-même,
corrigez le mot dans la zone de texte Remplacer par, puis cliquez sur Remplacer.
Ignorer une fois
Ignore le mot une fois. Le correcteur d'orthographe s'arrêtera dessus la prochaine
fois qu'il le rencontrera.
Toujours ignorer
Ignore le mot chaque fois qu'il apparaît dans le document. Le correcteur
d'orthographe l'ignore jusqu'à la vérification orthographique suivante.
Ajouter
Ajoute le mot au dictionnaire utilisateur en cours, dans lequel sont stockés des
mots supplémentaires, afin que le correcteur d'orthographe puisse le reconnaître
lors des vérifications orthographiques suivantes.
1
Cliquez sur la zone Objet ou Message.
ou
Sélectionnez le texte dont vous souhaitez vérifier l'orthographe.
2
Cliquez sur Outils Correcteur d'orthographe.
3
Cliquez sur Oui une fois la correction orthographique terminée.
Fichiers joints
Vous pouvez joindre des fichiers et des références de document aux messages
électroniques, aux rendez-vous, aux notes, aux tâches et aux messages
Fichiers joints
23
téléphoniques. Vous pouvez utiliser Joindre pour envoyer un ou plusieurs fichiers
ou des références de document à d'autres utilisateurs. Pour envoyer par exemple
une note de frais à un autre utilisateur, vous pouvez joindre un fichier existant sur
votre disque dur, sur votre disquette ou sur votre unité réseau. Les destinataires
pourront ouvrir le fichier joint, le sauvegarder, le visualiser ou l'imprimer. Si vous
modifiez le fichier joint après l'avoir envoyé, les destinataires ne verront pas ces
modifications.
Si le fichier que vous voulez joindre est un document stocké dans une bibliothèque
GroupWise, vous pouvez alors joindre une référence de document. Le destinataire
pourra utiliser cette référence pour ouvrir le document, le visualiser, le modifier ou
l'imprimer, en fonction de ses droits. Pour de plus amples informations sur les
droits de partage, reportez-vous à Partage de documents dans Création et
utilisation de documents.
Si vous tentez d'ouvrir ou de visualiser un fichier joint protégé par un mot de
passe, vous devez entrer ce mot de passe. Si vous ne le connaissez pas, vous ne
pourrez ni ouvrir, ni visualiser le fichier joint.
-
Fichier joint à un
élément
1
Cliquez sur
2
Remplissez les zones Dest., Objet et Message.
3
Cliquez sur
4
Cliquez sur Sélectionner un fichier.
5
Cliquez sur le fichier que vous voulez envoyer, puis sur Ouvrir Fermer.
dans la barre d'outils.
pour ouvrir la boîte de dialogue Pièces jointes.
Pour joindre plusieurs fichiers, cliquez sur les autres fichiers tout en
maintenant la touche Ctrl enfoncée.
6
24
Fichiers joints
Cliquez sur Envoyer.
Astuces
Les destinataires verront une icône représentant un petit trombone
à côté de l'élément dans leur boîte aux lettres, indiquant que cet
élément possède une pièce jointe.
Référence de
document jointe à un
élément
Le fait de déplacer ou de supprimer un fichier sur un disque ou une unité
réseau n'a aucune incidence sur le fichier joint à un élément envoyé.
-
Suppression d'un
fichier joint dans un
élément
1
Cliquez sur
2
Remplissez les zones Dest., Objet et Message.
3
Cliquez sur
4
Indiquez la bibliothèque dans laquelle est conservé le document.
5
Dans la zone de texte Document, saisissez le numéro du document.
6
Précisez la version du document (actuelle, officielle ou spécifique) vers
laquelle la référence doit pointer, puis cliquez sur OK.
7
Cliquez sur Envoyer.
1
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la pièce jointe que vous voulez
supprimer, puis cliquez sur Supprimer.
dans la barre d'outils.
Référence de document.
-
Fichiers joints
25
Astuces
Si aucune icône représentant la pièce jointe n'apparaît dans votre vue,
cliquez sur
, puis sur la pièce jointe que vous voulez supprimer.
Cliquez ensuite sur Supprimer Fermer.
-
Visualisation des
fichiers joints
Lorsque vous supprimez un fichier joint, il n'est pas effacé du disque ou de
l'unité réseau ; il est simplement supprimé de la liste des pièces jointes.
Vous pouvez supprimer un fichier joint si vous en êtes l'expéditeur et non
si vous en êtes le destinataire.
Si vous voulez juste analyser rapidement une pièce jointe, vous pouvez la
visualiser plutôt que de l'ouvrir. Lorsque vous visualisez une pièce jointe, elle n'est
pas ouverte dans une application distincte. Elle apparaît en revanche dans une
visionneuse, ce qui s'avère généralement plus rapide que d'ouvrir la pièce jointe.
La mise en forme de cette pièce risque cependant d'être incorrecte.
1
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la pièce jointe, puis cliquez sur
Afficher la pièce jointe.
Astuces
Si aucune icône représentant la pièce jointe n'apparaît dans votre vue,
cliquez sur Fichier Pièces jointes Afficher la pièce jointe.
-
Ouverture de fichiers
joints
Lorsque l'élément que vous lisez comporte plusieurs pièces jointes, elles
sont représentées par des icônes en haut de la fenêtre Afficher la pièce
jointe. Vous pouvez visualiser les autres pièces jointes en cliquant dessus.
Lorsque vous ouvrez un fichier joint, GroupWise détermine l'application
nécessaire à son ouverture. Vous pouvez accepter l'application proposée ou saisir
le chemin d'accès et le nom d'une autre application. Si vous voulez juste analyser le
contenu de la pièce jointe, vous pouvez la visualiser plutôt que de l'ouvrir.
Reportez-vous à Visualisation des fichiers joints ci-dessus.
1
Ouvrez l'élément contenant la pièce jointe.
2
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la pièce jointe, puis sur Ouvrir.
3
Si vous voulez ouvrir la pièce jointe dans une autre application, saisissez son
chemin d'accès et le nom du fichier exécutable.
Cette étape peut ne pas être nécessaire si l'application voulue est déjà
répertoriée.
4
26
Fichiers joints
Cliquez sur OK.
Astuces
Si aucune icône représentant la pièce jointe n'apparaît dans votre vue,
cliquez sur Fichier Pièces jointes Ouvrir.
Fichiers son joints à
un élément
-
Vous pouvez ajouter des fichiers son vocaux ou numérisés à un élément. Par
exemple, vous pouvez dicter une lettre et demander au destinataire de l'écouter et
de la taper. Cependant, pour annoter un élément avec un fichier son, vous devez
disposer des pilotes matériel et logiciel appropriés.
1
Dans la vue d'un élément, faites glisser
dehors des zones de texte.
2
Cliquez sur le cercle pour commencer à enregistrer le son.
3
Cliquez sur le carré pour arrêter l'enregistrement.
4
Cliquez sur Fichier Quitter & Retourner dans GroupWise pour fermer la
boîte de dialogue d'enregistrement des sons.
de la barre d'état sur la vue, en
Gestion des éléments envoyés
Vous pouvez afficher dans votre boîte aux lettres les éléments que vous avez
envoyés. Voici quelques raisons pour lesquelles vous souhaiterez peut-être afficher
ces éléments :
Lecture
Vous pouvez lire un message que vous avez envoyé pour vérifier que vous y avez
inclus les informations appropriées ou pour vous rappeler ce que vous avez écrit.
Réenvoyer
Vous pouvez envoyer un élément une nouvelle fois, par exemple après correction,
ou pour l'envoyer à d'autres utilisateurs qui ne l'avaient pas reçu la première fois.
Suivi de l'état (Caractéristiques)
Vous pouvez voir qui a reçu, ouvert, effacé l'élément.
Retirer
Si vous vous rendez compte que vous vous êtes trompé alors que vous avez déjà
envoyé l'élément, vous pouvez peut-être encore le retirer avant que les destinataires
le lisent.
Affichage des
éléments envoyés
-
1
Si votre barre d'outils n'est pas déjà affichée, cliquez sur Visualiser Barre
d'outils.
2
Cliquez sur
.
Gestion des éléments envoyés
27
Astuces
-
Confirmation de la
distribution des
éléments envoyés
Pour afficher les éléments reçus et envoyés, cliquez sur
ou
, en
fonction du bouton qui n'est pas sélectionné tout en maintenant la touche
Ctrl enfoncée.
GroupWise offre plusieurs manières pour confirmer la distribution de votre
élément.
Suivi d'un élément envoyé
Vous pouvez vérifier l'état de n'importe quel élément envoyé dans la fenêtre
Caractéristiques de cet élément. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur cet
élément, puis sur Caractéristiques. La fenêtre Caractéristiques indique quand
l'élément a été distribué et ouvert, en plus d'autres informations.
Réception d'une notification lorsqu'un élément est ouvert ou supprimé
Vous pouvez recevoir une notification lorsque le destinataire ouvre ou supprime un
message, refuse un rendez-vous ou effectue une tâche. Lorsque vous rédigez un
message, cliquez sur Fichier Caractéristiques, puis cliquez sur la liste locale A
l'ouverture ou Notification en cas de suppression. Choisissez ensuite la manière
dont vous souhaitez être informé de ces opérations.
Demande de réponse
Vous pouvez informer le destinataire d'un élément que vous avez besoin d'une
réponse. GroupWise ajoute une phrase à l'élément indiquant qu'une réponse est
demandée et remplace l'icône apparaissant dans la boîte aux lettres du destinataire
par une double flèche. Lorsque vous rédigez un élément, cliquez sur Fichier Caractéristiques, puis choisissez le délai dans lequel vous souhaitez obtenir la
réponse dans la zone Réponse requise.
-
Nouvel envoi des
éléments
Utilisez Réenvoyer pour envoyer un élément une deuxième fois, par exemple avec
des corrections. L'option Réenvoyer vous permet d'envoyer un élément sans saisir
de nouveau toutes les informations.
Lorsque vous envoyez une nouvelle fois un élément, vous pouvez retirer l'élément
d'origine. Les messages électroniques et téléphoniques ne peuvent être retirés s'ils
ont déjà été ouverts. Les rendez-vous, les notes et les tâches peuvent être retirés à
tout moment.
28
1
Cliquez sur
2
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément que vous souhaitez
envoyer une nouvelle fois, puis cliquez sur Réenvoyer.
Gestion des éléments envoyés
dans la barre d'outils pour afficher les éléments envoyés.
3
Si nécessaire, apportez toutes les modifications voulues à l'élément, puis
cliquez sur Envoyer.
4
Cliquez sur Oui pour retirer l'élément d'origine.
ou
Cliquez sur Non pour laisser l'élément original.
Astuces
Vous pouvez vérifier les caractéristiques de l'élément d'origine pour voir si
GroupWise a pu le retirer. Si Retiré n'apparaît pas, c'est que l'élément a
déjà été ouvert.
Retrait d'éléments
que vous avez
envoyés
-
Vous pouvez utiliser Supprimer pour retirer un élément envoyé. Si, par exemple,
vous vous apercevez une fois l'élément envoyé que vous avez fait une erreur, vous
pouvez le supprimer avant que les destinataires le lisent.
1
Cliquez dans votre boîte aux lettres sur l'élément que vous voulez retirer.
Pour afficher les éléments envoyés dans votre boîte aux lettres, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2
Cliquez sur Editer Supprimer.
3
Sélectionnez l'option appropriée.
4
Cliquez sur OK.
Astuces
Vous pouvez retirer un message électronique ou téléphonique distribué aux
destinataires que ne l'ont pas encore ouvert. Vous pouvez retirer un
rendez-vous, une note ou une tâche à tout moment.
Vérification de l'état
de vos éléments
Pour connaître les destinataires qui ont ouvert votre message, cliquez avec
le bouton droit de la souris sur l'élément dans la boîte aux lettres, puis sur
Caractéristiques.
-
L'option Caractéristiques vous permet de vérifier l'état de tout élément que vous
avez envoyé. Par exemple, vous pouvez savoir quand un élément a été distribué et
quand le destinataire l'a ouvert ou supprimé. Si un destinataire a accepté ou refusé
un rendez-vous et a joint un commentaire, vous verrez ce commentaire dans la
fenêtre Caractéristiques. Vous verrez également si un destinataire a marqué une
tâche comme étant effectuée.
L'option Caractéristiques donne aussi des informations sur les éléments reçus.
Vous pouvez voir qui d'autre a reçu l'élément (en dehors des destinataires de
Gestion des éléments envoyés
29
copies masquées), la taille et la date de création des fichiers joints ainsi que
d'autres informations. Pour de plus amples informations sur un document, utilisez
Journal d'activité dans Caractéristiques. Reportez-vous à Visualisation de
l’historique d’un document dans Création et utilisation de documents.
1
Cliquez sur l'élément dont vous voulez vérifier l'état, ou ouvrez-le.
2
Cliquez sur Fichier Caractéristiques.
Astuces
Vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur un élément
de votre boîte aux lettres, puis cliquer sur Caractéristiques pour visualiser
les informations sur son état.
Les icônes à côté d'un élément donnent également de précieuses
informations sur son état. Reportez-vous à Présentation succincte de
GroupWise dans Introduction.
Gestion des éléments reçus
GroupWise stocke tous les éléments, les messages électroniques, les rendez-vous,
etc. que vous recevez dans votre boîte aux lettres.
Cliquez ici pour
afficher les éléments
que vous avez reçus.
Dans votre boîte aux lettres, vous pouvez lire des éléments, y répondre et faire
suivre des éléments reçus. De plus, vous pouvez déléguer des tâches et des
rendez-vous à d'autres utilisateurs. Vous pouvez même convertir un élément, tel
qu'un message électronique, en un autre type d'élément, tel qu'un rendez-vous.
-
Lecture des éléments
reçus
30
Vous pouvez lire les éléments entrants dans votre boîte aux lettres ou dans votre
agenda. Votre boîte aux lettres affiche la liste de tous les éléments provenant
d'autres utilisateurs. Les rendez-vous personnels, les notes et les tâches
apparaissent dans votre agenda et non dans votre boîte aux lettres.
Gestion des éléments reçus
Vous pouvez ouvrir et lire tous types de nouveaux éléments dans votre boîte aux
lettres. Cependant, vous souhaiterez peut-être lire les rendez-vous, les tâches et les
notes dans votre agenda afin de voir les nouveaux messages tout en consultant
votre emploi du temps. Les messages téléphoniques et électroniques sont conservés
dans votre boîte aux lettres jusqu'à ce que vous les supprimiez. Les rendez-vous,
les notes et les tâches sont conservés à cet endroit jusqu'à ce que vous les
acceptiez, que vous les refusiez ou que vous les supprimiez. Une fois que vous
avez accepté un rendez-vous, une note ou une tâche, cet élément est inséré dans
votre agenda.
Tous les éléments de la boîte aux lettres sont repérés par une icône. Le tableau
suivant indique chacune des icônes apparaissant dans votre boîte aux lettres. Ces
icônes changent selon que l'élément a été ouvert ou non.
Type d'élément
Non ouvert
Ouvert
Message électronique
Message téléphonique
Tâche
Rendez-vous
Note
Lecture des éléments de votre boîte aux lettres
1 Cliquez deux fois sur l'élément à lire.
Astuces
Si votre boîte aux lettres n'est pas affichée, cliquez sur
des dossiers.
dans votre liste
Lecture d'éléments dans l'Aperçu
Utilisez l'Aperçu pour analyser le contenu de vos éléments. Vous gagnez ainsi du
temps parce que vous n'avez pas besoin d'ouvrir chaque élément ; il vous suffit de
cliquer sur un élément ou d'appuyer sur la flèche Bas pour lire vos éléments. Si
vous cliquez sur une référence de document, ce document apparaît dans l'Aperçu.
Cependant, les pièces jointes ne sont pas affichées dans l'Aperçu.
Gestion des éléments reçus
31
Lorsque vous lisez un élément dans l'Aperçu, l'icône change pour indiquer l'état
ouvert. Ainsi, l'enveloppe fermée représentant un message électronique devient une
enveloppe ouverte.
1
Cliquez sur
2
Redimensionnez l'Aperçu en faisant glisser un angle de sa fenêtre ou en faisant
glisser vers le haut ou le bas la ligne de division horizontale.
3
Dans la boîte aux lettres, cliquez sur chaque élément que vous voulez lire.
dans la barre d'outils.
Astuces
Pour fermer l'Aperçu, répétez l'étape 1 ci-dessus.
Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la fenêtre de l'Aperçu pour
choisir des options telles que Imprimer.
Marquage d'un élément comme étant Non lu
Si vous ouvrez un élément pour le lire, puis reportez sa lecture, vous pouvez
marquer l'élément comme étant non lu. Si vous opérez de la sorte, l'icône de cet
élément prend l'état non lu, afin que vous sachiez que vous ne l'avez pas encore lu.
32
1
Dans la fenêtre principale, cliquez sur l'élément dans la liste des éléments.
2
Cliquez sur Opérations Lire plus tard.
Gestion des éléments reçus
Astuces
Le marquage d'un élément ouvert comme étant non lu ne modifie pas l'état
de cet élément dans Caractéristiques. Par exemple, si vous avez ouvert un
élément, puis que vous l'avez marqué comme étant non lu, l'expéditeur de
cet élément verra toujours l'état ouvert dans la fenêtre Caractéristiques.
Réponse à des
éléments reçus
-
Utilisez Répondre pour répondre à un élément. Vous pouvez répondre à toute
personne ayant reçu l'élément d'origine, ou uniquement à son expéditeur, sans avoir
à créer ni à adresser un nouveau message. Vous pouvez également insérer une
copie du message d'origine dans votre réponse. Celle-ci comprendra Objet : avant
le texte d'origine de l'objet. Vous pouvez modifier ce texte si vous le souhaitez.
Réponse à un élément
1 Ouvrez l'élément auquel vous voulez répondre ou cliquez dessus.
2
Cliquez sur Opérations Répondre.
3
Cliquez sur Répondre à l'expéditeur.
ou
Cliquez sur Répondre à tous (expéditeur et destinataires).
4
Cliquez sur OK.
5
Entrez votre message, puis cliquez sur Envoyer.
Astuces
Si vous répondez à tous les destinataires d'un élément et que le message
d'origine comprend des destinataires de copies carbone ou de copies
masquées, votre réponse comprendra les destinataires de CC mais pas les
destinataires de CM.
Insertion du texte du message dans une réponse
1 Ouvrez l'élément auquel vous voulez répondre.
2
Cliquez sur Répondre.
3
Cliquez sur Inclure le message reçu de l'expéditeur OK.
4
Entrez votre message, puis cliquez sur Envoyer.
Gestion des éléments reçus
33
Astuces
Parfois, vous souhaiterez ajouter vos commentaires au texte inclus afin
d'en préserver la cohérence. Dans ce cas, vous pouvez mettre votre texte en
gras, en italique ou le souligner, pour le distinguer du texte d'origine.
Réponse à un élément d'un dossier partagé
Lorsque vous répondez à un élément d'un dossier partagé, vous disposez de deux
options de réponse supplémentaires. Si vous lisez la réponse d'une autre personne,
vous pouvez choisir de répondre au sujet d'origine du message plutôt qu'à l'élément
que vous êtes en train de lire. Sinon, vous pouvez répondre à n'importe quel
élément lors de sa lecture, qu'il s'agisse du sujet d'origine ou de la réponse d'une
autre personne. Dans les deux cas, ces réponses sont placées dans le dossier
partagé et non envoyées aux différentes personnes.
1
Ouvrez ou sélectionnez un élément du dossier partagé.
2
Cliquez sur Opérations Répondre.
3
Cliquez sur une option de réponse OK.
Pour obtenir la description de chaque option de réponse, cliquez sur
sur l'option.
4
, puis
Saisissez votre réponse, puis cliquez sur OK.
Astuces
A moins que vous ne choisissiez l'option Répondre en privé, votre réponse
est placée dans le dossier partagé et non envoyée aux différentes
personnes.
-
Retransmission
d'éléments à d'autres
utilisateurs
34
Lorsque vous recevez un message, un rendez-vous ou une tâche, vous pouvez faire
suivre cet élément à un ou à plusieurs utilisateurs. Vous pouvez aussi faire suivre
une référence de document. Par exemple, si vous ne présidez plus une association,
mais que vous recevez toujours des messages électroniques liés aux activités de
cette association, vous pouvez faire suivre ces éléments au nouveau président.
Gestion des éléments reçus
Lorsque vous retransmettez un élément, il est envoyé sous la forme d'une pièce
jointe à un message. Ce message comporte votre nom et, éventuellement, tout
commentaire supplémentaire.
Si vous recevez un rendez-vous, une note ou une tâche que vous voulez assigner à
un autre utilisateur, utilisez Déléguer. Lorsque vous déléguez un élément, son
expéditeur reçoit la notification que la responsabilité de cet élément a été déléguée
à un autre utilisateur.
1
Cliquez sur l'élément de votre boîte aux lettres que vous voulez faire suivre.
2
Cliquez sur Opérations Faire suivre.
3
Cliquez sur Adresse, puis sur l'onglet du carnet d'adresses que vous voulez
utiliser.
4
Cliquez deux fois sur l'utilisateur ou sur le groupe auquel vous voulez faire
suivre l'élément, puis cliquez sur OK.
5
Entrez un message dans la zone correspondante (facultatif).
6
Cliquez sur Envoyer.
Astuces
Si vous ne pouvez accepter un rendez-vous, une tâche ou une note, vous
pouvez déléguer l'élément plutôt que de le faire suivre. Le fait de le
déléguer fait apparaître l'état délégué dans la fenêtre Caractéristiques de
l'expéditeur, qui sait ainsi que vous avez délégué la responsabilité de cet
élément à une autre personne.
Modification du type
d'élément
-
Vous pouvez utiliser Passer à pour convertir un élément de votre boîte aux lettres
en un autre type d'élément. Vous pouvez ainsi convertir un message électronique
de votre boîte aux lettres en rendez-vous dans votre agenda. Le nouveau
rendez-vous contient toutes les informations du message pertinentes pour ce
rendez-vous (telles que la liste des destinataires principaux, de CC et de CM,
l'objet et le texte du message). Par défaut, tous les nouveaux éléments créés à l'aide
de Passer à sont des éléments personnels ; cependant, vous pouvez convertir un
élément personnel en un groupe d'éléments dans la boîte de dialogue Passer à.
Lorsque vous convertissez un message électronique ou téléphonique en un autre
type d'élément (tel qu'un rendez-vous ou une tâche), l'élément original est retiré de
votre boîte aux lettres et le nouvel élément est ajouté à l'emplacement approprié,
dans l'agenda par exemple.
Lorsque vous convertissez un élément, GroupWise affiche la vue par défaut de
l'élément sélectionnée dans Options d'environnement.
Conversion d'un élément de votre boîte aux lettres en un autre type d'élément
1 Dans votre boîte aux lettres, cliquez sur l'élément que vous voulez convertir.
Gestion des éléments reçus
35
2
Cliquez sur Editer Passer à.
3
Cliquez sur un type d'élément.
4
Saisissez les informations nécessaires.
5
Cliquez sur Envoyer.
Astuces
Vous pouvez cliquer sur Editer Passer à Suite pour convertir l'élément
personnel sélectionné en un élément de groupe, ou vice versa.
Conversion d'un élément de votre agenda en un autre type d'élément
1 Cliquez sur Fenêtre Vue Agenda pour ouvrir votre agenda.
2
Cliquez sur l'élément que vous voulez convertir dans la liste des rendez-vous,
des tâches ou des notes.
3
Faites glisser l'élément vers la liste correspondant au nouveau type d'élément
voulu.
Par exemple, faites glisser une tâche vers la liste des rendez-vous pour la
convertir en rendez-vous.
4
Spécifiez toute information complémentaire dans la vue de l'élément, puis
cliquez sur OK.
Astuces
Vous pouvez aussi appuyer sur Ctrl tout en faisant glisser l'élément pour le
copier.
Conversion d'un élément personnel en élément de groupe
1 Dans votre agenda, cliquez sur un élément personnel.
36
Gestion des éléments reçus
Délégation d'éléments
2
Cliquez sur Editer Passer à Suite.
3
Cliquez sur Groupe OK.
4
Saisissez toute information complémentaire, puis cliquez sur Envoyer.
-
Utilisez Déléguer lorsque vous recevez des rendez-vous, des tâches, etc. que vous
ne pouvez accepter. Par exemple, si vous recevez un rendez-vous à une réunion
concernant une activité dont vous n'êtes plus responsable, plutôt que de refuser le
rendez-vous, vous pouvez le déléguer. Vous pouvez déléguer des rendez-vous, des
tâches ou des notes. L'expéditeur verra à qui vous avez délégué l'élément dans la
fenêtre Caractéristiques de cet élément.
1
Dans la fenêtre principale, cliquez sur une tâche, sur une note ou sur un
rendez-vous.
2
Cliquez sur Opérations Déléguer.
3
Saisissez les noms d'utilisateur dans la zone d'adresse. Si vous n'êtes pas sûr de
l'orthographe, cliquez sur Adresse.
4
Saisissez tout autre commentaire à l'intention du destinataire.
5
Cliquez sur Envoyer.
6
Cliquez sur Oui si vous voulez que cet élément reste dans votre agenda.
ou
Cliquez sur Non si vous voulez que cet élément soit supprimé de votre agenda.
Gestion des éléments reçus
37
Planification
des rendez-vous de groupe
et des rendez-vous personnels
38
Gestion des éléments reçus
Planification des rendez-vous
La planification des rendez-vous, des tâches et des notes avec GroupWise® est
pratique. Vous pouvez effectuer une recherche de plages disponibles pour trouver
le moment auquel toutes les personnes et les ressources que vous souhaitez réunir
seront disponibles. Vous pouvez utiliser Rappel automatique pour planifier les
notes, les tâches ou les rendez-vous récurrents de manière rapide et facile.
Reportez-vous à Planification des rendez-vous récurrents dans Planification des
rendez-vous de groupe et des rendez-vous personnels pour plus d'informations sur
la fonction Rappel automatique. Vous pouvez aussi réserver un laps de temps pour
prévoir un rendez-vous personnel. Si vous souhaitez voir si quelqu'un a accepté
une tâche ou prévoit de se rendre à votre réunion, vous pouvez vérifier la présence
d'un état accepté ou décliné.
Planification d'un
rendez-vous
-
1
Cliquez sur
2
Dans les zones Dest., CC et CM, entrez le nom des personnes à inviter.
Insérez également tous les ID de ressource dans la zone Dest. Si vous ne
connaissez pas un des ID de ressource, cliquez sur Adresse.
3
Saisissez la description du lieu dans la zone Lieu.
4
Indiquez la date et l’heure de début, ainsi que la durée.
5
Entrez un objet et un message.
6
Cliquez sur Envoyer.
dans la barre d'outils.
Planification des rendez-vous
39
Astuces
Si la ressource que vous choisissez dans le carnet d'adresse est un lieu, sa
description apparaît dans la zone Lieu et son ID dans la zone Dest.
Si vous voulez vous assurer de la disponibilité des personnes et des
ressources prévues pour la réunion, effectuez une recherche de plages
disponibles. Reportez-vous à Vérification de la disponibilité de tous plus
bas dans cette section.
Si vous êtes en retard dans votre travail par rapport aux délais, si vous êtes
en congés ou si vous n'êtes pas disponible pour participer à une réunion
pour quelque raison que ce soit, planifiez un rendez-vous personnel au
moment concerné. Lorsqu’un autre utilisateur vous invite à un
rendez-vous, puis qu’il effectue une recherche de plages disponibles, il
peut savoir que vous n’êtes pas disponible à ces heures.
Pour afficher une autre vue de rendez-vous, (par exemple la vue
Rendez-vous personnel) chaque fois que vous cliquez sur
Options par défaut des vues.
-
Nouvelle planification
d’un rendez-vous
1
Dans la barre d'outils, cliquez sur
éléments sortants.
2
Cliquez sur les rendez-vous à planifier à nouveau.
3
Cliquez sur Opérations Réenvoyer.
4
Effectuez vos modifications, puis cliquez sur Envoyer.
5
Cliquez sur Oui pour retirer l'élément d'origine.
, utilisez
si votre boîte aux lettres n’affiche pas les
Astuces
Vous pouvez planifier à nouveau un rendez-vous si c'est vous qui l’avez
planifié à l’origine ou si vous possédez les droits de mandataire nécessaires
pour accéder à la boîte aux lettres de l’utilisateur l’ayant planifié.
-
Annulation d’un
rendez-vous
40
Pour déplacer un rendez-vous à une heure différente le même jour, ouvrez
votre agenda et faites glisser le rendez-vous vers la nouvelle heure.
1
Dans la barre d'outils, cliquez sur
éléments sortants.
2
Cliquez sur le rendez-vous que vous voulez annuler.
3
Cliquez sur Editer Supprimer.
Planification des rendez-vous
si votre boîte aux lettres n’affiche pas les
4
Cliquez sur toutes les boîtes aux lettres OK.
Astuces
Vous pouvez annuler un rendez-vous si vous l'avez planifié vous-même ou
si vous possédez les droits de mandataire nécessaires pour accéder à la
boîte aux lettres de l’utilisateur l’ayant planifié.
Planification d'un
rendez-vous personnel
Pour obtenir de l'aide sur une option de boîte de dialogue, cliquez sur
puis sur l'option.
,
-
1
Dans la barre d'outils, cliquez sur la flèche à droite de
Rendez-vous personnel.
2
Entrez un objet, un lieu (facultatif) et un message (facultatif).
3
Indiquez la date et l’heure de début, ainsi que la durée.
4
Cliquez sur OK.
, puis cliquez sur
Planification des rendez-vous
41
Astuces
Si vous êtes en retard dans votre travail par rapport aux délais, si vous êtes
en congés ou si vous n'êtes pas disponible pour participer à une réunion
pour quelque raison que ce soit, planifiez un rendez-vous personnel au
moment concerné. Lorsqu’un autre utilisateur vous invite à un rendez-vous
puis qu’il effectue une recherche de plages disponibles, il peut savoir que
vous n’êtes pas disponible à ces heures.
-
Planification d'un
rendez-vous personnel
depuis l'agenda
42
Une vue de rendez-vous personnel ne contient pas de zones Dest., CC ni
de zone CM. Le rendez-vous personnel est placé automatiquement dans
votre agenda.
La durée peut être indiquée en minutes, heures ou jours. Si vous partez en
vacances pour deux semaines, vous pouvez planifier un rendez-vous
personnel d'une durée de 14 jours pour couvrir toute cette période.
En ce qui concerne les rendez-vous de groupe et les rendez-vous
personnels, le fait d'avoir un rendez-vous prévu à une date donnée
n'empêche pas qu’un utilisateur planifie un autre rendez-vous au même
moment. Cela crée un conflit de planification. Les utilisateurs qui
effectuent une recherche de plages disponibles évitent ainsi de vous
attribuer des rendez-vous qui se chevauchent, bien qu'ils puissent le faire
s'ils le souhaitent.
1
Cliquez sur Fenêtre Vue Agenda.
2
Cliquez sur la date de votre choix, puis cliquez deux fois sur l'heure dans la
zone Rendez-vous.
3
Entrez un objet, un lieu (facultatif) et un message (facultatif).
4
Précisez la durée, puis cliquez sur OK.
Planification des rendez-vous
Astuces
Une vue de rendez-vous personnel ne possède pas de zones Dest., CC ni de
zone CM. Le rendez-vous personnel est placé automatiquement dans votre
agenda. Si vous avez modifié les options de date et d'heure de manière à ce
que votre zone de liste des rendez-vous ne soit pas affichée en mode plan,
vous devrez ajouter l'heure au rendez-vous lorsque la vue du rendez-vous
sera ouverte.
Vérification de la
disponibilité de tous
les participants
Pour afficher la vue des rendez-vous personnels lorsque vous planifiez des
rendez-vous depuis le menu Fichier, utilisez Options d'environnement.
-
Effectuez une recherche des plages disponibles pour trouver un moment où toutes
les personnes et les ressources que vous souhaitez planifier pour une réunion sont
disponibles. Vous pouvez aussi utiliser cette fonctionnalité dans GroupWise
Remote.
1
Lorsque vous créez un rendez-vous, spécifiez les noms d'utilisateur et les ID de
ressource dans la zone Dest. Si vous ne connaissez pas les ID de ressource,
cliquez sur Adresse.
2
Précisez le premier jour possible pour la réunion dans la zone Date de début.
3
Indiquez la durée de la réunion.
4
Cliquez sur Occupé.
Un emplacement vierge à côté du nom d'utilisateur ou de la ressource, dans l'onglet
Agendas individuels, indique que cet utilisateur ou cette ressource sont disponibles
à l’heure indiquée. Un emplacement vierge à côté d'une heure, dans l'onglet Plages
horaires disponibles, indique qu'aucun utilisateur n'est occupé à cette heure.
Planification des rendez-vous
43
5
Cliquez sur Sélection automatique pour choisir la première heure de réunion
disponible ou cliquez sur Sélection automatique jusqu'à ce que l'heure de
votre choix apparaisse. Cliquez ensuite sur OK pour transférer à nouveau les
utilisateurs, les ressources, l'heure et la durée choisis vers le rendez-vous que
vous étiez en train de programmer.
ou
Cliquez sur l'onglet Plages horaires disponibles pour obtenir les heures de
réunion possibles. Cliquez sur une heure pour la sélectionner, puis sur OK
pour transférer à nouveau les utilisateurs, les ressources, l'heure et la durée
choisis vers le rendez-vous que vous étiez en train de programmer.
6
Mettez le rendez-vous au point, puis envoyez-le.
Astuces
Vous pouvez cliquer sur une heure programmée figurant à côté d'un nom
d'utilisateur ou d'une ressource dans l'onglet Agendas individuels pour faire
apparaître plus d'informations sur ce rendez-vous dans la zone située
au-dessous. Cependant, pour que vous puissiez le faire, l'utilisateur ou le
propriétaire de la ressource doit vous avoir accordé des droits de lecture
des rendez-vous (dans la liste d’accès).
44
Planification des rendez-vous
Pour retirer un utilisateur ou une ressource de la liste Invitation à la
réunion après la recherche, cliquez sur l'onglet Plages horaires
disponibles, puis sur le nom de l'utilisateur ou sur la ressource à retirer.
Appuyez enfin sur Supprimer. Ceci est utile si vous avez entré plusieurs
salles de conférence lors de la recherche afin de trouver celle qui allait être
disponible : vous pouvez alors éliminer les autres.
Pour exclure un nom d'utilisateur ou une ressource de la recherche sans les
retirer de la zone Dest., cliquez sur l'onglet Plages horaires disponibles,
puis cochez la case située à côté de la ressource ou de l'utilisateur
concerné. Il peut être utile d'exclure une personne ou une ressource de la
recherche si cet utilisateur (tel le destinataire d'une CC) doit être invité à la
réunion, mais n'est pourtant pas obligé d'y assister. Pour inclure à nouveau
un nom d'utilisateur ou de ressource qui avait été exclu, cochez la case
correspondante. Si vous cliquez sur une heure programmée dans l'onglet
Plages horaires disponibles, une zone hachurée apparaît près de l'utilisateur
ou des utilisateurs de la liste Invitation à la réunion qui ne sont pas
disponibles à ce moment-là.
Astuces (suite)
Si vous voulez effectuer une recherche de plages disponibles avant de
programmer un rendez-vous, cliquez sur Outils Plages disponibles.
Indiquez les informations nécessaires dans une boîte de dialogue plutôt que
dans la vue du rendez-vous ; cliquez ensuite sur OK pour lancer la
recherche de plages disponibles. Lorsque vous avez trouvé une heure
convenant pour la réunion, cliquez sur le bouton Invitation à la réunion
pour transférer les informations dans une nouvelle vue de rendez-vous,
puis finalisez le rendez-vous comme à l’ordinaire.
Acceptation ou refus
des éléments
programmés
Pour obtenir de l'aide sur une option de boîte de dialogue, cliquez sur
puis sur l’option.
,
-
Lorsque vous recevez un rendez-vous, une tâche ou une note, il se peut que vous
ne puissiez l'accepter. Avec GroupWise, vous pouvez faire savoir à l'expéditeur
que vous acceptez ou que vous déclinez l'élément, et vous pouvez y ajouter des
commentaires supplémentaires. Vous pouvez aussi déléguer l'élément à un autre
utilisateur. L'expéditeur trouvera votre réponse en contrôlant le statut de l'élément.
1
Cliquez deux fois sur l'élément dans la boîte aux lettres pour l'ouvrir.
2
Cliquez sur Accepter ou sur Refuser.
3
Saisissez un commentaire (facultatif), puis cliquez sur OK.
4
Si un rappel automatique a été affecté à l’élément, vous recevez un message
après avoir accepté ou décliné l'élément. Cliquez sur Cette instance pour
accepter ou décliner cet élément avec rappel automatique. Cliquez sur Toutes
les instances pour en accepter ou en décliner toutes les occurrences.
Planification des rendez-vous
45
Astuces
En tant que propriétaire d'une ressource, vous pouvez accepter ou décliner
les demandes d'utilisation de cette ressource. Le propriétaire d'une
ressource peut aussi utiliser la commande Règles pour répondre
automatiquement aux demandes d'utilisation de ressources. Reportez-vous
à Création de règles dans Gestion de votre boîte aux lettres.
-
Spécification d'un
fuseau horaire pour
un rendez-vous
La fonction Fuseau horaire vous permet de programmer un rendez-vous destiné à
des personnes situées dans différents fuseaux horaires, mais qui doivent se réunir
au même endroit.
Normalement, GroupWise ajuste automatiquement l'heure des réunions en fonction
des fuseaux horaires des destinataires. Par exemple, si un utilisateur dans l'Utah
programme une réunion pour 10h00, l'heure indiquée à un destinataire en
Californie sera 9h00 et celle indiquée à un destinataire à New York sera 12h00, car
ces utilisateurs se trouvent dans des fuseaux horaires différents. Puisque
GroupWise ajuste l'heure, tous les utilisateurs concernés par la conférence
appelleront au même moment, bien que les heures locales soient différentes.
Utilisez la fonction Fuseau horaire lorsque vous ne voulez pas que GroupWise
ajuste l'heure d'une réunion au fuseau horaire des destinataires. Par exemple, si
vous vous trouvez dans le fuseau horaire Saskatchewan et que vous prévoyez
d’inclure des utilisateurs du fuseau horaire Montagnes (USA et Canada) à votre
rendez-vous, utilisez la fonction Fuseau horaire si ces utilisateurs se rendent
physiquement au rendez-vous au Saskatchewan. Cette fonction permet d'indiquer
l'heure réelle du Saskatchewan comme heure du rendez-vous dans l'agenda et les
boîtes aux lettres des destinataires.
46
1
Cliquez sur
2
Dans les zones Dest., CC et CM, saisissez le nom des utilisateurs ou des
ressources concernés par le rendez-vous.
3
Précisez le lieu, l'objet et le message dans les zones de texte appropriées.
4
Cliquez sur Opérations Sélectionner un fuseau horaire, puis cliquez sur la
liste déroulante Fuseau horaire. Sélectionnez le fuseau horaire du lieu du
rendez-vous, puis cliquez sur OK.
5
Indiquez la date et l’heure de début, ainsi que la durée du rendez-vous.
Planification des rendez-vous
dans la barre d'outils.
6
Cliquez sur Envoyer.
Astuces
Lorsque les utilisateurs que vous avez programmés avec la fonction Fuseau
horaire reçoivent le rendez-vous, un commentaire sur l'horaire apparaît
après l'objet lorsqu'ils consultent le rendez-vous dans leur boîte aux lettres.
Ainsi, si l'objet du rendez-vous est « Conférence marketing » et que le
fuseau horaire est celui du Saskatchewan, les utilisateurs obtiennent l’objet
et le commentaire suivant : Conférence marketing (Saskatchewan). Dans
l'agenda des utilisateurs, le lieu est suivi du fuseau horaire, plutôt que de
l'objet.
Planification de rendez-vous récurrents
Utilisez Rappel automatique pour planifier des tâches, des notes et des rendez-vous
récurrents. Par exemple, si vous êtes responsable de la programmation d'une
réunion de service bimensuelle, vous pouvez créer un rendez-vous avec rappel
automatique qui planifiera la réunion tout au long de l'année. Vous pouvez aussi
réserver une salle et un projecteur avec chaque rendez-vous.
Les rappels automatiques peuvent avoir lieu le même jour de la semaine (par
exemple, tous les lundis), les mêmes jours du mois (par exemple, les quinzième et
dernier jours), ou à toutes autres dates définies. Vous pouvez aussi utiliser le
rappel automatique pour planifier des activités irrégulières ou peu fréquentes, telles
que les congés.
Lorsque vous envoyez un élément avec rappel automatique, GroupWise fait une
copie de l’élément et place l’une des dates définies dans chaque copie. Ainsi, si
vous définissez cinq dates pour une activité, GroupWise en fait cinq copies et
programme une copie pour chaque date. Si vous envoyiez cet élément à d'autres
utilisateurs, vous auriez cinq éléments sortants et un rappel automatique à cinq
occurrences. En recevant cet élément, vous trouveriez cinq copies de l'élément
entrant dans votre boîte aux lettres, chacune correspondant à une date différente.
Il existe trois manières de créer un rappel automatique. Exemple vous permet de
planifier des activités le même jour de chaque semaine, de chaque mois ou
périodiquement. Dates vous permet de choisir certains jours dans un agenda
annuel. Formule vous permet d'entrer les informations de planification au format
texte.
Planification des
rappels automatiques
avec Exemple
-
1
Dans un rendez-vous, une tâche ou une note que vous planifiez, cliquez sur
Opérations Rappel automatique.
2
Cliquez sur l'onglet Exemple.
Planification de rendez-vous récurrents
47
3
Dans la zone de groupe Plage, indiquez les dates de début et de fin.
ou
Pour préciser un certain nombre d’occurrences plutôt qu’une plage, indiquez la
date de début, cliquez sur le menu local Fin. Sélectionnez ensuite
Occurrences, puis précisez le nombre d'occurrences.
4
Cliquez sur la liste déroulante Jours de la semaine, puis sur une option.
5
Cliquez sur les mois à programmer. Pour programmer tous les mois, cliquez
deux fois sur l’un d’entre eux.
6
Si vous avez cliqué sur Jours du mois, cliquez sur la liste déroulante Le,
choisissez une option, puis cliquez sur le numéro des jours à programmer (par
exemple, 1 et 15).
ou
Si vous avez cliqué sur Jours de la semaine, cliquez sur le chiffre ordinal situé
à côté du jour de la semaine concerné (par exemple, le 2ème mardi).
ou
Si vous avez cliqué sur Périodique, précisez une durée (par exemple, tous les
15 jours).
7
Cliquez sur OK.
Astuces
Utilisez Exemple ou Formule pour programmer des activités ayant lieu le
même jour de la semaine (par exemple tous les lundis), le ou les mêmes
jours du mois (par exemple, les quinzième et dernier jours) ou selon une
périodicité définie (par exemple tous les 14 jours).
-
Planification des
rappels automatiques
avec Dates
48
Si vous avez utilisé Formule ou Dates et que vous décidez de passer à
Exemple, cliquez sur l'onglet Exemple.
Pour supprimer les valeurs contenues dans la boîte de dialogue Rappel
automatique, cliquez sur Réinitialiser.
1
Dans un élément que vous êtes en train de programmer, cliquez sur
Opérations Rappel automatique.
2
Cliquez sur l'onglet Dates.
3
Cliquez sur les jours à programmer, puis sur OK.
Planification de rendez-vous récurrents
Astuces
Utilisez l'onglet Dates pour programmer un élément à des dates précises de
votre agenda annuel. Dates est utile lorsque vous planifiez des activités
irrégulières, telles que les congés.
Planification des
rappels automatiques
avec Formule
Pour passer rapidement à une autre année, cliquez sur le bouton de l'année,
entrez la nouvelle année, puis cliquez sur OK.
-
1
Dans un rendez-vous, une tâche ou une note que vous planifiez, cliquez sur
Opérations Rappel automatique.
2
Cliquez sur l'onglet Formule.
3
Dans la zone de groupe Plage, indiquez les dates de début et de fin.
ou
Pour préciser un certain nombre d’occurrences plutôt qu’une plage, indiquez la
date de début, cliquez sur le menu local Fin Occurrences, puis précisez le
nombre d'occurrences.
4
Entrez le texte de la formule, puis cliquez sur OK.
Astuces
Pour plus d'informations sur la procédure d’entrée du texte d'une formule,
reportez-vous à Utilisation des fonctions et des opérateurs des formules de
rappel automatique plus loin dans cette section.
Planification des
jours de décalage de
la semaine
Pour obtenir d'autres exemples ultérieurement, créez un rappel
automatique à l'aide de Exemple, puis cliquez sur l'onglet Formule.
Formule utilise la même syntaxe que WordPerfect® Office® 3.1.
-
Utilisez Jours de décalage pour planifier un rendez-vous, une note ou une tâche un
nombre de jours donné avant ou après un jour précis de la semaine.
1
Dans un rendez-vous, une tâche ou une note que vous planifiez, cliquez sur
Opérations Rappel automatique.
2
Cliquez sur l'onglet Exemple.
3
Dans la zone de groupe Plage, indiquez les dates de début et de fin.
4
Cliquez sur les mois à insérer. Pour inclure tous les mois, cliquez deux fois sur
l’un d’entre eux dans la zone de groupe Mois .
5
Cliquez sur un jour de la semaine (par exemple, mercredi).
6
Indiquez le nombre de jours de décalage, puis cliquez à deux reprises sur OK.
Planification de rendez-vous récurrents
49
Astuces
Vous pouvez par exemple vouloir programmer une réunion pour le lundi
suivant le premier dimanche de chaque mois (qui n’est pas forcément le
premier lundi du mois). Pour ce faire, ouvrez la boîte de dialogue Rappel
automatique, cliquez sur Jours de la semaine, puis sur 1er sur la ligne
Dimanche. Cliquez sur le bouton Dimanche, entrez 1, puis cliquez à deux
reprises sur OK.
-
Planification du
décalage des jours du
mois
Utilisez Jours de décalage pour planifier un rendez-vous, une note ou une tâche un
nombre de jours donné avant ou après un jour précis du mois.
1
Dans un rendez-vous, une tâche ou une note que vous planifiez, cliquez sur
Opérations Rappel automatique.
2
Cliquez sur l'onglet Exemple.
3
Dans la zone de groupe Plage, indiquez les dates de début et de fin.
4
Cliquez sur les mois à insérer.
Pour inclure tous les mois, cliquez deux fois sur l’un d’entre eux dans la zone
de groupe Mois .
5
Cliquez sur la liste locale Jours de la semaine, puis sélectionnez Jours du
mois.
6
Cliquez sur le bouton Dernier.
7
Indiquez le nombre de jours de décalage, puis cliquez à deux reprises sur OK.
Astuces
Voici un exemple d'utilisation des jours de décalage du mois. Si vous
souhaitez voir un rappel apparaître dans votre liste Notes l'avant dernier
jour de chaque mois, ouvrez la boîte de dialogue Rappel automatique, puis
cliquez sur Jours du mois. Cliquez deux fois sur n'importe quel jour pour
les sélectionner tous (Dim., Lun., Mar., etc.). Cliquez sur Dernier, puis sur
le bouton Dernier. Entrez -1, puis cliquez sur OK.
-
Utilisation des
fonctions et des
opérateurs de formule
de rappel automatique
50
Vous pouvez utiliser des fonctions et des opérateurs pour créer une formule de
rappel automatique. Souvenez-vous que vous pouvez créer le même type de rappel
automatique de manière simple et rapide à l'aide de l'onglet Exemple. L'onglet
Formule est fourni par souci de continuité et pour les personnes qui préfèrent créer
des rappels automatiques à l'aide de formules.
Planification de rendez-vous récurrents
Opérateurs de formule de rappel automatique
Un opérateur est un caractère ou un mot inséré dans une formule pour effectuer
une opération spécifique. Une priorité est attribuée à chaque opérateur, ce qui
signifie que lorsque la formule est évaluée, certaines opérations sont effectuées
avant d'autres.
Vous pouvez utiliser des opérateurs de regroupement pour regrouper les opérateurs
en fonction de leur priorité. Le tableau ci-dessous répertorie les opérateurs et leur
priorité. Des informations supplémentaires sur les opérateurs sont indiquées à la
suite du tableau.
Fonction
Un espace vide (Et de priorité élevée)
Plus ou signe +
Moins ou signe Dest. ou :
Toutes les. . .Lancement
Toutes les. . .Fin
Avant le
Le/Avant
Après le
Le/Après le
Près du
Près du/Après
Ou ou,
Priorité
1
2
2
3
4
4
5
5
5
5
5
5
6
Non ou !
Et ou & (priorité faible)
6
7
Opérateurs de regroupement ◆ Utilisez des parenthèses comme opérateurs
de regroupement pour modifier la priorité des opérateurs ou pour regrouper
des fonctions pour plus de clarté.
Par exemple, puisque l'opérateur Et de priorité élevée (un espace) a une
priorité supérieure à celle de l'opérateur Ou (une virgule), la formule
ci-dessous signifie que tous les jours programmés doivent être un mardi ou un
jeudi et doivent se trouver au mois de juillet ou au mois d'août.
Mar,Jeu jul,aoû
En d'autres termes, la formule a la même signification que si des parenthèses
étaient insérées comme suit :
(Mar,Jeu) (jul,aoû)
Examinons maintenant la formule suivante :
(Mar),(Jeu jul),(aoû)
Planification de rendez-vous récurrents
51
Cette formule permet de programmer tous les mardis, tous les jeudis du mois
de juillet et tous les jours du mois d'août. Remarquez le changement de
signification lorsque l'on insère des parenthèses, comme dans la formule
ci-dessous.
(Mar,Jeu) (jul,aoû)
Dans la formule précédente, tous les jours programmés doivent être un mardi
ou un jeudi, au mois de juillet ou au mois d'août. Le résultat final est que seuls
les mardis et jeudis du mois de juillet et du mois d’août sont programmés.
Et de priorité élevée ◆ Un espace entre deux fonctions joue le rôle
d'opérateur Et, ce qui signifie que les deux fonctions doivent être vraies. Par
exemple, 25 signifie le 25ème jour de tous les mois de toutes les années. Mais
25 oct signifie que tous les jours programmés doivent tomber le 25ème jour du
mois et doivent être en octobre. Quant à 25 oct 1997, cela signifie que tous les
jours programmés doivent tomber le 25ème jour du mois en octobre et en
1997.
Opérateurs de décalage ◆ Vous pouvez utiliser un opérateur de décalage
positif (+ ou le mot Plus) ou un opérateur de décalage négatif (- ou le mot
Moins) pour ajouter un décalage relatif à une fonction ou à une instruction.
Par exemple, pour programmer une activité trois jours avant le premier jeudi
de février, tous les ans, vous pouvez entrer la formule suivante :
Jeu(1) fév-3
Plage ◆ L'opérateur de plage (: ou à.) fonctionne comme une série
d'opérateurs Ou (reportez-vous à Ou dans cette section) placés entre chaque
élément (jour, mois, etc.) de la plage.
Ainsi, si vous voulez programmer le 15ème jour de chaque mois, mais
uniquement si ce jour est en semaine, vous pouvez entrer l'une ou l'autre des
formules suivantes :
15&lun:ven
15(lun:ven)
Cette formule signifie que tous les jours programmés doivent tomber le 15ème
jour du mois et doit être compris entre le lundi et le vendredi. Une autre
manière de décrire cette formule est que tous les jours programmés doivent
tomber le 15ème jour du mois et doivent être un lundi, un mardi, un mercredi,
un jeudi ou un vendredi.
Opérateurs de périodicité ◆ Les trois opérateurs de périodicité sont Toutes
les, Lancement et Fin. Combinez l'utilisation de Toutes les, Lancement et / ou
Fin pour programmer des jours à intervalles réguliers, commençant à une date
précise et/ou finissant à une date précise. Supposons par exemple que vous
vouliez programmer une réunion une fois par semaine en commençant le 3
mars 1997, jusqu'au 11 juin 1997. Vous pouvez utiliser la formule suivante :
52
Planification de rendez-vous récurrents
chaque 7 lancement 3 mar 1997 fin 11 jun 1997
Cette formule programmera une réunion tous les sept jours, entre le 3
mars1997 et le 11 juin 1997. La date de commencement est toujours le premier
jour programmé et la date de fin n'est programmée que si elle tombe à
l'intervalle indiqué par Toutes les. Si vous n'utilisez ni l'opérateur Lancement,
ni l'opérateur Fin, les dates de commencement et de fin sont la première ou la
dernière date du fichier agenda.
Examinons par exemple la formule suivante :
chaque 7 lancement 3 mar 1997
Cette formule programme une réunion tous les sept jours entre le 3 mars 1997
et le dernier jour du fichier agenda. La commande Toutes les fonctionne avec
un nombre allant jusqu'à 30. Ainsi, chaque 45 lancement 3 mar 1997 n'est pas
une formule valide.
Opérateurs relatifs ◆ Les six opérateurs relatifs sont Avant le, Le/Avant le,
Après le, Le/Après le, Près du et Le/Près du. Utilisez ces opérateurs pour
programmer des jours par rapport à une date donnée. Par exemple, pour
programmer le lundi le plus proche du 6 novembre de toutes les années, vous
pouvez entrer la formule suivante :
lun le/vers 6 nov
Si vous devez programmer le premier mardi après le 6 novembre 1997, vous
pouvez entrer la formule suivante :
mar après 6 nov 1997
Ou ◆ Vous pouvez utiliser l'opérateur Ou (ou le mot Ou) pour indiquer que
l'une ou l'autre des fonctions ou des instructions doivent être vraies afin de
programmer des jours.
Par exemple, pour programmer un rendez-vous le 15ème jour de chaque mois
de l'année 1997, uniquement s’il s’agit d’un mardi ou d’un jeudi , entrez la
formule suivante :
15 1990 (mar,jeu)
Non ◆ Lorsqu'il est placé avant une fonction, l'opérateur Non (! ou le mot
non) nie cette fonction.
Ainsi, si vous voulez programmer tous les jours de janvier 1997, sauf les
mardis et les jeudis, vous pouvez utiliser la formule suivante :
jan 1997 !mar !jeu
Et de faible priorité ◆ Comme un espace, l'opérateur Et de faible priorité (&
ou le mot Et) placé entre deux fonctions indique qu’elles doivent être vraies.
Cependant, le Et de faible priorité a la priorité la plus faible de tous les
opérateurs.
Examinons, par exemple, la formule suivante :
Planification de rendez-vous récurrents
53
mar,jeu jul,aoû
Cette formule signifie que les jours programmés doivent être un mardi ou un
jeudi, en juillet ou en août. Cependant, supposons que vous vouliez remplacer
le Et de priorité élevé (un espace) par un Et de faible priorité, comme dans la
formule suivante :
Mar,Jeu et jul,aoû
Cette formule-ci indique que les jours programmés doivent être un mardi ou un
jeudi, en juillet ou en août. Dans la première formule, l'opérateur Et est évalué
avant les opérateurs Ou. Dans la seconde formule, l'opérateur Et est évalué
après les opérateurs Ou.
Fonctions des formules de rappel automatique
Utilisez les fonctions de rappel automatique énumérées ci-dessous pour
programmer des jours spécifiques de la semaine, du mois ou de l'année. Vous
devez utiliser l'orthographe exacte des fonctions. Par exemple, GroupWise sait lire
« mar », mais non « Mard.» GroupWise ne distingue pas les majuscules des
minuscules.
Jour de la semaine ◆ Par exemple, mar programme tous les mardis.
Jour du mois ◆ Par exemple, le numéro 3 programme le 3ème jour du mois.
De même, le mot dernier programme le dernier jour du mois.
Jour de l'année ◆ Par exemple, 35 programme le trente-cinquième jour de
l'année.
Mois de l'année ◆ Par exemple, jan programme tous les jours de janvier.
Année ◆ Par exemple, 1997 programme tous les jours de 1997.
Jours ouvrables du mois ◆ Par exemple, mar (1) programme le premier mardi
du mois. De même, dim(dernier) programme le dernier dimanche du mois et
ven(dernier-1) programme l'avant dernier vendredi du mois.
54
Planification de rendez-vous récurrents
Utilisation
de votre agenda
Planification de rendez-vous récurrents
55
Utilisation de votre agenda quotidien
Utilisez l'agenda pour organiser votre emploi du temps. Vous pouvez visualiser
vos rendez-vous, vos tâches et vos notes, les lire à partir de votre agenda, les
sauvegarder et les imprimer dans une grande variété de formats.
Vous pouvez même imprimer votre emploi du temps aux formats de l'agenda
Franklin Day Planner®, et gagner ainsi du temps et vous éviter bien des efforts lors
de la coordination de votre agenda GroupWise® avec votre agenda Franklin Day
Planner. Pour obtenir plus d’informations sur l'impression de votre programme,
reportez-vous à Impression des éléments de votre boîte aux lettres dans Gestion de
votre boîte aux lettres.
-
Affichage de votre
agenda
GroupWise met à votre disposition trois méthodes d’organisation de vos agendas
permettant de visualiser vos rendez-vous, vos tâches et vos notes selon divers
modes d'affichage. Vous pouvez ainsi consulter vos éléments planifiés, et organiser
et mettre en évidence les informations les plus importantes.
Vue d'agenda
Vous pouvez visualiser tous les éléments GroupWise que vous avez planifiés sous
forme de vues quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles ou annuelles ou dans
d'autres formats spécialisés que vous pouvez indiquer. Reportez-vous à
Changement de vue de l’agenda plus loin dans cette section. Vous pouvez
également spécifier une autre vue d'agenda par défaut dans Options. Reportez-vous
à Définition des options de GroupWise dans Personnalisation de GroupWise.
1
56
Cliquez sur Fenêtre Vue Agenda pour ouvrir une fenêtre distincte contenant
une vue d'agenda.
Utilisation de votre agenda quotidien
Dossier Agenda
Vous pouvez trouver tous vos éléments GroupWise planifiés à cet endroit sans
qu'il soit nécessaire d'ouvrir d'autre fenêtre.
1
Cliquez sur Agenda dans la zone Liste des dossiers.
2
Cliquez sur Visualiser Détails si vous souhaitez visualiser vos éléments
planifiés dans une liste.
Sous forme d'agenda
Cette méthode d'affichage de votre agenda est utile si vous stockez tous vos
rendez-vous ou d'autres éléments concernant un projet ou un client spécifique dans
un dossier et que vous souhaitez voir l’agenda relatif à ce projet uniquement.
Lecture d'un élément
dans votre agenda
1
Cliquez sur le dossier d’un projet dans la liste des dossiers.
2
Cliquez sur Visualiser Sous forme d'agenda pour afficher tous les éléments
planifiés et acceptés qui ont été sauvegardés dans ce dossier.
1
Cliquez sur Fenêtre Vue Agenda.
2
Cliquez deux fois sur l'élément que vous désirez lire.
-
Astuces
Vous pouvez changer le format de la vue d'agenda et accéder à une vue
quotidienne, hebdomadaire ou annuelle. Reportez-vous à Changement de
vue de l’agenda plus loin dans cette section. Vous pouvez lire un élément
dans toutes les vues de l'agenda, excepté la vue annuelle.
Sauvegarde d'un
élément dans votre
agenda
-
1
Cliquez sur Fenêtre Vue Agenda pour ouvrir l'agenda.
2
Cliquez sur l'élément que vous souhaitez sauvegarder, puis sélectionnez
Fichier Sauvegarder sous.
Utilisation de votre agenda quotidien
57
3
Dans la zone de texte Sauvegarder le fichier sous, entrez un nom de fichier
pour cet élément.
4
Pour sauvegarder l'élément dans un répertoire différent de celui apparaissant
dans la zone de texte Répertoire actuel, cliquez sur Parcourir, puis
sélectionnez une unité et un dossier. Cliquez ensuite sur OK.
5
Si vous voulez que GroupWise vous invite à remplacer un fichier existant par
le même nom, cliquez sur la case à cocher Indiquer les conflits de noms de
fichier.
6
Cliquez sur Sauvegarder, puis sur Fermer.
Astuces
Lorsque vous sauvegardez un élément d'agenda, GroupWise propose un
nom de fichier d’après son objet et ajoute l’extension .MLM. Vous pouvez
utiliser ce nom ou en entrer un autre dans la zone de texte Sauvegarder le
fichier sous.
-
Changement de vue
de l'agenda
1
Pour sauvegarder des éléments, vous pouvez également cliquer dessus
avec le bouton droit de la souris. Cliquez ensuite sur Sauvegarder sous
pour ouvrir la boîte de dialogue de sauvegarde.
Cliquez sur la flèche à droite de
sur une vue.
dans la barre d'outils. Cliquez ensuite
Astuces
Vous pouvez changer la vue de l'agenda et afficher une vue annuelle, un
agenda hebdomadaire, une vue du programme d’un projet, etc.
-
-
Vous pouvez spécifier une autre vue d'agenda dans Options. Reportez-vous
à Définition des options de GroupWise dans Personnalisation de
GroupWise.
Changement du
premier jour de la
semaine dans votre
agenda
1
Cliquez sur Outils Options.
2
Cliquez deux fois sur Date & Heure, puis une fois sur l'onglet Agenda.
3
Sélectionnez un jour, puis cliquez sur OK.
Affichage d'une autre
date dans l'agenda
1
Cliquez sur Fenêtre Vue Agenda pour ouvrir une vue d'agenda.
58
Utilisation de votre agenda quotidien
2
Pour afficher une date différente de celle(s) affichée(s) dans la vue d'agenda,
cliquez sur la date voulue.
ou
Cliquez sur Visualiser Aller à la date, spécifiez une date, puis cliquez sur
OK.
3
Si vous voulez revenir à la date du jour, cliquez sur Visualiser Aller à
Aujourd'hui.
Astuces
Utilisez Aller à la date pour visualiser le programme d'une journée non
visible dans votre agenda.
Certaines vues ne permettent pas de se reporter à une autre date. Par
exemple, une vue n'affichant qu'une liste de tâches n'est pas liée à une date
spécifique.
Paramétrage des alarmes pour les éléments de l'agenda
GroupWise peut déclencher une alarme pour vous signaler l’imminence d’un
rendez-vous. Vous pouvez également choisir d'ouvrir un fichier ou d'exécuter un
programme lors du déclenchement de l’alarme. Par exemple, vous pouvez définir
un rendez-vous pour sauvegarder vos fichiers lorsque vous ne vous trouvez pas sur
votre lieu de travail et que votre ordinateur est sous tension.
Dans Options, vous pouvez spécifier un paramètre par défaut déclenchant
automatiquement une alarme chaque fois que vous acceptez un rendez-vous.
IMPORTANT : Notify doit être ouvert ou réduit en icône pour que l'alarme puisse
être déclenchée.
Paramétrage d'une
alarme
-
1
Dans votre boîte aux lettres ou dans votre agenda, cliquez sur un rendez-vous.
2
Cliquez sur Opérations Définir Alarme.
3
Indiquez combien de temps (en heures ou en minutes) avant le rendez-vous
vous souhaitez déclencher l'alarme. Cliquez ensuite sur OK.
Paramétrage des alarmes pour les éléments de l'agenda
59
Astuces
Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur le
rendez-vous, puis cliquer sur Définir une alarme pour paramétrer une
alarme.
-
Paramétrage de la
durée séparant le
déclenchement de
l’alarme de l’activité
Si l'option Définir une alarme est grisée, vérifiez que l'heure du
rendez-vous n’a pas été dépassée.
Dans Options, vous pouvez activer automatiquement une alarme chaque
fois que vous acceptez un rendez-vous. Reportez-vous à Définition des
options de GroupWise dans Personnalisation de GroupWise.
Vous pouvez spécifier le chemin d'accès d’une application à ouvrir lorsque
l'alarme est déclenchée.
1
Cliquez sur Outils Options.
2
Cliquez deux fois sur Date & Heure, sélectionnez l'onglet Agenda, puis
cliquez sur Activer l'alarme sur acceptation.
3
Spécifiez combien de temps (en heures et en minutes) avant une activité vous
souhaitez déclencher l’alarme.
4
Cliquez sur OK.
Astuces
60
Pour obtenir de l'aide sur une boîte de dialogue, cliquez sur
l'option.
Paramétrage des alarmes pour les éléments de l'agenda
, puis sur
Gestion de votre
boîte aux lettres
Paramétrage des alarmes pour les éléments de l'agenda
61
Utilisation de la liste des dossiers
Servez-vous des dossiers pour stocker et organiser des éléments entrants et sortants
comme les rendez-vous, les notes, les tâches, les références de documents et les
messages électroniques ou téléphoniques dans votre boîte aux lettres. Vous pouvez
ainsi regrouper tous les éléments associés à une tâche précise. La liste des dossiers
d’un utilisateur a généralement l’apparence suivante :
Tous les dossiers de votre fenêtre principale sont des sous-dossiers du dossier
utilisateur. Le dossier utilisateur représente votre base de données utilisateur et
contient toutes vos informations GroupWise®. Le dossier utilisateur contient la
boîte aux lettres, un dossier Eléments envoyés, l’agenda, un dossier Liste des
tâches, le dossier Travail en cours, votre armoire (contenant tous vos dossiers
personnels), et la corbeille. Vous pouvez organiser des éléments de vos dossiers en
les déplaçant ou en les liant. Lorsque vous déplacez un élément à l’intérieur d’un
dossier, il est placé à un autre endroit. Lorsque vous liez un élément à un dossier,
cet élément existe toujours dans le dossier d’origine et apparaît également dans le
nouveau dossier. Si vous apportez des modifications à un élément lié, ces
modifications sont répercutées dans les autres dossiers.
Vous avez la possibilité de définir un ensemble de caractéristiques différent pour
chacun des dossiers de votre liste. Ces caractéristiques permettent notamment de
spécifier les colonnes affichées dans la liste d’éléments, le classement et la taille de
ces colonnes, leur ordre de tri et la présentation des éléments par détails ou par
suivi de discussion.
Vous pouvez créer un nombre illimité de paramètres d’affichage et les appliquer
aux dossiers souhaités dans votre liste. Par exemple, vous pouvez utiliser un
paramètre d’affichage pour la plupart de vos dossiers et n’appliquer des paramètres
d’affichage spéciaux qu’à certains dossiers personnels.
Vous pouvez stocker des éléments en cours dans un dossier prédéfini, intitulé
Travail en cours. Reportez-vous à Sauvegarde des éléments de votre boîte aux
lettres dans Gestion de votre boîte aux lettres. Vous avez également la possibilité
de rendre des dossiers publics en les partageant. Reportez-vous à Utilisation des
dossiers partagés dans Gestion de votre boîte aux lettres.
62
Utilisation de la liste des dossiers
Attribution de
nouveaux noms aux
dossiers
-
1
Dans la fenêtre principale, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le
dossier à renommer, puis cliquez sur Renommer.
2
Saisissez le nouveau nom à attribuer au dossier.
Astuces
Vous ne pouvez pas renommer les dossiers Agenda, Boîte aux lettres,
Travail en cours et Corbeille.
Suppression de
dossiers
-
1
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier à supprimer, puis
cliquez sur Supprimer.
2
Sélectionnez Eléments uniquement ou Dossier(s) et éléments OK.
Astuces
Vous ne pouvez pas supprimer les dossiers Agenda, Boîte aux lettres,
Travail en cours et Corbeille.
Création de dossiers
Pour supprimer un dossier partagé, cliquez dessus avec le bouton droit de
la souris, puis cliquez sur Supprimer Oui.
-
1
Dans la liste des dossiers, cliquez sur Fichier Nouveau Dossier.
2
Saisissez un nom à attribuer au nouveau dossier.
3
Cliquez sur Haut, Bas, Droite ou Gauche pour placer le dossier à l’endroit
souhaité dans la liste des dossiers, puis cliquez sur Suivant.
4
Saisissez la description du dossier, puis cliquez sur Terminer.
Astuces
Si, après avoir créé un dossier, vous décidez de le déplacer, il suffit de le
faire glisser vers un nouvel emplacement dans la liste des dossiers.
Déplacement d’un
élément vers un autre
dossier
-
1
Faites glisser un élément figurant dans la liste d’éléments vers le dossier
souhaité.
Utilisation de la liste des dossiers
63
Astuces
Pour supprimer toutes les liaisons d’un élément lorsque vous le déplacez,
maintenez la touche Alt enfoncée tout en le faisant glisser vers un dossier.
L’élément est supprimé de tous les dossiers auxquels il était lié, et n’est
placé que dans un seul dossier.
-
Stockage des
éléments dans
plusieurs dossiers
Pour lier un élément à un autre dossier et conserver une copie dans le
dossier d’origine, maintenez la touche Ctrl enfoncée tout en faisant glisser
l’élément sur un autre dossier.
1
Cliquez sur un élément de la boîte aux lettres.
2
Cliquez sur Editer Déplacer/Lier à des dossiers.
3
Cochez chacune des cases correspondant aux dossiers dans lesquels vous
souhaitez placer l’élément.
4
Cliquez sur Liaison.
Astuces
La suppression de l’élément d’origine n’entraîne pas la suppression de ses
copies stockées dans les autres dossiers.
Cliquez sur Supprimer les anciennes liaisons pour supprimer un élément
de tous les dossiers auxquels il était lié et pour le placer dans un nouveau
dossier.
Dans la fenêtre principale, maintenez la touche Alt enfoncée tout en faisant
glisser un élément vers un dossier, de façon à placer cet élément dedans.
L’élément est supprimé de tous les dossiers auxquels il était lié et n’est
placé que dans un seul dossier.
Dans la fenêtre principale, maintenez la touche Ctrl enfoncée tout en
faisant glisser un élément sur un dossier, de façon à lier l’élément à ce
dernier.
Utilisation des dossiers partagés
Vous pouvez rendre publics des dossiers personnels de votre armoire en les
partageant. Par exemple, vous pouvez partager un dossier pour permettre à tous les
membres de votre service d’y placer et d’y visualiser des éléments GroupWise tels
que des messages électroniques, des documents, etc. Vous avez la possibilité de
choisir les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le dossier et de
spécifier les droits octroyés à chacun de ces utilisateurs. Les utilisateurs peuvent
64
Utilisation des dossiers partagés
ainsi envoyer des messages au dossier partagé, faire glisser des éléments existants
dans le dossier et créer des suivis de discussion.
Le contenu d’un dossier partagé a généralement l’apparence suivante :
Si vous utilisez GroupWise Remote, les modifications apportées aux dossiers
partagés sont mises à jour lorsque vous vous connectez au système GroupWise
principal. Par exemple, si vous ajoutez un élément à un dossier partagé à partir de
votre boîte aux lettres Remote, les membres de votre bureau ne pourront le voir
dans le dossier partagé qu’une fois que vous vous êtes connecté au système
GroupWise principal.
Partage d’un dossier
avec d’autres
utilisateurs
GroupWise
-
1
Dans la fenêtre principale, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le
dossier à partager, puis cliquez sur Partage.
2
Sélectionnez Partagé avec.
3
Dans la zone Nom, saisissez les premières lettres du nom d’un utilisateur.
4
Lorsque le nom de l’utilisateur apparaît dans la zone, cliquez sur Ajouter un
utilisateur pour placer l’utilisateur dans la liste Partager.
5
Sélectionnez les options d’accès que vous souhaitez attribuer à cet utilisateur.
Utilisation des dossiers partagés
65
6
Répétez les étapes 3 à 5 pour chacun des utilisateurs avec lesquels vous
souhaitez partager ce dossier.
7
Cliquez sur OK.
Astuces
Pour affecter au dossier une fonction précise, vous pouvez définir de
nouveaux paramètres d’affichage. Par exemple, si le dossier est destiné aux
discussions partagées, présentez les éléments par suivi de réponse et les
éléments envoyés et reçus. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le
dossier puis cliquez sur Caractéristiques Afficher.
-
Envoi d’un élément
vers un dossier
partagé
1
Dans la liste des dossiers, cliquez sur le dossier partagé pour l’ouvrir.
2
Cliquez sur Fichier Nouveau Discussion.
3
Saisissez l’objet du nouvel élément.
4
Tapez votre message.
5
Cliquez sur OK.
Astuces
Pour répondre à un élément existant dans un dossier partagé, ouvrez
l’élément, cliquez sur Répondre, sélectionnez une option de réponse,
puis cliquez sur OK.
Seul l’auteur d’un document est en mesure d’envoyer la référence du
document à un dossier partagé ; si tel n’est pas votre cas, l’auteur doit vous
octroyer des droits de partage pour ce document.
Vous avez la possibilité de joindre des fichiers à des rubriques partagées
pour permettre à d’autres d’accéder aisément à ces fichiers. Reportez-vous
à Fichiers joints dans Recherche d’éléments dans votre boîte aux lettres.
Exécution de Notify
Notify vous informe de la présence d’éléments entrants, de l’ouverture de vos
éléments sortants, ou de l’imminence d’un rendez-vous. Quatre méthodes
permettent à Notify de vous communiquer ces informations : un signal sonore, une
boîte de dialogue, une petite icône ou le lancement d’une application.
Vous pouvez recevoir des alarmes et des notifications pour un autre utilisateur si
celui-ci vous a octroyé ces droits dans la liste d’accès. Reportez-vous à Octroi de
66
Exécution de Notify
droits d’accès à votre boîte aux lettres à d’autres utilisateurs dans Gestion de
votre boîte aux lettres.
Notify est installé dans le même dossier que GroupWise lorsque vous exécutez le
programme d’installation de GroupWise. L’exécution de Notify s’effectue en
arrière-plan lorsque vous utilisez d’autres programmes. Lorsque Notify est exécuté,
une icône en forme de globe
Démarrage de Notify
apparaît dans la barre des tâches de Windows®.
-
1
Dans la barre des tâches de Windows, cliquez sur Démarrer Programmes GroupWise 5 GroupWise Notify.
Astuces
Pour faciliter l’accès à Notify, créez un raccourci sur le bureau de
Windows.
Lecture d’un élément
à partir de Notify
-
1
Lorsque la boîte de dialogue Notification apparaît, cliquez sur Lire.
Astuces
Si la boîte de dialogue Notification n’apparaît pas lorsque vous recevez
une notification, cliquez avec le bouton droit de la souris sur
dans la
barre des tâches de Windows, puis cliquez sur Lire les messages.
Si vous souhaitez qu’une boîte de dialogue Notification apparaisse à
l’écran lorsque vous recevez une notification, cliquez avec le bouton droit
de la souris sur
dans la barre des tâches de Windows (Notify doit être
en cours d’exécution). Cliquez ensuite sur Options, puis sur l'onglet
Notification. Vérifiez que l’option Afficher la boîte de dialogue est bien
sélectionnée pour les types d’éléments et les priorités souhaités.
Désactivation de la
notification
-
1
Assurez-vous que Notify est exécuté.
2
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur
Windows, puis cliquez sur Quitter.
dans la barre des tâches de
Exécution de Notify
67
-
-
Choix de la fréquence
de récupération des
nouveaux éléments
Choix du mode de
notification du
changement d’état
des messages
sortants
1
Assurez-vous que Notify est exécuté.
2
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur
Windows, puis cliquez sur Options.
3
Entrez une valeur en minutes dans la zone Récupérer les messages toutes les.
1
Assurez-vous que Notify est exécuté.
2
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur
Windows, puis cliquez sur Options.
3
Cliquez sur l’onglet Etat renvoyé.
4
Cliquez sur l’option Utiliser les mêmes paramètres pour tous les types pour
la désactiver.
5
Cliquez sur la liste déroulante Paramètres pour, puis cliquez sur le type
d’élément pour lequel vous souhaitez effectuer des sélections.
6
Cliquez sur le mode de notification choisi pour les différents changements
d’état de ce type d’élément.
dans la barre des tâches de
dans la barre des tâches de
Astuces
Laissez l’option Utiliser les mêmes paramètres pour tous les types
sélectionnée si vous souhaitez être averti de la même façon pour tous les
types d’éléments.
-
Choix du mode de
notification de la
présence d’éléments
dans votre boîte aux
lettres
68
Exécution de Notify
1
Assurez-vous que Notify est exécuté.
2
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur
Windows, puis cliquez sur Options.
3
Cliquez sur l’onglet Notification.
4
Cliquez sur l’option Utiliser les mêmes paramètres pour tous les types pour
la désactiver.
5
Cliquez sur la liste déroulante Paramètres pour, puis sur le type d’élément
pour lequel vous souhaitez effectuer des sélections.
6
Cliquez sur le mode de notification choisi pour les différents niveaux de
priorité de ce type d’élément.
dans la barre des tâches de
Astuces
Laissez l’option Utiliser les mêmes paramètres pour tous les types
sélectionnée si vous souhaitez être averti de la même façon pour tous les
types d’éléments.
Notification de
réception des
messages d’un autre
utilisateur
-
Lorsque vous démarrez GroupWise, vous êtes automatiquement abonné à Notify.
Pour vous abonner aux notifications d’un autre utilisateur, procédez de la façon
suivante :
1
Dans la fenêtre principale, cliquez sur Outils Options.
2
Cliquez deux fois sur Confidentialité, puis cliquez sur l'onglet Notification.
3
Saisissez le nom d’un utilisateur dont vous allez devenir le mandataire.
4
Cliquez sur Ajouter un utilisateur.
5
Assurez-vous que les options S'abonner aux notifications et S'abonner aux
alarmes sont bien sélectionnées.
6
Cliquez sur OK.
Exécution de Notify
69
Astuces
Notify doit être exécuté pour que vous puissiez recevoir les notifications
des alarmes, des éléments entrants ou du changement de l’état renvoyé des
éléments sortants.
Vous ne pouvez recevoir les notifications d’un autre utilisateur que s'il
vous a octroyé des droits de mandataire ainsi que les droits appropriés dans
sa liste d’accès. Reportez-vous à Octroi de droits d’accès à votre boîte aux
lettres à d’autres utilisateurs dans Gestion de votre boîte aux lettres.
Vous ne pouvez pas recevoir les notifications d’un autre utilisateur s'il
appartient à un bureau de poste différent du vôtre.
Archivage des éléments dans votre boîte aux lettres
Utilisez la commande Archiver pour sauvegarder les messages électroniques ou
téléphoniques, les rendez-vous, les notes ou les tâches dans une base de données
spécifiée sur une unité locale. L’archivage des éléments permet d’économiser
l’espace disponible sur le réseau et d’éviter tout risque d’encombrement de votre
boîte aux lettres. Par exemple, si votre boîte aux lettres contient des éléments
importants mais inutiles dans le cadre de votre travail en cours, vous pouvez les
archiver. Vous avez la possibilité de visualiser à tout moment les éléments
archivés. Vous pouvez aussi récupérer un élément quelconque archivé. L’archivage
d’un élément envoyé empêche le suivi de son état. La fonction Archiver n’est pas
disponible dans Remote.
-
Archivage d’un
élément dans votre
boîte aux lettres
70
1
Si vous ne l’avez pas déjà fait, spécifiez le chemin d’archivage dans la zone
Emplacement de fichier de la boîte de dialogue Environnement.
2
Dans votre boîte aux lettres, sélectionnez les éléments à archiver.
3
Cliquez sur Opérations Archiver.
Archivage des éléments dans votre boîte aux lettres
Astuces
Lorsque vous archivez un élément envoyé, vous n’avez plus la possibilité
de suivre son état.
La fonction Archiver n’est pas disponible dans Remote.
Visualisation
d'éléments archivés
1
Dans la fenêtre principale, cliquez sur Fichier Ouvrir les archives.
Récupération
d’éléments archivés
1
Cliquez sur Fichier Ouvrir les archives.
2
Cliquez sur l’élément que vous souhaitez désarchiver, puis sur Opérations Archiver.
3
Cliquez sur Fichier Ouvrir les archives pour revenir à la fenêtre principale.
-
-
Astuces
Les messages désarchivés sont automatiquement placés dans le dossier à
partir duquel ils ont été archivés. Si ce dossier a été supprimé, GroupWise
en crée un nouveau.
Archivage
automatique des
éléments
-
1
Cliquez sur Outils Options.
2
Cliquez deux fois sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Vider la
corbeille.
3
Sélectionnez Archivage automatique après pour le type d’élément choisi.
4
Spécifiez le nombre de jours après lesquels l’élément doit être
automatiquement archivé, une fois distribué ou effectué.
Archivage des éléments dans votre boîte aux lettres
71
5
Cliquez sur OK.
Impression des éléments de votre boîte aux lettres
Utilisez la commande Imprimer pour imprimer un ou plusieurs éléments à partir de
votre boîte aux lettres ou de votre agenda, ainsi que les éventuelles pièces jointes.
Vous avez également la possibilité d’imprimer un élément en cours de lecture ou
de création. Configurez votre imprimante via la rubrique Imprimantes du Panneau
de configuration de Windows.
Utilisez Imprimer l’agenda pour imprimer des rendez-vous, des tâches et des notes
avec une mise en forme et des formats de page différents. Par exemple, vous
pouvez imprimer un agenda quotidien comportant tous vos rendez-vous, ou un
agenda hebdomadaire indiquant tous vos rendez-vous et toutes vos tâches.
Deux méthodes permettent de coordonner votre agenda Franklin Day Planner et
votre agenda GroupWise. Vous avez la possibilité d’imprimer votre emploi du
temps sur du papier vierge en différents formats, que vous pouvez ajuster en
fonction de votre agenda ; vous pouvez également imprimer votre agenda
GroupWise sur les pages préimprimées fournies avec celui-ci.
Vous pouvez aussi imprimer votre emploi du temps en texte seul, sous la forme
d’une simple liste répertoriant vos rendez-vous, vos tâches et vos notes.
La fonction multi-utilisateur permet d’imprimer les agendas de plusieurs
utilisateurs. Reportez-vous à Impression de votre agenda ci-après.
Vous avez la possibilité d’imprimer un fichier joint à partir de l’application ayant
servi à le créer, si vous disposez de cette application. Dans le cas contraire, vous
pouvez imprimer un fichier joint à partir de GroupWise. L’impression à partir de
GroupWise est plus rapide puisqu’elle permet d’éviter l’ouverture d’une autre
application ; la copie imprimée à partir de GroupWise peut cependant présenter
une mise en forme légèrement différente.
-
Impression
d’éléments GroupWise
72
1
Dans la liste des éléments de votre boîte aux lettres, cliquez sur l’élément à
imprimer ou ouvrez-le. Pour sélectionner plusieurs éléments, maintenez la
touche Ctrl enfoncée et cliquez sur chacun des éléments souhaités.
2
Cliquez sur Fichier Imprimer.
3
Cliquez sur les éléments à imprimer.
4
Cliquez sur Imprimer.
Impression des éléments de votre boîte aux lettres
Astuces
Vous avez la possibilité d’imprimer des pièces jointes à partir de
GroupWise. Vous pouvez aussi imprimer les pièces jointes à partir de
l’application qui leur est associée.
Impression de votre
agenda
-
1
Cliquez sur
2
Cliquez sur une option dans la liste déroulante Type d'agenda.
dans la barre d'outils.
Dans la zone de visualisation,
vous obtenez un aperçu de
l’agenda imprimé.
3
Choisissez une option dans la liste déroulante Format du papier. Les options
disponibles varient en fonction du type d’agenda sélectionné.
4
Cliquez sur une option dans la liste déroulante Style de papier.
5
Choisissez un type de mise en page dans la liste déroulante Mise en page.
6
Dans la zone Date de début, indiquez la première date à imprimer.
7
Spécifiez le nombre de jours à imprimer dans la zone Nombre de jours.
8
Pour exclure les rendez-vous, les tâches et les notes personnels, cliquez sur
Masquer les éléments d'agenda privés.
9
Cliquez sur l’onglet Options de l'agenda, puis spécifiez les options
souhaitées.
Ces options peuvent varier en fonction du type d’agenda sélectionné.
10 Cliquez sur Configuration de l'imprimante, puis sélectionnez une
imprimante dans la liste déroulante Nom.
11 Si vous vous servez de feuilles préimprimées en utilisant la méthode
d’alimentation manuelle et non pas le bac d’alimentation automatique de
l’imprimante, cliquez sur Caractéristiques, choisissez une option dans la liste
déroulante Source du papier, puis cliquez deux fois sur OK.
12 Cliquez sur Imprimer.
Impression des éléments de votre boîte aux lettres
73
Astuces
Servez-vous de l’option Imprimer l’agenda pour imprimer votre agenda
selon l’une des nombreuses mises en forme proposées, ou pour imprimer
des pages de votre agenda Franklin Day Planner avec les rendez-vous, les
tâches et les notes de votre agenda GroupWise.
-
Impression d’un
fichier joint à partir
de GroupWise
Cliquez sur le bouton Prévisualiser pour avoir un aperçu du résultat des
options sélectionnées.
1
Cliquez sur l’élément contenant le fichier joint ou ouvrez-le.
2
Cliquez sur Fichier Imprimer.
3
Cliquez sur le fichier joint que vous souhaitez imprimer.
Maintenez la touche Ctrl enfoncée tout en cliquant sur les autres fichiers joints
que vous souhaitez imprimer.
-
Impression d’un
fichier joint à partir
d’une autre
application
4
Cliquez sur Imprimer.
1
Cliquez sur l’élément contenant le fichier joint ou ouvrez-le.
2
Cliquez sur Fichier Imprimer.
3
Cliquez sur le fichier joint que vous souhaitez imprimer.
Maintenez la touche Ctrl enfoncée tout en cliquant sur les autres fichiers joints
que vous souhaitez imprimer.
-
Impression des
informations relatives
à l’état d’un élément
4
Cliquez sur Imprimer Pièce jointe avec application associée Imprimer.
1
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la fenêtre Caractéristiques, puis
cliquez sur Imprimer.
Les informations sont instantanément transmises à l’imprimante.
Création de règles
Utilisez la commande Règles pour établir un ensemble de conditions et d’actions
devant être exécutées lorsqu’un élément y correspond. Vous pouvez spécifier des
actions telles que le déplacement d’éléments dans des dossiers, la transmission
d’éléments et l’envoi de réponses, etc. Les règles vous permettent d'organiser votre
boîte aux lettres, d’automatiser son fonctionnement en votre absence ou de
supprimer les éléments superflus.
74
Création de règles
Lorsque vous créez une règle, vous devez procéder de la façon suivante :
◆
◆
◆
◆
◆
Nommez la règle.
Sélectionnez une activité. Celle-ci constitue le déclencheur de la règle.
Sélectionnez les types d’éléments concernés par la règle.
Ajoutez une opération. Celle-ci correspond à l’action exécutée par la règle
lorsqu'elle est déclenchée.
Sauvegardez la règle.
Vous pouvez spécifier de nombreuses options supplémentaires pour limiter les
effets d’une règle à certains éléments seulement. Par exemple, vous pouvez décider
de n’appliquer une règle qu’aux rendez-vous acceptés, aux éléments dont la zone
Objet contient un mot précis ou aux éléments associés à un niveau de priorité
élevée.
Servez-vous de l’option Définir les conditions de façon à affiner les conditions
requises pour que certains éléments soient affectés par une règle. Par exemple,
vous pouvez spécifier que seuls les rendez-vous acceptés sont concernés par la
règle, ou que l’objet des messages électroniques doit comporter un mot précis pour
que la règle soit applicable ; outre ces exemples, cette fonction offre de
nombreuses autres possibilités.
Lorsque vous créez une règle, vous pouvez décider de ne pas l’appliquer en
permanence aux éléments ; vous avez la possibilité de l’activer manuellement. Par
exemple, si vous souhaitez que certains éléments ne soient pas placés
systématiquement dans un dossier, vous pouvez les laisser s’accumuler dans votre
boîte aux lettres et déclencher manuellement la règle pour déplacer tous ces
éléments à la fois, au moment souhaité.
Pour qu’une règle puisse être déclenchée, vous devez d’abord l’activer. Une règle
activée est repérée d’une coche. Lorsque vous désactivez une règle, elle ne peut
pas être déclenchée. Cependant, elle figure toujours dans la boîte de dialogue
Règles ; vous pouvez donc l’activer si nécessaire.
Affectation
d’opérations à des
règles
-
Une opération doit être affectée à chaque règle. L’opération correspond à l’action
exécutée par une règle lorsque les conditions spécifiées pour cette règle sont
remplies. Par exemple, si vous devez travailler sur un nouveau projet, vous pouvez
créer une règle pour faire suivre tous les nouveaux éléments relatifs à votre ancien
projet à la personne chargée de travailler sur celui-ci à votre place. La liste ci-après
détaille l’opération exécutée par chaque règle.
Création de règles
75
76
Création de règles
Opération
Résultat
Envoyer le message
Envoie un message électronique préparé aux
destinataires désignés lorsque les conditions de la
règle sont remplies. Par exemple, supposons que
vous soyez chargé d’informer votre supérieur
lorsque vous recevez un rapport mensuel émis
par un autre groupe de personnes. Votre
supérieur ne désire peut-être pas consulter ce
rapport ; il souhaite simplement être informé de
sa réception.
Faire suivre
Fait suivre des éléments à un ou plusieurs
utilisateurs lorsque les conditions de la règle sont
remplies. Par exemple, supposons qu’un de vos
collaborateurs accepte de traiter votre courrier en
votre absence. Vous pouvez spécifier le type
d’éléments entrants que votre collaborateur devra
traiter, puis créer une règle pour faire suivre ces
éléments.
Déléguer
Délègue un rendez-vous, une note ou une tâche à
un autre utilisateur lorsque les conditions de la
règle sont remplies. Par exemple, supposons
qu’un collègue accepte de vous remplacer
pendant votre absence. Votre règle peut déléguer
vos rendez-vous, vos tâches ou vos notes à cette
personne. L’expéditeur initial peut connaître
l’identité de la personne à qui vous avez délégué
l’élément en consultant la fenêtre
Caractéristiques.
Opération
Résultat
Répondre
Envoie une réponse préparée à l’expéditeur
lorsque les conditions de la règle sont remplies.
Par exemple, si vous devez vous absenter
pendant plusieurs jours, vous pouvez créer une
règle permettant d’envoyer une réponse aux
éléments entrants, et indiquer ainsi le lieu où
vous vous trouvez, la date de votre retour et les
coordonnées de la personne à contacter en cas
d’urgence.
Lorsque vous créez une règle pour l’envoi
automatique de réponses, celle-ci ne doit
s’appliquer qu’aux éléments de priorité élevée et
à ceux pour lesquels l’expéditeur exige une
réponse. Ces précautions permettent d’éviter
l’envoi de réponses à tous les destinataires des
groupes de discussion USERNET et aux
courriers d’informations générales de votre
société.
Accepter
Accepte un rendez-vous, une note ou une tâche
lorsque les conditions de la règle sont remplies.
Par exemple, votre règle peut accepter tous les
rendez-vous proposés par une personne précise.
Supprimer/Refuser
Supprime ou refuse un élément quelconque
lorsque les conditions de la règle sont remplies.
Par exemple, vous pouvez créer une règle afin de
refuser systématiquement tous les rendez-vous
programmés un certain jour précis de la semaine
parce que vous n’êtes jamais disponible ce
jour-là.
Supprimer l'élément
Vide la corbeille lorsque les conditions de la
règle sont remplies. Lorsque vous videz la
corbeille, les éléments supprimés ne sont plus
récupérables.
Placer dans un dossier
Place les éléments dans un dossier lorsque les
conditions de la règle sont remplies. Par
exemple, vous pouvez décider de placer dans un
dossier commun tous les éléments dont la zone
Objet contient certains mots.
Création de règles
77
78
Création de règles
Opération
Résultat
Lier à un dossier
Lie les éléments à un ou plusieurs dossiers
lorsque les conditions de la règle sont remplies.
La liaison d’un élément à un dossier vous permet
de visualiser cet élément depuis plusieurs
dossiers. Par exemple, si un élément concerne les
services Marketing ou Personnel, vous pouvez le
placer dans le dossier Marketing, puis le lier au
dossier Personnel. Vous pouvez ainsi ouvrir
l’élément à partir de ces deux dossiers.
Marquer Privé
Marque tous les éléments répondant aux
conditions fixées comme étant privées par la
règle. Lorsqu’un élément est marqué comme
étant privé, vous pouvez en interdire l’accès à
vos mandataires.
Marquer comme étant Lu
Marque tous les éléments répondant aux
conditions fixées comme étant lus par la règle.
Par exemple, supposons que vous parcouriez
rapidement un suivi de réponse dans un dossier
partagé. Si vous ne souhaitez plus effectuer le
suivi, vous pouvez créer une règle pour marquer
tous les éléments du suivi comme étant lus, de
façon à ce qu’ils ne soient pas classés au début de
la liste d’éléments.
Archiver
Archive les éléments lorsque les conditions de la
règle sont remplies. Par exemple, vous pouvez
créer une règle pour archiver tous les éléments
relatifs à un sujet donné.
Marquer comme étant Non lu
Marque comme n’ayant pas été lus tous les
éléments répondant aux conditions de la règle.
Généralement, vous devez cliquer sur
Opérations Lire plus tard pour marquer un
élément comme étant non lu. Vous avez
également la possibilité d’utiliser une opération
de règle pour automatiser ce processus ou
attribuer simultanément l’état non lu à plusieurs
éléments.
Sélection d’activités
déclenchant une règle
Opération
Résultat
Arrêter le traitement de la
règle
Empêche les autres règles d’agir sur les éléments
répondant aux conditions de la règle. Gardez en
mémoire que les règles sont exécutées dans
l’ordre de leur apparition dans la boîte de
dialogue Règles. Si ces éléments sont
normalement concernés par d’autres règles, cette
opération empêche l’exécution de ces dernières.
-
Création d’une règle
Une activité constitue le déclencheur d’une règle. La liste ci-après détaille les
différents types d’activités.
Activité
Résultat
Nouvel élément
La règle est déclenchée lorsqu’un nouvel élément est placé
dans votre boîte aux lettres GroupWise. Si vous cliquez
sur Reçu, seuls les éléments entrants peuvent déclencher
la règle. Si vous choisissez l’option Envoyé, la règle n’est
déclenchée que par les éléments envoyés. Si vous cliquez
sur Personnel, la règle est déclenchée lorsque vous créez
un rendez-vous, une note ou une tâche personnels. Si vous
choisissez l’option Brouillon, la règle n’est déclenchée
que par les éléments marqués comme n’étant pas effectués,
ou comme étant des brouillons.
Elément classé
La règle est déclenchée lorsqu’un élément est placé dans
un dossier précis. Si vous ne spécifiez aucun dossier, la
règle est déclenchée lorsqu’un élément est placé dans un
dossier quelconque.
Ouvrir un dossier
La règle est déclenchée lorsque vous ouvrez un dossier
précis. Si vous ne spécifiez aucun dossier, elle est
déclenchée lorsque vous ouvrez un dossier quelconque.
Fermer un dossier
La règle est déclenchée lorsque vous fermez un dossier
précis. Si vous ne spécifiez aucun dossier, la règle est
déclenchée lorsque vous fermez un dossier quelconque.
Lancer
La règle est déclenchée lorsque vous lancez GroupWise.
Quitter
La règle est déclenchée lorsque vous quittez GroupWise.
Activée par
l'utilisateur
La règle ne peut être déclenchée que manuellement en la
sélectionnant dans la boîte de dialogue Règles, puis en
cliquant sur Exécuter.
-
1
Cliquez sur Outils Règles Nouveau.
Création de règles
79
2
Saisissez un nom dans la zone Nom de la règle.
3
Cliquez sur la liste déroulante Lorsque l'activité est de type, puis choisissez
une activité permettant de déclencher la règle.
4
Si vous avez cliqué sur Nouvel élément, Lancer, Quitter ou sur Activée par
l'utilisateur, choisissez une ou plusieurs sources correspondant à l’élément.
Par exemple, cliquez sur Reçu et sur Personnel.
ou
Si vous avez cliqué sur Elément classé, Ouvrir un dossier ou Fermer un
dossier, cliquez sur l’icône de dossier, sur un dossier, puis sur OK pour
afficher le nom du dossier.
5
Dans la liste Types d'éléments, cliquez sur un ou plusieurs types d’éléments sur
lesquels votre règle doit agir.
6
Pour affiner le type d’éléments affectés par la règle, cliquez sur Définir les
conditions, choisissez les options appropriées, puis cliquez sur OK.
7
Cliquez sur Ajouter une opération, puis choisissez l’opération que la règle
doit exécuter.
Certaines opérations, telles que Envoyer le message et Répondre, exigent que
vous indiquiez des informations complémentaires.
8
Cliquez sur Sauvegarder.
Astuces
Si Sauvegarder apparaît en grisé, assurez-vous que vous avez bien attribué
un nom à la règle et ajouté une opération.
-
Copie d’une règle
pour en créer une
nouvelle
80
Création de règles
1
Cliquez sur Outils Règles.
2
Cliquez sur la règle que vous souhaitez copier, puis sur Copier.
Modification d’une
règle
3
Saisissez le nom à attribuer à la nouvelle règle.
4
Apportez les modifications appropriées à la règle.
5
Cliquez sur Sauvegarder.
1
Cliquez sur Outils Règles.
2
Cliquez sur la règle que vous souhaitez modifier, puis sur Editer.
3
Apportez les modifications appropriées à la règle.
4
Cliquez sur Sauvegarder.
1
Cliquez sur Outils Règles.
2
Cliquez sur la règle que vous souhaitez supprimer, puis sur Supprimer.
3
Cliquez sur Oui.
1
Dans la boîte de dialogue Nouveau ou Modifier les règles, cliquez sur Définir
les conditions.
2
Cliquez sur la flèche bas de la première zone, puis sur un champ.
3
Cliquez sur la liste déroulante des opérateurs, puis choisissez un opérateur.
4
Saisissez les critères souhaités pour la règle, ou cliquez sur la flèche bas si elle
est présente, puis choisissez un critère existant.
-
Suppression d’une
règle
-
Limitation du nombre
d’éléments affectés
par une règle
-
Si vous entrez des critères, comme le nom d’une personne ou un objet, vous
pouvez inclure des caractères génériques, tels qu’un astérisque (*) ou un point
d’interrogation (?). Le texte saisi ne distingue pas les majuscules des
minuscules.
Exécution manuelle
d’une règle
5
Cliquez sur la dernière liste déroulante, puis sur Fin.
ou
Cliquez sur Et ou sur Ou pour préciser les conditions requises pour que la
règle soit déclenchée.
1
Cliquez sur les éléments ou les dossiers pour lesquels vous souhaitez créer la
règle.
2
Cliquez sur Outils Règles.
3
Cliquez sur la règle à exécuter manuellement.
4
Cliquez sur Exécuter Fermer.
-
Création de règles
81
Astuces
Les opérations associées aux règles sont exécutées après la fermeture de la
boîte de dialogue Règles.
-
Activation ou
désactivation d’une
règle
1
Cliquez sur Outils Règles.
2
Cliquez sur la règle à activer ou désactiver.
3
Cliquez sur Activer ou Désactiver.
Ce bouton permet de passer de l’option Activer à l’option Désactiver et
inversement.
Astuces
Lorsqu’une règle est activée, la case correspondante est cochée.
Vous pouvez également cocher la case située à côté du nom d’une règle
pour l’activer ou la désactiver.
Octroi de droits d’accès à votre boîte aux lettres à d’autres utilisateurs
La fonction Mandataire permet à un utilisateur de gérer, en tant que mandataire, la
boîte aux lettres et l’agenda d’un autre utilisateur. Un mandataire est en mesure
d’effectuer différentes opérations au nom d’un autre utilisateur, comme la lecture,
l’acceptation et le refus d’éléments, dans les limites fixées par cet utilisateur.
-
Obtention des droits
de mandataire
82
Avant de pouvoir servir de mandataire à un autre utilisateur, vous devez exécuter
deux étapes préparatoires. En premier lieu, l’utilisateur pour lequel vous devez
jouer le rôle de mandataire doit vous octroyer des droits dans la liste d’accès de la
boîte de dialogue Options. Ensuite, vous devez faire figurer le nom de cet
utilisateur dans votre liste de mandataires de façon à pouvoir accéder aisément à sa
boîte aux lettres ou à son agenda.
Octroi de droits d’accès à votre boîte aux lettres à d’autres utilisateurs
Une fois cette préparation effectuée, vous pouvez cliquer sur le nom de l’utilisateur
dans votre liste locale Mandataire et gérer, en tant que mandataire, la boîte aux
lettres ou l’agenda de cet utilisateur.
Octroi des droits de
mandataire
-
Servez-vous de la liste d’accès dans Options d'accès pour octroyer à d’autres
utilisateurs des droits d’accès et leur permettre ainsi d’agir en tant que mandataire.
Vous avez la possibilité d’attribuer des droits différents à chaque utilisateur en ce
qui concerne leur accès aux informations de votre agenda ou de votre messagerie.
Si vous souhaitez permettre aux utilisateurs de consulter des informations précises
au sujet de vos rendez-vous lorsqu’ils effectuent une recherche de plages
disponibles dans votre agenda, vous devez leur octroyer un droit d’accès en lecture
pour les rendez-vous. Le tableau ci-après donne une description des droits que
vous pouvez octroyer aux utilisateurs :
Modification de votre
liste d’accès
Ce droit
Permet à votre mandataire de
Lire
Lire les éléments que vous recevez.
Ecriture
Créer et envoyer des éléments en votre nom.
S'abonner à ses alarmes
Recevoir les mêmes alarmes que vous.
S'abonner à ses
notifications
Recevoir une notification lorsque vous recevez des
éléments.
Modifier les
options/règles/groupes
Modifier les options de votre boîte aux lettres. Le
mandataire peut modifier tous les paramètres que vous
avez définis, y compris les droits d’accès octroyés à
d’autres utilisateurs. Si votre mandataire dispose
également de droits d’accès à votre messagerie, il peut
créer ou modifier des règles et des groupes personnels.
Archiver les éléments
Stocker vos éléments dans son dossier d’archivage et
les lire. Si vous lui octroyez des droits d'archivage,
votre mandataire peut stocker vos éléments sur son
propre disque dur et vous empêcher ainsi d’y accéder.
-
1
Cliquez sur Outils Options.
2
Cliquez deux fois sur Confidentialité, cliquez sur l’onglet Droits d'accès des
mandataires.
3
Pour ajouter des utilisateurs à la liste, cliquez sur
, puis sur le nom de
l’utilisateur auquel vous souhaitez octroyer des droits de mandataire. Cliquez
sur OK.
Pour sélectionner plusieurs utilisateurs, maintenez la touche Ctrl enfoncée tout
en cliquant sur chacun des utilisateurs souhaités.
Octroi de droits d’accès à votre boîte aux lettres à d’autres utilisateurs
83
4
Cliquez sur le nom d’un utilisateur dans la liste Liste d'accès.
5
Choisissez les droits que vous souhaitez octroyer à cet utilisateur.
6
Répétez les étapes 4 et 5 pour octroyer des droits à chacun des utilisateurs
figurant dans la liste d’accès.
7
Pour supprimer un utilisateur de la liste d’accès, cliquez sur le nom de cet
utilisateur, puis sur Supprimer un utilisateur.
8
Cliquez sur OK.
Astuces
Vous pouvez sélectionner Accès utilisateur minimum dans la liste
d’accès pour attribuer un ensemble de droits par défaut à tous les
utilisateurs de votre carnet d’adresses. Par exemple, si vous souhaitez
octroyer à tous les utilisateurs le droit de lire vos messages, vous pouvez
associer des droits de lecture à l’option Accès utilisateur minimum.
Normalement, aucun droit ne doit être attribué à l’option Accès utilisateur
minimum, sauf si vous souhaitez que tous les utilisateurs disposent de
droits d’accès à votre boîte aux lettres.
-
Gestion de la boîte
aux lettres ou de
l’agenda d’un autre
utilisateur
84
1
Dans la fenêtre principale ou dans l'agenda, cliquez sur
liste locale Mandataire.
2
Cliquez sur le nom de l’utilisateur possédant la boîte aux lettres à laquelle vous
souhaitez accéder.
3
Cliquez sur
, puis sur votre propre nom pour revenir dans votre boîte aux
lettres après avoir terminé votre travail dans celle de l’autre utilisateur.
Octroi de droits d’accès à votre boîte aux lettres à d’autres utilisateurs
pour accéder à la
Astuces
N’oubliez pas que pour pouvoir agir en tant que mandataire d’un autre
utilisateur, ce dernier doit vous octroyer des droits de mandataire dans la
liste d’accès de la boîte de dialogue Options. Pour pouvoir cliquer sur le
nom de cet utilisateur dans votre liste locale Mandataire, vous devez
d’abord l’ajouter à cette liste.
Ajout d’un utilisateur
dans votre liste locale
Mandataire
Votre accès à la boîte aux lettres de l’autre utilisateur peut être limité en
fonction des droits que celui-ci vous a octroyés dans la liste d’accès de la
boîte de dialogue Options.
Vous pouvez servir de mandataire à n’importe quel utilisateur de votre
bureau de poste, à condition qu’il vous en donne le droit. Si vous souhaitez
agir en tant que mandataire d'un utilisateur appartenant à un bureau de
poste différent du vôtre, l’option client/serveur doit être activée dans le
bureau de poste de destination.
Vous avez la possibilité de travailler avec plusieurs boîtes aux lettres
ouvertes à la fois. Pour distinguer les différentes boîtes aux lettres
ouvertes, consultez le nom du propriétaire indiqué sous forme de libellé
utilisateur de chaque boîte aux lettres.
-
1
Dans la fenêtre principale ou dans l'agenda, cliquez sur
2
Cliquez sur Mandataire.
3
Spécifiez le nom de l’utilisateur possédant la boîte aux lettres à laquelle vous
souhaitez accéder, puis cliquez sur OK.
4
Cliquez de nouveau sur
pour faire apparaître le nom de cet utilisateur
dans votre liste locale Mandataire.
.
Astuces
Après avoir ajouté l’utilisateur dans votre liste locale Mandataire, vous
pouvez cliquer dessus à tout moment pour accéder à sa boîte aux lettres.
Pour revenir à votre boîte aux lettres, cliquez sur votre propre nom dans la
liste locale Mandataire.
Octroi de droits d’accès à votre boîte aux lettres à d’autres utilisateurs
85
Astuces (suite)
N’oubliez pas que pour pouvoir agir en tant que mandataire d’un autre
utilisateur, celui-ci doit vous octroyer des droits dans la liste d’accès de la
boîte de dialogue Options.
-
Suppression d’un
utilisateur de votre
liste locale
Mandataire
1
Dans la fenêtre principale ou dans l'agenda, cliquez sur
2
Cliquez sur Mandataire.
3
Cliquez sur le nom à supprimer, puis sur Supprimer.
4
Cliquez sur OK.
.
Astuces
La suppression d’un utilisateur de votre liste locale Mandataire ne vous
enlève pas les droits dont vous disposez en tant que mandataire de cet
utilisateur. L’utilisateur possédant la boîte aux lettres à laquelle vous avez
accès doit modifier vos droits dans la liste d’accès de la boîte de dialogue
Options.
-
Marquage d’un
élément comme étant
privé
Vous pouvez limiter l’accès des utilisateurs à des éléments précis de votre boîte
aux lettres ou de votre agenda en marquant ces éléments comme étant privés.
Lorsque vous marquez un élément comme étant privé, vous en empêchez
l’ouverture par des mandataires non autorisés. Les mandataires non autorisés sont
ceux à qui vous n’avez pas octroyé le droit d’ouvrir les éléments marqués comme
étant privés. Les mandataires ne peuvent accéder aux éléments marqués comme
étant privés que si vous leur octroyez ce droit dans votre liste d’accès.
Si vous marquez un élément comme étant privé lorsque vous l’envoyez, ni vos
mandataires, ni ceux du destinataire ne peuvent l’ouvrir sans avoir droit d’accès. Si
vous marquez un élément comme étant privé lorsque vous le recevez, il ne peut pas
être lu par vos mandataires non autorisés, mais il peut être ouvert par les
mandataires de l’expéditeur.
1
Pour marquer un élément comme étant privé dans votre liste d’éléments,
cliquez dessus, puis cliquez sur Opérations Marquer comme privé.
ou
2
86
Pour marquer un élément de votre agenda comme étant privé, cliquez dessus
dans la liste Rendez-vous, Notes ou Tâches, puis cliquez sur Opérations Marquer comme privé.
Octroi de droits d’accès à votre boîte aux lettres à d’autres utilisateurs
Ouverture et vidage de la corbeille
Lorsque vous les supprimez, tous les messages électroniques et téléphoniques, les
rendez-vous, les tâches, les documents et les notes sont stockés dans la corbeille.
Vous avez la possibilité de visualiser, d’ouvrir ou de récupérer ces éléments
jusqu’à ce que vous vidiez la corbeille (le fait de vider la corbeille entraîne la
suppression définitive des éléments qu’elle contient). Vous pouvez vider
complètement la corbeille, ou ne supprimer que des éléments sélectionnés. Les
éléments stockés dans la corbeille sont automatiquement supprimés conformément
aux dates saisies dans l’onglet Vider la corbeille de la boîte de dialogue Options
d'environnement ; vous pouvez aussi vider la corbeille manuellement.
Ouverture de la
corbeille
-
1
Dans votre liste de dossiers, cliquez sur
.
Astuces
Vous avez la possibilité d’ouvrir et de sauvegarder les éléments stockés
dans la corbeille, ou de visualiser les informations relatives à ces éléments.
Vous pouvez aussi supprimer définitivement les éléments contenus dans la
corbeille, ou les retourner dans votre boîte aux lettres. Cliquez avec le
bouton droit de la souris sur un élément de la corbeille pour afficher le
QuickMenuTM proposant ces options.
Récupération d’un
élément de la
corbeille et
restitution dans la
boîte aux lettres
-
1
Dans votre liste de dossiers, cliquez sur
2
Sélectionnez le ou les élément(s) à récupérer.
3
Cliquez sur Editer Restituer.
.
Astuces
L’élément récupéré est placé dans le dossier à partir duquel il a été
supprimé. Si ce dossier n’existe plus, l’élément est placé dans votre boîte
aux lettres.
Sauvegarde d’un
élément de la
corbeille
Vous avez également la possibilité de récupérer un élément en le faisant
glisser depuis la corbeille vers un autre dossier.
-
1
Cliquez sur
2
Cliquez sur l'élément à sauvegarder.
dans la liste des dossiers.
Ouverture et vidage de la corbeille
87
3
Cliquez sur Fichier Sauvegarder sous.
4
Dans la zone de texte Sauvegarder le fichier sous, saisissez le nom de fichier
à attribuer à l'élément.
5
Cliquez sur Parcourir pour sauvegarder l’élément dans un répertoire différent
de celui indiqué dans la zone de texte Répertoire actuel, puis cliquez sur OK.
6
Cliquez sur Sauvegarder Fermer.
Astuces
Lorsque vous sauvegardez un élément dans votre corbeille, GroupWise
propose un nom de fichier en associant une extension .MLM à l’objet de
l’élément. Vous pouvez utiliser ce nom ou en saisir un autre dans la zone
de texte Sauvegarder le fichier sous.
-
Vidage de la corbeille
1
Pour sauvegarder des éléments, vous pouvez également cliquer dessus
avec le bouton droit de la souris, puis cliquer sur Sauvegarder sous pour
ouvrir la boîte de dialogue Sauvegarder.
Si vous souhaitez que GroupWise signale les éventuels conflits entre les
noms de fichiers, cochez la case Indiquer les conflits de noms de fichier.
Cliquez sur Editer Vider la corbeille Oui.
Astuces
Il n’est pas nécessaire d’ouvrir le dossier Corbeille pour vider la corbeille.
-
Suppression
d’éléments
sélectionnés dans la
corbeille
1
Dans votre liste de dossiers, cliquez sur
2
Sélectionnez un ou plusieurs éléments.
Pour sélectionner plusieurs éléments, maintenez la touche Ctrl enfoncée tout
en cliquant sur chacun des éléments de votre choix.
3
88
Cliquez sur Editer Supprimer Oui.
Ouverture et vidage de la corbeille
Astuces
Pour sélectionner une série d’éléments, cliquez sur le premier élément et
appuyez sur la touche Maj tout en cliquant sur le dernier élément concerné.
Vidage automatique
de la corbeille
-
1
Cliquez sur Outils Options.
2
Cliquez deux fois sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Vider la
corbeille.
3
Cliquez sur le bouton Automatiquement après de la zone Vider la corbeille.
Spécifiez ensuite le nombre de jours devant s’écouler entre les suppressions
automatiques des éléments de la corbeille.
4
Cliquez sur OK.
Suppression d’éléments de votre boîte aux lettres
Utilisez la commande Supprimer pour supprimer de votre boîte aux lettres un ou
plusieurs éléments sélectionnés. Vous pouvez aussi utiliser cette commande pour
supprimer du texte sélectionné dans un élément. La fonction Supprimer permet
également de supprimer des dossiers, des documents, des connexions, etc. Vous
pouvez aussi l’utiliser pour retirer un élément envoyé. Vous avez la possibilité de
retirer des messages électroniques et téléphoniques tant que le destinataire ne les a
pas lus. Vous pouvez retirer des rendez-vous, des notes et des tâches à tout
moment.
Suppression d’un
élément de votre
boîte aux lettres
-
1
Dans la fenêtre principale, cliquez sur l’élément à supprimer. Pour sélectionner
plusieurs éléments à la fois, maintenez la touche Ctrl enfoncée tout en cliquant
sur chacun des éléments souhaités.
2
Cliquez sur Editer Supprimer.
Suppression d’éléments de votre boîte aux lettres
89
Astuces
Lorsque vous supprimez des éléments sortants, la boîte de dialogue
Supprimer l'élément apparaît. Sélectionnez l’option Supprimer de
appropriée.
Vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur des
éléments de la fenêtre principale, puis cliquer sur Supprimer.
Si vous supprimez une référence de document dans votre boîte aux lettres,
seule la référence est supprimée. Le document reste dans la bibliothèque.
Les éléments supprimés sont placés dans la corbeille ; ils y sont stockés
jusqu’à ce que vous vidiez la corbeille. Vous pouvez visualiser ou
récupérer les éléments stockés dans la corbeille.
Sauvegarde des éléments de votre boîte aux lettres
Vous pouvez sauvegarder des éléments et des pièces jointes en tant que fichiers sur
votre disque dur, dans un dossier de réseau personnel, ou sur une disquette.
Lorsque vous sauvegardez un élément de votre boîte aux lettres, GroupWise laisse
l’élément original dans votre boîte aux lettres et en sauvegarde une copie sous
forme de fichier texte stocké à l’emplacement spécifié.
pour sauvegarder les messages
Servez-vous du dossier Travail en cours
commencés que vous avez l’intention de terminer ultérieurement.
Lorsqu’un élément est sauvegardé, vous avez la possibilité de le récupérer dans
une autre application, telle que WordPerfect®.
-
Sauvegarde d’un
élément de votre
boîte aux lettres
1
Cliquez sur l'élément à sauvegarder, puis sur Fichier Sauvegarder sous.
2
Dans la zone de texte Sauvegarder le fichier sous, saisissez un nom de fichier
à attribuer à l’élément.
Lorsque vous sauvegardez un élément, GroupWise crée un nom de fichier en
associant une extension .MLM à l’objet de l’élément. Vous pouvez conserver
le nom proposé par le système, ou saisir un autre nom dans la zone de texte
Nom de fichier.
90
3
Pour sauvegarder l’élément dans un répertoire différent de celui affiché dans la
zone de texte Répertoire actuel, cliquez sur Parcourir.
4
Si vous souhaitez que GroupWise vous signale la présence d’un fichier existant
possédant le même nom, cliquez sur Indiquer les conflits de noms de fichier.
5
Cliquez sur Sauvegarder Fermer.
Sauvegarde des éléments de votre boîte aux lettres
Astuces
Vous pouvez sauvegarder les pièces jointes en sélectionnant la pièce jointe
souhaitée dans la zone de liste Eléments à sauvegarder.
Sauvegarde d’une
pièce jointe
Vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur un élément,
puis cliquer sur Sauvegarder sous pour ouvrir la boîte de dialogue
Sauvegarder.
-
Sauvegarde des
informations relatives
à l’état d’un élément
1
Cliquez sur l’élément contenant la pièce jointe que vous souhaitez sauvegarder.
2
Cliquez sur Fichier Sauvegarder sous, puis sur la pièce jointe à
sauvegarder.
3
Dans la zone de texte Sauvegarder le fichier sous, saisissez un nom de fichier
à attribuer à la pièce jointe.
4
Pour sauvegarder l’élément dans un répertoire différent de celui affiché dans la
zone de texte Répertoire actuel, cliquez sur Parcourir, sélectionnez une unité,
un dossier, puis cliquez sur OK.
5
Si vous souhaitez que GroupWise vous signale la présence d’un fichier existant
portant le même nom, cochez la case Indiquer les conflits de noms de
fichier.
6
Cliquez sur Sauvegarder Fermer.
1
Cliquez sur un élément, puis sur Fichier Caractéristiques pour afficher les
informations relatives à son état.
2
Cliquez sur Fichier Sauvegarder sous.
3
Saisissez un nom de fichier.
4
Le cas échéant, saisissez l’extension souhaitée ; GroupWise n’ajoute aucune
extension aux noms de fichiers automatiquement.
5
Cliquez sur Sauvegarder.
-
Sauvegarde des éléments de votre boîte aux lettres
91
Astuces
Le texte est sauvegardé au format WordPerfect 6.1.
-
Sauvegarde d’un
élément non terminé
1
A partir de la vue de l’élément, cliquez sur Fichier Sauvegarder le
brouillon.
2
Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez sauvegarder l’élément, puis
cliquez sur OK.
Astuces
Le brouillon du message est placé dans le dossier choisi à l’étape 2. Le
dossier Travail en cours est le dossier de stockage par défaut des éléments
non terminés.
Vous avez également la possibilité de sauvegarder un élément en cliquant
sur Annuler dans la vue de l’élément. Cliquez sur Oui pour confirmer
votre intention de sauvegarder le message. Celui-ci est ensuite placé dans
le dossier spécifié.
Possession de ressources
Les ressources sont des éléments planifiés pour les réunions ou à d’autres fins. Il
peut s’agir de salles, de rétroprojecteurs, de véhicules, etc. L’administrateur du
système définit une ressource en lui attribuant un nom d’identification et en
l’affectant à un utilisateur. Lorsqu’une ressource est affectée à un utilisateur,
celui-ci en est le propriétaire et dispose des droits de mandataire nécessaires pour
recevoir les notifications de rendez-vous et pour accepter ou refuser ces
rendez-vous.
Les ressources peuvent être incluses dans une recherche de plages disponibles, tout
comme les utilisateurs. Les ID de ressources sont saisis dans la zone Dest.
Le propriétaire d’une ressource est chargé d’accepter et de refuser les rendez-vous
relatifs à cette ressource. Pour ce faire, le propriétaire doit disposer de tous les
droits d’accès à la ressource en tant que mandataire. Le propriétaire d’une
ressource doit appartenir au même bureau de poste que la ressource.
En tant que propriétaire d'une ressource, vous pouvez accepter ou refuser les
requêtes relatives à cette ressource. Vous pouvez vous abonner aux notifications de
façon à être averti de toutes les demandes relatives à votre ressource.
92
Possession de ressources
Acceptation et refus
de requêtes de
ressources
-
1
Dans la fenêtre principale ou dans l'agenda, cliquez sur
2
Cliquez sur votre ressource.
3
Si la ressource que vous possédez ne figure pas dans la liste locale Mandataire,
cliquez sur Mandataire, entrez son nom dans la zone de texte Nom, puis
cliquez sur OK.
4
Cliquez deux fois sur l’élément à refuser ou accepter.
5
Cliquez sur Opérations Accepter ou refuser.
Astuces
Vous pouvez accepter ou refuser des requêtes de ressources à condition
d’être le propriétaire de la ressource concernée et de disposer des droits
d’accès en lecture et en écriture relatifs à cette ressource. Vous devez
également faire partie du même bureau de poste.
Réception d’une
notification lorsqu’un
utilisateur émet une
requête de ressource
-
1
Dans la fenêtre principale, cliquez sur Outils Options, cliquez deux fois sur
Confidentialité, puis cliquez sur l'onglet Notification.
2
Dans la zone de liste Notification, cliquez sur la ressource.
3
Assurez-vous que l’option S'abonner aux notifications est bien sélectionnée,
puis cliquez sur OK.
Astuces
Si la ressource n’apparaît pas dans la zone de liste mentionnée à l’étape 2,
cliquez sur Ajouter un utilisateur, cliquez deux fois sur la ressource dont
vous êtes propriétaire, puis cliquez sur OK.
Création d’une règle
pour une ressource
-
En tant que propriétaire d'une ressource, vous avez tous les droits de mandataire
sur celle-ci, y compris celui de créer des règles. Les étapes ci-après détaillent la
procédure de création d’une règle destinée à accepter toutes les requêtes relatives à
une ressource disponible. Cet exemple illustre l’utilité des règles dans la gestion
des ressources. Vous pouvez créer bien d'autres règles pour automatiser différentes
opérations. Ainsi vous pouvez créer une règle qui refuse les requêtes relatives à
une ressource dont l’utilisation est déjà planifiée. Reportez-vous à Création de
règles dans Gestion de votre boîte aux lettres.
1
Dans le coin inférieur gauche de la fenêtre principale, ou dans le coin supérieur
gauche de l’agenda, cliquez sur
Possession de ressources
93
2
Cliquez sur votre ressource.
3
Si la ressource que vous possédez n’est pas répertoriée dans la liste locale
Mandataire, cliquez sur Mandataire, entrez son nom dans la zone de texte
Nom, puis cliquez sur OK.
4
Cliquez sur Outils Règles Nouveau.
5
Saisissez un nom à attribuer à la règle.
6
Cliquez sur Rendez-vous. Assurez-vous que tous les autres types d’éléments
sont désélectionnés.
7
Cliquez sur la liste déroulante Conflits de rendez-vous, puis sur Non.
8
Cliquez sur Ajouter une opération Accepter, saisissez un commentaire si
vous le souhaitez puis cliquez sur OK.
La règle n’accepte les rendez-vous relatifs à la ressource que si cette dernière
est disponible.
9
94
Possession de ressources
Cliquez sur Sauvegarder Fermer.
Utilisation du téléphone
dans GroupWise
Possession de ressources
95
Utilisation de Composer le numéro de l'expéditeur
Utilisez Composer le numéro de l'expéditeur pour appeler l’expéditeur d’un
élément. Lorsque vous sélectionnez cette option, Conversations est ouvert et
compose le numéro de téléphone de l’expéditeur.
-
Appel adressé à
l’expéditeur d’un
élément
1
Sélectionnez Outils Composer le numéro de l'expéditeur.
Conversations est ouvert, puis compose le numéro de téléphone.
Astuces
L’expéditeur doit disposer d’un numéro de téléphone pour que
Conversations puisse l’appeler.
Utilisation de Conversations
Conversations vous permet de gérer vos communications téléphoniques
directement à partir de votre bureau. Vous pouvez répondre aux appels, faire
patienter vos interlocuteurs, utiliser le haut-parleur, organiser des conférences
téléphoniques avec d’autres correspondants et effectuer bien d’autres tâches. Vous
pouvez même rechercher et composer des numéros de téléphone directement dans
Conversations.
Conversations fait partie de l’environnement GroupWise. Il simplifie et valorise un
grand nombre de fonctions du téléphone généralement disponibles, mais qui sont
peu utilisées. Le Carnet d’adresses est très étroitement intégré dans Conversations
pour permettre d’accéder facilement et rapidement aux informations concernant les
utilisateurs stockées dans les carnets d’adresses personnels et professionnels.
Conversations peut gérer vos communications téléphoniques via TAPI ou TSAPI.
TAPI requiert un modem ou un fournisseur d’accès TAPI, ainsi que TAPI32.DLL
sur les ordinateurs clients. Par défaut, TAPI32.DLL est installé en même temps
que Windows®. TSAPI requiert l’installation de TSAPI TServer, CSTA32.DLL et
de Novell® Client 32TM sur les ordinateurs clients.
-
Lancement de
Conversations
96
1
Dans la fenêtre principale de GroupWise, cliquez sur Outils Conversations.
Utilisation de Composer le numéro de l'expéditeur
Appel adressé à une
personne donnée
-
1
Dans la zone Entrer le nom, saisissez les premiers caractères du nom de votre
interlocuteur jusqu’à ce que ce nom apparaisse.
2
Choisissez Composer.
Astuces
Si le nom de votre interlocuteur n’est pas indiqué dans le Carnet d’adresses
GroupWise, entrez son numéro de téléphone dans la zone Entrer le nº de
téléphone.
Pour composer l’un des dix derniers numéros de téléphone entrants ou
sortants, sélectionnez Derniers appels, puis le numéro voulu.
Pour rechercher un nom et un numéro de téléphone dans le Carnet
d’adresses GroupWise, cliquez ici
Mise en attente d’un
appel
-
1
Sélectionnez Mettre en attente.
Astuces
Pour reprendre une conversation, choisissez de nouveau cette option. Vous
pouvez également cliquer sur le bouton représentant la conversation à
réactiver, dans la barre des appels située dans la partie inférieure de la
fenêtre de Conversations.
Interruption de l’appel
1
Sélectionnez Raccrocher.
Transfert d'un appel
1
Sélectionnez Transférer.
2
Dans la zone Entrer le nom, entrez les premiers caractères du nom de votre
interlocuteur jusqu’à ce que le nom correct apparaisse.
-
-
Utilisation de Conversations
97
3
Pour notifier le nouvel appel à la personne auquel vous le transférez, cliquez
sur Composer, puis informez-la de cet appel. Choisissez ensuite Transférer.
ou
Pour transférer l’appel immédiatement, sélectionnez cette option.
Astuces
Si le nom de votre interlocuteur n’est pas indiqué dans le Carnet d’adresses
GroupWise, entrez son numéro de téléphone dans la zone Entrer le nº de
téléphone.
Pour rechercher un nom et un numéro de téléphone dans le Carnet
d’adresses GroupWise, cliquez ici
-
Composition d’un
numéro récemment
utilisé
1
Sélectionnez Derniers appels, puis le nom ou le numéro de téléphone.
Astuces
Les dix derniers appels entrants et sortants apparaissent dans la liste
Derniers appels.
-
Participation à une
conférence
téléphonique
1
Si une conversation active ou un correspondant est en attente, cliquez sur
Conférence.
2
Dans la zone Entrer le nom, entrez les premiers caractères du nom de la
personne avec laquelle vous désirez établir une conférence téléphonique
jusqu’à ce que le nom correct apparaisse.
3
Choisissez Composer.
Astuces
Pour rechercher un nom et un numéro de téléphone dans le Carnet
d’adresses GroupWise, cliquez ici
-
Fusion de
conversations
98
Utilisez Fusionner pour connecter deux conversations. Par exemple, si vous parlez
à un correspondant tout en en mettant un autre en attente et que vous réalisez que
vous devez tous trois participer à la même conversation, il suffit de fusionner les
appels au lieu d’en interrompre un et de rappeler le correspondant dans le cadre
d’une conférence téléphonique. Si plusieurs conversations sont en cours,
Conversations vous permet de choisir celles que vous souhaitez fusionner. Pour
ajouter un nouveau correspondant à une conversation, sélectionnez Conférence.
Utilisation de Conversations
1
Indication de votre
lieu d’appel
Si vous avez mis un correspondant en attente et que vous entretenez une
conversation, cliquez sur Fusionner.
-
Utilisez Informations sur la destination pour indiquer à Conversations le mode de
fonctionnement de votre système téléphonique, de façon à ce qu’il compose
correctement les numéros de téléphone. Vous pouvez définir des systèmes
téléphoniques, des plages de numéros de postes, des méthodes d’accès et des codes
postaux par défaut. Vous pouvez créer plusieurs paramètres d’adresse et choisir
celui qui correspond à votre lieu de travail.
Sélection d’un paramètre d’adresse
1 Cliquez sur Editer Destinations.
2
Dans la liste déroulante Destination, choisissez un lieu.
Création d’un paramètre d’adresse
1 Cliquez sur Editer Destinations.
2
Spécifiez les options à appliquer à ce lieu.
3
Sélectionnez Nouveau.
4
Entrez le nom du nouveau paramètre, puis cliquez sur OK.
Astuces
Vous pouvez créer autant de paramètres d’adresse que vous voulez et les
utiliser où que vous alliez.
Utilisation de Conversations
99
Utilisation de GroupWise
lors de déplacements
100
Utilisation de Conversations
Utilisation de GroupWise Remote : présentation
GroupWise® Remote vous permet, entre autres, d'ouvrir votre boîte aux lettres,
ainsi que d'envoyer et de recevoir des messages pendant votre absence du bureau.
Pour exécuter GroupWise Remote, vous devez disposer d'une boîte aux lettres
principale dans un système GroupWise connecté en réseau.
Boîte aux lettres principale et boîte aux lettres Remote
Pour utiliser GroupWise lors de vos déplacements, vous devez utiliser, dans le
système GroupWise principal, une boîte aux lettres GroupWise existante, appelée
« boîte aux lettres principale ». Vous récupérez une copie de cette boîte aux lettres
principale sur votre ordinateur portatif ou personnel. Cette copie est appelée
« boîte aux lettres Remote ».
Remote échange des éléments et des informations entre votre boîte aux lettres
principale et la boîte aux lettres installée sur votre ordinateur à distance. Lorsque
vous utilisez GroupWise au bureau, la boîte aux lettres que vous ouvrez est la boîte
aux lettres principale. Lorsque vous utilisez GroupWise au cours de vos
déplacements, la boîte aux lettres que vous ouvrez est la boîte aux lettres Remote.
Lorsque vous envoyez un élément de la boîte aux lettres Remote, Remote l'expédie
au système GroupWise principal à votre prochaine connexion. Ensuite, GroupWise
distribue l'élément aux destinataires. Lorsqu'un utilisateur du système GroupWise
principal vous envoie un élément, ce dernier est distribué dans votre boîte aux
lettres principale. Utilisez ensuite Remote pour récupérer cet élément dans votre
boîte aux lettres Remote.
Envoi et récupération d'éléments
Chaque fois que vous exécutez une action, par exemple expédier un message
électronique, nécessitant l’envoi d’informations vers votre boîte aux lettres
principale, Remote crée une requête. Par exemple, des requêtes sont définies
chaque fois que vous effectuez l'une des opérations suivantes :
envoi ou retransmission d'un élément, ou réponse à cet élément ;
création d'un élément, d'un dossier, d'un groupe ou d'une règle personnels ;
◆ ouverture, suppression, retrait ou restitution d'un élément, ou vidage de la
Corbeille ;
◆ demande de téléchargement d'éléments, de dossiers, etc. depuis votre boîte aux
lettres principale ;
◆ déplacement d'un élément dans ou à partir d'un dossier ;
◆ modification, activation ou désactivation d'une règle ;
◆ suppression d'un dossier ou d'une règle.
Toutes les requêtes sont répertoriées dans la boîte de dialogue Requêtes vers la
boîte aux lettres principale en attente. Lorsque vous vous connectez au système
GroupWise, ces requêtes sont envoyées vers votre boîte aux lettres principale. Par
exemple, si vous demandez tous les messages non ouverts, cette requête de
récupération est expédiée vers votre boîte aux lettres principale. Cette dernière
Utilisation de GroupWise Remote : présentation 101
◆
◆
regroupe les éléments que vous avez demandés, puis GroupWise les récupère dans
votre boîte aux lettres Remote.
Types de connexions
Pour ouvrir votre boîte aux lettres principale, vous devez vous connecter au
système GroupWise via une connexion modem, réseau ou TCP/IP.
Au cours de vos déplacements, vous utiliserez très probablement Remote sur un
ordinateur n'ayant pas accès au réseau. Dans ce cas, vous pouvez avoir recours à
une connexion TCP/IP ou modem pour vous connecter au système GroupWise
principal. Les connexions modem sont établies via une passerelle avec le système
GroupWise. Les connexions TCP/IP au système GroupWise principal utilisent une
adresse et un port IP uniques.
Vous pouvez aussi exécuter Remote au bureau et vous connecter au système
GroupWise principal via une connexion TCP/IP ou l'assignation d'unités réseau.
Ces connexions sont utiles pour télécharger des quantités importantes
d'informations, par exemple le Carnet d'adresses de votre système.
-
Utilisation des
fonctions de
GroupWise dans
Remote
Vous pouvez utiliser GroupWise au cours de vos déplacements après avoir installé
votre boîte aux lettres Remote sur votre ordinateur portatif ou de bureau.
Lors de l'utilisation des fonctions classiques de GroupWise, énoncées ci-après,
dans votre boîte aux lettres Remote, les actions sont sauvegardées en tant que
requêtes. La prochaine fois que vous vous connecterez au système GroupWise
principal, ces requêtes seront traitées dans votre boîte aux lettres principale.
◆
◆
◆
◆
◆
◆
◆
◆
◆
Lecture, modification ou suppression d'un élément ;
Réponse à un élément ;
Retransmission, délégation ou nouvel envoi d'un élément ;
Déplacement ou liaison d'un élément ;
Acceptation, refus ou exécution d'un élément ;
Vidage de la Corbeille;
Création de dossiers ou déplacement d'éléments dans des dossiers ;
Création ou modification de règles ;
Création ou modification de carnets d'adresses personnels.
D'autres fonctions classiques de GroupWise demeurent spécifiques à la
configuration de votre boîte aux lettres Remote ; elles ne sont jamais envoyées vers
votre boîte aux lettres principale ni récupérées dans cette dernière.
◆
◆
◆
◆
◆
◆
102
Définition d'options ;
Création, suppression ou sauvegarde de vues ;
Définition d'alarmes ;
Impression ;
Filtrage ou tri d'éléments ;
Correction orthographique.
Utilisation de GroupWise Remote : présentation
Les fonctions de GroupWise suivantes ne sont pas disponibles dans votre boîte aux
lettres Remote, car elles ne peuvent pas être utilisées dans un emplacement à
distance.
◆
◆
◆
Liste d'accès ;
Archivage ;
Mandataire.
Utilisation de
l'arrimage intelligent
GroupWise traite automatiquement les requêtes Remote en attente lorsque vous
l'exécutez sur votre station d'accueil, une fois de retour au bureau. Par exemple,
vous pouvez avoir envoyé un élément pendant votre absence sans être connecté au
système GroupWise principal pour traiter cette requête. Lorsque vous exécutez
GroupWise à votre retour, vous êtes invité à traiter les requêtes en attente. Cliquez
sur Requêtes pour visualiser les requêtes à traiter.
Vérification de
l'utilisation de la
boîte aux lettres
Remote
La boîte aux lettres Remote et la boîte aux lettres principale sont quasiment
identiques. Cependant, vous pouvez consulter la barre de menus pour savoir
laquelle vous utilisez. Si cette barre comprend le menu A distance, vous exécutez
GroupWise depuis votre boîte aux lettres Remote.
-
-
Le menu Remote
n’apparaît que lorsque
vous utilisez votre boîte
aux lettres à distance.
Préparation de l'utilisation de Remote
Avant votre départ du bureau, vous devez utiliser En Route pour installer et mettre
à jour votre boîte aux lettres Remote. Si vous exécutez GroupWise sur une station
d'accueil, faites appel à En route pour créer votre boîte aux lettres Remote sur la
même machine. En outre, vous pouvez utiliser En route pour créer sur une
disquette les fichiers qui permettront d'installer votre boîte aux lettres Remote sur
un ordinateur portatif ou non connecté au réseau, par exemple votre ordinateur
personnel.
Lorsque vous utilisez En route pour la première fois, il exécute les actions
suivantes :
◆
Il vous invite à assigner un mot de passe à votre boîte aux lettres principale, si
vous ne l'avez pas encore fait.
Préparation de l'utilisation de Remote
103
◆
Il installe et configure la boîte aux lettres Remote sur votre station d'accueil
connectée au réseau avec le système GroupWise principal, ou copie les
fichiers d'installation sur une disquette de façon à ce que vous puissiez
configurer un ordinateur n'accédant pas directement au réseau.
◆
Il établit une connexion réseau (directe) si vous êtes connecté au bureau de
poste via l'assignation d'unités, ou bien une connexion TCP/IP si vous
exécutez GroupWise en mode client/serveur.
◆
Il établit des connexions modem pour toutes les passerelles asynchrones
détectées dans le système GroupWise principal.
Utilisez En route pour mettre à jour votre boîte aux lettres Remote avec des
messages, des règles, des carnets d'adresses et des documents de votre boîte aux
lettres principale. Mettre à jour votre boîte aux lettres Remote avant de quitter le
bureau est un gain de temps et d'argent ; c'est aussi pour vous la garantie de
disposer des informations nécessaires. Au cours de vos déplacements, utilisez
Envoyer/Récupérer pour récupérer les éléments de la boîte aux lettres principale.
-
Installation de la
boîte aux lettres
Remote
104
1
Exécutez GroupWise au bureau, puis sélectionnez Outils En route.
2
Entrez le mot de passe de votre boîte aux lettres, puis cliquez sur OK.
3
Si une boîte aux lettres Remote a été installée précédemment et que vous
souhaitez créer d'autres disquettes d'installation, choisissez Arrière Arrière.
Préparation de l'utilisation de Remote
4
Pour créer votre boîte aux lettres Remote sur la station d'accueil actuellement
connectée au réseau avec le système GroupWise principal, sélectionnez Ce
poste Suivant.
ou
Pour copier des fichiers d'installation sur une disquette de manière à pouvoir
installer votre boîte aux lettres Remote sur un ordinateur non connecté au
réseau (tel que votre ordinateur personnel), cliquez sur Un autre poste Suivant. Une disquette doit être prête. Une fois votre disquette d'installation
créée, passez à l'étape 6.
Si vous cliquez sur Ce poste et que vous n'avez pas installé GroupWise sur
votre station d'accueil, vous êtes invité à l'installer. Pour utiliser GroupWise
lors de vos déplacements, cliquez sur Oui pour l'installer sur l'ordinateur que
vous utilisez à ces occasions.
Mise à jour de la boîte
aux lettres Remote
5
Saisissez le chemin d'accès de votre boîte aux lettres Remote et sélectionnez
Suivant.
6
Cliquez sur les éléments à copier dans votre boîte aux lettres Remote, puis
choisissez Terminer.
7
Si vous installez cette boîte aux lettres Remote sur un autre ordinateur, En
route crée une disquette d'installation. Insérez-la dans l'unité de l'ordinateur,
puis exécutez le fichier SETUP.EXE. Assurez-vous que GroupWise est installé
sur cet ordinateur. Après l'installation de votre boîte aux lettres Remote, vous
pouvez envoyer des éléments et les informations contenues dans le Carnet
d'adresses vers votre boîte aux lettres principale, ou les récupérer dans cette
dernière.
1
Si vous exécutez GroupWise au bureau sur un ordinateur connecté au réseau
ou utilisant une connexion TCP/IP, sélectionnez Outils En route. Entrez le
mot de passe de votre boîte aux lettres principale, puis cliquez sur OK.
ou
Si vous exécutez GroupWise lors de vos déplacements, choisissez A distance
Envoyer/Récupérer pour récupérer les éléments de votre boîte aux lettres
principale via une connexion modem ou TCP/IP.
-
Préparation de l'utilisation de Remote
105
2
Pour récupérer des messages, veillez à sélectionner Eléments. Choisissez
ensuite Avancé, puis des options disponibles dans les onglets Eléments, Plage
de dates, Limites de taille et Dossiers. Cliquez enfin sur OK.
3
Pour récupérer des règles, sélectionnez Règles.
4
Pour récupérer des adresses du Carnet d'adresses système, cliquez sur Carnet
d'adresses système Filtre. Indiquez ensuite les adresses à récupérer, puis
cliquez sur OK.
5
Pour récupérer vos carnets d'adresses personnels, choisissez Carnet
d'adresses personnel.
6
Pour récupérer des copies de documents de votre boîte aux lettres principale,
cochez la case Documents, puis cliquez sur l'option du même nom.
Sélectionnez ensuite vos documents et marquez ceux qui sont applicables
comme étant « En cours d'utilisation ». Cliquez enfin sur OK.
Si vous marquez un document comme étant « En cours d'utilisation », les
autres utilisateurs ne peuvent pas le modifier. Si vous n'envisagez pas de
modifier un document, ne le marquez pas comme étant « En cours
d'utilisation ». Lorsque vous fermez un document marqué comme tel, vous êtes
invité à l'envoyer vers la bibliothèque principale et à le marquer comme étant
« Disponible ». Si vous n'en avez plus besoin, choisissez Oui. En outre, pour
supprimer l'état « En cours d'utilisation » attribué à un document, vous pouvez
cliquer dessus avec le bouton droit de la souris dans votre boîte aux lettres,
puis sélectionner Redéfinir l'état du document.
7
-
Spécification des
options à distance
Choisissez Terminer.
Lorsque vous utilisez En route pour installer votre boîte aux lettres Remote, les
informations relatives à la connexion, au modem, à l'utilisateur et au système sont
définies dans Options Remote. Si elles sont modifiées ou si vous souhaitez définir
d'autres connexions, entrez les nouvelles informations dans Options Remote. Le
Carnet d'adresses système contient les informations concernant votre ID utilisateur,
le domaine et le bureau de poste. Pour obtenir de l'aide sur l'affichage de ces
informations, contactez l'administrateur de votre système.
Si vous restez longtemps dans un pays dont le fuseau horaire est différent de celui
dans lequel vous vous trouvez habituellement, vous pouvez modifier ce fuseau
horaire dans Windows® et le paramétrer sur l'heure locale. Options Remote vous
permet d'accéder à la boîte de dialogue Propriétés pour Date/Heure de Windows
pour modifier les paramètres de votre fuseau horaire.
Spécification des paramètres du fuseau horaire
Les éléments de votre agenda sont planifiés en fonction des paramètres du fuseau
horaire définis dans la boîte de dialogue Propriétés, à laquelle vous pouvez accéder
dans Options Remote. Si vous utilisez GroupWise dans un fuseau horaire différent,
106
Préparation de l'utilisation de Remote
vous pouvez utiliser ce nouveau paramètre de façon à ce que le décalage horaire
soit répercuté dans les éléments planifiés.
En général, si vous vous absentez du bureau pendant plusieurs jours, vous utilisez
les informations contenues dans votre agenda pour planifier des rendez-vous et y
assister. Vous devez donc utiliser le fuseau horaire local. Cependant, si vous vous
absentez du bureau pour une courte période (par exemple, un jour), vous utiliserez
probablement le même fuseau horaire que le système GroupWise principal.
IMPORTANT : si vous modifiez les paramètres du fuseau horaire, veillez à
paramétrer l'horloge de votre ordinateur sur le nouveau fuseau horaire. Pour de
plus amples informations sur l'utilisation de la boîte de dialogue Propriétés pour
Date/Heure, reportez-vous à la documentation Windows.
1
Sélectionnez Outils Options. Cliquez ensuite deux fois sur A distance.
2
Choisissez Heure, puis le fuseau horaire en cours. Cliquez ensuite sur OK.
Vous pouvez sélectionner le fuseau horaire en cours sur la carte ou dans la liste
déroulante.
3
Paramétrez l'horloge de votre ordinateur sur le nouveau fuseau horaire.
Astuces
Pour de plus amples informations sur l'utilisation de la boîte de dialogue
Propriétés pour Date/Heure, reportez-vous à la documentation Windows.
Spécification des informations relatives à l'utilisateur et au système pour la boîte
aux lettres Remote
1 Sélectionnez Outils Options. Cliquez ensuite deux fois sur A distance.
2
Dans la zone Nom complet, entrez votre prénom et votre nom.
Ces informations apparaissent dans la zone Exp. de l'élément que vous
envoyez à une personne. Elles servent également de nom à votre dossier
utilisateur.
3
Indiquez votre ID utilisateur GroupWise.
4
Sélectionnez Mot de passe, puis entrez le mot de passe de votre boîte aux
lettres principale. Saisissez-le de nouveau et cliquez sur OK.
Vous devez assigner un mot de passe à votre boîte aux lettres principale avant
d'utiliser Remote.
5
Entrez le nom du domaine de votre boîte aux lettres principale.
6
Entrez le nom du bureau de poste de votre boîte aux lettres principale.
Préparation de l'utilisation de Remote
107
Astuces
Si vous n'avez pas assigné de mot de passe à votre boîte aux lettres
principale, faites-le dans Options d'accès lorsque vous exécutez
GroupWise au bureau. Vous ne pouvez pas utiliser A distance pour
affecter un mot de passe à cette boîte aux lettres principale ou le modifier.
Pour définir un mot de passe uniquement pour votre boîte aux lettres
Remote, exécutez GroupWise depuis cette boîte aux lettres. Sélectionnez
Outils Options. Cliquez deux fois sur Confidentialité, puis entrez le
mot de passe. Saisissez-le de nouveau et cliquez sur OK.
Envoi et récupération d'éléments dans Remote
Utilisez Envoyer/Récupérer pour échanger des éléments et des informations entre
votre boîte aux lettres principale et votre boîte aux lettres Remote.
Lorsque vous vous connectez au système GroupWise principal, les éléments que
vous avez envoyés à partir de votre boîte aux lettres Remote sont distribués aux
destinataires. Remote expédie également une requête à votre boîte aux lettres
principale pour récupérer vos éléments, par exemple vos messages. Le système
GroupWise principal traite cette requête, puis envoie les éléments à votre boîte aux
lettres Remote, en définissant une taille en tenant compte des critères entrés dans la
boîte de dialogue Options de récupération. Outre des messages, vous pouvez
récupérer des rendez-vous, des tâches, des notes, des règles, des documents et des
carnets d'adresses.
-
Envoi de messages
depuis votre boîte aux
lettres Remote
1
Dans la barre d'outils, cliquez sur
2
Dans la zone de texte Dest., indiquez le nom des destinataires.
.
Vous pouvez également utiliser le carnet d'adresses pour sélectionner leur
nom.
108
Envoi et récupération d'éléments dans Remote
3
Entrez l'objet et le message, puis cliquez sur Envoyer.
Remote ajoute le message à la liste Requêtes en attente. Lorsque vous vous
connectez à votre système GroupWise principal, tous les éléments de cette liste
sont envoyés. Pour de plus amples informations, reportez-vous à Visualisation
des requêtes en attente, plus loin dans cette section.
4
Pour envoyer ce message et les autres requêtes en attente, cliquez sur A
distance Envoyer/Récupérer.
5
Pour indiquer l'origine de l'envoi, sélectionnez Configurer, puis cliquez sur la
liste déroulante Connexion depuis. Choisissez ensuite l'emplacement à
distance.
6
Pour sélectionner une connexion à votre boîte aux lettres principale, cliquez
sur la liste déroulante Connexion vers, puis choisissez la connexion modem,
réseau ou TCP/IP à votre boîte aux lettres principale. Cliquez ensuite sur OK.
7
Sélectionnez Connecter.
Astuces
Outre des messages, vous pouvez envoyer d'autres éléments, à savoir des
rendez-vous, des notes, etc.
Visualisation des
requêtes en attente
-
Chaque fois que vous exécutez une action nécessitant l’envoi d’informations de
votre boîte aux lettres à distance à votre boîte aux lettres principale, Remote crée
une requête qui est ajoutée à la liste Requêtes en attente. Lorsque vous vous
connectez au système GroupWise principal, toutes les requêtes sont envoyées à
votre boîte aux lettres principale. Utilisez Requêtes en attente pour rechercher les
requêtes en attente.
1
Sélectionnez A distance Requêtes en attente.
Envoi et récupération d'éléments dans Remote
109
Astuces
Pour qu'une requête ne soit pas traitée, cliquez dessus, puis choisissez
Supprimer. Vous ne pouvez supprimer que les requêtes n'ayant pas été
envoyées au système GroupWise principal et auxquelles l'état « En attente
pour l'envoi » a été attribué. Si vous avez déjà envoyé une requête au
système GroupWise principal, vous ne pouvez pas l'annuler.
-
Récupération
d'éléments dans la
boîte aux lettres
principale
110
1
Si vous êtes absent de votre bureau et que vous exécutez GroupWise depuis
votre boîte aux lettres Remote, sélectionnez A distance Envoyer/Récupérer
Avancé.
ou
Si vous êtes à votre bureau et que vous exécutez GroupWise depuis votre boîte
aux lettres principale, choisissez Outils En route. Entrez le mot de passe de
votre boîte aux lettres principale, puis cliquez sur OK. Sélectionnez ensuite
Avancé.
2
Pour indiquer les éléments à récupérer, choisissez les options appropriées dans
les onglets Eléments, Plage de dates, Limites de taille et Dossiers. Cliquez
ensuite sur OK.
3
Pour récupérer des éléments donnés, sélectionnez Filtre, puis spécifiez vos
critères de récupération. Cliquez ensuite sur OK.
4
Pour indiquer le lieu de l'appel, sélectionnez Configurer, puis cliquez sur la
liste déroulante Connexion depuis. Choisissez ensuite l'emplacement à
distance.
5
Pour sélectionner une connexion à votre boîte aux lettres principale, cliquez
sur la liste déroulante Connexion vers, puis choisissez la connexion modem,
TCP/IP ou réseau à votre boîte aux lettres principale. Cliquez ensuite sur OK.
6
Sélectionnez Connecter.
Envoi et récupération d'éléments dans Remote
Astuces
Par défaut, GroupWise transfère toutes les références de documents de
votre boîte aux lettres principale vers votre boîte aux lettres Remote. Si
vous n'avez pas besoin de ces références, cliquez sur la liste déroulante
Documents, puis sélectionnez Aucun(e).
Récupération de documents dans la boîte aux lettres Remote
1 Si vous êtes absent de votre bureau et que vous exécutez GroupWise depuis
votre boîte aux lettres Remote, sélectionnez A distance Envoyer/Récupérer. Cochez ensuite la case Documents, puis choisissez
l'option du même nom.
ou
Si vous êtes à votre bureau et que vous exécutez GroupWise depuis votre boîte
aux lettres principale, choisissez Outils En route. Entrez le mot de passe de
votre boîte aux lettres principale, puis cliquez sur OK. Cochez ensuite la case
Documents, puis sélectionnez l'option du même nom.
2
Cliquez sur les documents souhaités dans la zone de liste supérieure.
3
Au fur et à mesure que les documents sélectionnés apparaissent dans la zone de
liste inférieure, cliquez sur ceux que vous désirez modifier et marquer comme
étant « En cours d'utilisation ». Cliquez ensuite sur OK.
Envoi et récupération d'éléments dans Remote
111
Astuces
Marquez un document comme étant « En cours d'utilisation » si vous ne
souhaitez pas que les autres utilisateurs le modifient. Pour retirer l'état,
cliquez sur Oui lorsque vous êtes invité à envoyer le document à la
bibliothèque principale et à le marquer comme étant « Disponible ».
-
Limitation des
éléments à récupérer
Si un document est supprimé de la bibliothèque principale lorsque vous
utilisez Remote, il sera également supprimé de votre boîte aux lettres
Remote lorsque vous vous connecterez au système GroupWise principal.
Vous pouvez définir une taille maximale pour les éléments récupérés dans votre
boîte aux lettres principale pour gagner du temps et libérer de l'espace disque.
Vous avez la possibilité de récupérer des éléments d'une taille ou d'un dossier
donnés. En outre, vous pouvez ne récupérer que leur en-tête de façon à pouvoir
avoir des informations sur un élément avant de le récupérer dans son intégralité.
Récupération d'éléments d'une taille donnée uniquement
1 Si vous êtes absent de votre bureau et que vous exécutez GroupWise depuis
votre boîte aux lettres Remote, sélectionnez A distance Envoyer/Récupérer Avancé.
ou
Si vous êtes à votre bureau et que vous exécutez GroupWise depuis votre boîte
aux lettres principale, choisissez Outils En route. Entrez le mot de passe de
votre boîte aux lettres principale, puis cliquez sur OK. Sélectionnez ensuite
Avancé.
112
2
Choisissez l'onglet Limites de taille.
3
Cliquez sur Contenu conformément à ces limites.
4
Indiquez la taille maximale (exprimée en kilo-octets), du texte, des pièces
jointes et des champs d'adressage des messages.
Envoi et récupération d'éléments dans Remote
Astuces
Si vous récupérez un élément plus grand, la partie excédant la taille
maximale n'est pas récupérée. Par exemple, si une pièce jointe dépasse la
taille maximale, seuls le texte et les informations contenues dans les
champs d'adressage du message sont récupérés.
Récupération de l'en
l'en-tête
-tête des éléments uniquement
1 Si vous êtes absent de votre bureau et que vous exécutez GroupWise depuis
votre boîte aux lettres Remote, sélectionnez A distance Envoyer/Récupérer
Avancé.
ou
Si vous êtes à votre bureau et que vous exécutez GroupWise depuis votre boîte
aux lettres principale, choisissez Outils En route. Entrez le mot de passe de
votre boîte aux lettres principale, puis cliquez sur OK. Sélectionnez ensuite
Avancé.
2
Choisissez l'onglet Limites de taille, puis sélectionnez En-têtes uniquement.
Cliquez ensuite sur OK.
Récupération d'éléments dans des dossiers donnés
1 Si vous êtes absent de votre bureau et que vous exécutez GroupWise depuis
votre boîte aux lettres Remote, sélectionnez A distance Envoyer/Récupérer
Avancé.
ou
Si vous êtes à votre bureau et que vous exécutez GroupWise depuis votre boîte
aux lettres principale, choisissez Outils En route. Entrez le mot de passe de
votre boîte aux lettres principale, puis cliquez sur OK. Sélectionnez ensuite
Avancé.
2
Choisissez l'onglet Dossiers, puis les dossiers. Cliquez ensuite sur OK.
Un dossier sélectionné est marqué d'une coche. Pour choisir des éléments dans
tous les dossiers, ne sélectionnez pas ces derniers.
Récupération des
éléments
sélectionnés
-
Si vous utilisez les options En-têtes uniquement et Contenu conformément à ces
limites pour récupérer des éléments de votre boîte aux lettres principale, vous
pouvez analyser les éléments récupérés et choisir ceux à récupérer intégralement.
Utilisez Récupérer les éléments sélectionnés pour récupérer la partie restante d'un
élément sélectionné, à savoir la totalité du message et les pièces jointes, quels que
soient la taille et les critères de filtrage précédents.
1
Sélectionnez les éléments dans votre boîte aux lettres Remote.
2
Cliquez sur A distance Récupérer les éléments sélectionnés.
Envoi et récupération d'éléments dans Remote
113
3
Pour vous connecter immédiatement à votre boîte aux lettres principale,
cliquez sur Connexion immédiate.
ou
Pour créer la requête sans l'envoyer, choisissez Connexion ultérieure. Ainsi,
vous pouvez attendre de disposer de plusieurs requêtes et ne vous connecter
qu'ultérieurement.
Astuces
Pour récupérer un élément, vous pouvez également cliquer dessus avec le
bouton droit de la souris, puis sélectionner Récupérer les éléments
sélectionnés.
-
Récupération d'un
carnet d'adresses
personnel
1
Si vous êtes absent de votre bureau et que vous exécutez GroupWise depuis
votre boîte aux lettres Remote, sélectionnez A distance Envoyer/Récupérer.
ou
Si vous êtes à votre bureau et que vous exécutez GroupWise depuis votre boîte
aux lettres principale, choisissez Outils En route. Entrez le mot de passe de
votre boîte aux lettres principale, puis cliquez sur OK.
2
Sélectionnez Carnet d'adresses personnel Connecter.
Astuces
Lorsque vous êtes au bureau, il est recommandé de récupérer un carnet
d'adresses via une connexion réseau ou TCP/IP, car la récupération peut
prendre du temps.
-
Recherche de plages
disponibles dans
Remote
114
1
Dans la barre d'outils, cliquez sur
Envoi et récupération d'éléments dans Remote
.
2
Pour sélectionner les participants à une réunion et les ressources nécessaires,
cliquez sur Adresse.
Si vous saisissez plusieurs ID utilisateur et de ressource dans la zone Dest.,
appuyez sur Entrée entre les différentes entrées.
3
Pour choisir le premier jour éventuel de la réunion, cliquez sur
Sélectionnez ensuite une date.
4
Cliquez sur Occupé ?
5
Pour vous connecter immédiatement au système GroupWise principal et
rechercher les heures disponibles, sélectionnez Connexion immédiate.
ou
Pour rechercher ultérieurement les heures disponibles, choisissez Connexion
ultérieure.
Si vous cliquez sur Connexion ultérieure, une requête de recherche de plages
disponibles est créée sans être envoyée au système GroupWise principal. Vous
pouvez sauvegarder votre rendez-vous en tant qu'élément brouillon dans le
dossier Travail en cours, jusqu'à ce que vous soyez prêt à l'ouvrir. Lorsque
vous êtes enfin prêt à vérifier les heures de rendez-vous, cliquez sur Occupé ?
Mise à jour immédiate.
6
Quand la fenêtre Choix de l'heure de rendez-vous apparaît, sélectionnez
Sélection automatique pour choisir la première heure de la réunion
disponible. Cliquez sur Sélection automatique jusqu'à ce que l'heure
disponible la plus appropriée soit affichée. Cliquez ensuite sur OK.
ou
Au lieu d'utiliser Sélection automatique, sélectionnez l'onglet Plages horaires
disponibles, puis choisissez une heure disponible. Cliquez ensuite sur OK.
7
Complétez le rendez-vous et cliquez sur Envoyer.
.
Envoi et récupération d'éléments dans Remote
115
Astuces
Si vous vous êtes déconnecté avant que les informations de planification
soient retournées à la suite d'une recherche de plages disponibles, et que
vous cliquez de nouveau sur Occupé ?, vous pouvez mettre à jour les
informations issues de la requête de recherche de plages disponibles
d'origine.
-
Filtrage du Carnet
d'adresses système
pour la boîte aux
lettres Remote
Pour supprimer, après la recherche, un utilisateur ou une ressource de la
liste Convier à la réunion, sélectionnez l'onglet Plages horaires
disponibles, puis choisissez l'utilisateur ou la ressource. Appuyez ensuite
sur la touche Suppr.
Pour indiquer le lieu de l'appel, sélectionnez Configurer, puis cliquez sur
la liste déroulante Connexion depuis. Choisissez ensuite l'emplacement à
distance. Cliquez enfin sur OK.
Pour sélectionner une connexion à votre boîte aux lettres principale,
sélectionnez Configurer, puis cliquez sur la liste déroulante Connexion
vers. Choisissez ensuite la connexion modem, TCP/IP ou réseau à votre
boîte aux lettres principale. Cliquez enfin sur OK.
Le Carnet d'adresses système est généralement volumineux, car il contient les
informations relatives à l'intégralité de votre organisation. Si, lorsque vous
exécutez GroupWise lors de vos déplacements, vous n'avez pas besoin de toutes
ces informations, utilisez Filtre du Carnet d'adresses système pour ne récupérer
dans le système GroupWise que l'adresse des utilisateurs et des ressources, et les
groupes publics nécessaires.
Par exemple, l'instruction de filtrage Service [] Marketing indique à GroupWise de
récupérer toutes les adresses de la colonne Service du carnet d'adresses qui
comportent l'occurrence « Marketing ». Ainsi, vous pouvez contacter l'un des
membres du service Marketing au cours de vos déplacements.
116
1
Avant votre départ du bureau, sélectionnez Outils En route.
2
Entrez le mot de passe de votre boîte aux lettres, si le système vous le
demande. Cliquez ensuite sur OK.
3
Choisissez Carnet d'adresses système Filtre.
Envoi et récupération d'éléments dans Remote
4
Dans la première liste déroulante, cliquez sur une colonne du carnet d'adresses.
Par exemple, sélectionnez Service pour rechercher les adresses d'un service
donné.
5
Cliquez sur la liste locale des opérateurs, puis choisissez-en un. Entrez vos
critères de recherche dans la zone de texte ou cliquez sur une valeur, si
certaines sont proposées.
Par exemple, sélectionnez [], puis saisissez « Comptabilité » pour rechercher
les adresses du service Comptabilité. Vos critères de recherche, tels que le nom
d’une personne ou un objet, peuvent comporter des caractères génériques, par
exemple un astérisque (*) ou un point d'interrogation (?). Le filtre ne distingue
pas les majuscules des minuscules.
6
Pour ajouter d'autres conditions de filtrage, cliquez sur la dernière liste
déroulante, puis choisissez Et.
7
Une fois toutes les conditions de filtrage indiquées, cliquez sur OK.
8
Lors de la création du filtre, lisez le texte commençant par « Inclure les entrées
où... », qui résume le mode de fonctionnement de ce filtre.
Astuces
Pour filtrer le Carnet d'adresses système lorsque vous n'êtes pas au bureau,
cliquez sur A distance Envoyer/Récupérer, puis suivez les étapes 3 à 7.
Suppression
d'éléments de votre
boîte aux lettres
Remote
Pour de plus amples informations sur les opérateurs, reportez-vous à
Filtrage dans la section Recherche d’éléments dans votre boîte aux lettres.
-
Utilisez Supprimer et Vider la corbeille pour supprimer des éléments de votre
boîte aux lettres et libérer de l'espace disque. Si vous avez envoyé un élément
contenant des informations non mises à jour ou erronées, ou si vous devez
replanifier un rendez-vous, utilisez Supprimer pour retirer cet élément obsolète de
la boîte aux lettres des destinataires. Vous pouvez retirer des messages
électroniques et téléphoniques, si ces derniers ne les ont pas ouverts. Vous pouvez
retirer des rendez-vous, des notes et des tâches à tout moment.
La prochaine fois que vous vous connecterez au système GroupWise principal, les
modifications effectuées dans votre boîte aux lettres principale et dans votre boîte
aux lettres Remote seront synchronisées automatiquement.
1
Cliquez sur l'élément dans votre boîte aux lettres.
2
Sélectionnez Editer Supprimer.
3
Si vous supprimez un élément sortant, choisissez l'une des options disponibles.
Envoi et récupération d'éléments dans Remote
117
4
Pour libérer de l'espace disque, cliquez sur Editer Vider la corbeille.
Tous les éléments supprimés de votre boîte aux lettres Remote le sont
définitivement.
5
Pour synchroniser votre boîte aux lettres principale et votre boîte aux lettres
Remote, connectez-vous à votre système GroupWise principal.
Astuces
Vous pouvez gagner du temps si vous attendez d'avoir plusieurs requêtes
d'envoi et de récupération avant de vous connecter à votre boîte aux lettres
principale.
Configuration des connexions à distance
Pour ouvrir votre boîte aux lettres principale afin d’envoyer ou de récupérer des
informations, vous devez vous connecter au système GroupWise principal via une
connexion modem, réseau ou TCP/IP. Lorsque vous utilisez En route pour installer
votre boîte aux lettres Remote, GroupWise établit les connexions appropriées
selon le mode d'exécution de GroupWise en cours.
Par exemple, si vous assignez une unité pour vous connecter à votre bureau de
poste GroupWise, GroupWise établit une connexion réseau et les connexions
modem pour toutes les passerelles asynchrones détectées dans le système
GroupWise principal. Si vous exécutez GroupWise en mode client/serveur,
GroupWise établit une connexion TCP/IP au lieu d'une connexion réseau. Vous
pouvez établir de nouvelles connexions, et modifier ou supprimer des connexions
existantes. Pour établir une autre connexion, vous pouvez copier une connexion
existante, puis modifier les paramètres dupliqués sans redéfinir chacun d'eux.
Connexions modem
Dans la plupart des cas, lorsque vous êtes en déplacement, vous utiliserez un
modem pour vous connecter au système GroupWise principal via une passerelle.
118
Configuration des connexions à distance
Le modem utilise les informations indiquées dans la boîte de dialogue
Configuration de la connexion pour se connecter à votre boîte aux lettres
principale.
Une connexion modem est similaire à un appel téléphonique. Vous devez utiliser
le numéro de téléphone du système GroupWise principal figurant dans les
informations relatives à la connexion. Ces informations comprennent l'ID et le mot
de passe de la passerelle à laquelle vous vous connectez.
Comme pour les appels téléphoniques, les indicatifs peuvent varier si vous vous
connectez depuis un autre endroit. Par exemple, si vous logez à l'hôtel, vous devez
en général composer le 0 pour accéder à une ligne externe. Si vous êtes chez vous,
vous ne devez pas utiliser cet indicatif. Il est nécessaire que vous définissiez les
caractéristiques d'appel de chaque emplacement à distance. Utilisez ensuite l'option
Se connecter depuis de la boîte de dialogue Configuration de la connexion pour
sélectionner un emplacement à distance, lorsque vous vous connectez à votre boîte
aux lettres principale.
Pour de plus amples informations sur la définition des caractéristiques d'appel de
chaque emplacement à distance, reportez-vous à la documentation Windows.
Connexions TCP/IP
Les connexions TCP/IP au système GroupWise principal utilisent une adresse et
un port IP.
Si vous utilisez un fournisseur Internet durant votre absence du bureau, vous
pouvez réduire vos frais de téléphone en utilisant une connexion TCP/IP. En outre,
vous n’avez pas besoin d’interrompre une connexion Internet et de raccrocher le
téléphone pour vous connecter au système GroupWise principal via une connexion
Configuration des connexions à distance
119
modem. Vous pouvez utiliser la même connexion Internet pour vous connecter au
système GroupWise principal. Si vous êtes connecté à votre boîte aux lettres
principale en mode client/serveur et que vous utilisez En route pour installer votre
boîte aux lettres Remote, GroupWise localise l'adresse et le port IP, qu'il utilise
pour établir une connexion TCP/IP. Si vous devez utiliser ces informations,
contactez l'administrateur de votre système.
Connexions réseau
Au bureau, vous pouvez exécuter GroupWise depuis votre boîte aux lettres
Remote et vous connecter au système GroupWise principal via le réseau.
Une connexion réseau est utile pour récupérer des quantités importantes
d'informations, par exemple le Carnet d'adresses de votre système, car elle permet
de transférer ces informations plus rapidement qu'une connexion modem et de
réduire vos frais de téléphone.
-
Création d'une
connexion TCP/IP
120
1
Sélectionnez Outils Options. Cliquez ensuite deux fois sur A distance.
2
Choisissez Connexions Se connecter à Nouveau.
3
Cliquez sur TCP/IP OK.
Configuration des connexions à distance
4
Entrez un nom descriptif pour la connexion TCP/IP.
5
Saisissez l'adresse et le port IP fournis par l'administrateur de votre système.
Dans la zone Adresse IP, vous pouvez également indiquer le nom d'hôte DNS.
Pour ce faire, contactez l'administrateur de votre système.
6
Cliquez sur une méthode de déconnexion, puis sur OK. Sélectionnez ensuite
Fermer.
Astuces
Vous pouvez également cliquer sur A distance Envoyer/Récupérer Configurer pour établir une connexion TCP/IP.
Création d'une
connexion réseau
-
1
Sélectionnez Outils Options. Cliquez ensuite deux fois sur A distance.
2
Choisissez Connexions Se connecter à Nouveau.
3
Cliquez sur Réseau OK.
4
Entrez un nom descriptif pour la connexion réseau.
5
Saisissez le chemin d'accès au répertoire d'un bureau de poste du système
GroupWise principal.
Contactez l'administrateur de votre système pour obtenir le chemin d'accès de
votre bureau de poste. Vous pouvez aussi vous connecter à n'importe quel
bureau de poste du système GroupWise principal pour ouvrir votre boîte aux
lettres principale. Vous n'avez pas à vous connecter au bureau de poste dans
lequel elle réside.
6
Cliquez sur une méthode de déconnexion, puis sur OK. Sélectionnez ensuite
Fermer.
Configuration des connexions à distance
121
-
Création d'une
connexion modem
1
Sélectionnez Outils Options. Cliquez ensuite deux fois sur A distance.
2
Choisissez Connexions Se connecter à Nouveau.
3
Veillez à sélectionner Modem, puis cliquez sur OK.
4
Dans la zone Nom de la connexion, entrez une description.
En ce qui concerne les étapes 5, 6 et 7, contactez l'administrateur de votre
système pour obtenir le numéro de téléphone, l'ID de login et le mot de passe
de votre passerelle.
5
Saisissez le numéro de téléphone de la passerelle que vous utilisez pour vous
connecter au système GroupWise principal.
6
Indiquez l'ID de login de la passerelle.
7
Choisissez Mot de passe, puis entrez le mot de passe de la passerelle. Cliquez
sur OK, puis entrez de nouveau le mot de passe. Cliquez sur OK une nouvelle
fois.
8
Si votre modem requiert un script, sélectionnez Editer le script.
9
Indiquez les commandes A la réception et Répondre avec requises.
10 Pour sauvegarder le script sans modifier son nom, cliquez sur Sauvegarder.
ou
Pour sauvegarder le script sous un autre nom, choisissez Sauvegarder sous.
122
Configuration des connexions à distance
11 Sélectionnez une méthode de déconnexion.
12 Cliquez sur Tentatives, puis indiquez la fréquence de rappel si la ligne est
occupée.
13 Choisissez Intervalle de réessai, puis spécifiez l'intervalle séparant chaque
tentative de rappel.
14 Cliquez sur OK Fermer.
Astuces
Si votre modem requiert un script pour ouvrir votre boîte aux lettres
principale, contactez l'administrateur de votre système. Pour récupérer un
fichier script, cliquez sur
Ouvrir.
Copie d'une
connexion modem,
réseau ou TCP/IP
, puis choisissez le fichier. Sélectionnez enfin
-
1
Sélectionnez Outils Options. Cliquez ensuite deux fois sur A distance.
2
Choisissez Connexions Se connecter à. Sélectionnez ensuite une connexion,
puis Copier.
3
Modifiez cette connexion et cliquez sur OK.
Astuces
Au lieu de suivre les étapes 1 et 2, vous pouvez également choisir A
distance Envoyer/Récupérer Configurer Se connecter à.
Sélectionnez ensuite une connexion, puis Copier.
Modification d'une
connexion modem,
réseau ou TCP/IP
-
1
Sélectionnez Outils Options. Cliquez ensuite deux fois sur A distance.
2
Choisissez Connexions Se connecter à. Sélectionnez ensuite la connexion,
puis Editer.
3
Effectuez les modifications nécessaires et cliquez sur OK.
Configuration des connexions à distance
123
Astuces
Au lieu de suivre les étapes 1 et 2, vous pouvez également choisir A
distance Envoyer/Récupérer Configurer Se connecter à.
Sélectionnez ensuite la connexion, puis Editer.
-
-
Suppression d'une
connexion modem,
réseau ou TCP/IP
Spécification de
l'emplacement à
distance
124
1
Sélectionnez Outils Options. Cliquez ensuite deux fois sur A distance.
2
Choisissez Connexions Se connecter à. Cliquez ensuite sur la connexion.
3
Sélectionnez Supprimer Oui.
1
Sélectionnez Outils Options. Cliquez ensuite deux fois sur A distance, puis
une fois sur Connexions.
2
Pour choisir l'emplacement à distance, cliquez sur la liste déroulante Se
connecter depuis, puis sélectionnez-le.
3
Pour modifier les caractéristiques d'appel de votre modem, choisissez Se
connecter depuis, puis indiquez dans la boîte de dialogue Caractéristiques de
composition les modifications à apporter. Cliquez ensuite sur OK.
Configuration des connexions à distance
Création et utilisation
de documents
Configuration des connexions à distance
125
Gestion de vos documents dans GroupWise
La bibliothèque GroupWise® vous permet de gérer l'ensemble de vos documents,
qu'il s'agisse de rapports ou de fichiers programme, à partir de votre boîte aux
lettres.
Dans GroupWise, vos documents apparaissent dans votre boîte aux lettres et dans
vos dossiers parmi tous les autres éléments, tels que vos messages électroniques,
vos tâches, vos rendez-vous, etc.
Pour ouvrir un document,
cliquez deux fois sur sa
référence. L'icône du
document indique
l'application dans laquelle
il a été créé.
Vous pouvez sélectionner la référence d'un document pour le créer, le supprimer,
l'emprunter, le réintégrer ou le copier.
De plus, avec la bibliothèque GroupWise, il est très facile de conserver plusieurs
versions d'un document, de déterminer quelles personnes ont accès à un document
ou bien de partager un document avec d'autres utilisateurs.
-
Stockage des
documents dans les
bibliothèques
Dans GroupWise, tous vos documents sont stockés dans une bibliothèque.
GroupWise affecte un numéro unique à chaque document. Ce numéro permet
d'identifier le document et de le retrouver facilement. Tout comme vous vous
munissez de la référence d'un livre pour pouvoir le consulter dans une
bibliothèque, il vous suffit d'entrer le numéro correspondant à un document pour y
avoir accès dans la bibliothèque GroupWise.
Dans chaque bibliothèque, les documents sont compressés et codés. Cela permet
d'économiser de l'espace sur le disque et de préserver la confidentialité des
documents car il est impossible d'en voir le contenu dans une autre application que
GroupWise.
Vous devez posséder des droits sur une bibliothèque avant de pouvoir consulter un
document qu'elle contient. L'administrateur de votre système détermine les
personnes ayant accès à chaque bibliothèque.
Une fois que vous avez importé ou créé un document dans la bibliothèque
GroupWise, vous ne pourrez accéder à ce document qu'au sein de GroupWise.
126
Gestion de vos documents dans GroupWise
Cela vous permet de préserver la confidentialité de votre document. Si vous devez
partager votre document avec un autre utilisateur qui n'a pas accès à GroupWise, il
vous suffit de cliquer sur Fichier Sauvegarder sous pour sauvegarder le
document dans un fichier externe, en dehors de la bibliothèque GroupWise.
Toutefois, ce fichier n'est pas mis à jour en fonction des modifications apportées au
document dans GroupWise. Il n'est pas non plus soumis aux droits de partage
attribués dans GroupWise.
Présentation des
références de
documents
-
Les références de documents correspondent aux éléments de documents qui
apparaissent dans votre boîte aux lettres (ou dans vos autres dossiers). Ces
références assurent la liaison avec les vrais documents conservés dans la
bibliothèque.
Vous attribuez une référence à un document lorsque vous le créez, que vous
l'importez, le copiez ou le sélectionnez en effectuant une recherche, ou bien
lorsque vous sélectionnez Fichier Nouveau Référence de document.
Vous pouvez sélectionner une référence pour emprunter, réintégrer, ouvrir,
visualiser, copier ou supprimer le document correspondant. Plusieurs références
peuvent pointer vers un même document. Par exemple, chaque employé d'une
société peut constituer une référence dans la liste du personnel.
Partage des références de documents avec d'autres utilisateurs
Si vous êtes l'auteur d'un document ou si vous possédez des droits de partage
dessus, vous pouvez inscrire sa référence dans un dossier partagé pour le mettre à
la disposition de tous les utilisateurs ayant accès à ce dossier. De plus, vous pouvez
faire suivre une référence de document en l'attachant à des messages électroniques.
Références de documents et Remote
Lorsque vous utilisez A distance et que vous effectuez la mise à jour de votre boîte
aux lettres Remote, vous obtenez systématiquement toutes les références des
documents, sauf si vous choisissez de n'en obtenir aucune. Vous pouvez utiliser les
références des documents pour les copier dans votre boîte aux lettres Remote.
Gestion de vos documents dans GroupWise
127
-
Définition des
caractéristiques des
documents
Dans GroupWise, chaque document doit être associé à un ensemble d'attributs, tels
que le nom de son auteur, la date de sa création et son type. Ces attributs sont
appelés « caractéristiques de documents ». Les informations relatives à ces
caractéristiques servent à trouver les documents et à les classer par catégories.
Vous pouvez utiliser l'onglet Document dans l'option Caractéristiques pour afficher
les informations concernant une version particulière d'un document, pour visualiser
l'historique du document, ainsi que pour gérer son partage avec d'autres
utilisateurs.
Vous pouvez déterminer les champs à afficher dans l'onglet Document de l'option
Caractéristiques. Vous pouvez également personnaliser la taille de ces champs et
leur ordre d'affichage en utilisant les options de la boîte de dialogue
Caractéristiques de configuration de la bibliothèque. Pour ouvrir cette boîte de
dialogue, cliquez sur Outils Options, puis cliquez deux fois sur Documents.
Cliquez enfin sur Caractéristiques.
Création de documents
Lorsque vous créez un document dans GroupWise, vous ajoutez un document à la
bibliothèque. Vous pouvez également en ajouter en important, en copiant ou en
réintégrant un document qui existe déjà.
Lorsque vous créez un document en utilisant les commandes Fichier Nouveau Document, GroupWise vous invite à sélectionner un modèle de document. Vous
pouvez utiliser un modèle d'application, un modèle GroupWise, ou bien un fichier
du disque pour constituer la base de votre nouveau document.
128
Création de documents
Utilisation d'un
modèle GroupWise
lors de la création
d'un document
Modèles d'application
Vous pouvez sélectionner une application pour
ouvrir un nouveau document reposant sur le fichier
modèle de cette application. La zone de liste
Applications répertorie toutes les applications
disposant de modèles, recensées dans le fichier de
la base de registres Windows®.
Modèles GroupWise
Vous pouvez sélectionner des modèles GroupWise
et vous servir d'un document de la bibliothèque
comme base de votre nouveau document. Vous
pouvez stocker des documents (tels que des
mémos ou des notes de frais) dans GroupWise et
leur attribuer un modèle de document GroupWise.
Tous les documents de la bibliothèque
GroupWise, conçus selon un modèle de document
GroupWise (et pour lesquels vous disposez d'un
droit d'accès), sont répertoriés dans la liste
Bibliothèque de modèles.
Fichiers utilisés comme
modèles
Ces fichiers ne correspondent pas aux documents
de la bibliothèque GroupWise. Vous pouvez
sélectionner n'importe quel fichier de votre
système pour vous en servir comme base d'un
nouveau document.
-
1
Cliquez sur Fichier Nouveau Document.
2
Choisissez Sélectionner un modèle GroupWise, puis un modèle dans la zone
de liste.
3
Pour sélectionner un modèle dans une autre bibliothèque, cliquez sur une
bibliothèque dans la liste déroulante.
4
Cliquez sur OK.
Création de documents
129
5
Saisissez l'objet du document.
Pour indiquer d'autres informations relatives au document, par exemple le nom
de son auteur ou son type, cliquez sur Caractéristiques après avoir saisi
l'objet, puis cliquez sur OK.
6
Cliquez sur OK.
7
Cliquez deux fois sur la référence du document dans le dossier en cours pour
ouvrir le nouveau document.
Astuces
Vous pouvez cliquer sur Ouvrir Document maintenant pour ouvrir
immédiatement le document.
-
Utilisation d'un fichier
comme modèle lors de
la création d'un
document
1
Cliquez sur Fichier Nouveau Document.
2
Choisissez Sélection d'un fichier.
3
Saisissez le nom du fichier que vous voulez utiliser comme modèle du nouveau
document.
Vous pouvez également cliquer sur le bouton Parcourir pour trouver ce
fichier.
4
Cliquez sur OK.
5
Saisissez un objet.
Pour indiquer d'autres informations relatives au document, par exemple le nom
de son auteur ou son type, cliquez sur Caractéristiques après avoir saisi
l'objet, puis cliquez sur OK.
130
Création de documents
Utilisation d'un
modèle d'application
lors de la création
d'un document
6
Cliquez sur OK.
1
Cliquez sur Fichier Nouveau Document.
2
Choisissez Sélectionner une application. Dans la zone de liste Applications,
cliquez sur l'application que vous voulez utiliser comme modèle, puis cliquez
sur OK.
3
Saisissez l'objet du document.
-
Pour indiquer d'autres informations relatives au document, telles que le nom de
son auteur ou son type, cliquez sur Caractéristiques après avoir saisi l'objet,
puis cliquez sur OK.
4
Cliquez sur OK.
Astuces
La zone de liste Applications répertorie toutes les applications disposant de
modèles, recensées dans le fichier de la base de registres Windows.
Création d'un modèle
de document dans
GroupWise
-
1
Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres.
2
Cliquez sur Fichier Caractéristiques.
3
Dans la zone de texte Type de document, saisissez « modèle », puis cliquez
sur OK.
Astuces
Doté du type de document Modèle, le document apparaît dans la boîte de
dialogue Nouveaux documents et vous pouvez le sélectionner comme
modèle pour de nouveaux documents.
Attribution d'une
référence à un
document
-
Si un document existe déjà dans la bibliothèque GroupWise, il vous suffit de lui
attribuer une référence dans votre boîte aux lettres.
1
Cliquez sur Fichier Nouveau Référence de document.
Création de documents
131
2
Spécifiez la bibliothèque qui contient le document auquel vous voulez accéder.
3
Saisissez le numéro du document.
4
Dans la zone de groupe Version, cliquez sur la version à laquelle vous voulez
que la référence du document accède.
5
Cliquez sur OK.
Astuces
Si vous ne connaissez pas le numéro du document, utilisez la fonction
Rechercher pour trouver le document. Pour ajouter à votre boîte aux lettres
le document qui apparaît dans les résultats de la recherche, cliquez sur le
document, puis sur Editer Déplacer/Lier à un dossier.
Vous pouvez également utiliser la fonction Rechercher pour trouver un
document. Faites-le ensuite glisser vers votre boîte aux lettres ou votre
dossier.
Importation de documents dans une bibliothèque GroupWise
Vous pouvez importer dans la bibliothèque GroupWise des documents créés dans
une autre application que GroupWise. Par défaut, GroupWise procède à une
importation rapide et copie dans votre bibliothèque par défaut les documents que
vous spécifiez. Si vous voulez avoir une plus grande maîtrise sur l'importation de
vos documents, cochez la case Importation rapide pour la désélectionner. Ceci
vous permet d'effectuer une importation personnalisée.
Lorsque vous procédez à une importation personnalisée, vous pouvez préciser :
132
◆
si vous voulez copier les documents ou les déplacer vers la bibliothèque ;
◆
le nom et l'emplacement d'un fichier journal pour sauvegarder les erreurs et les
messages d'état d'importation ;
◆
la bibliothèque dans laquelle vous voulez stocker les documents ;
◆
si vous voulez créer des références de documents dans un dossier (si vous
créez des références de documents, vous pouvez spécifier le dossier dans
lequel vous voulez les placer) ;
Importation de documents dans une bibliothèque GroupWise
Importation de
documents à l'aide de
l'importation rapide
◆
si vous voulez déterminer des caractéristiques propres à chaque document ou
si vous voulez que GroupWise attribue des caractéristiques aux documents en
utilisant les valeurs par défaut ;
◆
si les noms de fichiers en cours doivent être utilisés dans l'objet du document.
-
1
Cliquez sur Fichier Importation des documents.
2
Choisissez Ajouter fichiers, puis sélectionnez les fichiers à importer. Cliquez
ensuite sur OK.
Pour sélectionner plusieurs fichiers à importer, appuyez sur la touche Ctrl tout
en cliquant sur les différents autres documents.
3
Cliquez sur Suivant.
4
Si vous souhaitez que GroupWise créé des références pour chaque document,
cliquez sur Afficher les documents dans un dossier, puis sur le dossier dans
lequel vous souhaitez les stocker.
ou
Si vous ne souhaitez pas créer de références de documents, cliquez sur
Importer sans afficher les documents dans un dossier.
Importation de documents dans une bibliothèque GroupWise
133
5
Cliquez sur Terminer pour commencer l'importation.
GroupWise copie les documents dans la bibliothèque spécifiée et crée une
référence pour chaque document dans le dossier Armoire.
Astuces
Vous pouvez également importer un document en le faisant glisser d'une
fenêtre ou de votre bureau vers un dossier GroupWise.
-
Importation
personnalisée de
documents
Cliquez sur un fichier pour le supprimer de la liste Fichiers à importer, puis
sur Supprimer Fichiers.
1
Cliquez sur Fichier Importation des documents.
2
Choisissez Ajouter fichiers, puis sélectionnez les fichiers à importer. Cliquez
ensuite sur OK.
Pour sélectionner plusieurs fichiers à importer, appuyez sur la touche Ctrl tout
en cliquant sur les différents autres documents.
134
3
Vérifiez que la case Importation rapide n'est pas cochée.
4
Cliquez sur Suivant.
5
Cliquez sur Copier les fichiers dans GroupWise pour placer une copie des
fichiers dans la bibliothèque et laisser les fichiers originaux à leur
emplacement de départ.
ou
Cliquez sur Déplacer les fichiers vers GroupWise pour placer les fichiers
dans la bibliothèque et supprimer les fichiers originaux de leur emplacement
de départ.
6
Pour sauvegarder toute erreur d'importation dans un fichier journal, cliquez sur
Stocker les messages d'état et d'erreur dans un fichier journal, puis
spécifiez un nom de fichier.
Importation de documents dans une bibliothèque GroupWise
7
Cliquez sur Suivant.
8
Cliquez sur la bibliothèque dans laquelle vous voulez stocker les documents.
9
Cliquez sur Suivant.
10 Si vous souhaitez que GroupWise créé des références pour chaque document,
cliquez sur Afficher les documents dans un dossier, puis sur le dossier dans
lequel vous souhaitez les stocker.
ou
Si vous ne souhaitez pas créer de références de documents, cliquez sur
Importer sans afficher les documents dans un dossier.
11 Cliquez sur Suivant.
Importation de documents dans une bibliothèque GroupWise
135
12 Pour définir les caractéristiques de chaque document que vous importez,
cliquez sur Confirmer les caractéristiques de chaque document
individuellement.
ou
Pour que GroupWise définisse des caractéristiques en fonction des valeurs par
défaut spécifiées dans les options de document, cliquez sur Définir les
caractéristiques en utilisant les valeurs par défaut.
13 Si vous voulez spécifier d'autres valeurs par défaut, valables pour cette seule
session d'importation, cliquez sur Modifier les valeurs par défaut, spécifiez
les valeurs, puis cliquez sur OK.
14 Cliquez sur Suivant.
15 Cliquez sur Terminer pour commencer l'importation.
Intégration de GroupWise aux applications
Si vous utilisez une application intégrée, telle que WordPerfect® 7, Word 7,
ExcelTM ou Word ProTM, vous pouvez intégrer les fonctions Ouvrir et Sauvegarder
de cette application à GroupWise. Lorsque vous intégrez une application, vous
pouvez accéder aux documents situés dans votre boîte aux lettres et dans vos
dossiers, en choisissant la fonction Ouvrir de cette application. De plus, vous
pouvez sauvegarder toutes les modifications que vous aurez apportées au
document. Il vous suffit d'utiliser la fonction Sauvegarder sous de l'application
pour sauvegarder la nouvelle version de votre document.
Vous pouvez intégrer GroupWise aux applications de deux façons : en utilisant la
composante ODMA fournie par l'application ou en utilisant une macro
d'intégration point à point fournie par GroupWise.
-
Intégration des
applications pendant la
configuration
136
Si le programme de configuration détecte que l'application (WordPerfect 7, Word
7 ou Excel) est correctement installée, vous êtes invité à spécifier si vous voulez
intégrer GroupWise à l'application. Par défaut, le programme de configuration
l'intégrera à WordPro. Si, après avoir intégré vos applications, vous revenez sur
Intégration de GroupWise aux applications
votre décision, vous pouvez désactiver l'intégration dans Caractéristiques de
configuration du document.
Utilisation
d'applications non
intégrées
Si vous utilisez des applications non intégrées (toutes les applications Windows
3.1, MS DOS, et de nombreuses applications Windows 95TM), vous ne pourrez pas
intégrer GroupWise à vos applications.
Désactivation de
l'intégration de
GroupWise
1
Cliquez sur Outils Options, puis cliquez deux fois sur Documents.
2
Cliquez sur Activer l'intégration avec d'autres applications.
-
-
Astuces
Pour intégrer vos applications à GroupWise, vous devez sélectionner les
applications que vous voulez intégrer au moment de la configuration. Pour
de plus amples informations, contactez l'administrateur de votre système.
Stockage de plusieurs versions d'un document
Vous pouvez stocker plusieurs versions d'un document dans GroupWise. Chaque
référence de document dans votre boîte aux lettres pointe vers une seule version
d'un document. Vous pouvez visualiser les informations relatives à une version
particulière d'un document dans l'onglet Version de l'option Caractéristiques. Vous
pouvez gérer les différentes versions d'un document (les ouvrir, les emprunter, les
réintégrer, etc.) dans la boîte de dialogue Liste des versions. Il existe trois
catégories de versions de documents dans GroupWise :
Version actuelle
Il s'agit de la version d'un document la plus récente.
Version officielle
Vous pouvez désigner une version officielle d'un document. Dans ce cas, vous
pouvez accorder aux utilisateurs des droits d'accès à cette version différents de
ceux qu'ils possèdent sur les autres versions du document. Par exemple, vous
Stockage de plusieurs versions d'un document
137
pouvez accorder à tous les utilisateurs le droit de visualiser la version officielle de
la liste du personnel, mais vous réserver le droit d'ouvrir et de modifier toutes les
autres versions de la liste. Si vous ne spécifiez pas de version officielle pour un
document, sa version actuelle est considérée comme étant la version officielle.
Dans la liste Elément, une étoile apparaît à côté de la référence du document
constituant la version officielle.
Version spécifique
Il s'agit de la version d'un document qui est directement référencée par son numéro
de version. Dans la liste Elément, le symbole du numéro (#) apparaît à côté de la
référence du document. Vous pouvez accorder des droits d'accès différents pour
chaque version d'un document. Par exemple, vous pouvez accorder à tous les
utilisateurs de votre système le droit de visualiser la version officielle d'un
document et n'accorder qu'à quelques utilisateurs le droit de consulter la version
actuelle.
-
Création d'une
nouvelle version d'un
document
1
Dans votre boîte aux lettres, cliquez sur la référence du document pour lequel
vous voulez créer une nouvelle version.
2
Cliquez sur Fichier Nouveau Version du document.
3
Saisissez une description de cette nouvelle version du document, puis cliquez
sur OK.
Astuces
La version sélectionnée et ses caractéristiques sont copiées dans la
nouvelle version.
-
Visualisation des
informations relatives
à la version d'un
document
138
1
Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres.
2
Cliquez sur Fichier Caractéristiques Version.
Stockage de plusieurs versions d'un document
Détermination de la
version officielle d'un
document
-
1
Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres.
2
Cliquez sur Opérations Version Liste.
3
Cliquez sur la version d'un document que vous voulez spécifier comme version
officielle.
4
Cliquez sur Opérations Marquer la version officielle.
Astuces
Pour définir la version officielle d'un document, vous devez posséder le
droit de modifier les paramètres de confidentialité et l'administrateur
système doit vous avoir accordé les droits nécessaires pour définir la
version officielle d'un document.
Stockage de plusieurs versions d'un document
139
Partage de documents
Lorsque vous créez ou importez un document dans GroupWise, vous pouvez
préciser si voulez le partager avec d'autres utilisateurs. Si tel est le cas, vous
pouvez spécifier les utilisateurs ou le groupe avec lesquels vous voulez partager le
document et les droits qui seront octroyés à chacun des utilisateurs.
Lorsque vous créez un document, GroupWise intègre les options <Utilisateur
général> et <Créateur> dans la liste Partage. Par défaut, les utilisateurs généraux
(tous les utilisateurs ayant accès à la bibliothèque) ne possèdent aucun droit sur ce
document, tandis que l'auteur et le créateur ont tous les droits dessus. Vous pouvez
utiliser l'entrée <Utilisateur général> pour accorder les mêmes droits à tous les
utilisateurs ayant accès à la librairie, et l'entrée <Créateur> pour limiter les droits
du créateur.
-
Sélection des
utilisateurs pouvant
partager un document
Vous pouvez utiliser les options de l'onglet Partage dans Caractéristiques pour
octroyer les droits de partage d'un document. Pour ce faire, utilisez l'une des
méthodes suivantes :
◆
Vous pouvez cliquer sur Non partagé pour empêcher les autres utilisateurs de
visualiser, de modifier ou de supprimer un document.
◆
Vous pouvez cliquer sur Partagé avec pour sélectionner des utilisateurs ou
des groupes spécifiques, ainsi que pour octroyer les droits de partage à chaque
utilisateur ou groupe.
Lorsqu'un utilisateur tente d'accéder à un document, GroupWise contrôle les
droits qui lui ont été attribués. Si l'utilisateur ne possède aucun droit sur le
document, GroupWise vérifie les droits dont il dispose, du fait de son
appartenance à un groupe. Si, en tant que membre d'un groupe, l'utilisateur ne
dispose d'aucun droit sur le document, GroupWise vérifie les droits octroyés à
l'utilisateur désigné comme <Utilisateur général>.
◆
-
Attribution de droits
d'accès aux
utilisateurs
140
Partage de documents
Vous pouvez cliquer sur Partagé avec, puis sur Confidentialité de la version
pour octroyer aux utilisateurs des droits différents pour chaque version d'un
document.
Vous pouvez octroyer aux utilisateurs le droit de visualiser, de modifier, de
supprimer ou de partager un document. Si vous octroyez aux utilisateurs le droit de
partager un document, ils peuvent placer le document dans un dossier partagé,
faire suivre sa référence ou la joindre à un message. Vous pouvez également
octroyer aux utilisateurs le droit de modifier les paramètres de confidentialité d'un
document. Pour cela, les utilisateurs doivent également posséder des droits
d'édition. Les droits que vous spécifiez sont applicables à toutes les versions d'un
document. Si vous voulez définir des droits différents pour chaque version, cliquez
sur le bouton Niveau de confidentialité de la version.
Lorsque vous octroyez aux utilisateurs des droits d'édition et de suppression,
GroupWise leur accorde automatiquement des droits de visualisation. Si les
utilisateurs ne possèdent pas ces derniers droits, ils ne verront pas le document
lorsqu'ils effectueront une recherche.
Attribution de droits
sur toutes les
versions d'un
document
-
1
Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres.
2
Cliquez sur Fichier Caractéristiques.
3
Cliquez sur l'onglet Partage.
4
Cliquez sur Partagé avec.
5
Dans la zone de texte Nom, entrez le nom de l’utilisateur ou du groupe auquel
vous souhaitez octroyer des droits, puis cliquez sur Ajouter un utilisateur.
6
Cochez les cases correspondant aux droits que vous voulez attribuer à
l'utilisateur sélectionné.
7
Cliquez sur OK.
Partage de documents
141
Astuces
Vous devez être le créateur d’un document pour octroyer des droits
d’accès, ou le créateur du document doit vous octroyer des droits pour que
vous puissiez modifier le niveau de confidentialité du document.
-
Attribution de droits
sur une version
particulière d'un
document
142
Partage de documents
Les utilisateurs doivent disposer de droits de partage pour placer la
référence du document dans un dossier partagé, la faire suivre ou la joindre
à un message.
1
Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres.
2
Cliquez sur Fichier Caractéristiques.
3
Cliquez sur l'onglet Partage.
4
Cliquez sur Partagé avec.
5
Dans la zone de texte Nom, entrez le nom de l’utilisateur ou du groupe auquel
vous souhaitez octroyer des droits, puis cliquez sur Ajouter un utilisateur.
6
Cliquez sur Niveau de confidentialité de la version.
7
Cochez les cases correspondant aux droits que vous voulez octroyer à
l'utilisateur pour la version choisie, puis cliquez sur OK.
Astuces
Vous devez être le créateur d’un document pour octroyer des droits
d’accès, ou le créateur du document doit vous octroyer des droits pour que
vous puissiez modifier le niveau de confidentialité du document.
Attribution des droits
de modification des
paramètres liés au
partage d'un
document
Les utilisateurs doivent disposer de droits de partage pour placer la
référence du document dans un dossier partagé, expédier cette référence ou
la joindre à un message électronique.
-
1
Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres.
2
Cliquez sur Fichier Caractéristiques.
3
Cliquez sur l'onglet Partage.
4
Cliquez sur Partagé avec.
5
Dans la zone de texte Nom, entrez le nom de l'utilisateur ou du groupe auquel
vous voulez octroyer des droits de modification, puis cliquez sur Ajouter un
utilisateur.
6
Cliquez sur Modifier la confidentialité.
Astuces
Vous devez être le créateur d'un document pour octroyer le droit de
modifier les paramètres de confidentialité.
Interdiction de
l'accès à votre
document par les
autres utilisateurs
-
1
Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres.
2
Cliquez sur Fichier Caractéristiques.
3
Cliquez sur l'onglet Partage.
Partage de documents
143
-
Visualisation du nom
de l'utilisateur ayant
ouvert un document
4
Cliquez sur Non partagé.
1
Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres.
2
Cliquez sur Fichier Caractéristiques Journal d'activité.
Une entrée est ajoutée chaque fois qu'un document est placé dans un dossier
partagé ou retransmis à un autre utilisateur.
Astuces
Pour partager une référence de document, vous devez être le créateur ou
l'auteur du document, ou bien le créateur ou l'auteur doit vous octroyer des
droits de partage du document.
144
Partage de documents
Visualisation de l'historique d'un document
Vous pouvez utiliser le journal d'activité pour voir si un document a été ouvert,
visualisé, emprunté, etc., et pour connaître les personnes qui l'ont consulté et
utilisé. Le journal d'activité affiche la date et l'heure d'une activité dans un
document, le nom de l'utilisateur qui l'a effectuée, ainsi que le type de l'activité
(ouverture, emprunt, suppression, partage, etc.) et la version du document
concernée.
Vous pouvez afficher les activités associées à une version particulière d'un
document ou à toutes les versions d'un document. Les activités les plus récentes
apparaissent au début de la liste.
Visualisation des
activités effectuées
dans un document
-
1
Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres.
2
Cliquez sur Fichier Caractéristiques.
3
Cliquez sur l'onglet Journal d'activité.
Les activités (emprunt, réintégration, etc.), effectuées dans une version d'un
document, apparaissent dans la zone de liste.
Visualisation du nom
des utilisateurs ayant
ouvert ou emprunté un
document
-
1
Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres.
2
Cliquez sur Fichier Caractéristiques.
3
Cliquez sur l'onglet Journal d'activité pour visualiser le nom de l'utilisateur
qui a ouvert ou emprunté le document.
Visualisation de l'historique d'un document
145
Astuces
Vous pouvez également visualiser le nom des utilisateurs ayant ouvert un
document à l'aide de l'onglet Version. Pour ce faire, cliquez sur la
référence du document, puis sur Fichier Caractéristiques Version.
Pour visualiser les activités effectuées dans un document, vous devez
posséder les droits correspondants sur la version sélectionnée.
Emprunt de documents
Utilisez l'option Emprunter si vous voulez verrouiller pendant une période
prolongée les documents sur lesquels vous travaillez. Par exemple, vous pouvez
utiliser cette option pour verrouiller les documents sur lesquels vous voulez
travailler quand vous êtes chez vous ou en dehors du bureau.
Lorsqu'un document est emprunté, il est verrouillé dans la bibliothèque et les
autres utilisateurs ne peuvent pas le modifier ; cependant, ils peuvent le visualiser
s'ils possèdent des droits de visualisation. GroupWise copie le document et le place
à l'endroit que vous avez spécifié au moment de l'emprunt. Le document reste
verrouillé dans la bibliothèque jusqu'à ce que vous l'y réintégriez de nouveau.
IMPORTANT : il n'est pas nécessaire d'utiliser l'option Emprunter pour verrouiller
un fichier chaque fois que vous le modifiez. Lorsque vous ouvrez un document,
GroupWise l'identifie comme En cours d'utilisation, et aucun autre utilisateur ne
peut le modifier tant qu'il est ouvert.
Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs documents à emprunter dans la fenêtre
principale et attribuer un nom de fichier différent à chaque document emprunté.
-
Emprunt d'un
document
146
Emprunt de documents
1
Dans votre boîte aux lettres, cliquez sur la référence du document que vous
voulez emprunter.
2
Cliquez sur Opérations Emprunter.
Cliquez sur Indiquer les
conflits de noms de fichier
pour que GroupWise vous
prévienne si, à
l'emplacement de stockage
des fichiers empruntés, un
fichier porte le même nom
que celui que vous venez
d'emprunter.
3
Dans la zone de texte Nom du fichier emprunté, saisissez le nom de fichier
du document.
Par défaut, GroupWise utilise le numéro du document comme nom du fichier
emprunté. Si vous n'indiquez pas d'autre nom de fichier, notez bien le numéro
attribué au fichier pour pouvoir localiser le document que vous avez emprunté.
4
Dans la zone de texte Emplacement du fichier emprunté, entrez le chemin
menant à l'emplacement où vous voulez stocker le document emprunté.
5
Cliquez sur Emprunter.
Astuces
Les utilisateurs peuvent visualiser les documents empruntés dans la
bibliothèque s'ils possèdent des droits de visualisation.
Emprunt de plusieurs
documents
Les modifications apportées au document emprunté n'apparaissent pas
dans le document stocké dans la bibliothèque tant que vous ne le réintégrez
pas ou que vous ne le mettez pas à jour.
Les autres utilisateurs possédant des droits d'édition sur un document ne
peuvent pas le modifier tant qu'il est emprunté.
-
1
Dans votre boîte aux lettres, appuyez sur la touche Ctrl tout en cliquant sur les
références des documents que vous voulez emprunter.
2
Cliquez sur Opérations Emprunter.
3
Cliquez sur Indiquer les conflits de noms de fichier pour que GroupWise
vous prévienne si, dans l'emplacement de destination des fichiers empruntés,
un fichier porte le même nom que ceux que vous venez d'emprunter.
Emprunt de documents
147
4
Dans la zone de liste Documents sélectionnés, cliquez sur une référence de
document.
5
Dans la zone de texte Nom du fichier emprunté, spécifiez un nom de fichier
pour le document emprunté.
Par défaut, GroupWise utilise le numéro, la version et l'extension du document
comme nom du fichier emprunté. Si vous n'indiquez pas d'autre nom de fichier,
notez bien le nom de fichier pour pouvoir localiser le document que vous avez
emprunté.
6
Répétez les étapes 3 et 4 jusqu'à ce que vous ayez spécifié un nom de fichier
pour tous les documents empruntés.
7
Dans la zone de liste Documents sélectionnés, appuyez sur la touche Ctrl et
cliquez sur tous les documents que vous voulez emprunter.
8
Cliquez sur Emprunter.
Astuces
Pendant que le document est emprunté, les utilisateurs possédant des droits
de visualisation peuvent visualiser sa copie dans la bibliothèque.
-
Visualisation de tous
les documents
empruntés
148
Emprunt de documents
1
Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres.
2
Cliquez sur Opérations Réintégrer.
3
Cliquez sur Afficher tous les documents empruntés dans la bibliothèque
sélectionnée.
Astuces
Vous pouvez sélectionner une autre bibliothèque dans la liste déroulante
Sélection d'une bibliothèque pour visualiser les documents que vous y avez
empruntés.
Mise à jour d'un
document emprunté
sans procéder à sa
réintégration
-
GroupWise peut répercuter toutes les modifications apportées à un document
emprunté dans la bibliothèque sans avoir à le réintégrer. Utilisez l'option Mise à
jour sans réintégration si vous êtes toujours en train de modifier un document, mais
que vous voulez permettre aux autres utilisateurs de visualiser les modifications
effectuées.
1
Dans votre boîte aux lettres, cliquez sur la référence du document que vous
voulez mettre à jour dans la bibliothèque.
2
Sélectionnez Opérations Réintégrer.
3
Cliquez sur la liste déroulante Méthode de réintégration, puis sur Mise à
jour sans réintégration.
4
Cliquez sur Réintégrer.
Emprunt de documents
149
Astuces
Pour mettre à jour plusieurs documents, appuyez sur la touche Ctrl tout en
cliquant sur les références des documents dans votre boîte aux lettres.
Réintégration de documents
Utilisez l'option Réintégrer pour réintégrer les documents que vous avez
empruntés. Lorsque vous réintégrez un document, il est déverrouillé dans la
bibliothèque et les autres utilisateurs peuvent le modifier.
Vous pouvez réintégrer un seul ou plusieurs documents à la fois. L'emplacement
des documents que vous réintégrez importe peu.
Si un ou plusieurs documents empruntés sont sélectionnés lorsque vous cliquez sur
Réintégrer, GroupWise affiche les documents sélectionnés dans la zone de liste
Documents à réintégrer. Si aucun document emprunté n'est sélectionné,
GroupWise affiche un avertissement et répertorie dans cette liste tous les
documents que vous avez empruntés.
Il existe quatre méthodes de réintégration :
Réintégration et
déplacement
Déplace le document dans la
bibliothèque et le supprime de
l'emplacement de destination de
l'emprunt.
Réintégration et copie
Copie le document dans la bibliothèque
tout en en laissant une copie à
l'emplacement de destination de
l'emprunt.
Réintégrer seulement
Réintègre le document dans la
bibliothèque mais ne répercute aucune
des modifications effectuées sur la
version empruntée.
Mise à jour sans
réintégration
Met à jour le document dans la
bibliothèque en fonction des
modifications apportées mais ne
déverrouille pas le document.
Lorsque vous réintégrez un document, vous pouvez spécifier la version dans
laquelle vous voulez le réintégrer. Il existe trois versions possibles :
150
Réintégration de documents
Réintégration d'un
document et maintien
d'une copie à l'endroit
où il a été emprunté
Version empruntée
Met à jour la version du document que
vous réintégrez.
Nouvelle version
Crée une nouvelle version du document.
Nouveau document
Ouvre un nouveau document et vous
permet de lui attribuer de nouvelles
caractéristiques.
-
1
Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres.
2
Choisissez Opérations Réintégrer.
3
Cliquez sur la liste déroulante Méthode de réintégration, puis sur
Réintégration et copie du document.
4
Cliquez sur la liste déroulante Réintégrer sous, puis sur une version.
5
Dans la zone de texte Emplacement et nom de fichier emprunté, précisez le
chemin et le nom de fichier du document que vous réintégrez.
6
Cliquez sur Réintégrer.
Réintégration de documents
151
Astuces
Pour réintégrer plusieurs documents à la fois, appuyez sur la touche Ctrl
tout en cliquant sur les documents affichés dans la zone de liste
Documents à réintégrer.
-
Réintégration d'un
document sans
sauvegarder les
modifications
Pour retirer un document de la liste Documents à réintégrer, cliquez sur le
document, puis sur Supprimer.
1
Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres.
2
Choisissez Opérations Réintégrer.
3
Cliquez sur la liste déroulante Méthode de réintégration.
4
Choisissez Réintégrer Uniquement.
5
Cliquez sur Réintégrer.
Astuces
GroupWise réintègre le document sans sauvegarder les modifications
effectuées lorsque le document était emprunté.
-
Réintégration d'un
document et
suppression de ce
document de
l'emplacement de
destination de
l'emprunt
152
Pour réintégrer plusieurs documents à la fois, appuyez sur la touche Ctrl
tout en sélectionnant les documents affichés dans la zone de liste
Documents à réintégrer.
1
Dans votre boîte aux lettres, cliquez sur la référence du document que vous
voulez réintégrer.
2
Choisissez Opérations Réintégrer.
3
Cliquez sur la liste déroulante Méthode de réintégration, puis sur
Réintégration et déplacement du document.
4
Cliquez sur la liste déroulante Réintégrer sous, puis sur une version.
5
Dans la zone de texte Emplacement et nom de fichier emprunté, précisez le
chemin et le nom de fichier du document que vous réintégrez.
6
Cliquez sur Réintégrer.
Réintégration de documents
Astuces
Pour réintégrer plusieurs documents à la fois, appuyez sur la touche Ctrl
tout en sélectionnant les références des documents dans votre boîte aux
lettres.
Réintégration d'un
document sous une
nouvelle version
Pour retirer un document de la liste Documents à réintégrer, cliquez sur le
document, puis sur Supprimer.
-
1
Dans votre boîte aux lettres, cliquez sur la référence du document que vous
voulez réintégrer et dont vous voulez créer une nouvelle version.
2
Choisissez Opérations Réintégrer.
3
Cliquez sur la liste déroulante Méthode de réintégration, puis sur une
méthode de réintégration.
4
Cliquez sur la liste déroulante Réintégrer sous, puis sur Nouvelle version.
5
Dans la zone de texte Emplacement et nom de fichier emprunté, précisez le
chemin et le nom du fichier que vous réintégrez.
6
Cliquez sur Réintégrer.
Astuces
Pour retirer un document de la liste Documents à réintégrer, cliquez sur le
document, puis sur Supprimer.
Suppression de documents
Lorsque vous supprimez un document dans GroupWise, vous pouvez préciser si
vous voulez supprimer sa référence, la version sélectionnée ou toutes les versions
du document. Vous pouvez supprimer toute référence de document de votre boîte
aux lettres ou de vos dossiers ; cependant, pour supprimer une version sélectionnée
ou toutes les versions d'un document, vous devez posséder des droits de
suppression. Pour de plus amples informations sur les droits de documents,
reportez-vous à Partage de documents dans Création et utilisation de documents.
Lorsque vous supprimez la référence d'un document, cette référence disparaît de
votre boîte aux lettres ou de vos dossiers, mais le document est conservé dans la
bibliothèque. Lorsque vous supprimez une version du document, la version
sélectionnée est supprimée de la bibliothèque et sa référence disparaît du dossier.
Lorsque vous supprimez toutes les versions d'un document, elles sont supprimées
de la bibliothèque et leurs références disparaissent du dossier.
Suppression de documents
153
-
-
Suppression de
documents en
fonction de leur type
Vous pouvez soit supprimer vous-même des documents de vos dossiers, soit laisser
GroupWise supprimer automatiquement les documents ayant dépassé la durée de
vie qui leur était impartie. GroupWise supprime les documents en fonction de leur
type, défini dans l'onglet Document de l'option Caractéristiques. Chaque type de
document est soumis à une date de péremption et à une opération qui lui est
associée. L'administrateur système définit ces éléments (suppression ou
réintégration) lorsqu'il crée la bibliothèque.
Suppression d'un
document dans votre
boîte aux lettres
1
Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres.
2
Cliquez sur Editer Supprimer.
3
Cliquez sur Supprimer le document du dossier OK.
Astuces
Le document n'est pas supprimé de la bibliothèque. Tous les utilisateurs,
selon les droits dont ils disposent, peuvent toujours visualiser, ouvrir,
modifier ou supprimer le document, à partir de ses références.
-
Suppression d'une
version particulière
d'un document
154
1
Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres.
2
Cliquez sur Opérations Liste des versions.
3
Cliquez sur la version du document que vous voulez supprimer.
4
Cliquez sur Editer Supprimer.
Suppression de documents
Suppression de toutes
les versions d'un
document
-
1
Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres.
2
Cliquez sur Editer Supprimer.
3
Cliquez sur Supprimer toutes les versions du document de la bibliothèque,
puis sur OK.
Astuces
Vous pouvez cliquer sur Supprimer Document du dossier pour
supprimer une référence de document sans pour autant supprimer le
document correspondant.
Copie de documents
Vous pouvez copier des documents et leurs caractéristiques pour créer des
documents semblables. En copiant un document, vous créez un nouveau document
dans la bibliothèque.
Lorsque vous copiez un document, vous pouvez préciser la manière dont vous
voulez créer les caractéristiques du nouveau document. Vous pouvez les spécifier
vous-même ou bien laisser GroupWise les créer à votre place ; pour ce faire,
GroupWise utilise les valeurs du document de départ.
Copie d'un document
-
1
Cliquez sur la référence d'un document dans votre boîte aux lettres.
2
Cliquez sur Opérations Copier le document.
3
Sélectionnez la méthode que vous voulez utiliser pour créer la feuille de
caractéristiques du document.
4
Cliquez sur OK.
Copie de documents
155
-
Copie d'un document
dans une autre
bibliothèque
1
Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres.
2
Choisissez Opérations Copier le document.
3
Dans la liste déroulante Sélectionner la bibliothèque dans laquelle vous
allez effectuer la copie, sélectionnez la bibliothèque vers laquelle vous voulez
copier le document.
4
Sélectionnez la méthode que vous voulez utiliser pour créer les caractéristiques
du document, puis cliquez sur OK.
Astuces
Les informations contenues dans les champs système (type de document,
auteur et objet) sont copiées dans la nouvelle bibliothèque.
Sauvegarde de documents
Vous pouvez utiliser la commande Sauvegarder sous pour sauvegarder des
documents en dehors de la bibliothèque GroupWise. Elle vous permet de créer une
copie du document hors de la bibliothèque. Cependant, lorsque vous utilisez cette
commande, toutes les modifications apportées au document sauvegardé ne sont pas
répercutées dans la bibliothèque.
-
Sauvegarde des
modifications
apportées au contenu
d'un document
Pour sauvegarder les modifications apportées au contenu d'un document, utilisez la
fonction Sauvegarder dans l'application correspondante.
Cette commande fonctionne différemment selon qu'il s'agit d'une application
intégrée ou non.
Sauvegarde de documents dans des applications non intégrées
Si vous utilisez des applications non intégrées (toutes les applications de Windows
3.1 et de nombreuses applications de Windows 95), vous ne pourrez pas
sauvegarder la nouvelle version d'un document à partir de ces applications. Pour
créer une nouvelle version d'un document, vous devez la créer avant d'ouvrir le
document. Pour être sûr que les modifications sont sauvegardées dans la
bibliothèque, ne renommez pas le document quand vous effectuez sa sauvegarde.
Sauvegarde de documents dans des applications intégrées
Si vous utilisez une application intégrée (telle que WordPerfect 7 ou Word 7),
GroupWise peut intégrer les fonctions de gestion de documents à la fonction
Sauvegarder sous de l'application. Lorsque vous sélectionnez Sauvegarder sous
dans l'application, vous avez la possibilité de sauvegarder la nouvelle version du
document dans la bibliothèque GroupWise. De plus, vous pouvez sélectionner le
dossier GroupWise dans lequel vous voulez sauvegarder le document.
156
Sauvegarde de documents
Sauvegarde de
documents en dehors
de la bibliothèque
GroupWise
-
1
Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres.
2
Cliquez sur Fichier Sauvegarder sous.
3
Dans la zone de texte Sauvegarder le fichier sous, spécifiez un nom pour le
document.
4
Cliquez sur Parcourir, précisez le chemin d'accès à l'emplacement où vous
voulez sauvegarder le document. Cliquez enfin sur OK.
5
Cliquez sur Sauvegarder.
Astuces
Pour partager des documents avec des utilisateurs qui n'ont pas accès à
GroupWise, utilisez Sauvegarder sous pour effectuer une copie des
documents en dehors de la bibliothèque.
Ouverture de documents
Lorsque vous cliquez deux fois sur la référence d'un document dans votre boîte aux
lettres ou dans votre dossier, GroupWise ouvre le document dans l'application
associée. Vous pouvez alors le modifier. Si vous n'avez pas les droits nécessaires
pour modifier le document, vous ne pouvez pas l'ouvrir ; cependant, vous pouvez
le visualiser dans l'Aperçu.
GroupWise affecte l'état En cours d'utilisation à la version sélectionnée lorsque
celle-ci est ouverte. Cet état verrouille cette version du document et empêche les
autres utilisateurs de la modifier lorsqu'elle est ouverte. Lorsque vous quittez le
document, l'état En cours d'utilisation disparaît et la version est déverrouillée.
Si vous voulez verrouiller la version d'un document pendant plusieurs sessions de
modification, utilisez Emprunter. Cette fonction vous permet de copier la version
sélectionnée d'un document à un autre emplacement. Cette version reste verrouillée
jusqu'à ce que vous la réintégriez.
Ouverture de documents
157
Ouverture de documents dans GroupWise Remote
Lorsque vous utilisez GroupWise Remote, vous devez vous-même identifier la
version d'un document comme étant En cours d'utilisation au moment où vous la
récupérez dans votre boîte aux lettres principale. Lorsque vous quittez le
document, Remote vous invite à effacer l'état En cours d'utilisation.
Ouverture de documents dans des applications non intégrées
Si vous utilisez des applications non intégrées (toutes les applications Windows
3.1, MS DOS et de nombreuses applications Windows 95), GroupWise établit le
suivi de l'application, et non du document, et replace ce dernier dans la
bibliothèque au moment de la fermeture de l'application, et non au moment de la
fermeture du document.
Ouverture de documents dans des applications intégrées
Si vous utilisez une application intégrée (telle que WordPerfect 7 ou Word 7),
GroupWise peut intégrer les fonctions de gestion de documents aux fonctions
Ouvrir et Sauvegarder sous de l'application.
Lorsque vous sélectionnez Ouvrir dans l'application, la boîte de dialogue affiche
les références de tous les documents disponibles dans votre boîte aux lettres ou
dans vos dossiers. Vous pouvez sélectionner la référence d'un document pour
l'ouvrir ou cliquer sur le bouton Sélectionner un document à l'aide de la boîte de
dialogue de l'application pour utiliser la boîte de dialogue Ouvrir habituelle de
l'application.
-
Ouverture de
documents
1
Cliquez deux fois sur la référence du document dans votre boîte aux lettres.
Astuces
Lorsque vous ouvrez un document, celui-ci est identifié comme étant En
cours d'utilisation, ce qui empêche les autres utilisateurs de le modifier
quand il est ouvert.
-
Ouverture de plusieurs
versions d'un
document
158
Ouverture de documents
Si vous n'avez pas accès à l'application dans laquelle le document a été
créé, GroupWise vous invite à spécifier une application. Il se peut que
vous puissiez ouvrir le document dans une application associée.
1
Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres.
2
Cliquez sur Opérations Liste des versions.
3
Dans la zone de liste Versions, sélectionnez les versions que vous voulez
ouvrir.
4
Cliquez sur Opérations Ouvrir.
Ouverture de documents
159
Personnalisation
de GroupWise
160
Ouverture de documents
Définition des options de GroupWise
Servez-vous de la commande Options pour personnaliser GroupWise® en
définissant des options qui entrent en vigueur dès que vous démarrez GroupWise.
Vous pouvez définir des options afin de travailler plus efficacement, de changer
l’apparence de GroupWise et d’accomplir des tâches spécifiques.
Par exemple, utilisez les options d’environnement pour changer la langue
d’interface utilisée par GroupWise, ou les options d’envoi pour obtenir un accusé
de réception pour chaque message envoyé. Vous pouvez également utiliser
Options pour vous abonner à Notify, spécifier un dossier d’archivage, modifier le
niveau de confidentialité des éléments envoyés, etc.
Livraison différée d’un
élément
-
1
Pour différer la livraison d’un seul élément, ouvrez une vue d’élément cliquez sur Fichier Caractéristiques, puis sur l'onglet Options d'envoi
avancées.
ou
Pour différer la livraison de tous les éléments envoyés, cliquez sur Outils Options, cliquez deux fois sur Envoyer, puis une fois sur l'onglet Avancé.
2
Cochez la case Distribution après.
3
Dans la zone de texte Distribution après, spécifiez le nombre de jours devant
s’écouler avant la livraison de l’élément.
La date et l’heure de la
livraison de l’élément
apparaissent dans la zone Le.
4
Cliquez sur OK.
Définition des options de GroupWise
161
-
Obtention d’un accusé
de réception des
éléments envoyés
1
Pour obtenir un accusé de réception pour un seul élément, ouvrez une vue
d’élément, puis cliquez sur Fichier Caractéristiques.
ou
Pour obtenir un accusé de réception pour tous les éléments envoyés, cliquez
sur Outils Options, cliquez deux fois sur Envoyer puis une fois sur l’onglet
du type d’élément que vous souhaitez modifier.
2
Dans la zone de groupe Accusé de réception, spécifiez le type d’accusé de
réception que vous souhaitez recevoir.
3
Cliquez sur OK.
Astuces
Pour obtenir un accusé de réception via Notify, vous devez d’abord vous y
abonner. Reportez-vous à Exécution de Notify.
-
Demande de réponse
aux messages
électroniques et
téléphoniques
envoyés
162
1
Pour demander une réponse à un seul élément, ouvrez une vue d’élément, puis
cliquez sur Fichier Caractéristiques.
ou
Pour demander une réponse à tous les éléments envoyés, cliquez sur Outils Options, cliquez deux fois sur Envoyer, puis une fois sur l’onglet Msg/Msg
tél.
2
Dans la zone de groupe Réponse requise, spécifiez le délai accordé au
destinataire pour vous donner sa réponse.
3
Cliquez sur OK.
Définition des options de GroupWise
Astuces
Spécification de
l’emplacement de
stockage des
éléments archivés
La partie supérieure du message envoyé au destinataire affiche
. Si
vous sélectionnez A votre convenance, « Réponse requise: A votre
convenance » apparaît dans la partie supérieure du message. Si vous
sélectionnez Sous x jours, « Réponse requise: Par xx/xx/xx » apparaît à
cet emplacement.
-
Modification de la
priorité des éléments
que vous envoyez
1
Cliquez sur Outils Options.
2
Cliquez deux fois sur Environnement, puis une fois sur l’onglet
Emplacement de fichier.
3
Spécifiez l’emplacement de votre répertoire d’archivage dans la zone de texte
Répertoire d'archivage.
4
Cliquez sur OK.
1
Pour modifier la priorité d’un seul élément, ouvrez une vue d’élément, puis
cliquez sur Fichier Caractéristiques.
ou
Pour modifier la priorité de tous les éléments envoyés, cliquez sur Outils Options. Cliquez deux fois sur Envoyer, puis une fois sur l’onglet du type
d’élément que vous souhaitez modifier.
2
Dans la zone de groupe Priorité, sélectionnez Elevée, Standard ou Faible.
3
Cliquez sur OK.
-
Définition des options de GroupWise
163
Astuces
La petite icône située à côté d’un élément de la boîte aux lettres est de
couleur rouge lorsque la priorité de l’élément est élevée, blanche pour une
priorité normale et grise lorsque la priorité est faible.
-
-
Modification de la
langue de l’interface
de GroupWise
Modification des vues
par défaut
164
1
Cliquez sur Outils Options.
2
Cliquez deux fois sur Environnement, puis une fois sur l’onglet Général.
3
Choisissez une langue dans la liste locale Langue de l'interface.
1
Cliquez sur Outils Options.
2
Cliquez deux fois sur Environnement, puis une fois sur l’onglet Vues.
3
Sélectionnez un type d’élément.
4
Si vous sélectionnez le type d’élément Tâche, Rendez-vous ou Note, choisissez
Personnel ou Groupe.
5
Dans la zone de liste Vues, cliquez sur la vue que vous souhaitez utiliser par
défaut.
Définition des options de GroupWise
6
Cliquez sur Définir la vue par défaut.
GroupWise repère l’élément à utiliser par défaut en plaçant un astérisque (*) à
côté du nom de la vue dans la zone de liste.
Modification du
niveau de
confidentialité d’un
élément
7
Répétez les étapes 3 à 6 pour sélectionner une vue par défaut pour chaque type
de vue.
8
Cliquez sur OK.
1
Pour modifier le niveau de confidentialité d’un seul élément, ouvrez une vue
d’élément, cliquez sur Fichier Caractéristiques, puis sur l'onglet Options
d'envoi avancées.
ou
Pour modifier le niveau de confidentialité de tous les éléments envoyés,
cliquez sur Outils Options, cliquez deux fois sur Envoyer, puis une fois sur
l'onglet Avancé.
2
Dans la zone de groupe Niveau de confidentialité, sélectionnez le niveau de
confidentialité souhaité.
3
Cliquez sur OK.
-
Astuces
Les options de niveau de confidentialité ne font que placer un libellé dans
la partie supérieure de la zone Message ; elles n’entraînent en aucun cas le
codage du texte de l’élément. Lorsque le niveau de confidentialité Normal
est sélectionné, aucun libellé n’apparaît sur les éléments envoyés.
Spécification du délai
de déclenchement
d’une alarme avant
une activité
-
1
Cliquez sur Outils Options.
2
Cliquez deux fois sur Date & Heure, puis une fois sur l'onglet Agenda.
3
Cliquez sur Activer l'alarme sur acceptation.
4
Précisez le temps (en minutes et en heures) devant s’écouler entre le
déclenchement de l’alarme et l’activité.
Définition des options de GroupWise
165
5
Cliquez sur OK.
Affectation de mots de passe à votre boîte aux lettres
Vous avez la possibilité d’affecter un mot de passe à votre boîte aux lettres de
façon à empêcher les autres utilisateurs d’accéder à vos éléments GroupWise sans
votre autorisation. Les mots de passe tiennent compte des majuscules et des
minuscules (par exemple, Mercredi est différent de MERCREDI). Une fois que
vous avez affecté un mot de passe à votre boîte aux lettres, le système vous
demande de le saisir chaque fois que vous démarrez GroupWise. Si vous ne
souhaitez plus que le système vous le demande, il vous suffit de le supprimer. Pour
que Windows® ait gardé votre mot de passe en mémoire lors de votre prochaine
connexion au système, cliquez sur l’option Mémoriser le mot de passe. Si vous
oubliez votre mot de passe, vous n’aurez accès à aucun de vos éléments.
La définition d’un mot de passe pour votre boîte aux lettres n’affecte pas les droits
d’accès de vos mandataires à votre boîte aux lettres. La capacité d’un mandataire
d’ouvrir votre boîte aux lettres dépend des droits que vous lui octroyez dans votre
liste d’accès.
Pour utiliser GroupWise Remote, vous devez affecter un mot de passe à votre boîte
aux lettres principale. Si vous créez un mot de passe pendant l’exécution de
Remote, celui-ci n’est affecté qu’à votre boîte aux lettres à distance. Par exemple,
si vous exécutez GroupWise Remote chez vous et décidez de créer un mot de
passe dans Options d'accès, celui-ci ne s’appliquera qu’à votre boîte aux lettres à
distance. Ce mot de passe n’affecte pas votre boîte aux lettres principale au bureau.
-
Création d’un mot de
passe pour votre boîte
aux lettres
166
1
Dans la fenêtre principale, cliquez sur Outils Options.
2
Cliquez deux fois sur Confidentialité, puis une fois sur l'onglet Mot de passe.
3
Dans la zone de texte Nouveau mot de passe, saisissez le mot de passe.
Affectation de mots de passe à votre boîte aux lettres
4
Dans la zone de texte Confirmer le nouveau mot de passe, entrez le mot de
passe, puis cliquez sur OK Fermer.
Astuces
Les mots de passe tiennent compte des majuscules et des minuscules (par
exemple, Mercredi est différent de MERCREDI).
Suppression de votre
mot de passe
Si vous utilisez GroupWise Remote, vous devez affecter un mot de passe à
votre boîte aux lettres principale. Pour créer un mot de passe destiné à
votre boîte aux lettres à distance uniquement, exécutez Remote avant
d’appliquer les étapes détaillées ci-dessus.
-
Modification de votre
mot de passe
1
Cliquez sur Outils Options.
2
Cliquez deux fois sur Confidentialité, puis une fois sur l'onglet Mot de passe.
3
Saisissez votre ancien mot de passe, puis cliquez sur OK.
4
Cliquez sur Effacer le mot de passe.
5
Cliquez sur OK Fermer.
1
Dans la fenêtre principale, cliquez sur Outils Options.
2
Cliquez deux fois sur Confidentialité, puis une fois sur l'onglet Mot de passe.
3
Dans la zone de texte Ancien mot de passe, saisissez le mot de passe à
modifier.
4
Dans la zone de texte Nouveau mot de passe, entrez le nouveau mot de passe.
5
Dans la zone de texte Confirmer le nouveau mot de passe, saisissez de
nouveau le mot de passe, cliquez sur OK, puis sur Fermer.
-
Affectation de mots de passe à votre boîte aux lettres
167
Astuces
Si vous oubliez votre mot de passe, vous ne pourrez plus accéder à
GroupWise. Si tel est le cas, contactez l’administrateur de votre système.
Les mots de passe tiennent compte des majuscules et des minuscules.
Personnalisation de votre barre d’outils
Utilisez la barre d’outils pour accéder à de nombreuses fonctions et options
proposées par GroupWise. Lors de l'utilisation de certaines fonctions (par
exemple, dans votre agenda), la barre d'outils correspondante apparaît.
Pour obtenir des informations sur un bouton de la barre d'outils, placez le pointeur
de la souris dessus et lisez le conseil d’utilisation qui apparaît.
Vous pouvez personnaliser chaque barre d’outils en ajoutant et en supprimant des
boutons, en choisissant leur ordre d’affichage et en insérant des séparateurs entre
eux.
1 Si la barre d'outils n'apparaît pas, cliquez sur Visualiser Barre d'outils.
2
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la barre d'outils, puis cliquez sur
Caractéristiques.
3
Cliquez sur l’onglet Personnaliser.
4
Pour ajouter un bouton, cliquez sur une catégorie dans la zone de liste
Catégories, cliquez sur un bouton dans la zone Contrôles, puis cliquez sur
Ajouter bouton.
Les catégories correspondent aux titres des menus de la fenêtre principale. Les
boutons de la zone Contrôles correspondent aux fonctions contenues dans ces
menus. Par exemple, les boutons de la catégorie Fichier correspondent aux
fonctions proposées dans le menu Fichier (ouverture des vues, impression,
sauvegarde, etc.).
5
168
Pour supprimer un bouton, faites-le glisser hors de la barre d’outils.
Personnalisation de votre barre d’outils
6
Pour modifier l’emplacement d’un bouton de la barre d’outils, faites-le glisser
vers l’emplacement souhaité.
7
Pour augmenter ou réduire l’espace entre les boutons, faites glisser un bouton
en l’éloignant ou en le rapprochant du bouton suivant.
8
Cliquez sur OK.
Astuces
Les barres d’outils changent en fonction de la vue dans laquelle vous vous
trouvez. Pour personnaliser une barre d’outils, vous devez ouvrir la vue
correspondante.
Pour modifier la vue par défaut des messages électroniques, des
rendez-vous et des tâches dans la barre d'outils, cliquez sur la flèche vers le
bas située à côté du bouton, puis sélectionnez la nouvelle vue par défaut.
Vous avez également la possibilité d’ajouter des boutons en les faisant
glisser de la zone Contrôles vers la barre d’outils.
Pour obtenir la description d’un bouton, sélectionnez-le dans la zone
Contrôles, puis lisez sa description dans la zone Description.
Vous avez la possibilité de choisir si les barres d’outils affichent
uniquement des icônes ou des icônes et du texte. Vous pouvez également
décider d’afficher tous les boutons sur une seule rangée ou de les répartir
sur plusieurs, en fonction de leur nombre.
Personnalisation des paramètres de vos bibliothèques
GroupWise vous permet de personnaliser les paramètres des bibliothèques dans
lesquelles vous stockez et créez des documents. Vous pouvez spécifier une
bibliothèque par défaut, une présentation des caractéristiques de document par
défaut (telle que l’ordre et la taille des champs) et des valeurs par défaut relatives
aux caractéristiques des documents. Vous pouvez aussi opter pour le format long
ou le format court de la feuille de caractéristiques utilisée. Les paramètres de
bibliothèques et de caractéristiques spécifiés n’affectent que la configuration de
votre bibliothèque. Vous ne pouvez pas modifier les paramètres des autres
utilisateurs.
Valeurs par défaut des caractéristiques
Vous avez la possibilité de spécifier des valeurs par défaut pour les champs de
caractéristiques des documents modifiables. Ces valeurs par défaut sont utilisées
lors de la création d’un nouveau document ou lors de l’importation d’un document
dans la bibliothèque sélectionnée. Si vous ne spécifiez aucune valeur par défaut
pour l’auteur et le type de document, GroupWise utilise le nom du créateur en tant
qu’auteur et Document comme type de document. Reportez-vous à Gestion de vos
documents dans GroupWise dans Création et utilisation de documents.
Personnalisation des paramètres de vos bibliothèques 169
Configuration de l’onglet Document
Vous pouvez personnaliser l’apparence de l’onglet Document dans
Caractéristiques. L’onglet Document apparaît lors de la création, de l’importation,
de la copie d’un document ou lorsque vous sélectionnez Caractéristiques. Vous
pouvez décider des champs à afficher dans l’onglet Document. Vous avez en outre
la possibilité de spécifier le nombre de lignes composant chaque champ, de choisir
l’ordre des champs dans la boîte de dialogue, et d’insérer des lignes vierges et des
séparateurs dans la boîte de dialogue.
Feuilles de caractéristiques des documents
Lorsque vous créez un nouveau document ou une nouvelle version d’un document
existant, GroupWise vous invite à en spécifier les caractéristiques. Vous pouvez
décider que GroupWise ne vous demande que de saisir le sujet du document, ou de
spécifier toutes les caractéristiques du document.
-
Définition de la
bibliothèque par
défaut
Vous pouvez changer la bibliothèque par défaut. Si vous n’indiquez aucune autre
bibliothèque spécifique, lorsque vous créez, importez ou copiez un document dans
GroupWise, celui-ci est sauvegardé dans la bibliothèque par défaut. En outre, la
fonction Rechercher recherche d’abord les documents dans la bibliothèque par
défaut.
1
Cliquez sur Outils Options, puis cliquez deux fois sur Documents.
2
Cliquez sur la bibliothèque que vous souhaitez utiliser par défaut.
3
Cliquez sur Définir les valeurs par défaut OK.
Utilisation des options de démarrage
GroupWise propose des commandes optionnelles à utiliser lors du démarrage du
programme. Certaines de ces options permettent de faciliter votre travail, d’autres
sont nécessaires pour exécuter GroupWise dans des conditions matérielles
particulières.
Options de démarrage de GroupWise
170
Utilisation des options de démarrage
Cette option de démarrage
Permet d’obtenir le résultat suivant
/bl
Empêche l’affichage du logo de GroupWise
lorsque vous lancez le programme.
/c
Recherche les éléments non ouverts. S’il en
existe, GroupWise démarre normalement.
Dans le cas contraire, GroupWise ne
démarre pas.
/cm
Recherche les éléments non ouverts. S’il en
existe, GroupWise est exécuté sous forme
réduite et le système émet un signal sonore.
Dans le cas contraire, GroupWise ne
démarre pas.
/ipa-<adresse IP>
Permet de spécifier l’adresse IP. Saisissez-la
à la place de <Adresse IP>.
/ipp-x
Permet de spécifier le port IP. Saisissez le
numéro du port à la place du x.
/l-xx
Applicable uniquement si vous disposez
d’au moins deux versions ou modules de
langues. Cette option donne à GroupWise
l’instruction d’ignorer la langue
d’environnement par défaut (sous
Environnement général dans Options) et
d’utiliser la langue spécifiée à l’aide du code
de langue (xx). Une liste des codes de
langues est indiquée.
/la-<ID réseau>
Permet la connexion à l’ordinateur d’un
autre utilisateur à l’aide de votre ID réseau.
L’autre utilisateur reste connecté au réseau.
Saisissez votre ID réseau à la place de <ID
réseau>.
/nu
Désactive l’option Mise à jour automatique.
Si cette option est sélectionnée, cliquez sur
Visualiser Rafraîchir lorsque vous
souhaitez mettre à jour l’affichage des
éléments actuels de votre boîte aux lettres.
/ph-chemin d'accès
Permet de spécifier le chemin d’accès au
bureau de poste.
/ps-chemin de la base de
données à distance
Lance GroupWise en mode A distance.
Cette option de démarrage ne peut être
utilisée que dans la zone de texte Cible.
Utilisation des options de démarrage
171
Cette option de démarrage
Permet d’obtenir le résultat suivant
/@u-?
Affiche une boîte de dialogue de login lors
de l’ouverture de GroupWise, de façon à ce
que vous puissiez fournir les éventuelles
informations de connexion requises.
/@u-ID utilisateur
Permet d’utiliser votre ID utilisateur
GroupWise pour vous connecter à
GroupWise en votre propre nom sur
l’ordinateur d’un autre utilisateur. Ce
dernier reste connecté au réseau.
Le tableau ci-dessous dresse la liste des codes de langues utilisés dans tous les
produits Novell®. GroupWise n’est peut-être pas encore disponible dans certaines
des langues citées. Pour obtenir plus d’informations sur les langues disponibles,
consultez votre distributeur local.
172
Langue
Code
Afrikaans
AF
Allemand - Allemagne
DE
Allemand - Suisse
SD
Anglais - Australie
OZ
Anglais - Canada
CE
Anglais - Etats-Unis
US
Anglais - Royaume-Uni
UK
Arabe
AR
Catalan
CA
Croate
HR
Danois
DK
Espagnol
ES
Finnois
SU
Français - Canada
CF
Français - France
FR
Galicien
GA
Grec
GR
Hébreu
HE
Utilisation des options de démarrage
Utilisation d’une
option de démarrage
de GroupWise
Langue
Code
Hongrois
MA
Islandais
IS
Italien
IT
Japonais
NI
Néerlandais
NL
Norvégien
NO
Polonais
PL
Portugais - Brésil
BR
Portugais - Portugal
PO
Russe
RU
Slovaque
SL
Suédois
SV
Tchécoslovaque
CS
Turc
TR
Ukrainien
YK
-
1
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’icône GroupWise affichée sur le
bureau, puis cliquez sur Caractéristiques.
2
Cliquez sur l’onglet Raccourci.
3
Dans la zone de texte Cible, après l’exécutable de GroupWise, entrez un
espace, tapez la ou les options de démarrage souhaitées, puis cliquez sur OK.
Si vous saisissez plusieurs options de
démarrage, séparez-les par un
espace.
4
Relancez GroupWise.
Utilisation des options de démarrage
173
Astuces
Dans l’exemple donné ci-dessus, /ph- correspond à l’option de démarrage
permettant de spécifier le chemin d’accès au bureau de poste. La partie
x:\po correspond au chemin d’accès au bureau de poste. L’option /@u-?
permet d’afficher une boîte de dialogue de login qu’un utilisateur peut
compléter avec des informations de connexion lors de l’ouverture de
GroupWise. Cette option est particulièrement utile lorsque plusieurs
utilisateurs partagent un même poste de travail tout en disposant de boîtes
aux lettres GroupWise distinctes.
174
Utilisation des options de démarrage
Recherche
d’éléments dans
votre boîte aux lettres
Utilisation des options de démarrage
175
Recherche d’éléments
Utilisez Rechercher pour rechercher des éléments répondant à vos critères de
sélection. Vous pouvez indiquer à Rechercher les éléments à parcourir (par
exemple dans quels dossiers ou bibliothèques effectuer la recherche) et plus
précisément les documents ou messages à rechercher. Vous pouvez sauvegarder les
résultats dans un dossier de recherche.
Si vous utilisez GroupWise® Remote, vous pouvez trouver des éléments dans vos
boîtes aux lettres à distance et principale.
-
Recherche d’un
élément
1
Cliquez sur
2
Dans la zone Rechercher, entrez le texte que vous recherchez.
3
Cliquez sur OK.
dans la barre d'outils.
Astuces
Les résultats de la recherche sont affichés dans le dossier Résultats de la
recherche GroupWise, qui est ouvert après la recherche.
176
Recherche d’éléments
Rechercher parcourt tous les dossiers et toutes les bibliothèques
sélectionnés dans l’onglet Rechercher dans. Pour limiter la recherche,
cliquez sur cet onglet et désélectionnez tous les dossiers et toutes les
bibliothèques superflus.
Astuces (suite)
Utilisez Recherche avancée pour préciser davantage votre recherche. Vous
souhaitez peut-être rechercher des messages de deux ou trois utilisateurs à
la fois.
Définition de la zone
de recherche
Utilisez Rechercher texte plutôt que Rechercher pour rechercher un texte
dans un élément ouvert. Reportez-vous à Recherche d’un texte dans les
éléments dans Recherche d’éléments dans votre boîte aux lettres.
Aide Rubriques d'aide, puis sur l’onglet Index. Entrez astuces dans la
zone de texte afin d’ouvrir la rubrique d’aide relative aux astuces de
Recherche.
-
1
Cliquez sur
2
Cliquez sur l’onglet Rechercher dans.
3
Cliquez sur les bibliothèques et/ou sur les dossiers dans lesquels vous voulez
effectuer la recherche.
4
Cliquez sur OK.
dans la barre d'outils.
Vous devrez peut-être cliquer
sur + à côté de votre dossier
utilisateur pour étendre la
structure du dossier.
Recherche d’éléments
177
Astuces
Par défaut, vos dossiers et vos bibliothèques sont parcourus lors d’une
recherche ; ils sont de ce fait repérés par une coche. Les dossiers non
soumis à la recherche contiennent des cases grisées.
-
Sauvegarde des
résultats d’une
recherche
178
Recherche d’éléments
Pour accélérer votre recherche, supprimez la coche de tous les dossiers que
vous ne souhaitez pas parcourir lors de la recherche.
1
Cliquez sur
2
Exécutez une recherche.
3
Dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche GroupWise, cliquez sur
Fichier Sauvegarder sous dossier.
4
Entrez un nom de dossier, puis cliquez sur les touches Haut, Bas, Droite ou
Gauche afin de positionner votre dossier. Cliquez enfin sur Suivant.
5
Entrez la description du dossier et cliquez sur Terminer.
dans la barre d'outils.
Astuces
Vous pouvez mettre à jour un fichier Recherche chaque fois que vous
l’ouvrez.
Recherche de
plusieurs mots dans
les éléments à l’aide
de l’option Recherche
avancée
Le dossier Recherche est placé dans l’armoire de la liste de dossiers.
Pour visualiser à tout moment les résultats de votre recherche, sélectionnez
le dossier. Les dossiers de recherche sont facilement repérables dans votre
liste grâce à la loupe figurant sur l’icône de dossier.
-
1
Cliquez sur
2
Cliquez sur Recherche avancée.
3
Sélectionnez un champ de la liste déroulante de gauche, puis cliquez sur un
opérateur et entrez ou sélectionnez une condition.
4
Cliquez sur OK si votre filtre est terminé.
ou
Cliquez sur la dernière liste déroulante, puis cliquez sur Et, Ou, Insérer Ligne
ou Nouveau groupe pour ajouter des critères de filtre. Ajoutez des critères à
votre filtre, puis cliquez sur Fin dans la dernière liste locale. Cliquez enfin sur
OK.
dans la barre d'outils.
Recherche d’éléments
179
Astuces
Les résultats de la recherche sont affichés dans la boîte de dialogue
Résultats de la recherche GroupWise qui est ouverte après la recherche.
-
Restriction d’une
recherche étendue à
l’aide d’opérateurs de
filtre
180
Recherche d’éléments
La fonction de recherche parcourt tous les dossiers et toutes les
bibliothèques sélectionnés dans l’onglet Rechercher dans. Pour limiter la
recherche, cliquez sur cet onglet et désélectionnez tous les dossiers et
toutes les bibliothèques superflus.
Utilisez Rechercher texte plutôt que Rechercher pour rechercher un texte
dans un élément ouvert.
Cliquez sur Supprimer une ligne dans la liste déroulante des paramètres
afin de supprimer une ligne de votre définition de filtre. Vous ne pouvez
pas supprimer un filtre d’une ligne.
Cliquez sur Insérer une ligne sur la liste déroulante des paramètres afin
d’affiner davantage votre filtre. Des lignes supplémentaires précisent
davantage vos critères de recherche. Par exemple, pour rechercher les
éléments de Pierre Solier dont Marie Jonet a reçu une copie carbone, le
filtre se sert de sa première ligne pour rechercher Pierre Solier. La
deuxième ligne recherche Marie Jonet.
Lorsque vous cliquez sur Recherche avancée, la boîte de dialogue Recherche
avancée apparaît. Sélectionnez un opérateur dans la zone de liste déroulante à
droite de la première zone. La liste des opérateurs disponibles varie selon la
sélection que vous effectuez dans la première zone. Certains opérateurs tels que [],
disposent de deux noms différents ou de davantage. Tandis que le nom peut être
modifié, la fonction de l’opérateur reste la même. Par exemple, l’opérateur [] dans
le tableau ci-dessous recherche tous les éléments contenant Pierre dans la zone
Exp. ou comprenant un fichier Son dans la liste des pièces jointes.
Opérateurs
Opérateur
Comprend
Exemples
[] Contient
Tous les éléments comprenant la
condition.
De[]John, Pièce jointe
List[]Sound
|-> Commence par
Tous les éléments dont le premier Auteur|->Karen
texte commence par la condition.
-> En moins de
Tous les éléments se trouvant
dans une plage de jours
commençant après un certain
jour.
Créé(e)->5 Jour (créé
dans les 5 jours qui
suivent aujourd’hui)
Opérateur
Comprend
Exemples
<- Précédent
Tous les éléments se trouvant
dans une plage de jours
commençant avant un certain
jour.
Créé <-5 Jour (créé dans
les 5 jours qui précèdent
aujourd’hui)
= Correspond à,
Egal à, Egal au
champ, Le
Tous les éléments égaux à la
condition.
Cc=Julie, Créateur du
document=JFergot,Date
de récupération=Demain
! Ne comprend pas, Tous les éléments, sauf la
Différent de,
condition.
Différent du champ
Statut!Ouvert, Nombre
accepté!5
< Avant,Inférieur à, Tous les éléments inférieurs à la
Inférieur au champ condition.
Date de
récupération<Aujourd'hu
i, Numéro du
document<1000
<= Le ou avant le, Tous les éléments inférieurs ou
Inférieur à ou égal égaux à la condition.
à, Inférieur ou égal
au champ
Date de
récupération<=Hier,
Total des
destinataires<=10
> Après, Supérieur Tous les éléments supérieurs
à, Supérieur à
à la condition.
Champ
Date de
récupération>Cette
semaine,Numéro de la
version>4.0
>= Le ou Après le, Tous les éléments supérieurs ou
Supérieur à ou égal égaux à la condition.
à, Supérieur ou
égal au champ
Date de
récupération>=Ce
mois-ci, Numéro de
réponse>=7
Recherche d’un texte dans les éléments
Utilisez Rechercher texte afin de rechercher une chaîne de texte dans un élément
que vous lisez ou que vous envoyez. GroupWise ne recherche que le texte de la
zone Message ou celui d’une pièce jointe qui est ouverte dans la visionneuse. Vous
pouvez aussi rechercher un texte dans l’Aperçu. Pour rechercher plusieurs mots, ou
pour effectuer une recherche dans divers éléments, utilisez la commande
Rechercher du menu Outils.
Recherche d’un texte
dans un élément
-
1
Ouvrez un élément.
2
Cliquez sur Editer Rechercher texte.
Recherche d’un texte dans les éléments
181
3
Entrez le texte que vous souhaitez rechercher dans la zone Rechercher.
4
Cliquez sur Suivant afin de rechercher le texte que vous avez saisi.
Astuces
Pour rechercher des éléments contenant un texte spécifique, utilisez la
commande Rechercher du menu Outils. Reportez-vous à Recherche
d’éléments dans Recherche d’éléments dans votre boîte aux lettres.
Filtrage
Si votre boîte aux lettres contient de nombreux éléments, vous aurez peut-être des
problèmes à en trouver certains. Les filtres vous permettent d’afficher des éléments
en fonction de critères spécifiques. Un filtre peut, par exemple, n’afficher que les
éléments contenant un certain mot dans leur objet.
Vous pouvez aussi utiliser un filtre pour masquer les éléments dont vous souhaitez
vous débarrasser. Un filtre ne déplace ni ne supprime aucun élément ; cette option
affiche certains éléments sur la base de vos critères. Les filtres que vous créez
s’appliquent à tous les dossiers. Une fois le filtre effacé, tous les éléments
réapparaissent.
-
Affichage ou
masquage d’éléments
dans votre boîte aux
lettres à l’aide d’un
filtre
1
Cliquez sur un dossier (tel que celui de la boîte aux lettres ou de la Corbeille
ou sur un dossier que vous avez créé).
Les filtres s’appliquent à tous les dossiers. Il vous est conseillé de cliquer sur
un dossier pour une visualisation immédiate des résultats du filtre.
2
Dans l’angle inférieur droit de la fenêtre principale, cliquez deux fois
sur
3
182
Filtrage
.
Dans la première zone, cliquez sur le champ à filtrer. Par exemple, cliquez sur
Exp. si vous souhaitez filtrer les éléments provenant d’une personne
déterminée.
4
Cliquez sur la liste déroulante des opérateurs, puis sélectionnez-en un.
5
Entrez les critères du filtre ou cliquez sur la flèche pointant vers le bas s’il en
existe une, puis sur un critère existant.
Si vous entrez des critères, comme le nom d’une personne ou un objet, vous
pouvez inclure des caractères génériques, tels qu’un astérisque (*) ou un point
d’interrogation (?). Le texte saisi ne distingue pas les majuscules des
minuscules.
6
Cliquez sur la dernière liste déroulante, puis sur Fin.
ou
Cliquez sur Et ou sur Ou pour affiner votre filtre en ajoutant davantage de
critères.
Astuces
Lisez le texte de la boîte de dialogue commençant par « Inclure les entrées
où... » lors de la création du filtre. Il résume le fonctionnement de votre
filtre.
Affichage ou
masquage d’éléments
dans votre agenda à
l’aide d’un filtre
L'icône du filtre devient
Pour annuler le filtre, cliquez sur
, indiquant qu'un filtre est actif.
, puis sur Effacer le filtre.
-
1
Cliquez sur la liste Rendez-vous, Notes ou Tâches dans une vue d’agenda.
2
Dans l’angle inférieur droit de la vue de l’agenda, cliquez deux fois sur
3
Dans la première zone, cliquez sur le champ à filtrer. Par exemple, cliquez sur
Exp. si vous souhaitez filtrer les éléments provenant d’une personne
déterminée.
4
Cliquez sur la liste déroulante des opérateurs, puis sélectionnez-en un.
Filtrage
.
183
5
Entrez les critères du filtre ou cliquez sur la flèche pointant vers le bas, s’il en
existe une, puis sur un critère existant.
Si vous entrez des critères, comme le nom d’une personne ou un objet, vous
pouvez inclure des caractères génériques, tels qu’un astérisque (*) ou un point
d’interrogation (?). Le texte saisi ne distingue pas les majuscules des
minuscules.
6
Cliquez sur la dernière liste déroulante, puis sur Fin.
ou
Cliquez sur Et ou sur Ou pour affiner votre filtre en ajoutant davantage de
critères.
Astuces
Lisez le texte de la boîte de dialogue commençant par « Inclure les entrées
où... » lors de la création du filtre. Il résume le fonctionnement de votre
filtre.
-
Utilisation d’un filtre
existant
1
Le filtre s’applique à toutes les listes de la vue de l’agenda. Par exemple, si
vous cliquez sur la liste Notes à la première étape ci-dessus, les listes de
rendez-vous et de tâches sont également concernées par le filtre.
L'icône du filtre prend la forme de
Pour annuler le filtre, cliquez sur
Filtrage
Effacer le filtre.
Dans l’angle inférieur droit de la fenêtre principale, cliquez deux fois
sur
184
indiquant qu'un filtre est actif.
.
2
Cliquez sur le menu déroulant Filtre, puis sur Ouvrir.
3
Cliquez sur le filtre que vous souhaitez utiliser, puis sur OK.
Astuces
Si vous avez récemment utilisé un filtre, vous pouvez le sélectionner à
partir des commandes Visualiser Filtrer. GroupWise répertorie les
quatre derniers filtres ouverts.
Effacement d’un filtre
Si vous n’avez jamais sauvegardé de filtre, vous ne pouvez pas en ouvrir,
mais vous pouvez en créer un et le sauvegarder.
-
1
Dans l’angle inférieur droit de la fenêtre principale, cliquez sur
le filtre.
Effacer
Astuces
Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur l’objet
d’un élément dans la vue filtrée, puis cliquer sur Effacer le filtre.
Une fois le filtre effacé, l’icône apparaissant dans l’angle inférieur droit de
la fenêtre principale redevient
Suppression d’un
filtre
.
Si le filtre est sauvegardé, vous pouvez l’utiliser une nouvelle fois en
cliquant sur Filtrer sur l'option Ouvrir de la boîte de dialogue Filtre.
-
1
Dans l’angle inférieur droit de la fenêtre principale, cliquez deux fois
sur
Sauvegarde d’un
fichier
.
2
Cliquez sur le menu déroulant Filtre, puis sur Ouvrir.
3
Cliquez sur le fichier que vous souhaitez supprimer, puis sur Supprimer.
1
Dans l’angle inférieur droit de la fenêtre principale, cliquez deux fois
-
sur
.
2
Précisez les critères du filtre.
3
Cliquez sur le menu déroulant Filtre, puis sur Sauvegarder.
Filtrage
185
4
Entrez un nom dans la zone Sauvegarder sous, puis cliquez sur OK.
Astuces
Pour accéder à un filtre sauvegardé, cliquez sur Filtre, puis sur l'option
Ouvrir de la boîte de dialogue Filtre.
-
Restrictions de votre
filtre
La zone Nom répertorie tous les filtres que vous avez sauvegardés. Vous
pouvez cliquer sur chacun d’eux pour visualiser leur description dans la
partie droite.
Vous souhaitez peut-être affiner votre filtre davantage en indiquant un critère
supplémentaire. Chaque critère de filtre est affiché sur une ligne différente. Il
existe quatre méthodes vous permettant d’ajouter des lignes et d’affiner votre
filtre ; elles sont indiquées ci-dessous. Les options suivantes qui leur correspondent
sont disponibles dans le dernier menu local de chaque ligne de filtre.
Et
Crée une ligne. Le filtre affichera les éléments répondant aux conditions de chaque
ligne liées par Et.
Ou
Crée une ligne. Le filtre affichera les éléments répondant aux conditions de l’une
ou l’autre des lignes liées par Ou. Les éléments n’ont pas besoin de répondre aux
conditions des deux lignes.
Insérer une ligne
Insère une ligne au niveau du point d’insertion et décale les lignes restantes vers le
bas. Cette option est utile dans le cas où vous avez déjà créé un filtre et que vous
souhaitez ajouter davantage de critères au milieu.
Nouveau groupe
Commence un nouveau groupe de lignes. Vous pouvez ensuite lier les groupes par
Et ou Ou. Si deux groupes sont liés par Et, les éléments doivent répondre à toutes
les conditions des deux groupes. S’ils sont liés par Ou, les éléments doivent
répondre à toutes les conditions de l’un des groupes, mais pas nécessairement des
deux.
186
Filtrage
Astuces
Lisez le texte de la boîte de dialogue commençant par « Inclure les entrées
où... » lors de la création du filtre. Il résume le fonctionnement de votre
filtre.
Utilisation de
paramètres et de
caractères génériques
dans les règles et les
filtres
-
Vous pouvez utiliser les caractères génériques et les interrupteurs suivants afin
d’affiner votre filtre ou de préciser les conditions des règles. Celles-ci sont
disponibles dans la boîte de dialogue Filtre et la boîte de dialogue Définir les
conditions, mais uniquement après que vous ayez sélectionné certaines zones dans
lesquelles vous devez entrer un texte supplémentaire. Par exemple, si vous
sélectionnez le champ Objet, vous devez entrer le texte qui apparaît sur la ligne
Objet. Ces caractères génériques et interrupteurs ne s’appliquent que lorsque vous
sélectionnez l’opérateur Contient [].
Liste des caractères génériques et des paramètres
Caractères génériques et
paramètres
Correspondance définie par la
règle ou le filtre
ET, & ou un espace
Tous les éléments qui répondent à
deux conditions ou à plus. Par
exemple, montagne & chèvre,
montagne ET chèvre, et montagne
chèvre permettent tous de trouver les
éléments contenant les mots
« montagne » et « chèvre ».
OU ou |
Tous les éléments qui répondent à
l'une des deux conditions ou à plus.
Par exemple, montagne|chèvre et
montagne OU chèvre permettent de
trouver les éléments contenant
« montagne » ou « chèvre » ou ces
deux mots.
NON ou !
Tous les éléments contenant
uniquement l'une des deux
conditions. Par exemple,
montagne ! chèvre et montagne
NON chèvre permettent de trouver
les éléments contenant le mot
« montagne » mais pas le mot
« chèvre ». Les éléments qui
contiennent les deux ne sont pas pris
en compte.
Filtrage
187
188
Filtrage
Caractères génériques et
paramètres
Correspondance définie par la
règle ou le filtre
"
Tout texte placé entre guillemets. Par
exemple, "chèvres dans la
montagne" permet de trouver tous
les éléments contenant l'expression
« chèvres dans la montagne ». Ceci
ne fonctionne pas avec des
documents ni des références de
documents.
?
Remplace n'importe quel caractère.
Par exemple, p?re permet de trouver
tous les éléments contenant le mot
« pare », « pire », « pure », etc.
*
Remplace zéro ou plusieurs
caractères. Par exemple, montagne*
permet de trouver tous les éléments
contenant les mots « montagne »,
« montagnes », « montagneux », etc.
/NOCASE (par défaut)
Tous les éléments contenant les
termes de la recherche, quelle que
soit la casse. Par exemple,
/NOCASE ZOO permet de trouver
tant « Zoo » que « zoo ».
/CASE
Tous les éléments utilisant la même
casse que les termes de la recherche.
Par exemple, /CASE Zoo permet de
trouver « Zoo » mais pas « zoo ».
/WILDCARD (par défaut)
Tous les éléments contenant les
termes de la recherche où * et ? sont
considérés comme des caractères
génériques. Par exemple,
/WILDCARD p?re permet de
trouver « pare », « pire » et « pure ».
/NOWILDCARD
Tous les éléments contenant les
termes de la recherche où * et ? sont
considérés comme des caractères.
Par exemple, /NOWILDCARD p?re
permet de trouver « p?re ».
Utilisation
d'opérateurs de règle
et de filtre
-
Le tableau ci-dessous décrit les opérateurs que vous pouvez utiliser lors de la
création d'un filtre ou d'une règle. Les opérateurs disponibles dépendent du champ
que vous avez sélectionné dans la première zone déroulante.
Opérateur
Exemple
Eléments compris dans le
résultat
= Egal à
Type d'élément =
Message
Uniquement les messages
électroniques
Type d'élément !
Rendez-vous
Tous les types d'éléments
excepté les rendez-vous.
< Inférieur à
Numéro< 4
Eléments que moins de 4
destinataires ont acceptés.
<= Inférieur ou égal à
Numéro <= 4
Eléments que moins de 4 ou
peu de destinataires ont
acceptés.
> Supérieur à
Nombre lu > 6
Eléments que plus de 6
destinataires ont lus.
Différent de
>= Supérieur ou égal à Nombre lu >= 6
Eléments que 6 destinataires
ou plus ont lus.
= Egal à Champ
Numéro= Total des
destinataires
Eléments ayant été acceptés
par un nombre de
destinataires égal au nombre
total des destinataires.
Nombre lu !
Nombre accepté
Eléments ayant été lus par un
nombre de destinataires
différent du nombre de
destinataires les ayant
acceptés.
< Inférieur à Champ
Numéro ouvert <
Total des destinataires
Eléments ayant été ouverts
par un nombre de
destinataires inférieur au
nombre total des
destinataires.
<= Inférieur ou égal à
Champ
Numéro ouvert <=
Total des destinataires
Eléments ayant été ouverts
par un nombre de
destinataires inférieur ou égal
au nombre total des
destinataires.
Différent de Champ
Filtrage
189
Opérateur
Exemple
Eléments compris dans le
résultat
> Supérieur à Champ
Numéro ouvert >
Nombre de
suppressions
Eléments ayant été ouverts
par un nombre de
destinataires supérieur au
nombre de destinataires les
ayant supprimés.
>= Supérieur ou égal à Numéro >= Nombre
Champ
de suppressions
Eléments ayant été ouverts
par un nombre de
destinataires supérieur ou
égal au nombre de
destinataires les ayant
supprimés.
[] Comprend
Statut [] Effectué
Eléments ayant été effectués.
Statut ! Accepté
Eléments n'ayant pas été
acceptés.
[] Contient
Exp. [] franck
Eléments dans lesquels le
champ Exp. contient
« franck », tels que les Franck
Jonet, Franck Solier, etc.
|-> Commence par
Dest. |-> cli
Eléments dans lesquels le
champ Dest. commence par
« cli », tels que « Clients du
groupe » ou « Clignotant ».
= Correspond à
Objet = rapports
clients
Eléments dans lesquels
l'en-tête est « Rapports
Clients ».
= Le
Créé = Aujourd'hui
Eléments ayant été envoyés
aujourd'hui.
>= Le ou après le
Créé >= Hier
Eléments ayant été envoyés
hier ou après.
> Après le
Créé > Hier
Eléments ayant été envoyés
après hier, mais pas hier.
< Avant le
Date d'échéance/fin
< Demain
Tâches devant être terminées
demain.
<= Le ou avant le
Date d'échéance/fin
< Demain
Tâches devant être terminées
demain ou avant.
-> En moins de
Date d'échéance/fin
-> 3 Jour
Tâches devant être terminées
dans les trois jours qui
viennent, aujourd'hui inclus.
190
Filtrage
Ne comprend pas
Description des
champs de filtre et de
règle
Opérateur
Exemple
Eléments compris dans le
résultat
<- Précédent
Date d'échéance/fin
<- 3
Tâches devant être terminées
dans les trois jours qui
précèdent aujourd'hui,
aujourd'hui inclus.
= Le
Créé = 29/5/97
Eléments créés le 29 mai
1997.
> Après le
Créé > 29/5/97
Eléments créés après le 29
mai 1997.
>= Le ou après le
Créé >= 29/5/97
Eléments créés le 29 mai
1997 ou après.
< Avant le
Créé < 29/5/97
Eléments créés avant le 29
mai 1997.
<= Le ou avant le
Créé <= 29/5/97
Eléments créés le 29 mai
1997 ou après.
-
Le tableau suivant explique chacun des champs disponibles lorsque vous créez un
filtre ou une règle.
Nom du champ
Eléments auxquels ce champ fait référence à :
Annotation
Toutes les notes personnelles que vous avez créées.
Vous avez peut-être placé des notes personnelles dans
des messages électroniques, dans des références de
document, etc.
Date attribuée
Date de début d’une tâche. Il s’agit de la date à
laquelle la tâche est apparue dans votre agenda. Cette
date n’est pas modifiée lorsque votre tâche est reportée
d’un jour.
Liste des pièces
jointes
Types de pièces jointes comme les fichiers, les sons,
les films ou les objets OLE.
Pièces jointes
Pièces jointes contenant le texte ou les expressions que
vous précisez.
Auteur
Nom de la personne ayant créé un document.
CM
Texte apparaissant dans la zone de texte CM d’un
élément.
Société du
correspondant
Texte apparaissant dans la zone de texte Société d’un
message téléphonique.
Filtrage
191
192
Filtrage
Nom du champ
Eléments auxquels ce champ fait référence à :
Nom du
correspondant
Texte apparaissant dans la zone de texte
Correspondant d’un message téléphonique.
Numéro de téléphone
du correspondant
Numéro de téléphone apparaissant dans la zone de
texte Message téléphonique d’un message
téléphonique.
CC
Texte apparaissant dans la zone de texte CC d’un
élément.
Type de copie
Type de copie qu’un utilisateur reçoit (Dest., CC ou
CM).
Créé
Date à laquelle l’élément a été envoyé aux
destinataires. En d’autres termes, date à laquelle
l’expéditeur a cliqué sur le bouton Envoyer. Fait
également référence à la date à laquelle vous avez noté
un élément personnel dans votre agenda.
Fichier en cours
Nom d’un document dans le répertoire de transfert,
lorsque le document est ouvert ou emprunté.
Emplacement
en cours
Nom du chemin d’accès au répertoire lorsque le
document est ouvert ou emprunté.
Date d'ouverture
Date à laquelle un document a été ouvert pour la
dernière fois.
Distribué
Date à laquelle un élément a été distribué aux
destinataires. Il s’agit de la date et de l’heure
auxquelles l’élément est apparu dans la boîte aux
lettres des destinataires.
Créateur du
document
Nom de la personne ayant créé le document.
Numéro du
document
Numéro d’un document.
Type de document
Type d’un document de la bibliothèque, tel qu’un
formulaire, une note de frais, un mémo, etc.
Date d'échéance/fin
Date à laquelle une tâche doit être effectuée ou date et
heure de fin d’un rendez-vous.
Extension de nom de
fichier
Extension du nom de fichier d’un document d’une
bibliothèque.
Exp.
Nom d’une personne dans la zone de texte Exp. d’un
élément.
Nom du champ
Eléments auxquels ce champ fait référence à :
Provenance
Origine d’un élément. En d’autres termes, indique si
l’élément a été reçu, envoyé, s’il s’agit d’un élément
personnel ou d’un brouillon.
Statut
Indique si un élément a été accepté, effectué, ouvert,
lu, marqué comme étant privé ou masqué.
Type d'élément
Types d’éléments, tels que les messages électroniques,
les rendez-vous, les tâches, etc.
Bibliothèque
Bibliothèque dans laquelle les documents sont stockés.
Message
Texte apparaissant dans la zone Message d’un élément.
Classe de message
Autres éléments, tels que les formulaires, les messages
personnalisés et les C3POTM (objets personnalisé de
tiers).
Nombre accepté
Nombre de destinataires ayant accepté un élément que
vous avez envoyé.
Nombre effectué
Nombre de destinataires ayant effectué un élément que
vous avez envoyé.
Nombre de
suppressions
Nombre de destinataires ayant supprimé un élément
que vous avez envoyé.
Numéro ouvert
Nombre de destinataires ayant ouvert un élément que
vous avez envoyé.
Numéro de réponse
Nombre de destinataires ayant répondu à un élément
que vous avez envoyé.
Ouvert par
Nom de la personne qui fut la dernière à ouvrir cette
version d’un document.
Lieu
Texte apparaissant dans la zone de texte Lieu d’un
rendez-vous.
Priorité
la priorité d’un élément. Celle-ci peut être élevée,
standard ou faible.
Options d'envoi
Eléments accompagnés d’une option de demande de
réponse.
Dimension
Taille d’un élément avec ses pièces jointes.
Commencé
Date de début d’un rendez-vous ou d’une tâche.
Lorsqu’une tâche est reportée au lendemain, la date de
début devient la nouvelle date.
Objet
Texte apparaissant dans la zone Objet d’un élément.
Catégorie de tâche
Priorité alphabétique d’une tâche (A, B, C, etc.)
Filtrage
193
194
Filtrage
Nom du champ
Eléments auxquels ce champ fait référence à :
Priorité de tâche
Priorité numérique d’une tâche (1, 2, 3, etc.)
Dest.
Nom de personne apparaissant dans la zone de texte
Dest. d’un élément.
Total des
destinataires
Nombre total de destinataires d’un élément.
Date de création
de la version
Date à laquelle une version spécifique d’un document a
été créée.
Créateur de
la version
Nom de la personne ayant créé cette version du
document.
Description de la
version
Description de la version du document.
Numéro de version
Numéro de la version du document.
Statut de la version
Indique si un document est réintégré, emprunté, ouvert
ou fermé.
Nom de la vue
Nom de la vue dans laquelle vous créez ou lisez un
élément. Les noms des vues correspondent aux noms
affichés lorsque vous cliquez sur la flèche pointant vers
le bas à côté des boutons de la vue de l’élément dans la
barre d'outils.
Envoi et réception
d’éléments du
processus de travail
Filtrage
195
Utilisation d’un processus de travail : présentation
Un processus de travail est constitué d’une suite d’étapes ou de tâches effectuées
par un groupe d’utilisateurs pour atteindre un objectif donné. En général, un
processus de travail contient un fichier joint que les destinataires peuvent ouvrir
dans l’application source. Par exemple, vous pouvez router électroniquement, dans
le cadre d’un processus de travail, un fichier à vérifier ou à valider, au lieu de
l’imprimer, de le copier et de le distribuer.
Tout utilisateur indiqué dans le Carnet d’adresses peut être destinataire du
processus de travail. Vous pouvez diffuser simultanément auprès de tous les
destinataires un processus de travail. Vous pouvez également envoyer aux
destinataires un processus de travail de façon séquentielle, en adoptant l’ordre dans
lequel vous les avez sélectionnés dans le Carnet d’adresses ; cet ordre dépend de la
manière dont le travail doit être exécuté.
Un processus de travail peut contenir une pièce jointe (fichier ou liaison). Dans les
processus de travail séquentiels, les modifications apportées aux fichiers joints par
des destinataires précédents peuvent être visualisées par les destinataires suivants.
Chaque destinataire reçoit un élément de travail dans sa boîte aux lettres. Lors de
l’ouverture de cet élément de travail, un fichier joint peut être ouvert ou modifié.
Les quatre types de pièces jointes sont décrits ci-après :
196
Type de pièce jointe
Description
Fichier (envoyé avec le
processus de travail)
Copie d’un fichier installé sur votre unité locale ou
réseau. Chaque destinataire du processus de travail
reçoit une copie distincte du fichier.
Fichier (liaison)
Liaison à un fichier stocké sur un réseau ou dans un
emplacement partagé. Chaque destinataire du
processus de travail ouvre le même fichier dans
l’emplacement lié. Utilisez le format
\\SERVEUR\CHEMIN D’ACCES\NOM DE FICHIER
pour spécifier une liaison de fichier, par exemple
\\NETWORK\DATA\RESUME.DOC.
Document DMS
Liaison à un document de votre bibliothèque
GroupWise®. Les destinataires du processus de travail
peuvent emprunter, réintégrer, visualiser ou ouvrir la
référence d’un document joint dans l’application
source, selon les privilèges de confidentialité ayant été
octroyés à ces destinataires.
Utilisation d’un processus de travail : présentation
Type de pièce jointe
Description
Adresse Internet
Liaison à un site Internet via une adresse URL, par
exemple http://www.novell.com/products.html.
Lorsque les destinataires du processus de travail
ouvrent une pièce jointe Internet, le navigateur Internet
accède à l’adresse Internet jointe.
Au fur et à mesure que le processus de travail avance, vous pouvez utiliser votre
boîte aux lettres ou le Gestionnaire du processus de travail pour vérifier son état.
Cet état est mis à jour chaque fois qu’un destinataire effectue un élément de travail.
Une fois tous les éléments de travail exécutés, vous recevez un rapport de
processus de travail, qui affiche les résultats du processus de travail.
Création d’un
processus de travail
-
En tant qu’initiateur du processus de travail, vous décidez du type de processus de
travail à envoyer (diffusé ou séquentiel). Vous devez inclure des instructions de
façon à ce que les destinataires aient connaissance des tâches à effectuer. Pour
vérifier l’état d’avancement d’un processus de travail envoyé, reportez-vous à
Suivi de l’état d’un processus de travail, plus loin dans cette section.
1
Dans GroupWise, sélectionnez Fichier Nouveau Processus de travail.
2
Entrez un objet pour identifier le processus de travail.
3
Pour ajouter des destinataires, cliquez sur
d’adresses.
4
Pour envoyer le processus de travail successivement aux destinataires,
assurez-vous que vous avez sélectionné Séquentiel.
ou
Pour l’envoyer simultanément à tous les destinataires, choisissez Diffusion.
, puis sur leur nom dans le Carnet
Utilisation d’un processus de travail : présentation
197
5
Pour joindre un fichier, sélectionnez Joindre, cliquez sur la liste déroulante
Type, puis sur un type de pièce jointe. Choisissez ensuite Parcourir, puis le
fichier à joindre. Cliquez enfin sur Ouvrir, puis sur OK.
ou
Dans la zone Pièce jointe, entrez le nom de fichier, son chemin d’accès ou son
adresse Internet. Cliquez ensuite sur OK.
6
Saisissez les instructions à l’attention des destinataires.
7
Choisissez Commencer.
Astuces
Pour ajouter un destinataire à un processus de travail, vous pouvez entrer,
dans la zone Destinataires, son adresse électronique, puis appuyer sur
Entrée.
-
Participation à un
processus de travail
Pour modifier l’ordre des destinataires dans un processus de travail
séquentiel, sélectionnez un nom, puis Déplacer vers le haut ou Déplacer
vers le bas.
Pour supprimer un destinataire de la liste, cliquez sur son nom, puis sur
Supprimer. Pour supprimer tous les destinataires, choisissez Tout
supprimer.
En tant que participant à un processus de travail, vous recevez un élément de
travail que vous devez effectuer pour que ce processus ne soit pas interrompu.
Vous pouvez ouvrir ces éléments de travail dans votre boîte aux lettres ou dans le
Gestionnaire de processus de travail.
Un élément de travail doit contenir des instructions fournies par l’initiateur du
processus de travail relatives aux tâches à accomplir. En général, un élément de
travail comprend également un fichier joint que vous pouvez ouvrir dans
l’application source. Les informations concernant l’état du processus de travail en
indiquent le type (séquentiel ou diffusé) et portent également sur les destinataires.
198
1
Dans votre boîte aux lettres ou dans le Gestionnaire de processus de travail,
ouvrez un élément de travail.
2
Lisez les instructions.
3
Entrez vos commentaires.
4
Pour ouvrir la pièce jointe ou accéder à l’adresse Internet jointe, sélectionnez
Ouvrir.
ou
Pour ouvrir un document de votre bibliothèque GroupWise, cliquez sur
Emprunter. Lorsque vous n’avez plus besoin de ce document, choisissez
Réintégrer.
Utilisation d’un processus de travail : présentation
5
Pour afficher les commentaires d’un destinataire, sélectionnez l’onglet Etat,
puis un nom dans la liste correspondante.
6
Pour envoyer un message électronique à un autre destinataire, cliquez sur ce
même onglet, puis sur un nom. Choisissez ensuite Répondre.
7
Pour effectuer l’élément de travail et l’envoyer au destinataire suivant, cliquez
sur Terminé.
Astuces
Lors de l’ouverture d’une pièce jointe Internet, le navigateur Internet
accède à l’adresse Internet jointe.
Visualisation des
informations relatives
à l’état d’un
processus de travail à
partir d’un de ses
éléments
Pour fermer l’élément de travail sans l’effectuer, sélectionnez Fermer. Le
destinataire suivant ne peut pas continuer le processus de travail tant que
vous ne rouvrez pas l’élément de travail et que vous ne cliquez pas sur
Terminé.
Pour envoyer un message électronique à la personne ayant lancé le
processus de travail, choisissez Répondre. Cette option est utile pour
obtenir davantage d’informations pour effectuer l’élément de travail.
-
Suivi de l’état d’un
processus de travail
1
Cliquez sur l’onglet Etat.
2
Pour afficher les commentaires d’un destinataire, cliquez sur un nom dans la
liste correspondante.
3
Pour envoyer un message électronique à un destinataire, choisissez un nom,
puis Répondre.
-
Un message d’état portant sur un processus de travail contient des informations
relatives à un processus de travail envoyé. Il est mis à jour chaque fois qu’un
destinataire effectue un élément de travail. Vous pouvez ouvrir des messages d’état
dans votre boîte aux lettres ou dans le Gestionnaire de processus de travail.
Un message d’état répertorie les destinataires, leurs commentaires et la date à
laquelle les éléments de travail ont été effectués. Une coche indique que le
destinataire a effectué l’élément de travail qui lui était affecté.
1
Dans votre boîte aux lettres ou dans le Gestionnaire de processus de travail,
cliquez deux fois sur un message d’état.
2
Pour afficher les commentaires d’un destinataire, cliquez sur un nom dans la
liste correspondante.
3
Pour envoyer un message électronique à un destinataire, sélectionnez un nom,
puis Répondre.
Utilisation d’un processus de travail : présentation
199
4
-
Visualisation d’un
rapport de processus
de travail
Choisissez Fermer.
Si vous avez envoyé un processus de travail séquentiel, un rapport est distribué
dans votre boîte aux lettres une fois le dernier élément de travail effectué. Si vous
avez diffusé un processus de travail, vous recevez un rapport une fois que le
premier destinataire a exécuté un élément de travail. Ce rapport est mis à jour
chaque fois qu’un autre destinataire effectue un élément de travail. Vous pouvez
ouvrir des rapports dans votre boîte aux lettres ou dans le Gestionnaire de
processus de travail.
Un rapport indique la date à laquelle chaque élément de travail a été exécuté, ainsi
que les commentaires des destinataires. Vous pouvez y ouvrir le fichier joint ou
répondre à un destinataire.
-
Visualisation, gestion
et suppression de vos
processus de travail
200
1
Dans votre boîte aux lettres ou dans le Gestionnaire de processus de travail,
cliquez deux fois sur un rapport.
2
Pour ouvrir ou modifier le fichier joint, choisissez Ouvrir.
3
Pour afficher les commentaires d’un destinataire, cliquez sur l’onglet Etat,
puis sur un nom dans la liste correspondante.
4
Pour envoyer un message électronique à un autre destinataire, sélectionnez
l’onglet Etat, puis un nom. Choisissez ensuite Répondre.
5
Cliquez sur Terminé.
Le Gestionnaire de processus de travail effectue le suivi des processus de travail
que vous créez et auxquels vous participez. Utilisez-le pour visualiser, ouvrir,
sauvegarder ou supprimer des éléments de travail, des messages d’état et des
rapports.
Utilisation d’un processus de travail : présentation
Le Gestionnaire de processus de travail accède directement aux informations du
dossier Données, où sont stockés les messages d’un processus de travail
(généralement C:\GWWF\DATA). Si vous supprimez un message d’un processus
de travail de votre boîte aux lettres, vous pouvez quand même l’ouvrir dans le
Gestionnaire de processus de travail. Si vous supprimez un message d’un
processus de travail de ce dernier, ce message est supprimé simultanément de ce
gestionnaire et de votre boîte aux lettres.
Lors de la distribution d’un nouveau message d’un processus de travail dans votre
boîte aux lettres, une icône représentant le Gestionnaire de processus de travail
apparaît dans la barre des tâches de Windows®, à côté de l’horloge. Cliquez deux
fois dessus pour lancer le Gestionnaire de processus de travail ou l’afficher dans la
partie supérieure d’autres fenêtres. Une fois le message ouvert, l’icône disparaît.
1
Ouvrez le Gestionnaire de processus de travail à partir de votre bureau.
ou
Dans GroupWise, cliquez sur Outils Gestionnaire de processus de travail.
2
Dans le Gestionnaire de processus de travail, cliquez deux fois sur un élément
de travail, sur un message d’état ou sur un rapport.
3
Pour supprimer un élément, cliquez dessus, puis sur Supprimer.
Astuces
Lors de la suppression d’éléments, un message de confirmation apparaît si
ces messages n’ont pas été effectués.
Pour supprimer plusieurs éléments, cliquez sur chacun d’eux tout en
appuyant sur la touche Ctrl, puis choisissez Supprimer.
Pour supprimer une série d’éléments, cliquez sur le premier, puis cliquez
sur le dernier tout en appuyant sur la touche Maj. Sélectionnez ensuite
Supprimer.
Utilisation d’un processus de travail : présentation
201
Utilisation du
Carnet d'adresses
202
Utilisation d’un processus de travail : présentation
Utilisation du Carnet d'adresses : présentation
Vous pouvez utiliser le Carnet d'adresses comme un annuaire ou un centre de
renseignement téléphonique pour améliorer vos capacités d'adressage. Il peut
stocker des noms et des adresses, des adresses électroniques, des numéros de
téléphone, etc. Vous pouvez également composer un numéro de téléphone depuis
le Carnet d'adresses.
Vous pouvez créer plusieurs carnets d'adresses pour votre usage personnel. Les
carnets d'adresses ouverts apparaissent sous la forme d'onglets dans la fenêtre
principale du Carnet d'adresses. Vous ne pouvez en afficher qu'un seul à la fois.
Les carnets d'adresses permettent de stocker aussi bien des adresses électroniques
que des adresses Internet. Une adresse électronique est le nom utilisé par un
système de messagerie pour identifier une personne. Les adresses Internet ont le
même aspect que les adresses électroniques ordinaires mais elles concernent
l'Internet, c'est-à-dire qu'elles vous permettent d'échanger des messages avec des
emplacements externes à votre organisation.
Recherche d'utilisateurs et de ressources
Vous pouvez trouver rapidement des entrées dans le carnet d’adresses affiché en
utilisant la liste de recherche. Vous pouvez aussi déterminer des critères de
recherche en définissant un ou plusieurs filtres. Par exemple, vous pouvez définir
un filtre affichant seulement les entrées dont le nom commence par « D ».
Lorsque vous commencez à saisir un nom dans la zone Dest., CC ou CM d’un
élément que vous êtes en train de créer, la commande d'achèvement des noms tente
de le compléter automatiquement. Elle parcourt le carnet d'adresses Contacts
fréquents, le dernier carnet utilisé et celui de votre système à la recherche des
entrées qui correspondent à ce que vous êtes en train de saisir (à condition que ces
carnets d'adresses soient ouverts).
Si la commande d'achèvement des noms trouve le nom que vous recherchez, vous
pouvez interrompre la saisie. Si elle ne le trouve pas, poursuivez : la commande
d'achèvement des noms recommence la recherche dès que vous entrez un nouveau
caractère. Si elle trouve un nom qui ressemble à celui que vous recherchez sans
toutefois qu'il s'agisse exactement de celui-ci, vous pouvez utiliser les touches Haut
et Bas pour vous déplacer dans la liste des noms voisins du Carnet d'adresses.
Vous pouvez indiquer à la commande d'achèvement des noms un ordre spécifique
de recherche dans vos carnets d’adresses.
Utilisation du Carnet d'adresses : présentation
203
-
Recherche de
l'adresse
d'utilisateurs, de
ressources, de noms
d'organisations et de
groupes
1
Dans la barre d'outils, cliquez sur
2
Cliquez sur l’onglet du carnet d’adresses dans lequel vous souhaitez rechercher
les adresses.
3
Dans une zone Liste de recherche, commencez à saisir l'élément que vous
recherchez.
.
Astuces
De nombreuses colonnes du Carnet d’adresses possèdent une zone Liste de
recherche. Vous pouvez rechercher des adresses à l’aide de n'importe
laquelle de ces zones. Pour affiner votre recherche, vous pouvez créer un
filtre indiquant au Carnet d'adresses l'objet de votre recherche.
-
Utilisation de filtres
pour affiner une
recherche
1
Dans la barre d'outils, cliquez sur
2
Cliquez sur Visualiser Définir le filtre.
Spécifiez un paramètre.
Spécifiez un opérateur.
Sélectionnez des options de
filtre supplémentaires.
Spécifiez une colonne.
204
.
3
Cliquez sur la flèche pointant vers le bas de la première zone puis indiquez le
nom de la colonne que vous souhaitez utiliser comme critère de filtre.
4
Cliquez sur la liste déroulante des opérateurs, puis sélectionnez-en un.
5
Indiquez le paramètre de tri des entrées, puis cliquez sur OK.
Recherche d'utilisateurs et de ressources
Astuces
Un opérateur est un symbole représentant une opération mathématique. Un
paramètre est une variable utilisée avec une commande pour indiquer une
valeur ou une option spécifique. Par exemple, pour créer un filtre qui ne
répertorie que les utilisateurs dont le nom est Dupont, cliquez sur la
colonne Nom, cliquez sur =, puis entrez « Dupont ». Dans cet exemple,
=Egal à correspond à l'opérateur et Dupont au paramètre.
Une fois qu'un filtre est défini pour un carnet d'adresses, vous pouvez le
réactiver ultérieurement en affichant le carnet d'adresses dans lequel vous
souhaitez l'activer et en cliquant sur Visualiser Filtrage activé.
Vous pouvez ajouter des lignes à votre filtre ou en supprimer en
sélectionnant des options de filtrage supplémentaires dans la liste
déroulante Paramètre. Vous pouvez également utiliser les opérateurs Et et
Ou ou Nouveau groupe pour rétrécir davantage le filtre.
Utilisation de groupes pour adresser des éléments
Un groupe est une liste d'utilisateurs ou de ressources auxquels vous pouvez
envoyer des messages. Utilisez les groupes pour envoyer des messages à plusieurs
utilisateurs ou ressources en entrant le nom de groupe dans la zone de saisie Dest.,
CM ou CC. Il existe deux types de groupes : public et personnel.
Un groupe public est une liste d'utilisateurs créée par l'administrateur système,
accessible à tous les utilisateurs GroupWise®. Par exemple, s'il existe un groupe
public concernant le service Comptabilité, chaque employé de ce service est inclus
dans le groupe. Les groupes publics sont répertoriés dans le Carnet d'adresses
système. Un groupe personnel est un groupe que vous avez vous-même créé. Par
exemple, si vous fixez souvent des rendez-vous aux membres de votre groupe de
travail, vous pouvez inclure dans un groupe personnel l'adresse ou le nom de
chaque collègue, ainsi qu'un lieu de rendez-vous (ressource). Les groupes sont
repérés par l'icône
.
Les carnets d'adresses personnels et les groupes sont des entités distinctes. En
effet, les carnets d'adresses personnels sont créés à partir du Carnet d'adresses,
tandis que les groupes sont sauvegardés à partir de noms figurant déjà dans la liste
d'adresses. Un carnet d'adresses personnel peut être moins volumineux qu'un
Utilisation de groupes pour adresser des éléments
205
Carnet d'adresses système. Vous pouvez envoyer des éléments à tous les
utilisateurs figurant dans un carnet d'adresses personnel en cliquant sur Editer Tout sélectionner, puis dans la zone Dest. Pour effectuer la même opération avec
un groupe, vous devez sélectionner son nom dans un carnet d'adresses et cliquer
sur Dest., ou entrer ce nom dans la zone Dest.
-
Création et
sauvegarde d'un
groupe personnel
1
Dans la barre d'outils, cliquez sur
.
Liste d'adresses
Le bouton Sauvegarder le
groupe est provisoirement
inutilisable dans le Carnet
d'adresses système.
Si la liste d'adresses n'est pas visible, cliquez sur Liste d'adresses.
206
2
Cliquez sur Dest., CC ou CM, puis cliquez deux fois sur les utilisateurs et sur
les ressources de votre groupe, ou appuyez sur la touche Ctrl tout en cliquant
dessus pour les sélectionner, puis faites-les glisser dans la liste d'adresses.
3
Cliquez sur Sauvegarder le groupe.
4
Indiquez un nom et un carnet d'adresses personnel pour le groupe, puis cliquez
sur OK.
Utilisation de groupes pour adresser des éléments
Astuces
Vous pouvez inclure dans un même groupe des noms d'utilisateurs
provenant de carnets d'adresses différents. Les groupes sont repérés par
l'icône
Adressage d'éléments
à un groupe
.
Vous pouvez sauvegarder les groupes uniquement dans les carnets
d'adresses personnels.
Vous pouvez sauvegarder un groupe sous le nom de votre choix. Dans un
nom de groupe, vous pouvez utiliser des espaces ou n'importe quel
caractère.
-
1
Dans une vue d'élément, cliquez sur Adresse.
2
Sélectionnez un groupe, puis cliquez sur Dest., CC ou CM.
3
Répétez ces opérations autant de fois que nécessaire.
4
Cliquez sur OK pour revenir à la vue de l'élément.
Astuces
La commande d'achèvement des noms parcourt le carnet d'adresses
Contacts fréquents, le carnet en cours et celui du système, à condition
qu'ils soient ouverts.
Ajout de noms à un
groupe personnel ou
retrait
Les groupes publics sont situés dans le Carnet d'adresses système.
-
1
Cliquez sur
situé.
2
Sélectionnez le groupe, puis cliquez sur Editer Editer le groupe.
3
Dans la liste d'adresses, modifiez le groupe, puis cliquez sur Sauvegarder le
groupe OK.
, puis sur l'onglet du carnet d'adresses dans lequel le groupe est
Utilisation de groupes pour adresser des éléments
207
Astuces
Pour modifier un groupe, vous pouvez également cliquer avec le bouton
droit de la souris sur l'entrée correspondante dans un carnet d'adresses, puis
cliquer sur Editer le groupe. Les groupes sont repérés par l'icône
-
Visualisation
d'informations sur un
groupe
.
Les entrées de groupes apparaissent dans la liste d'adresses. Vous pouvez
cliquer deux fois sur les noms d'utilisateurs dans les carnets d'adresses pour
les déplacer dans le groupe, ou cliquer deux fois sur ces noms dans la liste
d'adresses pour les en supprimer.
1
Dans la barre d'outils, cliquez sur
2
Pour visualiser les membres d'un groupe, cliquez sur un groupe, puis sur
Editer Editer le groupe.
.
Le groupe est affiché dans la liste d'adresses, à l'endroit où apparaissent les noms
d'utilisateurs. S'il s'agit d'un groupe personnel, vous pouvez le modifier.
Reportez-vous à Création de carnets d'adresses personnels dans Utilisation du
Carnet d'adresses.
3
208
Pour visualiser une description du groupe, sélectionnez-le, puis cliquez sur
Informations.
Utilisation de groupes pour adresser des éléments
Création de carnets d'adresses personnels
Un carnet d'adresses personnel est un carnet d'adresses que vous créez vous-même
pour répondre à vos besoins. Vous pouvez créer, modifier et sauvegarder autant de
carnets d'adresses personnels que vous le souhaitez. Dans vos carnets d'adresses
personnels, vous pouvez, selon votre convenance, ajouter ou supprimer les nom et
adresse de toute personne, organisation ou ressource de votre choix.
Lors de la création d'un carnet d'adresses personnel, un onglet est automatiquement
ajouté à la fenêtre principale du Carnet d'adresses. Lorsque vous créez plusieurs
carnets d'adresses, vous pouvez inclure les mêmes noms et adresses dans différents
carnets. Si, dans un carnet d'adresses, vous modifiez les informations d'une entrée
partagée par plusieurs carnets, les modifications sont automatiquement répercutées
dans les autres carnets qui contiennent cette entrée.
Les carnets d'adresses personnels classent les adresses en fonction de vos
préférences. Vous pouvez indiquer des adresses Internet ou pas d'adresse du tout
pour chaque personne que vous ajoutez à vos carnets d'adresses personnels. Vous
pouvez envoyer des éléments à toutes les entrées d'un carnet d'adresses personnel
en cliquant sur la zone Dest. située au-dessus de la liste d'adresses, puis sur Editer
Tout sélectionner. Vous pouvez également créer un groupe personnel. Si vous
sauvegardez une liste de personnes en tant que groupe, il vous suffit d'entrer le
nom de ce groupe dans la zone Dest. d'une vue d'envoi ouverte pour envoyer un
message à l'ensemble du groupe.
Création d'un carnet
d'adresses personnel
-
1
Dans la barre d'outils, cliquez sur
2
Cliquez sur Fichier Nouveau carnet.
3
Entrez le nom du nouveau carnet, puis cliquez sur OK.
4
Pour ajouter des noms au nouveau carnet d'adresses, cliquez sur Ajouter.
.
Création de carnets d'adresses personnels
209
5
Cliquez sur Type d'entrée, puis sur OK.
6
Complétez les champs correspondant à cette entrée.
7
Cliquez sur OK.
Astuces
Dans votre nouveau carnet d'adresses, vous pouvez copier des noms issus
de carnets existants. Reportez-vous à Modification d’un carnet d’adresses
personnel plus loin dans cette section.
-
Suppression d'un
carnet d'adresses
personnel
Vous pouvez ajouter et modifier des entrées dans vos carnets d'adresses
personnels. Toutefois, seul l'administrateur système peut effectuer ces
opérations dans le Carnet d'adresses système.
1
Dans la barre d'outils, cliquez sur
2
Cliquez sur Fichier Supprimer le carnet.
3
Pour supprimer des carnets, cliquez dessus ou appuyez sur la touche Ctrl tout
en cliquant sur ces carnets pour les sélectionner, puis cliquez sur OK Oui.
.
Astuces
Vous pouvez supprimer seulement les carnets d'adresses personnels.
-
Modification d'un
carnet d'adresses
personnel
210
Il n'est pas possible de récupérer un carnet d'adresses que vous avez placé
dans la Corbeille. Une fois qu'il a été supprimé, un carnet d'adresses ne
peut pas être récupéré.
Dans les carnets d'adresses personnels, vous pouvez ajouter ou supprimer des
entrées, modifier des informations, copier des noms d'un carnet à l'autre ou
renommer un carnet. Vous pouvez également créer vos propres champs
d'informations.
Création de carnets d'adresses personnels
Modification de noms et d'adresses dans un carnet d'adresses personnel
1
Dans la barre d'outils, cliquez sur
2
Cliquez sur l'onglet du carnet d'adresses, puis sur le nom que vous souhaitez
modifier.
3
Cliquez sur Editer Editer.
4
Modifiez les informations, puis cliquez sur OK.
.
Copie de noms vers un nouveau carnet d'adresses personnel
1
Dans la barre d'outils, cliquez sur
2
Ouvrez le carnet d'adresses que vous souhaitez copier.
3
Cliquez sur Fichier Sauvegarder le carnet d'adresses sous.
4
Entrez le nom de votre carnet d'adresses dans le champ de saisie, puis cliquez
sur OK.
.
Création de carnets d'adresses personnels
211
Le nouveau carnet d'adresses est représenté par un onglet portant le nom que vous
avez indiqué. Il apparaît également dans la liste des carnets d'adresses disponibles.
Retrait de noms d'un carnet d'adresses personnel
1
Dans la barre d'outils, cliquez sur
2
Cliquez sur l'onglet d'un carnet d'adresses, puis sur les noms à supprimer ou
appuyez sur la touche Ctrl tout en cliquant dessus pour les sélectionner.
3
Cliquez sur Supprimer Oui.
.
Une fois que vous avez sélectionné des noms, vous pouvez également, pour les
supprimer, les faire glisser hors du carnet d'adresses, appuyer sur la touche
Suppr ou cliquer sur Editer Supprimer.
-
Synchronisation des
entrées d'un carnet
d'adresses
Vous pouvez utiliser l'option Synchroniser pour vous assurer que les entrées de
votre carnet d'adresses personnel correspondent aux entrées appropriées du Carnet
d'adresses système. Vous pouvez synchroniser l'intégralité d'un carnet d'adresses
personnel ou seulement une sélection d'entrées.
Par exemple, supposez que vous disposiez d'un carnet d'adresses personnel
contenant le nom des personnes à contacter au service Marketing ; lorsque ce
service change de bâtiment et de numéro de téléphone, l'option Synchroniser vous
évite d'avoir à créer un nouveau carnet d'adresses personnel.
212
1
Cliquez sur l'onglet du carnet d'adresses personnel que vous souhaitez
synchroniser.
2
Pour synchroniser un carnet d'adresses, cliquez sur Fichier Synchroniser Carnet d'adresses en cours.
ou
Pour synchroniser une sélection d'entrées, cliquez dessus pour les sélectionner,
puis sur Fichier Synchroniser Eléments sélectionnés.
Création de carnets d'adresses personnels
Déplacement d'adresses d'un carnet à un autre
Si un autre utilisateur a créé un carnet d'adresses personnel susceptible de vous être
utile, il peut en exporter une copie et vous l'envoyer. Vous pouvez alors importer la
copie du carnet d'adresses personnel de l'autre utilisateur plutôt que d'avoir à le
recréer entièrement. Tous les groupes d'un carnet d'adresses personnel ne peuvent
pas être exportés.
Importation
d'adresses dans un
carnet d'adresses
personnel
-
1
Si vous avez reçu un carnet d'adresses personnel Novell® sous forme de pièce
jointe, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur
Sauvegarder sous. Sélectionnez le dossier ou la disquette de destination, puis
cliquez sur Sauvegarder.
2
Ouvrez le carnet d'adresses dans lequel vous souhaitez importer des adresses.
Pour ce faire, reportez-vous à Affichage d'autres informations dans le carnet
d'adresses dans Utilisation du Carnet d'adresses.
ou
Créez un nouveau carnet d'adresses personnel dans lequel vous importerez les
adresses. Pour ce faire, reportez-vous à Création de carnets d’adresses
personnels.
3
Cliquez sur Fichier Importer.
4
Sélectionnez le fichier du carnet d'adresses, puis cliquez sur Ouvrir.
Astuces
Les fichiers des carnets d'adresses Novell possèdent une extension .nab. Ce
sont des fichiers ASCII avec une mise en forme spécifique. Si vous
souhaitez importer un fichier de carnet d'adresses non-Novell, consultez un
fichier .NAB pour déterminer son format, puis appliquez-le aux
informations de votre propre carnet d'adresses.
Exportation
d'adresses du carnet
d'adresses
Pour modifier les dossiers, cliquez sur l'un d'entre eux dans la zone
Dossiers. Il n'est pas possible d'importer des adresses dans le Carnet
d'adresses système.
-
1
Ouvrez le carnet d'adresses à partir duquel vous souhaitez exporter des noms.
2
Sélectionnez les adresses à exporter.
Si vous souhaitez exporter un carnet d'adresses en intégralité, il n'est pas
nécessaire de sélectionner de noms.
3
Cliquez sur Fichier Exporter.
Déplacement d'adresses d'un carnet à un autre
213
4
Cliquez sur Tout le carnet d'adresses si vous souhaitez exporter l'intégralité
du carnet d'adresses.
ou
Cliquez sur Eléments sélectionnés pour exporter les adresses sélectionnées.
5
Cliquez sur le dossier dans lequel vous allez sauvegarder le fichier, entrez le
nom du fichier exporté, puis cliquez sur Sauvegarder.
Astuces
Le fichier exporté est sauvegardé avec une extension .nab (Carnet
d'adresses Novell). Tous les groupes du carnet d'adresses ne sont pas
exportés.
Appuyez sur la touche Ctrl tout en cliquant sur les adresses pour en
sélectionner plusieurs.
Affichage d'autres informations dans le carnet d'adresses
Vous pouvez vérifier l'affichage de tel ou tel onglet de carnets d'adresses dans la
fenêtre principale du Carnet d'adresses en ouvrant et en fermant ces carnets. Par
exemple, si vous disposez d'un carnet d'adresses personnel concernant un compte
que vous n'utilisez que six mois par an, vous pouvez le fermer lorsque vous n'en
avez pas besoin et l'ouvrir à nouveau six mois plus tard.
Vous pouvez également visualiser les informations affichées dans un seul carnet
d'adresses. Pour que vous puissiez les modifier, ce carnet d'adresses doit être
ouvert.
Les carnets d'adresses contiennent plus d'informations qu'il n'est possible d'en
afficher en une seule fois. Vous pouvez choisir à tout moment les informations qui
sont affichées en sélectionnant différents marqueurs de colonnes. Vous pouvez
également changer l'ordre des colonnes, les trier ou modifier leur largeur.
-
Ouverture et
fermeture de carnets
d'adresses
214
1
Dans la barre d'outils, cliquez sur
2
Cliquez sur Fichier Ouvrir un carnet.
Affichage d'autres informations dans le carnet d'adresses
.
Lorsque l'option Ouvrir un carnet est grisée, tous les carnets d'adresses sont
ouverts.
3
Cliquez sur un carnet d'adresses ou appuyez sur la touche Ctrl tout en cliquant
sur un ou sur plusieurs carnets pour les sélectionner, puis cliquez sur OK.
4
Pour fermer un carnet d'adresses, cliquez sur l'onglet correspondant, puis sur
Fichier Fermer le carnet.
Astuces
Lorsqu'un carnet d'adresses est ouvert, son nom apparaît sur un onglet dans
la fenêtre du Carnet d'adresses.
Choix des colonnes à
afficher dans un
carnet d'adresses
La fermeture d'un carnet d'adresses n'entraîne pas sa suppression ; vous
pouvez l'ouvrir à nouveau à tout moment.
Vous pouvez ouvrir autant de carnets d'adresses que vous le souhaitez. S'il
y a plus de carnets ouverts que ne peut en afficher une ligne, utilisez les
flèches situées à droite des onglets pour les faire défiler.
Si les carnets d'adresses système et Contacts fréquents sont fermés, ils ne
seront pas parcourus lorsque vous commencerez à entrer un nom dans la
zone Dest., CC ou CM d'une vue d'élément.
-
1
Dans la barre d'outils, cliquez sur
2
Cliquez sur l’onglet du carnet d’adresses dans lequel vous souhaitez changer
les colonnes à afficher.
3
Cliquez sur Editer Colonnes, puis sur un nom de colonne dans le menu pour
l'afficher ou la masquer.
.
Affichage d'autres informations dans le carnet d'adresses
215
4
Si le nom de la colonne de votre choix n'est pas affiché, cliquez sur Plus de
colonnes, puis sur la colonne dans la zone de liste Colonnes sélectionnées.
Cliquez enfin sur Ajouter ou sur Supprimer.
Astuces
Pour afficher une autre colonne d'informations, vous pouvez également
cliquer avec le bouton droit de la souris sur un marqueur de colonne, puis
cliquer sur un nom de colonne. Pour organiser les colonnes, vous pouvez
faire glisser un marqueur de colonne vers un autre emplacement.
-
Modification de
l'ordre des colonnes
dans le carnet
d'adresses
216
Pour supprimer un marqueur de colonne, vous pouvez le faire glisser hors
du carnet d'adresses.
Vous pouvez sélectionner différentes présentations de colonne pour chaque
carnet d’adresses.
1
Dans la barre d'outils, cliquez sur
2
Cliquez sur l’onglet du carnet d’adresses dans lequel vous souhaitez changer
les colonnes à afficher.
3
Cliquez sur Editer Colonnes Plus de colonnes.
Affichage d'autres informations dans le carnet d'adresses
.
4
Dans la zone de liste Colonnes sélectionnées, cliquez sur un nom de colonne,
puis sur les flèches Haut ou Bas.
5
Pour ajouter une colonne, cliquez deux fois sur son nom dans la zone de liste
Colonnes disponibles.
ou
Pour supprimer une colonne, cliquez deux fois sur son nom dans la zone de
liste Colonnes sélectionnées.
Astuces
Pour afficher une autre colonne d'informations, vous pouvez également
cliquer avec le bouton droit de la souris sur un marqueur de colonne, puis
cliquer sur un nom de colonne.
Pour organiser les colonnes, vous pouvez faire glisser un marqueur de
colonne vers un autre emplacement.
Pour supprimer un marqueur de colonne, vous pouvez le faire glisser hors
du carnet d'adresses.
Vous pouvez sélectionner différentes présentations de colonne pour chaque
carnet d’adresses.
Vous pouvez appuyer sur la touche Ctrl tout en cliquant sur des noms de
colonnes dans n'importe quelle zone de liste, puis cliquer sur Ajouter ou
sur Supprimer pour déplacer plusieurs colonnes simultanément.
Utilisation du Carnet d'adresses pour l'envoi de messages
Le Carnet d'adresses vous permet d'envoyer des rendez-vous, des messages
électroniques, des tâches, des notes et des appels téléphoniques plus facilement et
plus rapidement en vous aidant à trouver l'adresse électronique des utilisateurs
auxquels vous souhaitez envoyer un élément.
Utilisation du Carnet d'adresses pour l'envoi de messages
217
Vous pouvez ouvrir une vue d'élément, puis le Carnet d'adresses pour trouver des
adresses, ou bien ouvrir d'abord le Carnet d'adresses, puis un élément à partir de
celui-ci.
-
Utilisation du Carnet
d'adresses pour
l'adressage
d'éléments
1
Dans une vue d'élément, cliquez sur Adresse.
2
Cliquez sur l'onglet du carnet d'adresses.
3
Si les zones Dest., CC et CM ne sont pas visibles, cliquez sur Liste d'adresses
au bas du Carnet d'adresses.
4
Cliquez deux fois sur le nom des destinataires principaux (Dest.) de votre
message, puis cliquez sur CC. Cliquez deux fois sur le nom des personnes
devant recevoir une copie carbone. Répétez cette opération pour les personnes
devant recevoir une copie masquée, puis cliquez sur Fermer.
Ce bouton permet de
passer du mode Fermer
la liste au mode Liste
d’adresses et vice-versa.
218
Utilisation du Carnet d'adresses pour l'envoi de messages
Astuces
Si vous connaissez le nom de la personne, commencez à le saisir dans le
champ Dest. de la vue de l'élément. La commande d'achèvement des noms
parcourt le carnet d'adresses Contacts fréquents, le carnet en cours et celui
du système, à condition qu'ils soient ouverts. Lorsque la commande
d'achèvement des noms trouve la personne que vous recherchez, vous
pouvez interrompre la saisie. Si elle trouve un nom qui ressemble à celui
que vous recherchez sans toutefois qu'il s'agisse exactement de celui-ci,
vous pouvez utiliser les touches Haut et Bas pour vous déplacer dans la
liste des noms voisins dans le carnet d'adresses.
Envoi de messages
depuis le Carnet
d'adresses
Pour trouver une entrée dans un carnet d'adresses, cliquez sur une zone de
texte Liste de recherche et commencez la saisie. Par exemple, commencez
à saisir un nom dans la colonne Nom.
Vous pouvez également faire glisser des noms dans la liste d'adresses après
avoir cliqué sur Dest., CC ou CM. Pour sélectionner une entrée, cliquez
dessus. Appuyez sur la touche Ctrl tout en cliquant sur des entrées pour en
sélectionner plusieurs. Pour sélectionner toutes les entrées du carnet
d'adresses en cours (jusqu'à 1 000), cliquez sur Editer Tout
sélectionner.
-
Utilisez l'option Message pour envoyer des éléments depuis un carnet d'adresses.
Si vous avez ouvert le carnet d'adresses depuis la fenêtre principale, le Carnet
d'adresses et GroupWise ne sont pas connectés. L'option Message vous permet
d'ouvrir une vue d'éléments dans le Carnet d'adresses.
1
Dans la barre d'outils, cliquez sur
.
Ce bouton permet de
passer du mode Fermer la
liste au mode Liste
d’adresses et vice-versa.
Cliquez ici pour
ouvrir une nouvelle
vue de message.
2
Si la liste d'adresses n'est pas visible, cliquez sur Liste d'adresses.
Utilisation du Carnet d'adresses pour l'envoi de messages
219
3
Cliquez deux fois sur le nom des utilisateurs auxquels vous souhaitez envoyer
un message.
4
Pour ouvrir une vue de message, cliquez sur Message.
Astuces
La liste des utilisateurs que vous avez spécifiés se trouve dans les zones
Dest., CC et CM de la vue de l'élément.
Utilisation de Contacts fréquents
Utilisez l'onglet Contacts fréquents du Carnet d'adresses pour accéder aux entrées
que vous avez utilisées le plus fréquemment ou tout dernièrement. Lorsque vous
utilisez une entrée dans un message, elle est copiée dans le Carnet d'adresses
Contacts fréquents si celui-ci est ouvert. Vous pouvez visualiser la date et l'heure
de la dernière utilisation d'une entrée, ainsi que le nombre de fois que vous l'avez
utilisée.
Une fois qu'une entrée est placée dans Contacts fréquents, elle y demeure jusqu'à
ce que vous l'en supprimiez. L'entrée reste également dans son carnet d'adresses
d'origine. Si le carnet d'adresses Contacts fréquents est fermé, aucune adresse ou
information d'accès ne peut y être copiée.
-
Utilisation de
Contacts fréquents
pour adresser des
éléments
1
Ouvrez une vue d'élément.
2
Cliquez sur Adresse.
3
Si l'onglet Contacts fréquents n'est pas affiché, cliquez sur Fichier Ouvrir le
carnet fréquent.
Ce bouton permet de
passer du mode Fermer la
liste au mode Liste
d’adresses et vice-versa.
4
220
Si les zones Dest., CC et CM ne sont pas visibles, cliquez sur Liste
d'adresses au bas du Carnet d'adresses.
Utilisation de Contacts fréquents
5
Cliquez sur Dest., puis cliquez deux fois sur le nom des destinataires
principaux de votre message. Cliquez sur CC, puis cliquez deux fois sur le
nom des personnes devant recevoir une copie carbone. Répétez cette opération
pour les personnes devant recevoir une copie masquée, puis cliquez sur
Fermer.
Astuces
Lorsque vous commencez à entrer un nom dans la zone Dest., CC ou CM,
la commande d'achèvement des noms parcourt le carnet d'adresses
Contacts fréquents, le carnet en cours et celui du système, à condition
qu'ils soient ouverts. Lorsqu'elle trouve la personne que vous recherchez,
vous pouvez interrompre la saisie.
Utilisation de filtres
prédéfinis dans le
carnet d'adresses
Contacts fréquents
Vous pouvez supprimer des colonnes de carnets d'adresses ou en afficher
d'autres contenant des informations sur les entrées. Reportez-vous à
Affichage d'autres informations dans le Carnet d'adresses dans Utilisation
du Carnet d'adresses.
Le carnet d'adresses Contacts fréquents peut être fermé mais pas
supprimé.
-
1
Si vous n'avez pas encore ouvert le Carnet d'adresses, ouvrez une vue
d'élément, puis cliquez sur Adresse.
2
Cliquez sur l'onglet Contacts fréquents.
3
Si cet onglet n'est pas affiché, vous devez ouvrir le carnet Contacts fréquents.
Pour ce faire, reportez-vous à Affichage d'autres informations dans le Carnet
d'adresses dans Utilisation du Carnet d'adresses.
4
Cliquez sur Visualiser Filtres prédéfinis Filtre pour au moins trois
références.
ou
Cliquez sur Configuration du filtre pour références, entrez un nombre, puis
cliquez sur OK.
Astuces
La valeur que vous entrez correspond au nombre minimal de références
dont doit disposer une entrée pour pouvoir être comprise dans le filtre. Une
référence correspond au nombre de fois que vous avez envoyé ou reçu des
éléments à partir d'une entrée.
Utilisation de Contacts fréquents
221
Affichage de groupes, d'organisations ou de ressources dans le Carnet d'adresses
Utilisez l'option Filtres prédéfinis pour afficher seulement des groupes, des
utilisateurs, des organisations ou des ressources dans un carnet d'adresses.
Par défaut, les carnets d'adresses affichent toutes les entrées. Dans la mesure où
tous les groupes, les organisations et les ressources sont repérés par une icône, il
peut s'avérer difficile de trouver des entrées spécifiques dans des carnets d'adresses
volumineux. Un filtre prédéfini permet d'afficher seulement les entrées de votre
choix.
Il existe deux types de filtres prédéfinis que vous pouvez utiliser seulement dans le
carnet d'adresses Contacts fréquents. Vous pouvez les utiliser pour filtrer les
entrées possédant au moins le nombre de références indiqué.
Pour afficher des groupes, des organisations ou des ressources dans un carnet
d'adresses, suivez les étapes ci-dessous :
222
1
Dans la barre d'outils, cliquez sur
2
Cliquez sur Visualiser Filtres prédéfinis, puis sur le filtre de votre choix.
3
Pour revenir à la vue du carnet d'adresses non filtré, cliquez sur Visualiser Filtrage activé ou sur Supprimer le filtre.
.
Affichage de groupes, d'organisations ou de ressources dans le Carnet d'adresses
Astuces
Lorsqu'un filtre est activé, une coche apparaît à côté de l'option Filtrage
activé du menu Visualiser et un
jaune apparaît dans l'angle supérieur
gauche de l'onglet d'un carnet d'adresses.
Les filtres Filtre pour au moins trois références et Configuration du
filtre pour références s'appliquent uniquement au carnet d'adresses
Contacts fréquents. Ils permettent de filtrer des entrées possédant moins
de trois références ou de déterminer un nombre minimal de références
nécessaires pour qu'une entrée soit comprise dans le filtre.
Le carnet d'adresses non filtré affiche la liste intégrale des utilisateurs, des
ressources, des groupes et des organisations.
Le Carnet d'adresses positionne les icônes par ressource, par groupe et par
organisation dans tous les carnets d'adresses :
Ressources
Groupes
Organisations
Affichage de groupes, d'organisations ou de ressources dans le Carnet d'adresses
223
Utilisation de
GroupWise Imaging
224
Affichage de groupes, d'organisations ou de ressources dans le Carnet d'adresses
Utilisation de Imaging : Présentation
Convertir des informations sur papier en un format électronique facile à utiliser
peut vous faire gagner du temps et vous rendre plus productif. GroupWise®
Imaging est une application vous permettant de convertir ce type d’informations
(par exemple, des photographies, des graphiques et des documents sous forme de
texte) en images numérisées et analysées pouvant être dimensionnées, déplacées,
annotées, envoyées par messagerie électronique ou par télécopie, ou encore
imprimées.
Selon le format du fichier, les fichiers image peuvent contenir une ou plusieurs
images et peuvent être en noir et blanc, en nuances de gris ou en couleur. Lors du
téléchargement et de la sauvegarde des fichiers image, les performances du
système varient selon le matériel utilisé et la taille de l’image.
Types de fichiers pris
en charge
-
Les types de fichiers pris en charge peuvent être affichés, exploités et sauvegardés
sous le même type de fichier ou sous un type semblable. Les types de fichiers
suivants sont actuellement pris en charge :
Type de fichier
Description
EVY
BMP
JPG
AWD
DCX
PCX
XIF
TIF
Image EnvoyTM
Bitmap
Joint Photographic Experts Group
Fax
Paintbrush PC
Paintbrush PC
Format image Xerox®
Format de fichier image référencée
Astuces
Si vous souhaitez convertir une image en un type de fichier différent,
cliquez sur Fichier Sauvegarder sous. Cliquez sur un type de fichier
dans le menu déroulant Sauvegarder sous le type.
Utilisation des annotations
Les annotations sont des versions électroniques d’indications couramment utilisées
dans les documents papier, résultant par exemple de l’utilisation du surligneur ou
de tampons encreur. Puisque les annotations de GroupWise Imaging sont
Utilisation de Imaging : Présentation 225
numérisées, elles permettent d’ajouter, de déplacer et de supprimer des marques
d’édition beaucoup plus facilement. En outre, les attributs des annotations
numérisées (tels que la couleur, la taille, le texte et la visibilité) peuvent être
modifiés plus rapidement que sur papier.
Icône d’annotation
Nom de l’outil
Sélection d'une annotation
Droite
Ligne à main levée
Rectangle vide
Texte issu d’un fichier
Rectangle plein
Stabilo
Texte
Joindre une note
Tampon
-
Affichage de la barre
d’outils des
annotations
226
1
Utilisation des annotations
Cliquez sur
dans la barre d’outils principale.
Astuces
Vous pouvez également cliquer sur Visualiser Afficher l'annotation
Barre d'outils.
Sélection d’une
annotation existante
La barre d’outils des annotations n’apparaît que si le type de fichier prend
en charge les annotations.
-
1
Cliquez sur
dans la barre d’outils principale.
2
Cliquez sur
dans la barre d’outils des annotations.
3
Cliquez sur une annotation.
Utilisation des annotations
227
Astuces
Toute annotation que vous souhaitez déplacer, modifier ou supprimer doit
d’abord être sélectionnée à l’aide de cet outil. Une fois l’annotation
sélectionnée, elle apparaît à nouveau avec des poignées. Pour
redimensionner l’annotation, cliquez sur l’une d’elles et faites glisser le
pointeur.
La barre d’outils des annotations n’apparaît que si le type de fichiers prend
en charge les annotations.
Numérisation
La numérisation vous permet de capturer des données sur papier sous forme
d’images électroniques. Un scanner est connecté à un PC ou à un réseau et est
contrôlé par un programme d’application. Ce dernier communique avec le scanner
via une interface appelée source de données de scanner (pilote), normalement
fournie par le fabricant du scanner. La source de données la plus courante est
TWAIN. TWAIN est une norme standard de l’industrie en matière de saisie
d’images, elle est prise en charge par la plupart des scanners.
-
Sélection d’un
scanner
1
Cliquez sur Outils Options.
2
Cliquez sur Scanner.
3
Cliquez sur Sélectionner un scanner, puis sur le nom du scanner. Cliquez
ensuite sur OK.
4
Cliquez sur OK.
Astuces
Si vous utilisez la version améliorée de Imaging, cliquez sur ISIS ou
TWAIN après avoir sélectionné le scanner.
-
Début d’une
numérisation
228
Numérisation
1
Cliquez sur Analyse Nouveau fichier.
2
Cliquez sur Analyse.
3
Cliquez sur OK.
Astuces
Aucune fonction de numérisation n’est activée avant la sélection d’un
scanner.
Si votre scanner utilise un pilote TWAIN, vous devrez peut-être patienter
jusqu’à ce que vous soyez invité à insérer la page.
Ouverture d’une image existante
1
Cliquez sur
2
Cliquez sur le dossier que vous souhaitez consulter.
3
Cliquez sur le nom du fichier.
4
Cliquez sur Ouvrir.
dans la barre d’outils principale.
Astuces
Vous pouvez également ouvrir un fichier enregistré en cliquant dessus avec
le bouton droit de la souris, puis en cliquant sur Ouvrir.
Envoi électronique d’une image
GroupWise Imaging vous permet d’envoyer à d’autres utilisateurs des images par
messagerie électronique pour qu’ils puissent les visualiser, y ajouter des
modifications et des annotations, etc.
1
Cliquez sur
2
Entrez votre mot de passe.
3
Cliquez sur OK.
4
Dans la zone de texte Dest., entrez le nom des personnes auxquelles vous
souhaitez envoyer l’image. Si vous devez rechercher des noms dans le Carnet
d’adresses, cliquez sur Adresse.
5
Cliquez sur la zone texte Objet, puis entrez un objet.
6
Cliquez sur la zone Message sur votre message.
7
Cliquez sur Envoyer.
dans la barre d’outils principale.
Ouverture d’une image existante
229
Astuces
Si le bouton Envoyer est désactivé, cela signifie que la messagerie
Windows® n’a pas été installée sur votre poste de travail.
230
Envoi électronique d’une image
Vous pouvez également envoyer par messagerie électronique un fichier
enregistré en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris, puis en
cliquant sur Envoyer.
Connexion à GroupWise
Envoi électronique d’une image
231
Connexion à GroupWise
Lorsque vous démarrez GroupWise®, une boîte de dialogue vous donne la
possibilité de vous y loguer. La boîte de dialogue de démarrage apparaît sous un
aspect différent, en fonction des informations requises par GroupWise pour
l'ouverture de votre boîte aux lettres. Par exemple, si un mot de passe est
nécessaire pour ouvrir votre boîte aux lettres et que vous vous loguez au réseau et
démarrez GroupWise à partir de votre propre machine, vous serez probablement
invité à entrer votre mot de passe.
Si, toutefois, GroupWise ne parvient pas à localiser le bureau de poste (par
exemple, si son emplacement a changé ou si le serveur contenant le bureau de
poste est actuellement hors tension), une boîte de dialogue peut apparaître ; vous
devez alors indiquer le chemin d'accès au bureau de poste ou l'adresse TCP/IP de
l'agent de bureau de poste, votre nom utilisateur et votre mot de passe.
Vous pouvez utiliser une option de démarrage pour faire apparaître
automatiquement la boîte de dialogue Lancer lorsque vous lancez GroupWise.
-
Connexion à votre
boîte aux lettres
1
Vérifiez que vous vous êtes logué au réseau.
2
Démarrez GroupWise.
Si vous n'avez pas spécifié de mot de passe pour votre boîte aux lettres et que
GroupWise ne nécessite pas d'informations complémentaires, vous pouvez
afficher GroupWise sans passer par la boîte de dialogue de démarrage.
3
232
Connexion à GroupWise
Si vous êtes invité à entrer un mot de passe ou d'autres informations, entrez-les
dans la zone appropriée, puis cliquez sur OK.
Astuces
GroupWise peut vous demander d'entrer d'autres informations, telles que
l'adresse TCP/IP et le port de l'agent de bureau de poste, le chemin d'accès
au bureau de poste du réseau ou le chemin d'accès à la base de données à
distance. Si vous ignorez ces informations requises, contactez
l’administrateur de votre système.
Connexion à votre
boîte aux lettres à
partir du poste de
travail d'un autre
utilisateur
-
1
Loguez-vous au réseau avec votre propre ID utilisateur.
ou
Pour faire apparaître automatiquement la boîte de dialogue de démarrage,
cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône GroupWise sur le bureau,
cliquez ensuite sur Propriétés et sélectionnez l'onglet Raccourci. Dans la zone
de texte Cible, après le nom du fichier exécutable GroupWise, entrez un
espace, puis tapez /@u-?. Cliquez ensuite sur OK.
2
Démarrez GroupWise.
3
Entrez votre ID utilisateur s'il n'est pas encore affiché dans la zone de texte ID
utilisateur.
4
Cliquez sur la zone de texte Mot de passe, entrez votre mot de passe, puis
cliquez sur OK.
Astuces
Vous devez être dans le même bureau de poste que l'autre utilisateur pour
être en mesure de vous loguer à votre propre boîte aux lettres depuis son
poste de travail.
Utilisation de votre
mot de passe sur le
poste des autres
utilisateurs
-
1
Démarrez GroupWise.
2
Cliquez sur la zone de texte Mot de passe, puis entrez votre mot de passe.
Connexion à GroupWise
233
3
Cliquez sur la case à cocher Mémoriser mon mot de passe, puis cliquez sur
OK.
Astuces
L'administrateur de votre système peut choisir de désactiver Mémoriser
mon mot de passe pour les utilisateurs de votre système.
-
Spécification du
chemin d'accès à la
base de données à
distance
234
Connexion à GroupWise
Cette option est propre à la machine, ce qui signifie que si vous indiquez à
GroupWise de mémoriser votre mot de passe sur un poste de travail, puis
que vous vous loguez à un autre ordinateur, vous serez invité à entrer à
nouveau votre mot de passe. Si vous sélectionnez la case à cocher
Mémoriser mon mot de passe sur le nouveau poste de travail, GroupWise
mémorisera également le mot de passe utilisé sur ce poste.
Vous pouvez également sélectionner l'option Mémoriser mon mot de
passe dans Options d'accès.
1
Démarrez GroupWise à distance.
2
Dans la boîte de dialogue de démarrage, entrez votre mot de passe.
3
Cliquez sur la zone de texte Chemin de la base de données à distance,
saisissez le chemin d'accès à la base de données à distance. Par exemple, vous
pouvez entrer c:\remote.
ou
Si vous ne disposez pas de base de données à distance, entrez le chemin
d'accès à une nouvelle base de données à distance ou recherchez-la dans
l'arborescence. Lorsque vous cliquez sur OK, vous êtes invité à créer cette
base de données.
4
Cliquez sur OK.
Astuces
GroupWise démarre à distance si vous ne disposez pas de connexions
réseau, si GroupWise échoue après plusieurs tentatives de connexion à la
boîte aux lettres principale (par exemple, si le serveur contenant le bureau
de poste est actuellement hors service) ou si vous utilisez l'option de
démarrage /ps-<chemin>.
Spécification de
l'adresse TCP/IP de
l'agent de bureau de
poste
-
1
Démarrez GroupWise.
2
Dans la boîte de dialogue de démarrage, cliquez sur l'onglet Adresse TCP/IP.
3
Entrez l'adresse TCP/IP de l'agent de bureau de poste.
Si vous ignorez cette adresse TCP/IP ou le port de l'agent de bureau de poste,
contactez l'administrateur de votre système.
4
Spécifiez le port de l'agent de bureau de poste.
5
Cliquez sur OK.
Astuces
Vous pouvez spécifier le chemin d'accès au bureau de poste du réseau ou
l'adresse TCP/IP de l'agent de bureau de poste. Si vous indiquez les deux,
GroupWise commence par vérifier l'adresse TCP/IP. Si GroupWise ne
peut pas se connecter à l'aide de l'adresse TCP/IP spécifiée, il tente de le
faire avec le bureau de poste du réseau via le chemin d'accès indiqué.
Modification du
chemin d'accès au
bureau de poste du
réseau
-
1
Démarrez GroupWise.
2
Dans la boîte de dialogue de démarrage, cliquez sur l'onglet Bureau de poste
du réseau.
Connexion à GroupWise
235
3
Entrez le chemin d'accès au bureau de poste du réseau ou recherchez ce dernier
dans l'arborescence. Par exemple, vous pouvez entrer X:\BP.
Si vous ignorez le chemin d'accès au bureau de poste du réseau, contactez
l'administrateur de votre système.
4
Cliquez sur OK.
Astuces
Vous pouvez spécifier le chemin d'accès au bureau de poste du réseau ou
l'adresse TCP/IP de l'agent de bureau de poste. Si vous indiquez les deux,
GroupWise commence par vérifier l'adresse TCP/IP. Si GroupWise ne
peut pas se connecter à l'aide de l'adresse TCP/IP spécifiée, il tente de le
faire avec le bureau de poste du réseau via le chemin d'accès indiqué.
236
Connexion à GroupWise
Index
Connexion à GroupWise
237
Index
/
/@u-?, option de démarrage, 172
/@u-user, option de
démarrage, 172
/bl, option de démarrage, 171
/c, option de démarrage, 171
/cm, option de démarrage, 171
/ipa-<IP, option de démarrage, 171
/ipp-x, option de démarrage, 171
/la-<réseau, option de
démarrage, 171
/l-xx, option de démarrage, 171
/nu, option de démarrage, 171
/ph-chemin d'accès, option de
démarrage, 171
/ps-chemin de la base de données
à distance, option de
démarrage, 171
A
A distance
base de données, 234
A faire
voir Tâches, 19
Acceptation
requêtes de ressources, 93
Accepter
rendez-vous, notes et tâches, 45
Accusés de réception
éléments envoyés, 162
obtention, 162
Achèvement des noms,
concepts, 203
Activation des règles, 82
Activités, déclenchement des
règles, 79
Adresses
déplacement, 213
exportation, 213
importation, 213
recherche, 204
Affichage
programmes, 56
Affichage
autres informations du carnet
d'adresses, 214
238
Index
barre d’outils des
annotations, 226
carnets d'adresses, 214
colonnes adresses, 215
différentes dates de
l’agenda, 58
Affichage de la barre d’outils
d’annotations, 226
Affichage des dossiers,
création, 62
Affichages, filtrage, 182
Agenda, 58
affichage, 56
affichage d'une autre date, 58
changement de vues, 58
concepts, 56
conversion des éléments, 36
éléments, lecture, 57
filtrage, 183
premier jour de la semaine, 58
sauvegarde des éléments
dans, 57
visualisation de la boîte aux
lettres sous forme de, 11
Agendas
impression, 73
Agendas Franklin Day Planner
coordination avec
GroupWise, 72
Agent de bureau de poste, 235
Aide
accès à, 2
Aide contextuelle, 4
Ajout
noms dans un carnet d'adresses
personnel, 209
utilisateurs dans la liste de
mandataires, 85
Alarmes, 59; 60
Notify, 66
spécification, 165
Aller à la date, 58
Annotations
Imaging, 225
sélection d’une annotation
existante, 227
Annotations Droite, 226
Annotations Joindre une note, 226
Annotations Ligne à main
levée, 226
Annotations Rectangle plein, 226
Annotations Rectangle vide, 226
Annotations Stabilo, 226
Annotations Tampon, 226
Annotations Texte, 226
Annotations Texte issu d’un
fichier, 226
Annulation de rendez-vous, 40
Aperçu, lecture des éléments, 31
Appel
Conversations, 97
expéditeur des éléments, 96
Applications
documents, sauvegarde, 156
intégration à GroupWise, 136
non intégrées, utilisation, 137
Archivage
automatique, 71
spécification du dossier par
défaut, 163
Archiver
récupération d’éléments
archivés, 71
utilisation, 70
visualisation, 71
Arrimage intelligent, 103
Attribution de nouveaux noms aux
dossiers, 63
Aujourd’hui, aller à, 58
Autre vue de l'agenda, 58
B
Barre de boutons
voir Barre d’outils, 168
Barres d’outils, 168
affichage des annotations, 226
ajout et suppression de
boutons, 168
personnalisation, 168
Barres d'outils, 13
Base de données, à distance, 234
Bibliothèque GroupWise, 126
Bibliothèque par défaut,
définition, 170
Bibliothèques
définition de la bibliothèque par
défaut, 170
documents, copie dans, 156
documents, sauvegarde en
dehors des, 157
liaisons de documents aux
processus de travail, 196
personnalisation des
paramètres, 169
stockage des documents, 126
Boîte aux lettres
ajout de colonnes, 12
connexion, 232
connexion à partir d'un autre
poste de travail, 233
conversion des éléments, 35
icônes, 8; 31
mise à jour dans Remote, 105
modification de l'ordre des
colonnes, 12
mots de passe dans
Remote, 107
octroi de droits d’accès à des
mandataires, 82
options de visualisation, 10
redimensionnement des
colonnes, 12
suppression de colonnes, 13
suppression de documents, 154
tri des colonnes, 13
Boîte aux lettres principale, 101
récupération d'éléments dans
Remote, 110
Bureau de poste, 235
Bureau de poste du réseau, 235
C
Caractères génériques, 187
Caractéristiques
définition pour le
document, 128
impression, 74
vérification de l'état des
éléments, 29
Caractéristiques, valeurs par
défaut, 169
Carnets d'adresses
adressage d'éléments, 218
choix des colonnes
affichées, 215
concepts, 203
contacts fréquents, 220
copie de noms dans des carnets
personnels, 211
copie depuis des carnets
d'autres utilisateurs, 213
création d'un carnet
personnel, 209
création par l'utilisateur, 209
déplacement, 213
envoi de messages depuis, 219
exportation d'adresses, 213
fermeture, 214
filtres prédéfinis, 221
importation d'adresses, 213
modification de l'affichage, 214
ordre des colonnes,
modification, 216
ouverture et fermeture, 214
récupération dans Remote, 114
sélection d'adresses, 218
suppression, 210
suppression de noms dans un
carnet personnel, 212
synchronisation des
entrées, 212
utilisation dans Remote, 116
utilisation pour l'envoi
d'éléments, 217
visualisation d'informations sur
un groupe, 208
Carnets d'adresses personnels
ajout de noms à, 209
concepts, 209
copie, 213
copie de noms dans, 211
création, 209
modification, 210
suppression, 210
suppression de noms de, 212
synchronisation des
entrées, 212
Champs de filtre et de règle, 191
Chargement d'éléments depuis
Remote, 108
Chemin d'accès
à la base de données
à distance, 234
à l'hôte, 235
Choix de colonnes d'un carnet
d'adresses, 215
Client/serveur, 235
Codes, langues, 172
Colonnes
affichage, 215
ajout à la boîte aux lettres, 12
modification de l'ordre, 12; 216
redimensionnement, 12
retrait, 13
tri, 13
Colonnes d'adresses,
affichage, 215
Composer le numéro de
l'expéditeur
appel, 96
utilisation, 96
Composition d’un numéro
récemment utilisé, 98
Conditions, recherche
d'adresses, 204
Conférences téléphoniques, 98
Confidentialité
modification du niveau de
confidentialité des
éléments, 165
mots de passe, 166
Configuration
exécution, 2
intégration de la gestion des
documents, 136
Congés, planification, 48
Connexion, 233
au bureau de poste
du réseau, 235
chemin d'accès à la base de
données à distance, 234
client/serveur, 235
concepts, 232
mémorisation des mots de
passe, 233
Connexions
configuration pour Remote, 118
modem, 118; 122
réseau, 120; 121
TCP/IP dans, Remote, 120
types Remote, 102
Contacts fréquents, 220
utilisation de filtres
prédéfinis, 221
Contacts, fréquents, 220
adressage d'éléments, 220
Conversations, 96
appel adressé à une personne
donnée, 97
Index
239
composition des derniers
numéros, 98
conférences téléphoniques, 98
fusion d’appels, 98
indication du lieu d’appel, 99
interruption de l’appel, 97
lancement, 96
mise en attente d’un appel, 97
transfert d’appels, 97
Conversion
type d'élément, 35
Cool Solutions magazine, 5
cartes d'informations,
téléchargement, 6
envoi de questions, 5
Copie
carnets d'adresses d'autres
utilisateurs, 213
connexions Remote, 123
documents, 155
règles, 80
Copie carbone (cc), 16
Copie masquée (cm), 17
Corbeille
ouverture et vidage, 87
récupération d’éléments, 87
sauvegarde d’éléments
supprimés, 87
Correction orthographique des
éléments, 23
Création
carnets d'adresses
personnels, 209
connexions Remote
TCP/IP, 120
de règles pour les
ressources, 93
documents, 128
dossiers, 63
groupes, 206
mots de passe, 166
processus de travail, 197
rappels automatiques, 47; 49
références de documents, 131
règles, 74; 79
suivis de discussion, 66
versions de documents, 138
D
Date, 58
Décliner
rendez-vous, tâches et notes, 45
240
Index
Définition
options de Notify, 68
Délégation d'éléments, 37
Demandes de réponses aux
éléments envoyés, 162
Démarrage
GroupWise, 2
Notify, 67
options, 170; 173
Déplacement
carnets d'adresses, 213
éléments dans les dossiers, 63
Désactivation de Notify, 67
Désactivation des règles, 82
Destinataires, processus de
travail, 198
Détails, visualisation des éléments
par, 10
Diffusé, processus de travail, 197
Distribution ordonnée, 196
Document historique,
visualisation, 145
Document, visualisation de
l'historique, 145
Documents
activité, visualisation, 145
attribution de droits sur les
versions, 142
attribution de
références aux, 131
autorisation de modifier les
droits, 143
concepts, 126
copie, 155
copier dans une autre
bibliothèque, 156
création, 128
définition des
caractéristiques, 128
droits, toutes les versions, 141
emprunter, 146
emprunter plusieurs, 147
empruntés, 149
état (emprunté/réintégré), 145
importation, 132
intégration aux
applications, 136
intégration, désactivation, 137
limitation de l'accès, 143
modèles, 131
nouvelles versions, 138
ouverture, 158
ouverture de plusieurs
versions, 158
partage, 140
qui a emprunté les,
visualisation, 145
récupération dans Remote, 111
références, 127
réintégration, 150
Remote, ouverture dans, 158
sauvegarde, 156
stockage dans les
bibliothèques, 126
suppression, 153
versions, 137
versions officielles,
détermination, 139
versions, suppression de toutes
les, 155
visualisation des documents
partagés, 144
Documents DMS, pièces jointes
du processus de travail, 196
Dossier Travail en cours,
sauvegarde d’éléments dans, 92
Dossiers
attribution de nouveaux
noms, 63
création, 63
création de sous-dossiers, 62
définition des
caractéristiques, 62
déplacement des éléments, 63
envoi vers des dossiers
partagés, 66
liaison des éléments, 64
partage, 64; 65
suppression, 63
Dossiers partagés
envoi d’éléments, 66
réponse aux éléments, 34
utilisation, 64
Droits
document, versions
particulières, 142
documents, attribution de, 140
droit de modification,
documents, 143
obtention en tant que
mandataire, 82
octroi des droits de
mandataire, 83
versions d'un document,
toutes, 141
E
Effacement de filtres, 185
Effacer
éléments envoyés, 29
Eléments
adressage avec Contacts
fréquents, 220
affichage des éléments
envoyés, 27
confirmation de la
distribution, 28
correction orthographique, 23
création de documents, 131
délégation à d'autres, 37
documents, 127
envoi depuis Remote, 108
impression, 72
lecture, 30; 57
lecture dans l'Aperçu, 31
livraison différée, 161
marquage comme non lus, 32
modification du type, 35
nouvel envoi, 28
obtention d’accusés de
réception, 162
recherche, 176
réponse aux, 33
retrait, 29
retransmission, 34
routage, 196
sauvegarde, 90
suppression, 89
suppression de Remote, 117
utilisation des carnets d'adresses
pour l'envoi, 217
vérifications de l'état, 29
Eléments de groupe, conversion en
éléments personnels, 36
Eléments de travail, 198
Eléments en attente
acceptation ou refus, 45
Eléments en entrée, lecture dans
l'agenda, 57
Eléments envoyés
confirmation de la
distribution, 28
retrait, 29
vérification de l'état des, 29
visualisation, 27
Eléments personnels
conversion en éléments de
groupe, 36
planification, 39; 41; 42
Eléments reçus, lecture, 30
Emprunt
documents, 146
plusieurs documents, 147
Emprunté
documents, mise à jour, 149
documents, visualisation, 148
état du document, 145
En route, 103
Envoi
éléments à l'aide des carnets
d'adresses, 217
éléments depuis des carnets
d'adresses, 219
messages électroniques, 16
messages téléphoniques, 17
notes, 21
nouvel envoi d’éléments, 28
tâches, 19
Envoi vers des dossiers
partagés, 66
envoyés avec le processus de
travail, 196
Etat, 21
contrôle du document, 145
impression des informations, 74
informations, processus de
travail, 199
messages, 199
sauvegarde des informations
relatives à, 91
Exécution
manuelle des règles, 81
Notify, 66
Existantes
annotations, sélection, 227
images, ouverture, 229
Exportation d'adresses, 213
F
Fenêtre du parcoureur
voir Fenêtre principale, 6
Fenêtre principale, concepts, 6
Fermeture de carnets
d'adresses, 214
Feuilles de caractéristiques des
documents, 170
Fichiers
documents, sauvegarde
sous, 157
impression, 74
jointure, 23
liaison, pièce jointe du
processus de travail, 196
ouverture de fichiers joints, 26
routage, 196
son, jointure, 27
visualisation des fichiers
joints, 26
Filtrage
affichage ou masquage
d’éléments, 182
carnet d'adresses système dans
Remote, 116
champs, 191
Filtres, 182
caractères génériques et
paramètres, 187
création, 182
effacement, 185
opérateurs, 189
prédéfinis, 221; 222
recherche d'adresses, 204
restriction, 186
sauvegarde, 185
suppression, 185
utilisation de filtres
existants, 184
Filtres d'adresses, recherche
d'adresses, 204
Filtres prédéfinis, 222
concepts, 222
Fonctions, rappel
automatique, 50; 54
Formules, fonctions et opérateurs
de rappel automatique, 50
Fuseau, horaire, 46
Fusion d’appels, 98
G
Gestion des boîtes aux lettres
d’autres utilisateurs, 84
Gestionnaire de processus de
travail, ouverture, 201
Groupes
adressage, 205; 207
création, 206
modification, 207
recherche d'adresses, 204
Index
241
récupération, 207
sélection d'adresses, 218
Groupes personnels, 205; 207
modification, 207
Groupes publics, 205; 207
GroupWise
connexion, 232; 233
démarrage, 2
intégration aux
applications, 136
présentation, 2
GroupWise Imaging,
présentation, 225
H
Horaire
fuseau, 46
fuseau, spécification dans
Remote, 106
I
Icônes
boîte aux lettres, 31
élément, 8
liste des dossiers, 7
Images
envoi par messagerie
électronique, 229
Images électroniques, 229
Imaging
annotations, 225
envoi par messagerie
électronique d’images, 229
numérisation, 228
ouverture d’images, 229
présentation, 225
sélection de scanners, 228
types de fichiers pris en
charge, 225
Importation
adresses, 213
documents, 132
Importation personnalisée, 134
Importation rapide, 133
Impression
agendas, 73
fichiers joints, 74
Informations concernant les
adresses, modification de
l'affichage, 216
Informations sur les groupes
242
Index
affichage, 222
visualisation dans les carnets
d'adresses, 208
Informations sur les organisations,
affichage, 222
Informations, affichage d'un autre
carnet d'adresses, 214
Installation
GroupWise, 2
Remote, 104
Intégration de GroupWise aux
applications, 136
Intégration, désactivation, 137
Internet
envoi de messages, 16
pièces jointes du processus de
travail, 197
Invitation à des rendez-vous, 59
J
Joindre
références de document, 25
Jointure
fichiers, 23
fichiers son, 27
Jour
agenda, 58
changement du premier jour de
la semaine, 58
Jours
de la semaine, rappel
automatique, 47
du mois, rappel automatique, 47
recherche, 43
Jours de décalage, 49; 50
Jours de décalage du mois, 50
L
Lancement
Conversations, 96
processus de travail, 197
Lancement des applications lors
du déclenchement d'alarmes, 59
Lancer
boîte de dialogue, concepts, 232
Langue de l’interface,
modification, 164
Langues
codes, 172
modification de l’interface, 164
Lecture
éléments dans l'Aperçu, 31
éléments de l'agenda, 57
éléments reçus, 30
ultérieure des éléments, 32
Liaison
éléments liés aux dossiers, 64
lieu d’appel, indication du numéro
de téléphone, 99
Liste d’accès
modification, 83
octroi de droits d’accès à
d’autres utilisateurs, 82
Liste d’éléments
filtrage, 182
Liste de mandataires
ajout d’utilisateurs, 85
suppression d’utilisateurs, 86
Liste des dossiers
icônes, 7
utilisation, 62
Liste des groupes, 205
Livraison différée des
éléments, 161
Livraison, différée, 161
M
Mandataire
abonnement aux notifications
en tant que mandataire, 69
gestion des boîtes aux lettres
d’autres utilisateurs, 84
marquage des éléments comme
étant privés, 86
modification de la liste
d’accès, 83
obtention des droits, 82
octroi des droits, 83
Mandataires, 82
Marquage des tâches
effectuées, 21
Masquage d’éléments à l’aide d’un
filtre, 182
Mémorisation des mots de
passe, 233
Message téléphonique
adressage, 218
Messages
envoi depuis les Carnets
d'adresses, 219
impression, 72
lecture dans l'agenda, 57
Messages électroniques
adressage, 218
ajout à la réponse, 33
confirmation de la
distribution, 28
conversion en un autre type
d'élément, 35
correction orthographique, 23
envoi, 16
envoi depuis des carnets
d'adresses, 219
envoi depuis Remote, 108
nouvel envoi, 28
réponses aux, 33
retransmission, 34
routage, 196
vérification de l'état, 29
Messages téléphoniques
conversion en un autre type
d'élément, 35
envoi, 17
Mise à jour des documents,
empruntés, 149
Mise en attente, appel, 97
Modèles
application, utilisation, 129
création de GroupWise, 131
fichiers, utilisation comme, 129
GroupWise, utilisation, 129
Modem, création de connexions
dans Remote, 122
Modification
carnets d'adresses personnels,
209; 210
connexions Remote, 123
groupes dans les carnets
d'adresses, 207
liste d’accès, 83
mots de passe, 167
règles, 81
Modification, droits, 143
Mots de passe, 166; 232; 233
boîte aux lettres, 166
modification, 167
suppression, 167
N
Noms d'utilisateurs, copie dans des
carnets d'adresses, 211
Noms, ajout à un carnet d'adresses
personnel, 209
Notes
acceptation, 45
adressage, 218
affichage, 56
conversion en un autre type
d'élément, 35
envoi, 21; 22
personnel, 21
récurrentes, 47; 48; 49; 50
refus, 45
sauvegarde, 57
Notify
définition des options, 68
démarrage, 67
désactivation, 67
exécution, 66
lecture des éléments
à partir de, 67
réception des notifications en
tant que mandataire, 69
Nouveaux carnets d'adresses,
création, 209
Nouvel envoi d’éléments, 28
Nouvelle planification, 40
Numérisation
début, 228
Imaging, 228
O
Obtention des droits de
mandataire, 82
Octroi de droits d’accès à votre
boîte aux lettres, 82
Octroi des droits de
mandataire, 83
ODMA, 136
Onglets Document,
configuration, 170
Opérateurs
filtres et règles, 189
rappel automatique, 50; 51
Recherche, 180
Opérations affectées aux règles, 75
Options
à distance, 106
accusés de réception, 162
alarmes, 165
définition, 161
dossier d’archivage par
défaut, 163
langue de l’interface, 164
niveau de confidentialité, 165
réponses aux éléments
envoyés, 162
vues par défaut, 164
Ordre, modification pour les
colonnes, 216
Organisations, recherche
d'adresses, 204
Ouverture
carnets d'adresses, 214
corbeille, 87
documents, 158
documents, plusieurs
versions, 158
éléments dans l'agenda, 57
Gestionnaire de processus de
travail, 201
images existantes, 229
pièces jointes, 26
P
Paramétrage
alarmes, 59
Paramètres, 187
Paramètres par défaut, alarmes, 60
Partage
documents, 140
dossiers, 65
droits sur les documents, 140
Participation aux processus de
travail, 198
Pièces jointes
impression, 74
ouverture, 26
processus de travail, 196
sauvegarde, 91
suppression, 25
visualisation, 26
Plage, rappels automatiques, 47
Plages disponibles, 43
Planification
rendez-vous, 39
rendez-vous personnels, 41; 42
réunions à travers plusieurs
fuseaux horaires, 46
Planification périodique, rappels
automatiques, 47; 48
Plusieurs documents,
emprunter, 147
POA, 235
Possession de ressources, 92
Prédéfinis, filtres
Index
243
contacts fréquents, 221
Préférences
voir Options, 161
Premier jour de la semaine,
indication, 58
Présentation, GroupWise
Imaging, 225
Priorité
modification, 163
Priorités
opérateurs de rappel
automatique, 50
Privé, marquage des éléments, 86
Processus de travail, 196
création, 197
diffusés, 197
éléments de travail, 198
envoi d’une réponse à
l’initiateur, 199
Gestionnaire de processus de
travail, 200
icône de la barre des
tâches, 201
informations sur l’état, 199
participation aux, 198
rapport, 200
séquentiels, 197
suivi, 199
types de pièces jointes, 196
Programmes
affichage, 56
Programmes, lancement lors du
déclenchement d'alarmes, 59
R
Rappels automatiques, 47; 48;
49; 50
accepter, 45
décliner, 45
exemples, 47; 49; 50
fonctions et opérateurs des
formules, 50
Rappels, déclenchement d'alarmes
avant le rendez-vous, 60
Rapports, processus de travail, 200
Recherche
adresses, 204; 218
avancée, 179
des heures de réunion
disponibles, 43
dossiers de résultat, 178
éléments, 176
244
Index
étendue de la précision, 177
filtrage, 182
filtres, 204
restriction apportée par les
opérateurs, 180
sauvegarde des résultats, 178
texte dans les éléments, 181
utilisation de filtres, 204
Recherche de plages disponibles
affectation de ressources, 92
dans Remote, 114
Récupération
carnets d'adresses personnels,
Remote, 114
documents, 158
éléments donnés, Remote, 113
éléments d'une taille
donnée, 112
éléments, Remote, 110
groupes dans des carnets
d'adresses, 207
Récupération d’éléments
archivés, 71
Récupération des éléments de la
corbeille, 87
Références
création, 131
documents, 127
Références de document,
jointure, 25
Règles
activation ou désactivation, 82
activités, 79
champs, 191
copie, 80
création, 74; 79
exécution manuelle, 81
modification, 81
opérations, 75
ressources, 93
restriction d’application, 81
suppression, 81
Réintégration
documents, 150
documents non modifiés, 152
méthodes de, 150
nouvelles versions de
documents, 153
Remote
arrimage intelligent, 103
boîte aux lettres, 101
concepts, 101
connexions, 118
copie de connexions, 123
création de connexions
modem, 122
création de connexions
réseau, 121
création de connexions
TCP/IP, 120
documents, ouverture, 158
envoi d'éléments, 108
filtrage du carnet d'adresses
système, 116
informations relatives à
l'utilisateur et au
système, 107
installation, 104
mise à jour de la boîte aux
lettres, 105
modification de
connexions, 123
options, 106
recherche de plages
disponibles, 114
récupération de carnets
d'adresses personnels, 114
récupération de documents, 111
récupération de l'en-tête
uniquement, 113
récupération d'éléments donnés,
112; 113
spécification d'un
emplacement, 124
spécification d'un fuseau
horaire, 106
suppression de connexions, 124
suppression d'éléments, 117
types de connexions, 102
vérification de l'utilisation de la
boîte aux lettres, 103
visualisation des requêtes en
attente, 109
Rendez-vous
adressage, 218
affichage, 56
annulation, 40
confirmation de la
distribution, 28
conversion en un autre type
d'élément, 35
correction orthographique, 23
délégation, 37
destinataires sur plusieurs
fuseaux horaires, 46
lecture, 57
nouvel envoi, 28
nouvelle planification, 40
paramétrage des alarmes, 59
personnel, 41; 42
planification, 39; 43
rappel personnel, 60
recevoir, 45
récurrents, 47; 48; 49; 50
sauvegarde, 57
vérification de l'état, 29
Rendez-vous de groupe,
planification, 39
Rendez-vous récurrents, 48
Rendez-vous réguliers, 48
Réponse
ajout du texte du message, 33
éléments de dossiers
partagés, 34
éléments reçus, 33
Réponse envoyée à l’initiateur du
processus de travail, 199
Réponses, demande, 162
Requêtes en attente, 109
Réservation de plages horaires, 42
Réservation de plages horaires, 41
Réservation de temps, 41; 42
Ressources
acceptation et refus des
requêtes, 93
affichage des informations, 222
création de règles pour, 93
notifications, 93
possession, 92
recherche d'adresses, 204
Retrait
noms dans des carnets
d'adresses, 212
Retrait d'éléments, 29
retransmission d'éléments, 34
Réunions
décliner, 45
Réunions
accepter, 45
annuler, 40
destinataires sur plusieurs
fuseaux horaires, 46
nouvelle planification, 40
planification, 39
S
Salle de conférence,
planification, 92
Sauvegarde
documents, 156
éléments de la boîte aux
lettres, 90
éléments de l'agenda, 57
éléments non terminés, 92
filtres, 185
groupes, 206
informations relatives à l’état
d’un élément, 91
noms d'utilisateurs dans des
carnets d'adresses, 211
pièces jointes, 91
Scanners, sélection, 228
Sélection
annotations existantes, 227
scanners, 228
Semaine
jours de décalage, 49
premier jour, 58
Séquentiel, processus de
travail, 197
Sons
alarmes, 59
jointure, 27
Suivi
processus de travail, 199
Suivis de discussion
création, 66
visualisation d'éléments par, 11
Suppression
carnets d'adresses
personnels, 210
connexions Remote, 124
de votre mot de passe, 167
documents, 153
documents, versions
particulières, 154
dossiers, 63
éléments de Remote, 117
éléments de votre boîte aux
lettres, 89
filtres, 185
messages d’un processus de
travail, 200
pièces jointes, 25
règles, 81
rendez-vous, 40
utilisateurs de votre liste de
mandataires, 86
Synchronisation
carnets d'adresses, 212
entrées d'un
carnet
d'adresses, 212
T
Tâches
acceptation, 45
adressage, 218
affichage, 56
assignation, 19
conversion en un autre type
d'élément, 35
délégation, 37
envoi, 19
lecture, 57
marquage comme étant
effectuées, 21
personnel, 20
récurrentes, 47; 48; 49; 50
refus, 45
retrait du marquage
« Effectué », 21
routage, 196
sauvegarde, 57
vérification de la réalisation de
l'état Effectué, 21
TCP/IP, 235
création d'une connexion dans
Remote, 120
Téléchargement, éléments de la
boîte aux lettres principale, 110
Téléphone, utilisation dans
GroupWise, 96
Téléphones, utilisation dans
GroupWise, 96
Temps
réserve, 41; 42
Texte, recherche dans les
éléments, 181
Transfert d’un appel, 97
Trouvé
adresses, 204
Type de fichiers, pris en charge
par Imaging, 225
Types de documents,
suppression, 154
Index
245
Types de fichiers pris en
charge, 225
U
Utilisateurs, adresses, 204
V
Verrouillage des documents, 143
Version actuelle, documents, 137
Version officielle, 137; 139
Versions
documents, création, 138
documents, stockage, 137
droits sur les, versions
spécifiques, 142
droits sur toutes, 141
officielles, détermination, 139
ouverture de plusieurs, 158
suppression de toutes, 155
suppression du document, 154
visualisation, 138
Versions spécifiques, 138
Vidage de la corbeille, 88
Visualisation
activité dans le document, 145
agenda, éléments sous forme
de, 11
détails, éléments par, 10
documents, empruntés, 148
documents, partagés avec les
autres, 144
éléments archivés, 71
éléments envoyés, 27
historique du document, 145
informations sur un groupe
dans les carnets
d'adresses, 208
pièces jointes, 26
requêtes en attente, 109
suivis de discussion, éléments
par, 11
Visualisation des informations sur
les rendez-vous, 43
Vue annuelle de l'agenda, 58
Vue hebdomadaire de l'agenda, 58
Vues
changement, 58
modification des vues par
défaut, 164
246
Index
">