Bedienungsanleitung | Enreach Swyx Meeting Manuel du propriétaire

Swyx Meeting
Guide de l'utilisateur
Version : mai 2023
Informations légales
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Emil-Figge-Str. 86
D-44227 Dortmund
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www.enreach.de
Sommaire
3
Sommaire
1.1
1.2
1.2.2 Définir Swyx Meeting comme application de collaboration par défaut.... 5
1.2.3 Démarrer la réunion via SwyxIt! .................................................... 5
1.2.4 Réinitialiser les identifiants Swyx Meeting via SwyxIt! ........................ 5
1.2.5 Rejoindre la réunion via SwyxIt!.................................................... 6
Conditions générales ......................................................................... 6
1.3.1 Logiciel ................................................................................... 6
1.3.2 Matériel .................................................................................. 6
1.3.3 Système .................................................................................. 6
1.3.4 Bande passante......................................................................... 6
1.3.5 Réseau.................................................................................... 6
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
1.11
1.12
1.13
1.14
1.15
1.16
1.17
1.18
1.19.2 Démarrer des discussions de groupe ............................................ 14
Fonctions .......................................................................................... 4
Swyx Meeting avec SwyxIt! ................................................................. 4
1.2.1 Conditions ............................................................................... 4
1.3
1.19.1 Envoyer des messages aux invités en attente.................................. 14
Interface utilisateur ............................................................................ 7
Réinitialiser le mot de passe ............................................................... 7
Démarrer une réunion........................................................................ 7
Inviter des participants ....................................................................... 8
Accepter ou refuser des invités ............................................................ 9
Rejoindre une réunion ....................................................................... 9
Sélectionner la langue ..................................................................... 11
Définir les paramètres audio et vidéo ................................................. 11
Réduire le bruit de fond ................................................................... 11
Prise de photo ................................................................................. 11
Flouter l'arrière-plan ........................................................................ 12
Définir le fond d'écran ...................................................................... 12
Éteindre le microphone et désactiver la caméra ................................... 12
Donner un signe de la main au modérateur ........................................ 13
Changer la vue des fenêtres vidéo ..................................................... 13
1.18.1 Afficher le participant actif ......................................................... 14
1.19 Envoyer un message ........................................................................ 14
1.19.3 Démarrer une discussion privée .................................................. 14
1.19.4 Envoyer un sticker.................................................................... 15
1.20
1.21
1.22
1.23
1.24
1.25
1.26
1.27
1.28
1.29
1.30
1.31
Partager des fichiers ......................................................................... 15
Partage d'écran (Screensharing) ........................................................ 15
Transmettre des vidéos ..................................................................... 16
Enregistrer une réunion.................................................................... 17
Changer de nom .............................................................................. 17
Changer un identifiant de réunion ..................................................... 18
Activer les raccourcis clavier .............................................................. 18
Activer les notifications push ............................................................. 18
Attribuer les droits de modération ..................................................... 19
Retirer les droits de modération ........................................................ 19
Supprimer des invités ...................................................................... 19
Quitter une réunion et y mettre fin .................................................... 20
Collaboration avec Swyx Meeting Fonctions
1
Collaboration avec Swyx Meeting
Avec Swyx Meeting, vous pouvez démarrer votre réunion en ligne directement depuis votre navigateur sans avoir à télécharger de logiciel supplémentaire. Vous pouvez également démarrer une réunion avec vos
contacts lors d'une conversation téléphonique via SwyxIt!. Les réunions
avec Swyx Meeting ont lieu dans une salle de réunion virtuelle. Elles sont
démarrées et contrôlées par un modérateur. Les participants invités n'ont
besoin ni d'un compte Swyx Meeting, ni d'un SwyxIt!. Ils doivent simplement suivre le lien figurant dans le courriel d'invitation ou peuvent
joindre à la réunion par téléphone. Les invités avec leur propre SwyxIt!
sont automatiquement redirigés vers la page Web de Swyx Meeting
lorsque leur interlocuteur a démarré Swyx Meeting.
4
1.1
Swyx Meeting offre les fonctions suivantes :
1.2
Si le modérateur perd la connexion à Swyx Meeting, parce que sa
connexion Internet est interrompue par exemple, il dispose de 30
secondes pour se reconnecter et poursuivre la réunion. Tous les participants sont informés de la situation. Si le modérateur ne s'inscrit pas à
nouveau dans ce délai, les invités doivent s'inscrire à nouveau.

Conférences vidéo en ligne

Chat en ligne

Partage d'écrans

Partage de fichiers

Accès par téléphone (uniquement Swyx Meeting 10)

Enregistrement de réunions (uniquement Swyx Meeting 10)

Transmission vidéo (uniquement Swyx Meeting 10)
Swyx Meeting avec SwyxIt!
Pour l'utilisation de Swyx Meeting via SwyxIt!, les informations suivantes
s'appliquent :
Lors du stockage et du traitement des données personnelles, respectez les réglementations légales en matière de protection des données.
Pour toute question relative à la confidentialité dans SwyxWare, veuillez contacter votre administrateur.
Pour la fourniture du service Swyx Messenger / Swyx Meeting, les données relatives à l’utilisateur sont transmises à notre gestionnaire de
commandes, Voiceworks B.V. (également membre du groupe
Enreach), sur la base d’un contrat de gestion de commandes adapté et
y sont traitées. L’utilisation des produits entraîne la transmission de
diverses données telles que l’adresse IP, les données de connexion, les
messages de conversation, les noms des partenaires de communication, le numéro d’appel (Swyx Meeting), les fichiers envoyés et le
contenu des partages d’écran (Swyx Meeting).
Fonctions
Le démarrage de Swyx Meeting à partir de SwyxIt! n’est pas disponible
en mode CTI. Vous pouvez toutefois accéder à Swyx Meeting à tout
moment via l'adresse suivante :
meeting.swyx.com
1.2.1
Conditions

Votre administrateur vous a donné accès à l'option de collaboration

Vous avez sélectionné Swyx Meeting lors de l'installation de SwyxIt!,
voir aussi SwyxIt! Guide de l'utilisateur.

L'option de collaboration est activée dans (Menu « Paramètres | Profil
utilisateur », voir aussi SwyxIt Guide de l'utilisateur, chapitre
« réglage Swyxit! », section « Profil utilisateur »)

Vous utilisez la version 7, 8, 8.1 ou 10 de Microsoft Windows

Vous utilisez Google Chrome (version de bureau ou mobile) ou Edge
Chromium à partir de la version 72, Mozilla Firefox à partir de la version 65, Microsoft Edge (version de bureau ou mobile), Apple Safari
ou iOS à partir de la version 13.1, Samsung Internet Browser (mobile).
Collaboration avec Swyx Meeting Swyx Meeting avec SwyxIt!
5
Si vous lancez Swyx Meeting pour la première fois à partir de SwyxIt!,
Il n'est pas recommandé d'utiliser Swyx Meeting via une connexion de
données mobile en raison de la forte consommation de données.

1.2.2
cliquez avec le bouton droit de la souris sur
Swyx Meeting – interne et externe dans la liste déroulante du menu
contextuel.
 Une nouvelle fenêtre de courrier électronique apparaît dans Outlook. Si vous démarrez Swyx Meeting à partir d'une conversation,
votre contact est déjà enregistré en tant que destinataire du courrier électronique. Si vous démarrez Swyx Meeting en dehors d’un
appel ou si vous êtes connecté à deux interlocuteurs, vous devez
entrer le ou les destinataires.
 Lorsque vous démarrez Swyx Meeting pour la première fois à partir
de SwyxIt!, une boîte de dialogue de connexion s'ouvre pour vous
demander de saisir les informations d'identification que vous avez
reçues dans le courriel de bienvenue ou votre administrateur.
 La page Web de Swyx Meeting apparaît dans le navigateur par
défaut sélectionné.
 Votre interlocuteur voit la page Web de Swyx Meeting dans le navigateur standard sélectionné.
Si vous souhaitez inviter des participants par courriel, vous devez
sélectionner Outlook comme programme de messagerie par défaut
Définir Swyx Meeting comme application de
collaboration par défaut
Pour toujours démarrer les réunions avec Swyx Meeting, vous pouvez
définir l’application par défaut.
Comment définir Swyx Meeting comme application par défaut
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur
et sélectionnez
Propriétés dans le menu contextuel.
Un champ de dialogue pour la configuration locale apparaît.
Si vous êtes connecté à deux interlocuteurs et démarrez une réunion,
la page Web de Swyx Meeting n'apparaît pas et les interlocuteurs
doivent suivre le lien figurant dans le courriel.
2 Choisissez Swyx Meeting – interne et externe.
3 Cliquez sur OK.
 En cliquant sur
1.2.3
Voir également les sections Comment ajouter des invités pendant une
réunion, page 8 et Accepter ou refuser des invités, page 9.
, Swyx Meeting s'ouvrira directement à
l'avenir.
et sélectionnez
1.2.4
Démarrer la réunion via SwyxIt!
Réinitialiser les identifiants Swyx Meeting via
SwyxIt!
Vous pouvez commencer une réunion pendant ou en dehors d'une
conversation.
Vous pouvez réinitialiser vos identifiants Swyx Meeting sur l'interface utilisateur de SwyxIt!
Comment démarrer une réunion via SwyxIt!
1 Si vous avez défini Swyx Meeting comme application par défaut,
cliquez sur
.
Collaboration avec Swyx Meeting Conditions générales
6
1.3.2
Comment réinitialiser vos identifiants Swyx Meeting
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur
et sélectionnez
Réinitialisation des identifiants Swyx Meeting dans le menu
contextuel.
 Vos données de connexion seront réinitialisées. La prochaine fois
que vous lancerez Swyx Meeting à partir de SwyxIt!, une boîte de
dialogue de connexion apparaîtra à nouveau, dans laquelle vous
devrez saisir vos données de connexion.
1.2.5
1.3.3
Matériel

CPU : 2.0 GHz Dual-Core Intel Core i5 ou plus rapide

RAM : min. 4 Go de RAM physique, dont 2 Go libres

HDD : au moins 1 Go
Système

Connexion Internet : Réseau fixe à large bande ou connexion mobile
à large bande (LTE)
Rejoindre la réunion via SwyxIt!
Il n'est pas recommandé d'utiliser Swyx Meeting via une connexion de
données mobile en raison de la forte consommation de données.
Si votre interlocuteur SwyxIt! vous a invité à une réunion Swyx, la page
web de Swyx Meeting apparaîtra automatiquement dans le navigateur
par défaut que vous avez sélectionné. En outre, vous pouvez vous composer à la réunion par téléphone.

Sortie audio / microphone : Haut-parleur et microphone ou casque
intégrés, USB ou Bluetooth

Caméra : Webcam intégrée ou USB (HD en option)
Voir paragraphe Rejoindre une réunion, page 9.
1.3.4
1.3
Conditions générales
1.3.1
Logiciel


Bureau : Google Chrome à partir de la version 72, Mozilla Firefox à
partir de la version 65, Microsoft Edge, Apple Safari à partir de la version 13.1
Mobile : Google Chrome à partir de la version 72, Samsung Internet
Browser, Apple Safari à partir de la version 13.1
Si vous utilisez un Apple Mac, vous avez peut-être désactivé par inadvertance l'accès à la caméra et à la capture d'écran dans Google
Chrome. Activez l'accès ou l'utilisation dans les paramètres.
Il n'est pas recommandé d'utiliser Swyx Meeting via une connexion de
données mobile en raison de la forte consommation de données.
1.3.5
Bande passante

Qualité vidéo standard (960 x 480) => 3 Mbps (téléversement/téléchargement) pour une expérience optimale

Qualité vidéo faible (360 x 180) => 1 Mbps (téléversement/téléchargement) pour une expérience optimale
Réseau
Swyx Meeting utilise la technologie WebRTC. Pour que la transmission
soit réussie, vous devez assurer le libre accès aux stations distantes énumérées dans le tableau. Les pare-feux doivent être configurés en conséquence. Si vous avez des questions, contactez votre administrateur.
Composants
Entrée IP/DNS
Protocole
Médias (audio,
vidéo, partage
d'écran)
89.184.190.0/24
UDP
Port
16384 32768
Collaboration avec Swyx Meeting Interface utilisateur
7
Composants
Entrée IP/DNS
Protocole
Port
Transfert de
fichiers
iamfile.voipoperator.eu
TCP
4006
Signalisation
iam.voipoperator.eu
TCP
443, 4006
TURN/STUN
stun.voipoperator.tel
UDP, TCP
3478, 443
STUN Google
One
stun.l.google.com
UDP
19302
1.4
1.5
Réinitialiser le mot de passe
Vous pouvez réinitialiser votre mot de passe et en obtenir un nouveau.
Comment réinitialiser votre mot de passe
1 Sur la page de connexion, cliquez sur Avez-vous oublié votre mot de
passe ?.
 Vous serez redirigé vers la page pour créer un nouveau mot de
passe.
2 Entrez l'adresse e-mail que vous avez utilisé pour vous inscrire à Swyx
Meeting.
Interface utilisateur
3 Cliquez sur Réinitialiser le mot de passe.
 Un courriel sera envoyé à l'adresse indiquée.
L'interface utilisateur de Swyx Meeting est divisée en deux sections : Sur
la gauche, vous pouvez voir les autres participants. Sur la droite, différents paramètres sont disponibles.
4 Cliquez sur le lien dans le courriel.
 Vous serez redirigé vers la page pour créer un nouveau mot de
passe.
5 Entrez un nouveau mot de passe et répétez-le pour confirmation.
 Vous pouvez vous connecter à Swyx Meeting avec le nouveau mot
de passe.
1.6
Démarrer une réunion
Vous pouvez démarrer une réunion via le navigateur (entre autres).
Comment démarrer une réunion
1 Entrez l'adresse suivante dans votre navigateur :
meeting.swyx.com
 La page de connexion de Swyx Meeting apparaît.
2 Le cas échéant, cliquez sur S'enregistrer comme organisateur.
3 Entrez les informations d'identification que vous avez reçues par le
courrier électronique de bienvenue ou de votre administrateur et
cliquez sur SE CONNECTER.
4 Lorsque vous vous connectez pour la première fois, entrez un nom
pour votre salle de réunion et cliquez sur ATTRIBUER NOM DE SALLE.
Après avoir spécifié vos paramètres audio et vidéo, voir également
l'étape Définissez vos paramètres audio/vidéo., page 9, vous pouvez
Collaboration avec Swyx Meeting Inviter des participants
copier un lien avec le nom de la salle de réunion ou l'identifiant de la
réunion dans votre presse-papiers.
Pour effectuer votre première inscription, cliquez sur ENTRER DANS
LA SALLE.
 Une salle de réunion vide apparaît.
8
Comment envoyer une entrée de calendrier
1 Dans une salle de réunion vide, cliquez sur CRÉER UNE INVITATION
et sur CALENDRIER INVITER.
 Une fenêtre de saisie apparaît.
2 Entrez un sujet pour la réunion.
1.7
Inviter des participants
Vous pouvez inviter des participants avant ou pendant une réunion. En
outre, vous pouvez envoyer une entrée de calendrier, qui est stockée
dans votre programme de calendrier par défaut et celui de vos invités. Le
nombre maximum de participants est déterminé par votre licence Swyx
Meeting. Si vous avez des questions, contactez votre administrateur.
Les participants à l'appel ne sont pas ajoutés au nombre maximum de
participants, c'est-à-dire que le nombre de participants à l'appel n'est
pas limité par votre licence.
3 Sélectionnez la date et l'heure.
4 Cliquez sur TÉLÉCHARGER.
 Le fichier sera téléchargé et stocké dans le répertoire de téléchargement de votre navigateur.
5 Ouvrez le fichier.
 Une fenêtre apparaît dans votre programme de calendrier par
défaut.
6 Envoyez l'entrée du calendrier avec le lien de la réunion, l'identifiant
de la réunion et les numéros à composer par courriel aux personnes
appropriées.
 Lorsque les destinataires ont confirmé la demande de rendez-vous,
l'entrée de calendrier est sauvegardée dans leur programme calendrier.
La fonction d'appel est uniquement disponible avec Swyx Meeting 10.
Vous pouvez également sauvegarder l'entrée de calendrier d'abord
dans votre programme de calendrier et l'envoyer plus tard.
Comment inviter des participants par courriel
1 Commencez une réunion.
2 Dans une salle de réunion vide, cliquez sur COPIER LE LIEN DE LA
SALLE DE RÉUNION.
 Un court texte d'invitation contenant le lien Internet vers votre réunion est copié dans votre presse-papiers.
3 Cliquez sur CRÉER UNE INVITATION et sur COPIER L'INVITATION.
 Le texte complet de l'invitation, avec le lien vers le site web et le
numéro de téléphone, est copié dans votre presse-papiers.
4 Envoyez le lien généré automatiquement par courrier électronique
aux personnes appropriées.
Comment ajouter des invités pendant une réunion
1 Cliquez sur
, sur
et sur
.
 Le lien Internet vers votre réunion est copié dans votre pressepapiers.
Sous cet élément de menu, vous pouvez voir le nombre actuel et le
nombre maximum de participants à votre réunion.
2 Cliquez sur
, sur
et sur
.
 Le lien Internet vers votre réunion est copié dans votre pressepapiers.
Collaboration avec Swyx Meeting Accepter ou refuser des invités
3 Envoyez le lien généré automatiquement par courrier électronique
aux personnes appropriées.
1.8
Accepter ou refuser des invités
Chaque salle de réunion a une salle d'attente, à laquelle chaque invité
accède après avoir saisi l'identifiant de la réunion. En tant que modérateur, vous pouvez accepter ou refuser la participation d'invités.
Pendant que les clients testent leurs paramètres de microphone, audio
et de caméra, ils peuvent verrouiller leur caméra vidéo ou leur microphone. En tant que modérateur, vous pouvez distinguer la couleur des
icônes sous le nom d'un invité : vert = activé, rouge = désactivé.
Une fois que le premier invité a été accepté et assiste à la réunion, la salle
est activée et les participants peuvent communiquer entre eux.
9
1.9
Rejoindre une réunion
Vous pouvez rejoindre une réunion via SwyxIt!, un lien e-mail ou la page
de connexion de Swyx Meeting. Si vous ne rejoignez pas une réunion via
SwyxIt! ou One-Click, vous devez vous connecter avec un ID de réunion.
En outre, vous pouvez rejoindre en composant le numéro de téléphone
de la réunion.
Il n'est pas recommandé d'utiliser Swyx Meeting via une connexion de
données mobile en raison de la forte consommation de données.
Comment rejoindre une réunion
2 Cliquez sur ACCEPTER pour accepter la participation de l'invité.
 L'invité participe à la réunion.
1 Cliquez sur le lien que vous avez reçu par courrier électronique ou
entrez l'adresse suivante dans votre navigateur :
meeting.swyx.com
ou
Entrez le numéro à composer de votre pays via un téléphone fixe ou
mobile.
 Cliquez sur le lien pour ouvrir la page de connexion à Swyx Meeting.
 Lorsque vous composez le numéro, un assistant d'accueil vous
guide tout au long du processus de connexion.
3 Cliquez sur DÉCLINER pour refuser la participation de l'invité.
 L’invité recevra une notification du refus, mais pourra à nouveau
vous demander à participer à tout moment.
Si vous avez mal saisi l'ID de la réunion trois fois, l'appel est terminé.
Vous pouvez redémarrer le processus d'appel.
Comment accepter ou refuser des invités
1 Cliquez sur
pour accéder à la salle d'attente.
 La liste de tous les invités apparaît.
Activez Accepter automatiquement pour permettre automatiquement
à tous les invités de rejoindre une réunion.
Si vous vous connectez sans One-Click, entrez l'ID de la réunion via
tonalités DTMF. Pour cela, les tonalités de touches de votre appareil
doivent être activées.
Lorsque la fenêtre vidéo d'un invité affiche une icône rouge indiquant
la force de la connexion, c'est que l'invité rencontre des difficultés
pour se connecter à Swyx Meeting.
2 Si nécessaire, cliquez sur le symbole du drapeau pour sélectionner la
langue de votre interface web.
Voir aussi paragraphe Quitter une réunion et y mettre fin, page 20.
4 Le cas échéant, entrez l'ID de la réunion.
3 Le cas échéant, cliquez sur REJOINDRE COMME PARTICIPANT.
5 Entrez un nom et cliquez sur Suivant.
Collaboration avec Swyx Meeting Rejoindre une réunion
6 Définissez vos paramètres audio/vidéo.
10
Icône
Disponible uniquement dans la version de
bureau :
Cliquez sur l'icône pour tester la sortie
audio.
Vous devrez peut-être autoriser Swyx Meeting à accéder à la caméra et
au microphone dans les paramètres de votre navigateur.
Icône
Explication
Explication
Activez ou désactivez votre caméra.
Activez ou désactivez votre microphone.
Lorsque vous sélectionnez votre périphérique audio préféré, le microphone et les haut-parleurs du périphérique sont automatiquement utilisés. Si vous souhaitez une sélection alternative de microphones et de
haut-parleurs, cliquez sur les trois points à côté du périphérique audio
sélectionné et spécifiez les alternatives en cliquant sur "Personnalisé".
8 Désactiver Réduction du bruit pour ne plus supprimer les bruits de
fond.
7 Réglez vos paramètres audio/vidéo.
Icône
Explication
Sélectionnez la caméra correspondante.
Sur les appareils mobiles, vous pouvez
choisir entre la caméra avant et la caméra
arrière.
Disponible uniquement dans la version de
bureau :
Sélectionnez le microphone correspondant.
Si vous avez sélectionné le bon périphérique, vous pouvez constater que la barre
audio oscille.
Disponible uniquement dans la version de
bureau :
Choisissez le périphérique de sortie audio
correspondant.
Ce paramètre n'existe pas dans Mozilla
Firefox.
Pendant une réunion, cliquez sur
pour définir vos paramètres
audio/vidéo ou prendre une photo. Cliquez sur APPLIQUER pour
enregistrer les paramètres. Cliquez sur
pour fermer les para-
mètres.
En tant que modérateur, vous pouvez détecter pendant une réunion si
le microphone et la caméra d'un invité sont activés ou non à la couleur
des icônes.
Blanc = activé, rouge = désactivé
Au cours d'une réunion, cliquez sur
et
et choisissez entre la
qualité standard et la basse qualité sous qualité vidéo. Qui dit qualité
standard dit résolution plus élevée de la transmission vidéo, qui dit
qualité médiocre dit utilisation moins de votre ordinateur.
Collaboration avec Swyx Meeting Sélectionner la langue
Lors d'une réunion, cliquez sur
et
11
et activez Notifications
sonores pour désactiver les notifications sonores de Swyx Meeting.
9 Cliquez sur ENTRER.
 Le modérateur reçoit une demande de participation de votre part.
Une fois votre participation confirmée, vous êtes conduit(e) dans la
salle de réunion.
 Une demande peut apparaître pour permettre à Swyx Meeting
d’accéder à vos paramètres de microphone et de caméra.
Si le modérateur vous a exclu de la réunion, vous pouvez vous réinscrire en cliquant sur le lien de la réunion dans le courriel et/ou en
entrant l'ID de la réunion.
Vous pouvez modifier les paramètres à tout moment dans Swyx Meeting
ou les définir initialement en tant que modérateur.
Pour obtenir la liste des périphériques audio et vidéo recommandés, voir
service.swyx.net/hc/en-gb/articles/360004151080-RecommendedAudio-and-Video-Hardware-for-Swyx-Meeting (Vous devrez peut-être
vous connecter pour voir le contenu).
Comment définir les paramètres audio et vidéo
1 Cliquez sur
.
Voir paragraphe Définissez vos paramètres audio/vidéo., page 9.
1.12 Réduire le bruit de fond
Vous pouvez réduire le bruit de fond pendant une réunion.
Cliquez sur
pour afficher la liste de l'ensemble des participants.
Le modérateur (hôte) est signalé comme tel.
1.10 Sélectionner la langue
Vous pouvez choisir entre différentes langues pour l'interface Web.
Comment sélectionner la langue
1 Cliquez sur
.
2 Cliquez sur
.
3 Sélectionnez une langue dans la liste déroulante.
1.11 Définir les paramètres audio et vidéo
En tant qu'invité, vous pouvez définir les paramètres de votre microphone, de votre audio et de votre caméra avant une réunion (voir la section 1.9 Rejoindre une réunion, page 9).
La réduction du bruit est activée par défaut.
Comment désactiver la réduction du bruit
1 Cliquez sur
.
2 Désactiver Réduction du bruit pour ne plus supprimer les bruits de
fond.
3 Cliquez sur Appliquer.
 La réduction du bruit est désactivée.
1.13 Prise de photo
En tant qu'invité, vous pouvez définir les paramètres de votre microphone, de votre audio et de votre caméra avant une réunion (voir la section 1.9 Rejoindre une réunion, page 9).
Collaboration avec Swyx Meeting Flouter l'arrière-plan
Vous pouvez prendre une photo qui apparaît pendant la réunion lorsque
votre vidéo n'est pas active. Si vous n'utilisez pas de photo, vos initiales
sont affichées lorsque la vidéo est inactive.
12
Le flou d'arrière-plan et la définition d'une image d'arrière-plan ne
sont actuellement pris en charge que par Microsoft Edge et Google
Chrome version de bureau.
Comment prendre une photo
Comment définir un fond d'écran
1 Cliquez sur
.
2 Cliquez sur IMAGE pour prendre une photo.
1.14 Flouter l'arrière-plan
Vous pouvez flouter l'arrière-plan de votre vidéo pour masquer les détails
de l'arrière-plan.
Le flou d'arrière-plan et la définition d'une image d'arrière-plan ne
sont actuellement pris en charge que par Microsoft Edge et Google
Chrome version de bureau.
1 Cliquez sur
.
2 Cliquez sur
.
3 Cliquez sur Image de fond.
4 Sélectionnez une image d'arrière-plan que vous souhaitez définir
pour votre vidéo dans la galerie.
 L'image de fond est visible par tous les participants.
Activez Mémoriser cet effet pour garder l'effet pour votre prochaine
réunion.
Comment activer le flou de l'arrière-plan vidéo
1 Cliquez sur
.
2 Cliquez sur
.
3 Cliquez sur Floutage d'arrière-plan.
4 Faites glisser le curseur vers la droite pour rendre l'arrière-plan flou et
vers la gauche pour le mettre au point.
 La netteté de l'arrière-plan est visible pour tous les participants.
1.16 Éteindre le microphone et désactiver la
caméra
Vous pouvez éteindre votre microphone et désactiver votre caméra à tout
moment. En tant que modérateur, vous pouvez également désactiver la
transmission audio et vidéo de vos invités. En tant qu'invité, vous pouvez
demander au modérateur de réactiver votre transmission audio et vidéo,
voir aussi Donner un signe de la main au modérateur, page 13.
Lorsqu'un invité est mis en sourdine, cela est indiqué par une icône au
Activez Mémoriser cet effet pour garder l'effet pour votre prochaine
réunion.
bas de sa fenêtre vidéo
.
Si un invité utilise son microphone alors que la caméra est désactivée,
cela est indiqué par une icône ronde et pulsée en haut de sa fenêtre
1.15 Définir le fond d'écran
Vous pouvez définir un effet pour l'arrière-plan de votre vidéo.
vidéo
.
Collaboration avec Swyx Meeting Donner un signe de la main au modérateur
Comment éteindre votre microphone et désactiver votre caméra
1 Dans votre fenêtre vidéo, cliquez sur
pour couper le microphone.
 Le symbole est barré et les autres participants à la réunion ne
peuvent plus vous entendre.
2 Dans votre fenêtre vidéo, cliquez sur
pour désactiver la caméra.
 Le symbole est barré et les autres participants à la réunion ne
peuvent plus vous voir.
Comment désactiver les transferts audio et vidéo d'un invité
1 Cliquez sur
1.17 Donner un signe de la main au modérateur
Vous pouvez attirer l'attention du modérateur moyennant des gestes de
mains, par exemple s'il a désactivé votre transmission audio et/ou vidéo.
Comment donner un signe de la main au modérateur
1 Cliquez sur
.
2 Cliquez sur
.
 L'icône passe en bleu et le modérateur est averti en conséquence.
.
 La liste de tous les invités apparaît.
En tant que modérateur, cliquez sur
2 Pour couper le microphone, cliquez sur
correspondant à l'invité concerné.
dans la ligne
3 Pour désactiver la caméra, cliquez sur
correspondant à l'invité concerné.
dans la ligne
Comment désactiver les transferts audio et vidéo de tous les invités
1 Cliquez sur
13
.
 La liste de tous les invités apparaît.
et sur l'icône de la main de
l'invité concerné pour entamer une discussion en tête-à-tête avec ce
dernier.
En tant qu'invité, cliquez à nouveau sur l'icône pour annuler le geste
de la main.
1.18 Changer la vue des fenêtres vidéo
2 Activez Vidéo (tous les participants) ou Audio (tous les participants)
pour désactiver la caméra ou le microphone de tous les invités.
Vous pouvez utiliser la fenêtre vidéo d'un participant ou les fenêtres
vidéo de 25 participants maximum (bureau) ou de 6 participants maximum (smartphone/tablette).
Interrupteur vert = le réglage s'applique à tous les invités.
Interrupteur jaune = le réglage s'applique uniquement aux invités individuels.
Les fenêtres vidéo des participants dont la vidéo est désactivée ne
sont pas affichées. Vous trouverez ces participants dans la liste de tous
les invités sous
Désactivez Vidéo (tous les participants) ou Audio (tous les
participants) pour réactiver la caméra ou le microphone de tous les
invités.
.
Collaboration avec Swyx Meeting Envoyer un message
Comment changer la vue des fenêtres vidéo
1 Cliquez sur
.
 Les fenêtres vidéo de tous les participants apparaissent (max. 25).
2 Cliquez sur
et déplacez le curseur vers la droite pour définir le
nombre de fenêtres vidéo à afficher simultanément.
 Un aperçu de vos paramètres apparaît.
Lorsque le nombre maximum de fenêtres simultanées est dépassé, les
fenêtres vidéo excédentaires sont affichées en taille réduite dans la
partie inférieure de l'écran. Pour afficher une des fenêtres vidéo excédentaires en grand format, faites-la glisser et déposez-la en haut de la
zone principale.
3 Cliquez sur la fenêtre vidéo d'un participant pour la voir à sa taille
maximale. Cliquez à nouveau sur la fenêtre vidéo pour la réduire.
1.18.1 Afficher le participant actif
Vous pouvez agrandir la fenêtre vidéo du participant qui parle pendant la
réunion.
Comment activer le mode Orateur actif
1 Cliquez sur
.
 Les fenêtres vidéo de tous les participants apparaissent (max. 25).
2 Cliquez sur
.
 L'icône passe en bleu et la fenêtre vidéo du participant qui parle
s'affiche maintenant agrandie.
1.19 Envoyer un message
Vous pouvez envoyer des messages à tous les participants à la fois, ou à
certains d'entre eux seulement.
14
1.19.1 Envoyer des messages aux invités en attente
En tant que modérateur, vous pouvez également envoyer des messages
dans la salle d'attente, qui peuvent être lus par les invités n'ayant pas
encore été admis à la réunion.
Comment envoyer des messages aux invités en attente
1 Cliquez sur
.
2 Saisissez votre texte dans la fenêtre de discussion.
 Les messages ne peuvent être lus que par les invités en attente, pas
par les participants à la réunion.
1.19.2 Démarrer des discussions de groupe
Pendant la réunion, tous les participants peuvent utiliser la fonction de
discussion de groupe dans la salle de réunion.
Comment démarrer une discussion de groupe
1 Cliquez sur
.
2 Saisissez votre texte dans la fenêtre de discussion.
La fenêtre de discussion de groupe contient également des informations sur le déroulement de la réunion. Par exemple, comment ajouter
des invités, comment démarrer et arrêter des enregistrements audio et
vidéo.
1.19.3 Démarrer une discussion privée
Pendant la réunion, tous les participants peuvent commencer une discussion privée avec n’importe quel autre invité ou le modérateur.
Comment démarrer une discussion privée
1 Cliquez sur
.
Collaboration avec Swyx Meeting Partager des fichiers
15
2 Cliquez sur le nom du participant avec lequel vous souhaitez
démarrer un chat.
3 Cliquez sur
et sur
pour télécharger un fichier.
3 Saisissez votre texte dans la fenêtre de discussion.
1.19.4 Envoyer un sticker
Cliquez sur
pour supprimer un fichier.
Cliquez sur
pour voir la liste de tous les fichiers téléchargés.
Vous pouvez envoyer des stickers à tous les participants.
Comment envoyer des stickers
1 Cliquez sur
dans votre fenêtre vidéo.
 La liste des stickers disponibles apparaît.
2 Cliquez sur le sticker que vous souhaitez envoyer aux autres
participants.
 Le sticker apparaîtra dans le chat de groupe et dans votre fenêtre
vidéo pendant environ 7 secondes.
3 Cliquez sur
dans votre fenêtre vidéo pour apposer l'autocollant.
En tant que modérateur, cliquez sur
et
et désactivez Stic-
kers pour désactiver l'utilisation des autocollants.
1.20 Partager des fichiers
Vous pouvez télécharger des fichiers dans la salle de réunion pour les
partager avec d'autres participants, ainsi que télécharger les fichiers
d'autres participants.
Pour la liste des formats de fichiers pris en charge, voir
service.swyx.net/hc/en-gb/articles/360004099360-File-Exchange-FileUpload (Vous devrez peut-être vous connecter pour voir le contenu).
Comment partager des fichiers
1 Faites glisser les fichiers appropriés dans la fenêtre Swyx Meeting de
votre navigateur.
2 Cliquez sur Télécharger.
1.21 Partage d'écran (Screensharing)
Vous pouvez montrer aux autres participants la totalité de votre écran ou
des applications individuelles.
En tant qu'invité, vous devez demander le partage d'écran au modérateur. En tant que modérateur, vous devez confirmer le partage d'écran
avant que l'invité puisse utiliser la fonctionnalité.
Si vous utilisez un Apple Mac, vous avez peut-être désactivé par inadvertance l'utilisation de la capture d'écran dans Google Chrome. Activez l'utilisation de Google Chrome dans les paramètres (Préférences
Système | Sécurité et confidentialité | Confidentialité).
Comment partager votre écran ou votre application
1 Cliquez sur
dans votre fenêtre vidéo.
 Le modérateur reçoit une demande de partage de votre écran ou
de votre application.
En tant que modérateur, cliquez sur
et sur PERMETTRE pour
confirmer le partage d'écran pour l'invité correspondant.
2 Cliquez sur ÉCRAN DE PARTAGE pour partager tout l'écran ou une
seule fenêtre d'application.
Collaboration avec Swyx Meeting Transmettre des vidéos
Si vous utilisez Mozilla Firefox, vous pouvez également sélectionner
une fenêtre unique pour le partage d'écran.
16
Si vous utilisez un Apple Mac, vous avez peut-être désactivé par inadvertance l'accès à la caméra dans Google Chrome. Activez l'accès à
Google Chrome dans les paramètres (Préférences Système | Sécurité
et confidentialité | Confidentialité).
3 Si nécessaire, sélectionnez Partager l'audio si vous souhaitez partager
votre sortie audio pendant le partage d'écran.
4 Cliquez sur Partage.
 Les autres participants à la réunion peuvent voir votre contenu partagé.
5 Cliquez sur
En général, vous pouvez transférer des vidéos aux formats.webm,.mp4
et.mov. Le support dépend de votre navigateur.
pour afficher l'écran partagé d'un participant en
mode plein écran et sur
pour quitter le mode plein écran.
6 Cliquez sur
pour mettre un terme au partage d'écran. En tant
que modérateur, vous pouvez également mettre fin au partage
d'écran entre invités.
Cliquez sur
pour ouvrir le pied de page et basculer entre
l'écran partagé et les fenêtres vidéo des participants.
1.22 Transmettre des vidéos
Vous pouvez transmettre une vidéo via Swyx Meeting. En tant qu'invité,
vous devez demander la transmission vidéo au modérateur. En tant que
modérateur, vous devez confirmer la transmission vidéo avant que l'invité
puisse utiliser la fonctionnalité.
Safari ne prend actuellement pas en charge la transmission vidéo.
Mozilla Firefox ne prend actuellement pas en charge la transmission
vidéo.
Comment transférer une vidéo
1 Cliquez sur
dans votre fenêtre vidéo.
 Le modérateur reçoit une demande de transmission d'une vidéo.
En tant que modérateur, cliquez sur
et sur PERMETTRE pour
confirmer la transmission vidéo pour l'invité correspondant.
2 Cliquez sur VIDÉO DIFFUSÉE.
Cette fonctionnalité n'est disponible qu'avec Swyx Meeting 10.
3 Sélectionnez une vidéo dans votre système de fichiers.
 La vidéo est affichée à tous les participants à la réunion.
Icône
Explication
Lire la vidéo pour tous les participants.
Collaboration avec Swyx Meeting Enregistrer une réunion
Icône
Explication
Arrêter la vidéo.
Régler le volume (ne modifie que vos propres
paramètres, pas ceux des autres participants).
Visionner la vidéo en mode plein écran (ne
modifie que vos propres paramètres, pas ceux
des autres participants).
Quitter le mode plein écran (ne modifie que vos
propres paramètres, pas ceux des autres participants).
Muet pendant la
lecture
ARRÊTER LA DIFFUSION
17
Couper le son de votre propre microphone
pendant la lecture.
Lorsque la lecture est interrompue ou arrêtée,
votre microphone est automatiquement réactivé.
Arrêter la vidéo.
1.23 Enregistrer une réunion
En tant qu'hôte, vous pouvez enregistrer la transmission audio et vidéo
d'une réunion. Tous les invités seront informés de l'enregistrement.
Lors du stockage et du traitement des données personnelles, respectez les réglementations légales en matière de protection des données.
Pour toute question relative à la confidentialité dans SwyxWare, veuillez contacter votre administrateur.
Cette fonctionnalité n'est disponible qu'avec Swyx Meeting 10.
Tous les participants seront informés de l’enregistrement via signal
sonore et une entrée dans la fenêtre de discussion en groupe.
Les enregistrements sont réalisés au format.WEBM. Vous pouvez choisir le format, par exemple via Google Chrome ou le lecteur multimédia
VLC.
Comment enregistrer une réunion
1 Cliquez sur
.
 La liste de tous les invités apparaît.
2 Cliquez sur
.
 L'enregistrement démarre.
3 Cliquez sur
pour mettre un terme à l'enregistrement.
 Le fichier sera téléchargé et stocké dans le répertoire de téléchargement de votre navigateur.
Faites glisser le fichier du répertoire vers un onglet de navigateur vide
pour le lire dans Google Chrome. Faites glisser le fichier vers l'onglet
de navigateur avec Swyx Meeting pour partager l'enregistrement avec
les invités de la réunion.
1.24 Changer de nom
Vous pouvez modifier votre nom de participant dans Swyx Meeting. En
tant que modérateur, vous pouvez également modifier le nom des invités.
Comment modifier votre nom de participant
1 Cliquez sur
.
Collaboration avec Swyx Meeting Changer un identifiant de réunion
2 Cliquez sur
18
1.26 Activer les raccourcis clavier
.
Vous pouvez activer des touches de raccourci pour Swyx Meeting afin
d'exécuter certaines fonctions sur ce site.
3 Entrez le nom correspondant dans le champ Nom d'utilisateur.
Comment modifier le nom de participant d'un invité
1 Cliquez sur
Comment activer les touches de raccourci
.
 La liste de tous les invités apparaît.
2 Passez votre souris sur l'invité correspondant et cliquez sur
.
3 Saisissez le nom correspondant.
1.25 Changer un identifiant de réunion
Au début d'une réunion, un identifiant aléatoire est généré afin d'en limiter l'accès aux seules personnes invitées. En tant que modérateur, vous
pouvez régénérer l'identifiant de la réunion au cours d'une réunion.
Comment modifier l'identifiant de réunion
1 Cliquez sur
.
2 Cliquez sur
.
3 Activez Raccourcis pour activer les raccourcis clavier.
Comment consulter la liste des raccourcis clavier
1 Cliquez sur
.
2 Cliquez sur
.
3 Cliquez sur
.
 La liste des raccourcis disponibles apparaît.
1 Cliquez sur
.
2 Cliquez sur
.
3 Cliquez sur
.
Vous pouvez également saisir un nom pour la réunion. Avec ce nom,
les invités accèdent toujours à la réunion, même si l'ID a changé. Cette
fonctionnalité n'est disponible qu'avec Swyx Meeting 10.
4 Confirmez avec OK.
 L'identifiant de réunion est désormais modifié. Les invités ne
peuvent plus accéder à la réunion avec l'identifiant ou le lien précédent.
5 Cliquez sur Copier le lien de la salle de réunion ou Copier le lien de
connexion et envoyez le lien par courriel aux personnes concernées.
1.27 Activer les notifications push
Vous pouvez activer ou désactiver les notifications push dans votre navigateur. Que vous soyez connecté en tant que modérateur ou comme
invité, diverses activités sont signalées sous forme de notifications push.
Les notifications push ne s'affichent que lorsque le navigateur
concerné n'est pas actif.
Comment activer les notifications push dans le navigateur
1 Cliquez sur
.
Collaboration avec Swyx Meeting Attribuer les droits de modération
2 Cliquez sur
19
3 Cliquez sur Attribuer les droits de modérateur.
.
3 Activez Notifications de bureau.
 Vous recevez sur votre bureau des notifications concernant les activités dans votre salle de réunion.
Vous pouvez à nouveau bloquer les notifications en désactivant Notifications de bureau.
1.28 Attribuer les droits de modération
En tant que modérateur, vous pouvez attribuer des droits de modération
à un invité afin que la réunion puisse se poursuivre si vous devez la quitter.
Si un invité auquel des droits de modération ont été attribués quitte la
réunion et la rejoint à nouveau, il perd ses droits de modération.
4 Confirmez en cliquant sur Oui.
 L'invité dispose désormais également des droits de modération.
1.29 Retirer les droits de modération
En tant que modérateur d'origine, vous pouvez révoquer les droits de
modération attribués à un invité.
Un invité auquel vous attribuez des droits de modération ne peut pas
révoquer vos droits de modération.
Comment retirer les droits de modération à un invité
1 En tant que modérateur, cliquez sur
.
 La liste de tous les invités apparaît.
2 Cliquez sur
á côté de l'invité auquel vous souhaitez retirer les
droits de modération.
Si le modérateur initial quitte la réunion et la rejoint, l'invité auquel les
droits de modération ont été attribués perd ses droits de modérateur.
Si le modérateur initial et l'invité auquel des droits de modération ont
été attribués quittent tous deux la réunion, celle-ci se termine au bout
de 30 secondes.
Comment attribuer des droits de modération à un invité
1 En tant que modérateur, cliquez sur
.
 La liste de tous les invités apparaît.
2 Cliquez sur
à côté de l'invité auquel vous souhaitez attribuer des
droits de modération.
3 Cliquez sur Retirer les droits de modérateur.
 L'invité n'a plus les droits de modération et reçoit une notification à
ce sujet.
1.30 Supprimer des invités
En tant que modérateur, vous pouvez supprimer un ou tous les invités de
la réunion.
Comment supprimer un invité d'une réunion
1 En tant que modérateur, cliquez sur
 La liste de tous les invités apparaît.
.
Collaboration avec Swyx Meeting Quitter une réunion et y mettre fin
2 Cliquez sur
.
 Une zone de texte apparaît.
3 Saisissez un motif.
4 Cliquez sur Envoyer.
 L'invité recevra une notification avec votre motif.
L'invité peut redemander à participer à tout moment.
Comment supprimer tous les invités d'une réunion
1 En tant que modérateur, cliquez sur
.
 La liste de tous les invités apparaît.
2 Cliquez sur
.
3 Confirmez le message par Oui.
 Tous les invités sont supprimés, ainsi que tous les fichiers partagés
et l'historique des discussions.
 La réunion reprend et les invités peuvent la rejoindre avec le même
identifiant.
1.31 Quitter une réunion et y mettre fin
Vous pouvez quitter une réunion à tout moment. En tant que modérateur,
vous mettez ainsi un terme à la réunion.
Comment quitter une réunion ou y mettre fin
1 Cliquez sur
.
20
2 Confirmez le message par Oui.
 Lorsque vous quittez une réunion en tant que modérateur, tous les
invités sont supprimés, ainsi que tous les fichiers partagés et l'historique des discussions.
 Vous êtes déconnecté(e) de Swyx Meeting et redirigé(e) vers la
page de connexion.
Si vous ne terminez pas la réunion via Swyx Meeting, fermez simplement le navigateur, les fichiers seront conservés. Lors de votre prochaine connexion, il vous sera demandé si vous souhaitez conserver
ou supprimer les fichiers.
Pour plus d'informations sur Swyx Meeting voir
service.swyx.net/hc/en-gb/categories/360000924720-Swyx-Meeting
(Vous devrez peut-être vous connecter pour voir le contenu).
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