Owner's manual | Enreach SwyxFax Client Manuel du propriétaire

SwyxFax Client
Guide de l'utilisateur
Version : mai 2022
Informations légales
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Sommaire
3
Sommaire
1.6.6 Envoyer plusieurs télécopies ...................................................... 35
1.6.7 Suspendre l'envoi de la télécopie ................................................ 35
1.6.8 Reprendre l'envoi de la télécopie ................................................ 35
SwyxFax Client ............................................................................................. 4
1.1 SwyxFax Client Installation/Configuration............................................. 4
1.6.9 Répéter l'envoi d'une télécopie................................................... 35
1.1.1 Conditions ............................................................................... 4
1.6.10 Transférer une télécopie ............................................................ 36
1.1.2 Installer un SwyxFax Client .......................................................... 5
1.6.11 Supprimer une télécopie ........................................................... 36
1.1.3 Configurer SwyxFax Client ........................................................... 6
1.2
1.3
1.7
1.1.4 SwyxFax Client comme imprimante ............................................... 7
1.7.1 Aperçu des commandes ............................................................ 37
1.1.5 Mise à jour du logiciel ................................................................ 7
1.7.2 Détails des commandes ............................................................ 37
1.1.6 Désinstaller SwyxFax Client.......................................................... 7
Démarrer SwyxFax Client .................................................................... 8
Connexion et déconnexion ................................................................. 8
1.8 Recevoir une télécopie ..................................................................... 39
1.9 L'annuaire ...................................................................................... 39
1.10 Listes des télécopies......................................................................... 41
1.3.1 Connexion à SwyxServer à l'aide des données d'utilisateur de Windows. 8
1.10.1 Marquer une télécopie comme lue .............................................. 41
1.3.2 Connexion via le fournisseur d'identité........................................... 8
1.10.2 Afficher une télécopie............................................................... 41
1.3.3 Connexion à SwyxServer avec votre nom d'utilisateur et votre
mot de passe ........................................................................... 9
1.10.3 Informations détaillées sur la télécopie......................................... 42
1.10.4 Imprimer une télécopie ............................................................ 43
1.3.4 Modifier le mot de passe ............................................................. 9
1.10.5 Exporter une télécopie .............................................................. 44
1.3.5 Mot de passe complexe............................................................. 10
1.10.6 Télécopies erronées.................................................................. 45
1.3.6 Nombre limité de tentatives de connexion .................................... 11
1.4
1.4.2 Menus .................................................................................. 12
Paramètres généraux ....................................................................... 16
1.5.1 Expéditeur ............................................................................. 16
1.5.2 Extras ................................................................................... 17
1.5.3 Lire une télécopie (visionneuse).................................................. 25
1.6
1.10.7 Imprimer la liste des documents ................................................. 45
Interface et menus ........................................................................... 11
1.4.1 Structure de la fenêtre de dialogue .............................................. 11
1.5
Faire un publipostage via télécopie.................................................... 36
Envoyer une télécopie ...................................................................... 25
1.6.1 Envoyer une télécopie depuis un programme ................................ 25
1.6.2 Envoyer une télécopie depuis plusieurs programmes....................... 25
1.6.3 Télécopie rapide...................................................................... 26
1.6.4 Dialogue « Envoi de la télécopie ». ............................................... 28
1.6.5 Insérer des fichiers graphiques ................................................... 34
1.10.8 Archivage .............................................................................. 46
1.11
1.12
1.13
1.14
La fenêtre d'aperçu .......................................................................... 46
Télécopie via email .......................................................................... 47
Utilisation du client de SwyxFax via la ligne de commande ................... 47
Paramètres de l'URL dans un hyperlien de télécopie ............................ 48
SwyxFax Client
1
SwyxFax Client Installation/Configuration
4
SwyxFax Client
Dans la barre de menu, cliquez sur « Aide | Aide », pour ouvrir le système
d'aide. De nombreux dialogues de saisie contiennent un bouton
« d'aide ». Pour obtenir de l'aide sur un dialogue, cliquez simplement sur
le bouton « Aide » que vous trouverez dans ce même dialogue.
L'utilisateur peut, après l'installation de SwyxFax, envoyer, recevoir, transmettre en interne ou vers l'extérieur et gérer des documents sous la
forme de télécopie depuis son propre ordinateur.
Autres aides en ligne.
La logiciel SwyxFax est un composant de SwyxServer. Il peut être installée
ensemble avec SwyxServer sur un ordinateur ou en tant que service
séparé à l'intérieur du réseau. Après l'installation, une connexion avec
SwyxServer est établie pour échanger des données d'utilisateurs, de vérifier le contrat de licence existant et pour envoyer ou recevoir des télécopies. SwyxFax utilise la même connexion au réseau public que
SwyxServer. Une fois installé SwyxFax, le nombre d'utilisateurs SwyxFax
autorisé par le contrat de licence pourra utiliser les services de télécopie.
Les télécopies entrantes seront reçues par SwyxFax et transférées à l'utilisateur correspondant. Si une télécopie arrive à un numéro qui n'est pas
attribué un utilisateur, ce document est renvoyé vers le distributeur central comme par exemple l'administrateur système. Chaque utilisateur dispose de sa propre boîte à télécopie où les différents documents sont
affichés.
De plus, vous pouvez installer un annuaire personnalisé pour chaque utilisateur. Cela permettra de mémoriser les numéros de télécopie et les
destinataires que vous utilisez le plus souvent. Il est également possible
de recourir aux contacts d'Outlook ou encore de lire les adresses de télécopie directement depuis un fichier.
Vous pouvez soit recevoir les télécopies en sus, soit uniquement sous
forme d'emails. Votre administrateur doit avoir configuré le transfert des
télécopies comme pièces jointes d'e-mail.
Lors du stockage et du traitement des données personnelles, respectez les réglementations légales en matière de protection des données.
Pour toute question relative à la confidentialité dans SwyxWare, veuillez contacter votre administrateur.
Aide en ligne
Vous trouverez presque à chaque étape une aide en ligne très utile qui
vous fournira des informations pratiques imprimables ainsi que des explications directement sur votre écran.
1.1
Produit
WWW-link
SwyxIt!
help.swyx.com/cpe/13.15/Client/Swyx/frFR/index.html
Administration de
SwyxWare
help.swyx.com/cpe/13.15/Administration/
Swyx/en-US/index.html
Graphical Script Editor
(éditeur graphique de
scripts)
help.swyx.com/cpe/13.15/GSE/Swyx/enUS/index.html
Call Routing Manager
help.swyx.com/cpe/13.15/CRM/Swyx/enUS/index.html
SwyxFax Client Installation/Configuration
Ce chapitre vous indique comment installer, configurer, mettre à jour et
désinstaller SwyxFax Client, ainsi que comment faire pour utiliser SwyxFax Client comme imprimante directement depuis un programme Windows.
1.1.1
Conditions
Pour pouvoir utiliser SwyxFax, l'ordinateur doit répondre aux conditions
suivantes :




Système d'exploitation et Microsoft Framework: voir la documentation SwyxWare.
Processeur : Intel Pentium 1 GHz ou supérieur
Mémoire vive : au moins 2 Go
Espace disque libre : au moins 300 Mo
SwyxFax Client
1.1.2
SwyxFax Client Installation/Configuration
Installer un SwyxFax Client
SwyxFax Client est installé pendant l'installation des composants complémentaires de SwyxIt!. Si vous avez déjà installé SwyxIt!, vous pouvez installer SwyxFax Client ultérieurement. Voir aussi Installation définie par
l'utilisateur, page 6.
Si les conditions de SwyxFax Client sont remplies, vous pouvez installer le
logiciel immédiatement.
L'installation sera effectuée avec les boutons par défaut « < Retour »,
« Continuer > » et « Annuler ». Si vous souhaitez modifier des entrées
dans une fenêtre précédente, cliquez aussi longtemps sur « < Retour »
jusqu'à ce que vous arriviez à la fenêtre souhaitée, puis modifier vos
entrées et continuez en cliquant sur « Continuer > ». Si vous souhaitezvous annuler l'installation, cliquez sur « Annuler ».
Pour installer SwyxFax Client, procédez comme suit :
1 Connectez-vous en tant qu'administrateur sur votre ordinateur.
2 Fermez Microsoft Outlook ou IBM Notes avant l'installation
Pourraient ne pas s'installer correctement.
3 Insérez le DVD de SwyxWare dans le lecteur.
Le programme d'installation du DVD démarre automatiquement.
4 Si l'installation ne démarre pas, double-cliquez sur le fichier « autoru
n.exe » qui se trouve dans le DVD de SwyxWare.
5 La page d'accueil de SwyxWare apparaît.
6 Sélectionnez l'option « Installer SwyxIt! ».
7 Pour ouvrir le fichier Lisez-moi et lire les informations importantes qu'il
contient, cliquez sur le lien correspondant sous « Installation / Mise à
jour ». Pour lancer l'installation, sélectionnez l'option « SwyxIt! ».
La page d'accueil du programme d'installation SwyxIt! est affiché.
8 Veuillez tenir en compte les observations et cliquez ensuite sur
« Continuer > ».
9 Accord de licence :
Vous avez plusieurs options :
 Activer la case de contrôle « J'accepte le contrat de licence » et
cliquez sur « Continuer > ».
 Si vous n'acceptez pas les termes de la licence, arrêtez l'installation
5
en cliquant sur « Annuler ».
10 Informations utilisateur :
Veuillez respecter les informations actuelles relatives à cette version.
Cliquez sur « Suivant > ».
11 Type d'installation :
Vous avez plusieurs options :
 Cliquez sur l'option « Normal », afin d'effectuer l'installation
standard de SwyxIt!. L'installation automatique de SwyxFax Client
démarre. Dans ce cas, vous ne pouvez pas choisir les options
d'installation. Cliquez ensuite sur « Suivant > » et observez les
instructions (14).
Pour pouvoir choisir les options d'installation, comme la présence
d'un raccourci vers SwyxFax Client sur votre bureau, utilisez l'installation personnalisée. Voir aussi Installation définie par
l'utilisateur, page 6.
 Cliquez sur l'option « Personnalisée ». Cette option permet
d'indiquer l'emplacement de l'installation ainsi que les composants
et fonctions à installer. Cliquez ensuite sur « Suivant > » et observez
les instructions (12).
Si vous avez déjà installé un SwyxIt! et souhaitez installer SwyxFax
Client ultérieurement, utilisez ce type d'installation. Voir aussi Installation définie par l'utilisateur, page 6.
 Cliquez sur l'option « Complète ». Cette option permet d'installer
l'ensemble des composants (SwyxIt! et SwyxFax Client) ainsi que
toutes les options disponibles. Cliquez ensuite sur « Suivant > » et
observez les instructions (14).
12 Si vous avez sélectionné l'option « Personnalisée », vous pouvez à
présent choisir d'autres options d'installation. Voir aussi Installation
définie par l'utilisateur, page 6.
Si vous ne souhaitez pas installer SwyxIt! ou SwyxFax Client dans le
répertoire indiqué, vous pouvez modifier le répertoire d'installation
en cliquant sur « Parcourir ».
Le bouton « Mémoire » vous permet de connaître l'espace disponible
dans la mémoire de votre ordinateur. Tous les lecteurs de votre
ordinateur ainsi que les lecteurs réseau seront pris en compte. Vous
pouvez ainsi vérifier si vous disposez de suffisamment d'espace pour
les options que vous avez sélectionnées.
Utilisez le bouton « Rétablir » pour revenir aux options par défaut (cela
correspond à l'installation normale du logiciel).
SwyxFax Client
SwyxFax Client Installation/Configuration
6
Composants du SwyxFax Client :
 SwyxFax Client
Pour utiliser SwyxFax Client, il convient d'installer le pack optionnel
« SwyxFax ».
13 Cliquez sur « Suivant > ».
14 Démarrer l'installation
Le bouton « < Retour » vous permet de vérifier vos entrées et
éventuellement les corriger.
15 Cliquez sur « Installer » pour lancer l'installation de SwyxIt!.
SwyxFax Client fonctions :
 Raccourci sur le bureau
Un raccourci est automatiquement placé sur votre bureau lors de l'installation. Activez cette fonction pour installer le SwyxFax Client pendant l'installation.
16 Après l'installation réussie, l'assistant vous indique que l'installation
est maintenant terminée. Fermez l'assistant en cliquant sur
« Terminer ».
1.1.2.1 Installation définie par l'utilisateur

Si vous avez choisi l'installation personnalisée, indiquez les composants
que vous voulez installer ainsi que les fonctions qu'ils doivent inclure.
Ajouter SwyxFax Client au groupe de démarrage
SwyxFax est ajouté automatiquement au groupe de démarrage
rapide, c’est-à-dire que le logiciel est automatiquement démarré en
même temps que Windows. Activez cette fonction pour installer le
SwyxFax Client pendant l'installation.
1 Cliquez ensuite sur « Suivant > » et observez les instructions (13).
Si vous ne disposez pas de suffisamment de licences pour le nombre
d'utilisateurs connectés simultanément sur SwyxFax Client, un message vous en informant apparaît et SwyxFax Client est fermé. Dans ce
cas, veuillez contacter votre administrateur.
Si vous sélectionnez « Normal » comme type d'installation, seul le SwyxFax Client est installé mais aucun raccourci n'est ajouté au bureau ni
d'entrée « SwyxFax Client » dans le groupe Démarrer.
1.1.3
Configurer SwyxFax Client
Lorsque vous démarrez pour la première fois SwyxFax Client, l'assistant
de configuration apparaît. Cet assistant vous guide pas à pas au travers
des différents paramètres de configuration de SwyxFax Client.
Pour configurer SwyxFax Client, procédez comme suit :
Si vous souhaitez n'installer que SwyxFax Client car vous avez déjà installé SwyxIt!, désactivez le composant « SwyxIt! » puis suivez les instructions à l'écran.
1 Dans la page d'accueil de l'assistant de configuration, cliquez sur
« Suivant > ».
SwyxFax Client
SwyxFax Client Installation/Configuration
2 Dans le dialogue suivant, entrez vos codes utilisateur ainsi que votre
nom et votre adresse de courrier électronique. Cliquez sur
« Suivant > ».
3 Entrez ensuite les informations relatives à votre société telles que son
nom, son adresse et votre service.
4 Dans le dialogue suivant, entrez vos numéros de téléphone et de
télécopie en prenant soin d'indiquer l'indicatif national et régional
ainsi que le numéro direct de votre poste.
7
1.1.5
Si vous utilisez une version antérieure de SwyxFax Client, vous pouvez la
mettre à jour.
Pour mettre à jour votre logiciel, procédez comme suit : SwyxFax
Client
1 Veuillez vous connecter en tant qu'administrateur sur votre PC.
5 Entrez ensuite l'ID personnel de votre poste de télécopie.
L'ID de votre poste de télécopie est transmis à la télécopie du
destinataire chaque fois que vous envoyez des fax. Il s'agit en règle
général du numéro de télécopie sous la forme canonique (+33 (1234)
12345-678)
2 Fermez SwyxFax Client et SwyxIt! s'ils sont en cours d'exécution afin
de ne pas devoir redémarrer Windows.
3 Cliquez sur le fichier « SwyxIt!French32.msi » ou
« SwyxIt!French64.msi » dans le dossier d'installation de SwyxFax
Client puis confirmez la mise à jour du logiciel.
6 Cliquez sur « Terminer ».
4 Suivez les instructions données par l'Assistant.
5 Si nécessaire, redémarrez votre PC pour terminer la mise à jour.
Les informations utilisateur, celles relatives à votre société ainsi que vos
numéros de téléphone et de télécopie apparaissent à chaque fois sur
la page de garde que vous pouvez ajouter à chaque fax envoyé.
1.1.4
6 À la fin de l'installation, connectez-vous en tant qu'utilisateur normal
au système.
7 Démarrez SwyxFax Client à l'aide du menu Démarrer ou de la barre
de recherche.
SwyxFax Client comme imprimante
8 Lors de votre première connexion, l'assistant de configuration de
SwyxFax Client vous demandera quelques informations, voir
Configurer SwyxFax Client, page 6. Entrez pour finir le nom de votre
SwyxFax Server.
Si vous avez créé le document que vous souhaitez faxer dans un programme Windows compatible avec l'impression directe, vous pourrez
envoyer votre fax directement depuis ce programme.
Afin de pouvoir envoyer un tel document sous SwyxFax Client, dans la
fenêtre active du document, sélectionnez l'option « Imprimer » dans le
menu « Fichier ». Sélectionnez « SwyxFax » parmi les imprimantes proposées. La fenêtre « Envoyer une télécopie » de SwyxFax Client apparaît afin
d'y entrer les options d'envoi. Suivant la taille du document, la conversion peut prendre quelques minutes.
L'envoi en utilisant les pilotes d'impression permet une intégration maximale dans les programmes PC sous Windows et ne dépend pas du format du document à imprimer.
Lors de l'impression, un fichier d'impression au format DCX est généré.
Le fichier est ensuite transmis à SwyxFax Client pour être envoyé. Les
pilotes d'impression sont compatibles avec toutes les fonctions disponibles avec une imprimante standard.
Mise à jour du logiciel
Si une ancienne version de SwyxIt! est installée sur votre ordinateur,
elle sera mise à jour lors de l'exécution du fichier
« SwyxIt!French32.msi » ou « SwyxIt!French64.msi ». Si seule une
ancienne version de SwyxFax Client est installée et non SwyxIt!, seul
SwyxFax Client est mis à jour. Aucune version de SwyxIt! n'est alors installée.
1.1.6
Désinstaller SwyxFax Client
Vous pouvez désinstaller le SwyxFax Client à tout moment désinstaller
indépendamment de l'installation de SwyxIt!.
SwyxFax Client
Démarrer SwyxFax Client
8
Pour désinstaller SwyxFax Client, procédez comme suit :
En quittant SwyxFax Client ou en vous déconnectant, les télécopies
entrantes sont enregistrées sur le SwyxServer et ne vous sont transférées
que lorsque vous êtes connecté avec SwyxFax Client.
1 Connectez-vous en tant qu'administrateur sur votre ordinateur.
2 Ouvrir le panneau de configuration Windows.
Pour être immédiatement joignable par SwyxFax Client après le
démarrage de votre PC, veuillez copier le raccourci de SwyxFax Client
dans le répertoire « Autostart ». SwyxFax Client démarre alors immédiatement après la mise en route de votre ordinateur.
3 Sélectionnez l'option « Programmes et fonctionnalités » dans le menu
« Programmes »
4 Dans la liste, sélectionnez « SwyxIt! » puis cliquez sur « Modifier ».
5 L'assistant d'installation de SwyxIt! s'ouvre alors.
6 Cliquez sur « Suivant > ».
7 Sélectionnez « Modifier » puis cliquez sur « Suivant > ».
1.3.1
8 Cliquez sur le composant « SwyxFax Client » puis sur « Suivant ».
Le SwyxFax Client est automatiquement désinstallé. SwyxIt! n'est pas
concerné par la désinstallation.
1.2
Avant de démarrer SwyxFax Client, vous devez ouvrir une session en tant
qu'utilisateur dans votre réseau Windows. Cela se fait normalement
immédiatement après avoir démarré votre PC, lorsque vous entrez votre
nom d'utilisateur et votre mot de passe. Vous pouvez également ouvrir
une session sur SwyxServer en introduisant votre nom d'utilisateur et
votre mot de passe, voir Connexion à SwyxServer avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, page 9.
Démarrer SwyxFax Client
Démarrez SwyxFax Client à l'aide du menu Démarrer ou de la barre de
recherche. L'icône
apparaît dans la zone d'infos.
1.3
Une fois enregistré au réseau, vous pouvez démarrer SwyxFax Client.
SwyxFax Client se connecte d'abord à SwyxServer. En parallèle à votre
ouverture de session sur le réseau Windows, le système recherche votre
compte d'utilisateur SwyxWare correspondant. Si vous utilisez plusieurs
comptes d'utilisateur, SwyxFax Client vous demande quel est le compte
que vous souhaitez utiliser. Activez l'option « Toujours utiliser ce nom
d'utilisateur » pour que SwyxFax Client utilise automatiquement le
compte d'utilisateur sélectionné à chaque nouveau démarrage.
Connexion et déconnexion
Lorsque vous appelez SwyxFax Client, une connexion est automatiquement établie avec SwyxServer :



Le système vérifie si vous possédez les droits suffisants pour utiliser
SwyxFax Client.
Si oui, vos configurations personnelles sont reprises sur le PC que
vous utilisez au moment considéré.
Si SwyxServer ne vous reconnaît pas en tant qu'utilisateur, si votre mot
de passe doit être modifié ou si la recherche automatique ne trouve
pas de serveur, une boîte de dialogue s'ouvre pour vous permettre de
fournir toutes les informations nécessaires.
Après l'ouverture de session de SwyxServer, SwyxFax Client est entièrement à votre disposition. Vous pouvez recevoir ou envoyer des télécopies.
Connexion à SwyxServer à l'aide des données
d'utilisateur de Windows
1.3.2
Connexion via le fournisseur d'identité
Si votre administrateur a activé cette fonction pour vous, vous pouvez
vous connecter à Fax Client avec un fournisseur d'identité.
Pour vous connecter Fax Client avec un fournisseur d'identité
1 Ouvrez le client Fax Client.
 Une boîte de dialogue de connexion apparaît.
SwyxFax Client
Connexion et déconnexion
9
2 Sélectionnez Connexion via... et cliquez sur OK.
 La boîte de dialogue de connexion du fournisseur d'identité apparaît.
Pour modifier votre nom d'utilisateur
Modification forcée du mot de passe
Mot de passe complexe
3 Saisissez les données de connexion configurées par votre
administrateur dans SwyxWare.
ou
3 Le cas échéant, connectez-vous avec votre compte Google.
 Vous êtes connecté à Fax Client.
1.3.3
Nombre limité de tentatives de connexion
Comment vous connecter à SwyxFax Client à l'aide de vos identifiants SwyxWare
Lorsque vous démarrez SwyxFax Client pour la première fois depuis son
installation, une boîte de dialogue s'affiche. En cas de besoin, vous
pouvez également visualiser cette boîte de dialogue depuis le menu.
1 Pour ouvrir le dialogue de connexion, sélectionnez dans le menu
« Fichier », l'option « Connexion d'un autre utilisateur ».
Connexion à SwyxServer avec votre nom
d'utilisateur et votre mot de passe
Vous pouvez aussi ouvrir une session avec vos données d'utilisateur SwyxWare. Vous avez besoin pour cela des identifiants correspondants que
vous obtenez auprès de votre administrateur. L'interface vous permet
également de modifier votre mot de passe, en entrant dans le menu
« Outils | Options | Général » (Modifier le mot de passe, page 9).
2 Entrez les noms des serveurs ainsi que vos identifiants. Ces
informations sont enregistrées et apparaîtront par défaut lors de la
prochaine connexion.
3 Entrez votre mot de passe.
Si SwyxFax Client doit enregistrer votre mot de passe, activez la case
de contrôle « Enregistrer le mot de passe ». Cela permet de vous
connecter automatiquement au serveur et de ne plus passer par le
dialogue de connexion.
4 Confirmez ce message par « OK ». Vous être connecté au serveur et
votre nom d'utilisateur apparaît en haut dans la barre d'information.
Si votre connexion échoue, le dialogue de connexion apparaît afin de
procéder aux modifications. Vérifiez dans tous les cas si les
informations de connexion sont correctes et si votre connexion au
réseau fonctionne.
Demandez vos identifiants à votre administrateur. Le nom du serveur
peut être entré sous forme de texte ou d'adresse IP.
Pour utiliser de nouveau la connexion à partir de votre compte
d'utilisateur, vous pouvez activer la case correspondante dans ce
dialogue. Choisissez l'option « Connexion à l'aide du compte Windows ».
1.3.4
Modifier le mot de passe
L'interface de SwyxFax Client vous permet de modifier votre mot de
passe. Cette option est uniquement disponible lorsque vous avez ouvert
une session à l'aide de votre nom d'utilisateur SwyxWare et d'un mot de
SwyxFax Client
Connexion et déconnexion
passe dans SwyxServer. Si vous avez procédé à l'ouverture de session de
Windows sur SwyxServer, vous ne pourrez pas modifier votre mot de
passe.
Pour modifier votre nom d'utilisateur
1 Choisissez dans le menu « Extras | Options » l'onglet « Général ».
2 Cliquez sur le bouton « Modifier mot de passe »
La boîte de dialogue permettant de modifier le mot de passe
apparaît.
3 Saisissez votre nouveau mot de passe dans le champ « Nouveau mot
de passe », et ressaisissez-le dans le champ « Confirmer nouveau mot
de passe ».
4 Validez la modification en cliquant sur « OK ».
Le mot de passe est désormais modifié. Si vous avez activé la connexion
automatique « Enregistrer mot de passe » dans la boîte de dialogue de la
connexion, la modification du mot de passe sera reprise ici et vous ne
devrez pas la réintroduire.
Modification forcée du mot de passe
Si vous ouvrez une session avec un nom d'utilisateur et qu'un administrateur a forcé la modification du mot de passe dans votre configuration, la
boîte de dialogue « Modifier mot de passe » s'affichera lors de la
connexion.
Saisissez maintenant votre nouveau mot de passe dans le champ
« Nouveau mot de passe », et ressaisissez-le dans le champ « Confirmer
nouveau mot de passe ».
Il n'est pas possible de réutiliser l'ancien mot de passe lors de la modification du mot de passe.
1.3.5
Mot de passe complexe
Votre administrateur de SwyxWare peut forcer l'utilisation de mots de
passe complexes.
Dans ce cas, vous devez installer un mot de passe complexe (puissant) à
chaque modification de mot de passe.
10
Les mots de passe complexes dans SwyxServer doivent répondre au
moins aux conditions suivantes :


Le mot de passe doit comporter au moins huit caractères
Le mot de passe doit comporter des caractères appartenant à au
moins trois des quatre catégories suivantes :
- Majuscules, p.ex. : [A-Z]
- Minuscules, p.ex. : [a-z]
- Chiffres [0-9]
- Caractères spéciaux, tels que : point, virgule, parenthèses, espace,
double croix (#), point d'interrogation ( ?), signe pourcentage (%),
esperluette (&).
Caractères spéciaux (p.ex. : ß, ü, ä, è, ô) et les caractères non latins
(p.ex. : ?, π, ?) ne sont pas des caractères spéciaux et appartiennent à
la catégorie des lettres.
Pour vous aider à définir un mot de passe complexe, la barre de contrôle
vous indique lors de la saisie d'un nouveau mot de passe si celui-ci
répond aux critères et s'il est accepté.
SwyxFax Client
Interface et menus
11
déterminé de tentatives de connexion pour vous connecter à SwyxServer.
La barre est composée de cinq segments, chacun correspondant à une
des caractéristiques suivantes :





Présence d'au moins huit caractères
Présence de majuscules
Présence de minuscules
Présence de chiffres
Présence de caractères spéciaux
Le nombre de tentatives restantes n'est pas affiché.
Saisissez toujours correctement votre mot de passe.
Lorsque le nombre maximal d'échecs de connexion est atteint, un message d'erreur apparaît : « Le compte utilisateur est verrouillé. Veuillez
contacter votre administrateur ».
Lorsque vous saisissez le mot de passe, la barre s'allonge au fur et à
mesure de l'utilisation des caractéristiques.
Vous ne pouvez donc pas utiliser SwyxWare avec SwyxIt!, SwyxIt! Mobile,
SwyxFax Client ou avec un terminal tant que l'administrateur n'a pas réactivé votre compte.
En parallèle, la couleur de la barre change. La couleur indique si le système accepte le mot de passe ou non.
Barre de contrôle
Caractéristiques du
mot de passe
Acceptation
3 caractéristiques utilisées
Mot de pas non
accepté
4 caractéristiques utilisées
Mot de passe
accepté
5 caractéristiques utilisées
Mot de passe
accepté
Saisissez maintenant votre mot de passe complexe dans le champ
« Nouveau mot de passe » et, s'il répond aux critères, ressaisissez-le dans
le champ « Confirmer nouveau mot de passe ».
Après une connexion réussie, le nombre de tentatives de connexion
malheureuses est remis à zéro.
Le nombre de tentatives de connexion malheureuses n'a pas d'importance si l'administrateur a configuré la modification forcée du mot de
passe et si l'utilisateur a néanmoins essayé de se connecter avec son
ancien mot de passe.
1.4
Interface et menus
Ce chapitre décrit en détail l'interface et les menus de SwyxFax Client.
Il n'est pas possible de réutiliser l'ancien mot de passe lors de la modification du mot de passe.
Vous pouvez modifier votre mot de passe complexe à tout moment dès
lors que vous êtes connecté. Voir Modifier le mot de passe, page 9
1.3.6
Nombre limité de tentatives de connexion
Le nombre de tentatives de connexion à SwyxServer peut être limité par
l'administrateur. Dans ce cas, vous ne pouvez effectuer qu'un nombre
1.4.1
Structure de la fenêtre de dialogue
La fenêtre de dialogue de SwyxFax Client comporte les zones suivantes.
La figure ci-dessous indique brièvement les zones importantes et les indications des différents états.
SwyxFax Client
Zone de navigation
Interface et menus
12
Arborescence des télécopies
Entrées pour les
Aperçu du fax sélectionné
Pour fermer la liste
des télécopies,
cliquez sur
1.4.2
Pour ouvrir la liste des
télécopies, cliquez sur
Listes des télécopies
cliquez sur
Menus
La partie supérieure de la fenêtre de SwyxFax Client contient la barre de
menus. Voici les différents menus disponibles :
Barre d'état
Nombre d'éléments
sélectionnés / nombre total
État du serveur SwyxFax
Pour refermer l'arborescence de la liste des télécopies, cliquez dans la
zone de la liste sur
. Pour la rouvrir, cliquez sur la flèche vers le bas
située à côté du nom du dossier (ici : Boîte de réception). Pour un
affichage permanent de la liste des télécopies, cliquez sur
.
Menu
Explication
Fichier
Cette option vous permet d'imprimer vos documents ou
l'ensemble d'un dossier, et d'exporter vos télécopies. Utilisez ce menu pour fermer SwyxFax Client.
Éditer
Permet de sélectionner tous les éléments dans la liste
affichée.
Afficher
Les commandes de ce menu vous permettent d'afficher ou
de masquer les barres d'état et d'outils de SwyxFax Client
ainsi que de configurer l'aperçu des télécopies (par ex.
faire pivoter, agrandir, passer à la page suivante).
Télécopie
Envoyez ici une télécopie rapide ou ouvrez votre annuaire.
Document
Vous pouvez ici gérer vos télécopies (parex. les afficher, les
marquer comme lues, les supprimer, les suspendre, les
réactiver et les transférer).
SwyxFax Client
Interface et menus
13
Menu
Explication
Commande
Explication
Extras
Modifiez ici les paramètres de base de SwyxFax Client (par
ex. les informations pour les options d'envoi, sur l'expéditeur, sur la demande de confirmation de transfert, de
SwyxFax Server, les répertoires, etc.).
Interrompre
SwyxFax Client est fermé.
Aide
Vous trouverez ici l'aide en ligne, un lien vers le site Internet de Swyx et les informations relatives à la version de
SwyxFax Client.
Menu « Édition »
Permet de sélectionner tous les éléments dans la liste affichée. Utilisez
cette fonction pour supprimer en une seule fois les éléments sélectionnés.
Menu « Fichier »
Les commandes de ce menu servent à



exporter un document
imprimer vos télécopies ou l'ensemble d'un dossier de télécopies
quitter SwyxFax Client.
Menu « Afficher »
Les commandes de ce menu permettent de modifier les aperçus
suivants :


Commande
Explication
Connexion
Ici, vous pouvez appeler la boîte de dialogue de
d'un autre utili- connexion pour saisir les données d'ouverture de
sateur
session.
Exporter...
Vous pouvez exporter une télécopie de votre boîte de
réception vers un fichier. Vous disposez pour cela de
différents formats graphiques (Exporter une
télécopie, page 44).
Imprimer la
liste des documents...
Un dialogue pour sélectionner le dossier apparaît.
Sélectionnez le dossier dont vous souhaitez imprimer le
contenu.
Imprimer...
Le fax sélectionné est imprimé.
la fenêtre SwyxFax Client (l'affichage des barres d'état et d'outils),
la fenêtre d'aperçu (faire pivoter, agrandir, passer à la page suivante).
Commande
Explications
Barre d'outils
Masque ou affiche tous les symboles de la barre d'outils
(Barre d'outils, page 15).
Barre d'état
Affiche ou masque la barre d'état du bas de la fenêtre
qui donne accès aux informations complémentaires
(Barre d'état, page 16).
Aperçu télécopie
Ouvre plusieurs entrées de menu afin de modifier
l'aperçu de télécopie, p.ex. faire pivoter, agrandir,
optimiser la page et passer à la page suivante (La fenêtre
d'aperçu, page 46).
SwyxFax Client
Interface et menus
Commande
Explications
Mise à jour
L'écran est immédiatement mis à jour. Sous
« Outils | Options | SwyxFax Server », vous pouvez
modifier la fréquence de la mise à jour.
14
Menu Télécopie
Envoyez ici une télécopie rapide ou ouvrez votre annuaire.
Commande
Explication
Envoyer télécopie
rapide...
Envoyez ici une télécopie rapide. La fenêtre « Envoi
de la télécopie » est alors ouverte.
Annuaire...
L'annuaire s'ouvre. Gérez ici les entrées de votre
annuaire ou ajoutez-en de nouvelles.
Commande
Explication
Affichage...
Le document sélectionné est affiché dans le programme
de visualisation des télécopies.
Marquer
comme lu
Le fax sélectionné est marqué comme étant lu.
Détails...
Informations détaillées sur un fax comme parex. l'heure
et la date de l'envoi ou de la réception, le numéro de
l'expéditeur ou la résolution utilisée.
Les commandes de ce menu vous permettent de gérer les télécopies
contenues dans un dossier.
Supprimer
Le fax sélectionné est supprimé.
Vous pouvez entre autre
Pause
L'envoi du fax sélectionné est suspendu.
Reprise
L'envoi du fax sélectionné est repris.
Réactiver
Envoi de nouveau une télécopie qui n'avait pas pu être
faxée.
Renvoi...
Vous pouvez transférer ce fax vers un autre numéro en lui
ajoutant une page de garde.
Menu « Document »






afficher une télécopie et la marquer comme lue,
obtenir des informations détaillées sur le fax,
supprimer un fax,
suspendre l'envoi d'un fax ou le reprendre,
envoyer de nouveau un fax (réactiver) et
transférer un fax.
Menu Outils
Ce menu vous permet d'accéder aux « Options ». Utilisez les différents
onglets pour configurer les différents paramètres de SwyxFax Client :


Options par défaut pour le dialogue d'envoi (fenêtre « Envoi de la
télécopie »).
Expéditeur (numéro et informations sur l'expéditeur),
SwyxFax Client



Interface et menus
15
Options d'envoi (priorité, en-tête, renumérotations),
Protocole d'envoi (accusé de réception, messages en cas d'erreur),
Diverse (activer / désactiver les accusés de réception, notification de
l'arrivée d'un fax, archivage des télécopies).
Menu Aide
Vous trouverez ici



l'aide en ligne.
un lien vers le site Internet de Swyx et
des informations détaillées sur la version de SwyxFax Client.
.
Commande
Explication
Aide
Ouvrir l'aide en ligne.
Site Internet Swyx Ouvre le site Internet de Swyx.
À propos de
SwyxFax Client...
Afficher les informations sur la version et la
propriété intellectuelle (copyright).
1.4.2.1 Barre d'outils
La barre d'outils vous permet d'accéder aux différentes fonctions de SwyxFax Client en cliquant sur l'icône correspondante. Survolez l'icône avec
la souris pour voir apparaître l'info bulle vous indiquant de quelle fonction il s'agit. Cela vous permet de savoir quelle commande se cache derrière chaque icône. Voici les différentes icônes disponibles :
Icône
Fonction
Explication
Exporter
Exporte le fax sélectionné
Icône
Fonction
Explication
Imprimer une télécopie
Imprime le(s) fax sélectionné(s)
Imprimer la liste des
documents
Imprime les dossiers sélectionnés avec
les fax s'y trouvant à l'intérieur
Agrandir
(s'applique à la
fenêtre d'aperçu)
Agrandit le document sélectionné
dans la fenêtre d'aperçu
Réduire
(s'applique à la
fenêtre d'aperçu)
Réduit la taille du document sélectionné dans la fenêtre d'aperçu
Ajuster en hauteur
(s'applique à la
fenêtre d'aperçu)
Ajuste la hauteur du document à la
fenêtre d'aperçu.
Ajuster en largeur
(s'applique à la
fenêtre d'aperçu)
Ajuste la largeur du document à la
fenêtre d'aperçu.
Pivoter à droite (90°)
(s'applique à la
fenêtre d'aperçu)
Fait pivoter le document de 90° vers la
droite dans la fenêtre d'aperçu.
Pivoter à gauche (90°)
(s'applique à la
fenêtre d'aperçu)
Fait pivoter le document de 90° vers la
gauche dans la fenêtre d'aperçu.
Retourner (180°)
(s'applique à la
fenêtre d'aperçu)
Fait pivoter le document de 180° vers
la droite dans la fenêtre d'aperçu.
Revenir en arrière
(s'applique à la
fenêtre d'aperçu)
Retourne à la page précédente d'un
document (à condition que le
document comprenne plusieurs
pages).
SwyxFax Client
Icône
Paramètres généraux
16
Fonction
Explication
Aller à la page
suivante
(s'applique à la
fenêtre d'aperçu)
Va à la page suivante d'un document
(à condition que le document
comprenne plusieurs pages).
Télécopie rapide
Ouvre la fenêtre « Envoi de la
télécopie » afin d'envoyer une télécopie rapide
Annuaire
Ouvre l'annuaire.
Mise à jour
Met le dossier des télécopies à jour.
Vous pouvez également utiliser la
touche de fonction F5
Visualiser
Aperçu du fax sélectionné dans le
programme de visualisation des
télécopies.
Marquer comme lu
Marque un ou plusieurs fax comme lus
Infos télécopie
Affiche les informations détaillées pour
le fax sélectionné.
Réactiver
Réactive un fax c'est à dire que le
programme envoie de nouveau une
télécopie qui n'avait pas pu être faxée.
Pause
Suspend l'envoi d'un fax au niveau du
serveur
Reprise
Reprend l'envoi d'un fax depuis le
serveur de télécopie.
Supprimer
Supprime le(s) fax sélectionné(s)
Transférer
Transfère le fax sélectionné
Options
Ouvre les options de SwyxFax Client.
Icône
Fonction
Explication
Aperçu
Affiche ou masque la fenêtre d'aperçu
Site Web
Ouvre le site Internet de Swyx.
Informations
Affiche des informations sur la version
et le copyright de SwyxFax Client.
Aide
Ouvre l'aide en ligne.
1.4.2.2 Barre d'état
Dans la partie inférieure de la fenêtre de SwyxFax Client, vous pouvez
voir la barre d'état
Vous retrouvez ici des infos sommaires sur chaque action. De plus, il vous
sera indiqué le nombre de documents sélectionnés ainsi que le nombre
total de documents.
La couleur de l'icône en bas à droite indique si le SwyxFax Server est
connecté (vert) ou non (rouge).
1.5
Paramètres généraux
Pour SwyxFax Client, vous pouvez changer les paramètres qui
s'appliquent à toutes les actions de SwyxFax Client. C'est par exemple le
cas pour la configuration des données de l'expéditeur, du programme
de visualisation pour voir les fax envoyés, ainsi que d'autres options
comme la priorité et l'en-tête d'un fax.
1.5.1
Expéditeur
Entrez l'adresse de l'expéditeur directement dans la fenêtre « Envoi de la
télécopie » (Dialogue « Envoi de la télécopie »., page 28). Vous pouvez
aussi bien enregistrer la configuration pour l'envoi ultérieur de fax, que
modifier le document actif et laisser les options par défaut inchangées.
SwyxFax Client
Paramètres généraux
17
Pour modifier l'expéditeur, procédez comme suit :
1 Ouvrez la fenêtre « Envoi de la télécopie » en envoyant une télécopie
rapide ou un fax (cliquez sur ).
2 Cliquez sur l'onglet « Expéditeur... ».
3 Procédez à vos modifications.
Les données que vous venez de saisir seront utilisées pour l'envoi en
cours de la télécopie. Si vous souhaitez cependant utiliser ces
données comme options par défaut, cliquez sur « Enregistrer par
défaut ».
1.5.2
Extras
Sous « Outils | Options », vous trouverez d'autres options d'envoi de télécopies dans la barre de menu.
Les options sélectionnées dans les différents onglets s'appliquent à
l'envoi de toutes les télécopies. Vous pouvez cependant modifier les
options dans la fenêtre « Envoi de la télécopie » pour l'envoi de la télécopie en cours.
1.5.2.1 Généralités
Sous l'onglet « Général », définissez les différents paramètres pour SwyxServer ainsi que l'emplacement où SwyxFax Client doit enregistrer
l'annuaire et le fichier journal.
SwyxServer
Dans la zone « SwyxServer », vous pouvez définir quel serveur doit être
utilisé pour l'envoi de vos télécopies. Si ce serveur est actuellement indisponible, vous pouvez entrer un deuxième serveur (aussi appelé de veille
SwyxServer) de votre réseau qui permettra dans ce cas d'envoyer les fax.
Entrez ici directement le nom du SwyxServer de veille ou activez la détection automatique du serveur. Pour plus d'informations, veuillez consulter
la documentation du SwyxWare. Si le serveur est actuellement indisponible, un dialogue apparaît où vous serez invité à entrer un autre SwyxServer.
SwyxFax Client
Paramètres généraux
Utilisation de RemoteConnector.
Ce panneau de contrôle permet d'activer l'utilisation de RemoteConnector.
Le RemoteConnector permet une connexion avec SwyxServer, si vous
vous trouvez en dehors de votre réseau d'entreprise.
Pour pouvoir utiliser SwyxFax Client avec le programme RemoteConnector, il convient tout d'abord de configurer la connexion appropriée dans
SwyxIt!. Vous trouvez des informations supplémentaires dans la documentation de SwyxIt!.
Vérifiez que SwyxIt! est bien lancé et connecté à SwyxServer via RemoteConnector afin de pouvoir utiliser la fonctionnalité RemoteConnector dans le SwyxFax Client.
Temps d'actualisation
Le « Temps d'actualisation » vous permet de définir les intervalles pendant lesquels SwyxFax met à jour le dossier des télécopies en synchronisent les données avec le serveur. Vous pouvez sélectionner entre 30 à
600 secondes.
Il vous est également possible de mettre à jour le dossier en cliquant sur
ou en appuyant sur la touche de fonction F5.
Fichiers
Entrez dans la partie inférieure de l'onglet l'emplacement où votre
annuaire et le fichier journal doivent être enregistrés. Vous pouvez également entrer directement le chemin ainsi que le nom du fichier, ou bien
utiliser la fonction de recherche.
Annuaire
Dans l'installation par défaut, votre annuaire est enregistré sous
"C:\Documents et paramètres\nom d'utilisateur\Données d'applications\Swyx\SwyxFax Client\\private.dta"
Si un autre utilisateur se connecte à votre PC, il ne dispose pas encore
d'un annuaire sous la forme d'un fichier DTA. Entrez ici le chemin vers un
autre annuaire.
18
Pour créer un nouvel annuaire, vous devez d'abord créer un fichier de
texte et l'enregistrer au format DTA. Utilisez ensuite l'icône
pour définir le fichier comme annuaire.
Vous devez d'abord redémarrer SwyxFax Client avant de pouvoir utiliser l'annuaire.
Protocole
Le fichier de protocole permet de rendre compte de toutes les télécopies
erronées au sein de SwyxFax Client. Il peut vous être utile, à vous ou à
votre administrateur système, en cas de difficultés. Laissez ce champ vide
si vous ne souhaitez pas créer de protocole.
1.5.2.2 Expéditeur
Entrez les informations sur l'expéditeur sous l'onglet « Expéditeur » dans
le menu « Outils | Options... ».
SwyxFax Client
Paramètres généraux
19
Détails de l'expéditeur
Dans le champ "Détails de l'expéditeur", entrez votre société, votre
adresse, votre service, votre nom, votre courrier électronique ainsi que
vos numéros de téléphone et de télécopie.
L'adresse email entrée ici permet de vous envoyer les confirmations
d'envoi des télécopies. Voir aussi Protocole d'envoi, page 20.
Toutes les données que vous saisissez ici seront enregistrées comme
données par défaut. Ainsi elles seront automatiquement reprises dans la
fenêtre "Envoi de la télécopie". Lorsque vous modifiez les données de
l'expéditeur dans la fenêtre « Envoi de la télécopie » et que vous les enregistrer comme valeur par défaut, vous modifiez alors les données enregistrées sous cet onglet. Voir aussi Dialogue « Envoi de la
télécopie »., page 28.
1.5.2.3 Options d'envoi
Modifiez ici les options générales d'envoi pour les télécopies comme par
exemple la priorité, l'utilisation d'une page de garde ainsi que la configuration pour la renumérotation.
Numéros de téléphone
Entrez dans la zone "Numéros", l'identifiant de votre poste de télécopie
ainsi que le numéro direct. L'identifiant de votre poste de télécopie est le
numéro que SwyxFax transmet à la télécopie du destinataire lors de
l'envoi d'un fax.
Vous avez le choix dans le champ « Numéro interne » entre tous vos
numéros, les appels de groupe ainsi que tous les remplacements de
numéro. Il est également possible d'utiliser un canal par défaut défini par
l'administrateur.
SwyxFax Client
Paramètres généraux
20
page et pour les pages suivantes. Votre administrateur système met tous
les en-têtes à disposition de tous les utilisateurs dans la base de données.
Tous les paramètres que vous avez sélectionnés et repris ici seront automatiquement utilisés dans le dialogue d'envoi (fenêtre "Envoi de la télécopie"). Vous pouvez cependant modifier manuellement les paramètres
pour chaque fax.
Voir aussi Dialogue « Envoi de la télécopie »., page 28.
Renumérotation
Entrez dans le champ "Renumérotation" combien de fois le serveur doit
répéter la tentative d'envoi (1 à 10 fois) après avoir échoué une première
fois. Entrez également l'intervalle entre les différentes tentatives (de 30 à
600 secondes). Il vous est également possible de définir quelles pages
doivent être envoyées lorsque le serveur essaie une nouvelle fois
d'envoyer la télécopie.
Sélectionnez entre :



Envoyer l'ensemble de la télécopie,
Envoyer uniquement les pages erronées ou bien
Envoyer la première page et toutes les pages erronées.
1.5.2.4 Protocole d'envoi
Priorité
Vous pouvez établir des priorités pour les fax. Un fax qui bénéficie de la
priorité « Haute » est toujours envoyé avant un fax dont la priorité est
« Normale ». C'est également le cas pour les fax des autres utilisateurs
qui ont une priorité « Normale ».
Mise en page
Cochez la case "Envoi de télécopies avec page de garde par défaut"
pour ajouter une page de garde à tous les fax que vous envoyez.
Vous pouvez sélectionner dans la zone « Mise en page », l'en-tête que
vous souhaitez utiliser pour les fax que vous envoyez à l'extérieur. Il vous
est également possible de sélectionner un autre en-tête pour la première
Dans l'onglet « Protocole d'envoi », définissez les options que vous souhaitez utiliser lors de l'envoi d'une télécopie. Lorsque la télécopie est
envoyée, le serveur transmet une confirmation de l'envoi. Vous recevrez
alors la confirmation d'envoi (lorsque l'envoi a réussi) ou bien une simple
notification vous indiquant que des erreurs se sont produites. Vous pouvez également indiquer sous quelle forme vous souhaitez être informé,
c'est-à-dire par email ou par papier.
Lors de la sélection d'accusés de réception ou de notifications par
email, l'envoi est adressé à l'adresse électronique définie sous l'onglet
« Expéditeur ». Si aucune adresse électronique n'a été configurée,
aucune confirmation d'envoi ne sera envoyée même si l'option
« Envoyer confirmation/notification via e-mail » a été activée.
SwyxFax Client
Paramètres généraux
21
Gestion des télécopies
Confirmation d'envoi lorsque l'envoi a réussi
Entrez dans le champ "Gestion des télécopies" si les fax dont l'envoi a
réussi ou bien échoué doivent être enregistrés dans le dossier "Télécopies envoyées" et "Télécopies erronées". Ainsi vous pouvez classer les fax
en fonction de la réussite ou de l'échec de leur envoi.
Indiquez si vous souhaitez recevoir la confirmation d'envoi par e-mail et/
ou sous forme papier lorsque le fax a bien été envoyé.
SwyxFax Client
Paramètres généraux
22





Durée de l'envoi
ID du poste de télécopie
Désactivation
Taux de transfert
État de la transmission
Si vous sélectionnez "Paramètres de transfert et la première page" ou
bien "Paramètres de transfert et l'ensemble de la télécopie", vous recevrez la première page ou l'ensemble de la télécopie comme pièce jointe
à votre e-mail. Vous pouvez définir le format du fichier. Les formats suivants sont possibles :



TIFF
PDF
TIFF et PDF (2 pièces jointes)
La confirmation d'envoi est envoyée à l'adresse email que vous avez
entrée sous l'onglet "Expéditeur".
Voir aussi Expéditeur, page 18.
Confirmation d'envoi sous forme papier
Confirmation d'envoi par e-mail
Cochez la case "Confirmation via email". Définissez le contenu de l'email. Indiquez si vous souhaitez être informé des paramètres de transfert,
des paramètres de transfert et de la première page du fax ou encore des
paramètres de transfert ainsi que de l'intégralité du fax.
Les paramètres de transfert sont :






ID de l'expéditeur
ID du destinataire
Nom du destinataire
Heure d'envoi
Nombre de pages
Essais
Cochez la case "Imprimer la confirmation avec ", puis sélectionnez
l'imprimante. Définissez le contenu du document imprimé. Indiquez si
vous souhaitez imprimé les paramètres de transfert, les paramètres de
transfert et de la première page ou encore les paramètres de transfert
ainsi que de l'intégralité de la télécopie. Confirmez votre choix avec
« OK ».
Vous pouvez recevoir une confirmation d'envoi par e-mail ou sous la
forme d'un document imprimé.
Les paramètres que vous définissez ici seront repris comme valeurs
par défaut. Ces paramètres apparaissent à chaque fois dans la fenêtre
"Envoi de la télécopie". Utilisez cette fenêtre pour ajuster ces paramètres au fax actif que vous souhaitez envoyer.
Confirmation d'envoi lorsque l'envoi a échoué
Dans la zone "Notification d'erreur lors de l'envoi", indiquez si vous souhaitez recevoir la notification de l'échec de l'envoi par e-mail et/ou sous
forme papier.
SwyxFax Client
Paramètres généraux
23






Essais
Durée de l'envoi
ID du poste de télécopie
Désactivation
Taux de transfert
État de la transmission
Si vous sélectionnez "Paramètres de transfert et la première page" ou
bien "Paramètres de transfert et l'ensemble de la télécopie", vous recevrez la première page ou l'ensemble de la télécopie comme pièce jointe
à votre e-mail. Vous pouvez définir le format du fichier. Les formats suivants sont possibles :



TIFF
PDF
TIFF et PDF (2 pièces jointes)
La confirmation d'envoi est envoyée à l'adresse email que vous avez
entrée sous l'onglet "Expéditeur".
Voir aussi Expéditeur, page 18.
Notification sous forme papier
Notification par email
Cochez la case "Envoyer notification via email". Définissez le contenu de
l'e-mail. Indiquez si vous souhaitez recevoir les paramètres de transfert,
les paramètres de transfert et la première page de la télécopie ou encore
les paramètres de transfert ainsi que de l'intégralité du fax.
Les paramètres de transfert sont :





ID de l'expéditeur
ID du destinataire
Nom du destinataire
Heure d'envoi
Nombre de pages
Cochez la case "Imprimer la notification", puis sélectionnez l'imprimante.
Définissez le contenu du document imprimé. Indiquez si vous souhaitez
imprimé les paramètres de transfert, les paramètres de transfert et de la
première page ou encore les paramètres de transfert ainsi que de l'intégralité de la télécopie. Confirmez votre choix avec « OK ».
Vous pouvez recevoir une notification d'envoi par email ou sous la forme
d'un document imprimé.
Notez que l'imprimante que vous sélectionnez doit être une imprimante locale connue de SwyxFax.
Les paramètres que vous définissez ici seront repris comme valeurs par
défaut. Ces paramètres apparaissent à chaque fois dans la fenêtre
"Envoi de la télécopie". Utilisez cette fenêtre pour ajuster ces paramètres au fax actif que vous souhaitez envoyer.
SwyxFax Client
Paramètres généraux
1.5.2.5 Convertisseur de texte
Si des fichiers textes sont joints aux télécopies, vous devez les convertir
au format SFF avant de les envoyer.
Pour cela, vous devez définir la mise en page. Indiquez ici la largeur de la
marge ainsi que la taille et la police de caractère.
24
1.5.2.6 Divers
Utilisez l'onglet "Divers" pour accéder aux options avancées de SwyxFax
comme par exemple la configuration des demandes de confirmation ou
des notifications.
Activer / désactiver les confirmations
Marges
Indiquez ici la largeur de la marche, pour le document converti afin d'être
envoyé par fax.
Police de caractère
Indiquez ici la taille et la police de caractère pour le document converti.
Sous "Invite de confirmation pour ces actions", indiquez quelles actions
(Annuler, Supprimer ou Réactiver l'envoi d'un fax) doivent être confirmées en cochant les cases correspondantes. Si la notification est activée,
une invite de confirmation apparaît pour chaque action concernée. Vous
pouvez ainsi éviter toute suppression, annulation ou réactivation involontaire.
SwyxFax Client
Envoyer une télécopie
À l'arrivée de nouvelles télécopies

Indiquez sous "À l'arrivée de nouvelles télécopies ou lors d'une transmission erronée" si vous souhaitez être informé par un message sur votre
écran ou un signal sonore de l'arrivée de nouvelles télécopies. De la
même manière, le programme vous informe lorsque l'envoi d'un document a échoué. Activez l'option correspondante.
envoyer une télécopie rapide
Vous pouvez créer une télécopie rapide de SwyxFax Client puis
l'envoyer.

Envoyer une télécopie rapide depuis hyperlien
Vous pouvez accéder directement à SwyxFax Client depuis un hyperlien puis envoyer une télécopie rapide (Télécopie rapide depuis un
hyperlien, page 26).
Dans tous les cas l'arrivée d'un nouveau fax est indiquée dans la zone
d'infos par l'icône
.
Options d'archivage
Si des documents sont enregistrés dans les dossiers de télécopies et
qu'ils sont antérieurs au nombre de jours défini ici, un message apparaît
lors du démarrage du client de SwyxFax vous demandant d'archiver les
documents. N'activez pas cette option si vous ne souhaitez pas archiver
les documents.
Activez ici la fonction d'archivage puis définissez une période pendant
laquelle les documents doivent être archivés (par défaut 30 jours).
1.5.3
25
1.6.1
Si vous avez créé le document sous un programme Windows qui est
compatible avec l'impression directe, il vous est possible d'envoyer votre
fax directement depuis ce programme en utilisant SwyxFax Client.
Pour envoyer une télécopie directement depuis un programme Windows, procédez comme suit :
1 Créez un document sous un programme Windows comme par
exemple Word ou Excel.
Lire une télécopie (visionneuse)
2 Dans le document actif, sélectionnez la fonction « Imprimer ».
La fenêtre « Imprimer » s'ouvre.
L'installation de SwyxFax Client s'accompagne de celle de la visionneuse
« faxviewer.exe », qui permet d'ouvrir les télécopies et de les lire.
3 Sélectionnez « SwyxFax » parmi les imprimantes proposées.
4 Cliquez sur « OK ».
La fenêtre avec les options générales « Envoi de la télécopie »
apparaît.
Des visionneuses DCX/PCX externes peuvent également être utilisées
pour ce faire.
Vous pouvez également ouvrir les télécopies depuis un programme de
traitement d'images lorsque vous l'exportez auparavant comme fichier
image (Exporter une télécopie, page 44).
1.6
5 Entrez les options d'envoi.
Voir aussi Dialogue « Envoi de la télécopie »., page 28.
6 Cliquez sur « Envoyer ».
Le document que vous avez créé est envoyé.
Envoyer une télécopie
Pour envoyer une télécopie, vous disposez des possibilités suivantes :

envoyer une télécopie directement depuis un programme
Vous pouvez ici créer un document sous un programme Windows (par
exemple Word ou Excel) et l'envoyer directement depuis ce programme.
Envoyer une télécopie depuis un programme
1.6.2
Envoyer une télécopie depuis plusieurs
programmes
Vous pouvez envoyer plusieurs documents comme télécopie depuis différents programmes Windows.
SwyxFax Client
Envoyer une télécopie
Pour envoyer une télécopie directement depuis plusieurs programmes Windows, procédez comme suit :
1 Créez un document sous un programme Windows comme par
exemple Word.
2 Dans le document actif, sélectionnez la fonction « Imprimer ».
La fenêtre « Imprimer » s'ouvre.
3 Sélectionnez « SwyxFax » parmi les imprimantes proposées.
La fenêtre avec les options générales « Envoi de la télécopie »
apparaît.
4 Laissez dans un premier temps la fenêtre « Envoi de la télécopie »
ouverte sans rien saisir.
5 Ouvrez un autre programme Windows comme par exemple Excel.
6 Dans le document actif, sélectionnez la fonction « Imprimer ».
La fenêtre « Imprimer » s'ouvre.
7 Sélectionnez « SwyxFax » parmi les imprimantes proposées.
Le deuxième document est ajouté à la première télécopie imprimée
(depuis Word) sans autre page de garde.
Une fois que vous avez imprimé tous les documents souhaités, entrez
les options d'envoi dans la fenêtre « Envoyer une télécopie ». Voir
aussi Dialogue « Envoi de la télécopie »., page 28.
8 Cliquez sur « Envoyer ». Les documents sélectionnés sont envoyés
comme télécopie.
26
1.6.3
Télécopie rapide
Vous pouvez envoyer une télécopie rapide sous la forme d'une page de
garde à laquelle vous ajouterez un bref message sans pour autant ajouter
d'autres documents. Cliquez sur « Télécopie rapide »
dans la fenêtre
de SwyxFax Client afin d'ouvrir la fenêtre « Envoi de la télécopie ». Saisissez votre texte sous l'onglet « Télécopie rapide ». Seule la page de garde
est ensuite générée puis faxée.
Télécopie rapide depuis un hyperlien
SwyxFax Client est compatible avec un format d'URL spécial pour les
informations sur le destinataire de la télécopie. Vous pouvez enregistrer
les informations dans ce format depuis votre base de contacts ou depuis
un site Web puis les présenter sous forme d'hyperlien à l'utilisateur,
comme par ex. : « tcp:0123456789 ».
Lorsque vous cliquez sur l'hyperlien, SwyxFax Client s'ouvre automatiquement et la fenêtre « Envoyer une télécopie » apparaît.
Les champs suivants, qui se trouvent sous l'onglet « Général », sont automatiquement remplis lorsque les informations correspondantes ont été
enregistrées avec l'hyperlien.




Si l'impression a lieu avec le pilote d'impression de SwyxFax Client,
cela peut prendre quelques secondes jusqu'à ce que la fenêtre « Envoi
de la télécopie » apparaisse. Cela dépend de la taille de votre document. L'envoi via le port de l'imprimante correspond à l'envoi par
défaut de télécopies. Il offre une intégration maximale dans les programmes PC sous Windows et ne dépend pas du format du document
à imprimer. La connexion de l'imprimante s'effectue via la création
d'un fichier d'impression au format DCX. Le fichier est ensuite transmis
à SwyxFax Client pour être envoyé. Les pilotes d'impression sont compatibles avec toutes les fonctions disponibles avec une imprimante
standard.



« Société »
« Adresse »
« Service »
« Nom »
« Email »
« Téléphone »
« Télécopie »
Cliquez sur « Enregistrer » afin d'enregistrer les informations saisies dans
votre carnet d'adresses.
Vous pouvez également définir dans l'hyperlien si la télécopie doit être
envoyée avec une page de garde (case « Envoi de télécopies avec page
de garde par défaut »).
Il est également possible d'enregistrer un message pour le destinataire
dans l'hyperlien (onglet « Message »).
Vous trouverez les paramètres correspondants à l'URL dans Paramètres
de l'URL dans un hyperlien de télécopie, page 48.
SwyxFax Client
Envoyer une télécopie
27
Pour envoyer une télécopie rapide, procédez comme suit :
1 Ouvrez SwyxFax Client.
Vous avez plusieurs options :
 Double-cliquez dans la zone d'infos sur
(SwyxFax Client est
toujours réduit dans la zone d'infos).
 Cliquez sur SwyxFax Client dans la barre des tâches (si la fenêtre
n'est pas encore ouverte et se trouve en arrière-plan) ou bien
 ouvrez SwyxFax Client directement depuis le répertoire
Programmes (si SwyxFax Client n'a pas encore démarré) ou bien
 cliquez sur l'hyperlien.
La fenêtre SwyxFax Client s'affiche dans tous les cas.
2 Rédigez une télécopie rapide.
Vous avez plusieurs options :
 Cliquez sur
dans la barre d'outils ou
 Sélectionnez l'option « Envoyer télécopie rapide... » dans le menu
« Télécopie » ou bien
 cliquez sur l'hyperlien.
La fenêtre « Envoi de la télécopie » s'affiche dans tous les cas. L'onglet
« Généralités » apparaît.
3 Page de garde
Cochez la case « Envoi de télécopies avec page de garde par
défaut ».
4 Destinataire :
Entrez les informations sur le destinataire
 manuellement ou bien
 sélectionnez un destinataire directement dans votre « Annuaire... »
ou parmi les contacts « Outlook... ».
Vous trouverez d'autres possibilités de saisir le destinataire dans le
Saisie du destinataire, page 30.
Cliquez sur « Enregistrer » pour ajouter les coordonnées dans votre
annuaire,
SwyxFax Client
Envoyer une télécopie
28
5 Expéditeur :
Pour modifier les détails de l'expéditeur sur la page de garde, cliquez
sur l'onglet « Expéditeur ». Vous pouvez alors modifier les détails de
l'expéditeur comme vous le souhaitez.
premier envoi a échoué. Pour plus d'explications sur la
renumérotation, voir Définir la renumérotation, page 38.
12 Protocoles d'envoi
Cliquez sur l'onglet « Protocoles d'envoi ». Pour savoir si votre
télécopie a bien été envoyée, vous pouvez demander une
confirmation d'envoi ou bien une notification d'erreur au SwyxFax
Server.
Indiquez si vous souhaitez recevoir le protocole d'envoi par e-mail et/
ou sous forme papier. Vous avez ainsi la possibilité de traiter
séparément les télécopies qui ont été bien envoyées et celles dont
l'envoi a échoué. Sélectionnez le contenu de chacun des protocoles
d'envoi.
Voir aussi Protocole d'envoi, page 33.
Les modifications que vous effectuez ici s'appliquent uniquement à la
télécopie en cours. Pour utiliser ces modifications comme données par
défaut, cliquez sur « Enregistrer par défaut ». Elles seront reprises sous
l'onglet « Expéditeur » dans le menu « Outils | Options... ».
6 Mémo :
Cliquez sur l'onglet « Mémo ». Tapez ici le texte de votre message.
7 Pièces jointes :
Cliquez sur l'onglet « Pièces jointes ». Vous pouvez ajouter des fichiers
graphiques à la télécopie. Pour cela, cliquez sur l'onglet « Pièces
jointes ». Insérez les fichiers graphiques
 soit depuis le gestionnaire de fichiers, soit
 en utilisant le scanner raccordé à votre PC.
Vous trouverez d'autres explications pour l'insertion des fichiers
graphiques dans Pièces jointes, page 32.
Aperçu :
L'aperçu vous permet d'afficher les fichiers des pièces jointes.
8 Options d'envoi :
Cliquez sur l'onglet « Options d'envoi ». Vous pouvez programmer
l'envoi de votre télécopie. Sélectionnez pour cela une date et/ou une
heure dans le futur.
9 Priorité :
Vous pouvez établir des priorités pour les fax. Un fax qui bénéficie de
la priorité « Haute » est toujours envoyé avant un fax dont la priorité
est « Normale ». C'est également le cas pour les fax des autres
utilisateurs qui ont une priorité « Normale ».
10 En-tête :
Comme seule la page de garde est créée pour une télécopie rapide,
vous ne pouvez pas sélectionner d'en-tête pour les télécopies rapides
(Extras, page 17). De ce fait, la sélection de l'en-tête est désactivée.
11 Renumérotation :
Dans le champ « Renumérotation », indiquer combien de fois et à
quel intervalle le serveur doit réessayer d'envoyer la télécopie si le
13 Pour envoyer une télécopie rapide, cliquez sur « Envoyer ».
Le document apparaît dans votre boîte d'envoi et sera renvoyé dans
les délais indiqués.
Les seules informations que vous devez fournir pour l'envoi d'une télécopie sont le numéro de télécopie ainsi qu'une date et une heure
d'envoi valides. Si vous n'indiquez pas ces paramètres ou qu'ils sont
erronés, SwyxFax Client vous invite à corriger vos erreurs.
1.6.4
Dialogue « Envoi de la télécopie ».
La fenêtre « Envoi de la télécopie » s'ouvre avant chaque envoi de télécopies indépendamment de savoir si vous envoyer une télécopie rapide
directement depuis SwyxFax Client, ou si vous transférez un fax ou
encore si vous faxez un document directement depuis un programme
Windows via SwyxFax Client.
Vous retrouverez dans un premier temps dans la fenêtre « Envoi de la
télécopie » tous les paramètres par défaut que vous avez configuré sous
« Outils | Options... ». Si vous souhaitez modifier ces paramètres pour la
télécopie en cours, procédez à vos modifications dans le dialogue
« Envoi de la télécopie ». La prochaine fois que vous enverrez une télécopie, vous retrouverez les paramètres par défaut.
SwyxFax Client
Envoyer une télécopie
29
1.6.4.1 Options générales dans la fenêtre « Envoi de la
télécopie ».
Indiquez sous l'onglet « Général » de la fenêtre « Envoi de la télécopie »
si vous souhaitez envoyer votre fax avec ou sans page de garde. Entrez
ou sélectionnez les informations concernant le destinataire.
La fenêtre « Envoi de la télécopie » est divisée en six onglets :






Général,
Mémento,
Expéditeur,
Pièces jointes,
Options d'envoi et
Protocole d'envoi
Les seules informations que vous devez fournir pour l'envoi d'une télécopie sont le numéro de télécopie ainsi qu'une date et une heure
d'envoi valides. Si vous n'indiquez pas ces paramètres ou qu'ils sont
erronés, SwyxFax Client vous invite à corriger vos erreurs.
SwyxFax Client
Envoyer une télécopie
Envoi de télécopies avec page de garde par défaut
La page de garde comprend des informations sur l'expéditeur et le destinataire de la télécopie ainsi que d'autres informations concernant son
état comme par exemple la date, l'heure et le nombre de pages. Il est en
outre possible d'ajouter un texte sur la page de garde afin d'envoyer une
télécopie rapide.
30
qu'une télécopie rapide doit avoir soit une page de garde soit un graphique.
Saisie du destinataire
Vous avez la possibilité d'entrer les détails du dessinateur de différentes
manières, comme nous vous l'indiquerons ci-dessous.
Saisie manuelle
Entrez comme d'habitude le numéro de télécopie du destinataire sous le
champ « Télécopie » en indiquant si nécessaire l'indicatif pour les appels
externes (par exemple « 0 »). Vous pouvez également utiliser le format
canonique pour le numéro de téléphone (par exemple +33(05)12345678) en sachant que l'indicatif pour les appels externes ne doit pas précéder le numéro.
Annuaire
Vous disposez dans SwyxFax Client d'un annuaire personnel dans lequel
vous pouvez ajouter les numéros de télécopie.
Pour sélectionner une adresse de télécopie depuis votre annuaire,
procédez comme suit :
1 Cliquez sur « Annuaire ».
Une fenêtre s'affiche : « Sélectionner le destinataire ».
2 Sélectionnez une entrée dans la liste ou ajoutez une nouvelle entrée
(L'annuaire, page 39).
3 Confirmer votre entrée en cliquant sur « OK ».
Les détails du destinataire seront repris dans le dialogue « Envoi de la
télécopie ».
La configuration de la page de garde est effectuée par votre administrateur système. Pour plus d'informations, veuillez consulter la documentation du SwyxWare.
Dans le champ « Page de garde », indiquez si vous souhaitez envoyer
votre télécopie avec ou sans une page de garde. Cochez la case « Envoi
de télécopies avec page de garde par défaut » ou désactivez-la. Notez
Outlook
SwyxFax Client vous permet d'accéder directement aux contacts d'Outlook.
Pour sélectionner une adresse de télécopie depuis vos contacts Outlook, procédez comme suit :
1 Cliquez sur « Outlook... ».
SwyxFax Client
Envoyer une télécopie
La fenêtre « Sélectionner un numéro de télécopie parmi les contacts »
s'ouvre.
2 Sélectionnez un nouveau contact.
Notez que le contact que vous sélectionnez doit avoir un numéro de
télécopie car les adresses de courrier électroniques sont également
affichées.
31
1.6.4.2 Mémento
Entrez un texte pour le destinataire sous l'onglet « Mémento ». Ce message apparaîtra ensuite sur la page de garde.
La zone « Mémento » est le seul champ dans lequel vous pouvez entrer
un message pour le destinataire lorsque vous envoyer une télécopie
rapide.
3 Confirmer votre entrée en cliquant sur « OK ».
4 Les détails du destinataire seront repris dans le dialogue « Envoi de la
télécopie ».
Télécopie interne
Pour envoyer une télécopie interne, entrez simplement le numéro de
poste dans le champ « Télécopie » (sans l'indicatif pour les appels
externes) ou bien le nom d'utilisateur Windows du destinataire souhaité.
Une télécopie interne normale est ajoutée à la file d'attente de SwyxFax
Server. Cependant le serveur ne compose aucun numéro lors de l'envoi
du fax, mais le copie en interne et le met à disposition du destinataire.
Plusieurs destinations
Vous pouvez envoyer une télécopie à plusieurs destinataires. Pour ce
faire, entrez les numéros des destinataires dans le champ « Télécopie »
en les séparant soit par une virgule, soit par un point virgule. Vous pouvez utiliser aussi bien des numéros internes qu'externes.
Les documents que vous souhaitez faxer apparaissent alors séparément dans le dossier de télécopie. Les destinataires ne sauront pas
que la télécopie était un envoi multiple.
Adresse de télécopie depuis un fichier
Vous pouvez reprendre les adresses de vos destinataires directement
depuis un fichier de type *.TXT en cliquant simplement sur « Fichier... »
dans la fenêtre « Envoi de la télécopie ». Le fichier doit comporter un
numéro de télécopie à chaque ligne. Pour créer un tel fichier, vous pouvez utiliser Windows Notepad. Si vous choisissez de créer le fichier dans
un programme de traitement de texte comme par exemple Microsoft
Word, vous devez enregistrer le fichier au format « Texte uniquement ».
1.6.4.3 Expéditeur
Entrez les détails de l'expéditeur qui apparaîtront sur la page de garde
sous l'onglet « Expéditeur ». Les données de l'expéditeur que vous voyez
ici sont enregistrées sous les paramètres « Outils | Options... ». Si vous
modifiez ces données ici, vos modifications ne s'appliqueront qu'à la
SwyxFax Client
Envoyer une télécopie
32
télécopie en cours. Si vous souhaitez cependant utiliser ces modifications
comme données par défaut, cliquez sur « Enregistrer par défaut ».
Voir aussi Expéditeur, page 18.
Aperçu
Vous pouvez visionner les pages ajoutées en vous servant de
« l'Aperçu ». Notez que la page de garde n'apparaît pas dans l'aperçu.
1.6.4.4 Pièces jointes
Pour ajouter des graphiques à votre télécopie, rendez-vous sous l'onglet
« Pièces jointes ». Cet onglet vous permet d'ajouter rapidement et simplement des images à votre télécopie. Vous pouvez également scanner
des images pendant le processus d'envoi en cours (Insérer des fichiers
graphiques, page 34).
La liste vous indique combien de pages ont été ajoutées et d'où elles
proviennent.
1.6.4.5 Options d'envoi
Utilisez l'onglet « Options d'envoi » pour indiquer l'heure d'envoi, la priorité ainsi que l'en-tête de la télécopie en cours. Vous pouvez en outre
configurer la renumérotation dans le cas où la première tentative d'envoi
échouerait.
Les données de l'expéditeur que vous voyez ici sont enregistrées comme
valeurs par défaut sous les paramètres « Outils | Options... ». Les modifi-
SwyxFax Client
Envoyer une télécopie
cations de paramètres éventuelles ne s'appliquent qu'au document en
cours (Options d'envoi, page 19).
33
En-tête
Vous pouvez enregistrer des en-têtes sur SwyxFax Server, par exemple
des modèles avec des filigranes. Ces en-têtes peuvent être repris dans le
document avant son envoi. Notez que lors de l'envoi de mémento, seule
la page de garde est faxée et par conséquent cette option n'est pas activée pour la télécopie rapide.
La page de garde est mise à disposition par votre administrateur système
et ne peut être modifiée par l'utilisateur de SwyxFax Client. Les données
relatives à l'expéditeur et au destinataire ainsi que le texte du mémento
sont simplement ajoutés à cette page de garde. Pour plus d'informations,
veuillez consulter la documentation du SwyxWare.
Les en-têtes sont uniquement disponibles pour les télécopies
externes. Vous ne pouvez pas les utiliser au sein du réseau Windows,
car SwyxFax Server ajoute l'en-tête au document uniquement lors de
son envoi.
Renumérotation
Indiquez dans le champ « Renumérotation » le nombre de tentatives à
effectuer lors de l'envoi d'une télécopie. Si le premier envoi échoue, une
nouvelle tentative est effectuée Indiquez le nombre de tentatives qui
doivent avoir lieu ainsi que leur intervalle. Sélectionnez en outre quelles
pages de la télécopie doivent être envoyées lors d'une nouvelle
tentative :


Heure d'envoi
Vous pouvez programmer l'envoi de votre télécopie. Sélectionnez pour
cela une date et/ou une heure dans le futur.
Priorité
Vous pouvez établir des priorités pour les fax. Un fax qui bénéficie de la
priorité « Haute » est toujours envoyé avant un fax dont la priorité est
« Normale ». C'est également le cas pour les fax des autres utilisateurs
qui ont une priorité « Normale ».

envoyer l'ensemble de la télécopie,
envoyer uniquement les pages erronées ou bien
envoyer la première page et toutes les pages erronées.
1.6.4.6 Protocole d'envoi
Définissez sous l'onglet « Protocole d'envoi » les options que vous souhaitez utiliser lors de l'envoi d'une télécopie. Lorsque vous envoyez un
fax, SwyxFax Server vous informe si l'envoi a réussi ou non. Vous recevrez
alors la confirmation d'envoi (lorsque l'envoi a réussi) ou bien une simple
notification vous indiquant que des erreurs se sont produites. Vous pouvez définir sous quelle forme vous souhaitez recevoir le protocole
d'envoi (par e-mail ou en version papier).
SwyxFax Client
Envoyer une télécopie
Les données de l'expéditeur que vous voyez ici sont enregistrées comme
valeurs par défaut sous les paramètres « Outils | Options... ». Vous pouvez
cependant modifier manuellement les paramètres pour chaque fax. Voir
aussi Protocole d'envoi, page 20.
34
Pour ajouter des fichiers graphiques à la télécopie, procédez comme
suit :
1 Cliquez sur l'onglet « Pièces jointes » de la fenêtre « Envoi de la
télécopie ».
Vous trouverez dans le champ « Images jointes » les informations
concernant l'origine, le nombre de pages et la description de la
source d'où les images proviennent.
2 Cliquez sur « Ajouter... ». La fenêtre « Sélection de la source » s'ouvre
alors.
3 Cochez la case « Depuis fichier » puis cliquez sur l'icône
afin de
sélectionner le fichier souhaité. Le dialogue « Ouvrir » apparaît.
4 Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez ajouter. Les formats
suivants sont autorisés : PCX,DCX, TIFF (CCITT 1D/Huffman RLE), TIFF
(fax groupe 3), SFF, BMP.
5 Cliquez sur « Ajouter ».
La liste « Images jointes » est mise à jour. Elle vous indique la source des
fichiers que vous venez de sélectionner.
Pour ajouter des images à la télécopie en utilisant le scanner, procédez comme suit :
1 Cliquez sur l'onglet « Pièces jointes » de la fenêtre « Envoi de la
télécopie ».
Vous trouverez dans le champ « Images jointes » les informations
concernant l'origine, le nombre de pages et la description de la
source d'où les images proviennent.
2 Cliquez sur « Ajouter... ». La fenêtre « Sélection de la source » s'ouvre
alors.
1.6.5
Insérer des fichiers graphiques
Vous pouvez ajouter des fichiers graphiques à la télécopie. Il peut s'agir
soit d'images déjà disponibles, soit d'images qui ne figurent pas encore
sous forme électronique. Celles-ci peuvent être scannées à l'aide de la
fonction de numérisation intégrée à SwyxFax Client durant le processus
d'envoi.
3 Cochez la case « Depuis scanner » puis sélectionnez le scanner
souhaité.
4 Cliquez sur « Ajouter ».
La fenêtre « Scan en cours » s'ouvre en même temps que le logiciel du
scanner démarre.
5 Placez le document dans le scanner puis lancez le scan.
La fenêtre « Scan en cours » vous indique combien de pages ont été
scannées.
6 Lorsque vous avez fini, refermez le logiciel de scan.
SwyxFax Client
Envoyer une télécopie
35
L'ensemble des images scannées apparaît dans la liste « Images
jointes ».
L'envoi de la télécopie est suspendu et son état modifié. Dans la
colonne « Commentaire » vous pourrez voir l'indication « Suspendu ».
Vous pouvez reprendre à tout moment l'envoi de la télécopie que vous
avez suspendue (Reprendre l'envoi de la télécopie, page 35).
Notez que le scanner que vous sélectionnez doit être un scanner local.
Vous trouverez dans le champ « Images jointes », les informations concernant le nombre de pages et la description de la source d'où les images
proviennent. Cliquez sur « Supprimer » afin de supprimer les images de
la liste. Utilisez les champs « En haut » ou bien « En Bas » pour indiquer
l'ordre d'envoi des images.
1.6.6
Notez cependant que seul peut être suspendu l'envoi des télécopies
qui n'ont pas encore été envoyées et se trouvent toujours dans la boîte
d'envoi.
1.6.8
Si vous avez suspendu l'envoi d'une télécopie comme indiqué dans le
chapitre Suspendre l'envoi de la télécopie, page 35, vous pourrez le
reprendre ultérieurement.
Envoyer plusieurs télécopies
Vous pouvez envoyer une télécopie à différents destinataires. Puis entrez
les numéros de télécopie des différents destinataires en les séparant par
une virgule ou par un point virgule. SwyxFax Client génère alors autant
de documents séparés que vous avez entré de numéros de télécopie.
Seul le numéro du destinataire concerné apparaît sur le document.
Pour reprendre l'envoi de la télécopie, procédez comme suit :
1 Sélectionnez le dossier « Boîte d'envoi » dans SwyxFax Client.
2
Suspendre l'envoi de la télécopie
Vous pouvez suspendre l'envoi des documents qui n'ont pas encore été
faxés et se trouvent toujours dans la boîte d'envoi.
Pour suspendre l'envoi de la télécopie, procédez comme suit :
1 Sélectionnez le dossier « Boîte d'envoi » dans SwyxFax Client.
1.6.9
Répéter l'envoi d'une télécopie
Si l'envoi des documents a échoué, par exemple parce que la ligne du
destinataire n'a pas répondu ou que le numéro était occupé, vous pouvez de nouveau envoyer ces documents en les réactivant.
Pour renvoyer une télécopie, procédez comme suit :
2 Cliquez sur la télécopie que vous souhaitez suspendre.
La télécopie est sélectionnée.
3 Dans le menu, cliquez sur « Document | Pause » ou bien sur l'icône
ou encore sélectionnez l'option « Pause » dans le menu contextuel
(bouton droit de la souris).
Cliquez sur la télécopie dont vous souhaitez reprendre l'envoi.
La télécopie est sélectionnée.
3 Dans le menu cliquez sur « Document | Reprise » ou bien sur l'icône
, ou encore sélectionnez l'option « Reprise » dans le menu
contextuel (bouton droit de la souris).
L'envoi de la télécopie reprend et son état est modifié. Dans la
colonne « Commentaire » vous pourrez voir l'indication « Repris ».
Notez que tous les autres champs (par exemple le nom de la société,
votre nom, etc.) seront envoyés à tous les destinataires.
1.6.7
Reprendre l'envoi de la télécopie
1 Sélectionnez le dossier « Télécopies erronées » dans SwyxFax Client.
,
2
Cliquez sur la télécopie dont vous souhaitez répéter l'envoi.
La télécopie est sélectionnée.
SwyxFax Client
Faire un publipostage via télécopie
36
3 Dans le menu cliquez sur « Document | Réactiver » ou bien cliquez sur
l'icône
ou encore sélectionnez l'option « Réactiver » dans le menu
contextuel (bouton droit de la souris).
4 Si vous avez activé la case de confirmation pour « Réactiver » sous les
options, un dialogue apparaît pour vous indiquer que la télécopie va
être à nouveau envoyée.
Confirmer votre sélection en cliquant sur « OK ».
La fenêtre « Envoi de la télécopie » s'affiche dans tous les cas.
5 Si nécessaire, entrez ici les nouvelles données d'envoi, puis cliquez
sur « Envoyer ».
Le document est alors envoyé avec les nouvelles options.
Vous souhaitez transférer automatiquement vos télécopies à un de vos
collègues pendant votre absence, veuillez pour cela contactez votre
administrateur.
1.6.11 Supprimer une télécopie
Pour effacer complètement une télécopie d'un dossier, il suffit de supprimer les documents.
Pour supprimer une télécopie, procédez comme suit :
1 Sélectionnez un dossier dans SwyxFax Client.
Seul peut être répété l'envoi de documents qui se trouvent dans le
dossier « Télécopies erronées ». Pour les autres dossiers, utiliser la
fonction « Renvoi » (Transférer une télécopie, page 36).
2
3 Dans le menu cliquez sur « Document |Supprimer » ou bien sur l'icône
, ou encore sélectionnez l'option « Supprimer » dans le menu
contextuel (bouton droit de la souris).
Si vous avez activé la case de confirmation pour « Supprimer » sous
les options, un dialogue apparaît pour vous indiquer que la télécopie
va être supprimée.
1.6.10 Transférer une télécopie
Vous prouvez transférer des documents qui se trouvent dans les dossiers
« Télécopie envoyées » ou bien « Boîte de réception ». Dans ce cas, une
nouvelle page de garde est ajoutée à l'ensemble du document.
4 Confirmer votre sélection en cliquant sur « OK ».
Les documents sélectionnés seront alors complètement supprimés.
Pour transférer une télécopie, procédez comme suit :
1 Sélectionnez le dossier « Télécopies envoyées » dans SwyxFax Client.
2
Cliquez sur la télécopie que vous souhaitez transférer.
La télécopie est sélectionnée.
3 Dans le menu cliquez sur « Document|Renvoi... » ou bien sur l'icône
, ou encore sélectionnez l'option « Renvoi.... » dans le menu
contextuel (bouton droit de la souris).
La fenêtre avec les options générales « Envoi de la télécopie »
apparaît.
4 Entrez ici les détails du nouveau destinataire, puis cliquez sur
« Envoyer ».
Le document est alors envoyé avec une nouvelle page de garde.
Cliquez sur la télécopie que vous souhaitez supprimer.
La télécopie est sélectionnée.
1.7
Faire un publipostage via télécopie
Vous avez la possibilité depuis les programmes Microsoft Office (comme
par exemple Word) d'imprimer un publipostage. Créez pour cela une
lettre comme document Word et remplissez à la place de l'adresse les
champs de publipostage définis. Reportez-vous pour cela à la documentation des programmes Microsoft.
Les champs de publipostage vous permettent de créer et d'envoyer un
publipostage par télécopie.
Définissez le début de la télécopie de publipostage par la commande
@@FAXMERGE@@
en l'inscrivant sur sa propre ligne afin d'indiquer à SwyxFax Server le
début de la télécopie. Cette ligne n'apparaîtra pas à l'impression.
SwyxFax Client
Faire un publipostage via télécopie
37
Entrez ensuite la commande pour transmettre le numéro de télécopie.
Ce ’magic string’ doit se trouver sur sa propre ligne et comprendre le
numéro de télécopie ou bien le champ de publipostage grâce auquel le
numéro de télécopie sera inséré lors de l'impression.
@@NUMBER<<champ de publipostage pour le numéro de
télécopie>>@@
@@NUMBER indique à SwyxFax Server que ce qui suit correspond au
numéro de télécopie. Terminez le numéro par @@. SwyxFax Server
reprend le numéro de télécopie depuis le document et l'envoie au
numéro indiqué. Cette ligne n'apparaîtra pas à l'impression.
Imprimez ensuite le publipostage.
1.7.1
Aperçu des commandes
Vous trouverez ci-dessous un aperçu de toutes les commandes que SwyxFax Server est capable d'interpréter dans un document Word. Toutes les
commandes ont la forme
@@COMMANDE<Paramètre>@@
et doivent être ajoutées sur une ligne séparée dans le document Word.
SwyxFax Server supprime alors cette ligne lors de l'envoi. Les « @@ » à la
fin sont facultatifs.
Commande
Utilisation
FAXMERGE
Indique le début de la télécopie (Créer des télécopies
de publipostage, page 37).
NUMBER
Indique le numéro (Insérer un numéro de
télécopie, page 37).
FROM
Indique le numéro de télécopie de l'expéditeur (Insérer
le numéro de l'appelant, page 38).
FROMEMAIL Indique l'adresse e-mail de l'expéditeur (Insérer
l'adresse e-mail de l'expéditeur, page 38).
SCHEDULE
Indique la date et l'heure d'envoi de la télécopie
(Insérer l'heure d'envoi :, page 38).
PRIORITY
Indique la priorité de la télécopie (Ajouter une
priorité :, page 38).
Commande
Utilisation
REDIAL
Indique le nombre de tentatives ainsi que leur intervalle
lors de la renumérotation, voir Définir la
renumérotation, page 38.
INSERT
Insère un fichier de signature dans la télécopie (Ajouter
une image (par exemple une signature), page 39).
Toutes les commandes utilisées ici sont identiques à celles utilisées par le
logiciel Tobit de David.
1.7.2
Détails des commandes
Vous trouverez ci-dessous les commandes que SwyxFax utilise lors de
l'impression depuis un programme.
Créer des télécopies de publipostage
Commande :
FAXMERGE
Synonyme :
PUBLIFAX, PUBLIPOSTAGE VIA TÉLÉCOPIE, FXM
Description : Vous devez entrer cette commande sur la première
ligne pour envoyer des télécopies de publipostage. Elle permet de
séparer les différents documents lors de l'envoi de la télécopie. Lors
de l'envoi de la télécopie, la ligne de commande est supprimée.
Syntaxe :
@@FAXMERGE@@
Paramètre : aucun
Insérer un numéro de télécopie
Commande :
NUMBER
Synonyme :
NMB, TO, NUMMER, NUM, À
Description : SwyxFax interprète le paramètre comme étant le
numéro de télécopie où le document doit être faxé.
Syntaxe:@@NUMBER<Paramètre>@@
Paramètre : Vous pouvez ajouter ici comme paramètre directement
le numéro de télécopie ou bien le nom d'utilisateur d'un abonné
interne ou encore dans le cas d'un publipostage, le champ à partir
duquel les numéros de télécopie seront lus.
Exemple : Numéro de télécopie au format canonique :
SwyxFax Client
Faire un publipostage via télécopie
@@NUMBER+3312345678@@
Numéro de télécopie avec l'indicatif pour appels
externes (ici : 0) :
@@NUMBER0003312345678@@
Insérer un numéro de télécopie à partir d'un champ de
publipostage :
@@NMR<<champ de publipostage avec le numéro de
télécopie>>@@
Nom d'utilisateur comme numéro de télécopie :
@@NUMBER eva.dupont@@
Insérer le numéro de l'appelant
Commande :
FROM
Synonyme :
FRO, DE
Description : écrase l'expéditeur pour la demande d'envoi en cours.
SwyxFax interprète le paramètre comme étant le numéro de télécopie d'où le document a été faxé.
Syntaxe :
@@FROM<Paramètre>@@
Paramètre : Entrez ici le numéro de télécopie comme paramètre.
Exemple : Numéro de télécopie au format canonique :
@@FROM+3312345678@@
Numéro de télécopie comprenant des espaces :
@@FRO“+33 123 45678“@@
Insérer l'adresse e-mail de l'expéditeur
Commande :
FROMEMAIL
Synonyme :
-
Description : SwyxFax interprète le paramètre comme étant l'adresse
e-mail de l'expéditeur.
Syntaxe :
@@FROMEMAIL<adresses e-mail de l'expéditeur>@@
Paramètre : Entrez ici directement l'adresse e-mail comme paramètre.
Exemple l : Adresse e-mail :
@@FROMEMAIL Eva.Dupont@Swyx.fr@@
38
Insérer l'heure d'envoi :
Commande :
SCHEDULE
Synonyme :
SDL, ÉCHÈANCE, RDV
Description : programme la date et l'heure pour l'envoi
Syntaxe :
@@SCHEDULE<date et heure>@@
@@SCHEDULE+<durée en minute>@@
Paramètre : Entrez ici comme paramètre la date et l'heure exacte
pour l'envoi. Vous devez pour cela indiquer la date sous la forme
« JJ.MM.AA » ou bien « JJ.MM.AAAA » et l'heure sous la forme
« hh:mm ». Vous pouvez également indiquer l'échéance d'envoi en
minute en plaçant devant le signe « + » (indiquez cette durée à
compter de la création du message).
Exemple : Envoi à une échéance précise :
@@SCHEDULE 01.08.2005 10:00@@
Envoi de la télécopie au bout de 2 heures après la création du message :
@@SCHEDULE +120@@
Ajouter une priorité :
Commande :
PRIORITY
Synonymes :
PRI, PRIORITÉ
Description : permet d'indiquer la priorité lors de l'envoi de courrier
électronique. Ce paramètre vous permet de choisir entre deux
niveaux de priorité.
Syntaxe :
@@PRIORITY<level>@@
Paramètre : Vous disposez ici de deux niveaux :
2 : Élevé
0 : Ordinaire
Exemple : Télécopie haute priorité
@@PRIORITY 2@@
Télécopie avec une priorité normale
@@PRI 0@@
Définir la renumérotation
Commande :
REDIAL
SwyxFax Client
Recevoir une télécopie
Synonyme :
39
RED, RENUM
vez configurer ce signal dans le menu « Outils | Options... » sous l'onglet
« Divers » (Divers, page 24).
Description : Entrez ici le nombre de tentatives ainsi que leur intervalle.
Syntaxe :
Si SwyxFax Server a reçu une nouvelle télécopie pour vous, la fenêtre suivante apparaît sur votre écran :
@@REDIAL<nombre de tentatives>[intervalle]@@
Paramètre : Définissez ici le nombre de tentatives ainsi que leur intervalle comme paramètre.
Exemple : Définir 10 tentatives de renumérotation
@@REDIAL 10@@
Définir 3 tentatives de renumérotation toutes les 60
secondes
@@REDIAL 3 60@@
Ajouter une image (par exemple une signature)
Commande :
INSERT
Synonymes :
INS, INSÉRER, EFG
Description : le paramètre insère un fichier de signature. Les formats
de fichiers suivants sont compatibles : BMP et PCX. L'image insérée
est placée dans le coin supérieur gauche au niveau des @@.
Syntaxe :
@@INSERT<nom du fichier>@@
Paramètre : Entrez ici le nom du fichier comme paramètre.
Exemple : Joint le fichier graphique « Ma signature.bmp » à la télécopie
@@INSERT „C:\ma signature.bmp“@@
1.8
Confirmez ce message avec OK. La fenêtre de « SwyxFax Client » s'ouvre
en même temps que la réception de la télécopie. Les documents que
vous avez reçus sont indiqués par l'icône
et se trouvent dans le dossier « Boîte de réception ». Vous pouvez les sélectionner et les visionner
dans la fenêtre d'aperçu ( ) ou bien en double-cliquant dessus, ou
encore via le menu « Document | Aperçu... » dans la visionneuse.
Recevoir une télécopie
À chaque démarrage de SwyxFax Client, le programme vérifie si vous
avez reçu des télécopies. Cette vérification est renouvelée régulièrement.
Elle a lieu en même temps que la mise à jour des dossiers de télécopie.
Vous pouvez définir la période de mise à jour dans le menu « Outils |
Options... » sous l'onglet « Généralités » (Généralités, page 17).
Lorsque vous recevez une nouvelle télécopie, une icône rouge qui représente un télécopieur ( ) apparaît dans la zone d'infos. Vous pouvez
également demander à être informé des nouvelles télécopies par un
signal sonore ou bien par un message apparaissant à l'écran. Vous pou-
1.9
L'annuaire
Cet annuaire vous permet de regrouper tous les numéros de télécopie
que vous utilisez le plus souvent. Chaque utilisateur se voit attribuer son
propre annuaire. Pour ouvrir votre annuaire, cliquez sur
ou bien
sélectionnez dans le menu « Télécopie | Annuaire... ». La fenêtre
« Annuaire » s'ouvre.
SwyxFax Client
L'annuaire
40
Sélectionnez et gérez ici les adresses pour une nouvelle télécopie.
Lors du stockage et du traitement des données personnelles, respectez les réglementations légales en matière de protection des données.
Pour toute question relative à la confidentialité dans SwyxWare, veuillez contacter votre administrateur.
Les données personelles ne peuvent pas être effacées automatiquement. Afin de vous conformer aux réglementations applicables en
matière deprotection des données, vous devrez peut-être supprimer
les entrées manuellement.
L'annuaire est un fichier enregistré sur votre PC ou sur le réseau dans
lequel toutes les adresses des destinataires sont enregistrées et gérées.
L'annuaire est un fichier au format DTA. Par défaut, votre annuaire est
enregistré sous « C:\Documents et paramètres\<nom d'utilisateur>\Données d'applications\Swyx\SwyxFax Client\private.dta ». Ce paramètre
peut être modifié dans le menu « Outils | Options... » sous l'onglet
« Généralités » (Généralités, page 17).
Si votre ordinateur est utilisé par plusieurs utilisateurs, nous vous
recommandons d'enregistrer votre annuaire dans un répertoire personnel. Vous pouvez également créer un annuaire valable pour
l'ensemble de l'entreprise et comportant les adresses de télécopies,
puis le mettre à disposition de tous les employés.
Recherche rapide
Pour rechercher rapidement une entrée dans l'annuaire, cliquez sur la
liste puis entrez les premières lettres de la société du destinataire recherché. Au fur et à mesure que vous entrez un caractère, la liste se réduit et
n'affiche que les entrées les plus proches de votre recherche.
Éditer des adresses
Rétablir
Utilisez le bouton « Rétablir » pour effacer le contenu de tous les champs
dans l'adresse du destinataire. Vous pouvez entrer des nouveaux destinataires en cliquant sur « Insérer ». Entrez de cette manière tous les destinataires souhaités.
Insérer
Lorsque vous cliquez sur « Insérer », les données contenues dans les
champs sont enregistrées dans votre annuaire comme nouvelle entrée.
Supprimer
Utilisez « Supprimer » pour supprimer une entrée de votre annuaire.
Sélectionnez l'entrée que vous voulez supprimer et cliquez sur
« Supprimer ». Notez que l'entrée est supprimée sans aucune demande
de confirmation préalable.
SwyxFax Client
Listes des télécopies
41
le mot de passe
Utilisez « Modifier » pour modifier une entrée de votre annuaire. Pour
cela, sélectionnez l'entrée dans la liste que vous souhaitez modifier. Vous
pouvez alors modifier les détails du destinataire dans chacun des
champs. Enregistrez les modifications dans votre annuaire en cliquant sur
« Modifier ».
Icône
Boîtes d'envoi
1.10 Listes des télécopies
Afin de mieux gérer vos télécopies, SwyxFax Client vous propose différents dossiers :
Lors du stockage et du traitement des données personnelles, respectez les réglementations légales en matière de protection des données.
Pour toute question relative à la confidentialité dans SwyxWare, veuillez contacter votre administrateur.
Les données personelles ne peuvent pas être effacées automatiquement. Afin de vous conformer aux réglementations applicables en
matière deprotection des données, vous devrez peut-être supprimer
les entrées manuellement.
Dossiers de
télécopie
Explication
Vous trouverez ici tous les documents qui
sont prêts à être faxés mais n'ont pas encore
été envoyés. Une fois envoyés, les
documents sont déplacés dans le dossier
« Télécopies envoyées ». Si le document n'a
pas pu être faxé, il est déplacé dans le
dossier « Télécopies erronées ».
1.10.1 Marquer une télécopie comme lue
Toutes les nouvelles télécopies sont indiquées dans la boîte de réception
par ce symbole
. Tant que des documents non lus se trouvent dans
votre boîte de réception, SwyxFax Client vous indique que vous avez reçu
une nouvelle télécopie par l'icône . Une fois que tous les documents
ont été marqués comme lus , le symbole disparaît .
Si vous avez visionné un document dans la fenêtre d'aperçu, l'état de la
télécopie change et passe sur « lu ».
Pour marquer un document comme lu, procédez comme suit :
1 Sélectionnez le dossier « Boîte de réception » dans SwyxFax Client.
.
Icône
Dossiers de
télécopie
Explication
Boîte de
réception
Vous trouverez ici

les nouvelles télécopies arrivées ainsi
que

les documents que vous avez déjà lus
Télécopies
envoyées
Vous trouvez ici toutes les télécopies qui ont
bien été envoyées.
Télécopies
erronées
Vous trouverez ici toutes les télécopies qui
n'ont pas pu être envoyées.
2 Sélectionnez le document que vous souhaitez marquer comme lu.
3
Ou bien cliquez dans le menu sur « Document|Marquer comme
lu » ou sélectionnez l'option « Marquer comme lu » dans le menu
contextuel (bouton droit de la souris).
Les télécopies sélectionnées sont marquées comme étant lues. Si tous
les documents de la boîte de réception sont marqués comme étant
lus, l'icône de SwyxFax Client passe de nouveau à l'état normal dans
la zone d'infos .
1.10.2 Afficher une télécopie
Vous pouvez visionner les télécopies grâce au programme de visualisation des télécopies.
SwyxFax Client
Listes des télécopies
Pour afficher une télécopie, procédez comme suit :
1 Dans SwyxFax Client, sélectionnez un dossier de télécopies puis le
document que vous souhaitez lire.
2 Cliquez sur
ou bien dans le menu cliquez sur « Document |
Afficher... » ou bien sélectionnez l'option « Afficher... » dans le menu
contextuel (bouton droit de la souris).
Pour ouvrir et visionner plusieurs télécopies, faites un double clic sur
chaque document que vous souhaitez lire. Une fenêtre de la
visionneuse s'ouvre pour chaque document que vous avez
sélectionné. Si la télécopie comporte plusieurs pages, utilisez ces
icônes
pour naviguer entre les pages.
42
Entrée
Explication
Désactivation
Résolution du document.
Commentaire
Vous trouverez ici, le cas échéant, des indications
pour savoir si le document vient d'être mis à
disposition, a été lu, a dû être de nouveau envoyé,
si l'envoi a réussi ou s'il a été suspendu, ou encore
si son envoi a été programmé. Si une erreur s'est
produite lors de l'envoi, vous trouverez ici les
premières remarques.
Priorité
Vous trouverez également ici la priorité de la
télécopie. Vous pouvez envoyer une télécopie
avec une priorité « haute » ou bien « normale ».
Un fax qui bénéficie de la priorité « Haute » est
toujours envoyé avant un fax dont la priorité est
« Normale ».
Vous pouvez également visionner un document en double cliquant
dessus. La visionneuse démarre automatiquement et affiche le document.
1.10.3 Informations détaillées sur la télécopie
Vous pouvez obtenir des informations détaillées pour chacune des télécopies. Les informations détaillées comprennent :
Entrée
Explication
Événement
On différencie quel événement est à l'origine de
ce document (par exemple envoi ou réception
d'une télécopie).
Essais
Indique le nombre de tentatives qui ont dû avoir
lieu pour envoyer la télécopie.
Heure de l'envoi/de
la réception
Vous trouverez ici l'heure à laquelle l'événement
s'est produit.
Numéro télécopie
Numéro de télécopie ou non d'utilisateur
(interne) de l'expéditeur.
Durée
Durée de la transmission lors de l'envoi/la réception de la télécopie.
Pages
Nombre total de pages (page de garde
comprise).
ID du poste de télé- L'ID du poste de télécopie cible correspond
copie cible
normalement au numéro de télécopie au format
canonique.
Taux de transmission
Vitesse à laquelle le document a été transmis.
Pour afficher les informations détaillées, procédez comme suit :
1 Dans SwyxFax Client, sélectionnez un dossier de télécopie puis le
document pour lequel vous souhaitez obtenir des informations
détaillées.
SwyxFax Client
Listes des télécopies
43
Pour imprimer une télécopie, procédez comme suit :
1 Dans SwyxFax Client, sélectionnez un dossier de télécopies puis le
document que vous souhaitez imprimer.
2 Cliquez sur , ou bien dans le menu cliquez sur
« Fichier | Imprimer... ».
Une fenêtre s'affiche : « Aperçu avant impression ».
2 Cliquez sur
ou bien dans le menu cliquez sur
« Document | Détails... », ou bien sélectionnez l'option « Détails... »
dans le menu contextuel (bouton droit de la souris).
La fenêtre comportant les informations détaillées de la télécopie
apparaît. Si vous avez sélectionné plusieurs documents, vous verrez
s'ouvrir autant de fenêtres que de documents sélectionnés.
3 Pour refermer la fenêtre « Informations », cliquez sur « Fermer ».
1.10.4 Imprimer une télécopie
Pour imprimer une télécopie, sélectionnez le document souhaité dans le
dossier des télécopies puis cliquez sur « Imprimer » dans le menu
« Fichier ». Vous pouvez également cliquer directement sur l'icône correspondante dans la barre d'outils. Avant le lancement de l'impression, la
fenêtre d'aperçu apparaît. Assurez-vous que le document affiché corresponde bien à celui que vous voulez imprimer, puis cliquez sur
« Imprimer ».
Vous pouvez voir un aperçu de la télécopie. Utilisez « Page suivante »
ou bien « Page précédente » pour naviguer à travers les pages.
3 Confirmez l'impression en cliquant sur « Imprimer ».
La fenêtre « Imprimer » s'ouvre.
4 Sélectionnez les paramètres d'impression puis confirmez avec OK.
Le document est alors imprimé.
SwyxFax Client
Listes des télécopies
44
1.10.5 Exporter une télécopie
Vous pouvez exporter chacun des documents vers un fichier. Vous pouvez exporter des documents aux formats TIFF/G3, DCX, PCX, JPG ou
BMP. Les formats TIFF/G3 et DCX sont compatibles avec les pages multiples, si bien que vous pouvez enregistrer l'ensemble du document
(toutes les pages) dans un seul fichier. Les formats PCX, JPG et BMP ne
sont pas compatibles avec les pages multiples et permettent uniquement
d'exporter la page active.
Lors du stockage et du traitement des données personnelles, respectez les réglementations légales en matière de protection des données.
Pour toute question relative à la confidentialité dans SwyxWare, veuillez contacter votre administrateur.
Les données personelles ne peuvent pas être effacées automatiquement. Afin de vous conformer aux réglementations applicables en
matière deprotection des données, vous devrez peut-être supprimer
les entrées manuellement.
Pour exporter une télécopie, procédez comme suit :
1 Dans SwyxFax Client, sélectionnez un dossier de télécopies puis le
document que vous souhaitez exporter.
2 Cliquez sur
, ou bien dans le menu cliquez sur
« Fichier | Imprimer... ».
Une fenêtre s'affiche : « Exportation de télécopies ».
Vous pouvez voir un aperçu de la télécopie. Utilisez « Page suivante »
ou bien « Page précédente » pour naviguer à travers les pages.
3 Cliquez sur « Exportation ».
Une fenêtre s'affiche : « Exportation ».
SwyxFax Client
Listes des télécopies
4 Sélectionnez ici le nom et le répertoire des fichiers ainsi que le format
correspondant.
5 Confirmez votre choix en cliquant sur « Enregistrer ».
Le document sélectionné est alors enregistré dans le fichier que vous
avez indiqué.
Vous pouvez ensuite lire le fichier avec les visionneuses, les programmes
graphiques ou de traitement de texte, ou bien l'importer dans un autre
programme.
1.10.6 Télécopies erronées
Si une ou plusieurs télécopies n'ont pas pu d'être envoyées par SwyxFax
Server, le message suivant apparaît :
45
Vous trouverez ici le nombre de télécopies qui n'opt pas pu être
envoyées et qui se trouvent dans le dossier « Télécopies erronées ». Le
cas échéant, pour obtenir plus d'informations sur les raisons de l'erreur,
reportez-vous aux commentaires que vous trouverez dans les informations détaillées de chacune des télécopies. Vous y obtiendrez les premières informations concernant la raison de l'erreur.
1.10.7 Imprimer la liste des documents
Vous pouvez imprimer chaque dossier de télécopies sélectionné ou bien
tous les dossiers en une seule fois.
Pour imprimer le contenu d'un dossier de télécopies, procédez
comme suit :
1 Dans SwyxFax Client, sélectionnez un dossier de télécopies puis
cliquez sur , ou bien dans le menu cliquez sur « Fichier | Imprimer la
liste des documents... ».
Une fenêtre s'affiche : « Imprimer la liste des documents... »
SwyxFax Client
La fenêtre d'aperçu
46
Entrez ici le répertoire où les documents doivent être enregistrés. Lors du
premier archivage, SwyxFax Client crée les sous-répertoires pour chacun
des dossiers :



2 Sélectionnez ici tous les dossiers que vous souhaitez imprimer.
3 Confirmez votre choix avec OK.
Les dossiers sélectionnés sont imprimés.
1.10.8 Archivage
Si des documents sont enregistrés dans les dossiers de télécopies et
qu'ils
sont
antérieurs
à
la
période
indiquée
sous
« Outils | Options | Divers », un message apparaît lors du démarrage de
SwyxFax Client vous demandant d'archiver les documents. N'activez pas
cette option si vous ne souhaitez pas archiver les documents.
« Boîte de réception » pour tous les fax que vous avez reçus.
« Télécopies envoyées » pour tous les documents que vous avez
envoyés
« Télécopies erronées » pour tous les documents qui n'ont pas pu être
envoyés
Les documents archivés sont enregistrés dans les répertoires correspondants sous la forme de fichiers graphiques (DCX). Comme lors de l'archivage, les informations complémentaires telles que la date et l'heure sont
perdues, le nom des fichiers enregistrés a le format suivant :
fax_<expéditeur ou destinataire>_<date
(aa.mm.jj)>_<heure (hh.mm.ss)>.dcx
Pour les documents reçus, le numéro de l'expéditeur est également enregistré et pour les documents envoyés, celui du destinataire.
Les documents archivés sont alors supprimés par SwyxFax Server. Ouvrez
les télécopies archivées à l'aide de la visionneuse.
Si vous préférez supprimer les documents plutôt que de les archiver,
ignorez le message et cliquez sur « Annuler ». Supprimez alors les documents dans les dossiers de télécopies. Les paramètres pour l'archivage
ne sont pas configurables.
1.11 La fenêtre d'aperçu
Dans la fenêtre de SwyxFax Client, vous pouvez afficher la fenêtre
d'aperçu sous celle de la télécopie afin de pouvoir voir le document.
Pour afficher la fenêtre d'aperçu, activez l'option sous le menu
« Affichage | Aperçu de la télécopie | Aperçu ».
Vous pouvez modifier les paramètres de cette fenêtre. Pour cela, cliquez
sur l'icône correspondante dans la barre d'outils ou sélectionnez la fonction correspondante dans le menu « Affichage | Aperçu de la télécopie ».
Vous disposez des fonctions suivantes :
SwyxFax Client
Télécopie via email
Icône
47
Fonction
Explication
Pivoter à
gauche
(-90°)
Fait pivoter la télécopie de 90° vers la gauche
dans la fenêtre d'aperçu.
Pivoter à
droite
(90°)
Fait pivoter le document de 90° vers la droite
dans la fenêtre d'aperçu.
Faire pivoter
(180°)
Fait pivoter le document de 180° dans la
fenêtre d'aperçu.
Largeur de
page
Ajuste le document à la largeur de la page.
Hauteur de
page
Ajuste le document à la hauteur de la page.
Réduire
Zoom arrière sur le document dans la fenêtre
d'aperçu
Agrandir
Zoom avant sur le document dans la fenêtre
d'aperçu
Aller à la page
suivante
Passe à la page suivante d'un document de
plusieurs pages
Revenir en
arrière
Revient à la page précédente d'un document
de plusieurs pages.
Seul l'affichage du document est modifié et non le document luimême.
1.12 Télécopie via email
Vous pouvez soit recevoir les télécopies en sus, soit uniquement sous
forme d'emails. Votre administrateur doit avoir configuré le transfert des
télécopies comme pièces jointes d'e-mail.
Si vous recevez les télécopies uniquement sous la forme d'email, ces
documents seront ensuite supprimés sur le SwyxFax Server.
1.13 Utilisation du client de SwyxFax via la
ligne de commande
Si vous préférez travailler avec la ligne de commande, vous pouvez l'utiliser pour démarrer le client de SwyxFax ainsi que pour l'utiliser. Vous disposez pour cela de différents paramètres (Paramètres de la ligne de
commande, page 47).
Paramètres de la ligne de commande
Vous pouvez également démarrer SwyxFax Client depuis la ligne de
commande. Utilisez dans ce cas les paramètres suivants :
Paramètres
Explication
/q
envoyer une télécopie rapide
Ce paramètre permet de démarrer SwyxFax Client.
La fenêtre « Envoi de la télécopie » s'ouvre alors.
Vous pouvez avoir recours à la page de garde pour
envoyer une télécopie rapide.
/f:<nom du
fichier>
envoyer une télécopie à partir d'un fichier texte
Lorsque vous transmettez ce paramètre, SwyxFax
Client démarre et le contenu du fichier indiqué
dans le paramètre sous <nom du fichier> est faxé.
La fenêtre « Envoi de la télécopie » est alors
ouverte. Il suffit d'entrer le numéro de télécopie
souhaité ou de le sélectionner puis d'envoyer la
télécopie.
Le paramètre « /f: » est compatible également avec
les formats suivants : DCX,PCX, TIFF (CCITT 1D/
Huffman RLE), TIFF (fax groupe 3), SFF, BMP.
SwyxFax Client
Paramètres de l'URL dans un hyperlien de télécopie
Paramètres
Explication
/f:<nom du
fichier> /
n:<numéro
appelé>
Le contenu du fichier est envoyé au numéro de
télécopie indiqué.
Lorsque vous transmettez ce paramètre, SwyxFax
Client démarre et le contenu du fichier indiqué
dans le paramètre est faxé au numéro saisi. La
fenêtre « Envoi de la télécopie » reste fermée.
/f:<nom du
fichier>
/n:<numéro
appelé> /q
Le contenu du fichier ainsi que la page de garde
est envoyé au numéro de télécopie indiqué.
Lorsque vous transmettez ce paramètre, SwyxFax
Client démarre et le contenu du fichier indiqué
dans le paramètre est faxé au numéro saisi sous la
forme d'une télécopie rapide. Le paramètre « /q »
permet d'ajouter la page de garde.
48
1.14 Paramètres de l'URL dans un hyperlien de
télécopie
Vous pouvez utiliser les paramètres suivants pour décrire les coordonnées dans l'hyperlien, voir
Télécopie
rapide depuis
un
hyperlien, page 26 :
Signification Exemple
Télécopie :
N° de télécopie du destinataire
fax:0123456789
« Télécopie »
Coverpage
Utilisation
d'une page
de garde
Coverpage=1 (avec
page de garde)
ou
Coverpage=0 (sans
page de garde)
Case « Envoi de
télécopies avec page
de garde par défaut ».
Company
Société du
destinataire
Company=“Jones Inc.“ « Société »
Address
Adresse du
destinataire
Address=“33, Maple
Street, BR1 4XU“
« Adresse »
Department
Service du
destinataire
Department=“Product
Management“
« Service »
Nom
Nom du
destinataire
Name=“John, Jones“
« Nom »
EMail
Adresse
email du
destinataire
EMail=“john.jones@jo
nes-incorporated.com“
« Email »
Phone
N° de
téléphone
du destinataire
Phone=0123456987
« Téléphone »
L'ordre des paramètres est indifférent. Si le nom comprend un ou plusieurs espaces, vous devez délimiter le nom du fichier à l'aide de points
d'exclamation.
Exemple :
Pour envoyer le texte contenu dans le fichier texte (ici : fax.txt) à un destinataire précis, (ici : le destinataire a le numéro +033 1213 4567 890), passez dans le répertoire d'installation de SwyxFax Client, puis entrez la
commande suivante dans la ligne de commande :
FaxClient.exe /f:fax.txt /n:« +33 1234 567 890 »
ou
FaxClient.exe /f:fax.txt /n:+331234567890
Pour ajouter une page de garde, entrez en plus le paramètre /q.
FaxClient.exe /f:fax.txt /n:+331234567890 /q
Champ de saisie dans
la fenêtre « Envoyer
télécopie »
Paramètres
Si SwyxFax Client est déjà lancé, tout nouvel appel sera ignoré.
SwyxFax Client
Paramètres de l'URL dans un hyperlien de télécopie
Paramètres
Signification Exemple
Memo
Message
Memo=« This is a test
pour le desti- fax message./Ceci est
nataire
une télécopie test ».
Champ de saisie dans
la fenêtre « Envoyer
télécopie »
Onglet « Mémo »
Les paramètres avec leurs valeurs correspondantes sont séparés par un
point virgule dans un URL, comme par ex. :
fax:01234567890;Coverage=1;Company=“Jones
Inc.“;Address=“33, Maple Street, BR1
4XU“;Department=“Product Management“;Name=“John,
Jones“;EMail=“john.jones@jonesincorporated.com“;Phone=01234560987;Memo=“This is a
test fax message“.
49
">