Manuale utente | Imagicle Contact Manager Manuel utilisateur

Contact Manager
Guide utilisateur
Inclus dans Imagicle UCX Suite
Publication : Summer 2025
© Copyright 2010-2025 Imagicle Spa – Tous droits réservés. Imagicle et le logo Imagicle sont des marques déposées d’Imagicle spa. Toutes les autres marques
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Les spécifications et informations contenues dans ce document peuvent être modifiées sans préavis.
Les images contenues dans ce document sont fournies à titre de référence uniquement, les produits peuvent différer. Bien que nous ayons mis en œuvre tous
nos efforts pour assurer la plus grande précision du contenu de ce document, nous ne sommes pas à même de garantir son exactitude absolue en raison des
mises à jour et des développements constants de nos applications. Imagicle spa décline par conséquent toute responsabilité en cas d’erreurs ou d’omissions.
Ce document n’a qu’une vocation purement informative et ne peut pas être considéré comme un document ou une spécification de nature contractuelle.
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Sommaire
CONTACT MANAGER GUIDE UTILISATEUR ................................................................... 1
1
2
1.1
1.2
INTRODUCTION ..................................................................................................................... 4
OBJET DE CE DOCUMENT ................................................................................................................ 4
APERÇU D’IMAGICLE UCX SUITE ..................................................................................................... 4
2.1
2.2
CONTACT MANAGER – INTERFACE WEB UTILISATEUR ........................................................... 5
PAGE DE RECHERCHE DE CONTACT MANAGER.................................................................................... 6
GESTION DES ANNUAIRES DE CONTACT MANAGER.............................................................................. 7
3
CONTACT MANAGER – INTERFACE DE TELEPHONE IP CISCO .................................................. 9
3.1 EFFECTUER DES RECHERCHES ET PARCOURIR LES ANNUAIRES ET CONTACTS SUR VOTRE TELEPHONE .............. 9
3.2 ID DE L’APPELANT ....................................................................................................................... 13
4
CONTACT MANAGER – ATTENDANT CONSOLE ..................................................................... 14
5
5.1
GADGET POUR LES CLIENTS CISCO JABBER ET WEBEX .......................................................... 16
SAISIR POUR APPELER .................................................................................................................. 17
6
GADGET POUR CLIENT WEB CISCO FINESSE ......................................................................... 18
7
APPLICATION POUR CLIENT PC MICROSOFT TEAMS ............................................................. 20
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1 Introduction
1.1 Objet de ce document
Ce manuel a été rédigé pour permettre aux utilisateurs de Imagicle Contact Manager d’accéder aux annuaires
de l’entreprise, de parcourir les contacts et de passer des appels à partir d’interfaces de différents utilisateurs.
Imagicle Contact Manager permet aux utilisateurs de créer des annuaires avec des contacts, manuellement ou
par importation à partir de fichiers ou de sources externes, et offre un accès à ses annuaires via :
•
•
•
•
•
•
•
une interface Web
l’interaction avec les téléphones IP Cisco
Jabber Desktop/Mobile
Webex Desktop
Finesse web client
Microsoft Teams
le client UCX Console (non traité dans ce manuel)
L’accès est entièrement géré à travers une interface Web intuitive et facile à utiliser, disponible en 7 langues :
anglais, allemand, français, espagnol, arabe, polonais et italien.
1.2 Aperçu d’Imagicle UCX Suite
Contact Manager est inclus dans UCX Suite, une série d’applications de pointe qui renforcent et simplifient
l’offre de collaboration existante.
Imagicle UCX Suite répond aux besoins des organisations, quelle que soit leur échelle, en offrant une
expérience exceptionnelle à l’ensemble des utilisateurs, depuis leurs clients Jabber bureau et mobile, leurs
téléphones IP et navigateurs.
Toutes les applications sont accessibles à partir d’une interface Web facile à utiliser : Digital Fax, Call Analytics,
Contact Manager-CallerID-ClickToCall, UCX Console, Advanced Queueing, Auto Attendant, Call Recording et
plus encore.
L’interface Web offre un environnement intégré unique afin d’accéder à toutes les fonctionnalités en se
connectant une seule fois.
Dans un environnement multi-site international, chaque utilisateur dispose d’un accès localisé au serveur
Imagicle dans sa propre langue.
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2 Contact Manager – Interface Web utilisateur
Contact Manager fournit son propre portail Web, auquel vous pouvez accéder avec vos identifiants personnels.
Il vous suffit d’ouvrir un navigateur web compatible comme Edge, Chrome ou Safari et de saisir le nom ou
l’adresse IP du serveur Imagicle. La page de connexion à Imagicle Suite apparaîtra :
En règle générale, les informations de connexion des utilisateurs sont les mêmes que pour la connexion d’un PC
sous Windows (Active Directory). Contactez votre administrateur système pour en savoir plus.
Une fois connecté, le menu principal de Imagicle Suite s’affiche, présentant toutes les applications à disposition
des utilisateurs. Cliquez sur l’icône « Contact Manager » pour accéder aux pages pertinentes.
IMPORTANT En fonction de votre privilège, vous pouvez disposer d’un accès en lecture seule à un groupe
restreint d’annuaires (simple utilisateur) ou vous pouvez modifier les annuaires personnels ou des
départements (super-utilisateur) ou vous pouvez disposer du plein contrôle de tous les annuaires
(administrateur).
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2.1 Page de recherche de Contact Manager
La première page Contact Manager qui s’affiche s’intitule « Rechercher des contacts ». Cette page vous
permet, en fonction de votre niveau d’autorisation, d’effectuer une recherche de contacts sur tous les
annuaires publics et une sélection d’annuaires de votre département et personnels :
• la recherche simple propose un seul champ de recherche et fonctionne comme une recherche Google
sur tous les champs de l’annuaire, y compris le prénom, le nom, les numéros de téléphone, etc. ;
• la recherche avancée vous permet d’effectuer une recherche à partir de certains champs spécifiques :
prénom et nom, e-mail, numéro de téléphone, département ;
• pour les deux critères de recherche ci-dessus, il est également possible de configurer des « Options »
spécifiques pour limiter la recherche aux contacts internes ou externes, changer le mode de recherche
(commence par, contient, égal à) et limiter le nombre de résultats de recherche à un nombre de
contacts souhaité.
• Les résultats de recherche retournés incluent les entrées avec toute marque diacritique associée à la
même lettre. Par exemple, si vous recherchez "Muller", les résultats de la recherche incluent
également Müller.
Ci-dessous figure un exemple de recherche Contact Manager.
En cliquant sur le lien d’un quelconque numéro de téléphone interne/PSTN figurant en bleu dans les résultats
de recherche, vous pouvez lancer un appel téléphonique sortant vers ce numéro, via l’appareil téléphonique
actuellement associé à votre profil d’utilisateur. N’oubliez pas que l’adresse IP de cet appareil téléphonique
doit être accessible depuis votre PC.
Si votre profil CUCM inclut plusieurs appareils téléphoniques, vous devez demander à votre administrateur de
configurer l’adresse MAC spécifique de l’appareil à partir duquel vous souhaitez passer les appels sortants dans
le profil de l’utilisateur Imagicle.
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à
2.2 Gestion de Contact Manager
La rubrique suivante du menu Contact Manager est « Gérer les annuaires ». Cette page présente la liste de
tous les annuaires disponibles auxquels vous avez accès. Cette liste comprend trois types d’annuaires
différents :
1.
2.
3.
Annuaire public : inclut les contacts accessibles par tous les utilisateurs autorisés de Contact
Manager. Vous pouvez effectuer des recherches et parcourir cet annuaire, mais vous ne pouvez
pas le modifier, à moins que vous ne soyez administrateur.
Annuaire de département : inclut les contacts accessibles par l’utilisateur autorisé de Contact
Manager associé à un département spécifique. Vous pouvez effectuer des recherches,
parcourir l’annuaire et le modifier en ajoutant, modifiant et supprimant des contacts.
Annuaire personnel : annuaire créé par vous-même, vous pouvez donc y effectuer des
recherches, le parcourir et le modifier en ajoutant, modifiant et supprimant des contacts.
Un « cadenas » à côté du type d’annuaire signifie que cet annuaire est verrouillé pour un quelconque type
d’utilisateurs. Une étoile jaune à côté du type d’annuaire signifie qu’il s’agit d’un annuaire « VIP » et que ses
contacts seront prioritaires lorsqu’ils seront dans une file d’attente gérée par l’application Imagicle Advanced
Queuing.
En cliquant sur « Créer un nouvel annuaire », vous pouvez ajouter un nouvel Annuaire personnel et le remplir
avec des contacts saisis manuellement ou avec des contacts importés à partir d’un fichier Excel/CSV.
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Ci-dessous figure un exemple d’ajout/de modification manuel(le) d’un contact avec tous les champs
disponibles :
Notez que pour chaque numéro de téléphone, vous pouvez également configurer un raccourci de
numérotation abrégée, fonctionnalité extrêmement puissante permettant d’appeler plus rapidement les
numéros de téléphone fréquemment appelés et de mieux s’en souvenir.
Demandez à votre administrateur système la plage de numérotation que vous pouvez utiliser pour la
numérotation abrégée.
Vous pouvez également ajouter des contacts à l’aide de l’importation CSV. Vous pouvez télécharger un modèle
vide depuis l’interface Web de Contact Manager et le remplir avec les données des contacts, en commençant
par la deuxième ligne (la première inclut les titres des champs). N’oubliez pas d’enregistrer le fichier CSV au
format « UTF-8 ».
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3 Contact Manager – Interface de téléphone IP Cisco
Contact Manager propose un accès à ses annuaires téléphoniques à partir de la plupart des téléphones IP Cisco
équipés d’un écran LCD, dont les séries 69XX, 79XX, 88XX, 89XX, 99XX.
Les téléphones IP Cisco doivent être enregistrés sur une plateforme d'appel dédiée Cisco UCM ou HCS ou
Webex Calling.
Pour accéder à l’annuaire Contact Manager, il vous suffit d’appuyer sur le bouton « Annuaire » spécifique de
votre téléphone IP. Si la connexion ne se fait pas, demandez à votre administrateur système de l’activer.
Voir l’exemple ci-dessous :
3.1 Effectuer des recherches et parcourir les annuaires et contacts sur votre
téléphone
Une fois dans le menu « annuaire » du téléphone, vous pouvez faire défiler la page jusqu’aux entrées de
Contact Manager. En cliquant sur cette option, vous accédez au sous-menu Contact Manager où s’affiche la
liste des annuaires auxquels vous avez accès. Cette liste comprend trois types d’annuaires différents :
1.
2.
3.
[PUB] = Annuaire public : inclut les contacts accessibles par tous les utilisateurs autorisés de Contact
Manager. Vous pouvez effectuer des recherches et parcourir cet annuaire, mais vous ne pouvez pas le
modifier.
[DEP] = Annuaire de département : inclut les contacts accessibles par l’utilisateur autorisé de Contact
Manager associé à un département spécifique. Vous pouvez effectuer des recherches, parcourir
l’annuaire et le modifier en ajoutant, modifiant et supprimant des contacts.
[PVT] = Annuaire personnel : annuaire créé par vous-même, vous pouvez donc y effectuer des
recherches, le parcourir et le modifier en ajoutant, modifiant et supprimant des contacts.
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Outre la liste d’annuaires, vous disposez de deux options de recherche de contacts différentes :
1.
2.
Recherche dans tous les annuaires : Cette option vous permet d’effectuer une recherche dans tous
les annuaires à l’aide d’un mode « simple », avec un champ de recherche unique (semblable à Google),
ou d’un mode « Avancé », où vous pouvez préciser le prénom/nom, la société, le numéro
professionnel, etc. ;
recherche rapide : cette option vous permet d’effectuer des recherches dans tous les annuaires à
l’aide du pavé numérique de la même façon que la recherche de contacts « T9 » des téléphones
mobiles. Par exemple, si vous avez besoin de chercher tous les contacts qui s’appellent « Wilson »,
vous devez saisir les chiffres 945766. Voir l’image ci-dessous.
Les résultats de recherche retournés incluent les entrées avec toute marque diacritique associée à la même
lettre. Par exemple, si vous recherchez "Muller", les résultats de la recherche incluent également Müller.
Pour appeler le contact ou simplement voir des détails supplémentaires, il vous suffit de cliquer sur le nom du
contact. Vous verrez tous les numéros de téléphone disponibles pour ce contact, avec la possibilité d’appeler le
contact (« composer »), de « modifier » les détails du contact (si cela est autorisé) ou de visualiser des « Info »
comme le nom de l’entreprise, l’e-mail, etc. Voir la capture d’écran ci-dessous :
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Dans vos annuaires de département et annuaires personnels, vous pouvez également ajouter/modifier des
contacts :
Le service téléphonique d’Imagicle Contact Manager inclut un bouton « Retour », pour revenir au niveau
précédent dans le menu arborescent, et un bouton « Sortie » en option pour quitter le service de Contact
Manager.
3.2 Annuaire des favoris
Si votre administrateur système a activé cette fonctionnalité, tout utilisateur désigné peut épingler des
contacts, inclus dans des annuaires publics ou privés, comme des favoris. Ces contacts seront ensuite inclus
dans l’annuaire intitulé « contacts favoris épinglés », accessible depuis le menu principal de Contact Manager :
Pour ajouter un nouveau contact dans l’annuaire ci-dessus, il vous suffit de parcourir vos contacts et
sélectionner ceux à ajouter. Accédez aux détails du contact et cliquez sur le bouton « Épingler ». Vous recevrez
un message de confirmation :
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Les favoris ajoutés depuis le service annuaire d’un téléphone IP ne sont pas disponibles dans les gadgets
Jabber/MS-Teams, le portail Web et UCX Console.
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3.3 ID de l’appelant
Grâce à l’association immédiate du numéro de l’appelant au contact de vos annuaires, vous obtenez sur-lechamp toutes les informations dont vous avez besoin sur l’écran de votre téléphone.
En fonction de la configuration mise en place par votre administrateur système, vous pouvez ou non obtenir le
nom du contact dans votre liste d’appels passés/reçus.
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4 Contact Manager – UCX Console
Les contacts de Contact Manager sont accessibles depuis toutes les versions de UCX Agent et Attendant
Console : Professional, Advanced 1/2/3.
Lorsque le client UCX Console s’exécute en mode plein écran, vous pouvez cliquer sur l’onglet « Contacts »
pour chercher, afficher, modifier ou supprimer des contacts.
L’onglet Contacts propose un seul champ de recherche et fonctionne comme une recherche Google sur tous les
champs de l’annuaire, y compris le prénom, le nom, les numéros de téléphone, etc. Voir la capture d’écran cidessous.
La fonctionnalité de recherche avancée permet de chercher des contacts en ajouter un ou plusieurs filtres dans
chaque champ disponible. Vous pouvez cliquer sur l’icône noire en forme d’entonnoir pour éliminer tous les
filtres. Voir la capture d’écran ci-dessous.
Les résultats de recherche retournés incluent les entrées avec toute marque diacritique associée à la même
lettre. Par exemple, si vous recherchez "Muller", les résultats de la recherche incluent également Müller.
Pour voir tous les détails d’un contact, vous pouvez sélectionner le contact et cliquer sur l‘icône
pour faire
apparaitre une nouvelle fenêtre contenant
toutes les informations sur le contact. Voir la capture d’écran ci-dessous.
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Selon vos autorisations, vous pouvez également modifier les informations sur le contact ou supprimer le
contact dans la fenêtre contextuelle. De plus, l’option « Créer un nouveau contact » vous permet d’ajouter un
nouveau contact et de l’attribuer à un annuaire spécifique.
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5 Gadget pour les clients Cisco Jabber et Webex
L’application Contact Manager inclut un gadget gratuit, appelé Contacts, qui vous permet de faire des
recherches et de parcourir et d’appeler les contacts auxquels vous avez accès. Vous pouvez accéder à cette
fonctionnalité en cliquant sur le bouton « Contact Manager » accessible depuis le panneau de gauche. Vous
pouvez vous connecter avec les mêmes informations de connexion que pour l’interface Web. L'administrateur
peut décider de maintenir les sessions de Gadget en vie pendant une longue période, conformément à tes
politiques locales.
Dans ce cas, vous avez la possibilité d’effectuer des recherches dans tous les annuaires en utilisant un champ
unique ou avec la « Recherche avancée ». Vous pouvez par ailleurs double-cliquer sur un quelconque annuaire
pour parcourir son contenu. Les résultats de recherche retournés incluent les entrées avec toute marque
diacritique associée à la même lettre. Par exemple, si vous recherchez "Muller", les résultats de la recherche
incluent également Müller.
Une fois que vous avez trouvé le contact que vous recherchez, vous pouvez simplement cliquer sur le lien du
numéro de téléphone qui s’affiche en bleu dans les détails du contact afin de passer un appel sortant vers ce
numéro en utilisant l’appareil téléphonique actuellement associé à Jabber.
Vous pouvez également ajouter et modifier les contacts avec les mêmes autorisations que ceux dont vous
disposez à partir de l’interface Web, tel que détaillé ci-dessus. Les numéros rapides peuvent également être
composés et modifiés sur le gadget Contact Manager.
L’ID de l’appelant s’affiche dans le message contextuel des appels entrants, si son numéro est disponible dans
vos annuaires.
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5.1 Saisir pour appeler
Grâce à Imagicle Gadget pour Jabber Desktop PC, il est possible d’ajouter la fonctionnalité Saisir pour appeler à
partir de n’importe quelle application : il suffit de sélectionner un numéro et d’appuyer sur CTRL-1 (ou le
raccourci configuré) pour l’appeler.
à
Pour activer la fonctionnalité Saisir pour appeler, vous devez
installer l’outil Imagicle One Desktop une seule fois, en cliquant en haut du Gadget comme sur l’image cidessous
Vous devez ensuite faire un clic droit sur l’icône One Desktop dans la zone de notification et Activer le service :
l’icône deviendra bleue une fois activée.
Le lien Options vous permet de changer le raccourci à utiliser pour appeler le numéro sélectionné.
Vous pouvez également ajouter automatiquement le préfixe (si nécessaire) de l’appel sortant pour la
fonctionnalité Saisir pour appeler.
Cette fonctionnalité ne prend en charge le SSO et n’est pas prise en charge par le client PC Cisco Webex.
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6 Gadget pour client web Cisco Finesse
L’application Contact Manager inclut un gadget gratuit pour Finesse, qui vous permet de faire des recherches,
de parcourir et d’appeler les contacts auxquels vous avez accès. Vous pouvez accéder à cette fonctionnalité en
cliquant sur le panneau « Contact Manager ».
Vous pouvez vous connecter avec les mêmes informations de connexion que pour l’interface Web.
L'administrateur peut décider de maintenir les sessions de Gadget en vie pendant une longue période,
conformément à tes politiques locales.
Dans ce panneau, vous avez la possibilité d’effectuer des recherches dans tous les annuaires en utilisant un
champ unique ou avec la « Recherche avancée ». Vous pouvez par ailleurs double-cliquer sur un quelconque
annuaire pour parcourir son contenu.
Les résultats de recherche retournés incluent les entrées avec toute marque diacritique associée à la même
lettre. Par exemple, si vous recherchez "Muller", les résultats de la recherche incluent également Müller.
Une fois que vous avez trouvé le contact que vous recherchez, vous pouvez cliquer sur le lien du numéro de
téléphone qui s’affiche en bleu dans les détails du contact afin de passer un appel sortant vers ce numéro en
utilisant un appareil téléphonique actuellement associé à cet utilisateur.
Le gadget Finesse Contact Manager propose également la fonctionnalité de transfert d’un appel actif vers un
contact Contact Manager, en cliquant sur les icônes
pour déclencher un transfert avec consultation
ou à l’aveugle.
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Vous pouvez également ajouter et modifier les contacts avec les mêmes autorisations que celles dont vous
disposez à partir de l’interface Web, tel que détaillé dans le paragraphe précédent. Les numéros rapides
peuvent également être composés et modifiés sur le gadget Contact Manager pour Finesse.
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7 Application pour client PC Microsoft Teams
L’application Contact Manager inclut une
application pour MS-Teams, appelée Annuaire
Imagicle, qui vous permet de faire des recherches
et de parcourir les contacts auxquels vous avez
accès. Vous pouvez accéder à cette fonctionnalité
en cliquant sur le bouton « Annuaire Imagicle »
accessible depuis le panneau de gauche.
Vous pouvez vous connecter avec les mêmes
informations de connexion que pour
l’interface Web. L'administrateur peut décider de
maintenir les sessions de Gadget en vie pendant
une longue période, conformément à tes
politiques locales.
Vous avez la possibilité d’effectuer des recherches
dans tous les annuaires en utilisant un champ
unique ou avec la « Recherche avancée ». Vous
pouvez par ailleurs double-cliquer sur un
quelconque annuaire pour parcourir son contenu.
Les résultats de recherche retournés incluent les
entrées avec toute marque diacritique associée à
la même lettre. Par exemple, si vous recherchez
"Muller", les résultats de la recherche incluent
également Müller.
Une fois que vous avez trouvé le contact souhaité, il vous suffit de double-cliquer sur le nom du contact pour
afficher ses coordonnées et tous les numéros de téléphone associés.
Vous pouvez également ajouter et modifier les contacts avec les mêmes autorisations que ceux dont vous
disposez à partir de l’interface Web, tel que détaillé ci-dessus. Les numéros rapides peuvent également être
modifiés sur l’application Contact Manager.
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