3.2.4 OLAP
L'Assistant de création de rapports OLAP permet de créer un rapport dans lequel les données OLAP sont affichées sous forme d'objet grille. Bien que semblable à l'Assistant de création de tableaux croisés à certains
égards, l'Assistant de création de rapports OLAP paraît toutefois différent en raison de l'obligation d'exploiter des sources de données OLAP. D'abord, vous spécifiez le lieu de stockage de vos données OLAP, puis vous choisissez les dimensions à inclure dans la grille. Ensuite, vous filtrez les données du rapport et vous choisissez le style de l'objet grille, que vous pouvez également personnaliser. Enfin, vous pouvez définir des étiquettes pour votre grille et insérer un diagramme, le cas échéant.
3.3 Démarrage rapide pour les nouveaux utilisateurs
Ce tutoriel a été conçu pour vous donner de l'assurance lors de la création de votre premier rapport.
Vous aurez l'occasion de vous familiariser avec le programme via la création d'une liste de clients. La liste des clients est un des rapports les plus couramment utilisés et renferme généralement des informations telles que le nom du client, la ville, la région et la personne à contacter.
Vous commencerez par apprendre les concepts de base : sélection d'une base de données, placement de champs dans le rapport, puis sélection des enregistrements que vous souhaitez inclure. Vous apprendrez ensuite à :
● insérer et déplacer des champs de base de données ;
● ajouter et mettre en forme un titre ;
● afficher un rapport dans l'onglet Aperçu pour perfectionner votre travail ;
● utiliser l'Expert Sélection pour être sûr que le rapport ne contiendra que les données souhaitées ;
● déplacer des objets ;
● regrouper et trier des données ;
● insérer des images ;
● imprimer un rapport.
3.3.1 Avant de commencer
Ce tutoriel suppose que vous soyez familiarisé avec Microsoft Windows et utilise les termes et les procédures de l'environnement Windows. Si vous n'êtes pas familiarisé avec Windows, veuillez vous reporter à la documentation accompagnant Microsoft Windows pour en savoir plus.
Si vous n'êtes pas familiarisé avec l'environnement de Crystal Reports, reportez-vous à la section
[page 206], qui décrit l'utilisation de la grille, l'utilisation de repères et les activités de mise en forme.
3.3.2 Création du rapport
1. Cliquez sur l'onglet
Page de début
si la Page de début n'apparaît pas déjà dans Crystal Reports.
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2. Dans la zone Nouveau, cliquez sur
Depuis la source de données
.
La boîte de dialogue Choisir une connexion à une source de données s'affiche.
Remarque
Vous pouvez créer des rapports à partir de fichiers de base de données, de sources de données SQL/
ODBC, de vues d'entreprise et de nombreuses autres sources de données.
3.3.2.1 Sélection d'une base de données à utiliser
L'étape suivante de la création d'un rapport consiste à sélectionner une base de données. Utilisez l'exemple de base de données Xtreme.mdb pour ce tutoriel.
Le fichier Xtreme.mdb est disponible sur le site Web de support de SAP Business Objects.
Copiez Xtreme.mdb sur l'ordinateur à un emplacement accessible au tutoriel.
3.3.2.1.1 Pour sélectionner une base de données
1. Dans la boîte de dialogue Expert Base de données, développez le dossier
Créer une nouvelle connexion
, puis le dossier
Fichiers de base de données
; recherchez enfin l'exemple de base de données
Xtreme.mdb
.
Remarque
Vous devez utiliser la boîte de dialogue Ouvrir pour rechercher la base de données Xtreme.
Remarque
Pour accéder aux propriétés d'une base de données ou d'un serveur, sélectionnez une base de données, puis cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nœud de la base de données dans l'Expert Base de données et sélectionnez Propriétés dans le menu contextuel.
2. Développez le nœud
Tables
de la connexion
Xtreme.mdb
pour afficher la liste des tables disponibles.
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La table Clients va permettre de générer un rapport à partir de la liste des clients.
3. Sélectionnez Clients, puis cliquez sur la flèche > pour l'ajouter à la liste Tables sélectionnées ; cliquez ensuite sur
OK
.
L'onglet Conception du Report Designer s'affiche.
4.
Dans la barre d'outils Standard, cliquez sur
Explorateur de champs
.
La boîte de dialogue Explorateur de champs apparaît.
Remarque
Selon son apparence lors de la dernière utilisation de Crystal Reports, la boîte de dialogue Explorateur de champs sera ancrée ou flottante. Pour en savoir plus sur l'ancrage des explorateurs, voir
Ouverture et ancrage des explorateurs
[page 92].
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3.3.2.2 Sections du rapport
L'onglet Conception comprend cinq sections : En-tête du rapport (EE), En-tête de page (EP), Détails (D), Pied de page du rapport (PE) et Pied de page (PP). Si à un moment ou un autre vous ne savez plus dans quelle section vous êtes en train de travailler, regardez simplement la zone ombrée sur la gauche du rapport qui affiche toujours les noms des sections ou leurs initiales. Voir
Si la case Noms de sections courts est cochée dans la zone Onglet Conception de la boîte de dialogue Options, les noms des sections En-tête du rapport, En-tête de page, Détails, Pied de page du rapport et Pied de page s'afficheront respectivement sous la forme EE, EP, D, PE et PP. Dans le cas contraire, procédez comme suit :
3.3.2.3 Insertion d'un champ
L'explorateur de champs permet d'insérer des champs de base de données au cours de la création de votre rapport.
Par défaut, cette boîte de dialogue reste affichée jusqu'à ce que vous la fermiez. Toutes les tables disponibles apparaissent dans cette boîte de dialogue.
Vous allez maintenant placer votre premier objet dans votre rapport en insérant le champ Nom du client.
3.3.2.3.1 Pour insérer un champ
1. Développez le nœud
Champs de base de données
dans la boîte de dialogue Explorateur de champs, puis développez une table.
2. Cliquez sur le nom de champ que vous souhaitez sélectionner.
Une fois le champ sélectionné, vous pouvez accéder aux valeurs de ce champ, ainsi qu'à son type et à sa longueur, en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris et en sélectionnant Parcourir les données dans le menu contextuel.
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3. Cliquez sur le champ
Nom du client
et faites-le glisser dans la section
Détails
de votre rapport.
Un cadre accompagne le curseur (flèche) lors du déplacement du champ dans le rapport.
○ Ce cadre représente l'objet que vous venez de sélectionner.
○ La taille du cadre correspond approximativement à celle des données du champ sélectionné.
4. Déplacez ce cadre le plus à gauche possible dans la section Détails.
Si vous le déplacez trop à gauche, la flèche se transforme en un curseur d'arrêt signifiant que vous ne pouvez pas faire glisser le champ si loin. En effet, vous ne pouvez pas placer d'objet en dehors des marges de la page.
L'onglet Conception doit maintenant ressembler à celui-ci :
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3.3.2.4 Champs
Avant de poursuivre, attardons-nous au champ que vous venez d'insérer dans la section Détails.
● Le cadre indique qu'une valeur de champ apparaîtra à cet endroit dans votre rapport.
● Si vous n'avez pas coché la case Afficher les noms des champs sur l'onglet Disposition de la boîte de dialogue
Options, le cadre d'objet contient des X afin d'indiquer que le champ de base de données contient une chaîne de texte. Les autres types de données sont représentées différemment. Par exemple, un type de données de devise est représenté par $55,555.56.
● Si votre rapport n'affiche pas de noms de champ, le nombre de X dans le cadre d'objet correspond à la largeur des données, le nombre maximal de caractères dans le champ tel que défini par la base de données. Que votre rapport affiche ou non des noms de champ, la largeur du cadre d'objet est la largeur du champ (la quantité d'espace allouée au champ pour l'impression). La largeur initiale affiche le nombre maximal de caractères dans un champ (utilisant la police sélectionnée pour le champ). Vous pouvez toutefois modifier cette largeur en redimensionnant le champ.
● La taille des caractères ou des X reflète la taille des caractères utilisés pour le champ.
● La police et le style (gras, souligné, etc.) des caractères ou des X sont ceux qui ont été sélectionnés pour les caractères de ce champ. Nous verrons plus tard comment modifier ces attributs.
● L'interligne est déterminé d'après la taille des caractères dans le champ.
3.3.2.5 Ajout des champs supplémentaires
L'étape suivante consiste à ajouter deux champs au rapport. Cette fois, vous utiliserez la combinaison
Ctrl-cliquer
afin de les ajouter simultanément.
3.3.2.5.1 Pour ajouter d'autres champs
1. Sélectionnez le champ
Ville
dans la boîte de dialogue Explorateur de champs, appuyez sur la touche
Ctrl
de votre clavier et sélectionnez également le champ
Pays
. Relâchez la touche
Ctrl
.
Si vous faites défiler la liste des champs, vous constatez que ces deux champs sont toujours sélectionnés.
Remarque
La combinaison Ctrl-clic vous permet de choisir une plage de champs non contigus. Vous pouvez utiliser la combinaison Maj-cliquer pour sélectionner plusieurs champs contigus d'une liste.
2. Faites glisser les champs pour les placer.
Un cadre apparaît alors que vous déplacez le curseur sur le rapport.
3. Placez les champs à droite du champ
Nom du client
.
Les deux champs s'affichent dans la section Détails, dans leur ordre d'origine.
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3.3.2.6 Sélection des champs
Lorsque vous cliquez sur un champ, le logiciel affiche quatre poignées, une sur chaque côté du cadre. Ces poignées indiquent que le champ est sélectionné ou actif. Quelle que soit l'opération que vous souhaitez effectuer sur un champ (changer la police, le déplacer, etc.), celui-ci doit d'abord être sélectionné.
● Cliquez sur le cadre avec le curseur de la souris. Les poignées de sélection apparaissent.
● Cliquez en dehors du cadre. Les poignées de sélection disparaissent.
Rien de plus simple pour sélectionner et désélectionner les objets.
3.3.2.7 Redimensionnement des champs
Pour redimensionner un champ, procédez comme suit :
1. Cliquez sur le champ
Nom du client
dans la section Détails pour le sélectionner.
2. Appuyez sur la touche
Ctrl
et cliquez sur l'en-tête du champ. Cette opération sélectionne les deux objets.
3. Positionnez le curseur sur la poignée de redimensionnement de droite des champs de façon à ce qu'il se transforme en curseur de redimensionnement.
4. Redimensionnez les champs sur la droite jusqu'à ce qu'ils atteignent environ 5 cm de longueur.
3.3.2.8 Visualisation du rapport
Voyons comment le rapport se présente à ce stade dès que les trois champs sont positionnés.
1.
Cliquez sur l'icône
Aperçu avant impression
dans la barre d'outils Standard pour faire apparaître l'onglet
Aperçu
.
Votre rapport doit maintenant ressembler à celui-ci :
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Remarque
Lorsque vous souhaitez afficher un aperçu du rapport pour la première fois, vous devez cliquer sur le bouton Aperçu avant impression de la barre d'outils Standard pour activer l'onglet Aperçu. Cet onglet apparaît à droite de l'onglet Conception. Vous pouvez basculer de la page de conception à celle de l'aperçu en cliquant sur les onglets respectifs.
Vous avez alors le début du rapport des clients auquel nous allons ajouter quelques champs supplémentaires.
2. Cliquez sur l'onglet
Conception
pour continuer.
3.3.2.9 Affichage des noms de champs
Nous avons décrit les images de champ (des cadres contenant des caractères de remplacement), mais il y aura des occasions où vous voudrez voir les noms des champs dans l'onglet Conception.
3.3.2.9.1 Pour afficher les noms de champs
1. Dans le menu
Fichier
, cliquez sur
Options
.
La boîte de dialogue Options apparaît, affichant l'onglet Disposition.
2. Activez l'option
Afficher les noms des champs
et cliquez sur
OK
.
Dans l'onglet Conception, vous verrez désormais les noms réels des champs au lieu de caractères les représentant (X, #, etc.).
3.3.2.10 Combinaison des champs de base de données dans un objet texte
Au lieu d'ajouter deux nouveaux objets distincts, un pour le champ Prénom du contact et l'autre pour le champ
Nom du contact, vous pouvez insérer les deux champs dans un objet texte. Cela vous permet de contrôler la mise en forme des deux champs en modifiant un seul objet. Lors de l'insertion des champs dans un objet texte, la taille des champs s'ajuste automatiquement (les espaces sont supprimés de chaque côté). Cela est important car si les champs ont une taille fixe, la taille des valeurs est variable, ce qui peut générer des espaces inutiles.
3.3.2.10.1 Pour combiner des champs dans un objet texte
1.
Cliquez sur
Insérer un objet texte
dans la barre d'outils Outils d'insertion. Un cadre apparaît à côté du curseur lorsque vous le déplacez dans le rapport.
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2. Insérez le champ dans la section
Détails
, à droite des autres champs.
L'onglet Conception fait automatiquement défiler la fenêtre vers la droite si nécessaire lors du déplacement du champ. Lorsque vous cliquez dans le rapport pour placer l'objet, un objet texte apparaît et la règle horizontale de l'onglet Conception se change en une règle/un sélecteur de tabulation qui sert à la modification d'un objet texte. Lorsque vous cliquez dans une zone vide du rapport ou sur un objet champ, la règle standard de l'onglet Conception réapparaît.
3. Cliquez sur la bordure de l'objet texte. Des poignées apparaissent sur tous les côtés de l'objet.
4. Déplacez le curseur vers la poignée droite de l'objet texte et augmentez la largeur d'environ 1 pouce. Si nécessaire, faites défiler la fenêtre vers la droite puis continuez.
5. Cliquez deux fois à l'intérieur de l'objet texte afin de le modifier. Notez que le point d'insertion clignote à l'intérieur.
6. Sélectionnez le champ
Nom du contact
dans la boîte de dialogue Explorateur de champs. N'oubliez pas que vous pouvez déplacer la boîte de dialogue en cliquant dans sa barre de titre et en la faisant glisser.
7. Faites glisser le champ vers l'objet texte.
8. Amenez le curseur sur l'objet texte et positionnez-le de sorte qu'il prenne la forme du curseur de glisserdéplacer.
9. Relâchez le bouton de la souris. Votre curseur apparaît alors à droite du champ
Nom du contact
.
10. Saisissez une virgule puis un espace après
Nom du contact
.
11. Dans la boîte de dialogue Explorateur de champs, sélectionnez le champ
Prénom du contact
.
12. Faites glisser le champ vers l'objet texte.
13. Amenez le curseur sur l'objet texte et positionnez-le de sorte qu'il prenne la forme du curseur de glisserdéplacer. Relâchez le bouton de la souris à droite de la virgule et de l'espace précédemment saisis. Le champ est inséré à cet endroit.
14. Cliquez sur l'onglet
Aperçu
pour visualiser les champs que vous venez de placer dans le rapport.
Votre rapport doit maintenant ressembler à celui-ci :
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3.3.2.11 Ajout de données de résumé
L'étape suivante consiste à ajouter des propriétés au rapport. Vous pouvez préciser l'auteur, le titre, le sujet d'un rapport, ainsi que des mots clés ou des commentaires. Ces propriétés permettent aux utilisateurs d'accéder rapidement aux informations relatives à un rapport.
3.3.2.11.1 Pour ajouter des propriétés au rapport
1. Dans le menu
Fichier
, cliquez sur
Propriétés du rapport
.
La boîte de dialogue Propriétés du rapport apparaît, affichant l'onglet Résumé.
2. Saisissez les informations relatives à votre rapport dans les zones de texte correspondantes. Saisissez "Liste des clients" dans la zone
Titre
. Ces données serviront par la suite.
3. Cliquez sur
OK
lorsque vous avez terminé.
3.3.2.12 Ajout d'un titre
Comme vous pouvez le constater, le rapport semble incomplet sans titre. Vous pouvez ajouter un titre à l'aide d'un objet texte ou faire en sorte que le programme utilise le titre précisé dans la boîte de dialogue Propriétés du rapport.
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3.3.2.12.1 Pour ajouter un titre
1. Cliquez sur l'onglet
Conception
.
2. Dans l'Explorateur de champs, faites défiler l'arborescence jusqu'à
Champs spéciaux
et développez cet
élément.
3. Sélectionnez
Titre du rapport
.
4. En maintenant le bouton de la souris appuyé, faites glisser le curseur sur votre rapport. Un cadre d'objet apparaît.
5. Placez le cadre dans le coin supérieur gauche de la section En-tête de page (EP) et relâchez le bouton de la souris.
6. Cliquez sur l'onglet
Aperçu
ou sur
Actualiser
pour vérifier les modifications.
L'objet titre du rapport affiche le titre que vous avez tapé dans la zone modifiable Titre de la boîte de dialogue
Propriétés du rapport.
3.3.2.13 Mise en forme des objets
Vous pouvez maintenant mettre en forme le titre du rapport. Cette fois, cependant, vous resterez dans l'onglet
Aperçu pour accomplir ce travail. Ceci vous permettra de voir votre travail plus facilement pendant la mise en forme du titre.
3.3.2.13.1 Pour mettre en forme un objet
1. Pour centrer le titre, vous devrez agrandir le champ
Titre
jusqu'à ce qu'il corresponde approximativement à la largeur des données dans le rapport. Pour cela, sélectionnez l'objet en cliquant dessus.
2. Déplacez votre curseur sur le bord droit de l'objet jusqu'à ce qu'il se transforme en curseur de redimensionnement. Faites glisser le bord droit du cadre jusqu'à ce qu'il corresponde au bord droit des données des champs
Nom du contact
.
Vous obtenez ainsi un grand champ qui s'étend du bord gauche au bord droit de votre rapport.
3.
L'objet titre du rapport étant toujours sélectionné, cliquez sur le bouton
Aligner au centre
de la barre d'outils Mise en forme. Le titre apparaît dès lors centré dans l'objet.
4. Cliquez sur l'objet texte avec le bouton droit de la souris et choisissez la commande
Mettre en forme le champ
dans le menu contextuel.
5. Dans l'Editeur de mise en forme qui s'affiche, cliquez sur l'onglet
Police
.
6. Définissez le titre du rapport sur une police active plus grande et plus grasse en sélectionnant
Gras
dans la liste
Style
et
16
(ou une taille de points adaptée à la police que vous utilisez) dans la liste
Taille
.
7. Modifiez la couleur du texte en sélectionnant
Rouge foncé
dans la palette
Couleur
. La mise en forme de votre texte apparaît dans la zone inférieure de la boîte de dialogue.
8. Cliquez sur
OK
lorsque vous avez terminé.
9. Redimensionnez éventuellement le cadre verticalement pour éviter que le titre n'apparaisse tronqué.
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Le titre se détache désormais du reste du rapport.
3.3.2.14 Ajout d'un en-tête de champ
Comme vous le voyez, le champ Nom du contact est le seul champ sans en-tête. Dans cette section, vous allez créer un en-tête.
3.3.2.14.1 Pour ajouter un en-tête de champ
1.
Cliquez sur
Insérer un objet texte
dans la barre d'outils Outils d'insertion.
2. Insérez l'objet texte dans la section
En-tête de page
située directement au-dessus du champ Nom du contact.
3.
texte.
Cliquez sur
Souligner
dans la barre d'outils Mise en forme, puis saisissez le
Nom du contact
dans l'objet
4. Placez votre curseur à l'extérieur de l'objet texte et cliquez.
Le champ Nom du contact a désormais un en-tête identique à celui des autres titres de champ.
3.3.2.15 Enregistrement du rapport
1.
Cliquez sur
Enregistrer
dans la barre d'outils Standard pour enregistrer votre travail.
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