Pour en savoir plus sur les hiérarchies, voir
Regroupement hiérarchique des données
[page 158].
7. Cliquez sur
OK
lorsque vous avez terminé.
Liens associés
Calcul des sous-totaux
[page 170]
9.3.2 Classement des groupes selon les valeurs de résumé
Vous avez la possibilité de classer les groupes par ordre croissant ou décroissant sur la base des valeurs de résumé. Vous voulez, par exemple, imprimer les sous-totaux des commandes de vos clients par région. Vous pourriez classer les groupes de la façon suivante :
● du montant des commandes le plus bas vers le plus élevé (ordre croissant) ;
● du montant des commandes le plus élevé vers le plus bas (ordre décroissant).
Pour classer les groupes d'un rapport par valeurs de résumé, utilisez la commande Expert Tri de groupes du menu
Rapport.
9.3.2.1 Pour classer les groupes selon les valeurs de résumé
1.
Cliquez sur
Expert Tri de groupes
dans la barre d'outils Experts.
L'Expert Tri de groupes s'affiche avec un onglet pour chaque groupe dans le rapport ayant un résumé.
2. Sélectionnez l'onglet correspondant au groupe à trier.
3. Sélectionnez l'option
Tout
dans la liste déroulante gauche.
4. Choisissez le résumé sur lequel vous souhaitez baser votre sélection dans la liste déroulante "basé sur" de droite.
La liste déroulante "basé sur" de droite s'applique aux cas contenant plusieurs résumés dans une section de groupe unique. Par exemple, dans un rapport des commandes, vous pouvez calculer les totaux des commandes de chaque client et en faire la moyenne, puis afficher la somme et la moyenne dans la même section de groupe. Vous sélectionnerez alors la somme ou la moyenne dans cette liste déroulante.
5. Spécifiez le sens du tri.
6. Pour trier un autre groupe, répétez les étapes 2 à 5.
Lorsque vous exécutez le rapport, le programme va classer les données en fonction des valeurs de résumé spécifiées.
9.3.3 Sélection des groupes N premiers ou N derniers ou de pourcentages
A certains moments, vous pouvez souhaiter afficher uniquement les groupes ou pourcentages supérieurs et inférieurs dans un rapport : les gammes de produit se vendant le plus vite, les premiers pays représentant 25 %
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des ventes, les états générant le plus de commandes, etc. Etant donné que ce type de sélection est très apprécié, le programme inclut l'Expert Tri de groupes qui permet de le configurer très facilement.
Vous devez tenir compte d'un autre élément lorsque vous définissez les N premiers, à savoir ce que vous souhaitez faire de tous les enregistrements des autres groupes qui ne répondent pas aux critères N premiers et N derniers que vous avez définis. Souhaitez-vous les éliminer totalement de votre rapport ou les rassembler tous dans un seul groupe ? Le programme vous permet de choisir l'une ou l'autre de ces options.
Remarque
Votre rapport doit contenir une valeur résumée pour être capable d'accomplir une sélection N premiers ou N
derniers. Voir
Résumé des données regroupées
[page 164].
Remarque
Il est recommandé de ne pas utiliser de groupe trié hiérarchiquement dans une section N premiers ou N derniers. L'intégrité du tri de votre groupe hiérarchique peut être affectée par la sélection N premiers ou N derniers.
9.3.3.1 Pour sélectionner les groupes N premiers ou N derniers
Remarque
Cette procédure vous indique comment sélectionner les groupes N premiers ou derniers. La méthode des pourcentages supérieurs ou inférieurs fonctionne de la même manière, à ceci près que vous spécifiez un pourcentage au lieu d'un nombre de groupes.
1. Créez un rapport et résumez les données selon vos besoins. Lorsque vous résumez les données, le programme répartit les données en groupes et calcule un résumé pour chacun d'entre eux.
○ Avec les groupes N premiers, le programme affiche les groupes qui ont les valeurs de résumé les plus
élevées (N premiers).
○ Avec les groupes N derniers, le programme affiche les groupes qui ont les valeurs de résumé les plus basses (N derniers).
2.
Cliquez sur le bouton
Expert Tri de groupes
dans la barre d'outils Experts.
L'Expert Tri de groupes s'affiche et contient un onglet pour le groupe.
Remarque
Si vous avez plusieurs groupes, le programme affichera un onglet pour chaque groupe.
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3. Choisissez
N premiers
ou
N derniers
dans la première liste déroulante.
4. Choisissez le résumé sur lequel vous souhaitez baser votre sélection dans la liste déroulante "basé sur" de droite.
La liste déroulante "basé sur" de droite s'applique aux cas contenant plusieurs résumés dans une section de groupe unique. Par exemple, dans un rapport des commandes, vous pouvez calculer les totaux des commandes de chaque client et en faire la moyenne, puis afficher la somme et la moyenne dans la même section de groupe. Vous sélectionnerez alors la somme ou la moyenne dans cette liste déroulante.
5. Dans la zone modifiable
N
, saisissez le nombre de groupes que vous voulez afficher. Par exemple :
○ Pour afficher les trois lignes de produits qui se vendent le plus rapidement, affectez la valeur trois à N.
○ Pour afficher les cinq régions de vente les moins productives, affectez la valeur cinq à N.
6. Cochez la case
Inclure les autres, avec le nom
et donnez un nom au groupe, si vous voulez réunir tous les autres enregistrements dans un groupe unique.
7. Sélectionnez
Inclure les valeurs égales
pour prendre en compte les groupes dont les valeurs résumées sont
égales.
Par exemple, supposons que vous disposiez des groupes suivants :
○ Commande 1 = 100
○ Commande 2 = 90
○ Commande 3 = 80
○ Commande 4 = 80
Si vous affectez au paramètre N premiers la valeur 3, mais que vous ne sélectionnez pas l'option "Inclure les valeurs égales", le rapport affiche Commande 1, Commande 2 et Commande 3.
Toutefois, si vous sélectionnez l'option "Inclure les valeurs égales", le rapport affiche Commande 1,
Commande 2, Commande 3 et Commande 4 même si N a pour valeur 3. De cette manière, le programme tient compte des valeurs des commandes 3 et 4.
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