● Vous pouvez quitter le mode édition en cliquant à l'extérieur du cadre de texte. Vous pouvez également appuyer sur les touches
Ctrl+Entrée
.
11.5.2 Création d'une lettre type à l'aide d'un objet texte
La section suivante vous montre comment créer une lettre type.
Vous allez utiliser un objet texte pour créer une lettre type. Cette lettre type sera reliée à une table de base de données de façon à ce que chaque lettre soit personnalisée avec les informations de la société provenant d'un enregistrement différent.
Si vous rencontrez des difficultés pour effectuer l'une des étapes, voir
Utilisation des objets texte
[page 197].
11.5.2.1 Pour créer une lettre type
Cette lettre comportera une date, une adresse de destinataire, une formule de début de lettre, un paragraphe et une formule de politesse.
1. Créez un nouveau rapport. Utilisez la table
Clients
de
Xtreme.mdb
.
L'onglet Conception apparaît.
2. Les titres de champs ne devant pas apparaître dans la lettre au-dessus des champs eux-mêmes, décochez la case
Insérer des en-têtes de champ détaillés
dans l'onglet Disposition de la boîte de dialogue
Options
.
3.
Insérez un objet texte dans la section
Détails
du rapport.
4. Cliquez sur le cadre de l'objet texte pour le placer en mode déplacement/redimensionnement.
5. Amenez le curseur sur la poignée de redimensionnement de droite et tirez-la jusqu'au bord droit de l'onglet
Conception
. La largeur de l'objet texte est alors proche de celle d'une page, environ 20 cm. Si nécessaire, faites défiler la fenêtre.
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6. Cliquez deux fois à l'intérieur de l'objet texte pour activer le mode édition. Vous pouvez maintenant commencer à travailler. Le logiciel décale alors le point d'insertion à l'extrême gauche à l'intérieur de l'objet.
11.5.2.2 Insertion d'une date
1. Pour insérer une date dans la lettre, développez
Champs spéciaux
dans la boîte de dialogue Explorateur de champs et faites défiler la liste jusqu'à ce que vous trouviez
Date d'impression
.
2. Cliquez sur
Date d'impression
et faites glisser le cadre de placement dans l'objet texte et placez-la au point d'insertion.
Remarque
Pour modifier le format de la date dans la lettre, cliquez deux fois sur l'objet texte pour le sélectionner.
Cliquez ensuite sur le champ Date d'impression et sélectionnez Format {Date d'impression} dans le menu contextuel. Apportez les modifications souhaitées dans l'onglet Date de l'Editeur de mise en forme.
3. Appuyez deux fois sur la touche Entrée pour laisser de la place entre la date et l'adresse et pour déplacer le point d'insertion un peu plus bas dans l'objet texte.
Astuce
Si vous n'avez pas sélectionné Taille modulable dans l'Editeur de mise en forme pour l'objet texte, vous devez peut-être redimensionner ce dernier ainsi que la section Détails.
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11.5.2.3 Création d'une adresse interne
1. Pour créer l'adresse, faites glisser les champs appropriés de la base de données dans l'objet texte, à partir de la table
Clients
de la boîte de dialogue Explorateur de champs.
2. Faites glisser le champ
Adresse 1
et placez-le au niveau du point d'insertion, puis appuyez sur
Entrée
. Le point d'insertion passe à la ligne suivante.
3. Faites glisser le champ
Ville
à la position d'insertion.
4. Saisissez une virgule et un espace.
5. Faites glisser le champ
Région
vers la position d'insertion.
6. Saisissez deux espaces.
7. Pour finir, faites glisser le champ
Code postal
, placez-le au point d'insertion et appuyez sur la touche
Entrée
.
Le point d'insertion passe à la ligne suivante.
8. Appuyez sur la touche
Entrée
encore une fois et passez à la ligne suivante à la position souhaitée pour insérer la formule de début de lettre. Ceci complète l'insertion de l'adresse du destinataire.
Remarque
Lorsque vous placez un champ dans un objet texte, celui-ci est automatiquement ajusté des deux côtés afin de ne contenir aucun espace superflu.
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11.5.2.4 Création d'une formule de début de lettre
1. Appuyez quatre fois sur
Entrée
pour faire descendre le point d'insertion.
2. Saisissez le mot "Bonjour" puis un espace (n'utilisez pas les guillemets).
3. Dans la boîte de dialogue Explorateur de champs, sélectionnez le champ
Titre
de la table
Clients
et faites-le glisser dans l'objet texte, immédiatement après l'espace. le point d'insertion passe à droite de ce champ.
4. Saisissez un espace. Le point d'insertion se place immédiatement après l'espace.
5. Revenez à la boîte de dialogue Explorateur de champs, faites glisser le champ
Nom du contact
dans l'objet texte jusqu'au point d'insertion. Celui-ci se déplace à droite du champ.
6. Placez deux points ":" au point d'insertion (sans les guillemets) et appuyez sur
entrée
deux fois pour faire descendre le point d'insertion de deux lignes.
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11.5.2.5 Création du corps de la lettre
1. Saisissez "Votre société" (sans les guillemets), une virgule et un espace.
2. Faites glisser le champ
Nom du client
dans l'objet texte, jusqu'à la position d'insertion (juste après l'espace).
Saisissez une virgule et un espace.
3. Saisissez une virgule et un espace.
4. Saisissez le texte ci-dessous (sans les guillemets) : "a aidé à faire de cette année une année exceptionnelle pour Xtreme Mountain Bikes, Inc. J'espère que l'an prochain sera aussi fructueux pour vous."
5. Appuyez deux fois sur la touche Entrée.
6. Saisissez "Sincères salutations," (sans les guillemets), une virgule et appuyez quatre fois sur la touche
Entrée
.
7. Pour terminer, saisissez votre nom.
L'onglet Conception doit maintenant ressembler à celui-ci :
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8.
Cliquez sur le bouton
Aperçu avant impression
dans la barre d'outils Standard pour afficher un aperçu de la lettre type.
Votre lettre doit ressembler à ceci :
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