Messages électroniques de l’entreprise et rendez-vous. Sony Ericsson Xperia X1, Xperia X1a
Messages électroniques de l’entreprise et rendez-vous
Synchronisation du téléphone avec un serveur Exchange
Pour vous maintenir à jour en ce qui concerne le courrier de votre entreprise et les rendez-vous planifiés lorsque vous êtes absent du bureau, vous pouvez établir une connexion sans fil à Internet sur votre téléphone et synchroniser ces informations avec le serveur Exchange de votre entreprise. Vous pouvez aussi accéder au carnet d’adresses de votre entreprise à tout moment.
Votre entreprise doit posséder un serveur de messagerie qui exécute le serveur Microsoft® Exchange avec Exchange
ActiveSync.
Configuration d’une connexion au serveur Exchange
Avant de pouvoir commencer à synchroniser des informations à partir d’un serveur Exchange ou d’y accéder, vous devez configurer une connexion au serveur Exchange sur votre téléphone. Il peut être nécessaire de vous procurer les informations suivantes auprès de votre administrateur réseau :
1
•
Nom du serveur Exchange (doit être le nom du serveur
Outlook Web Access)
•
Nom du domaine
• Nom d’utilisateur et mot de passe utilisés au travail
Pour configurer une connexion au serveur Exchange
Appuyez sur > Messagerie > Configurer la messagerie .
2 Saisissez votre adresse électronique et appuyez sur Suivant .
3 Désactivez la case à cocher Essayer d’obtenir les paramètres de messagerie automatiquement sur Internet
, puis appuyez sur
Next .
4 Dans la liste Votre fournisseur de messagerie , sélectionnez
Serveur Exchange , puis appuyez sur Suivant .
5 Appuyez à nouveau sur Suivant .
6 Assurez-vous que l’adresse électronique est correcte, puis appuyez sur Suivant .
7
Dans la zone
Adresse du serveur
, saisissez le nom du serveur
Exchange, puis appuyez sur Suivant .
8 Saisissez votre nom d’utilisateur, votre mot de passe et votre domaine, puis appuyez sur Suivant .
9 Activez les cases à cocher des types d’éléments d’informations que vous souhaitez synchroniser avec le serveur Exchange.
10 Pour modifier les paramètres de synchronisation d’un type d’informations, par exemple E-mail, sélectionnez celui-ci et appuyez sur Paramètres .
11 Appuyez sur Terminer . Votre téléphone démarre automatiquement la synchronisation.
Si vous avez synchronisé des messages électroniques avec votre ordinateur auparavant, ouvrez ActiveSync sur votre téléphone et sélectionnez Menu > Ajouter source serveur pour configurer une connexion au serveur Exchange. Quand vous êtes invité à sélectionner des types d’informations à synchroniser, vous devez d’abord désactiver la case à cocher E-mail sous l’élément de l’ordinateur Windows avant de pouvoir activer la case à cocher
sous Serveur Exchange.
1
Pour modifier les paramètres du serveur Exchange
Appuyez sur > Programmes > ActiveSync .
2 Appuyez sur
Menu
>
Configurer le serveur
.
Démarrage de la synchronisation
Avant de commencer à synchroniser avec le serveur Exchange, assurez-vous qu’une connexion de données à Internet est configurée sur votre téléphone et que la synchronisation peut
être effectuée sans fil. Votre téléphone commence automatiquement la synchronisation quand vous avez terminé de configurer une connexion au serveur Exchange.
Si vous connectez votre téléphone à un ordinateur de bureau à l’aide d’une connexion USB ou Bluetooth, vous pouvez utiliser celle-ci pour accéder au réseau et télécharger le courrier Outook ainsi que d’autres informations sur votre téléphone.
Pour lancer la synchronisation manuellement
1
Appuyez sur
2 Appuyez sur Sync .
> Programmes > ActiveSync .
Manipulation des messages électroniques de l’entreprise
Vous pouvez utiliser votre téléphone pour accéder instantanément aux messages électroniques de votre entreprise et les gérer facilement. Vous disposez de nombreux outils tels que Direct Push, Fetch Mail, la recherche à distance et les indicateurs de message électronique pour gérer vos messages
électroniques sur le téléphone.
Certaines fonctionnalités de messagerie dépendent de la version du serveur Microsoft Exchange utilisée dans votre entreprise.
Pour connaître la disponibilité de ces fonctionnalités, consultez votre administrateur réseau.
Synchronisation automatique à l’aide de Direct Push
La technologie Direct Push (fonction Push email) permet de recevoir de nouveaux messages électroniques dans votre téléphone dès qu’ils arrivent dans votre boîte de réception sur le serveur Exchange. Cette fonctionnalité est également applicable
à des éléments tels que les contacts, le calendrier et les tâches.
Pour utiliser Direct Push, vous devez disposer d’une connexion
GPRS sur votre téléphone. Vous devez aussi effectuer une synchronisation complète entre le téléphone et le serveur
Exchange avant de pouvoir activer Direct Push.
Lorsque les connexions GRPS et Wi-Fi sont activées simultanément, la fonction Direct Push opte systématiquement pour la connexion Wi-Fi.
La fonction Direct Push ne fonctionne avec votre téléphone que si votre entreprise utilise le serveur Microsoft Exchange 2003
Service Pack 2 (SP2) avec Exchange ActiveSync ou une version ultérieure.
1
Pour activer Direct Push avec ActiveSync
Appuyez sur > Programmes > ActiveSync .
2 Appuyez sur Menu > Planification .
3 Sélectionnez À l’arrivée des élém.
dans les zones Périodes de pointe
et
Périodes hors pointe
.
Les mises à jour fréquentes peuvent être onéreuses.
1
Pour activer Direct Push avec Comm Manager
Appuyez sur > Programmes > Comm Manager .
2 Sélectionnez Activé(e) pour Microsoft Direct Push .
Les mises à jour fréquentes peuvent être onéreuses.
Synchronisation planifiée
Si vous ne souhaitez pas utiliser Direct Push, vous pouvez configurer une planification normale pour synchroniser le courrier Outlook et les informations. Définissez la fréquence de synchronisation pendant les périodes de pointe (correspondant généralement à vos heures de travail) lorsque le volume de courrier électronique est important ainsi que pendant les périodes hors pointe lorsque le volume de courrier électronique est faible.
1
Pour planifier la synchronisation
Appuyez sur > Programmes > ActiveSync .
2 Appuyez sur Menu > Planification .
3 Dans les zones Périodes de pointe et Périodes hors pointe , sélectionnez l’intervalle souhaité.
4 Appuyez sur ok .
Pour définir les jours et les heures des périodes de pointe et des périodes hors pointe, appuyez sur Périodes de pointe dans la phrase apparaissant en bas de l’écran.
Téléchargement instantané par l’intermédiaire de Fetch
La fonction Fetch Mail vous permet de télécharger immédiatement un message électronique entier sans exécuter
28 Messages électroniques de l’entreprise et rendez-vous
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d’action Envoyer/Recevoir complète. Le téléchargement est limité au seul message électronique souhaité et contribue à réduire le coût des données.
La fonction Fetch Mail ne fonctionne avec votre téléphone que si votre entreprise utilise le serveur Microsoft Exchange 2007 ou ultérieur.
Pour télécharger instantanément par l’intermédiaire de
Fetch Mail
1
Appuyez sur > Messaging > Outlook E-mail .
2 Appuyez sur un message électronique pour l’ouvrir.
3 Si le message électronique n’est que partiellement téléchargé, faites défiler jusqu’en bas du message, puis appuyez sur Obtenir le reste du message .
4 Attendez le reste du corps du message à télécharger.
La limite de taille de téléchargement initiale pour la synchronisation des messages électroniques peut être modifiée.
Pour modifier la limite de taille de téléchargement initiale des messages électroniques
1 Dans ActiveSync sur votre téléphone, appuyez sur Menu >
Options .
2
Appuyez sur
, puis sur
Paramètres
.
3 Dans la zone Limite taille téléchargement , sélectionnez une option.
4 Appuyez sur ok .
Recherche de messages électroniques sur le serveur
Exchange
Vous pouvez accéder à des messages qui ne sont pas disponibles dans votre téléphone en effectuant une recherche dans la boîte aux lettres du serveur Microsoft Exchange. Les résultats de la recherche sont téléchargés et affichés dans un dossier Résultats recherche.
Votre entreprise doit utiliser le serveur Microsoft Exchange 2007 ou une version ultérieure.
1
Pour rechercher des messages électroniques sur le serveur
Exchange
Appuyez sur >
Messaging
>
Outlook E-mail
.
2 Appuyez sur Menu > Tools > Search Server .
3
Dans la zone de texte
Look for
, saisissez le mot clé de la recherche.
4 Choisissez une période au cours de laquelle les messages qui font l’objet d’une recherche ont été envoyés.
5 Dans la liste
Look in
, spécifiez si vous souhaitez effectuer la recherche dans votre boîte de réception ou d’envoi seulement ou dans tous les dossiers.
6 Cliquez avec le stylet sur Search .
Balisage des messages
Les indicateurs vous rappellent des demandes ou des
événements importants qui sont signalés dans les messages. Le balisage des messages est une fonction pratique du Courrier
Outlook du bureau qui est également accessible dans le programme Outlook Mobile de votre téléphone. Vous pouvez baliser les messages reçus sur votre téléphone.
Les indicateurs ne sont activés que si les messages électroniques sont synchronisés avec le serveur Microsoft Exchange 2007 ou ultérieur. Ils sont désactivés ou masqués si les messages
électroniques sont synchronisés avec des versions antérieures du serveur Microsoft Exchange.
1
Pour baliser ou débaliser un message
Appuyez sur > Messagerie > Courrier Outlook .
2 Appuyez sur un message pour l’ouvrir.
3 Appuyez sur Menu > Suivi et sélectionnez une des options suivantes :
• Définir l’indicateur
– Permet de marquer le message avec un indicateur rouge pour indiquer qu’il nécessite un suivi.
• Indicateur de fin
– Permet de marquer le message avec une coche pour indiquer que le problème ou la demande du message électronique est déjà terminé.
•
Effacer l’indicateur – Permet de supprimer l’indicateur pour annuler le balisage du message.
Des rappels de message électronique sont affichés dans votre téléphone si des messages sont balisés avec des rappels et synchronisés à partir du serveur Exchange.
Réponse automatique Absent(e) du bureau
Microsoft® Office Outlook® Mobile vous permet de récupérer et de modifier votre état Absent(e) du bureau. À l’instar du Courrier
Outlook du bureau, Outlook Mobile envoie automatiquement un message de réponse automatique lorsque vous n’êtes pas disponible.
1
Pour envoyer des messages de réponse automatique
Absent(e) du bureau
Appuyez sur > Messagerie > Courrier Outlook .
2
Appuyez sur
Menu
>
Outils
>
Absent(e) du bureau
.
3 Dans la liste Je suis actuellement , sélectionnez Absent(e) du bureau .
4 Saisissez votre message de réponse automatique, puis appuyez sur Terminé .
Affichage d’un document lié à un message électronique
Quand vous recevez un message électronique contenant un lien vers un document tel qu’un document PDF ou un document
Microsoft® Office situé sur SharePoint ou sur un serveur de fichiers interne, vous pouvez afficher le document sur votre téléphone.
1
Vous ne pouvez afficher le document que si vous possédez un compte Microsoft Outlook qui est synchronisé avec le serveur
Microsoft Exchange 2007 ou une version ultérieure. Le serveur
Exchange doit aussi être configuré pour autoriser l’accès aux bibliothèques de documents SharePoint ou aux serveurs de fichiers internes.
Pour afficher un document lié à un message électronique
Appuyez sur > Messagerie .
2 Sélectionnez un compte de messagerie, puis ouvrez un message possédant un lien vers un document SharePoint.
3 Appuyez sur le lien pour ouvrir et afficher le document.
Gestion des dossiers
Vous pouvez sélectionner les dossiers de votre téléphone à synchroniser avec le serveur Exchange. Vous pouvez aussi créer, renommer ou supprimer facilement des dossiers.
1
Pour synchroniser des dossiers
Appuyez sur > Messagerie > Courrier Outlook .
2 Appuyez sur Menu > Outils > Gestion des dossiers .
3 Activez les cases à cocher des dossiers que vous souhaitez synchroniser.
4 Appuyez sur ok .
Vous pouvez appuyer rapidement deux fois sur un dossier pour afficher ses sous-dossiers.
Gestion des demandes de réunion
Lorsque vous planifiez et envoyez des demandes de réunion à partir de votre téléphone, vous pouvez inviter des participants à votre réunion et vérifier leur état pour vous renseigner sur leur disponibilité. Lorsque vous recevez une demande de réunion, vous pouvez y répondre en l’acceptant ou en la refusant. La demande de réunion indique aussi clairement s’il existe ou non des réunions conflictuelles ou adjacentes.
1
Pour répondre à une demande de réunion
Appuyez sur > Messagerie > Courrier Outlook .
2 Appuyez sur un message électronique de demande de réunion pour l’ouvrir.
3 Pour vérifier votre disponibilité à l’heure de la réunion demandée, appuyez sur Afficher votre calendrier .
4 Appuyez sur Accepter pour répondre et accepter la demande de réunion ou appuyez sur
Menu
>
Refuser
si vous ne pouvez pas participer à la réunion.
5
Spécifiez si vous souhaitez ou non modifier votre message
électronique de réponse avant l’envoi, puis appuyez sur ok .
Messages électroniques de l’entreprise et rendez-vous 29
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6 Une demande de réunion acceptée est automatiquement ajoutée sous forme de rendez-vous dans le Calendrier de votre téléphone.
Si l’heure de la réunion est en conflit avec vos autres rendezvous, l’état Conflit de planification apparaît en haut du message
électronique.
1
Pour afficher la liste des participants à la réunion
Appuyez sur >
Calendrier
.
2 Appuyez sur un rendez-vous pour l’ouvrir, puis appuyez sur
Participants .
Quand vous affichez une réunion que vous avez organisée, la liste indique les participants qui ont accepté ou refusé la réunion si votre entreprise utilise le serveur Microsoft Exchange 2007 ou une version ultérieure.
Pour afficher les informations de contact des participants
1 Dans la liste des participants à la réunion, sélectionnez le nom d’un participant.
2 Si le participant ne figure pas dans votre liste de contacts, appuyez sur Annuaire de l’entreprise pour afficher les informations du contact.
Recherche de contacts dans l’annuaire de l’entreprise
Outre les contacts de votre téléphone, vous pouvez accéder aux informations relatives aux contacts issus de l’annuaire de votre entreprise. Vous pouvez effectuer une recherche à l’aide des informations suivantes, pour autant que celles-ci soient incluses dans l’annuaire de l’entreprise : prénom, nom, nom de messagerie, nom d’affichage, adresse de messagerie ou bureau.
L’annuaire de l’entreprise n’est accessible que si votre entreprise exécute le serveur Microsoft Exchange 2003 SP2 ou une version ultérieure et si vous avez terminé votre première synchronisation avec le serveur Exchange.
Pour rechercher des contacts dans l’annuaire de l’entreprise
1 Effectuez la synchronisation avec le serveur Exchange si vous ne l’avez encore jamais fait.
2 Exécutez une des opérations suivantes :
•
Appuyez sur
>
Contacts
>
Menu
>
Annuaire de l’entreprise .
•
Dans un nouveau message, appuyez sur
À:
ou appuyez sur Menu > Ajouter un destinataire , puis sur Annuaire de l’entreprise .
•
Dans une nouvelle demande de réunion, appuyez sur
Participants , sélectionnez Ajouter un participant requis ou
Ajouter un participant facultatif , puis appuyez sur Annuaire de l’entreprise .
3 Saisissez le nom complet ou partiel du contact, puis appuyez sur Rechercher .
4 Dans la liste des résultats de la recherche, appuyez sur un contact pour le sélectionner.
Vous pouvez enregistrer un contact de l’annuaire de l’entreprise dans votre téléphone en faisant défiler jusqu’au contact, puis en appuyant sur Menu > Enregistrer dans les contacts .
Sécurité du courrier électronique
Signature numérique et chiffrement des messages
Le programme Windows Mobile® de votre téléphone protège vos courriers électroniques Outlook par l’intermédiaire de
Secure/Multipurpose Internet Mail Extension (S/MIME), qui vous permet de signer numériquement vos messages et de les chiffrer.
La signature numérique d’un message applique votre certificat au message, avec la clé d’autorisation. Cela prouve au destinataire que le message a bien été envoyé par vous et non par un imposteur ou un pirate et que le message n’a pas été altéré.
Le chiffrement protège la confidentialité de votre message en convertissant le texte brut lisible en texte chiffré (illisible). Seul le destinataire qui possède la clé d’autorisation peu déchiffrer le message.
Le chiffrement S/MIME et les signatures numériques pour les appareils Windows Mobile® ne sont disponibles qu’avec le serveur Exchange 2003 SP2 ou toute version ultérieure prenant en charge S/MIME. Si vous n’utilisez pas un des ces produits ou si vous ne les avez pas encore synchronisés, ces options ne sont pas disponibles.
1
Vous pouvez chiffrer un message avec ou sans certificat.
Toutefois, pour lire un message chiffré, vous avez besoin d’un certificat valide.
1
Pour signer et chiffrer individuellement un nouveau message
Appuyez sur > Messagerie > Courrier Outlook .
2
Appuyez sur
Menu
>
Nouveau
pour créer un nouveau message.
3 Appuyez sur Menu > Options de message .
4 Dans la liste Sécurité , sélectionnez le chiffrement seulement, la signature seulement ou les deux.
5 Appuyez sur ok .
Pour vérifier la signature numérique d’un message signé que vous recevez
Appuyez sur > Messagerie > Courrier Outlook .
2 Ouvrez le message électronique Outlook qui a été signé numériquement.
3 En haut du message, appuyez sur Afficher l’état de la signature .
4 Appuyez sur Menu > Vérifier le certificat .
5
Pour afficher les détails du certificat dans le message, appuyez sur Menu > Afficher le Certificat .
Une signature numérique peut ne pas être valide pour plusieurs raisons. Par exemple, le certificat de l’expéditeur peut être expiré, il peut avoir été révoqué par l’autorité du certificat ou le serveur qui vérifie le certificat peut ne pas être disponible. Contactez l’expéditeur pour signaler le problème.
1
Signature numérique et chiffrement de tous les messages
Appuyez sur >
Programmes
>
ActiveSync
.
2 Appuyez sur Menu > Options .
3 Sélectionnez le type d’information E-mail , puis appuyez sur
Paramètres . Dans l’écran Options synchronisation e-mail, appuyez sur Avancés .
4 Sélectionnez une des options suivantes, ou les deux :
•
Signer les e-mails sortants – Signe tous vos messages
électroniques sortants pour que les destinataires soient certains que les messages ont été envoyés par vous et n’ont pas été altérés.
•
Chiffrer les e-mails sortants – Chiffre tous vos messages
électroniques sortants pour que leur contenu soit illisible aux yeux de toute autre personne que les destinataires prévus.
5 Appuyez sur Sélectionner certificat pour sélectionner le certificat de signature ou de chiffrement des messages
électroniques sortants.
Vous devez obtenir un certificat valide pour signer et chiffrer les messages électroniques avec succès.
Définition d’autorisations pour un message
électronique
L’envoi de messages avec des autorisations restreintes à l’aide de la gestion des droits relatifs à l’information constitue un moyen de protéger vos messages électroniques.
Cela ne fonctionne qu’avec un compte de messagerie Microsoft
Outook et à condition que votre entreprise utilise RMS Server
SP1.
1
Pour définir des autorisations pour un message
électronique
Appuyez sur > Messagerie > Courrier Outlook .
2
Appuyez sur
Menu
>
Nouveau
pour créer un nouveau message.
3
Appuyez sur
Menu
>
Options de message
.
4 Dans la liste Autorisations , sélectionnez une des options suivantes :
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