Connect App for Sage Intacct | Xerox App Gallery Guide d'installation

Xerox Connect App pour
Sage Intacct
®
DÉMARRAGE RAPIDE
Guide de démarrage rapide pour Xerox® Connect App pour Sage
Intacct
DESCRIPTION
Xerox® Connect App pour Sage Intacct (Connect pour Sage Intacct) est une application Xerox
Gallery App qui permet aux utilisateurs de se connecter à leur compte Intacct, directement sur
l'appareil. Xerox® Workplace Solutions (Xerox® Workplace Suite et Xerox® Workplace Cloud)
fonctionne avec la technologie Single Sign-on, ce qui rend la connexion rapide et facile. Grâce à
la technologie de saisie des factures de l'application, les utilisateurs peuvent aisément numériser,
prévisualiser et saisir les détails de leurs factures papier. Ces détails sont ensuite utilisés comme
données pour créer une nouvelle facture dans Intacct (comptes fournisseurs). Les utilisateurs
peuvent également numériser, prévisualiser et joindre des paiements à des factures existantes et
en suspens (comptes clients). Connect pour Sage Intacct est disponible pour le client qui achète
l'application et la télécharge en utilisant un compte Xerox App Gallery. Vous pouvez en faire
l'essai pendant une durée limitée.
Configuration requise
Pour plus d'informations concernant les
paramètres ci-dessus, veuillez consulter
l'assistance en ligne de Xerox App Gallery
à l'adresse :
https://www.support.xerox.com/support/xeroxapp-gallery.com
Dans ce guide, le mot « périphérique » est utilisé comme synonyme et peut être remplacé par
« imprimante multifonction » ou « imprimante ».
INSTALLATION DE XEROX® CONNECT
APP POUR SAGE INTACCT
Tous les appareils doivent disposer des éléments suivants :
La procédure présentée ci-dessous suppose que
vous avez créé un compte Xerox App Gallery. Si
vous n’avez pas accès à un compte Xerox App
Gallery, reportez-vous au Guide de démarrage
rapide de Xerox App Gallery pour savoir
comment en créer un.
®
Xerox Connect App pour Sage Intacct est conçu pour fonctionner avec les imprimantes
multifonctions compatibles avec la technologie Xerox® ConnectKey® Technology, ainsi qu'avec
les périphériques AltaLink® et VersaLink®.
•
®
Xerox Extensible Interface Platform (EIP) doit être activé pour permettre l'installation de
l'application.
–
•
•
Les appareils doivent prendre en charge EIP 3.7 ou une version supérieure
ConnectKey® App Installation (Weblet Install Policy) doit être activé pour permettre
l'installation de l'application.
Assurez-vous que l'appareil peut communiquer par Internet.
Remarque :
Certains réseaux nécessitent un proxy pour communiquer par Internet.
Si la vérification de certificat SSL est activée sur le périphérique, assurez-vous que les
certificats de sécurité sont chargés.
Par défaut, les certificats Xerox® Solutions sont préchargés depuis 2016 sur tous les
périphériques compatibles avec la technologie
Xerox® ConnectKey® i-Series, AltaLink® et VersaLink®.
Remarque :
Pour des instructions détaillées sur l’ajout d’un
périphérique et pour ajouter ou installer des
applications sur votre compte Xerox® App
Gallery, reportez-vous aux liens de
documentation à la fin de ce guide.
DÉMARRAGE RAPIDE
Xerox® Connect App pour Sage Intacct
INSTALLER LES APPLICATIONS DE
GALLERY DEPUIS LE PORTAIL WEB
XEROX® APP GALLERY (PAYANT)
Ouvrez l'URL de Xerox® App Gallery :
https://appgallery.services.xerox.com
2. Appuyez sur Connexion.
3. Entrez une adresse courriel et un mot de
passe valides.
4. Sous l’onglet Périphériques, ajoutez si
nécessaire une imprimante simple ou
multifonction.
5. Sous l'onglet Toutes les applications,
sélectionnez l'application voulue.
6. Sélectionner le bouton Abonnement.
7. Acceptez le Contrat de licence
d'utilisateur final (CLUF).
8. Sélectionnez Valider.
9. Complétez les informations de facturation
et sélectionnez Commander.
10. Sélectionnez Terminé.
11. Vérifiez la boîte de réception de votre
messagerie électronique pour la
confirmation d'achat.
1.
INSTALLER LES APPLICATIONS DE
GALLERY DEPUIS LE PORTAIL WEB
XEROX® APP GALLERY (VERSION
D'ESSAI)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Ouvrez l'URL de Xerox App Gallery :
https://appgallery.services.xerox.com
Appuyez sur Connexion.
Entrez une adresse courriel et un mot de
passe valides.
Sous l’onglet Périphériques, ajoutez si
nécessaire une imprimante simple ou
multifonction.
Sous l'onglet Toutes les applications,
sélectionnez l'application voulue.
Sélectionnez le bouton Installer.
Cliquer sur le bouton lance l'écran
d'installation de la version d'essai.
Sélectionnez les périphériques pour
lesquels vous voulez essayer l'application,
puis sélectionnez Installer
CONFIGURATION DE GALLERY APPS
POUR SINGLE SIGN-ON :
L'APPLICATION EST RÉPERTORIÉE
DANS XEROX ® WORKPLACE SUITE
Important : les administrateurs de Xerox®
Workplace Suite doivent effectuer les
procédures suivantes. Si vous n'avez pas
d'autorisation administrateur pour Xerox
Workplace Suite, contactez l'administrateur
approprié pour exécuter les étapes de
configuration administrateur suivantes :
1.
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6.
7.
Lancez Xerox® Workplace Suite.
Cliquez sur Paramètres.
Sélectionnez Single Sign-On.
Si l'application que vous venez d'acheter
apparaît dans la liste, cliquez dessus et
sélectionnez Échanger les clés.
Une demande par courriel sera envoyée à
Xerox SSO Apps.
L'administrateur de l'application SSO
enverra alors par courriel la clé requise à
l'administrateur de Xerox Workplace
Suite.
L'administrateur de Xerox® Workplace
Suite pourra alors entrer la clé publique de
l'application.
SSO sera ainsi activé pour l'application. Les
utilisateurs pourront dorénavant choisir
d'utiliser Single Sign-On lors de leur première
tentative de connexion.
CONFIGURATION DE GALLERY APPS
POUR SINGLE SIGN-ON :
L'APPLICATION N'EST PAS
RÉPERTORIÉE DANS XEROX
WORKPLACE SUITE
Important : les administrateurs de Xerox®
Workplace Suite doivent effectuer les
procédures suivantes. Si vous n'avez pas
d'autorisation administrateur pour Xerox
Workplace Suite, contactez l'administrateur
approprié pour exécuter les étapes de
configuration administrateur suivantes :
1.
2.
3.
4.
5.
Lancez Xerox® Workplace Suite.
Cliquez sur Paramètres.
Sélectionnez Single Sign-On.
Si l'application que vous venez d'acheter
n'apparaît pas dans la liste, cliquez sur
Action -> Nouveau.
Complétez la description, l'éditeur et
l'adresse courriel de l'éditeur, l'identifiant
de l'application et l'URL de redirection.
Ces informations devraient être incluses dans
la description figurant sur l'écran Détails de
l'application d'App Gallery. Si ces informations
ne sont pas disponibles, contactez le créateur
de l'application.
6.
7.
Sélectionnez Envoyer.
Cliquez sur l'application et sélectionnez
Échanger les clés.
8. Une demande par courriel sera envoyée à
Xerox SSO Apps.
9. L'administrateur de l'application SSO
enverra alors par courriel la clé requise à
l'administrateur de Xerox Workplace
Suite.
10. L'administrateur de Xerox Workplace
Suite pourra alors entrer la clé publique de
l'application.
SSO sera ainsi activé pour l'application. Les
utilisateurs pourront dorénavant choisir
d'utiliser Single Sign-On lors de leur première
tentative de connexion.
CONFIGURATION INITIALE
Avant de pouvoir utiliser Connect pour Sage
Intacct, vous devez approuver l'application en
ajoutant l'ID de l'expéditeur Xerox à votre
compte Intacct. Vous devrez également créer
un rôle personnalisé avec des autorisations,
ainsi qu'un utilisateur de services web auquel
vous attribuerez le rôle personnalisé. Vous
trouverez le guide complet de la configuration
initiale sur le site d'assistance de Connect pour
Sage Intacct : https://intacct.xeroxinvoices.com
Lors de l'installation de Connect pour Sage
Intacct, une fenêtre de configuration d'App
Gallery s'affiche, vous invitant à saisir un ID
d'entreprise. Il s'agit de l'identifiant
d'entreprise pour votre compte Intacct. Vous
trouverez cet ID dans les paramètres d'Intacct
sous Informations sur l'entreprise. L'ID
d'entreprise que vous avez défini dans la
configuration de l'App Gallery sera utilisé pour
vous connecter sur l'appareil.
COMMENT NUMÉRISER UNE FACTURE
1.
2.
À l'écran d'accueil du périphérique,
touchez Connect pour Sage Intacct.
Sur l'écran de connexion, entrez votre ID
utilisateur et votre mot de passe Intacct,
puis sélectionnez OK.
DÉMARRAGE RAPIDE
Xerox® Connect App pour Sage Intacct
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7.
Une fois le panneau de commande de
l'application ouvert, sélectionnez
Numériser une facture.
Vous serez dirigé vers la page Numériser
une facture, où vous pourrez définir vos
paramètres de numérisation. Placez votre
facture sur le plateau ou dans le chargeur
et touchez Numériser. La numérisation
commence et la facture est traitée. Cela
peut prendre quelques minutes, en
fonction de la taille de votre facture.
Remarque : La taille des fichiers
qu'Intacct peut traiter est limitée. Si la
taille du fichier numérisé dépasse la limite,
une alerte s'affiche.
Une fois le traitement de la numérisation
terminé, la page Résumé apparaît. Cette
page est un résumé des données saisies à
partir de la facture que vous avez
numérisée, et des champs requis pour
ajouter une facture dans Intacct.
Remarque : l'application utilise la
technologie de saisie des factures pour
saisir et extraire automatiquement les
détails importants de la facture papier
que vous numérisez. L'application fera de
son mieux pour remplir certains des
champs sur la page Révision avec les
détails qu'elle saisit, mais les résultats
peuvent ne pas être parfaits, vous devez
donc toujours confirmer chaque valeur
avant de passer à la page suivante. Tous
les champs peuvent être modifiés. De
plus, cette page est un résumé de tous les
éléments de votre facture. Si vous devez
séparer la facture en éléments distincts,
vous pouvez compléter le flux de travail
dans l'application Connect pour Sage
Intacct, puis vous connecter à votre
compte Intacct sur un PC pour modifier
l'entrée.
Si vous souhaitez voir un aperçu plus
grand de votre numérisation, vous pouvez
toucher l'image numérisée.
Une fois que vous avez confirmé les
détails de la facture, vous pouvez
sélectionner le bouton Envoyer, qui
enverra la facture sur votre compte
Intacct et ajoutera la numérisation en
pièce jointe au format PDF.
Remarque : une numérisation de votre
facture est téléchargée dans Intacct sous
forme de PDF. Ces fichiers PDF se trouvent
dans un dossier de pièces jointes Intacct
personnalisé, appelé Xerox® Connect
App pour Sage Intacct. Vous pouvez
consulter et gérer ce dossier en vous
connectant à Intacct sur votre PC et en
sélectionnant Entreprise > Dossiers de
pièces jointes.
COMMENT NUMÉRISER UN PAIEMENT
1.
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5.
À l'écran d'accueil du périphérique,
touchez Connect pour Sage Intacct.
Sur l'écran de connexion, entrez votre ID
utilisateur et votre mot de passe Intacct,
puis sélectionnez OK.
Une fois le panneau de commande de
l'application ouvert, sélectionnez
Numériser un paiement.
Vous serez amené à l'écran Numériser un
paiement juste avant que la fenêtre
contextuelle Sélectionner la facture
n'apparaisse. Si vous sélectionnez Client,
vous verrez une liste de tous les clients
dont une facture est impayée. Lorsque
vous sélectionnez un client, toutes les
factures impayées pour ce client sont
présentées. Si vous devez appliquer le
paiement à plusieurs factures, vous
pouvez sélectionner 2+, sinon,
sélectionnez une seule facture en utilisant
les cases à cocher sur la gauche, puis
sélectionnez OK.
Sur la page Numériser le paiement, vous
devez sélectionner un compte bancaire
auquel associer ce paiement, ainsi qu'un
montant et une méthode de paiement.
Vous pouvez aussi si vous le désirez saisir
un numéro de chèque ou de référence.
Remarque : le montant que vous saisissez
doit être inférieur ou égal au montant
total de toutes les factures impayées que
vous sélectionnez à l'étape 4. Si le
montant est supérieur, une alerte apparaît
à l'écran.
6.
7.
Réglez les paramètres de numérisation et
touchez Numériser.
Une fois la numérisation terminée, un
aperçu de la numérisation et une liste des
champs en lecture seule vous seront
présentés. Ces champs servent de
confirmation avant de soumettre le
paiement à Intacct. Si tout semble correct,
sélectionnez Envoyer. Le paiement est
alors envoyé à Intacct et appliqué à la ou
les factures sélectionnées à l'étape 4.
ASSISTANCE
Base de connaissances Xerox® App Gallery
https://www.support.xerox.com/support/xer
ox-app-gallery/support/enus.html
Documentation de Xerox® App Gallery
https://www.support.xerox.com/support/xer
ox-app-gallery/documentation/enus.html
Assistance client
https://intacct.xeroxinvoices.com
Prise en charge d'imprimantes simples et
multifonctions
https://www.xerox.com/enus/connectkey/apps
Contactez votre fournisseur Xerox local pour plus d'informations,
ou visitez xerox.com/verify pour vous familiariser avec le système
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