Alcatel-Lucent OmniPCX 4400 Manuel utilisateur

Alcatel OmniPCX 4400
ENSEMBLE DE FILTRAGE
PATRON/SECRÉTAIRE
Alcatel OmniPCX 4400
LIVRET
UTILISATEUR
1
Symboles utilisés dans la documentation
L’action “appuyez sur” est symbolisée par
Affich
Les touches afficheur sont symbolisées par
Les touches spécifiques au filtrage, programmées par l’installateur, sont symbolisées
par
2
L’ensemble de filtrage patron/secrétaire est une configuration particulière d’au
moins deux postes multilignes, offrant des exploitations spécifiques
supplémentaires par l’intermédiaire de touches programmables affectées d’une
fonction déterminée.
La configuration patron/secrétaire peut comporter plusieurs postes patron,
plusieurs postes secrétaire et un poste “secrétaire de remplacement”.
Pour une exploitation optimale des services proposés, nous vous conseillons
d’utiliser des postes Alcatel Advanced/4034.
Nota : Les fonctions décrites sont spécifiques à l’ensemble de filtrage patron/secrétaire.
Reportez-vous au guide d’utilisation de votre poste pour les fonctions téléphoniques proposées par
l’Alcatel OmniPCX 4400.
Nota : La disponibilité de certaines fonctions décrites dans ce guide peut dépendre de la version
ou de la configuration de votre système. En cas de doute, consultez le responsable de votre
installation.
3
S O M M A I R E
Vos appels
Poste patron ..................................................................................................8
Appeler votre secrétaire ..................................................................................8
Répondre à un message de votre secrétaire.......................................................8
Poste secrétaire principale ............................................................................... 9
Appeler votre patron ......................................................................................9
Superviser le filtrage .......................................................................................9
Gérer le filtrage ............................................................................................10
Envoyer un message écrit à votre patron..........................................................10
Mettre un correspondant en attente..................................................................11
Mettre le poste patron en renvoi immédiat ........................................................12
Annuler l’écoute discrète ................................................................................12
Poste secrétaire de remplacement .................................................................... 12
Votre confort
Poste patron .................................................................................................14
Superviser l’état du poste secrétaire.................................................................14
Activer le filtrage des appels ..........................................................................14
Activer le filtrage “RNIS” ..............................................................................16
Intercepter un appel filtré................................................................................16
4
Ecouter “discrètement” une communication filtrée................................................16
Poste secrétaire principale ..............................................................................17
Superviser l’état du poste patron.....................................................................17
Poste secrétaire de remplacement ....................................................................17
Superviser l’état du poste patron.....................................................................17
En votre absence
Poste secrétaire principale ..............................................................................20
Signaler votre absence ..................................................................................20
Poste secrétaire de remplacement ....................................................................20
Glossaire .....................................................................................................21
5
6
VOS
APPELS
7
A P P E L S
POSTE PATRON
Appeler votre secrétaire
Pour appeler directement votre secrétaire, ou pour répondre à son appel,
Appel secrétaire
Nota : si vous travaillez avec plusieurs secrétaires, vous pouvez disposer d’une touche pour
chacune d’elle.
Répondre à un message de votre secrétaire*
Poste au repos ou en cours de communication, vous pouvez répondre à un
message émis par votre secrétaire.
L’écran afficheur propose 5 messages réponses parmi les 11 prédéfinis. Appuyez
sur la touche afficheur correspondant à celui que vous souhaitez envoyer.
Les 11 messages possibles sont :
·
·
·
·
·
Occupé
Attent
Absent
Entrez
Je rap
:
:
:
:
:
Je suis occupé
2 mn SVP
Je suis absent
Dites-lui d’entrer
Je rappellerai
8
Il rap
Passez
JViens
Annul
2mnSVP
Retour
:
:
:
:
:
:
Qu’il rappelle SVP
Passez-le moi SVP
Je viens
Annulez SVP
2 mn SVP
Faites pour le mieux
A P P E L S
·
·
·
·
·
·
* La messagerie n’est disponible qu’entre deux postes Alcatel Advanced/4034.
POSTE SECRETAIRE PRINCIPALE
Appeler votre patron
Pour appeler directement votre patron ou pour reprendre son appel,
Appel patron
Nota : si vous travaillez avec plusieurs patrons, vous pouvez disposer d’une touche paur
chaque patron.
Superviser le filtrage
Vous pouvez superviser les touches de filtrage du ou des postes patron.
Pour chaque touche de filtrage, vous disposez d’une touche de supervision.
9
Les icones associées aux touches de supervision sont :
icone éteinte : touche de filtrage supervisée non active,
: touche de filtrage supervisée active - les appels filtrés vous sont
destinés,
: touche de filtrage supervisée active - les appels filtrés sont destinés
à une autre secrétaire.
Gérer le filtrage
Pour activer la touche de filtrage du poste patron et devenir destinataire des appels
filtrés, appuyez sur la touche de supervision du filtrage correspondante.
Pour désactiver la touche de filtrage du poste patron, que vous soyez ou non
destinataire des appels filtrés, appuyez sur la touche de supervision
correspondante.
Envoyer un message écrit à votre patron*
Vous pouvez envoyer un message prédéfini ou à compléter sur l’écran-afficheur du
poste patron, que celui-ci soit libre ou occupé.
Poste au repos ou en cours de communication,
10
Message patron
Sélectionnez le message en appuyant sur la touche afficheur correspondante.
Valide
Pour sortir du mode message,
Suivt
Pour faire défiler les différents messages prédéfinis ou à compléter,
Gomme
Pour effacer le dernier caractère saisi,
* La messagerie n’est disponible qu’entre deux postes Alcatel Advanced/4034.
Mettre un correspondant en attente
Votre patron a activé la touche de filtrage. Vous prenez un appel filtré.
Pour demander à votre patron s’il souhaite prendre l’appel,
Votre correspondant est automatiquement mis en attente.
Pour transférer la communication,
correspondant à l’appel en attente.
Transf
Appel patron
puis appuyez sur la touche de ligne
Pour reprendre la communication sans la transférer, appuyez sur la touche de ligne
correspondante.
11
A P P E L S
Pour transmettre le message,
Mettre le poste patron en renvoi immédiat
Poste au repos,
i
puis
Appel patron
Pour annuler le renvoi, composez le code de la fonction “Annulation de renvoi à
distance” (voir le tableau des codes) puis composez le numéro du poste renvoyé.
Nota : le renvoi peut être directement annulé par le patron, en composant le code de la
fonction “Annulation renvoi”.
Annuler l’écoute discrète
Vous prenez un appel filtré et votre patron se met en écoute discrète.
Votre afficheur vous l’indique alors.
Pour supprimer l’écoute discrète,
Ecoute
POSTE SECRETAIRE DE REMPLACEMENT
Les fonctions d’appel de ce poste sont identiques à celles du poste secrétaire
principale (voir p.9).
Toutefois la gestion du filtrage n’est possible que si la secrétaire principale est
déclarée absente.
12
13
C O N F O R T
VOTRE
CONFORT
POSTE PATRON
Superviser l’état du poste secrétaire
L’icone associé à
secrétaire.
Appel secrétaire
permet de superviser l’état du poste de votre
Icone éteinte : poste libre ou en sonnerie
: secrétaire appelle
: secrétaire occupée
: secrétaire principale absente
secrétaire remplacement présente
: secrétaire principale et de remplacement absentes
Activer le filtrage des appels
Une touche de filtage vous permet de renvoyer les appels qui vous sont destinés
vers un poste secrétaire. Si celle-ci est présente, l’icone
est associée à
la touche de filtrage utilisée.
Si la secrétaire principale et la secrétaire de remplacement sont absente, l’icone
apparaît et vos appels vous arrivent directement.
14
Filtrage
Pour activer le filtrage,
puis
· Si vous disposez d’une table de numéros prioritaires, seuls les correspondants
identifés dans cette table peuvent vous appeler directement.
· Si vous disposez d’une table de numéros à filtrer, seuls les appels de
correspondants identifiés dans cette table seront renvoyés vers la secrétaire.
Pour désactiver le filtrage,
puis
Filtrage
Nota : si vous travaillez avec plusieurs secrétaires,
Appel secrétaire
correspondant à la secrétaire de votre choix et
Filtrage
puis
pour
valider.
Nota : si vous disposez d’une ou plusieurs lignes privées, le filtrage peut être sélectif
(uniquement sur le numéro principal) ou non sélectif (numéro principal et lignes privées) selon
la configuration.
15
C O N F O R T
A chaque touche de filtrage est associée une table de filtrage (définie par
l’installateur). Cette dernière peut contenir, soit des numéros prioritaires, soit des
numéros à filter.
Vous pouvez disposer de plusieurs touches de filtrage mais vous ne pouvez pas
activer une table des numéros prioritaires et une table des numéros à filtrer.
L’activation de la table de numéros prioritaires annule le filtrage par la table des
numéros à filtrer.
Activer le filtrage “RNIS”
Vous pouvez filtrer un numéro Numéris particulier.
Filtrage
RNIS
puis
; le numéro du correspondant Numéris
qui est enregistré suit les règles de filtrage.
RNIS
Nota : quand le filtrage n’est pas activé,
répertoire.
s’utilise comme une touche de
Intercepter un appel filtré
Lorsqu’un appel filtré arrive chez la secrétaire l’icone
afficheur.
Quand votre secrétaire décroche, l’icone
apparaît sur l’écransignale l’occupation.
Pour intercepter l’appel avant que la secrétaire ne décroche,
Pour intercepter la communication,
Supervision
IntApp
Ecouter “discrètement” une communication filtrée
Lorsque votre secrétaire est en communication,
discrète et votre micro est inhibé.
Pour sortir de ce mode,
16
Ecoute
; vous entrez en écoute
POSTE SECRETAIRE PRINCIPALE
Superviser l’état du poste patron
L’icone associé
Appel patron
permet de superviser l’état du poste :
icone éteinte : poste libre ou en sonnerie
: patron occupé
: filtrage activé*
* Si vous ne possédez pas de touche de supervision du filtrage
POSTE SECRETAIRE DE REMPLACEMENT
Superviser l’état du poste patron
Les icones spécifiques au poste de remplacement sont :
icone éteinte : fonction de remplacement non activée
: fonction de remplacement activée, poste patron libre ou en sonnerie
Les icones “patron appelle”, “patron occupé” et “filtrage activé” sont identiques à
celles du poste secrétaire principale.
17
C O N F O R T
: patron appelle
18
A B S E N C E
EN VOTRE
ABSENCE
19
POSTE SECRETAIRE PRINCIPALE
Signaler votre absence
Pour signaler votre absence à votre patron,
Secrét. Absente
S’il existe une secrétaire de remplacement, (icone
à la secrétaire principale lui parviendront.
Sinon (icone
puis
), les appels destinés
) la fonction de filtrage est suspendue ; votre patron reçoit
directement les appels qui lui sont destinés.
Pour reprendre votre poste,
Secrét. Absente
puis
POSTE SECRETAIRE DE REMPLACEMENT
La procédure pour signaler votre absence est identique à celle utilisée par le poste
secrétaire principale (voir p.20).
20
GLOSSAIRE
ECOUTE DISCRETE :
Cette écoute, signalée uniquement à la secrétaire, permet au patron, micro inhibé,
d’entrer en écoute lorsque la secrétaire est en communication.
FILTRAGE PATRON/SECRETAIRE :
Ce service, offert à des tandems “patron/secrétaire” permet de diriger les appels
destinés au poste patron vers un ou plusieurs postes secrétaires.
LIGNE PRIVEE :
Le poste patron peut disposer d’une ou plusieurs lignes dites “privées”, car elles
peuvent être dissociées du numéro principal au niveau du filtrage.
NUMERIS :
Réseau public numérique français, également appelé RNIS (Réseau Numérique à
Intégration de Services).
NUMERO FILTRE :
Ce numéro est renvoyé automatiquement vers la secrétaire.
NUMERO PRIORITAIRE :
Seuls, ces numéros peuvent joindre le poste patron lorsque le filtrage est activé.
21
POSTE SECRETAIRE DE REMPLACEMENT/POSTE SECRETAIRE PRINCIPALE :
Lorsque la secrétaire principale est déclarée absente, les appels sont dirigés vers le
poste secrétaire de remplacement. Les fonctions de ce poste sont identiques à celles du
poste secrétaire principale.
POSTES PATRON/SECRETAIRE :
Ensemble de services particuliers (filtrage, renvoi) entre un poste patron et un ou
plusieurs postes secrétaire.
SUPERVISION DU FILTRAGE :
Une touche avec icone permet à la secrétaire de signaler ou d’activer depuis son poste
le filtrage sur le poste patron.
22
Notes personnelles
23
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3BA 19815 FRAB Ed.01 - Imprimé par HBD IMPRIMEURS PARIS
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techniques ou de respecter de nouvelles réglementations.
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