Xerox AssetDB Mode d'emploi
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Report Editor Manuel de l'utilisateur © NewField IT Ltd. 2015 Report Editor - Manuel de l'utilisateur TABLE DES MATIÈRES 1 2 Qu'est-ce que Report Editor ?..................................................................................... 1 Pour démarrer ............................................................................................................... 1 2.1 Capture et compréhension de l'environnement existant ................................................ 1 2.2 3 Exécution d'un rapport système ..................................................................................... 1 Création d'un nouveau rapport ................................................................................... 2 4 5 Modification d'un rapport existant ............................................................................. 3 Styles de rapport .......................................................................................................... 4 5.1 Création d’un nouveau style ........................................................................................... 5 5.1.1 Définition des polices et des couleurs de texte............................................... 6 5.1.2 Définition des couleurs des graphiques .......................................................... 6 5.2 5.1.3 Définition de l'en-tête et du pied de page du rapport ...................................... 7 Modification d'un style existant ....................................................................................... 9 5.3 6 Exportation et importation de styles ............................................................................... 9 Définition de la source des données du projet ......................................................... 9 6.1 Création de champs personnalisés .............................................................................. 13 6.1.1 Ajouter plusieurs champs à la fois ................................................................ 13 6.1.2 Multiplier un champ par une valeur ............................................................... 14 6.2 7 6.1.3 Afficher le texte selon les critères ................................................................. 15 Définition des ordres de tri par défaut .......................................................................... 16 Gestion du contenu du rapport ................................................................................. 17 7.1 Création des sections du rapport ................................................................................. 17 7.2 7.1.1 Création de sous-sections ............................................................................ 19 Insertion de sauts de page ........................................................................................... 20 7.3 Création/Modification de paragraphes ......................................................................... 20 7.3.1 7.3.2 Création de paragraphes de matériels du projet .......................................... 21 Création de paragraphes de matériels virtuels ............................................. 23 7.4 Création/Modification de tableaux dans un rapport...................................................... 23 7.4.1 Modification d'un tableau standard ............................................................... 23 7.5 Création de tableaux de matériels du projet ................................................................ 25 7.5.1 Ajout d'un paramètre à un tableau de matériels du projet standard ............. 25 7.6 7.7 7.5.2 Calcul ............................................................................................................ 26 7.5.3 7.5.4 Pourcentage .................................................................................................. 27 Rapport ......................................................................................................... 27 7.5.5 7.5.6 Création d’un tableau dynamique ................................................................. 28 Modification de la source des données d'un tableau dynamique ................. 29 7.5.7 7.5.8 Création d’un tableau croisé ......................................................................... 30 Colonne de calcul ......................................................................................... 32 7.5.9 Colonne de nombres ..................................................................................... 33 Création de tableaux de matériels virtuels ................................................................... 33 Création/Modification de graphiques de matériels de rapport ..................................... 33 7.7.1 7.7.2 Création d'un graphique en secteurs ............................................................ 34 Modification d'un graphique en secteurs série ............................................. 36 7.7.3 Modification d'un graphique en barres .......................................................... 37 -i- Asset DB v4.2 Report Editor - Manuel de l'utilisateur 7.7.4 Calcul ............................................................................................................ 39 7.8 7.7.5 Expression .................................................................................................... 39 Création de graphiques de matériels virtuels ............................................................... 39 7.9 8 Modification de l'ordre du rapport ................................................................................. 40 Exportation/Importation de structures de rapport .................................................. 41 - ii - Asset DB v4.2 Report Editor - Manuel de l'utilisateur 1 Qu'est-ce que Report Editor ? Asset DB Report Editor est un outil logiciel conçu pour être utilisé directement avec Asset DB Auditor, Analyst et Architect. Le module Report Editor permet de générer et de modifier des rapports système Asset DB standard (résumé d'évaluation d'impression, rapport de mouvements et de changements et proposition pour un état futur) selon des critères de filtrage de données, de contenu et de présentation propres à l'utilisateur. Les utilisateurs peuvent également créer de nouveaux rapports afin de présenter, sous forme textuelle et graphique, les tendances qui se dégagent de tel ou tel aspect des données d'un projet. 2 Pour démarrer Le point de départ de toute exécution, création ou modification de rapport dans Asset DB Report Editor consiste en un projet Asset DB représentant un environnement d'impression existant. Avant de poursuivre, assurez-vous ensuite que vous avez bien lu les manuels Asset DB et que vous avez assimilé leur contenu. 2.1 Capture et compréhension de l'environnement existant Avant de pouvoir exécuter ou modifier des rapports, vous devez capturer des données complètes sur votre parc d'imprimantes actuel, et si possible, la solution utilisée. Pour les rapports système, ces informations peuvent également inclure les volumes mensuels moyens, l'exécution d'un calcul de TCO et d'une analyse d'empreinte carbone pour l'état actuel, ainsi que l'ajout de données de coût et l'exécution d'une analyse d'empreinte carbone pour un état futur. Dans le cas de la création ou de la modification d'un rapport existant, les informations collectées doivent correspondre aux données que vous souhaitez voir apparaître dans le rapport en question. Pour plus d'informations sur les processus ci-dessus, reportez-vous aux manuels Asset DB Auditor, Analyst et Architect. Les procédures décrites dans le présent manuel supposent que vous maîtrisez ces processus. 2.2 Exécution d'un rapport système Les processus d'exécution d'un rapport système existant tel que le résumé d'évaluation de l'impression, le rapport de mouvements et de changements et la proposition pour un état futur -1- Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur sont décrits dans le manuel Asset DB Analyst. Les procédures décrites dans le présent manuel supposent que vous maîtrisez ces processus. 3 Création d'un nouveau rapport Pour créer un nouveau rapport, sélectionnez Rapports>Conception>Gérer afin d'ouvrir la fenêtre de gestion des rapports. Dans cette fenêtre, cliquez sur le bouton Nouveau afin de créer le rapport. La fenêtre Nouveau rapport s'affiche, comme le montre la Figure 1. Ici, vous pouvez donner un nom et un titre au nouveau rapport et vous pouvez sélectionner un style de rapport dans la liste déroulante. Le nom du rapport permet d'identifier celui-ci dans la liste des rapports. Ce nom n'apparaîtra pas dans le rapport final produit. Le titre du rapport est le nom qui apparaîtra sur chaque page dans l'en-tête du rapport. Le titre et le nom du rapport peuvent être différents. Figure 1. La fenêtre Nouveau rapport L'étape suivante de la création d'un rapport consiste à sélectionner le style de rapport. Le style AssetDB (System) est sélectionné par défaut, mais vous pouvez choisir un style personnalisé, le cas échéant, dans la liste déroulante. Pour créer ou modifier des styles, suivez les instructions de la section 5. L'étape finale de la création d'un rapport consiste à définir la source de données du projet afin de filtrer les données et de définir les critères de tri par défaut. Pour ce faire, sélectionnez l'onglet Source des données et suivez les instructions de la section 6. -2- Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur Lorsque toutes les étapes ont été exécutées, il suffit de cliquer sur OK pour enregistrer le rapport. Le rapport est maintenant prêt à recevoir du texte, des tableaux, des images et des graphiques. Reportez-vous à la section 7 pour savoir comment créer chacun de ces objets. 4 Modification d'un rapport existant Il est possible de modifier des rapports système prédéfinis et d'ajouter ou de supprimer des paragraphes et des tableaux, de définir des critères supplémentaires ou de modifier la présentation. Avant de modifier un rapport système tel que le résumé d'évaluation de l'impression, le rapport de mouvements et de changements ou la proposition pour un état futur, vous devez d'abord créer une copie de ce rapport. La copie d'un rapport est effectuée dans la fenêtre de gestion des rapports, à laquelle vous pouvez accéder en sélectionnant Rapports>Conception>Gérer. La fenêtre de gestion des rapports répertorie tous les rapports disponibles. Pour copier un rapport existant, il suffit de le sélectionner et de cliquer sur le bouton Copier, comme le montre la Figure 2. Figure 2. Copie d'un rapport existant Lorsque vous cliquez sur le bouton Copier, la fenêtre Copy report (Copier le rapport) s'ouvre pour vous permettre de modifier le nom du rapport (affiché dans la liste des rapports) ainsi que son titre (qui apparaît sur chaque page du rapport). -3- Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur Figure 3. Copie d'un rapport Dans la fenêtre de copie, il est également possible de supprimer de la copie certaines sections du rapport d'origine. Si votre projet ne contient pas de calcul de TCO ou d'empreinte carbone, par exemple, vous pouvez supprimer les sections correspondantes du résumé d'évaluation de l'impression. Pour ce faire, il suffit de désactiver, sur le côté gauche de la fenêtre, les cases à cocher correspondant aux sections du rapport que vous souhaitez supprimer (comme le montre la Figure 3). En cas de doute sur une section à supprimer, vous pouvez la mettre en surbrillance afin d'en afficher un aperçu dans le panneau principal. Vous pouvez également supprimer des sections du rapport à un stade ultérieur. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section 7. Pour finir, vous pouvez sélectionner le style du rapport (couleurs, polices et logo personnalisés) à l'aide de la liste déroulante Style et définir la source des données comme décrit à la section 6. Une fois que les paramètres ci-dessus ont été définis, il suffit de cliquer sur le bouton OK pour créer le rapport copié. Vous pouvez ensuite modifier les différentes sections et objets du rapport, comme expliqué à la section 7. 5 Styles de rapport Vous pouvez non seulement définir les données et le texte à inclure dans un rapport, mais vous pouvez également sélectionner le style de rapport. Vous pouvez créer des styles personnalisés -4- Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur en sélectionnant les polices, les images et l'orientation à appliquer aux rapports, et vous pouvez en outre les partager avec d'autres utilisateurs. 5.1 Création d’un nouveau style Pour créer un nouveau style de rapport, vous devez ouvrir la fenêtre de gestion des styles de rapport en sélectionnant Rapports>Style>Gérer. Vous pouvez ensuite sélectionner le bouton Nouveau pour créer le nouveau style. La fenêtre Modifier le style s'affiche, comme le montre la Figure 4. Figure 4. La fenêtre Modifier le style Les premières caractéristiques à définir pour le nouveau style sont les suivantes : nom du style, taille de la page et orientation de la page. Ces trois caractéristiques peuvent être définies dans le premier onglet, Général. Le nom du style vous permettra de l'identifier rapidement lors de la sélection du style à appliquer à un rapport donné. La taille et l'orientation de page seront appliqués à toutes les pages du rapport. Du fait que le rapport peut être exporté dans différents formats, notamment PDF, Word et PowerPoint, il est important de sélectionner le format d'exportation du rapport lors de la définition de ces paramètres. Par exemple, si vous comptez exporter un rapport au format PDF ou Word, il vaut -5- Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur peut-être mieux choisir une orientation portrait, alors que pour une exportation au format PowerPoint, une orientation paysage est peut-être plus judicieuse. 5.1.1 Définition des polices et des couleurs de texte L'étape suivante de la définition d'un style de rapport consiste à définir les polices et les couleurs de texte à utiliser dans le rapport. La première police à définir est celle qui sera appliquée aux paragraphes ou au corps principal du texte du rapport. Elle déterminera également la police par défaut à appliquer à l'ensemble du rapport. Pour commencer, vous sélectionnez la section Paragraphe dans le panneau supérieur gauche de la fenêtre Modifier le style. Vous pouvez ensuite utiliser les options du panneau situé juste en dessous pour définir la police, la taille et le style de police, ainsi que les couleurs à appliquer au paragraphe. Les modifications effectuées sont immédiatement reflétées dans le panneau de droite. Vous pouvez ensuite procéder de la même façon pour modifier individuellement chaque style d'en-tête et de titre, en développant chaque groupe de titres et en définissant les styles de police à leur appliquer, comme le montre la Figure 5. Sélectionnez le titre à modifier Les modifications effectuées s'affichent immédiatement dans le panneau de droite. Définissez les nouvelles polices/couleurs à appliquer au titre Figure 5. Modification de la police des en-têtes/titres 5.1.2 Définition des couleurs des graphiques Après avoir défini les polices et les couleurs du style, vous pouvez définir les couleurs des graphiques qui apparaîtront dans les rapports. -6- Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur La première étape consiste à sélectionner l'onglet Série de tableaux en haut à gauche de l'écran. Les couleurs actuellement utilisées dans le style s'affichent, ainsi que leur ordre d'utilisation. Pour modifier une couleur actuellement utilisée, cliquez deux fois sur la ligne correspondante. Vous pouvez alors taper le numéro exact de la couleur ou sélectionner une couleur prédéfinie dans la liste déroulante, comme le montre la Figure 6. Modifiez manuellement les codes de couleur hexadécimaux Les modifications effectuées s'affichent immédiatement dans le panneau de droite. Affichez automatiquement un exemple de graphique Figure 6. Modification des couleurs des graphiques Il est possible de supprimer des couleurs de la liste en les sélectionnant, puis en cliquant sur le bouton Supprimer (en surbrillance sur la Figure 6). Il est également possible de modifier l'ordre d'utilisation des couleurs en sélectionnant les lignes correspondantes, puis en les déplaçant à l'aide des flèches haut et bas visibles à droite de la liste. 5.1.3 Définition de l'en-tête et du pied de page du rapport Les derniers éléments du rapport qu'il est possible de modifier sont l'en-tête et le pied de page. Pour modifier la couleur de l'en-tête, il faut modifier la couleur du titre dans l'onglet Styles, comme expliqué à la section 5.1.1. -7- Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur En sélectionnant l'onglet En-tête de page, vous pouvez modifier l'alignement de l'en-tête et changer l'image affichée. Par défaut, le titre du rapport est justifié à gauche et affiché au centre de la barre d'en-tête. Vous pouvez toutefois l'afficher en haut ou en bas de la barre d'en-tête à l'aide de la liste déroulante Alignement du titre. Vous pouvez en outre changer l'image affichée dans l'en-tête à l'aide des options indiquées dans la Figure 7. Figure 7. Modification de l'en-tête de page Les options suivantes permettent de jouer sur les images : Affichage : cette case à cocher permet de déterminer si une image doit être affichée ou pas. Image : pour changer l'image, cliquez sur le bouton Sélectionner une image et recherchez l'image souhaitée. Largeur et hauteur : la taille de l'image peut être ajustée en fonction de l'en-tête. Position : l'image peut être placée à gauche ou à droite de l'en-tête. Aligner : à l'instar du texte, l'image peut être placée en haut, au milieu ou en bas de la barre d'en-tête. Vous pouvez ensuite définir les mêmes options pour l'image à afficher dans le pied de page en sélectionnant l'onglet Pied de page. Sur cet onglet, il est également possible de modifier l'alignement des numéros de page. Par défaut, ces derniers sont placés au milieu de la barre d'en-tête, mais ils peuvent être décalés vers le haut ou vers le bas. Après avoir modifié le style sélectionné, cliquez sur le bouton OK en bas à droite de la fenêtre pour enregistrer les modifications. -8- Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur 5.2 Modification d'un style existant Pour modifier un style de rapport existant, ouvrez la fenêtre de gestion des styles de rapport en sélectionnant Rapports>Style>Gérer. La liste des styles de rapport existants s'affiche. Pour supprimer un style, il vous suffit de sélectionner l'élément de ligne correspondant, puis de cliquer sur le bouton Supprimer. Pour modifier un style, vous sélectionnez également l'élément de ligne correspondant, puis vous cliquez sur le bouton Modifier. Vous pouvez ensuite modifier le style en procédant comme expliqué aux sections 5.1.1, 5.1.2 et 5.1.3. 5.3 Exportation et importation de styles Une fois que vous avez créez des styles selon les procédures décrites plus haut, vous pouvez les appliquer aux futurs rapports, au sein de l'installation Asset DB dans laquelle ils ont été créés, mais vous pouvez également les exporter, puis les importer dans une autre installation Asset DB. Pour exporter un style, accédez à Rapports>Style>Exporter dans la barre de menus. La liste de tous les styles disponibles s'affiche. Sélectionnez le style à exporter et cliquez sur le bouton Exporter. Vous pouvez ensuite enregistrer le fichier au format .rst à l'emplacement voulu. Pour importer un style, accédez à Rapports>Style>Importer, puis recherchez le fichier .rst enregistré. Le style importé peut ensuite être appliqué à n'importe quel rapport du système. 6 Définition de la source des données du projet Après avoir été copié, un rapport apparaît dans la fenêtre de gestion des rapports. Pour apporter des modifications au nouveau rapport, vous devez maintenant le sélectionner dans la liste et cliquer sur le bouton Modifier, comme le montre la Figure 8. -9- Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur Figure 8. Modification d'un rapport copié Le rapport s'affiche dans la fenêtre Modifier le rapport. À ce stade, il n'est pas possible de renommer le rapport mais son titre peut être modifié dans la section Titre du rapport, en haut à gauche de la fenêtre. La première étape de la définition du rapport consiste à déterminer les données à inclure dans le rapport. Cette opération s'effectue dans l'onglet Source des données du projet, comme le montre la Figure 9. Figure 9. Onglet Source des données du projet - 10 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur Asset DB peut filtrer les données à inclure dans le rapport en fonction de n'importe quel champ personnalisé que vous avez défini pour le projet, ainsi qu'en fonction des champs système tels que le type de périphérique. Pour définir les critères de filtrage à utiliser, vous utilisez le panneau Critères illustré sur la Figure 9. Pour le rapport d'évaluation de l'impression, les critères par défaut stipulent que seuls les imprimantes, multifonctions, scanners et télécopieurs compris dans le champ d'application doivent être inclus. Pour modifier ces critères, ou pour définir des critères différents à appliquer à d'autres rapports, cliquez sur le bouton Modifier du panneau Critères. La fenêtre Modifier les critères s'affiche pour vous permettre de définir les critères à appliquer aux données, comme le montre la Figure 10. Vous ne pouvez afficher qu'un sous-ensemble distinct de ces données. Par exemple, si vous souhaitez inclure dans le rapport uniquement les imprimantes qui se trouvent dans le champ d'application, procédez comme suit : La première étape consiste à ajouter un critère à l'aide du bouton ( ) qui sert à ajouter des critères. Vous pouvez ensuite paramétrer chaque critère à l'aide des options indiquées sur la Figure 10. Pour chaque critère individuel ajouté, vous pouvez appliquer plusieurs filtres aux données sélectionnées à l'aide du bouton ( ) qui signifie Ajouter un chemin supplémentaire. - 11 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur Sélectionnez un champ quelconque dans personnalisation d'icônes Choix de critères Appliquez plusieurs filtres à un champ Zones de texte libre et cases à cocher correspondant aux critères pertinents Insérez un critère supplémentaire Figure 10. La fenêtre Modifier le critère Afin de créer les critères de l'exemple cité plus haut, vous commenceriez par sélectionner Type de matériel dans le champ de données, puis vous cocheriez la case Imprimante, comme le montre la Figure 10. Vous créeriez ensuite un critère supplémentaire en choisissant Hors du champ d'application comme champ de données, puis vous vous assureriez que la condition « est égal à » est désélectionnée. - 12 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur Une fois que vous avez créé les critères à utiliser pour filtrer les données du projet, il vous suffit de cliquer sur le bouton OK pour les enregistrer. Le panneau Critères est mis à jour et affiche désormais les nouveaux paramètres. 6.1 Création de champs personnalisés Vous pouvez non seulement filtrer les données du rapport en fonction des champs standard dans la personnalisation d'icônes du projet, mais vous pouvez également créer des champs personnalisés à partir des champs standard. Par exemple, vous pourriez filtrer les données en fonction du coût global, lequel comprend le coût TCO et le coût de l'électricité. Vous pourriez ensuite créer un champ personnalisé qui vous permettrait d'ajouter ces deux champs. Pour créer un champ personnalisé, cliquez sur le bouton Ajouter dans le panneau Champs personnalisés, comme l'indique la Figure 11. Figure 11. Création d'un champ personnalisé La fenêtre Assistant de champ s'affiche pour vous aider à créer le nouveau champ personnalisé. Pour le type de champ, le premier écran propose les trois options suivantes : 6.1.1 Ajouter plusieurs champs à la fois Cette option serait utilisée dans l'exemple cité plus haut si vous souhaitiez filtrer les données en fonction de la somme de plusieurs champs. Pour créer un champ de ce type, sélectionnez la case d'option appropriée, puis cliquez sur Suivant. Vous devez ensuite nommer le nouveau champ personnalisé. Vous utilisez pour cela la zone Nom d'affichage, comme l'indique la Figure 12. C'est le nom qui apparaîtra dans la liste de champs des fenêtres Critères. - 13 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur L'étape suivante consiste à sélectionner les champs que vous souhaitez ajouter simultanément. Pour ce faire, vous cliquez sur le bouton Ajouter et vous faites défiler les champs dans la personnalisation d'icônes du projet afin de sélectionner ceux qui vous intéressent. Lorsque tous les champs à ajouter simultanément ont été sélectionnés, ils s'affichent dans la section Champs, comme l'indique la Figure 12. Figure 12. Assistant de champ – création d'un champ par ajout de plusieurs champs existants Pour achever la procédure et créer le champ, il suffit de cliquer sur le bouton Terminer. Le nouveau champ apparaît désormais dans le panneau Champs personnalisés, en haut à gauche de la fenêtre Modifier le rapport. 6.1.2 Multiplier un champ par une valeur Cette option permettrait de multiplier la valeur d'un champ numérique avant d'appliquer un filtre. Par exemple, une valeur mensuelle pourrait être multipliée par 12 pour donner une valeur annuelle. Pour créer un champ de ce type, sélectionnez la case d'option appropriée, puis cliquez sur Suivant. Vous devez ensuite nommer le nouveau champ personnalisé. Vous utilisez pour cela la zone Nom d'affichage, comme indiqué plus haut. L'étape suivante consiste à sélectionner dans la liste déroulante le champ que vous souhaitez multiplier. Dans le champ Quantité, vous devez indiquer la valeur par laquelle vous souhaitez multiplier le champ. - 14 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur Figure 13. Assistant de champ existant champ – création d'un champ par multiplication d'un Pour achever la procédure et créer le champ, il suffit de cliquer sur le bouton Terminer. Le nouveau champ apparaît désormais dans le panneau Champs personnalisés, en haut à gauche de la fenêtre Modifier le rapport. 6.1.3 Afficher le texte selon les critères Cette dernière option pourrait être utilisée pour condenser un champ à plusieurs options, tel que Type de connexion ou Type de matériel. La création de ce type de champ implique la création de nouvelles options de catégorie reposant sur des critères définis. Chaque périphérique est ensuite placé dans chacune des nouvelles catégories. Pour créer un champ de ce type, sélectionnez la case d'option appropriée, puis cliquez sur Suivant. Vous devez ensuite nommer le nouveau champ personnalisé. Vous utilisez pour cela la zone Nom d'affichage, comme indiqué plus haut. L'étape suivante consiste à définir la catégorie par défaut. Il s'agira de la catégorie choisie pour les périphériques pour lesquels aucune valeur n'apparaît actuellement dans le champ sélectionné. La dernière étape consiste à créer la nouvelle catégorie. Dans cet exemple, nous diviserons le champ Type de connexion en deux : Réseau et Non réseau. Pour créer une catégorie, vous cliquez deux fois sur la première ligne du tableau Catégories, sous l'en-tête Catégorie. Vous pouvez ensuite taper le nom de la première catégorie à créer. Pour définir la nouvelle catégorie, vous devez ensuite cliquer deux fois sur la même ligne sous l'en-tête Critères. La fenêtre Modifier le critère s'affiche alors. La procédure de modification des critères est décrite dans les sections 6 et Figure 10. Vous reprenez ensuite cette procédure pour créer toutes les catégories requises. - 15 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur Figure 14. Assistant de champ – création d'un champ par affichage de texte selon des critères Pour achever la procédure et créer le champ, il suffit de cliquer sur le bouton Terminer. Le nouveau champ apparaît désormais dans le panneau Champs personnalisés, en haut à gauche de la fenêtre Modifier le rapport. Après avoir créé des champs personnalisés, vous pouvez les utiliser pour définir les critères à appliquer au rapport, comme expliqué à la section 6. Ces champs seront affichés dans une section personnalisée de la personnalisation d'icônes. 6.2 Définition des ordres de tri par défaut La dernière option par défaut à définir sur l'onglet Source des données du projet est l'ordre de tri par défaut des tableaux et graphiques. Cette option vous permettra de déterminer si une liste doit être triée dans l'ordre croissant ou décroissant pour chaque champ spécifique. Par défaut, tous les champs sont triés dans l'ordre croissant, sauf indication contraire au sein de certains tableaux ou graphiques. Figure 15. Définition d'un ordre de tri par défaut - 16 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur Pour définir un ordre de tri, cliquez deux fois sur une ligne quelconque sous l'en-tête Champ. Vous pouvez alors sélectionner un champ dans la personnalisation d'icônes du projet. Après avoir sélectionné le champ, vous pouvez utiliser la liste déroulante de la colonne Direction pour sélectionner l'ordre de tri par défaut, à savoir croissant ou décroissant, comme le montre la Figure 15. Ces ordres de tri sont appliqués par défaut à tous les tableaux et graphiques du rapport sélectionné, sauf si un ordre de tri spécifique a été défini pour un élément donné. Il est possible de supprimer un ordre de tri en sélectionnant la ligne appropriée du tableau et en sélectionnant le bouton Supprimer. Lorsque les paramètres de la source des données du projet vous conviennent, vous pouvez les enregistrer en cliquant sur le bouton OK en bas à droite de la fenêtre Modifier le rapport. 7 Gestion du contenu du rapport Après avoir créé un nouveau rapport ou copié un rapport existant, puis défini la source des données du projet, vous pouvez créer le corps principal du rapport. Celui-ci contiendra les différentes sections et sous-sections, qui incluront à leur tour les paragraphes, images, tableaux et graphiques. 7.1 Création des sections du rapport La première étape de la gestion du contenu d'un rapport consiste à créer les différentes sections. Celles-ci facilitent la navigation au sein du rapport et permettent à des programmes comme Microsoft Word d'identifier les titres et de créer la barre de navigation. Pour créer la première section du rapport, sélectionnez Ajouter<Section en bas de la fenêtre, comme l'indique la Figure 16. - 17 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur Figure 16. Ajout d'une section à un rapport Une fenêtre contextuelle s'affiche et vous êtes invité à nommer la section. Une fois que vous avez donné un nom à la section, cliquez sur OK pour la créer. La section s'affiche alors dans la section Contenu du rapport de la fenêtre Modifier le rapport. Si vous souhaitez ensuite ajouter des sections supplémentaires, vous devez utiliser l'option Insérer<Section. Cette action permet de créer une nouvelle section au lieu d'une sous-section (pour plus d'informations, reportez-vous à la section 7.1.1). La section insérée apparaît alors en haut de la liste Contenu du rapport. - 18 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur Il est possible de déplacer les sections au sein du rapport en les sélectionnant dans la liste et en utilisant les flèches haut et bas visibles à droite de la liste. Pour plus d'informations, reportezvous à la section 7.9. 7.1.1 Création de sous-sections Après avoir ajouté des sections au rapport, vous pouvez ensuite y insérer des sous-sections. Pour ce faire, assurez-vous que la section est sélectionnée, puis cliquez sur Ajouter>Section comme le montre la Figure 17. Vous pouvez ensuite nommer la nouvelle sous-section. Figure 17. Création de sous-sections Lorsque la sous-section a été créée, elle apparaît dans la liste Contenu du rapport, légèrement décalée vers la droite par rapport à la section dans laquelle elle a été insérée. Pour ajouter une nouvelle sous-section au même niveau, vous devez resélectionner la section d'origine et répéter la procédure ci-dessus. Pour créer un niveau supplémentaire, il vous faudrait sélectionner la sous-section avant de cliquer sur Ajouter>Section. - 19 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur 7.2 Insertion de sauts de page L'insertion d'un saut de page dans un rapport permet de faire apparaître une nouvelle section ou un nouvel élément sur une nouvelle page. Il est possible d'insérer un saut de page à un endroit quelconque du rapport. L'insertion d'un saut de page peut se faire à l'aide du menu Ajouter ou du menu Insérer. Si vous sélectionnez l'option de menu Ajouter>Saut de page, le nouveau saut de page est inséré à la fin du rapport. Si vous sélectionnez l'option de menu Insérer>Saut de page, le nouveau saut de page est inséré juste avant l'élément sélectionné dans la liste Contenu du rapport. Les options Ajouter et Insérer peuvent être utilisées pour ajouter n'importe quel nouvel objet au rapport. 7.3 Création/Modification de paragraphes Dans un rapport Asset DB, un paragraphe désigne un paragraphe de texte complet ou un titre de section ou de sous-section. Comme c'est le cas pour les sauts de page, vous pouvez ajouter un paragraphe à l'aide du menu Ajouter (Ajouter/Paragraphe) ou du menu Insérer (Insérer/Paragraphe). Après avoir créé le paragraphe, sélectionnez-le dans la liste Contenu du rapport et cliquez sur Modifier pour y apporter des modifications. Vous procèderez de la même façon pour modifier un paragraphe existant. Figure 18. Création d'un paragraphe - 20 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur Vous pouvez créer le texte à afficher dans le rapport (ou modifier le texte existant) en tapant dans la zone blanche. Le texte s'affiche automatiquement dans le style de paragraphe sélectionné. Pour modifier l'apparence du texte, vous devez d'abord sélectionner la section à modifier. Vous pouvez ensuite utiliser les boutons figurant en haut de la fenêtre pour sélectionner un style prédéfini dans la liste déroulante, ou bien effectuer des modifications manuelles à l'aide des options individuelles. Vous pouvez ensuite enregistrer et afficher un aperçu de toutes les modifications apportées à un paragraphe en cliquant sur le bouton Enregistrer. Le nom du rapport dans la liste Contenu du rapport est mis à jour et affiche à présent la première ligne du paragraphe. 7.3.1 Création de paragraphes de matériels du projet Un paragraphe de matériels du projet est un paragraphe de texte qui peut également contenir des paramètres basés sur les données actuelles du projet. Cette fonction permet d'inclure des valeurs numériques dynamiques dans un paragraphe. Vous pouvez ajouter ou insérer un paragraphe de matériels du projet à l'aide du menu Ajouter (Ajouter>Matériels du projet>Paragraphe) ou du menu Insérer (Insérer>Matériels du projet>Paragraphe), respectivement. Après avoir créé le paragraphe, sélectionnez-le dans la liste Contenu du rapport et cliquez sur Modifier pour y apporter des modifications. Vous pouvez créer et modifier le texte d'un paragraphe de matériels du projet comme vous le feriez pour un paragraphe standard. Pour associer un paramètre au texte, cliquez sur le bouton ‘Insérer un paramètre’ ( ). La fenêtre Créer un paramètre s'ouvre pour vous permettre de créer le paramètre, comme expliqué à la section 7.5.1. Dans chaque rapport système figurent plusieurs éléments de texte, tels que les titres de section et de graphiques, ainsi que les paragraphes relatifs aux données affichées. Chacun de ces éléments peut être entièrement modifié dans la fenêtre Modifier le rapport. Pour ouvrir la fenêtre Modifier le rapport, sélectionnez Rapports>Gérer>Conception. Dans la fenêtre de gestion des rapports, sélectionnez le rapport copié choisi et cliquez sur Modifier. Pour modifier un élément de texte dans un rapport, vous devez d'abord sélectionner l'élément correspondant dans la liste Contenu du rapport qui apparaît dans l'écran d'accueil de la fenêtre Modifier le rapport. Un aperçu de l'élément sélectionné s'affiche alors dans le panneau Section de contenu. Pour modifier la section choisie, cliquez sur le bouton Modifier en bas à droite du panneau Section de contenu. Le texte s'affiche dans un format pouvant être modifié, comme l'indique la Figure 19. - 21 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur Figure 19. Modification du texte dans un rapport Vous pouvez modifier le corps du texte d'un rapport en fonction de vos besoins. Pour afficher un aperçu du texte modifié, il vous suffit de cliquer sur le bouton Enregistrer. Vous pouvez également modifier la taille et la couleur du texte affiché dans le panneau Section de contenu. Si vous sélectionnez le bouton Modifier, le texte s'affiche dans un format pouvant être modifié. Les options de police sont également visibles en haut du panneau, comme le montre la Figure 19. La couleur et la taille par défaut, etc. sont déterminées par le style de rapport sélectionné dans la liste déroulante du même nom. La police est également déterminée par le style et ne peut pas être modifiée à ce stade. Pour savoir comment modifier la police, reportez-vous à la section 8. Vous pouvez modifier l'apparence du texte en le sélectionnant, puis en sélectionnant un style d'en-tête prédéfini dans la liste déroulante appropriée ou en utilisant les options de modification individuelles (gras, surligné, italique, couleurs de texte et de surbrillance). Vous pouvez enregistrer et afficher un aperçu de toutes les modifications en cliquant sur le bouton Enregistrer. - 22 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur 7.3.2 Création de paragraphes de matériels virtuels Si vous avez également créé une solution pour votre projet, vous pouvez ensuite créer des paragraphes contenant des paramètres basés sur les matériels virtuels de cette solution. Vous pouvez ajouter ou insérer un paragraphe de matériels virtuels à l'aide du menu Ajouter (Ajouter>Matériels virtuels>Paragraphe) ou du menu Insérer (Insérer>Matériels virtuels>Paragraphe), respectivement. Vous pouvez ensuite créer le contenu du paragraphe selon les instructions de la section 7.3.1, puis les enregistrer en cliquant sur Enregistrer. 7.4 Création/Modification de tableaux dans un rapport Trois types de tableaux peuvent apparaître dans un rapport. Les tableaux standard comportent principalement du texte et des paramètres numériques. Les tableaux dynamiques contiennent des listes de données tirées du projet. Les tableaux croisés permettent d'afficher plusieurs calculs pour un seul et même champ. 7.4.1 Modification d'un tableau standard Pour ajouter ou insérer un tableau standard dans un rapport, sélectionnez Ajouter>Tableau ou Insérer>Tableau, respectivement. Vous pouvez sélectionner un tableau existant ou nouvellement créé dans la liste Contenu de rapport, puis le modifier en cliquant sur le bouton Modifier. Le tableau s'affiche dans un format modifiable, avec les paramètres associés pouvant être modifiés, comme l'indique la Figure 20. - 23 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur Figure 20. Modification d'un tableau standard Les premiers paramètres à modifier sont ceux relatifs à la disposition du tableau. Vous pouvez intégrer le tableau dans une page standard, avec d'autres éléments textuels et graphiques, ou vous pouvez activer la case à cocher Page entière pour qu'il apparaisse tout seul sur une page. Vous pouvez également définir la marge horizontale de part et d'autre du tableau. Cette marge peut être comprise entre 0 %, auquel cas le tableau occupe toute la largeur de la page, et 100 %, auquel cas la largeur du tableau est déterminée par la taille du texte. La taille du tableau en termes de lignes et de colonnes peut être modifiée en augmentant ou en réduisant la valeur correspondante dans la section Taille du tableau. Les lignes supplémentaires sont ajoutées à la fin du tableau et les colonnes supplémentaires à droite du tableau, comme l'indique la Figure 21. De même, en cas de suppression, les colonnes sont supprimées à droite du tableau et les lignes à la fin du tableau. - 24 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur Augmentation du nombre de lignes et de colonnes Lignes supplémentaires ajoutées à la fin et colonne ajoutée à droite Figure 21. Ajout de lignes et de colonnes à un tableau existant Une fois que vous avez modifié la structure du tableau en fonction de vos besoins, vous pouvez commencer à entrer du texte. Pour entrer du texte dans une cellule du tableau, sélectionnez la cellule et tapez le texte voulu. La hauteur de ligne de la cellule est ajustée automatiquement en fonction de la quantité de texte entrée dans la cellule. Le style du texte entré peut ensuite être personnalisé à l'aide des boutons situés en haut du panneau d'aperçu. Lorsque vous avez entré toutes les informations voulues, vous pouvez enregistrer le tableau et en afficher un aperçu en cliquant sur le bouton Enregistrer. 7.5 Création de tableaux de matériels du projet Outre les tableaux standard mentionnés plus haut, vous pouvez également ajouter ou insérer dans un rapport trois types de tableaux de matériels du projet, à savoir standard, dynamique et croisé. 7.5.1 Ajout d'un paramètre à un tableau de matériels du projet standard Outre le texte, vous pouvez ajouter à un tableau standard des paramètres individuels activement liés aux données du projet. Dans l'exemple de la Figure 20, tiré du résumé d'évaluation de l'impression, le tableau se compose de cellules de texte présentant un rapport utilisateurs/périphérique maximum, minimum et moyen pour une entreprise. Dans tous les rapports exécutés, ces valeurs seraient en principe fixes. Mais le tableau contient également un paramètre qui reflète le rapport utilisateurs/périphériques réel du projet. Pour ajouter ou insérer un tableau de matériels du projet standard dans un rapport, sélectionnez Ajouter>Matériels du projet>Tableau>Tableau ou Insérer/Matériels du - 25 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur projet>Tableau>Tableau, respectivement. Vous pouvez ensuite modifier le tableau en sélectionnant le rapport dans la liste et en cliquant sur Modifier. Pour insérer un paramètre dans une cellule, sélectionnez celle-ci, puis cliquez sur le bouton ‘Insérer un paramètre’ ( ). La fenêtre Créer un paramètre s'ouvre, comme l'indique la Figure 22. Figure 22. La fenêtre Créer un paramètre Pour créer un paramètre, vous devez commencer par lui donner un nom. Celui-ci apparaîtra entre les parenthèses de paramètres dans la cellule sélectionnée (comme pour le paramètre “Par rapport aux périphériques” de la Figure 20, par exemple). L'étape suivante consiste à déterminer le type de paramètre à créer. Vous disposez des trois options suivantes : 7.5.2 Calcul Un calcul produira une valeur unique reposant sur l'une des opérations suivantes : Nombre : le nombre de valeurs dans un champ de données (c'est-à-dire le nombre total de périphériques équipés d'un module de finition) Calcul distinct : le nombre de valeurs distinctes dans un champ de données (c'est-àdire le nombre total de modèles distincts) Somme : le total de toutes les valeurs dans un champ numérique Moyenne : la moyenne de toutes les valeurs dans un champ numérique Plus faible : la valeur la plus faible dans un champ numérique Plus élevée : la valeur la plus élevée dans un champ numérique Écart standard : la mesure de dispersion de vos données Écart : l'écart entre la valeur la plus faible et la plus élevée dans un champ numérique Premier : le premier élément d'une liste de valeurs textuelles, comme le premier numéro de matériel - 26 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur Après avoir sélectionné le calcul dans la liste déroulante, vous pouvez utiliser la liste déroulante des champs de données pour déterminer à quel champ le calcul doit se rapporter. Pour certains calculs, seuls certains champs peuvent être sélectionnés. Les calculs Nombre, Calcul distinct et Premier peuvent être appliqués à n'importe quel champ, mais tous les autres calculs sont réservés aux champs numériques. Un utilisateur pourrait utiliser un paramètre de calcul pour afficher le nombre total de modèles différents au sein d'un parc d'imprimantes, par exemple. Il nommerait le paramètre “Modèles différents”, sélectionnerait le calcul Calcul distinct, puis il sélectionnerait le champ Modèle dans la liste déroulante des champs. Ceci apparaîtrait dans le tableau sous forme de nombre unique représentant le nombre de modèles du parc. 7.5.3 Pourcentage Un paramètre de pourcentage permet à l'utilisateur de produire une valeur qui représente une valeur calculée en tant que pourcentage d'une autre valeur. Ce paramètre peut être utilisé, par exemple, pour déterminer le pourcentage du volume d'impression couleur par rapport au volume total. Le calcul de pourcentage se compose de deux valeurs, l'une représentant un pourcentage de l'autre. Chacune de ces valeurs est déterminée par un calcul produit à l'aide de la méthode décrite plus haut. La valeur 1 est représentée en tant que pourcentage de la valeur 2 Figure 23. Création d'un paramètre de pourcentage 7.5.4 Rapport Le calcul d'un paramètre de rapport est similaire à celui du paramètre de pourcentage. Là aussi, deux valeurs calculées sont nécessaires, mais le calcul final est représenté sous forme de rapport (deux valeurs séparées par deux points). Ces valeurs sont calculées selon la méthode décrite plus haut. Un utilisateur peut utiliser un paramètre de rapport, par exemple, pour calculer le rapport entre les imprimantes et les multifonctions ou le rapport utilisateurs:périphériques cité plus haut. - 27 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur Pour ces trois calculs, vous pouvez utiliser des champs standard, mais vous pouvez également créer des champs personnalisés dans l'onglet Source des données du panneau Section de contenu. Pour plus d'informations sur la création de champs personnalisés, reportez-vous à la section 6.1. 7.5.5 Création d’un tableau dynamique Comme nous l'avons mentionné plus haut, un tableau dynamique se compose de listes de données tirées du projet. Les listes créées peuvent être limitées à un certain nombre de valeurs afin d'afficher uniquement les 10 principaux éléments, par exemples, ou les 5 derniers. Pour ajouter ou insérer un tableau de matériels du projet dynamique dans un rapport, sélectionnez Ajouter>Matériels du projet>Tableau>Tableau dynamique ou Insérer/Matériels du projet>Tableau>Tableau dynamique, respectivement. Vous pouvez ensuite modifier le tableau en sélectionnant le rapport dans la liste et en cliquant sur Modifier. Les caractéristiques du tableau s'affichent dans un format pouvant être modifié, comme l'indique la Figure 24. Figure 24. Modification d'un tableau dynamique La disposition d'un tableau dynamique est identique à celle d'un tableau standard, comme le montre la section 7.4.1. Un tableau dynamique possède également un titre, qui apparaîtra au dessus du tableau dans le rapport fini. - 28 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur Après avoir défini les caractéristiques du tableau ci-dessus, vous pouvez créer les colonnes du tableau dans le panneau Colonnes. Pour ajouter une colonne, il vous suffit de cliquer deux fois dans la première cellule vide de la colonne Champ. Vous pouvez alors sélectionner le champ de données à afficher dans la personnalisation d'icônes du projet. Vous avez ensuite la possibilité de définir un en-tête personnalisé pour la nouvelle colonne. Si vous laissez cette cellule vide, l'en-tête sera identique au nom du champ. Pour définir un entête personnalisé, cliquez deux fois sur la cellule appropriée, puis tapez l'en-tête voulu. La dernière colonne à remplir est celle du poids, qui détermine la largeur de la colonne dans le tableau (selon un rapport compris entre 0 et 1). Vous pouvez également définir le poids en cliquant deux fois dans la cellule, puis en tapant la valeur appropriée. La dernière caractéristique du tableau dynamique pouvant être modifiée dans l'onglet Propriétés est le regroupement. Vous pouvez en effet regrouper les résultats du tableau par emplacement en cochant la case Grouper par emplacement. Pour grouper les résultats en fonction d'un autre champ (Modèle, par exemple), cliquez sur le bouton Ajouter, puis sélectionnez le champ souhaité dans la personnalisation d'icônes. 7.5.6 Modification de la source des données d'un tableau dynamique Outre les champs de données standard, un tableau dynamique peut également contenir des champs de données personnalisés créés à partir de champs existants. La création des champs personnalisés se fait dans l'onglet Source des données (comme l'indique la Figure 25). Pour plus d'informations sur la création de champs personnalisés, reportez-vous à la section 6.1. Dans l'onglet Source des données, vous pouvez également créer un ordre de tri. Celui-ci indiquera le champ en fonction duquel le tableau est actuellement trié. Vous pouvez modifier l'ordre de tri en utilisant les méthodes décrites à la section 6.2. - 29 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur Figure 25. Modification d'un tableau dynamique – l'onglet Source des données Il est également possible de définir des critères pour filtrer les données du projet avant de les inclure dans le rapport. La procédure de définition des critères est décrite à la section 6. Le dernier paramètre de l'onglet Source des données est le paramètre Limite, qui permet de définir le nombre maximum de résultats à afficher dans le rapport, par exemple les 10 premiers. Pour modifier la limite, il suffit de taper la valeur souhaitée dans le champ. Vous pouvez enregistrer et afficher un aperçu de toutes les modifications apportées à un tableau dynamique en cliquant sur le bouton Enregistrer. 7.5.7 Création d’un tableau croisé Un tableau croisé permet d'afficher plusieurs éléments d'information pour un seul et même champ. Un tableau croisé peut afficher, par exemple, le nombre de modèles différents pour chaque marque de périphérique, ainsi que le nombre de périphériques couleur et noir et blanc. Un tableau croisé fournit donc davantage d'informations qu'un tableau standard ou dynamique. Pour ajouter ou insérer un tableau de matériels du projet croisé dans un rapport, sélectionnez Ajouter>Matériels du projet>Tableau>Tableau croisé ou Insérer>Matériels du projet>Tableau>Tableau croisé, respectivement. Vous pouvez ensuite modifier le tableau en - 30 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur sélectionnant le rapport dans la liste et en cliquant sur Modifier. Les caractéristiques du tableau s'affichent dans un format pouvant être modifié, comme l'indique la Figure 26. Figure 26. Modification d’un tableau croisé La disposition d'un tableau croisé est identique à celle d'un tableau standard, comme le montre la section 7.4.1. Un tableau croisé possède également un titre, qui apparaîtra au dessus du tableau dans le rapport fini. Après avoir défini les caractéristiques du tableau, vous pouvez définir la source des données du projet, ainsi que les champs personnalisés, les critères de filtrage ou les limites à appliquer au tableau Les méthodes appropriées sont décrites à la section 6. Après avoir défini la source des données, vous pouvez créer les colonnes du tableau, à commencer par la colonne de titre, à gauche. Ceci créera une nouvelle ligne pour chaque valeur pour laquelle les autres colonnes afficheront des informations. Dans l'exemple mentionné plus haut, la colonne de titre créera une nouvelle ligne et affichera le nom de chacune des marques figurant dans le projet. Vous créez ce champ à l'aide de la liste déroulante Grouper par. Vous pouvez ensuite ajouter deux types de colonne supplémentaires, en procédant comme suit : - 31 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur 7.5.8 Colonne de calcul Une colonne de calcul affichera une valeur associée à chaque ligne du tableau en fonction des calculs suivants : Nombre : le nombre de valeurs dans un champ de données (c'est-à-dire le nombre total de périphériques équipés d'un module de finition) Calcul distinct : le nombre de valeurs distinctes dans un champ de données (c'est-àdire le nombre total de modèles distincts) Somme : le total de toutes les valeurs dans un champ numérique Moyenne : la moyenne de toutes les valeurs dans un champ numérique Plus faible : la valeur la plus faible dans un champ numérique Plus élevée : la valeur la plus élevée dans un champ numérique Écart standard : la mesure de dispersion de vos données Écart : l'écart entre la valeur la plus faible et la plus élevée dans un champ numérique Premier : le premier élément d'une liste de valeurs textuelles, comme le premier numéro de matériel Pour modifier une colonne, cliquez deux fois sur la ligne appropriée dans la colonne Nom de la colonne. Vous pouvez alors modifier le nom qui sera affiché dans la ligne de titre. L'étape suivante consiste à modifier le champ de données auquel sera appliqué le calcul. Pour ce faire, vous cliquez deux fois sur la cellule, puis vous sélectionnez le champ approprié dans la boîte de dialogue. L'étape suivante consiste à sélectionner le calcul à appliquer à la colonne suivante à l'aide de la liste déroulante. Comme nous l'avons déjà vu, pour certains calculs, seuls certains champs peuvent être sélectionnés. Les calculs Nombre, Calcul distinct et Premier peuvent être appliqués à n'importe quel champ, mais tous les autres calculs sont réservés aux champs numériques. La dernière option à sélectionner pour une colonne de calcul est le poids de la colonne. Cette valeur, comprise entre 0 et 1, déterminera la largeur de la colonne. Pour modifier le poids, cliquez deux fois dans la cellule, puis tapez la valeur appropriée. - 32 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur 7.5.9 Colonne de nombres Le second type de colonne supplémentaire est une colonne de nombres, qui affichera le nombre total de périphériques correspondant aux critères définis pour chaque ligne. La première étape de la modification d'une colonne de nombres consiste à changer son nom. Pour ce faire, cliquez deux fois sur la ligne appropriée dans la colonne Nom de la colonne. Vous pouvez alors modifier le nom qui sera affiché dans la ligne de titre. L'étape suivante consiste à définir les critères sur lesquels les nombres de périphériques seront basés. Pour ce faire, cliquez deux fois dans la cellule appropriée de la colonne Critères, puis suivez les instructions de la section 6. En dernier lieu, pour modifier le poids des colonnes de nombres, cliquez deux fois dans la cellule, puis tapez une nouvelles valeur comprise entre 0 et 1. Lorsque vous avez modifié les paramètres du tableau croisé en fonction de vos besoins, vous pouvez les enregistrer et en afficher un aperçu en cliquant sur le bouton Enregistrer. 7.6 Création de tableaux de matériels virtuels Les trois types de tableaux de matériels du projet ci-dessus peuvent être créés en tant que tableaux de matériels virtuels afin d'inclure les données de la solution du projet. Pour ajouter ou insérer les trois types de tableau de matériels du projet dans un rapport, sélectionnez Ajouter>Matériels virtuels>Tableau>Tableau dynamique/Tableau croisé ou Insérer>Matériels du projet>Tableau>Tableau dynamique/Tableau croisé, respectivement. Après avoir créé le tableau, vous pouvez le sélectionner dans la liste Contenu de rapport, puis le modifier en cliquant sur le bouton Modifier. Vous pouvez ensuite créer les tableaux selon les procédures décrites à la section 7.5. 7.7 Création/Modification de graphiques de matériels de rapport Il est possible de créer trois types de graphiques dans un rapport Asset DB : graphique en secteurs, graphiques en secteurs série et graphiques en barres. Ces graphiques permettent d'afficher les données du projet sous la forme qui convient à l'utilisateur. - 33 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur 7.7.1 Création d'un graphique en secteurs Dans un rapport Asset DB, un graphique en secteurs est un graphique en secteurs standard dans lequel différents résultats d'un champ de données sont représentés par des secteurs d'un cercle, la taille de chaque secteur étant fonction de sa proportion par rapport au total de ce champ de données. Pour ajouter ou insérer un graphique en secteurs dans un rapport, sélectionnez Ajouter>Matériels du projet>Tableau>Secteurs ou Insérer/Matériels du projet>Tableau>Secteurs, respectivement. Après avoir créé le graphique, vous pouvez le sélectionner dans la liste Contenu de rapport, puis le modifier en cliquant sur le bouton Modifier. Les premiers aspects à modifier sont les caractéristiques physiques, notamment le titre du graphique et sa disposition. Dans le panneau Disposition, vous pouvez régler les marges horizontales de part et d'autre du graphique entre 0 %, si vous souhaitez que le graphique occupe toute la largeur de la page, et 95 %, si vous souhaitez créer un graphique très étroit. Le réglage se fait au moyen des flèches haut et bas situées en regard du champ. Si vous souhaitez que le graphique occupe toute la surface de la page, cochez la case Pleine page. Pour modifier le titre du graphique, modifiez le texte affiché dans le champ Titre. Figure 27. Modification d'un graphique en secteurs - 34 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur La dernière caractéristique physique à définir avant de modifier les données est le format de l'étiquette. La liste déroulante Format de l'étiquette propose cinq options décrites ci-dessous : Grouper par : titre du groupe de données (Imprimante/Multifonction/Fax comme Type de matériel, par exemple) Valeur : valeur du groupe de données (total ou somme d'un champ, par exemple) Pourcentage : pourcentage que représente chaque section par rapport au graphique entier Grouper par et valeur : titre et valeur du groupe de données Grouper par et pourcentage : titre et pourcentage du groupe de données Pour modifier le format de l'étiquette d'un graphique, il suffit de sélectionner une autre option dans la liste déroulante. Vous pouvez ensuite modifier dans la personnalisation d'icônes le champ de données en fonction duquel les données du graphique seront groupées. Vous sélectionnez ce champ dans la liste déroulante Grouper par. Le titre du champ sélectionné s'affiche alors sur l'étiquette du graphique. En dernier lieu, vous pouvez définir le calcul permettant de déterminer la valeur de pourcentage associée à chaque groupe. Un calcul produira une valeur unique par groupe reposant sur l'une des opérations suivantes : Nombre : le nombre de valeurs dans un champ de données (c'est-à-dire le nombre total de périphériques équipés d'un module de finition) Calcul distinct : le nombre de valeurs distinctes dans un champ de données (c'est-àdire le nombre total de modèles distincts) Somme : le total de toutes les valeurs dans un champ numérique Moyenne : la moyenne de toutes les valeurs dans un champ numérique Plus faible : la valeur la plus faible dans un champ numérique Plus élevée : la valeur la plus élevée dans un champ numérique Écart standard : la mesure de dispersion de vos données Écart : l'écart entre la valeur la plus faible et la plus élevée dans un champ numérique Premier : le premier élément d'une liste de valeurs textuelles, comme le premier numéro de matériel Après avoir sélectionné le calcul dans la liste déroulante, vous pouvez utiliser la liste déroulante des champs de données pour déterminer à quel champ le calcul doit se rapporter. Pour certains calculs, seuls certains champs peuvent être sélectionnés. Nombre, Calcul distinct et Premier peuvent être appliqués à n'importe quel champ, mais tous les autres calculs sont réservés aux champs numériques. Ces valeurs calculées détermineront ensuite le résultat du graphique en secteurs dans le rapport final. - 35 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur Outre les modifications ci-dessous, vous pouvez modifier la source des données pour un graphique à secteurs, filtrer les données et créer des champs personnalisés. Les méthodes appropriées sont décrites à la section 7.5.6. 7.7.2 Modification d'un graphique en secteurs série Un graphique en secteurs série est un rapport Asset DB qui permet d'afficher plusieurs éléments d'information dans le même graphique, chaque élément étant représenté par un secteur du graphique. C'est le cas, par exemple, du résumé des coûts mono/couleur au sein du résumé d'évaluation des impressions. Cette fonction permet d'afficher deux champs distincts, Coûts mono et Coûts couleur, en tant que secteurs distincts du même graphique. Pour ajouter ou insérer un graphique en secteurs dans un rapport, sélectionnez Ajouter>Matériels du projet>Tableau>Secteurs série ou Insérer/Matériels du projet>Tableau>Secteurs série, respectivement. Pour modifier le graphique secteur, sélectionnez-le dans la liste Contenu de rapport, puis cliquez sur le bouton Modifier. Les premiers aspects à modifier sont les caractéristiques physiques, notamment le titre du graphique et sa légende. Vous procèderez comme pour un graphique en secteurs (reportez-vous à la section 7.7.1). La légende d'un graphique en barres apparaît au-dessous du graphique mais vous pouvez la modifier comme le titre d'un graphique en secteurs. Figure 28. Modification d'un graphique en secteurs série - 36 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur Avant de modifier les données du graphique en secteurs série, vous devez définir le format de l'étiquette. Vous procèderez comme pour un graphique en secteurs standard (reportez-vous à la section 7.7.1). La dernière étape consiste à modifier chaque secteur du graphique. Chaque secteur consiste en un champ de données sélectionné dans la personnalisation d'icônes et associé à l'un des calculs suivants : Nombre : le nombre de valeurs dans un champ de données (c'est-à-dire le nombre total de périphériques équipés d'un module de finition) Calcul distinct : le nombre de valeurs distinctes dans un champ de données (c'est-àdire le nombre total de modèles distincts) Somme : le total de toutes les valeurs dans un champ numérique Moyenne : la moyenne de toutes les valeurs dans un champ numérique Plus faible : la valeur la plus faible dans un champ numérique Plus élevée : la valeur la plus élevée dans un champ numérique Écart standard : la mesure de dispersion de vos données Écart : l'écart entre la valeur la plus faible et la plus élevée dans un champ numérique Premier : le premier élément d'une liste de valeurs textuelles, comme le premier numéro de matériel Comme c'est le cas pour les graphiques à secteur standard, pour certains calculs, seuls certains champs peuvent être sélectionnés. Nombre, Calcul distinct et Premier peuvent être appliqués à n'importe quel champ, mais tous les autres calculs sont réservés aux champs numériques. Sélectionnez le champ à associer au secteur en cliquant deux fois sur la cellule appropriée dans la colonne Champ. Choisissez ensuite le champ souhaité dans la personnalisation d'icônes du projet. Vous pouvez ensuite sélectionner le calcul à appliquer pour déterminer la valeur de ce secteur. Il vous suffit de sélectionner l'option appropriée dans la colonne Calcul. Outre les modifications ci-dessous, vous pouvez modifier la source des données pour le graphique à secteurs, filtrer les données et créer des champs personnalisés. Les méthodes appropriées sont décrites à la section 7.5.6. Vous pouvez enregistrer et afficher un aperçu de toutes les modifications effectuées en cliquant sur le bouton Enregistrer. 7.7.3 Modification d'un graphique en barres Dans un rapport Asset DB, un graphique en barres est un graphique en barres standard dans lequel différents résultats d'un champ de données sont représentés par des barres de hauteur proportionnelle à leur valeur, les catégories étant rangées le long de l'axe vertical et les valeurs le long de l'axe horizontal. - 37 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur Pour ajouter ou insérer un graphique en secteurs dans un rapport, sélectionnez Ajouter>Matériels du projet>Tableau>Barres ou Insérer/Matériels du projet>Tableau>Barres, respectivement. Les premiers aspects du graphique à modifier sont les caractéristiques physiques, notamment le titre et la légende du graphique en barres. Vous procèderez comme pour un graphique en secteurs (reportez-vous à la section 7.7.1). La légende d'un graphique en barres apparaît audessous du graphique mais vous pouvez la modifier comme le titre d'un graphique en secteurs. Figure 29. Modification d'un graphique en barres L'élément suivant qu'il est possible de modifier est l'axe des X du graphique, c'est-à-dire l'axe sur lequel apparaissent les champs de données en fonction desquels les données du graphique seront groupées. Vous sélectionnerez l'option appropriée dans la liste déroulante Catégorie. La dernière étape consiste à modifier la série. Cette opération définit le nombre de jeux de barres que contiendra le graphique ainsi que les données qui détermineront la taille de chaque barre. Vous avez le choix entre deux types de séries : Calcul et Expression. Vous pouvez créer plusieurs séries, mais chacune doit être du même type. Pour modifier le type de série, procédez comme suit : - 38 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur 7.7.4 Calcul Un série Calcul produira une valeur unique par groupe reposant sur l'une des opérations suivantes : Nombre : le nombre de valeurs dans un champ de données (c'est-à-dire le nombre total de périphériques équipés d'un module de finition) Calcul distinct : le nombre de valeurs distinctes dans un champ de données (c'est-àdire le nombre total de modèles distincts) Somme : le total de toutes les valeurs dans un champ numérique Moyenne : la moyenne de toutes les valeurs dans un champ numérique Plus faible : la valeur la plus faible dans un champ numérique Plus élevée : la valeur la plus élevée dans un champ numérique Écart standard : la mesure de dispersion de vos données Écart : l'écart entre la valeur la plus faible et la plus élevée dans un champ numérique Premier : le premier élément d'une liste de valeurs textuelles, comme le premier numéro de matériel Pour modifier une série Calcul existante ou pour créer une série supplémentaire, cliquez deux fois dans la cellule appropriée de la colonne Champ. Cela vous permet de choisir le nouveau champ auquel le calcul sera appliqué. Vous pouvez ensuite sélectionner dans la liste déroulante Calcul le type de calcul à appliquer. Pour certains calculs, seuls certains champs peuvent être sélectionnés. Nombre, Calcul distinct et Premier peuvent être appliqués à n'importe quel champ, mais tous les autres calculs sont réservés aux champs numériques. 7.7.5 Expression Une série Expression permet de filtrer plus précisément les données du projet pour créer les barres. Des champs personnalisés à afficher dans le graphiques en barres seront ensuite créés. La première étape de la modification d'une série Expression consiste à modifier le nom de la colonne. Pour ce faire, cliquez deux fois sur la cellule appropriée dans la colonne Nom de la colonne. Cette opération est suivie de la création du ou des critères. Les méthodes appropriées sont décrites à la section 6. Outre les modifications ci-dessous, vous pouvez modifier la source des données pour le graphique en barres, filtrer les données et créer des champs personnalisés. Les méthodes appropriées sont décrites à la section 7.5.6. 7.8 Création de graphiques de matériels virtuels - 39 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur Les trois types de graphiques de matériels du projet ci-dessus peuvent être créés en tant que graphiques de matériels virtuels afin d'inclure les données de la solution du projet. Pour ajouter ou insérer les trois types de graphique de matériels du projet dans un rapport, sélectionnez Ajouter>Matériels virtuels>Tableau>Secteurs/Secteurs série/Barres ou Insérer/Matériels du projet>Tableau>Secteurs/Secteurs série/Barres, respectivement. Après avoir créé le graphique, vous pouvez le sélectionner dans la liste Contenu de rapport, puis le modifier en cliquant sur le bouton Modifier. Vous pouvez ensuite créer les graphiques selon les procédures décrites à la section 7.7. 7.9 Modification de l'ordre du rapport Pour modifier l'ordre d'un rapport, sélectionnez Rapports>Conception>Gérer dans la barre de menus pour ouvrir la fenêtre de gestion des rapports. Sélectionnez ensuite le rapport souhaité dans la liste, puis sélectionnez Modifier. La fenêtre Modifier le rapport s'affiche avec l'onglet Propriétés sélectionné, comme l'indique la Figure 30. C'est ici que vous allez modifier la structure du rapport. Déplacez une section ou un objet vers le haut ou le bas de la liste Figure 30. La fenêtre Modifier le projet - Onglet Propriétés Dans l'onglet Propriétés figure le panneau Contenu du rapport, comme le montre la Figure 30. Ce panneau répertorie toutes les sections du rapport sélectionné, en l'occurrence une copie du résumé d'évaluation de l'impression. Les noms de sections et de sous-sections sont délimités par des traits épais et suivis de la liste des paragraphes, graphiques et tableaux qu'ils contiennent. - 40 - Asset DB v4.4 Report Editor - Manuel de l'utilisateur Il est possible de déplacer une section vers une autre endroit du rapport. Une sous-section ne peut être déplacée qu'au sein de la section à laquelle elle appartient et un objet (image, paragraphe, tableau ou graphique) ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de sa section ou soussection. Pour déplacer un élément, sélectionnez-le dans le panneau Contenu du rapport. Dans le cas d'un objet, un aperçu de la façon dont cet objet se présentera dans le rapport s'affiche ; utilisez les flèches haut et bas en regard de la liste pour sélectionner le nouvel emplacement de l'objet. Vous pouvez également supprimer une section ou un objet du rapport. Cela vous permet, par exemple, d'éviter les graphiques vides en cas de données manquantes ou de supprimer des images ou du texte inutiles. Pour supprimer une section ou un objet d'un rapport, sélectionnez l'objet dans la liste, puis sélectionnez le bouton Supprimer en bas de la liste. Lorsque la nouvelle structure du projet vous convient, vous pouvez enregistrer les modifications en cliquant sur le bouton OK en bas à droite de la fenêtre Modifier le rapport. 8 Exportation/Importation de structures de rapport Il est possible d'exporter une structure de rapport (nouvelle ou modifiée) de l'installation Asset DB dans laquelle elle a été créée afin de la partager avec d'autres utilisateurs d'Asset DB. Cette fonction permet à un utilisateur, au sein d'une entreprise, de créer les structures de rapport et de les partager avec d'autres utilisateurs disposant d'une licence équivalente (fonctions de modification de rapports complètes). Ces derniers peuvent ainsi produire les mêmes rapports sans avoir à répéter la procédure de copie/création. Pour exporter une structure de rapport, sélectionnez Rapports>Conception>Exporter dans la barre de menus. Dans la liste suivante, sélectionnez le rapport à exporter, puis sélectionnez Exporter, ce qui produira un fichier au format .rpt. Pour importer une structure de rapport, accédez à Rapports>Conception>Importer, puis recherchez le fichier .rpt enregistré. Ce rapport peut ensuite être exécuté dans le cadre de n'importe quel projet au sein de votre système. - 41 - Asset DB v4.4 ">
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