OPTImISeZ l’eFFIcAcITé cOllecTIve
de vOS éQuIPeS !
Classement documentaire
• Classement automatique (ou semi-automatique) des documents papier
directement depuis votre plateforme de numérisation (avec indexation
O.C.R : reconnaissance de caractère)
• Partage de vos fichiers bureautiques (Word, Excel, Power Point, Adobe®
PDF, fichiers multimédias, vidéos, …)
• Importation dynamique de vos documents et arborescences de dossiers
existants
OPeN bee
Scan / Portal
Tm
Facilitez la recherche et le traitement de l’information au sein de votre entreprise.
Recherche
• Recherche de tout type de fichiers (documents d’origine papier et
bureautique) à partir de votre navigateur Internet (aucune installation sur
les postes de travail) !
• Possibilité de rechercher les documents sur leur titre, sujet mais également
sur leur contenu (grâce à la technologie O.C.R)
• Visualisation des documents recherchés, en quelques secondes
Sécurité et Confidentialité
• Accès sécurisé au système d’information par login et mot de passe
• Gestion des droits d’accès en lecture, écriture et publication
• Création simplifiée de Profils (administrateur, invité, utilisateur et groupe)
Fonctionnalités avancées
• Notification automatique via e-mail de la publication ou modification de nouveaux documents
• Moteur de Workflow intégré pour la gestion des circuits de validation de documents avant
publication
• Gestion des numéros de version
Pour plus d’informations, rendez-vous sur :
www.myopenbee.org
ou contactez notre partenaire agréé :
Simple d’installation et d’utilisation, la suite logicielle Open Bee™ Scan Portal est une
solution de gestion documentaire, fonctionnant en mode web. Intégrant un contrôle natif
des règles de lecture, modification et publication de l’information, Open Bee™ Scan Portal
permet d’optimiser le partage et la communication de vos documents papier et électronique
grâce à une gestion centralisée de l’ensemble de vos fichiers de données.
AmélioreZ la productivité de vos
collaborateurs !
POINTS FORTS
Partagez et accédez simplement
à l’ensemble de l’Information de
votre entreprise, en tout lieu et à
tout moment !
Livré en version auto installable sur un CD-Rom ou pré configuré
sur un serveur, la suite logicielle Open Bee™ Scan Portal est
composée de deux modules complémentaires :
Open Bee™ Scan,
pour le classement et l’indexation
(automatique ou semi automatique) de vos documents papier,
numérisés au travers de votre solution multifonction.
Open Bee™ Portal
pour un partage et un accès,
simple et rapide aux informations de votre entreprise via un
navigateur Internet.
Open Bee™ Portal permet de centraliser en seul point
l’ensemble des documents d’origine papier et bureautique.
S’intégrant aisément dans votre environnement informatique,
la suite Open Bee™ Scan Portal inclue un grand nombre de
fonctionnalités qui satisferont vos besoins les plus avancés.
Pour accédez à l’information, rien de plus simple :
Ouvrez votre navigateur Internet, cliquez sur le favoris
Open Bee™ Portal, authentifiez-vous et parcourez
l’arborescence de fichiers et de collections…
Classez vos documents papier
depuis votre Multifonction…
et retrouvez les en quelques
secondes !
Directement à partir d’un multifonction (doté de la
fonction numérisation), tout utilisateur pourra procéder
à l’archivage d’un ensemble de documents papier, par
la simple sélection (depuis l’écran tactile) d’un bon
de numérisation pré-paramétré et ensuite tout est
automatique :
•
•
•
•
•
Conversion des documents au format PDF, via le module Open Bee™ Scan
Indexation des documents sur leur contenu
Classement des documents dans le dossier cible
Notification par email de l’arrivée de documents aux collaborateurs concernés
Recherche simplifiée des documents classés au travers d’une interface web
1 - Numérisation
des documents papier
Compatible avec les infrastructures Intranet, Extranet, VPN, WIFI, ... Open Bee™ Portal permet à vos collaborateurs
d’accéder au contenu d’entreprise tout en s’affranchissant des contraintes géographiques.
Décloisonnez vos différents services en
améliorant la collaboration interne à
votre entreprise !
Prêt-à l’emploi et accessible en mode web, Open Bee™ Scan Portal
favorise le travail collaboratif et les échanges d’information entre
des équipes appartenant à des services, voire à des entreprises
distinctes (clients, fournisseurs, …).
En effet, la possibilité d’accéder à l’information d’entreprise sans
contrainte géographique associée aux systèmes de notification et
de circuit de validation automatiques renforce le travail collaboratif
en équipes.
1 - Partage des documents
bureautiques (Word,
Excel,...)
Pourquoi déployer une solution de G.E.D ?
• La gestion électronique de documents, c’est l’art de retrouver les documents
(papiers, électroniques) avec 98 % de gain de place, 0 % de classement
physique et 80 % de temps gagné.
• De manière générale, un système G.E.D permet :
- D’archiver la masse d’information papiers et la mettre en consultation
- De diffuser plus rapidement et plus largement l’ensemble de l’information de
l’Entreprise
- D’économiser en matière de coûts d’impression, de consommables, espaces
de stockage
- D’augmenter la productivité générale des employés et la satisfaction clients
2 - Indexation sur le serveur Open Bee™
Portal grâce à la technologie O.C.R
3 - Recherche des documents
via le navigateur internet
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