Manuel du propriétaire | Canon THEREFORE Manuel utilisateur

Stockage et
récupération
efficaces
d’informations
THEREFORE™
you can
L’accès instantané aux
informations clés
optimise votre efficacité
Force vive de l’entreprise, l’information est aussi à la base d’un processus de
prise de décision efficace. Or nous passons en moyenne plus de quatre heures
par semaine à rechercher des informations*. Frustrant, non ? Therefore™ met
un terme à toutes ces pertes de temps. Grâce à ce système de stockage et de
récupération facile à mettre en œuvre, chacun accède désormais aux informations
souhaitées de manière instantanée, efficace, économique et sécurisée.
Saisie
Diffusion
Gestion
Stockage
Serveur
Therefore™
Collaboration
Archivage facile avec Therefore™
Pour simplifier, disons que Therefore™ est
comparable à une armoire électronique où
vous pouvez ranger toutes les informations
relatives à votre activité. Vous pouvez saisir,
organiser et retrouver du contenu fixe, des
images, des documents, des rapports et
toutes sortes d’informations vitales pour votre
entreprise. La recherche des informations
archivées s’effectue très simplement à partir
d’une interface universelle ou même du
Web. Après une formation minimale,
votre personnel peut travailler de façon
beaucoup plus efficace.
* AIIM Europe 2009
Recherche
Récupération
Classement électronique de tous
types d’information
De nos jours, l’information se présente sous
de nombreux formats différents et provient
d’une infinité de sources. Avec Therefore™,
cette hétérogénéité ne pose aucun problème.
Documents papier, fichiers électroniques,
codes à barres, courriers électroniques – tous
sont gérés le plus simplement du monde
avec Therefore™.
Therefore™ vous permet de saisir,
d’organiser et de retrouver du
contenu fixe, des images, des
documents, des rapports et toutes
sortes d’informations vitales pour
votre entreprise.
Sécurité et souplesse renforcées
Conformité réglementaire
L’outil idéal pour votre entreprise
Afin de garantir la sécurité du système,
Therefore™ vous permet de définir avec
précision les droits de chaque utilisateur.
Vous pouvez aussi désigner des
administrateurs en vue de centraliser la
configuration et la définition des règles
du métier. De plus, une signature
numérique est automatiquement
apposée sur chaque document.
Votre entreprise est tenue de respecter les
réglementations en vigueur en matière de
gestion documentaire. Afin de l’y aider, la
nouvelle fonction de conservation vous
permet de supprimer les documents ou de
purger les versions obsolètes après un laps
de temps donné.
Des systèmes d’entrée de gamme réservés
à un utilisateur aux déploiements à l’échelle
de l’entreprise pour des milliers de
personnes, Therefore™ est une solution
entièrement évolutive. Utilisateurs et
périphériques d’entrée tels que scanners et
appareils multifonctions peuvent être ajoutés
au gré de la croissance de votre entreprise.
THEREFORE™
permet l’accès par autorisation à tous les formats de documents ainsi que leur archivage.
Même sans aucune expérience en gestion documentaire, votre
personnel va pouvoir révolutionner la manière dont les informations
sont gérées et partagées au sein de votre entreprise. La saisie,
l’archivage et la récupération des informations étant parfaitement
intuitifs, il suffit de savoir se servir d’un ordinateur pour se
familiariser avec des méthodes de travail bien plus efficaces.
Désormais, chacun peut
accéder facilement aux
informations recherchées
Rechercher, trier et grouper
Le Navigateur, dont l’interface a été
entièrement remaniée, vous permet de
définir des recherches en temps réel et
de visualiser les résultats de plusieurs
recherches simultanément. Les recherches
peuvent également être enregistrées
sous forme de modèles globaux ou
locaux, selon vos besoins spécifiques.
Reconnaissance optique de
caractères
Le moteur OCR de pointe intégré
à Therefore™ permet d’enregistrer les
documents saisis sous forme de fichiers
PDF explorables ou PDF/A en vue d’accélérer
et de simplifier les recherches textuelles.
Les documents peuvent également être
indexés à l’aide du Service d’indexation
de Microsoft® afin de permettre les
recherches en texte intégral.
Afficher, envoyer, modifier et
imprimer
Le nouveau Therefore™ Viewer affiche
les documents stockés dans le système
Therefore™ en vue de leur édition, diffusion
ou impression. L’application native associée
au document démarre automatiquement
afin de vous donner accès à toutes ses
fonctionnalités, notamment en matière
d’édition.
Saisir, indexer et archiver
Les documents peuvent être rapidement
numérisés à l’aide d’un périphérique
multifonction ou d’un scanner Canon.
Pour vous faire gagner du temps, Capture
Client peut également procéder à une
indexation automatique. La fonction
d’amélioration d’image permet même
d’optimiser la qualité du fichier numérisé.
Accès à Therefore™ via le Web
Un client Web sécurisé vous permet
d’accéder à vos informations à tout
moment et en tout lieu. Il offre les mêmes
fonctionnalités que le Navigateur et
Therefore™ Viewer.
THEREFORE™
va révolutionner la manière dont les informations sont gérées et partagées dans votre entreprise.
Le nouveau Navigateur
vous permet d’affiner vos
recherches en temps réel
et de visualiser les résultats
de plusieurs recherches
simultanément.
Therefore™ Viewer permet
d’afficher, de faire pivoter,
d’annoter et d’imprimer les
documents stockés dans
l’archive Therefore™ et est
capable d’afficher plus
de 250 formats de fichier
différents.
L’intégration du
système dans vos flux
existants garantit des
résultats rapides
Therefore™ améliore considérablement la manière dont vous exploitez les
informations, sans bouleverser vos procédures existantes. Au cœur de ce
système se trouve Therefore™ Solution Designer, un outil à la fois puissant
et souple qui vous permet de définir vos flux et politiques d’archivage, de
gérer les paramètres et d’importer de nouvelles licences. Vous bénéficiez
ainsi d’un contrôle total et d’un retour sur investissement plus rapide.
Fichiers
Appareil
multifonctions
Applications
ERP
Sortie sur
macroordinateur
COLD/ERM
Serveur
Therefore™
Accès via
navigateur Web
Sauvegarde
Scanner de
documents
Station de travail
THEREFORE™
s’intègre parfaitement avec les applications Windows®, y compris PowerPoint®, Word et Excel®.
En optimisant votre flux existant,
Therefore™ vient en aide à tous
les services de l’entreprise et leur
apporte des résultats rapides :
• Ressources humaines • Logistique
• Finances
• Informatique
Service
juridique
•
Gagnez en efficacité grâce
à Therefore™ Workflow
Intégration avec les applications
bureautiques Windows®
Cette puissante fonctionnalité vous permet
de créer des flux multiples et de transformer
la manière dont l’information circule
à l’intérieur de l’entreprise. Les modèles
éditables vous permettent de visualiser les
processus, tandis que la fonctionnalité de
glisser-déplacer simplifie la conversion des
flux papier en flux numériques rationalisés.
Les tâches étant exprimées en jours, heures
et minutes, il est facile de voir qui fait quoi,
à quel moment, et de réagir rapidement en
cas de mauvaise utilisation des ressources.
Therefore™ s’intègre avec toutes les
applications Windows, y compris
PowerPoint®, Word et Excel®. Le système
archive les documents et les données
d’indexation associées à l’aide des menus
d’applications Windows standard.
Vous disposez ainsi d’un contrôle précis
des versions et d’un historique complet.
Intégration transparente avec
Microsoft® SharePoint® 2007
Les clients SharePoint bénéficient d’une
intégration transparente avec Therefore™
et par conséquent d’une meilleure saisie et
d’une gestion optimale des informations
vitales sur papier. Therefore™ s’intercale sous
SharePoint pour formaliser l’indexation et le
stockage des documents. Les clients peuvent
donc continuer à utiliser l’interface et les
fonctionnalités de SharePoint tout en
bénéficiant des avantages de Therefore™,
c’est-à-dire une saisie, un stockage et une
intégration documentaires efficaces.
Therefore™ réduit également la taille de la
base de données SharePoint, qui peut ainsi
fonctionner à une vitesse optimale quel
que soit le volume de données.
Intégration avec SAP®
Therefore™ s’intègre directement avec
votre système SAP existant. Il fait office
d’entrepôt central pour les informations
vitales de votre entreprise. En facilitant
leur partage, il contribue à une prise
de décision plus efficace.
Archivage d’e-mails
Les historiques de messagerie revêtent de
plus en plus d’importance pour des raisons
de conformité. Avec Therefore™, l’archivage
des e-mails est à la fois simple, efficace et sûr.
Microsoft® Exchange – Therefore™
permet de stocker automatiquement
les e-mails et leurs pièces jointes dans
l’archive documentaire Therefore™
sans apporter le moindre changement
à l’interface de Microsoft® Outlook®.
•
Lotus Notes – Therefore™
• IBM
permet aux utilisateurs de stocker
®
®
les e-mails et les pièces jointes dans
l’archive documentaire.
* Multiple Workflows est inclus gratuitement dans Therefore™ Business Edition.
Fiche technique: Therefore™
Edition
Serveur
Windows® XP Windows Vista® Windows® 7 (32/64 bits)
Windows Server® 2003/2008/2008 R2, (32/64 bits)
Serveurs multiples à différents emplacements
Client
Windows® XP Windows Vista® Windows® 7 (32/64-bit)
Unterstützung unterschiedlicher Sprachen
Thèmes et couleurs personnalisables (Navigator et
Viewer)
Personal Edition
1 utilisateur
Workgroup Edition
5 - 10 utilisateurs
•
•
•
•
Accéss Web
Internet Explorer 7,0 +
Google™ Chrome 3.0 +
Mozilla® Firefox® 3.5 +
Opera 9.6 +, Safari 4.0 +
•
Business Edition
5+ utilisateurs
•
en option
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Workflow intégré
Workflow documentaire Therefore™
Workflow Designer par glisser & déposer pour IUG
•
•
Sécurité et autorisations
Sécurité intégrée à Windows®
Serveur de droits Therefore™
Formats de document
Format de fichier non propriétaire
Affichage mode multi-format
Annotations (documents TIFF)
Gestion des versions (Annotations inclus)
Signatures numériques
Administration documentaire
Gestion des périodes de conservation (ILM)
Protocol de lAudit Trail
Format de numérisation
TIFF simple, TIFF multipage, PDF, PDF
rechérchable, PDF/A
Documents électroniques
Format original
Base de données (Exigences système minimales)
Microsoft® SQL Server® 2005/2008 (32/64 bits)1
ORACLE® 9i (32 bits), 10.2(64 bits)
IBM® DB2® 9 (32 bits), 9.5 (64 bits)2
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en option
en option
en option
en option
en option
en option
Stockage
DAS,NAS,SAN & RAID local
NetApp®
Saisie supplémentaire intégrée
Therefore™ Capture Client (code à barres / OCR)
Saisie supplémentaire intégrée
Kofax® Capture®
Kofax® Adrenaline® pour Capture Client
™
Therefore MFP Application
eCopy™ ShareScan®
eCopy™ PaperWorks®
Chargement de lots de documents (Document Loader)
•
•
en option
en option
•
•
•
en option
•
•
Analyse syntaxique de fichiers spoule (COLD)
Texte ASCii, texte intégral, XML & PDF
Archivage d'e-mails
Microsoft® Outlook®
Microsoft® Exchange Server
IBM® Lotus Notes®
•
•
•
en option
•
•
•
•
•
•
Plug-ins de fournisseurs tiers
Objectif Lune® PlanetPress®
IRISPowerscan™
en option
en option
en option
en option
en option
en option
Intégration personnalisée
Therefore™ API
en option
en option
en option
Intégration de tiers
Microsoft® Office
Windows® Explorer
Microsoft® Dynamics® NAV
Microsoft® SharePoint® Server 2007
SAP® R/3® certifiée
•
en option
en option
•
•
en option
en option
en option
1 Microsoft SQL Server Express est également pris en charge avec des limitations. Vous en apprendrez davantage auprès de Microsoft.
2 IBM DB2 Express-C est aussi pris en charge dans la Business Edition.
Quelques illustrations sont simulées pour une présentation plus claire. Toutes les spécifications se basent sur les méthodes de test standard de Canon. Cette
brochure et les spécifications techniques du système ont été établies avant la date de lancement du produit. Canon se réserve le droit de modifier les spécifications
techniques sans préavis.
Tous les noms de sociétés et/ou de produits sont des marques et/ou des marques déposées de leurs fabricants respectifs sur leurs marchés et/ou dans leurs pays.
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