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6
TABLE DES MATIERES
1
INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3
2
SYMBOLES UTILISES . . . . . . . . . . . . . . . . .
3
3
CONNEXION A LA BOITE VOCALE . . .
4
4
RECOMMANDATIONS . . . . . . . . . . . . . . .
6
5
ACCES A LA BOITE VOCALE . . . . . . . . . .
8
6
CONSULTATION DES MESSAGES . . . . .
6.1 Consultation des messages
vocaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.2 Consultation des messages
télécopie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.2.1 Impression d'une télécopie
6.2.2 Paramétrage de la
destination principale de
votre télécopie . . . . . . . . . . .
9
11
7
ENVOI DE MESSAGES . . . . . . . . . . . . . . .
12
8
OPTIONS PERSONNELLES . . . . . . . . . . . .
8.1 Code secret . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8.2 Messages d'accueil . . . . . . . . . . . . .
8.3 Horaire de Notification
(planning d'appel) . . . . . . . . . . . . . .
13
13
14
9
11
11
16
Alcatel 2002 - Reproduction interdite
Ref : 3BA 19575 BAAA Ed. 03
1
2
1
INTRODUCTION
Ce guide est conçu pour vous aider à vous familiari
ser avec le Serveur de Messagerie Vocale et Télécopie
A4635. Il concerne les modèles A4635H et A4635J.
La différence entre ces deux modèles réside dans le
fait que le A4635J n'offre pas le service Télécopie.
Ce guide se concentre sur les quatre exploitations les
plus importantes. Toutes les autres exploitations sont
expliquées dans le Manuel de Référence de l'Utilisa
teur.
2
SYMBOLES UTILISES
Du côté gauche du tableau se trouvent les icones
représentant les manipulations.
Appuyez sur une
touche ou compo
sez un numéro
!
Enregistrez
Ecoutez
Message en
attente
Entrez le code
secret
Ouvrez
la boîte vocale
Cette icone est conçue pour attirer votre attention
sur un sujet important.
Nota : lors de l'écoute de la messagerie vocale,
vous entendrez "mot de passe". Il s'agit en
fait d'un code secret et le terme a été rectifié
dans ce document.
3
3
CONNEXION A LA BOITE VOCALE
Les appelants ne sont dirigés sur votre boîte
vocale que si vous êtes connecté à celle-ci. Il
existe deux façons de vous y connecter : la fonc
tion de renvoi ou de débordement vers associé.
B Pour activer le renvoi, composez l'un des préfixes
suivants :
•
•
•
•
Renvoi immédiat
Renvoi sur occupation
Renvoi sur non réponse
Renvoi sur occupation ou non rép.
Code de la
fonction
Code d'accès
à la messagerie vocale
!
Composez
le
code de la fonc
tion de renvoi
suivi du code
d'accès à la mes
sagerie vocale.
Lorsque vous activez un renvoi vers un autre
poste et que vous êtes déjà renvoyé vers votre
boîte vocale, le renvoi vers votre boîte vocale
est désactivé sauf si vous utilisez la fonction
de débordement vers associé.
B Activation de la fonction de débordement vers
associé
Composez
le
code de la fonc
tion de déborde
ment vers associé
Code d'accès à la
suivi du code
messagerie
d'accès à la mes
vocale
sagerie vocale.
Nous vous recommandons d'utiliser la fonction de
débordement vers associé car elle constitue un
lien implicite vers votre boîte vocale. Elle garantit
que les appels auxquels vous n'avez pas répondu
aboutissent à la messagerie.
Code de la
fonction
4
B Annulation du renvoi
Code de la
fonction
Entrez le code
d'annulation de
renvoi.
5
4
RECOMMANDATIONS
Voici quelques indications d'ordre général qui vous
aideront à mieux utiliser la messagerie vocale. Une
fois que vous avez accédé à la boîte vocale :
B Composez le zéro
pour demander de l'aide ou
d'autres explications. (Si vous n'appuyez sur
aucune touche, la messagerie répétera les options
précédentes pour vous aider). En composant deux
fois de suite le zéro
depuis votre boîte
vocale, vous pourrez joindre l'opératrice, si elle
est en service.
pour annuler ce que vous avez tapé
B Tapez
précédemment ou quitter un menu. Dans la plu
part des cas, en quittant un menu, vous retournez
au menu précédent. Par exemple, en appuyant
sur la touche
dans le menu Options adminis
tratives, vous retournez au menu Options person
nelles. En renouvelant cette opération, vous
retournez au menu principal d'où vous pouvez
dans le menu
repartir à zéro. L'appui sur
principal vous permet de quitter la messagerie
vocale.
B Appuyez sur
pour confirmer. Par exemple,
tapez
lorsque vous avez terminé l'enregistre
ment de votre message d'accueil personnel ou
lorsque vous composez le numéro d'une boîte
vocale destinataire.
B Lors de l'écoute d'un message, appuyez sur
pour passer au message suivant sans attendre la
fin du message en cours.
B Les nouveaux abonnés entendent automatique
ment les menus standard qui, dans le Menu prin
cipal, leur proposent uniquement les fonctions de
consultation et d'Envoi. Vérifiez que le Contrôle
des messages et les Options personnelles sont
6
disponibles bien que ces menus ne soient pas
annoncés. Dès que vous serez familiarisé avec les
principes de base, vous voudrez probablement
utiliser les Niveaux de Guides Détaillés qui per
mettent d'entendre toutes les options et plus tard
les Niveaux de Guides Brefs.
B Vous ne pouvez pas récupérer un message effacé.
B Les messages archivés sont conservés pour une
durée limitée déterminée par le gestionnaire de
votre système.
7
5
ACCES A LA BOITE VOCALE
B Poste disposant d'une touche dédiée à la messa
gerie vocale
Touche messagerie
vocale
Code secret
Appuyez sur la
touche d'appel de
la
messagerie
vocale sur votre
poste et compo
sez votre code
personnel.
B Poste ne disposant pas d'une touche dédiée à la
messagerie vocale
Code d'accès
Message d'accueil
#
Consultation de la
messagerie vocale
Numéro de la boîte
vocale
Composez
le
code d'accès à la
messagerie
vocale. Appuyez
sur la touche
pendant le mes
sage
d'accueil
général. Entrez le
numéro de votre
boîte vocale et
votre code per
sonnel.
Code secret
Toutes ces opérations fondamentales d'accès à
la boîte vocale sont représentées dans ce
manuel par le symbole suivant :
8
6
CONSULTATION DES MESSAGES
Cette option vous permet d'écouter les messages,
d'en envoyer une copie à d'autres personnes et de
recevoir vos messages à la maison.
6.1
Consultation des messages vocaux
B La boîte vocale signale aux usagers qu'un nou
veau message est arrivé.
Message en attente
1
Ouverture de la
boîte vocale
Messages
nonécoutés
Ecoute des mes
sages
1
L'indication
de
message
en
attente est acti
vée. Il peut s'agir
d'un voyant qui
s'allume,
de
l'émission d'une
tonalité
spécifi
que, etc.
Ouvrez la boîte
vocale.
Tapez 1-1 et
écoutez les nou
veaux messages.
Pendant l'écoute,
les options sui
vantes sont dispo
1 1 Début du message nibles.
Retour rapide 10s.
1
Fonctions de réécoute
2
Pause/Reprise
3
Avance rapide 10s.
3
3
Fin du Message
4
Ralentir la diffusion
6
*
Accélérer la diffu
sion
Annuler
#
Saut du message
9
Options
4
Réécouter
5
Informations
6
Envoyer copie
7
Effacer
8
Répondre
9
Archiver
Les options sui
vantes sont dispo
nibles à la fin du
message.
B Consulter tous les messages
Message en attente
Ouvrir la boîte
vocale
1
Consulter
2
Ecouter tous les
messages
Ecouter le message
10
Le voyant indi
quant qu'un mes
sage
est
en
attente est allumé.
Ouvrez la boîte
vocale
Tapez 1-2 et
écoutez tous les
messages, même
ceux que vous
avez
consultés
mais que vous
n'avez pas entiè
rement écoutés.
6.2
Consultation des messages télécopie
Cette option n'est pas disponible sur le 4635J.
Elle n'est disponible sur le 4635H que si elle a été
auparavant configurée au niveau du système.
B La boîte vocale informe l'usager qu'un nouveau
message télécopie est arrivé par une indication de
message en attente (voyant, tonalité spécifique,
etc.).
1
Ouvrir la
vocale
Consulter
boîte
3
Messages télécopie
1
Télécopies non lues
Le nombre de
messages téléco
pie non consultés
vous est diffusé.
6.2.1 Impression d'une télécopie
Consulter le mes
sage télécopie
2
1
Imprimer une télé
copie
Destination princi
pale
Pour choisir un
autre destinataire,
tapez 2 et entrez
le numéro du
télécopieur desti
nataire.
6.2.2 Paramétrage de la destination
principale de votre télécopie
4
2
3
1
Ouvrir
la
boîte
vocale
Options
person
nelles
Options
Administratives
Options télécopie
Spécifier
ou
Changer
Entrer le numéro
Sélectionnez les
options de téléco
pie et entrez le
numéro de votre
télécopieur. Afin
que vos télécopies
soient imprimées
automatique
ment, tapez 2
(activation
de
l'impression auto
matique).
11
7
ENVOI DE MESSAGES
B Vous pouvez envoyer un message directement
dans la boîte vocale d'un usager.
2
Ouvrir la boîte
vocale
Envoyer
#
Enregistrer un
message
Fin
0
Composer le
numéro
destinataire
Options d'envoi
#
Envoyer
Options d'envoi
1
Confidentiel
2
Urgent
3
Accusé de
réception
4
Envoi différé
12
Les fonctions de
réécoute sont dis
ponibles lorsque
vous enregistrez
le message :
permet
1
d'arrêter l'en
registrement et
de diffuser le
message enre
gistré.
* permet de
réenregistrer
le message.
Entrez un numéro
de boîte vocale
ou une liste de
distribution
ou
tapez
pour
épeler le nom.
Tapez
pour
envoyer ou 0
pour les options
d'envoi.
Appel par nom
ABC
DEF
GHI
JKL
MNO
PQRS
TUV
WXYZ
0
##
1
4
7
2
5
8
3
6
9
8
OPTIONS PERSONNELLES
8.1
Code secret
B Le code secret a été saisi la première fois que
vous avez accédé à la boîte vocale. Il peut être
modifié de cette façon :
Ouvrir la boîte
vocale
4
Options person
nelles
2
Options
Administratives
1
Générales
1
Code secret
1
Personnel
Vous pouvez rece
voir des messages
privés ou urgents
et grâce à votre
code secret, per
sonne d'autre que
vous ne pourra
accéder à votre
boîte vocale et
écouter vos mes
sages.
Entrer le code
secret
#
!
Fin
Si vous souhaitez une meilleure protection de votre
boîte vocale, nous vous proposons de modifier
votre code secret tous les mois.
13
8.2
Messages d'accueil
B Le message d'accueil a été enregistré la première
fois que la boîte vocale a été ouverte. Il peut être
modifié par la procédure suivante :
Ouvrir la boîte
vocale
4
Options
personnelles
3
Message d'accueil
1
Message d'accueil
personnel
2
Message d'accueil
personnel
Sélectionner le
type de mes
sage d'accueil
(1 ou 2)
Enregistrer le
message d'accueil
#
14
Fin
Votre
message
d'accueil person
nel est diffusé à
toute
personne
qui appelle ou qui
est transférée sur
votre
boîte
vocale.
Vous
pouvez
enregistrer trois
types de messa
ges d'accueil.
Appuyez sur 1
pour enregistrer
le message d'ac
cueil qui sera dif
fusé si vous êtes
absent de votre
bureau (pas de
réponse).
Appuyez sur 2
pour enregistrer
le message d'ac
cueil qui sera dif
fusé si vous êtes
en communica
tion (occupé).
Message d'abscence prolongée
Options
personnelles
Messages
d'accueil
4
3
Message d'accueil
abscence prolongée
2
Ce
message
d'accueil pourra
être diffusé si vous
êtes absent de
votre bureau pour
une longue période
(déplacement,
congés...).
Enregistrer
le
message d'accueil
Fin
#
Message d'accueil standard
4
Options
personnelles
Messages
d'accueil
3
1
Message d'accueil
personnel
1
Message d'accueil
standard
!
Indiquez dans le message d'accueil l'endroit où
vous vous trouvez et quand vous répondrez au
message.
Changez régulièrement de message.
15
8.3
Horaire de Notification (planning
d'appel)
B Il se peut que vous désiriez que le système vous
appelle sur un poste prédéterminé pendant une
période donnée afin de vous avertir des nouveaux
messages arrivés pour vous.
Ouvrir
vocale
la
boîte
4
Options
nelles
person
4
Modifier horaire de
notification (plan
ning d'appel)
1
1er horaire (plan
ning)
Entrer le numéro de
téléphone
Entrer le début et la
fin de la période
pendant laquelle
les appels sont
acceptés
en
semaine
Entrer le début et la
fin de la période
pendant laquelle
les appels sont
acceptés le weekend
16
Le système vous
permet de para
métrer deux noti
fications perma
nentes et une
temporaire.
Chaque sélection
peut être confir
mée par appui
sur 1 ou modifiée
par appui sur 2.
Choisir le type de
message
1
notification de
tous les messages
2 5 notification immé
diate des messa
ges urgents
1 5 notification immé
diate des messa
ges non-urgents
Ne sont décrites
ici que les options
les plus couran
tes. Suivez attenti
vement les indica
tions données par
le guide vocal du
système.
Confirmer
1
ou appuyer sur 2 pour
écouter le type de
notification choisi.
B Le système vous offre la possibilité d'activer ou de
désactiver l'appel de Notification et le voyant indi
quant qu'un message est en attente.
4
Options personnelles
1
Activation/annulation Notification
1
2
Activation/annulation de notifi
cation d'appel
3
4
Activation/annulation d'indica
tion de message en attente
17
Boîtes vocales importantes
Listes Personnelles de Distribution
Liste de Distribution Système
18
NOTES PERSONNELLES
19
20
'pEXWHU DYHF XQ SRVWH FODVVLTXH
HL UU D- QLW U D 0 V QRLW DUW V XOO, 12
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$OFDWHO $
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