UQO Sous-commission des études Manuel utilisateur

SOUS-COMMISSION DES ÉTUDES
Mode de fonctionnement
Modifié 8-SCE-26, 22 janvier 2003;
Modifié 33-SCE-69, 7 décembre 2005;
Modifié 97-SCE-228, 12 mai 2015.
ARTICLE 1
Réunion – Convocation
1.1
Le doyen des études ou son représentant doit faire parvenir aux membres de la Souscommission des études, par écrit, un avis de convocation incluant l’ordre du jour
proposé au moins sept (7) jours de calendrier avant la tenue de la réunion. Tout avis de
convocation adressé à l’intention d’un des membres de la Sous-commission des études
est réputé avoir été reçu à compter de son envoi par courriel.
1.2
Exceptionnellement, le doyen des études ou son représentant peut convoquer une
réunion extraordinaire des membres de la Sous-commission des études dans un délai
plus court, mais raisonnable et selon le mode de convocation qu’il détermine. En ce cas,
l’ordre du jour ne peut proposer normalement qu’un seul point de discussion. De plus,
les décisions qui sont prises lors de cette réunion ne sont valides que si tous les membres
présents approuvent le mode de convocation utilisé.
1.3
Le doyen des études ou son représentant doit convoquer une réunion des membres de
la Sous-commission des études à la demande d’au moins trois (3) membres de la Souscommission.
1.4
Il sera toujours loisible au doyen des études ou à son représentant de tenir une réunion
des membres de la Sous-commission des études par le moyen d’une conférence
téléphonique ou autre et cette réunion, s’il en est, tient lieu à toutes fins de réunion où
les membres étaient effectivement présents, pourvu, par ailleurs, que les autres règles
aient été respectées.
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ARTICLE 2
Quorum
2.1
Le quorum est présumé demeurer en vigueur pendant toute la durée des délibérations.
Cependant tout membre peut demander la vérification du quorum en cours
d’assemblée.
2.2
S’il s’est écoulé une demi-heure après l’heure fixée par l’avis de convocation et que le
quorum ne peut être constaté, la réunion doit être ajournée.
ARTICLE 3
Procédure
3.1
Le doyen des études ou son représentant préside les réunions de la Sous-commission
des études et signe les procès-verbaux.
3.2
Le secrétaire de la Sous-commission des études agit d’office comme secrétaire aux
réunions de la Sous-commission. Il rédige, signe et expédie aux membres les procèsverbaux des réunions. Il a droit de parole, mais n’a aucun droit de vote.
3.3
La Sous-commission des études s’adjoint, s’il y a lieu, toute personne susceptible de
l’éclairer sur des points précis. Elle peut, en outre inviter des personnes à siéger à titre
de :
- « personnes-ressources », invitées pour s’exprimer sur des questions précises
liées à leur champ d’expertise;
- « invités », les promoteurs de projets.
Les « personnes-ressources » ont droit de parole et assistent aux délibérations, mais
n’ont pas droit de vote, pendant que les « invités » (promoteurs) ont droit de parole,
mais n’assistent pas aux délibérations.
3.4
Tous les membres de la Sous-commission des études incluant le doyen des études ou
son représentant, qui sont présents à une réunion de celle-ci, doivent exercer leur droit
de vote. Ils ne peuvent s’abstenir que dans une situation de conflit d’intérêts ou
d’absence totale d’information. Aucun membre ou observateur ne peut se faire
représenter ni exercer son droit de vote par procuration à une réunion de la Souscommission.
3.5
Les décisions aux réunions de la Sous-commission des études sont adoptées à la
majorité des voix. Si, à la suite d’un vote, les voix sont également partagées, le vote du
président est prépondérant. Le nombre de votes exprimés est consigné au procès-verbal
de la réunion.
3.6
Les votes aux réunions de la Sous-commission des études se prennent à main levée.
Toutefois, à la demande d’un (1) membre, le vote peut se dérouler à scrutin secret. À
toute réunion, si un vote n’est pas pris, une déclaration du président que la résolution a
été adoptée unanimement fait preuve ipso facto.
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3.7
Tout membre de la Sous-commission des études peut exiger que sa dissidence sur une
question soit inscrite au procès-verbal d’une réunion de la Sous-commission.
3.8
Tout membre de la Sous-commission des études peut demander qu’une ou des
personnes soient invitées à l’occasion des réunions de la Sous-commission
conformément à l’article 3.3.
3.9
Sous réserve des présentes règles, la Sous-commission des études peut, par résolution,
adopter des règles de procédure pour la gouverne de ses délibérations.
ARTICLE 4
Huis clos
4.1
Toute délibération – discussion, décision, résolution dont la publication peut entraîner
la spéculation, causer un préjudice à une personne ou la léser dans ses droits, est tenue
à huis clos.
4.2
À la demande d’un des membres dûment appuyée et avec l’approbation de la Souscommission, le président prononce le huis clos et fixe la période d’application de cette
mesure.
4.3
À moins que l’assemblée n’en décide autrement, le secrétaire rédige un compte rendu
des délibérations à huis clos.
Tel compte rendu apparaît normalement au livre des minutes et est conservé au
Secrétariat de la Sous-commission. Une copie est transmise au Secrétariat général.
Tel document ne peut être consulté qu’en présence du président de la Sous-commission
ou d’une personne autorisée par lui, par toute personne autorisée à cet effet par la Souscommission ainsi que par tout membre de la Sous-commission pourvu que le sujet traité
de tel document ait été étudié durant le mandat de tel membre à la Sous-commission.
Copie de tel document ne pourra être remise qu’en cas de nécessité légale et sur
l’autorisation expresse de la Sous-commission à toute personne identifiée dans telle
autorisation.
4.4
Le secrétaire de la Sous-commission communique par écrit toute décision prise au cours
des délibérations à huis clos :
- au recteur et au vice-recteur à l’enseignement et à la recherche;
- aux personnes ou organismes de l’UQO qui ont des opérations à réaliser dans
leurs fonctions à la suite de ces décisions.
ARTICLE 5
Exécution des décisions
Toute résolution et toute décision de la Sous-commission des études sont exécutoires à
moins que la Sous-commission n’en juge autrement.
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ARTICLE 6
Procès-verbal
6.1
Le secrétaire de la Sous-commission doit tenir et signer le procès-verbal de chaque
réunion de la Sous-commission. Après adoption, il est signé par la personne qui a présidé
la réunion.
6.2
Le secrétaire de la Sous-commission est dispensé de la lecture du procès-verbal avant
son adoption à la condition qu’il en ait expédié une copie à chacun des membres au
moins trois (3) jours francs avant le jour de la réunion.
ARTICLE 7
Conflit d’intérêts
Tout membre de la Sous-commission est tenu de déclarer s’il est en conflit d’intérêts
dans un dossier c’est-à-dire s’il a un intérêt personnel susceptible de compromettre
l’indépendance de jugement et l’impartialité nécessaires à l’exercice de sa fonction, à
moins que l’assemblée ne décide pas autrement.
Ce membre doit alors s’abstenir de participer aux délibérations et de voter. Un membre
impliqué dans un dossier présenté à la Sous-commission des études est réputé en conflit
d’intérêts.
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