Selon l'installation complète recommandée du pilote du scanneur et du logiciel Visioneer OneTouch, OneTouch est l'interface de numérisation principale pour l'utilisation du scanneur. Les boutons OneTouch sur le scanneur correspondent à ceux du panneau de boutons OneTouch à l'écran.

Le panneau de boutons OneTouch, visible sur l'écran de l'ordinateur, affiche les fonctions prédéfinies pour chaque bouton ( par exemple, « E-mail ») et l'icône de la destination (appelée application de destination) vers laquelle les images seront envoyées une fois la numérisation terminée.

Le panneau de boutons OneTouch indique l'application de destination correspondant à chaque bouton.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

OneTouch par défaut

Lorsque vous avez installé le scanneur, le logiciel d'installation a configuré chaque bouton OneTouch à l'aide des paramètres appropriés, à savoir : une application de destination, une configuration de numérisation et un

format de fichier. Les noms de boutons, tels qu'E-mail ou Copie, indiquent les paramètres préréglés initiaux. Vous pouvez modifier ces paramètres. Pour obtenir des instructions, consultez la section

Modification du paramétrage d'un bouton à la page 52.

Par exemple, le bouton E-mail est configuré pour numériser des documents, puis les ajouter directement en pièce jointe à un nouvel e-mail dans votre programme de messagerie électronique par défaut. Par défaut, l'application de messagerie

électronique est le programme de messagerie électronique spécifié dans les options Internet d'Internet Explorer.

Un bouton présentant la forme d'une icône de dossier est configuré pour archiver le document numérisé. Le scanneur envoie l'image numérisée directement vers un dossier sans l'ouvrir au préalable dans une application.

Un bouton présentant la forme d'un point d'interrogation signifie que votre ordinateur ne dispose pas du logiciel ou du matériel approprié pour les paramètres préréglés initiaux.

Si OmniPage ou le module OneTouch OmniPage n'est pas installé, les options d'envoi vers des applications de traitement de texte telles que Microsoft Word ne sont pas disponibles.

Remarque : la taille de page par défaut de chaque configuration est basée sur la configuration du système de mesure de Windows, à savoir les mesures U.S. (Etats-Unis) ou les unités du système métrique.

• Si U.S. est l'unité de mesure sélectionnée, la taille de page par défaut de chaque profil est basée sur les formats de papier standard Imperial, tels que 8,5 x 11 pouces.

• Si la mesure sélectionnée est Métrique, la taille de page par défaut de chaque profil est basée sur la norme ISO

216 et la majorité des profils son prédéfinis sur A4.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Numérisation à partir du panneau de boutons

OneTouch

Une numérisation à partir du panneau de boutons affiché à l'écran de l'ordinateur opère de la même façon qu'une numérisation à l'aide des boutons physiques du scanneur. Le scanneur numérise l'élément, puis envoie l'image à l'application de destination représentée par l'icône du bouton.

Pour numériser à partir du panneau de boutons OneTouch :

Chargez les pages dans le scanneur.

Cliquez sur l'icône OneTouch dans la zone de notification Windows (dans l'angle inférieur droit de l'écran).

Le panneau de boutons OneTouch s'ouvre.

Cliquez sur le bouton que vous souhaitez utiliser pour numériser.

Le scanneur commence à numériser et l'image est envoyée vers la destination sélectionnée pour le bouton

OneTouch que vous utilisez pour numériser.

Fonctionnalités du panneau de boutons OneTouch

Le panneau OneTouch constitue un ensemble de contrôles à l'écran pour le scanneur. Il vous permet d'accéder aux paramètres matériels du scanneur et de configurer le bouton Numériser.

Cliquez sur l'icône OneTouch pour ouvrir le panneau.

Barre de titre

• Flèches vertes : cliquez sur ces flèches pour naviguer entre les 3 affichages du panneau.

• Icône du scanneur : cliquez sur cette icône pour accéder aux propriétés matérielles du scanneur.

• « X » rouge : cliquez dessus pour fermer le panneau OneTouch.

Affichage Icônes

• Cliquez avec le bouton gauche sur l'icône d'une application de destination pour lancer la numérisation.

• Cliquez avec le bouton droit sur l'icône d'une application de destination pour ouvrir la fenêtre Propriétés

OneTouch.

• Cliquez avec le bouton gauche sur les boutons fléchés situés dans la partie droite du panneau pour afficher le reste des boutons OneTouch.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Affichage Détails

• Cliquez avec le bouton gauche sur l'icône d'une application de destination pour lancer la numérisation.

• Cliquez avec le bouton droit sur l'icône d'une application de destination pour ouvrir la fenêtre Propriétés

OneTouch.

• Cliquez sur les informations détaillées pour ouvrir la fenêtre Propriétés OneTouch.

Affichage Matériel

• Cliquez avec le bouton gauche sur l'icône du scanneur pour revenir au mode Affichage Icônes.

• Cliquez avec le bouton droit sur l'icône du scanneur pour ouvrir la fenêtre des propriétés matérielles du scanneur.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Modification du paramétrage d'un bouton

Cliquez sur l'icône OneTouch.

Cliquez avec le bouton droit sur un bouton pour ouvrir la fenêtre Propriétés correspondante.

La fenêtre Propriétés OneTouch s'ouvre.

La fenêtre Propriétés OneTouch s'affiche également lorsque vous maintenez enfoncé pendant 3 secondes, puis relâchez le bouton Recto ou Recto verso du scanneur.

Onglet de configuration de bouton du scanneur

Sélectionnez un format de fichier pour les images numérisées.

Sélectionnez l'application de destination à ouvrir une fois la numérisation terminée.

L'application de destination permet d'afficher et de manipuler les images numérisées.

Sélectionnez une configuration pour la numérisation de l'élément.

Certaines options de la fenêtre Propriétés OneTouch sont « grisées », et donc indisponibles, ce qui indique qu'elles ne sont pas appropriées pour votre modèle de scanneur.

Si votre scanneur dispose de plusieurs boutons ou d'un sélecteur de fonction DEL, sélectionnez dans OneTouch le bouton dont vous souhaitez modifier les paramètres. Si votre scanneur ne dispose que d'une seule option de bouton, passez à l'étape suivante pour continuer à modifier les paramètres de numérisation.

Numéro de DEL : cliquez sur la flèche orientée vers le haut ou le bas pour faire défiler les boutons OneTouch.

Onglets de bouton : cliquez sur l'un des onglets situés en haut de la fenêtre de propriétés OneTouch afin de configurer le bouton correspondant. Il existe un onglet par bouton, tout comme sous l'onglet Options, permettant d'en modifier les fonctions spécifiques.

Sélectionnez la destination vers laquelle OneTouch va envoyer l’image numérisée.

Si vous sélectionnez un programme de traitement de texte tel que Microsoft WordPad ou Microsoft Word utilisable pour la ROC (tel que TXT ou RTF), le texte contenu dans les images numérisées est automatiquement converti en texte pour application de traitement de texte.

Dans le panneau Sélectionnez le format, sélectionnez un format de fichier.

Les formats dépendent du type d'application de destination sélectionné. Les noms d'icônes indiquent les types de fichiers correspondants. Pour plus d'informations sur les formats disponibles, consultez la section

Formats de fichier à la page 65.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Dans la liste Sélectionnez la configuration, sélectionnez une configuration de numérisation.

Les paramètres de configuration de base sont les suivants : mode de numérisation, résolution (ppp), taille de la page, luminosité (Lu) et contraste (Cr). Pour visualiser les paramètres d'une configuration de numérisation, cliquez sur l'icône correspondante. Cliquez de nouveau sur l'icône pour fermer la fenêtre d'informations détaillées. Pour obtenir des instructions sur la création et la modification des configurations de numérisation, consultez les sections

Configurations de la numérisation

à la page 57 et Configurer avant de numériser à la page 69.

Pour enregistrer les modifications, cliquez sur OK.

Placez un document dans le scanneur, puis cliquez sur le bouton OneTouch pour lancer la numérisation.

Le scanneur numérise et envoie l'image vers la destination sélectionnée, avec la configuration de numérisation et le format de fichier spécifiés.

Bouton Propriétés : affiche une fenêtre permettant de sélectionner les propriétés d'une destination. Ce bouton est désactivé si l'application de destination sélectionnée ne dispose pas de propriétés de configuration globale.

Bouton Actualiser : met à jour les liens entre toutes les applications de destination installées sur l'ordinateur et

OneTouch. Si vous installez un nouveau logiciel qui peut être utilisé comme application de destination, cliquez sur le bouton Actualiser pour associer le nouveau logiciel à OneTouch.

Boutons Nouvelle/Copier/Modifier/Supprimer : cliquez sur Nouvelle ou sur Copier pour ajouter de nouvelles configurations de la numérisation à la liste. Cliquez sur Modifier ou sur Supprimer pour modifier ou supprimer des configurations.

Boutons OK/Annuler/Appliquer : le bouton OK permet d'accepter toutes les modifications et de fermer la fenêtre. Le bouton Appliquer permet d'accepter d'éventuelles modifications, mais en laissant la fenêtre ouverte de façon à ce que vous puissiez continuer à apporter des modifications. Le bouton Annuler ferme la fenêtre sans enregistrer les modifications.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Sélection d'options pour OneTouch

L'onglet Options permet de configurer la manière dont OneTouch opère avec le bouton sélectionné, par exemple, les destinations disponibles ou le nom du fichier.

Sélection du bouton : cliquez sur la flèche orientée vers le bas, puis sélectionnez dans la liste le bouton dont vous souhaitez modifier les paramètres. Les options que vous choisissez dans cette fenêtre ne s'appliquent qu'au bouton que vous sélectionnez dans cette liste.

Afficher toutes les destinations : cette option permet de sélectionner toutes les catégories d'applications de destination. La liste des applications de destination disponibles pour le bouton sélectionné comprend toutes les applications de votre ordinateur appartenant à ces catégories.

Sélectionner les destinations : activez cette option pour choisir individuellement les types d'applications à inclure dans la liste des applications de destination. Cochez les cases correspondant aux types d'applications à inclure.

Catégories de destination :

• Gestion de documents : inclut Nuance PaperPort et d'autres applications permettant de traiter et de conserver la trace des documents numérisés. Cette catégorie inclut les destinations Envoi vers l'application et

Ouvrir le ou les documents numérisés.

• Éditeurs d'images : inclut Microsoft Paint et d'autres applications graphiques et de dessin.

• Éditeurs de texte : inclut Microsoft Word, WordPad, Microsoft Excel et d'autres applications de traitement de texte et de tableur. Activez cette option si vous souhaitez que le traitement ROC convertisse les documents numérisés en texte éditable.

• Applications PDF : logiciels destinés à l'affichage et à l'édition de fichiers Adobe PDF.

• E-mail : inclut Microsoft Outlook et d'autres applications de messagerie électronique, ainsi que la destination

SMTP qui vous permet de numériser directement vers un serveur SMTP sans ouvrir d'application de client de messagerie.

• Stockage et CD-R/W : permet de numériser directement vers un dossier sur l'ordinateur, le serveur, le serveur

FTP, le site SharePoint ou le répertoire CD temp de Windows pour graver les fichiers sur un CD.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

• Télécopieur et imprimante : permet d'envoyer les documents numérisés directement à votre imprimante ou votre logiciel de fax.

• Réacheminer évén. de STI : permet de numériser en utilisant l'interface d'une autre application. La boîte de dialogue Réacheminement d'événements OneTouch s'ouvre, vous permettant de sélectionner l'application avec laquelle continuer la numérisation.

Permettre la numérisation vers plusieurs destinations : activez cette option pour autoriser la sélection de plusieurs destinations dans la liste de destinations sous l'onglet de configuration de OneTouch. Cette fonctionnalité permet d'effectuer une seule numérisation et d'envoyer le fichier qui en résulte à plusieurs destinations. Consultez la section

Numérisation vers plusieurs destinations à la page 110.

Livraison immédiate : permet le transfert d'images vers la destination pendant la numérisation, pour autant que

l’option Créer un fichier par image

soit également activée. Si l’option Créer un fichier par image n'est pas activée, le transfert d'images a lieu après la numérisation de toutes les pages.

Afficher la fenêtre d'état de progression : activez cette option pour afficher la fenêtre d'état de progression du ou des documents au cours de la numérisation.

Utiliser le séparateur de tâches si plusieurs pages : activez cette option pour que le scanneur sépare les tâches de numérisation comportant plusieurs pages en fichiers séparés une fois la numérisation terminée.

• Lors de la détection d'une page vierge : activez cette option pour qu'un nouveau fichier soit créé chaque fois qu'une page vierge est détectée dans la pile de pages numérisées. En cas de numérisation recto-verso, les deux faces de la page doivent être vierges.

• Lorsque le nombre d'images atteint : activez cette option, puis entrez un nombre dans le champ, de façon à ce qu'un fichier soit créé chaque fois que le nombre d'images numérisées atteint la valeur définie. En cas de numérisation recto-verso, le nombre d'images détectées équivaut au double du nombre de pages numérisées.

Par exemple, si vous entrez « 5 » dans le champ, puis numérisez 10 pages, 20 images sont capturées et vous obtenez 4 fichiers distincts contenant chacun 5 images.

Pour plus de détails sur la numérisation avec séparation des tâches et la manière dont elle fonctionne avec d'autres

options de OneTouch, consultez la section Numérisation avec séparation des tâches à la page 113.

Utiliser le nom de fichier personnalisé : activez cette option pour activer le champ de saisie permettant de spécifier le nom de fichier des documents numérisés. Vous pouvez spécifier un nom de fichier distinct pour chaque bouton

OneTouch. Si cette option n'est pas activée, OneTouch génère automatiquement les nom de fichiers pour toutes les numérisations.

• La zone d'aperçu située à droite du texte Utiliser le nom de fichier personnalisé affiche un exemple du nom de fichier à mesure que vous complétez le champ de saisie et/ou sélectionnez des codes dans la liste.

• Tapez le nom de fichier souhaité dans le champ de saisie. Vous ne pouvez pas utiliser les caractères suivants dans un nom de fichier : \ / : * ? “ < > |

Le nom de fichier que vous saisissez doit être unique, sans quoi toute nouvelle numérisation écraserait la numérisation précédente. Le menu situé à droit du champ de saisie contient une liste de codes que vous pouvez sélectionner pour créer un nom de fichier unique. Ces codes sont, entre autres, des numéros d'ordre, des valeurs de date et d'heure, des nombres de pages numérisées, etc. Si le nom de bouton n'est pas unique, une notification s'affiche, indiquant qu'un {BatchID} (ID de lot) ou {#b} sera inséré dans le nom.

• Cliquez sur la flèche orientée vers le bas, sélectionnez une valeur de code dans la liste, puis cliquez sur le bouton fléché pour insérer cette valeur dans le champ du nom de fichier. Les valeurs de code sont les suivantes :

• {FN} : insère le nom du scanneur.

• {#b} : insère le numéro d'image sans y ajouter de zéro (1).

• {#03b} : insère un numéro d'image de 3 chiffres dans le lot de numérisation (001).

• {D} : insère la valeur numérique du jour du mois, sans ajouter de zéro aux valeurs à un chiffre (4).

• {DD} : insère la valeur numérique du jour du mois en ajoutant un zéro aux valeurs à un chiffre (04).

• {DDD} : insère les trois lettres abrégées correspondant au jour (Lun).

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

• {DDDD} : insère le nom complet du jour (lundi).

• {M} : insère la valeur numérique du mois, sans ajouter de zéro aux valeurs à un chiffre (8).

• {MM} : insère la valeur numérique du mois en ajoutant un zéro aux valeurs à un chiffre (08).

• {MMM} : insère les trois lettres abrégées correspondant au mois (Aou).

• {MMMM} : insère le nom complet du mois (Août).

• {YY} : insère les deux derniers chiffres de l'année (97).

• {YYYY} : insère les quatre chiffres de l'année (1997).

• {h} : insère la valeur numérique de l'heure (horloge de 12 heures), sans ajouter de zéro aux valeurs à un chiffre (2).

• {hh} : insère la valeur numérique de l'heure (horloge de 12 heures) en ajoutant un zéro aux valeurs à un chiffre (02).

• {H} : insère la valeur numérique de l'heure (horloge de 24 heures), sans ajouter de zéro aux valeurs à un chiffre (2).

• {HH} : insère la valeur numérique de l'heure (horloge de 24 heures) en ajoutant un zéro aux valeurs à un chiffre (02).

• {m} : insère la valeur numérique de la minute, sans ajouter de zéro aux valeurs à un chiffre (7).

• {mm} : insère la valeur numérique de la minute en ajoutant un zéro aux valeurs à un chiffre (07).

• {s} : insère la valeur numérique de la seconde, sans ajouter de zéro aux valeurs à un chiffre (9).

• {ss} : insère la valeur numérique de la seconde en ajoutant un zéro aux valeurs à un chiffre (09).

• {User} : insère le nom de l'utilisateur.

• {Mach} : insère le nom de l'ordinateur.

• {Dest} : insère le nom de l'application de destination.

• {Bttn} : insère le nom du bouton.

• {Mode} : insère le mode couleur de la numérisation.

• {Size} : insère la taille de la page.

• {BatchID} : insère un numéro d'identification de lot unique.

Note technique

Les liens pointant vers certaines applications de destination, exigent d'utiliser un format de nom de fichier spécifique pour que les images envoyes vers le lien s'ouvrent correctement dans l'application. Par exemple, en cas de numérisation rectoverso, si le code d'image {#03b} n'est pas inclus dans le nom de fichier, chaque image envoye est considérée comme une numérisation distincte. Au lieu d'un seul fichier de 2 pages, vous obtenez 2 fichiers. Le lien pointant sur chaque application de destination étant unique, vous ne pouvez pas créer de type de nom de fichier standard utilisable pour toutes les destinations. Si les images numérisées ne sont pas regroupées dans les fichiers comme vous le souhaitez, désactivez l'option « Utiliser le nom de fichier personnalisé », puis réessayez.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Configurations de la numérisation

Les configurations de numérisation sont les écrans dans lesquels vous sélectionnez la résolution, la luminosité, le mode (couleur, noir et blanc ou échelle des gris) et un certain nombre d'autres paramètres de numérisation. Pour visualiser les paramètres d'une configuration de numérisation, cliquez sur l'icône correspondante. Cliquez de nouveau sur l'icône pour fermer la fenêtre d'informations détaillées.

Cliquez sur l'icône d'une configuration sélectionnée pour afficher ses paramètres.

Sélectionnez la configuration de numérisation à modifier ou à supprimer. Elle doit être déverrouillée : il ne doit pas y avoir de verrou ici.

Remarque : la fonction Configurer avant de numériser permet de définir manuellement les options

de numérisation. Consultez la section Configurer avant de numériser à la page 69.

Créer une configuration :

• Pour créer une configuration à partir des paramètres de configuration par défaut de OneTouch, cliquez sur le bouton Nouvelle.

• Sélectionnez une configuration dans la liste, puis cliquez sur le bouton Copier pour créer une configuration à partir des paramètres de la configuration sélectionnée.

Éditer ou supprimer une configuration :

Sélectionnez la configuration de numérisation à éditer ou supprimer.

• Pour supprimer la configuration, cliquez sur le bouton Supprimer.

• Pour éditer la configuration, cliquez sur le bouton Éditer.

Modifiez les paramètres, puis cliquez sur OK.

Remarque : votre scanneur est livré avec plusieurs configurations prédéfinies en usine. Pour veiller à ce que votre scanneur ait toujours un ensemble de configurations de numérisation correctes, ne supprimez pas les configurations prédéfinies. D'autre part, il est conseillé de maintenir ces configurations verrouillées afin qu'elles ne soient pas supprimées par inadvertance. Ainsi, vous aurez toujours à votre disposition les paramètres d'usine. Si vous les avez supprimés ou modifiés et souhaitez les récupérer, vous devrez désinstaller puis réinstaller votre scanneur.

Dans la fenêtre Propriétés de configuration de la numérisation, les onglets Paramètres de numérisation,

Paramètres de page, Paramètres avancés et Paramètres de rédaction sont toujours disponibles. Si le module

Visioneer Acuity est installé, l'onglet Paramètres Acuity est également disponible pour toutes les destinations.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Selon la destination sélectionnée, d'autres onglets de paramètres peuvent également être disponibles. Si l'un de ces onglets de paramètres supplémentaires est affiché, consultez la section appropriée de la liste ci-dessous pour obtenir des instructions sur la configuration des options spécifiques de cette destination.

• L'onglet Options de stockage permet de choisir le dossier de stockage pour les numérisations envoyées à la

destination Transfert vers stockage, comme décrit dans la section page 72.

• L'onglet Paramètres du périphérique permet de configurer des destinations Télécopieur et imprimante,

comme décrit dans la section page 80.

• L'onglet PaperPort permet de choisir le dossier de destination dans l'application Nuance PaperPort, comme

décrit dans la section page 82.

• L'onglet SharePoint permet de spécifier un site, des informations d'authentification d'utilisateur et un dossier

de destination SharePoint, comme décrit dans la section page 85.

• L'onglet Transfert FTP permet de spécifier un site, des informations d'authentification d'utilisateur et un

dossier de destination FTP, comme décrit dans la section page 88.

• L'onglet Paramètres SMTP permet de spécifier un serveur, des informations d'authentification d'utilisateur et

une adresse e-mail de destination SMTP, comme décrit dans la section page 91.

Onglet Paramètres de numérisation

Dans la boîte de dialogue Propriétés de configuration de la numérisation, entrez un nom.

Entrez un nouveau nom de configuration.

Sélectionnez le mode de numérisation, puis faites glisser le curseur pour régler la résolution.

Faites glisser les curseurs pour régler la luminosité et le contraste.

Si la configuration est verrouillée, cliquez sur le verrou pour la déverrouiller.

L'icône se transforme en clé.

Mode : sélectionnez un mode de numérisation :

• Noir et blanc pour numériser en noir et blanc. Par exemple, les lettres et notes sont généralement numérisées en noir et blanc.

• Échelle des gris pour numériser, par exemple, des documents contenant des dessins ou des photos en noir et blanc.

• Couleur pour numériser des photos couleur et d'autres éléments en couleur. La numérisation en couleur produit des fichiers les plus volumineux.

Résolution : faites glisser le curseur vers la droite ou la gauche pour ajuster le nombre de points par pouces (ppp) de la résolution. Plus le réglage ppp est élevé, plus l'image numérisée est nette et claire. Toutefois, un nombre de ppp plus élevé ralentit la numérisation et produit des fichiers plus volumineux pour les images numérisées.

Luminosité : une image est parfois numérisée avec une luminosité et un contraste excessifs ou insuffisants. Par exemple, il faut parfois assombrir une note écrite au crayon lors de la numérisation pour améliorer sa lisibilité.

L'augmentation ou la réduction de la luminosité rend l'image numérisée plus claire ou plus obscure.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Contraste : différence entre les zones claires et obscures de l'image. L'augmentation du contraste accentue la différence entre les zones claires et obscures, tandis que sa réduction l'atténue.

Icône Clé et Verrou : pour verrouiller la configuration, cliquez sur l'icône représentant une clé pour qu'elle représente un verrou.

Onglet Paramètres de page

Les options disponibles sous l'onglet Paramètres de page varient en fonction du mode couleur sélectionné (Couleur,

Échelle des gris ou Noir et blanc) ou de la capacité ou non du scanneur à prendre en charge les fonctionnalités correspondantes.

Cliquez sur le nom pour basculer entre les pouces et millimètres.

Standard : cliquez sur la flèche du menu déroulant, puis sélectionnez une taille de page.

Personnalisé : entrez les dimensions de page horizontale et verticale dans les champs. Cliquez sur le nom des unités, pouces ou millimètres, pour basculer entre elles.

Améliorations et paramètres : la description de la fonctionnalité indique si une contrainte logicielle ou matérielle est liée à la disponibilité de l'option.

• Recto verso : numérise les deux faces du document. Cette option est disponible uniquement si le scanneur prend en charge la fonctionnalité.

Les boutons Simplex et Duplex du scanneur prennent le pas sur les paramètres OneTouch. Autrement dit, si le numéro de DEL sur le scanneur est configuré pour une numérisation recto-verso et que vous appuyez sur le bouton Recto, le scanneur numérise le recto, et inversement.

• Réduire les motifs moirés : les motifs moirés sont des lignes ondulées qui apparaissent parfois sur les images numérisées de photographies ou d'illustrations, en particulier d'illustrations provenant de journaux et de magazines. La sélection de l'option Réduire les motifs moirés permet de limiter ou d'éliminer les motifs moirés de l'image numérisée. Cette option est uniquement disponible pour une numérisation en couleur ou en

échelle des gris en faible résolution et si le scanneur prend en charge la fonctionnalité.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

• Inverser l'image : uniquement disponible pour le mode Noir et blanc, cette option inverse les valeurs de noir et de blanc d'une image.

Image originale Image inversée

• Ignorer les originaux vides : activez cette option pour que le scanneur détecte les pages blanches et les

élimine du fichier final. Cette option est généralement utilisée pour numériser recto-verso une pile de pages comportant un certain nombre de faces vierges.

Sensibilité : permet d'ajuster le niveau de sensibilité de la détection de pages vierges.

Lorsque la fonctionnalité Utiliser le séparateur de tâches si plusieurs pages est sélectionnée sous l'onglet

Options et que l'option choisie est Lorsqu’une page vierge est détectée, le niveau de sensibilité de la fonction Ignorer les originaux vides est utilisé lorsque les deux fonctionnalités sont activées.

Si la fonctionnalité Utiliser le séparateur de tâches si plusieurs pages est activée alors que l'option choisie est Lorsque le nombre d'images atteint, les originaux vierges sont écartés avant le comptage des images.

Par exemple, si vous numérisez 3 feuilles en mode recto-verso, les deux faces de chaque feuille sont comptées comme images pour un nombre total de 6 images. Lorsque l'option Ignorer les originaux vides est activée, si 2 des 3 feuilles de la pile présentent une face vierge, le nombre total d'images comptées est 4 au lieu de 6.

• Détection double feuille : la sélection de cette option active la fonctionnalité matérielle du scanneur permettant de détecter l'alimentation simultanée de plusieurs feuillets. Cette option est disponible uniquement si le scanneur prend en charge la fonctionnalité.

• Mode d'alimentation manuel : sélectionnez cette option pour activer un délai entre la dernière page numérisée et la fin de la tâche de numérisation. Ce délai vous permet de numériser une page à la fois et de regrouper toutes les pages numérisées dans une seule tâche de numérisation lorsque la numérisation est terminée.

Pour effectuer une numérisation en mode d'alimentation manuel :

Sélectionnez Mode d'alimentation manuel dans l'interface du scanneur.

Dans le champ Délai d'expiration, saisissez le délai entre la dernière page numérisée et la fin de la tâche de numérisation.

Placez un document dans le scanneur.

Cliquez sur Numériser.

Une fois que la page est numérisée, la fenêtre de progression de la numérisation affiche un compte à rebours indiquant le délai dont vous disposez pour placer le document suivant dans le scanneur.

Une fois toutes les pages de votre document numérisées, vous pouvez cliquer sur Abandonner pour arrêter le compte à rebours ou laisser simplement le délai de fin de numérisation s'achever.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Onglet Paramètres avancés

L'onglet Paramètres avancés permet de définir des options de correction des couleurs pour les modes de numérisation Couleur et Échelle des gris. Faites glisser les curseurs vers la gauche ou la droite pour modifier les paramètres de couleur. Ce faisant, l'image change et reflète les nouveaux paramètres.

• Saturation couleur : intensité ou pureté d'une couleur. Cette option est uniquement disponible pour une numérisation en couleur.

• Teinte couleur : couleur perçue, telle que reflétée par l'image. Cette option est uniquement disponible pour une numérisation en couleur.

• Gamma : courbe de tonalités et point de départ pour l'amélioration des images. Lorsque vous augmentez ou réduisez la valeur Gamma, les valeurs à partir desquelles la saturation, la teinte, la luminosité et le contraste ont une incidence sur l'image changent. Il est recommandé de conserver la valeur Gamma par défaut ou de régler ce paramètre avant les autres options. Cette option est uniquement disponible pour une numérisation en couleur ou en échelle des gris.

Onglet Paramètres de rédaction

Les options disponibles sous l'onglet Paramètres de rédaction permettent de supprimer une zone spécifique d'une image numérisée.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Pour plus d'informations sur le fonctionnement de ce paramètre avec d'autres options de configuration de numérisation de OneTouch que vous modifiez, consultez la note technique à la fin de cette section.

Activer la rédaction : activez cette option pour permettre la rédaction lors de la numérisation. Cette option permet de supprimer un logo ou une image figurant chacune des pages en cours de numérisation. Vous pouvez choisir la couleur de remplissage de la zone de rédaction dans l'image numérisée, ainsi que définir plusieurs zones. Si vous numérisez en mode recto-verso, vous pouvez spécifier une zone différente pour chaque face.

Pour ajouter une ligne à la liste de zones présentée dans cette fenêtre, cliquez sur Ajouter. Vous pouvez annoter plusieurs zones de l'image numérisée. A cette fin, cliquez de nouveau sur le bouton Ajouter pour ajouter des

éléments à la liste. Pour supprimer une zone de rédaction de la liste, sélectionnez un élément, puis cliquez sur le bouton Supprimer.

Coté : pour afficher la liste des options de face, cliquez une fois sur le mot Recto. Si votre scanneur ne permet pas de numériser en mode recto-verso, seule l'option Recto est disponible. Si votre scanneur permet de numériser en mode recto-verso, les options Recto, Verso et Recto-verso sont disponibles dans la liste.

• Recto : face avant de la page. Les zones spécifiées pour le Recto ne s'appliquent qu'au côté recto de la page lors d'une numérisation en mode recto-verso. Ainsi, si vous numérisez 4 pages recto-verso, les fichiers d'image obtenus présentent des zones d'annotation sur les pages 1, 3, 5 et 7.

• Verso : face arrière de la page. Les zones spécifiées pour le Verso ne s'appliquent qu'au côté verso de la page lors d'une numérisation en mode recto-verso. Ainsi, si vous numérisez 4 pages recto-verso, les fichiers d'image obtenus présentent des zones d'annotation sur les pages 2, 4, 6 et 8.

• Recto-verso : cette option permet de spécifier une zone apparaissant au même endroit des deux côtés de la page, telle que celle où figure un logo de société, de façon à ne pas devoir la spécifier séparément pour le recto et le verso.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Cliquez une fois sur la valeur par défaut (0,00) dans chaque champ pour activer la boîte de contrôle dans laquelle entrer la position de départ et la taille de la zone de rédaction. Les units de mesures figurent dans l'angle inférieur droit, à côté du champ Format de papier.

• De la gauche : entrez la position de départ de l'angle supérieur gauche, mesurée par rapport au côté gauche de la page.

• Du haut : entrez la position de départ de l'angle supérieur gauche, mesurée par rapport au haut de la page.

• Largeur : entrez la largeur de la zone à supprimer.

• Hauteur : entrez la hauteur de la zone à supprimer.

Couleur : ce champ affiche la couleur de remplissage sélectionnée pour les zones d'annotation. Lorsque le logiciel supprime la zone spécifiée, il la remplace par la couleur sélectionnée ici. Pour modifier la couleur, cliquez sur le bouton Palette afin d'ouvrir la palette de couleurs de Windows. Sélectionnez la couleur souhaitée, puis cliquez sur

OK. La couleur sélectionnée apparaît dans le champ Couleur sous l'onglet Paramètres de rédaction.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Aperçu : ce champ présente la couleur qui remplira la zone de rédaction dans l'image numérisée finale. Lors d'une numérisation en couleur, le contenu du champ Aperçu correspond à celui du champ Couleur. Lors d'une numérisation en échelle des gris, le champ Aperçu affiche l'équivalent en nuance de gris de la couleur sélectionnée.

Cette couleur figurera dans l'image numérisée finale. Lors d'une numérisation en noir et blanc, le champ Aperçu affiche du noir ou du blanc en fonction de l'obscurité de la couleur sélectionnée. Les zones d'annotation de l'image finale apparaîtront en noir ou en blanc.

Numérisation

Couleur

Numérisation

Échelle des gris

Numérisation

Noir et blanc

Note technique :

Les options sous l'onglet Paramètres de page affectent les options de rédaction de la manière décrite ci-dessous :

• Vérifiez que la taille de feuille sélectionnée sous l'onglet Paramètres de page est correcte pour les documents à numériser, sans quoi les annotations risquent de ne pas figurer dans les zones appropriées.

• Si l'option Suppression de couleur est activée, la rédaction intervient après suppression de la couleur spécifiée de l'image.

Par exemple, si, après avoir sélectionné Rouge comme couleur à supprimer, vous spécifiez la couleur rouge pour la zone de rédaction, la zone d'annotation dans l'image finale apparaîtra grise en cas de numérotation Échelle des gris, ou bien noire ou blanche en cas de numérotation en Noir et blanc.

• Sous l'onglet Paramètres de page, cliquez sur pouces ou sur mm pour basculer entre les deux unités de mesure. Lorsque vous cliquez de nouveau sur l'onglet Paramètres de rédaction, l'angle inférieur droit indique la taille de feuille dans l'unité de mesure sélectionnée.

Cliquez sur le nom pour basculer entre les pouces et millimètres.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Formats de fichier

Les formats de fichier disponibles dans le panneau Sélectionnez le format dépendent de la destination sélectionnée pour la numérisation. Par exemple, en cas de numérisation vers la destination Transfert vers stockage, tous les formats sont disponibles car les fichiers sont enregistrés directement dans un dossier, sans ouverture d'aucune application. Si la destination est une application telle que Microsoft Paint, seuls les types de fichiers pris en charge par cette application sont disponibles dans le panneau Sélectionnez le format.

La plupart des icônes de format offrent un menu contextuel permettant d'accéder à des options de format spécifiques ou de choisir des formats non présentés dans le panneau par défaut.

Les noms de format dans le panneau Sélectionnez le format indiquent l'extension des fichiers numérisés.

Formats texte ;

TEXT n'est qu'un des formats texte disponibles.

Formats image. Les formats image BMP, JPG et PDF offrent des options de menu contextuel.

Créer un fichier par image

Les formats TIFF et PDF, ainsi que les formats de fichier texte, permettent de prendre en charge des documents de plusieurs pages. Si vous numérisez au format TIFF ou PDF ou dans l'un des formats texte, et souhaitez créer un fichier pour chaque image numérisée, activez l'option Créer un fichier par image. Notez que cette option est activée automatiquement, et désactivée si vous avez sélectionné un format qui ne prend en charge que les pages uniques, comme BMP, PNG, GIF ou JPG.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Formats image

Sélectionnez un format de fichier image pour les photos, illustrations ou autres documents que vous souhaitez enregistrer comme images. Si vous souhaitez effectuer d'autres traitements d'images, tels que des retouches de photos ou corrections de couleurs, BMP et TIFF sont les formats de fichiers image standard généralement utilisés.

Cliquez avec le bouton droit sur l'icône BMP pour accéder aux formats image GIF et PNG. Lorsque vous sélectionnez l'un de ces formats, l'icône BMP dans le panneau de format est remplacée par celle du format image sélectionné.

BMP

: le format *.bmp (bitmap) convient généralement pour des traitements d'images tels que des retouches de photo ou des corrections de couleurs, car le taux de compression utilisé lors de la création du fichier est très faible. En cas de numérisation en couleur ou en échelle des gris, le format BMP produit les fichiers les plus volumineux.

GIF

: le format *.gif (graphics interchange format) est généralement utilisé pour publier des images sur des sites ou des serveurs Web, car la compression permet de réduire la taille des fichiers d'environ 95 % par rapport à la version BMP d'une même image. Les logos d'entreprise et les images de petite taille sur les pages Web sont souvent des images GIF. En revanche, la compression et la limitation de la plage de couleurs propres au format GIF peuvent générer un grain ou une moindre lisibilité des images de taille moyenne à grande.

PNG

: le format *.png (portable network graphics) est un autre format souvent utilisé pour la publication d'images sur des sites Web. Comme pour le format GIF, la compression PNG réduit sensiblement la taille des fichiers par rapport à la version BMP d'une même image. En revanche, la compression PNG diffère de la compression GIF en ce que les images PNG présentent un meilleur aspect après mise à échelle. C'est pourquoi le format PNG est souvent préféré au format GIF pour les logos de société présentant un grand nombre de détails, les boutons interactifs, les images de taille moyenne, etc.

TIFF

: le format *.tif (tagged image file format) est un autre type d'image souvent utilisé pour la retouche de photos. En cas de numérisation en couleur, il permet d'obtenir un fichier de qualité et de taille similaires à un fichier BMP. En revanche, en cas de numérisation en noir et blanc, la compression TIF permet d'obtenir des fichiers d'une taille plus petite que tous les autres formats d'image sans perte de qualité. Le format TIFF permet également de générer des fichiers image de plusieurs pages.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

JPG

: le format *.jpg (joint photographic experts group) est couramment utilisé pour le transfert d'images par voie électronique, par exemple, pour la publication sur le Web ou l'envoi par e-mail, parce que les fichiers JPG sont moins volumineux que les fichiers BMP et

TIFF. Il est possible d'en modifier le niveau de compression pour obtenir une image de meilleure qualité ou un fichier de plus petite taille.

Pour sélectionner la taille d'un fichier JPEG :

Sélectionnez JPG comme format de page.

Cliquez avec le bouton droit sur l'icône JPG.

Un menu s'affiche.

Activez l'option de taille de fichier/qualité d'image pour vos images numérisées.

Réduire la taille : taille de fichier la plus réduite, qualité d'image la plus basse.

Normal : taille de fichier moyenne, perte relative de qualité d'image.

Optimiser la qualité : taille de fichier la plus importante, perte minimale de qualité d'image.

Votre sélection se rapporte uniquement au bouton actuellement sélectionné dans la fenêtre Propriétés

OneTouch. Les autres boutons pour lesquels JPG est sélectionné comme format de fichier ne sont pas affectés.

Vous pouvez donc définir la taille de fichier/qualité d'image indépendamment pour chaque bouton.

Dans la fenêtre Propriétés OneTouch, cliquez sur OK ou sur Appliquer.

Cliquez avec le bouton droit sur l'icône Format PDF pour modifier la qualité d'image ou activer l'option permettant de rendre le fichier PDF numérisé compatible PDF-A.

PDF

: le format *.pdf (portable document format) est souvent utilisé pour créer des images de pages de texte. L'algorithme de compression PDF permet d'obtenir des fichiers de taille relativement petite en cas de numérisation en couleur de fichiers de plusieurs pages. Si le format TIFF prend également en charge les fichiers de plusieurs pages, en cas de numérisation en couleur, les fichiers TIFF sont souvent trop volumineux pour un transfert par voie électronique. Le format PDF est souvent utilisé pour la publication de fichiers de plusieurs pages sur le Web, leur envoi par e-mail et leur stockage permanent. Comme pour le format JPG, vous pouvez modifier la qualité des fichiers PDF pour en réduire la taille ou améliorer la qualité d'image.

Pour pouvoir afficher des fichiers PDF, il faut qu'Adobe

Reader

ou un autre logiciel compatible PDF soit installé sur votre ordinateur.

L'utilisation de la norme PDF-A lors de la numérisation au format PDF permet d'obtenir des fichiers compatibles avec la norme ISO-19005-1 pour l'archivage permanent de documents électroniques. Pour plus d'informations sur cette norme, visitez le site

www.pdfa.org

Pour sélectionner la taille d'un fichier PDF :

Sélectionnez PDF comme format de page.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Cliquez avec le bouton droit sur l'icône PDF.

Activez l'option de taille de fichier/qualité d'image pour vos images numérisées.

Réduire la taille : taille de fichier la plus réduite, qualité d'image la plus basse.

Normal : taille de fichier moyenne, perte relative de qualité d'image.

Optimiser la qualité : taille de fichier la plus importante, perte minimale de qualité d'image.

Votre sélection se rapporte uniquement au bouton actuellement sélectionné dans la fenêtre Propriétés

OneTouch. Les autres boutons pour lesquels PDF est sélectionné comme format de fichier ne sont pas affectés.

Vous pouvez donc définir la taille de fichier/qualité d'image indépendamment pour chaque bouton.

Dans la fenêtre Propriétés OneTouch, cliquez sur OK ou sur Appliquer.

Formats texte

L'activation de l'option de format texte active également le traitement de ROC comme étape automatique de numérisation. Par conséquent, lorsque vous numérisez un document et que le format texte est sélectionné, les portions de texte du document sont automatiquement converties en texte éditable.

Sélectionnez un format texte pour les documents comportant du texte ou des chiffres, du type lettre commerciale, rapport ou feuille de calcul. Selon l'application de destination sélectionnée, l'icône de format texte permet d'accéder à plusieurs formats de fichiers.

Pour plus de détails sur ces formats de fichiers texte ainsi que des instructions concernant la configuration des

options de ROC, consultez la section Numérisation avec la reconnaissance optique de caractères (ROC) à la page 116.

Pour sélectionner un type de fichier pour le format texte :

Sélectionnez l'application de destination.

Cliquez avec le bouton droit sur l'icône de format texte.

Les options de menu dépendent du type d'application de destination sélectionné.

Sélectionnez le type de fichier souhaité pour le format texte.

Dans la fenêtre Propriétés OneTouch, cliquez sur OK ou sur Appliquer.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Configurer avant de numériser

Vous pouvez configurer le scanneur de façon à ce que, lorsque vous appuyez sur un bouton ou cliquez dessus dans le panneau de boutons, une autre interface de numérisation s'ouvre avant le début de la numérisation. Vous pouvez alors utiliser l'interface pour modifier la résolution, le mode de numérisation et d'autres paramètres. Quand vous numérisez, l'image numérisée est quand même envoyée comme le type de fichier et vers l'application de destination sélectionnés dans la fenêtre Propriétés OneTouch pour ce bouton.

Ouvrez la fenêtre Propriétés OneTouch.

Sélectionnez la configuration de numérisation Configurer avant de numériser.

Dans la fenêtre Propriétés OneTouch, cliquez sur OK ou sur Appliquer.

Pour numériser en utilisant l'option Configurer avant de numériser

Cliquez sur le bouton que vous avez configuré pour utiliser l'option Configurer avant de numériser.

L'interface TWAIN s'ouvre.

Sélectionnez vos paramètres de numérisation, tels que Type d'image (Couleur, Échelle des gris ou Noir et blanc),

Résolution en ppp et Taille de la page.

Cliquez sur le bouton Numériser dans l'interface TWAIN.

Le document est numérisé. Une fois la numérisation terminée, cliquez sur le bouton Terminer. L'image est envoyée à l'application de destination spécifiée dans la fenêtre Propriétés de OneTouch.

Annulation de l'option Configurer avant de numériser

Cliquez sur Annuler dans la fenêtre de progression de la numérisation.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

La fenêtre suivante s'affiche, vous demandant si vous voulez annuler la totalité de la tâche de numérisation.

• Oui : la numérisation s'arrête et toutes les pages numérisées dans ce lot, jusqu'à ce point, sont supprimées. L'interface TWAIN se ferme et vous pouvez redémarrer la numérisation depuis le début.

Choisissez Oui si les paramètres de numérisation TWAIN sont incorrects pour votre lot de numérisation actuel.

Par exemple, le Type d'image est Noir et blanc mais vous voulez numériser les documents en couleur.

Sélectionnez Oui pour supprimer toutes les pages numérisées, puis recommencez en sélectionnant le type d'image approprié avant de numériser.

• Non : la numérisation s'arrête mais les pages numérisées dans ce lot, jusqu'à ce point, ne sont pas supprimées et l'interface TWAIN reste ouverte. Vous pouvez placer une nouvelle page dans le scanneur, régler les paramètres TWAIN correspondant, puis cliquer sur le bouton Numériser de l'interface TWAIN pour poursuivre la numérisation. A la fin du lot de numérisation, toutes les pages de la première partie de la numérisation et de la seconde sont envoyées à l'application de destination.

Choisissez cette option si, par exemple, après avoir numérisé un document en noir et blanc, vous voulez y insérer une page en couleur. Au lieu de numériser à nouveau le lot entier, vous pouvez interrompre la numérisation en cours, modifier le type d'image pour passer de Noir et blanc à Couleur, puis redémarrer la numérisation sans perdre les pages déjà numérisées.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Ouvrir le ou les documents numérisés

Sélectionnez la destination Ouvrir le ou les documents numérisés pour que le document numérisé s'ouvre automatiquement une fois la numérisation accomplie.

Types de fichiers pris en charge : en cas de numérisation vers la destination Ouvrir le ou les documents numérisés, tous les formats de fichiers sont disponibles. Notez que les formats de fichier texte ne sont disponibles que si un module ou une application de ROC est installé. Pour voir la liste des formats de fichier texte disponibles quand la

ROC est installée, veuillez consulter la section

Formats texte à la page 68.

Type de destination : la destination Ouvrir le ou les documents numérisés est classifiée comme « Lien de gestion de document ». Pour la rendre disponible dans la liste de destinations, vous devez sélectionner Gestion de documents sous l'onglet Options de la fenêtre Propriétés OneTouch.

Note technique :

• Si aucune application n'est installée pour le format de fichier que vous avez sélectionné, le Visualiseur du fichier journal OneTouch s'ouvre pour indiquer l'échec une fois la numérisation accomplie. Vous pouvez doublecliquer sur l'erreur de journal pour ouvrir la vue détaillée du transfert ayant échoué.

Par exemple, si vous sélectionnez PDF comme type de fichier, une application de visualiseur PDF doit être installée pour permettre l'ouverture du fichier.

Installez une application pour ce type de fichier ou associez une application dans l'option des dossiers de

Windows Explorer. Pour obtenir des instructions sur l'association de types de fichiers, consultez la documentation de Windows.

• Lors d'une numérisation vers plusieurs destinations, les fichiers numérisés sont envoyés aux autres applications de destination dans OneTouch.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Transfert vers stockage

La numérisation Transfert vers stockage permet de numériser des documents et de les enregistrer dans un dossier en une seule étape.

Types de fichiers pris en charge : comme les fichiers sont enregistrés directement dans un dossier sur l'ordinateur ou le serveur, tous les formats de fichiers sont disponibles dans OneTouch. Notez que les formats de fichier texte ne sont disponibles que si un module ou une application de ROC est installé. Pour voir la liste des formats de fichier

texte disponibles quand la ROC est installée, veuillez consulter la section Formats texte à la page 68.

Type de destination : la destination Transfert vers stockage est classifiée comme « Lien de stockage ». Pour la rendre disponible dans la liste de destinations, vous devez sélectionner Stockage et CD-R/W sous l'onglet Options de la fenêtre Propriétés OneTouch.

Définition de dossier et d'options à partir de OneTouch

Dans la fenêtre Propriétés OneTouch, sélectionnez Transfert vers stockage comme application de destination de la numérisation.

• Cliquez sur le bouton Propriétés pour ouvrir les Propriétés du lien OneTouch pour l'option Transfert vers stockage. Cette fenêtre vous permet de modifier l'emplacement et les options globaux de stockage par défaut.

Lors de l'installation initiale de OneTouch, toutes les configurations de la numérisation utilisent ces paramètres.

Lorsque de la création de configurations, les paramètres par défaut correspondront à ce que vous aurez sélectionné ici. Si vous modifiez les options de stockage d'une configuration individuelle, le changement des options de cette fenêtre Propriétés de liens n'entraînera plus la mise à jour des configurations modifiées.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

• Cliquez sur le bouton Nouvelle, Copier ou Éditer pour ouvrir la fenêtre Propriétés de configuration de la numérisation. Cliquez sur l'onglet Options de stockage, puis utilisez cette fenêtre pour définir une configuration afin de numériser vers un dossier différent de celui sélectionné dans la fenêtre Propriétés de liens.

La modification des options de cette fenêtre affecte uniquement la configuration que vous créez ou modifiez.

Toutes les autres configurations conservent leurs paramètres pour cette destination.

Fenêtre Propriétés de liens OneTouch de

Transfert vers stockage

Fenêtre Propriétés de configuration de la numérisation - onglet Options de stockage

Organisation du stockage

•

Tous les documents sont dans la racine : les documents numérisés sont enregistrés dans la racine du dossier indiqué dans Zone de stockage.

• Les documents sont rangés dans des dossiers par mois, semaine ou genre : les dossiers sont créés d'après votre sélection (mois, semaine ou type de fichier) et les documents numérisés sont enregistrés dans ces dossiers. De nouveaux dossiers sont créés pour chaque mois et semaine, afin que vous puissiez savoir à quel moment vous avez numérisé les documents.

Zone de stockage

• Il s'agit de l'emplacement, sur l'ordinateur ou le réseau, où le fichier sera enregistré. Cliquez sur le bouton

Parcourir pour modifier l'emplacement en parcourant votre liste de dossiers Windows, ou tapez le chemin d'un emplacement directement dans le champ de saisie. Vous pouvez sélectionner un dossier local ou un dossier se trouvant sur un serveur ou un lecteur mappé.

Ouvrir le dossier de stockage après numérisation

• Activez cette option pour que le dossier spécifié dans Zone de stockage soit ouvert une fois la numérisation terminée et l'image transférée vers cet emplacement. Si vous avez activé une option de groupement par mois,

semaine ou type, le dossier qui s'ouvre est celui correspondant à cette option de groupement.

Définition du dossier à partir de Windows

Lors de l'installation de OneTouch, une option de stockage a été ajoutée au menu contextuel de vos dossiers

Windows. Cette option permet de définir l'emplacement du dossier de Transfert vers stockage sans devoir ouvrir

OneTouch préalablement.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Cliquez avec le bouton droit sur le dossier que vous voulez définir comme destination de numérisation.

Faites passer le curseur de la souris sur l'option Définir comme destination de numérisation pour ouvrir le sous-menu à droite. Cliquez sur le paramètre de votre choix pour la mise à jour de la Zone de stockage.

• Pour toutes les configurations : activez cette option pour mettre à jour la zone de stockage de façon à utiliser cet emplacement sous tous les onglets Options de stockage des configurations de numérisation.

Notez que l'emplacement des propriétés du lien de stockage sera également actualisé pour utiliser cet emplacement.

• Pour les configurations nouvelles et par défaut : activez cette option pour mettre à la zone de stockage des Propriétés du lien OneTouch. Toute configuration de numérisation non mise à jour précédemment avec des zones de stockage personnalisées utilisera également cet emplacement.

• Pour la configuration utilisée par un bouton : si vous activez cette option, un autre sous-menu s'ouvre

à droite. Celui-ci contient la liste des boutons du scanneur actuellement définis pour numériser vers la destination Transfert vers stockage. Sélectionnez le bouton que vous voulez mettre à jour pour utiliser cet emplacement. Cette option modifie uniquement la configuration de numérisation associée au bouton sélectionné. Si plusieurs scanneurs OneTouch 4.6 sont installés, le premier sous-menu présente la liste des scanneurs actuellement connectés, dans laquelle vous pouvez sélectionner l'appareil à mettre à jour.

Cette option est désactivée si aucun scanneur sous tension n'est branché.

Numérisation vers plusieurs dossiers

Lorsque vous archivez des documents avec l'option Transfert vers stockage, vous pouvez les numériser et les enregistrer dans différents dossiers. Par exemple, l'un des dossiers peut être intitulé « Reçus professionnels », un autre « Reçus personnels » et un troisième « Reçus annuels ».

Pour numériser vers plusieurs dossiers, vous devez créer plusieurs configurations, chacune avec un emplacement de stockage propre pour les documents numérisés. Numérisez un ensemble de documents à l'aide de la configuration de numérisation dont la zone de stockage correspond à cet ensemble. Ensuite, choisissez une autre configuration de numérisation, puis numérisez l'ensemble de documents suivant pour les stocker dans le dossier approprié.

Configuration de plusieurs dossiers pour le Transfert vers stockage

A l'aide de Microsoft Windows, créez les dossiers que vous voulez utiliser pour stocker les éléments numérisés.

Ouvrez la fenêtre Propriétés OneTouch.

Sélectionnez Transfert vers stockage comme application de destination.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Cliquez sur le bouton Nouv.

La boîte de dialogue Propriétés de configuration de la numérisation s'ouvre.

Pour vous aider à vous souvenir de quel dossier il s'agit, donnez à la nouvelle configuration un nom qui évoque le contenu de ce dossier, tel que « Reçus professionnels ».

Cliquez sur les onglets Paramètres de numérisation, Paramètres de page et Paramètres avancés, puis sélectionnez les paramètres de votre choix.

Cliquez sur l'onglet Options de stockage.

Cliquez sur le bouton Parcourir.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Sélectionnez le dossier que vous avez créé pour stocker les documents numérisés.

10. Cliquez sur OK. Le dossier sélectionné est désormais défini comme Zone de stockage, par exemple « Reçus professionnels ».

11. Cliquez sur OK. La nouvelle configuration figure maintenant dans les configurations Transfert vers stockage.

12. Répétez le processus pour créer de nouvelles configurations telles que « Reçus personnels ».

Remarque : Veillez à désigner des dossiers séparés comme Zones de stockage pour les nouvelles configurations.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

13. Désormais, plusieurs configurations sont définies pour la destination Transfert vers stockage et chaque configuration enverra les documents numérisés vers des dossiers séparés.

Les nouvelles configurations s'appliquent à l'application de destination

Transfert vers stockage.

14. Sélectionnez à présent un bouton de scanneur pour chaque nouvelle configuration. Cliquez sur Appliquer afin de définir ce bouton pour cette configuration.

Pour numériser vers plusieurs dossiers de stockage :

Insérez le document à numériser vers le stockage.

Lancez la numérisation à l'aide du premier bouton que vous avez défini pour numériser des documents et les transférer vers le stockage.

Une fois la numérisation terminée, insérez le jeu de documents suivant dans le scanneur, puis appuyez sur le deuxième bouton que vous avez défini pour numériser des documents et les transférer vers le stockage.

Quand la numérisation sera terminée, les documents sont stockés dans les deux dossiers séparés.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Graver sur CD-ROM

Si un graveur de CD est connecté à votre ordinateur, vous pouvez numériser directement de votre scanneur sur un

CD. Cette fonctionnalité est disponible uniquement sur les ordinateurs exécutant Windows XP ou une version ultérieure de Windows.

Types de fichiers pris en charge : comme les images sont destinées à être gravées sur un CD, tous les formats de fichiers de OneTouch sont disponibles. Notez que les formats de fichier texte ne sont disponibles que si un module ou une application de ROC est installé. Pour voir la liste des formats de fichier texte disponibles quand la ROC est

installée, veuillez consulter la section Formats texte à la page 68.

Type de destination : la destination Graver sur CD-ROM est classifiée comme « Lien de stockage ». Pour la rendre disponible dans la liste de destinations, vous devez sélectionner Stockage et CD-R/W sous l'onglet Options de la fenêtre Propriétés OneTouch.

Ouvrez la fenêtre Propriétés OneTouch.

Sélectionnez Graver sur CD comme application de destination.

Choisissez un format de fichier et une configuration de numérisation.

Cliquez sur OK.

A présent, lancez la numérisation à l'aide du bouton sélectionné pour la numérisation et gravure sur CD.

Le scanneur commence à numériser. Une fois l’opération terminée, le fichier sera enregistré dans l’emplacement temporaire de Windows pour les fichiers de CD. Un message s'affiche dans une bulle d'informations dans la zone de notification de Windows pour vous informer que les fichiers sont en attente de gravure sur le CD.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Lorsque vous êtes prêts à graver les fichiers sur un CD, ouvrez la fenêtre Propriétés OneTouch, sélectionnez

Graver sur CD, puis cliquez sur le bouton Propriétés.

Assurez-vous qu'un CD vierge est inséré dans le graveur.

Cliquez sur le bouton Graver sur CD. Vos documents numérisés sont gravés sur le CD.

Si d'autres fichiers étaient déjà en attente dans cet emplacement, ils seront gravés avec les fichiers OneTouch sur le CD.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Télécopieur et imprimante

La disponibilité des imprimantes ou des télécopieur dans la liste de destinations OneTouch varie selon que vous disposez ou non d'imprimantes ou de télécopieur configurés dans Windows. Pour configurer une imprimante ou un télécopieur, veuillez consulter la documentation de Windows ou celle de l'appareil.

Types de fichiers pris en charge : lors d'une numérisation vers une imprimante ou un télécopieur, seul le format de fichier BMP est disponible, car ces appareils ne peuvent traiter que des données non compressées.

Type de destination : les imprimantes et les télécopieur sont classifiés comme « Liens de périphérique ». Pour les rendre disponibles dans la liste de destinations, vous devez sélectionner Télécopieur et imprimante sous l'onglet

Options de la fenêtre Propriétés OneTouch.

Le bouton Propriétés sera désactivé dans OneTouch, car il n'y a pas de propriétés globales pour ce type de destination.

Dans la liste Sélectionner la destination, sélectionnez une imprimante ou un télécopieur, puis ouvrez Configuration de la numérisation pour modifier les paramètres du périphérique sélectionné.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Cliquez sur l'onglet Paramètres du périphérique, puis utilisez les options disponibles pour sélectionner des paramètres du périphérique.

• Adapter à la page, réduire l'image si nécessaire : si l'image numérisée est trop grande pour être imprimée ou faxée sur une seule page, elle sera automatiquement réduite à la taille de la page.

• Format réel, rogner l'image si nécessaire : si l'image numérisée est trop grande pour être imprimée ou faxée sur une seule page, ses bords seront automatiquement rognés pour l'adapter à la taille de la page.

• Centrer l'image sur la page : l'image est imprimée au centre de la page plutôt que dans l'angle supérieur gauche.

• Maintenir rapport haut./larg. : le rapport hauteur/largeur correspond à la relation entre la longueur et la largeur des dimensions de l'image. Activez cette option pour que les proportions relatives de l'image restent constantes.

• Rotation auto image pour meilleur ajust. : si l'image est au format Paysage et que le périphérique imprime en mode Portrait, ou inversement, faites pivoter l'image pour l'adapter à l'orientation de la page.

• Interclasser les copies : si vous imprimez plusieurs pages, interclassez les copies. Entrez le nombre de copies dans la boîte Copies.

• Avancés : cliquez ici pour afficher des paramètres supplémentaires pour le périphérique. La boîte de dialogue qui s'ouvre est spécifique à ce dernier. Par exemple, si le périphérique est votre imprimante, la boîte de dialogue présente les paramètres de configuration de votre imprimante.

Remarque : en cas de numérisation vers plusieurs imprimantes ou télécopieur, sélectionnez dans la liste le périphérique dont vous voulez configurer les fonctionnalités avancées, puis cliquez sur le bouton Avancés.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

PaperPort

Dans la fenêtre Propriétés OneTouch, sélectionnez PaperPort comme application de destination de la numérisation.

Types de fichiers pris en charge : en cas de numérisation vers la destination PaperPort, tous les formats de fichiers image sont disponibles. Les formats de fichier texte sPDF et nPDF ne sont disponibles que si le logiciel OmniPage ou le module OneTouch OmniPage est installé. Consultez la section

Formats texte à la page 68.

Type de destination : la destination PaperPort est classifiée comme « Lien de gestion de document ». Pour la rendre disponible dans la liste de destinations, vous devez sélectionner Gestion de documents sous l'onglet Options de la fenêtre Propriétés OneTouch.

• Cliquez sur le bouton Propriétés pour ouvrir les Propriétés du lien OneTouch pour l'option PaperPort. Cette fenêtre vous permet de modifier l'emplacement et les options de dossier par défaut.

Suite à l'installation initiale de OneTouch, toutes les configurations de la numérisation envoient les documents numérisés vers le dossier sélectionné dans cette fenêtre. Lorsque de la cration de configurations, les paramètres par défaut correspondront à ce que vous aurez sélectionné ici. Si vous modifiez les options d'une configuration individuelle, le changement des options de cette fenêtre Propriétés de liens n'entraînera plus la mise à jour des configurations modifiées.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

• Cliquez sur le bouton Nouvelle, Copier ou Éditer pour ouvrir la fenêtre Propriétés de configuration de la numérisation. Cliquez sur l'onglet PaperPort, puis utilisez cette fenêtre pour définir une configuration afin de numériser vers un dossier différent de celui sélectionné dans la fenêtre Propriétés de liens.

La modification des options de cette fenêtre affecte uniquement la configuration que vous créez ou modifiez.

Toutes les autres configurations conservent leurs paramètres pour cette destination.

Fenêtre Propriétés de liens OneTouch de

PaperPort

Fenêtre Propriétés de configuration de la numérisation - onglet PaperPort

Sélectionner le dossier de destination pour les documents

• Sélectionnez un dossier auquel envoyer les documents numérisés lors d'une numérisation vers la destination

PaperPort.

La liste de dossiers présentée dans cette fenêtre est celle du Gestionnaire de dossiers PaperPort.

Le Gestionnaire de dossiers PaperPort permet d'ajouter ou de supprimer des dossiers dans cette liste, ainsi que d'y ajouter des lecteurs et des emplacements réseau. Vous ne pouvez pas ajouter de nouveaux dossiers à partir des fenêtres de configuration de OneTouch PaperPort.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Numériser vers le dossier PaperPort actuel

• Activez cette option pour que les document numérisés soient envoyés vers le dossier actuellement sélectionné dans l'application PaperPort.

Pour que les numérisations soient envoyées vers le dossier sélectionné dans le volet du dossier PaperPort, le logiciel PaperPort doit être ouvert avant la numérisation. Si PaperPort n'est pas ouvert, cette option est ignorée et le fichier numérisé est envoyé vers le dossier sélectionné dans les Propriétés du lien OneTouch ou dans la fenêtre

Configuration de la numérisation pour PaperPort.

Cliquez sur l'icône de dossier pour ouvrir ou fermer la liste de dossiers dans PaperPort.

Voici les dossiers disponibles dans les fenêtres de configuration de

OneTouch PaperPort. Appuyez sur la touche F1 du clavier pour ouvrir le fichier d'aide de PaperPort afin d'obtenir des instructions sur la gestion de cette liste de dossiers.

Le dossier sélectionné dans cette liste correspond à l'emplacement dans lequel le fichier numérisé sera enregistré si PaperPort est ouvert et si l'option OneTouch Numériser vers le dossier PaperPort actuel est activée.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

SharePoint

Le lien de destination SharePoint permet d'envoyer les numérisations directement vers un site SharePoint à partir de

OneTouch. Veuillez contacter votre administrateur de site SharePoint pour obtenir les informations du serveur nécessaires pour la configuration de ce lien. Vous pouvez également demander à votre administrateur de site ou à votre informaticien de configurer ce lien pour vous. L'installation et la configuration des sites et des comptes utilisateurs SharePoint sortent de la portée de ce document.

Types de fichiers pris en charge : en cas de numérisation vers le site SharePoint, tous les formats de fichiers image et texte sont disponibles, à l'exception du format HTML. Notez que les formats de fichier texte ne sont disponibles que si un module ou une application de ROC est installé. Pour voir la liste des formats de fichier texte disponibles quand la ROC est installée, veuillez consulter la section

Formats texte à la page 68.

Type de destination : la destination SharePoint est classifiée comme « Lien de stockage ». Pour la rendre disponible dans la liste de destinations, vous devez sélectionner Stockage et CD-R/W sous l'onglet Options de la fenêtre

Propriétés OneTouch.

Toute la configuration du serveur SharePoint s'effectue à l'aide de l'onglet des paramètres SharePoint dans la fenêtre Propriétés de configuration de la numérisation.

Sélectionnez SharePoint comme application de destination.

Ouvrez la configuration de la numérisation que vous voulez modifier pour numériser vers un site SharePoint, ou créez une configuration.

Sélectionnez une configuration existante dans laquelle vous avez déjà spécifié les informations de votre site

SharePoint, puis cliquez sur le bouton Copier pour créer une configuration à partir des paramètres de la configuration actuelle.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Cliquez sur l'onglet SharePoint, puis entrez dans les champs les informations relatives à votre site SharePoint.

• Protocole : sélectionnez le protocole à utiliser pour transférer le document numérisé vers le serveur.

• URL SharePoint : entrez le chemin complet de l'URL du site SharePoint, sans http(s) :// ni désignation de page réelle. Ce chemin doit tout inclure, à l'exception du dossier de destination.

Par exemple, si l'URL affichée dans le navigateur Web est http ://sharepoint.site.com/IT/common/

shared documents/default.aspx, configurez le chemin d'accès du serveur SharePoint comme suit :

• Sélectionnez le protocole HTTP.

• L'URL SharePoint doit être sharepoint.site.com/IT/common.

• Le dossier de destination doit être shared documents.

• Compte utilisateur : entrez le nom de compte de l’utilisateur autorisé à enregistrer des fichiers sur le site

SharePoint et dans le dossier de destination spécifiés.

• Mot de passe : entrez le mot de passe du compte utilisateur que vous avez spécifié.

• Utilisez l’authentification intégrée de Windows : activez cette option pour utiliser le nom et le mot de passe Windows de l’utilisateur actuel pour accéder au site SharePoint.

• Dossier de destination : dossier vers lequel les documents numérisés finaux sont transférés une fois la numérisation terminée.

• Format nom de fichier : sélectionnez dans la liste un format de dénomination de fichier final pour le document numérisé. Activez l'option « Utiliser le nom de fichier personnalisé » pour utiliser le fichier que vous avez défini sous l'onglet Options dans la fenêtre Propriétés OneTouch.

• Compte : ce champ s’active lorsque le format de nom de fichier sélectionné contient {seq}. Entrez le numéro par lequel doit commencer la numérotation séquentielle.

• Préfixe nom de fichier : ce champ s'active lorsque le format de nom de fichier sélectionné contient

{prefix}. Entrez le nom ou la valeur à utiliser comme préfixe dans le nom de fichier final.

Comme la configuration de la destination s'effectue via la configuration de la numérisation, vous pouvez définir chaque configuration pour numériser vers un site SharePoint, un dossier ou un format de nom de fichier différent, en utilisant des informations d'authentification d'utilisateur différentes, etc. Ce processus est identique à celui utilisé pour la numérisation vers différents dossiers en utilisant la destination Transfert vers stockage, comme décrit en

détail à partir de la page 74.

Dans cet onglet de configuration, cliquez sur le bouton Aide pour ouvrir le fichier d'aide de SharePoint. Le fichier d'aide contient des informations détaillées sur les paramètres de cette fenêtre et des notes sur la mise en œuvre technique.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Visualiseur du journal du lien SharePoint

Le Visualiseur du journal du lien de OneTouch s'ouvre automatiquement une fois la numérisation terminée. Cliquez sur la flèche de menu à côté de Voir les journaux pour, puis sélectionnez Lien SharePoint dans la liste pour afficher l'historique de transfert uniquement pour le lien SharePoint.

Double-cliquez sur n'importe quelle ligne pour ouvrir le fichier journal sélectionné dans la Vue détaillée du journal. Si vous ouvrez un transfert ayant échoué, le fichier journal doit contenir les informations nécessaires pour déterminer la cause de l'échec du transfert. Après avoir corrigé la cause de l'échec indiquée dans ce fichier journal, vous pouvez cliquer sur le bouton Réessayer pour renvoyer le document au serveur.

Cliquez sur le bouton Propriétés pour ouvrir le Visualiseur du fichier journal à partir de la fenêtre Propriétés du lien

OneTouch pour PaperPort. Il n'y a pas de propriétés de configuration globales pour l'application de destination

SharePoint. Toute la configuration s'effectue à l'aide de la fenêtre Propriétés de configuration de la numérisation, comme décrit dans la section précédente.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Transfert FTP

Le lien de destination Transfert FTP permet d'envoyer les numérisations directement vers un serveur FTP à partir de

OneTouch. Veuillez contacter l'administrateur de votre serveur pour obtenir les informations du serveur nécessaires pour la configuration de ce lien. Vous pouvez également demander à votre administrateur de site ou à votre informaticien de configurer ce lien pour vous. L'installation et la configuration du serveur et des comptes utilisateurs

FTP sortent de la portée de ce document.

Types de fichiers pris en charge : en cas de numérisation vers un serveur FTP, tous les formats de fichiers image et texte sont disponibles, à l'exception du format HTML. Notez que les formats de fichier texte ne sont disponibles que si un module ou une application de ROC est installé. Pour voir la liste des formats de fichier texte disponibles quand

la ROC est installée, veuillez consulter la section Formats texte à la page 68.

Type de destination : la destination Transfert FTP est classifiée comme « Lien de stockage ». Pour la rendre disponible dans la liste de destinations, vous devez sélectionner Stockage et CD-R/W sous l'onglet Options de la fenêtre Propriétés OneTouch.

Toute la configuration du serveur FTP s'effectue à l'aide de l'onglet Paramètres FTP dans la fenêtre Propriétés de configuration de la numérisation.

Sélectionnez Transfert FTP comme application de destination.

Ouvrez la configuration de la numérisation que vous voulez modifier pour numériser vers un serveur FTP, ou créez une configuration.

Sélectionnez une configuration existante dans laquelle vous avez déjà spécifié les informations de votre serveur

FTP, puis cliquez sur le bouton Copier pour créer une configuration à partir des paramètres de la configuration actuelle.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Cliquez sur l'onglet Transfert FTP, puis entrez dans les champs les informations relatives à votre serveur FTP.

• Protocole : sélectionnez le protocole à utiliser pour transférer le document numérisé vers le serveur.

• Hôte : entrez le chemin d'accès Internet ou intranet du serveur auquel vous voulez envoyer les documents numérisés (il n’est pas nécessaire d'indiquer ftp :// au début). Par exemple, ftp.société.com

• Port : entrez le port à utiliser avec le protocole sélectionné. La modification du protocole sélectionné réinitialisera cette valeur au réglage par défaut approprié pour le protocole.

• Compte utilisateur : entrez le nom de compte de l’utilisateur autorisé à enregistrer des fichiers sur l'hôte et dans le dossier de destination spécifiés.

• Mot de passe : entrez le mot de passe du compte utilisateur que vous avez spécifié.

• Dossier : entrez le chemin du dossier, sur le serveur FTP distant, où vous souhaitez envoyer les documents numérisés. Le chemin d'accès apparaîtra comme nom d'hôte dans votre navigateur Web. Par exemple,

marketing/shared documents/data sheets.

Comme la configuration de la destination s'effectue via la configuration de la numérisation, vous pouvez définir chaque configuration pour numériser vers un serveur FTP, un dossier de destination différent, etc. Ce processus est identique à celui utilisé pour la numérisation vers différents dossiers en utilisant la destination Transfert vers

stockage, comme décrit en détail à partir de la page 74.

Visualiseur du journal du lien FTP

Le Visualiseur du journal du lien de OneTouch s'ouvre automatiquement une fois la numérisation terminée. Cliquez sur la flèche de menu à côté de Voir les journaux pour, puis sélectionnez Agent du lien FTP dans la liste pour afficher l'historique de transfert uniquement pour le lien FTP.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Cliquez sur le bouton Propriétés pour ouvrir le Visualiseur du fichier journal à partir de la fenêtre Propriétés du lien

OneTouch pour FTP. Il n'y a pas de propriétés de configuration globales pour l'application de destination FTP. Toute la configuration s'effectue à l'aide de la fenêtre Propriétés de configuration de la numérisation, comme décrit dans la section précédente.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

SMTP

Le lien de destination SMTP permet d'envoyer les numérisations directement vers une adresse e-mail via un serveur

SMTP, à partir de OneTouch. Veuillez contacter l'administrateur de votre serveur pour obtenir les informations du serveur nécessaires pour la configuration de ce lien. Vous pouvez également demander à votre administrateur de site ou à votre informaticien de configurer ce lien pour vous. La configuration des paramètres de serveur et des comptes d'utilisateur SMTP sort de la portée de ce document.

Types de fichiers pris en charge : en cas de numérisation vers un serveur SMTP, tous les formats de fichiers image et texte sont disponibles, à l'exception du format HTML. Notez que les formats de fichier texte ne sont disponibles que si un module ou une application de ROC est installé. Pour voir la liste des formats de fichier texte disponibles quand la ROC est installée, veuillez consulter la section

Formats texte à la page 68.

Type de destination : la destination SMTP est classifiée comme « Lien e-mail ». Pour la rendre disponible dans la liste de destinations, vous devez sélectionner E-mail sous l'onglet Options de la fenêtre Propriétés OneTouch.

Toute la configuration du serveur SMTP s'effectue à l'aide de l'onglet Paramètres SMTP dans la fenêtre Propriétés de configuration de la numérisation.

Ouvrez la configuration de la numérisation que vous voulez modifier pour numériser vers un serveur SMTP, ou créez une configuration.

Sélectionnez une configuration existante dans laquelle vous avez déjà spécifié les informations de votre serveur

SMTP, puis cliquez sur le bouton Copier pour créer une configuration à partir des paramètres de la configuration actuelle.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Cliquez sur l'onglet Paramètres SMTP, puis entrez dans les champs les informations relatives à votre serveur

SMTP.

• Protocole : sélectionnez le protocole à utiliser pour transférer le document numérisé vers le serveur.

• Hôte : entrez le chemin d'accès Internet ou intranet du serveur auquel vous voulez envoyer les documents numérisés. Par exemple, smtp.société.com

• Compte utilisateur : entrez le nom du compte utilisateur autorisé à envoyer des e-mails via le serveur

SMTP.

• Mot de passe : entrez le mot de passe du compte utilisateur que vous avez spécifié.

• Utilisez l’authentification intégrée de Windows : activez cette option pour utiliser le nom et le mot de passe Windows de l’utilisateur actuel pour envoyer le message via le serveur SMTP.

• E-mail à : entrez une adresse e-mail de destinataire valide pour recevoir le document numérisé.

Si l’adresse est incorrecte, le transfert échouera.

• E-mail de : entrez l'adresse e-mail qui doit apparaître dans le champ « De » du message.

• Limite (Mo) : entrez la limite de taille maximale de message définie sur le serveur SMTP. Cette valeur doit

être inférieure ou égale à la valeur maximale définie sur le serveur SMTP. Vous ne pouvez pas envoyer de messages d'une taille supérieure à la taille de message maximale définie sur le serveur SMTP.

Comme la configuration de la destination s'effectue via la configuration de la numérisation, vous pouvez définir chaque configuration pour numériser vers un serveur SMTP différent, envoyer des messages à des adresses e-mail distinctes, utiliser des informations d'authentification d'utilisateur différentes, etc. Ce processus est identique à celui utilisé pour la numérisation vers différents dossiers en utilisant la destination Transfert vers stockage, comme décrit

en détail à partir de la page 74.

Dans cet onglet de configuration, cliquez sur le bouton Aide pour ouvrir le fichier d'aide de SMTP. Le fichier d'aide contient des informations détaillées sur les paramètres de cette fenêtre et des notes sur la mise en œuvre technique.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Visualiseur du journal du lien SMTP

Le Visualiseur du journal du lien de OneTouch s'ouvre automatiquement une fois la numérisation terminée. Cliquez sur la flèche de menu à côté de Voir les journaux pour, puis sélectionnez Agent du lien SMTP dans la liste pour afficher l'historique de transfert uniquement pour le lien SMTP.

Cliquez sur le bouton Propriétés pour ouvrir le Visualiseur du fichier journal à partir de la fenêtre Propriétés du lien

OneTouch pour SMTP. Il n'y a pas de propriétés de configuration globales pour l'application de destination SMTP. Toute la configuration s'effectue à l'aide de la Fenêtre Propriétés de configuration de la numérisation, comme décrit dans la section précédente.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Applications de messagerie électronique

La numérisation vers une application de messagerie électronique telle qu'Outlook ou Windows Mail joint l'image numérisée à un message vierge. Vous complétez ensuite les adresses e-mail des destinataires, puis envoyez le message.

Vous devez avoir configuré une application de messagerie avant de pouvoir numériser vers celle-ci à l'aide de

OneTouch. Si aucune application de messagerie n'est configurée avant la numérisation, l'application de messagerie par défaut de Windows s'ouvrira et vous invitera à configurer vos informations d'utilisateur. Pour obtenir les instructions de configuration, veuillez contacter votre département informatique, l'administrateur de votre serveur ou un autre groupe vous ayant fourni les informations de messagerie. La configuration d'une application de messagerie et d'un compte utilisateur sort de la portée de ce document.

Types de fichiers pris en charge : en cas de numérisation vers une application de messagerie, tous les formats de fichiers image et texte sont disponibles, à l'exception du format HTML. Notez que les formats de fichier texte ne sont disponibles que si un module ou une application de ROC est installé. Pour voir la liste des formats de fichier texte disponibles quand la ROC est installée, veuillez consulter la section

Formats texte à la page 68.

Types de destination : la destination e-mail est classifiée comme « Lien e-mail ». Pour la rendre disponible dans la liste de destinations, vous devez sélectionner E-mail sous l'onglet Options de la fenêtre Propriétés OneTouch.

L'application de messagerie dans la liste de destinations OneTouch est le programme de messagerie par défaut sélectionné dans les Options Internet d'Internet Explorer. Cliquez sur l'application de messagerie figurant dans la liste, puis cliquez sur le bouton Propriétés pour ouvrir la fenêtre Propriétés du lien OneTouch pour la messagerie

électronique.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Propriétés de messagerie électronique

La fenêtre Propriétés du lien e-mail permet de sélectionner un dossier pour le stockage d'une copie permanente de l'image numérisée, de définir la couleur d'options de document et de modifier l'application de messagerie figurant dans la liste de destinations OneTouch.

• Dossier pour stocker les pièces jointes : cliquez sur le bouton Parcourir pour modifier l'emplacement à l'aide de l'Explorateur de fichiers de Windows, ou tapez un emplacement directement dans le champ.

• Options Internet : si vous devez changer de client de messagerie ou modifier toute autre option Internet, cliquez sur le bouton Options Internet.

Le panneau de configuration Options Internet de Windows s'ouvre. Cliquez sur l'onglet Programmes, puis, dans la liste de programmes, sélectionnez un nouveau client de messagerie. Voici les options standard d'Internet Explorer. Pour plus d'informations sur les options d'Internet Explorer, veuillez consulter votre documentation Windows.

Traitement du document couleur : cliquez sur les zones de configuration de Traitement du document couleur correspondant aux options que vous souhaitez utiliser.

• Convertir Bitmap en utilisant la résolution l’écran : cette option vous permet de vous assurer qu'une image s'affiche entièrement sur l'écran de l'ordinateur.

• Convertir Bitmap en JPEG : les fichiers JPEG peuvent être comprimés pour produire des fichiers de plus petite taille, ce qui se traduit par des durées de transmission moins longues lorsque vous envoyez le fichier par e-mail ou le téléchargez sur Internet.

Si vous avez modifié l'application de messagerie d'Internet Explorer et que celle-ci n'apparaît pas immédiatement dans la liste Sélectionnez la destination, cliquez sur le bouton Actualiser pour mettre à jour la liste de destinations dans OneTouch.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Éditeurs de texte

La numérisation vers une application de traitement de texte, telle que Bloc-notes ou WordPad de Microsoft, utilise une fonctionnalité de reconnaissance optique des caractères (ROC) pour convertir automatiquement le texte contenu dans l'image numérisée en texte éditable.

Types de fichiers pris en charge : les formats de fichier texte et les applications de destination ne sont disponibles que si un module ou une application de ROC est installé. Pour voir la liste des formats de fichier texte disponibles quand la ROC est installée, veuillez consulter la section

Formats texte à la page 68. En outre, les formats de fichier

disponibles varient en fonction de l'application. Par exemple, l'application WordPad de Microsoft ne peut ouvrir que des fichiers *.txt et *.rtf. Ainsi, seuls ces deux formats de fichiers sont disponibles en cas de numérisations vers

WordPad.

A défaut de module ou d'application de ROC, le panneau de format ne contient pas d'icône de texte et la liste

Sélectionnez la destination ne contient aucune application de traitement de texte.

Type de destination : le type de destination est classifié comme « Lien textuel ». Pour la rendre disponible dans la liste de destinations, vous devez sélectionner Éditeurs de texte sous l'onglet Options de la fenêtre Propriétés

OneTouch. Si l'application de traitement de texte que vous utilisez ne figure pas dans la liste Sélectionnez la destination, vous pouvez l'ajouter dans la fenêtre Propriétés du lien OneTouch pour les documents texte.

Dans la fenêtre Propriétés OneTouch, sélectionnez un des éditeurs de texte par défaut, tel WordPad.

Cliquez sur le bouton Propriétés pour ouvrir la fenêtre Propriétés du lien OneTouch pour les documents texte.

Cette fenêtre vous permet de définir ce que OneTouch doit faire si aucun texte n'est détecté ou si la reconnaissance échoue, ainsi que d'ajouter des applications à OneTouch.

Si vous avez installé une application récemment, cliquez sur le bouton Actualiser pour voir si OneTouch configure automatiquement le lien avant de tenter de l'ajouter manuellement.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Propriétés des documents texte

Ces propriétés s'appliquent à Microsoft Word, Microsoft Excel

et aux autres applications de traitement de texte indiquées par leurs icônes dans la liste.

• Ajouter application : cliquez sur ce bouton pour ouvrir la boîte de dialogue Ajouter un lien textuel, qui permet d'ajouter des applications de traitement de texte à OneTouch.

• Supprimer application : sélectionnez une application dans la liste, puis cliquez sur ce bouton pour la supprimer de la liste de destinations OneTouch. Vous pouvez supprimer uniquement une application que vous avez ajoutée, mais aucun des destinations liées dès l'installation de OneTouch.

Cliquez sur les zones de configuration ROC pour les options que vous souhaitez utiliser. Les options s'appliquent à toutes les applications du groupe.

• Toujours envoyer un document, même quand aucun texte n'a été trouvé : le document numérisé est envoyé à l'application, même si l'image ne semble pas contenir de texte. Cela peut se produire si vous numérisez une photographie en utilisant un bouton de scanneur configuré pour des applications de traitement de texte.

• Afficher un message si la reconnaissance de texte a échoué : un message s'affiche à l'écran si le lecteur

ROC ne détecte pas de texte dans l'image.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Ajout d'applications de traitement de texte à OneTouch

Pour ajouter une application à la liste, cliquez sur le bouton Ajouter application. La boîte de dialogue Ajouter un lien textuel s'ouvre.

Cliquez sur Parcourir pour rechercher l'application que vous souhaitez ajouter à la liste.

Lorsque vous sélectionnez l'application en utilisant le bouton Parcourir, les étapes 1 et 2 de la boîte de dialogue sont automatiquement renseignées et l'icône de l'application apparaît à l'étape 3.

Sélectionnez l'icône de l'étape 3 de la boîte de dialogue. Il s'agit de l'icône qui apparaîtra dans la liste de destinations OneTouch.

A l'étape 4 de la boîte de dialogue, sélectionnez les formats de fichiers que l'application acceptera.

Fichier au format HTML : activez cette option pour numériser vers votre navigateur Web afin de publier des pages HTML sur un site Web. Même si des application de traitement de texte telles que Bloc-notes et Word peuvent ouvrir des fichiers *.htm, vous ne pouvez pas numériser au format *.htm vers des éditeurs de traitement de texte. Une numérisation au format HTML crée un répertoire contenant le fichier *.htm et les images associées afin de les utiliser sur un site Web. Les applications de traitement de texte ne peuvent pas accepter une structure de répertoires pour le transfert d'images et de textes.

Format RTF : activez cette option si votre application peut ouvrir des fichiers *.rtf, c'est-à-dire des documents en texte brut contenant une mise en forme. L'application WordPad de Microsoft est compatible avec la mise en forme de fichier *.rtf.

Fichier texte ASCII standard : activez cette option pour envoyer du texte brut, sans mise en forme, à votre application de traitement de texte. La plupart des applications de traitement de texte acceptent les fichiers de texte brut (*.txt).

Format Adobe PDF : activez cette option pour ajouter une application d'affichage ou d'édition de PDF à la liste. Le format PDF est un format d'image uniquement, qui ne permet pas d'appliquer une ROC ni de rechercher et modifier du texte dans le fichier final. L'application que vous ajoutez doit être capable d'ouvrir des fichiers *.pdf.

Adobe PDF adressable : format d'image PDF comportant une couche de texte invisible permettant d'effectuer des recherches. Il ne permet pas de modifier le texte du fichier. L'application que vous ajoutez doit

être capable d'ouvrir des fichiers *.pdf.

Les options que vous activez à l'étape 4 déterminent quelles seront les icônes de format de page disponibles dans la fenêtre Propriétés OneTouch pour ce groupe d'applications. Pour voir quels sont les formats texte que l'application accepte, consultez la documentation que vous avez reçue avec l'application.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Si vous avez fini d'apporter des modifications dans cette fenêtre, cliquez sur le bouton Ajouter pour accepter les modifications et fermer la fenêtre.

Dans la fenêtre Propriétés de liens, cliquez sur OK.

Dans la fenêtre Propriétés OneTouch, cliquez sur Actualiser. La nouvelle application doit désormais être disponible.

Création d'une page Web HTML à partir de documents numérisés

Ouvrez la fenêtre Propriétés OneTouch.

Sélectionnez votre navigateur Web comme application de destination, puis choisissez le format HTML.

Choisissez

HTML.

Choisissez une configuration de numérisation contenant les paramètres d'affichage des images figurant sur les pages que vous numérisez. Par exemple, choisissez une configuration de numérisation en couleur ou en

échelle des gris si vos documents contiennent des images que vous voulez publier sur votre site Web avec le texte HTML.

Cliquez sur OK.

Lancez la numérisation en utilisant le bouton que vous avez sélectionné pour numériser avec le format HTML.

Une fois la numérisation terminée, le document est d'abord converti en texte éditable à l'aide d'un traitement

ROC, puis converti au format HTML. Toute image détectée par le moteur de ROC est isolée et liée en tant que fichier *.gif.

Microsoft Internet Explorer, ou un autre navigateur Web vers lequel vous avez numérisé, s'ouvre ensuite pour afficher la page convertie. Le champ d'URL de l'application affiche l'emplacement où OneTouch a enregistré les fichiers HTML afin de vous permettre de les localiser et de les publier sur votre site Web.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Client image fixe

Si vous souhaitez spécifier une application à utiliser pour numériser au début du processus, vous pouvez utiliser le réacheminement d'événement.

Formats de fichier pris en charge : vous ne pouvez pas sélectionner un format de fichier lors d'une numérisation vers le Client image fixe, car l'application de destination n'est pas sélectionnée tant que la numérisation n'a pas commencé.

Type de destination : la destination Client image fixe est classifiée comme « Lien de réacheminement d'événement ». Pour la rendre disponible dans la liste de destinations, vous devez sélectionner Transfert

d'événement de STI sous l'onglet Options de la fenêtre Propriétés OneTouch.

Si vous avez activé l'option de numérisation vers plusieurs destinations, vous ne pouvez pas sélectionner la destination

Client image fixe. Cliquez sur l'onglet Options, puis désactivez l'option Permettre la numérisation vers plusieurs

destinations pour continuer à numériser vers cette destination.

Ouvrez la fenêtre Propriétés OneTouch, puis sélectionnez Client image fixe comme application de destination.

Choisissez une configuration de numérisation, puis cliquez sur OK.

Lancez la numérisation en utilisant le bouton que vous avez sélectionné pour le réacheminement d'événement.

100

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Une boîte de dialogue s'ouvre, qui vous permet de sélectionner l'application à utiliser pour la numérisation.

Sélectionnez l'application de votre choix, puis cliquez sur OK.

A présent, l'application sélectionnée s'ouvre, dans l'interface de laquelle vous pouvez continuer la numérisation.

Note technique

Si le scanneur numérise et envoie une image à une application sans vous inviter à choisir l'application à exécuter, les options du panneau de contrôle pour les événements de votre scanneur sont automatiquement définies pour exécuter un programme spécifique en cas d'événement. Pour modifier les paramètres d'événement pour votre scanneur, procédez comme suit.

Ouvrez le Panneau de configuration Windows.

Ouvrez le groupe Scanneurs et appareils photo.

Lorsque le Panneau de configuration est affiché en mode Affichage classique, le groupe Scanneurs et appareils photo figure dans la liste.

Lorsque le Panneau de configuration est affiché en mode Affichage des catégories, le groupe Scanneurs et appareils photo se trouve sous l'un des groupes principaux suivants :

• Windows XP : imprimantes et autres périphériques

• Windows Vista, 7 et 8 : matériel et audio

Ouvrez la fenêtre de propriétés du scanneur.

• Windows XP : cliquez sur l'icône du scanneur, puis, dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur le lien

Afficher les propriétés du périphérique.

• Windows Vista, 7 et 8 : cliquez sur le bouton du scanneur, puis sur le bouton Propriétés.

Cliquez sur l'onglet Evénements.

Activez l'option Demander quel programme exécuter pour afficher cette invite en cas de numérisation vers

Client image fixe. Vous pouvez également sélectionner Démarrer, puis choisir dans la liste l'application à démarrer à chaque numérisation vers Client image fixe.

Lorsque vous avez fini d'apporter des modifications dans cette fenêtre, cliquez sur OK.

Désormais, lorsque vous numériserez avec l'option Réacheminement d'événement, vous serez invité à choisir une application, ou alors l'application par défaut que vous avez sélectionnée s'ouvrira.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

101

Éditeurs d'images

Les éditeurs d'images incluent Microsoft Paint et d'autres applications graphiques et de dessin.

Formats de fichier pris en charge : les formats de fichiers disponibles dépendent de l'application de destination sélectionnée. Par exemple, vous pouvez numériser vers l'application Paint de Microsoft aux formats BMP, GIF, PNG ou JPG, mais pas au format TIFF. Pour plus d'informations sur les formats image que OneTouch prend en charge, veuillez consulter la section

Formats image à la page 66.

Type de destination : ce type de destination est classifié comme « Lien pour image simple ». Pour la rendre disponible dans la liste de destinations, vous devez sélectionner Éditeurs d'images (par ex. Paint) sous l'onglet

Options de la fenêtre Propriétés OneTouch. Si l'application de traitement d'image que vous utilisez ne figure pas dans la liste Sélectionner la destination, vous pouvez l'ajouter dans la fenêtre Propriétés du lien OneTouch pour les documents image.

Dans la fenêtre Propriétés OneTouch, sélectionnez un des éditeurs d'image par défaut, tel Microsoft Paint.

Cliquez sur le bouton Propriétés pour ouvrir la fenêtre Propriétés du lien OneTouch pour les documents image.

Cette fenêtre vous permet d'ajouter une application et de définir des options de traitement de document supplémentaires.

Si vous avez installé une application récemment, cliquez sur le bouton Actualiser pour voir si OneTouch configure automatiquement le lien avant de tenter de l'ajouter manuellement.

102

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Propriétés des documents image

Ces propriétés s'appliquent à Microsoft Paint et à d'autres applications de traitement d'images.

•

Ajouter application : cliquez sur ce bouton pour ouvrir la boîte de dialogue Ajouter un lien pour image simple, qui permet d'ajouter des applications de traitement d'image à OneTouch.

Traitement du document couleur : cliquez sur les zones de configuration de Traitement du document couleur correspondant aux options que vous souhaitez utiliser. Ces options s'appliquent à toutes les applications du groupe.

• Convertir Bitmap en utilisant la résolution l’écran : cette option vous permet de vous assurer qu'une image s'affiche entièrement sur l'écran de l'ordinateur. Quand une résolution inférieure est définie pour un écran d'ordinateur, les images bitmap d'une résolution supérieure risquent d'être trop volumineuses pour l'écran. La conversion d'une image bitmap pour la faire correspondre à la résolution de l'écran garantit que l'image s'affiche entièrement sur l'écran.

• Convertir Bitmap en JPEG : les fichiers JPEG peuvent être comprimés pour produire des fichiers de taille plus petite, ce qui se traduit par des durées de transmission moins longues. Utilisez cette option pour apporter cette capacité de compression aux fichiers image.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

103

Ajout d'applications de traitement d'image à OneTouch

Pour ajouter une application à la liste, cliquez sur le bouton Ajouter application. La boîte de dialogue Ajouter un lien pour image simple s'ouvre.

Cliquez sur Parcourir pour rechercher l'application que vous souhaitez ajouter à la liste.

Sélectionnez l'icône de l'étape 3 de la boîte de dialogue. Il s'agit de l'icône qui apparaîtra dans la liste de destinations OneTouch.

A l'étape 4 de la boîte de dialogue, sélectionnez les formats de fichiers que l'application acceptera.

Fichier bitmap Windows : activez cette option pour numériser vers votre application d'image au format BMP.

Ce format génère les fichiers les plus volumineux, car l'image numérisée finale n'est pas compressée.

Fichier TIFF : activez cette option si votre application prend en charge les fichiers image TIF. Le format de fichier

TIF prend en charge les fichiers de plusieurs images.

Fichier compressé JPEG : format d'image compressée souvent utilisé pour le partage électronique de photos et d'images numérisées, car sa taille est inférieure à celle d'un fichier BMP.

Fichier Compugraphics : activez cette option si votre application prend en charge les fichiers image GIF. Ce format de fichier est souvent utilisé pour des icônes et des images de petite taille sur une page Web.

Pour voir quels sont les formats texte que l'application accepte, consultez la documentation que vous avez reçue avec l'application.

Si vous avez fini d'apporter des modifications dans cette fenêtre, cliquez sur le bouton Ajouter pour accepter les modifications et fermer la fenêtre.

Dans la fenêtre Propriétés de liens, cliquez sur OK.

Dans la fenêtre Propriétés OneTouch, cliquez sur Actualiser. La nouvelle application doit désormais être disponible.

104

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Applications PDF

Les destinations PDF sont des applications permettant d'ouvrir ou de modifier des fichiers de format Adobe PDF.

Types de fichiers pris en charge : les applications du groupe de destination PDF prennent en charge le format de fichier *.pdf. Si le module ou le logiciel OmniPage est installé, OneTouch inclut une option permettant de numériser au format sPDF ou nPDF. La sélection de l'un de ces formats entraîne la création d'un fichier *.pdf, mais les lettres

« s » et « n » indiquent que la fonctionnalité ROC traitera l'image avant d'envoyer le fichier à l'application PDF.

• sPDF : ce format crée un fichier *.pdf contenant l'image originale de la page numérisée, avec une couche de texte invisible permettant d'effectuer des recherches dans le fichier.

• nPDF : ce format crée un fichier *.pdf que vous pouvez modifier dans une application PDF. Les images figurant dans le document numérisé sont isolées du texte, le texte de la page est reconnu et converti en texte éditable, puis les images sont réinsérées au même emplacement que dans le document d'origine.

Type de destination : ce type de destination est classifié comme « Lien PDF ». Pour la rendre disponible dans la liste de destinations, vous devez sélectionner Applications PDF sous l'onglet Options de la fenêtre Propriétés OneTouch.

Si l'application PDF que vous utilisez ne figure pas dans la liste Sélectionner la destination, vous pouvez l'ajouter dans la fenêtre Propriétés du lien OneTouch pour les documents texte.

Dans la fenêtre Propriétés OneTouch, cliquez sur l'onglet Options.

Assurez-vous que les applications PDF et les applications de traitement de texte sont sélectionnées, puis cliquez de nouveau sur l'onglet du bouton.

Toute application PDF que vous ajoutez manuellement à OneTouch sera classifiée comme « Lien textuel ». Ces applications apparaîtront uniquement dans la liste de destinations si l'option Éditeurs de texte est activée.

Cliquez sur l'un des éditeurs de texte par défaut, tel WordPad.

Cliquez sur le bouton Propriétés.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

105

Pour ajouter une application à la liste, cliquez sur le bouton Ajouter application. La boîte de dialogue Ajouter un lien textuel s'ouvre.

Cliquez sur Parcourir pour rechercher l'application que vous souhaitez ajouter à la liste.

Sélectionnez l'icône de l'étape 3 de la boîte de dialogue. Il s'agit de l'icône qui apparaîtra dans la liste de destinations OneTouch.

A l'étape 4 de la boîte de dialogue, sélectionnez Format Adobe PDF et Adobe PDF adressable.

être capable d'ouvrir des fichiers *.pdf.

Si vous avez fini d'apporter des modifications dans cette fenêtre, cliquez sur le bouton Ajouter pour accepter les modifications et fermer la fenêtre.

10. Dans la fenêtre Propriétés de liens, cliquez sur OK.

11. Dans la fenêtre Propriétés OneTouch, cliquez sur Actualiser. La nouvelle application doit désormais être disponible.

106

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Envoyer à l’application

Le lien Envoyer à l’application permet de sélectionner toute application installée sur votre ordinateur comme destination de la numérisation.

Types de fichiers pris en charge : en cas de numérisation vers cette destination, tous les formats de fichiers

OneTouch sont disponibles. Après avoir configuré le lien comme décrit ci-dessous, veillez à sélectionner un format de fichier que l'application peut ouvrir. Pour voir la liste des formats de fichier texte disponibles quand la ROC est

installée, veuillez consulter la section Formats texte à la page 68.

Type de destination : ce type de destination est classifié comme « Lien de gestion de document ». Pour la rendre disponible dans la liste de destinations, vous devez sélectionner Gestion de documents sous l'onglet Options de la fenêtre Propriétés OneTouch.

Avant de tenter de numériser vers cette destination pour la première fois, vous devez la configurer. Si vous numérisez sans avoir configuré le lien, le Visualiseur du fichier journal OneTouch s'ouvre en indiquant que l'envoi de l'image vers le lien Envoyer à une application a échoué.

• Cliquez sur le bouton Propriétés pour ouvrir les Propriétés du lien OneTouch et afficher l'option Envoyer à l’application. Dans cette fenêtre, vous pouvez configurer l'application par défaut pour ce lien.

Après avoir configuré les propriétés du lien, toutes les configurations de numérisation par défaut sont immédiatement mises à jour pour envoyer vers l'application indiquée dans cette fenêtre. Lorsque de la création de configurations, les paramètres par défaut correspondront à ce que vous aurez sélectionné ici. Si vous modifiez les options de stockage d'une configuration individuelle, le changement des options de cette fenêtre Propriétés de liens n'entraînera plus la mise à jour des configurations modifiées.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

107

• Cliquez sur le bouton Nouvelle, Copier ou Éditer pour ouvrir la fenêtre Propriétés de configuration de la numérisation. Cliquez sur l'onglet Envoyer à l’application, puis utilisez cette fenêtre pour définir une configuration afin de numériser vers une application différente de celle sélectionnée dans la fenêtre Propriétés de liens.

La modification des options de cette fenêtre affecte uniquement la configuration que vous créez ou modifiez.

Toutes les autres configurations conservent leurs paramètres pour cette destination.

Fenêtre Envoyer à l’application de l'option

Propriétés de liens OneTouch

Fenêtre Envoyer à l’application de l'option

Propriétés de configuration de la numérisation

Pour configurer une application de destination pour le lien Envoyer à l’application :

Dans la fenêtre Propriétés OneTouch, sélectionnez Envoyer à l’application comme application de destination.

Cliquez sur le bouton Propriétés.

La fenêtre Propriétés du lien OneTouch pour cette destination s'ouvre.

Cliquez sur Parcourir pour ouvrir l'Explorateur de fichiers de Windows et accéder à l'emplacement du fichier exécutable (*.exe) de l'application.

Le plus souvent, le répertoire de l'application se trouve dans le répertoire des programmes sur le lecteur C :\. Comme vous pouvez sélectionner tout fichier exécutable, veillez à sélectionner une application pouvant recevoir des fichiers image ou texte.

Sélectionnez le fichier *.exe de l'application, puis cliquez sur Ouvrir.

Le chemin d'accès du fichier *.exe de l'application figure à présent dans le champ Chemin de l'application.

Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre Propriétés de liens.

Pour une numérisation de base, vous ne devez régler aucun des autres paramètres de cette fenêtre. Les paramètres par défaut fonctionneront avec la plupart des applications. Les paramètres avancés sont décrits cidessous.

Dans la fenêtre Propriétés OneTouch, sélectionnez un format de fichier, puis une configuration de numérisation.

Si vous sélectionnez un format de fichier texte, l'image numérisée est convertie en texte éditable avant son envoi à l'application sélectionnée.

Cliquez sur OK pour fermer OneTouch.

Insérez les documents dans le scanneur, puis lancez la numérisation à l'aide du bouton que vous avez défini pour la destination Envoyer à une application.

10. Le scanneur commence à numériser. A la fin de l'opération, il envoie le fichier numérisé à l'application que vous avez sélectionnée.

108

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Note technique

• Une fois ce lien configuré, il se peut que vous deviez cliquer sur Actualiser dans la fenêtre Propriétés OneTouch pour afficher l'icône d'application appropriée dans la liste Sélectionner la destination.

Configurer les fonctions avancées : activez cette option pour modifier les paramètres par défaut pour ce lien. Ces réglages sont réservés aux utilisateurs avancés et développeurs d’applications.

• Lancer l'application pour chaque image : lorsque cette option est activée, l'application s'ouvre une fois pour chaque image numérisée. Désactivez cette option uniquement si l'application vers laquelle vous numérisez acceptera des fichiers de plusieurs pages.

Par exemple, l'application Paint de Microsoft ne peut accepter qu'une seule image à la fois. Ainsi, lors de la numérisation de plusieurs images, si cette option est activée, Paint s'ouvre à chaque transfert d'image. En revanche, l'application WordPad de Microsoft peut ouvrir un fichier de plusieurs pages. Ainsi, lors de la numérisation de plusieurs images, si cette option n'est pas activée, WordPad ne s'ouvre qu'une seule fois. Si vous numérisez vers WordPad lorsque cette option est activée, WordPad s'ouvre une fois pour chaque image transférée.

• Arguments de ligne de commande : entrez les options à utiliser au lancement de l'application. Ces valeurs sont propres à l'application et vous ne devez entrer que des valeurs fournies par le développeur de l'application. L'utilisation d'arguments de ligne de commande avec ce lien n'est pas obligatoire. Le champ peut être vide et vous pouvez modifier les autres paramètres de cette section comme bon vous semble.

• Ajouter les noms de fichiers de numérisation aux arguments : cette option ajoute le nom de chaque fichier image à la fin de la liste des arguments spécifiée ci-dessus. Il s'agit de la sélection par défaut, car la plupart des applications ne nécessitent pas, et ne peuvent pas traiter un fichier de tâche contenant les noms d'images.

• Ajouter le fichier de tâche aux arguments : cette option ajoute le nom d'un fichier de tâche à la fin de la liste des arguments spécifiée ci-dessus. Ce fichier unique est créé au moment de la numérisation et contient la liste de tous les fichiers image inclus dans la tâche de numérisation. Activez cette option uniquement si vous

êtes certain que l'application vers laquelle vous numérisez peut utiliser le fichier de tâche pour accepter un transfert d'image.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

109

Numérisation vers plusieurs destinations

Une numérisation vers plusieurs destinations fonctionne de la même manière qu'une numérisation vers une seule.

OneTouch distribue simplement la numérisation finale à plusieurs destinations. Cette option est activée séparément pour chaque bouton OneTouch.

Ouvrez la fenêtre Propriétés OneTouch, puis cliquez sur l'onglet Options.

Sélectionnez Activer la numérisation multi-destination, puis cliquez de nouveau sur l'onglet de configuration.

Dans la liste Destinations sélectionnées (#), cliquez sur les destinations auxquelles envoyer l'image numérisée. Cliquez de nouveau pour annuler la sélection d'une destination.

A mesure que vous cliquez sur les destinations, le nombre de destinations sélectionnées augmente pour indiquer le nombre d'applications sélectionnées pour recevoir l'image.

110

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Si une destination sélectionnée a des propriétés de configuration globale, le bouton Propriétés au bas de la liste Destinations sélectionnées est activé pour vous permettre de configurer les options de destination. Cliquez sur le bouton Propriétés pour ouvrir la fenêtre Propriétés du lien OneTouch afin de configurer les destinations.

Chaque destination ayant des propriétés globales sera représentée par son onglet de configuration dans la fenêtre

Propriétés du lien OneTouch. Pour savoir comment configurer des options de destination spécifiques, veuillez consulter les instructions de destination décrites dans les sections précédentes.

Lorsque vous avez fini d'apporter des modifications dans cette fenêtre, cliquez sur OK.

Dans le panneau Sélectionnez le format, sélectionnez le format de fichier souhaité pour l'image numérisée.

Vous ne pouvez numériser que sous un seul format de fichier à la fois. Ainsi, toutes les destinations sélectionnées doivent avoir un type de fichier commun. A mesure que vous sélectionnez des destinations, celles qui n'ont pas de type de fichier en commun avec celles sélectionnées sont automatiquement désactivées.

Par exemple, si vous numérisez vers une imprimante ou un e-mail, seul le format de fichier BMP est disponible, car les imprimantes ne peuvent traiter que des données non compressées. Tous les autres formats image et texte sont désactivés tant que vous n'annulez pas la sélection de l'imprimante.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

111

Dans la liste Sélectionnez la configuration, sélectionnez la configuration souhaitée pour la numérisation.

Cliquez sur le bouton Éditer pour ouvrir la fenêtre Propriétés de configuration de la numérisation afin de configurer les options de numérisation spécifiques d'une destination.

Chaque destination ayant des propriétés de configuration par numérisation sera représentée par son onglet de configuration dans la fenêtre Propriétés de configuration de la numérisation OneTouch. Pour savoir comment configurer des options de destination spécifiques, veuillez consulter les instructions de destination décrites dans les sections précédentes.

Lorsque vous avez fini d'apporter des modifications dans cette fenêtre, cliquez sur OK.

Dans la fenêtre Propriétés OneTouch, cliquez sur OK.

Chargez les documents dans le scanneur, puis lancez la numérisation avec le bouton que vous avez défini pour numériser vers plusieurs destinations.

Le scanneur commence à numériser, puis envoie l'image à chaque destination sélectionnée dans la fenêtre

Propriétés OneTouch.

Note technique

• Vous ne pouvez pas utiliser la destination Client image fixe pour une numérisation vers plusieurs destinations.

Cette destination est désactivée en cas d'activation de l'option Activer la numérisation multi-destinations.

112

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Numérisation avec séparation des tâches

Utilisez une séparation des tâches pour que OneTouch crée un nouveau fichier chaque fois qu'un séparateur est détecté durant la numérisation d'un lot de plusieurs pages. Par exemple, pour numériser les états financiers de différentes banques, vous pouvez insérer une pile d'états dans le scanneur. OneTouch placera chaque état dans un fichier distinct en fonction du séparateur de tâches sélectionné.

Ouvrez la fenêtre Propriétés OneTouch.

Sélectionnez l'application de destination, le format de fichier et la configuration de la numérisation applicables au lot de numérisation.

Assurez-vous que l'option Créer un fichier par image n'est pas activée. Si elle l'est, les fonctionnalités de séparation des tâches définies sous l'onglet Options seront désactivées.

Dans la fenêtre Propriétés OneTouch, cliquez sur l'onglet Options.

Cliquez sur la flèche déroulante à côté de la liste Sélection du bouton pour sélectionner le bouton à modifier.

Les options de cette fenêtre sont propres à chaque bouton de OneTouch.

Cliquez sur l'option Utiliser le séparateur de tâches si plusieurs pages.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

113

Activez l'une des deux options de séparation des tâches :

Lorsqu'une page vierge est détectée : un nouveau fichier est créé chaque fois que le scanneur a lu une page vierge. La page vierge est écartée de l'image numérisée et le nouveau fichier commence par la page suivante de la pile. Dans le document à numériser, insérez une page vierge aux endroits à partir desquels vous voulez créer de nouveaux fichiers une fois la numérisation terminée.

En cas de numérisation en mode recto-verso, les deux faces de la page doivent être vierges pour que cette fonction de séparation fonctionne.

• Sensibilité : permet d'ajuster le niveau de sensibilité de la détection de pages vierges. Par exemple, les diverses options de grammage du papier, de mode couleur ou de traitement d'image sélectionnées peuvent produire des résultats variables. La modification du niveau de sensibilité permet de régler finement la précision de la détection de page vierge.

Lorsque le nombre d'images atteint : entrez le nombre maximal d'images pouvant figurer dans le fichier numérisé. Le scanneur créera un nouveau fichier chaque fois que ce nombre sera atteint.

Lorsque vous numérisez en mode recto-verso, le nombre d'images numérisées est égal au double de nombre de feuillets insérés dans le scanneur. Par exemple, si vous numérisez 12 feuillets recto-verso, les images comptées sont au nombre de 24. Si vous voulez fractionner la pile en deux, vous obtenez 12 images.

Lorsque vous avez fini d'apporter des modifications, cliquez sur OK pour les enregistrer et fermer la fenêtre.

Insérez vos documents dans le scanneur, puis lancez la numérisation.

Une fois la numérisation terminée, chaque fichier est envoyé à l'emplacement ou à l'application de destination sélectionné sous l'onglet du bouton.

Note technique

• Si l'option Livraison immédiate est également activée sous l'onglet Options, chaque fichier est envoyé dès sa création.

Les options sous l'onglet Paramètres de page de la fenêtre Propriétés de configuration de la numérisation affectent les options de séparation des tâches de la manière décrite ci-dessous :

Ignorer les originaux vides

• La Sensibilité que vous définissez pour cette fonctionnalité est celle utilisée pour la numérisation. Le niveau de sensibilité défini sous l'onglet Options sera ignoré.

114

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

• Lorsque vous numérisez en mode recto alors que le séparateur de tâches sélectionné est Lorsqu'une page vierge

est détectée, la séparation des tâches intervient en premier lieu et un nouveau fichier est créé chaque fois qu'une page vierge est détectée. Pour obtenir un fichier unique sans la page vierge, sous l'onglet Options, désactivez la fonctionnalité de séparation des tâches.

En cas de numérisation recto-verso, les deux faces de la page doivent être vierges pour permettre la séparation des tâches. Si les deux faces d'une page numérisée sont vierges, la séparation des tâches intervient en premier lieu et un nouveau fichier est créé chaque fois qu'une page vierge est détectée. Pour obtenir un fichier unique sans la page vierge, sous l'onglet Options, désactivez la fonctionnalité de séparation des tâches, ou retirez la page vierge du lot de numérisation.

• Si vous activez l'option Lorsque le nombre d'images atteint, puis entrez un nombre dans la zone de contrôle, toutes les pages vierges seront écartées en premier lieu, et le nombre d'images numérisées sera compté. Par exemple, si vous numérisez 12 pages, dont 3 vierges, le nombre total d'images comptées pour la séparation des tâches sera 9 au lieu de 12.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

115

Numérisation avec la reconnaissance optique de caractères (ROC)

La reconnaissance optique de caractères (ROC) permet de convertir le texte et les chiffres d'une page numérisée en texte et chiffres que vous pouvez éditer à l'écran. Vous pouvez ensuite manipuler le texte et les chiffres, à savoir les modifier, en vérifier l'orthographe, en modifier la taille ou le type de police, les trier, effectuer des calculs, etc.

Remarque : pour la numérisation avec ROC, Xerox recommande d'utiliser les paramétrages préréglés initiaux de votre scanneur. Si vous numérisez avec d'autres paramétrages, utilisez au moins une résolution de 300 ppp. Si les documents originaux sont de qualité médiocre ou si leur police est de petite taille, vous pouvez utiliser la résolution maximale de 400 ppp.

Pour pouvoir utiliser les options de ROC avec le logiciel OneTouch et votre scanneur Xerox, le module OneTouch OmniPage ou le logiciel OmniPage Pro doit être installé sur votre ordinateur. Le module OneTouch OmniPage est automatiquement installé lors de l'installation du pilote à partir du disque d'installation.

Remarque : il se peut que certaines des illustrations contenues dans cette section ne correspondent pas exactement à ce qui s'affiche sur l'écran de votre ordinateur. Ces différences éventuelles sont minimes et n'affectent en rien les procédures décrites pour l'utilisation des nouvelles fonctionnalités.

Pour numériser avec ROC :

Ouvrez la fenêtre Propriétés OneTouch.

Dans la liste Sélectionnez la destination, sélectionnez une application de traitement de texte, puis, dans le panneau Sélectionnez le format, sélectionnez un format de fichier texte.

Par exemple, si vous souhaitez modifier votre document dans Microsoft Word, sélectionnez cette application, puis choisissez un format de fichier tel que TEXT, RTF ou DOC.

Pour enregistrer les modifications et fermer la fenêtre Propriétés OneTouch, cliquez sur OK.

Appuyez ou cliquez sur le bouton OneTouch paramétré pour numériser avec ROC.

Les pages numérisées apparaissent dans l'application de destination, avec le texte prêt pour les opérations de traitement.

116

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Formats texte

Pour activer l'option de format texte, dans la fenêtre Propriétés OneTouch, cliquez sur l'icône de texte.

Ceci est l'icône de format texte. Dans cet exemple, le format texte correspondant à l'icône est sPDF.

Au fur et à mesure que vous sélectionnez comme applications de destination des applications de traitement de texte, l'icône de format texte change en fonction du type de fichier correspondant. Dans certains cas, l'application de destination prend en charge plusieurs types de fichiers. Vous pouvez alors cliquer avec le bouton droit sur l'icône pour sélectionner le type à utiliser pour l'application.

Le format de fichier spécifique est l'extension du nom de fichier sur l'icône de format texte.

Format texte spécifique ; cet exemple concerne le format .rtf.

Pour sélectionner un type de fichier pour le format texte :

Sélectionnez l'application de destination.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

117

Cliquez avec le bouton droit sur l'icône de format texte.

Exemple de menu pour le format texte quand l'application de destination est

Microsoft Word.

Exemple de menu pour le format texte quand l'application de destination est une zone de stockage.

Sélectionnez le type de fichier souhaité pour le format texte.

Votre sélection de type de fichier s'applique uniquement à l'application de destination actuellement sélectionnée dans la fenêtre Propriétés OneTouch. Les autres applications de destination dont une option de texte telle que le format de page est sélectionnée ne sont pas affectées.

Texte simple : format de fichier .txt. Texte sans formatage ; utilisé par l'application Bloc-

Notes Microsoft standard.

Format RTF : format de fichier .rtf. Texte conservant le formatage lors de la conversion.

Disponible avec Microsoft WordPad et Word.

Document Word : format de fichier .doc utilisé par Microsoft Word.

Virgule délimitée : format de fichier .csv utilisé pour des données de base de données ou de tableur, réparties dans des champs. Lors de la conversion du document en texte

éditable, les champs sont conservés.

Tableur Excel : format de fichier .xls utilisé par Microsoft Excel.

Document HTML : format de fichier .htm utilisé pour créer des pages Web.

118

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

PDF adressable : format de fichier .pdf utilisé par Adobe Acrobat. Ce format convertit le texte numérisé en fichier PDF, avec une couche de texte invisible permettant d'effectuer des recherches.

PDF normal : format de fichier .pdf utilisé par Adobe Acrobat. Ce format convertit le texte numérisé en PDF. Vous pouvez ensuite modifier le texte dans un programme d’édition de PDF.

Des options supplémentaires sont disponibles dans le menu pour les formats texte sPDF et nPDF. Les trois paramètres de qualité d'image sont les suivants :

• Réduire la taille : taille de fichier la plus réduite, qualité d'image la plus basse.

• Normal : taille de fichier moyenne, perte relative de qualité d'image.

• Optimiser la qualité : taille de fichier la plus importante, pas de perte de qualité d'image.

Remarque : les documents numérisés aux formats nPDF et sPDF font automatiquement l'objet d'un traitement de

ROC. Si le traitement ne reconnaît pas un grand nombre de caractères dans le document, modifiez le paramètre de qualité d'image, puis recommencez la numérisation. Par exemple, passez de l'option Réduire la taille à l'option Normal pour voir si cela améliore la reconnaissance du texte.

L'option Utiliser MRC correspond à une procédure de traitement spéciale pour les documents numérisés au format

PDF.

• Utiliser MRC : les initiales MRC correspondent à Mixed Raster Content (contenu de trames mixtes). La technique de pointe MRC permet d'optimiser la qualité d'image des documents numérisés. Sans cette technique, l'image numérisée est produite à l'aide d'un seul traitement destiné à capturer et afficher l'image sur l'écran de l'ordinateur, même si le document contient une combinaison de texte et d'éléments graphiques.

Avec la technique MRC, l'image est générée à l'aide de traitements séparés pour le texte, les graphiques et d'autres éléments du document. Elle permet d'obtenir des éléments graphiques plus clairs et des caractères plus nets. Les numérisations effectuées à l'aide de la technique MRC peuvent nécessiter un temps de traitement légèrement supérieur. Utilisez la technique MRC pour des documents dont la lisibilité du texte ou la qualité des éléments graphiques est médiocre afin d'obtenir une image en sortie optimale. L'option Utiliser

MRC est disponible pour les formats sPDF et PDF.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

119

Sélection des options de ROC de OneTouch

OmniPage

Le logiciel que vous avez installé pour le scanneur inclut une série d'options de ROC avancées intégrées dans

OneTouch.

Remarque : les options de ROC s'appliquent à toutes les applications de destination OneTouch exécutant une ROC.

Par exemple, si vous activez les options de ROC pour Adobe Acrobat, elles s'appliquent également à WordPad.

Pour sélectionner les options de ROC disponibles dans OneTouch :

Ouvrez la fenêtre Propriétés OneTouch.

Sélectionnez une application de destination dont le format de page correspond à l'un des types de fichier de format texte, telle que Microsoft Word ou WordPad.

Cliquez avec le bouton droit sur l'icône de format de page pour afficher le menu.

Dans le menu, sélectionnez Options ROC.

La fenêtre Propriétés ROC s'affiche avec l'onglet ROC sélectionné.

120

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Onglet ROC

Les options affichées dans la fenêtre de l'onglet ROC sont destinées à la correction orthographique du texte numérisé, au remplacement de caractères manquants ou non reconnus et à la définition des niveaux de vitesse et de qualité du traitement de ROC.

Dans la fenêtre ROC, sélectionnez les options de votre choix.

Langues du document : dans la liste, cliquez sur les langues utilisées dans les documents à numériser. Vous pouvez en sélectionner plusieurs. Il s'agit des langues qui seront reconnues durant le traitement de ROC. Pour une reconnaissance des langues plus rapide et plus fiable, ne sélectionnez que les langues utilisées dans les documents.

Les langues sont classées par ordre alphabétique. Tapez la première lettre du nom d'une langue pour accéder à la section de la liste correspondant aux langues commençant par cette lettre.

Utiliser les langues et les dictionnaires pour une meilleure précision : activez cette option pour contrôler automatiquement la validité des mots reconnus. Un moteur de ROC recherche chaque lettre ou symbole contenu dans la page individuellement, puis « devine » la lettre ou le symbole dont il s'agit en fonction de sa forme. Ainsi, le moteur de ROC peut associer plusieurs hypothèses à un symbole ou un signe, en les classant par niveau de ressemblance aux formes de référence. Cette option demande au moteur de ROC de consulter le dictionnaire pour valider sa meilleure hypothèse pour les lettres composant un mot ; si cette hypothèse ne correspond à aucun mot contenu du dictionnaire, la seconde hypothèse est vérifiée, et ainsi de suite.

Par exemple, si le mot « maison » figure dans le document original, mais que le moteur de ROC considère qu'il y a 75 % de chances pour que la lettre « o » soit en réalité un « a », le moteur de ROC génère le mot « maisan ».

L'activation de cette option indique au moteur de ROC d'examiner les autres lettres du mot, de rechercher la version du mot figurant dans le dictionnaire, puis d'insérer le mot correct, en l'occurrence « maison », dans le document final.

Le moteur de ROC ne corrige pas automatiquement les mots incorrectement orthographiés dans le document original.

Lorsque des dictionnaires sont sélectionnés, les termes qu'ils contiennent sont utilisés pour vérifier l'orthographe. Si cette option n'est pas activée, il n'est pas possible de sélectionner les options Dictionnaires de l'utilisateur et Dictionnaires professionnels.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

121

Dictionnaire de l'utilisateur : un dictionnaire de l'utilisateur est un dictionnaire personnel contenant des mots que le moteur de ROC doit consulter pour plus de précision lors de la conversion du document en texte

éditable. Par exemple, si vous numérisez des documents contenant des termes très techniques ou des acronymes introuvables dans des dictionnaires ordinaires, vous pouvez ajouter ces termes et acronymes à votre dictionnaire personnel. Vous pouvez également ajouter des mots susceptibles de figurer dans les documents. Il y a ainsi plus de chances pour que le traitement de ROC orthographie correctement ce mot dans le document final. Vous pouvez créer plusieurs dictionnaires de l'utilisateur. Consultez la section

Création de vos propres dictionnaires à la page 122.

Cliquez sur la flèche du menu, puis sélectionnez un dictionnaire de l'utilisateur dans la liste.

Si vous sélectionnez [Aucun] comme dictionnaire de l'utilisateur, le texte est validé à l'aide des termes figurant dans les dictionnaires des langues sélectionnés, ainsi que dans les dictionnaires professionnels éventuellement sélectionnés.

La mention [Actuel] figure en regard du dictionnaire de l'utilisateur actuellement sélectionné.

Dictionnaires professionnels : il s'agit de dictionnaires juridiques et médicaux contenant des mots et expressions hautement spécialisés. Les options sont les suivantes : néerlandais juridique, néerlandais médical, anglais financier, anglais juridique, anglais médical, français juridique, français médical, allemand juridique et allemand médical. Sélectionnez le dictionnaire que le moteur de ROC doit utiliser pour valider le texte numérisé.

Caractère rejeté : il s'agit d'un caractère que le traitement de ROC insère à la place des caractères qu'il ne peut pas reconnaître. Par exemple, si le traitement ROC ne peut pas reconnaître le J de REJETER, et si le caractère rejeté est ~, le mot RE~ETER est inséré dans le document. La tilde (~) est le symbole de caractère rejeté par défaut.

Tapez le caractère de votre choix dans le champ Caractère rejeté. Optez pour un caractère dont la présence est improbable dans les documents.

Caractère manquant : il s'agit d'un caractère que le traitement de ROC insère à la place d'un caractère manquant. Un caractère manquant est un caractère que le traitement ROC reconnaît, mais qu'il ne peut pas représenter parce qu'il n'est pas utilisé dans la langue sélectionnée. Par exemple, si le document contient le signe « Ç » que le traitement de ROC ne peut pas représenter, à chaque emplacement où figure ce signe, ce dernier est remplacé par le symbole de caractère manquant. L'accent circonflexe (^) est le symbole de caractère manquant par défaut.

Tapez le caractère de votre choix dans le champ Caractère manquant. Optez pour un caractère dont la présence est improbable dans les documents.

Qualité de la reconnaissance : faites coulisser le curseur vers la gauche ou la droite pour définir le degré de précision du traitement de ROC. Plus la précision est élevée, plus le traitement de ROC prend du temps. Si les documents sont propres, très lisibles, vous pouvez choisir une qualité de reconnaissance de niveau faible afin d'accélérer le traitement.

Cliquez sur OK ou sur Appliquer.

Ces options ne s'appliquent pas au traitement de ROC si vous sélectionnez un format texte comme format de page.

Création de vos propres dictionnaires

Vous pouvez créer plusieurs dictionnaires à usage personnel. Par exemple, vous pouvez utiliser des dictionnaires distincts en fonction des projets, en particulier si ces derniers utilisent une terminologie et des acronymes particuliers.

Pour créer un dictionnaire personnel :

Ouvrez un programme de traitement de texte, tel que Microsoft Word, WordPad ou Bloc-notes.

Créez un document dans le programme de traitement de texte.

122

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Tapez les mots souhaités dans le nouveau dictionnaire, en les faisant suivre d'un retour à la ligne. Veillez à orthographier les mots correctement, car ils seront utilisés pour la correction orthographique.

Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler le fichier texte :

• Xerox

• OneTouch

• OmniPage

• wysiwyg

• jpeg

• bmp

• sPDF

• nPDF

Remarque : le fichier ne doit pas inclure tous les mots que vous voulez faire figurer dans le dictionnaire. Vous pouvez modifier la liste à tout moment. En réalité, le fichier peut parfaitement ne contenir aucun mot et servir

à ajouter des mots à l'aide des options d'édition. Toutefois, si la liste de mots est longue, il est généralement plus rapide de les saisir dans le programme de traitement de texte. Il n'est pas nécessaire de classer les mots par ordre alphabétique.

Enregistrez le document au format .txt en attribuant au fichier le nom de votre choix pour le dictionnaire. Vous pouvez, par exemple, le nommer USERDIC1.

Ouvrez à présent la fenêtre Options ROC.

Dans la fenêtre Options OCR, cliquez sur le bouton situé à côté de la flèche du menu.

La fenêtre Fichiers des dictionnaires de l'utilisateur s'ouvre, affichant les dictionnaires disponibles.

MyDictionary est un exemple de dictionnaire de l'utilisateur.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

123

Cliquez sur Ajouter nouveau.

La fenêtre Ajouter un nouveau dictionnaire utilisateur s'ouvre.

Cliquez sur la flèche déroulante Type de fichier, puis sélectionnez Fichiers texte (.txt).

10. Sélectionnez le type de fichier que vous venez de créer pour le dictionnaire de l'utilisateur, puis cliquez sur

Ouvrir.

Dans l'exemple ci-dessus, le fichier est nommé Mon dictionnaire.

11. Le fichier texte figure à présent dans la liste des dictionnaires de l'utilisateur que vous pouvez utiliser pour la correction orthographique.

12. Sélectionnez un dictionnaire, puis cliquez sur Définir comme actuel pour le définir comme le dictionnaire à utiliser pour la correction orthographique. La mention [Actuel] est associée au nom.

Si vous ne voulez pas utiliser de dictionnaires de l'utilisateur pour la correction orthographique, cliquez sur

[Aucun] dans le haut de la liste.

Pour supprimer un dictionnaire de la liste, sélectionnez-le, puis cliquez sur Supprimer. Cette action ne fait que supprimer le dictionnaire de la liste. Elle n'affecte pas le fichier texte original que vous avez créé avec la liste de mots.

Modification de dictionnaires de l'utilisateur

Après avoir ajouté un dictionnaire à la liste des dictionnaires de l'utilisateur, vous pouvez modifier sa liste de mots.

124

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Pour modifier un dictionnaire de l'utilisateur :

Dans la fenêtre Ajouter nouveau, sélectionnez le dictionnaire à modifier, puis cliquez sur Modifier.

La fenêtre Modifier le dictionnaire de l'utilisateur s'ouvre. Elle affiche la liste des mots figurant actuellement dans le dictionnaire. L'exemple suivant montre que les mots OmniPage et OneTouch figurent dans le dictionnaire de l'utilisateur nommé MyDictionary.

Pour ajouter un mot à la liste, tapez-le dans le champ Mot défini par l'utilisateur, puis cliquez sur Ajouter. Si le mot est précédé ou suivi d'espaces, ces derniers sont supprimés et le mot est ajouté à la liste.

Pour supprimer un mot de la liste, sélectionnez-le, puis cliquez sur Supprimer.

Si un mot de la liste est incorrectement orthographié, supprimez-le, retapez-le correctement dans le champ

Mot défini par l'utilisateur, puis cliquez sur Ajouter.

Pour importer une liste de mots à partir d'un autre fichier texte, cliquez sur Importer.

La fenêtre Importer le contenu du dictionnaire de l'utilisateur s'ouvre.

Sélectionnez le fichier contenant les mots que vous voulez ajouter au dictionnaire de l'utilisateur.

L'importation ajoute toute la liste de mots contenue dans un fichier au dictionnaire de l'utilisateur.

Cliquez sur Importer. Les mots contenus dans le fichier sont ajoutés à la liste du dictionnaire de l'utilisateur.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

125

Pour exporter un dictionnaire de l'utilisateur afin de l'utiliser avec un autre programme, sélectionnez-le dans la liste Fichiers dictionnaires utilisateur, puis cliquez sur Exporter.

La fenêtre Exporter le dictionnaire de l'utilisateur s'ouvre.

Sélectionnez le fichier de dictionnaire à exporter, puis cliquez sur Enregistrer.

Le fichier est exporté comme dictionnaire mis en forme avec l'extension de nom de fichier .ud, ce qui permet de l'ouvrir dans d'autres programmes.

Onglet Format

Les options disponibles sous l'onglet Format permettent de définir les formats d'entrée et de sortie des documents numérisés.

Cliquez sur l'onglet Format, puis activez les options de votre choix pour les formats d'entrée et de sortie.

Options de format d'entrée

126

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

• Automatique : activez cette option pour laisser le traitement de ROC déterminer le format des pages.

Généralement, cette option est utile lorsque le document comprend des types de mise en page différents ou inconnus, des pages contenant plusieurs colonnes et un tableau, ou des pages contenant plusieurs tableaux. Le traitement de ROC détermine si le texte est en colonnes, si un élément est graphique ou textuel et s'il y a des tableaux.

• Colonne simple, aucun tableau : activez cette option si le document ne contient qu'une seule colonne de texte et aucun tableau. Telle est généralement la mise en forme des lettres commerciales. Vous pouvez

également utiliser cette option pour des documents contenant des mots ou des nombres en colonnes si vous ne voulez pas qu'ils soient placés dans un tableau, présentés autrement qu'en colonne ou traités comme des colonnes séparées.

• Colonnes multiples, aucun tableau : activez cette option si certaines pages du document contiennent du texte dans des colonnes et que vous souhaitez conserver des colonnes séparées, comme dans la mise en page originale. Si des données ressemblant à celles d'un tableau sont rencontrées, elles sont placées dans des colonnes, pas dans une grille.

• Colonne simple avec tableau : activez cette option si le document ne contient qu'une seule colonne de texte et un tableau. Le tableau est placé dans une grille dans l'application de destination sélectionnée.

Vous pouvez ensuite choisir de l'exporter sous forme de grille ou de colonnes de texte séparées par des tabulations.

• Feuille de calcul : activez cette option si le document tout entier consiste en un tableau que vous voulez exporter vers un programme de tableur ou traiter comme comme un tableau. Dans ce cas, aucun texte libre ni aucun élément graphique n'est détecté.

Options de format de sortie

• Automatique : la mise en forme de la sortie est aussi proche que possible de celle de l'original. Le logiciel

OneTouch ajuste ses paramètres de la manière la plus appropriée pour le document numérisé afin de produire le format de sortie sélectionné. La qualité de sortie est optimisée et le temps de traitement réduit au minimum.

• Aucun formatage : le document obtenu est du texte brut, en une colonne alignée à gauche, dans une police et une taille de police uniques. Vous pouvez ensuite exporter le texte brut vers quasiment tout type de fichier et toute application cible.

• Conserver les polices et les paragraphes : ce format de sortie conserve les styles de police et de paragraphe, y compris les éléments graphiques et les tableaux sans texte en colonne, mais ne conserve pas la mise en page. Si le document est numérisé comme feuille de calcul Excel, chaque tableau ou feuille de calcul détecté devient une feuille de calcul distincte, tandis que le reste du contenu est inséré dans la dernière feuille de calcul.

• Page de déplacement : ce format préserve la mise en page originale, y compris les colonnes. Ce résultat est obtenu, autant que possible, avec des paramètres de colonne et de retrait plutôt qu'avec des zones de texte ou des cadres. Le début du texte est inséré dans une colonne, puis la suite dans une autre, ce qui n'est pas le cas en présence de zones de texte.

• Page réelle : ce format de sortie utilise un positionnement absolu sur la page pour conserver la mise en page originale des pages, y compris des colonnes. Ce résultat est obtenu à l'aide de zones de texte, d'image et de tableau, ainsi que de cadres. L'option Page réelle est le seul choix possible pour des documents numérisés au format PDF. Il n'est pas disponible pour les formats TXT, RTF, CSV ou XLS.

• Feuille de calcul : ce format de sortie produit des résultats sous forme tabulaire, chaque page devenant une feuille de calcul distincte. Vous pouvez ouvrir les feuilles de calcul dans une application de tableur.

L'option de sortie Feuille de calcul n'est disponible que pour des documents numérisés au format XLS.

Cliquez sur OK ou sur Appliquer.

Ces options ne s'appliquent pas au traitement de ROC si vous sélectionnez un format texte comme format de page.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

127

Paramètres Visioneer Acuity

Le logiciel OneTouch fourni avec votre scanneur Xerox inclut la technologie Visioneer Acuity™. Cette application offre un ensemble de fonctionnalités contribuant à améliorer la qualité des documents numérisés, en particulier de ceux qui ne permettent généralement d'obtenir que des images de qualité médiocre. Les configurations de numérisation avec les options Acuity opèrent avec les paramètres de numérisation OneTouch pour produire des images de qualité optimale.

Ce bref mini-guide explique comment utiliser les fonctionnalités de Visioneer Acuity lors du choix de nouveaux paramètres de numérisation pour votre scanneur. Ces nouvelles options Acuity s'ajoutent aux paramètres de numérisation actuellement décrits dans le Guide de l'utilisateur du scanneur. Utilisez ce mini-guide en complément du Guide de l'utilisateur actuel.

Les options Acuity apparaissent dans la fenêtre Propriétés de configuration de la numérisation que vous utilisez pour créer une configuration de numérisation pour le scanneur.

128

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Technologie Visioneer Acuity

Vous sélectionnez les paramètres Visioneer Acuity lors de la création ou de la modification d'une configuration de numérisation dans la fenêtre Propriétés OneTouch.

Cliquez sur le bouton Nouveau pour créer une configuration ou sélectionnez une configuration personnalisée créée précédemment, puis cliquez sur le bouton Edition.

Cliquez sur l'onglet Paramètres Acuity pour afficher les nouveaux paramètres Acuity.

Sélectionnez les options Visioneer Acuity pour la configuration de numérisation.

Cliquez sur la flèche déroulante pour sélectionner le type de paramètres Acuity à utiliser pour la nouvelle configuration de numérisation. Les options sont les suivantes :

Ne pas utiliser le traitement d'image Acuity : la numérisation n'utilise pas le traitement Acuity.

Paramètres par défaut : sélectionne automatiquement les options que votre scanneur peut utiliser avec n'importe quel mode de numérisation (Noir et blanc, Echelle de gris et Couleur).

• Auto-rognage selon original : détermine la taille de l'élément à numériser et produit une image de la même taille. Par exemple, si vous numérisez un document de format carte postale, l'image obtenue a la taille de la carte postale. Cette option remplace le paramètre de taille de page.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

129

• Redresser l'image : détecte les bords d'un document et détermine s'ils sont droits ou obliques. Si la page est oblique, l'image est redressée. Toutefois, si la page est alimentée trop en oblique dans le scanneur, il se peut que l'image ne puisse pas être redressée correctement. Dans ce cas, numérisez de nouveau la page en utilisant les guides-papier pour insérer le papier droit.

• Détection de couleur automatique : détermine si un document contient des couleurs et produit l'image numérisée appropriée. Généralement, l'option Détection de couleur automatique est utile si vous devez numériser une pile de pages, dont certaines en couleur. Au lieu que vous deviez modifier les paramètres de numérisation en basculant entre les modes Couleur et Noir et blanc, puis inversement, le scanneur peut sélectionner automatiquement les paramètres appropriés.

• Ignorer les originaux vides : détecte quand une page est vierge et la supprime. Par exemple, si vous numérisez une pile de pages contenant une page vierge, son image n'est pas incluse parmi les autres images de la pile.

• Faire pivoter l’image : sélectionnez une option dans cette liste pour faire pivoter l’image finale une fois la numérisation terminée.

• Retourner : sélectionnez cette option si vous numérisez des pages recto verso dans l’orientation

Calendrier. Cette option permet de faire pivoter l’image verso de 180° depuis l’image recto. Si vous ne sélectionnez pas cette option et que vous effectuez la numérisation en mode recto verso, l’image verso des pages calendrier s’affiche à l’envers sur la numérisation finale. Cette option ne différentie pas automatiquement l’orientation Livre de l’orientation Calendrier. Si cette option est sélectionnée lors de la numérisation des pages livre, l’image verso de la page s’affiche à l’envers sur la numérisation finale. Si vous numérisez un lot de documents contenant les deux types d’orientation, nous vous recommandons de sélectionner Automatique dans la liste Faire pivoter l’image.

• Nettoyer les bordures : sélectionnez cette option pour que le logiciel supprime d’éventuelles lignes fines entourant les bords de l’image numérisée. De telles lignes peuvent apparaître en bordure de l’image lorsque la taille de l’élément numérisé ne correspond pas exactement aux dimensions spécifiées dans les champs de taille de page. Cette option est disponible uniquement si le scanneur prend en charge la fonctionnalité.

• Supprimer le speckle : les mouchetures (speckles) sont de petites taches sur une image que le scanneur interprète comme des éléments valides du document. Par exemple, une irrégularité du papier, un petit pli ou des trous laissés par une agrafe retirée peuvent apparaître sous la forme de mouchetures sur l'image numérisée. L'option Supprimer le speckle détecte ces mouchetures et les élimine. L'option Supprimer le speckle n'est disponible que pour les configurations de numérisation Noir et blanc.

• Suppression de couleur : cette option permet à votre scanneur de supprimer automatiquement une couleur d'une image numérisée. Par exemple, si vous numérisez une lettre comportant un filigrane rouge, vous pouvez décider de filtrer le rouge pour que la lettre numérisée contienne uniquement le texte et non le filigrane. Le filtre de couleurs s'applique aux modes Noir et blanc et Echelle de gris.

• Réduction de la profondeur : Les options de réduction de la profondeur sont uniquement disponibles lorsque vous numérisez en noir et blanc. Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez une option dans la liste.

La diffusion d’erreur, le tramage de Bayer et les motifs demi-teinte correspondent à l’application intentionnelle de bruit (tramage) dans l’image pour atténuer l’effet de bande lors d’une numérisation en mode binaire (noir et blanc). Par exemple, si vous numérisez une photo couleur en noir et blanc, l’image comporte de gros blocs de noir et blanc et est à peine reconnaissable. Le tramage de l’image crée une image noir et blanc où l’original est reconnaissable.

Le seuil dynamique tente d’évaluer l’image et d’ajuster dynamiquement le niveau de seuil. Ces options fonctionnent mieux avec des documents qui contiennent uniquement du texte, comme du courrier, des feuilles de calcul, des rapports, etc.

130

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Pour ajouter les options Acuity à votre configuration de numérisation, cliquez sur OK ou sur Appliquer.

Quand une configuration de numérisation inclut des options Acuity, le panneau de boutons

OneTouch et la fenêtre Propriétés OneTouch affichent tous deux l'icône Acuity pour rappel.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

131

Propriétés du matériel et comportement de l’interface

Cliquez avec le bouton droit sur l'icône OneTouch, puis, dans le menu contextuel, choisissez Afficher le

Matériel.

La boîte de dialogue Propriétés du matériel s'ouvre, affichant des informations sur votre scanneur Xerox.

Cliquez sur le bouton Propriétés.

Paramètres du périphérique

Pour obtenir des instructions, consultez la section Paramètres du périphérique à la page 179.

132

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Paramètres du pilote

Pour obtenir des instructions, consultez la section Paramètres du pilote à la page 181.

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

133

134

Xerox

DocuMate

4760

Guide de l’utilisateur

Configuration de OneTouch et numérisation

OneTouch par défaut

Numérisation à partir du panneau de boutons

OneTouch

Fonctionnalités du panneau de boutons OneTouch

Modification du paramétrage d'un bouton

Sélection d'options pour OneTouch

Configurations de la numérisation

Onglet Paramètres de numérisation

Onglet Paramètres de page

Onglet Paramètres avancés

Onglet Paramètres de rédaction

Formats de fichier

Créer un fichier par image

Formats image

BMP

GIF

PNG

TIFF

JPG

PDF

www.pdfa.org

Formats texte

Configurer avant de numériser

Pour numériser en utilisant l'option Configurer avant de numériser

Ouvrir le ou les documents numérisés

Transfert vers stockage

Définition de dossier et d'options à partir de OneTouch

Définition du dossier à partir de Windows

Numérisation vers plusieurs dossiers

Graver sur CD-ROM

Télécopieur et imprimante

PaperPort

SharePoint

Visualiseur du journal du lien SharePoint

Transfert FTP

Visualiseur du journal du lien FTP

SMTP

Visualiseur du journal du lien SMTP

Applications de messagerie électronique

Propriétés de messagerie électronique

Éditeurs de texte

Propriétés des documents texte

Ajout d'applications de traitement de texte à OneTouch

Création d'une page Web HTML à partir de documents numérisés

Client image fixe

Éditeurs d'images

Propriétés des documents image

Ajout d'applications de traitement d'image à OneTouch

Applications PDF

Envoyer à l’application

Numérisation vers plusieurs destinations

Numérisation avec séparation des tâches

Numérisation avec la reconnaissance optique de caractères (ROC)

Formats texte

Sélection des options de ROC de OneTouch

OmniPage

Onglet ROC

Création de vos propres dictionnaires

Pour créer un dictionnaire personnel :

Modification de dictionnaires de l'utilisateur

Onglet Format

Paramètres Visioneer Acuity

Technologie Visioneer Acuity

Propriétés du matériel et comportement de l’interface

Paramètres du périphérique

Paramètres du pilote

Connexe

DocuMate 4790 Guide | AI Chat & PDF Download

Xerox DOCUMATE 3125 Manuel utilisateur

Xerox Duplex Travel Scanner Manuel utilisateur

Xerox scanneur Manuel utilisateur

Xerox scanneur Manuel utilisateur

Xerox One Touch 4.0: Mini-guide ROC + Chat IA

Visioneer Patriot H80 Mode d'emploi

Visioneer Patriot H80 Manuel utilisateur

Visioneer Patriot D40 Manuel utilisateur

Xerox FreeFlow Makeready Guide d'installation

Visioneer Patriot P15 Mode d'emploi

Visioneer Patriot H80 Manuel utilisateur