Novell Confidential Manual (FRA) 12 May 2003
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Configuration d'équipes virtuelles
Équipes virtuelles
Une équipe virtuelle est une fonction de Virtual Office qui permet aux utilisateurs d'échanger des informations, de partager des fichiers et de gérer un agenda. Avec Virtual Office, vous pouvez créer vos propres équipes et devenir membre d'autres équipes.
Par exemple, vous pouvez créer une équipe pour un service des ressources humaines. Toutes les informations et tous les fichiers partagés par cette équipe peuvent ainsi être directement liés à des tâches de ressources humaines. Lorsque vous créez une équipe virtuelle, vous en devenez à la fois le propriétaire et un membre.
Les équipes virtuelles peuvent avoir plusieurs propriétaires. Pour accorder des droits d'administration à un autre utilisateur, vous devez faire de cet utilisateur un propriétaire de l'équipe considérée. Tous les propriétaires ont les mêmes droits. Autrement dit, un propriétaire peut ajouter des propriétaires à l'équipe et en supprimer, y compris la personne qui l'a créée. Pour plus d'informations sur la configuration d'une équipe, reportez-vous à
« Configuration d'équipes virtuelles », page 27
.
Configuration d'équipes virtuelles
Les paramètres de configuration d'équipe vous permettent de spécifier si les utilisateurs sont autorisés à créer des équipes virtuelles et d'indiquer l'emplacement des fichiers destinés au partage de fichiers ainsi que l'adresse SMTP pour les notifications par message électronique.
Dans la page principale de iManager, cliquez sur Gestion de Virtual Office >
Administration de l'environnement > Configuration d'une équipe.
Définissez les paramètres suivants :
Paramètre
Activer la création d'une
équipe
Description
Permet de créer une équipe virtuelle. Par défaut, tous les utilisateurs peuvent créer des équipes. La sélection de Désactivé empêche quiconque (administrateurs compris) de créer des équipes. Par exemple, vous pouvez avoir besoin d'utiliser le bureau Virtual Office seul, sans la fonction de création d'équipe. Pour octroyer ou refuser des droits de création d'équipe à des utilisateurs spécifiques, employez le paramètre Gérer l'accès de l'équipe.
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Paramètre Description
Gérer l'accès de l'équipe Indique qui dispose des droits requis pour configurer des équipes virtuelles. Ce paramètre vous permet d'octroyer des droits de création d'équipe à des utilisateurs spécifiques. Suivez la procédure ci-après pour chaque utilisateur :
1. Cliquez sur le bouton Éditer placé en regard du champ Gérer l'accès de l'équipe.
2. Recherchez un utilisateur, puis cliquez sur Sélectionner.
3. Cliquez sur Activé ou Désactivé, puis sur Enregistrer.
Partage des fichiers de l'équipe
Adresse SMTP
Port IP du serveur de conversation
Les utilisateurs qui disposent des droits requis pour créer des
équipes peuvent partager des fichiers avec d'autres membres.
Quand vous configurez Virtual Office sur un serveur distant, spécifiez le chemin d'accès que celui-ci utilise pour stocker les informations du système de fichiers, par exemple, monserv/ emplacementpartage/dossierpartageéquipe
Pour que cette fonction soit opérationnelle, vous devez activer le protocole CIFS (Common Internet File System) à l'emplacement des fichiers. Pour plus d'informations sur l'activation du paramètre
CIFS sur un serveur NetWare, reportez-vous au
Novell Native File
Access Protocols Guide (http://www.novell.com/documentation/ french/nw65/index.html) (Guide des protocoles Novell Native
File Access).
Si le paramètre CIFS n'est pas activé à l'emplacement par défaut
(webapps\nps\web-inf\communitystore), cliquez sur Configuration d'une équipe. Cliquez ensuite sur le bouton Éditer placé en regard de Partage des fichiers de l'équipe, puis spécifiez un chemin d'accès pour le partage CIFS.
Par exemple, monserv/emplacementpartage/dossierpartageéquipe
Adresse du serveur SMTP. Celle-ci est indispensable pour l'envoi des notifications par message électronique.
Port du service pour la communication entre l'applet et le serveur.
Création d'une équipe virtuelle
Vous pouvez uniquement créer des équipes virtuelles protégées. Cela signifie que toutes les
équipes sont visibles dans la liste Équipes virtuelles mais qu'elles ne sont accessibles qu'à leurs membres.
Dans la page principale de Virtual Office, cliquez sur Créer une équipe virtuelle.
Entrez le nom de l'équipe.
(Facultatif) Tapez une description.
Cliquez sur Créer.
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Guide de configuration de Novell Virtual Office
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Demande d'adhésion à une équipe
Tous les membres peuvent demander à adhérer à des équipes virtuelles. Vous devez être membre d'une équipe pour accéder aux informations et services disponibles pour cette équipe.
Dans la page principale de Virtual Office, cliquez sur Rejoindre une équipe virtuelle.
Sélectionnez l'équipe que vous souhaitez intégrer.
Cliquez sur Rejoindre.
L'accès aux équipes virtuelles étant réservé aux seuls membres, vous devez demander votre adhésion au propriétaire de l'équipe. Cet écran vous permet de demander votre adhésion à une
équipe virtuelle. Une fois que le propriétaire a approuvé votre demande, vous devenez membre de l'équipe.
Cliquez sur OK.
Gestion des équipes virtuelles
Les propriétaires d'une équipe peuvent effectuer les tâches de gestion suivantes liées aux équipes virtuelles :
Affichage des membres d'une équipe (page 29)
Invitation à rejoindre une équipe (page 29)
Acceptation ou refus d'une demande d'adhésion (page 30)
Ajout de propriétaires à une équipe (page 30)
Exclusion d'utilisateurs d'une équipe (page 30)
Modification des propriétés de l'équipe (page 30)
Définition des préférences de notification (page 31)
Suppression d'une équipe virtuelle (page 31)
Les membres d'une équipe peuvent supprimer uniquement leur adhésion à l'équipe virtuelle.
Affichage des membres d'une équipe
Il peut être utile d'afficher la liste de tous les membres de votre équipe pour vous assurer qu'elle contient bien tous les utilisateurs que vous souhaitez y voir figurer.
Dans la page principale de Virtual Office, ouvrez votre équipe.
Dans la colonne Adhésion à une équipe, cliquez sur Afficher les membres de l'équipe.
Cliquez sur Adhésion.
Invitation à rejoindre une équipe
Une fois l'équipe créée, vous pouvez inviter d'autres utilisateurs à en devenir membres. Lorsque vous invitez un utilisateur à rejoindre une équipe virtuelle, il peut accepter ou décliner cette invitation.
Dans la page principale de Virtual Office, ouvrez votre équipe.
Dans la colonne Adhésion à une équipe, cliquez sur Inviter un utilisateur > Ajouter.
Tapez ou recherchez le nom de l'utilisateur à ajouter.
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(Facultatif) Cochez la case Envoyer une invitation par message électronique.
Sélectionnez un nom, puis cliquez sur Ajouter > Envoyer.
Acceptation ou refus d'une demande d'adhésion
Lorsque vous êtes invité à rejoindre une équipe virtuelle, Virtual Office vous en informe. À moins d'être assigné à cette équipe, vous pouvez accepter ou décliner l'invitation.
Dans la page principale de Virtual Office, ouvrez votre équipe.
Dans la colonne Adhésion à une équipe, cliquez sur Approuver une demande.
Sélectionnez la demande, puis cliquez sur Approuver ou sur Refuser.
Ajout de propriétaires à une équipe
Virtual Office vous permet d'octroyer des droits de propriété à d'autres utilisateurs. Par exemple, vous pouvez avoir besoin de déléguer une partie des tâches de gestion de l'équipe à quelqu'un d'autre. Tous les propriétaires de l'équipe disposent des même droits de gestion d'équipe.
Dans la page principale de Virtual Office, ouvrez votre équipe.
Dans la colonne Adhésion à une équipe, cliquez sur Afficher les propriétaires de l'équipe > Ajouter.
Tapez ou recherchez le nom voulu, puis cliquez sur Ajouter.
Cliquez sur Fermer.
Exclusion d'utilisateurs d'une équipe
Virtual Office permet aux propriétaires d'équipe de refuser l'accès d'utilisateurs à une équipe.
Par exemple, vous pouvez créer une équipe virtuelle pour un service spécifique qui emploie des intérimaires auxquels vous souhaitez interdire l'accès aux fichiers partagés.
Dans la page principale de Virtual Office, ouvrez votre équipe.
Dans la colonne Adhésion à une équipe, cliquez sur Afficher les utilisateurs exclus.
Cliquez sur Exclure des utilisateurs > Ajouter.
Tapez ou recherchez le nom de l'utilisateur voulu, puis cliquez sur Ajouter.
Cliquez sur Fermer.
Pour afficher la liste des utilisateurs exclus, cliquez sur Afficher les utilisateurs exclus dans la colonne Adhésion à une équipe.
Modification des propriétés de l'équipe
Les propriétés d'équipe comportent la liste des membres et les composants auxquels ils ont accès.
Une fois l'équipe virtuelle créée, vous pouvez modifier ses paramètres afin de prendre en compte les changements ou mises à jour éventuelles. Par exemple, si vous n'avez pas l'utilité de la fonction
Conversation, vous pouvez la retirer de la page.
Dans la page principale de Virtual Office, ouvrez votre équipe.
Dans la colonne Adhésion à une équipe, cliquez sur Afficher les propriétés de l'équipe.
Changez le nom, la description ou les services de l'équipe.
Cliquez sur Enregistrer.
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Définition des préférences de notification
Lors de la gestion d'une équipe virtuelle, vous serez peut-être amené à effectuer l'une des tâches suivantes :
Publier des discussions pour communiquer avec les autres membres
Publier des notifications d'événement
Ajouter des fichiers à partager avec les autres membres
Quand vous exécutez l'une ou l'autre des ces tâches, vous pouvez en informer les autres membres par message électronique.
Dans la page principale de Virtual Office, ouvrez votre équipe.
Dans la colonne Adhésion à une équipe, cliquez sur Définir les préférences de notification.
Cochez la case correspondant à chacun des éléments suivants qui doit faire l'objet d'une notification aux membres de l'équipe :
Événement
Événements créés
Fichiers chargés
Nouveaux articles de discussion
Nouveaux articles de discussion des threads auxquels je participe
Envoyé à :
Description
Informe les membres de l'équipe de la création d'un événement.
Informe les membres de l'équipe du chargement d'un fichier dans le service Fichiers.
Informe les membres de l'équipe de la publication d'un nouveau message dans le service
Discussion.
Informe les membres de l'équipe qu'une personne a répondu au message de la discussion. Chaque réponse à un message fait l'objet d'une notification.
Adresse électronique du membre de l'équipe. Il s'agit de l'adresse électronique à laquelle sont envoyées toutes les notifications.
Cliquez sur Enregistrer.
Suppression d'une équipe virtuelle
Si vous propriétaire d'une équipe, vous pouvez la supprimer. Par exemple, vous pouvez créer une
équipe pour un projet donné. Une fois le projet terminé, vous pouvez la supprimer.
Dans la page principale de Virtual Office, ouvrez votre équipe.
Dans la colonne Adhésion à une équipe, cliquez sur Supprimer cette équipe.
Cliquez sur Supprimer > Supprimer.
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