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3.4.5 Remarque concernant les saisies simples
Nous avons vu jusqu'ici comment proposer à l'utilisateur de compléter des données, mais la méthode utilisée ici ne permet pas de récupérer ces informations pour les reprendre à un autre endroit du document.
Ceci ne sera possible qu'en passant par la définition de « Variables » tel que repris au chapitre
3.6, page 13 infra 2 3 .
3.5 Champs Info document
Permettent d'insérer, entre autre, les informations définies dans « Fichier », « Propriété » :
« Titre » : How-to
« Sujet » : Sections | Champs | Autotextes
« Dernière impression » : Date : 6 avr. 04 · Heure : 22:38 · Par : Geoffroy Magnan
Ils donnent également accès aux 4 champs Info personnalisables dans les propriétés du document :
3.6 Champs Variables
Afin de pouvoir réutiliser une valeur définie par l'utilisateur, il est nécessaire de définir une variable susceptible de la stocker et qui sera rappelable et manipulable ultérieurement.
2 Comme vous l'aurez remarqué, ce paragraphe contient des champs « Références » pointant vers autre un chapitre, tel qu'expliqué au chapitre 3.3 - Références de la page 9 (ces informations sont une fois de plus insérées via le même principe).
3 Dans OOo 1.1.1, lors de l'ouverture du document, les références de chapitre, page et position de sont pas affichées directement. Certaines opérations, telles qu'une sauvegarde, provoque la mise à jour correcte de l'affichage. La méthode la plus sûre reste cependant l'utilisation de la commande « Outils »
« Actualiser » « Champs » ou F9.
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3.6.1 Exemple 1 · Calculs
Un champ de saisie va être utilisé pour demander un montant et un taux de TVA, le total sera calculé automatiquement.
Définir la variable
Dans l'onglet « Variables », choisir « Champ d'utilisateur » puis insérer un nom, HTVA par exemple, choisir le format numérique désiré et cliquer sur le « V » vert, sans cliquer sur insérer.
Définir de la même manière un taux de TVA, en choisissant « Autres formats », puis en sélectionnant le format % :
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Nous disposons donc maintenant de 2 variables dont les formats ont été définis.
Saisie utilisateur
Nous allons maintenant ajouter un champ de saisie. Cette fois, ce champ de saisie sera ajouté depuis l'onglet « Variables » puisqu'il permettra de renseigner la valeur d'une variable prédéfinie.
Dans la liste « Type de champ », choisir : « Champ de saisie », ajouter dans la zone
« Annotation » un descriptif pour la boîte de dialogue qui apparaîtra, et choisir la variable dont on veut définir la valeur : « HTVA ».
Ceci nous donne :
« Montant HTVA : 1000 € ».
Nous faisons de même pour définir le taux de TVA :
« Taux de TVA : 6 % »
Manipulation des valeurs
Afin de calculer le montant TVA comprise, nous allons insérer un champ intégrant une formule.
Le type de champ est donc « Insérer une formule », le format correspond au format à utiliser pour afficher le résultat et la formule doit être indiquée dans la zone inférieure. L'appui sur le bouton insérer ajoute le champ à l'endroit du curseur.
« Montant TVAC : 0,00 € »
3.6.2 Exemple 2 · Texte
Définir la variable
L'exemple précédent reste applicable. Définissons par exemple une variable, dont le format sera du texte (choisir « Texte » dans le menu format), qui reprendra la référence d'un dossier par exemple :
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Champ de saisie
On ajoute ensuite un champ de saisie pour renseigner la valeur de cette variable.
« Référence : 667bis »
Rappel de la valeur de la variable
Pour insérer la valeur de cette variable à un autre endroit du document, on utilise le champ
« Champ d'utilisateur », on sélectionne la variable à afficher et on clique ensuite sur insérer.
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« Dossier : 667bis »
3.6.3 Remarque concernant les variables
On a vu précédemment comment définir un « Champ d'utilisateur ». Cette méthode permet d'insérer une variable qui sera valable pour le document en cours. Cette méthode ne fonctionnera cependant pas dans un autre document, par exemple si le champ d'utilisateur a été inséré dans une section liée à un fichier extérieur.
Dans ce cas, on utilisera plutôt la méthode suivante :
Type de champ « définir une variable », qui impose l'ajout d'un champ, éventuellement rendu invisible, à l'endroit où se trouve le curseur
Champ de saisie identique à la méthode précédente
Rappel de la valeur : on utilise alors le champ « Afficher la variable » au lieu de réinsérer le
« champ d'utilisateur ».
3.7 Champs Base de données
L'insertion d'informations provenant d'une base de données se fait également via l'insertion de champs.
Les howto disponibles sur le site : http://fr.openoffice.org/Documentation/How-to/indexht.html
expliquent en détail l'installation d'une base de données, sa mise en place et son utilisation.
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4 Combinaison des champs et des autotextes
Les autotextes permettent d'insérer des mots, phrases, paragraphes pré-formatés dans le document en cours.
Pour rappel, la manière la plus simple de créer un autotexte consiste à introduire et mettre en forme le texte de référence dans le document courant, le sélectionner, puis l'ajouter dans l' « organisateur » d'autotexte au moyen de la touche CTRL+F3 ou du menu « Édition »
« Autotexte… » 4 .
Pour le rappeler, l'icône d'autotexte pourra être utilisée, ou le texte de raccourci inséré.
L'intérêt d'inclure des champs de saisie dans un autotexte est qu'ils seront directement ouverts successivement pour modification dès l'insertion de l'autotexte dans le document en cours.
4.1 Exemple 1 · Champs de saisies et calculs automatiques
Dans l'exemple ci-après, l'autotexte a été défini en y intégrant un champ de saisie pour le descriptif des travaux, les coûts min. et max. ainsi que la surface du bâtiment :
« Sur base de ces informations, le coût des travaux de transformation du bâtiment peut être estimé à un montant de 750 € à 850 € par mètre carré au sol, pour une surface d'environ 305 m², soit un montant estimé entre 228.750 € et 259.250 € HTVA en fonction du niveau d'équipement et de finition désiré. »
Lorsque l'utilisateur insère ce paragraphe, il doit renseigner les champs de saisies, et
OpenOffice.org se charge du calcul des coûts estimés en fonction de la fourchette de prix et de la surface indiquée. Un simple clic sur un des champs de saisie permet d'en modifier la valeur et les coûts totaux sont automatiquement recalculés...
4.2 Exemple 2 · Insertion automatique de variables précédemment définies
Lorsqu'un document de base contient déjà des informations qui ont été renseignées au moyen de variables, elle peuvent être facilement rappelées dans un autotexte.
Imaginons que le document de base contiennent les informations suivantes :
« Objet des travaux : Entretien et restauration d'une église
Adresse du chantier : Rue XYZ à 12345 Saint Servais »
Information qui sont toujours demandées sur base d'un modèle standard.
Un autotexte pourra ensuite reprendre par exemple une formule de demande de prix standard telle que celle-ci :
« Pourriez vous nous remettre votre meilleure offre pour les travaux suivants : Entretien et restauration d'une église à effectuer à : Rue XYZ à 12345 Saint Servais ».
Dans ce cas, les variables ont été définies précédemment dans un champ de saisie et l'autotexte ne fait plus que s'y référer pour compléter automatiquement le texte voulu.
4.3 Exemple 3 · Insertion de champs « standard »
Un autotexte pourra évidemment insérer des informations courantes sur le document en cours ou l'utilisateur l'ayant créé. Dans ce cas, on le définira en utilisant les champs définis au chapitre 3.2
ou encore 3.5 traitant des champs Documents et Info document (page 8 et 13).
4 Pour une explication détaillées des autotextes, on se référera au Howto existant disponible sur : http://fr.openoffice.org/Documentation/How-to/indexht.html
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5 Annexes
5.1 Champ Références · Notes de bas de page
Lorsque l'on désire faire appel plusieurs fois à la même note de bas de page dans la page courante, lors de préparation de formulaire par exemple, on peut faire appel au champ référence, note de bas de page.
Par exemple, lorsqu'un document doit comporter plusieurs fois « Biffer la mention inutile », la solution est la suivante :
Insérer une première fois la note de bas de page dans votre texte :
« Rénovation / Construction / Démolition 5 » et utiliser ensuite la commande suivante :
« Travaux réalisés par un particulier / une société 5 ». Il ne restera plus qu'à appliquer le style de caractère « Appel de note de bas de page » à ce champ et le N° de référence de l'appel de note de bas de page sera toujours le bon, même le nombre de note de bas de page varie en cours d'édition.
5 Biffer la mention inutile
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6 Crédits
Auteur : Geoffroy Magnan
Remerciement : Frédéric Labbe et Serge Le Louarne
Intégré par : Sophie Gautier
Dernière modification : 040201
Contacts : Projet Documentation OpenOffice.org -
Fr.OpenOffice.org
Traduction :
7 Licence
Appendix
Public Documentation License Notice
The contents of this Documentation are subject to the Public Documentation License Version
1.0 (the "License"); you may only use this Documentation if you comply with the terms of this License. A copy of the License is available at
http://www.openoffice.org/licenses/PDL.html
.
The Original Documentation is Réutiliser des informations dans un document à travers sections, champs et auto-textes. The Initial Writer of the Original Documentation is Geoffroy Magnan
Copyright (C) 2004 . All Rights Reserved. (Initial Writer contact(s): gm_archicad@swing.be).
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NOTE: The text of this Appendix may differ slightly from the text of the notices in the files of the Original Documentation. You should use the text of this Appendix rather than the text found in the
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