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Convention d'utilisation d'EBP

Préambule

En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de

Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP.

Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.

Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )

En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.

En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.

En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par

Internet.

Étendue des obligations de support d’EBP

Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.

Assistance de proximité sur le site

L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.

Sauvegarde des données

Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par

EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.

Limitation de garantie

EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.

En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat.

La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite

EBP Comptabilité Open Line Pro y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.

Limitations de responsabilité

Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par

EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le

CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.

Dispositions finales

Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.

Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément

à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de

Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.

Version 2.0: Janvier 2008

MISE EN ROUTE

Configuration minimale requise

La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante :

Processeur : P4 2 GHz ou équivalent

Mémoire : 1 Go

Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits

Espace disque libre : 1.5 Go

Systèmes d'exploitation supportés : o

Windows XP SP2, o

Windows Vista SP1 bits & 64 bits, o

Windows 7 32 bits & 64 bits.

Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel.

Installation

Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée :

Windows installer 3.1

Internet Explorer 6.0 SP1

Framework 2.0

S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure.

SQL Server 2005 est également installé avec une instance "ebp".

L'instance "Ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegardes et restaurations simplifiées.

Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés.

Le dossier de démonstration

Accès : Menu Fichier / Ouvrir

Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel.

De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier-société.

A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité

(tableau de bord).

Activation du logiciel

Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel

EBP Compta & Gestion commerciale Open Line

Pro 2010

Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par

EBP.

Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours.

Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation pour ouvrir votre dossier.

Comment obtenir le code d'activation ?

Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel).

L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.

Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.

Introduction du code d'activation manuellement

Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :

Clé PC : elle est rensignée automatiquement et est indispensable pour l'activation du logiciel.

EBP Comptabilité Open Line Pro

Nom de l'entreprise : Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules).

Licence : Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d'utilisattion" joint à la boîte du logiciel.

Clé Web : Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.

Code d'activation : Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu'EBP vous a communiqué.

Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK.

Un message d'avertissement apparaît :

•

Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce code.

•

Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel.

INFORMATIONS GÉNÉRALES

Interface

EBP Compta & Gestion commerciale Open Line

Pro

évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que votre environnement de travail quotidien :

•

Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.

•

Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes.

•

Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.

•

Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :

Le nom du dossier :

Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier.

Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).

L'utilisateur connecté :

Le positionnement du curseur sur le code utilisateur permet d'afficher le nom complet de cet utilisateur.

Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur.

L'icône EBP :

Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.

Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrement total sont affichés.

Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20.

•

Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches

(avec les tris, filtres, colonnes...)

•

Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.

•

Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).

Présentation du volet de navigation

Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données.

Il est composé de 3 parties :

5 menus, une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu, une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction.

Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut de l'application (Fichier, Edition, Affichage, Quotidien...)

Il est possible de réduire ou d'agrandir la barre de navigation.

En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l'intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de navigation.

La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application.

Détail des groupes et fonctions associées

Quotidien :

- Démarrer une tâche

- Plan comptable entreprise

- Saisie par journal

- Recherche d'écritures

- Saisie au kilomètre

- Saisie par guide

- Saisie pratique

- Consultation/Lettrage

- Relevé bancaire

EBP Comptabilité Open Line Pro

- Rapprochement bancaire

- Ecritures de régularisation

- Déclaration de TVA

- Impressions

Consultation :

- Démarrer une tâche

- Consultation de compte

- Lettrage simplifié

- Lettrage automatique

- Grand Livre interactif

- Balance interactive

- Impressions

Echéanciers / Réglements

- Démarrer une tâche

- Consultation / Lettrage

- Lettrage automatique

- Clients : Echéancier interactif

- Clients : Règlements clients

- Fournisseurs : Echéancier interactif

- Fournisseurs : Règlements fournisseurs.

Exercices/Clôtures :

- Démarrer une tâche

- Exercices

- Gestionnaire de journaux

- Clôture annuelle

- Impressions

Paramètres :

- Démarrer une tâche

- Journaux

- Plan comptable entreprise

- Banques

- Natures de comptes

- Modèles de guide

- Modèles de libellés

- Taxes

- Taux de TVA

- Type de TVA

- Territorialité

- Types d'opération

- Régimes de TVA

- Déclarations et Paramétrage des déclarations

- Divers

- Civilités,

- Codes postaux,

- Départements,

- Pays,

- Moyens de paiement,

- Modes de règlement,

- Code NAF

- Société

- Coordonnées

- Identification

- Logo

- Expert (cabinet et contacts)

- Trésor Public

- Paramétrage

- Général (police par défaut)

- Utilisateurs

- Groupes d'utilisateur

- Impressions.

Pour chaque menu, vous disposez d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Elle permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.

INFORMATIONS GÉNÉRALES

En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icône >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en icônes grâce à l'option Afficher moins de boutons. Ainsi, vous n'aurez plus d"ascenseur dans les fonctions associées de chaque menu.

Les Actions

Les

Actions

sont accessibles à partir : de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation, du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation, du menu Actions de la barre de menus des fiches.

Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée.

LES MASQUES DE SAISIE

Les champs de saisie

Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont proposés :

•

Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone.

•

Ouvre la liste des données.

Raccourci clavier [F4]

•

Ouvre une liste déroulante ou un calendrier.

Raccourci clavier [Flèche basse]

•

Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone de description d'un Intitulé de compte).

•

Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes : o

[Entrée] pour passer à la ligne suivante. o

[Ctrl] + [flèche biais] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi. o

[flèche biais] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne.

•

Les champs inaccessibles sont grisés.

Liste déroulante

La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône .

Elle permet d'afficher la liste des données d'une table.

- Champ "Compte" en entête de document

- Champ "Pays" dans les parties Adresses

- Champ "Article" dans le corps du document ...

Ouverture de la liste

Une liste peut être ouverte par : la touche [F4], l'icône , la touche [Flèche basse] du clavier.

Sélection des données

La sélection des données s'effectue soit : par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante, par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante, puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner.

Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code/libellé ou intitulé de la donnée souhaitée. La liste s'ouvre alors et se filtre sur la première ligne correspondante à la saisie.

Cette sélection peut être mono (sélectionner une seule données) ou multiple (sélectionner plusieurs données).

EBP Comptabilité Open Line Pro

Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est

"vide".

Fonctions de la liste

La liste déroulante contient les fonctions suivantes :

Sélectionner

Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données.

Fermer

Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données.

Ajouter

Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données.

Modifier

Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste.

Ils permettent d'ouvrir une fiche de donnée existante en mode modification.

Rafraîchir

Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante.

Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est annulée.

Sélection d'une Vue

Cette liste permet de changer l'affichage de la liste.

Éditeur de vue

La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données.

La barre d'outils des textes enrichis

Dans tous les champs de type texte enrichi (dans vos documents, dans l'onglet

Notes

disponible dans toutes les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer à votre texte différents attributs :

Police

Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné.

Nombre de caractères

Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné.

Gras

Cliquez sur cette icône pour mettre en gras le texte sélectionné.

Italique

Cliquez sur cette icône pour mettre en italique le texte sélectionné.

Souligné

Cliquez sur cette icône pour souligner le texte sélectionné.

Barré

Cliquez sur cette icône pour barrer le texte sélectionné.

Aligné à gauche

Cliquez sur cette icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche.

Centré

Cliquez sur cette icône pour centrer le texte sélectionné.

Aligné à droite

Cliquez sur cette icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite.

Justifié

Cliquez sur cette icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à gauche).

Puce

Cliquez sur cette icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce.

Diminuer le retrait

INFORMATIONS GÉNÉRALES

Cliquez sur cette icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la gauche).

Augmenter le retrait

Cliquez sur cette icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la droite).

Couleur de police

Cliquez sur cette icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir.

Couleur de surlignage

Cliquez sur cette icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné.

Annuler

Cliquez sur cette icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées.

Refaire

Cliquez sur cette icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées.

Orthographe

Cliquez sur cette icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi.

Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge.

Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les synonymes proposés, ressaisir directement le bon mot ou choisir d'ignorer la correction et ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie).

FENETRE PRINCIPALE DE NAVIGATION

La fenêtre principale de navigation

Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans la liste...

Vue - Précédent

Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente.

Vue - Suivant

Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante.

Rafraîchir

Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation.

Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale de navigation.

Ajouter

Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge.

Pour certaines fenêtres principales de navigation (par exemple : Saisie par guide), vous devez cliquer sur

Ajouter puis sélectionner le type de fiche que vous souhaitez ajouter (en l'occurrence : Achats, Ventes,

Trésorerie ou Opérations Diverses).

Modifier

Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier...

Supprimer

Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s).

Dupliquer

Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s).

En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (numéro de comptes, code journal...).

Rechercher

Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de navigation.

Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ

EBP Comptabilité Open Line Pro

rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en fonction du texte de votre recherche.

Sélectionner tout ou Crtl+A

Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation.

Imprimer

Permet d'imprimer :

la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P,

la liste ouverte : Imprimer la liste.

Exporter

Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout.

Pour plus d'explications, cliquez ici.

Vue

Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation.

Pour plus d'explications, cliquez ici.

Sauvegarde rapide

Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations de listes (vues).

Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre principale de navigation.

Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée Filtrer sur cette valeur.

Menu contextuel des colonnes

A partir de la barre d'en-tête des colonnes des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la possibilité de :

Trier

Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez sur au moins une colonne de la liste en cliquant sur l'une des fonctions ci-dessous :

- Trier par ordre croissant

- Trier par ordre décroissant

- Annuler le tri, qui permet de revenir au tri précédent.

Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier en croissant ou décroissant.

Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de l'intitulé de la colonne triée dans votre liste.

Regrouper

- Grouper sur cette colonne

Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée.

Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les données associées.

Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui-ci.

- Panneau de regroupement

Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les colonnes de votre choix.

Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre d'en-

tête des colonnes + menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris.

Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer.

A juster la taille des colonnes

- Ajustement automatique

La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous êtes positionné en fonction des données qu'elle contient.

- Ajustement automatique toutes les colonnes

INFORMATIONS GÉNÉRALES

La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction des données qu'elles contiennent.

Filtrer

Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne correspondante à une condition.

Export à partir de la fenêtre principale de navigation

Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt).

Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de navigation (clic droit).

Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer.

Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/gestion commerciale/Data..." mais vous pouvez saisir un répertoire précis.

En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports :

•

"Exporter la sélection" consiste à exporter uniquement les lignes de la fenêtre principale de navigation sélectionnées.

•

"Exporter Tout" consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient visibles ou non dans la vue.

Les filtres

Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans une liste.

Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne.

Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que vous ne souhaitez pas afficher.

Filtre automatique

Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples.

Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de colonne.

Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides

(constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée.

En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions pour la colonne.

Pour créer un filtre, vous devez choisir : l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée, une condition (Et, Ou), l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée.

L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée.

Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues.

Effacer le filtre

Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit sur l'en-tête de la colonne puis sélectionner la fonction "Supprimer les filtres".

Les vues

L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et des listes déroulantes.

Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages.

EBP Comptabilité Open Line Pro

Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables.

Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la vue

"système" puis lui donner un autre nom.

Si vous modifiez le tri (regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante) ; dès que vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte dans la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot système sera automatiquement créée.

Il est possible de définir une vue en "affichage par défaut" en cliquant sur le bouton "Défaut".

Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes.

Cet éditeur permet : d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ; d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ; d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les données à afficher ; d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien table entre deux tables

(requêtes). de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ; d'importer ou exporter une requête (fichier qry).

Ci-dessous quelques exemples :

Définir une vue par défaut

Ajouter une colonne dans une vue

Supprimer des colonnes dans une vue

Ajouter une condition

Ajouter une requête de détail

Ajouter une somme

GESTION D'UNE FICHE

Gestion d'une fiche

Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans le fichier...

Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils située en dessous de la barre de menu de la fiche.

Création d'une fiche

Fichier - Nouveau

Ctrl + I

Permet de créer une nouvelle fiche vierge.

Fichier - Dupliquer

Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine.

En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (numéro de compte, code journal, code d'un modèle de libellé…).

Sauvegarde d'une fiche

Fichier - Sauvegarder

Ctrl + S

Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte.

Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup de données.

Fichier - Sauvegarder et Nouveau

Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche.

Fichier - Sauvegarder et Fermer

Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent.

Autres

Fichier - Supprimer

Ctrl + D

Permet de supprimer la fiche.

INFORMATIONS GÉNÉRALES

Fichier - Imprimer

Ctrl + I

Permet d'imprimer la fiche sélectionnée.

Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une info bulle le nom de l'imprimante et le modèle utilisé.

Fichier - Fermer

Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer.

Gestion des données

Edition - Annuler

Ctrl + Z

Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche.

Edition - Refaire

Ctrl + Y

Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées.

Edition - annuler tout

Ctrl + U

Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement.

Edition - Couper

Ctrl + X

Permet de couper la partie du texte sélectionnée.

Edition - Copier

Ctrl + C

Permet de copier la partie du texte sélectionnée.

Edition - Coller

Ctrl + V

Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou dans une autre application).

Navigation

Action -...

Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche.

Une fiche Compte a pour actions associées :

- Consultation/Lettrage (accessible dans tous les cas, ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de

Consultation/Lettrage),

- Fiche Tiers (accessible si le compte a été créé en Gestion commerciale, ce bouton permet d'afficher la fiche

Tiers existant dans cette application).

Vue - Précédent

Permet d’accéder à la fiche précédente.

Vue - Suivant

Permet d’accéder à la fiche suivante.

Fenêtre - Fermer tout

Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction.

Fenêtre - Liste des fenêtres

Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes.

Aide

? - Aide

Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte.

Notes

La saisie d'une note est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches.

Cette note contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche.

Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils.

GUIDE

COMMENCER

Comment commencer ?

Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose : d'ouvrir le dernier dossier, de créer un nouveau dossier, d'ouvrir le dossier de démonstration, d'ouvrir l'aide en ligne.

Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales.

Comment créer les données principales ?

Après avoir créé les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de votre exercice, de vos journaux et de vos comptes.

Création d'un exercice

Vous pouvez accéder à la liste des exercices depuis le menu Exercices/Clôtures - Exercices.

La liste des exercices répertorie l'ensemble des exercices existants sur le dossier.

Elle permet, entre autres, d'identifier l'exercice courant ou de le définir grâce à la tâche Définir comme

exercice courant ou grâce au menu contextuel.

Pour créer un exercice, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez si vous souhaitez créer un exercice suivant ou un exercice précédent à l'exercice courant.

Création d'un journal

Vous pouvez accéder à la liste des journaux depuis le menu Paramètres - Journaux.

Le plan de journaux répertorie l'ensemble des journaux existants sur le dossier.

Le logiciel vous permet de faire une distinction entre les différents types de journaux, qui déterminent les opérations ou les modes de comptabilisation que vous pourrez effectuer dans chacun d'entre eux.

Le choix du type de journal est déterminant. Il ne sera plus possible de modifier le type de journal dès que le journal sera mouvementé.

Pour créer un journal, utilisez la touche "Inser" ou menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter".

Remplissez alors les champs de paramétrage, comme les racines interdites, la numérotation des pièces, la reprise des dates, le choix de contrepartie et le choix du libellé contenus dans l'onglet "Saisie".

Création d'un compte

Vous pouvez accéder à la liste des comptes depuis les menus Quotidien - Plan comptable entreprise ou

Paramètres - Plan comptable entreprise.

Le plan comptable répertorie l'ensemble des comptes existants sur l'exercice courant.

Le logiciel vous permet de faire une distinction entre les différentes classes de comptes.

Pour créer un compte, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.

Remplissez alors les champs de paramétrage comme, par exemple, le type de compte, le type de journaux autorisés et le sens de saisie, les options liées à l'échéancier, les options liées au lettrage contenus dans les onglets "Saisie" et "Options Diverses"

Options à remplir dès maintenant

Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à partir du menu Paramètres - Société.

EBP Comptabilité Open Line Pro

La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options et, sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.

Il est important de renseigner, en priorité, les parties suivantes :

Coordonnées : Permet d'identifier le dossier.

Trésor Public : Permet de renseigner toutes les informations liées aux impositions du dossier et notamment

à la TVA.

Options comptables : Permet de déterminer les principes de comptabilisation retenus pour l'ensemble du dossier.

Les données de base

Un certain nombre de données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel.

Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles :

- les paramétrages de TVA sur le dossier,

- les paramétrages de TVA sur les comptes,

- les valeurs par défaut dans les options du dossier,

- les modes de règlements,

- les civilités,

- les codes postaux,

- les départements,

- les pays,

- les codes NAF.

Tout est prêt !

Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler.

Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir :

Comment créer un exercice ?

Comment changer d'exercice courant ?

Comment créer un journal ?

Comment créer un compte ?

Quel mode de saisie choisir ?

Comment saisir dans un journal ?

Comment saisir dans un guide ?

Comment saisir dans un masque de saisie pratique ?

Comment gérer les échéances ?

Comment gérer les écritures de régularisation ?

Comment consulter un compte ?

Comment lettrer ou délettrer un compte ?

Comment créer un rapprochement ?

Comment simuler, confirmer ou valider une écriture ?

Comment effectuer une déclaration de TVA ?

Comment effectuer la clôture mensuelle ?

Comment générer les A Nouveaux ?

Comment effectuer la clôture annuelle ?

Comment imprimer ?

Comment consulter le journal des événements ?

Comment restaurer ?

Comment sauvegarder ?

TRAVAILLER

Comment créer un exercice ?

Vous pouvez créer un nouvel exercice dans le menu Exercices/Clôtures - Exercices.

Pour créer un exercice, vous pouvez activer:

- soit le bouton Ajouter de la barre d'outils,

- soit la touche Inser de votre clavier,

- soit Ajouter dans le menu contextuel.

GUIDE

Enfin, dans la nouvelle fiche exercice, saisissez les dates qui vous conviennent.

Un dossier ne peut contenir au maximum que deux exercices ouverts. Aussi, si vous désirez créer un troisième exercice, vous devez d'abord effectuer la clôture annuelle du premier exercice.

Comment changer d'exercice courant

Le changement d'exercice courant est une opération qui est indispensable dès lors que plusieurs exercices existent sur le même dossier.

Pour changer d'exercice courant, il vous suffit de sélectionner Exercices dans le menu Exercices/Clôtures.

Puis lorsque la liste des exercices du dossier s'affiche, il suffit de pointer sur l'exercice courant désiré et de sélectionner Définir comme exercice courant, dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel.

Comment créer un journal ?

Vous pouvez créer un journal à partir du plan de journaux dans le menu Paramètres - Journaux.

Pour créer un journal, vous pouvez activer :

- soit le bouton Ajouter de la barre d'outils,

- soit la touche Inser de votre clavier,

- soit Ajouter dans le menu contextuel.

Lorsque la nouvelle fiche journal est affichée, vous devez d'abord renseigner le type de journal et les éléments de l'en-tête puis modifier, si besoin, les paramétrages proposés par défaut.

Comment créer un compte ?

Vous pouvez créer un compte à partir du plan comptable accessible dans le menu Quotidien ou dans le menu

Paramètres.

Pour créer un compte, vous pouvez activer :

- soit le bouton Ajouter de la barre d'outils,

- soit la touche Inser de votre clavier,

- soit Ajouter dans le menu contextuel.

Lorsque la nouvelle fiche compte s'affiche, vous d'abord devez impérativement renseigner le type de compte et les éléments de l'en-tête puis vous pouvez, si besoin, modifier les propositions par défaut effectuées dans la fiche.

Comment consulter un compte ?

Le contenu et le solde d'un compte peuvent être consultés grâce au menu Quotidien -

Consultation/Lettrage ou grâce au menu Consultation - Consultation/Lettrage.

Le contenu et le solde d'un compte peuvent être consultés grâce au menu Quotidien - Consultation de

compte.

Il vous suffit de sélectionner ou de saisir le numéro de compte désiré dans le champ Compte, puis de renseigner tous les filtres en fonction des critères désirés (période, validation, comptes...).

A l'issue de votre sélection, l'affichage des lignes d'écritures et du solde de la fenêtre consultation est mis à jour.

Comment lettrer ou délettrer un compte ?

Paramétrage des comptes

Le lettrage et le délettrage sur un compte sont possibles, si les options qui conviennent ont été sélectionnées sur les options du dossier et sur la fiche compte.

Pour paramétrer le dossier, vous devez sélectionner le menu Paramètres - Société - Options comptables -

Valeurs par défaut et renseigner l'option Lettrage qui convient dans la zone Valeurs par défaut.

EBP Comptabilité Open Line Pro

Pour paramétrer la fiche compte, vous devez sélectionner le menu Quotidien - Plan comptable entreprise ou le menu Paramètres - Plan comptable entreprise et renseigner l'option Lettrage qui convient dans l'onglet Paramétrage.

Deux modes de lettrage

Deux modes de lettrage existent : le lettrage manuel ou le lettrage automatique.

Lettrage manuel

Les lignes d'écritures affichées dans un compte peuvent être lettrées ou délettrées à partir :

- du menu Quotidien - Consultation/Lettrage

- du menu Consultation - Consultation/Lettrage

- du menu Consultation - Lettrage simplifié

Les lignes d'écritures peuvent être lettrées ou délettrées à condition de respecter les principes de fonctionnement du lettrage et les règles d'affichage de la fenêtre.

Lettrage automatique

Un ou plusieurs comptes peuvent faire l'objet d'un lettrage automatique à partir du menu "Consultation -

Lettrage automatique".

Comment créer un rapprochement ?

Paramétrage de la fiche compte

Pour être rapprochable, l'option "Rapprochement par journal" ou "Rapprochement par compte" doit être activée sur la fiche du compte, dans l'onglet Paramétrage.

Création d'un rapprochement

La création d'un rapprochement est possible à partir de la liste des rapprochements, accessible dans le menu

Quotidien - Rapprochements.

Dans cette liste, activez :

- le bouton Ajouter de la barre d'outils,

- la touche Inser de votre clavier,

- ou la tâche Ajouter du menu contextuel.

Puis, renseignez le contenu de la fenêtre complémentaire.

Exécution d'un rapprochement

Lorsque l'option Automatique est sélectionnée dans cette fenêtre complémentaire, alors la fenêtre de rapprochement présente les lignes d'écritures comptabilisées et les lignes de relevés qui pourront alors être pointées (manuellement ou automatiquement) entre elles.

Lorsque l'option Automatique n'est pas sélectionnée dans cette fenêtre complémentaire, alors la fenêtre de rapprochement présente les lignes d'écritures comptabilisées qui pourront être pointées manuellement.

Quel mode de saisie faut-il choisir ?

L'application propose plusieurs modes de saisie. Chacun présente ses propres avantages et répond à des besoins différents.

Nous vous les présentons ci-dessous, de la saisie nécessitant le moins de connaissances comptables à la saisie la plus professionnelle.

Saisie pratique

La saisie pratique est un mode de saisie simplifié, qui permet de saisir des achats, des ventes, des décaissements, des encaissements... sans devoir posséder de notions comptables.

Saisie par écriture

La saisie d'une écriture comptable est le mode de saisie comptable traditionnel.

Elle permet de saisir une écriture en respectant, entre autres, les sens de saisie Débit/Crédit.

GUIDE

Saisie par guide

La saisie par guide est un mode de saisie qui permet de définir un schéma d'écriture spécifique pour une opération donnée.

Elle permet donc d'automatiser la saisie comptable.

Ce mode de saisie est un mode transitoire : pour qu'une opération soit visible dans les impressions, les consultations..., il faut nécessairement que cette opération soit comptabilisée dans la saisie par journal.

Saisie par journal

La saisie journal est le mode de saisie comptable traditionnel.

Elle présente les écritures comptables sous forme de lignes distinctes qui doivent être saisies en respectant, entre autres, les sens de saisie Débit/Crédit.

Une opération peut y être saisie directement ou être comptabilisée par l'intermédiaire des saisies par classeur, des saisies par guide, des saisies pratiques ou de la saisie au kilomètre.

Saisie au kilomètre

La saisie au kilomètre est un mode de saisie comptable.

Elle permet de saisir dans un même masque toutes les écritures que vous désirez sans avoir besoin de changer de journal ou de mois, comme en Saisie par journal.

C'est un mode de saisie transitoire, car toutes les écritures saisies par ce moyen sont déversées en Saisie par journal à chaque sauvegarde.

Comment saisir dans un journal ?

La saisie par journal dépend des journaux et des mois existants de l'exercice courant :

- si l'exercice courant est ouvert, alors la saisie est possible sur tous les journaux/mois des exercices ouverts,

- si l'exercice courant est clôturé, alors la saisie journal est accessible uniquement en mode consultation sur tous les journaux/mois de cet exercice clôturé.

La fenêtre de saisie par journal est le lieu dans lequel vous pouvez comptabiliser directement vos écritures comptables ou effectuer, par exemple, la comptabilisation des pièces saisies dans la saisie guidée.

Elle est accessible principalement grâce au menu Quotidien - Saisie par journal. Après avoir sélectionné votre journal dans la liste des journaux/mois, double cliquez sur la ligne du journal sélectionné, sélectionnez

Saisir par journal dans le menu contextuel ou dans la barre de tâches.

Mais d'autres accès existent comme Exercice/Clôtures - Gestionnaire de journaux - Saisie par journal ou comme les boutons Saisie par journal disponibles dans différentes fenêtres.

Pour effectuer une saisie par journal, vous devez vous reporter aux règles d'affichage de la fenêtre et respecter ses règles de fonctionnement.

Comment saisir dans un guide ?

La saisie par guide est régie par différents principes.

Modèles de guides

La saisie par guide nécessite tout d'abord de créer le modèle de guide qui convient.

Pour cela, vous devez accéder à la liste des modèles de guides grâce au menu "Paramètres - Modèles de

guide".

Dans cette liste, vous pouvez :

- activer le bouton Ajouter dans la barre d'outils,

- activer la touche Inser de votre clavier,

- sélectionner la tâche Ajouter dans le menu contextuel.

Enfin, lorsque le modèle est affiché, vous devez renseigner les différents champs du modèle de guide en fonction de vos besoins.

Saisie par guide

Lorsque le modèle est créé, vous pouvez créer le guide de saisie qui lui correspond.

Pour cela, vous devez accéder à la liste des guides grâce au menu Quotidien - Saisie par guide.

Dans cette liste, vous pouvez :

- activer le bouton Ajouter dans la barre d'outils,

- activer la touche Inser de votre clavier,

EBP Comptabilité Open Line Pro

- sélectionner la tâche Ajouter dans le menu contextuel.

Ensuite, lorsque le guide de saisie est affiché, vous devez sélectionner le type de guide à créer, renseigner les différents champs de l'en-tête de ce guide et enfin effectuer toutes les saisies désirées.

La comptabilisation de ce guide se fait uniquement à la demande, grâce au bouton Comptabiliser de la barre d'outils.

Saisie au kilmomètre

Accès : Quotidien – Saisie au kilomètre

La Saisie au kilomètre vous permet de saisir très rapidement des opérations de nature et de mois différents sans changer de fenêtre : factures, règlements, opérations diverses …

Il s’agit d’une fenêtre de saisie et non de consultation : une fois les écritures enregistrées, elles seront consultables et modifiables en Saisie par journal. La provenance des écritures sera visible en Recherche d’écritures.

A l’ouverture de la Saisie au kilomètre, l’écran est vide : saisissez alors rapidement toutes les écritures souhaitées puis enregistrez à n’importe quel moment par Ctrl + S ou le bouton Sauvegarder, puis continuez à ajouter des écritures.

Les écritures saisies restent visibles sur fond gris mais ne sont plus modifiables dans la fenêtre de Saisie au

kilomètre.

La Saisie au kilomètre vous permet également de saisir les dates d’échéance de vos factures, mais le pointage de l’échéancier devra s’effectuer en Saisie par journal ou dans l'échéancier interactif.

Navigation dans la fenêtre de saisie

La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles.

Choix de l’exercice

Tous les exercices ouverts sont disponibles dans la saisie : choisissez l’exercice de saisie dans l’entête de la fenêtre.

Colonnes par défaut

• Journal : Vous pouvez saisir sur tous les types de journaux, sauf les journaux de type A Nouveaux et de type

Trésorerie avec contrepartie pied de journal.

• Date : La date est saisissable en totalité. Elle tient compte du paramétrage de la fiche du journal sélectionné

(avec ou sans reprise de dates).

• Pièce : La numérotation suit la numérotation paramétrée dans la fiche journal (avec ou sans reprise de pièce

- en fonction du type de numérotation). Elle reste modifiable.

Le numéro saisi dans la Saisie au kilomètre est un numéro "provisoire". En effet, il est possible qu'un autre utilisateur utilise ce même numéro avant que vous n'ayez sauvegardé votre travail. Si vous avez activé l'option Gestion des doublons dans les options du dossier, lorsque vous sauvegarderez votre saisie, alors un message vous signalera les doublons et vous proposera la renumérotation de vos pièces. Si vous n'avez pas activé cette option, vos numéros de pièces seront conservés en l'état.

• Compte : Le compte peut être choisi dans le look-up ou crée directement en cours de saisie. Les comptes associés ne sont pas pris en compte en saisie au kilomètre.

• Libellé : Un libellé est proposé par défaut en fonction de la règle définie sur le journal. Il reste modifiable.

• Débit / Crédit : Le curseur est pré-positionné en fonction du sens de saisie défini sur la fiche du compte et du journal sélectionné. Vous pouvez équilibrer votre écriture en la soldant grâce à la touche F12 ou au bouton

Equilibrer.

• Date d’échéance : Cette colonne est renseignée sur les comptes de nature "Clients et comptes rattachés" et

"Fournisseurs et comptes rattachés", lorsque vous saisissez dans un journal de type Achats, Ventes ou

Opérations Diverses.

Elle affiche la première date d'échéance calculée en fonction du Mode de règlement renseigné dans la fiche du compte.

GUIDE

L'ouverture de l'échéancier peut être automatique (si vous avez sélectionné l'option Echéancier en cours de saisie dans la fiche du compte) ou manuelle (si vous cliquez sur le bouton "+" disponible dans le champ).

• Moyen de paiement : Cette colonne est renseignée sur les comptes de nature "Clients et comptes rattachés" et "Fournisseurs et comptes rattachés", lorsque vous saisissez dans un journal de type Trésorerie.

Ce champ est non obligatoire et vous permet de renseigner, si besoin, le moyen de paiement (chèque, virement...) par lequel vous réglez vos fournisseurs ou êtes réglés par vos clients.

Champs obligatoires

Pour passer à la ligne suivante, les champs suivants doivent obligatoirement être renseignés :

• Journal

• Date

• Compte

• Montant

Tant que l'un de ces champs n’est pas renseigné, il vous sera impossible de passer à la ligne suivante.

Affichage

Un trait est automatiquement affiché à la fin d'une écriture dont l'équilibrage a été réalisé.

Cet affichage a uniquement pour but de vous permettre de visualiser plus facilement votre Saisie au

kilomètre.

Tant que l'écriture courante n'est pas équilibrée, alors elle s'affiche en rouge. A l'équilibre, elle repasse en noir.

Certains paramètres d'affichage peuvent être personnalisés dans Paramètres - Société - Général -

Environnement de saisie, comme la grille horizontale, la grille verticale et la couleur des écritures déséquilibrées.

Barre d’outils

• Ajouter, insérer, supprimer : ces boutons vous permettent d'ajouter, d'insérer et de supprimer une ligne d'écriture.

• Gestion des vues : ce bouton permet de modifier les vues et d'ajouter des colonnes optionnelles.

• Monter, descendre : : ces boutons vous permettent de modifier l'ordre de priorité des lignes d'écritures.

• Couper, coller, copier : ces boutons vous permettent de copier, couper et coller une ligne d'écriture.

• Equilibrer (F12) : ce bouton et cette touche permettent de réaliser l'équilibre du journal.

Sauvegarde

La sauvegarde doit être une action volontaire de votre part. Elle s'effectue en cliquant sur le bouton

Sauvegarder ou en utilisant la combinaison Ctrl+S.

Elle ne tient pas compte de l'Option de saisie par journal activée dans Paramètres - Société - Options

générales de saisie.

Avertissements lors de l'enregistrement

Les avertissements apparaissent uniquement lors de l'enregistrement de la Saisie au kilomètre. Ils sont de deux types.

Avertissements non bloquants

Ces avertissements vous signalent une anomalie, mais n'empêchent pas la génération de vos écritures en

Saisie par journal.

Montants négatifs : ce message apparaît si votre saisie contient des montants négatifs et que l'option

Afficher en saisie les alertes sur les montants a été activée dans les options du dossier.

Comptes non autorisés en saisie sur un type de journal / racines de comptes non autorisées dans

un journal : ce message apparaît si votre saisie contient des "incohérences" entre les comptes et les journaux utilisés et que l'option Afficher en saisie les alertes sur les comptes a été activée dans les options du dossier.

Gestion des doublons des numéros de pièces

La gestion des doublons de numéros de pièce est effectuée lors de l'enregistrement de la Saisie au kilomètre, si l'option correspondante a été activée dans les options du dossier.

A l'affichage de ces messages, les écritures s'enregistrent : toute modification devra donc s'effectuer en Saisie

par journal.

Avertissements bloquants

EBP Comptabilité Open Line Pro

Ces avertissements vous signalent une erreur, que vous devez d'abord corriger. Ils concernent :

• Déséquilibre du journal

• Ecriture composée d’une seule ligne

• Compte bloqué

• Mois clôturé

• Champ obligatoire manquant

Totaux

Une ligne de totalisation est présente en pied de masque : elle affiche le total des lignes débitrices et le total des lignes créditrices.

Récapitulatif

Un bouton Récapitulatif est disponible.

Le récapitulatif présente une vue synthétique de votre Saisie au kilomètre :

- il affiche les totaux des Débits, Crédits et Soldes pour chaque mois et chaque journal ;

- il met en évidence les déséquilibres.

Impression du brouillon

Le bouton Impression du brouillon permet d'imprimer sous forme de brouillon les écritures saisies dans cette option.

Comment saisir en saisie pratique ?

La saisie pratique permet de saisir vos opérations sans aucune notion comptable préalable.

Des modèles pré-paramétrés vous sont proposés et vous permettent de saisir les opérations suivantes : facture d'achats, facture de ventes, avoir ou remise, encaissement client, décaissement fournisseur et d'autres opérations.

Pour accéder aux saisies pratiques, il faut sélectionner les menus Quotidien - Saisie pratique puis le type d'opération à effectuer (Mes achats, Mes ventes, Ma trésorerie).

Puis pour ajouter une nouvelle saisie, vous disposez de plusieurs moyens :

- faire Inser,

- cliquer sur Ajouter dans la barre d'outils,

- sélectionner Ajouter dans le menu contextuel.

Comment simuler, confirmer ou valider une écriture ?

Pour simuler, confirmer ou valider une écriture, vous devez être positionné sur en mode de saisie comptable : saisie par journal, saisie par écriture.

Vous pouvez choisir pour une écriture l'un des trois statuts suivants :

- écriture simulée,

- écriture non validée ou confirmée,

- écriture validée.

Le même statut s'applique à toutes les lignes d'une même écriture.

Le statut de chaque écriture est visible dans la colonne "Statut" des différents affichages.

La modification de ce statut s'exécute en saisie par journal ou dans la saisie par écriture en sélectionnant l'une des options suivantes :

- Bouton Traitement sur les écritures - Simuler l'écriture

- Bouton Traitement sur les écritures - Confirmer l'écriture

- Bouton Traitement sur les écritures - Valider l'écriture courante

- Bouton Traitement sur les écritures - Valider tout

- Menu Actions - Simuler l'écriture

- Menu Actions - Confirmer l'écriture

- Menu Actions - Valider l'écriture courante

- Menu Actions - Valider tout

La modification du statut peut aussi être commandée pour l'intégralité d'un journal et d'un mois à partir du gestionnaire de journaux, accessible par le menu Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux.

GUIDE

Comment gérer les écritures de régularisation ?

Principes généraux des écritures de régularisation

De nombreux principes régissent la gestion des écritures de régularisation, dont font partie les Factures Non

Parvenues, les Factures A Emettre, les Charges Constatées d'Avance, les Produits Constatés d'Avance...

Des exemples de ce type d'écriture sont disponibles.

Comment définir une écriture de régularisation ?

Il suffit de se positionner sur la ligne d'écriture de la saisie journal que l'on veut régulariser.

En fonction du compte de cette ligne, l'un de ces deux boutons peut être actif :

- si le compte est un compte Fournisseur ou un compte Client, alors le bouton Facture à recevoir ou à

émettre est actif,

- si le compte est un compte Charge ou un compte Produit, alors le bouton Charge ou Produit constaté

d'avance est actif.

L'activation de ce bouton permet d'afficher la fenêtre de paramétrage de Facture non parvenue ou à recevoir ou de Charge ou Produit constaté d'avance.

Comment générer les écritures de régularisation ou d'extourne ?

Dans la fenêtre de paramétrage des Factures Non Parvenues ou A Emettre comme dans la fenêtre de paramétrage des Charges et Produits Constatés d'Avance, il faut renseigner un certain nombre de champs obligatoires.

Lorsque tous ces champs sont valides, il suffit de cliquer sur les boutons disponibles Générer l'écriture de

régularisation et/ou Générer l'écriture d'extourne.

Les écritures voulues seront alors générées automatiquement dans la saisie journal.

Comment suivre les écritures de régularisation ?

Les écritures qui sont définies comme étant des écritures de régularisation sont répertoriées dans deux listes.

Un certain nombre d'actions (visualisation, comptabilisation...) y sont également disponibles.

Comment gérer les échéances ?

Paramétrage des comptes

La gestion des échéances dépend des paramétres sélectionnés sur les valeurs par défaut des options du dossier puis sur la fiche compte.

Pour paramétrer les valeurs par défaut du dossier, vous devez :

- sélectionner le menu Paramètres - Société - Options comptables

- renseigner l'option Echéancier qui convient dans la Valeurs par défaut.

Pour paramétrer la fiche compte, vous devez :

- sélectionner le menu Quotidien - Plan comptable entreprise

- renseigner l'option Echéancier qui convient dans l'onglet Paramétrage.

Saisie des échéances

La saisie des échéances s'effectue à partir de la saisie par journal ou à partir d'une nouvelle écriture comptable.

La saisie d'une date d'échéance est possible en saisissant directement une date dans la colonne Date

d'échéance.

L'ouverture de l'échéancier et sa modification sont possibles soit en cliquant sur le bouton Echéancier disponible dans la barre de tâches, soit en cliquant sur le bouton "+" présent dans la colonne Date

d'échéance.

L'échéancier autorise un nombre illimité d'échéances par pièce.

Pointer les échéances

Pour effectuer le pointage d'une échéance, il suffit de cliquer sur le bouton Pointages disponible dans la barre de taches de la saisie journal.

EBP Comptabilité Open Line Pro

Impression des échéances

Toutes les échéances saisies peuvent être imprimées sous forme d'échéancier ou de Balance âgée et filtrées en fonction de leur date d'échéance ( échues ou à échoir Echues = Dettes et créances dont le terme est dépassé et n'ont pas encore été payées.

A Echoir = Dettes et créances qui ne sont pas encore arrivées à terme.).

Comment effectuer une déclaration de TVA ?

Avant toute saisie, vous devez tout d'abord :

- paramétrer la TVA au niveau du dossier,

- paramétrer la TVA au niveau des comptes.

Puis, après ces paramétrages, vous pouvez exécuter les opérations liées à la déclaration elle-même :

- création d'une déclaration de TVA,

- exécution de la déclaration de TVA.

Paramétrer la TVA sur le dossier

Vous devez tout d'abord renseigner dans le menu Paramètres - Société - Coordonnées et Identification tous les éléments nécessaires à la gestion de la TVA sur votre dossier et à l'établissement des déclarations à proprement parler.

Paramétrer de la TVA sur les comptes

Ensuite, vous devez renseigner pour chaque compte, les différents champs de la zone "Paramétrage TVA" de l'onglet Paramétrages.

Des exemples de paramétrage de comptes et de schémas d'écritures sont disponibles.

Créer une nouvelle déclaration

Vous pouvez créer une nouvelle déclaration dans la liste des déclarations de TVA, grâce au menu Quotidien -

Déclarations de TVA, en :

- activant le bouton Ajouter de la barre d'outils,

- activant la touche Inser de votre clavier,

- sélectionnant la tâche Ajouter dans le menu contextuel.

Une fenêtre complémentaire vous permet de sélectionner la déclaration et la période de déclaration à créer.

Exécuter une déclaration

Après la validation de la fenêtre de création, le contenu même de la déclaration et des lignes qu'elle contient est affiché.

Régulariser une déclaration

Des exemples de régularisations à saisir lorsque la déclaration contient des montants négatifs sont disponibles.

Comment effectuer la clôture mensuelle ?

La clôture mensuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible les éléments saisis sur un mois et un journal de l'exercice courant.

Pour pouvoir la mener à bien, vous devez d'abord vous assurer d'avoir respecté un certain nombre de principes.

La clôture mensuelle est accessible dans le menu Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux.

Dans le gestionnaire de journaux, vous devez d'abord sélectionner les journaux/mois que vous voulez clôturer :

- soit en cochant la case située à gauche de la ligne,

- soit en utilisant la combinaison Ctrl + Espace,

- soit en utilisant le clavier et la souris Ctrl + Clic gauche de la souris.

Les journaux/mois sélectionnés sont mis en surbrillance.

Puis, dans la barre de tâches, sélectionnez Clôturer journaux/mois.

Comment générer les A Nouveaux ?

A Nouveaux automatiques

La génération des A Nouveaux vise à enregistrer automatiquement le résultat comptable d'un exercice.

GUIDE

Cet enregistrement peut être :

- provisoire, s'il est généré en cours d'exercice,

- ou définitif, s'il est généré au cours de la clôture annuelle ou après celle-ci.

Dans les options du dossier, vous devez d'abord sélectionner le mode de génération des A Nouveaux, leur niveau de détail...

Ensuite vous devez définir l'exercice destination ( = premier exercice suivant) comme étant l'exercice courant.

Enfin, pour procéder à la génération des A Nouveaux, deux entrées sont disponibles :

- menu Exercices/Clôtures - Exercices puis de la liste des exercices,

- menu Quotidien - Exercices puis de la liste des exercices,

De là, vous pouvez sélectionner Générer les A Nouveaux dans la barre de tâches.

Lorsque la génération des A Nouveaux est demandée, un assistant s'ouvre : il est impératif que tous les contrôles qu'il contient soient exécutés avec succès pour que les A nouveaux soient effectivement générés.

Pour information, les règles et accès valables pour la génération des A nouveaux sont également valables pour leur suppression.

Balance d'ouverture

Des A Nouveaux peuvent être saisis manuellement par l'intermédiaire de la Balance d'ouverture.

Cette option s'avère particulièrement intéressante lorsque le dossier a d'abord été géré sur un autre logiciel puis que sa comptabilité est transférée sur Open Line.

Pour créer cette balance d'ouverture, deux entrées existent :

- menu Exercices/Clôtures - Exercices,

- menu Quotidien - Saisie par journal,

Sur un même exercice, il n'est pas recommandé de générer à la fois les A Nouveaux automatiques et une

Balance d'ouverture.

Comment effectuer la clôture annuelle ?

La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible tous les éléments d'un exercice

comptable.

Pour pouvoir la mener à bien, vous devez d'abord vous assurer d'avoir respecté un certain nombre de principes.

La clôture annuelle est accessible dans le menu Exercices/Clôtures - Clôture annuelle et passe par l'utilisation d'un assistant qui détaille la totalité des contrôles et des traitements.

Comment imprimer ?

Une impression peut être lancée de plusieurs façons :

A partir d'une fiche, d'un masque de saisie..., cliquez simplement sur le bouton Imprimer de la barre d'outils.

A partir d'une liste, cliquez sur le bouton Imprimer de la barre d'outils pour accéder à la page de filtres.

A partir de chaque menu, sélectionner Impression, puis la catégorie et/ou le modèle d'impression désiré.

Toutes ces impressions sont régies par un fonctionnement uniforme (Fenêtre principale de navigation, Modèles d'impression, Mots clefs, Filtres et aperçus).

Des modèles par défaut existent et permettent d'imprimer, entre autres :

- un journal,

- un Grand Livre,

- une balance,

- une Balance Agée,

- un échéancier,

- un bilan,

- un compte de résultat,

- un journal centralisateur,

- un rapprochement,

- un comparatif entre N et N-1,

- une situation de compte,

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- un avancement de la saisie,

- un suivi des écritures.

Ces modèles sont modifiables et peuvent être paramétrés à votre convenance grâce à l'éditeur de modèles.

DIVERS

Comment consulter le journal des événements ?

Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements.

Il stocke les informations concernant les différents événements intervenus sur le dossier comme, par exemple,: la modification du type de numérotation dans un journal, la date de la validation des écritures, la date de la clôture mensuelle...

Comment sauvegarder ?

Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*.

La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée.

Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.

Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde rapide.

Comment restaurer ?

Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur.

Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées.

Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure.

MANUEL

FICHIER

Nouveau dossier

Accès : Fichier - Nouveau

Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du dossier.

Ces étapes consistent à :

Sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur).

En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :

Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :

Saisir le nom du serveur,

La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :

- sélectionner le protocole,

- saisir l'authentification de l'utilisateur.

La suite de la création du dossier est identique à "lorsque les données sont installées sur l'ordinateur".

Pour l'installation avec les données sur l'ordinateur, vous devez ensuite :

Saisir le nom de la base de données,

Saisir l'identification et les coordonnées de la société,

Saisir d'autres informations et les informations de TVA,

La territorialité est obligatoire car elle détermine un certain nombre de fonctionnalités dans l'application comme par exemple les taux de TVA pour le dossier.

Il en va de même pour l'option de calcul de la TVA.

Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée

(codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris).

Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable général.

Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de dossier.

Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer.

Vous allez alors voir une barre de progression qui permet d'ouvrir un nouveau dossier et d'importer les tables par défaut.

A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de saisir et de renseigner les options.

Créer un nouveau raccourci

Accès : Fichier - Créer un nouveau raccourci

Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application.

La création d'un raccourci de la base passe par un assistant.

Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création d'un raccourci.

•

La 1ère étape vous présente l'assistant de création ;

EBP Comptabilité Open Line Pro

Vous devez ensuite sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur où elles sont sur un autre ordinateur) ;

En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez les étapes différentes :

- Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :

Saisir le nom du serveur,

La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :

Sélectionner le protocole,

Saisir l'authentification de l'utilisateur.

La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur".

- Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite :

•

L'étape suivante vous demande d'indiquer le nom du dossier (nom de la base de données) que vous souhaitez ouvrir ;

•

Enfin, les paramètres que vous avez saisi sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton Lancer pour créer le raccourci.

•

Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données.

Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton Annuler.

Ouvrir un dossier

Accès : Fichier - Ouvrir

Cette fonction permet d'ouvrir un dossier.

Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche.

Vous devez sélectionner le répertoire des données de Comptabilité et sélectionner le raccourci de la base que vous souhaitez ouvrir.

Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton Annuler et appeler la fonction "Créer un nouveau raccourci" du menu

Fichier

Fermer un dossier

Accès : Fichier - Fermer

Cette fonction permet de

fermer le dossier en cours

sans fermer l'application.

Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier.

Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.

Quitter l'application

Accès : Fichier - Quitter

Cette fonction permet de

fermer l'application

Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture de l'application, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.

AFFICHAGE

Tableau de bord

Accès : Affichage - Afficher le tableau de bord

Le tableau de bord permet de visualiser à la date système les éléments comptables les plus importants de votre exploitation.

Contenu du tableau de bord

Trois parties distinctes existent dans le tableau de bord livré par défaut :

MANUEL

Situation de trésorerie

Cet état se décompose en deux parties :

Disponibilités : affiche le solde des comptes de caisse (Comptes de nature Caisse), le solde des comptes bancaires (comptes de nature Banque et Chèques postaux) et le solde des autres comptes financiers (Comptes de nature Autres comptes financiers) à la date système.

Etat des créances et dettes : présente le solde des échéances échues et à échoir, par rapport à la date système. Les Créances et les Dettes diverses sont calculés grâce à la nature de compte Créances et Dettes diverses.

Comparatif des résultats cumulés

Ce graphique permet de comparer le résultat cumulé de l'exercice courant par rapport à celui de l'exercice précédent.

Le résultat comptable est la différence existant entre la somme de tous les comptes de nature Produits et la somme de tous les comptes de nature Charges (= "nature Produits - nature Charges").

Comparatif chiffre d'affaire, résultat comptable et marge brute

Ce graphique vous présente trois valeurs clefs pour suivre votre activité sur l'exercice courant.

Le chiffre d'affaires correspond au cumul de tous les comptes de racine 70.

La marge brute est la somme de tous les comptes de racine 70, 71, 72, 73 et 791 diminuée de tous les comptes de racine 60 (= racines "70+71+72+73+791-60")

Il peut exister une divergence entre les éléments affichés dans le tableau de bord de la Comptabilité et le tableau de bord de la Gestion commerciale.

Cette divergence peut provenir par exemple :

- de pièces saisies directement en comptabilité, sans avoir été saisies sur la Gestion Commerciale ;

- de pièces saisies sur la Gestion Commerciale mais n'ayant pas encore été transférées en Comptabilité.

Afficher ou ne plus afficher le tableau de bord

Lors de l'ouverture du dossier, le tableau de bord peut être affiché automatiquement. Pour cela il suffit de cocher la case Outils - Options - Apparence - Afficher le tableau de bord.

Ecran de démarrage

Accès : Affichage - Ecran de démarrage

Cet écran vous permet de visualiser l'enchaînement des principales fonctions disponibles dans l'application.

Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :

Saisie mois courant : permet de se positionner sur la liste des journaux/mois pour accéder à la saisie par journal.

Echéancier / Règlements : permet d'accéder à Démarrer une tâche du menu Echéancier/Règlement.

Consultation / Lettrage : permet d'ouvrir la fenêtre de consultation sur le compte consulté en dernier.

Rapprochement bancaire : permet d'accéder à la liste des rapprochements existants sur l'exercice courant.

Déclaration de TVA : permet d'accéder à la liste des déclarations de TVA.

Balance Clients et Fournisseurs : permet d'accéder à la Balance interactive.

Situations de comptes : permet d'accéder à l'impression des situations de comptes de vos clients et de vos fournisseurs.

Tableau de bord : permet d'afficher le tableau de bord du dossier.

QUOTIDIEN

EBP Comptabilité Open Line Pro

Quotidien - Démarrer une tâche

Accès : Quotidien - Démarrer une tâche

Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.

Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :

Saisie par journal : permet de se positionner sur la liste des cumuls des journaux pour accéder à la saisie par journal.

Consultation/Lettrage : permet d'ouvrir la fenêtre de consultation ou de lettrage sur le compte consulté ou lettré en dernier.

Rapprochement bancaire : permet d'accéder à la liste des rapprochements existants sur l'exercice courant.

Relevé bancaire : permet d'accéder à la liste des relevés bancaires utilisés lors de la génération des rapprochements automatiques.

Déclaration de TVA : permet d'accéder à la liste des déclarations de TVA créées sur le dossier et d'en créer une nouvelle.

Recherche d'écritures : permet d'accéder à la liste regroupant toutes les écritures comptabilisées et d'y effectuer une recherche.

PLAN COMPTABLE ENTREPRISE

Plan comptable

Accès : Quotidien - Plan comptable entreprise

OU Paramètres - Plan comptable entreprise

La gestion de la liste du plan comptable est commune à toutes les listes.

Le plan comptable choisi par défaut lors de la création du dossier est importé sur le premier exercice comptable et son contenu reste modifiable à tout moment.

Les créations, suppressions et modifications du plan comptable sont propagées automatiquement sur les exercices postérieurs à l’exercice courant, que ces exercices soient déjà créés ou à créer.

En revanche, en aucun cas, les créations, suppressions et modifications intervenant dans le plan comptable ne sont rétroactives sur les exercices précédents.

Un compte comptable peut être supprimé uniquement s’il n’a pas été mouvementé sur l’exercice duquel il est supprimé.

La liste du plan comptable est divisée en onglets successifs :

L’onglet « Tous » affiche tous les comptes du plan comptable sans distinction, du compte 1 au compte

9zzzzzzzzz.

L’onglet « Capitaux » affiche tous les comptes de la classe 1 « Comptes de Capitaux », soit tous les comptes compris entre 1 et 1zzzzzzzzz.

L’onglet «Immobilisations » affiche tous les comptes de la classe 2 « Comptes d’Immobilisations », soit tous les comptes compris entre 2 et 2zzzzzzzzz.

L’onglet « Stocks » affiche tous les comptes de classe 3 « Comptes de Stocks et En-cours », soit tous les comptes compris entre 3 et 3zzzzzzzzz.

L’onglet « Fournisseurs » affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 40 et 40zzzzzzzzz.

L’onglet « Clients » affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 41 et 41zzzzzzzzz.

MANUEL

L’onglet « Autres Tiers » affiche tous les autres comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 4 et 4zzzzzzzzz et non déjà présents dans les onglets Fournisseurs et Clients.

L’onglet « Financiers » affiche tous les comptes de classe 5 « Comptes Financiers», soit tous les comptes compris entre 5 et 5zzzzzzzzz.

L’onglet « Charges » affiche tous les comptes de classe 6 « Comptes de Charges », soit tous les comptes compris entre 6 et 6zzzzzzzzz.

L’onglet « Produits » affiche tous les comptes de classe 7 « Comptes de Produits », soit tous les comptes compris entre 7 et 7zzzzzzzzz.

Les colonnes du plan comptable reprennent les valeurs principales des fiches comptes

Les colonnes N° de compte et Intitulé affichent le numéro et l’intitulé de la fiche du compte créé.

Les colonnes Echéancier et Bloqué affichent une coche si l’option correspondante a été activée dans la fiche de ce compte.

Les colonnes Débit et Crédit et Solde affichent le montant cumulé des mouvements intervenus sur ce compte durant l’exercice courant.

Une ligne de totalisation de tous les Débits et de tous les Crédits affichés est disponible en pied de la liste.

La colonne Type de compte affiche le type du compte qui peut être soit Racine, soit Détail.

Les colonnes A et V indiquent si le compte est autorisé à être utilisé en Saisie pratique sur Achats (A) et/ou sur Ventes (V).

Les actions possibles dans la liste

Outre, les actions standards possibles sur toutes les listes, quelques actions supplémentaires sont disponibles :

Consultation/Lettrage : pour accéder à la consultation de compte sans changer de menu, il vous suffit de sélectionner un compte dans la liste puis de cliquer sur la tâche Consultation/Lettrage. Cette action est possible sur un seul compte à la fois.

Nature d'achat saisie pratique / Nature de vente saisie pratique : pour autoriser ou interdire un compte en Saisie pratique, sans avoir à ouvrir la fiche de ce compte, il vous suffit de le sélectionner dans la liste puis de cliquer sur la tâche Nature d'achat saisie pratique ou sur la tâche Nature de vente saisie

pratique. Cette action est également possible sur plusieurs comptes à la fois.

Autoriser/interdire le lettrage approché : pour autoriser ou interdire le lettrage approché sur un compte, sans ouvrir la fiche de ce compte, il vous suffit de le sélectionner dans la liste puis de cliquer sur la tâche

Autoriser/interdire le lettrage approché. Cette action est possible également sur plusieurs comptes à la fois.

Fiche compte

Accès : Quotidien - Plan comptable entreprise

OU Paramètres - Plan comptable entreprise

La gestion de la fiche compte est commune à l’ensemble des fiches.

Cette fiche se décompose en plusieurs onglets.

- un en-tête

Description de l'en-tête

- un onglet Paramétrage

Lettrage et rapprochement

Autoriser le lettrage

Autoriser le lettrage approché

Prochain code lettrage

Type de rapprochement

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Règlement

Gestion des échéanciers

Mode de règlement

Paramétrage de TVA

Paramétrage de TVA

Saisies pratiques

Nature d'achat et Nature de vente

- un onglet Paramétrage avancé

Divers

Comptes bloqués

AN non détaillés

Centralisation sur le Grand Livre

Types de journaux autorisés et sens de saisie

Type de journaux autorisés et sens de saisie

Comptes associés

Comptes associés

- un onglet Coordonnées

Cet onglet vous permet de renseigner l'adresse principale de facturation, le contact principal de facturation et les coordonnées bancaires principales du compte.

Ces informations sont liées à la fiche Tiers : La modification de cet onglet entraînera la modification de la fiche

Tiers et inversement.

- un onglet Cumuls

Description de l'onglet

- un onglet Notes

La gestion de l'onglet Notes est commune à toutes les fiches.

- Autres actions possibles

Certaines actions sont possibles sur un compte à partir de sa fiche :

- Consultation du compte

- Lettrage du compte

- activation des saisies pratiques

- Options diverses

Un certain nombre de boutons sont disponibles dans la barre d'outils de la fiche compte. Ils permettent de faciliter la navigation entre l'application de comptabilité et l'application de Gestion Commerciale, ainsi que vers des sites internet.

Fiche Tiers : Ce bouton permet d'accéder à la fiche Tiers et la totalité des contacts, adresses et coordonnées bancaires... d'un Tiers.

La fiche Tiers ouverte dépend de l'application qui a créée le compte :

- Lorsque le compte a été créé en Gestion commerciale, alors la fiche Tiers de la Gestion Commerciale est ouverte.

- Lorsque le compte a été crée en Comptabilité, alors la fiche Tiers de la Comptabilité est ouverte.

Solvabilité : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet permettant de répondre aux questions de solvalibité.

Plan : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet fournissant des plans.

Itinéraires : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet fournissant des itinéraires.

MANUEL

SAISIE PAR JOURNAL

Saisie par journal : la liste des journaux/mois

Accès : Quotidien - Saisie par journal

Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est possible directement.

Elle affiche par journal et par mois les cumuls débiteurs et créditeurs enregistrés en comptabilité.

Elle permet également d'accéder aux différents masques de saisie comptables.

Les onglets

Trois onglets différents sont proposés : chacun propose un tri différent de la même liste.

Mois en cours

Cet onglet affiche tous les journaux/mois existants sur le mois courant.

Définition du mois en cours :

- Si le mois système Mois système = Mois de l'ordinateur. est inclus dans l'exercice courant, alors le mois en cours est le mois système.

Exercice courant 01/01/2008 au 31/12/2008 ; Date système : 10/03/2008 ; Mois en cours : Mars 2008.

- Si le mois système Mois système = mois de l'ordinateur. est situé hors de l'exercice courant, alors le mois en cours est un mois qui est, à la fois, le plus proche du mois système et inclus dans l'exercice courant.

Exercice courant 01/01/2007 au 31/12/2007 ; Date système : 10/03/2008 ; Mois en cours : décembre

2007.

Tous les mois

Le contenu de la liste dépend de l'état de l'exercice courant :

- Si l'exercice courant est clôturé, alors seuls les mois de cet exercice clôturé sont visibles.

- Si l'exercice courant est ouvert, alors tous les mois des exercices non clôturés sont visibles.

Cet onglet affiche tous les journaux et tous les mois, triés d'abord par mois puis par journal.

Tous les journaux

Le contenu de la liste dépend de l'état de l'exercice courant :

- Si l'exercice courant est clôturé, alors seuls les mois de cet exercice clôturé sont visibles.

- Si l'exercice courant est ouvert, alors tous les mois des exercices non clôturés sont visibles.

Cet onglet affiche tous les journaux et tous les mois, triés d'abord par journal puis par mois.

Le contenu de la liste

Quelque soit l'onglet sélectionné, le contenu de la liste reste identique :

Débit : Affiche la somme de tous les montants débiteurs saisis sur un journal et une période. Elle est identique à la somme figurant en pied de ce journal/mois dans la colonne Débit.

Crédit : Affiche la somme de tous les montants créditeurs saisis sur un journal et une période. Elle est identique à la somme figurant en pied de ce journal/mois dans la colonne Crédit.

Un journal/mois doit être obligatoirement équilibré : la somme de tous les montants débiteurs doit être

égale à la somme de tous les montants créditeurs.

Lignes au débit : Ce champ affiche le nombre de lignes d'écritures saisies au débit sur un journal/mois.

Lignes au crédit : Ce champ affiche le nombre de lignes d'écritures saisies au crédit sur un journal/mois.

Clôturé : Une icône est affichée si un journal/mois a fait l'objet d'une clôture mensuelle.

Si un journal/mois n'a pas été mouvementé, alors la ligne correspondante reste vierge.

Le cumul des journaux/mois est automatiquement remis à jour à chaque saisie.

Accéder à la saisie

Plusieurs modes de saisies comptables vous sont proposés.

Pour accéder à la saisie journal, il suffit de sélectionner un journal et une période, puis de choisir l'une ces possibilités :

- double cliquer sur la ligne désirée ;

- faire Entrée sur la ligne désirée ;

- sélectionner Saisie par journal dans la barre de tâches ;

EBP Comptabilité Open Line Pro

- sélectionner Saisie par journal dans le menu contextuel Menu contextuel = Clic droit de la souris..

Pour accéder à la saisie d'une nouvelle écriture comptable, il suffit de sélectionner un journal et une période, puis de choisir l'une de ces possibilités :

- sélectionner Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ;

- sélectionner Nouvelle écriture comptable dans le menu contextuel Menu contextuel = Clic droit de la souris.

Pour accéder à la saisie de la balance d'ouverture, il suffit de sélectionner un journal et une période, puis de choisir l'une de ces possibilités :

- sélectionner Saisir la balance d'ouverture dans la barre de tâches ;

- sélectionner Saisir la balance d'ouverture dans le menu contextuel Menu contextuel = Clic droit de la souris.

Corps de la fenêtre de saisie par journal

Accès : Quotidien - Saisie par journal

C'est à l'intérieur de la fenêtre de saisie que les opérations de saisie sont enregistrées. Cette page détaille les règles de navigation entre les lignes et les écritures, le contenu des différentes colonnes et leur comportement, le calcul des totaux des journaux.

La saisie est régie par des principes de comptabilisation (lignes d'écritures, écritures comptables, mentions obligatoires, équilibrage des journaux).

La saisie journal est le mode standard de comptabilisation. Il permet de saisir sur un même journal/mois plusieurs écritures, sans sortir du masque de saisie.

C'est également le lieu dans lequel sont déversées toutes les écritures comptables provenant d'autres fonctionnalités (Saisie par guide ; écritures transférées de la Gestion Commerciale ; saisie par écriture...).

Navigation dans la fenêtre de saisie

Colonnes obligatoires affichées par défaut pour tous les types de journaux

Les colonnes sont listées de gauche à droite :

Statut

Les différents statuts :

Le statut s'applique à une écriture et donc à toutes les lignes d'écriture qui la composent.

- Ecritures non validées (ni validées, ni simulées) :

Les écritures possèdent par défaut le statut "non validé" lors de leur création.

Elles sont modifiables et possèdent un statut vierge.

Ce statut reste modifiable.

- Ecritures validées :

Dans certains cas (validation, clôture mensuelle, clôture annuelle), il est nécessaire de valider les écritures comptables, c'est-à-dire de les rendre intangibles.

Elles affichent alors un statut "V".

Ce statut n'est plus modifiable.

- Ecritures simulées : Dans d'autres cas (situation périodique), il peut être nécessaire de passer les écritures comptables en mode "Simulé". Elles sont alors facilement identifiables, restent modifiables et sont obligatoirement exclues des opérations de rapprochement bancaire.

Elles affichent alors un statut "S".

Ce statut reste modifiable.

Changement de statut :

Le statut d'une écriture peut être modifié grâce au menu Ecritures ou grâce au menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris, sachant qu'une écriture ne peut posséder qu'un seul statut à la fois.

Trois opérations sont possibles en fonction du statut en cours sur l'écriture sélectionnée :

- Simuler : si l'écriture est de statut "Non validé", elle prend le statut "Simulé".

- Confirmer : si l'écriture est de statut "Simulé", elle prend le statut "Non validé".

- Valider : si l'écriture est de statut "Non validé", elle prend le statut "Validé".

Cas particulier du journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal

Le journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écriture du journal.

Le même statut s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction.

Jour *

Le jour de saisie s'entend ici comme un jour calendaire, dépendant de l'exercice courant et de la période de saisie sélectionnée.

Le jour peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier.

MANUEL

Le comportement de la date dépend du paramétrage "Reprise de date" effectué dans la fiche journal.

N° de pièce

Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal.

Même si un numéro de pièce est proposé, il reste néanmoins modifiable par l'utilisateur.

N° de document

Lorsque la pièce provient d'une autre application (par exemple : Gestion Commerciale), alors ce champ affiche le numéro que ce document possède dans son application d'origine.

Lorsque la pièce provient de la saisie guidée, alors ce champ affiche le numéro de l'écriture guidée à l'origine de cette écriture.

Dans tous les autres cas, ce champ reste vierge et librement saisissable.

Compte *

La liste des comptes existants sur l'exercice courant est disponible grâce à la liste déroulante.

Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.

Pour obtenir les affichages des messages d'alerte sur les comptes saisis dans un mauvais journal, vous devez d'abord activer l'option Afficher en saisie les alertes sur les comptes dans les Options comptables.

Les messages d'alerte affichés peuvent être :

- bloquants et vous interdire de saisir le compte désiré, car ce compte est bloqué ;

- non bloquants et vous permettre de poursuivre malgré tout votre saisie, quand le compte désiré n'est pas autorisé en saisie sur type de journal ou quand il fait partie des racines interdites de ce journal.

Afin de vous faciliter la saisie des chaînes de comptes associés peuvent être créées.

Libellé

Le comportement du Libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal.

Même si un libellé est proposé, il reste néanmoins modifiable par l'utilisateur.

D'autre part, quelque soit le paramétrage de la fiche journal, il est possible de choisir dans la liste déroulante

l'un des libellés type disponible et ainsi de remplacer le libellé proposé sans avoir à le resaisir manuellement.

Débit / Crédit *

Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend :

- du sens par défaut paramétré sur la fiche compte,

- de la nature du compte saisi,

- du type de journal dans lequel la saisie est effectuée.

Dans tous les cas, le sens par défaut proposé peut être modifié.

Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice.

Il ne peut pas être nul.

Il peut être négatif. Néanmoins, si vous souhaitez limiter l'utilisation des montants négatifs, vous pouvez activer l'option Afficher en saisie les alertes sur les montants dans les Options comptables. Ainsi, à chaque saisie d'un montant négatif, un message d'alerte non bloquant sera affiché.

Une écriture doit obligatoirement être équilibrée, c'est-à-dire que la somme des Débits de toutes les lignes qui la composent doit être égale à la somme des Crédits de toutes les lignes de la même écriture.

Date d'échéance

Cette colonne est uniquement présente dans les journaux de type Achats, Ventes et Opérations Diverses.

Elle est accessible sur les comptes de natures Clients et Comptes rattachés et Fournisseurs et comptes rattachés.

Elle affiche par défaut la première date d'échéance calculée en fonction du Mode de règlement présent dans la fiche du Tiers saisi.

La date de l'échéance présentée peut être modifiée de plusieurs façons :

- en saisissant directement dans le champ,

- en sélectionnant une date dans le calendrier en cliquer sur le bouton d'accès à la liste déroulante,.

- en modifiant l'échéancier, en cliquant sur le bouton "+" disponible dans le champ.

Moyen de paiement

Cette colonne est uniquement présente dans les journaux de type Trésorerie.

Elle est accessible sur les comptes de natures Clients et Comptes rattachés et Fournisseurs et comptes rattachés.

Elle est vierge par défaut et vous permet de renseigner le moyen de paiement par lequel vous avez réglé votre

Fournisseur ou avez été réglé par votre Client.

Totaux du journal

Ces cumuls sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont reportés sur le cumul des journaux.

EBP Comptabilité Open Line Pro

L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal.

Débit : La somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie.

Crédit : La somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie.

Présentation de la fenêtre de saisie comptable

Accès : Quotidien - Saisie par journal

OU Quotidien - Nouvelle écriture comptable

La gestion de la fenêtre de saisie est, dans les grandes lignes, commune à toutes les fiches.

La fenêtre de saisie comptable s'applique à la saisie par journal et à la saisie par écriture.

Cette page d'aide détaille les différents éléments dont la fenêtre de saisie comptable est composée.

Barre de menus

La barre de menus permet de réaliser un certain nombre d'actions liées au journal et au mois affiché.

Les menus sont Fichier, Edition, Actions, Vues, ?.

Barre d'outils

La barre d'outils est représentée par des menus déroulants qui permettent de réaliser un certain nombre d'actions dans la fenêtre de saisie.

Ces menus déroulants reprennent en partie les tâches disponibles dans la barre de menus, mais en facilitent l'utilisation :

Sauvegarder :

Permet de sauvegarder les saisies effectuées, sans fermer la fenêtre de saisie.

La sauvegarde des écritures n'est pas automatique. Nous vous recommandons d'effectuer fréquemment leur sauvegarde ou de paramétrer les options du dossier, en cochant l'option Sauvegarde automatique dès

l'équilibre de l'écriture, disponible dans Paramètres - Paramétrages - Options de saisie.

Sauvegarder et Fermer :

Permet de sauvegarder les saisies effectuées et de fermer la fenêtre de saisie.

Fermer :

Permet de fermer la fenêtre de saisie. Lorsque ce bouton est activée, un message de confirmation de sauvegarde apparait.

Ce message concerne toutes les écritures saisies qui n'ont pas encore été sauvegardées et pas seulement la dernière écriture saisie ou modifiée.

Annuler/Refaire :

Permettent d'annuler et de refaire autant de fois que nécessaire les dernières actions réalisées et évite de devoir les reconstituer manuellement.

Le logiciel mémorise les 15 dernières actions accomplies.

Pour connaître les règles d'activation et de désactivation de ces options en saisie journal, il est nécessaire de se reporter aux Options Comptables du dossier.

Précédent/Suivant :

Permet de naviguer entre les différents masques de saisie sans être obligé de sortir de la saisie.

Les règles de navigation dépendent de la liste à partir de laquelle la fenêtre de saisie a été ouverte.

- Accès à la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie journal - Mois en cours : la navigation s'effectue d'un journal à un autre, mais reste sur le mois en cours.

- Accès la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie par journal - Tous les mois : la navigation s'opère d'abord de journal en journal sur le même mois, puis passe seulement ensuite au mois suivant ou précédent.

- Accès la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie par journal - Tous les journaux : la navigation s'opère d'abord de mois en mois sur le même journal, puis passe seulement ensuite au journal suivant ou précédent.

- Accès à la saisie journal, à partir de Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux : la navigation est impossible ; il faut fermer la saisie journal puis la rouvrir sur le journal/mois désiré.

Consultation/Lettrage :

Permet d'accéder à la fenêtre de consultation du compte saisi sur la ligne d'écriture sélectionnée.

Voir document :

MANUEL

Permet d'accéder au document ayant permis de comptabiliser l'écriture sélectionnée. il peut s'agir d'une facture provenant de la Gestion commerciale, d'une écriture provenant de la saisie guidée, d'une écriture provenant de la saisie pratique.

Lorsque une écriture issue de la saisie guidée puis comptabilisée dans la saisie journal est modifiée, alors le lien est cassé et le bouton Voir le document devient inactif.

Régler :

Permet de créer un nouveau règlement, si l'écriture sélectionnée est une Facture ou Avoir Client ou

Fournisseurs.

Ajouter :

- Pour la saisie journal :

Quelque soit la ligne sélectionnée, cette fonction permet d'ajouter une nouvelle écriture à la fin du journal, à la suite des autres écritures déjà existantes.

Cette nouvelle écriture reprend l'ensemble des critères définis pour cette écriture dans le journal (date, n° de pièce...).

- Pour la saisie par écriture :

Quelque soit la ligne sélectionnée, cette fonction permet d'ajouter une nouvelle ligne, à la suite des autres lignes déjà existantes.

Insérer :

- Pour la saisie journal :

Si la ligne d'écriture sélectionnée dans le journal est la première ligne d'une écriture, alors cette fonction permet d'insérer une écriture entre l'écriture sélectionnée et l'écriture précédente. Cette nouvelle écriture reprend l'ensemble des critères définis pour cette écriture dans le journal (date, n° de pièce...)

Si la ligne d'écriture sélectionnée dans le journal est une autre ligne que la première ligne de l'écriture, alors cette fonction permet d'insérer une ligne entre la ligne sélectionnée et la ligne précédente. Cette nouvelle ligne reprend alors l'ensemble des critères déjà définis pour les autres lignes de la même écriture.

- Pour la saisie par écriture :

Cette fonction permet d'insérer une ligne, dans la même écriture, au-dessus de la ligne sélectionnée.

Supprimer l'écriture :

Permet de supprimer une écriture (et donc toutes les lignes d'écriture qui la compose).

En conséquence, l'équilibrage du journal n'est pas remis en question.

Supprimer la ligne :

Permet de supprimer une ligne d'écriture en particulier, sans modifier ni supprimer les autres lignes de la même

écriture.

La suppression d'une ligne d'écriture remet en cause l'équilibrage obligatoire de cette écriture.

Equilibrer :

Permet de calculer automatiquement le montant qui équilibre l'écriture en cours de saisie.

Autres fonctions disponibles :

Plusieurs autres fonctions sont disponibles, sous forme de boutons dans la barre d'outils, comme sous forme d'actions incluses dans les menus déroulants de la barre de menus ou encore dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris..

En-tête de la fenêtre de saisie

Journal :

La liste des journaux existants est accessible dans la liste déroulante.

Période :

La liste de périodes dépend de l'état de l'exercice courant.

Si l'exercice courant est clôturé, alors seules les périodes de cet exercice clôturé sont accessibles.

Si l'exercice courant est ouvert, alors toute les périodes des exercices ouverts sont accessibles.

Une période ne s'entend pas obligatoirement comme un mois complet mais peut aussi être une période faisant partie d'un mois calendaire.

Exercice courant : du 15/01/2008 au 14/01/2009 inclus,

EBP Comptabilité Open Line Pro

- La saisie est possible sur tous les journaux de l'exercice pour les mois entiers de février 2008 à décembre

2008 inclus.

- La saisie est possible sur tous les journaux de l'exercice pour deux périodes inférieures aux mois calendaires,

à savoir :

* Période du 15 au 31 janvier 2009, affichée "janvier 2008"

* Période du 01 au 14 janvier 2009, affichée "janvier 2009".

Navigation dans la fenêtre de saisie :

La navigation entre les journaux et les mois est possible en fermant la fenêtre de saisie et en sélectionnant un autre journal et une autre période dans le cumul des journaux.

Elle est également possible en sélectionnant directement le journal et/ou la période dans l'en-tête de la fenêtre de saisie grâce aux listes déroulantes.

Corps de la fenêtre de saisie

Vous pouvez obtenir ici plus de détail sur le corps de la fenêtre de saisie de la saisie par journal et sur le corps de la fenêtre de saisie de la saisie par écriture.

Fermeture de la fenêtre de saisie

La fenêtre de saisie peut être fermée, à la condition que l'écriture en cours de saisie soit équilibrée.

La fenêtre de saisie peut être fermée :

- directement par la croix rouge de la fenêtre,

- par le menu Fichier - Fermer,

- par le menu Fichier - Sauvegarder et Fermer,

- par la combinaison de touches Alt + F4,

- par le bouton Fermer,

- par le bouton Sauvegarder et Fermer.

Menu contextuel

Le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. reprend un certain nombre de tâches disponibles dans les menus et dans la barre d'outils.

Colonnes optionnelles

Plusieurs colonnes optionnelles sont disponibles en fonction du type de journal sélectionné.

Pour ajouter ou supprimer une colonne optionnelle, il faut cliquer sur le bouton Editer les vues de la barre de tâche de la fenêtre de saisie.

Certaines colonnes sont obligatoires. Il est donc impossible de les retirer de la fenêtre de saisie (par exemple : Débit, Crédit, Date...).

Les colonnes optionnelles sont gérées par dossier. Si le même dossier est ouvert par plusieurs utilisateurs différents, alors tous auront le même affichage.

Autres fonctions disponibles en saisie

Accès : Quotidien - Saisie par journal

OU Quotidien - Nouvelle écriture comptable

A côté des fonctions de base disponibles en saisie, il existe d'autres fonctions qui peuvent faciliter la saisie par journal ou la saisie par écriture.

Traitement sur les écritures

Simuler / Confirmer l'écriture

Le fonctionnement de cette fonction correspond aux principes décrits sur la simulation et aux règles décrites dans la colonne Statut de la fenêtre de saisie par journal .

Valider l'écriture courante

Cette fonction permet de valider l'écriture sélectionnée.

La validation d'une écriture s'opère dans les conditions suivantes :

- l'écriture sélectionnée doit être équilibrée ;

- l'écriture sélectionnée doit être de statut Non validé (la colonne Statut doit être vierge) ;

- dans un journal de Trésorerie avec contrepartie en pied, la validation s'appliquera à l'unique écriture du journal et empêchera ensuite toute nouvelle création de ligne d'écriture ;

- la validation n'empêche pas la modification des échéanciers ;

- la validation rend intangibles les écritures comptables et leur contenu.

Valider tout

Cette fonction permet de valider l'ensemble des écritures d'un même journal/mois.

Les règles de validation sont les mêmes que celles décrites dans le paragraphe Valider l'écriture courante.

Contrepasser l'écriture

MANUEL

La contrepassation est une opération consistant à créer une écriture inverse à une écriture déjà existante, mais n'ayant aucune incidence sur cette écriture d'origine.

Cette fonction, disponible dans la barre de menus Ecritures - Contrepasser l'écriture et dans le menu contextuel

Menu contextuel = clic droit de la souris., nécessite un paramétrage passant par une boite de dialogue.

L'écriture déjà existante peut être située :

- dans n'importe quel type de journal, sauf le journal de Trésorerie avec contrepartie en pied et dans le journal de type A Nouveaux,

- sur n'importe quel mois de l'exercice courant et même sur un mois clôturé.

L'écriture contrepassée doit être affectée :

- dans le journal d'origine ou dans un journal de type Opérations Diverses,

- sur le mois d'origine s'il est non clôturé, ou à défaut sur le premier mois non clôturé de l'exercice.

Le statut de l'écriture contrepassée dépend du statut de l'écriture déjà existante :

- Si l'écriture d'origine possède le statut Simulé, alors l'écriture contrepassée possède le statut Simulé ;

- Si l'écriture d'origine possède le statut Validé ou Non Validée, alors l'écriture contrepassée possède dans tous les cas le statut Non Validé.

L'écriture contrepassée prend comme numéro le numéro de pièce qui lui est attribué en fonction du paramétrage du journal de destination.

Une écriture saisie dans un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied ne peut pas être contrepassée.

Transférer

Le transfert d'une écriture est une opération consistant à transférer une écriture saisie dans un journal et un mois vers un autre journal et un autre mois. L'écriture disparaît donc du journal/mois dans lequel elle se trouvait à l'origine.

Cette fonction, disponible dans la barre menu Ecritures - Transférer l'écriture et dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris

, nécessite un paramétrage passant par une boite de dialogue.

L'écriture à transférer doit être :

- de statut Non validé ou Simulé,

- située dans un journal de type autre que Trésorerie avec contrepartie en pied et A Nouveaux.

Le journal et le mois de destination doivent être :

- différents du journal et du mois d'origine,

- des journaux de type autre que Trésorerie avec contrepartie en pied et A Nouveaux,

- des mois non clôturés.

L'écriture transférée conserve le numéro de pièce qui lui a été attribué à l'origine et cela quelque soit le paramétrage du journal de destination.

Ecritures de régularisation

Facture non parvenue ou à émettre

Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Facture/Avoir à emettre ou Facture/Avoir à recevoir et de générer l'écriture d'extourne.

Charge ou produit constaté d'avance

Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Charges ou Produits constatés d'avance et de générer l'écriture de régularisation puis l'écriture d'extourne.

Echéanciers

Deux types d'échéanciers existent. Le logiciel détermine quel échéancier doit être ouvert, en fonction du compte, du journal, du sens et du signe de la ligne sélectionnée.

Echéancier de la Facture

Ce bouton permet d'accéder à un échéancier spécifique dans lequel sont créées les échéances de la facture sélectionnée.

Pointages

Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre spécifique dans laquelle les pointages sont effectués.

Fonctions spécifiques au menu contextuel

Modifier la saisie guidée

Une écriture saisie dans la saisie guidée puis comptabilisée en saisie journal n'est pas directement modifiable.

Il faut d'abord sélectionner l'option Modifier la saisie guidée, disponible dans le menu contextuel.

EBP Comptabilité Open Line Pro

Lorsque ce bouton est activé, alors l'écriture devient supprimable ou modifiable en saisie journal.

Les modifications ou suppressions effectuées dans la saisie journal sont sans incidence sur la saisie guidée d'origine. Seul le statut de cette saisie guidée est modifié, il affiche Modifié en comptabilité. Ce statut signifie que le lien existant entre la saisie guidée d'origine et l'écriture comptable modifiée est cassé.

Le bouton Modifier la saisie guidée devient inactif dès lors que l'écriture provenant de la saisie guidée a été modifiée en compta.

Rafraîchir :

Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de saisie, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (consultation, lettrage...).

Cette fonction est indispensable pour prendre en compte les modifications effectuées dans les fenêtres de l'échéancier, du lettrage...

La gestion des échéanciers et des pointages en saisie

Accès : Quotidien - Saisie par journal

OU Quotidien - Saisie par écriture

L'échéancier est accessible à partir de la saisie journal et de la saisie par écriture.

Comptes autorisés pour gérer les échéanciers

Les échéanciers existent uniquement sur les comptes de nature "Fournisseurs et comptes rattachés", "Clients et comptes rattachés" et "Autres Tiers avec échéance".

Dans la fiche de chacun des comptes de ces natures, il est ensuite possible d'affiner le mode de gestion (avec ou sans échéancier) et le mode d'affichage (ouverture automatique ou à la demande uniquement).

Fonctionnement des échéanciers

Deux types d'échéancier existent en fonction du compte, du journal, du sens et du signe de la ligne d'écriture sélectionnée dans la saisie journal.

Il s'agit de l'échéancier de la facture et des Pointages.

Echéancier de la facture

L'Echéancier de la Facture est l'échéancier dans lequel sont déterminées les échéances de paiement de la facture en cours de saisie.

Pour saisir une échéance sur une facture, plusieurs solutions existent :

- saisir directement l'échéance dans la colonne Date de l'échéance, ce qui entraîne la modification de la première échéance disponible ;

- ouvrir l'échéancier principal en cliquant sur le bouton Echéancier de la facture disponible dans la barre d'outils

- ouvrir l'échéancier simplifié en cliquant sur le bouton "+" disponible dans la colonne Date d'échéance.

Pour que les différents masques de saisie (Saisie journal, Echéancier Facture Principal, Echéancier Facture simplifié, Echéancier Pointages, Colonne Date de l'échéance) affichent les dernières modifications, nous vous invitons à procéder régulièrement à des sauvegardes (bouton Sauvegarder) et à des rafraîchissements

(fonction Rafraîchir dans le menu contextuel).

En-tête

La zone d'en-tête est affichée uniquement lorsque l'échéancier est ouvert à partir du bouton Echéancier de la

facture de la barre d'outils.

Cette partie non saisissable reprend les éléments saisis sur la ligne d'écriture (compte, libellé du compte,

date et le montant de la pièce)

Corps

MANUEL

Cette partie affiche par défaut toutes les échéances prévues qui résultent du respect du mode de règlement renseigné sur la fiche du compte saisi.

Le nombre de lignes d'échéance pour une même ligne d'écriture est illimité : les boutons Ajouter et

Supprimer permettent de créer et de supprimer des lignes d'échéances.

La modification du contenu d'une ligne d'échéance est également possible en saisissant directement dessus.

Quelques règles impératives doivent néanmoins être respectées :

- La somme des pourcentages doit être égale à 100%.

- La somme des montants doit être égale au montant de la pièce.

Autres fonctions

Répartir sur la sélection

Ce bouton est disponible quelque soit le moyen d'affichage de l'échéancier. Il permet d'affecter à la ligne d'échéance sélectionnée la totalité du montant et du pourcentage non encore ventilés.

Contenu de l'échéancier :

Montant de la pièce : 400 Euros

Echéance 1 : 30/06/2009 - 100 Euros - 25 %

Echéance 2 : 31/07/2009 - 100 Euros - 25 %

Echéance 3 : 31/08/2009 - Ni montant ni pourcentage renseignés

Total des montants : 200 Euros

Total des pourcentages : 50 %

Lorsque je sélectionne Répartir sur la sélection, l'échéancier est recalculé ainsi, en renseignant automatiquement les valeurs de l'échéance 3 :

Echéance 1 : 30/06/2009 - 100 Euros - 25 %

Echéance 2 : 31/07/2009 - 100 Euros - 25 %

Echéance 3 : 31/08/2009 - 200 Euros - 50 %

Total des montants : 400 Euros

Total des pourcentages : 100 %

Régler l'échéance

Ce bouton permet de créer un nouveau règlement du montant de l'échéance sélectionnée et, dans le même temps, de pointer ce règlement avec cette échéance.

Régler la facture :

Ce bouton permet de créer un nouveau règlement du montant total de la facture (toutes échéances confondues) et, dans le même temps, de pointer ce règlement avec ces échéances.

Echéancier interactif :

Ce bouton permet d'accéder à l'échéancier interactif.

Visualiser les pointages

Ce bouton permet d'afficher une nouvelle fenêtre listant toutes les lignes d'écritures avec lesquelles l'échéance sélectionnée a été pointée.

Les lignes présentes dans cette fenêtre peuvent être des avoirs, des règlements et de remboursements.

Pour consulter ou modifier le pointage exécuté entre l'échéance et n'importe laquelle de ces lignes, il vous suffit de cliquer sur Modifier.

Choix des vues

Une vue de l'échéancier Factures est proposé par défaut. Néanmoins les vues sont paramétrables afin de répondre aux besoins.

Sauvegarder ou Fermer un échéancier

Le bouton Sauvegarder permet de sauvegarder les dernières modifications faites dans l'échéancier sans le fermer.

Le bouton Sauvegarder et Fermer permet à la fois de sauvegarder les dernières modifications et de le fermer.

Le bouton Fermer entraîne la fermeture de l'échéancier sans sauvegarder les dernières modifications.

Pointages

EBP Comptabilité Open Line Pro

La fenêtre Pointages permet d'effectuer les pointage entre les avoirs, les règlements, les remboursements et les échéances de facture.

Pour effectuer le pointage d'une échéance, il suffit de cliquer sur le bouton Pointages disponible dans la barre de taches de la saisie journal.

En-tête

Cette partie non saisissable reprend les éléments saisis sur la ligne d'écriture (compte, date et le montant du

règlement, Reste à affecter...).

Le Reste à affecter se calcule automatiquement : il résulte automatiquement de la différence entre le montant du règlement et le montant total des échéances pointées.

Corps

Cette partie affiche les échéances des factures et avoirs qui n'ont pas encore été totalement soldées.

Aucune modification, aucune suppression ni aucun ajout de lignes d'échéances n'est possible dans cette zone.

Seule la case à cocher Pointée ? est accessible : lorsqu'elle est cochée, elle permet d'imputer en totalité le montant affiché dans le champ Reste à affecter à une ligne d'échéance.

Lorsqu'une échéance est rayée, cela signifie qu'elle a été "soldée" dans l'application de Gestion commerciale, c'est-à-dire que le règlement était supérieur ou inférieur au montant de l'échéance et qu'une

écriture Perte ou Profit (comptes 658 ou 758) a été générée en comptabilité.

Lorsqu'une échéance est en rouge, cela signifie qu'elle été pointée par une autre application et, donc, que ni pointage ni dépointage ne peuvent plus être effectués en comptabilité.

La somme des Montants pointés de la grille ne peut être supérieure au montant du Reste à affecter de l'en-tête.

Choix des vues

Une vue de la fenêtre Pointages est proposée par défaut. Néanmoins les vues sont paramétrables afin de répondre aux besoins.

Lors du transfert des factures d'acompte provenant d'autre module EBP, les échéances sur les comptes

4191 et/ou 4091, ne sont pas pointées. Il faudra donc faire le pointage en compta.

Sauvegarder ou Fermer un échéancier

Le bouton Sauvegarder permet de sauvegarder les dernières modifications faites dans l'échéancier sans le fermer.

Le bouton Sauvegarder et Fermer permet à la fois de sauvegarder les dernières modifications et de le fermer.

Le bouton Fermer entraîne la fermeture de l'échéancier sans sauvegarder les dernières modifications.

Choix de l'échéance de l'avoir

En Gestion commerciale, il est possible d'émettre des factures négatives possédant une ou plusieurs échéances.

Lorsqu'elles sont transférées en comptabilité, ces factures négatives sont comptabilisées comme des avoirs mais conservent leurs échéances.

Dans ce cas, lorsque vous cliquez sur le bouton Pointages d'une ligne d'avoir avec plusieurs échéances, la fenêtre Choix de l'échéance de l'avoir s'affiche : elle contient toutes les échéances de l'avoir sélectionné (= de la facture négative en Gestion commerciale).

Il vous suffit de sélectionner l'une des échéances de cet avoir puis de cliquer sur Ok pour que la fenêtre de

Pointages s'ouvre. Dès lors, le pointage d'une échéance de cet avoir avec une échéance de facture est possible de la même façon que pour un avoir ou un règlement (voir supra, paragraphe Pointages).

Pour fermer cette fenêtre, sans traitement, il vous suffit de cliquer sur la croix rouge de la fenêtre.

Règles d'accès aux échéances et aux pointages en fonction du type de ligne saisie

Pour chaque ligne d'écriture saisie, le logiciel détermine automatiquement un type de ligne en analysant le compte, le sens de saisie et le type de journal.

Ce type de ligne permet de définir quelle fenêtre est accessible (Echéancier de la facture ou Pointages), quelles lignes sont visibles et quelles actions y sont possibles.

Ligne de type Facture

MANUEL

Une ligne est de type Facture :

- si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Ventes, Opérations ou A

Nouveaux,

- si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Achats, Opérations Diverses et A Nouveaux.

Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est possible soit en saisissant directement dans la colonne

Date d'échéance, soit en cliquant sur le bouton Echéancier de la facture, soit en cliquant sur le bouton "+" de la colonne Date d'échéance.

Seules les échéances de la facture en cours de saisie sont visibles. Aucun pointage n'est possible dans cette fenêtre.

Ligne de type Avoir

Une ligne est de type Avoir :

- si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Ventes ou A Nouveaux,

- si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Achats ou A Nouveaux.

Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible.

En revanche, en cliquant que le bouton Pointages, il est possible d'accéder à la fenêtre de pointage qui présente toutes les échéances de factures non encore soldées sur le compte.

Il est possible de pointer un avoir avec des échéances factures jusqu'à ce que le Reste à affecter soit nul. Audelà tout nouveau pointage devient impossible.

Ligne de type Règlement

Une ligne est de type Règlement :

- si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Opérations Diverses ou

Trésorerie,

- si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Opérations Diverses ou

Trésorerie.

Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible.

En revanche, en cliquant que le bouton Pointages, il est possible d'accéder à la fenêtre de pointage qui présente toutes les échéances de factures et tous les avoirs non encore soldés sur le compte.

Il est possible de pointer un règlement avec des échéances de facture jusqu'à ce que le Reste à affecter soit nul. Au-delà tout nouveau pointage d'échéance facture est impossible.

Il est également possible de pointer un règlement avec des avoirs et cela sans limitation sur le Reste à affecter.

Ligne de type Remboursement

Une ligne est de type Remboursement :

- si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Trésorerie,

- si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Trésorerie.

Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible.

En revanche, en cliquant que le bouton Pointages, il est possible d'accéder à la fenêtre de Pointage qui présente toutes les échéances de factures et tous les avoirs non encore soldés sur le compte.

Il est possible de pointer un règlement avec des avoirs et cela sans limitation sur le Reste à affecter.

Il est également possible de pointer un remboursement avec des factures, à condition que le Reste à affecter soit positif (c'est-à-dire que le règlement a déjà été pointé avec des avoirs).

SAISIE PAR ÉCRITURE

Saisir une nouvelle écriture comptable

Accès : Quotidien - Saisie par journal - Nouvelle écriture comptable

Cette fonction a pour but de vous permettre de saisir une écriture à la fois.

Créer une nouvelle écriture ou accéder à une écriture déjà existante

Les actions suivantes permettent d'ouvrir un masque de saisie qui contient toutes les lignes de la même

écriture.

Pour ajouter une nouvelle écriture, plusieurs possibilité existent :

- Faire Ajouter dans la barre d'outils ;

- cliquer sur Saisir une nouvelle écriture dans la barre de tâches ;

- sélectionner Saisir une nouvelle écriture dans le menu contextuel.

EBP Comptabilité Open Line Pro

Pour modifier une ligne d'écriture déjà existante, il faut la sélectionner dans la liste puis, au choix :

- Faire Modifier dans la barre d'outils ;

- double cliquer sur la ligne de la liste ;

- sélectionner Modifier dans le menu contextuel.

Pour supprimer une ligne d'écriture déjà existante, il faut accéder à cette ligne d'écriture par les actions de modification puis, dans le masque, supprimer la ligne d'écriture qui convient.

Seules les lignes d'écriture comptabilisées directement par la fonction

Saisir une nouvelle écriture

sont modifiables ou supprimables.

Les lignes saisies dans une autre fonctionnalité (par exemple : Mes achats...) ne sont ni modifiables ni supprimables directement à partir de la liste : il est nécessaire d'accéder au masque de saisie qui a permis de la générer.

Contenu du masque de saisie

Ce masque permet de saisir une seule écriture à la fois.

Vous pouvez obtenir ici des informations sur :

- la présentation générale de la fenêtre,

- son contenu,

- et ses fonctions.

Lorsque l'écriture saisie dans ce masque est sauvegardée, elle s'ajoute automatiquement au journal et au mois de destination défini dans la zone d'en-tête.

Les journaux de Trésorerie avec contrepartie en pied ne peuvent pas être sélectionnés dans ce masque.

Pour saisir sur ce type de journaux, il faut accéder directement à la saisie par journal.

Corps de la fenêtre de saisie par écriture

Accès : Quotidien - Saisie par journal - Nouvelle écriture comptable

La saisie est régie par des principes de comptabilisation (lignes d'écritures, écritures comptables, mentions obligatoires, équilibrage des journaux).

La saisie par écriture est un mode de saisie qui permet de comptabiliser une écriture à la fois.

Navigation dans la fenêtre de saisie

La navigation entre les champs et les lignes peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et

Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles.

La création d'une nouvelle écriture est proposée dès que l'écriture en cours de saisie est équilibrée.

Colonnes obligatoires affichées par défaut pour tous les types de journaux

Les colonnes sont listées de gauche à droite :

Statut

Les différents statuts :

Le statut s'applique à une écriture et donc à toutes les lignes d'écriture qui la composent.

- Ecritures non validées (ni validées, ni simulées) :

Les écritures possèdent par défaut le statut "non validé" lors de leur création.

Elles sont modifiables et possèdent un statut vierge.

Ce statut reste modifiable.

- Ecritures validées :

Dans certains cas (validation, clôture mensuelle, clôture annuelle), il est nécessaire de valider les écritures comptables, c'est-à-dire de les rendre intangibles.

Elles affichent alors un statut "V".

Ce statut n'est plus modifiable.

Elles affichent alors un statut "S".

Ce statut reste modifiable.

Changement de statut :

Trois opérations sont possibles en fonction du statut en cours sur l'écriture sélectionnée :

- Simuler : si l'écriture est de statut "Non validé", elle prend le statut "Simulé".

MANUEL

- Confirmer : si l'écriture est de statut "Simulé", elle prend le statut "Non validé".

- Valider : si l'écriture est de statut "Non validé", elle prend le statut "Validé".

Cas particulier du journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal

Le journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écriture du journal.

Le même statut s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction.

N° de document

Lorsque la pièce provient d'une autre application (par exemple : Gestion Commerciale), alors ce champ affiche le numéro que ce document possède dans son application d'origine.

Lorsque la pièce provient de la saisie guidée, alors ce champ affiche le numéro de l'écriture guidée à l'origine de cette écriture.

Dans tous les autres cas, ce champ reste vierge et librement saisissable.

Compte *

La liste des comptes existants sur l'exercice courant est disponible grâce à la liste déroulante.

Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.

Les messages d'alerte affichés peuvent être :

- bloquants et vous interdire de saisir le compte désiré, car ce compte est bloqué ;

Afin de vous faciliter la saisie des chaînes de comptes associés peuvent être créées.

Libellé

Le comportement du Libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal.

Même si un libellé est proposé, il reste néanmoins modifiable par l'utilisateur.

D'autre part, quelque soit le paramétrage de la fiche journal, il est possible de choisir dans la liste déroulante

l'un des libellés type disponible et ainsi de remplacer le libellé proposé sans avoir à le resaisir manuellement.

Débit / Crédit *

Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend :

- du sens par défaut paramétré sur la fiche compte,

- de la nature du compte saisi,

- du type de journal dans lequel la saisie est effectuée.

Dans tous les cas, le sens par défaut proposé peut être modifié.

Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice.

Il ne peut pas être nul.

Date d'échéance

Cette colonne est uniquement présente dans les journaux de type Achats, Ventes et Opérations Diverses.

Elle est accessible sur les comptes de natures Clients et Comptes rattachés et Fournisseurs et comptes rattachés.

Elle affiche par défaut la première date d'échéance calculée en fonction du Mode de règlement présent dans la fiche du Tiers saisi.

La date de l'échéance présentée peut être modifiée de plusieurs façons :

- en saisissant directement dans le champ,

- en sélectionnant une date dans le calendrier en cliquer sur le bouton d'accès à la liste déroulante,.

- en modifiant l'échéancier, en cliquant sur le bouton "+" disponible dans le champ.

Moyen de paiement

Cette colonne est uniquement présente dans les journaux de type Trésorerie.

Elle est accessible sur les comptes de natures Clients et Comptes rattachés et Fournisseurs et comptes rattachés.

Elle est vierge par défaut et vous permet de renseigner le moyen de paiement par lequel vous avez réglé votre

Fournisseur ou avez été réglé par votre Client.

Présentation de la fenêtre de saisie comptable

Accès : Quotidien - Saisie par journal

OU Quotidien - Nouvelle écriture comptable

EBP Comptabilité Open Line Pro

La gestion de la fenêtre de saisie est, dans les grandes lignes, commune à toutes les fiches.

La fenêtre de saisie comptable s'applique à la saisie par journal et à la saisie par écriture.

Cette page d'aide détaille les différents éléments dont la fenêtre de saisie comptable est composée.

Barre de menus

La barre de menus permet de réaliser un certain nombre d'actions liées au journal et au mois affiché.

Les menus sont Fichier, Edition, Actions, Vues, ?.

Barre d'outils

La barre d'outils est représentée par des menus déroulants qui permettent de réaliser un certain nombre d'actions dans la fenêtre de saisie.

Ces menus déroulants reprennent en partie les tâches disponibles dans la barre de menus, mais en facilitent l'utilisation :

Sauvegarder :

Permet de sauvegarder les saisies effectuées, sans fermer la fenêtre de saisie.

l'équilibre de l'écriture, disponible dans Paramètres - Paramétrages - Options de saisie.

Sauvegarder et Fermer :

Permet de sauvegarder les saisies effectuées et de fermer la fenêtre de saisie.

Fermer :

Permet de fermer la fenêtre de saisie. Lorsque ce bouton est activée, un message de confirmation de sauvegarde apparait.

Ce message concerne toutes les écritures saisies qui n'ont pas encore été sauvegardées et pas seulement la dernière écriture saisie ou modifiée.

Annuler/Refaire :

Permettent d'annuler et de refaire autant de fois que nécessaire les dernières actions réalisées et évite de devoir les reconstituer manuellement.

Le logiciel mémorise les 15 dernières actions accomplies.

Pour connaître les règles d'activation et de désactivation de ces options en saisie journal, il est nécessaire de se reporter aux Options Comptables du dossier.

Précédent/Suivant :

Permet de naviguer entre les différents masques de saisie sans être obligé de sortir de la saisie.

Les règles de navigation dépendent de la liste à partir de laquelle la fenêtre de saisie a été ouverte.

- Accès à la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie journal - Mois en cours : la navigation s'effectue d'un journal à un autre, mais reste sur le mois en cours.

Consultation/Lettrage :

Permet d'accéder à la fenêtre de consultation du compte saisi sur la ligne d'écriture sélectionnée.

Voir document :

Lorsque une écriture issue de la saisie guidée puis comptabilisée dans la saisie journal est modifiée, alors le lien est cassé et le bouton Voir le document devient inactif.

Régler :

MANUEL

Permet de créer un nouveau règlement, si l'écriture sélectionnée est une Facture ou Avoir Client ou

Fournisseurs.

Ajouter :

- Pour la saisie journal :

Quelque soit la ligne sélectionnée, cette fonction permet d'ajouter une nouvelle écriture à la fin du journal, à la suite des autres écritures déjà existantes.

Cette nouvelle écriture reprend l'ensemble des critères définis pour cette écriture dans le journal (date, n° de pièce...).

- Pour la saisie par écriture :

Quelque soit la ligne sélectionnée, cette fonction permet d'ajouter une nouvelle ligne, à la suite des autres lignes déjà existantes.

Insérer :

- Pour la saisie journal :

- Pour la saisie par écriture :

Cette fonction permet d'insérer une ligne, dans la même écriture, au-dessus de la ligne sélectionnée.

Supprimer l'écriture :

Permet de supprimer une écriture (et donc toutes les lignes d'écriture qui la compose).

En conséquence, l'équilibrage du journal n'est pas remis en question.

Supprimer la ligne :

Permet de supprimer une ligne d'écriture en particulier, sans modifier ni supprimer les autres lignes de la même

écriture.

La suppression d'une ligne d'écriture remet en cause l'équilibrage obligatoire de cette écriture.

Equilibrer :

Permet de calculer automatiquement le montant qui équilibre l'écriture en cours de saisie.

Autres fonctions disponibles :

En-tête de la fenêtre de saisie

Journal :

La liste des journaux existants est accessible dans la liste déroulante.

Période :

La liste de périodes dépend de l'état de l'exercice courant.

Si l'exercice courant est clôturé, alors seules les périodes de cet exercice clôturé sont accessibles.

Si l'exercice courant est ouvert, alors toute les périodes des exercices ouverts sont accessibles.

Une période ne s'entend pas obligatoirement comme un mois complet mais peut aussi être une période faisant partie d'un mois calendaire.

Exercice courant : du 15/01/2008 au 14/01/2009 inclus,

- La saisie est possible sur tous les journaux de l'exercice pour les mois entiers de février 2008 à décembre

2008 inclus.

- La saisie est possible sur tous les journaux de l'exercice pour deux périodes inférieures aux mois calendaires,

à savoir :

* Période du 15 au 31 janvier 2009, affichée "janvier 2008"

* Période du 01 au 14 janvier 2009, affichée "janvier 2009".

Navigation dans la fenêtre de saisie :

EBP Comptabilité Open Line Pro

La navigation entre les journaux et les mois est possible en fermant la fenêtre de saisie et en sélectionnant un autre journal et une autre période dans le cumul des journaux.

Elle est également possible en sélectionnant directement le journal et/ou la période dans l'en-tête de la fenêtre de saisie grâce aux listes déroulantes.

Corps de la fenêtre de saisie

Vous pouvez obtenir ici plus de détail sur le corps de la fenêtre de saisie de la saisie par journal et sur le corps de la fenêtre de saisie de la saisie par écriture.

Fermeture de la fenêtre de saisie

La fenêtre de saisie peut être fermée, à la condition que l'écriture en cours de saisie soit équilibrée.

La fenêtre de saisie peut être fermée :

- directement par la croix rouge de la fenêtre,

- par le menu Fichier - Fermer,

- par le menu Fichier - Sauvegarder et Fermer,

- par la combinaison de touches Alt + F4,

- par le bouton Fermer,

- par le bouton Sauvegarder et Fermer.

Menu contextuel

Le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. reprend un certain nombre de tâches disponibles dans les menus et dans la barre d'outils.

Colonnes optionnelles

Plusieurs colonnes optionnelles sont disponibles en fonction du type de journal sélectionné.

Pour ajouter ou supprimer une colonne optionnelle, il faut cliquer sur le bouton Editer les vues de la barre de tâche de la fenêtre de saisie.

Certaines colonnes sont obligatoires. Il est donc impossible de les retirer de la fenêtre de saisie (par exemple : Débit, Crédit, Date...).

Les colonnes optionnelles sont gérées par dossier. Si le même dossier est ouvert par plusieurs utilisateurs différents, alors tous auront le même affichage.

Autres fonctions disponibles en saisie

Accès : Quotidien - Saisie par journal

OU Quotidien - Nouvelle écriture comptable

A côté des fonctions de base disponibles en saisie, il existe d'autres fonctions qui peuvent faciliter la saisie par journal ou la saisie par écriture.

Traitement sur les écritures

Simuler / Confirmer l'écriture

Le fonctionnement de cette fonction correspond aux principes décrits sur la simulation et aux règles décrites dans la colonne Statut de la fenêtre de saisie par journal .

Valider l'écriture courante

Cette fonction permet de valider l'écriture sélectionnée.

La validation d'une écriture s'opère dans les conditions suivantes :

- l'écriture sélectionnée doit être équilibrée ;

- l'écriture sélectionnée doit être de statut Non validé (la colonne Statut doit être vierge) ;

- dans un journal de Trésorerie avec contrepartie en pied, la validation s'appliquera à l'unique écriture du journal et empêchera ensuite toute nouvelle création de ligne d'écriture ;

- la validation n'empêche pas la modification des échéanciers ;

- la validation rend intangibles les écritures comptables et leur contenu.

Valider tout

Cette fonction permet de valider l'ensemble des écritures d'un même journal/mois.

Les règles de validation sont les mêmes que celles décrites dans le paragraphe Valider l'écriture courante.

Contrepasser l'écriture

La contrepassation est une opération consistant à créer une écriture inverse à une écriture déjà existante, mais n'ayant aucune incidence sur cette écriture d'origine.

Cette fonction, disponible dans la barre de menus Ecritures - Contrepasser l'écriture et dans le menu contextuel

Menu contextuel = clic droit de la souris., nécessite un paramétrage passant par une boite de dialogue.

L'écriture déjà existante peut être située :

- dans n'importe quel type de journal, sauf le journal de Trésorerie avec contrepartie en pied et dans le journal de type A Nouveaux,

MANUEL

- sur n'importe quel mois de l'exercice courant et même sur un mois clôturé.

L'écriture contrepassée doit être affectée :

- dans le journal d'origine ou dans un journal de type Opérations Diverses,

- sur le mois d'origine s'il est non clôturé, ou à défaut sur le premier mois non clôturé de l'exercice.

Le statut de l'écriture contrepassée dépend du statut de l'écriture déjà existante :

- Si l'écriture d'origine possède le statut Simulé, alors l'écriture contrepassée possède le statut Simulé ;

- Si l'écriture d'origine possède le statut Validé ou Non Validée, alors l'écriture contrepassée possède dans tous les cas le statut Non Validé.

L'écriture contrepassée prend comme numéro le numéro de pièce qui lui est attribué en fonction du paramétrage du journal de destination.

Une écriture saisie dans un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied ne peut pas être contrepassée.

Transférer

Cette fonction, disponible dans la barre menu Ecritures - Transférer l'écriture et dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris

, nécessite un paramétrage passant par une boite de dialogue.

L'écriture à transférer doit être :

- de statut Non validé ou Simulé,

- située dans un journal de type autre que Trésorerie avec contrepartie en pied et A Nouveaux.

Le journal et le mois de destination doivent être :

- différents du journal et du mois d'origine,

- des journaux de type autre que Trésorerie avec contrepartie en pied et A Nouveaux,

- des mois non clôturés.

L'écriture transférée conserve le numéro de pièce qui lui a été attribué à l'origine et cela quelque soit le paramétrage du journal de destination.

Ecritures de régularisation

Facture non parvenue ou à émettre

Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Facture/Avoir à emettre ou Facture/Avoir à recevoir et de générer l'écriture d'extourne.

Charge ou produit constaté d'avance

Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Charges ou Produits constatés d'avance et de générer l'écriture de régularisation puis l'écriture d'extourne.

Echéanciers

Deux types d'échéanciers existent. Le logiciel détermine quel échéancier doit être ouvert, en fonction du compte, du journal, du sens et du signe de la ligne sélectionnée.

Echéancier de la Facture

Ce bouton permet d'accéder à un échéancier spécifique dans lequel sont créées les échéances de la facture sélectionnée.

Pointages

Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre spécifique dans laquelle les pointages sont effectués.

Fonctions spécifiques au menu contextuel

Modifier la saisie guidée

Une écriture saisie dans la saisie guidée puis comptabilisée en saisie journal n'est pas directement modifiable.

Il faut d'abord sélectionner l'option Modifier la saisie guidée, disponible dans le menu contextuel.

Lorsque ce bouton est activé, alors l'écriture devient supprimable ou modifiable en saisie journal.

Le bouton Modifier la saisie guidée devient inactif dès lors que l'écriture provenant de la saisie guidée a été modifiée en compta.

EBP Comptabilité Open Line Pro

Rafraîchir :

Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de saisie, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (consultation, lettrage...).

Cette fonction est indispensable pour prendre en compte les modifications effectuées dans les fenêtres de l'échéancier, du lettrage...

La gestion des échéanciers et des pointages en saisie

Accès : Quotidien - Saisie par journal

OU Quotidien - Saisie par écriture

L'échéancier est accessible à partir de la saisie journal et de la saisie par écriture.

Comptes autorisés pour gérer les échéanciers

Les échéanciers existent uniquement sur les comptes de nature "Fournisseurs et comptes rattachés", "Clients et comptes rattachés" et "Autres Tiers avec échéance".

Fonctionnement des échéanciers

Deux types d'échéancier existent en fonction du compte, du journal, du sens et du signe de la ligne d'écriture sélectionnée dans la saisie journal.

Il s'agit de l'échéancier de la facture et des Pointages.

Echéancier de la facture

L'Echéancier de la Facture est l'échéancier dans lequel sont déterminées les échéances de paiement de la facture en cours de saisie.

Pour saisir une échéance sur une facture, plusieurs solutions existent :

- saisir directement l'échéance dans la colonne Date de l'échéance, ce qui entraîne la modification de la première échéance disponible ;

- ouvrir l'échéancier principal en cliquant sur le bouton Echéancier de la facture disponible dans la barre d'outils

- ouvrir l'échéancier simplifié en cliquant sur le bouton "+" disponible dans la colonne Date d'échéance.

(fonction Rafraîchir dans le menu contextuel).

En-tête

La zone d'en-tête est affichée uniquement lorsque l'échéancier est ouvert à partir du bouton Echéancier de la

facture de la barre d'outils.

Cette partie non saisissable reprend les éléments saisis sur la ligne d'écriture (compte, libellé du compte,

date et le montant de la pièce)

Corps

Cette partie affiche par défaut toutes les échéances prévues qui résultent du respect du mode de règlement renseigné sur la fiche du compte saisi.

Le nombre de lignes d'échéance pour une même ligne d'écriture est illimité : les boutons Ajouter et

Supprimer permettent de créer et de supprimer des lignes d'échéances.

La modification du contenu d'une ligne d'échéance est également possible en saisissant directement dessus.

Quelques règles impératives doivent néanmoins être respectées :

MANUEL

- La somme des pourcentages doit être égale à 100%.

- La somme des montants doit être égale au montant de la pièce.

Autres fonctions

Répartir sur la sélection

Contenu de l'échéancier :

Montant de la pièce : 400 Euros

Echéance 1 : 30/06/2009 - 100 Euros - 25 %

Echéance 2 : 31/07/2009 - 100 Euros - 25 %

Echéance 3 : 31/08/2009 - Ni montant ni pourcentage renseignés

Total des montants : 200 Euros

Total des pourcentages : 50 %

Lorsque je sélectionne Répartir sur la sélection, l'échéancier est recalculé ainsi, en renseignant automatiquement les valeurs de l'échéance 3 :

Echéance 1 : 30/06/2009 - 100 Euros - 25 %

Echéance 2 : 31/07/2009 - 100 Euros - 25 %

Echéance 3 : 31/08/2009 - 200 Euros - 50 %

Total des montants : 400 Euros

Total des pourcentages : 100 %

Régler l'échéance

Ce bouton permet de créer un nouveau règlement du montant de l'échéance sélectionnée et, dans le même temps, de pointer ce règlement avec cette échéance.

Régler la facture :

Ce bouton permet de créer un nouveau règlement du montant total de la facture (toutes échéances confondues) et, dans le même temps, de pointer ce règlement avec ces échéances.

Echéancier interactif :

Ce bouton permet d'accéder à l'échéancier interactif.

Visualiser les pointages

Ce bouton permet d'afficher une nouvelle fenêtre listant toutes les lignes d'écritures avec lesquelles l'échéance sélectionnée a été pointée.

Les lignes présentes dans cette fenêtre peuvent être des avoirs, des règlements et de remboursements.

Pour consulter ou modifier le pointage exécuté entre l'échéance et n'importe laquelle de ces lignes, il vous suffit de cliquer sur Modifier.

Choix des vues

Une vue de l'échéancier Factures est proposé par défaut. Néanmoins les vues sont paramétrables afin de répondre aux besoins.

Sauvegarder ou Fermer un échéancier

Le bouton Sauvegarder permet de sauvegarder les dernières modifications faites dans l'échéancier sans le fermer.

Le bouton Sauvegarder et Fermer permet à la fois de sauvegarder les dernières modifications et de le fermer.

Le bouton Fermer entraîne la fermeture de l'échéancier sans sauvegarder les dernières modifications.

Pointages

La fenêtre Pointages permet d'effectuer les pointage entre les avoirs, les règlements, les remboursements et les échéances de facture.

Pour effectuer le pointage d'une échéance, il suffit de cliquer sur le bouton Pointages disponible dans la barre de taches de la saisie journal.

En-tête

Cette partie non saisissable reprend les éléments saisis sur la ligne d'écriture (compte, date et le montant du

règlement, Reste à affecter...).

Le Reste à affecter se calcule automatiquement : il résulte automatiquement de la différence entre le montant du règlement et le montant total des échéances pointées.

EBP Comptabilité Open Line Pro

Corps

Cette partie affiche les échéances des factures et avoirs qui n'ont pas encore été totalement soldées.

Aucune modification, aucune suppression ni aucun ajout de lignes d'échéances n'est possible dans cette zone.

Seule la case à cocher Pointée ? est accessible : lorsqu'elle est cochée, elle permet d'imputer en totalité le montant affiché dans le champ Reste à affecter à une ligne d'échéance.

écriture Perte ou Profit (comptes 658 ou 758) a été générée en comptabilité.

Lorsqu'une échéance est en rouge, cela signifie qu'elle été pointée par une autre application et, donc, que ni pointage ni dépointage ne peuvent plus être effectués en comptabilité.

La somme des Montants pointés de la grille ne peut être supérieure au montant du Reste à affecter de l'en-tête.

Choix des vues

Une vue de la fenêtre Pointages est proposée par défaut. Néanmoins les vues sont paramétrables afin de répondre aux besoins.

Lors du transfert des factures d'acompte provenant d'autre module EBP, les échéances sur les comptes

4191 et/ou 4091, ne sont pas pointées. Il faudra donc faire le pointage en compta.

Sauvegarder ou Fermer un échéancier

Le bouton Sauvegarder permet de sauvegarder les dernières modifications faites dans l'échéancier sans le fermer.

Le bouton Sauvegarder et Fermer permet à la fois de sauvegarder les dernières modifications et de le fermer.

Le bouton Fermer entraîne la fermeture de l'échéancier sans sauvegarder les dernières modifications.

Choix de l'échéance de l'avoir

En Gestion commerciale, il est possible d'émettre des factures négatives possédant une ou plusieurs échéances.

Lorsqu'elles sont transférées en comptabilité, ces factures négatives sont comptabilisées comme des avoirs mais conservent leurs échéances.

Il vous suffit de sélectionner l'une des échéances de cet avoir puis de cliquer sur Ok pour que la fenêtre de

Pour fermer cette fenêtre, sans traitement, il vous suffit de cliquer sur la croix rouge de la fenêtre.

Règles d'accès aux échéances et aux pointages en fonction du type de ligne saisie

Pour chaque ligne d'écriture saisie, le logiciel détermine automatiquement un type de ligne en analysant le compte, le sens de saisie et le type de journal.

Ce type de ligne permet de définir quelle fenêtre est accessible (Echéancier de la facture ou Pointages), quelles lignes sont visibles et quelles actions y sont possibles.

Ligne de type Facture

Une ligne est de type Facture :

- si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Ventes, Opérations ou A

Nouveaux,

- si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Achats, Opérations Diverses et A Nouveaux.

Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est possible soit en saisissant directement dans la colonne

Date d'échéance, soit en cliquant sur le bouton Echéancier de la facture, soit en cliquant sur le bouton "+" de la colonne Date d'échéance.

MANUEL

Seules les échéances de la facture en cours de saisie sont visibles. Aucun pointage n'est possible dans cette fenêtre.

Ligne de type Avoir

Une ligne est de type Avoir :

- si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Ventes ou A Nouveaux,

- si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Achats ou A Nouveaux.

Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible.

En revanche, en cliquant que le bouton Pointages, il est possible d'accéder à la fenêtre de pointage qui présente toutes les échéances de factures non encore soldées sur le compte.

Il est possible de pointer un avoir avec des échéances factures jusqu'à ce que le Reste à affecter soit nul. Audelà tout nouveau pointage devient impossible.

Ligne de type Règlement

Une ligne est de type Règlement :

- si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Opérations Diverses ou

Trésorerie,

- si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Opérations Diverses ou

Trésorerie.

Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible.

Il est possible de pointer un règlement avec des échéances de facture jusqu'à ce que le Reste à affecter soit nul. Au-delà tout nouveau pointage d'échéance facture est impossible.

Il est également possible de pointer un règlement avec des avoirs et cela sans limitation sur le Reste à affecter.

Ligne de type Remboursement

Une ligne est de type Remboursement :

- si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Trésorerie,

- si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Trésorerie.

Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible.

Il est possible de pointer un règlement avec des avoirs et cela sans limitation sur le Reste à affecter.

BALANCE D'OUVERTURE

Saisir la balance d'ouverture

Accès : Quotidien - Saisie par journal - Saisir la balance d'ouverture

OU Exercices/Clôtures - Exercices - Saisir la balance d'ouverture

Cette fenêtre permet de saisir une reprise de balance au premier jour d'un exercice non clôturé.

Il est donc ainsi possible de :

- saisir des A Nouveaux qui proviendraient du même dossier mais qui auraient été saisis sur un autre logiciel ;

- saisir manuellement sous la forme désirée les A Nouveaux d'un exercice à un autre, sans utiliser la fonction A

Nouveaux prévue par le logiciel.

Contenu de la fenêtre

Vous pouvez obtenir ici des détails sur :

- la présentation de cette fenêtre,

- son contenu,

- et ses fonctions.

Néanmoins, vous trouverez ci-dessous quelques éléments primordiaux :

Journal :

Elle est obligatoirement comptabilisée sur un journal spécifique, créé par le logiciel. Seul le journal RAN de type

A Nouveaux est disponible dans la liste.

Mois :

EBP Comptabilité Open Line Pro

Elle est obligatoirement comptabilisée sur le premier mois d'un exercice. Seul le premier mois du premier exercice non clôturé est donc disponible dans la liste.

Jour :

Elle ne peut être saisie qu'au premier jour de cet exercice.

Coexistence d'un journal AN et d'un journal RAN sur le même exercice

Il n'est pas possible de créer une balance d'ouverture sur un exercice dans lequel les A Nouveaux ont déjà été générés par le logiciel.

Le journal RAN n'est pas automatiquement créé par défaut lors de la création du dossier : il n'apparaît dans le plan de journaux que lorsque qu'une écriture aura été sauvegardée dans cette fenêtre.

Suppression de la balance d'ouverture

Les lignes saisies dans la balance d'ouverture peuvent être modifiées ou supprimées une à une selon les mêmes règles que les autres lignes d'écritures.

En revanche, en cas de besoin, il est possible de supprimer d'un seul geste les lignes saisies dans cette balance d'ouverture et ainsi que le journal RAN. Pour cela, il faut sélectionner l'exercice courant concerné puis sélectionner Outils - Balance d'ouverture - Supprimer la balance d'ouverture.

Si la balance d'ouverture contient une écriture validée ou même si cette balance est clôturée mensuellement, alors sa suppression reste possible.

Dans tous les cas, la suppression de la balance d'ouverture entraîne un enregistrement dans le journal des

événements.

RECHERCHE D'ÉCRITURES

Recherche d'écritures

Accès : Quotidien - Recherche d'écritures

Cette liste présente toutes les lignes d'écriture comptabilisées dans la saisie journal, la saisie par écriture, la saisie pratique...

Elle permet d'effectuer une recherche d'écriture, d'accéder à la saisie...

Contenu de la liste

Son contenu dépend de l'état de l'exercice courant :

- si l'exercice courant est ouvert, alors toutes les lignes d'écritures des exercices ouverts sont visibles ;

- si l'exercice courant est clôturé, alors seules les lignes d'écritures de cet exercice clôturé sont visibles.

Les colonnes Jour, Pièce, N° de compte, Libellé, Débit, Crédit affichent pour chaque ligne les valeurs présentes en saisie.

La colonne Origine informe du moyen par lequel la ligne a été comptabilisée :

- Saisie journal : la ligne a été directement comptabilisée dans la saisie journal,

- Mes achats : la ligne a été saisie par Mes achats, puis comptabilisée,

- Mes ventes : la ligne a été saisie par Mes ventes, puis comptabilisée,

- Saisie par guide : la ligne a été saisie par les guides, puis comptabilisée en saisie journal,

Rechercher et trier des écritures

Trois modes de tri et de recherche existent pour vous permettre de trouver une écriture. Chaque mode peut

être utilisé indépendamment des autres, mais ils peuvent aussi être combinés :

- Recherche dans la liste :

Une zone <Recherche> existe dans la barre d'outils de la liste : elle est commune à toutes les listes de l'application.

Vous pouvez saisir un caractère dans cette zone : instantanément, la liste se met à jour pour n'afficher que les lignes d'écritures comprenant votre recherche.

- Recherche par les filtres :

Un certain nombre de filtres vous sont proposés dans l'en-tête de la liste et en cliquant sur Filtrage avancé.

Il vous suffit de sélectionner l'un de ces filtres, ou plusieurs d'entre eux, pour que toutes les lignes répondant aux critères sélectionnés soient affichées.

MANUEL

Lorsque de nouveaux filtres sont définis, il est impératif de cliquer sur le bouton Actualiser la liste, de façon à mettre la liste à jour.

- Tri par regroupement :

Pour obtenir un résultat encoure plus précis, il est possible de procéder à des regroupements en glissant le titre des colonnes dans la zone grisée prévue à cet effet.

Accéder à l'écriture comptable recherchée

Lorsque vous avez sélectionné une ligne d'écriture dans la liste et que vous voulez accéder à l'écriture comptable, alors vous pouvez :

- double cliquer sur la ligne désirée ;

- faire Entrée sur la ligne désirée ;

- sélectionner la tâche Modifier l'écriture comptable dans la barre de tâches ou le menu contextuel ;

- sélectionner la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou le menu contextuel.

Créer une nouvelle écriture comptable

Lorsque vous voulez créer une nouvelle écriture comptable, alors vous pouvez :

- sélectionner Saisie par journal dans la barre de tâches ou le menu contextuel ;

- sélectionner Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou le menu contextuel ;

- sélectionner Saisir la balance d'ouverture dans la barre de tâches ou le menu contextuel.

Contrôle des pointages

Lors de la mise à jour du logiciel, il se peut que certains dépointages d'échéances aient été effectués d'office.

Dans ce cas, une option Contrôle des pointages est automatiquement disponible dans l'en-tête de la liste.

La case à cocher Lignes à contrôler permet d'afficher les lignes d'écriture contenant au moins une échéance qui a fait l'objet de ce type de dépointage.

Sur chaque ligne, il est possible d'accéder à l'Echéancier de la facture ou à Pointages et de réaliser de nouveau les pointages en respectant les nouvelles règles.

Après avoir accepter le pointage, les lignes disparaissent de la liste.

Supprimer les écritures

Pour supprimer une ou plusieurs écritures, il vous suffit de sélectionner une seule ligne des écritures que vous voulez supprimer puis d'activer la tâche Supprimer les écritures.

Une fenêtre complémentaire, listant toutes les écritures que vous avez sélectionnées, s'affiche alors.

Confirmer supprime définitivement toutes les écritures sélectionnées.

Annuler vous permet d'abandonner purement et simplement l'opération de suppression.

Enfin, une boîte de compte-rendu répertorie tous les traitements effectués.

Certaines écritures ne peuvent en aucun cas être supprimées à partir de cette liste :

- les écritures saisies dans des journaux de Trésorerie en pied de journal,

- l'écriture présente dans le journal AN (A Nouveaux),

- l'écriture saisie dans le journal RAN (Balance d'ouverture),

- les écritures provenant de la saisie guidée ou de la saisie pratique.

- les écritures validées,

- les règlements provenant de l'application de Gestion commerciale.

Conservation des filtres

Tous les filtres sélectionnés dans la Recherche d'écritures sont conservés dans une même session et sur un même exercice.

En revanche, si vous changez d'exercice courant ou fermez puis ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués.

SAISIE AU KILOMETRE

EBP Comptabilité Open Line Pro

Saisie au kilmomètre

Accès : Quotidien – Saisie au kilomètre

La Saisie au kilomètre vous permet de saisir très rapidement des opérations de nature et de mois différents sans changer de fenêtre : factures, règlements, opérations diverses …

Les écritures saisies restent visibles sur fond gris mais ne sont plus modifiables dans la fenêtre de Saisie au

kilomètre.

Navigation dans la fenêtre de saisie

Choix de l’exercice

Tous les exercices ouverts sont disponibles dans la saisie : choisissez l’exercice de saisie dans l’entête de la fenêtre.

Colonnes par défaut

• Journal : Vous pouvez saisir sur tous les types de journaux, sauf les journaux de type A Nouveaux et de type

Trésorerie avec contrepartie pied de journal.

• Date : La date est saisissable en totalité. Elle tient compte du paramétrage de la fiche du journal sélectionné

(avec ou sans reprise de dates).

• Pièce : La numérotation suit la numérotation paramétrée dans la fiche journal (avec ou sans reprise de pièce

- en fonction du type de numérotation). Elle reste modifiable.

• Compte : Le compte peut être choisi dans le look-up ou crée directement en cours de saisie. Les comptes associés ne sont pas pris en compte en saisie au kilomètre.

• Libellé : Un libellé est proposé par défaut en fonction de la règle définie sur le journal. Il reste modifiable.

Equilibrer.

• Date d’échéance : Cette colonne est renseignée sur les comptes de nature "Clients et comptes rattachés" et

"Fournisseurs et comptes rattachés", lorsque vous saisissez dans un journal de type Achats, Ventes ou

Opérations Diverses.

Elle affiche la première date d'échéance calculée en fonction du Mode de règlement renseigné dans la fiche du compte.

Ce champ est non obligatoire et vous permet de renseigner, si besoin, le moyen de paiement (chèque, virement...) par lequel vous réglez vos fournisseurs ou êtes réglés par vos clients.

MANUEL

Champs obligatoires

Pour passer à la ligne suivante, les champs suivants doivent obligatoirement être renseignés :

• Journal

• Date

• Compte

• Montant

Tant que l'un de ces champs n’est pas renseigné, il vous sera impossible de passer à la ligne suivante.

Affichage

Un trait est automatiquement affiché à la fin d'une écriture dont l'équilibrage a été réalisé.

Cet affichage a uniquement pour but de vous permettre de visualiser plus facilement votre Saisie au

kilomètre.

Tant que l'écriture courante n'est pas équilibrée, alors elle s'affiche en rouge. A l'équilibre, elle repasse en noir.

Certains paramètres d'affichage peuvent être personnalisés dans Paramètres - Société - Général -

Environnement de saisie, comme la grille horizontale, la grille verticale et la couleur des écritures déséquilibrées.

Barre d’outils

• Ajouter, insérer, supprimer : ces boutons vous permettent d'ajouter, d'insérer et de supprimer une ligne d'écriture.

• Gestion des vues : ce bouton permet de modifier les vues et d'ajouter des colonnes optionnelles.

• Monter, descendre : : ces boutons vous permettent de modifier l'ordre de priorité des lignes d'écritures.

• Couper, coller, copier : ces boutons vous permettent de copier, couper et coller une ligne d'écriture.

• Equilibrer (F12) : ce bouton et cette touche permettent de réaliser l'équilibre du journal.

Sauvegarde

La sauvegarde doit être une action volontaire de votre part. Elle s'effectue en cliquant sur le bouton

Sauvegarder ou en utilisant la combinaison Ctrl+S.

Elle ne tient pas compte de l'Option de saisie par journal activée dans Paramètres - Société - Options

générales de saisie.

Avertissements lors de l'enregistrement

Les avertissements apparaissent uniquement lors de l'enregistrement de la Saisie au kilomètre. Ils sont de deux types.

Avertissements non bloquants

Ces avertissements vous signalent une anomalie, mais n'empêchent pas la génération de vos écritures en

Saisie par journal.

Montants négatifs : ce message apparaît si votre saisie contient des montants négatifs et que l'option

Afficher en saisie les alertes sur les montants a été activée dans les options du dossier.

Comptes non autorisés en saisie sur un type de journal / racines de comptes non autorisées dans

Gestion des doublons des numéros de pièces

La gestion des doublons de numéros de pièce est effectuée lors de l'enregistrement de la Saisie au kilomètre, si l'option correspondante a été activée dans les options du dossier.

A l'affichage de ces messages, les écritures s'enregistrent : toute modification devra donc s'effectuer en Saisie

par journal.

Avertissements bloquants

Ces avertissements vous signalent une erreur, que vous devez d'abord corriger. Ils concernent :

• Déséquilibre du journal

• Ecriture composée d’une seule ligne

• Compte bloqué

• Mois clôturé

• Champ obligatoire manquant

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Totaux

Une ligne de totalisation est présente en pied de masque : elle affiche le total des lignes débitrices et le total des lignes créditrices.

Récapitulatif

Un bouton Récapitulatif est disponible.

Le récapitulatif présente une vue synthétique de votre Saisie au kilomètre :

- il affiche les totaux des Débits, Crédits et Soldes pour chaque mois et chaque journal ;

- il met en évidence les déséquilibres.

Impression du brouillon

Le bouton Impression du brouillon permet d'imprimer sous forme de brouillon les écritures saisies dans cette option.

SAISIE PAR GUIDE

Saisie guidée : principes

Accès : Quotidien - Saisie par guide OU Paramètres - Modèles de guides de saisie

La saisie par guide est une méthode qui permet d'automatiser la saisie et de comptabiliser une écriture dans un environnement comptable simple d'utilisation.

Cette saisie s'articule autour de deux axes :

- Modèles de guides :

Un certain nombre de modèles de guide sont livrés par défaut : ils doivent permettre de répondre aux besoins les plus courants. Ils restent modifiables.

La liste des modèles n'est pas exhaustive : vous pouvez créer autant de modèles que vous voulez, afin de répondre spécifiquement à vos besoins.

Définir un modèle de guide, c'est : définir un modèle d'écriture, ayant ses caractéristiques propres.

Ainsi lors de la saisie, il suffira d'appeler le modèle de guide désiré pour que tout ou partie de votre saisie soit automatisée.

- Saisie par guide :

Les écritures guidées sont les écritures qui ont été créées grâce aux modèles de guide.

Elles peuvent être comptabilisés à la demande dans la saisie journal.

Liste des écritures guidées

Accès : Quotidien - Saisie par guides

Les écritures guidées, déjà créées grâce à des modèles, sont affichées dans une liste dont le comportement est identique à celui défini dans toutes les listes.

Les écritures guidées sont regroupées sous différents onglets :

- Tous : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées, quelque soit leur écriture de référence (Achats,

Ventes, Trésorerie ou Opérations diverses)

- Achats : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées de type Achats.

- Ventes : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées de type Ventes.

- Trésorerie : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées de type Trésorerie.

- Opérations diverses : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées de types Opérations diverses.

Chaque écriture guidée est précisément identifiée par un certain nombre de critères issus de l'écriture ellemême.

MANUEL

Les écritures guidées

Accès : Quotidien - Saisie par guides

La saisie par guide est l'un des modes de saisie offerts par le logiciel.

Elle peut être immédiatement utilisée, grâce aux modèles de guide livrés par défaut. Ces modèles de guide déterminent le schéma de l'écriture et les règles d'automatisation de la saisie.

Choisir le bon modèle de guide ou créer un modèle de guide spécifique à des opérations particulières sont des opérations préalables indispensables pour profiter pleinement de ce mode de saisie automatisé.

Les écritures guidées sont accessibles à partir de la liste des écritures guidées.

Chaque écriture guidée se divise en deux onglets : Saisie et Notes

Onglet Saisie

En-tête de l'onglet Saisie

Libellé

Ce champ saisissable.

Guide *

Le choix du modèle de guide se fait au moyen de la liste déroulante, qui propose tous les modèles actifs existants.

Type de journal

Cette zone est grisée et non modifiable. Elle permet de savoir dans quel type de journaux le guide sera généré.

Journal

Cette zone est grisée et non modifiable. Elle permet de savoir dans quel type de journaux le guide sera généré.

Mois *

Ce champ propose par défaut le mois système Mois système = Mois de l'ordinateur ou le mois le plus proche de ce mois système dans l'exercice courant.

Si votre exercice courant est ouvert, alors vous pourrez créer de nouvelles Saisies par guide sur cet exercice et sur tous les exercices ouverts.

En revanche, si votre exercice courant est clôturé, alors vous ne pourrez plus créer de nouvelles Saisies par guide sur cet exercice et vous pourrez uniquement accéder aux Saisies pratiques comptabilisées sur cet exercice clôturé.

Numéro

Ce numéro est automatiquement géré par le logiciel. Il est unique à chaque type de guide (préfixe alphabétique), à chaque guide (suffixe numérique) et à chaque exercice.

Lorsque le guide est comptabilisé en saisie par journal, alors ce numéro de guide est affiché dans la colonne n° de document.

Etat

Ce champ est automatiquement géré par le logiciel.

- En cours :

Le guide n'a pas encore été comptabilisé.

C'est-à-dire que le contenu du guide reste à tout moment modifiable, que les lignes qui y sont enregistrées ne sont pas comptabilisées et qu'elles n'apparaissent donc dans aucune impression ni aucune consultation.

- Comptabilisé :

Le guide a été comptabilité.

C'est-à-dire que les lignes qu'il contient ont été comptabilisées sous forme d'écriture dans la saisie par journal et qu'elles apparaissent donc dans les impressions et les consultations.

Aucune modification ni suppression ne peut plus être faite dans le guide lui-même.

En revanche les modifications et suppressions restent possibles dans le journal dans lequel l'écriture a été comptabilisée.

- Modifié en saisie par journal :

Le guide a été comptabilisé puis au moins l'une des lignes de ce guide a été modifié.

Corps de l'onglet Saisie

Le corps du guide est accessible uniquement si tous les champs obligatoires de l'en-tête ont été renseignés.

Dès qu'une zone du guide est saisie dans le corps du guide, alors l'en-tête n'est plus modifiable.

Le corps du guide se divise en différentes colonnes :

- Date * : Ce champ permet de saisir ou de sélectionner un jour dans le mois de l'exercice courant.

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- Compte : Ce champ propose une liste déroulante de comptes pré-sélectionnés en fonction du type de guide.

- N° de pièce : Ce champ affiche par défaut la valeur définie dans le modèle du guide.

Si le journal dans lequel vous voulez générer votre écriture est paramétré en numérotation automatique, vous pouvez être amené à utiliser un numéro de pièce déjà utilisé par un autre utilisateur ou dans un autre masque de saisie. Pour être informé des doublons éventuels, il vous suffit de sélectionner l'option Afficher les alertes

sur les numéros de pièces en doublon dans les options du dossier.

- Libellé * : Ce champ affiche par défaut la valeur définie dans le modèle du guide.

- Montant débit : Le champ accepte les montants positifs avec décimales.

- Montant crédit : Le champ accepte les montants positifs avec décimales.

Outre toutes les fonctions disponibles dans les listes, il existe deux boutons spécifiques :

- Sauvegarder : Ce bouton permet de sauvegarder un guide avec tout ce qu'il contient, tout en le laissant modifiable et sans générer aucune écriture en comptabilité.

- Comptabiliser : Ce bouton permet de sauvegarder un guide mais aussi de générer l'écriture en comptabilité.

Lorsque que le bouton Comptabiliser est activé, alors le guide ne peut plus être modifié et son état passe à

Comptabilisé.

Créer des formules sur les numéros de pièce, les libellés et les calculs dans les modèles de guide

Des formules existent déjà par défaut dans les modèles de guide livrés par défaut.

Néanmoins, pour répondre à des besoins spécifiques, vous pouvez créer les formules qui vous conviennent. Une fois créées, ces formules pourront être sélectionnées dans les modèles de guide et donc permettre de mieux automatiser la saisie guidée.

N° Pièce et libellé

Il est possible de créer des numéros de pièce et des libellés pour implémenter le modèle de guide de saisie.

La modification ou la suppression est impossible dés qu'un guide est utilisé.

Libellé : Ce champ saisissable permet d'identifier le n° pièce ou le libellé créé.

Préfixe : Ce champ permet de sélectionner un des n° pièce ou libellé prédéfini.

Suffixe : Ce champ permet d'identifier les lignes d'écriture d'un guide.

Formules

Sans Formule : Permet de saisir un montant dans le modèle de guide de saisie sans aucun calcul particulier.

TVA à partir du HT : Permet de calculer la TVA à partir du HT de la ligne de dessus.

TVA à partir du TTC : Permet de calculer la TVA à partir du TTC de la ligne de dessus.

Solde : Permet de calculer le solde du guide.

SAISIE PRATIQUE

Mes achats, Mes ventes

La saisie pratique est un mode de saisie non comptable qui permet de saisir facilement une écriture.

Comment saisir une facture d’achat ?

Accès : Quotidien – Mes achats

Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture.

- Indiquez la date de la facture.

- Conservez le numéro de pièce proposé automatiquement ou indiquez le numéro de la facture.

- Choisissez un fournisseur dans la liste. Si le fournisseur n’est pas présent, cliquez sur le bouton Nouveau

fournisseur, indiquez son nom, éventuellement son adresse et sauvegardez la fiche.

- Complétez la description si vous souhaitez apporter une précision.

- Saisissez le total TTC.

MANUEL

- Indiquez le type de TVA : le montant se calcule automatiquement. Vérifiez la cohérence avec la facture. Le montant doit être modifié s’il est différent de votre document.

- Choisissez la nature d’achat correspondant au type de la facture et contrôlez le montant.

- Un message vous propose ensuite d’effectuer une nouvelle saisie : répondez Oui pour continuer.

Il est possible de solder automatiquement la facture en sélectionnant F12. Dans ce cas, le solde de la facture se place dans le champ Montant HT.

Comment saisir une facture de vente ?

Accès : Quotidien – Mes ventes

Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture.

Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat.

Comment saisir un avoir, une remise ?

Pour saisir un avoir, saisissez une facture avec des montants négatifs.

Pour saisir une remise, utilisez la nature « Remises obtenues » ou « Remises accordées ».

Création d'un nouveau compte

Lors de la création d'un compta à partir d'un masque de saisie pratique, une fenêtre de création de compte simplifiée est proposée.

Saisie sur plusieurs exercices

Si votre exercice courant est ouvert, alors vous pourrez créer de nouvelles Saisies pratiques sur cet exercice et sur tous les exercices ouverts.

En revanche, si votre exercice courant est clôturé, alors vous ne pourrez plus créer de nouvelles Saisies pratiques sur cet exercice et vous pourrez uniquement accéder aux Saisies pratiques comptabilisées sur cet exercice clôturé.

Gestion des doublons de numéros de pièce

sur les numéros de pièces en doublon dans les options du dossier.

Ma trésorerie

Comment saisir un encaissement client ?

Accès : Quotidien – Ma trésorerie

Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] et choisissez Encaissement.

- Sélectionnez Encaissement client.

- Indiquez la date de l’encaissement.

- Choisissez la banque ou la caisse concernée.

- Indiquez un n° de pièce, une description, le montant de l’encaissement.

- Choisissez un client dans la liste. Si le client n’est pas présent, cliquez sur le bouton Nouveau client, indiquez son nom, éventuellement son adresse et sauvegardez la fiche.

- A la fin de la saisie, un message vous propose de saisir une nouvelle opération : répondez Oui pour continuer.

Comment saisir un décaissement fournisseur ?

Accès : Quotidien – Ma trésorerie

Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser], et choisissez Décaissement.

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Sélectionnez Décaissement fournisseur et remplissez les différents champs comme pour l’encaissement client.

Comment saisir une autre opération ?

Le bouton Ajouter vous permet de saisir quatre types d’opérations :

- Les encaissements

- Les décaissements

- Les virements (de banque à banque, de banque à caisse …)

- Les remises de chèques.

Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc.

Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide.

Création d'un nouveau compte

Lors de la création d'un compta à partir d'un masque de saisie pratique, une fenêtre de création de compte simplifiée est proposée.

Saisie sur plusieurs exercices

Si votre exercice courant est ouvert, alors vous pourrez créer de nouvelles Saisies pratiques sur cet exercice et sur tous les exercices ouverts.

Gestion des doublons de numéros de pièce

sur les numéros de pièces en doublon dans les options du dossier.

CONSULTATION/LETTRAGE

Consultation de compte

Accès : Quotidien - Consultation/Lettrage

OU Consultation - Consultation/Lettrage

La consultation de compte permet d'afficher l'ensemble des lignes d'écritures enregistrées sur un compte de type Détail et sur un seul exercice.

Cette consultation permet aussi bien de connaître le solde réel d'un compte à un instant donné, que de procéder aux lettrages qui s'imposent ou encore d'effectuer des recherches...

La combinaison de différents filtres permet d'affiner la sélection des lignes d'écritures à afficher.

Filtres

Ces filtres sont mémorisés :

Les dernières sélections effectuées sont conservées ; elles seront reprises à l'identique lors du prochain affichage de la fenêtre de consultation.

Filtre sur les comptes,

Filtre sur la période,

Filtre sur le statut des lignes,

Filtre sur le type de ligne.

Sélection de l'exercice

Les dates d'exercice proposées par défaut sont celles de l'exercice courant.

MANUEL

Lorsque cet exercice courant est ouvert, alors tous les exercices ouverts sont accessibles. Vous pouvez donc sélectionner l'exercice que vous voulez consulter sans être obligé de changer d'exercice courant. Pour cela, il vous suffit d'ouvrir la liste déroulante disponible dans le champ Exercice.

Lorsque l'exercice courant est clôturé, alors seul l'exercice courant est accessible.

Sélection du compte

La sélection du compte se fait dans l'en-tête de la fenêtre de consultation, champ Identification - Compte.

Le compte peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants sur l'exercice courant.

Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.

Dès que le numéro du compte est renseigné, alors les données de base de ce compte sont automatiquement mises à jour :

- Intitulé du compte,

- Cumul de tous les montants débiteurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant,

- Cumul de tous les montants créditeurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant,

- Solde de ce compte au dernier jour de l'exercice courant.

Ces données de base sont totalement indépendantes des choix effectués sur les filtres comme de la date système (= date et heure de l'ordinateur).

Affichage des lignes d'écriture

L'affichage des lignes d'écritures dans la consultation reprend la majorité des informations renseignées dans le masque de saisie (Journal, Date, Pièce, Libellé, Débit/Crédit).

En revanche, à l'inverse de la saisie, les lignes d'écritures sont par défaut affichées dans l'ordre chronologique.

L'affichage des lignes d'écritures est directement dépendant des choix effectués sur les filtres.

Certaines lignes peuvent apparaître grisées et en italique : il s'agit des lignes qui répondent aux critères de filtrage sur l'exercice courant mais qui ont été lettrées sur un exercice postérieur. Le délettrage de ces lignes n'est d'ailleurs uniquement possible que sur l'exercice au cours duquel elles ont été lettrées.

Dans le pied de la zone d'affichage, une ligne de totalisation est affichée : elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées.

Enfin, le Solde progressif est recalculé en temps réel en fonction des seules lignes affichées.

Lettrage et délettrage manuel

Il est possible de lettrer ou delettrer des lignes d'écritures d'un compte directement dans la fenêtre de

Consultation sans être obligé d'accéder à la fenêtre de Lettrage ; pour cela, il faut que cette option soit paramétrée dans la fiche compte.

Le fonctionnement du lettrage, la sélection des lignes, l'utilisation de la ligne de totalisation, l'attribution du code lettrage... sont les mêmes que dans ceux définis dans la fenêtre de Lettrage à proprement parler.

Lettrage automatique

Une fonction permet d'effectuer le lettrage automatique des lignes d'écritures d'un compte.

Autres actions possibles à partir de la consultation

Accès à la saisie par journal :

En double cliquant sur une ligne d'écriture, en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. ou en cliquant sur le bouton, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans la saisie journal ayant servie à l'enregistrer.

Voir document : Il est possible d'accéder au document d'origine ayant permis l'enregistrement de la ligne d'écriture : il peut s'agir, par exemple, de la facture transférée par la Gestion commerciale.

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Cacher le filtre/Afficher le filtre : En cliquant sur le bouton Cacher le filtre ou Afficher le filtre, il est possible d'afficher ou de masquer une ligne de filtre qui se positionne immédiatement avant les lignes d'écritures. Ce filtre contient des champs saisissables et permet d'affiner les sélections effectuées grâce aux filtres comptables mentionnés dans les paragraphes précédents.

Rafraîchir : Ce bouton permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de consultation, lorsque celui-ci a

été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (lettrage, saisie journal...).

Facture non parvenue ou à émettre

Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Facture/Avoir à emettre ou Facture/Avoir à recevoir et de générer l'extourne de l'écriture à laquelle cette ligne appartient.

Charge ou produit constaté d'avance

Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Charges ou Produits constatés d'avance et de générer la régularisation puis l'extourne de la ligne sélectionnée.

Principes de lettrage et de délettrage

Accès : Le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage.

Principes du lettrage

Le lettrage consiste à :

- sélectionner sur un compte au moins deux lignes d'écritures dont les montants s'équilibrent et qui ont trait à une opération commune,

- puis à appliquer un même code alphanumérique appelé "code lettrage" ainsi qu'une même date de lettrage à ces lignes.

Une facture n° 1234 de 1000 € est émise le 18/02/2008 au client DUPONT.

Le 25/02/2008, le client Dupont adresse un chèque de 500 €, référencé 1234.

Le 10/03/2008, le client Dupont adresse un nouveau chèque de 500 €, référence 1234.

Ces deux règlements peuvent être identifiés comme venant solder la facture émise.

Dès lors, ses trois lignes d'écriture peuvent être sélectionnées dans le compte du client DUPONT pour être identifiées par un même code et une même date de lettrage.

La date de lettrage est la date système Date système = date et heure de l'ordinateur.

à laquelle le lettrage a été effectué.

Le lettrage peut être effectué aussi bien dans la fenêtre de Consultation que dans la fenêtre de Lettrage simplifié.

Activer l'option sur le compte

Pour que le lettrage ou le délettrage soient possibles, il faut que le compte soit de type Détail et que l'option

"Autoriser le lettrage" soit activée sur sa fiche compte.

Sélection des lignes

La sélection des lignes peut se faire de deux façons différentes :

- Soit grâce à la souris seule, en cochant la case située sur chaque ligne à l'extrême gauche de la fenêtre.

- Soit en combinant le clavier et la souris (touche Ctrl + clic gauche).

- Soit encore en combinant différentes touches du clavier (touche Ctrl + barre d'espace).

Dans tous les cas, les lignes sélectionnées sont mises en surbrillance.

En pied de masque, un "total des lignes sélectionnées" apparaît.

- Cette ligne de totalisation est calculée en temps réel au fur et à mesure des sélections des lignes d'écritures.

- Elle permet de contrôler immédiatement l'équilibrage de ces lignes qui conditionne l'exécution du traitement.

Choix des boutons

Le choix des boutons dépend du type des lignes sélectionnées.

Si aucune des lignes sélectionnées n'est lettrée et que ces lignes sont équilibrées, alors le bouton "Lettrer" est accessible.

MANUEL

Dans tous les autres cas, seul le bouton "Délettrer" est accessible.

Option de lettrage automatique

Une fonction de lettrage automatique est disponible.

Gestion du code lettrage lors du lettrage de lignes d'écriture

Lorsque des lignes non lettrées dont les montants s'équilibrent sont sélectionnées et que le lettrage est demandé, alors le "Prochain code lettrage" renseigné sur la fiche compte est proposé par défaut.

Si le code lettrage proposé est accepté, alors :

- le code lettrage proposé et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées,

- un prochain code lettrage est calculé puis est reporté sur la fiche compte.

Si le code lettrage proposé par défaut est modifié, alors :

- le code lettrage saisi et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées,

- un prochain code lettrage est calculé par rapport au code lettrage saisi puis est reporté sur la fiche compte.

Gestion du code lettrage lors du délettrage des lignes d'écriture

Lorsque des lignes lettrées dont les montants s'équilibrent et dont les codes lettrage sont identiques sont sélectionnées et que le délettrage est demandé, alors le code lettrage et la date de lettrage sont supprimés de toutes les lignes sélectionnées.

La suppression de ce lettrage est sans impact sur le champ "Prochain code lettrage" de la fiche compte.

Options de délettrage

Le délettrage s'opère :

- sur toutes les lignes sélectionnées déjà lettrées,

- mais aussi sur les toutes lignes non sélectionnées possédant le même code lettrage.

Pour faciliter le délettrage, trois options sont disponibles en cliquant sur le bouton "Délettrer" de la barre d'outils :

Délettrer par compte : cette action permet de délettrer en une seule opération toutes les lignes déjà lettrées sur ce compte.

Délettrer par code : cette action permet de définir une fourchette de codes lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces codes lettrage apparaissent et, cela, quelque soit leur date de lettrage.

Délettrer par date : cette action permet de définir une fourchette de dates de lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces dates apparaissent et, cela, quelque soit leur code de lettrage.

RELEVÉ BANCAIRE

Liste des relevés bancaires

Accès : Quotidien Relevé bancaire

La gestion des relevés est commune à toutes les listes.

La liste des relevés permet d'accéder aux relevés.

Les relevés bancaires permettent d’effectuer le rapprochement bancaire automatique, par l’import des fichiers bancaires à la norme Etebac 3. Ils nécessitent au préalable la création des banques.

La création de la fiche Relevé bancaire est également possible directement dans l’option de rapprochement bancaire automatique.

Il est possible de supprimer les anciens relevés ou les relevés entièrement pointés. La suppression d’un relevé n’entraînera aucun dépointage dans votre comptabilité.

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Fiche relevé bancaire

Accès : Quotidien – Relevé bancaire

La gestion de la fiche relevé bancaire est commune à l’ensemble des fiches.

La fiche de relevé bancaire est accessible à partir de la liste des relevés.

Créer une fiche de relevé bancaire est une opération préalable obligatoire, lorsque que vous souhaitez effectuer des rapprochements bancaires automatiques.

En-tête de la fiche relevé bancaire

• Banque

La banque peut être saisie ou sélectionnée grâce à la liste déroulante. Il s’agit de la banque à laquelle appartient le relevé bancaire. Ce champ est obligatoire.

• N°

Le numéro ne peut pas être saisi par l’utilisateur et sera calculé automatiquement par le logiciel à l’enregistrement de la fiche : il reprend le code de la banque auquel s’ajoute un numéro sur 5 chiffres, automatiquement incrémenté.

BQ00001

• Date de l’ancien solde, Ancien solde, Date du nouveau solde, Nouveau solde

Ces informations seront automatiquement renseignées après l’import du fichier de relevé bancaire.

Dans le cas contraire, les champs restent saisissables.

Ils ne sont présents qu’à titre informatif.

Importer un fichier de relevé bancaire

Format bancaire

Si vous souhaitez importer un fichier de relevé bancaire à la norme Etebac 3 (norme bancaire), cliquez sur

Importer + Importer un relevé bancaire et sélectionnez le fichier à importer.

L’import du fichier permet de remplir les champs de l’entête "Date de l’ancien solde", "Ancien solde", "Date du nouveau solde", "Nouveau solde" ainsi que les lignes de relevé.

Import paramétrable

Si vous souhaitez importer un fichier sans format particulier, cliquez sur Importer + Import paramétrable.

Etape : Destination et source de l’import

Choisissez le type de fichier à importer :

- Relevé bancaire avec colonnes « Débit » et « Crédit » signifie que les montants au débit et les montants au crédit sont dans 2 colonnes différenciées.

- Relevé bancaire avec colonnes « Montant » signifie que les montants sont dans une seule colonne, et c’est le sens (positif ou négatif) qui détermine si le montant est un débit ou un crédit.

- Relevé bancaire avec colonnes « Montant » et « Sens » signifie les montants sont dans une seule colonne, et qu’une colonne supplémentaire indique le sens, « D » pour débit et « C » pour crédit.

Sélectionnez le fichier à importer.

Choisissez un paramétrage précédemment effectué et enregistré.

Etape : Codage du fichier

Champs délimités ou Champs en largeur fixe : le choix est automatique en fonction du contenu fichier.

- "Champs délimités" signifie que les champs du fichier sont séparés par un caractère (par exemple le pointvirgule, la virgule, l’espace, la tabulation …).

- "Champs en largeur fixe" signifie que les champs du fichier sont alignés en colonne.

Commencer l’import à la ligne … permet d’indiquer le n° de la 1ère ligne à importer (dans le cas où les fichiers contiennent une entête à ignorer).

Ligne d’entête : la première ligne contient le nom des champs : à cocher lorsque le fichier contient une ligne d’entête avec le nom des champs à importer, ce qui facilitera l’association des colonnes et des champs.

Etape : Largeur des champs : uniquement avec des champs en largeur fixe

Grâce à la souris, tracez des traits pour séparer les champs. Pour vous aider, une règle affiche le nombre de caractères.

Etape : Séparateurs / Identificateurs : uniquement avec des champs délimités

Indiquez le caractère séparateur des champs.

Indiquez si besoin le caractère délimitant les champs (l’identificateur guillemet par exemple).

MANUEL

Etape : Association

Associez chaque champ avec la colonne correspondante.

Indiquez un nom au paramétrage si vous souhaitez l’utiliser ultérieurement. Ainsi au prochain import d’un fichier de même structure, vous n’aurez pas à refaire tout le paramétrage, vous pourrez le sélectionner à l’étape de début.

Ces différents formats de date sont acceptés : année sur 2 ou 4 caractères ; avec ou sans séparateur de type /.

- JJMMAA

- JJ/MM/AA

- JJMMAAAA

- JJ/MM/AAAA

Lignes de relevé bancaire

Il est possible de saisir les lignes de relevé en remplissant les différents champs. Vous pouvez également modifier ou supprimer des lignes importées ou saisies.

Ces lignes n’ont pas d’impact sur votre comptabilité : elles restent néanmoins importantes pour pouvoir mener

à bien vos rapprochements bancaires.

La suppression d’une ligne de relevé pointée n’entraînera aucun dépointage dans votre comptabilité.

RAPPROCHEMENT BANCAIRE

Liste des rapprochements

Accès : Quotidien - Rapprochement

La gestion de la liste des rapprochements est commune à toutes les listes.

Un compte peut faire l'objet d'un rapprochement s'il remplit toutes ces conditions simultanément :

- Il est de nature Compte pour rapprochement.

- Il est défini comme étant compte de contrepartie d'un journal de type Trésorerie.

- L'option Type de rapprochement par compte ou Type de rapprochement par journal est sélectionnée dans la fiche de ce compte.

Création d'un nouveau rapprochement

Lors de la création d'un rapprochement, une boîte de dialogue s'affiche. Il faut obligatoirement y renseigner les trois champs suivants :

Le compte à rapprocher, qui peut être saisi directement ou sélectionné grâce à la liste déroulante.

Automatique : Lorsque la case est cochée alors il est possible de visualiser et pointer les relevés bancaires appartenant à la même banque que le compte à rapprocher. Il est ensuite possible d'effectuer au choix un pointage manuel ou un pointage automatique.

Le libellé du rapprochement, qui est saisissable et laissé au libre choix de l'utilisateur.

La date de rapprochement, qui peut être saisie ou sélectionnée grâce au calendrier, en veillant à respecter les conditions suivantes :

- elle doit être comprise dans l'exercice courant ;

- elle doit être postérieure à la dernière date de rapprochement utilisée pour créer un rapprochement sur le même compte.

Deux actions sont possibles sur cette boîte de dialogue :

Valider : Pour valider les éléments saisis ou sélectionnés dans la boîte de dialogue et accéder directement au rapprochement.

Annuler : Pour fermer la boîte de dialogue sans créer le rapprochement.

Les trois éléments constitutifs du rapprochement (compte, libellé et date de rapprochement) ne sont plus modifiables dès que le rapprochement est créé.

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La date de rapprochement détermine l'extraction des lignes d'écriture : seules les lignes d'écriture possédant une date d'écriture antérieure ou égale à la date de rapprochement seront visibles dans le rapprochement créé.

Les écritures simulées ne sont pas prises en compte dans cette extraction.

Suppression d'un rapprochement

La suppression d'un rapprochement est possible, même si des pointages ont déjà été effectués sur ce rapprochement.

En revanche, seule la suppression du dernier rapprochement existant pour un compte sur tous les exercices du dossier est possible.

Rapprochement bancaire manuel

Accès : Quotidien - Rapprochement

La gestion de la fenêtre de rapprochement est commune à toutes les fiches.

Les rapprochements bancaires sont accessibles à partir de la liste des rapprochements.

Principes du rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire est un document qui permet de vérifier la concordance entre le compte "Banque" tenu par l'entreprise et le relevé bancaire adressé périodiquement par la banque.

Ce document est obtenu en attribuant un code pointage et une date de pointage (correspondant à la date de rapprochement) à toutes les lignes d'écriture qui figurent à la fois dans le compte "Banque" de l'entreprise et dans le relevé bancaire.

Le rapprochement bancaire doit être équilibré, c'est-à-dire que l'écart de rapprochement doit afficher un solde nul (0,00).

La fenêtre de rapprochement est divisée en plusieurs parties

Les Paramètres

Les paramètres affichent des données dépendantes des éléments que vous avez saisis dans la boîte de création du rapprochement : Numéro de compte à rapprocher, Date de rapprochement, Solde du compte à

rapprocher tel qu'il ressort de votre comptabilité à la Date du rapprochement.

Dès que le rapprochement est créé, ces paramètres ne sont plus modifiables.

La zone Ecart

Solde du relevé :

Dans ce champ doit être saisi le solde réel du compte à rapprocher à la date de rapprochement figurant sur le relevé de compte adressé par l'établissement bancaire.

Si le solde final de ce relevé est créditeur, alors le montant à saisir doit être positif.

Si le solde final de relevé est débiteur, alors le montant à saisir doit être négatif.

Solde des lignes non pointées :

Ce solde représente la différence entre la somme des montants débiteurs et la somme des montants créditeurs de toutes les lignes comptabilisées sur le compte à rapprocher, qui ne possèdent pas encore code pointage et, ce, jusqu'à la date de rapprochement.

Ecart de rapprochement :

Ce champ doit afficher un montant nul (0,00) pour que le rapprochement soit équilibré.

Le montant calculé correspond à la différence existant entre le Solde du compte, le Solde du relevé et les

Solde des lignes non pointées.

Le filtre sur les lignes à afficher

Trois options existent dans ce filtre, elles sont accessibles grâce à la liste déroulante :

Toutes :

Toutes les lignes d'écritures possédant ou non un code pointage et ayant une date d'écriture antérieure ou

égale à la date de rapprochement sont affichées.

Rapprochées :

Seules les lignes d'écritures possédant un code pointage et ayant une date d'écriture antérieure ou égale à la date de rapprochement sont affichées.

Non rapprochées :

MANUEL

Seules les lignes d'écritures ne possédant pas de code pointage mais ayant une date d'écriture antérieure ou

égale à la date de rapprochement sont affichées.

Les lignes non rapprochées représentent toutes les opérations en suspens qui devront être pointées dans l'avenir.

Ce filtre est proposé systématiquement lors de l'ouverture d'un rapprochement.

Lors du pointage ou du dépointage d'une ligne d'écriture, l'affichage des lignes est mis à jour en temps réel.

Ainsi, par exemple, si le filtre des lignes à afficher est à "Non rapprochées", alors chaque ligne "disparaît" de l'affichage au fur et à mesure de l'avancement du pointage.

Chacune de ces lignes peut ensuite être retrouvée dans les filtres "Toutes" ou "Rapprochées" avec la mention du code et de la date de pointage qui leur a été attribués.

Le prochain code pointage

Le code pointage est par défaut à "Ok".

Il peut être modifié de deux façons différentes :

- Soit en saisissant directement dans le champ "Prochain code pointage".

Dans ce cas, ce nouveau code pointage devient le code pointage par défaut et est proposé lors de tous les pointages ultérieurs.

- Soit en saisissant directement ce code sur la ligne d'écriture en cours de pointage.

Dans ce cas, le code saisi sur la ligne est recopié dans le champ "Prochain code pointage" et est proposé par défaut lors de tous les pointages ultérieurs.

Dans tous les cas, la modification de ce code est sans impact sur les lignes d'écritures déjà pointées.

Le corps du rapprochement

Le corps du rapprochement affiche toutes les lignes d'écritures correspondant aux critères de filtrage définis dans la zone "Paramètres" et dans le filtre sur les "lignes à afficher".

Le pointage et le dépointage dans un rapprochement

Chaque ligne d'écriture peut être pointée ou dépointée indépendamment des autres lignes et cela de différentes façons :

- Soit en double cliquant sur une ligne.

- Soit en saisissant ou en supprimant les caractères du code pointage.

- Soit en faisant "Entrée" sur la ligne désirée.

- Soit en activant les boutons Pointer et Dépointer.

Des groupes de lignes d'écritures peuvent être pointés en une seule opération en activant le bouton

Pointer par Date qui ouvre la boîte de dialogue dans laquelle il faut renseigner :

- Code pointage : Ce code pointage est par défaut le "Prochain code pointage" défini dans la fenêtre de rapprochement, mais peut être modifié.

- Pointer toutes les lignes jusqu'au : La date de rapprochement est proposée par défaut mais peut être modifiée, soit en saisissant directement dans le champ, soit en sélectionnant la date dans le calendrier.

- Si l'exécution du pointage est demandée, alors toutes les lignes d'écriture saisies à une date antérieure ou

égale à la date limite et non encore pointées seront pointées avec le code pointage défini.

Des groupes de lignes d'écritures peuvent être dépointés en une seule opération en activant le bouton Dépointer par code qui ouvre la boîte de dialogue dans laquelle il faut renseigner :

- La fourchette de codes de pointage à supprimer : Par défaut, les codes proposés sont les codes pointage existants sur le rapprochement affiché. Ils peuvent être modifiés de façon à restreindre la fourchette proposée.

- Si l'exécution du dépointage est demandée, alors toutes les lignes d'écritures affichées dans le rapprochement et possédant les codes pointage définis sont dépointées. Cette action est sans impact sur les lignes d'écritures pointées avec ces mêmes codes sur d'autres rapprochements que celui affiché.

Les autres actions possibles dans un rapprochement

Saisie : En sélectionnant une ligne d'écriture dans le rapprochement, il est possible d'accéder à la fenêtre de saisie en étant directement positionné sur la ligne d'origine.

Consultation : En sélectionnant une ligne d'écriture dans le rapprochement, il est possible d'accéder à la fenêtre de consultation du compte concerné en étant directement positionné sur la ligne.

Afficher/cacher le filtre : En cliquant sur ce bouton, il est possible de faire apparaître ou disparaître une ligne de filtre supplémentaire. Cette ligne se positionne juste avant la première ligne d'écriture dans le corps du rapprochement ; ces champs sont saisissables et permettent de faciliter la recherche des lignes.

Vues : Une vue du rapprochement est proposée par défaut. Néanmoins, les vues sont paramétrables en fonction des besoins.

Lignes affichées dans le rapprochement mais pointées sur un autre rapprochement

EBP Comptabilité Open Line Pro

Des lignes d'écritures peuvent être affichées dans un rapprochement mais être pointées sur un rapprochement postérieur au rapprochement affiché.

Dans ce cas, ces lignes sont affichées en grisé et en italique et mentionnent la date de rapprochement, le code de rapprochement et le libellé du rapprochement sur lequel le pointage a été effectué. Toute action sur ces lignes ne pourra évidemment se faire que sur le rapprochement concerné.

Particularité du rapprochement par journal : récupération de toutes les lignes du journal RAN.

Toutes les lignes saisies manuellement dans le journal RAN s'affichent dans le rapprochement bancaire, sauf les lignes mouvementant le compte à rapprocher.

Pour effectuer un rapprochement correct, deux solutions sont possibles :

- soit, pointer toutes les lignes provenant de RAN, car leur différence est égale au montant saisi sur le compte à rapprocher.

- soit, revenir dans le journal RAN, remplacer le compte de banque à rapprocher par le compte de virements internes "580", puis saisir une Opération Diverses pour solder le "580" par le compte de banque à rapprocher.

Cette seconde solution évite d'afficher dans le rapprochement des lignes d'A Nouveaux non pertinentes.

Rapprochement bancaire automatique

Accès : Quotidien - Rapprochement

La gestion de la fenêtre de rapprochement est commune à toutes les fiches.

Le rapprochement bancaire automatique est accessible à partir de la liste des rapprochements.

Toutes les options disponibles dans le rapprochement bancaire manuel sont disponibles dans le rapprochement bancaire automatique : le principe est identique. Consultez la partie Rapprochement bancaire manuel.

Comment procéder ?

Pour effectuer le rapprochement bancaire automatique, vous devez suivre le cheminement suivant :

• Créer les banques dans Paramètres – Banques.

• Créer un relevé bancaire par le menu Tenue comptable.

• Dans le relevé créé, procéder à l’import d’un fichier de relevé grâce au bouton Importer un relevé

bancaire. Eventuellement ajouter, modifier et supprimer des lignes, ou importer un autre fichier.

• Ajouter un nouveau rapprochement bancaire par le menu Tenue comptable, en cochant la case

Automatique : les lignes d’écritures et les lignes de relevé s’affichent automatiquement.

• Effectuer un pointage manuel en sélectionnant les lignes à relier, ou un pointage automatique grâce au bouton Rapprocher automatiquement.

Les lignes de relevé

Il s’agit des lignes des relevés appartenant à la même banque que le compte à rapprocher.

Les filtres sur les lignes à afficher

Les filtres s’appliquant sur les lignes d’écritures (Toutes, Rapprochées, Non rapprochées) s’appliquent

également sur les lignes de relevé.

Pointage

• Manuel : Il suffit de sélectionner une ou plusieurs lignes d’écriture et une ou plusieurs lignes de relevé qui se compensent : le code pointage s’applique alors sur toutes ces lignes.

• Automatique : Cliquez sur le bouton Rapprocher automatiquement : les lignes d’écriture et les lignes de relevé qui se compensent sont automatiquement pointées ensemble.

Les lignes sont pointées une à une (une ligne d’écriture pour une ligne de relevé) en fonction du montant.

Pour pointer plusieurs lignes ensemble, vous devez pointer manuellement.

Les montants des relevés s’affichent comme sur un relevé papier, dans le sens de votre banque et non dans le sens de votre comptabilité.

MANUEL

En rapprochement par compte, les montants à pointer ensemble sont de sens opposé : les débits sur les lignes d’écriture se pointent avec les crédits sur les lignes de relevé, et inversement.

En rapprochement par journal, les montants à pointer ensemble sont dans le même sens.

Dépointage

Le dépointage s’effectue comme en rapprochement manuel et s’applique sur les lignes d’écriture et sur les lignes de relevé.

Nouveau relevé

Cette option permet de créer un nouveau relevé bancaire directement à partir de l’option de rapprochement bancaire.

Voir relevé

Cette option permet d’ouvrir la fiche relevé bancaire correspondant à la ligne de relevé sélectionnée.

ÉCRITURES DE RÉGULARISATION

Ecritures de régularisations : principes et exemples

Principes généraux

Il peut arriver que certains produits et certaines charges soient comptabilisés sur une période différente de la période comptable à laquelle ils doivent obligatoirement être rattachés.

Il est donc nécessaire de saisir un certain nombre d’écritures de régularisation pour :

- diminuer les charges et produits qui sont comptabilisés « à tort » dans une période,

- augmenter les charges et produits qui appartiennent à une autre période.

Une période s'entend aussi bien comme étant un exercice comptable (dans le cas standard de l'arrêté des comptes entre deux exercices) que comme une période comprise dans un seul exercice comptable (dans les cas de situations périodiques, en cours d'exercice).

Les écritures de régularisation sont de deux types :

- Les charges et produits à recevoir (c’est-à-dire : Factures à recevoir, Avoirs à recevoir, Factures à émettre,

Avoirs à émettre).

- Charges constatées d’avance et produits constatés d’avance.

Dans l'application, le terme général "Facture à recevoir à ou émettre" est utilisé pour désigner toutes les opérations de type "Charges et produits à recevoir".

Exemples d'écritures de régularisation

Premier exercice : 01/01/2008 au 31/12/2008

Second exercice : 01/01/2009 au 31/12/2009.

1/ Exemple d'une facture non parvenue :

1.1/ FACTURE D'ACHAT

Sur l'exercice 2009, je comptabilise une facture d’achat datée du 05/01/2009 :

- Date : 05/01/2009

- 6011- Matières premières : 1000

- 445661 - Tva déductible : 196

- 401FRS - Fournisseurs : 1196

EBP Comptabilité Open Line Pro

1.2/ Je constate que cette pièce facture des marchandises livrées sur l’exercice 2008.

1.3/ ECRITURE DE REGULARISATION

Je dois saisir manuellement une écriture de régularisation sur 2008 afin d'y enregistrer la charge qui lui appartient :

- Date : 31/12/2008

- 6011 - Matières premières : 1000

- 44586 - Tva sur facture non parvenue : 196

- 408 - Fournisseurs Factures non parvenues : 1196

J'identifie cette écriture comme étant une "Facture non parvenue ou à émettre".

1.4/ ECRITURE D'EXTOURNE

Je dois également annuler la charge comptabilisée sur 2009 en extournant l’écriture de régularisation de 2008.

Pour cela, j'utilise la fonction "Générer l'extourne / Facture non parvenue ou à émettre" afin de générer une

écriture d'extourne automatique.

- Date : 05/01/2009

- 6011 - Matières premières : 1000

- 44586 - Tva sur facture non parvenue : 196

- 408 - Fournisseurs Factures non parvenues : 1196

2/ Exemple d'une charge constatée d’avance :

2.1/ FACTURE D'ACHAT

Sur l’exercice 2008, je comptabilise un avis d’échéance d’assurance datée du 01/07/2008.

- Date : 01/07/2008

- 616 - Assurances : 2000

- 401FRS - fournisseurs : 2000

J'identifie la ligne de charges comme étant une "Charge constatée d'avance"

2.2/ Je constate que cet avis d’échéance concerne la période du 01/07/2008 au 30/06/2009.

2.3/ ECRITURE DE REGULARISATION

Je dois saisir une écriture de régularisation sur 2008 pour annuler la charge comptabilisée sur cet exercice mais relative à l’exercice 2009.

Pour cela, j'utilise la fonction "Générer l'écriture de régularisation / Charge constatée d'avance" afin de générer une écriture de régularisation automatique.

- Date : 31/12/2008

- 616 - Assurances : 1000

- 486- Charges constatées d'avance : 1000

2.4/ ECRITURE D'EXTOURNE

Je dois également comptabiliser sur 2009 la charge qui revient à cet exercice, en extournant l’écriture de régularisation précédente.

Pour cela,j'utilise la fonction "Générer l'écriture d'extourne / Charge constatée d'avance" afin de générer une

écriture d'extourne automatique.

- Date : 01/01/2009

- 616 - Assurances : 1000

MANUEL

- 486- Charges constatées d'avance : 1000

Exploitation dans l'application

En saisie journal, deux boutons sont disponibles "Facture non parvenue ou à émettre" et "Charge et produit constaté d'avance".

Il suffit de sélectionner une ligne d'écriture et d'activer le bouton qui convient pour ouvrir la fenêtre de paramétrage :

- Si la ligne sélectionnée mouvemente un compte Fournisseur ou un compte Client, alors il est possible de d'activer le bouton "Facture non parvenue ou à émettre".

- Si la ligne sélectionnée mouvemente un compte de Charge ou un compte de Produit, alors il est possible d'activer le bouton "Charge ou Produit constaté d'avance".

- Si la ligne mouvemente un autre compte que Fournisseur, Client, Charge ou Produit, alors aucun des boutons n'est actif.

Le fait d'activer le bouton "Facture non parvenue ou à émettre" affiche une fenêtre de paramétrage spécifique.

Il faut y sélectionner la date et le journal dans lesquels l'écriture d'extourne doit être comptabilisée (exemple

1.4 ci-dessus).

Le fait d'activer le bouton "Charge et produit constaté d'avance" affiche une fenêtre de paramétrage spécifique.

Il faut y sélectionner :

- la date et le journal dans lesquels l'écriture de régularisation doit être comptabilisée (exemple 2.3 ci-dessus)

- la date et le journal dans lesquels l'écriture d'extourne doit être comptabilisée (exemple 2.4 ci-dessus).

Deux listes répertoriant toutes les écritures identifiées comme"Facture non parvenue ou à émettre" et "Charge ou produit constaté d'avance" existe. Elles permettent de suivre la vie d'une écriture de régularisation, d'accéder à l'écriture d'origine, de générer les écritures de régularisation et d'extourne...

Charge ou produit constaté d'avance : fenêtre de paramétrage

Principes

Créer une écriture de charge ou de produit constaté d'avance, c'est créer une écriture de régularisation qui répond à certains principes. Un exemple de comptabilisation de ce type d'écriture est disponible (exemple 2).

Accès

Cette fenêtre de paramétrage est accessible :

- soit à partir de la saisie journal ou de la saisie par écriture, en activant le bouton "Charge ou Produit constaté d'avance" sur une ligne d'écriture positive mouvementant un compte de Charge ou de Produit et dans un journal de type Ventes, Achats, Opérations Diverses ou Trésorerie.

- soit à partir de la "liste des charges et produits constatés d'avance", lorsque l'écriture d'origine a déjà été identifiée.

Le contenu de la fenêtre

Les champs de l'en-tête :

Code :

Le code est attribué automatiquement par le logiciel à l'enregistrement de la fenêtre de paramétrage.

Lorsque la ligne d'origine sélectionnée en saisie journal mouvemente un compte de Charges, alors le code commencera par CCA (pour Charge Constatée d'Avance).

Lorsque la ligne d'origine sélectionnée en saisie journal mouvemente un compte Produits, alors le code commencera par PCA (pour Produit Constaté d'Avance).

Type :

Ce champ géré automatiquement par le logiciel explique pour quel type d'écriture la fenêtre de paramétrage est ouverte (Charge Constatée d'Avance ou Produit Constaté d'Avance).

EBP Comptabilité Open Line Pro

Le type "Charge Constaté d'Avance" est appliqué lorsque la ligne d'écriture sélectionnée en saisie journal mouvemente un compte de charges (compte de classe 6).

Le type "Produit Constaté d'Avance" est appliqué lorsque la ligne d'écriture sélectionnée en saisie journal mouvemente un compte de produits (compte de classe 7).

Description :

Un libellé est proposé par défaut : il s'agit du libellé de la ligne d'origine précédé de la notion "Régularisation".

Il reste néanmoins modifiable.

Ce libellé sera repris comme libellé de toutes les lignes de l'écriture de régularisation et de l'écriture d'extourne qui seront générées, et cela quelque soit le paramétrage du journal de destination.

Montant de la charge ou du produit :

Ce champ est renseigné automatiquement par le logiciel et n'est pas modifiable.

Il présente le montant de la ligne d'origine qui a été identifiée en saisie journal comme une "charge ou produit constaté d'avance".

Règle de calcul :

La règle de calcul doit obligatoirement être définie. Trois modes de calcul sont disponibles :

Par montant : Cette option permet d'accéder à un champ "Montant" saisissable. Il est ainsi possible de saisir directement le montant pour lequel l'écriture de régularisation va être comptabilisée.

La ligne d'origine mouvemente le compte 616 (Prime d'assurance) pour 1000 Euros, enregistrée sur l'exercice 2008, mais couvrant la période de 01/07/2008 au 30/06/2009.

Je peux définir que la charge à régulariser est de 500 Euros.

Par Fraction : Cette option permet d'accéder à un champ "Numérateur" et à un champ "Dénominateur". Le montant de l'écriture de régularisation sera donc calculé à partir du montant de la ligne d'origine multiplié par le numérateur et divisé par le dénominateur.

La ligne d'origine mouvemente le compte 616 (Prime d'assurance) pour 1000 Euros, enregistrée sur l'exercice 2008, mais couvrant la période de 01/07/2008 au 30/06/2009.

Je peux définir que la charge à régulariser est de :

1000 Euros x 6 mois d'exercice 2008 / 12 mois de prestation.

Par pourcentage : Cette option permet d'accéder à un champ "Pourcentage". Le montant de l'écriture de régularisation sera donc calculé à partir du montant de la ligne d'origine, multiplié par le pourcentage.

La ligne d'origine mouvemente le compte 616 (Prime d'assurance) pour 1000 Euros, enregistrée sur l'exercice 2008, mais couvrant la période de 01/07/2008 au 30/06/2009.

Je peux définir que la charge a régulariser est de 1000 Euros x 50 %.

Montant de la régularisation : Ce champ dépend de la règle de calcul sélectionnée. Dans le cas du calcul

"Par montant", le champ est directement saisissable. Dans le cas des calculs "Par fraction" et "Par

Pourcentage", le champ est automatiquement calculé en fonction des formules.

Dans les trois exemples précédents, le champ "Montant de la régularisation" affiche toujours 500 Euros.

Compte de contrepartie :

Un compte de contrepartie est proposé par défaut en fonction des options du dossier et du compte mouvementé sur la ligne d'origine.

Lorsque que le compte mouvementé sur la ligne d'origine est un compte de charge débiteur, alors le compte de contrepartie proposé par défaut est le 486.

Lorsque que le compte mouvementé sur la ligne d'origine est un compte de charge créditeur, alors le compte de contrepartie proposé par défaut est le 487.

Lorsque que le compte mouvementé sur la ligne d'origine est un compte de produit créditeur, alors le compte de contrepartie proposé par défaut est le 487.

Lorsque que le compte mouvementé sur la ligne d'origine est un compte de produit débiteur, alors le compte de contrepartie proposé par défaut est le 486.

Le compte proposé par défaut reste modifiable, soit en saisissant directement dans le champ, soit en sélectionnant le compte désiré dans la liste déroulante.

Onglet "Ecritures de régularisation"

Ce cadre permet de déterminer :

- la date et le journal dans lesquels l'écriture de régularisation doit être comptabilisée (Voir exemple 2.3)

MANUEL

- ainsi que la date et le journal dans lesquels l'écriture d'extoune doit être comptabilisée (Voir exemple 2.4).

Les mêmes règles de fonctionnement s'appliquent aux deux écritures à générer.

Comptabilisé :

Ce champ est géré automatiquement par le logiciel. Il est vierge par défaut. Une coche apparaît lorsque l'écriture de régularisation et/ou l'écriture d'extourne ont été générées.

Journal :

Le code du journal défini dans les options du dossier est proposé par défaut.

Ce journal par défaut reste modifiable, soit en saisissant directement le code dans le champ soit en le sélectionnant dans la liste déroulante.

Le journal de destination ne peut en aucun cas être un journal de type Trésorerie ou de type A Nouveaux.

Date de génération :

Une date de génération est proposée par défaut.

- Dans le cas de l'écriture de régularisation : la date correspond par défaut au dernier jour de l'exercice dans lequel l'écriture d'origine est comptabilisée.

- Dans le cas de l'écriture d'extourne : la date correspond par défaut au premier jour de l'exercice qui suit l'exercice dans lequel l'écriture de régularisation est comptabilisée.

Cette date reste modifiable, soit en saisissant directement la date voulue dans la champ soit en la sélectionnant dans le calendrier.

Onglet "Ecriture d'origine" :

L'écriture d'origine servant de base à l'écriture d'extourne est affichée pour information.

Elle n'est pas modifiable (Voir exemple 2.1).

La ligne de charge ou de produit à partir de laquelle l'écriture de régularisation et d'extourne seront générées est affichée en gras.

Onglet "Notes" :

Cet onglet reste disponible à tout moment.

Les actions possibles dans la fenêtre

Générer l'écriture de régularisation :

Ce bouton permet de générer l'écriture de régularisation à partir de l'écriture d'origine, en respectant le journal de destination, la date d'écriture sélectionnée, le mode de calcul et le compte de contrepartie.

Générer l'écriture d'extourne :

Ce bouton permet de générer l'écriture d'extourne de l'écriture de régularisation.

Les autres boutons :

- "Consultation/Lettrage" de l'écriture d'origine : Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de

Consultation/Lettrage du compte qui a permis de créer une Charge ou un Produit constaté d'avance (c'est-àdire le compte Charge ou de le compte Produit de l'écriture d'origine).

- "Saisie par journal" de l'écriture d'origine : Ce bouton permet d'accéder à la saisie journal et de se positionner sur l'écriture d'origine.

- "Saisie par journal" de l'écriture de régularisation : Ce bouton permet d'accéder à la saisie journal et de se positionner sur l'écriture de régularisation.

- "Saisie par journal" de l'écriture d'extourne : Ce bouton permet d'accéder à la saisie journal et de se positionner sur l'écriture d'extourne.

Cas particuliers

Cas du n° de pièce :

Le numéro de pièce renseigné sur la ligne de l'écriture d'origine identifiée comme Charge ou Produit à recevoir est repris pour toutes les lignes de l'écriture de régularisation.

Le numéro qui sera alors comptabilisé restera modifiable.

Cas du statut des écritures de régularisation et d'extourne générées :

EBP Comptabilité Open Line Pro

Les écritures de régularisation et d'extourne possèdent par défaut le statut non validé et, ce, quelque soit le statut de l'écriture d'origine.

Ensuite, le statut de ces écritures pourra être modifié comme n'importe quelle autre écriture.

Facture non parvenue ou Facture à émettre : fenêtre de paramétrage

Principes

Créer une facture non parvenue ou à émettre, c'est créer une écriture de régularisation qui répond à certains principes. Un exemple de comptabilisation de ce type d'écriture est disponible (exemple 1).

Accès

Cette fenêtre de paramétrage est accessible :

- soit à partir de la saisie journal ou de la saisie par écriture, en activant le bouton "Facture non parvenue ou à

émettre" sur une ligne d'écriture mouvementant un compte Client ou Fournisseur et dans un journal de type

Ventes, Achats ou Opérations Diverses.

- soit à partir de la liste des factures non parvenues ou à émettre, lorsque l'écriture d'origine a déjà été identifiée.

Le bouton "Facture non parvenue ou à émettre" permet de gérer toutes les écritures de type "Charges à payer et produits à recevoir". Le même bouton convient donc pour les Factures non parvenues, les Factures à

émettre, les Avoirs non parvenus et les Avoirs à émettre.

Le contenu de la fenêtre

Les champs de l'en-tête

Code :

Le code est attribué automatiquement par le logiciel à l'enregistrement de la fenêtre de paramétrage.

Lorsque la ligne d'origine sélectionnée en saisie journal mouvemente un compte Fournisseurs, alors le code commencera par FNP (qu'il s'agisse d'une Facture Non Parvenue ou d'un Avoir Non parvenu).

Lorsque la ligne d'origine sélectionnée en saisie journal mouvemente un compte Clients, alors le code commencera par FAE (qu'il s'agisse d'une Facture A Emettre ou d'un Avoir A Emettre).

Type :

Ce champ géré automatiquement par le logiciel explique pour quel type d'écriture la fenêtre de paramétrage est ouverte (Facture Non parvenue ou Facture A Emettre).

Description :

Une description est proposée par défaut : il s'agit du libellé de la ligne d'origine précédé de la notion

"Régularisation".

La proposition reste modifiable.

Cette description sera reprise comme libellé de toutes les lignes de l'écriture d'extourne qui sera générée, et cela quelque soit le paramétrage du journal de destination.

Onglet "Ecriture d'extourne"

Ce cadre permet de déterminer la date et le journal dans lequel l'écriture d'extourne doit être comptabilisée

(Voir exemple 1.4).

- Comptabilisé :

Ce champ est géré automatiquement par le logiciel. Il est vierge par défaut. Un marqueur apparaît lorsque l'écriture d'extoune a été générée.

- Journal :

Le code du journal défini dans les options du dossier est proposé par défaut.

Ce journal reste modifiable, soit en saisissant directement le code dans le champ soit en le sélectionnant dans la liste déroulante.

Le journal de destination ne peut en aucun cas être un journal de type Trésorerie ou de type A Nouveaux.

MANUEL

- Date de génération :

Une date de génération est proposée par défaut : elle correspond au premier jour de l'exercice suivant la date de l'écriture d'origine.

Cette date reste modifiable, soit en saisissant directement la date voulue soit en la sélectionnant dans le calendrier.

Généralement, la date d'extourne correspond soit à la date du premier jour de l'exercice suivant la comptabilisation de l'écriture d'origine, soit la date à laquelle la facture définitive est effectivement enregistrée.

Onglet "Ecriture d'origine" :

L'écriture d'origine servant de base à l'écriture d'extourne est affichée pour information.

Elle n'est pas modifiable (Voir exemple 1.3).

Onglet "Notes" :

Cet onglet reste disponible à tout moment.

Les actions possibles dans la fenêtre

Générer l'écriture d'extourne :

Ce bouton permet de générer l'écriture d'extourne à partir de l'écriture d'origine, en respectant le journal de destination et la date d'écriture sélectionnés.

Les autres boutons :

- "Consultation/Lettrage" de l'écriture d'origine : Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de

Consultation/Lettrage du compte qui a permis de créer une Facrture non parvenue ou à émettre (c'est-à-dire le compte Fournisseur ou Client de l'écriture d'origine).

- "Saisie par journal" de l'écriture d'origine : Ce bouton permet d'accéder à la saisie journal et de se positionner sur l'écriture d'origine.

- "Saisie par journal" de l'écriture d'extourne : Ce bouton permet d'accéder à la saisie journal et de se positionner sur l'écriture d'extourne.

Cas particuliers

Cas du n° de pièce :

Le numéro de pièce renseigné sur la ligne de l'écriture d'origine identifiée comme Facture non parvenue est repris pour toutes les lignes de l'extourne.

Le numéro qui sera alors comptabilisé restera modifiable.

Cas du statut des écritures d'extourne générées :

Une écriture d'extourne possède par défaut le statut non validé et, ce, quelque soit le statut de l'écriture d'origine.

Ensuite, le statut de cette écriture d'extourne pourra être modifié comme n'importe quelle autre écriture.

Liste des Charges et Produits Constatés d'Avance

Accès : Quotidien - Ecritures de régularisation

Deux listes permettent de présenter les différentes écritures de régularisation. Le but de ces écritures et des exemples de comptabilisation sont décrits dans les principes.

Dans ce sous-menu, deux listes distinctes séparent les Charges et Produits constatés d'avance et les Factures non parvenues ou à émettre. Mais le principe d'affichage et de fonctionnement reste le même dans les deux listes.

Le contenu des listes est géré par l'application en fonction des actions effectuées (dans la barre de tâches, sur les écritures d'origine..), mais n'est pas directement ouvert à la modification.

Liste des Charges et Produits Constatés d'Avance

Cette liste répertorie toutes les écritures de régularisation identifiées comme étant de type Charges et Produits

Constatés d'Avance.

Elle est mise à jour automatiquement par le logiciel à chaque fois que :

- une nouvelle fenêtre de paramétrage de Charges et Produits Constatés d'Avance est sauvegardée,

- une écriture de régularisation est générée,

EBP Comptabilité Open Line Pro

- une écriture d'extourne est générée.

Elle présente, en colonnes, une sélection des éléments importants pour l'identification et le suivi de chaque

écriture de régularisation.

Mais des colonnes peuvent être ajoutées ou supprimées grâce aux vues en fonction des besoins.

Un certain nombre d'actions sont possibles sur cette liste :

- Pour accéder à la fenêtre de paramétrage (et aux options qu'elle contient), il suffit de double cliquer sur la ligne sélectionnée.

- Voir l'écriture d'origine permet d'accéder à la saisie journal et à l'écriture d'origine qui a été identifiée comme écriture de régularisation.

- Voir document permet de visualiser le document ayant permis la comptabilisation de l'écriture d'origine. Il peut donc s'agir d'une saisie guidée, d'une facture issue de la Gestion Commerciale...

- Voir l'écriture d'OD permet d'accéder à la saisie journal dans laquelle l'écriture de régularisation a été comptabilisée.

- Voir l'écriture d'extourne permet d'accéder à la saisie journal dans laquelle l'écriture d'extourne a été comptabilisée.

- Générer l'écriture d'OD permet de générer l'écriture de régularisation, si elle ne l'a pas encore été.

- Générer l'écriture d'extourne permet de générer l'écriture d'extourne, à condition que l'écriture de régularisation soit déjà comptabilisée et que l'écriture d'extourne ne le soit pas encore.

- Suppression des paramétrages : Les Charges et Produits constatés d'avance peuvent être supprimés. Leur suppression permettra de revenir sur l'écriture d'origine et de générer à nouveau une nouvelle écriture de régularisation. Mais, les écritures de régularisation et d'extourne déjà générées ne seront pas supprimées.

liste des Factures Non Parvenues ou A Emettre

Accès : Quotidien - Ecritures de régularisation

Deux listes permettent de présenter les différentes écritures de régularisation. Le but de ces écritures et des exemples de comptabilisation sont décrits dans les principes.

Liste des Factures A Recevoir ou A Emettre

Cette liste répertorie toutes les écritures de régularisation identifiées comme étant de type Factures A Recevoir ou A Emettre.

Elle est mise à jour automatiquement par le logiciel à chaque fois que :

- une nouvelle fenêtre de paramétrage de Facture A Recevoir ou A Emettre est sauvegardée,

- une écriture d'extourne est générée.

Elle présente, en colonnes, une sélection des éléments importants pour l'identification et le suivi de chaque

écriture de régularisation.

Mais des colonnes peuvent être ajoutées ou supprimées grâce aux vues en fonction des besoins.

Un certain nombre d'actions sont possibles sur cette liste :

- Pour accéder à la fenêtre de paramétrage (et aux options qu'elle contient), il suffit de double cliquer sur la ligne sélectionnée.

- Voir l'écriture d'origine permet d'accéder à la saisie journal sur l'écriture d'origine qui a été identifiée comme écriture de régularisation.

MANUEL

- Voir l'écriture d'extourne permet d'accéder à la saisie journal dans laquelle l'écriture d'extourne a été comptabilisée.

- Générer l'écriture d'extourne permet de générer l'écriture d'extourne, si elle ne l'a pas encore été.

- Suppression de paramétrages : Des Factures Non Parvenues ou A Emettre peuvent être supprimées. Leur suppression permettra de revenir sur l'écriture d'origine et de générer à nouveau une nouvelle écriture d'extourne. Mais, les écritures extourne déjà générées ne seront pas supprimées.

Compte-rendu de l'opération

Lorsque vous générez des écritures de régularisation ou des écritures d'extourne à partir de la liste des

Charges/Produits Constatés d'Avance ou de la liste des Factures Non Parvenues ou A Emettre, les traitements qui peuvent l'être sont d'abord exécutés puis une boîte de compte-rendu d'opération s'affiche.

Cette boîte, affichée uniquement pour information, liste :

- le codes des FNP ou CCA sur lesquels un traitement a été demandé,

- le résultat du traitement pour chacun de ces codes.

Ce résultat peut être de deux types :

Ok : si tous les contrôles ont été exécutés avec succès et le traitement a pu être effectué.

Echec : si un contrôle bloquant a échoué et que le traitement n'a pas pu être effectué.

Pour connaître les raisons de cet échec, il suffit de cliquer sur le + situé à l'extrême gauche de la ligne.

Enfin, pour fermer cette fenêtre, il suffit de cliquer sur Ok.

DÉCLARATION DE TVA

Liste des déclarations de TVA

Accès : Quotidien - Déclarations de TVA

La gestion de la liste des déclarations de TVA est commune à toutes les listes.

Cette liste affiche toutes les déclarations créées et sauvegardées sur l'exercice courant.

Les modifications et suppressions de déclarations de TVA sont possibles.

Néanmoins, ces opérations risquent d'entraîner des incohérences avec les déclarations suivantes déjà sauvegardées et auront un impact sur les déclarations à créer.

Création d'une nouvelle déclaration de TVA

Une boîte de dialogue permet de choisir les paramétrages de la déclaration à créer.

Déclaration

* : La liste des déclarations proposées dépend du régime choisi dans les options du dossier.

En régime ST (Régime Simplifié Annuel), seule la déclaration 3517 CA12 est disponible.

Pour les autres régimes, la déclaration 3310 CA3 ainsi que l'annexe 3310A sont disponibles.

Période * : Une liste déroulante affiche les périodes selon le régime défini dans les options du dossier.

En régime ST (Régime Simplifié Annuel), seul l'exercice courant est disponible.

En régime mensuel, tous les mois de l'exercice sont disponibles.

En régime trimestriel, tous les trimestres de l'exercice sont disponibles.

Si plusieurs régimes ont été définis dans les options du dossier, c'est le dernier régime de l'exercice courant qui est pris en compte.

Choisissez les feuillets que vous désirez inclure dans la déclaration

Dans cette partie, vous pouvez choisir d'ajouter des feuillets supplémentaires à la déclaration que vous avez déjà choisie. Ainsi, lorsque vous réaliserez l'aperçu de la déclaration de TVA, vous verrez afficher tous les feuillets sélectionnés et tous les montants qui doivent l'être seront automatiquement reportés d'un feuillet à l'autre.

Ces choix restent réversibles grâce à un bouton existant dans la fenêtre de déclaration de TVA.

EBP Comptabilité Open Line Pro

Fenêtre de la déclaration de TVA

Accès : Quotidien - Déclaration de TVA

Cette fenêtre est découpée en quatre onglets :

Lignes sur débits

Cet onglet permet de visualiser toutes les lignes saisies sur des comptes de TVA ayant l'option de calcul "Sur

Débits" et toutes les lignes saisies sur des comptes soumis à TVA inclus dans les mêmes écritures.

Il est possible d'accéder à la saisie journal comptabilisant cette écriture , soit en double-cliquant sur une ligne présente dans l'onglet, soit en cliquant sur le bouton Saisie par journal.

Lignes sur encaissements

Cet onglet permet de visualiser l'ensemble des lignes de règlement saisies sur des comptes de nature Tiers, dont l'échéance est affectée à une facture qui possède un compte de TVA ayant l'option de calcul "Sur

Encaissements".

Il est possible d'accéder à la saisie journal comptabilisant cette écriture, soit en double-cliquant sur une ligne présente dans l'onglet, soit en cliquant sur le bouton Saisie par journal.

Aperçu

Cet onglet permet de visualiser la déclaration de TVA à proprement parler (déclaration sous forme CERFA).

De nombreux boutons vous permettent de naviguer dans votre déclaration (Page précédente / Page

suivante) de l'imprimer, d'effectuer des recherches...

Lignes non déclarées

Contenu de l'onglet

Cet onglet présente toutes les lignes d'écriture non incluses dans la déclaration de TVA.

Il peut s'agir :

- de lignes d'écriture saisies sur des comptes non correctement paramétrés,

- de lignes d'écriture saisies sur des comptes paramétrés correctement mais dont le code taxe est inexistant sur le dossier,

- de règlements non affectés à une échéance.

Compte non correctement paramétré :

Compte 701 (Ventes de produits finis)

Territorialité : France

Type d'opération : Biens et prestations de services

Nature de taxe : (non renseignée) (>>>> ce paramétrage manquant doit être complété)

Compte correctement paramétré, mais donc le code taxe est inexistant :

Compte 627 (Services bancaires et assimilés)

Territorialité : France

Type d'opération : Biens et prestations de services

Nature de taxe : Exonéré

Interpréter et corriger les lignes de cet onglet

Les lignes d'écritures saisies sur des comptes non correctement paramétrés apparaîtront dans le seul onglet

Lignes non déclarées.

Il convient donc de paramétrer correctement le compte problématique puis de relancer le calcul de la déclaration.

Les lignes d'écriture concernées sont alors transférées dans l'onglet Lignes sur les Débits et incluses dans la déclaration.

Les lignes d'écritures saisies sur des comptes correctement paramétrés (mais dont le code taxe est inexistant) apparaîtront à la fois dans l'onglet Lignes sur Débits et dans l'onglet Lignes non déclarées.

Il convient uniquement de s'assurer que ces lignes d'écritures n'ont effectivement pas à être incluses dans une déclaration de TVA.

MANUEL

Les lignes de règlements non affectés à une échéance apparaîtront dans le seul onglet Lignes non déclarées.

Il convient d'affecter ces règlements à des échéances puis de relancer le calcul de la déclaration.

Les lignes de règlements sont alors transférées dans l'onglet Lignes sur encaissements et incluses dans la déclaration.

Autres fonctions

Recalculer : Ce bouton permet de recalculer la déclaration de TVA après une nouvelle saisie ou une modification d'écriture.

Le recalcul de la déclaration s'applique à tous les champs sur lesquels un calcul automatique est effectué, mais n'impacte pas les champs sans calcul.

Sur la ligne 08 de la déclaration de TVA 3310 CA3 (année 2008), la Base Hors taxe est calculée automatiquement et affiche un montant de 5000 Euros.

Vous choisissez de modifier ce montant et de le remplacer par 5002 Euros : votre saisie est prise en compte dans la déclaration.

Si vous lancez le recalcul, alors le montant initial de 5000 Euros est réaffiché.

En revanche, sur la ligne 25 de la déclaration de TVA 3310 CA3 (année 2008), le crédit de TVA est sans calcul.

Vous choisissez d'y saisir un montant de 1000 Euros.

Si vous lancez le recalcul, alors le montant saisi reste affiché.

Valider : Ce bouton permet de valider définitivement la déclaration de TVA et empêche dorénavant toute modification de la déclaration de TVA concernée.

En revanche, la suppression d'une déclaration de TVA validée reste possible. Dans ce cas, un événement avec justificatif sera enregistré.

Ajouter / Retirer des feuillets : Lors de la création de la déclaration de TVA, si vous avez oublié d'ajouter certains feuillets ou, au contraire, si vous en avez ajouté à tort, alors ce bouton vous permet d'ajouter le feuillet manquant ou de retirer le feuillet inutile.

Aperçu de la déclaration de TVA

Accès : Quotidien - Déclaration de TVA

La déclaration de TVA se décompose en deux parties :

En-tête

Les champs de l'en-tête recopient la période de déclaration sélectionnée dans la liste ainsi que l'adresse du

Centre des Impôts, du dossier et toutes les informations administratives nécessaires, déjà renseignées sur le dossier. Ces champs ne sont pas modifiables.

La zone "Paiement, Date et Signature" est accessible et doit être renseignée avant envoi.

Corps de la déclaration de TVA

Les différents champs de la déclaration de TVA sont renseignés en fonction des écritures incluses dans la période et des paramètres choisis sur les comptes de nature Comptes soumis à TVA et de nature Comptes de

TVA.

La liaison entre les lignes d'écriture et les champs de la déclaration de TVA se fait grâce aux codes taxes.

La plupart des champs sont modifiables (champs grisés).

Les saisies effectuées directement sur les déclarations dans les champs saisissables n'ont aucun impact sur la comptabilité.

Case Néant : Cocher la case Néant permet de vider le formulaire mais n'empêche pas d'y saisir des montants.

D'autre part, les lignes restent rattachées à la déclaration : elles ne seront donc pas présentées dans la déclaration suivante.

EBP Comptabilité Open Line Pro

Un document répertorie un grand nombre de paramétrage de comptes ainsi que des schémas d'écritures en fonction du type d'opération à comptabiliser : pour le consulter, cliquer ici.

Un document répertorie également un certain nombre de régularisations à saisir, lorsque la déclaration contient des montants négatifs : pour le consulter, cliquer ici.

Régularisation d'une déclaration de TVA

Dans certains cas, il peut s'avérer que votre déclaration de TVA présente des valeurs erronées ou non admissibles par l'administration. Ci-dessous sont listés un certains nombres de cas qui peuvent vous aidés à régulariser votre déclaration de TVA.

TVA : Montants négatifs

La déclaration de TVA ne doit pas contenir de montants négatifs. Or, un montant de TVA à déclarer peut être négatif dans le cas où la somme des avoirs pour un type de TVA est supérieure à la somme des factures pour le même type de TVA. Ces cas doivent être gérés en régularisation.

CA3 : Saisie des régularisations

Ligne 02 négative (Autres opérations imposables)

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes sur autres opérations imposables est supérieure

à la somme des factures de ventes sur autres opérations imposables.

Vous devez saisir :

- Ligne 02 : montant des factures de ventes sur autres opérations imposables.

- Ligne 3C : montant des avoirs de ventes sur autres opérations imposables (sans signe -).

- Lignes 08 à 14 (taxe) : vous devez répercuter la modification de la ligne 02 sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes).

- Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes sur autres opérations imposables (sans signe -).

Ligne 03 négative (Acquisitions intracommunautaires)

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats en UE est supérieure à la somme des factures d’achats en UE.

Vous devez saisir :

- Ligne 03 : montant des factures d’achats en UE.

- Ligne 3C : montant des avoirs d’achats en UE (sans signe -).

- Lignes 08 à 14 (taxe) : vous devez répercuter la modification de la ligne 03 sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes).

- Ligne 17 : montant de la TVA des factures d’achats en UE.

- Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs d’achats en UE (sans signe -).

Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire.

Ligne 3A négative (Livraisons de gaz naturel ou d’électricité imposables en France)

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats de gaz imposables est supérieure à la somme des factures d’achats de gaz imposables.

Vous devez saisir :

- Ligne 3A : montant des factures d’achats de gaz imposables.

- Ligne 3C : montant des avoirs d’achats de gaz imposables (sans signe -).

- Lignes 08 à 14 (taxe) : vous devez répercuter la modification de la ligne 3A sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes)

- Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs d’achats de gaz imposables (sans signe -).

Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire.

Ligne 3B négative (Achats de biens ou services auprès d’un assujetti non établi en France)

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France est supérieure à la somme des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France.

MANUEL

Vous devez saisir :

- Ligne 3B : montant des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France.

- Ligne 3C : montant des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France (sans signe -).

- Lignes 08 à 14 (taxe) : vous devez répercuter la modification de la ligne 3B sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes)

- Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France (sans signe -).

Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire.

Ligne 04 négative (Exportations hors CE)

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’exportations hors CE est supérieure à la somme des factures d’exportations hors CE.

Vous devez saisir :

- Ligne 04 : montant des factures d’exportations hors CE.

- Ligne 7B : montant des avoirs d’exportations hors CE (sans signe -).

Ligne 05 négative (Autres opérations non imposables)

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes sur autres opérations non imposables est supérieure à la somme des factures de ventes sur autres opérations non imposables.

Vous devez saisir :

- Ligne 05 : montant des factures de ventes sur autres opérations non imposables.

- Ligne 7B : montant des avoirs de ventes sur autres opérations non imposables (sans signe -).

Ligne 06 négative (Livraisons intracommunautaires)

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes en UE est supérieure à la somme des factures de ventes en UE.

Vous devez saisir :

- Ligne 06 : montant des factures de ventes en UE.

- Ligne 7B : montant des avoirs de ventes en UE (sans signe -).

Ligne 6A négative (Livraisons de gaz naturel ou d’électricité non imposables en France)

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes de gaz non imposables est supérieure à la somme des factures de ventes de gaz non imposables.

Vous devez saisir :

- Ligne 6A : montant des factures de ventes de gaz non imposables.

- Ligne 7B : montant des avoirs de ventes de gaz non imposables (sans signe -).

Ligne 07 négative (Achats en franchise)

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats en franchise est supérieure à la somme des factures d’achats en franchise.

Vous devez saisir :

- Ligne 07 : montant des factures d’achats en franchise.

- Ligne 7B : montant des avoirs d’achats en franchise (sans signe -).

Ligne 7A négative (Ventes de biens ou services auprès d’un assujetti non établi en France)

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes auprès d’un assujetti non établi en France est supérieure à la somme des factures de ventes auprès d’un assujetti non établi en France.

Vous devez saisir :

- Ligne 7A : montant des factures de ventes auprès d’un assujetti non établi en France.

- Ligne 7B : montant des avoirs de ventes auprès d’un assujetti non établi en France (sans signe -).

Ligne 08 négative (Opérations réalisées en France à 19,60 %)

EBP Comptabilité Open Line Pro

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 19,60 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 19,60 %.

Vous devez saisir :

- Ligne 3C : montant des avoirs de ventes France à 19,60 % (sans signe -).

- Lignes 08 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes France à 19,60 %.

- Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes France à 19,60 % (sans signe -).

Ligne 09 négative (Opérations réalisées en France à 5,50 %)

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 5,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 5,50 %.

Vous devez saisir :

- Ligne 3C : montant des avoirs de ventes France à 5,50 % (sans signe -)

- Lignes 09 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes France à 5,50 %

- Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes France à 5,50 % (sans signe -).

Ligne 10 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 8,50 %)

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 8,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 8,50 %.

Vous devez saisir :

- Ligne 3C : montant des avoirs de ventes DOM à 8,50 % (sans signe -).

- Lignes 10 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes DOM à 8,50 %.

- Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 8,50 % (sans signe -).

Ligne 11 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 2,10 %)

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 2,10 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 2,10 %.

Vous devez saisir :

- Ligne 3C : montant des avoirs de ventes DOM à 2,10 % (sans signe -).

- Lignes 11 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes DOM à 2,10 %.

- Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 2,10 % (sans signe -).

Ligne 13 négative (Opérations imposables à un ancien taux)

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un ancien taux est supérieure à la somme des factures de ventes à un ancien taux.

Vous devez saisir :

- Ligne 3C : montant des avoirs de ventes à un ancien taux (sans signe -).

- Lignes 13 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes à un ancien taux.

- Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes à un ancien taux (sans signe -).

Ligne 14 négative (Opérations imposables à un taux particulier)

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un taux particulier est supérieure à la somme des factures de ventes à un taux particulier.

Vous devez saisir :

- Ligne 3C : montant des avoirs de ventes à un taux particulier (sans signe -).

- Lignes 14 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes à un taux particulier.

- Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes à un taux particulier (sans signe -).

Ligne 19 négative (TVA sur biens constituant des immobilisations)

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs sur immobilisations est supérieure à la somme des factures sur immobilisations.

Vous devez saisir :

- Ligne 3C : montant des avoirs d’immobilisations (sans signe -).

- Ligne 15 : montant de la TVA des avoirs d’immobilisations (sans signe -).

- Ligne 19 : montant de la TVA des factures d’immobilisations.

MANUEL

Ligne 20 négative (TVA sur autres biens et services)

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats est supérieure à la somme des factures d’achats.

Vous devez saisir :

- Ligne 3C : montant des avoirs d’achats (sans signe -).

- Ligne 15 : montant de la TVA des avoirs d’achats (sans signe -).

- Ligne 20 : montant de la TVA des factures d’achats.

CA12 : Saisie des régularisations

Lignes 01, 02, 03, 04, 4B ou 4D négatives (TVA collectée non imposable)

Pour ces lignes, vous n’avez aucune régularisation à saisir.

Ligne 05 négative (Opérations réalisées en France à 19,60 %)

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 19,60 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 19,60 %.

Vous devez saisir :

- Ligne 05 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes France à 19,60 %.

- Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes France à 19,60 % (sans signe -).

Ligne 06 négative (Opérations réalisées en France à 5,50 %)

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 5,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 5,50 %.

Vous devez saisir :

- Ligne 06 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes France à 5,50 %.

- Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes France à 5,50 % (sans signe -).

Ligne 07 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 8,50 %)

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 8,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 8,50 %.

Vous devez saisir :

- Ligne 07 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes DOM à 8,50 %.

- Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 8,50 % (sans signe -).

Ligne 08 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 2,10 %)

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 2,10 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 2,10 %.

Vous devez saisir :

- Ligne 08 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes DOM à 2,10 %

- Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 2,10 % (sans signe -).

Ligne 09 négative (Opérations imposables à un taux particulier)

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un taux particulier est supérieure à la somme des factures de ventes à un taux particulier.

Vous devez saisir :

- Ligne 09 (base) : montant des factures de ventes à un taux particulier.

- Ligne 09 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes à un taux particulier.

- Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes à un taux particulier (sans signe -).

Ligne 10 négative (Opérations imposables à un ancien taux)

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un ancien taux est supérieure à la somme des factures de ventes à un ancien taux.

EBP Comptabilité Open Line Pro

Vous devez saisir :

- Ligne 10 (base) : montant des factures de ventes à un ancien taux.

- Ligne 10 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes à un ancien taux

- Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes à un ancien taux (sans signe -).

Ligne AA négative (Livraisons de gaz naturel ou d’électricité imposables en France)

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats de gaz imposables est supérieure à la somme des factures d’achats de gaz imposables.

Vous devez saisir :

- Ligne AA (base) : montant des factures d’achats de gaz imposables.

- Ligne AA (taxe) : montant de la TVA des factures d’achats de gaz imposables.

- Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs d’achats de gaz imposables (sans signe -).

Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire.

Ligne AB négative (Achats de biens ou services auprès d’un assujetti non établi en France)

Vous devez saisir :

- Ligne AB (base) : montant des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France

- Ligne AB (taxe) : montant de la TVA des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France

- Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France (sans signe -).

Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire.

Ligne 13 négative (Autres opérations imposables)

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes sur autres opérations imposables est supérieure

à la somme des factures de ventes sur autres opérations imposables.

Vous devez saisir :

- Ligne 13 (base) : montant des factures de ventes sur autres opérations imposables.

- Ligne 13 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes sur autres opérations imposables.

- Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes sur autres opérations imposables (sans signe -).

Ligne 14 négative (Acquisitions intracommunautaires)

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats en UE est supérieure à la somme des factures d’achats en UE.

Vous devez saisir :

- Ligne 14 (base) : montant des factures d’achats en UE.

- Ligne 14 (taxe) : montant de la TVA des factures d’achats en UE.

- Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs d’achats en UE (sans signe -).

Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire.

Ligne 15 négative (Acquisitions intracommunautaires d’immobilisations)

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’immobilisations en UE est supérieure à la somme des factures d’immobilisations en UE.

Vous devez saisir :

- Ligne 14 (base) : montant des factures d’achats et immobilisations en UE.

- Ligne 14 (taxe) : montant de la TVA des factures d’achats et immobilisations en UE.

- Ligne 15 : montant de la TVA des factures d’immobilisations en UE.

- Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs d’immobilisations en UE (sans signe -).

Voir aussi le paragraphe Ligne 23 négative si nécessaire.

Ligne 20 négative (Déductions sur factures)

MANUEL

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats est supérieure à la somme des factures d’achats.

Vous devez saisir :

- Ligne 18 : montant de la TVA des avoirs d’achats (sans signe -).

- Ligne 20 : montant de la TVA des factures d’achats.

Ligne 23 négative (TVA déductible sur immobilisations)

Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs sur immobilisations est supérieure à la somme des factures sur immobilisations.

Vous devez saisir :

- Ligne 18 : montant de la TVA des avoirs d’immobilisations (sans signe -).

- Ligne 23 : montant de la TVA des factures d’immobilisations.

Paramétrage des comptes de TVA et schémas d'écritures

Ce document présente un certain nombre de types d'opérations soumises à TVA.

Pour chacun de ces types d'opération, il répertorie le paramétrage des comptes de TVA et des comptes soumis

à TVA à utiliser, le schéma d'écriture à comptabiliser ainsi que les déclarations et numéros de lignes impactés par ces comptabilisations.

Achats de marchandises - pour un dossier ayant son établissement en France

1 - Achats France 19.6 %

Déclarations concernées et lignes impactées : J'identifie cette écriture comme étant une "Facture non parvenue ou à émettre" :

- CA3 : Lignes 01 et 08

- CA12 : Ligne 05

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage

- 44566xxx - TVA :

Territorialité : France

Nature de taxe : France continentale 19.6 %.

- 607xxx - Achats de marchandises :

Territorialté : France

Nature de taxe : France continentale 19.6 %

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

401xxxxx - Crédit - 1.196.00 €

44566xxx - Débit - 196.00 €

607xxxxx - Débit - 1.000.00 €

2 - Achats France 5.5 %

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : Lignes 01 et 09

- CA12 : Ligne 06

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage

- 44566xxx - TVA :

Territorialité : France

Nature de taxe : France continentale 5.5 %.

- 607xxx - Achats de marchandises :

Territorialté : France

Nature de taxe : France continentale 5.5 %

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

401xxxxx - Crédit - 1.055.00 €

44566xxx - Débit - 55.00 €

607xxxxx - Débit - 1.000.00 €

3 - Achats UE à 19.6 % (acquisition intracommunautaire)

EBP Comptabilité Open Line Pro

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : Lignes 03, 08, 17 et 20

- CA12 : Lignes 14 et 20

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage

- 4452xxx - Tva due intracommunautaire : sans paramétrage

- 44566xxx - TVA :

Territorialité : Intracommunautaire

Nature de taxe : Intracommunaitaire 19.6 %

- 607xxx - Achats de marchandises :

Territorialté : Intracommunautaire

Nature de taxe : Intracommunautaire 19.6 %

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

401xxxxx - Crédit - 1.000.00 €

4452xxxx - Crédit - 196.00 €

44566xxx - Débit - 196.00 €

607xxxxx - Débit - 1.000.00 €

4 - Achats UE à 5.5 % (acquisition intracommunautaire)

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : Lignes 03, 09, 17 et 20

- CA12 : Lignes 14 et 20

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage

- 4452xxx - Tva due intracommunautaire : sans paramétrage

- 44566xxx - TVA :

Territorialité : Intracommunautaire

Nature de taxe : Intracommunaitaire 5.5 %

- 607xxx - Achats de marchandises :

Territorialté : Intracommunautaire

Nature de taxe : Intracommunautaire 5.5 %

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

401xxxxx - Crédit - 1.000.00 €

4452xxxx - Crédit - 55.00 €

44566xxx - Débit - 55.00 €

607xxxxx - Débit - 1.000.00 €

5 - Achats France de gaz ou électricité imposable à 19.6 %

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : Lignes 3A, 09 et 20

- CA12 : Lignes AA et 20

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage

- 4455xxx - Tva à décaisser en France : sans paramétrage

- 44566xxx - TVA :

Territorialité : France

Nature de taxe : France continentale 19.6 %

- 607xxx - Achats de marchandises :

Territorialté : France

Nature de taxe : France continentale 19.6 %

Type d'opération : Livraisons gaz/électricité imposables

Schéma d'écriture :

401xxxxx - Crédit - 1.000.00 €

4455xxxx - Crédit - 196.00 €

44566xxx - Débit - 196.00 €

607xxxxx - Débit - 1.000.00 €

6 - Achats en franchise

MANUEL

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : Ligne 07

- CA12 : Ligne 01

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage

- 607xxx - Achats de marchandises :

Territorialté : France

Nature de taxe : Exonération

Type d'opération : Achats en franchise

Schéma d'écriture :

401xxxxx - Crédit - 1.000.00 €

607xxxxx - Débit - 1.000.00 €

7 - Achats à 19.6 % auprès d'un assujetti non établi en France

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : Lignes 3B, 08 et 20

- CA12 : Lignes AB et 20

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage

- 4455xxx - Tva à décaisser en France : sans paramétrage

- 44566xxx - TVA :

Territorialité : Assujetti établi hors de France

Nature de taxe : Assujetti hors de France 19.6 %

- 607xxx - Achats de marchandises :

Territorialté : Assujetti hors de France

Nature de taxe : Assujetti établi hors de France 19.6 %

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

401xxxxx - Crédit - 1.000.00 €

4455xxxx - Crédit - 196.00 €

44566xxx - Débit - 196.00 €

607xxxxx - Débit - 1.000.00 €

8 - Facture d'acompte d'achat à 19.6 %

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage

- 44586xxx - Tva sur le chiffre d'affaires sur factures non parvenues : sans paramétrage

- 44566xxx - TVA :

Territorialité : France

Nature de taxe : France continentale 19.6 %

- 4091xxx - Fournisseurs - Avances et acomptes versés sur commandes sans paramétrage

Schéma d'écriture :

401xxxxx - Crédit - 1.196.00 €

44586xxx - Crédit - 196.00 €

44566xxx - Débit - 196.00 €

4091xxxx - Débit - 1.196.00 €

Dans ce cas-là, le montant de la TVA déductible n'est pas intégré à la déclaration, il est donc nécessaire de corriger manuellement le montant qui y est affiché.

Ces lignes d'écriture sont visibles sur l'onglet "Lignes non déclarées" de la fenêtre de déclaration de TVA.

Prestations de service UE à 19.6 % (client assujetti en France, fournisseur UE)

9 - Prestations de service UE à 19.6 % (client assujetti en France, fournisseur UE)

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : Lignes 2A, 08, 17 et 20

- CA12 : Lignes AC et 20

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 401xxx - Fournisseurs :

EBP Comptabilité Open Line Pro

Sans paramétrage

- 4452xxx - Tva due intracommunautaire :

Sans paramétrage

- 44566xxx - TVA :

Territorialité : Intracommunautaire

Nature de taxe : Intracommunaitaire 19.6 %

- 604xxx - Achats de marchandises :

Territorialté : Intracommunautaire

Nature de taxe : Intracommunautaire 19.6 %

Type d'opération : Achats de prestations de services intracommunautaires

Schéma d'écriture :

401xxxxx - Crédit - 1.000.00 €

4452xxxx - Crédit - 196.00 €

44566xxx - Débit - 196.00 €

604xxxxx - Débit - 1.000.00 €

Achats d'immobilisations - pour un dossier ayant son établissement en France

Les comptes à utiliser pour les achats d'immobilisations sont des comptes :

- de nature "Comptes d'immobilisation" pour les comptes soumis à TVA

- de nature "TVA sur achats d'immobilisation" pour les comptes de TVA.

Leur paramétrage est sensiblement identique à celui des Achats de marchandises (établissement en France), à la différence que le type d'opération devient "Immobilisations de biens et prestations de services" pour les comptes soumis à TVA.

D'autre part, les lignes de déclarations impactées par ces achats sont différentes des exemples précédents.

Ventes de marchandises - pour un dossier ayant son établissement en France

10 - Ventes France 19.6 %

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : Lignes 01 et 08

- CA12 : Ligne 05

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 411xxx - Client : sans paramétrage

- 44571xxx - TVA :

Territorialité : France

Nature de taxe : France continentale 19.6 %.

- 707xxx - Ventes de marchandises :

Territorialté : France

Nature de taxe : France continentale 19.6 %

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

411xxxxx - Débit - 1.196.00 €

44571xxx - Crédit - 196.00 €

707xxxxx - Crédit - 1.000.00 €

11 - Ventes France 5.5 %

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : Lignes 01 et 09

- CA12 : Ligne 06

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 411xxx - Client : sans paramétrage

- 44571xxx - TVA :

Territorialité : France

Nature de taxe : France continentale 5.5 %.

- 707xxx - Ventes de marchandises :

Territorialté : France

Nature de taxe : France continentale 5.5 %

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

411xxxxx - Débit - 1.055.00 €

44571xxx - Crédit - 55.00 €

707xxxxx - Crédit - 1.000.00 €

12 - Ventes UE

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : Ligne 06

- CA12 : Ligne 04

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 411xxx - Clients : sans paramétrage

- 707xxx - Ventes de marchandises :

Territorialté : Intracommunautaire

Nature de taxe : Intracommunautaire exonération

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

411xxxxx - Débit - 1.000.00 €

707xxxxx - Crédit - 1.000.00 €

13 - Ventes autres opérations imposables à 19.6 %

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : Lignes 02 et 08

- CA12 : Ligne 13

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 411xxx - Fournisseurs : sans paramétrage

- 44571xxx - TVA :

Territorialité : France

Nature de taxe : France continentale 19.6 %

- 707xxx - Ventes de marchandises :

Territorialté : France

Nature de taxe : France continentale 19.6 %

Type d'opération : Autres opérations imposables

Schéma d'écriture :

411xxxxx - Débit - 1.196.00 €

44571xxx - Crédit - 196.00 €

707xxxxx - Crédit - 1.000.00 €

14 - Autres ventes non imposables

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : Ligne 05

- CA12 : Ligne 03

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 411xxx - Client : sans paramétrage

- 707xxx - Ventes de marchandises :

Territorialté : France

Nature de taxe : Exonération

Type d'opération : Autres opérations non imposables

Schéma d'écriture :

411xxxxx - Débit - 1.000.00 €

707xxxxx - Crédit - 1.000.00 €

15 - Ventes de gaz ou d'électricité non imposables

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : Ligne 6A

- CA12 : Ligne 4D

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 411xxx - Clients : sans paramétrage

- 707xxx - Ventes de marchandises :

Territorialté : France

Nature de taxe : Exonération

Type d'opération : Livraisons gaz/électricité non imposables

Schéma d'écriture :

411xxxxx - Débit - 1.000.00 €

707xxxxx - Crédit - 1.000.00 €

MANUEL

EBP Comptabilité Open Line Pro

16 - Ventes auprès d'un assujetti non établi en France

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : Ligne 7A

- CA12 : Ligne 4B

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 411xxx - Clients : sans paramétrage

- 707xxx - Ventes de marchandises :

Territorialté : Assujetti hors de France

Nature de taxe : Assujetti établi hors de France exonération

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

411xxxxx - Débit - 1.000.00 €

707xxxxx - Crédit - 1.000.00 €

17 - Facture d'acompte de ventes à 19.6 %

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 411xxx - Clients : sans paramétrage

- 44587xxx - Tva sur le chiffre d'affaires sur factures à établir sans paramétrage

- 44571xxx - TVA :

Territorialité : France

Nature de taxe : France continentale 19.6 %

- 4191xxx - Clients - Avances et acomptes reçus sur commandes sans paramétrage

Schéma d'écriture :

411xxxxx - Débit - 1.196.00 €

44587xxx - Débit - 196.00 €

44571xxx - Crédit - 196.00 €

4191xxxx - Crédit - 1.196.00 €

Dans ce cas-là, le montant de la TVA collectée n'est pas intégré à la déclaration, il est donc nécessaire de corriger manuellement le montant affiché dans la déclaration.

Ces lignes d'écriture sont visibles sur l'onglet "Lignes non déclarées" de la fenêtre de déclaration de TVA.

Cas particuliers : Les opérations faites sous le régime de TVA non perçue et récupérable

Vendeur établi en France métropolitaine et acheteur en DOM

18 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier France)

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : Ligne 04

- CA12 : Ligne 02

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 411xxx - Clients : sans paramétrage

- 7079xxx - Ventes de marchandises :

Territorialité : Importation/exportation

Nature de taxe : Importation/exportation Exonération

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

411xxxxx - Débit - 1.000.00 €

707xxxxx - Crédit - 1.000.00 €

19 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier DOM)

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : Lignes 19, 24

- CA12 : Ligne 20, 27

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage

- 4456xxx - TVA :

Territorialité : DOM

Nature de la taxe : DOM 8.5 % ou 2.10 %

Option de calcul : en fonction du fournisseur

- 441xxx - Etat subvention à recevoir :

MANUEL sans paramétrage

- 607xxx - Achats de marchandises :

Territorialité : Importation/exportation

Nature de taxe : Importation/exportation Exonération

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

401xxxxx - Crédit - 1.000.00 €

441xxx - Crédit - 85.00 €

4456xxx - Débit - 85.00 €

607xxxxx - Débit - 1.000.00 €

Dans ce cas-là, le montant de la TVA déductible n'est pas intégré à la déclaration, il est donc nécessaire de corriger manuellement le montant qui y est affiché.

Vendeur établi en DOM et acheteur en France métropolitaine

20 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier DOM)

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : Ligne 04

- CA12 : Ligne 02

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 411xxx - Clients : sans paramétrage

- 7079xxx - Ventes de marchandises :

Territorialité : Importation/exportation

Nature de taxe : Importation/exportation Exonération

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

411xxxxx - Débit - 1.000.00 €

7079xxxxx - Crédit - 1.000.00 €

21 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier France)

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : aucune ligne

- CA12 : aucune ligne

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage

- 607xxx - Ventes de marchandises :

Territorialité : Importation/exportation

Nature de la taxe : Importation/exportation Exonération

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

401xxxxx - Crédit - 1.000.00 €

607xxxxx - Débit - 1.000.00 €

Vendeur établi en Guyane et acheteur établi en Réunion, ou vice-versa

22 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier DOM)

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : Ligne 04

- CA12 : Ligne 02

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 411xxx - Clients : sans paramétrage

- 7079xxx - Ventes de marchandises :

Territorialté : Importation/exportation

Nature de taxe : Importation/exportation Exonération

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

411xxxxx - Débit - 1.000.00 €

7079xxxxx - Crédit - 1.000.00 €

23 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier DOM)

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : aucune ligne

- CA12 : aucune ligne

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage

- 607xxx - Achats de marchandises :

Territorialité : Importation/exportation

EBP Comptabilité Open Line Pro

Nature de la taxe : Importation/exportation Exonération

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

401xxxxx - Crédit - 1.000.00 €

607xxxxx - Débit - 1.000.00 €

Vendeur établi en Guadeloupe ou Martinique et acheteur établi en Guyane ou Réunion, ou vice-versa

24 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier DOM)

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : Ligne 04

- CA12 : Ligne 02

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 411xxx - Clients : sans paramétrage

- 7079xxx - Ventes de marchandises :

Territorialité : Importation/exportation

Nature de taxe : Importation/exportation Exonération

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

411xxxxx - Débit - 1.000.00 €

7079xxxxx - Crédit - 1.000.00 €

25 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier DOM)

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : aucune ligne

- CA12 : aucune ligne

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage

- 607xxx - Achats de marchandises :

Territorialité : Importation/exportation

Nature de la taxe : Importation/exportation Exonération

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

401xxxxx - Crédit - 1.000.00 €

607xxxxx - Débit - 1.000.00 €

Vendeur établi en Guadeloupe et acheteur établi en Martinique, ou vice-versa

26 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier DOM)

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : Lignes 01, 2, 10, 11

- CA12 : Lignes 07, 08

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 411xxx - Clients : sans paramétrage

- 4457xxx - TVA :

Territorialté : DOM

Nature de taxe : DOM en fonction du taux

- 707xxx - Ventes de marchandises :

Territorialté : DOM

Nature de taxe : DOM en fonction du taux

Type d'opération : Biens et prestations de services ou autres opérations imposables

Schéma d'écriture :

411xxxxx - Débit - 1.085.00 €

4457xxxx - Crédit - 85.00 €

7079xxxx - Crédit - 1.000.00 €

27 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier DOM)

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : Lignes 19, 20

- CA12 : Lignes 23, 20

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage

- 44566xx - TVA :

Territorialité : DOM

Nature de la taxe : DOM en fonction du taux

- 607xxx - Achats de marchandises :

Territorialité : DOM

Nature de la taxe : DOM 8.5 % ou 2.10 %

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

401xxxxx - Crédit - 1.085.00 €

44566xxx - Débit - 85.00 €

607xxxxx - Débit - 1.000.00 €

Cas particuliers : Les prestations de service localisables (article 259A du CGI)

Vendeur établi en France Métropolitaine (territorialité du dossier France)

28 - Prestation facturée en DOM mais réalisée en France métropolitaine

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : lignes 01, 08, 09

- CA12 : lignes 05, 06

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 411xxx - Fournisseurs : sans paramétrage

- 44571xx - TVA :

Territorialité : France

Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 %

- 707xxx - Ventes de marchandises :

Territorialité : France

Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 %

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

411xxxxx - Débit - 1.085.00 €

44571xxx - Crédit - 85.00 €

707xxxxx - Crédit - 1.000.00 €

29 - Prestation facturée en DOM et réalisée en DOM

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : lignes 01, 10, 11

- CA12 : lignes 07, 08

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 411xxx - Clients : sans paramétrage

- 44571xx - TVA :

Territorialité : DOM

Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 %

- 707xxx - Ventes de marchandises :

Territorialité : DOM

Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 %

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

411xxxxx - Débit - 1.085.00 €

44571xxx - Crédit - 85.00 €

707xxxxx - Crédit - 1.000.00 €

Acheteur établi en DOM (territorialité du dossier DOM)

30 - Prestation facturée en DOM mais réalisée en France métropolitaine

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : ligne 20

- CA12 : ligne 20

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage

- 44566xx - TVA :

Territorialité : France

Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 %

- 607xxx - Achats de marchandises :

Territorialité : France

Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 %

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

401xxxxx - Crédit - 1.085.00 €

44566xxx - Débit - 85.00 €

607xxxxx - Débit - 1.000.00 €

31 - Prestation facturée en DOM et réalisée en DOM

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : ligne 20

MANUEL

EBP Comptabilité Open Line Pro

- CA12 : ligne 20

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage

- 44566xx - TVA :

Territorialité : DOM

Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 %

- 607xxx - Achats de marchandises :

Territorialité : DOM

Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 %

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

401xxxxx - Crédit - 1.085.00 €

44566xxx - Débit - 85.00 €

607xxxxx - Débit - 1.000.00 €

Cas particuliers : les prestations immatérielles (article 259B du CGI)

Vendeur établi en France métropolitaine : exemples de comptabilité du vendeur en Territorialité France

32 - Client situé en DOM, donc facturation taux DOM

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : lignes 01, 10, 11

- CA12 : lignes 07, 08

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 411xxx - Clients : sans paramétrage

- 44571xx - TVA :

Territorialité : DOM

Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 %

- 707xxx - Ventes de marchandises :

Territorialité : DOM

Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 %

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

411xxxxx - Débit - 1.085.00 €

44571xxx - Crédit - 85.00 €

707xxxxx - Crédit - 1.000.00 €

33 - Client situé en France, donc facturation taux France

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : lignes 01, 08, 09

- CA12 : lignes 05, 06

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 411xxx - Clients : sans paramétrage

- 44571xx - TVA :

Territorialité : France

Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 %

- 707xxx - Ventes de marchandises :

Territorialité : France

Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 %

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

411xxxxx - Débit - 1.196.00 €

44571xxx - Crédit - 196.00 €

707xxxxx - Crédit - 1.000.00 €

Vendeur établi en France métropolitaine : exemples de comptabilité de l'acheteur

34 - Client situé en DOM, donc facturation taux DOM

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : ligne 20

- CA12 : ligne 20

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage

- 44566xx - TVA :

Territorialité : DOM

Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 %

- 607xxx - Achats de marchandises :

Territorialité : DOM

Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 %

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

401xxxxx - Crédit - 1.085.00 €

44566xxx - Débit - 85.00 €

607xxxxx - Débit - 1.000.00 €

35 - Client situé en France, donc facturation taux France

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : ligne 20

- CA12 : ligne 20

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage

- 44566xx - TVA :

Territorialité : France

Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 %

- 607xxx - Achats de marchandises :

Territorialité : France

Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 %

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

401xxxxx - Crédit - 1.196.00 €

44566xxx - Débit - 196.00 €

607xxxxx - Débit - 1.000.00 €

Vendeur établi en DOM : exemples de comptabilité du vendeur en Territorialité DOM

36 - Client situé en DOM, donc facturation taux DOM

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : lignes 01, 10, 11

- CA12 : lignes 07, 08

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 411xxx - Clients : sans paramétrage

- 44571xx - TVA :

Territorialité : DOM

Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 %

- 707xxx - Ventes de marchandises :

Territorialité : DOM

Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 %

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

411xxxxx - Débit - 1.085.00 €

44571xxx - Crédit - 85.00 €

707xxxxx - Crédit - 1.000.00 €

37 - Client situé en France, donc facturation taux France

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : lignes 01, 08, 09

- CA12 : lignes 05, 06

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 411xxx - Clients : sans paramétrage

- 44571xx - TVA :

Territorialité : France

Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 %

- 707xxx - Ventes de marchandises :

Territorialité : France

Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 %

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

411xxxxx - Débit - 1.196.00 €

44571xxx - Crédit - 196.00 €

707xxxxx - Crédit - 1.000.00 €

Vendeur établi en DOM : exemple de comptabilité de l'acheteur

38 - Client situé en DOM, donc facturation taux DOM

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : ligne 20

MANUEL

EBP Comptabilité Open Line Pro

- CA12 : ligne 20

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage

- 44566xx - TVA :

Territorialité : DOM

Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 %

- 607xxx - Achats de marchandises :

Territorialité : DOM

Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 %

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

401xxxxx - Crédit - 1.085.00 €

44566xxx - Débit - 85.00 €

607xxxxx - Débit - 1.000.00 €

39 - Client situé en France, donc facturation taux France

Déclarations concernées et lignes impactées :

- CA3 : ligne 20

- CA12 : ligne 20

Comptes à utiliser et leur paramétrage :

- 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage

- 44566xx - TVA :

Territorialité : France

Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 %

- 607xxx - Achats de marchandises :

Territorialité : France

Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 %

Type d'opération : Biens et prestations de services

Schéma d'écriture :

401xxxxx - Crédit - 1.196.00 €

44566xxx - Débit - 196.00 €

607xxxxx - Débit - 1.000.00 €

Cas particuliers : Achats et ventes d'immobilisation

Les comptes à utiliser pour les achats d'immobilisations sont des comptes :

- de nature "Comptes d'immobilisation" pour les comptes soumis à TVA

- de nature "TVA sur achats d'immobilisation" pour les comptes de TVA.

Leur paramétrage est sensiblement identique à celui des Achats de marchandises définis dans les cas particuliers, à la différence que le type d'opération devient "Immobilisations de biens et prestations de services" pour les comptes soumis à TVA.

D'autre part, les lignes de déclarations impactées par ces achats sont différentes des exemples précédents.

Impression - Fenêtre principale de navigation

La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :

Catégorie des modèles,

Modèles d'impression disponibles,

Image de l'aperçu du modèle sélectionné.

Catégories

Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.

Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :

Catégorie principale : Etats standards

Sous catégorie : Journal

Sous catégorie : Grand Livre

Sous catégorie : Balance

....

Catégorie principale : Etats de gestion

Sous catégorie : Echéancier

Sous catégorie : Balance âgée par échéances

Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage

Catégorie principale : Etats fiscaux...

100

MANUEL

Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient.

Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.

Modèles disponibles

Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.

Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".

A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.

Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut.

Image de l'aperçu du modèle

Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.

Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.

Filtres et aperçu de l'édition

En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.

CONSULTATION

Consultation - Démarrer une tâche

Accès : Consultation - Démarrer une tâche

Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :

Consultation/Lettrage : permet d'ouvrir la fenêtre de consultation ou de lettrage sur le compte consulté ou lettré en dernier.

Grand Livre interactif : permet d'accéder à la fenêtre de consultation d'une série de comptes.

Balance interactive : permet d'accéder à la fenêtre de consultation de la balance.

Impressions : permet d'accéder à la fenêtre des impressions.

CONSULTATION/LETTRAGE

Consultation de compte

Accès : Quotidien - Consultation/Lettrage

OU Consultation - Consultation/Lettrage

La consultation de compte permet d'afficher l'ensemble des lignes d'écritures enregistrées sur un compte de type Détail et sur un seul exercice.

Cette consultation permet aussi bien de connaître le solde réel d'un compte à un instant donné, que de procéder aux lettrages qui s'imposent ou encore d'effectuer des recherches...

La combinaison de différents filtres permet d'affiner la sélection des lignes d'écritures à afficher.

Filtres

Ces filtres sont mémorisés :

101

EBP Comptabilité Open Line Pro

Les dernières sélections effectuées sont conservées ; elles seront reprises à l'identique lors du prochain affichage de la fenêtre de consultation.

Filtre sur les comptes,

Filtre sur la période,

Filtre sur le statut des lignes,

Filtre sur le type de ligne.

Sélection de l'exercice

Les dates d'exercice proposées par défaut sont celles de l'exercice courant.

Lorsque l'exercice courant est clôturé, alors seul l'exercice courant est accessible.

Sélection du compte

La sélection du compte se fait dans l'en-tête de la fenêtre de consultation, champ Identification - Compte.

Le compte peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants sur l'exercice courant.

Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.

Dès que le numéro du compte est renseigné, alors les données de base de ce compte sont automatiquement mises à jour :

- Intitulé du compte,

- Cumul de tous les montants débiteurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant,

- Cumul de tous les montants créditeurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant,

- Solde de ce compte au dernier jour de l'exercice courant.

Ces données de base sont totalement indépendantes des choix effectués sur les filtres comme de la date système (= date et heure de l'ordinateur).

Affichage des lignes d'écriture

L'affichage des lignes d'écritures dans la consultation reprend la majorité des informations renseignées dans le masque de saisie (Journal, Date, Pièce, Libellé, Débit/Crédit).

En revanche, à l'inverse de la saisie, les lignes d'écritures sont par défaut affichées dans l'ordre chronologique.

L'affichage des lignes d'écritures est directement dépendant des choix effectués sur les filtres.

Dans le pied de la zone d'affichage, une ligne de totalisation est affichée : elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées.

Enfin, le Solde progressif est recalculé en temps réel en fonction des seules lignes affichées.

Lettrage et délettrage manuel

Il est possible de lettrer ou delettrer des lignes d'écritures d'un compte directement dans la fenêtre de

Consultation sans être obligé d'accéder à la fenêtre de Lettrage ; pour cela, il faut que cette option soit paramétrée dans la fiche compte.

Lettrage automatique

Une fonction permet d'effectuer le lettrage automatique des lignes d'écritures d'un compte.

Autres actions possibles à partir de la consultation

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