MANUEL
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etats standards
Sous catégorie : Journal
Sous catégorie : Grand Livre
Sous catégorie : Balance
....
Catégorie principale : Etats de gestion
Sous catégorie : Echéancier
Sous catégorie : Balance âgée par échéances
Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage
Catégorie principale : Etats fiscaux...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
PARAMETRES
Paramètres - Démarrer une tâche
Accès : Paramètres - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Ajouter un taux de TVA : Permet de créer un nouveau taux de TVA.
Plan comptable : Permet d'accéder au plan comptable de l'exercice courant.
Informations société : permet d'accéder au options du dossier telles que les coordonnées, les informations d'identification, le logo, les identifications de l'expert (cabinet, contacts) et le Trésor Public, les paramétrages généraux et de saisie, la police, le mot de passe...
137
EBP Comptabilité Open Line Pro
JOURNAUX
Plan de journaux
Accès : Paramètres - Journaux
La gestion du plan de journal est commune à toutes les listes.
Il permet d'accéder aux fiches journal.
Fonctionnement général :
Le plan de journaux est unique pour tous les exercices du dossier.
Ainsi, un journal OPERATIONS PAIE créé en 2009 sera automatiquement créé dans tous les exercices antérieurs non clôturés ou postérieurs, déjà créés ou à créer.
De la même manière, il sera supprimé en même temps de tous les exercices non clôturés.
Lors de la création du dossier et donc du premier exercice, un plan de journaux est créé par défaut. Il contient au moins un journal de chaque type de journaux et tous les journaux sont paramétrés par défaut :
Plan de journaux livré par défaut :
Un journal de Type ACHATS = AC, Achats
Un journal de type VENTES = VE, Ventes
Un journal de type Opérations Diverses = OD, Opérations Diverses
Deux journaux de type Trésorerie = BP, Banque Principale + CA, Caisse
Les paramètres par défaut des journaux restent modifiables, mais ces modifications se reporteront sur tous les exercices non clôturés du dossier.
Cas des journaux de type A Nouveaux :
Les journaux de type A Nouveaux ne sont pas créés automatiquement lors de la création du dossier, ils n'apparaissent donc pas dans le plan de journaux livré par défaut.
En revanche, ces journaux sont gérés directement le logiciel.
D'autre part, un journal d'A Nouveaux est créé uniquement sur l'exercice dans lequel il est utilisé.
Lorsque les A Nouveaux sont générés par l'application, alors le journal "AN" est créé sur l'exercice dans lequel les A Nouveaux ont été comptabilisés.
Lorsque qu'une écriture est sauvegardée dans le masque "Balance d'ouverture", alors le journal "RAN" est créé sur l'exercice dans lequel cette balance d'ouverture a été comptabilisée.
Fiche journal
Accès : Paramètres - Journaux
La fiche journal est accessible à partir de la liste des journaux.
La gestion de la fiche journal est commune à l'ensemble des fiches.
La fiche journal est divisée en différentes parties :
En-tête de la fiche journal
Code *
Ce code est unique pour tous les journaux et tous les types de journaux confondus.
La saisie du code est laissée aux soins de l'utilisateur.
Le champ accepte les caractères alphanumériques mais ni les caractères spéciaux ni les espaces.
Le code est modifiable tant que la fiche journal est en cours de création.
En revanche, si la fiche journal a déjà été sauvegardée au moins une fois, alors le code n'est plus modifiable.
Type *
138
MANUEL
Le type de journal est "Achats" par défaut.
Le type doit être sélectionné dans la liste déroulante.
Il est modifiable tant que la fiche journal est en cours de création.
En revanche, si la fiche journal a déjà été sauvegardée au moins une fois, alors le type de journal n'est plus modifiable.
Description *
La description permet de saisir l'intitulé détaillé du journal.
La saisie de la description est laissée aux soins de l'utilisateur.
Le champ accepte les caractères alphanumériques, les caractères spéciaux et les espaces.
Cette description reste modifiable à tout moment.
Onglet saisie
L'onglet Saisie regroupe les Racines non autorisées, la Numérotation des pièces, les Type et compte de contrepartie ainsi que la Reprise des dates dans une écriture.
Onglet Notes
La gestion de l'onglet Notes est commune à toutes les fiches.
Modifications des paramètres et impact sur les autres exercices :
Si un même journal existe sur plusieurs exercices et que les paramètres de ce journal sont modifiés sur l'exercice courant, alors :
- les modifications de ces paramètres sont propagées sur tous les exercices suivants,
- les modifications de ces paramètres ne sont propagées sur aucun des exercices antérieurs.
PLAN COMPTABLE ENTREPRISE
Plan comptable
Accès : Quotidien - Plan comptable entreprise
OU Paramètres - Plan comptable entreprise
La gestion de la liste du plan comptable est commune à toutes les listes.
Le plan comptable choisi par défaut lors de la création du dossier est importé sur le premier exercice comptable et son contenu reste modifiable à tout moment.
Les créations, suppressions et modifications du plan comptable sont propagées automatiquement sur les exercices postérieurs à l’exercice courant, que ces exercices soient déjà créés ou à créer.
En revanche, en aucun cas, les créations, suppressions et modifications intervenant dans le plan comptable ne sont rétroactives sur les exercices précédents.
Un compte comptable peut être supprimé uniquement s’il n’a pas été mouvementé sur l’exercice duquel il est supprimé.
La liste du plan comptable est divisée en onglets successifs :
L’onglet « Tous » affiche tous les comptes du plan comptable sans distinction, du compte 1 au compte
9zzzzzzzzz.
L’onglet « Capitaux » affiche tous les comptes de la classe 1 « Comptes de Capitaux », soit tous les comptes compris entre 1 et 1zzzzzzzzz.
L’onglet «Immobilisations » affiche tous les comptes de la classe 2 « Comptes d’Immobilisations », soit tous les comptes compris entre 2 et 2zzzzzzzzz.
L’onglet « Stocks » affiche tous les comptes de classe 3 « Comptes de Stocks et En-cours », soit tous les comptes compris entre 3 et 3zzzzzzzzz.
L’onglet « Fournisseurs » affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 40 et 40zzzzzzzzz.
L’onglet « Clients » affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 41 et 41zzzzzzzzz.
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EBP Comptabilité Open Line Pro
L’onglet « Autres Tiers » affiche tous les autres comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 4 et 4zzzzzzzzz et non déjà présents dans les onglets Fournisseurs et Clients.
L’onglet « Financiers » affiche tous les comptes de classe 5 « Comptes Financiers», soit tous les comptes compris entre 5 et 5zzzzzzzzz.
L’onglet « Charges » affiche tous les comptes de classe 6 « Comptes de Charges », soit tous les comptes compris entre 6 et 6zzzzzzzzz.
L’onglet « Produits » affiche tous les comptes de classe 7 « Comptes de Produits », soit tous les comptes compris entre 7 et 7zzzzzzzzz.
Les colonnes du plan comptable reprennent les valeurs principales des fiches comptes
Les colonnes N° de compte et Intitulé affichent le numéro et l’intitulé de la fiche du compte créé.
Les colonnes Echéancier et Bloqué affichent une coche si l’option correspondante a été activée dans la fiche de ce compte.
Les colonnes Débit et Crédit et Solde affichent le montant cumulé des mouvements intervenus sur ce compte durant l’exercice courant.
Une ligne de totalisation de tous les Débits et de tous les Crédits affichés est disponible en pied de la liste.
La colonne Type de compte affiche le type du compte qui peut être soit Racine, soit Détail.
Les colonnes A et V indiquent si le compte est autorisé à être utilisé en Saisie pratique sur Achats (A) et/ou sur Ventes (V).
Les actions possibles dans la liste
Outre, les actions standards possibles sur toutes les listes, quelques actions supplémentaires sont disponibles :
Consultation/Lettrage : pour accéder à la consultation de compte sans changer de menu, il vous suffit de sélectionner un compte dans la liste puis de cliquer sur la tâche Consultation/Lettrage. Cette action est possible sur un seul compte à la fois.
Nature d'achat saisie pratique / Nature de vente saisie pratique : pour autoriser ou interdire un compte en Saisie pratique, sans avoir à ouvrir la fiche de ce compte, il vous suffit de le sélectionner dans la liste puis de cliquer sur la tâche Nature d'achat saisie pratique ou sur la tâche Nature de vente saisie
pratique. Cette action est également possible sur plusieurs comptes à la fois.
Autoriser/interdire le lettrage approché : pour autoriser ou interdire le lettrage approché sur un compte, sans ouvrir la fiche de ce compte, il vous suffit de le sélectionner dans la liste puis de cliquer sur la tâche
Autoriser/interdire le lettrage approché. Cette action est possible également sur plusieurs comptes à la fois.
Fiche compte
Accès : Quotidien - Plan comptable entreprise
OU Paramètres - Plan comptable entreprise
La gestion de la fiche compte est commune à l’ensemble des fiches.
Cette fiche se décompose en plusieurs onglets.
- un en-tête
Description de l'en-tête
- un onglet Paramétrage
Lettrage et rapprochement
Autoriser le lettrage
Autoriser le lettrage approché
Prochain code lettrage
140
MANUEL
Type de rapprochement
Règlement
Gestion des échéanciers
Mode de règlement
Paramétrage de TVA
Paramétrage de TVA
Saisies pratiques
Nature d'achat et Nature de vente
- un onglet Paramétrage avancé
Divers
Comptes bloqués
AN non détaillés
Centralisation sur le Grand Livre
Types de journaux autorisés et sens de saisie
Type de journaux autorisés et sens de saisie
Comptes associés
Comptes associés
- un onglet Coordonnées
Cet onglet vous permet de renseigner l'adresse principale de facturation, le contact principal de facturation et les coordonnées bancaires principales du compte.
Ces informations sont liées à la fiche Tiers : La modification de cet onglet entraînera la modification de la fiche
Tiers et inversement.
- un onglet Cumuls
Description de l'onglet
- un onglet Notes
La gestion de l'onglet Notes est commune à toutes les fiches.
- Autres actions possibles
Certaines actions sont possibles sur un compte à partir de sa fiche :
- Consultation du compte
- Lettrage du compte
- activation des saisies pratiques
- Options diverses
Un certain nombre de boutons sont disponibles dans la barre d'outils de la fiche compte. Ils permettent de faciliter la navigation entre l'application de comptabilité et l'application de Gestion Commerciale, ainsi que vers des sites internet.
Fiche Tiers : Ce bouton permet d'accéder à la fiche Tiers et la totalité des contacts, adresses et coordonnées bancaires... d'un Tiers.
La fiche Tiers ouverte dépend de l'application qui a créée le compte :
- Lorsque le compte a été créé en Gestion commerciale, alors la fiche Tiers de la Gestion Commerciale est ouverte.
- Lorsque le compte a été crée en Comptabilité, alors la fiche Tiers de la Comptabilité est ouverte.
Solvabilité : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet permettant de répondre aux questions de solvalibité.
Plan : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet fournissant des plans.
Itinéraires : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet fournissant des itinéraires.
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EBP Comptabilité Open Line Pro
BANQUES
Liste des banques
Accès : Paramètres - Banques
La gestion des banques est commune à toutes les listes.
Elle permet de gérer les fiches Banques.
Les banques permettent de créer des relevés bancaires pour le rapprochement bancaire automatique.
Fiche Banques
Accès : Paramètres - Banques
La gestion de la fiche Banque est commune à toutes les fiches.
Une fiche Banque est accessible à partir de la liste des Banques.
Créer une fiche Banques est une opération qui peut être indispensable pour exécuter les transferts de règlements à partir de l'application de Gestion commerciale ou des rapprochements bancaires automatiques.
Une banque s'identifie par les éléments suivants :
• Le code banque
*
Saisissez un identifiant unique pour votre banque.
Cet identifiant est limité à 5 caractères alphanumériques.
• Le nom de la banque
*
Saisissez le nom de votre banque (au maximum 40 caractères alphanumériques).
Onglet Adresse
Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque.
Adresse
• Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
• Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
• Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
• Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
• Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
• Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
- si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, alors la ville et le pays sont renseignés par défaut,
- si celui-ci existe mais n’est pas unique, alors la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie,
- si celui-ci n’existe pas, alors le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante.
• Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
142
MANUEL
Le champ Ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal.
• Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ Département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.
Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante.
• Pays
Champ saisissable.
Le champ Pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.
Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante.
• Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Ce champ permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Contact
• Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante.
• Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
• Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
• Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
• Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
• Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
• Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
• Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Onglet Comptabilité
Cet onglet vous permet de saisir :
• Le compte de banque * : Ce compte doit être un compte de type Détail.
• Le journal de banque * : Ce journal doit être de type Trésorerie.
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EBP Comptabilité Open Line Pro
Le journal de banque peut déjà être défini avec un compte de contrepartie. Dans ce cas :
- si vous saisissez en premier le compte de banque, alors le journal associé sera automatiquement proposé et non modifiable ;
- si vous saisissez en premier le journal de banque, alors le compte de contrepartie de ce journal sera automatiquement proposé et non modifiable.
Onglet Coordonnées bancaires
Cet onglet vous permet de définir les coordonnées bancaires de votre compte (RIB/BBAN, IBAN, BIC).
Onglet Notes
La gestion d'une Note est commune à toutes les fiches.
NATURES DE COMPTE
Natures de comptes
Accès : Paramètres - Natures de comptes
Les natures de comptes permettent de regrouper entre eux plusieurs comptes de racines différentes pour lesquels il est possible de définir un comportement commun.
La nature "Comptes de bilan" regroupent les comptes de racine 1+2+3+4+5 qui :
- sont lettrables
- ont un comportement identique sur certaines impressions
- permettent de sélectionner le type d'A Nouveau désiré (détaillé ou non détaillé)
-....
Les natures "Résultat, bénéfice" et "Résultat, perte" regroupent les comptes de racine 120 et 129 qui :
- sont définies au niveau de la fiche exercice
- sont validées/modifiées lors de la clôture annuelle.
Les natures de comptes sont directement gérées par l'application et ne peuvent être ni modifiées ni supprimées.
MODELES DE GUIDE
Liste des modèles de guides de saisie
Accès : Paramètres - Modèles de guides de saisie
Les modèles de guides de saisie sont affichés dans une liste qui se comporte comme toutes les listes.
Elle reprend les valeurs principales définies dans le modèle lui-même :
- Type du modèle
- Nom du modèle
- Journal de destination
- Modèle inactif
Un certain nombre de modèles de guide sont livrés par défaut : ils doivent permettre de répondre aux besoins les plus courants. Ils restent modifiables.
La liste des modèles n'est pas exhaustive : vous pouvez créer autant de modèles que vous voulez, afin de répondre spécifiquement à vos besoins.
Les modèles de guides de saisie sont gérés sur l'ensemble du dossier. Ainsi un modèle crée sur l'exercice courant est utilisable sur tous les exercices précédents ou suivants non encore clôturés.
Modèles de guides
Accès : Paramètres - Modèles de guides
L'affichage du contenu d'un guide de saisie se fait à partir de la liste des modèles, qui n'est pas exhaustive : vous pouvez créer autant de modèles que vous voulez, afin de répondre spécifiquement à vos besoins.
144
MANUEL
Un certain nombre de modèles de guide sont livrés par défaut : ils doivent permettre de répondre aux besoins les plus courants et sont immédiatement utilisables. Ils restent modifiables.
Définir un modèle de guide, c'est définir un modèle d'écriture, ayant ses caractéristiques propres.
Ainsi lors de la saisie, il suffira d'appeler le modèle de guide désiré pour que tout ou partie de votre saisie soit automatisée.
En-tête du modèle
Type * : Une liste déroulante permet de sélectionner un type de journal.
Nom * : Ce champ saisissable permet d'identifier distinctement les différents modèles.
Journal de destination * : Une liste déroulante présente la liste de journaux de destination, établie en fonction du choix de guide précédemment effectué.
Ce choix détermine précisément le journal dans lequel l'écriture saisie sera comptabilisée.
Si le guide est de type Achats, alors seuls les journaux de type Achats sont affichés dans la liste.
Inactif : Une case à cocher est disponible sur chaque modèle. Si cette option est cochée, alors le modèle devient inactif, c'est-à-dire qu'aucune écriture guidée ne pourra plus être créée d'après ce modèle. L'option peut être activée ou désactivée à tout moment.
Corps du modèle
Jour : Définit le jour de la date de l'écriture guidée.
Compte : Permet de sélectionner un compte dans une liste déroulante ou de le saisir.
Pièce : Permet de sélectionner une règle de numérotation de pièce prédéfinie dans une liste déroulante ou de saisir un numéro. Il est également possible de créer sa propre formule de numérotation de pièce.
Libellé : Permet de sélectionner une règle de libellé prédéfinie dans une liste déroulante ou de saisir un libellé. Il est également possible de créer sa propre formule de libellé.
Débit : Permet de sélectionner une formule ou de saisir un montant. Il est également de créer sa propre formule de calcul.
Crédit : Permet de sélectionner une formule ou de saisir un montant. Il est également de créer sa propre formule de calcul.
Si une formule est utilisée dans le modèle du guide, alors le calcul dans le guide se fera automatiquement.
Mais, dans l'écriture guidée elle-même, si vous effectuez une modification sur la ligne comportant une formule, alors le calcul de cette formule ne se fera plus en automatique.
Case à cocher :
Chacune de ces colonnes est suivie d'une case à cocher.
Lorsque la case est cochée alors, lors de la création d'une écriture guidée d'après ce guide, la valeur définie dans le modèle est présentée et reste modifiable.
Lorsque la case est décochée alors, lors de la création d'une écriture guidée d'après ce guide, la valeur définie dans le modèle est présentée mais n'est plus modifiable.
Les autres fonctions disponibles :
- Ajouter : permet d'ajouter une nouvelle ligne après la dernière ligne saisie dans le guide.
- Insérer : permet d'insérer une nouvelle ligne entre deux lignes déjà saisies dans le guide.
- Supprimer : permet de supprimer une ligne existante.
- Monter/Descendre : permet de modifier l'ordre des priorités des lignes sans être obligé de les supprimer et de les recréer.
- Couper/Copier/Coller : ces trois boutons ont un comportement identique au comportement standard défini, par exemple, dans Word et Excel.
Ces actions sont possibles uniquement sur les modèles de guide qui n'ont pas encore permis de créer des guides de saisie.
MODELES DE LIBELLE
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EBP Comptabilité Open Line Pro
Libellé type
Les libellés types ont pour but d'accélérer la saisie journal et la saisie par écriture, en affichant un modèle de libellé pré-existant et donc en évitant des saisies répétitives.
Modèles de libellés
Accès : Paramètres - Modèles de libellé
Aucun modèle de libellé n'est livré par défaut.
Les modèles de libellé doivent être créés en fonction de vos besoins. Ce sont ces modèles qui seront utilisables en saisie journal.
Créer un Modèle de libellé
Vous pouvez créer un nouveau modèle de libellé, à partir de la liste des modèles de libellés :
- en cliquant sur le bouton Ajouter de la barre de tâches,
- en cliquant sur le bouton Inser du clavier,
- en sélectionnant Ajouter dans le menu contextuel (=clic droit).
Dans la fiche du Libellé Type, vous devez saisir :
- son code,
- son Libellé,
- le type de journal dans lequel vous souhaitez l'utiliser.
La gestion de la fiche d'un Modèle de libellé est commune à l'ensemble des fiches.
Rendre actif ou inactif un modèle de libellé
Si la case Actif est cochée, alors le modèle de libellé est disponible en saisie journal.
Si la case Actif est décochée, alors le modèle de libellé n'est plus disponible en saisie journal, mais il existe toujours. Cette option permet donc de masquer temporairement ou définitivement ce libellé et de limiter son utilisation.
Il est possible d'activer ou de désactiver cette option à tout moment.
Modifier ou supprimer un modèle de libellé
La modification ou la suppression d'un modèle de libellé est toujours possible, que ce libellé ai déjà été utilisé ou non en saisie.
La modification et la suppression de ces libellées sont bien-sûr sans incidence sur les écritures saisies.
Utilisation des modèles de libellé en saisie journal ou en saisie par écriture
Pour sélectionner un libellé type en saisie, il suffit de :
- se positionner dans le champ Libellé de la ligne d'écriture et de cliquer sur le bouton d'accès à la liste déroulante,
- ou de saisir l'un des caractères de ce libellé, pour que tous les libellés existants soient affichés.
Seuls les modèles de libellé rattachés au type de journal en cours de saisie et Actif sont visibles.
TAXES
Taux de TVA
Accès : Paramètres - Taxes
La gestion de la liste des taux de TVA est commune à toutes les listes.
La liste se décompose en deux onglets :
Territorialité du dossier : Cet onglet affiche tous les taux autorisés sur la territorialité choisie sur le dossier.
Taux de TVA : Cet onglet affiche tous les taux possibles qui permettront l'exploitation complète du dossier.
L'ajout d'un taux de TVA est possible.
Ces taux sont réglementés par l'Administration.
En conséquence, pour les territorialités France, Corse, Dom et Monaco, seuls les types de TVA "Autre taux" et
"Ancien taux" peuvent être utilisés pour créer de nouveaux taux.
146
MANUEL
Les taux de TVA nouvellement créés ne seront pris en compte dans aucune déclaration de TVA, tant que la mise à jour des déclarations n'aura pas été effectuée par l'Administration.
Types de TVA
Accès : Paramètres - Taxes - Types de TVA
La gestion de la fiche "Type de TVA" est commune à toutes les fiches.
Une fiche "Type de TVA" contient : un champ
Libellé *
, un champ
Nature *
, une zone de
Note
.
Cette notion de type de TVA sera reprise dans les fiches TVA.
Les natures de TVA disponibles sont :
Normal
Réduit
Super réduit
Exonéré
Ancien
Autre
La liste des natures de TVA est fixe, il n'est pas possible d'ajouter ou supprimer une nature de TVA.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
A la création du dossier, le fichier des types de TVA est automatiquement créé.
Il est possible de créer des types de TVA mais uniquement avec une nature Ancien ou Autre.
Territorialités
Accès : Paramètres - Taxes - Territorialité
La gestion de la fiche "Territorialité" est commune à toutes les fiches.
La territorialité définit une appartenance à un espace territorial mais surtout à un régime fiscal particulier.
A la création du dossier, le fichier des territorialités est automatiquement créé.
Une fiche Territorialité contient un champ
Libellé
et une zone de
Note
.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Il est impossible d'ajouter, de modifier ou supprimer le libellé de la fiche territorialité.
Toutefois, vous pouvez Ajouter, Modifier ou Supprimer la note de la territorialité et enregistrer la fiche avec les nouvelles informations.
Cette notion de territorialité est importante car elle sera reprise dans les options du dossier, les fiches tiers, les fiches TVA et les documents de ventes.
Types d'opération
Accès : Paramètres - Taxes
La gestion de la liste des types d'opération est commune à toutes les listes.
Cette liste aide à établir la déclaration de TVA.
Tout ajout, correction ou suppression peut entraîner des incohérences sur les déclarations de TVA.
Régimes de TVA
Accès : Paramètres - Taxes
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EBP Comptabilité Open Line Pro
La gestion de la liste des régimes de TVA est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les régimes existants définis par l'Administration française.
Tout ajout peut entraîner des incohérences sur les états fiscaux.
Les corrections et suppressions des régimes livrés par défaut sont impossibles.
Déclarations livrées par défaut
Liste
Accès : Paramètres - Déclarations.
La gestion de la liste des déclarations est commune à toutes les listes. Néanmoins aucun ajout, modification ni suppression n'est possible.
Cette liste présente tous les types de déclarations autorisés et agréés par l'Administration, sans filtrage lié aux paramétrages choisis sur le dossier.
Paramétrage
Accès : Paramètres - Paramétrage des déclarations
Aucun ajout ni aucune modification n'est possible dans ces fiches, qui représentent le contenu "système" de chaque déclaration.
DIVERS
Civilités
Accès : Paramètres - Divers - Civilités
La gestion de la fiche "Civilité" est commune à toutes les fiches.
Saisissez le
libellé *
de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques).
La création du dossier propose par défaut une liste de civilités.
Les civilités seront disponibles pour toutes les fiches relatives aux tiers (clients / fournisseurs...).
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Codes postaux
Accès : Paramètres - Divers - Codes postaux
La gestion de la fiche "Code postal" est commune à toutes les fiches.
Une fiche "Code postal" se compose de quatre zones à remplir :
Le code postal *
Saisissez le code postal.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
La ville *
Saisissez le nom de la ville (au maximum 35 caractères alphanumériques).
Le pays *
Sélectionnez le pays associé au code postal.
Le département
Sélectionnez le département associé au code postal.
Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche.
148
MANUEL
La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Départements
Accès : Paramètres - Divers - Départements
La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Département" se compose des champs suivants :
Le Numéro *
Saisissez le code du département.
Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques.
Le Nom *
Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques).
Le Pays *
Sélectionnez le pays associé au département.
La création du dossier propose par défaut une liste de départements.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Pays
Accès : Paramètres - Divers - Pays
La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Pays" se compose des éléments suivants :
Le code ISO *
Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères.
Le nom *
Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques).
La création du dossier propose par défaut une liste de pays.
Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels qu'ils sont donnés dans l'ISO 3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1.
Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides :
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, les listes déroulantes...
UE
Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Moyens de paiement
Accès : Paramètres - Divers - Moyens de paiement
La gestion de la fiche "Moyen de paiement" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Moyen de paiement" se compose des éléments suivants : un
code *
Indiquez un code moyen de paiement.
Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. un
libellé *
149
EBP Comptabilité Open Line Pro
Saisissez le libellé du moyen de paiement (au maximum 60 caractères alphanumériques). une
nature *
Sélectionnez un type de nature dans la liste déroulante.
Cette liste n'est pas paramétrable.
une b
anque
Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement.
La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques.
Si la banque que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
La création du dossier propose par défaut une liste de moyens de paiement.
La banque par défaut n'est pas renseignée dans les fiches moyens de paiement.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Modes de règlement
Accès : Paramètres - Divers - Modes de règlement
La gestion de la fiche "Mode de règlement" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Modes de règlement" se compose des éléments suivants :
Le code *
Indiquez un code pour votre mode de règlement.
Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques.
Le libellé *
Saisissez le libellé du mode de règlement (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Nous vous conseillons d'indiquer un libellé explicite qui reprenne le type de paiement et l'échéance.
La création du dossier propose par défaut une liste de modes de règlement.
Onglet détail
Cet onglet est divisé en 2 parties :
Création des lignes "d'échéances" pour le mode de règlement
Test des lignes créées
Création des lignes
Pour valider une fiche mode de règlement, vous devez avoir au minimum une ligne d'échéance.
Une ligne contient les renseignement suivants :
%
Il sert à calculer le montant de l'échéance par rapport au montant TTC de la facture multiplié par le pourcentage défini. Par défaut, il est égal à 100%.
Nbre de jours
Saisissez le nombre de jours pour le calcul de l'échéance, à partir de la date du document (de 1 à 365).
La zone nombre de jours n'est pas accessible pour un règlement de type
Comptant.
Type de Règlement
Choisissez dans la liste proposée, le mode de calcul d'échéance que vous souhaitez appliquer.
Jour de règlement
Indiquez le jour pour lequel vous souhaitez le règlement (de 1 à 31).
Cette zone est accessible uniquement pour les types de règlement : Fin de mois le ou Net le.
Mois comptable
Cochez cette case si vous souhaitez faire fonctionner le mode de règlement en mois comptable pour le calcul de la date d'échéance.
150
MANUEL
Cette fonction sert pour considérer un nombre de jours en nombre de mois (31 jours devient 1 mois, 60 jours devient 2 mois...).
Moyen de paiement
Cette liste déroulante est paramétrable depuis la liste des moyens de paiement.
Vous pouvez modifier, créer plusieurs lignes d'échéances pour un mode de règlement. Pour cela, cliquez sur l'icône
Ajouter
pour insérer une ligne et saisissez les différents critères que vous souhaitez.
La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%.
Test des lignes créées
Pour tester les lignes que vous venez de créer, vous devez indiquer : une
date
qui corresponde à la date du document un
montant
qui corresponde au montant du document
Dans le tableau à droite de ces zones, vous trouverez le résultat du calcul des échéances (Date échéance,
Montant et Moyen de paiement)
L'échéance, le règlement et le jour s'enchaînent pour le calcul de l'échéance de la facture.
Exemple 1
Mode de règlement : CH30
Paramétrage d'une ligne échéance :
%
100
NB jours
30
Type règlement
Net
Jour règlement
Mois comptable
Moyen de paiement
Chèque
Date de facture : 01/01/2008,
Montant : 100
Votre date d'échéance sera calculée ainsi :
01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net, ce qui donnera le 31/01/2008, ce qui donnera une date d'échéance au 31/01/2008 pour un montant de 100.
Exemple 2
Mode de règlement :Prel4
Paramétrage de 4 lignes d'échéances:
%
25
25
25
25
NB jours
30
60
90
Type règlement
Comptant
Net le
Net le
Net le
Jour règlement
15
15
15
Mois comptable
Moyen de paiement
Prélèvement
Prélèvement
Prélèvement
Prélèvement
Date de facture : 01/01/2008,
Montant : 100 €
Les dates d'échéance seront calculées ainsi :
1ère ligne : 01/01/2008 + 0J soit le 01/01/2008, puis Comptant, ce qui donnera le 01/01/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100).
2ème ligne : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/02/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100).
3ème ligne : 01/01/2008 + 60J soit le 01/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/03/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100).
4ème ligne : 01/01/2008 + 90J soit le 31/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/04/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100).
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EBP Comptabilité Open Line Pro
Les actions possibles dans la liste
Ajouter : permet d'ajouter une nouvelle ligne d'échéance à la fin de la liste.
Insérer : permet d'insérer une nouvelle ligne d'échéance entre deux lignes déjà existantes.
Supprimer : permet de supprimer une ligne d'échéance existante.
Monter/Descendre : permet de modifier l'ordre des priorités des lignes d'échéances sans être obligé de les supprimer et de les recréer.
Couper/Copier/Coller : ces trois boutons ont un comportement identique au comportement standard défini, par exemple, dans Word et Excel.
Toutes les actions accomplies sur la liste des échéances avec ces boutons ne doivent pas empêcher de respecter les règles de cohérence définies dans les paragraphes précédents.
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Codes NAF
Accès : Paramètres - Divers - Codes NAF
La gestion de la fiche "NAF" est commune à toutes les fiches.
Le code NAF est utilisé dans les Options/Identifications administratives.
La création du dossier propose par défaut une liste de codes NAF.
La fiche "Code NAF" se compose des zones :
Code NAF *
Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques.
Libellé *
Indiquez le libellé du code NAF.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
SOCIÉTÉ
Coordonnées
Accès : Paramètres - Société - Coordonnées
Les coordonnées à saisir sont celles de votre dossier-société. Il est important de les renseigner car ces informations seront reprises sur certaines impressions de vos documents (Grand Livre, Balance, Tva..).
Identification
Forme juridique ou civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Nom – Raison sociale
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Qualité de la personne
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse de la société
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
152
MANUEL
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code Postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Autres informations
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Télécopie/Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Identification
Saisissez les codes Siret, NAF, MSA, R.C.S et R.M de votre dossier-société. Ces informations pourront être imprimées en pied de certains de vos documents (Grand Livre...)
Informations administratives
Accès : Paramètres - Société - Informations administratives
SIRET
Le champ Siret permet de saisir un numéro de 14 caractères.
Code NAF/APE
Ce champ permet la sélection d’un Code NAF et affichage du libellé.
153
EBP Comptabilité Open Line Pro
Si le code NAF que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
NAF en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
MSA
Ce champ permet de saisir le numéro de Mutuelle Santé Agricole et autorise 50 caractères alphanumériques.
N° Identification RCS
Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre du Commerce et des Sociétés ; il autorise 13 caractères alphanumériques.
N° Identification RM
Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre des Métiers ; il autorise 13 caractères alphanumériques.
Capital
Ce champ permet de saisir 18 caractères numériques avec décimales.
Informations TVA
Accès : Paramètres - Société - Informations de TVA
Tous les champs de l'onglet "Informations de TVA" sont déterminants pour établir votre déclaration de TVA : leur paramétrage est donc indispensable.
Paramétrage et gestion de la TVA sur le dossier
Siret
Accès : Paramètres - Société - Informations administratives.
La mention du Siret est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA : il est donc nécessaire de vérifier que cette information est bien renseignée.
Centre des Impôts
Accès : Paramètres - Société- Trésor Public - Centre des Impôts
Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives au Centre des Impôts dont dépend l'entreprise.
S.I.E.
Accès : Paramètres - Société- Trésor Public - S.I.E.
Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives au S.I.E
S.I.E. = Service Inter-
Entreprises.. dont dépend l'entreprise.
Informations de TVA
Accès : Paramètres - Société- Informations de TVA
Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler.
Les différents champs de l'en-tête
Ces champs (TVA intracommunautaire, SIE...) sont saisissables.
Ils correspondent aux éléments devant obligatoirement apparaître dans une déclaration de TVA : ils seront donc imprimés en l'état dans les déclarations.
Le contrôle de cohérence du paramétrage de TVA lors du transfert comptable
Une option "Vérifier au moment du transfert comptable, la cohérence du paramétrage TVA sur les comptes" existe.
Elle est inactive par défaut.
Elle peut être activée (cochée) ou désactivée (décochée) à tout moment.
Si cette option est activée alors, lors de chaque transfert comptable de la Gestion Commerciale vers la
Comptabilité, la cohérence des paramétrages des comptes de TVA, des comptes soumis à TVA, des taux de
TVA, des territorialités et des natures de taxes est vérifiée entre les deux applications.
154
MANUEL
Lorsque tous les contrôles sont effectués avec succès alors le transfert comptable est effectué intégralement.
Lorsqu'un contrôle est effectué sans succès, alors le transfert comptable est bloqué, générant une erreur de synchronisation, puis un message avertit de l'anomalie et rend possible la correction du paramétrage erroné.
Si cette option est décochée alors aucun contrôle de cohérence n'est effectué entre la Gestion Commerciale et la Comptabilité. Toutes les écritures sont donc transférées en comptabilité sans information et cela même si les paramétrages des comptes de TVA, des comptes soumis à TVA, des taux de TVA, des territorialités et des natures de taxes sont divergents entre les deux applications.
Les régimes
Cette liste permet de sélectionner le code régime et le type de TVA dont l'entreprise relève.
Ajouter : permet de créer la première ligne ou d'ajouter une nouvelle ligne dans le tableau de TVA.
Supprimer : permet de supprimer la dernière ligne affichée, si aucune déclaration de TVA n'a été établie d'après ce code.
Code Régime : Une liste déroulante permet de sélectionner le code régime de l'entreprise. Il gère à la fois le régime de TVA dont l'entreprise relève mais également la périodicité des déclarations.
Périodicité : Ce champ non accessible dépend directement du code régime précédemment sélectionné et est affiché pour information uniquement.
Option de calcul : Par défaut, l'option de calcul est "Sur les Débits", mais elle peut être modifiée par une sélection dans la liste déroulante.
Date d'application : Une liste déroulante permet de sélectionner la date à partir de laquelle ce régime est appliqué à l'entreprise. Cette liste est directement dépendante du code régime et de la périodicité de déclaration qui lui est attaché.
Une entreprise peut changer de code régime au cours de son existence : il est donc possible de déterminer un nouveau code régime en ajoutant une ligne dans le tableau.
Néanmoins, il faut que la date d'application de ce nouveau régime soit postérieure à la dernière date d'application.
Lors de la création des déclarations de TVA, c’est le dernier régime de l’exercice courant qui sera pris en compte.
Logo de la société
A
ccès : Paramètres - Société - Logo
Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société.
Il sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (Grand Livre, Balance...), sur les modèles de document avec logo.
Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis Charger.
Ensuite, utilisez l'icône pour rechercher le fichier qui contient votre image.
Vous avez le possibilité de redimensionner celui-ci.
Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG et ICO.
EXPERT
Expert- Cabinet
Accès : Paramètres - Société - Expert - Cabinet
Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées du cabinet de votre expert comptable. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions -
Dossier Expert Comptable).
Cabinet
Identification
Forme Juridique ou Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
155
EBP Comptabilité Open Line Pro
Nom / Raison sociale
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
SIRET
Champ saisissable, limité à 14 caractères alphanumériques.
Adresse du cabinet
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code Postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.
Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.
Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Expert - Contacts
Accès : Paramètres - Société - Expert - Contacts
Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées de votre expert comptable et d'un collaborateur. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés
(Impressions - Dossier Expert Comptable).
Contacts
Expert Comptable
Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
156
MANUEL
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Collaborateur
Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Paramétrage et gestion de la TVA sur le dossier
Siret
Accès : Paramètres - Société - Informations administratives.
La mention du Siret est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA : il est donc nécessaire de vérifier que cette information est bien renseignée.
Centre des Impôts
Accès : Paramètres - Société- Trésor Public - Centre des Impôts
Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives au Centre des Impôts dont dépend l'entreprise.
S.I.E.
Accès : Paramètres - Société- Trésor Public - S.I.E.
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EBP Comptabilité Open Line Pro
Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives au S.I.E
S.I.E. = Service Inter-
Entreprises.. dont dépend l'entreprise.
Informations de TVA
Accès : Paramètres - Société- Informations de TVA
Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler.
Les différents champs de l'en-tête
Ces champs (TVA intracommunautaire, SIE...) sont saisissables.
Ils correspondent aux éléments devant obligatoirement apparaître dans une déclaration de TVA : ils seront donc imprimés en l'état dans les déclarations.
Le contrôle de cohérence du paramétrage de TVA lors du transfert comptable
Une option "Vérifier au moment du transfert comptable, la cohérence du paramétrage TVA sur les comptes" existe.
Elle est inactive par défaut.
Elle peut être activée (cochée) ou désactivée (décochée) à tout moment.
Si cette option est activée alors, lors de chaque transfert comptable de la Gestion Commerciale vers la
Comptabilité, la cohérence des paramétrages des comptes de TVA, des comptes soumis à TVA, des taux de
TVA, des territorialités et des natures de taxes est vérifiée entre les deux applications.
Lorsque tous les contrôles sont effectués avec succès alors le transfert comptable est effectué intégralement.
Lorsqu'un contrôle est effectué sans succès, alors le transfert comptable est bloqué, générant une erreur de synchronisation, puis un message avertit de l'anomalie et rend possible la correction du paramétrage erroné.
Si cette option est décochée alors aucun contrôle de cohérence n'est effectué entre la Gestion Commerciale et la Comptabilité. Toutes les écritures sont donc transférées en comptabilité sans information et cela même si les paramétrages des comptes de TVA, des comptes soumis à TVA, des taux de TVA, des territorialités et des natures de taxes sont divergents entre les deux applications.
Les régimes
Cette liste permet de sélectionner le code régime et le type de TVA dont l'entreprise relève.
Ajouter : permet de créer la première ligne ou d'ajouter une nouvelle ligne dans le tableau de TVA.
Supprimer : permet de supprimer la dernière ligne affichée, si aucune déclaration de TVA n'a été établie d'après ce code.
Code Régime : Une liste déroulante permet de sélectionner le code régime de l'entreprise. Il gère à la fois le régime de TVA dont l'entreprise relève mais également la périodicité des déclarations.
Périodicité : Ce champ non accessible dépend directement du code régime précédemment sélectionné et est affiché pour information uniquement.
Option de calcul : Par défaut, l'option de calcul est "Sur les Débits", mais elle peut être modifiée par une sélection dans la liste déroulante.
Date d'application : Une liste déroulante permet de sélectionner la date à partir de laquelle ce régime est appliqué à l'entreprise. Cette liste est directement dépendante du code régime et de la périodicité de déclaration qui lui est attaché.
Une entreprise peut changer de code régime au cours de son existence : il est donc possible de déterminer un nouveau code régime en ajoutant une ligne dans le tableau.
Néanmoins, il faut que la date d'application de ce nouveau régime soit postérieure à la dernière date d'application.
Lors de la création des déclarations de TVA, c’est le dernier régime de l’exercice courant qui sera pris en compte.
Options comptables
Saisie
Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Saisie
Contrôles effectués en cours de saisie
Ces contrôles sont actifs dans toutes les fenêtre de saisie.
158
MANUEL
Alertes sur les montants : Lorsque cette option est cochée et qu'un montant négatif est saisi, alors un message d'alerte est automatiquement affiché. Sinon, aucun message n'apparaîtra en saisie.
Cette alerte apparaît dans tous les masques de saisie.
Alertes sur les comptes : Lorsque cette option est cochée, alors tous les messages d'alerte sur les comptes sont affichés (par exemple : racines non autorisées en saisie dans un journal, les comptes non autorisés en saisie dans un type de journal...). Sinon, aucun message n'apparaîtra en saisie quelque soit les paramétrages effectués sur les comptes et les journaux.
Cette alerte apparaît dans tous les masques de saisie
Afficher sur les doublons des numéros de pièce (hors saisie journal) :
Cette option concerne la Saisie journal, la Saisie pratique, Saisie au kilomètre et la Saisie par guide. Elle concerne particulièrement les journaux avec numérotation continue sur la période ou sur l'exercice.
Plusieurs utilisateurs peuvent saisir simultanément dans un même journal mais dans des masques de saisie différents (Saisie par journal, Saisie pratique, Saisie au kilomètre, Saisie par guide) ; si ces saisies ne sont pas enregistrées, alors les numéros de pièce sont donc identiques pour tous les utilisateurs.
Si l'option est activée, alors dès qu’un autre utilisateur tentera d’enregistrer ses saisies, un message lui signalera les doublons et lui proposera une re-numérotation automatique des numéros déjà utilisés.
Trois possibilités s’offrent alors à lui : o annuler l’enregistrement, afin de lui permettre de modifier ses numéros de pièce et de les enregistrer à nouveau ; o refuser la re-numérotation pour que les écritures s’enregistrent telles qu’elles ; o accepter la re-numérotation automatique. Le nouveau numéro de pièce est alors attribué, il est visible dans la fenêtre de saisie en cours.
Cette alerte apparaît dans tous les masques de saisie lorsque vous tentez de générer les écritures en Saisie journal. En revanche, lorsque vous saisissez directement en Saisie par journal, le contrôle des doublons n'est pas effectué.
Options de saisie par journal
Sauvegarde automatique dès l'équilibre de l'écriture : Lorsqu'elle est cochée alors les écritures sont automatiquement sauvegardées lorsqu'elles sont équilibrées. Sinon, il est nécessaire de les sauvegarder manuellement, soit en utilisant la combinaison Ctrl+S, soit en utilisant le bouton Sauvegarder disponible dans la barre d'outils des fenêtres.
Cette option concerne uniquement la saisie journal.
Activer Annuler / Refaire : Cette option peut être cochée si vous rencontrez des lenteurs dues à un grand nombre d'écritures saisies par mois. L'activation de cette option supprime la possibilité d'annuler ou refaire les dernières actions en saisie journal.
De plus, si un journal/mois contient plus de 5000 lignes, alors les actions Annuler / Refaire seront toujours désactivées en saisie journal et cela, quelque soit l'option sélectionnée dans les Paramètres Société.
Règlements
Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Règlements
Moyen de paiement par défaut
Un moyen de paiement est proposé par défaut, mais il reste modifiable grâce à la liste déroulante. Il est automatiquement repris dans l'échéancier si aucun moyen de paiement n'est renseigné sur la fiche du compte concerné.
Banque par défaut
Ce champ permet de sélectionner la banque par défaut sur laquelle vous voulez émettre des règlements.
Nombre de chèques par défaut
Ce champ permet de sélectionner le nombre maximal de chèques disponibles dans les chéquiers.
Saisie pratique
Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Saisie pratique
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EBP Comptabilité Open Line Pro
Cette page permet de définir le journal par défaut utilisé pour comptabiliser une saisie pratique sur Mes achats,
Mes ventes ou Ma Trésorerie.
Ecritures de régularisation
Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Ecritures de régularisation
Cette page regroupe un certain nombre d'éléments qui déterminent les comptes et journaux à utiliser pour comptabiliser les écritures de régularisation.
Charges/Produits constatés d'avance
Journal de destination : Un journal de destination est proposé par défaut. Il correspond au premier journal de type Opérations Diverses disponible.
Ce champ reste modifiable, soit en saisissant directement le code d'un autre journal dans le champ, soit en le sélectionnant dans la liste déroulante.
Le journal par défaut défini dans ce champ sera repris dans la fenêtre de paramétrage des Charges et Produits constatés d'avance, aussi bien au niveau de l'écriture de régularisation que de l'écriture d'extourne.
Compte de contrepartie Charges constatées d'avance : Un compte est proposé par défaut. Ce compte correspond au compte disponible dans le Plan Comptable Général pour ce type d'opération.
Ce champ reste modifiable, soit en saisissant directement le nouveau numéro de compte dans le champ, soit en le sélectionnant dans la liste déroulante.
Le compte par défaut défini dans ce champ sera repris dans la fenêtre de paramétrage des Charges et Produits constatés d'avance au niveau de l'écriture de régularisation.
Comptes de contrepartie Produits constatés d'avance : Un compte est proposé par défaut. Ce compte correspond au compte disponible dans le Plan Comptable Général pour ce type d'opération.
Ce champ reste modifiable, soit en saisissant directement le nouveau numéro de compte dans le champ, soit en le sélectionnant dans la liste déroulante.
Le compte par défaut défini dans ce champ sera repris dans la fenêtre de paramétrage des Charges et Produits constatés d'avance au niveau de l'écriture de régularisation.
Factures non parvenues ou à émettre
Journal : Un journal de destination est proposé par défaut. Il correspond au premier journal de type
Opérations Diverses disponible.
Ce champ reste modifiable, soit en saisissant directement le code d'un autre journal dans le champ, soit en le sélectionnant dans la liste déroulante.
Le journal par défaut défini dans ce champ sera repris dans la fenêtre de paramétrage des Factures non parvenues ou à émettre au niveau de l'écriture d'extourne.
Fiche compte
Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Fiche compte
Les valeurs par défaut permettent de déterminer certaines valeurs qui seront appliquées à toutes les fiches de comptes lors de leur création.
Les valeurs par défaut sont modifiables à tout moment et sont sans incidence sur les comptes déjà créés.
Si ces valeurs ne conviennent pas pour un nouveau compte à créer ou pour un compte déjà existant, il est possible de modifier ces valeurs directement dans la fiche du compte concerné.
Rapprochement bancaire
Une liste déroulante permet de sélectionner l’un des trois types de rapprochement qui sera renseigné par défaut dans tous les nouveaux comptes de nature Comptes pour rapprochement
Aucun : aucun rapprochement n'est possible pour ces comptes.
Par journal : le type de rapprochement par journal est possible pour ces comptes.
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MANUEL
Par compte : le type de rapprochement par compte est possible pour ces comptes.
Echéancier
Une liste déroulante permet de sélectionner l'un des trois modes de gestion des échéances qui sera renseigné par défaut dans tous les nouveaux comptes de nature Clients et Comptes rattachés, de nature Fournisseurs et
Comptes rattachés ou encore de nature Autres Tiers avec Echéance.
Aucun : Aucun échéancier n'est disponible sur ces comptes.
Echéancier : Les échéanciers (Echéancier de la facture et Pointage) peuvent apparaître à la demande.
Echéancier automatique en saisie : L'échéancier de la facture apparait systématiquement lors de la saisie de ces comptes.
Lettrage
Une liste déroulante permet de sélectionner l’un des trois types de lettrage qui sera renseigné par défaut dans tous les nouveaux comptes de nature Comptes de Bilan.
Aucun : aucun lettrage n'est possible sur ces comptes.
Lettrage : le lettrage est possible pour ces comptes entre plusieurs lignes d'écriture dont le montant s’équilibre au centime près.
Lettrage approché : le lettrage sera possible pour ces comptes entre plusieurs lignes d'écriture dont le montant ne s’équilibre pas.
Lettrage approché
Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Lettrage approché
Ces valeurs par défaut sont reprises lors de l'activation du lettrage approché sur une fiche compte.
Si des lignes d'écritures doivent être lettrées alors qu'elles ne sont pas équilibrées, alors le logiciel créera automatiquement une écriture d'équilibrage, selon les paramètres définis dans la zone :
Ecart maximum : La valeur saisie doit être un montant positif avec décimales. Elle fixe le plafond de l'écart maximal autorisé entre plusieurs lignes d'écritures.
Compte de régularisation au débit : Une liste déroulante affiche tous les comptes de nature Charges. Elle permet de choisir le compte à utiliser pour comptabiliser l'écart s'il est débiteur.
Compte de régularisation au crédit : Une liste déroulante affiche tous les comptes de nature Produits. Elle permet de choisir le compte à utiliser pour comptabiliser l'écart s'il est créditeur.
Journal de régularisation : Une liste déroulante affiche tous les journaux existants sur le dossier. Elle permet de choisir le journal de destination de l'écriture d'équilibrage.
A Nouveaux
Accès : Paramètres - Société - Options comptables - A Nouveaux
La zone "A Nouveaux" permet de définir le paramétrage de comptabilisation du résultat des exercices.
Certaines de ces informations seront reprises dans l'assistant de clôture annuelle.
Type d'A Nouveaux :
- Avec détails : Toutes les lignes d'écritures à reporter sur l'exercice suivant seront détaillées. La lecture des comptes peut donc en être facilitée.
- Sans détails : toutes les lignes d'écritures appartenant à un même compte et qui doivent être reportées sur l'exercice suivant seront cumulées entre elles : une seule ligne apparaîtra donc dans chaque compte concerné.
L'option choisie s'applique par défaut à tous les comptes de nature Bilan de l'exercice courant. Néanmoins, un choix différent peut être effectué sur chaque fiche compte.
Mode de génération :
- A la création d'un exercice : Lors de la création de l'exercice suivant, alors les A Nouveaux de l'exercice courant seront automatiquement reportés sur ce nouvel exercice.
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EBP Comptabilité Open Line Pro
- A la clôture d'un exercice : Lors de la clôture de l'exercice courant, les A Nouveaux de cet exercice seront automatiquement reportés sur l'exercice suivant.
Mode de mise à jour :
- Automatique au changement d'exercice courant : Si les A Nouveaux ont déjà été générés une première fois sur l'exercice suivant, alors leur mise à jour sera effectuée en temps réel à chaque changement d'exercice courant.
- Manuelle : Les A Nouveaux ne seront pas mis à jour automatiquement. Pour les mettre à jour, il faut activer l'option Générer les A Nouveaux dans le menu Exercices/Clôtures.
Compte de bénéfice / Compte de perte :
Ces champs permettent de sélectionner dans une liste déroulante les comptes sur lesquels le résultat de l'exercice courant sera imputé.
- Bénéfice : Seuls les comptes de nature "Résultat, bénéfice" sont autorisés.
- Perte : Seuls les comptes de nature "Résultat, perte" sont autorisés.
Situations de comptes - clients
Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Situations de comptes Clients
Trois zones de texte sont disponibles. Des textes sont livrés par défaut. Ils sont modifiables et sont utilisés pour l'impression des situations de comptes. Ils concernent uniquement les comptes Clients.
Situations de comptes - fournisseurs
Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Situations de comptes Fournisseurs
Trois zones de texte sont disponibles. Des textes sont livrés par défaut. Ils sont modifiables et sont utilisés pour l'impression des situations de comptes. Ils concernent les comptes Fournisseurs et les Autres Tiers.
GÉNÉRAL
Environnement de saisie
Accès : Paramètres - Société - Général
Ces options permettent de définir les règles d'affichage du fond des grilles de saisie par journal et de saisie par
écriture.
Afficher la grille horizontale : permet d'afficher ou non un tracé horizontal sur les grilles de saisie.
Afficher la grille verticale : permet d'afficher ou non un tracé vertical sur les grilles de saisie.
Encadrer l'écriture courante : permet d'afficher ou non un encadré autour de l'écriture sur laquelle vous
êtes positionné.
Couleur de fond : permet de sélectionner la couleur de fond des grilles de saisie.
Couleur des écritures déséquilibrées : permet de sélectionner la couleur à appliquer sur une écriture qui est déséquilibrée.
Remettre l'environnement par défaut : permet de restituer l'environnement de saisie défini par défaut.
Options - Général
Police par défaut
Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte
(description commerciale de la fiche article, description dans les documents, onglet note...) :
Police par défaut
Taille par défaut
162
MANUEL
UTILISATEURS
Les Utilisateurs
Accès : Paramètres - Utilisateurs - Utilisateurs
Vous pouvez créer des utilisateurs, attacher ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur.
Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe.
L'utilisateur connecté apparaît dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur.
Création d'un utilisateur
Pour définir un utilisateur, vous avez accès aux zones suivantes :
Code
*
Saisissez un identifiant unique pour votre utilisateur.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques (A à Z et 0 à 9).
Nom
*
Saisissez le nom de l'utilisateur (au maximum 100 caractères alphanumériques).
Mot de passe
Saisissez un mot de passe pour ouvrir le dossier avec cet utilisateur. Il sera demandé à chaque ouverture du logiciel.
Confirmation
Retapez le même mot de passe pour confirmation.
Bloqué
Si cette case est cochée, cet utilisateur ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion
Commerciale ou en Comptabilité.
Cette sélection est reportée dans les bases des applications de Gestion commerciale et de Comptabilité.
Connexion interdite dans cette application
Si cette case est cochée, l'utilisateur ne pourra pas se connecter à l'application dans laquelle la case est cochée.
Si la case est cochée sur la fiche utilisateur en Gestion, l'utilisateur pourra se connecter à la Comptabilité mais pas à la Gestion. Un message avertira l'utilisateur de ce fait.
Groupes associés
Cette partie vous permet de gérer les groupes d'utilisateurs rattachés à cet utilisateur à l'aide des boutons : o
Ajouter : Cliquez sur ce bouton pour ajouter en fin de liste une nouvelle ligne Groupe utilisateurs. o
Insérer : Cliquez sur ce bouton pour insérer une nouvelle ligne Groupe utilisateurs au dessus de celle sélectionnée. o
Supprimer : Cliquez sur ce bouton pour effacer une ligne Groupe utilisateurs. o
Vues : Cliquez sur ce bouton afin de personnaliser l'affichage de la grille. Saisissez le nom de la nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci.
Vous disposez également des fonctions : o
Monter/Descendre : Ces boutons permettent de modifier la position des lignes. o
Couper/Copier/Coller : Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller.
L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut.
Si vous sélectionnez un groupe, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe.
Vous pouvez les modifier en sélectionnant ou en dé-sélectionnant les autorisations.
Gestion des droits
Cette partie permet de définir la gestion des droits par utilisateur.
A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut.
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EBP Comptabilité Open Line Pro
La colonne
Libellé
contient les différents menus pour lesquels vous pouvez définir les droits.
Vous pouvez visualiser les sous-menus, en cliquant sur le petit + qui apparaît devant chaque menu.
La colonne
Tous
permet d'autoriser automatiquement "Tous les droits" au menu sélectionné.
En fonction des droits autorisés, le marquage de la case à cocher est différentes :
Tous les droits pour ce menu et ses sous-menus sont autorisés.
Aucun droit ne sont autorisés pour ce menu et ses sous-menus.
Une partie des droits est autorisé pour ce menu ou un/des sous-menus.
La partie
Autorisation
permet de personnaliser les droits de chaque menu.
La partie
Autorisations héritées
permet de visualiser les droits de chaque menu provenant du/des groupe/s associé/s à cet utilisateur.
Vous pouvez cocher/ dé-cocher les autorisations que vous souhaitez accorder à l'utilisateur affiché.
Dès changement d'une autorisation sur un droit, l'autorisation héritée sera automatiquement désélectionnée.
Cliquez ici pour visualiser différents types de droits et exemples d'application des droits.
Les Groupes d'utilisateurs
Accès : Paramètres - Utilisateurs - Groupes d'utilisateurs
Vous pouvez créer des groupes d'utilisateurs, définir une gestion de droits par groupe d'utilisateurs, et attacher ensuite un utilisateur à un groupe.
Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur.
Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. On pourrait imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits...
La gestion de la fiche "Groupe d'utilisateurs" est communes à toutes les fiches.
Création d'un groupe
En en-tête de la fiche groupe, vous devez saisir les informations suivantes :
Code *
Saisissez un identifiant unique pour votre groupe d'utilisateurs.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques (A à Z et 0 à 9).
Nom *
Saisissez le nom du groupe (au maximum 100 caractères alphanumériques).
Nom d'un service de votre société
Utilisateurs associés
Cette partie vous permet de gérer les utilisateurs rattachés à ce groupe à l'aide des boutons : o
Ajouter : Cliquez sur ce bouton pour ajouter en fin de liste une nouvelle ligne utilisateur. o
Insérer : Cliquez sur ce bouton pour insérer une nouvelle ligne utilisateur au dessus de celle sélectionnée. o
Supprimer : Cliquez sur ce bouton pour effacer une ligne utilisateur. o
Vues : Cliquez sur ce bouton afin de personnaliser l'affichage de la grille. Saisissez le nom de la nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci.
Vous disposez également des fonctions : o
Monter/Descendre : Ces boutons permettent de modifier la position des lignes. o
Couper/Copier/Coller : Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller.
L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut.
Gestion des droits
Cette partie permet de définir les droits pour ce groupe.
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MANUEL
A la création d'une fiche, les droits sont tous autorisés par défaut.
La colonne
Libellé
contient les différents menus pour lesquels vous pouvez définir les droits.
Vous pouvez visualiser les sous-menus, en cliquant sur le petit + qui apparaît devant chaque menu.
La colonne
Tous
permet d'autoriser automatiquement "Tous les droits" au menu sélectionné.
En fonction des droits autorisés, le marquage de la case à cocher est différente :
Tous les droits pour ce menu et ses sous-menus sont autorisés.
Aucun droit ne sont autorisés pour ce menu et ses sous-menus.
Une partie des droits est autorisé pour ce menu ou un/des sous-menus.
La partie
Autorisation
permet de personnaliser les droits de chaque menu.
Cliquez ici pour visualiser différents types de droits et exemples d'application des droits.
Les Droits utilisateurs
Accès : Paramètres - Utilisateurs - Groupes d'utilisateurs ou Paramètres - Utilisateurs - Utilisateurs
Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier.
Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module.
Types de droits
Il existe 3 types de droit :
Visualisation et Modification
Si le droit de modifier est sélectionné, la visualisation est automatiquement cochée.
Il est possible d'autoriser uniquement la visualisation.
Ces droits concernent les fonctions : Général / Options
Exécution
Ce droit est présent essentiellement pour les assistants.
Sauvegarde, Maintenance, Editions des modèles d’impression...
Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression
Pour ces droits, si on autorise : o la création, la visualisation est automatiquement cochée. o la création, la visualisation est automatiquement cochée. o la modification, la visualisation est automatiquement cochée. o la suppression, la visualisation est automatiquement cochée. o l’impression, la visualisation est automatiquement cochée.
La "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création".
Le droit "impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page.
Application des droits
Quelques exemples d'application des droits :
Gestion commerciale
1. Visualisation d'un type de document non autorisée. Dans l'onglet "Tous" de la liste des documents de ventes, ce type de document ne sera pas visible.
2. Création d'un document de type X non autorisée. Regroupement ou Transfert d'un document vers ce type de document, message d'information "Le regroupement est impossible car la création d’un document de "type X" n’est pas autorisé".
Le document d'origine reste dans l'état initial.
3. Visualisation des clients non autorisée. Liste des documents de ventes, sélection d'une ligne et clic droit
"Afficher le client". Message d'information : "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Clients
(Visualisation).".
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EBP Comptabilité Open Line Pro
4. Réalisation d'une sauvegarde non autorisée. Appel de l'assistant de sauvegarde, message d'information :
"L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Sauvegarde (Exécution).".
Pour certaine fonction, si vous n'autorisez pas les droits le nombre d'onglets dans les fiches associées peut changer.
Par exemple, pas de droit sur les tarifs, la fonction "Tarifs" ne sera pas accessible. De plus l'onglet "Tarifs" ne sera pas visible dans les fiches Articles, Clients, Catégories tarifaires...
Comptabilité
1. Création d'une rapprochement bancaire. La création d'un nouveau rapprochement est impossible. Message d'information "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Rapprochement bancaire
(Création)".
2. Suppression des modèles de libellés. La suppression d'un modèle de libellé est impossible. Message d'information "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : modèle de libellé (Suppression)".
3. Autorisation de consultation/lettrage/lettrage automatique. L'utilisateur n'est pas autorisé à consulter les comptes, à les lettrer ou à procéder à des lettrages automatiques. Message d'information "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Consultation/Lettrage/Lettrage automatique (autorisation)".
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etats standards
Sous catégorie : Journal
Sous catégorie : Grand Livre
Sous catégorie : Balance
....
Catégorie principale : Etats de gestion
Sous catégorie : Echéancier
Sous catégorie : Balance âgée par échéances
Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage
Catégorie principale : Etats fiscaux...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut.
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