EBP Comptabilité Open Line Pro affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
ÉCHÉANCIER / REGLEMENTS
Echéanciers / Règlements - Démarrer une tâche
Accès : Echéanciers / Règlements - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Consultation/Lettrage : permet d'ouvrir la fenêtre de consultation ou de lettrage sur le compte consulté ou lettré en dernier.
Echéancier clients : permet d'accéder à l'échéancier interactif des clients.
Echéancier fournisseurs : permet d'accéder à l'échéancier interactif des fournisseurs.
Règlements clients : permet d'accéder à la liste des règlements clients.
Règlements fournisseurs : permet d'accéder à la liste des règlements fournisseurs.
CONSULTATION
Consultation de compte
Accès : Quotidien - Consultation/Lettrage
OU Consultation - Consultation/Lettrage
La consultation de compte permet d'afficher l'ensemble des lignes d'écritures enregistrées sur un compte de type Détail et sur un seul exercice.
Cette consultation permet aussi bien de connaître le solde réel d'un compte à un instant donné, que de procéder aux lettrages qui s'imposent ou encore d'effectuer des recherches...
La combinaison de différents filtres permet d'affiner la sélection des lignes d'écritures à afficher.
Filtres
Ces filtres sont mémorisés :
Les dernières sélections effectuées sont conservées ; elles seront reprises à l'identique lors du prochain affichage de la fenêtre de consultation.
Filtre sur les comptes,
Filtre sur la période,
Filtre sur le statut des lignes,
Filtre sur le type de ligne.
Sélection de l'exercice
Les dates d'exercice proposées par défaut sont celles de l'exercice courant.
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MANUEL
Lorsque cet exercice courant est ouvert, alors tous les exercices ouverts sont accessibles. Vous pouvez donc sélectionner l'exercice que vous voulez consulter sans être obligé de changer d'exercice courant. Pour cela, il vous suffit d'ouvrir la liste déroulante disponible dans le champ Exercice.
Lorsque l'exercice courant est clôturé, alors seul l'exercice courant est accessible.
Sélection du compte
La sélection du compte se fait dans l'en-tête de la fenêtre de consultation, champ Identification - Compte.
Le compte peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants sur l'exercice courant.
Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.
Dès que le numéro du compte est renseigné, alors les données de base de ce compte sont automatiquement mises à jour :
- Intitulé du compte,
- Cumul de tous les montants débiteurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant,
- Cumul de tous les montants créditeurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant,
- Solde de ce compte au dernier jour de l'exercice courant.
Ces données de base sont totalement indépendantes des choix effectués sur les filtres comme de la date système (= date et heure de l'ordinateur).
Affichage des lignes d'écriture
L'affichage des lignes d'écritures dans la consultation reprend la majorité des informations renseignées dans le masque de saisie (Journal, Date, Pièce, Libellé, Débit/Crédit).
En revanche, à l'inverse de la saisie, les lignes d'écritures sont par défaut affichées dans l'ordre chronologique.
L'affichage des lignes d'écritures est directement dépendant des choix effectués sur les filtres.
Certaines lignes peuvent apparaître grisées et en italique : il s'agit des lignes qui répondent aux critères de filtrage sur l'exercice courant mais qui ont été lettrées sur un exercice postérieur. Le délettrage de ces lignes n'est d'ailleurs uniquement possible que sur l'exercice au cours duquel elles ont été lettrées.
Dans le pied de la zone d'affichage, une ligne de totalisation est affichée : elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées.
Enfin, le Solde progressif est recalculé en temps réel en fonction des seules lignes affichées.
Lettrage et délettrage manuel
Il est possible de lettrer ou delettrer des lignes d'écritures d'un compte directement dans la fenêtre de
Consultation sans être obligé d'accéder à la fenêtre de Lettrage ; pour cela, il faut que cette option soit paramétrée dans la fiche compte.
Le fonctionnement du lettrage, la sélection des lignes, l'utilisation de la ligne de totalisation, l'attribution du code lettrage... sont les mêmes que dans ceux définis dans la fenêtre de Lettrage à proprement parler.
Lettrage automatique
Une fonction permet d'effectuer le lettrage automatique des lignes d'écritures d'un compte.
Autres actions possibles à partir de la consultation
Accès à la saisie par journal :
En double cliquant sur une ligne d'écriture, en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. ou en cliquant sur le bouton, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans la saisie journal ayant servie à l'enregistrer.
Voir document : Il est possible d'accéder au document d'origine ayant permis l'enregistrement de la ligne d'écriture : il peut s'agir, par exemple, de la facture transférée par la Gestion commerciale.
Cacher le filtre/Afficher le filtre : En cliquant sur le bouton Cacher le filtre ou Afficher le filtre, il est possible d'afficher ou de masquer une ligne de filtre qui se positionne immédiatement avant les lignes
113
EBP Comptabilité Open Line Pro d'écritures. Ce filtre contient des champs saisissables et permet d'affiner les sélections effectuées grâce aux filtres comptables mentionnés dans les paragraphes précédents.
Rafraîchir : Ce bouton permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de consultation, lorsque celui-ci a
été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (lettrage, saisie journal...).
Facture non parvenue ou à émettre
Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Facture/Avoir à emettre ou Facture/Avoir à recevoir et de générer l'extourne de l'écriture à laquelle cette ligne appartient.
Charge ou produit constaté d'avance
Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Charges ou Produits constatés d'avance et de générer la régularisation puis l'extourne de la ligne sélectionnée.
Principes de lettrage et de délettrage
Accès : Le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage.
Principes du lettrage
Le lettrage consiste à :
- sélectionner sur un compte au moins deux lignes d'écritures dont les montants s'équilibrent et qui ont trait à une opération commune,
- puis à appliquer un même code alphanumérique appelé "code lettrage" ainsi qu'une même date de lettrage à ces lignes.
Une facture n° 1234 de 1000 € est émise le 18/02/2008 au client DUPONT.
Le 25/02/2008, le client Dupont adresse un chèque de 500 €, référencé 1234.
Le 10/03/2008, le client Dupont adresse un nouveau chèque de 500 €, référence 1234.
Ces deux règlements peuvent être identifiés comme venant solder la facture émise.
Dès lors, ses trois lignes d'écriture peuvent être sélectionnées dans le compte du client DUPONT pour être identifiées par un même code et une même date de lettrage.
La date de lettrage est la date système Date système = date et heure de l'ordinateur.
à laquelle le lettrage a été effectué.
Le lettrage peut être effectué aussi bien dans la fenêtre de Consultation que dans la fenêtre de Lettrage simplifié.
Activer l'option sur le compte
Pour que le lettrage ou le délettrage soient possibles, il faut que le compte soit de type Détail et que l'option
"Autoriser le lettrage" soit activée sur sa fiche compte.
Sélection des lignes
La sélection des lignes peut se faire de deux façons différentes :
- Soit grâce à la souris seule, en cochant la case située sur chaque ligne à l'extrême gauche de la fenêtre.
- Soit en combinant le clavier et la souris (touche Ctrl + clic gauche).
- Soit encore en combinant différentes touches du clavier (touche Ctrl + barre d'espace).
Dans tous les cas, les lignes sélectionnées sont mises en surbrillance.
En pied de masque, un "total des lignes sélectionnées" apparaît.
- Cette ligne de totalisation est calculée en temps réel au fur et à mesure des sélections des lignes d'écritures.
- Elle permet de contrôler immédiatement l'équilibrage de ces lignes qui conditionne l'exécution du traitement.
Choix des boutons
Le choix des boutons dépend du type des lignes sélectionnées.
Si aucune des lignes sélectionnées n'est lettrée et que ces lignes sont équilibrées, alors le bouton "Lettrer" est accessible.
Dans tous les autres cas, seul le bouton "Délettrer" est accessible.
114
MANUEL
Option de lettrage automatique
Une fonction de lettrage automatique est disponible.
Gestion du code lettrage lors du lettrage de lignes d'écriture
Lorsque des lignes non lettrées dont les montants s'équilibrent sont sélectionnées et que le lettrage est demandé, alors le "Prochain code lettrage" renseigné sur la fiche compte est proposé par défaut.
Si le code lettrage proposé est accepté, alors :
- le code lettrage proposé et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées,
- un prochain code lettrage est calculé puis est reporté sur la fiche compte.
Si le code lettrage proposé par défaut est modifié, alors :
- le code lettrage saisi et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées,
- un prochain code lettrage est calculé par rapport au code lettrage saisi puis est reporté sur la fiche compte.
Gestion du code lettrage lors du délettrage des lignes d'écriture
Lorsque des lignes lettrées dont les montants s'équilibrent et dont les codes lettrage sont identiques sont sélectionnées et que le délettrage est demandé, alors le code lettrage et la date de lettrage sont supprimés de toutes les lignes sélectionnées.
La suppression de ce lettrage est sans impact sur le champ "Prochain code lettrage" de la fiche compte.
Options de délettrage
Le délettrage s'opère :
- sur toutes les lignes sélectionnées déjà lettrées,
- mais aussi sur les toutes lignes non sélectionnées possédant le même code lettrage.
Pour faciliter le délettrage, trois options sont disponibles en cliquant sur le bouton "Délettrer" de la barre d'outils :
Délettrer par compte : cette action permet de délettrer en une seule opération toutes les lignes déjà lettrées sur ce compte.
Délettrer par code : cette action permet de définir une fourchette de codes lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces codes lettrage apparaissent et, cela, quelque soit leur date de lettrage.
Délettrer par date : cette action permet de définir une fourchette de dates de lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces dates apparaissent et, cela, quelque soit leur code de lettrage.
LETTRAGE AUTOMATIQUE
Lettrage automatique
Accès : Sur un compte : le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage ; sur une série de comptes : Consultation - Lettrage automatique
Le lettrage automatique est une fonction permettant de lettrer automatiquement des lignes d'écritures d'un compte ou de plusieurs comptes, sans avoir à les présélectionner manuellement dans la fenêtre de lettrage.
Les principes et règles de lettrage sur un compte restent les mêmes que celles déjà définies dans le lettrage, le lettrage approché et la fenêtre de lettrage.
Un assistant est affiché :
Il permet de sélectionner les comptes lettrables à traiter, les lignes d'écritures non lettrées à rechercher, la méthode de lettrage ainsi que de définir les éléments liés au lettrage approché.
Période du ... au ... : Ce champs permet de sélectionner les dates des lignes d'écritures à analyser.
Type de comptes : Une liste déroulante permet de sélectionner une série de comptes en fonction de leur nature.
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EBP Comptabilité Open Line Pro
Du compte ... au compte au ... : Une fourchette de comptes dépendant du choix du type de comptes est proposée. La sélection peut encore affinée, à la condition de rester dans les limites de la fourchette définie.
Options : Une liste déroulante permet de sélectionner la méthode de lettrage à appliquer.
- N° de pièce : Toutes les lignes d'écritures non encore lettrées dans un même compte, qui portent un numéro de pièce identique peuvent être lettrées entre elles, quelque soient leur montant respectif ou le nombre de lignes concernées.
- N° de document : Toutes les lignes d'écritures non encore lettrées dans un même compte, qui portent un numéro de document identique peuvent être lettrées entre elles, quelque soient leur montant respectif ou le nombre de lignes concernées.
- Solde progressif : Toutes les lignes d'écritures non lettrées dans un même compte peuvent être lettrées entre elles, à condition qu'un solde progressif nul, égal ou inférieur à l'écart autorisé sur ce compte soit obtenu et cela quelque soit le nombre de lignes concernées, leur numéro ou leur montant respectif.
- Montant exact : Les lignes d'écritures non lettrées d'un même compte peuvent être lettrées à condition qu'elles s'équilibrent exactement entre elles. Au maximum, cinq lignes d'écritures peuvent permettent de réaliser cet équilibre.
Lignes : Trois cases à cocher permettent d'affiner la sélection des lignes d'écritures en fonction de leur statut.
Régularisation : La zone est accessible pour toutes les méthodes de lettrage, sauf la méthode "Montant exact".
- Autoriser le lettrage approché : Si la case est cochée, alors les valeurs relatives au lettrage approché renseignées sur la fiche compte seront appliquées.
- N° de pièce :
Le champ est accessible si la case "Autoriser le lettrage approché" est cochée.
Un numéro de pièce est proposé, mais il reste modifiable.
Si le journal de destination est en numérotation manuelle, alors le numéro de pièce déterminé dans l'assistant sera utilisé pour comptabiliser l'écriture de régularisation.
Si le journal de destination est en numérotation automatique, alors le numéro de pièce utilisé pour comptabiliser l'écriture de régularisation sera le prochain numéro de pièce défini dans la fiche journal.
- Libellé :
Le champs est accessible si la case Autoriser le lettrage approché est cochée.
Un libellé est proposé, mais il reste modifiable
Le même libellé sera repris sur toutes les écritures de régularisation qui seront créées.
Démarrer : Ce bouton commande l'exécution du traitement en fonction des filtres choisis et de la méthode de lettrage.
Annuler : Ce bouton permet de fermer l'assistant sans lancer le traitement.
Deux accès différents : un choix de comptes différent
Un bouton "Lettrage automatique" est disponible dans la fenêtre de Lettrage. Dans ce cas, le lettrage automatique est possible uniquement sur le compte affiché.
Une entrée "Lettrage automatique" est disponible dans le menu Consultation/Lettrage. Dans ce cas, le lettrage automatique est possible sur tous les comptes définis comme lettrables sur l'exercice.
CLIENTS
Echéancier interactif
Accès : Echéancier / Règlements - Clients - Echéancier interactif
ET Echéancier / Règlements - Fournisseurs - Echéancier interactif
L'échéancier interactif permet d'afficher à l'écran les échéances d'un compte ou d'une série de comptes selon différents critères de filtrage.
Il permet une visualisation rapide des échéances et permet d'obtenir à l'écran en temps réel le résultat des recherches, sans passer par les impressions.
Cette fenêtre est divisée en plusieurs zones.
La liste affichée n'est pas directement modifiable.
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MANUEL
Un en-tête
Filtre sur les dates d'échéance
Ce filtre est indépendant de l'exercice courant comme des exercices existants : vous pouvez donc rechercher toutes les échéances que vous avez saisies dans votre dossier, sans avoir à changer d'exercice courant.
Filtre sur les comptes
Ce filtre permet de sélectionner une fourchette de comptes.
Les comptes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste déroulante.
Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.
A l'inverse du comportement standard, comme en consultation par exemple, tous les comptes (quelque soit leur type) peuvent être saisis. En effet, ici, il s'agit moins de sélectionner précisément un compte que de déterminer un intervalle.
Ces comptes doivent néanmoins toujours être inclus dans la fourchette de départ :
- Dans la barre de navigation, si vous avez sélectionné Clients - Echéancier interactif, alors vous pourrez uniquement interroger les échéances enregistrées sur les comptes de nature Clients et comptes rattachés.
- Dans la barre de navigation, si vous avez sélectionné Fournisseurs - Echéancier interactif, alors vous pourrez uniquement interroger les échéances enregistrées sur les comptes de nature Fournisseurs et comptes rattachés + Autres Tiers avec échéances.
Options : Type d'échéance
Ce filtre vous permet de rechercher plus précisément les échéances en isolant les factures des avoirs.
Seulement les comptes autorisant l'échéancier
Toutes les factures et tous les avoirs enregistrés sur des comptes Clients, Fournisseurs, Comptes rattachés et
Autres Tiers avec échéances génèrent des échéances et, cela, même lorsque le compte n'autorise pas la gestion de l'échéancier.
Lorsque cette option est activée, alors seules les échéances enregistrées sur des comptes autorisant l'échéancier sont visibles.
Lorsque cette option est désactivée, alors toutes les échéances enregistrées sur tous les comptes sont visibles.
Conservation des filtres : Les filtres sélectionnés dans l'échéancier interactif sont conservés dans une même session et même si vous changez d'exercice courant.
En revanche, si vous fermez et ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués.
Actualiser
L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres.
Onglets
Toutes les échéances
Cet onglet affiche toutes les échéances répondant aux critères de filtrage définis dans l'en-tête, et cela quelque soit le solde restant sur chaque échéance.
Echéances réglées
Cet onglet affiche toutes les échéances répondant aux critères de filtrage de l'en-tête et ayant été intégralement pointées. Le solde restant sur ces échéances est donc nul.
Echéances non réglées
Cet onglet affiche toutes les échéances répondant aux critères de filtrage de l'en-tête et n'ayant pas été intégralement pointées. Le solde restant sur ces échéances est donc différent de zéro.
Corps de la fenêtre
Comme pour les autres états interactifs, les lignes affichées sont les seules lignes qui répondent aux critères de filtrage ; elles reprennent l'ensemble des éléments de la saisie comptable.
Les lignes affichées sont des lignes d'échéance de type Facture et de type Avoir.
Toutes les informations importantes existant sur ces échéances ou sur les lignes d'écritures auxquelles elles se rapportent sont disponibles dans la liste : elles sont identiques à celles déjà affichées dans les échéanciers
(Date d'échéance, Code Tiers, Montant de l'échéance, Solde de l'échéance...)
Dans la colonne Pointée en dehors de la comptabilité, une coche apparaît sur l'échéance lorsque celle-ci a
été pointée dans une autre application, par exemple en Gestion Commerciale. Cette information vous rappelle qu'il est impossible de modifier cette échéance en comptabilité.
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EBP Comptabilité Open Line Pro
Actions possibles
Saisie par journal : Permet d'accéder à la saisie par journal et à l'écriture d'origine.
Nouvelle écriture comptable : Permet de créer une nouvelle écriture comptable.
Voir le document : Permet d'accéder directement au document qui a permis de générer l'écriture contenant l'échéance sélectionnée (document venant de la Gestion Commerciale, de la saisie par Guide...).
Consultation / Lettrage : Permet d'accéder à la consultation du compte de la ligne sélectionnée.
Régler la(les) échéances : Permet d'accéder à une fiche de règlement permettant de créer l'écriture comptable de règlement et proposant un pointage entre ce nouveau règlement et l'échéance sélectionnée.
Pointer l'Avoir avec des échéances de facture : Permet d'accéder directement à l'échéancier de la ligne sélectionnée, afin de pointer un avoir avec une facture.
Visualiser les pointages : Cette action vous permet de d'accéder à la liste de toutes les écritures qui ont permis de pointer cette échéance; il peut s'agir d'un avoir, présent dans l'Echéancier intéractif ou d'un règlement présent dans la liste des règlements.
Vues
Plusieurs vues par défaut vous sont proposées. Elles présentent des affichages différents de la même liste :
Sans détail des pointages : Cette liste affiche les échéances en ligne, par ordre chronologique des dates d'échéances.
Sans détail des pointages par Tiers : Cette liste affiche toutes les échéances, en triant les échéances d'abord par n° de compte puis par date d'échéance.
Avec détails des pointages : Si un pointage a été exécuté sur une échéance, il vous suffit de cliquer sur le bouton "+" située à l'extrême gauche de la liste afin de connaître la ligne de règlement avec laquelle l'échéance a été pointée.
D'autre part, vous pouvez bien-sûr modifier ou créer vos propres vues.
Ecritures saisies sur les Autres Tiers avec échéances antérieurement à la version 2.1
Antérieurement à la version 2.1, la gestion de l'échéancier s'effectuait sur les comptes de nature Clients et
Fournisseurs et Comptes rattachés.
A partir de la version 2.1, la gestion de l'échéancier est étendue aux comptes de nature Autres Tiers avec
échéances.
Aussi, toutes les écritures saisies à partir de cette version sur des comptes de nature Autres Tiers avec
échéances permettent la gestion de l'échéancier et seront visibles dans l'échéancier interactif.
En revanche, afin de ne pas alourdir la consultation, les impressions, les opérations de pointage..., les écritures saisies antérieurement sur les comptes de nature Autres Tiers avec échéances ne permettent pas la gestion de l'échéancier et ne sont donc pas visibles dans l'échéancier interactif.
Pour pouvoir gérer des échéances sur ces écritures, vous devrez au moins y effectuer une modification mineure
(par exemple : n° de document, ajout dans le libellé...)
Liste des règlements des Tiers
Accès : Echéanciers / Règlements - Clients - Règlements Clients
ET Echéanciers / Règlements - Fournisseurs - Règlements Fournisseurs
La liste des règlements des Tiers est commune à toutes les listes.
Elle permet d'accéder au détail des règlements, de consulter / modifier / générer un pointage entre un règlement et une échéance et de créer un nouveau règlement.
Cette liste est alimentée automatiquement dès que vous saisissez une écriture de type Règlement dans un journal de type Trésorerie ou Opérations Diverses.
Cette fenêtre est divisée en plusieurs zones.
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MANUEL
Un en-tête
Filtre sur la période
Ce filtre concernent les dates des écritures de règlement.
Filtre sur les comptes
Ce filtre permet de sélectionner une fourchette de comptes.
Les comptes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste déroulante.
Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.
A l'inverse du comportement standard, comme en consultation par exemple, tous les comptes (quelque soit leur type) peuvent être saisis. En effet, ici, il s'agit moins de sélectionner précisément un compte que de déterminer un intervalle.
Ces comptes doivent néanmoins toujours être inclus dans la fourchette de départ :
- Dans la barre de navigation, si vous avez sélectionné Clients - Règlements clients, alors vous pourrez uniquement visualiser les règlements enregistrés sur les comptes de nature Clients et comptes rattachés.
- Dans la barre de navigation, si vous avez sélectionné Fournisseurs - Règlements Fournisseurs , alors vous pourrez uniquement interroger les règlements enregistrés sur les comptes de nature Fournisseurs et comptes rattachés et Autres Tiers avec échéances.
Conservation des filtres : Les filtres sélectionnés dans la liste des règlements sont conservés dans une même session et même si vous changez d'exercice courant.
En revanche, si vous fermez et ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués.
Actualiser
L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres.
Corps de la fenêtre
Comme pour les autres états interactifs, les lignes affichées sont les seules lignes qui répondent aux critères de filtrage ; elles reprennent l'ensemble des éléments de la saisie comptable.
Actions possibles
Saisie par journal : Permet d'accéder au journal d'origine de la ligne sélectionnée.
Nouveau règlement : Permet d'accéder à une nouvelle fiche de règlement.
Consultation / Lettrage : Permet d'accéder à la consultation du compte de la ligne sélectionnée.
Pointer le Règlement avec des échéances : Permet d'accéder au règlement déjà comptabilisé, afin de consulter ou de modifier le pointage entre le règlement et une échéance.
Vues
Plusieurs vues par défaut vous sont proposées. Elles présentent des affichages différents de la même liste :
Avec détails des échéances pointées : Si un pointage a été exécuté entre un règlement et une échéance, il vous suffit de cliquer sur le bouton "+" située à l'extrême gauche de la liste afin de connaître l'échéance avec laquelle le règlement a été pointé.
Sans détail des échéances pointées : Cette liste affiche tous les règlements, par ordre chronologique et par numéro de compte, regroupés par Banque.
D'autre part, vous pouvez bien-sûr modifier ou créer vos propres vues.
Ecritures saisies sur les Autres Tiers avec échéances antérieurement à la version 2.1
Antérieurement à la version 2.1, la fonctionnalité Règlements s'appliquait aux comptes de nature Clients et
Fournisseurs et Comptes rattachés.
A partir de la version 2.1, cette fonctionnalité est étendue aux comptes de nature Autres Tiers avec échéances.
Aussi, tous les règlements saisis à partir de cette version sur des comptes de nature Autres Tiers avec
échéances et dans des journaux de Trésorerie alimentent la liste des règlements.
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EBP Comptabilité Open Line Pro
En revanche, afin de ne pas alourdir la consultation, les impressions, les opérations de pointage..., les règlements saisis antérieurement sur les comptes de nature Autres Tiers avec échéances n'alimentent pas la liste des règlements.
Pour voir les règlements sur ces écritures, vous devrez au moins y effectuer une modification mineure (par exemple : n° de document, ajout dans le libellé...)
Fiche de Règlement
Accès : Echéanciers / Règlements - Clients - Règlements Clients
ET Echéanciers / Règlements - Fournisseurs - Règlements Fournisseurs
Cette fonctionnalité a pour but de vous permettre de créer facilement un règlement sur un Tiers, sans passer systématiquement par la saisie par journal ou la saisie par écriture, et tout en exécutant le pointage des
échéances.
Création d'un nouveau règlement
Tiers *
:
Vous devez saisir ou sélectionner dans la liste déroulante le compte de nature Clients et comptes rattachés,
Fournisseurs et comptes rattachés ou Autres Tiers avec échéances sur lequel vous voulez enregistrer le règlement.
Montant de règlement * :
Vous devez saisir le montant du règlement à comptabiliser.
Dans ce champ, vous pouvez :
- saisir un valeur positive, pour enregistrer un règlement,
- saisir une valeur négative, pour enregistrer un remboursement.
Journal de banque * :
Seuls sont autorisés les journaux de type Trésorerie et possédant un compte de contrepartie dans leur fiche journal.
Libellé :
Par défaut, ce champ affiche l'intitulé du compte sélectionné, mais il reste modifiable.
Ce libellé sera ensuite repris sur toutes les lignes de l'écriture comptable et, cela, quelque soit le paramétrage du libellé dans la fiche du journal de banque sélectionné.
Date de règlement * :
Les règles sur les dates sont les mêmes que dans tous les autres masque de saisie :
- si votre exercice courant est ouvert, alors vous pouvez créer un nouveau règlement sur n'importe quel exercice ouvert,
- si votre exercice courant est clôturé, alors ne pourrez plus créer de nouveau règlement.
Reste à affecter :
Ce champ est calculé automatiquement. Il affiche la différence existant entre le montant du règlement saisi et les pointages effectués sur les échéances.
Moyen de paiement :
Ce champ affiche le Moyen de paiement par défaut défini dans les options du dossier, mais il reste modifiable.
Il peut être renseigné à titre d'information, afin de conserver le moyen (chèque, traite, virement...) par lequel vous avez payé votre fournisseur ou avez été payé par votre client.
Numéro de pièce :
Le numéro de pièce dépend du journal de banque sélectionné et du paramétrage sur le numéro de pièce effectué dans ce journal. Il reste modifiable.
Echéances à pointer :
Les échéances affichées sont les échéances non soldées (non intégralement réglées) existant sur le compte.
Leur affichage et les modes de pointage restent les mêmes que ceux définis dans Pointages.
Actions possibles dans la fiche
- Consultation/Lettrage : Ce bouton permet d'accéder à la consultation du compte de Tiers saisi dans le règlement, à condition qu'il soit sauvegardé.
- Saisie par journal : Ce bouton permet d'accéder à la saisie par journal et à l'écriture comptable correspondante au règlement sauvegardé.
120
MANUEL
- Echéancier interactif : Ce bouton permet d'affficher, en arrière plan, l'échéancier interactif.
Sauvegarde
La sauvegarde d'une fiche règlement entraîne automatiquement :
- la création d'une nouvelle ligne de règlement dans la liste des Règlements,
- la création d'une écriture comptable dans la saisie journal,
- la mise à jour de l'échéancier Facture et de Pointages,
- la mise à jour de l'échéancier interactif.
Modification d'un règlement
Ces modifications concernent les règlement sauvegardés.
Modifications possibles
La modification d'un règlement est possible si l'écriture a été générée à partir :
- d'un import Communication Entreprise-Expert,
- des Règlements des Tiers,
- de la saisie au kilomètre,
- de la saisie journal,
- de la saisie par écriture,
- ou des écritures de régularisation.
Dans ces cas-là, le règlement est modifiable sur tous les champs, sauf :
- Date,
- Montant,
- Journal.
Enfin, la modification est possible même si cette écriture est simulée, lettrée, rapprochée, participe à une déclaration de TVA, pointe une échéance.
Modifications impossibles
La modification d'un règlement est impossible si l'écriture :
- est issue de la Gestion Commerciale,
- est générée à partir de la saisie pratique,
- est générée à partir de la saisie guidée,
- possède le statut Validé.
Dans ces cas-là, toute modification est interdite, sauf celle liée au pointage/dépointage des échéances.
Pour modifier un règlement, vous devez accéder à la saisie journal et y effectuer vos modifications. Celles-ci se répercuteront ensuite sur la fiche du règlement.
Cas d'une écriture guidée :
Une écriture issue de la saisie guidée n'est pas modifiable, à priori.
Pourtant, il est possible pour la rendre modifiable. Pour cela, il faut : sélectionner l'écriture en saisie journal, ouvrir le menu contextuel, sélectionner Modifier l'écriture guidée. A partir de là, le règlement est modifiable car il n'est plus lié au masque de saisie qui a permis de le générer.
Suppression d'un règlement
Les règles de suppression sont les mêmes que celles de la modification : elles dépendent de la provenance de l'écriture et de son statut.
FOURNISSEURS ET AUTRES TIERS
Echéancier interactif
Accès : Echéancier / Règlements - Clients - Echéancier interactif
ET Echéancier / Règlements - Fournisseurs - Echéancier interactif
L'échéancier interactif permet d'afficher à l'écran les échéances d'un compte ou d'une série de comptes selon différents critères de filtrage.
Il permet une visualisation rapide des échéances et permet d'obtenir à l'écran en temps réel le résultat des recherches, sans passer par les impressions.
Cette fenêtre est divisée en plusieurs zones.
La liste affichée n'est pas directement modifiable.
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EBP Comptabilité Open Line Pro
Un en-tête
Filtre sur les dates d'échéance
Ce filtre est indépendant de l'exercice courant comme des exercices existants : vous pouvez donc rechercher toutes les échéances que vous avez saisies dans votre dossier, sans avoir à changer d'exercice courant.
Filtre sur les comptes
Ce filtre permet de sélectionner une fourchette de comptes.
Les comptes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste déroulante.
Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.
A l'inverse du comportement standard, comme en consultation par exemple, tous les comptes (quelque soit leur type) peuvent être saisis. En effet, ici, il s'agit moins de sélectionner précisément un compte que de déterminer un intervalle.
Ces comptes doivent néanmoins toujours être inclus dans la fourchette de départ :
- Dans la barre de navigation, si vous avez sélectionné Clients - Echéancier interactif, alors vous pourrez uniquement interroger les échéances enregistrées sur les comptes de nature Clients et comptes rattachés.
- Dans la barre de navigation, si vous avez sélectionné Fournisseurs - Echéancier interactif, alors vous pourrez uniquement interroger les échéances enregistrées sur les comptes de nature Fournisseurs et comptes rattachés + Autres Tiers avec échéances.
Options : Type d'échéance
Ce filtre vous permet de rechercher plus précisément les échéances en isolant les factures des avoirs.
Seulement les comptes autorisant l'échéancier
Toutes les factures et tous les avoirs enregistrés sur des comptes Clients, Fournisseurs, Comptes rattachés et
Autres Tiers avec échéances génèrent des échéances et, cela, même lorsque le compte n'autorise pas la gestion de l'échéancier.
Lorsque cette option est activée, alors seules les échéances enregistrées sur des comptes autorisant l'échéancier sont visibles.
Lorsque cette option est désactivée, alors toutes les échéances enregistrées sur tous les comptes sont visibles.
Conservation des filtres : Les filtres sélectionnés dans l'échéancier interactif sont conservés dans une même session et même si vous changez d'exercice courant.
En revanche, si vous fermez et ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués.
Actualiser
L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres.
Onglets
Toutes les échéances
Cet onglet affiche toutes les échéances répondant aux critères de filtrage définis dans l'en-tête, et cela quelque soit le solde restant sur chaque échéance.
Echéances réglées
Cet onglet affiche toutes les échéances répondant aux critères de filtrage de l'en-tête et ayant été intégralement pointées. Le solde restant sur ces échéances est donc nul.
Echéances non réglées
Cet onglet affiche toutes les échéances répondant aux critères de filtrage de l'en-tête et n'ayant pas été intégralement pointées. Le solde restant sur ces échéances est donc différent de zéro.
Corps de la fenêtre
Comme pour les autres états interactifs, les lignes affichées sont les seules lignes qui répondent aux critères de filtrage ; elles reprennent l'ensemble des éléments de la saisie comptable.
Les lignes affichées sont des lignes d'échéance de type Facture et de type Avoir.
Toutes les informations importantes existant sur ces échéances ou sur les lignes d'écritures auxquelles elles se rapportent sont disponibles dans la liste : elles sont identiques à celles déjà affichées dans les échéanciers
(Date d'échéance, Code Tiers, Montant de l'échéance, Solde de l'échéance...)
Dans la colonne Pointée en dehors de la comptabilité, une coche apparaît sur l'échéance lorsque celle-ci a
été pointée dans une autre application, par exemple en Gestion Commerciale. Cette information vous rappelle qu'il est impossible de modifier cette échéance en comptabilité.
122
MANUEL
Actions possibles
Saisie par journal : Permet d'accéder à la saisie par journal et à l'écriture d'origine.
Nouvelle écriture comptable : Permet de créer une nouvelle écriture comptable.
Voir le document : Permet d'accéder directement au document qui a permis de générer l'écriture contenant l'échéance sélectionnée (document venant de la Gestion Commerciale, de la saisie par Guide...).
Consultation / Lettrage : Permet d'accéder à la consultation du compte de la ligne sélectionnée.
Régler la(les) échéances : Permet d'accéder à une fiche de règlement permettant de créer l'écriture comptable de règlement et proposant un pointage entre ce nouveau règlement et l'échéance sélectionnée.
Pointer l'Avoir avec des échéances de facture : Permet d'accéder directement à l'échéancier de la ligne sélectionnée, afin de pointer un avoir avec une facture.
Visualiser les pointages : Cette action vous permet de d'accéder à la liste de toutes les écritures qui ont permis de pointer cette échéance; il peut s'agir d'un avoir, présent dans l'Echéancier intéractif ou d'un règlement présent dans la liste des règlements.
Vues
Plusieurs vues par défaut vous sont proposées. Elles présentent des affichages différents de la même liste :
Sans détail des pointages : Cette liste affiche les échéances en ligne, par ordre chronologique des dates d'échéances.
Sans détail des pointages par Tiers : Cette liste affiche toutes les échéances, en triant les échéances d'abord par n° de compte puis par date d'échéance.
Avec détails des pointages : Si un pointage a été exécuté sur une échéance, il vous suffit de cliquer sur le bouton "+" située à l'extrême gauche de la liste afin de connaître la ligne de règlement avec laquelle l'échéance a été pointée.
D'autre part, vous pouvez bien-sûr modifier ou créer vos propres vues.
Ecritures saisies sur les Autres Tiers avec échéances antérieurement à la version 2.1
Antérieurement à la version 2.1, la gestion de l'échéancier s'effectuait sur les comptes de nature Clients et
Fournisseurs et Comptes rattachés.
A partir de la version 2.1, la gestion de l'échéancier est étendue aux comptes de nature Autres Tiers avec
échéances.
Aussi, toutes les écritures saisies à partir de cette version sur des comptes de nature Autres Tiers avec
échéances permettent la gestion de l'échéancier et seront visibles dans l'échéancier interactif.
En revanche, afin de ne pas alourdir la consultation, les impressions, les opérations de pointage..., les écritures saisies antérieurement sur les comptes de nature Autres Tiers avec échéances ne permettent pas la gestion de l'échéancier et ne sont donc pas visibles dans l'échéancier interactif.
Pour pouvoir gérer des échéances sur ces écritures, vous devrez au moins y effectuer une modification mineure
(par exemple : n° de document, ajout dans le libellé...)
Liste des règlements des Tiers
Accès : Echéanciers / Règlements - Clients - Règlements Clients
ET Echéanciers / Règlements - Fournisseurs - Règlements Fournisseurs
La liste des règlements des Tiers est commune à toutes les listes.
Elle permet d'accéder au détail des règlements, de consulter / modifier / générer un pointage entre un règlement et une échéance et de créer un nouveau règlement.
Cette liste est alimentée automatiquement dès que vous saisissez une écriture de type Règlement dans un journal de type Trésorerie ou Opérations Diverses.
Cette fenêtre est divisée en plusieurs zones.
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EBP Comptabilité Open Line Pro
Un en-tête
Filtre sur la période
Ce filtre concernent les dates des écritures de règlement.
Filtre sur les comptes
Ce filtre permet de sélectionner une fourchette de comptes.
Les comptes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste déroulante.
Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.
A l'inverse du comportement standard, comme en consultation par exemple, tous les comptes (quelque soit leur type) peuvent être saisis. En effet, ici, il s'agit moins de sélectionner précisément un compte que de déterminer un intervalle.
Ces comptes doivent néanmoins toujours être inclus dans la fourchette de départ :
- Dans la barre de navigation, si vous avez sélectionné Clients - Règlements clients, alors vous pourrez uniquement visualiser les règlements enregistrés sur les comptes de nature Clients et comptes rattachés.
- Dans la barre de navigation, si vous avez sélectionné Fournisseurs - Règlements Fournisseurs , alors vous pourrez uniquement interroger les règlements enregistrés sur les comptes de nature Fournisseurs et comptes rattachés et Autres Tiers avec échéances.
Conservation des filtres : Les filtres sélectionnés dans la liste des règlements sont conservés dans une même session et même si vous changez d'exercice courant.
En revanche, si vous fermez et ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués.
Actualiser
L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres.
Corps de la fenêtre
Comme pour les autres états interactifs, les lignes affichées sont les seules lignes qui répondent aux critères de filtrage ; elles reprennent l'ensemble des éléments de la saisie comptable.
Actions possibles
Saisie par journal : Permet d'accéder au journal d'origine de la ligne sélectionnée.
Nouveau règlement : Permet d'accéder à une nouvelle fiche de règlement.
Consultation / Lettrage : Permet d'accéder à la consultation du compte de la ligne sélectionnée.
Pointer le Règlement avec des échéances : Permet d'accéder au règlement déjà comptabilisé, afin de consulter ou de modifier le pointage entre le règlement et une échéance.
Vues
Plusieurs vues par défaut vous sont proposées. Elles présentent des affichages différents de la même liste :
Avec détails des échéances pointées : Si un pointage a été exécuté entre un règlement et une échéance, il vous suffit de cliquer sur le bouton "+" située à l'extrême gauche de la liste afin de connaître l'échéance avec laquelle le règlement a été pointé.
Sans détail des échéances pointées : Cette liste affiche tous les règlements, par ordre chronologique et par numéro de compte, regroupés par Banque.
D'autre part, vous pouvez bien-sûr modifier ou créer vos propres vues.
Ecritures saisies sur les Autres Tiers avec échéances antérieurement à la version 2.1
Antérieurement à la version 2.1, la fonctionnalité Règlements s'appliquait aux comptes de nature Clients et
Fournisseurs et Comptes rattachés.
A partir de la version 2.1, cette fonctionnalité est étendue aux comptes de nature Autres Tiers avec échéances.
Aussi, tous les règlements saisis à partir de cette version sur des comptes de nature Autres Tiers avec
échéances et dans des journaux de Trésorerie alimentent la liste des règlements.
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MANUEL
En revanche, afin de ne pas alourdir la consultation, les impressions, les opérations de pointage..., les règlements saisis antérieurement sur les comptes de nature Autres Tiers avec échéances n'alimentent pas la liste des règlements.
Pour voir les règlements sur ces écritures, vous devrez au moins y effectuer une modification mineure (par exemple : n° de document, ajout dans le libellé...)
Fiche de Règlement
Accès : Echéanciers / Règlements - Clients - Règlements Clients
ET Echéanciers / Règlements - Fournisseurs - Règlements Fournisseurs
Cette fonctionnalité a pour but de vous permettre de créer facilement un règlement sur un Tiers, sans passer systématiquement par la saisie par journal ou la saisie par écriture, et tout en exécutant le pointage des
échéances.
Création d'un nouveau règlement
Tiers *
:
Vous devez saisir ou sélectionner dans la liste déroulante le compte de nature Clients et comptes rattachés,
Fournisseurs et comptes rattachés ou Autres Tiers avec échéances sur lequel vous voulez enregistrer le règlement.
Montant de règlement * :
Vous devez saisir le montant du règlement à comptabiliser.
Dans ce champ, vous pouvez :
- saisir un valeur positive, pour enregistrer un règlement,
- saisir une valeur négative, pour enregistrer un remboursement.
Journal de banque * :
Seuls sont autorisés les journaux de type Trésorerie et possédant un compte de contrepartie dans leur fiche journal.
Libellé :
Par défaut, ce champ affiche l'intitulé du compte sélectionné, mais il reste modifiable.
Ce libellé sera ensuite repris sur toutes les lignes de l'écriture comptable et, cela, quelque soit le paramétrage du libellé dans la fiche du journal de banque sélectionné.
Date de règlement * :
Les règles sur les dates sont les mêmes que dans tous les autres masque de saisie :
- si votre exercice courant est ouvert, alors vous pouvez créer un nouveau règlement sur n'importe quel exercice ouvert,
- si votre exercice courant est clôturé, alors ne pourrez plus créer de nouveau règlement.
Reste à affecter :
Ce champ est calculé automatiquement. Il affiche la différence existant entre le montant du règlement saisi et les pointages effectués sur les échéances.
Moyen de paiement :
Ce champ affiche le Moyen de paiement par défaut défini dans les options du dossier, mais il reste modifiable.
Il peut être renseigné à titre d'information, afin de conserver le moyen (chèque, traite, virement...) par lequel vous avez payé votre fournisseur ou avez été payé par votre client.
Numéro de pièce :
Le numéro de pièce dépend du journal de banque sélectionné et du paramétrage sur le numéro de pièce effectué dans ce journal. Il reste modifiable.
Echéances à pointer :
Les échéances affichées sont les échéances non soldées (non intégralement réglées) existant sur le compte.
Leur affichage et les modes de pointage restent les mêmes que ceux définis dans Pointages.
Actions possibles dans la fiche
- Consultation/Lettrage : Ce bouton permet d'accéder à la consultation du compte de Tiers saisi dans le règlement, à condition qu'il soit sauvegardé.
- Saisie par journal : Ce bouton permet d'accéder à la saisie par journal et à l'écriture comptable correspondante au règlement sauvegardé.
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EBP Comptabilité Open Line Pro
- Echéancier interactif : Ce bouton permet d'affficher, en arrière plan, l'échéancier interactif.
Sauvegarde
La sauvegarde d'une fiche règlement entraîne automatiquement :
- la création d'une nouvelle ligne de règlement dans la liste des Règlements,
- la création d'une écriture comptable dans la saisie journal,
- la mise à jour de l'échéancier Facture et de Pointages,
- la mise à jour de l'échéancier interactif.
Modification d'un règlement
Ces modifications concernent les règlement sauvegardés.
Modifications possibles
La modification d'un règlement est possible si l'écriture a été générée à partir :
- d'un import Communication Entreprise-Expert,
- des Règlements des Tiers,
- de la saisie au kilomètre,
- de la saisie journal,
- de la saisie par écriture,
- ou des écritures de régularisation.
Dans ces cas-là, le règlement est modifiable sur tous les champs, sauf :
- Date,
- Montant,
- Journal.
Enfin, la modification est possible même si cette écriture est simulée, lettrée, rapprochée, participe à une déclaration de TVA, pointe une échéance.
Modifications impossibles
La modification d'un règlement est impossible si l'écriture :
- est issue de la Gestion Commerciale,
- est générée à partir de la saisie pratique,
- est générée à partir de la saisie guidée,
- possède le statut Validé.
Dans ces cas-là, toute modification est interdite, sauf celle liée au pointage/dépointage des échéances.
Pour modifier un règlement, vous devez accéder à la saisie journal et y effectuer vos modifications. Celles-ci se répercuteront ensuite sur la fiche du règlement.
Cas d'une écriture guidée :
Une écriture issue de la saisie guidée n'est pas modifiable, à priori.
Pourtant, il est possible pour la rendre modifiable. Pour cela, il faut : sélectionner l'écriture en saisie journal, ouvrir le menu contextuel, sélectionner Modifier l'écriture guidée. A partir de là, le règlement est modifiable car il n'est plus lié au masque de saisie qui a permis de le générer.
Suppression d'un règlement
Les règles de suppression sont les mêmes que celles de la modification : elles dépendent de la provenance de l'écriture et de son statut.
DONNEES
Moyens de paiement
Accès : Paramètres - Divers - Moyens de paiement
La gestion de la fiche "Moyen de paiement" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Moyen de paiement" se compose des éléments suivants : un
code *
Indiquez un code moyen de paiement.
Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. un
libellé *
Saisissez le libellé du moyen de paiement (au maximum 60 caractères alphanumériques).
126
MANUEL une
nature *
Sélectionnez un type de nature dans la liste déroulante.
Cette liste n'est pas paramétrable.
une b
anque
Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement.
La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques.
Si la banque que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
La création du dossier propose par défaut une liste de moyens de paiement.
La banque par défaut n'est pas renseignée dans les fiches moyens de paiement.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Modes de règlement
Accès : Paramètres - Divers - Modes de règlement
La gestion de la fiche "Mode de règlement" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Modes de règlement" se compose des éléments suivants :
Le code *
Indiquez un code pour votre mode de règlement.
Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques.
Le libellé *
Saisissez le libellé du mode de règlement (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Nous vous conseillons d'indiquer un libellé explicite qui reprenne le type de paiement et l'échéance.
La création du dossier propose par défaut une liste de modes de règlement.
Onglet détail
Cet onglet est divisé en 2 parties :
Création des lignes "d'échéances" pour le mode de règlement
Test des lignes créées
Création des lignes
Pour valider une fiche mode de règlement, vous devez avoir au minimum une ligne d'échéance.
Une ligne contient les renseignement suivants :
%
Il sert à calculer le montant de l'échéance par rapport au montant TTC de la facture multiplié par le pourcentage défini. Par défaut, il est égal à 100%.
Nbre de jours
Saisissez le nombre de jours pour le calcul de l'échéance, à partir de la date du document (de 1 à 365).
La zone nombre de jours n'est pas accessible pour un règlement de type
Comptant.
Type de Règlement
Choisissez dans la liste proposée, le mode de calcul d'échéance que vous souhaitez appliquer.
Jour de règlement
Indiquez le jour pour lequel vous souhaitez le règlement (de 1 à 31).
Cette zone est accessible uniquement pour les types de règlement : Fin de mois le ou Net le.
Mois comptable
Cochez cette case si vous souhaitez faire fonctionner le mode de règlement en mois comptable pour le calcul de la date d'échéance.
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EBP Comptabilité Open Line Pro
Cette fonction sert pour considérer un nombre de jours en nombre de mois (31 jours devient 1 mois, 60 jours devient 2 mois...).
Moyen de paiement
Cette liste déroulante est paramétrable depuis la liste des moyens de paiement.
Vous pouvez modifier, créer plusieurs lignes d'échéances pour un mode de règlement. Pour cela, cliquez sur l'icône
Ajouter
pour insérer une ligne et saisissez les différents critères que vous souhaitez.
La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%.
Test des lignes créées
Pour tester les lignes que vous venez de créer, vous devez indiquer : une
date
qui corresponde à la date du document un
montant
qui corresponde au montant du document
Dans le tableau à droite de ces zones, vous trouverez le résultat du calcul des échéances (Date échéance,
Montant et Moyen de paiement)
L'échéance, le règlement et le jour s'enchaînent pour le calcul de l'échéance de la facture.
Exemple 1
Mode de règlement : CH30
Paramétrage d'une ligne échéance :
%
100
NB jours
30
Type règlement
Net
Jour règlement
Mois comptable
Moyen de paiement
Chèque
Date de facture : 01/01/2008,
Montant : 100
Votre date d'échéance sera calculée ainsi :
01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net, ce qui donnera le 31/01/2008, ce qui donnera une date d'échéance au 31/01/2008 pour un montant de 100.
Exemple 2
Mode de règlement :Prel4
Paramétrage de 4 lignes d'échéances:
%
25
25
25
25
NB jours
30
60
90
Type règlement
Comptant
Net le
Net le
Net le
Jour règlement
15
15
15
Mois comptable
Moyen de paiement
Prélèvement
Prélèvement
Prélèvement
Prélèvement
Date de facture : 01/01/2008,
Montant : 100 €
Les dates d'échéance seront calculées ainsi :
1ère ligne : 01/01/2008 + 0J soit le 01/01/2008, puis Comptant, ce qui donnera le 01/01/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100).
2ème ligne : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/02/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100).
3ème ligne : 01/01/2008 + 60J soit le 01/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/03/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100).
4ème ligne : 01/01/2008 + 90J soit le 31/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/04/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100).
128
MANUEL
Les actions possibles dans la liste
Ajouter : permet d'ajouter une nouvelle ligne d'échéance à la fin de la liste.
Insérer : permet d'insérer une nouvelle ligne d'échéance entre deux lignes déjà existantes.
Supprimer : permet de supprimer une ligne d'échéance existante.
Monter/Descendre : permet de modifier l'ordre des priorités des lignes d'échéances sans être obligé de les supprimer et de les recréer.
Couper/Copier/Coller : ces trois boutons ont un comportement identique au comportement standard défini, par exemple, dans Word et Excel.
Toutes les actions accomplies sur la liste des échéances avec ces boutons ne doivent pas empêcher de respecter les règles de cohérence définies dans les paragraphes précédents.
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Fiche Banques
Accès : Paramètres - Banques
La gestion de la fiche Banque est commune à toutes les fiches.
Une fiche Banque est accessible à partir de la liste des Banques.
Créer une fiche Banques est une opération qui peut être indispensable pour exécuter les transferts de règlements à partir de l'application de Gestion commerciale ou des rapprochements bancaires automatiques.
Une banque s'identifie par les éléments suivants :
• Le code banque
*
Saisissez un identifiant unique pour votre banque.
Cet identifiant est limité à 5 caractères alphanumériques.
• Le nom de la banque
*
Saisissez le nom de votre banque (au maximum 40 caractères alphanumériques).
Onglet Adresse
Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque.
Adresse
• Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
• Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
• Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
• Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
• Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
• Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
- si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, alors la ville et le pays sont renseignés par défaut,
- si celui-ci existe mais n’est pas unique, alors la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie,
- si celui-ci n’existe pas, alors le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante.
• Ville
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EBP Comptabilité Open Line Pro
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ Ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal.
• Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ Département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.
Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante.
• Pays
Champ saisissable.
Le champ Pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.
Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante.
• Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Ce champ permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Contact
• Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante.
• Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
• Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
• Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
• Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
• Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
• Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
• Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Onglet Comptabilité
Cet onglet vous permet de saisir :
• Le compte de banque * : Ce compte doit être un compte de type Détail.
• Le journal de banque * : Ce journal doit être de type Trésorerie.
130
MANUEL
Le journal de banque peut déjà être défini avec un compte de contrepartie. Dans ce cas :
- si vous saisissez en premier le compte de banque, alors le journal associé sera automatiquement proposé et non modifiable ;
- si vous saisissez en premier le journal de banque, alors le compte de contrepartie de ce journal sera automatiquement proposé et non modifiable.
Onglet Coordonnées bancaires
Cet onglet vous permet de définir les coordonnées bancaires de votre compte (RIB/BBAN, IBAN, BIC).
Onglet Notes
La gestion d'une Note est commune à toutes les fiches.
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etats standards
Sous catégorie : Journal
Sous catégorie : Grand Livre
Sous catégorie : Balance
....
Catégorie principale : Etats de gestion
Sous catégorie : Echéancier
Sous catégorie : Balance âgée par échéances
Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage
Catégorie principale : Etats fiscaux...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
131
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