5.3
Envoi des fichiers par courriel
Voici comment procéder pour joindre un fichier généré avec le ScanSnap par courrier
électronique.
Après la numérisation du document par le ScanSnap, les images sont enregistrées dans un fichier et un programme de courrier électronique s’ouvre simultanément. Les fichiers sont automatiquement joints au courriel et prêts à être envoyés.
104
IMPORTANT
5.3 Envoi des fichiers par courriel
•
Pour sélectionner votre programme de courrier électronique, pointez sur le menu Outils du navigateur web de Microsoft Internet Explorer puis sur
Options Internet. Ensuite, cliquez sur l’onglet Programmes puis, sélectionnez le programme de courriel de votre choix dans la liste déroulante
Courrier électronique.
Voici la liste des programmes de courrier électronique que vous pouvez utiliser :
- Microsoft Windows Mail (pour Windows Vista)
- Microsoft Outlook 2003/2007
- Microsoft Outlook Express V6.0
- Eudora Pro V7.1.09
- ThunderBird 1.5.0.9 (Exécutez dans un premier temps Thunderbird ; le programme doit être prêt à envoyer/recevoir des messages électroniques.)
•
Pour exécuter le programme de courriel par défaut de Windows Vista :
1. Ouvrez le menu Options Internet de Microsoft Internet explorer puis, cliquez sur l’article Programmes >> Définir programme >> Définir
programme par défaut.
2. Sélectionnez un programme de courrier électronique tel que Windows
Mail.
3. Cliquez sur le bouton Définir ce programme par défaut.
•
Le programme de courrier électronique sélectionné dans Microsoft Internet
Explorer (voir le premier point) risque parfois de ne pas répondre correctement à ScanSnap. Le cas échéant, contactez le fournisseur du programme.
•
Certaines extensions de fichier que vous souhaitez envoyer peuvent être modifiées selon les cas suivants :
- votre système d’exploitation est Windows XP (Professionnel, Édition familiale).
- le service Hotmail est le programme de courrier électronique par défaut.
(Le symbole « ^ » ajoutée à l’extension signifie que le fichier est inaccessible.)
Ce problème est fréquent lorsque vous utilisez un compte Hotmail avec le système d’exploitation Windows XP. Vous le constaterez également lorsque vous tenterez de joindre un fichier à un courrier électronique via Explorer.
Dans ce cas, si vous utilisez Windows XP, veuillez utiliser un autre programme de courrier électronique (juillet 2007).
5
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
105
■ Les opérations disponibles dans le Quick Menu
Opération
1.
Chargez un document dans le ScanSnap.
Pour en savoir plus, consultez les sections
3.2 Formats acceptés (page 38) et
3.3 Méthode de chargement des documents (page 40)
.
2.
Appuyez sur la touche [SCAN] .
⇒
La numérisation commence.
⇒
La numérisation achevée, le ScanSnap Quick Menu s’ouvre.
106
Liste des actions
Descriptions de l’action sélectionnée
Opération
3.
Pointez le curseur de la souris (sans cliquer) sur le bouton Scan2E-mail.
⇒
Des illustrations relatives à cette action s’affichent.
5.3 Envoi des fichiers par courriel
4.
Si vous souhaitez modifier la configuration de l’action Scan2E-mail, pointez sur la flèche puis, sur le bouton Paramètres qui s’affiche.
(Si vous souhaitez utiliser la configuration par défaut, rendez-vous à l’ étape 6
.)
⇒
La boîte de dialogue suivante s’ouvre :
Vous pouvez modifier les paramètres suivants :
Case à cocher Afficher la prévisualisation
Lorsque la numérisation est complète, la fenêtre de prévisualisation s’ouvre.
Pratique si vous souhaitez avoir un aperçu de l’image avant de l’envoyer.
Case à cocher Créer un mot de passe d’ouverture pour les fichiers PDF
Le fichier PDF joint s’exécutera uniquement après avoir saisi le Mot de passe
d’ouverture. N’hésitez pas à cocher cette case pour protéger vos fichiers.
Case à cocher Enregistrer les images sous un fichier
Vous pouvez également enregistrer les fichiers PDF générés envoyés par courriel dans un dossier. Le dossier doit être défini depuis l’onglet
Onglet Dossier d’enregistrement (page 55)
de la boîte de dialogue ScanSnap Manager -
Paramètres de numérisation et d’enregistrement.
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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5
108
Taille du fichier joint
Si le volume des fichiers joints est supérieur au seuil défini, un message d’alerte s’ouvrira. Veillez à ce que les volume des fichiers se situe entre 1 et 10 Mo.
* Malgré l’affichage du message d’alerte, vous pouvez envoyer vos fichiers par courriel. Cependant, nous vous encourageons vivement à joindre des fichiers dont le volume est égal ou inférieur à 2 Mo (selon votre système d’exploitation).
5.
Cliquez sur le bouton OK pour fermer la boîte de dialogue Scan2E-mail - Options.
CONSEIL
•
Veuillez contacter votre fournisseur de services Internet afin de connaître le volume maximal des fichiers que vous pouvez envoyer.
•
Lorsque vous cliquez sur le bouton Paramètres de n’importe quelle action sélectionnée, le bouton devient jaune et les boutons des autres actions s’estompent.
Pour pouvoir sélectionner une autre action, veuillez d’abord fermer la boîte de dialogue Scan2E-mail - Options. Pointez ensuite le curseur de votre souris ailleurs que sur la Liste des actions ou pointez à nouveau sur l’action sélectionée.
CLIC !
nouveau accessibles.
5.3 Envoi des fichiers par courriel
6.
Cliquez sur le bouton Scan2E-mail de la Liste des actions.
⇒
La fenêtre de prévisualisation s’ouvre.
(Vous pouvez choisir de ne pas afficher cette fenêtre.)
7.
Confirmez l’image que vous souhaitez envoyer.
Vous pouvez, dans un même temps, renommer le fichier généré, l’enregistrer et protéger son accès.
5
Fenêtre de prévisualisation
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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110
Fenêtre de prévisualisation
Dans cette fenêtre, seront affichées les images nouvellement créées.
Vous trouverez les boutons de navigation suivants :
: Pour atteindre la première page du fichier.
:
: Pour atteindre la page précédente.
Pour atteindre la page suivante.
: Pour atteindre la dernière page du fichier.
: Numéro de la page affichée sur le nombre total de pages du fichier.
: Zoom avant (gros plan).
: Zoom arrière (plan général).
Si l’image est agrandie, déplacez le curseur de la barre de défilement verticale ou utilisez le curseur de votre souris afin de consulter toutes les zones de l’image.
Spécifier le nom du fichier
Le nom du fichier sélectionné, son numéro d’ordre et son volume sont affichés dans le champ Nom de fichier.
Vous pouvez renommer le fichier et sélectionner le fichier à ouvrir.
Nom du fichier
Le nom du fichier en cours d’exécution est indiqué dans ce champ.
Veuillez renommer le fichier dans la zone combinée.
Vous pouvez saisir jusqu’à 100 caractères.
S’il y a plus d’un fichier à renommer, cliquez sur le curseur de déplacement vers le bas ( ) pour faire défiler les autres intitulés de la liste déroulante.
Les chiffres indiqués à droite du Nom de fichier (X/Y) signifient la position du fichier en cours d’exécution (X) sur le nombre total de fichiers (Y).
Bouton Historique
Les noms de fichier spécifiés précédemment sont indiqués dans la liste
Historique. Seuls les noms que vous avez modifiés sont ajoutés dans la liste. (Jusqu’à 10 noms de fichier peuvent être listés. À chaque nouveau fichier spécifié, l’intitulé le plus ancien sera supprimé de la liste.)
Pointez sur un nom de fichier. Tous les noms de fichier de la liste seront modifiés conformément au nom de fichier sélectionné.
Pointez sur Supprimer l’historique pour vider la liste
5.3 Envoi des fichiers par courriel
Bouton Numérotation
Si vous souhaitez enregistrer plusieurs fichiers, un numéro d’ordre ainsi que le trait de soulignement « _ » seront ajoutés au nom de fichier. Le numéro d’ordre doit être composé de 6 chiffres au maximum.
Si vous utilisez cette fonction, le nom du fichier sélectionné sera utilisé pour tous les autres fichiers.
Exemple : Trois fichiers existent dans la liste déroulante : Scan.pdf,
Snap.pdf et S300.pdf. Si vous sélectionnez « Snap.pdf » dans la liste et souhaitez un numéro d’ordre composé de trois chiffres, ces trois fichiers seront respectivement renommés : Snap_001.pdf, Snap_002.pdf et Snap_003.pdf.
Taille du fichier combiné (Volume des fichiers joints)
Le volume du fichier est indiqué en mégaoctet. Dans le cas de plusieurs fichiers, le volume total sera indiqué.
(Le volume des fichiers que vous pouvez joindre à un message peut varier selon le programme de courriel que vous utilisez. En effet, chaque programme utilise une méthode de calcul différente. Cependant, les valeurs sont à peu près identiques.)
Case à cocher Créer un mot de passe d’ouverture pour les fichiers PDF
Le fichier PDF joint s’exécutera uniquement après avoir saisi un mot de passe.
N’hésitez pas à cocher cette case pour protéger vos fichiers.
Case à cocher Enregistrer les images générées sous un fichier
Vous pouvez également enregistrer les fichiers PDF générés envoyés par courriel dans un dossier. Le dossier doit être défini depuis l’onglet
Onglet Dossier d’enregistrement (page 55)
de la boîte de dialogue ScanSnap Manager -
Paramètres de numérisation et d’enregistrement.
Case à cocher Ne plus afficher cette boîte de dialogue
Cochez cette case si vous ne souhaitez plus afficher cette boîte de dialogue.
Vous pourrez ignorer l’étape 7.
Bouton Joindre à un courriel
Cliquez sur ce bouton pour joindre vos fichiers à un courrier électronique conformément à la configuration de cette boîte de dialogue.
Bouton Annuler
Cliquez sur ce bouton pour annuler les modifications effectuées dans cette boîte de dialogue et retourner à la fenêtre précédente (ScanSnap Quick Menu).
Bouton Aide
Pour obtenir de l’aide sur la fenêtre de prévisualisation.
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ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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8.
Cliquez sur le bouton Joindre à un courriel.
⇒
Si vous avez coché la case Créer un mode de passe d’ouverture pour les fichiers
PDF dans la boîte de dialogue Scan2E-mail - Options ou dans la fenêtre précédente, la boîte de dialogue Scan2E-mail - Mot de passe s’ouvrira.
Saisissez le mot de passe, confirmez-le dans la zone suivante puis, cliquez sur le bouton OK.
⇒
Le programme de courrier électronique s’exécute et les fichiers sont automatiquement joints au courriel.
112
IMPORTANT
•
Lorsque le ScanSnap Quick Menu est en cours d’exécution, le ScanSnap ne répondra à aucune commande, pas même lorsque vous appuierez sur la touche [SCAN]. Sélectionnez une action puis, menez-la à son terme avant d’entreprendre une autre numérisation.
•
Évitez de transférer, supprimer ou renommer un fichier dans d’autres applications lorsque le ScanSnap Quick Menu est exécuté et la fenêtre
Prévisualisation est ouverte.
5.3 Envoi des fichiers par courriel
■ Opérations disponibles dans le Menu clic gauche
Opération
1.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’icône ScanSnap Manager puis, pointez sur Configuration de la touche Scan dans le menu qui s’affiche.
⇒
La boîte de dialogue ScanSnap Manager - Paramètres de numérisation et
d’enregistrement s’ouvre.
2.
Cliquez sur l’onglet Application, puis dans la liste déroulante Application choisie, pointez sur Scan2E-mail.
5
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
113
3.
Si vous souhaitez modifier la configuration de l’action Scan2E-mail, cliquez sur le bouton Configuration de l’application.
(Si vous ne souhaitez effectuer aucun changement, passez directement à l’
⇒
La boîte de dialogue suivante s’ouvre :
114
Voici les paramètres que vous pouvez modifier pour l’action Scan2E-mail :
Case à cocher Afficher la prévisualisation
Lorsque la numérisation est complète, la fenêtre de prévisualisation s’ouvre.
Pratique si vous souhaitez avoir un aperçu de l’image avant de l’envoyer.
Case à cocher Créer un mot de passe d’ouverture pour le fichier PDF
Le fichier PDF joint s’exécutera uniquement après avoir saisi le mot de passe.
N’hésitez pas à cocher cette case pour protéger vos fichiers.
Case à cocher Enregistrer les images sous un fichier
Vous pouvez également enregistrer les fichiers PDF envoyés par courriel dans un
dossier. Le dossier doit être défini depuis l’onglet
Onglet Dossier d’enregistrement (page 55)
de la boîte de dialogue ScanSnap Manager -
Paramètres de numérisation et d’enregistrement.
Taille du fichier joint
Si le volume des fichiers joints est supérieur au seuil défini, un message d’alerte s’ouvrira. Nous vous invitons à respecter la tranche qui se situe entre 1 et 10 Mo.
5.3 Envoi des fichiers par courriel
* Malgré l’affichage du message d’alerte, vous pouvez envoyer vos fichier par courriel.
Cependant, nous vous encourager vivement à joindre des fichiers dont le volume est
égal ou inférieur à 2 Mo (selon votre fournisseur de services Internet).
4.
Cliquez sur le bouton OK.
⇒
La boîte de dialogue Scan2E-mail - Options se ferme.
5.
Cliquez sur le bouton OK de la boîte de dialogue ScanSnap Manager -
Paramètres de numérisation et d’enregistrement.
⇒
La boîte de dialogue ScanSnap Manager - Paramètres de numérisation et
d’enregistrement se ferme.
CONSEIL
La nouvelle configuration sera effective dès la prochaine numérisation exécutée depuis le Menu clic gauche.
Pour en savoir plus sur la configuration, consultez la section
4.3 Enregistrement des paramètres de numérisation (page 71)
.
Opération
6.
Chargez un document dans le ScanSnap.
Pour en savoir plus, consultez les sections
3.2 Formats acceptés (page 38) et
3.3 Méthode de chargement des documents (page 40)
.
5
7.
Appuyez sur la touche [SCAN] .
⇒
La numérisation commence.
⇒
La numérisation terminée, la fenêtre de prévisualisation s’ouvre.
(Vous pouvez choisir de ne pas afficher la fenêtre de visualisation.)
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
115
Opération
8.
Confirmez les images générées dans la fenêtre de prévisualisation.
Vous pourrez également renommer les fichiers, protéger leur accès d’un mot de passe ou encore, spécifier la sauvegarde ou non des fichiers après leur envoi par courriel.
116
Fenêtre de prévisualisation
Fenêtre de prévisualisation
Dans cette fenêtre, seront affichées les images nouvellement créées.
Vous trouverez également les boutons de navigation suivants :
: Pour atteindre la première page du fichier.
:
: Pour atteindre la page précédente.
Pour atteindre la page suivante.
: Pour atteindre la dernière page du fichier.
: Numéro de la page affichée sur le nombre total de pages du fichier.
: Zoom avant (gros plan).
: Zoom arrière (plan général).
Si l’image est agrandie, déplacez le curseur de la barre de défilement verticale ou utilisez le curseur de votre souris afin de consulter toutes les zones de l’image.
5.3 Envoi des fichiers par courriel
Spécifier le nom du fichier
Le nom du fichier sélectionné, son numéro d’ordre et son volume sont affichés dans le champ Nom de fichier.Vous pouvez renommer le fichier et sélectionner le fichier à ouvrir.
Nom du fichier
Le nom du fichier en cours d’exécution est indiqué dans ce champ.
Veuillez renommer le fichier dans la zone combinée.
Vous pouvez saisir jusqu’à 100 caractères.
S’il y a plus d’un fichier à renommer, cliquez sur le curseur de déplacement vers le bas ( ) pour faire défiler les autres intitulés de la liste déroulante.
Les chiffres indiqués à droite du Nom de fichier (X/Y) signifient la position du fichier en cours d’exécution (X) sur le nombre total de fichiers (Y).
Bouton Historique
Les noms de fichier spécifiés précédemment sont indiqués dans la liste
Historique. Seuls les noms que vous avez modifiés sont ajoutés dans la liste. (Jusqu’à 10 noms de fichier peuvent être listés. À chaque nouveau fichier spécifié, l’intitulé le plus ancien sera supprimé de la liste).
5
Pointez sur un nom de fichier. Tous les noms de fichier de la liste seront modifiés conformément au nom de fichier sélectionné.
Pointez sur Supprimer l’historique pour vider la liste
Bouton Numérotation
Si vous souhaitez plusieurs fichiers, un numéro d’ordre ainsi que le trait de soulignement « _ » seront ajoutés au nom de fichier. Le numéro d’ordre doit
être composé de 6 chiffres au maximum.
Si vous utilisez cette fonction, le nom du fichier sélectionné sera utilisé pour tous les autres fichiers.
Exemple : Trois fichiers existent dans la liste déroulante : Scan.pdf,
Snap.pdf et S300.pdf. Si vous sélectionnez « Snap.pdf » dans la liste et souhaitez un numéro d’ordre composé de trois chiffres, ces trois fichiers seront respectivement renommés : Snap_001.pdf, Snap_002.pdf et Snap_003.pdf.
Taille du fichier combiné (Volume des fichiers joints)
Le volume du fichier est indiqué en mégaoctet. Dans le cas de plusieurs fichiers, le volume total sera indiqué.
(Le volume des fichiers que vous pouvez joindre à un message peut varier
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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118
selon le programme de courriel que vous utilisez. En effet, chaque programme utilise une méthode de calcul différente. Cependant, les valeurs sont à peu près identiques.)
Case à cocher Créer un mot de passe d’ouverture pour les fichiers PDF
Le fichier PDF joint s’exécutera uniquement après avoir saisi le mot de passe.
N’hésitez pas à cocher cette case pour protéger vos fichiers.
Case à cocher Enregistrer les images sous un fichier
Vous pouvez également enregistrer les fichiers PDF envoyés par courriel dans un
dossier. Le dossier doit être défini depuis l’onglet
Onglet Dossier d’enregistrement (page 55)
de la boîte de dialogue ScanSnap Manager -
Paramètres de numérisation et d’enregistrement.
Case à cocher Ne plus afficher cette boîte de dialogue
Cochez cette case si vous ne souhaitez plus afficher cette boîte de dialogue.
Vous pourrez ignorer l’étape 8.
Bouton Joindre à un courriel
Cliquez sur ce bouton pour joindre vos fichiers à un courrier électronique conformément à la configuration de cette boîte de dialogue.
Bouton Annuler
Cliquez sur ce bouton pour annuler les modifications effectuées.
Bouton Aide
Pour obtenir de l’aide sur la fenêtre de prévisualisation.
9.
Cliquez sur le bouton Joindre à un courriel.
⇒
Si vous avez coché la case Créer un mot de passe d’ouverture pour les fichiers PDF dans la boîte de dialogue Scan2E-mail - Options ou dans la fenêtre précédente, la boîte de dialogue Scan2E-mail - Mot de passe s’ouvre.
Saissez un mot de passe, confirmez-le puis, cliquez sur le bouton OK.
5.3 Envoi des fichiers par courriel
⇒
Le programme de courrier électronique s’exécute et les fichiers sont automatiquement joints au courriel.
IMPORTANT
•
Lorsque la fenêtre Prévisualisation est ouverte, le ScanSnap ne répondra à aucune commande, pas même lorsque vous appuierez sur la touche [SCAN].
Fermez la fenêtre Prévisualisation avant d’entreprendre une nouvelle numérisation.
•
Évitez de transférer, supprimer ou renommer un fichier dans d’autres applications lorsque la fenêtre Prévisualisation est ouverte.
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