Chapitre 6 Des paramètres adaptés à vos besoins. Fujitsu ScanSnap S300
Chapitre 6
Des paramètres adaptés à vos besoins
Dans ce chapitre, vous trouverez des explications détaillées sur les nombreuses configurations pratiques qui vous sont offertes.
6
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
133
6.1
Avec ScanSnap Manager
Si vous décidez de numériser avec les paramètres par défaut du ScanSnap, il est inutile de procéder
à quelque réglage que ce soit. Appuyez uniquement sur la touche [SCAN] .
Bien entendu, vous pouvez modifier la configuration selon vos tâches.
Dans cette section, vous allez apprendre à régler les paramètres de numérisation et de gestion des images adaptés à vos besoins.
Configuration par défaut de ScanSnap Manager <Mode Quick Menu>
Paramètres de numérisation et d’enregistrement
Application
Dossier d'enregistrement des images
Format du nom de fichier
Paramètres par défaut
À spécifier à la fin de la numérisation
Dossier Mes images du dossier Mes Documents
(avec Windows Vista : dossier Images)
Utilisation de la date et de l'heure (format selon la configuration de votre système d’exploitaion)
Indisponible Renommer le fichier après la numérisation
Qualité de l’image
Mode Couleur
Type de numérisation
Lorsque la numérisation en cours est complète, commencer la suivante
(Numérisation en continue)
Options de numérisation
Luminosité
Configuration pour document avec texte seulement (Mode Couleur uniquement)
Suppression automatique des pages blanches
Correction automatique des chaînes de caractères désalignées
Rotation automatique des images
Orientez le côté à numériser vers l'extérieur
Format fichier²
PDF indexable (OCR lors de la numérisation)
Normale (numérisation la plus rapide)
Détection auto des couleurs (détermine automatiquement si le document est en couleur ou en noir & blanc)
Numérisation recto verso
Désactivé
Normale
Désactivé
Activé
Désactivé
Activé
Selon la configuration lors de l'installation
PDF (*.pdf) seulement
Désactivé
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6.1 Avec ScanSnap Manager
Paramètres de numérisation et d’enregistrement
Option du format de fichier
Option fichier PDF
Paramètres par défaut
Créer un mot de passe pour le fichier
Utiliser un mot de passe fixe
Format du papier
Pour numériser une pile de documents de formats divers
Taille du fichier
Niveau de compression
Multipage PDF (toutes les images seront générées sous la forme d'un seul fichier PDF)
Indisponible
Indisponible
Détection automatique
Désactivé
3
Configuration par défaut de ScanSnap Manager : <Mode Menu clic gauche>
Paramètres de numérisation et d’enregistrement
Application
Dossier d'enregistrement des images
Format du nom de fichier
Renommer le fichier après la numérisation
Qualité de l’image
Mode Couleur
Type de numérisation
Lorsque la numérisation en cours est complète, commencer la suivante
(Numérisation en continue)
Paramètres par défaut
ScanSnap Organizer
Dossier Mon ScanSnap du dossier Mes
Documents (avec Windows Vista : dossier
ScanSnap du dossier Documents)
Utilisation de la date et de l'heure (format selon la configuration de votre système d’exploitaion)
Désactivé
Normale (numérisation la plus rapide)
Détection auto des couleurs (détermine si le document est en couleur ou en noir & blanc)
Numérisation recto verso
Désactivé
6
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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Paramètres de numérisation et d’enregistrement
Options de numérisation
Luminosité
Configuration pour document avec texte seulement (Mode Couleur uniquement)
Suppression automatique des pages blanches
Correction automatique des chaînes de caractères désalignées
Rotation automatique des images
Orientez le côté à numériser vers l'extérieur
Format de fichier
PDF indexable (OCR lors de la numérisation)
Option du format de fichier
Option fichier PDF
Normale
Désactivé
Activé
Désactivé
Activé
PDF (*.pdf)
Désactivé
Paramètres par défaut
Selon la configuration lors de l'installation
Créer un mot de passe pour le fichier
Utiliser un mot de passe fixe
Format du papier
Pour numériser une pile de documents de formats divers
Taille du fichier
Niveau de compression
Multipage PDF (toutes les images seront générées sous la forme d'un seul fichier PDF)
Désactivé
Désactivé
Détection automatique
Désactivé
3
CONSEIL
•
Les paramètres ci-dessus peuvent être modifiés depuis le menu de la boîte de dialogue ScanSnap Manager - Paramètres de numérisation et d’enregistrement. Pour
en savoir plus, consultez la section 4.2 Modification des paramètres de numérisation
. Parallèlement, n’hésitez pas à consulter l’ Annexe C Quick Menu/Menu clic gauche (page 213).
•
Si ScanSnap Organizer a été désactivée en tant qu’application personnalisée, l’application par défaut indiquée dans la rubrique Application sera Scan to File.
6.1 Avec ScanSnap Manager
■ Pour une numérisation simple
Conformément aux réglages par défaut du scanneur, appuyer sur la touche [SCAN] vous permet une numérisation recto-verso de vos documents. Si vous souhaitez effectuer une numérisation simple, veuillez modifier les paramètres en suivant les instructions données cidessous.
Opération
1. Cliquez avec le bouton droit sur l'icône ScanSnap Manager puis, cliquez sur
Configuration de la touche Scan dans le menu qui s'affiche.
6
2. Cliquez sur l’onglet Mode de numérisation puis dans la zone Type de
numérisation, sélectionnez Numérisation simple (un seul côté).
3. Cliquez sur le bouton OK pour fermer la boîte.
Opération
4. Chargez votre document dans le scanneur.
5. Appuyez sur la touche [SCAN].
⇒
Un seul côté de vos documents sera dorénavant numérisé.
CONSEIL
Pour rétablir les paramètres par défaut, sélectionnez Numérisation recto-
verso en consultant l’étape 2 ci-dessus.
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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■ Pour générer un fichier noir et blanc à partir d’un document couleur
Les paramètres par défaut permettent au ScanSnap de distinguer automatiquement les documents couleur des documents noir et blanc. Ainsi, les numérisations sont effectuées conformément aux couleurs des documents (numérisation couleur pour les documents couleur, numérisation monochrome pour les documents noir et blanc). Cependant, il vous est également possible d’obtenir des images monochromes d’un document couleur. Pour cela, procédez de la manière suivante :
Opération
1. Cliquez avec le bouton droit sur l'icône ScanSnap Manager puis, pointez sur
Configuration de la touche Scan dans le menu qui s'affiche.
2. Cliquez sur l’onglet Mode de numérisation puis, choisissez N&B dans la zone Mode
couleur.
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3. Cliquez sur le bouton OK pour fermer la boîte de dialogue.
Opération
4. Chargez votre document dans le scanneur.
5. Appuyez sur la touche [SCAN].
⇒
Les images seront créées en noir et blanc.
6.1 Avec ScanSnap Manager
■ Pour générer une image avec une haute compression couleur
Avec ScanSnap, le mode Compression couleur élevée vous permet de numériser et d’enregistrer un document couleur sous un fichier de taille réduite.
Si vous numérisez un grand nombre de documents sous le mode Compression couleur élevée, vous pourrez stocker toutes les images générées sous la forme d’un fichier PDF compact.
Par ailleurs, vous pouvez augmenter le niveau de compression depuis la page Taille du fichier en déplaçant le curseur vers la droite.
Afin de pouvoir bénéficier de ce type de compression, veuillez effectuer la configuration suivante depuis le Menu clic gauche.
Opération
1. Cliquez avec le bouton droit sur l'icône ScanSnap Manager puis, pointez sur
Configuration de la touche Scan dans le menu qui s'affiche.
6
2. Cliquez sur l’onglet Mode de numérisation puis, dans la liste déroulante
Mode couleur, sélectionnez Compression couleur élevée.
3. Cliquez sur le bouton OK afin de valider la configuration et de fermer la boîte de dialogue.
Opération
4. Chargez un document dans le scanneur.
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
139
140
5. Appuyez sur la touche [SCAN]
.
⇒
Le volume des images générées est nettement réduite.
IMPORTANT
6.1 Avec ScanSnap Manager
■ Suppression des pages blanches
ScanSnap peut détecter les pages vierges et les retirer des données de sortie. En mode Recto-verso, les deux côtés des documents sont numérisés même si un côté est vierge. Ceci étant, ce côté sera reconnu comme tel par le scanneur et l’image vierge sera ainsi automatiquement effacée des données de sortie.
Pour obtenir les paramètres relatifs à cette option, effectuez les opérations suivantes :
Opération
1. Cliquez avec le bouton droit sur l'icône ScanSnap Manager puis, pointez sur
Configuration de la touche Scan dans le menu qui s'affiche.
2. Sélectionnez l’onglet Mode de numérisation puis, cliquez sur le bouton Option.
6
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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3. Cochez la case Suppression automatique des pages blanches.
4. Cliquez sur le bouton OK pour valider et fermer la boîte de dialogue.
⇒
Le nouveau paramètre sera effectif dès votre prochaine numérisation.
IMPORTANT
Les documents suivants risquent d’être considérés comme des pages vierges :
• document au texte très rare
• document monochrome (noir inclus) sans motifs, ni lignes, ni caractères
* Si vous numérisez de tels documents, ne cochez pas la case.
6.1 Avec ScanSnap Manager
■ Corriger un désalignement
Pour la numérisation d’une pile composée de documents orientés à la française et à l’italienne ou encore composée de documents imprimés recto verso à la manière d’un calendrier, ScanSnap peut automatiquement corriger l’orientation des images générées.
Pour activer cette fonction, effectuez les opérations suivantes :
Opération
1. Cliquez avec le bouton droit sur l'icône ScanSnap Manager puis, pointez sur
Configuration de la touche Scan dans le menu qui s'affiche.
2. Sélectionnez l’onglet Mode de numérisation puis, cliquez sur le bouton Option.
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ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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3. Cochez la case Correction automatique des chaînes de caractères désalignées.
4. Cliquez sur le bouton OK pour valider la configuration et fermer la boîte de dialogue.
⇒
Le nouveau paramètre sera effectif dès la prochaine numérisation.
IMPORTANT
Si le désalignement est de¨+ -5°, il peut être corrigé. Par ailleurs, cette fonction est possible grâce au texte imprimé sur le document. C’est pourquoi, elle risque d’être ineffective sur les documents suivants.
• document sur lequel le nombre de caractères par pouce est extrêmement faible ou les caractères se chevauchent
• document contenant un grand nombre de lettres blanches ou autres du même genre
• document contenant plus de photographies et de dessins que de texte
• document avec des motifs en arrière-plan des caractères
• document sur lequel les textes sont imprimés dans plusieurs sens (plans, etc.)
• document avec de longues diagonales
• document manuscrit
*Si vous numérisez de tels documents, ne cochez pas la case.
6.1 Avec ScanSnap Manager
■ Rotation automatique des images
L’orientation des images diffère selon vos documents. Il est d’usage que les illustrations en hauteur renferment du texte et que les illustrations à l’italienne soient réservées aux tableaux. Pour le cas de documents imprimés à la façon d’un calendrier, certaines images numérisées seront « renversées ».
ScanSnap peut automatiquement corriger l’orientation de ces images numérisées.
Pour activer la correction de l’orientation des images, effectuez les opérations suivantes :
Opération
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône ScanSnap Manager dans la barre d’état et pointez sur Configuration de la touche Scan dans le menu qui s'affiche
.
6
2. Sélectionnez l’onglet Mode de numérisation puis, cliquez sur le bouton Option.
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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3. Cochez la case Rotation automatique des images.
4. Cliquez sur le bouton OK pour valider la configuration et fermer la boîte de dialogue.
⇒
Le paramètre sera effectif dès la prochaine numérisation.
IMPORTANT
Cette option évalue l’orientation de vos documents en prenant pour base les textes qui y sont contenus. Ainsi, elle risque d’être ineffective sur les documents suivants :
• document composé d’un grand nombre de grands/petits caractères
• document sur lequel le nombre de caractères par pouce est extrêmement faible ou lorsque les caractères se chevauchent
• document contenant un grand nombre de soulignements ou de cadres
• document contenant plus de photographies et de dessins que de texte
• document avec des motifs en arrière-plan des caractères
• document sur lequel les textes sont imprimés dans plusieurs sens (plans, etc.)
• document rédigé en lettres capitales
• document manuscrit
*Si vous numérisez de tels documents, ne cochez pas la case.
6.1 Avec ScanSnap Manager
■ Numérisation d’une pile de documents de divers formats
Vous avez la possibilité de numériser une pile de documents de formats divers.
Voici comment faire :
Opération
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône ScanSnap Manager dans la barre d’état et pointez sur Configuration de la touche Scan dans le menu qui s'affiche
.
2. Cliquez sur l’onglet Taille du papier.
6
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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3. Cochez la case correspondant à l’intitulé Pour numériser une pile de documents
de formats divers.
4. Cliquez sur le bouton OK pour valider et fermer toutes les fenêtres.
IMPORTANT
Afin d’activer cette fonction, veuillez sélectionner Détection Automatique depuis le menu déroulant Taille du papier.
Opération
5. Alignez le bord des documents comme indiqué dans le schéma ci-dessous.
6. Chargez les documents sur le plateau d’alimentation.
6.1 Avec ScanSnap Manager
IMPORTANT
•
Veillez à ce que tous les documents soient en contact avec les rouleaux de prise situés dans la partie centrale du plateau.
(Autrement, ils ne pourront être alimentés dans le scanneur.)
Épaisseur du rouleau de prise/ de sélection
6
•
Réglez les guides latéraux en fonction du document le plus large.
•
Pour les documents de petit format ne pouvant atteindre les guides latéraux, nous vous invitons à en charger quelques-uns à la fois. Veillez à ce qu’ils soient correctement placés dans l’AAD. En cas de désalignement, la qualité des images générées risque de ne pas être satisfaisante (formation d’images partielles, de lignes inclinées) ou encore, le format des images générées risquent d’être différent du format original. Si le chargement est inefficace, formez des piles composées de documents de même format puis, activez la numérisation en continu.
Notez que les documents les plus petits qui n’auront pas été correctement chargés, risqueront d’encombrer le scanneur et de provoquer des bourrages papier.
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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7. Appuyez sur la touche [SCAN] .
⇒
Le format de chacun des documents numérisés sera conservé pour l’image de sortie.
IMPORTANT
Si le document était décentré lors de son chargement dans le scanneur, les dimensions de l’image numérisée risquent d’être différentes.
6.1 Avec ScanSnap Manager
■ Générer un fichier PDF distinct pour chaque image numérisée
Avec ScanSnap, vous pouvez sauvegarder chaque image générée dans un fichier distinct.
Autrement dit, vous pouvez numériser plusieurs documents et enregistrer chaque page séparément.
Pour configurer les paramètres correspondant à cette fonction, effectuez les opérations suivantes :
Opération
1. Cliquez avec le bouton droit sur l'icône ScanSnap Manager puis, pointez sur
Configuration de la touche Scan dans le menu qui s'affiche.
6
2. Sélectionnez l’onglet Type de fichier puis, cliquez sur le bouton Option.
IMPORTANT
Assurez-vous d’avoir sélectionné "PDF(*.pdf)" dans Format de fichier.
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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3. Dans la boîte de dialogue Option Format PDF, sélectionnez Générer un fichier
PDF après xxx numérisations puis, saisissez un nombre.
Un fichier PDF sera créé à chaque nombre de pages spécifié.
CONSEIL
Dans le cas d’une numérisation Recto verso, les deux côtés seront numérisés.
Ainsi, nous vous conseillons de démarquer la case Suppression automatique
des pages blanches (depuis l’onglet Mode de numérisation, cliquez sur le bouton Option). Si cette fonction reste activée, vous risqueriez d’avoir un problème de synchronisation entre le nombre de pages numérisées (pages vierges comprises) et le nombre de pages générées (pages vierges étant supprimées).
4. Cliquez sur le bouton OK pour valider et fermer la boîte de dialogue.
⇒
Le nouveau paramètre sera effectif dès la prochaine numérisation.
6.1 Avec ScanSnap Manager
■ Fusionner dans un fichier PDF des images générées distinctement
par erreur
Lorsque vous numérisez des documents et que vous les enregistrez au format PDF, la boîte de dialogue suivante s’ouvre en cas d’interruption du scanneur due à un bourrage papier ou autre.
Dans ce cas, vous pouvez soit terminer votre travail de numérisation, soit l’interrompre.
<Pour reprendre la numérisation>
Opération
1. Identifiez la dernière page numérisée d'après l'image qui apparaît dans la boîte de dialogue ScanSnap Manager - Message.
2. Chargez de nouveau les pages encore non numérisées dans l'AAD.
3. Cliquez sur le bouton Reprendre la numérisation, pour continuer la numérisation
<Pour interrompre la numérisation>
Opération
1. Cliquez sur le bouton OK.
⇒
La boîte de dialogue suivante s’ouvre.
6
2. Cliquez sur le bouton Oui pour supprimer les images qui ont déjà été numérisées, juste avant l'interruption. Cliquez sur le bouton Non pour enregistrer les images qui ont déjà été numérisées, juste avant l'interruption. Cliquez sur Annuler pour revenir à la page précédente.
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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IMPORTANT
Le bouton Reprendre la numérisation peut ne pas s'afficher. Un message d'erreur similaire à l'exemple ci-dessous vous est indiqué. Alors, il vous est impossible de reprendre la numérisation. Le cas échéant, utilisez Adobe
Acrobat si vous souhaitez fusionner deux fichiers d'images. (Cette opération est uniquement effective pour les fichiers au format PDF.)
Les manipulations suivantes vous permettent de réaliser cette opération :
1. Identifiez la dernière page numérisée d'après l'image qui apparaît dans la boîte de dialogue ScanSnap Manager - Message.
2. Cliquez sur le bouton Quitter : la boîte de dialogue suivante s'affiche.
3. Cliquez sur le bouton Non pour enregistrer (au format PDF) la dernière image entièrement numérisée avant l'interruption (appelée Fichier A).
4. Numérisez le reste du document (appelée Fichier B).
5. Depuis le menu démarrer, cliquez sur Tous les programmes
D
ScanSnap
Organizer
D
ScanSnap Organizer pour exécuter ScanSnap Organizer
.
6. Pour exécuter les Fichier A et Fichier B un à un, ouvrez le menu Fichier puis, cliquez sur l’article ScanSnap Organizer Viewer.
6.1 Avec ScanSnap Manager
7. ScanSnap Organizer Viewer s’exécute.
⇒
Sélectionnez une image du Fichier B puis, à l’aide de la souris, glissez et déposez-la dans le Fichier A.
8. L’image du Fichier B est insérée dans le Fichier A. Cliquez sur le bouton
Enregistrer pour sauvegarder le fichier.
6
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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■ Sécuriser vos images numérisées à l’aide d’un mot de passe
Si vous le souhaitez, vous pouvez sécuriser l’accès à vos fichiers PDF créés depuis ScanSnap en instaurant un système de mot de passe.
Dès lors, si vous veniez à oublier votre mot de passe, il vous sera impossible d’ouvrir vos fichiers.
Cependant, en sécurisant vos documents confidentiels à l’aide d’un mot de passe, les images générées ne pourront être lues que par vous ou les personnes de votre choix.
Les mots de passe ne peuvent être créés que dans le Menu clic gauche.
Opération
1. Cliquez avec le bouton droit sur l'icône ScanSnap Manager puis, pointez sur
Configuration de la touche Scan dans le menu qui s'affiche.
2. Cliquez sur l’onglet Type de fichier puis, cliquez sur le bouton Option.
156
IMPORTANT
Vérifiez que l’extension PDF (*.pdf) est bien sélectionnée dans la liste déroulante Format de fichier.
6.1 Avec ScanSnap Manager
3. Cochez la case Définir un mot de passe pour le fichier PDF dans la boîte de dialogue Option Format PDF.
Pour créer un mot de passe pour chaque numérisation
Assurez-vous que la case Utiliser un mot de passe fixe n’est pas cochée.
⇒ Vous pourrez créer un mot de passe différent pour chaque numérisation effectuée.
Pour utiliser un même mot de passe
1) Cochez la case Utiliser un mot de passe fixe.
6
CONSEIL
⇒ Un mot de passe identique sera utilisé pour tous les fichiers PDF créés.
Il vous sera donc inutile de saisir un mot de passe à chaque fois.
2) Saisissez le même code dans Mot de passe et Confirmer.
Vous pouvez utiliser les caractères suivants pour créer votre mot de passe.
Nombre maximal de caractères : 16
Caractères : de A à Z, de a à z, de 0 à 9
Symboles: ! " # $ % & ' ( ) * + , - . / : ; < = > ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~
4. Cliquez sur le bouton OK. La configuration est validée et toutes les boîtes se ferment.
Opération
5. Chargez un document dans le scanneur.
6. Appuyez sur la touche [SCAN]
⇒
La numérisation commence.
.
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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158
⇒
Dans l’étape 3, si la case Utiliser un mot de passe fixe n’est pas cochée; la boîte de dialogue suivante s’ouvre :
CONSEIL
Dans les zones Mot de passe et Confirmer, veuillez saisir le même mot de passe puis cliquez sur le bouton OK.
•
Vous pouvez utiliser les caractères suivants pour créer votre mot de passe.
Nombre maximal de caractères : 16
Caractères : de A à Z, de a à z, de 0 à 9
Symboles: ! " # $ % & ' ( ) * + , - . / : ; < = > ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~
•
Si vous cliquez sur le bouton Annuler, le fichier PDF sera enregistré normalement sans la création d’un quelconque mot de passe.
IMPORTANT
⇒
L’image générée sera enregistrée en tant que fichier PDF sécurisé.
Sachez que si vous oubliez votre mot de passe, il vous sera impossible d’ouvrir votre fichier PDF sécurisé.
6.1 Avec ScanSnap Manager
■ Exécution de la reconnaissance de texte lors de la numérisation
Vous pouvez exécuter la reconnaissance de texte lorsque vous numérisez un document. De cette manière, vous créez un fichier PDF indexable (OCR ou reconnaissance optique des caractères).
Opération
1. Cliquez avec le bouton droit sur l'icône ScanSnap Manager puis, pointez sur
Configuration de la touche Scan dans le menu qui s'affiche.
2. Cliquez sur l’onglet Type de fichier puis, sélectionnez PDF (*.PDF) dans le menu déroulant Format de fichier.
6
3. Cochez la case intitulée PDF indexable (OCR lors de la numérisation).
Par ailleurs, vous avez la possibilité d’effectuer la reconnaissance de texte sur toutes les pages ou sur la première page seulement.
4. Cliquez le bouton OK. La configuration est validée et toutes les fenêtres se ferment.
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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160
Opération
5. Chargez un document dans le scanneur.
6. Appuyez sur la touche [SCAN] .
⇒
La numérisation démarre. L’image générée est enregistrée au format PDF et ce fichier est incorporé de la reconnaissance textuelle.
IMPORTANT
•
L’activation de cette fonction risque d’être plus ou moins longue selon la plateforme de votre ordinateur.
•
ScanSnap risque de considérer le contenu des documents suivants comme du texte.
Cependant, en changeant le mode Couleur et/ou améliorant la qualité de l’image pour la numérisation, la reconnaissance peut s’exécuter :
- document manuscrit
- document numérisé à basse qualité et contenant des caractères minuscules
- document décentré
- document rédigé dans une langue autre que celles prises en charge par le programme OCR (reconnaissance de textes)
- document rédigé avec des caractères italiques
- les exposants, les indices et les formules de mathématiques sont complexes
- les caractères sont rédigés sur un fond de couleur irrégulier ou composé de motifs :
• caractères au font spécial (ombre, police vectorielle etc.)
• caractères dégradés
- document de mise en forme complexe ou composé de caractères illisibles
(perception du verso, papillotages).
(La numérisation de tels documents risque d'être plus longue.)
6.2 Avec CardMinder (pour cartes de visite)
6.2
Avec CardMinder (pour cartes de visite)
ScanSnap est également composé d’un logiciel d’application pour le traitement des données des cartes de visite, appelé « CardMinder ».
Grâce à CardMinder, vous pouvez convertir vos cartes en données numériques et créer une liste de données par la reconnaissance de celles-ci grâce à la fonction OCR.
Cette section explique comment numériser des cartes de visite avec CardMinder.
CONSEIL
•
Pour plus de détails, consultez CardMinder - Guide de l’utilisateur. Si CardMinder est déjà installé dans votre système, vous pouvez lancer le Guide de l'utilisateur en pointant sur démarrer - Tous les programmes - CardMinder V3.2 - Guide. (Vous pouvez également exécuter le Guide de l'utilisateur depuis l'écran de démarrage du
Setup CD-ROM fourni avec ce scanneur.)
•
Avec le Menu clic gauche : si CardMinder est en cours d’exécution et sa fenêtre active,
CardMinder sera automatiquement défini dans la liste déroulante Application choisie de l’onglet Application. Si vous fermez CardMinder, l’application dans la liste déroulante Application choisie sera celle qui aura été définie précédemment.
•
Avec le Quick Menu : si CardMinder est en cours d’exécution et sa fenêtre active, le
ScanSnap Quick Menu sera inaccessible et ScanSnap répondra aux commandes de
CardMinder pour chaque numérisation effectuée. Si vous souhaitez utiliser une autre application ou une action, fermez d’abord CardMinder.
6
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
161
■ Exécution de CardMinder
Dans les pages qui suivent, vous trouverez une description quant à la création d’images générées depuis la numérisation de cartes de visite avec ScanSnap.
Dans l’exemple qui suit, la touche [SCAN] de visite.
du scanneur est réglée pour numériser des cartes
CONSEIL
Vous pouvez également numériser les cartes de visite en démarrant
CardMinder et en cliquant sur le bouton SCAN/Numériser situé en haut et à gauche de la fenêtre.
Pour en savoir plus, consultez le Guide d’Utilisation de CardMinder.
<Préparation>
Les étapes préliminaires diffèrent du mode activé sur ScanSnap (parmi Quick Menu ou Menu clic gauche).
Avec le Quick Menu, exécutez CardMinder et numérisez les documents avec la fonction
Interaction automatique.
Avec le Menu clic gauche, exécutez CardMinder et numérisez les documents avec la fonction
Interaction automatique ou en sélectionnant CardMinder dans la liste déroulante Application
choisie.
Numérisation en mode interaction automatique
Opération
1. Depuis le menu démarrer, cliquez sur Tous les programmes D CardMinder V3.2
D CardMinder V3.2.
⇒
CardMinder s’exécute.
2. Cliquez sur l’onglet Application puis, sélectionnez CardMinder dans la liste déroulante Application.
⇒
ScanSnap répondra aux commandes du programme CardMinder.
CONSEIL
Si une autre application venait à être activée, l’interaction entre ScanSnap et
CardMinder sera interrompue.
Selon la configuration choisie, l’interaction entre ScanSnap et l’application
sera différente. Pour en savoir plus, veuillez consulter le paragraphe 4.5
Interaction automatique avec une application (page 85)
.
162
6.2 Avec CardMinder (pour cartes de visite)
Sélection d’une autre application
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône ScanSnap Manager puis, pointez sur Configuration de la touche Scan dans le menu qui s'affiche.
⇒
La boîte ScanSnap Manager - Paramètres de numérisation et d'enregistrement s’ouvre.
2. Cliquez sur l’onglet Application puis, sélectionnez CardMinder dans la liste déroulante Application choisie.
6
CONSEIL
⇒
Deux onglets sont disponibles : Application et Mode de numérisation.
Les options Qualité de la numérisation et Mode couleur peuvent être
modifiées depuis l'onglet Mode de numérisation. (Voir Onglet Mode de numérisation en page 58
)
Les réglages par défaut sont Excellent et Couleur pour le mode de numérisation. (Les cartes de visite sont numérisées selon ces paramètres)
Si l’Application choisie est CardMinder, l’option Excellent de l’onglet Mode
de numérisation sera indisponible.
3. Cliquez sur le bouton OK.
⇒
La boîte de dialogue Paramètres de numérisation et d'enregistrement se ferme.
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
163
164
<Numérisation des cartes de visite>
Opération
1. Chargez une carte de visite dans le scanneur.
• Posez le recto contre le plateau d’alimentation.
• Vous pouvez également numériser une pile de cartes.
• Ajustez les guides latéraux tout contre le bord des cartes. Pincez les onglets des guides afin de pouvoir les faire glisser.
Plateau d’alimentation
Carte de visite
Guides latéraux
Touche [SCAN]
IMPORTANT
Le recto de la carte doit être orienté vers l’extérieur si vous effectuez la configuration suivante :
Dans le menu de ScanSnap Manager - Paramètres de numérisation et
d’enregistrement, cliquez sur l’onglet Mode de numérisation
D
Option
D
Orienter le côté à numériser vers l’extérieur.
2. Appuyez sur la touche [SCAN] du scanneur.
⇒
La numérisation commence. La numérisation terminée, CardMinder s’exécute.
IMPORTANT
•
Ne connectez ou ne déconnectez aucun appareil USB lors de la numérisation.
•
Ne rabaissez pas le plateau d’alimentation, ni ne pressez la touche [SCAN] lorsque le scanneur est en cours de numérisation.
•
Lors de vos travaux, évitez de changer d'utilisateur.
CONSEIL
6.2 Avec CardMinder (pour cartes de visite)
•
Dans la configuration par défaut, les documents sont numérisés avec les paramètres suivants : Qualité de la numérisation : Normale et Mode couleur : Auto. Avec Scan-
Snap Manager, vous pouvez obtenir une numérisation simple uniquement en appuyant sur la touche [SCAN].
•
Vous pouvez également lancer la numérisation à l’aide de l’icône ScanSnap Manager
se trouvant dans la barre d’état.
*Pour en savoir plus, consultez la section
4.2 Modification des paramètres de numérisation (page 47) .
Opération
3. Vérifier les données générées dans la fenêtre de CardMinder
6
Répertoire
Image générée
Résultat de la reconnaissance
Les données de la carte de visite que vous venez de numériser sont affichées à droite.
Votre répertoire des données de toutes les cartes de visite numérisées est indiqué à gauche.
4. Si vous décelez une erreur dans les données, n’hésitez pas à la corriger manuellement.
Corrigez les caractères reconnus s’ils diffèrent de ceux indiqués dans les données de l’image.
CONSEIL
Pour en savoir plus, consultez le Guide de l’utilisateur pour CardMinder .
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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5. Dans le menu Fichier, pointez sur Quitter pour fermer CardMinder.
CONSEIL
Pour plus de détails, consultez le Guide de l'utilisateur pour CardMinder. Si
CardMinder est déjà installé dans votre système, vous pouvez lancer le Guide de l'utilisateur depuis le menu démarrer en cliquant sur Tous les programmes D
CardMinder V3.2 D Guide. (Vous pouvez également exécuter le Guide de l'utilisateur à partir de l'écran de démarrage du Setup CD-ROM fourni avec ce scanneur.)
6.3 Avec ScanSnap Organizer
6.3
Avec ScanSnap Organizer
ScanSnap Organizer est un logiciel qui vous permet d’enregistrer les images au format PDF ou
JPEG et de les classer.
Inutile d’ouvrir les fichiers car vous pourrez automatiquement visualiser les images générées avec
ScanSnap. Vous pouvez créer des dossiers destinés à des tâches diverses ou trier vos fichiers.
Avec ScanSnap Organizer Viewer, vous pouvez basculer les images, les supprimer, les déplacer ou encore les insérer dans un fichier.
Dans les pages qui suivent, vous trouverez des explications détaillées sur ScanSnap Organizer.
■ Exécution de ScanSnap Organizer
CONSEIL
Pour en savoir plus, consultez le Guide d’utilisation du ScanSnap Organizer.
Si ScanSnap Organizer est déjà installé dans votre système, pointez sur
démarrer D Tous les programmes D ScanSnap Organizer D Guide. (Vous pouvez également consulter le Guide depuis la première fenêtre qui s’affichera après avoir inséré le ScanSnap Setup CD ROM.)
6
Opération
1. Depuis le menu démarrer, pointez sur Tous les programmes D ScanSnap
Organizer D ScanSnap Organizer.
⇒
ScanSnap Organizer s’exécute.
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
167
CONSEIL
•
Pour exécuter ScanSnap Organizer, vous pouvez également double-cliquer sur l’icône du bureau .
•
Les fichiers PDF sécurisés ne peuvent être affichés sous la forme de vignette(*). Ils le seront sous forme d’icône accompagnée, en bas à gauche, du verrou de sécurité .
* Toutefois, les fichiers PDF sécurisés d’un même mot de passe défini depuis le menu Options Fichier PDF avec ScanSnap Manager peuvent être affichés sous la forme de vignette.
Pour en savoir plus sur les mots de passe, consultez le paragraphe
Créer un mot de passe pour le fichier PDF en page 65
.
Les fichiers PDF peuvent également être affichés sous la forme d’une vignette après avoir spécifié un Utilisez un mot de passe fixe
(Persmissions Password) et coché la case Copie du contenu dans la rubrique Autorisations de la boîte de dialogue Protection du document -
Configuration.
•
* Toutefois, les fichiers PDF sécurisés d’un même mot de passe défini depuis le menu Options Fichier PDF avec ScanSnap Manager peuvent être affichés sous la forme de vignette.
Pour en savoir plus sur les mots de passe, consultez le paragraphe
Créer un mot de passe pour le fichier PDF en page 65 .
Les fichiers PDF peuvent également être affichés sous la forme d’une vignette après avoir spécifié un Utilisez un mot de passe fixe (Persmissions Pass-
word) et coché la case Copie du contenu dans la rubrique Autorisations de la boîte de dialogue Protection du document - Configuration.
•
Avec le Menu clic gauche, la numérisation s’exécutera selon les indications suivantes aussi longtemps que ScanSnap Organizer sera exécuté (actif et sélectionné) : les images générées seront automatiquement exécutées par
ScanSnap Organizer, même si une autre application a été sélectionnée dans la liste déroulante Application choisie de l’onglet Application.
Lorsque ScanSnap Organizer sera fermé, les images générées seront exécutées par l’application sélectionnées dans la liste déroulante Application
choisie de l’onglet Application.
•
Avec le Quick Menu, la numérisation s’exécutera selon les indications suviantes aussi longtemps que ScanSnap Organizer sera actif (actif et sélectionné) : le
ScanSnap Quick Menu ne s’affichera pas et les images générées seront automatiquement sauvegardées selon l’action Sauvegarde dans l’ordi (ouvert par ScanSnap Organizer). Si vous souhaitez effectuer d’autres actions à la fin de la numérisation, fermez d’abord ScanSnap Organizer.
■ Interaction avec ScanSnap
Dans cette section, vous trouverez des explications sur l’exploitation simultanée de ScanSnap et de l’application ScanSnap Organizer.
<Préparation>
Si vous décidez d’activer le Menu clic gauche, veuillez effectuer les opérations suivantes.
168
6.3 Avec ScanSnap Organizer
Opération
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône ScanSnap Manager puis, pointez sur Configuration de la touche Scan dans le menu qui s'affiche.
CONSEIL
⇒
La boîte de dialogue Paramètres de numérisation et d'enregistrement s’ouvre.
Si le mode Quick Menu est activé, l’onglet Application ne sera pas disponible dans la boîte de dialogue ScanSnap Manager - Paramètres de numérisation
et d’enregistrement. Pour afficher l’onglet Application, veuillez décocher l’intitulé Utilisation du Quick Menu dans le menu.
6
2. Cliquez sur l'onglet Application puis, sélectionnez ScanSnap Organizer dans la liste déroulante Application choisie.
3. Cliquez sur le bouton OK.
⇒
La boîte de dialogue Paramètres de numérisation et d’enregistrement se ferme.
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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170
CONSEIL
À la fin de la méthode décrite ci-dessus, vous pourrez enregistrer les configurations de votre choix en tant que profils. Les profils seront ensuite disponible dans le Menu clic gauche lors de votre prochaine numérisation.
Pour en savoir plus sur la création de profils, veuillez consulter la section 4.3
Enregistrement des paramètres de numérisation (page 71) .
<
Numérisation
>
Opération
1. Chargez un document dans le ScanSnap.
2. Appuyez sur la touche [SCAN]
⇒
La numérisation commence.
.
CONSEIL
Si vous avez coché l’intitulé Utilisation du Quick Menu, le ScanSnap Quick
Menu s’ouvrira à la fin de la numérisation. Ainsi, veuillez sélectionner Sauvegarde
dans l’ordi depuis le ScanSnap Quick Menu.
⇒
Lorsque la numérisation prend fin, ScanSnap Organizer s’exécute et l’image générée est affichée sous la forme d’une vignette.
CONSEIL
6.3 Avec ScanSnap Organizer
L’image est enregistrée dans le dossier Mon ScanSnap dans la fenêtre
Paramètres optionnels.
*Le paramètre initial est le dossier Mon ScanSnap dans Mes Documents.
(Dossier ScanSnap avec Windows Vista.)
*Vous ne pouvez pas modifier le dossier de destination depuis ScanSnap Manager.
6
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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<Édition d’un fichier avec ScanSnap Organizer Viewer>
Dans les paragraphes qui suivent, vous allez apprendre à éditer vos images (rotation, suppression, déplacement et insertion) avec ScanSnap Organizer Viewer.
Opération
1. Ouvrez le menu Fichier puis, cliquez sur l’article ScanSnap Organizer Viewer.
CONSEIL
Avec ScanSnap Organizer Viewer, vous pouvez également exécuter votre fichier en :
- cliquant avec le bouton droit de la souris sur la vignette du fichier et en sélectionnant
ScanSnap Organizer Viewer dans le menu pop-up qui s’ouvre ;
- double-cliquant sur la vignette du fichier.
Toutefois, n’oubliez pas de cocher, au préalable, la case ScanSnap Organizer
Viewer de la rubrique Commandes de la souris depuis l’onglet Paramètres
usuels de la boîte de dialogue Options.
2. La fenêtre de ScanSnap Organizer Viewer s’ouvre.
Vous pouvez modifier l’affichage de cette fenêtre en cliquant sur le bouton Changer le
mode d’affichage. Voici les trois mode d’affichage qui sont à votre disposition :
Afficher Tout (Palette Vignettes et Panneau de visualisation de la page)
Afficher une page
6.3 Avec ScanSnap Organizer
Afficher toutes les pages
3. Éditez l’image.
• Pour faire pivoter une image
Trois orientations sont à votre disposition : Rotation antihoraire 90°, Rotation
antihoraire 180 et Rotation Horaire 90°.
6
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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La page pivote selon l’orientation spécifiée.
• Pour supprimer une image
Sélectionnez l’image concernée puis, cliquez sur le bouton Supprimer des pages.
6.3 Avec ScanSnap Organizer
• Pour déplacer une image
Sélectionnez l’image concernée puis, glissez-la jusque la position désirée.
• Pour insérer une image
Ouvrez le fichier contenant l’image que vous souhaitez insérer et le fichier qui accueillera cette image. Sélectionnez l’image concernée puis, glissez-la dans le dossier de destination, à la position désirée.
6
Pour en savoir le menu Édition de ScanSnap Organizer Viewer, veuillez consulter le Guide d’Utilisation ou la rubrique Aide de ScanSnap Organizer.
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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<
Classement des fichiers
>
Dans cette section, la création de cabinets et de dossiers ainsi que le transfert des fichiers dans un cabinet ou un dossier vous seront expliqués.
CONSEIL
Pour vous donner une petite idée du côté pratique de ScanSnap Organizer, imaginez que vous êtes en train de trier une montagne de documents (fichiers) dans votre chambre (dossier Mon ScanSnap), en les classant à l’aide d’étagères (cabinets) et de classeurs (dossiers) nouvellement achetés...
Opération
1. Depuis le menu Fichier, pointez sur Nouveau D Cabinet.
⇒
Sous le dossier Mon ScanSnap dans la fenêtre d’affichage des dossiers, un cabinet vient d’être créé.
2. Nommez le cabinet.
Saisissez le nom « Investigation Report (Rapport d’enquête) » dans la zone définie.
3. Sélectionnez ce nouveau cabinet.
4. Depuis le menu Fichier, pointez sur Nouveau D Dossier.
⇒
Vous venez de créer un dossier dans le nouveau cabinet.
6.3 Avec ScanSnap Organizer
5. Nommez le nouveau dossier.
6. Répétez les étapes 4 et 5 autant de fois que le nombre de dossiers que vous désirez.
Dans l’exemple ci-dessous, deux dossiers ont été créés : « July » et « August ».
7. Sélectionnez le fichier.
CONSEIL
Vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers en une seule fois en gardant le doigt appuyé sur la touche [Ctrl].
6
8. Glissez-déposez le fichier sélectionné dans un dossier de votre choix.
9. Répétez les étapes 7 et 8 autant de fois que nécessaire.
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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<Avec la Liste des actions>
Pour exécuter une opération, il vous suffit de glisser une vignette dans le menu de votre choix.
Cette Liste des actions est identique à celle proposée avec le ScanSnap Quick Menu dans le
Chapitre 5 Liste des actions (page 89) .
Opération
1. Sélectionnez un fichier.
CONSEIL
Vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers : gardez le doigt enfoncé sur la touche [Ctrl] puis, sélectionnez les objets de votre choix.
2. Glissez puis déposez-le dans l’intitulé de votre choix.
178
⇒
L’action choisie s’exécute.
Voici la Liste des actions à votre disposition :
Actions
Scan2E-mail
Scan2Print
Descriptions
Un programme de courrier électronique s’exécute et les fichiers sélectionnés sont automatiquement joints au message.
Les fichiers sélectionnés sont imprimés sur papier.
Pour en savoir plus sur la Liste des actions de ScanSnap Organizer, consultez le Guide d’utilisation de ScanSnap Organizer.
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