SYSTÈMES DE GESTION DE
L’INFORMATION
VUE D’ENSEMBLE
Le système de gestion de l’information (MIS) --souvent considéré comme l’épine dorsale d’un programme de filet de sécurité-- est un outil de collecte, de traitement, de gestion et de diffusion des données essentiel à la définition de politiques et à l’imputabilité des activités du programme. Dans le cas des filets sociaux de sécurité, le MIS permet la gestion rigoureuse et rapide de quantités de données importantes, souvent à partir de nombreux sites et de plusieurs paliers d’exécution. Un MIS efficace contribue également à minimiser les erreurs, les fraudes et la corruption en avisant les utilisateurs finaux de la non-concordance des données ou du non-respect des conditions d’utilisation.
APERÇU
Le MIS permet de transformer toutes les données collectées en information compréhensible. z z
La collecte de données appropriées est essentielle aux prises de décision et aux améliorations à apporter au programme. Les types de données clés à collecter permettent d’identifier les bénéficiaires (nom, genre, date de naissance, adresse, etc.), de mesurer les résultats attendus du programme (revenu du ménage, situation nutritionnelle, présence scolaire, etc.) et d’évaluer les processus qui doivent conduire aux résultats attendus (vérification du respect des responsabilités).
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Les données doivent être traduites en indicateurs. Ceux-ci sont le reflet de l’exécution du programme et de ses résultats et fournissent des informations déterminantes aux décideurs du programme. Pour que leur valeur reste la même, les données du
MIS doivent être vérifiées, validées et mises à jour régulièrement.
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Une fois que les données ont été traduites en indicateurs, l’information peut être utilisée dans la supervision du programme, le suivi de l’imputabilité, le contrôle et le suivi-évaluation. Les systèmes doivent assurer la qualité (exactitude, exhaustivité, disponibilité en temps voulu) et la sécurité des flux d’information. La mise en place de systèmes d’accès privilégié est essentielle, notamment afin que seul le personnel autorisé puisse consulter certaines données. z z
Les informations sont diffusées sous des formes diverses à des parties différentes (par ex. états financiers mensuels, rapports périodiques destinés aux médias et au grand public). Généralement, les gestionnaires ont besoin d’informations résumées sur plusieurs sujets alors que les exécutants ont besoin d’une information détaillée sur des aspects spécifiques en relation avec leurs tâches.
Pour être efficace, un MIS a également certains besoins transversaux : z z -- des arrangements institutionnels et des procédures qui précisent les rôles et les responsabilités du personnel du programme ou des institutions et permettent la conduite d’une supervision adéquate.
z z -- la fourniture d’équipement informatique et de logiciels ainsi que de ressources humaines chargées de l’élaboration, de l’opération, de la mise à jour et de l’entretien du MIS.
z z -- la disponibilité d’un manuel d’utilisateur, la tenue de séances de formation et la présence d’interfaces faciles à utiliser sur une base intuitive.
VERSION 1
Avec le soutien de Social Safety Net Global Expert Team.
CONSIDÉRATIONS CLÉS
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L’INFORMATION
z z de départ dans l’élaboration d’un MIS efficace.
z z tie prenante (contenu, forme, échéance). Le degré de sophistication d’un MIS doit correspondre à la capacité et aux intérêts de ses utilisateurs.
z z les, incluant l’équipement et les logiciels.
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Dans ce cas, le pays peut combiner le système automatique avec des outils hors ligne basés sur l’utilisation du papier et assortis de mécanismes de suivi et de supervision appropriés. z z participer au processus afin que la transition s’effectue en douceur.
z z en commençant par les modules du cycle de projet les plus importants et en ajoutant par la suite des modules supplémentaires.
z z z z changements rapides qui surviennent dans la conduite du programme.
z z laquelle les informations peuvent être facilement partagées avec les institutions et les fournisseurs de services privés.
z z peuvent compenser les coûts à court terme, notamment la durée du programme, l’adoption du MIS par d’autres programmes sociaux, la fréquence d’utilisation et les économies d’échelle, comme dans l’exemple de la Jamaïque présenté ci-dessous.
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à des tests et des opérations pilotes avant le lancement pour détecter les erreurs potentielles, à des entretiens réguliers des équipements et à des évaluations et mises à jour afin le MIS ne devienne pas obsolète.
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L’INFORMATION
EXEMPLES DE SYSTÈMES DE GESTION DE L’INFORMATION DANS LES PROGRAMMES DE FILET DE SÉCURITÉ
Afrique du Sud : MIS en appui à des mécanismes de paiement efficaces
Description
En Afrique du Sud, les gouvernements provinciaux sont responsables de la distribution des allocations sociales. Dans le passé, en partie en raison de la faiblesse du MIS, les versements étaient coûteux et difficiles à gérer. Absa, l’une des principales institutions financières d’Afrique du Sud, a travaillé avec le gouvernement à l’élaboration d’un nouveau mécanisme de paiement -- la carte Absa Sekulula (c’est plus facile) -- basé sur un MIS efficace. La carte est utilisée dans quatre provinces sud-africaines pour la distribution électronique des paiements, ce qui permet aux bénéficiaires d’avoir accès aux fonds sans avoir à toucher des sommes en argent comptant.
Lorsque les futurs détenteurs de cartes s’enregistrent, leurs données personnelles, photographies et empreintes digitales sont saisies. Le MIS émet une carte individuelle portant un numéro personnel d’identification protégé (PIN), à partir de laquelle le système intègre automatiquement le bénéficiaire à la liste de paiements. Le premier jour ouvrable du mois, le
MIS verse automatiquement dans les comptes des détenteurs les montants appropriés. Les détenteurs de cartes peuvent alors utiliser leurs cartes chez les commerçants dotés d’un terminal électronique ou encore retirer de l’argent dans les guichets automatiques. Par conséquent, les personnes âgées, les parents et les indigents n’ont plus faire la queue ou à placer leur argent en sécurité. Ce MIS plus efficace minimise également les coûts engendrés par une administration papier exigeante en temps et en efforts.
Chili : Système intégré d'information sociale
Description
Le MIS du Chili est l’un des meilleurs systèmes du secteur de la protection sociale. Il comprend une plateforme nationale informatisée qui enregistre, archive et traite l’information nécessaire à l’allocation des services de protection sociale.
La plateforme intègre les informations en provenance des diverses institutions qui mettent en œuvre un programme de protection sociale -- pensions, subventions, transferts monétaires ou autres -- dans une base de données unique et bien intégrée.
Le flux des informations du MIS a été conçu de façon à faciliter la gestion en ligne de volumes de données importants, provenant de différentes institutions et de plusieurs paliers de gouvernement. Une fois l’élaboration complétée, le MIS a été mis en place graduellement et par modules, sur une base d’essai erreur. Après la mise en opération du MIS, les opérateurs ont pu, grâce à un entretien annuel garanti, modifier les composantes et les applications en fonction de l’évolution des besoins. L’administration courante du MIS est décentralisée. Les collecteurs de données des municipalités enregistrent directement des données en ligne. Les commissions régionales, municipales et communautaires ont accès à des logiciels interconnectés qui leur permettent de gérer les données. Les institutions sont légalement chargées du partage des données sur les bénéficiaires du programme et des opérations en ligne. Par exemple, les registres civils transfèrent des informations démographiques sur les bénéficiaires actuels et potentiels dans le MIS.
Les parties prenantes peuvent consulter les données en ligne disponibles à leur niveau d’accès. Par exemple, les bénéficiaires peuvent revoir leur profil et les institutions peuvent contre-vérifier et valider les informations sur les bénéficiaires. Ceci permet d’épargner le temps et l’argent des bénéficiaires et des institutions en leur évitant, soit de se rendre dans les bureaux publics pour faire une demande, soit de s’adresser à d’autres entités pour l’obtention de données. Les ménages qui souhaitent bénéficier des transferts de protection sociale doivent soumettre leur demande d’adhésion
à un programme spécifique dans l’un des bureaux désignés. La demande est traitée directement en ligne et après son approbation, le personnel du programme évalue le profil socioéconomique du ménage par le biais d’enquêtes.
Les superviseurs collectent et saisissent les données relatives au ménage dans le MIS. Le système émet alors automatiquement un index spécifiant si celui-ci est éligible en fonction des exigences du programme. Le MIS peut produire des statistiques désagrégées par municipalité et par type, ce qui permet de prendre en compte ces données lors de diagnostics, du ciblage et de l’élaboration du programme.
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Jamaïque : exigences en matière de MIS
Description
Après plusieurs années de mise en œuvre, le Programme jamaïcain d’Avancement par l’Éducation et la Santé (PATH) a décidé de mettre à jour et de corriger les lacunes de son MIS tout en tirant parti de ses forces. Les discussions avec le personnel ont permis de conclure que le MIS devrait notamment répondre aux exigences suivantes :
Une information disponible sur demande et lorsque nécessaire.
Des données intègres et sans erreurs, une structure de données permettant une gestion efficace.
Une saisie décentralisée des données.
Un MIS basé sur le web qui facilite la mise à jour des bases de données éloignées et l’accès d’utilisateurs autorisés où qu’ils soient, aux d’informations en ligne se trouvant dans la base de données centrale.
Un MIS revu et corrigé permettra de procéder à collecte décentralisée (dans tous les états administratifs) des données de ciblage, d’inscription et de vérification. Les données seront également disponibles en temps réel, ce qui permettra d’améliorer les temps de réponse liés au traitement des données. L’archivage des informations sera considérablement réduit et une assistance technique appuiera la sauvegarde des données, la création de nouvelles fonctions dans le système, l’élaboration de rapports de gestion et la mise à jour des logiciels d’opération.
LES RESSOURCES
Baldeon, Cesar, and Maria Arribas-Baños. 2008. “Management Information Systems in
Social Safety Net Programs: A Look at Accountability and Control Mechanisms.” Social
Protection Discussion Paper 0819, World Bank, Washington, DC.
Benazir Income Support Program. 2009. “Terms of Reference: Management Information
System Targeting Process.” South Asia Social Protection Team, World Bank, Washington,
DC.
de la Brière, Bénédicte, and Kathy Lindert. 2005. “Reforming Brazil’s Cadastro Unico to
Improve the Targeting of the Bolsa Familia Program.” Social Protection Discussion Paper
0527, World Bank, Washington, DC.
Lecuit, Luc. 1999. “DeMIStifying MIS: Guidelines for Management Information Systems in
Social Funds.” Social Protection Paper, World Bank, Washington, DC.
National Social Protection Project. 2008. “Terms of Reference to Develop the Management
Information System and Provide Technical Support.” Ministry of Local Government,
Local Government Department, Dhaka, Bangladesh.
Resettlement and Reintegration through Information and Referral Project. 2008. “Terms of
Reference for a Management Information Specialist.” Ministry of Internal Affairs, Amnesty Commission, Kampala, Uganda.
Pour accéder à des liens vers des ressources et des publications, allez àworldbank.org/ safetynets/publications. Pour des études de cas et de filet de sécurité “Howto”, s’il vous plaît visitez worldbank.org/safetynets/howto.
