Concepts de la création de rapports
Quel est le but du rapport ?
Les rapports sont des outils de gestion. Ils vous aident à identifier rapidement les éléments et liens essentiels fournis par les données brutes pour prendre des décisions efficaces. Pour qu'un rapport soit efficace, il doit présenter les données correctes d'une manière logique. Un rapport présentant des données erronées, ou un rapport présentant les données correctes mais d'une manière désordonnée, ralentit la prise de décision et peut même amener à prendre de mauvaises décisions.
Pour éviter ce genre de mésaventure, nous vous conseillons de commencer par décrire en une ou deux phrases l'objectif de votre rapport. Cet effort de réflexion vous aidera à ne pas disperser vos efforts. Votre rapport aura un point de départ bien identifié et un but clairement défini.
Voici quelques exemples d'efforts de réflexion :
• communiquer les ventes mensuelles et les ventes depuis le début de l'année, les comparer avec les ventes de l'année précédente et attirer l'attention sur les agents commerciaux dont les performances ne répondent pas aux critères exigés par l'entreprise,
• afficher le détail des ventes par produit et suggérer en conséquence une nouvelle politique de réapprovisionnement,
• calculer les scores moyens et le classement de chaque membre de la fédération nationale de bowling.
Il est essentiel de définir l'objectif d'un rapport avant de commencer le travail de création.
A qui le rapport s'adresse-t-il ?
Un rapport est souvent utilisé par plusieurs personnes. Un rapport détaillé des ventes d'une entreprise peut, par exemple, être envoyé aux agents commerciaux eux-mêmes, mais également aux directeurs régionaux, au directeur des ventes et au directeur général de la société.
Chacun pourra l'utiliser selon ses besoins :
• les agents commerciaux pour évaluer leurs performances et les comparer à celles de leurs collègues régionaux,
• les directeurs de ventes régionaux pour évaluer le travail de leurs agents commerciaux et comparer leur chiffre d'affaires à celui des autres régions,
• le directeur des ventes pour évaluer le travail de ses directeurs de ventes régionaux et comparer les ventes aux prévisions,
• le directeur général pour évaluer le travail de son directeur des ventes et prendre les décisions en ce qui concerne les moyens de production, la situation des entrepôts, etc., au niveau de toute la société.
Un rapport bien pensé doit contenir les informations qui satisferont les intérêts de tous ceux qui seront amenés à le consulter.
4.2.2 Structure du rapport
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