Présentation et mise en forme de rapports
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Pour insérer une section
7.5.4 Lettres types
Les lettres types sont souvent (mais pas nécessairement) utilisées dans des rapports à sections multiples, la plupart du temps pour créer des publipostages personnalisés. Cette rubrique explique comment utiliser les sections multiples pour créer des lettres types ou plusieurs versions de la même lettre type pour des publipostages personnalisés.
Les lettres types utilisent souvent des éléments de texte pour recevoir le contenu du rapport.
7.5.4.1 Utilisation des éléments de texte
Utilisez les éléments de texte pour la création de lettres types. Les choses à connaître à propos des
éléments de texte sont les suivantes :
• Un élément de texte peut contenir à la fois du texte et des objets de résultat. Les lettres types utilisent souvent les deux.
• Les éléments de texte sont redimensionnables. Dans les lettres types, l'élément de texte est souvent redimensionné pour être imprimé en tant que lettre.
7.5.4.2 Création d'une lettre type à l'aide d'un élément de texte
Vous allez utiliser un élément de texte pour créer une lettre type. La lettre type sera coordonnée à un dossier de résultat pour que chaque lettre soit personnalisée avec les informations de la société provenant d'un enregistrement différent.
Si vous rencontrez des difficultés pour effectuer l'une des étapes, voir
Utilisation des éléments de texte .
7.5.4.2.1 Pour créer une lettre type
Cette lettre comportera une date, une adresse de destinataire, une formule de début de lettre, un paragraphe et une formule de politesse.
1.
Créez un rapport vide comportant les objets de résultat trouvés dans un rapport liste de clients.
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Par exemple, Nom client, Pays, Ville, Région, Code postal , Adresse 1, etc.
2.
En mode"Structure", insérez un élément de texte dans la section Corps du rapport.
3.
Faites glisser la poignée de redimensionnement située sur le côté droit de l'élément cadre vers le bord droit de la trame du rapport.
La largeur de l'élément est alors proche de celle d'une page, environ 20 cm. Si nécessaire, faites défiler la fenêtre.
7.5.4.2.2 Pour insérer une date
Vous pouvez insérer dans votre rapport un objet prédéfini qui imprimera la date du jour sur la lettre.
1.
Pour insérer une date dans la lettre, développez la zone Objets prédéfinis du panneau latéral
"Explorateur de données".
2.
Faites glisser Date d'impression dans l'élément de texte et tapez deux espaces.
a.
Pour modifier le format de la date, cliquez avec le bouton droit sur l'objet "Date d'impression" et cliquez sur Mettre en forme le texte.
La boîte de dialogue Mettre en forme apparaît.
b.
Sélectionnez le format de date approprié.
Conseil :
Vous devrez peut-être redimensionner la section "Corps" et l'élément de texte si vous n'avez pas sélectionné l'option "Taille modulable" pour l'élément de texte.
7.5.4.2.3 Pour créer une adresse interne
Pour créer une adresse interne, faites glisser les objets de résultat du panneau latéral "Explorateur de données" dans un élément de texte.
1.
Insérez un élément de texte dans la section "Corps" du rapport.
2.
Faites glisser l'objet Adresse 1 dans l'élément de texte, puis tapez un espace.
3.
Faites glisser l'objet Ville, placez-le au point d'insertion, puis tapez une virgule suivie d'un espace.
4.
Faites glisser l'objet Région, placez-le au point d'insertion, puis tapez deux espaces.
5.
Faites glisser l'objet Code postal, placez-le au point d'insertion, puis tapez deux espaces.
Remarque :
Lorsque vous placez un champ dans un élément de texte, celui-ci est automatiquement ajusté des deux côtés afin de ne contenir aucun espace superflu.
7.5.4.2.4 Pour créer une formule de début de lettre
1.
Tapez quatre espaces.
2.
Tapez Cher, puis un espace.
3.
Depuis le panneau latéral "Explorateur de données", faites glisser l'objet <Titre du contact> dans l'élément de texte et placez-le immédiatement après l'espace.
4.
Tapez un espace.
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5.
Depuis le panneau latéral "Explorateur de données", faites glisser l'objet <Nom du contact> dans l'élément de texte et placez-le immédiatement après l'espace.
6.
Tapez deux points (:) au point d'insertion, puis deux espaces.
7.5.4.2.5 Pour créer le corps de la lettre
Les étapes suivantes créent le paragraphe de corps et la formule de politesse.
1.
Saisissez Votre société, puis tapez une virgule suivie d'un espace.
2.
Depuis le panneau latéral "Explorateur de données", faites glisser l'objet Nom du client dans l'élément de texte, en le plaçant après l'espace.
3.
Saisissez une virgule et un espace.
4.
Tapez le corps de la lettre, suivi de deux espaces.
Par exemple : a permis de faire de cette année une année exceptionnelle pour Xtreme Mountain
Bikes, Inc. Je vous remercie, ainsi que tout votre personnel, pour votre soutien. J'espère que l'année prochaine sera tout aussi fructueuse pour vous.
5.
Saisissez Sincères salutations, puis une virgule et quatre espaces.
6.
Pour terminer la lettre type, saisissez votre nom.
Vous pouvez visualiser la lettre type finale en mode "Page".
7.5.4.3 Impression des messages conditionnels dans des lettres types
Vous pouvez imprimer des messages conditionnels dans les lettres types. Supposons par exemple que votre société facture des frais minimum de 50 € pour les factures inférieures à 300 € et offre les frais d'expédition pour les factures supérieures à 500 €. Vous pouvez créer deux messages conditionnels, l'un qui encourage les clients ayant dépensé moins de 300 € à augmenter le montant de leurs achats pour éviter de payer les frais minima de commande, l'autre rappelant aux clients ayant dépensé plus de 500 € que leur niveau de dépense leur permet de bénéficier de l'expédition gratuite.
7.5.4.3.1 Pour créer des messages conditionnels
Créez deux lettres types. Pour en savoir plus, voir
Création d'une lettre type à l'aide d'un élément de texte
.
1.
Insérez une deuxième section "Corps " dans le rapport.
Pour en savoir plus, voir
Utilisation des sections .
2.
Dans la section A du "Corps", placez une lettre qui encourage les clients à acheter plus pour éviter de payer les frais minimum de commande.
3.
Dans la section B du "Corps", placez une lettre qui félicite les clients pour avoir économisé les frais d'expédition.
4.
Cliquez avec le bouton droit sur la section A du "Corps", puis cliquez sur Mettre en forme la section.
La boîte de dialogue Mettre en forme apparaît.
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