Unified Communications
Conférences
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Comment configurer et démarrer la conférence Ad-hoc
5.4.2 Conférence programmée
Une conférence programmée (conférence Meet-Me) se déroule à une date ultérieur, pendant une durée définie, avec répétition éventuelle à la même heure.
Une conférence programmée demeure activée pendant toute la période prévue, indépendamment du fait que des abonnés soient connectés ou non. Le directeur de conférence enregistre la conférence programmée sous un nom qui lui est propre.
Options de configuration d'une conférence programmée
L'initiateur de la conférence peut définir les propriétés suivantes :
•
Heure de début et de fin
•
tenue régulière
•
Nécessité ou non de la présence du directeur de conférence
•
Authentification des participants à la conférence nécessaire lors de l'entrée dans la conférence (par saisie de l'ID de conférence et du mot de passe sur le clavier du téléphone).
INFO:
Les abonnés Mobility Entry doivent entrer l'indicatif pour
Numérotation MF avant leur authentification.
Le mot de passe par défaut pour les conférences est 123456. Le directeur de conférence peut le modifier individuellement pour chaque participant à la conférence.
•
Langue des annonces et des invitations par e-mail (par défaut, langue de la boîte vocale)
•
Sens d'établissement de la connexion pour chaque participant à la conférence (par défaut : Sortant)
Démarrer la conférence
Le système ouvre automatiquement au moment programmé, pour tous les participants à la conférence internes, la fenêtre comportant la salle de conférence virtuelle, dans la mesure où le participant à la conférence a démarré myPortal for Desktop avec l'interface utilisateur classique ou myPortal for Outlook. Si la présence du directeur de conférence est nécessaire, le système l'appelle tout d'abord puis, une fois qu'il s'est authentifié, il appelle simultanément tous les autres participants à la conférence. Les participants à la conférence qui ont programmé un renvoi vers une boîte vocale ou dont l'état
Présence indique qu'ils sont absents ne sont pas appelés. Suivant le type d'établissement de la liaison configuré, le système appelle les participants à la conférence ou ceux-ci peuvent s'inviter eux-mêmes. Le système présente
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Conférences annonce chaque nouveau participant par l'annonce : "… participe à la conférence."
, à condition que l'initiateur ait enregistré son annonce de nom.
INFO:
Pour que les participants à une conférence que vous avez programmée entendent leur nom au début de la conférence, sans avoir à s'authentifier, vous devez avoir préalablement lancé une fois une conférence avec authentification.
Sélection
A l'aide du numéro de sélection, chaque participant à la conférence peut s'inscrire
à la conférence durant la période prévue, indépendamment du sens d'établissement de la liaison défini pour lui. Si la sélection est opérée en dehors de la période prévue, une annonce correspondante est diffusée.
Authentification forcée avec la touche *
Le directeur de conférence peut configurer la conférence de manière à ce que chaque participant doive au moins s'authentifier en appuyant sur la touche *. Cela garantit la connexion à la conférence d'abonnés présents, en éliminant les boîtes vocales.
Prolongation de la conférence
Dix minutes avant la fin de la conférence programmée, les participants à la conférence entendent une annonce indiquant que la conférence va bientôt se termine et qu'ils peuvent prolonger la conférence en sélectionnant un chiffre. Un participant à la conférence quelconque peut prolonger la conférence en sélectionnant le chiffre correspondant. Le directeur de conférence peut prolonger la conférence jusqu'à une heure quelconque dans myPortal for Desktop.
Enregistrer la conférence
Le directeur de conférence peut enregistrer automatiquement ou manuellement la conférence, pour lui et pour tous les participants internes connectés, à condition que l'enregistrement des communications soit activé dans le système.
Les abonnés du propre noeud reçoivent l'enregistrement dans la boîte vocale, les abonnés d'autres noeuds par e-mail. La durée de l'enregistrement est uniquement limitée par la capacité de mémoire du système de communication.
Terminer la conférence
La conférence se termine au moment de la fin programmée, mais elle peut être arrêtée avant lorsque le directeur de conférence la termine.
Rubriques apparentées
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Comment ajouter un participant à la conférence
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Comment déconnecter un participant à la conférence
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Comment connecter de nouveau les participants à la conférence
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Comment supprimer le participant à la conférence
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Comment définir d'autres directeurs de conférence
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