B Manuel sur les Procédures d’opérations normalisées du Cycle des projets OIBT
I Introduction au cycle des projets OIBT
1 Description du Cycle des projets OIBT
Le cycle des projets OIBT se compose de diverses phases à travers lesquelles un projet passe de sa première conception à son achèvement, et comporte l’identification et la formulation, la soumission, l’évaluation de la proposition, l’approbation, le financement, le lancement, l’exécution, le suivi et l’évaluation, l’achèvement et la clôture. Chaque phase comporte des actions décisives et des procédures indispensables qui doivent être accomplies pour assurer la réalisation complète de la phase considérée.
Le cycle de projet se présente généralement comme un enchaînement de phases successives dont chacune ne peut se conclure que lorsque la précédente s’est achevée. Certaines activités essentielles peuvent s’étendre sur plusieurs phases comme cela est le cas du suivi et évaluation et de l’audit financier menés en continu. Un cycle de projet achevé fournit également le mécanisme de rétroinformation qui permet d’enchaîner sur une phase subséquente du même projet ou d’entamer un projet complémentaire.
La figure 1 présente le schéma général du cycle des projets OIBT.
Figure 1: Cycle des projets OIBT
Clôture
Identification/ formulation
Achèvement Soumission
Suivi et évalutaion
Le cycle des projets de l’OIBT se compose des différentes phases au travers desquelles un projet évolue de sa conception à sa conclusion
Evaluation technique
Mise en oeuvre Approbation
Lancement Financement
2 Domaine d’application des procédures d’opérations normalisées (SOP)
Les Procédures d’opérations normalisées (SOP) sont des procédures et exigences qui doivent être respectées dans l’ensemble du cycle des projets OIBT pour mener à bien les projets à travers tous les stades de leur réalisation.
Les SOP englobent l’encadrement des acteurs principaux dans l’exécution du cycle des projets selon leurs compétences et l’accomplissement de leur cahier des charges dans les différentes phases du cycle.
Sont ainsi prescrites du stade de l’identification et de la formulation du projet à celui de son
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achèvement, les SOP des pays membres, du Point de contact (ou point focal), de l’agence d’exécution, du centre d’échanges, du Panel d’experts chargé de l’évaluation technique des propositions de projets, des consultants, du Secrétariat de l’OIBT, du CIBT et de ses Comités techniques.
Le tableau 1 ci-dessous résume les SOP et l’encadrement de chaque étape du cycle des projets.
Tableau 1: Grille récapitulative des SOP et de l’encadrement
ÉTAPES DU CYCLE
DES PROJETS
PROCÉDURES D’OPÉRATIONS
NORMALISÉES
1. Définition et formulation Les Membres identifient les propositions de projets prioritaires
2. Soumission
3. Évaluation
4. Approbation
5. Caducité
ENCADREMENT
Priorités nationales et OIBT et plans d’action/directives
L’agence d’exécution formule une proposition de projet
Les membres sont encouragés
à utiliser des outils logiciels
Les points de contacts soumettent la proposition
Le centre national d’échanges passe au crible les propositions de projets et leur assigne des rangs de priorité
Le secrétariat opère un tri des propositions de projets
Le Panel d’expert procède
à l’expertise technique des propositions de projets
Les comités techniques recommandent les propositions de projets
Le Conseil prend la décision finale relative aux propositions de projets
Le Conseil fait jouer la clause de caducité à l’endroit de certains projets
Idée de projet
Manuel de formulation des projets
Mode d’emploi et outils logiciels de l’élaboration de projet
Un seul point de contact accrédité par l’OIBT
Liste de contrôle pour soumission
Limiter la soumission à trois propositions de projet nouvelles par pays
Liste de contrôle servant
à l’évaluation
Critères et système d’évaluation approuvés par le Conseil
Rapport d’évaluation du
Panel d’experts
Évaluation définitive par les Comités
Les projets approuvés par le
Comité peuvent être révisés
(dans certaines limites) et à nouveau soumis directement au Conseil au cours des 20 mois suivants
Les projets approuvés par les
Comités sont admissibles à un financement au cours des 26 mois suivants ; après quoi, ils sont frappés de la clause de caducité s’ils ne bénéficient d’aucun financement
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ÉTAPES DU CYCLE
DES PROJETS
6. Financement
7. Convention (ou contrat) de projet
8. Lancement
9. Mise en oeuvre
PROCÉDURES D’OPÉRATIONS
NORMALISÉES
L’OIBT sélectionne les projets et leurs financements à partir de diverses sources, p. ex. le compte spécial et le Fonds du Partenariat de Bali
L’OIBT prépare le contrat de projet relatif aux projets approuvés ou financés
Signature du contrat de projet par des représentants autorisés de l’OIBT, le pays membre, l’agence d’exécution et les agences collaboratrices selon le cas
L’agence d’exécution remet un rapport de lancement à l’OIBT
ENCADREMENT
Les bailleurs de fonds doivent envisager des critères de financement généraux
Modèle de contrat de projet
Examen des dispositions de la version préliminaire du contrat
Déblocage du premier décaissement de fonds de l’OIBT
Après approbation et financement, l’AE confirme qu’elle est prête à entamer les travaux de projet et qu’elle dispose de bureaux équipés à cette fin ; elle ouvre un compte distinct, de préférence en dollars, prend les dispositions nécessaires concernant le recrutement du personnel d’encadrement du projet, tous accords passés avec toute agence collaboratrice, et un POA1 ou un plan des travaux détaillé annexé ; elle tient une réunion de lancement où est approuvé le rapport de lancement s’il y a lieu
Utilisation du modèle présenté dans le manuel de suivi, examen, rapport et évaluation des projets
Remise du rapport de lancement en vue du premier décaissement de fonds
L’AE entame l’exécution
L’OIBT décaisse les tranches suivantes de son financement
L’AE transmet les états financiers audités annuels et l’état final
L’AE sélectionne les consultants / le personnel de direction du projet et acquiert les biens et services
Soumission des rapports semestriels d’activité, du POA, et justification du déblocage de fonds
Directives sur la sélection d’auditeurs indépendants et modèle de déclaration d’audit financier
Directives OIBT sur la sélection de consultants et l’acquisition de biens et services
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