ANNEXE D Modèle de contrat de projet. OIBT IG 15

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ANNEXE D MODÈLE DE CONTRAT DE PROJET

MODÈLE DE CONTRAT DE PROJET

entre

L’ORGANISATION INTERNATIONALE DES BOIS TROPICAUX (OIBT) et

LE GOUVERNEMENT DE [……………nom du pays ……………] et

[…………………agence d’exécution …………………]

PORTANT SUR L’EXECUTION DU PROJET [……numéro d’identification du projet……]

[« ………………………intitulé du projet…………………… »]

ATTENDU QUE :

A. Le Conseil international des bois tropicaux (ci-après désigné comme « CIBT ») a approuvé le projet

[……numéro d’identification du projet…intitulé du projet……], (ci-après désigné comme « le projet »), et l’Organisation internationale des bois tropicaux (ci-après désignée comme « OIBT ») souhaite mettre à la disposition du Gouvernement de [……nom du pays……] [……Agence d’exécution ……] des fonds d’un total supérieur à [US$ XXX XXX,XX (………dollars des États-Unis seulement)], dans le but de réaliser le projet susdit comme prévu au présent Contrat ;

B. Le Gouvernement de [……nom du pays……] (ci-après désigné comme « le gouvernement ») a fait connaître sa volonté de faciliter l’exécution du projet sur son territoire ;

C. Il a été convenu que [……agence d’exécution……] (ci-après désignée comme « l’Agence d’exécution ») exécutera le projet ;

D. [Il a été convenu que l’Agence d’exécution contribuera au projet à hauteur de [US$ XXX XXX,XX

(………dollars des États-Unis seulement)] ].

LES PARTIES conviennent donc à présent de ce qui suit :

ARTICLE I

Définition du projet

Section 1.01 : le document de projet [……numéro d’identification du projet……], (ci-après désigné comme « le Descriptif du projet”) ci-attaché en appendice, fait partie du présent Contrat et régit le champ d’application et les modalités du projet, sous réserve de tous éclaircissements ultérieurs et dispositifs supplémentaires qui pourront être convenus entre les Parties.

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ARTICLE II

Exécution du projet

Section 2.01 : l’Agence d’exécution est chargée de réaliser le projet conformément au Descriptif du projet,

à un plan des travaux détaillé couvrant la durée du projet [premier plan annualisé des opérations] et un premier plan approuvé par l’OIBT, assortis de toutes dispositions supplémentaires pouvant être convenues entre les Parties.

Section 2.02 : l’Agence d’exécution réalise le projet selon les termes des « Règles et procédures s’appliquant aux projets de l’OIBT », du « Manuel de suivi, examen et évaluation des projets » (troisième édition, 2008), du « Manuel OIBT des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT » (2008), du

« Règlement financier et règlement relatif aux projets de l’OIBT » et des « Directives de l’OIBT sur la sélection et l’emploi de consultants, et les Directives pour les achats et le paiement de biens et de services financés sur le Compte spécial » (deuxième édition, 2008).

Section 2.03 : l’Agence d’Exécution est habilitée, en conformité avec le document du projet, les «

Directives de l’OIBT sur la sélection et l’emploi de consultants », et les « Directives pour les achats et le paiement de biens et de services financés sur le Compte Spécial » (2008), et avec l’aval préalable de l’OIBT, à déléguer ou à sous-traiter des tâches ou des fonctions précises du projet, à d’autres consultants, personnes morales ou institutions qui ne sont pas sous sa supervision ou son contrôle quotidiens. Cependant, une telle délégation ou sous-traitance ne déchargera pas l’Agence d’Exécution de sa responsabilité ou de ses obligations envers le projet telles que définies dans le Document du projet et le présent Contrat.

Section 2.04 : la responsabilité de l’OIBT ne sera aucunement engagée en cas de plainte ou litige survenant du fait de l’exécution du projet, ou qui serait causé par l’utilisation de matériels du projet. L’Agence d’exécution garantira l’OIBT et ses membres, employés et représentants contre toutes demandes de dommages-intérêts, actions et procédures en justice ayant pour origine l’exécution ou la mise en œuvre du présent Contrat et les dégagera de toute responsabilité à ce titre.

Section 2.05 : l’Agence d’exécution fait tout son possible pour que le projet soit exécuté dans le respect de ses échéances, dans les limites du budget convenu, et d’une manière qui conduise à la réalisation de ses objectifs.

Section 2.06 : un Comité directeur de projet sera constitué [Comité technique du projet]. Le

Comité directeur [Comité technique du projet] devra comprendre : un représentant de l’OIBT, au moins un représentant de l’Agence d’exécution et au moins représentant du ou des gouvernements qui accueillent le projet et l’exécutent. De plus un représentant du ou des gouvernements bailleurs de fonds du projet, s’ils souhaitent y participer, et au moins un représentant des organismes et agences collaborant au projet pourront être invités à devenir membres du Comité. Le Comité directeur du projet [Comité technique du projet] se réunit au moins une fois par an pour examiner le déroulement du projet.

ARTICLE III

Finance

Section 3.01 : les contributions au projet effectuées par l’Agence d’exécution, [et] l’OIBT, [……

éventuellement le Gouvernement hôte et tous autres bailleurs de fonds ……] en numéraire ou en nature sont celles énoncées aux sections du document de projet consacrées au budget et aux dépenses de fonctionnement.

Section 3.02 : l’OIBT s’engage, aux termes du présent Contrat, à opérer une contribution d’un montant ne dépassant pas [US$ XXX XXX,XX (………dollars des États-Unis seulement)] aux fins d’exécuter le projet.

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Section 3.03 : l’OIBT effectuera les versements relatifs à sa contribution en dollars des États-Unis,

à un compte bancaire distinct [tenu en dollars des États-Unis], qui sera ouvert pour le projet dans les livres d’une banque de réputation honorable que déterminera l’Agence d’exécution, suivant les modalités exposées ci-après :

(a) L’OIBT fait effectuer le premier versement de [US$ XXX XXX,XX (………dollars des États-Unis

seulement)], à la date de signature du présent Contrat, et après que l’Agence d’exécution a remis au Directeur exécutif de l’OIBT les pièces suivantes :

(i) Un rapport de lancement approuvé par l’OIBT, contenant un plan de travail détaillé courant la durée du projet [et un premier Plan annualisé des opérations] approuvé par l’OIBT, relatif

à l’exécution du projet ;

(ii) [un exemplaire au moins du Protocole d’accord auquel ont souscrit l’Agence d’exécution et les organismes collaborateurs et qui définit leurs rapports et les rôles et attributions d’ordres administratif, financier et technique de chacun d’eux] ;

(iii)une attestation de la sélection du ou des consultants ou experts, s’il y a lieu, au début de l’exécution du projet ; et

(iv) un avis que l’exécution du projet est sur le point d’être entamée ;

(b) le deuxième versement de [US$ XXX XXX,XX (………dollars des États-Unis seulement)] après réception par l’OIBT du premier rapport d’activité semestriel du projet émanant de l’Agence d’exécution conformément aux procédures de l’OIBT, et d’une demande de versement justifiée en termes d’échéances, montants et coûts estimatifs inscrits au [Plan annualisé des opérations] [Plan des travaux], en fonction du stade de réalisation atteint à cette date et pour la période où ces fonds seront utilisés ;

seulement)] après réception par l’OIBT, de la part de l’Agence d’exécution, du deuxième rapport d’activité semestriel du projet [et d’un rapport d’audit financier annuel] produit conformément aux procédures de l’OIBT, et d’une demande de versement justifiée en termes d’échéances, montants et coûts estimatifs inscrits au [Plan annualisé des opérations] [Plan des travaux], en fonction du stade de réalisation atteint à cette date et pour la période où ces fonds seront utilisés ;

(d) le quatrième versement de [US$ XXX XXX,XX (………dollars des États-Unis seulement)] après réception par l’OIBT du troisième rapport d’activité semestriel du projet émanant de l’Agence d’exécution, conformément aux procédures de l’OIBT, et d’une demande de versement justifiée en termes d’échéances, montants et coûts estimatifs inscrits au [Plan annualisé des opérations]

[Plan des travaux], en fonction du stade de réalisation atteint à cette date et pour la période où ces fonds seront utilisés ;

(e) le cinquième et dernier versement de [US$ XXX XXX,XX (………dollars des États-Unis seulement)] après réception par l’OIBT du quatrième rapport d’activité semestriel du projet émanant de l’Agence d’exécution, conformément aux procédures de l’OIBT, et d’une demande de versement justifiée en termes d’échéances, montants et coûts estimatifs inscrits au [Plan annualisé des opérations] [Plan des travaux] et faisant état des mesures prises en vue de pérenniser les acquis du projet après qu’aura cessé l’appui apporté par l’OIBT.

Section 3.04 : une somme totale de [US$ XXX XXX,XX (………dollars des États-Unis seulement)] est retenue par l’OIBT sur le montant total de la contribution de l’OIBT aux fins d’opérer la prise en charge des frais de l’OIBT et d’autres frais comme indiqué ci-après :

(a) la somme de [US$ XXX XXX,XX (………dollars des États-Unis seulement)] affectée à la prise en charge des frais de suivi et d’examen engagés par l’OIBT ;

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(b) la somme de [US$ XXX XXX,XX (………dollars des États-Unis seulement)] affectée à la prise en charge des frais OIBT d’évaluation à mi-parcours ;

(c) la somme de [US$ XXX XXX,XX (………dollars des États-Unis seulement)] affectée à la prise en charge des frais OIBT d’évaluation à postériori ;

(d) la somme de [US$ XXX XXX,XX (………dollars des États-Unis seulement)] affectée à la prise en charge des frais OIBT d’appui aux programmes ;

(e) la somme de [US$ XXX XXX,XX (………dollars des États-Unis seulement)] devant être réservée pour d’éventuels décaissements imprévus, qui seront effectués sur demande écrite et justifiée de l’Agence d’exécution ;

(f) [la somme de [US$ XXX XXX,XX (………dollars des États-Unis seulement)] affectée au remboursement au Sous-compte des avant-projets OIBT PPD……….. des frais occasionnés par la préparation de l’avant-projet.]

Section 3.05 : l’Agence d’exécution [et/ou le Gouvernement] fournit sans délai sa contribution de

[US$ XXX XXX,XX (………dollars des États-Unis seulement)] au projet conformément au budget convenu présenté dans le Document du projet et dans tous amendements à ce dernier qui auront

été convenus. L’Agence d’exécution rend compte immédiatement à l’OIBT de toutes circonstances qui mettraient en question sa capacité à opérer cette contribution dans sa totalité et à temps.

Section 3.06 : la contribution de l’Agence d’exécution comprend la mise à disposition, sans frais pour le projet, d’installations de bureau et d’espaces de bureau adaptés à toutes les activités du projet, y compris aux réunions entrant dans le cadre du suivi, de l’examen et de l’évaluation.

Section 3.07 : sans préjudice des dispositions de toute Section du présent article, l’OIBT n’est pas tenue de débourser des fonds à l’Agence d’exécution en dépassement de la somme créditée à son Compte spécial et/ou au Fonds pour le Partenariat de Bali représentant les contributions affectées à ce projet.

ARTICLE IV

Utilisation des fonds

Section 4.01 : les fonds mis à disposition par l’OIBT aux termes du présent Contrat servent uniquement

à la prise en charge des coûts directs du projet impartis à l’OIBT, ventilés dans le budget convenu au

Document de projet. Les fonds alloués à une rubrique ou sous-rubrique budgétaire ne seront transférés à aucune autre sans l’approbation préalable expresse de l’OIBT. Tous les matériaux, matériels, fournitures et services acquis ou loués en mobilisant les ressources de l’OIBT servent exclusivement à l’exécution du projet.

Section 4.02 : les fonds non encore mis à la disposition de l’Agence d’exécution par l’OIBT ne seront pas mobilisés par cette dernière, sauf l’autorisation préalable de l’OIBT délivrée spécifiquement à cet effet.

Section 4.03 : tous les biens et services pour lesquels des fonds sont décaissés par l’OIBT sont acquis dans le respect des « Directives OIBT sur la sélection et l’emploi de consultants et les Directives sur les achats et le paiement de biens et services », et l’Agence d’exécution obtient l’accord préalable de l’OIBT avant de passer une commande à cette effet. L’Agence d’exécution consulte à l’avance l’OIBT sur la sélection et la nomination de sous-traitants ou consultants individuels employés dans tout

élément des travaux lié à l’exécution du projet, ainsi que sur la nomination des cadres du projet et sur celle des participants aux activités du projet, parmi lesquelles les séminaires et ateliers.

Section 4.04 : l’OIBT recouvrera de l’Agence d’exécution toutes sommes issues de fonds fournis par l’OIBT qui auront été dépensées à des fins ou à activités ou suivant des modalités non autorisées par le présent Contrat. Ces sommes pourront être déduites de tout versement non encore effectué à l’Agence d’exécution au titre de la Section 3.03 du présent Contrat.

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ARTICLE V

Comptes, registres et rapports

Section 5.01 : l’Agence d’Exécution conserve un contrôle budgétaire strict sur les fonds qui lui sont alloués par l’OIBT pour l’exécution du projet, et elle les détient, en attente de leur décaissement effectif, dans un compte bancaire distinct [tenu en dollars] dans les livres d’une banque de réputation honorable.

Section 5.02 : l’Agence d’exécution prend toutes précautions contre toute affectation non autorisée des fonds qui lui ont été remis par l’OIBT, et elle ne cesse de maintenir des comptes à jour et complets des dépenses engagées. L’OIBT a faculté de demander à tout moment à l’Agence d’exécution de lui remettre un état financier accompagné des soldes certifiés des comptes bancaires du projet, et toute demande de cet ordre devra être honorée sans délais.

Section 5.03 : dans les rapports d’activité du projet et à la conclusion du projet, et toutes les fois que l’OIBT en fait la demande aux termes de la section 5.02 ci-dessus, l’Agence d’exécution remet à l’OIBT des relevés de comptes et d’utilisation des fonds du projet en référence aux rubriques figurant dans le budget du Document du projet :

(i) l’Agence d’exécution remet un audit financier audité dans les trois mois suivant la fin de l’exercice financier, pour tous les projets d’une durée supérieure ou égale à deux ans et d’un budget supérieur à

200 000 dollars EU ;

(ii) un dernier état d’audit est remis dans les quatre mois suivant l’achèvement du projet ;

(iii)les comptes du projet sont audités par des vérificateurs aux comptes indépendants et dûment reconnus, nommés à cet effet par l’Agence d’exécution en concertation avec l’OIBT ;

(iv) sauf disposition contraire dans la partie OIBT du budget du projet, les fonds de l’OIBT ne sont pas affectables au règlement des missions d’audit ;

(v) aux fins du projet, l’exercice financier du projet court du 1er janvier au 31 décembre de chaque année.

Section 5.04 : si la part des coûts réels du projet prise en charge par l’OIBT est inférieure à celle prévue dans le budget du projet au titre du présent Contrat, le solde non dépensé à l’achèvement du projet, comprenant les intérêts bancaires acquis, sera restitué à l’OIBT.

Section 5.05 : l’Agence d’exécution établit des procédures adéquates pour consigner par écrit et surveiller l’avancement physique, technique et financier du projet vers ses objectifs, y compris ses coûts, intérêts sur capital et autres bénéfices, et en identifiant les biens et services financés par l’OIBT.

Section 5.06 : les représentants de l’OIBT sont habilités à visiter toutes installations et tous sites figurant au projet, et d’examiner les comptes et registres, et les biens et services fournis dans le cadre du projet.

Section 5.07 : sur demande de l’OIBT, l’Agence d’exécution met à la disposition de l’OIBT toutes informations relatives à l’exécution, au financement ou au suivi du projet. En vue d’assurer le suivi, l’examen et l’évaluation du projet, l’Agence d’exécution remet les rapports d’avancement et les rapports techniques, ainsi qu’un rapport d’achèvement dans la forme, les modalités et suivant le calendrier requis par l’OIBT. L’Agence d’exécution fournit rapidement à l’OIBT toutes informations sur les délais,

événements ou obstacles susceptibles de compromettre notablement la réussite du projet.

Section 5.08 : l’Agence d’exécution remet tous les ans à l’OIBT, pendant toute la durée d’exécution du projet :

(i) [annuellement, les Plans d’opération annualisés ;]

(ii) [des rapports d’activité mensuels par le biais du Système OIBT de suivi en ligne ;]

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(iii)des rapports d’activité semestriels (au plus tard le 28 février et le 31 août) ;

(iv) les états financiers du projet non audités et les états de trésorerie concernant la part de financement

OIBT et la part homologue, comme éléments du rapport d’activité ;

(v) tous les éléments et produits issus du projet, dûment attestés et tous moyens de vérification au sens de la Grille du cadre logique, dès leur achèvement et leur obtention finale ou selon le calendrier du projet ;

(vi) un rapport final au plus tard trois mois après l’achèvement du projet.

Les rapports d’avancement, le rapport d’achèvement et les rapports techniques [, ainsi que les plans d’opération annualisés,] sont préparés suivant les modèles de rapports fournis dans le « Manuel

OIBT de suivi, examen, rapports et évaluation des projets ».

Section 5.09 : les réunions de suivi et d’examen, et celles du Comité directeur sont convoquées sur la demande de l’OIBT et réunissent des représentants de l’Agence d’exécution, de l’OIBT et du

Gouvernement. L’OIBT prend en charge les coûts de sa participation à ces réunions ; et les autres représentants prennent en charge leurs propres coûts. Des représentants des bailleurs de fonds au projet peuvent également siéger à leurs frais aux réunions du Comité directeur ou Comité technique.

ARTICLE VI

Publications et rapports techniques

Section 6.01 : toutes publications et tous rapports techniques résultant des travaux financés par le projet porteront, comme il se doit, mention de la reconnaissance du rôle de l’OIBT et du fait qu’ils font partie de la documentation produite par un projet approuvé de l’OIBT. Sauf convention contraire avec l’OIBT, les pages de couverture de ces publications porteront le nom de l’OIBT et arboreront son monogramme, et les publications ainsi que les rapports techniques du projet, s’il y a lieu, pourront être téléchargés du site web de l’Agence d’exécution.

Section 6.02 : l’Agence d’exécution remettra à l’OIBT et, sauf accord contraire, sans frais, un minimum de 25 exemplaires imprimés et un exemplaire en fichier électronique de chaque publication issue du projet.

Section 6.03 : l’Agence d’exécution préparera, en liaison avec le Secrétariat de l’OIBT un ou plusieurs articles rapportant les résultats du projet, ses publications et enseignements degagés, pour inclusion dans la revue de l’OIBT Actualités des forêts tropicales.

ARTICLE VII

Liquidation des immobilisations

Section 7.01 : avant l’achèvement du projet, l’Agence d’exécution propose, et l’OIBT décide des dispositions devant assurer la poursuite de l’utilisation ou la liquidation de tout équipement ou autres fournitures achetés avec les fonds OIBT du projet. L’OIBT avise par écrit l’Agence d’exécution de son acceptation des dispositions, ou de ses modifications à ces dernières, ou de la mise en œuvre d’autres dispositions.

Section 7.02 : sans préjudice des dispositions de la section 7.01 du présent article, la responsabilité de l’exécution du projet incombe à l’Agence d’exécution et la responsabilité de l’OIBT n’est pas engagée vis-à-vis de toute réclamation ayant pour origine l’exécution du projet ou l’usage de tout

équipement mis à disposition dans le cadre du projet.

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ARTICLE VIII

Responsabilités du gouvernement

Section 8.01 : le Gouvernement fait le nécessaire pour que la capacité de l’Agence d’exécution à s’acquitter de ses obligations au titre du présent Contrat, notamment celles prescrites aux articles II,

III, IV et V ne soit nullement compromise.

Section 8.02 : le Gouvernement fait le nécessaire pour assurer :

(a) la mise à disponibilité rapide des experts et autres personnes fournissant des prestations financées par l’OIBT dans le cadre du projet ; et

(b) le dédouanement rapide de tout équipement importé, ou de tout autres types de fournitures requis par le projet, les droits d’importation et frais connexes applicables à ces matériaux devant faire l’objet d’une exonération ou être portés dans les comptes du projet comme éléments de la contribution du Gouvernement à ce dernier.

Section 8.03 : le Gouvernement convient qu’aucunes impositions ou taxes ou frais de douanes pouvant être appliqués à l’importation de ces matériels, matériaux et fournitures pour le projet ne sera à la charge de l’OIBT. L’utilisation des fonds du projet ne sera pas autorisée pour le règlement de ces taxes et droits.

ARTICLE IX

Suspension

Section 9.01 : sans préjudice des dispositions de la section 3.03 du présent Contrat, en cas de violation manifeste du présent Contrat, où lorsqu’il appert que les conditions dans lesquelles ce dernier doit se dérouler ont changé a tel titre que, de l’avis du Directeur exécutif de l’OIBT, sa réalisation est improbable, l’OIBT pourra, par avis écrit, suspendre tous ses décaissements en l’attente d’un réexamen du projet.

Section 9.02 : si le financement OIBT du projet est suspendu, l’Agence d’exécution n’engagera aucunes dépenses, sauf accord écrit préalable de l’OIBT, dans des activités, biens ou services financés par ces fonds jusqu’à ce que ces financements aient repris. L’Agence d’exécution aura bonne garde des actifs et des valeurs précédemment financés par l’OIBT pour le projet, et avisera immédiatement tout sous-traitant dont les prestations sont réglées par les fonds de l’OIBT de suspendre ses activités dès que possible, de manière à minimiser les coûts du projet.

ARTICLE X

Résiliation

Section 10.01 : en application de l’article 31 du « Règlement financier et Règlement relatif aux projets de l’OIBT », le CIBT peut, sous préavis écrit, résilier son approbation et son financement du projet, en particulier dans les cas où il a acquis la conviction que :

(a) les ressources financières du projet sont détournées à telles enseigne que cela compromet la réalisation des objectifs du projet ; ou que

(b) les moyens techniques et/ou le personnel employés à l’exécution du projet sont détournés de leurs fins ou employés à mauvais escient, à telle enseigne que cela compromet la réalisation des objectifs du projet ;

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Section 10.02 : en cas de décision de résilier l’approbation et le financement du projet par le CIBT, les dispositions de la Section 9.01 ci-dessus s’appliqueront, et la part non utilisée des ressources dont l’OIBT a fait contribution au projet sera restituée à l’OIBT, et sera remis avec elle un dernier état audité des comptes du projet dans les trois mois suivant la date de résiliation.

ARTICLE XI

Règlement des litiges

Section 11.01 : tout litige survenant dans l’interprétation ou l’exécution du présent Contrat ou toute violation présumée du dit Contrat sera réglé à l’amiable par consultation ou négociation entre l’Agence d’exécution et l’OIBT dans le cadre des règles d’arbitrage de la CNUDCI (Commission des Nations

Unies pour le droit commercial international).

ARTICLE XII

Modification au contrat

Section 12.01 : le présent Contrat pourra être modifié par consentement mutuel écrit entre les Parties, chacune d’elles devant accorder sa pleine et bienveillante considération à toute proposition d’amendement.

ARTICLE XIII

Entrée en vigueur

Section 13.01 : EN FOI DE QUOI, les soussignés, représentants dûment nommés de l’Organisation internationale des bois tropicaux, du Gouvernement de [………nom du pays ……] et de [……… agence d’exécution ……] ont apposé leurs signatures aux noms des Parties sur le présent Contrat de projet établi en trois exemplaires aux dates indiquées ci-dessous. Le présent Contrat entrera en vigueur dès sa signature par toutes les Parties.

Directeur exécutif

Au nom du Gouvernement de

[…Nom du gouvernement…]

Fait le :

à :

(Nom et titre en capitales)

Au nom de l’Organisation internationale des bois tropicaux (OIBT)

Fait le :

à :

(Nom et titre en majuscules)

Au nom de [……agence d’exécution……]

Fait le :