légalement en activité dans le ou les pays où se déroule le projet ou avant-projet ; et tout contrat d’un montant égal ou supérieur à 100 000 dollars sera de même financé par l’organisation seulement après avoir été passé à l’issue d’un appel international à la concurrence conforme à ces directives.
S’agissant des contrats inférieurs à 25 000 dollars EU, et ceux portant sur des appareils et matériels spécialisés, livres et publications de projets scientifiques et technologiques de recherche appliquée, ou dans le cas où des quantités supplémentaires sont requises d’articles ayant été acquis par contrats passés après appel à la concurrence afin de répondre aux impératifs du calendrier d’exécution du projet ou de l’avant-projet, où en cas d’absence de toute concurrence véritable, le dispositif auquel on aura recours pourra consister à passer des marchés de gré à gré avec un petit nombre de fournisseurs locaux ou internationaux ou un fournisseur unique. Lorsque le projet fait appel à un petit nombre de fournisseurs, on cherchera à obtenir au moins trois devis. Lorsqu’un seul fournisseur est invité à faire une offre, l’agence d’exécution doit par voie de négociation s’efforcer de parvenir au résultat le plus efficace et économique.
5 Respect du calendrier de transmission des rapports d’activité, rapports financiers et techniques
L’agence d’exécution doit faire en sorte de remettre à l’OIBT les rapports d’activité et rapports techniques requis sans délais. Les rapports d’activité biannuels doivent être remis au plus tard le 28 février et le 31 août de chaque année de l’exécution du projet. Un rapport d’achèvement sera soumis au plus tard trois mois après l’achèvement du projet. Un plan d’opérations annuel sera soumis pour chaque année d’exécution. Des rapports techniques doivent être soumis à des dates spécifiées dans le POA et le document de projet.
Le rapport de lancement, les rapports d’activité, les rapports financiers, techniques et d’achèvement ainsi que le POA doivent être préparés suivant les directives, la présentation et les modèles prescrits dans le Manuel OIBT de suivi, examen, rapports et évaluation des projets (troisième édition, 2008).
Les rapports d’activité présentent généralement des informations d’ordre gestionnaire comme la description des activités entamées ou achevées durant la période considérée, le pourcentage de travaux effectués, et les coûts encourus. Les rapports techniques d’autre part développent les données techniques et scientifiques utilisées, leur analyse, et les résultats et recommandations.
6 Maintien permanent de la documentation du projet et tenue des comptes financiers
L’agence d’exécution est encouragée à conserver, après l’achèvement du projet, les pièces et traces écrites des opérations financières touchant les comptes du projet, de préférence sous forme de fichiers électroniques.
7 Modification du budget et des éléments du projet
Sur avis du Comité directeur du projet, le Directeur exécutif peut modifier la contribution de l’OIBT au budget du projet ou de l’avant-projet avec le consentement officiel des bailleurs de fonds du projet, pour un montant inférieur ou égal à 50 000 dollars par an ou une somme égale à 10 pour cent de la contribution OIBT approuvée par le Conseil si cette somme est inférieure à 50 000 dollars [Décision
2(X), Annexe 2].
Dans le cas où le projet n’a pas de Comité directeur, et sur demande du membre soumissionnaire, le
Directeur exécutif est autorisé à modifier le budget du projet ou de l’avant-projet, avec le consentement officiel des bailleurs de fonds, de 50 000 dollars EU par an ou d’une somme équivalente à 5 % du budget du projet si cette somme est inférieure à 50 000 dollars [Décision 5(XII)].
S’agissant d’amendement d’éléments internes au budget, le Comité directeur du projet peut modifier les coûts du projet de 10% au maximum; le Directeur exécutif peut le modifier de 20% au maximum ; toute proposition de modification supérieure à 20% doit être transmise au Comité concerné pour décision.
L’agence d’exécution peut demander une prorogation du projet sans coût supplémentaire en la soumettant aux Comités. Cette demande doit être transmise et signée par le Point focal et être assortie de justifications.
Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT
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