7. Il est souhaitable que les points de contact officiel prennent en considération les recommandations
émises par le groupe d’experts chargés des mesures destinées à améliorer la formulation et l’évaluation des propositions de projets [Document ITTC(XXXVI)/5], s’agissant notamment de la mise en place d’un mécanisme national d’information et d’échanges destiné à passer au crible les propositions de projets et d’avant-projets à l’aune des priorités nationales et de leur pertinence aux objectifs de l’OIBT.
8. Les membres qui décident de retirer des propositions de projets après leur soumission ne doivent pas ignorer que des coûts de traduction important et des heures de travail auront déjà été dépensés
à ces propositions. Les gouvernements doivent prendre la décision définitive d’appuyer toute proposition avant de la soumettre, compte tenu du fait que les amendements ne sont pas acceptés au-delà de la date limite, car les propositions sont traitées immédiatement pour être envoyées aux membres du panel d’experts.
9. La qualité de la langue utilisée dans la proposition doit être suffisante pour permettre l’évaluation de la proposition.
10. Les propositions de projets ne devraient pas compter plus de 30 pages, cependant que les propositions d’avant-projets ne devraient pas dépasser 15 pages (voir Manuel OIBT de formulation des projets, troisième édition, 2008).
11. Il est également rappelé aux auteurs que les propositions en grand nombre ou de longueur excessive et les fautes d’orthographe, de syntaxe et les erreurs de calcul que comportent certaines d’entre elles imposent aux traducteurs de l’OIBT et au Secrétariat une charge de travail qui ne peut être assurée dans les délais impartis du cycle de vingt-deux semaines.
12. Les propositions doivent être préparées et livrées imprimées sur papier A4 en utilisant la police de caractère « Ariel » taille 10.
13. Les Membres sont priés de faire acheminer par porteur une copie nette imprimée exempte de toutes annotations manuscrites, accompagnée d’une copie sur support électronique (CD-Rom) Microsoft
Word 2003 ou toute version inférieure. Les propositions doivent être soumises sous forme d’un fichier électronique unique renfermant tous les tableaux, cartes et annexes.
14. Lorsqu’un Panel d’experts recommande qu’une proposition soit révisée, le Membre soumissionnaire doit mettre en évidence à l’intention des traducteurs tous ajouts, suppressions ou modifications apparaissant dans la version révisée. Ces marquages pourront prendre la forme de soulignements, de caractères gras ou de surbrillance à l’encre fluorescente. Les portions de texte ainsi mises en évidence devront pouvoir être nettement distinguées du texte original. Des notes explicatives sur les modifications apportées au texte doivent être attachées à la proposition. On est prié de noter que les propositions de projets resoumises dont les parties révisées n’auront pas été ainsi mises en évidence ne seront pas examinées par le Panel d’experts et/ou les Comités techniques.
15. Les propositions qui ont été rejetées par l’OIBT à l’issue de trois soumissions, soit deux révisions, ne peuvent être soumises de nouveau.
16. Les propositions régionales doivent renfermer des engagements forts de la part des pays participants ou poursuivre de manière rigoureuse des objectifs partagés et envisager des activités communes en mentionnant celles déjà en cours s’il y a lieu.
17. Les propositions incomplètes ne sont pas acceptées.
3 Centre national d’information et d’échanges
Il est fortement conseillé aux pays membres de mettre en place un mécanisme national d’information et d’échanges en accord avec les recommandations émises par le Groupe d’experts sur les mesures destinées à améliorer la formulation et l’évaluation des propositions de projets, ces recommandations ayant été adoptées aux termes de la décision 3 du 37ème CIBT.
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Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT
