Fonction
Le mécanisme du centre national d’information et d’échanges doit aider le point de contact à passer au crible, préalablement à leur soumission, les propositions de projets et d’avant-projets à l’aune des priorités nationales et de la pertinence de chaque proposition aux buts de l’OIBT. Ce mécanisme doit servir de secrétariat technique du point de contact national qui doit lui permettre de procéder à l’évaluation des propositions et à leur attribution d’un rang de priorité. Il doit également évaluer les idées de projets
émanant des agences d’exécution lorsqu’elles sont soumises au point de contact avant de devenir propositions de projets à part entière. Il doit par ailleurs vérifier que les propositions sont complètes et s’assurer de la validité de leur présentation et de leur contenu, en vue de permettre leur expertise ultérieure.
Composition
Le centre national d’information et d’échanges doit être composé de responsables et de personnel du point de contact du pays intervenant dans le domaine de la gestion durable des forêts et du commerce du bois.
Dans l’idéal, les cadres de ce centre doivent bien connaître les règles et les procédures OIBT relatives à son cycle de projets. Les représentants d’agences d’exécution OIBT et d’agences collaboratrices peuvent
également être invitées en tant que membres, de même que des universitaires et des représentants d’organismes professionnels. Ces travaux doivent consister en des réunions d’évaluation, des examens de dossiers constitués de pièces et de textes pertinents de l’administration du pays et de l’OIBT, et comporter des interviews des acteurs sociaux et des visites de terrain si nécessaire.
Le centre d’information et d’échanges étant une initiative de pays membre, il doit bénéficier de crédits budgétaires suffisants de la part du gouvernement membre. Par décision du Conseil, l’OIBT est susceptible de fournir une assistance à l’organisation et au fonctionnement de ce mécanisme institutionnel.
4 Nombre et rangs de priorité des projets
Au vu du nombre limité de propositions de projets que le panel d’experts chargé de l’évaluation technique des propositions de projets est en mesure d’évaluer, les pays membres sont encouragés à limiter leur soumission de propositions de projet nouvelles à un nombre maximum de trois par panel d’experts, et lorsque le membre soumet plus d’une propositions de projets ou d’avant-projets, le point focal doit fournir une liste des propositions de projets faisant apparaître leur ordre de priorité à l’attention du panel d’experts
[Décisions 4(XXV), annexe A, Section III et 3(XXXVII)].
S’agissant des projets révisés soumis une deuxième fois aux experts, les pays membres soumettant plus d’un projet doivent également attribuer à ces derniers un rang de priorité en fonction des commentaires du panel, en retenant notamment le critère de pertinence aux objectifs de l’OIBT, à son plan d’action et à d’autres lignes directrices, ainsi que tous critères propres au pays.
5 Délais de soumission
Le calendrier du cycle des projets OIBT fixe à deux semaines après la fin de chaque session du Conseil la date limite de soumission des positions de projets d’avant-projets destinées à l’examen du Conseil suivant.
Les dates exactes de soumission des propositions sont annoncées à tous les pays membres dans le calendrier du cycle des projets pour toute session du Conseil donnée. Ce calendrier est également mis en ligne sur le site Internet de l’OIBT.
Les propositions dont la soumission n’a pas eu lieu dans les délais fixés par l’OIBT ne seront pas retenues pour évaluation.
6 Re-soumission de projets approuvés
Les projets approuvés par le Conseil qui n’ont pas reçu leur financement dans les 20 mois peuvent être révisés et soumis à nouveau au Comité ou au Conseil. À défaut, le projet est déchu de sa qualité de projet approuvé. [Décision 2(X)] et se voit frappé de caducité.
Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT
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