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IX Lancement du projet
1 Durée
L’agence d’exécution doit remettre un rapport de lancement dans les deux mois suivant l’approbation et le financement du projet ou avant-projet et après la conclusion du contrat de projet, celle-ci constituant un préalable au décaissement de la première tranche de financement. La date officiellement de lancement du projet est le jour de réception par l’agence d’exécution du premier décaissement, l’OIBT devant être avisée de cette réception.
2 Dispositions relatives au lancement
Le rapport de lancement fournit les informations nécessaires pour établir que les activités préparatoires
à l’exécution du projet sont en cours. L’agence d’exécution doit confirmer dans ce rapport que les espaces et équipements de bureau adéquats sont en place, qu’un compte bancaire en dollars a été ouvert pour le projet, que le personnel d’encadrement du projet a été désigné ayant en son sein le personnel homologue, que des contrats ont été passés avec les agences collaboratrices et qu’un plan d’opération annualisée a été rédigé pour la première année d’exécution (POA 1) dont une copie doit être jointe au rapport. Le POA de la première année généralement ne diffère guère dans ses activités, calendrier des travaux et budgets de celui figurant dans le document de projet, si ce n’est sur la date de lancement et certains ajustements mineurs.
Par ailleurs, l’agence d’exécution doit aviser l’OIBT par écrit que le projet est sur le point de commencer officiellement alors que doit intervenir l’achèvement des activités préparatoires telles que décrites dans le rapport de lancement.
Le rapport de lancement doit être conforme au modèle présenté en annexe A du Manuel OIBT de suivi, examen, rapports et évaluation des projets (troisième édition, 2008).
S’agissant des avant-projets et des petits projets, l’agence d’exécution doit se contenter de confirmer dans le rapport de lancement que des équipements de bureaux suffisants sont en place, qu’un compte en dollars EU a été ouvert pour le projet, que le personnel d’encadrement du projet a été désigné, parmi lequel le personnel homologue, et qu’un contrat a été dressé avec les agences collaboratrices éventuelles.
S’agissant de projets de plus grande complexité et d’une durée de 24 mois au moins, et dont le budget dépasse les 400 000 $, un premier plan d’opération annualisé (POA 1) doit être joint au rapport de lancement et approuvé en même temps que ce rapport. Le POA doit respecter le modèle présenté en annexe B au Manuel OIBT de suivi, examen, rapports et évaluations des projets (troisième édition, 2008)
3 Approbation du rapport de lancement comprenant le POA et un plan des travaux détaillé
Les directeurs des projets des divisions OIBT concernées et le responsable financier doivent passer en revue le rapport de lancement afin de déterminer le degré de préparation de l’agence d’exécution qui s’apprête à entamer le projet. Pour les projets OIBT d’une durée égale ou supérieure à 24 mois et d’un budget dépassant les 400 000 $, le premier POA doit lui aussi être évalué et approuvé en même temps que le rapport de lancement.
4 Lettre de non objection relative au personnel d’encadrement du projet et aux consultants
Le premier POA devant être approuvé avec le rapport de lancement du projet doit préciser quel personnel d’encadrement et quel consultant doivent être engagés pour la première année des opérations, en y joignant leur curriculum vitae, leur cahier des charges répondant aux termes de référence inscrits au document de projet, la durée et le tarif de leurs services.
Les directeurs des projets concernés ayant passé en revue ce rapport sans émettre d’objection, le
Directeur exécutif de l’OIBT produit une lettre de non objection ou lettre d’accord à l’effet d’approuver l’engagement de ce personnel et de ces consultants.
Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT
