5 Préalables requis pour le premier décaissement de fonds OIBT
L’approbation du rapport de lancement assorti de son POA constitue le double préalable au premier décaissement de fonds OIBT grâce auquel le projet peut commencer. L’agence d’exécution doit en outre aviser l’OIBT qu’elle est prête à entamer les activités du projet.
X Exécution du projet
1 Commencement de l’exécution d’un projet
Tout projet débute de manière officielle, après la signature du contrat de projet par les représentants dûment autorisés du gouvernement membre, de l’agence d’exécution et du directeur exécutif de l’OIBT ; ce lancement s’effectue grâce aux premiers versements de fonds permettant la mise en œuvre des premières activités du projet en fonction d’un rapport de lancement approuvé qui doit faire état des achats effectués par le projet, de l’engagement de consultants et du personnel de direction du projet.
Un contrat de projet valide et la réception par l’agence d’exécution du premier décaissement de fonds signifient que l’exécution du projet est entamée.
L’agence d’exécution doit remettre un rapport de lancement après la signature du contrat de projet, la remise de ce rapport constituant un préalable au premier décaissement de fonds. En outre, l’agence d’exécution doit aviser l’OIBT de la date à laquelle le projet doit débuter. Le secrétariat de l’OIBT prend acte du commencement réel de chaque projet à des fins de gestion, de suivi et d’évaluation ; il prend acte
également de toutes activités connexes à l’exécution jusqu’aux phases de conclusion du cycle de projet.
2 Décaissements suivants des fonds OIBT
Le décaissement des tranches de financement suivantes par l’OIBT à l’appui de projets et de petits projets est effectué par le Secrétariat de l’OIBT sur réception des rapports d’activité semestriels et des états de trésorerie faisant apparaître le solde financier que lui transmet l’agence d’exécution, assortis de demandes de versement de fonds articulant le calendrier, les sommes et les coûts inscrits au plan d’opération annualisé, et prenant en compte le stade d’exécution devant être atteint à l’issue de la période correspondant à l’utilisation des fonds sollicités.
Le dernier décaissement est effectué par l’OIBT sur remise du dernier rapport d’activité semestriel et d’une demande justifiée de versement prenant en considération les coûts projetés dans le dernier
POA remis en vue d’une conclusion satisfaisante du projet.
3 Sélection des auditeurs financiers et soumission des états financiers annuels et de l’état final audités
Le contrat de projet spécifie que l’agence exécution doit remettre à l’OIBT des états financiers annuels et un état final audités.
Un état annuel audité est remis dans les trois mois suivant la clôture de l’exercice financier. Aux fins de l’audit, l’exercice annuel des projets désigne la période courant du 1er janvier au 31 décembre.
Conformément à la Décision 4(XXV) du CIBT, l’audit financier annuel n’est requis que pour les seuls projets d’une durée égale ou supérieure à deux ans et d’un budget OIBT supérieur à 200 000 dollars EU.
Un dernier état audité des projets et avant-projets est remis dans les quatre (4) mois faisant suite à l’achèvement du projet. A titre exceptionnel, l’OIBT peut demander une déclaration d’audit financier quel que soit le moment où le secrétariat de l’OIBT en éprouvera le besoin.
Les comptes du projet doivent être audités par des commissaires aux comptes indépendants dûment reconnus, sélectionnés par l’agence d’exécution en concertation avec l’OIBT. Le cabinet d’audit doit
être sélectionné en obtenant et en évaluant des devis de la part d’au moins trois cabinets d’audit.
Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT
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