Le comité directeur du projet peut tenir des réunions ordinaires y compris sans la présence du représentant de l’OIBT pour aborder des dossiers urgents qui appellent des solutions immédiates.
Les décisions du comité directeur du projet doivent être prises à l’unanimité et être soumises à l’examen du conseil à la discrétion de tout membre du comité [Décision 2(X)]. Les décisions, ainsi que les procès-verbaux des délibérations, doivent être consignés par les participants concernés de l’OIBT dans une des langues officielles de l’organisation. Ces transcriptions et procès-verbaux doivent être transmis rapidement à l’OIBT, à l’agence d’exécution, au gouvernement hôte et aux bailleurs de fonds concernés. Les arguments qui sous-tendent les préconisations avancées et les décisions prises par le comité directeur du projet doivent être couchés dans les procès-verbaux en référence aux constatations faites sur l’état des travaux du projet sur le terrain, et à la lumière des rapports d’activité du projet produits par l’agence d’exécution.
Le secrétariat doit remettre au(x) comité(s) permanent(s) concernés une liste des rapports où sont consignées les décisions prises par les comités directeurs des projets. Tout membre du Comité permanent concerné peut dès lors demander au Conseil d’examiner toute décision prise par un comité directeur de projet, et le secrétariat prendra toutes les dispositions nécessaires pour que cette décision puisse être examinée.
Tous les suivis et examens du projet, tant ceux effectués par l’agence d’exécution que par l’OIBT, ainsi que ceux effectués par tout comité directeur de projet, s’opèrent en recourant à la grille du cadre logique et au plan des travaux correspondants comme cadre principal de référence. L’examen de projet, tout comme le suivi, doit en particulier examiner systématiquement les indicateurs de résultat de chacun des éléments du projet : produits, objectif(s) spécifique(s) et objectif de développement. S’agissant de la grille du cadre logique, l’équipe de suivi et examen doit se référer au Manuel OIBT de formulation des projets (troisième édition, 2008). Les directives relatives à la planification et à la conduite des réunions du CDP/CTP, comprenant les grilles de présentation de l’ordre du jour, les procès-verbaux et le plan des rapports, figurent en Annexe I.
4 Planification, préparation et conduite des missions d’examen
Les missions de suivi et d’examen d’un projet (MSE) OIBT consistent en une réunion du PDP/CTP et une visite à la station du projet. Pour chaque projet en cours d’exécution, quelle que soit sa taille, une
MSE doit être effectuée au moins une fois par an (les avant-projets ne sont généralement pas visités).
En principe, chaque MSE doit comporter une visite à la station de projet ; dans les cas où cela n’est pas possible (soit que la station du projet est trop éloignée ou que sa visite présente des risques d’insécurité trop importants) la station du projet doit être visitée au moins une fois pendant le déroulement du projet.
L’agence d’exécution est chargée d’assurer les moyens de transport requis pour se rendre à la station du projet et de garantir la présence des acteurs ou des participants au projet lors de cette visite.
S’agissant des projets dont l’exécution doit s’étalier sur plus de 24 mois, et auxquels l’OIBT contribue au moins 400 000 dollars EU, les missions d’examen sont effectuées par le Comité directeur du projet. L’équipe chargée de la mission d’examen se compose normalement d’un représentant de l’OIBT et d’au moins un représentant du ou des gouvernements dans les territoires desquels se déroule le projet ; elle pourra également compter en son sein un représentant des bailleurs de fonds ayant contribué au financement du projet par le Compte spécial.
Les missions d’examen portant sur les petits projets ou ceux de moindre durée sont effectuées par le personnel de l’OIBT, le cas échéant en coopération avec l’agence d’exécution et le gouvernement hôte.
Les missions d’examen prises en main par l’OIBT sont conduites par le responsable des projets désigné par la Division exerçant sa tutelle sur le projet. Ces responsables sont principalement affectés au suivi et
à l’examen de projets situés dans les zones géographiques d’Asie-Pacifique, d’Afrique et d’Amérique du
Sud tropicale. Ils font également office de représentants OIBT dans les réunions des CDP et CTP.
Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT
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