des projets. OIBT IG 15

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ANNEXE B DOCUMENTS DE TRAVAIL RELATIFS AU

NOUVEAU SYSTÈME D’ÉVALUATION

DES PROJETS

Appendice B.1

Critères d’adjudication, indicateurs de qualité et tableaux de notation servant

à l’évaluation des nouvelles propositions de projets et d’avant-projets

Tableau révisé des critères d’adjudication des propositions de projets OIBT

Pertinence

Pertinence à l’OIBT Indicateurs qualificatifs :

(i) contribution à l’exécution des objectifs de l’AIBT et du Plan d’action de l’OIBT, notamment de ses domaines prioritaires,

à savoir contribution directe à la réalisation de l’Objectif 2000

(ii) explication dans la proposition de projet des conditions que celui-ci instaurera en faveur d’une production de bois à caractère durable, de la transformation rentable du bois, et d’une meilleure connaissance des marchés

(iii) valeur dite de rayonnement, à savoir que les produits du projet sont réplicables ou transposables, qu’ils offrent un intérêt pour des pays tiers, en sus du pays déposant la proposition de projet, et qu’ils leur sont assimilables

Conformité aux politiques nationales correspondantes dans le pays

Indicateurs qualificatifs :

(i) éléments attestant de la contribution du projet à la poursuite et la réalisation des politiques et programmes nationaux, ou à l’élaboration de ces programmes

(ii) volet renforcement des capacités et formations

1 Processus d’élaboration du projet (susciter l’appropriation)

1.1 Origine des informations et des sources utilisées

Indicateurs qualificatifs :

(i) mention précise des résultats utiles de tous projets ou avant-projets précédents

(ii) qualité et diversité des sources d’information

Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT

1.2 Implication des acteurs et analyse du problème

1.2.1 Identification et analyse des acteurs

1.2.2 Implication des acteurs clé aux stades de la formulation et de l’exécution du projet

Indicateurs qualificatifs :

(i) description du processus d’identification des acteurs par ex. Organismes publics collaborateurs, organisations, entreprises,

ONG ou communautés

(ii) analyse de la dépendance de l’exécution du projet envers les acteurs

(iii) description du rôle potentiel des acteurs identifiés

Indicateurs qualificatifs :

(i) référence aux avis et apports de représentants des divers acteurs considérés, et de la manière dont ces apports seront pris en compte

(ii) claire indication du degré d’accord sur l’intérêt qu’offre la proposition de projet

(iii) éléments attestant de la manière dont tous les acteurs ont influé sur le mode d’élaboration du projet et la teneur de la proposition de projet

(iv) description de la manière dont les acteurs se trouveront associés à l’exécution du projet et éléments probants à cet égard

(voir également 2.6.1)

(v) éléments attestant d’une implication et d’un engagement précoces des organismes collaborateurs

(vi) s’agissant des populations riveraines, conformité avec l’annexe B du manuel

OIBT de formulation des projets

1.2.3 Analyse rationnelle du problème

Indicateurs qualificatifs : i) Analyse logique et compréhensible du problème, traitant les causes et non seulement les symptômes

2 Structure et contenu de la proposition de projet

(ii) Rationalité de l’arbre des problèmes

2.1 Stratégie d’exécution et valeur stratégique

Indicateur qualitatif :

(i) démarche et stratégie de mise en œuvre définies et justifiées

(ii) complexité de la proposition de projet

(organigramme du projet, politiques suivies et environnement administratif)

(iii) importance du site ou de la situation et accessibilité

(iv) situation socioéconomique du lieu de déroulement du projet, et

(v) choix des partenaires du projet

Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT

2.2 Aspects scientifiques et techniques

2.3 Cohérence interne : analyse du problème/ cadre logique et budget

2.4 Hypothèses et risques

2.3.1 Rationalité du cadre logique

Indicateurs qualificatifs :

(i) cohérence et lien logique entre problèmes identifiés et objectifs de développement et spécifiques

(ii) précision et pertinence de l’objectif de développement et des objectifs spécifiques

(iii) objectif spécifique bien centré et réalisable

(iv) cohérence entre problèmes identifiés et objectifs définis, entre objectifs spécifiques et produits, et entre produits et activités

(v) de bons indicateurs dans le cadre logique pour les objectifs spécifiques et les produits

2.3.2 Apports et budget Indicateurs qualificatifs :

(i) les ressources affectées au projet sont suffisantes pour l’obtention des produits

(ii) postes budgétaires correspondant aux activités

(iii) coûts unitaires justes

(iv) évaluation réaliste des contributions des partenaires et des organismes de financement

2.4.1 Hypothèses et risques

Indicateurs qualificatifs :

(i) référence à un examen des travaux et dossiers publiés, sources des données et technologies dominantes

(ii) analyse appropriée de l’état actuel des techniques et aspects scientifiques

(iii) usage adapté des technologies et méthodologies scientifiques

2.4.2 Des mesures sont prises en vue d’atténuer les risques

Indicateurs qualificatifs :

(i) une estimation est faite de la probabilité que les hypothèses se réaliseront

(ii) les risques sont liés aux hypothèses, sont bien définies et élaborées

Indicateurs qualificatifs :

(i) des conditions ont été créées pour se prémunir contre les risques ou les atténuer

(ii) l’analyse des risques en phase de planification débouche sur des stratégies de veille permanente durant la phase d’exécution (voir également 3.3.2

Suivi et établissement des rapports)

Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT

2.5. Impact

2.6 Reprise et pérennisation

2.5.1 Impact environnemental

Indicateur qualitatif :

(i) le projet améliore la qualité de l’environnement. Dans le cas contraire, devraient être mentionnées une analyse d’impact environnemental et des mesures atténuatrices d’impact

2.5.2 Impacts sociaux Indicateur qualitatif :

(i) description des avantages potentiels pour les acteurs et la manière dont leurs intérêts pourront en être affectés

(ii) le projet améliore les conditions sociales des bénéficiaires visés ; dans le cas contraire, il doit être fait référence à l’analyse d’impact social et à aux mesures atténuatrices qui doivent être prises

2.5.3 Impacts

économiques

2.6.1 Reprise ou appropriation à court terme et mise en application des produits par les bénéficiaires visés (pouvoirs publics, population riveraine, secteur privé)

Indicateurs qualificatifs

(i) description des avantages potentiels pour les acteurs et la manière dont leurs intérêts pourront en être affectés

(ii) le projet améliore les conditions

économiques des bénéficiaires visés. Si tel n’est pas le cas, il doit être fait référence

à une analyse d’impact économique et des mesures d’atténuation d’impact

Indicateurs qualificatifs :

(i) degré de participation réelle des acteurs

à la formulation et à l’exécution de la proposition de projet (voir également 1.1.2)

(ii) mesures devant être proposées pour assurer un effet positif et une appropriation des connaissances et résultats issus du projet

(iii) stratégie de diffusion réaliste et conçue sur mesures pour les différentes catégories ciblées

(iv) Présence dans la proposition de projet d’un volet formation et vulgarisation

Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT

2.6.2 Pérennité

(fonctionnement

à long terme)

Indicateurs qualificatifs :

(i) une stratégie d’après projet est présentée contenant les éléments ci-dessous

(ii) esquisse d’ensemble sur les activités devant

être exécutées après l’achèvement du projet, par exemple l’entretien des

équipements et installations, la mise en œuvre des procédures et concepts nouveaux etc.

(iii) indication des acteurs ou partenaires qui devraient intervenir dans les programmes complémentaires

(iv) indication du nombre des acteurs nécessaires et de leur capacité requise

(v) indication de la capacité qualitative et des moyens disponibles pour prolonger l’activité

(vi) disponibilité des instruments sociaux, financiers et institutionnels propres à garantir la pérennité

3 Aspects organisationnels

3.1 Expérience, fiabilité et qualité de l’agence d’exécution ainsi que des sous-traitants et des organismes collaborateurs

3.2 Structure organique du projet

3.1.1 Agence d’exécution Indicateurs qualificatifs :

(i) l’agence d’exécution compte à son actif la gestion de projets ou est assistée d’un chef de projet expérimenté

3.1.2 Sous-traitants et organismes collaborateurs

(ii) éléments attestant de la participation passée du personnel à la formulation de projets

Indicateur qualitatif :

(i) la proposition de projet mentionne clairement quels acteurs sont associés

à l’exécution du projet et comporte des

éléments qui attestent de leur engagement et de leur capacité (de gestionnaire)

à accomplir un cahier de charges

Indicateurs qualificatifs :

(i) organigramme clair, mentionnant les attributions respectives et les rapports hiérarchiques

(ii) blocs d’activités dont l’exécution incombe

à l’agence d’exécution et à chacun des organismes collaborateurs

(iii) dispositifs organisationnels et gestionnaires spécifiques, coordination, comité directeur

Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT

3.3 Chronogramme,

Plan d’exécution par année (PEA), actions de surveillance et rapports de veille/suivi

3.3.1 Chronogramme et PEA

3.3.2 Actions et rapports de veille/suivi

Indicateur qualitatif :

(i) bonne construction des organigrammes, du chronogramme et de l’enchaînement des activités. Dans le cas des projets d’une durée supérieure à 24 mois, un plan d’exécution par année (PEA) doit

être produit (sans pour autant être nécessairement présenté dans la proposition)

Indicateurs qualificatifs :

(i) (un plan de suivi ou de veille interne fait partie du plan des travaux

(ii) des dispositifs efficaces de veille et de production de rapports s’agissant des risques internes et externes, et permettant des réponses appropriées et sans délais aux risques et possibilités nouvelles

(iii) évaluation de résultat

Appendice B.II

Critères d’adjudication des propositions d’avant-projets de l’OIBT

1 Pertinence du projet futur (produit principal)

1.1 Objectif de développement et objectifs spécifiques du projet futur intéressant l’OIBT et le pays soumissionnaire

Indicateurs qualificatifs :

(i) le projet contribuera à la réalisation des objectifs de l’AIBT et du Plan d’action de l’OIBT, en particulier à ses domaines prioritaires, notamment de par sa contribution directe à la réalisation de l’Objectif 2000

(ii) la proposition de projet envisagée expliquera les conditions que celui-ci créera en faveur de la gestion durable des forêts productrices de bois, de la transformation efficiente du bois et pour une meilleure connaissance du marché

(iii) valeur dite de rayonnement, à savoir que les produits du projet offrent un intérêt pour des pays tiers en sus du pays soumettant, et qu’ils leur sont assimilables

(iv) éléments attestant de la contribution du projet à la poursuite et la réalisation des politiques et programmes nationaux, ou

à l’élaboration de ces programmes

1 Analyse du problème

1.1 Analyse préliminaire du problème

Indicateur qualitatif :

(i) analyse préliminaire logique et compréhensible des problèmes à traiter par le projet futur

Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT

2 Comblement des lacunes dans l’information et genèse d’une appropriation (activité principale)

2.1 Implication des catégories ciblées et organismes collaborateurs pressentis

Indicateurs qualificatifs :

(i) procédures rationnelles d’identification et de consultation des communautés locales, organismes collaborateurs, gouvernement, secteur privé, ONG

(ii) description des méthodes permettant de susciter une appropriation et motivant des engagements, et indicateurs attestant de l’incidence de ces consultations sur la proposition de projet

2.2 Examen des textes et de la documentation publiés

Indicateurs qualificatifs :

(i) analyse des besoins en matière d’information

(ii) qualité et diversité des sources d’information

3 Cohérence : Rationalité du cadre logique, du budget et du plan des travaux de la proposition d’avant-projet

3.1 Cadre logique Indicateur qualitatif :

(i) cohérence entre les problèmes identifiés dans la formulation de la proposition de projet et les objectifs spécifiques de la proposition d’avant-projet (ces derniers ne sont pas les objectifs spécifiques préliminaires de la proposition de projet elle-même), entre les objectifs spécifiques de la proposition d’avant-projet et ses produits, et entre ses produits et ses activités

3.2 Apport et budget

3.3 Plan de travail

Indicateurs qualificatifs :

(i) les ressources allouées à l’avant-projet sont suffisantes pour la délivrance des produits

(ii) postes budgétaires correspondant aux activités

(iii) coûts unitaires justes

(iv) évaluation réaliste des contributions des partenaires et des organismes de financement

Indicateurs qualificatifs :

(i) bonne construction des organigrammes, du chronogramme et de l’enchaînement des activités

(ii) cohérence entre activités, fonds et moyens disponibles

Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT

Tableau de notation révisé – propositions de projets OIBT PD :

Panel d’expert : Date :

Nom de l’évaluateur :

Profession/degré de formation :

Intitulé :

Pertinence

Pertinence à l’OIBT

Conformité aux politiques nationales correspondantes dans le pays

Aspect 1. Processus d’élaboration du projet (20)

1.1 Origine des informations et des sources utilisées

1.2 Implication des acteurs et analyse du problème

1.2.1 Identification et analyse des acteurs

1.2.2 Implication des acteurs

1.2.3 Analyse du problème

Aspect 2. Contenu de la proposition de projet (55)

2.1 Stratégie d’exécution

2.2 Aspects scientifiques et techniques

2.3 Cohérence : grille logique et budget

2.3.1 Cadre logique

2.3.2 Apports et budget

2.4 Hypothèses et risques

2.4.1 Hypothèses et risques

2.4.2 Des mesures sont prises en vue d’atténuer les risques

2.5 Impact

2.5.1 Impact environnemental

2.5.2 Impacts sociaux (bénéficiaires)

2.5.3 Impact économique

2.6 Pérennité

2.6.1 Reprise ou appropriation à court terme et mise en application des produits

2.6.2 Pérennité (fonctionnement à long terme)

Notes Scores Seuil

Seuil atteint?

Oui/Non

Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT

Intitulé :

Aspect 3. Aspects organisationnels (25)

3.1 Expérience, fiabilité et qualité de l’agence d’exécution et des organismes collaborateurs

3.1.1 Agence d’exécution

3.1.2 Sous-traitants et collaborateurs

3.2 Structure organique du projet

3.3 Chronogramme, actions de surveillance et rapports

3.3.1 Chronogramme et plan d’exécution annuel (PEA)

3.3.2 Actions et rapports de veille/suivi

Proposition de projet dans son ensemble (100)

Notes Scores Seuil

Seuil atteint?

Oui/Non

75 Oui/Non

Signification des notes :

0 = échec 1 = très faible 2 = faible

Grille de classement des propositions :

3 = moyen 4 = bien 5 = excellent

1) La proposition est recommandée au Comité avec intégration d’amendements.

2) La proposition nécessite des modifications indispensables et doit être renvoyé à ses auteurs.

3) La proposition n’est pas acceptée car une proposition d’avant-projet est nécessaire qui devra, selon ce qu’indique le Panel d’experts, être soumise au Panel d’experts ou directement au Comité.

4) La proposition n’est pas recommandée mais transmise au Comité avec la recommandation de ne pas l’approuver. Justification doit être fournie aux auteurs et au

Comité (par exemple la proposition n’atteint pas les seuils en cas de proposition rev.2 ; projets non pertinents ; projet comportant des informations insuffisantes, etc.)

Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT

Tableau de notation révisé – Proposition d’avant-projet OIBT PPD :

Panel d’expert : Date :

Nom de l’évaluateur :

Profession/degré de formation :

Intitulé :

Pertinence au futur projet (produit principal)

Pertinence à l’OIBT et au pays

Aspect 1. Analyse du problème (5)

1.1 Analyse préliminaire du problème

Aspect 2. Comblement des lacunes dans l’information et genèse d’une appropriation

(activité principale) (10)

2.1 Implication des catégories ciblées et organismes collaborateurs pressentis

2.2 Examen des textes et de la documentation publiés

Aspect 3. Rationalité du cadre logique, du budget et du plan des travaux (15)

3.1 Rationalité du cadre logique

3.2 Apport et budget

3.3 Plan des travaux

Proposition d’avant-projet dans son ensemble (30)

Notes Scores Seuil

Seuil atteint?

Oui/Non

Signification des notes :

0 = échec 1 = très faible 2 = faible

Grille de classement des propositions :

3 = moyen 4 = bien 5 = excellent

Categorie 1 : propositions ayant réalisé un score égal ou supérieur à 75 pour cent du score maximal en atteignant tous les seuils (des amendements mineurs pouvant encore y être apportés) ;

Categorie 2 : propositions dont le score total se situe dans la tranche 50 à 75 pour cent atteignant au moins le seuil de pertinence.

Categorie 3 : propositions qui n’atteignent pas le seuil du critère de pertinence ou dont le score total est inférieur à 50 pour cent du score total maximal.

Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT

DIAGRAMME DE CIRCULATION POUR LE CLASSEMENT DES PROJETS

Seuil de pertinence

à l’OIBT atteint

Score total ≥ 75%

Score total ≥50%

Tous les seuils sont atteints Sauf 2

Seuils de participation des acteurs et d’analyse du problème atteints

3 4

Les seuils non atteints ne doivent pas être :

– Participation des acteurs/

analyse du problème,