ANNEX E EXEMPLE DE CONVENTION ENTRE
AGENCE D’EXÉCUTION ET L’AGENCE
COLLABORATRICE
Protocole d’accord
entre
L’AGENCE D’EXÉCUTION AUX PHILIPPINES (AE)
et
L’AGENCE COLLABORATRICE (AC)
SUR L’EXÉCUTION DU PROJET PD 167/02 REV.2 (F)
Intégration des Unités forestières d’aménagement (UFA) dans les Unités de développement durable (UDD) par l’aménagement forestier concerté à Surigao del Sur (Philippines)
Nous, les soussignés, représentants autorisés de l’AE et de l’AC, avalisons cet accord comme document officiel devant encadrer l’exécution du projet par les deux agences conformément à l’article III, section
3.03 (a) du contrat de projet.
SECTION 1. RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES
AE est l’agence d’exécution du projet. Elle sera chargée de la gestion et de l’administration générales de toutes les activités du projet, et sera également chargée de rendre compte directement de tous les résultats
à l’OIBT et aux autres agences et groupes représentés dans le Comité directeur du projet. Elle est également chargée de recevoir, débourser et gérer tous les fonds décaissés par l’OIBT au projet en accord avec les règles et règlements de l’OIBT.
AC sera l’agence de collaboration à l’exécution du projet. Elle est chargée de mettre à disposition le site du projet, de mettre en place les services auxiliaires, de dispenser toutes informations supplémentaires, et de communiquer les données requises par le projet ; elle est principalement chargée de mettre en œuvre les interventions aménagistes au sein de l’UFA (coupes attribuées sous contrat) en accord avec le plan d’aménagement forestier produit dans le cadre du projet OIBT PD 35/96 Rev. 2(F). Elle participera
également à la conduite d’activités de sensibilisation par le biais de son Unité de relations avec les collectivités, mise en place à l’issue du projet OIBT susdit.
Les deux agences sont convenues de mobiliser le personnel nécessaire au soutien gestionnaire, administratif et technique devant être apporté au projet conformément au Plan des travaux et en utilisant les fonds homologues affectés à cette fin. Elles nommeront également un représentant et un représentant suppléant au Comité directeur du projet.
SECTION 2. CONTRIBUTIONS HOMOLOGUES
L’AE et la CA sont convenues de prendre en charge à parts égales la contribution homologue s’élevant
à 281 750 $, en numéraire et en nature, affectée à l’exécution du projet. Les deux agences effectuent un apport de 86 000 $ pour la première année d’exécution ; de 126 000 $ pour la deuxième année, et de
33 000 $ pour la troisième année. Elles prendront également en charge à parts égales les frais de gestion de 36 750 $ devant servir à appuyer des activités au service de la collectivité, par des versements d’un montant égal opérés au cours de la deuxième et de la troisième année des opérations.
Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT
65
Les contributions homologues comprennent la mise à disposition d’espaces et équipements de bureau pour toutes les activités du projet. Les équipements du bureau central seront mis à disposition par l’AE
à Quezon City tandis que le bureau du site du projet à Surigao del Sur sera mis à disposition par l’AC.
SECTION 3. OBLIGATIONS DE RENDRE COMPTE
EA est chargée de préparer et de soumettre à l’OIBT tous les rapports d’activité, rapports techniques, et le rapport d’achèvement en conformité avec le document de projet et le contrat de projet. Elle doit
également remettre à l’OIBT les états financiers relatifs à l’utilisation des fonds des projets, et, à la fin du projet, un relevé de compte final relatif aux fonds de l’OIBT et aux fonds homologues ; ce relevé devant
être audité par des commissaires aux comptes reconnus et nommés par l’AE en concertation avec l’OIBT.
L’AC doit collaborer à l’adoption de normes de rapports an fournissant des données et des informations autant que de besoin.
Le présent accord doit prendre effet à la date de sa signature par les deux parties.
Date :
Lieu :
Président et CEO
AE
Date :
Président et Directeur général
AC
Lieu :
66
Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT
