GLOSSAIRE
Termes et concepts afférents au cycle des projets OIBT
(Ces termes et concepts sont plus amplement élaborés dans les manuels des projets et les SOP)
Acteur
Activité
Appel à la concurrence /
Offres soumises à concurrence
• Soumission répondant à un appel à la concurrence
• Appel international
à la concurrence
Une personne, un groupe, une organisation, institution ou entreprise qui (doit) aider à exécuter et à entretenir le projet et/ou qui est appelé à être touché par ses effets.
Processus de transformation des apports ou intrants (ressources humaines, fonds, équipements) en produits. Unité première de management d’un projet, qui peut être précisément définie, chiffrée, programmée, exécutée et contrôlée.
Système ou procédure utilisée pour l’achat de biens et services auprès de sociétés qualifiées pour y répondre et exploitée légalement dans les pays où les projets sont situés, dont les offres sont parmi les mieux-disantes au regard de spécifications et cahiers des charges.
Soumission déposée dans un cadre concurrentiel par des fournisseurs ou entrepreneurs qualifiés pour un marché contractuel dont la valeur est égale ou supérieure à 25 000,00 dollars EU.
Soumission déposée dans un cadre concurrentiel international par des fournisseurs ou entrepreneurs qualifiés pour un contrat d’une valeur égale ou supérieure à 100 000 dollars EU.
Complexité d’un projet La complexité de la structure de direction d’un projet ; la complexité socioéconomique de la région du site du projet, marquée par exemple par des tensions ethniques ; complexité administrative de la station de projet, p.ex. combien d’administrations publiques sont impliquées, combien de collectivités locales (chiffre des populations impliquées) ?
Consultant Un professionnel ou un spécialiste, ou un cabinet spécialisé, recruté sous contrat pour produire des services utiles à un projet.
• National
• International
Cabinet-conseil /
Cabinet de consultants
Professionnel du pays où le projet est exécuté et disposant d’une expérience en rapport avec le projet considéré dans un cadre limité au pays.
Consultant disposant d’une expérience internationale ou mondiale en rapport avec le projet considéré.
Entreprise légalement constituée, se composant principalement d’un personnel de spécialistes, dont l’objet social est offrir des services d’expertise conseil, des expertises ou divers services professionnels.
Objectif de développement Objectif large ou de niveau supérieur auquel le projet, avec d’autres projets, contribue et dans lequel s’inscrivent les objectifs OIBT et les programmes sectoriels nationaux.
Stratégie de diffusion L’identification et la planification du contenu, de la forme et des moyens de diffusion des résultats d’un projet à des catégories cibles définies avec précision, en vue d’épauler la réalisation de l’objectif spécifique.
Évaluation Le recueil d’informations, l’évaluation et l’analyse de la performance et des répercussions du projet. Il s’agit d’un travail systématique et aussi objectif que possible.
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• Mi-parcours Le recueil d’informations, l’évaluation ponctuelle avec analyse approfondie des résultats et de l’impact atteints par le projet à ce stade de son exécution ; le but étant d’encadrer et de conseiller toute action en rapport avec les facteurs agissant dans la suite du projet, y compris si besoin est, toute révision de la structure du projet.
• À postériori (ex-post) Le recueil d’informations, l’évaluation ponctuelle avec analyse approfondie des résultats et de l’impact atteints par le projet à l’issue de son achèvement ; le but étant de déterminer dans quelle mesure il a été utile à ses finalités, quel a été son degré d’efficacité et d’efficience, et ce que sont ces perspectives de pérennisation des acquis.
Agence d’exécution Agence responsable de l’ensemble de l’exécution du projet, qui rend compte directement à l’OIBT.
Expert
En régie
Professionnel spécialiste d’un pays membre de l’OIBT, engagée par celle-ci pour fournir des services et une assistance à ses travaux, dont l’expertise technique des propositions de projets et l’évaluation des travaux confiés à des consultants.
Travaux de construction ou d’aménagement d’ouvrage effectués en employant le personnel et les équipements de l’agence d’exécution, avec l’accord de l’OIBT.
Situation souhaitée à l’achèvement du projet
Stratégie d’exécution
Voir: acquis
Indicateur
Le choix des éléments de projet (soit les objectifs et produits) et les moyens mis en œuvre (soit les activités, les techniques et méthodes mobilisées) pour les réaliser. L’argumentaire des voies choisies par rapport à d’autres doit se justifier en s’appuyant sur des critères d’efficacité et d’efficience.
Paramètre quantitatif ou qualitatif pouvant être lu et interprété et indiquant le degré de réalisation d’un objectif ou d’un produit de projet.
Spécification de la situation qui doit prévaloir si l’objectif de développement, l’objectif spécifique ou le projet est pleinement réalisé.
* Valeur cible (d’un indicateur quantitatif)
Apports (intrants)
AIBT
Les moyens nécessaires à l’exécution des activités (ressources humaines,
équipement, outils, biens consommables, pièces de rechange, ressources financières, temps, etc.).
Accord international des bois tropicaux établissant les objectifs et modes de fonctionnement de l’OIBT.
Plan d’action de l’OIBT Traduction des objectifs de l’AIBT en actions avec définition des domaines prioritaires des travaux normatifs (« de politique ») et travaux de projets de l’Organisation sur une durée de quatre ans.
Point de contact OIBT Personne et/ou institution désignée par le pays membre et inscrit par le Secrétariat pour prendre en main les dossiers OIBT.
(Anciennement désigné comme « point focal »).
Problème (ou problématique) central(e)
Cadre logique (grille du cadre logique)
L’axe central du projet ; la solution d’un problème central peut être apportée par un projet.
Démarche rationnelle de mise en place de la structure du problème et définition des éléments du projet, des indicateurs et témoins de sa réalisation et de ses hypothèses.
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Grille du cadre logique
Moyens de vérification
Monitoring
• Suivi interne
Centre national
(d’information) et d’échange
Acquis /résultats
Produits
Stratégie post-projet
Arbre du problème /
Arbre de la problématique
Projet
• Avant-projet
• Petit projet
Contrat de projet
(parfois « convention de projet »)
Cycle du projet
Grille organisant dans une logique horizontale et verticale les objectifs du projet, ses produits, activités, indicateurs de ses réalisations et hypothèses.
Sources d’information permettant de vérifier la lecture d’un indicateur.
La collecte et l’analyse des données (indicateurs), en vue de déterminer toute nécessité d’actions correctives qui permette l’exécution du projet selon son plan.
Contrôle suivi assuré par la direction du projet, l’agence d’exécution et les agences collaboratrices.
Suivi de l’exécution du projet à un niveau hiérarchique d’un degré supérieur à celui de la direction du projet (p. ex. les bailleurs de fonds dont l’OIBT).
Mécanisme situé dans le pays, par lequel les propositions de projets et d’avant-projets sont passées au crible des priorités nationales et de leur pertinence aux buts de l’OIBT, préalablement à leur soumission.
Situation qui prévaut quand l’objectif spécifique a été atteint.
(Situation attendue à l’achèvement du projet).
Les résultats « immédiats » et « livrables » du projet.
L’organisation des conditions qui permettent aux groupes participants de continuer de travailler de manière autonome à l’issue de l’intervention du projet. Cette stratégie doit reposer sur une analyse des besoins en ressources humaines et des dispositions financières et institutionnelles qui garantissent leurs pérennité et disponibilité.
Un diagramme des relations de cause à effet, sous forme d’un arbre dont les racines figurent les causes du problème et les parties aériennes les conséquences ; le problème étant situé au milieu.
Un effort concerté, tendu vers la réalisation d’un (exceptionnellement deux) objectif spécifique bien articulé et entretenant un lien avec un objectif de développement plus large, assorti d’un cadre chronologique précisément défini pour sa réalisation, et de caractéristiques de coûts.
Un ensemble d’activités préparatoires ou expérimentales nécessaires à la formulation d’une proposition de projet. Le produit principal en est une proposition de projet.
Un projet dont la durée ne dépasse pas deux ans et dont les besoins financiers devant être satisfaits par l’OIBT ne dépasse pas une somme fixe ; cette somme, qui doit être fixée par le Conseil, était de
150 000 dollars EU à la date d’impression du présent glossaire.
Contrat portant sur l’exécution d’un projet, passé entre l’OIBT et l’Agence d’exécution, signé après l’approbation du projet par le CIBT et son financement intégral. Le contrat de projet stipule les attributions et compétences respectives du gouvernement membre, de l’agence d’exécution et de l’OIBT dans l’exécution du projet (ou de l’avant-projet).
Les différentes phases par lesquelles un projet passe de sa première conception à son achèvement ; elles comportent l’identification du projet et sa formulation ; sa soumission ; son évaluation ; son approbation ; son financement ; son achèvement et sa clôture.
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Clôture du projet
Achèvement du projet
Comité technique du projet
Éléments du projet
La clôture du compte du projet dans les livres de l’OIBT après : i) l’approbation du projet achevé par le Comité concerné ; ii) l’acceptation de l’audit final par le Directeur exécutif de l’OIBT; et iii) la réception de tous fonds non utilisés et la mise des biens d’équipement à la disposition de l’agence d’exécution.
Acceptation officielle du rapport d’achèvement par le Comité technique.
Caducité Mise à terme de la période de validité pour l’approbation d’un projet auquel n’ont pas été octroyés les fonds dans les 20 mois suivant son approbation et auquel un financement a été octroyé mais dont l’exécution n’a pas été entamée dans les 26 mois.
Comité directeur du projet L’organe directeur des projets dispensant un encadrement, des décisions de fonds et assurant le suivi et l’évaluation ; il se compose d’un représentant de l’OIBT, d’au moins un représentant du ou des gouvernement(s) qui exécutent le projet et éventuellement d’un représentant du ou des gouvernement(s) déposant les fonds au
Compte spécial de l’OIBT.
Un tel organe est constitué pour tous les projets dans lesquels la part de financement pourvue par l’OIBT est d’au moins 400 000 dollars
EU, pour une durée d’exécution supérieure à 24 mois.
L’organe directeur des petits projets dans lesquels la part de financement OIBT est inférieure à 400 000 dollars EU, et dont la période d’exécution est inférieure à 24 mois, dispensant un encadrement, prenant des décisions de fond, et assurant le suivi et l’évaluation.
L’objectif de développement, l’objectif spécifique, les produits et les activités.
Examen
Formulation du projet /
Élaboration du projet
Hypothèses
Identification (définition) du problème
Intervention du projet
Matrice des apports et actions des acteurs
Objectif spécifique
Examen officiel du déroulement du plan des travaux et des facteurs qui influent sur lui, dans le cadre des activités de contrôle et de suivi du projet.
Le travail d’élaboration d’une proposition de projet comprenant : la vérification de sa pertinence à l’OIBT ; la définition du projet, comprenant la description du travail de formulation ; le montage ou la structure du projet ; le résultat et l’impact du projet et ses répercussions
; la direction et la gestion du projet.
Conditions qui doivent être réunies pour qu’un projet puisse réussir, mais qui lui demeurent extérieures, à telle enseigne que l’équipe du projet n’a sur elles aucune maîtrise.
Le travail d’identification d’une contrainte ou d’un problème qui fait obstacle à un changement souhaité qui aille dans le sens du développement, et la définition des actions destinées à lever ces contraintes.
Les activités effectivement menées sur le terrain et les résultats qu’elles produisent.
Matrice des acteurs et de leurs apports et actions requis durant l’exécution du projet.
Le résultat que l’on cherche à obtenir à la fin du projet, si tous les produits sont acquis et utilisés par les acteurs.
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Outils logiciels Un ensemble d’outils informatisés qui aidera au travail d’élaboration de projet, en référence au « Manuel de formulation des projets ». Les outils, téléchargeables sur le site web de l’OIBT, permettra aux auteurs de structurer les arbres des problématiques et de produire les grilles budgétaires.
Pérennité
Plan des travaux /
Plan de travail
Plan des opérations annualisé
Procédures d’opérations normalisées (SOP)
Des moyens, des fonds et des ressources humaines en quantités suffisantes pour poursuivre le travail après l’intervention du projet.
Tableau montrant le début et la fin de chaque activité par mois et agence exécutrice responsable.
Actualisation annuelle des activités, portant sur le plan des travaux, les apports et le budget. L’état réel de l’exécution des activités, de la réalisation des produits et de la dépense budgétaire y sont présentés, tandis que l’année de projet à venir est présentée de manière plus détaillée que dans le document de projet.
Pratiques qui ont évolué en normes que doit appliquer l’Organisation suivant les décisions et lignes directrices et procédures instaurées par le Conseil aux différents acteurs de l’exécution du début à la fin d’un projet.
Rapports
• Rapport de lancement Rapport nécessaire au lancement du projet. Il se compose d’une confirmation explicite que toutes les conditions sont réunies, que les dispositions ont été prises pour un démarrage sans à-coup de l’exécution du projet.
• Rapport du projet Le compte rendu officiel et objectif produit par l’agence d’exécution des activités exécutées, des dépenses engagées et des produits obtenus dans la période traitée par le rapport destiné aux échelons administratifs supérieurs. Les rapports d’activité présentent des informations qui sont de nature essentiellement managériale.
• Rapport technique Le moyen de consigner et de transmettre les résultats des travaux menés dans le cadre des projets de recherche-développement et d’expériences pilotes de l’OIBT. Les rapports techniques renferment des données techniques et scientifiques, une analyse des données et des résultats du projet.
• Rapport financier Rapport semestriel contenant un solde d’ouverture et un solde de clôture, les dépenses opérées dans chacune des rubriques budgétaires du projet et tout revenu gagné ou constitué.
• Rapport d’achèvement Le dernier compte rendu officiel résumant, à l’issue du projet, tous les
éléments inscrits au projet par rapport à leur réalisation effective, en
établissant leur impact et l’espérance de les voir se pérenniser dans l’après-projet, tout en présentant les enseignements qui ont été dégagés.
Résultats
Risques
Voir : produits
Facteurs externes susceptibles de mettre en péril ou de compromettre les résultats escomptés du projet. Les risques ont trait aux hypothèses
à chaque niveau du cadre logique.
Sous-traitance Engagement par l’Agence d’exécution de consultants ou tous autres contractants pour prendre en charge tout aspect de l’exécution du projet avec l’approbation de l’OIBT.
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Structure du projet / montage du projet
Valeur cible
(d’un indicateur quantitatif)
Éléments du projet définis et structurés.
Spécification de la situation qui doit prévoir si l’objectif de développement, l’objectif spécifique ou le produit est pleinement atteint.
Valeur de rayonnement Notion selon laquelle les avantages dispensés par le projet s’étendent au-delà des institutions et populations directement associés au projet – soit l’agence d’exécution, les agences collaboratrices et les acteurs immédiats. Le pays dans son ensemble et d’autres pays membres doivent être également bénéficiaires des résultats et retombées du projet.
Ventilation des travaux Description détaillée des travaux à exécuter, se présentant généralement sous forme d’un graphe simple (histogramme) montrant les produits du projet et l’ensemble des activités devant permettre leur réalisation.
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oRGANISATIoN INTERNATIoNALE DES BoIS TRoPICAUX
International Organizations Center, 5th Floor, Pacifico-Yokohama 1-1-1, Minato-Mirai, Nishi-ku, Yokohama 220-0012, Japon
Téléphone +81-45-223-1110 Télécopie +81-45-223-1111 Courriel itto@itto.int URL www.itto.int
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oIBT
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SÉRIE IG
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2009
