Une fois que vous avez importé ou créé un document dans la bibliothèque GroupWise, vous ne pouvez y accéder qu'à partir de GroupWise. La confidentialité de votre document est ainsi préservée.
Si vous devez partager le document avec un utilisateur qui n'a pas accès à GroupWise, vous pouvez joindre sa référence à un message et la lui envoyer. Vous pouvez également cliquer sur Fichier >
Enregistrer sous pour sauvegarder ce document dans un fichier externe, en dehors de la bibliothèque
GroupWise. Dans les deux cas, le fichier n'est pas mis à jour en fonction des modifications apportées au document dans GroupWise. Il n'est pas non plus soumis aux droits de partage assignés dans
GroupWise.
Définition d'une bibliothèque par défaut
La bibliothèque par défaut est l'emplacement où sont stockés tous vos documents et où la commande
Rechercher recherche des documents.
1 Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Documents.
2 Cliquez sur la bibliothèque à utiliser par défaut.
3 Cliquez sur Valeurs par défaut, puis sur OK.
13.1.2 Présentation des références aux documents
Les éléments de document qui apparaissent dans votre boîte aux lettres (et dans d'autres dossiers) ne sont que des références qui pointent vers les documents réels stockés dans la bibliothèque.
Les références aux documents sont créées en même temps que le document, lors de son importation, de sa copie ou de sa sélection dans les résultats d'une recherche. Vous pouvez également les créer en sélectionnant Fichier > Nouveau > Référence aux documents. Pour visualiser les références aux documents dans votre boîte aux lettres ou dans votre dossier, le paramètre d'affichage sélectionné doit contenir les documents et les éléments publiés.
Vous pouvez sélectionner une référence pour emprunter, réintégrer, ouvrir, afficher, copier ou supprimer le document correspondant selon les droits dont vous disposez. Plusieurs références peuvent se rapporter au même document. Par exemple, chaque employé d'une entreprise pourrait créer une référence au registre des employés.
Création et utilisation de documents 327
