13.15.2 Sélection de documents pour une opération sur une masse de documents
Avant d'exécuter l'opération sur une masse de documents, vous devez préciser les documents concernés. Vous pouvez sélectionner ces documents de quatre façons différentes :
Dans une boîte de dialogue Recherche/Recherche avancée de l'assistant d'opérations sur une masse de documents.
Dans une boîte de dialogue Trouver par exemple de l'assistant d'opérations sur une masse de documents.
Dans un dossier ou dans votre boîte aux lettres avant d'ouvrir l'assistant d'opérations sur une masse de documents.
Dans un fichier stocké sur disque contenant la liste des ID de documents, en spécifiant le nom de ce fichier.
Aperçu des résultats d'une opération sur une masse de documents
Lorsque vous utilisez la fonction Rechercher de l'assistant d'opérations sur une masse de documents pour sélectionner les documents à déplacer, copier, supprimer ou modifier, vous pouvez cliquer sur
Prévisualiser dans la dernière boîte de dialogue de l'assistant pour afficher la liste de ces documents.
Vous avez ainsi la possibilité de visualiser ces résultats et de vous assurer que les critères sont assez précis pour sélectionner les documents appropriés. Si tel n'est pas le cas, vous pouvez revenir à l'assistant et modifier vos critères de recherche pour augmenter ou, au contraire, limiter le nombre de documents inclus dans l'opération.
Après avoir effectué une opération sur une masse de documents
Si vous apportez quelque modification que ce soit aux droits d'auteur ou de partage d'un document, l'auteur du document reçoit un message lui signalant ces changements.
Utilisation de l'assistant d'opérations sur une masse de documents en mode
Remote/Caching
Important : l'assistant d'opérations sur une masse de documents n'est disponible ni en mode
Remote ni en mode Caching. Vous pouvez effectuer les mêmes tâches sur des documents individuels dans votre boîte aux lettres Remote/de caching, mais non sur des groupes de documents.
13.15.3 Fonction bibliothécaire
L'administrateur système peut accorder à certains utilisateurs des droits de gestion sur une bibliothèque. Si vous disposez de tels droits, vous êtes un bibliothécaire et vous pouvez effectuer des opérations (déplacement, modification des propriétés, etc.) sur tous les documents de la bibliothèque.
Lorsqu'un bibliothécaire effectue une recherche, la boîte de dialogue Rechercher affiche une option supplémentaire : Appliquer les droits de bibliothécaire. Lorsqu'elle est sélectionnée, cette option permet au bibliothécaire de rechercher n'importe quel document créé par d'autres utilisateurs et qui n'ont peut-être pas été partagés avec lui de manière explicite. Toutefois, cette option ne permet pas au bibliothécaire d'effectuer une recherche sur le texte complet.
Création et utilisation de documents 367
