3 Dans la zone de groupe Méthode de sélection, cliquez sur Utiliser les documents répertoriés
dans un fichier.
4 Indiquez le nom du fichier contenant la liste des documents à déplacer, puis cliquez sur Suivant.
Vous pouvez spécifier tout fichier texte (ASCII ou ANSI) comme fichier source d'une opération de déplacement tant que ce fichier comprend une liste d'ID de documents. Si vous créez un fichier, assurez-vous que chaque ID de document se trouve en début de ligne et qu'il n'y a qu'un document par ligne.
Si le fichier que vous indiquez est un fichier journal provenant d'un précédent déplacement, vous pouvez cliquer sur Traiter uniquement les erreurs pour que GroupWise ne traite que les documents ayant généré des erreurs au cours de la session précédente.
5 Dans la zone de liste Sélectionnez la bibliothèque où placer les documents, cliquez sur la bibliothèque cible, puis sur Suivant.
6 Spécifiez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier journal.
Vous pouvez cliquer sur Générer un fichier journal sans effectuer le processus de déplacement pour visualiser le résultat de l'opération sans toutefois déplacer les documents.
Si vous êtes bibliothécaire de la bibliothèque cible, vous disposez de deux options supplémentaires dans la page Journal des opérations de documents en masse. Valider les champs de propriétés de document permet de choisir de valider ou non les champs de propriétés des documents que vous déplacez. Permettre aux doc. avec des erreurs de validation d'être créés ou mis à jour permet de choisir d'ignorer les erreurs de validation.
7 Cliquez sur Terminer pour déplacer les documents.
13.15.6 Modification des propriétés d'un groupe de documents
Lors de la gestion de vos documents GroupWise, vous êtes souvent amené à modifier simultanément les propriétés de plusieurs d'entre eux. Si un employé quitte la société par exemple, vous devrez peut-être réassigner tous ses documents à une autre personne, ou au contraire lorsqu'un nouvel employé est embauché, vous devrez certainement lui donner accès à plusieurs documents. La fonction Modifier les propriétés de l'assistant d'opérations sur une masse de documents permet d'effectuer efficacement ces types de tâches (nouvelle assignation de documents, modification du type de document, etc.) pour des groupes de documents.
Vous pouvez changer l'objet, l'auteur ou le type d'un groupe de documents. Vous avez en outre la possibilité de modifier la valeur d'un champ personnalisé quelconque, défini dans la bibliothèque.
Les champs que vous pouvez modifier diffèrent selon l'emplacement des documents sélectionnés pour l'opération de modification sur une masse de documents. Si ces documents sont tous stockés dans la même bibliothèque, vous pouvez apporter des modifications aux champs système (objet, auteur et type du document) et aux champs personnalisés. S'ils sont stockés dans des bibliothèques différentes, vous ne pouvez modifier que les champs système. GroupWise impose cette restriction parce que les bibliothèques sélectionnées risquent de ne pas contenir les mêmes champs personnalisés.
Cette section traite des points suivants :
« Modification des propriétés d'un groupe de documents sélectionné à l'aide de la fonction
Trouver par exemple » page 376
« Modification des propriétés des documents sélectionnés » page 377
« Modification des propriétés d'un groupe de documents contenus dans un fichier » page 378
Création et utilisation de documents 375
Modification des propriétés d'un groupe de documents sélectionné à l'aide de la fonction Trouver par exemple
1 Cliquez sur Outils > Opérations sur une masse de documents.
2 Dans la zone de groupe Opération, cliquez sur Modifier les propriétés.
3 Dans la zone de groupe Méthode de sélection, cliquez sur Utiliser Trouver par exemple pour
sélectionner les documents, puis sur Suivant.
4 Dans la liste déroulante Bibliothèque, cliquez sur la bibliothèque dans laquelle vous voulez effectuer la recherche.
5 Indiquez dans chaque champ les informations à rechercher.
376 Guide de l'utilisateur du client Windows GroupWise 7
6 Cliquez sur Suivant.
7 Indiquez les nouvelles valeurs de chaque propriété des documents, puis cliquez sur Suivant.
8 Cliquez sur Prévisualiser pour afficher un aperçu des documents à modifier sur la base des critères de recherche spécifiés.
Pour annuler la prévisualisation, à n'importe quel moment, cliquez sur Fermer dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche.
9 Spécifiez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier journal.
Vous pouvez cliquer sur Générer un fichier journal sans effectuer le processus pour visualiser le résultat de l'opération sans toutefois modifier les documents.
Si vous êtes bibliothécaire de votre bibliothèque par défaut, vous disposez de deux options supplémentaires dans la page Journal des opérations de documents en masse. Valider les champs de propriétés de document permet de choisir de valider ou non les champs de propriétés des documents. Permettre aux doc. avec des erreurs de validation d'être créés ou mis
à jour permet de choisir d'ignorer les erreurs de validation.
10 Cliquez sur Terminer pour modifier les propriétés des documents.
Modification des propriétés des documents sélectionnés
1 Dans votre boîte aux lettres ou vos dossiers, sélectionnez les références aux documents dont vous souhaitez modifier les propriétés.
2 Cliquez sur Outils > Opérations sur une masse de documents.
3 Dans la zone de groupe Opération, cliquez sur Modifier les propriétés.
4 Dans la zone de groupe Méthode de sélection, cliquez sur Utiliser les documents actuellement
sélectionnés, puis sur Suivant.
5 Indiquez les nouvelles valeurs de chacun des champs de propriétés des documents, puis cliquez sur Suivant.
6 Cliquez sur Prévisualiser pour afficher un aperçu des documents à modifier sur la base des critères de recherche spécifiés.
Création et utilisation de documents 377
Pour annuler la prévisualisation, à n'importe quel moment, cliquez sur Fermer dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche.
7 Spécifiez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier journal.
Vous pouvez cliquer sur Générer un fichier journal sans effectuer le processus pour visualiser le résultat de l'opération sans toutefois modifier les documents.
Si vous êtes bibliothécaire de votre bibliothèque par défaut, vous disposez de deux options supplémentaires dans la page Journal des opérations de documents en masse. Valider les champs de propriétés de document permet de choisir de valider ou non les champs de propriétés des documents. Permettre aux doc. avec des erreurs de validation d'être créés ou mis
à jour permet de choisir d'ignorer les erreurs de validation.
8 Cliquez sur Terminer pour modifier les propriétés des documents.
Modification des propriétés d'un groupe de documents contenus dans un fichier
1 Cliquez sur Outils > Opérations sur une masse de documents.
2 Dans la zone de groupe Opération, cliquez sur Modifier les propriétés.
3 Dans la zone de groupe Méthode de sélection, cliquez sur Utiliser les documents répertoriés
dans un fichier.
4 Indiquez le nom du fichier contenant la liste des documents dont vous souhaitez modifier les propriétés, puis cliquez sur Suivant.
Vous pouvez spécifier tout fichier texte (ASCII ou ANSI) comme fichier source d'une opération de modification des propriétés tant que ce fichier comprend une liste d'ID de documents. Si vous créez un fichier, assurez-vous que chaque ID de document se trouve en début de ligne et qu'il n'y a qu'un document par ligne.
Si le fichier que vous indiquez est un fichier journal provenant d'une session précédente, vous pouvez cliquer sur Traiter uniquement les erreurs pour que GroupWise ne traite que les documents ayant généré des erreurs au cours de cette session.
5 Indiquez les nouvelles valeurs de chacun des champs de propriétés des documents, puis cliquez sur Suivant.
6 Cliquez sur Prévisualiser pour afficher un aperçu des documents à modifier sur la base des critères de recherche spécifiés.
Pour annuler la prévisualisation, à n'importe quel moment, cliquez sur Fermer dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche.
7 Spécifiez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier journal.
Vous pouvez cliquer sur Générer un fichier journal sans effectuer le processus pour visualiser le résultat de l'opération sans toutefois modifier les documents.
Si vous êtes bibliothécaire de votre bibliothèque par défaut, vous disposez de deux options supplémentaires dans la page Journal des opérations de documents en masse. Valider les champs de propriétés de document permet de choisir de valider ou non les champs de propriétés des documents. Permettre aux doc. avec des erreurs de validation d'être créés ou mis
à jour permet de choisir d'ignorer les erreurs de validation.
8 Cliquez sur Terminer pour modifier les propriétés des documents.
378 Guide de l'utilisateur du client Windows GroupWise 7
