Chapitre 6 Configuration de la Réception automatique 55
Annonces d’entreprise
Avant d'enregistrer vos annonces d'entreprise, vous devez déterminer quel type d'annonce sera diffusé sur les différentes lignes téléphoniques d'arrivée et établir ce que vous allez dire dans ces annonces. Les quatre annonces doivent correspondre aux heures de matinée, d'après-midi, de soirée et de fermeture. Vous pouvez préparer quatre annonces ou utiliser la même annonce pour chaque période du jour. Au fur et à mesure que vous enregistrez les annonces, numérotez-les de
1 à 4.
Voici des exemples d'annonces pour chaque période du jour :
1
Annonce de matinée : «Bonjour. Vous avez joint la librairie Bouquin.»
2
Annonce d'après-midi : «Bon après-midi. Vous avez joint la librairie Bouquin.»
3
Annonce de soirée : «Bonsoir. Vous avez joint la librairie Bouquin.»
4
Annonce de fermeture : «Vous avez joint la librairie Bouquin. Nos heures d'ouverture sont du
lundi au vendredi, de 8 h à 17 h. Veuillez patienter et laisser un message. Merci.»
Les annonces 1 à 4 sont implicitement attribuées à toutes les tables d'annonces. Ainsi, l'annonce numéro 1 est diffusée en tant qu'annonce de matinée pour les tables 1, 2, 3 et 4.
Si vous n'utilisez qu'une table d'annonces, les annonces numérotées de 1 à 4 que vous avez enregistrées sont diffusées automatiquement. Vous n'avez pas à attribuer les annonces 1 à 4 à la table, mais vous devez définir le choix de langue.
Si vous utilisez une langue principale et une langue seconde, vous devez enregistrer les directives de l'option
á dans la langue seconde. Si, par exemple, vous utilisez le français comme langue principale et l'anglais comme langue seconde, votre annonce principale sera en français, mais les directives de l'option
á seront en anglais. Exemple :
«Bonjour. Vous êtes en communication avec la librairie Bouquin. Pour utiliser notre service de messagerie vocale en anglais, faites le
á.»
Comme le menu implicite Automated Attendant (Réception automatique) ne comprend pas l'option de langue seconde, vous devez préciser dans votre annonce que le demandeur doit appuyer sur le
á pour utiliser cette langue.
Les annonces d'entreprise peuvent durer jusqu'à 10 minutes. Si vous voulez modifier la durée de l'annonce, vous devez changer la classe de service attribuée à la boîte vocale du coordinateur de système. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la modification de ce paramètre,
reportez-vous à la section intitulée «Modification des paramètres d'une boîte vocale» à la page 41
.
Une fois que vous avez établi ce que vous voulez dire dans votre annonce, exercez-vous à l'enregistrement. N'oubliez pas de parler clairement et lentement, à un débit facile à comprendre.
Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager
