Chapitre 13 Opérations de l'application CallPilot Manager 119
Modification des paramètres réception
Réglage de l'état de la Réception automatique
Si le réceptionniste ou le téléphoniste de votre entreprise est en mesure de prendre les appels d'arrivée, l'état de la Réception automatique doit être réglé à Yes (oui). Par contre, lorsque le réceptionniste ou le téléphoniste désigné prend une pause, part déjeuner ou part à la fin de la journée, l'état de la Réception automatique doit être réglé à No (non).
Si l'état de la Réception automatique est réglé à No (non), le système informe le demandeur qui veut joindre le téléphoniste que la réception n'est pas assurée, puis il transfère l'appel au menu et le demandeur peut alors composer un autre numéro ou laisser un message.
Pour régler l'état de la Réception automatique, effectuez les
étapes suivante :
1
Cliquez sur l’option Operations (opérations).
2
Cliquez sur le lien Operator Settings (paramètres réception).
La page Operator Settings (paramètres réception) s'affiche.
3
Vérifiez l'option Attendant Available (téléphoniste libre) pour savoir si le téléphoniste est libre.
4
Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).
Modification de l'option Business Open (état de l'entreprise)
L'option Business Open (état de l'entreprise) a priorité sur les heures de matinée, d'après-midi et de soirée programmées dans les tables d'annonces.
Si le paramètre Business Open (état de l'entreprise) est réglé à Yes (oui), les annonces sont diffusées selon les heures programmées dans les tables. Ainsi, les annonces de matinée, d'après-midi et de soirée sont diffusées automatiquement en fonction des heures d'activation définies dans les tables d'annonces.
Lorsque le réceptionniste ou le téléphoniste règle le paramètre Business Open (état de l'entreprise)
à No (non) à la fin de la journée ou à la fin de la semaine, l'annonce des heures de fermeture est diffusée jusqu'à ce que le paramètre Business Open (état de l'entreprise) soit réglé à Yes (oui).
Demandez au réceptionniste ou au téléphoniste désigné de cocher la case Business Open (état de l'entreprise) dès que votre entreprise ouvre ses portes. Demandez au réceptionniste ou au téléphoniste désigné de désélectionner la case Business Open (état de l'entreprise) à la fin de la journée.
Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager
